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MANEJAR EL ALMACEN DE LA EMPRESA


Los motivos por los que se presentan actividades de almacenamiento inadecuadas
puede ser que el personal asignado para dichas actividades es escaso, se realiza gran
manipulacin de materiales, el tiempo empleado para las operaciones del almacn no
son las adecuadas, no se utilizan medios fsicos de almacenamiento, adems que los
costos incurridos en lo anterior hace que los precios se inflen.
Es por eso que los objetivos del Manejo del almacn de la empresa son:
1. Lograr que los responsables de planificar y organizar los almacenes luchen por
dar a conocer la importancia de estos para que as, les concedan la altura que
deben ocupar en la organizacin.
2. Desarrollar, en dichos responsables, criterios para aplicar conceptos y principios
bsicos de administracin de almacenes, que sean sus guas para determinar
objetivos, polticas, funciones y controles.


EI papeI de Ios aImacenes en Ia empresa
El almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las
utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal
necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se
piensa de una manera cientfica que al agregar funciones a las de ventas, compras,
control de inventarios, produccin y distribucin.
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Tambin se le da al almacn la altura que debe tener dentro de la organizacin en la


seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe de almacn o de control de
inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia su localizacin, las
medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de
almacenamiento y el manejo de productos y materiales, los diseos ms indicados de
estantera y muy especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han
de normar su funcionamiento econmico y eficiente.

Qu es aImacn?
Es un lugar o espacio fsico para almacenar (recopilar, recoger, acumular) los bienes.
Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales,
etc., sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre lo disponible y la
necesidad de los fabricantes, comerciantes y consumidores.

Definicin de aImacn.- Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Importancia deI aImacn
Los almacenes tienen una gran importancia, ya que una de sus manifestaciones, es
que representa en un importe considerable en los estados financieros de la empresa,
una empresa industrial ocupa entre un 25% y 30% del total de sus activos est
representado en los renglones de los inventarios, en tanto que las empresas
comerciales puede llegar al 80%, incluso un porcentaje aun ms elevado.

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Almacn de materia prima Almacn de tiendas comerciales

Tienda de almacn
Por el costo del dinero normalmente una parte de los recursos aplicados en los
inventarios provienen de crditos bancarios o bien de la misma empresa, representando
un costo financiero elevado para las mismas empresas.
Suele considerarse que los intereses que cobra una institucin bancaria, es todo lo que
cuesta el dinero, pero no es as porque se incrementa por:
El descuento anticipado de los intereses, normalmente muy elevados.
La prdida del poder adquisitivo de la moneda que sufre el dinero dejado en
reciprocidad.
EL cobro eventual por apertura de crdito
La comisin que en ocasiones descuenta el banco
Cualquier otro cobro adicional.
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Tambin la importancia de los almacenes es que este departamento es uno de los tres
que tienen mayor contacto con personas ajenas a la empresa, los otros dos son ventas
y crdito y cobranzas, as es que como consecuencia es importante el buen servicio y la
cordialidad en el trato, ya que de otra manera se habr de reflejar en la perdida de
ventas y en una recuperacin lenta de las cuentas y documentos por cobrar, debido a
que los clientes no reciben el servicio y el trato que consideran merecer de la empresa.
Justo a tiempo es una corriente en los negocios que ha permitido dar mayor relevancia
a los almacenes a que las empresas quieren tener la certeza de contar con sus
proveedores para un abastecimiento justo a tiempo cuando lo necesitan, de tal manera
que los inventarios puedan ser optimizados evitando una sobreinversin en los mismos
que llegue a crear un problema financiero de grandes alcances.
EI aImacn en Ios objetivos de Ia administracin
Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de tener una
inquietud constante, entre los miembros de la empresa, para mejorar las operaciones
administrativas y productivas, buscando la manera de siempre obtener mayores
utilidades con menos inversin y esfuerzo. A su vez la administracin de los almacenes
es una de las operaciones de mayor importancia para la empresa ya que su resultado
se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en
el plan general de las operaciones de la empresa, donde cada actividad embona en un
patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Una
administracin integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los
esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y menor costo.
Es importante conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir
sus actividades, el responsable de los almacenes debe de recibir de la alta gerencia la
informacin precisa y comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten
sus esfuerzos hacia ellos y pueda delinear las funciones del almacn.
1. Recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros; materia
prima, material parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y
suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina.
2. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los
departamentos que los requieran.
3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.
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4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas


que se almacenen con el fin de que maduren o se curen para poderlas utilizar
(madera verde, cerveza, etc.)
5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y
manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn
los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin.
6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas de materias primas,
materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo de
trabajo.
7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dedo a guardar, tanto su cantidad como
su buen estado.
8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo
de tiempo y costo posible.
9. Llevar registros al da de sus existencias.


Funciones deI AImacn
1. Recepcin de materiales en el almacn
2. Registro de entradas y salidas del almacn
3. Almacenamiento de materiales
4. Mantenimiento de materiales y del almacn
5. Despacho de materiales
6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.



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Principios bsicos deI aImacn


El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser
requeridos para la administracin, la produccin, o la venta de artculos o mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que
preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido
de entrada y salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de
existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.
Los costos del almacn pueden desmenuzarse como sigue:
a) ntereses sobre el capital inmobiliario representado por el valor de las
existencias.
b) Los gastos de seguro.
c) El espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado.
d) La a amortizacin del edificio y equipo de almacenamiento y manejo.
e) La devaluacin de la mercanca.
f) EL deterioro y merma.
g) Los costos del personal de almacn incluido lo nominal, las prestaciones, las
vacaciones, etc.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
2. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas
de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
3. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
4. Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
5. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control
de produccin sobre las existencias.
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6. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre


comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
7. La identificacin debe estar codificada.
8. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
9. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al
almacn.
10. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
11. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
12. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
13. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
14. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
15. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.
Deberes y responsabiIidades deI aImacenista
Se ha querido establecer una diferenciacin entre lo que es un almacenista y un
bodeguero. Hay varias consideraciones que hacer al respecto:
Almacenista.- Es aquel que lleva un control de las existencias en unidades, as como la
valuacin de las mismas, en tanto que
Bodeguero.- Custodia y cuida la mercanca depositada en una bodega sin asumir
ninguna otra responsabilidad.
Por lo comn esta diferencia no suele hacerse ya que se considera almacenista aquel
que tiene bajo su responsabilidad un almacn, indistintamente si controla o no las
unidades, al igual que la valuacin de los inventarios.
Deberes y Responsabilidades del Almacenista
1. La recepcin y entrega de los materiales y suministros.
2. La colocacin de la mercanca en el lugar previamente determinado para
ello. En caso de estar as establecido, anotar en los registros las entradas
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y salidas, as como obtener los saldos de las existencias, a mas de otros


requerimientos establecidos entre los cuales est la valuacin de los
inventarios.
3. Llevar a cabo, o bien coadyuvar en la toma de los recuentos fsicos
peridicos y el anual.
4. Vigilar que los materiales almacenados estn debidamente protegidos
contra perdidas y daos.
5. Cuidar que las personas que acudan al almacn pierdan el menor tiempo
posible y que el despacho de la mercanca sea gil y oportuno.
6. nformar a quien corresponda cuando algn artculo permanezca sin
movimiento el tiempo que hubiera sido sealado para ello, por ejemplo
seis meses.
7. Debe procurar que toda persona que acuda al almacn sea tratada con
cortesa y diligencias debidas.
8. Ver que se cumplan las polticas establecidas en relacin al
funcionamiento del almacn.
9. nformar a quien corresponda, o bien reclamar la mercanca faltante (back
orden), o sea, pedidos no surtidos en su totalidad. Esto, de no estar fijada
como poltica el solo admitir pedidos completos.
10. Debe estar vigilante cuando un artculo vaya a escasear e informar de
inmediato a quien corresponda.
11. Elaborar o bien participar, en lo que corresponda, en la preparacin de los
informes que se formulen habitualmente en el almacn de la empresa.
12. Participar activamente y con inters, en los cursos de capacitacin que se
impartan, tanto dentro como fuera de la empresa. De igual forma debe
proceder con el personal bajo sus rdenes viendo que ms de una
persona conozca las responsabilidades de cada puesto a fin de que, en
caso de ausencias, el almacn contine funcionando con normalidad.
13. mpedir de la mejor manera posible, que el personal ajeno al almacn, no
autorizado, tenga acceso a ste.
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14. Debe ver que el equipo de seguridad se encuentre en perfectas


condiciones de uso y que el rea de acceso al mismo este perfectamente
despejado.
15. Ver que el edificio y todo el equipo asignado al almacn tengan el debido
mantenimiento de acuerdo con el programa establecido al efecto. En este
caso, de no existir, deber prepararlo.
16. Tomar todas las providencias necesarias a fin de evitar accidentes de
trabajo. Para este efecto, el personal del almacn deber usar los equipos
de proteccin establecidos y vigilar que se lleve a cabo.
17. Mantener relaciones cordiales con todos los departamentos de la
empresa, con los clientes, as como con el personal de estos y de los
transportistas.
18. Supervisar el trabajo de sus subordinados procurando la mayor eficiencia
y productividad. gualmente en lo que respecta a la puntualidad y
disciplina.
19. Dado a que el empaque de los artculos vendidos reviste una gran
importancia debido a que se es parte de la imagen de la empresa, es
preciso que esta labor sea debidamente supervisada, a fin de que llegue a
manos de los clientes en buen estado.
20. Debe vigilar que se cumpla con las normas de seguridad establecidas
evitando que se rebase la cantidad de mercanca almacenada por unidad
de medida. Por ejemplo, kilos por metro cuadrado o cubico, cajas que
puedan apilarse unas sobre otras, etc.
21. Tener al da los informes y el organigrama del almacn.
Desde luego, que el almacenista no es quien habr de realizar todas estas tareas
personalmente ya que suele contar con personal bajo sus rdenes. De no ser as, l
tendr que llevarlas a cabo todas ellas. Cabe sealar, sin embargo, que al delegar
autoridad en sus colaboradores comparte la responsabilidad, o sea, que si algo hicieren
bien o mal en el almacn ser merito o demerito de su almacenista y repercutir en la
imagen que se obtenga.

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Aspectos varios de Ios aImacenes


Los aspectos comprenden lo siguiente:
Lugar del almacn en el organigrama de la empresa
Relaciones del almacn con otros departamentos.
Distintos tipos de almacenes.
Distintos tipos de almacenamiento.
Lugar del almacn en el organigrama de la empresa.- Este varia considerablemente de
unas a otras, dependiendo de su tamao, la naturaleza de los productos que vende o
fabrica, los objetivos que se busca alcanzar, etc. Hay empresas, que por ejemplo, en
las cuales el almacn de productos terminados depende de la direccin o gerencia e
ventas y en otros de la gerencia de materiales, etc.
Algunos ejemplos:


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Relaciones del almacn con otros departamentos. El almacn tiene dos tipos de
relaciones: internas y externas.
Internas.- Las directamente relacionadas con el almacn mismo, como son:
Contabilidad
Produccin
Compras
Control de calidad
Ventas
Tcnico. ngeniera
Mantenimiento
Recursos humanos
Con su propio personal
Externas.- Bsicamente son las siguientes:
Con los proveedores
Con los clientes
Con el personal de las empresas transportistas

Distintos tipos de AImacn
Existen diferentes tipos de almacenes. Algunos son comunes en las empresas, y otros,
se utilizan de manera primitiva. Esto es porque as lo requieren algunos negocios.
Entre los diferentes tipos encontramos:
1.- Pblicos.- Son aquellos que reciben mercanca de quienes requieren de este
servicio sin ms cosa que cubrir los requerimientos fijados para ello y para la cuota
establecida.

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2.- Privados.- Son aquellos para su uso exclusivo de las empresas.


3.- Verticales.- Son aquellos que se extienden hacia arriba, resultando conveniente
construirlos en los siguientes casos:
Cuando lo requiere el sistema productivo
Cuando el consto del terreno es elevado
LA disponibilidad de espacio es limitada
El costo de la construccin lo justifica
Cuando la inversin resulta menor que en el caso de un horizontal
Cuando la clase de artculos que se fabrican o comercializan lo permite debido a
su poco peso, su no muy elevado volumen o ambas cosas
4.- Horizontales.- Los almacenes se construyen de esta manera cuando el costo por
metro cuadrado resulta bajo y es posible conseguir el terreno en el lugar adecuado a los
requerimientos de la empresa.
5.- Centralizados.- Los almacenes centralizados son aquellos, nicos, en donde se
recibe y embarca la mercancas.
6.- Descentralizados.- En este caso se trata de varios almacenes ubicados en distintos
lugares, pero obviamente existe uno en donde se ejerce el control de todos.
Para tomar la decisin de centralizar o descentralizar los almacenes hay que considerar
bsicamente los requerimientos de produccin, de ventas y de abastecimiento.
7.- Fiscales.- Estn bajo el control de la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, y
funcionan por ejemplo cuando una empresa importa del extranjero depositndola en un
lugar sin pagar impuestos correspondientes, ya que estos se cubren se retiran de ah.
La ventaja principal en el uso de un almacn fiscal es de orden financiero y de
oportunidad en la disponibilidad de las mercancas.

Dentro de los diferentes tipos de almacn y de acuerdo con los requerimientos de cada
empresa encontramos:

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Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de


proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las
inclemencias del tiempo.
Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea
durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.
Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en
condiciones de conservacin.)
Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes
exigencias:
Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en
locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad
del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en
el propio local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y
control (numrico y de control)
Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin.
Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales
separados a tal exigencia.
La mercanca que resguarda, custodia, controIa y abastece un aImacn puede ser
Ia siguiente:
Materias primas y partes componentes.
Materiales auxiliares
Produccin en proceso
Productos terminados
Herramientas
Refacciones
Material de desperdicio
Material obsoleto
Devoluciones
El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora o una
tienda de productos de consumo.
AImacn de Materia Prima y Partes Componentes:
Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias
primas o partes componentes a los departamentos de produccin. Normalmente
requiere tener tres secciones:
- Recepcin - Almacenamiento - Entrega
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El rea de recepcin y entrega puede estar dentro o fuera del almacn, un almacn
central de materias primas puede tener uno o varios subalmacenes en una planta,
segn las necesidades del departamento de produccin, o bien, localizados en
varias plantas de un mismo negocio.



AImacn de MateriaIes AuxiIiares:
Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o
empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, estopa, etiquetas,
envases, envases de cartn, papel, material de empaque, etc.



AImacn de Productos en Proceso:
Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y
control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un
almacn de materiales en proceso. Puede haber uno o ms almacenes segn las
necesidades de fabricacin.
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AImacn de Productos Terminados:
El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas
guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos,
productos a los clientes.


AImacn de Herramientas y equipo:
Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado
para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Aqu tambin se guarda
y se controla la herramienta no durable como brocas, machuelos, piezas de esmeril,
etc.


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AImacn de refacciones:
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea de
manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacn de
refacciones con un control tan estricto como el de los dems.

Las refacciones y componentes es lo mismo solo que las primeras son vendidas para
dar servicio de mantenimiento y los segundos se utilizan para ser incorporados a un
producto determinado. Una empresa puede producir o bien comprar piezas para estos
dos usos.

AImacn de MateriaIes de Desperdicio:
Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad
y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda
por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el
rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los
costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control.


AImacn de MateriaIes ObsoIetos:
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la
produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse
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vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de
casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para
aquellos que son de consumo actual.



AImacn de DevoIuciones:
Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos
para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

AImacn "in bond":
Los almacenes "in bond se refieren a esa materia prima o bien componente que son
importados para incorporarse a un producto que posteriormente ser regresado al pas
de procedencia.

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Mercanca recibida a consignacin.- Este almacn se refiere al que se utiliza para


custodiar mercanca de distintos tipos, estilos y marcas para su venta. Ejemplo,
concesionaria de automviles, tiendas de autoservicio, etc.

Distintos tipos de AImacenamiento
AnaqueIes


JauIas.- Es un tipo de almacenamiento en el cual se guarda mercanca sobre la cual se
requiere una especial vigilancia debido a su valor, o bien porque estando fuera del rea
del almacenamiento, se hace necesario evitar que se disponga de ella sin control.



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En patios, ya sea utilizando estantera (racks) o no



A campo abierto (es el caso de granos, cubiertos o no con lonas)

SiIos

Cmaras refrigeradoras


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Estibas

Sacos y otro tipo de recipientes


Cajas de seguridad o en bvedas, estas algunas veces blindadas.



Contenedores.- se utilizan cuando la mercanca requiere guardarse en recipientes
hermticos cerrados para ser transportados, evitndose los robos. Al llegar a su destino
se conserva en ellos hasta que es necesaria.
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Normas de orden de Ios aImacenes
En un almacn existen normas que, aunque frecuentemente no estn escritas, se
siguen o deben seguirse con el propsito de asegurar su mejor funcionamiento.
Normas como las siguientes:
Horario de trabajo
Es importante establecer y vigilar que se cumpla con el horario de trabajo al cual habr
de sujetarse el funcionamiento de un almacn, procurando que todo el personal de la
empresa y fuera de ella se sujeten al mismo.
DobIe conteo
Tanto en la recepcin como en la entrega de cualquier mercanca que este bajo la
custodia de un almacn debe existir doble conteo. Es muy frecuente que debido al
exceso de trabajo que hay en los almacenes, por desorganizacin o bien por ambas
cosas, lo que entra y lo que sale no sea objeto de la adecuada revisin, traducindose
al practicarse el recuento fsico anual, en faltantes, sobrantes o bien ambas cosas ya
que es fcil incurrir en errores en las entradas y en las salidas.
Almacn de: Fecha:
Recuento Nombre y firma
Primero
Segundo
La supervisin es muy importante en esta rea, es as mismo muy conveniente que
quien haga el recuento de lo que entra y de lo que sale y quien verifique nuevamente lo
recibido y lo entregado sean dos personas distintas. De esta manera se obliga a ambos
a asumir su papel con sentido de responsabilidad y, en su caso, pueda saberse quin
de los dos, o los dos, dejaron de cumplir con su deber.
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Registro de firmas
Es recomendable que haya en el almacn un registro, siempre actualizado, de las
firmas de todas aquellas personas que tengan contacto con el almacn, indicando lo
siguiente:
Nombre de la persona
Puesto
Firma autgrafa
Sealamiento de aquello a lo que est facultado y que es lo que puede recibir del
almacn.
Este registro evita al personal perder el tiempo investigando de quien es la firma que
aparece en una requisicin o comprobante de salida o de entrada y si est facultado
para ello.
Cabe sealar que el establecimiento del registro de firmas autorizadas no debe ser
primitivo de las grandes empresas, pues al permitir ser consultado por el personal,
particularmente por el de nuevo ingreso, se logra su propia actualizacin.
Una puerta de entrada y una de saIida
La situacin ideal en un almacn es que tenga una puesta para recibir la mercanca y
otra para la entrega de la misma sin embargo si no fuere posible por determinadas
circunstancias, una sola puerta puede cumplir con ambos propsitos. Cuando suceda
esto ltimo, es recomendable establecer un horario de recepcin de los materiales para
evitar que en las horas de mayor movimiento de embarques o de entregas a produccin
se tenga que recibir mercanca.
De existir una o dos puertas de acceso al almacn es necesario que durante el tiempo
de labores stas permanezcan cerradas a fin de evitar que alguien entre sin estar
autorizado para ello, excepto en el caso de movimiento constante de recepcin y
entrega de mercanca.
Si el almacenista est solo y tiene que abandonar el almacn por un momento debe
dejarlo completamente cerrado y por ningn motivo encargrselo a otra persona
durante su ausencia.

ReIacin de personas que pueden tener acceso aI aImacn
Es frecuente que abusando de su jerarqua los jefes entren y salgan cuando as lo
desean, pero por poltica de la empresa se debe establecer por escrito quienes son las
personas autorizadas por cada turno, y si son acompaadas por alguien como puede
ser comn, deben acatarse a lo establecido y registrarse.

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Respeto a Ias rdenes dadas


Es de suma importancia que los directores de las empresas los primeros es respetar
sus propias ordenes, y ante las violaciones a las normas establecidas por ellos, sean
enrgicos para sancionar a quienes no respetan.
Intervencin de controI de caIidad
Es muy importante la intervencin del departamento de control de calidad cuando se
trate de todo aquello que entre al almacn. Pues la participacin de la calidad es vital,
puesto que hay una seguridad de lo que se encuentra en el almacn esta en ptimas
condiciones de uso.
Desde luego la intervencin del control de calidad debe ser tanto por lo comprado como
por lo producido por la empresa. Todo lo rechazado debe colocarse aparte, dentro o
fuera del almacn, pero desde luego bajo un control y avisando oportunamente al
proveedor para que este corra los tramites debidos y se le entregue el material en las
condiciones en que se recibi.
Una soIa autoridad
En los almacenes debe haber una sola autoridad, un solo mando, ya que pueden existir
almacenes dentro de la empresa o bien fuera de ella, pero todos bajo una sola jefatura.
Mercanca ajena
Cuando una mercanca sea propiedad de terceros debe estar en un lugar especial, por
separado, my amparada en con la documentacin que pruebe que no es de la empresa,
para que en el caso de la SHCP, participe en el recuento fsico con motivo de una
auditoria, no la incluya formando parte del negocio.
Requisitos formaIes
El personal del almacn debe vigilar al mximo el cumplimiento de los requisitos
establecidos para efectos de la documentacin que ampare las entradas y salidas del
almacn, estos requisitos se refieren, entre otros a que este elaborada en las formas en
uso, con las firmas autorizadas y en el nmero de ejemplares (original y copia)
establecidos.
DiscipIina, orden y Iimpieza
En todo almacn debe de haber disciplina, orden y limpieza, cuando esto no sucede las
consecuencias son los robos, la presencia de mercanca obsoleta, deteriorada o
incompleta; comunicar que algo no hay en existencia cuando si lo hay, pero no estaba
en su lugar, etc.
Debe de existir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, por eso los pasillos
deben ser respetados y se debe cuidar el equipo de trabajo para que se conserve en
ptimas condiciones de uso, aparte que el encargado del almacn debe estar vigilando
que no se convierta en un lugar de indisciplina.
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Desconectar Ia Iuz
Con el objeto de evitar incendios en los almacenes debe haber un interruptor que, al ser
desconectado, automticamente deje sin corriente todas las instalaciones, quedando
solo la necesaria para la vigilancia. Hay lugares, como por ejemplo ocupan soldadura y
se requiere que los focos estn encendidos de da y de noche para evitar que se
humedezca, este caso es recomendable que estn aislados dentro del almacn y lejos
de las reas que pudieran generar un incendio.
InstaIacin de extintores
Con el propsito de impedir oportunamente propagacin de incendios es muy
importante instalar extintores en lugares estratgicos del almacn, de ser as debe
ejercitarse una vigilancia activa ya que su carga tambin tiene que ser revisada que
este completa y que sea la adecuada al tipo de material que este almacenado, que
estn en buen estado y en un rea despejada y debidamente sealada.
Materiales fuera del almacn
Hay materiales que por ciertas caractersticas deben estar fuera del almacn y estos
son:
Los muy voluminosos o pesados, o bien, que renan estas dos caractersticas
Los inflamables, y
Los explosivos
Cabe sealar que aun cuando algunos de ellos se encuentren en los patios deben estar
en jaulas para evitar que cualquier trabajo tome algo sin cumplir con los requisitos
formales establecidos.
Hay ocasiones en las cuales por falta de espacio, la mercanca tiene que quedarse en
los furgones del ferrocarril, o bien en las cajas de los trailers, hasta donde sea posible
esto debe evitarse debido al elevado costo de almacenaje.
Informacin veraz y oportuna
La informacin que se elabore en el almacn debe ser gil, veraz y oportuna,
particularmente por lo que se refiere a la que permite la obtencin de los saldos en
unidades y en valores, as como lo referente a las devoluciones de los clientes y a los
proveedores.
Proteccin a los activos en el almacn
La proteccin de los activos conservados en un almacn se refiere a lo siguiente:
Un seguro adecuado que cubra los riesgos posibles
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Un monto que debe ser revisando peridicamente. Esta periodicidad puede


tratarse de una o dos veces al ao, o bien cuando haya un cambio brusco en las
existencias fsicas que obliguen a elevarlo o disminuirlo, segn fuere el caso.
Si la mercanca es embarcada libre a bordo (LAB), el almacn de la empresa
vendedora o compradora debe examinar si est protegida por algn seguro de
transporte y considerar esta circunstancia.
Resulta conveniente revisar la plizas de seguros a efectos de ver que estn
cubiertos todos los riesgos a que se ve sujeta la empresa, a mas de que se haya
tomado en cuenta todo aquello que pudiera poner en peligro sus activos, tal
como es el caso de lo que rodea el negocio.

PIan de trabajo para Ia pIaneacin y Ia organizacin de Ios aImacenes
Si se ha de tener un plan de trabajo para lograr una organizacin optima de los
almacenes, se sugiere el siguiente orden:
1. Asomarse a los problemas actuales de nuestros almacenes y analicemos para
encontrar soluciones prcticas que pueden aplicarse de inmediato y hasta donde
las circunstancias que predominen en la empresa lo permitan. En este anlisis se
debe de seguir un plan general congruente con las actividades de otros
departamentos y con otras funciones de la organizacin. Por ejemplo podemos
reconocer los problemas que son mas posibles de encontrar en una gran
mayora de los almacenes:
a) El espacio es insuficiente
b) El personal es insuficiente
c) El personal es incapaz por falta de adiestramiento
d) Esta mal localizado el almacn
e) Existe una mala distribucin de las facilidades y equipos de almacenamiento
f) Deficiente colocacin de la mercanca (materiales y productos) que dificulta la
localizacin rpida para acomodarla o surtir una demanda;
g) Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado
h) Equipo de manejo de materiales insuficientes o inadecuado,
i) Mentes cerradas a la innovacin que se ponen al cambio o son muy
conformistas

2. Considerando lo ideal, o sea la aplicacin de los conceptos y principios bsicos
que sobre organizacin de almacenes es para acercarnos hasta donde sea
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posible, para que la meta que se fije en una nueva organizacin del almacn y
que sea realista y posible de alcanzar, es necesario tener una mente abierta, un
deseo de superacin y de la disposicin para dedicarle el tiempo que requiera el
estudio y puesta en marcha.
3. El paso siguiente exige que recabamos datos de manera metdica y sistemtica
para conocer con certeza lo siguiente:
a) Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento
b) Los recursos fsicos y humanos actualmente disponibles y los que habrn
de necesitarse en el futuro
c) Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales
d) Los mtodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacn
e) Que cambios habr en los productos y sus envases y cules son las
necesidades de ventas y de produccin inmediatas y mediata, esto se
habr de investigar en el departamento de ingeniera y en el de
programacin y control de la produccin respectivamente
f) Qu rea y que espacio se tiene disponible para el almacn y como est
distribuido actualmente. Deben incluirse las reas de pasillos para
maniobras de estibas, as como los espacios ocupados por oficinas,
escaleras, elevadores, etc., deben conocerse los planes de la gerencia de
cualquier ampliacin, cambio de local o de lugar y
g) Como estn localizados el almacn y sus reas de recibido y de despacho
en relacin con los andenes y plataformas, y como respecto de los centros
de produccin de la planta.
4. Con la anterior obtencin de datos, hemos desmenuzado el problema almacn
en sus pequeos detalles; analicemos cada uno de ellos aplicando el
razonamiento lgico de una manera metdica y sistemtica.
5. Reagrupar estos conocimientos para construir nuevos sistemas para una mejor
distribucin de la reas de recibido, almacenamiento y entrega, para una mejor
distribucin de las cargas de trabajo, y para implantar ms eficientemente
mtodos de trabajo, as como ms tiles y sencillos sistemas de control.
6. Solo queda hacer lo ms importante, un buen plan de accin para poner en
prctica las mejoras y un sistema de seguimiento y evaluacin de las
transformaciones realizadas.
Se ha de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de trabajo que se acaba
de mencionar, como sigue:
1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema
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2. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen


3. Analizar cada parte por separado
4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solucin
5. Poner a prueba la solucin
Antes de planear es necesario informarse acerca de:
Los artculos que se deben almacenar
La disposicin de las reas de recepcin, almacenamiento y entrega
El plan se puede dividir en los siguientes pasos:
1. Obtencin de datos
2. Solucin a la localizacin del almacn en un nuevo plano de las reas de la
empresa
3. Diseo de medios de almacenamiento t de medios de manejo de materiales
4. Distribucin racional de las actividades del almacn y de las labores de su
personal
5. Estudio de flujo de los materiales y los sistemas de informacin

La parte importante del plan de trabajo, en la planeacin de un almacn, es conocer su
situacin y condiciones actuales, as como las necesidades de almacenamiento
presentes y futuras. No bastara con hacerle arreglos a lo existente si el negocio ha de
estar en constante desarrollo y crecimiento. Se requiere conocer lo que se espera
almacenar en un futuro. Adems, no bastara mejorar las condiciones del almacn si no
se organizan las funciones y trabajos del personal y no se revisan y mejoran los
sistemas de registro de existencias y de informacin a la direccin.

ArtcuIos que se deben aImacenar
Se necesita conocer:
1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones
y peso de cada unidad envasada as como la tara del envase.
2. La calidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia de las requisiciones
por turno, semana, mes.
3. El sitio de recepcin y punto de entrega
4. El nmero mximo de unidades que se almacenaran (tamao del lote o mximo
de pedido de compra o de orden de produccin)
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5. La cantidad mnima que hay que almacenar


6. El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as como las
precauciones que se deben observar.

Es conveniente ordenar y escribir la informacin que se recabe; no ha de dejarse a la
memoria.
Conocimiento deI producto
Se han analizado los materiales y productos nicamente para calcular los espacios que
ocuparan segn su cantidad y tamao, ahora se deben investigar las caractersticas de
cada uno de ellos para darle su tratamiento adecuado en el manejo, almacenamiento y
control.
Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos
indagar las condiciones ideales de almacenamiento, saber si pueden acostarse,
manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc.
Puede convenir separar las distintas mercancas en reas especiales segn sus
caractersticas; y en algunos casos, en salar o habitaciones hermticas.
Ejemplos de clasificacin:
1.- Por sus caractersticas:
Frgil
Acabado delicado
Liquido
Gaseoso
Polvo
Contaminante
Cortante
Alto costo
nflamable
Explosivo
De combustin espontanea
Con olor desagradable o nocivo
Perecedero
En cuarentena
En espera de inspeccin aduanera

2.- Por condiciones de lugar:
Seco
Hmedo
Clido
Frio
luminado
Oscuro
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3.- Por lnea de producto


4.- Por maquina
5.- Por frecuencia de uso
6.- Por peso
7.- Por tipo de envase, etc.

AIgunos documentos para controI


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Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.

LocaIizacin deI aImacn y ubicacin de Ia mercanca (materiaIes, componente,
artcuIos)
La ubicacin de los almacenes dentro de una empresa resulta de gran importancia, esto
depende de varios factores tal como son, si es comercial o industrial, si hay uno o
varios almacenes dentro o fuera de ella, si es matriz o hay sucursales, etc. Pero todo
debe hacerse en funcin a las necesidades de las empresas.


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LocaIizacin deI aImacn


La norma general es que el almacn se ubique en un lugar lo ms accesible a la
recepcin como a la entrega de los materiales. Si hubiere que escoger entre uno que
este ms cercano al rea de recepcin o bien al de la entrega, es mejor optar por esto
ltimo. De no ser as, acarreara las siguientes consecuencias:
Prdidas de tiempo, lo mismo del personal del almacn como de los trabajadores
que acudiran a l en busca de elementos para trabajar.
El equipo se desgasta mas debido al mayor nmero de maniobras que se tienen
que hacer.
Existe el riesgo de que los artculos que se suministran sufran deterioros, de
cualquier naturaleza, en el trayecto entre su ubicacin en el almacn y en el
lugar de su uso o despacho.
El esfuerzo es mayor por parte del personal que presta sus servicios en el
almacn.
Si el almacn estuviera distante de la puerta de entrada a la empresa el problema ser
para los proveedores y transportistas ms que para la compradora. Habra que
establecer polticas respecto al acceso de los camiones y personas al interior de la
negociacin, as como para las salidas, ya que en uno u otro de los casos puede dar
motivos a actos indebidos, pues las revisiones que se llevan a cabo por parte de los
vigilantes resultan ser meras formalidades debido a que con frecuencia es difcil
verificar lo que hay en los camiones dado que no hacen una entrega sino varias, de tal
suerte que aun cuando el vigilante entre al camin y efecte una inspeccin ocular, no
es fcil que encuentre irregularidades que ameriten una sancin.


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Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.


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La mejor ubicacin del almacn ser la siguiente por virtud de que permite una
adecuada recepcin y entrega del material.
Las reas del almacn
Normalmente una planta manufacturera o una empresa de compra y venta, debe tener
tres reas en el almacn, como base de su planeacin:

Recepcin
Almacenamiento
Entrega
El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de
la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado.
Cuando se presenta este ltimo caso, basta con sealar las reas en el piso o levantar
divisiones.

rea de recepcin
El flujo rpido de material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado
2. Medios de manejo de materiales deficientes
3. Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
Una planeacin es correcta cuando los cambios de flujo de los materiales y productos
se han reducido al mnimo.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms
corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin depende de la fluidez
con que stas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Los costos de las
funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes:

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1.- EL costo de espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos
b) Andenes
c) Zona de maniobras de estiba
d) Zona de inspeccin
e) Zona de oficina de control
f) Zona de medicin (bascula)

2.- Otros costos incluyen:
a) El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria
b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo

3.- Los gastos indirectos de:
a) Personal
b) Registros
c) Proteccin de los materiales

Se deben estudiar los medios que sean ms prcticos para facilitar y acceder las
maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin.
Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este se puede usar
una plataforma telescpica para levantar la mercanca.


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En cualquiera de estas instalaciones los medios ms usuales son:
El montacargas elctrico


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La carretilla neumtica


La carretilla manual



Las tarimas de madera



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Los contenedores

Los carros especiales





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Los transportes de rodillos








Zona de inspeccin
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del
proveedor, debe ser pesada y elaborada y elaborarse la documentacin de entrada.
Andn y patio de maniobras de Ios vehcuIos
Se sugiere el andn tipo sierra para descargar diferentes vehculos de transporte como
camiones, camionetas o triler. El patio de maniobras de los vehculos requiere de 25
metros de largo para acercar los triler perpendicularmente al andn y solo 22 metros si
lo hacen diagonalmente.
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Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.

Area de aImacenamiento
La planeacion del area de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupi de
materiales o mercancias con caracteristicas similares requiere un conocimiento pleno
del roducto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccion y manejo. En
seguida se dan algunas recomendaciones:
1.- Para maniobrar el riesgo de incendio:
a) Aislar los productos inflamables como carton, papel, estopa, trapo, tinas, tiner,
pintura, etc.
b) Prevenir la combustion espontanea de estopa, trapo o pael impregnados de
aceite o grasa oxidante. Se requiere unlugar aparte, con recipientes a prueba de
fuego, y donde haya una libre ventilacion.
c) Aislar los productos explosivos: de ser posible fuera del almacen.
d) Revisar periodicamente los extinguidores.
e) Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores: separar los materiales de
facil combustion con un espacio minimo de 45 cm.
2.- Para evitar la corrosion y el enmohecimiento:
a) Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tuberia de agua o
vapor.
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b) Corregir las goteras de techos y tuberias.


c) Evitar la humedad en piso y paredes.
d) Alejar los productos y materiales de los recipietes con cidos que despidan
gases corrosivos.
e) Cubrir los materiales o productos de acero con grasas, aceite o barniz especial.
f) Roductos quimicos absorbentes de humedad en las reas de almacenamiento de
aceros.
g) Evitar derrames de agua o liquidos en el piso.
3.- Para que no se estropeen
a) Evitar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando
se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo
de materiales.
b) No permitir que los ,edios de almacenamiento rompan o rayen los artculos.
c) Los materiales de cristal o frgiles tambien deben de quedar lejos de maquinas o
trafico dentro del rea de almacenamiento.
d) Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de
los estantes con alguna tela.
4.- Para evita el deterioro:
a) Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminacin los
materiales o productos que se decoloren con la luz.
b) Evitar que se ensucien o manchen las mercancias y materiales al manejarlos o
almacenarlos.
c) Las condicines del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.


Consideraciones para Ia disposicin deI rea de aImacenamiento
1.- Anlisis del artculo:
a) Tamao del artculo: largo, ancho y alto.
b) Peso del artculo
c) Numero de unidades que habr que almacenar a un minimo tiempo, por lote
econmico de compra o de produccin.
d) Recipiente o envase que contiene el artculo, si se emplea.
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e) Clase de estantera, casilleros o bastidores necesarios


f) Mtodos de almacenamiento o apilamiento
g) Mtodos para manipular el material
h) Riesgos especiales de accidente
i) Frecuencia con que se pide el artculo
j) Sistema empleado para controlar la calidad
2.- Objetivos de la planeacin:
a) Facilidad de localizacin de los materiales almacenados, cuando se necesiten
b) Flexibilidad de la disposicin del rea de almacenamiento, sta deber
estructurarse de manera que puedan introducirse modificaciones con una
inversin mnima adicional
c) Disposicin del rea de almacenamiento de forma que facilite el control de los
materiales
d) El rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de
almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las
condiciones de operacin
3.- Dimensiones de los espacios de almacenamiento:
a) Afectan la realcin entre el rea de los pasillos y la del almacenamiento
b) Afectan la flexibilidad de la disposicin del almacn
4.- Pasillos:
a) El pasillo principal debe correr a lo largo del rea de almacenamiento
b) Los pasillos transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el facil
acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de grandes artculos
c) Punto de recepcin en su extremo del pasillo principal y punto de distribucin en
el otro
Pasos para Ia pIaneacin deI rea de aImacenameinto
1. Hgase un plano del piso considerando el ancho y largo de las columnas y la
distancia entre una y otra, as como el ancho de la spuertas y el espacio que
ocupan las escaleras, elevadores y oficinas.
2. Disese la estantera de acuerdo con el nmero y dimensiones de las tarimas,
envases o artculos.
3. Disese las tarimas en funsin de los artculos o sus envases. Las ms
comunes, la estndar, son 1.20 x 1.20 mts.
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4. Disese las divisiones, cajas metlicas y cajones para partes pequeas, y


defnese su colocacin en la estantera.
5. Seleccinese el tipo de estantera entre los fabricantes locales: no hay que
conformarse con una estantera convencional, sino con la que se apegue al
diseo, solidez y tamao que se requiere de acuerdo con los estudios sobre los
productos.
6. Estdiese y seleccinese los medios de transporte.
Principios bsicos que se deben seguir an eI rea de aImacenamiento
1. Primera entrada, primera salida.
2. Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las pueretas
de recepcin y entrega-.
3. Reducir las distancias que corren los artculos as como el personal. Esta es una
manera de reducir los costos de la mano de obra.
4. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay
una ocasin ms para estropearla.
5. Prohibir la entrada al rea de almacenamiento a personal extrao a l.
Solamente personal autorizado para inventario u otra razn podra entrar.
EI probIema de espacio en Ias reas de aImacenamiento
Si el espacio de un almacn es muy limitado o crtico por el crecimeinto de sus
operaciones, se puede pensar en lo siguiente:
a) Una mejor colocacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
b) Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio
existente.
c) Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el
sistema de almacenamiento diversificado.
d) Un aprovechamietno del espacio cbico conel diseo de entrepisos, tapancos o
estantera de varios niveles sobrepuestos.
e) Recuccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estantera compacta,
movible o en bloque.
f) Eliminacin de almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn.
g) Reduccin de existencias por medio de lso sistemas y formulas dadas en el
estudio de control de inventarios.
h) Entrega de materiales a produccin en cantidades o lotes mayores de acuerdo
con una buena programacin de la produccin.
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i) Sistemas de distribucin de materiales en espacios vacos o semivacos de


acuerdo con un control sistemtico de entradas ysalidas y de localizacin
metdica.
rea de entrega
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de
entrega debe:
a) Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.
b) Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura,
etc.
c) Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el
documento de salida.
d) Los materiales para envoltura y empaque deben haber surtido del almacn de
materiales auxiliares, con suficiente anticipacin y cantidad.
e) Las mesas, la bsculas y las herramientas de fleje (cintillo para contener), de
engomado, (actualmente se utiliza el pvc en diferentes grosores), y tiles
necesarios debern tenr un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo
de los productos y de empaque.

CentraIizacin y DescentraIizacin
Segn las necesidades y el espacio disponible, una empresa puede tener uno o vairos
almacenens. Estos pueden ser centralizados o descentralizados.

Ventajas deI aImacn centraIizado
a) Mejor inspeccin, con el fin de obtener un funcionamiento ms eficiente.
b) Son necesarias menos personas para custodiar, despachar y controlar los
materiales.
c) Todo el personal del almacn se familiariza con todos los materiales
almacenados. La ausencia temporal de un empleado supone menos trrastornos
que cuando ocurre en un almacn descentralizado.
d) El servicio del almacn es ms eficientemente, por lo general; ya que el trabajo
se distribuye mejor entre el personal y hay menos retrasos en las entregas a los
departamentos.
e) Puede mantenerse ocupado al personal comprobando materialmente las
existencias, surtiendo los pedidos con anticipacin al plazo de entrega,
arreglando los materiales en las estanteras, etc.
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f) Se tiene una mejor disposicin de los espacios de almacenamiento y utilizacin


ms eficientemente de casilleros y estanteras.
g) Menos artculos rezagados en el almacn y una mayor rapidez en el
descubrimiento de aquellos, prcticamente duplicados, o de los que vayan
disminuyendo en consumo, de modo que puedan recosiderarse y quiz
abandonarse.
h) Menos espacio total ocupado, no hay superficies empleadas para el mismo
servicio, por ejemplo mesas y despachos.
i) Ms fcil comprobacin peridica de inventarios.
j) Mejor control sobre las existencias.
k) Todos los registros de almacn estn en el mismo sitio y funcionan bajo el
control directo del jefe de almacn.
l) Se reducen los costos administrativos del almacenamiento.

Ventajas deI aImacn descentraIizado
a) Rapidez en elsurtido de materiales a las lneas de produccin.
b) Eliminacin de retrasos debidos a la falta de materiales en las lneas.
c) Los materiales estarn siempre a la mano de quienes lso utilizan, sin tenr
demoras a causa de las requisisciones y bsqueda de su autorizacin.
d) Los subalmacenes podrn suministrar los materiales durante el segundo y tercer
turno, por lo que el almacn central permanecer cerrado al terminar el primero.
e) El subalmacn reduce los costos de manejo de materiales ya que es abastecido
una sola vez para un periodo corto de produccin, como turnos, das o semanas,
y elimina los constantes y frecuentes viajes al almacn durante cada turnbo para
alimentar las lneas de produccin.
f) En el departamento de contabilidad se hace un transpaso de almacn central al
subalmacn de materiales en proceso y se reducen mltiples asientos por cada
pequea salida de lamacn que se requiere para alimentar las lneas.

Sistema de codificcin y numeracin
Codificacin de materiaIes indirectos
La codificacin es indispensable para la buena administracin de un almacn de
materiales y partes componentes para la manufactura, as como de productos
terminados listos para su venta. Todo artculo, sea material o producto, debe tener un
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nombre y un nmeroque sirva de identificacin unificada en los departamentos de


compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamiento de datos y
contabilidad.
Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra; la del proveedor
y la de la empresa que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificacin
del proveedor sirve para usarla en las ordenes de compra; la del negocio para
identificar cada artculo por su nombre y nmero de almacenes y departamentos que
los usan, consumen, registran y venden.
El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o negocio; puede
suceder que alguien pida una rondana, el almacn conozca como roldana y
contabilidad como arandela. Ademas de que el nombre debe estar unificado en todo el
negocio, es preferible pedir el artculo por el nmero de clave dado en la codificacin
interna de la empresa.
Algunos materiales o partes componenetes deben marcarse a su llegada al rea de
recepcin con el nmero dado en la codificacin interna, para evitar confusiones en el
almacenamiento y en la entrega al solicitante.
Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este
caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor.
El sistema de codificacion que acontinuacion se describe es solamente un
ejemplo que sirve de modelo en un almacen de refacciones y herrameintas.
Cada empresa ha de tener su propia codificacion de acuerdo con sus
necesidades.
Se usara para:
Refacciones
Herramientas
Numeracion de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibradores.
Numeracion de maquinaria y equipo.
Se usara en los departamentos de:
Almacenes
Contabilidad
Procesamiento de datos
Compras
Esto significa que todo el personal de la organizacin llamra del mismo nombre y
numero de clave lo que requiera en sus operaciones de diseo, abastecimietno,
almacenamiento, procesamiento de datos y contabilidad.
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Sistema basico
Cada clave estara formada por tres cifras que tendran dos numeros cada una de las
dos primeras y tres la tercera.

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Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.
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Sistema de codificacion de materiaIes y productos


El establecimiento de un sistema de identificacion de los materiaels directos o sea de
materia prima, es la funcion principal del departamento de ingenieria, de compras, de
almacenes o de produccion. La identificacion de los productos terminados es la funcion
principal del departamento de ventas.
El sistema de identificacion debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las
etapas de la produccion y debe ser lo sufuciente flexible para las necesidades actuales
de la empresa.
Para numerar los materiales se recurriran a ciertas caracteristicas importantes como lo
son:
1. Dimensiones: largo, ancho y calibre, en el caso de una lamina; diametro, en el
caso de una flecha.
2. Material de que esta hecho: Hierro, acero,cobre,laton, niquel, plastico, madera,
etc.
3. Acabado: Rolado en caliente, rolado en frio, niquelado, cromado, esmaltado,
esmerilado, etc.
4. Composicion quimica: Aceros aleados, sustancias quimicas, mezclas, etc.
5. Aparato o equipo del cual va formar parte: En el caso de ser componentes
identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que
produce la empresa.
6. Casa vendedora y marca de fabrica: En algunos casos.
La identificacion del material se debe tomar en cuenta solamente las caracteristicas
antes mencionadas que sean de utilidad para la fabrica; de otra manera el sistema de
identificacion se complicaria innecesariamente.

Sistema de numeracion
En un sistema de numeracion se puede usar los numeros, letras osignos que usa el
abastecedor; pero esto tienen serios inconvenientes conforme va creciendo la empresa
y multiplicandose la cantidad de materias primas guardadas, pues no hay ninguna regla
para la diferenciacion de los productos entre si.
Es mucho mejor que cada empresa instale su propio sistema de numeracion, al cual le
puede dar muchas aplicaciones .
Un sistema de numeracion no debe usar signos arbitrarios, sino letras y numeros; mas
aun es preferible usar solamente numeros para estar preparados para el uso de tarjetas
perforadas, las cuales operan mejor con numeros que con letras.
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En un sistema de clasificacion de materiales se tendran clases, subclases, grupos,


subgrupos, etc., y al final elementos.

Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.
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Alfonso Garca Cant.Almacenes. Planeacin, Organizacin y control.
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Numeracion de Ios espacios de aImacenamiento


Para facilitar la localizacion de los productos y materiales, tanto para su colocacion
como para encontrarlos, cada pasillo, estante o pila, espacio de anaquel y cada caja o
recipiente, deben numerarse.








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SS
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S9
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http://www.youtube.com/watch?v=yt4FWaZqxCA
Maravillas modernas almacn
http://www.youtube.com/watch?v=0S1R1CpYTZk&feature=related
Maravillas modernas almacn 2/2
http://www.youtube.com/watch?v=vYdbBdLzmXE
Montacargas y almacenes
http://www.youtube.com/watch?v=tAr5Ek4DNoo&feature=related
Sistema de gestin de almacn
http://www.youtube.com/watch?v=G55Kd5uDPLg&feature=related
Carga, descarga y almacenaje
http://www.youtube.com/watch?v=CUM-W_9P4&feature=related
Logstica: centro de distribucin
http://www.youtube.com/watch?v=D9ll6JD59wM&feature=related
Manejo de materiales
http://www.youtube.com/watch?v=vYdbBdLzmXE&feature=related
Montacargas y almacenes 1
http://www.youtube.com/watch?v=yjFZByxLYdU&feature=related
Gestin de almacenamiento





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EI cdigo de barras
El cdigo de barras en un conjunto de barras y nmeros en los cuales se puede
almacenar una informacin valiossima, que bien aprovechada puede traducirse en
resultados muy positivos para las empresas.
El cdigo de barras tiene las siguientes caractersticas:
Registra de inmediato tanto entradas como salidas de mercanca en el almacn,
indicando las existencias de cada artculo.
Registra los valores correspondientes a cada movimiento operado.
Permite racionalizar los inventarios, de tal suerte que se evita o bien disminuye
notablemente la sobreinversin o los faltantes en el almacn.
Constituye una valiosa ayuda para la programacin de las compras.



EIementos para Ia toma de decisiones
Dentro de este rubro se deben considerar los siguientes elementos para una buena
toma de decisiones:
El costo de comprar
El costo de almacenamiento
La rotacin de los inventarios
Los mximos y mnimos
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EI costo de comprar
Este dato es muy importante ya que permite conocer lo que cuesta realizar un pedido.
Para este efecto se debern considerar todos los gastos que representa mantener un
departamento de compras.
Los datos a considerar son los sealados en forma enunciativa ms no limitativa, ya
que pudiera haber otros de acuerdo con la naturaleza de cada empresa; como los
siguientes:
Sueldos
Prestaciones de ley y las particulares de la empresa
Gastos de luz y papelera
Depreciacin de los activos fijos
Gastos de viaje
Depreciacin de la parte del edificio ocupada por el departamento de compras
Gastos de gasolina
Costo de seguros (parte proporcional)
Gastos de mantenimiento
Gastos de telfono
Otros
Si por ejemplo, el total de gastos incurridos en un departamento de compras es
un ejercicio fuera de $ 230,000.00 y el nmero de pedidos realizados fue de
4,340, el costo de cada pedido ser de:
$230,000.00 = $53
4,3040
Es decir que cada pedido que se realiza con un proveedor representa para la empresa
una erogacin de $53.00.

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EI costo de aImacenamiento
Con frecuencia no se comprende lo que representa el costo de almacenamiento, pero
es algo que no debe pasarse por alto pues existe la necesidad de hacer ms
productivas las empresas.
El costo de almacenamiento se determina de la siguiente manera, considerando los
conceptos sealados de una manera enunciativa, ms no limitativa:
Sueldos y tiempo extra
Prestaciones legales y las establecidas por las empresas
Papelera y enseres de oficina
ntereses pagados por los crditos obtenidos en la parte que corresponde al
almacn
Luz
Fletes
Telfonos
Costo de las demoras
Depreciacin de los activos asignados al almacn
Daos y prdidas provocadas en el manejo de los artculos almacenados
Depreciacin del edificio en la parte ocupada por el almacn
Gastos de instalacin
Mermas sufridas en los artculos
Renta de la superficie ocupada por el almacn (se calcula aun cuando fuere
propio)
Seguros
Otros gastos
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Si el total de las erogaciones incurridas en un almacn fuera $ 160,000.00 y el valor


del inventario promedio es $4'630,000.00, entonces se obtiene un factor:

160,0000.00__ = 0.03455
$4'630,000.00
Esta cifra representa los gastos de almacenaje por cada peso invertido en los
inventarios, de donde se tiene lo siguiente:



(La cifra correspondiente al costo de almacenamiento fue ajustada para dar
$160,000.00 por virtud de haberse usado cinco cifras despus del punto decimal)
La rotacin de Ios inventarios
La rotacin de los inventarios es un elemento de control el cual indica el nmero de
vueltas que da un inventario en el ao.
Se sabe que al cerrarse el ciclo de comprar-vender-cobrar se van generando las
utilidades y por lo mismo, mientras ms vueltas del inventario mayores sern las
utilidades que obtenga la empresa. Sin embargo, normalmente mucho del capital
invertido en un almacn est congelado por estar representado por la mercanca
obsoleta o de lento movimiento.
Es importante la obtencin de cada informacin que permita tomar decisiones. Se
calcula de la siguiente manera:
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nventario inicial en enero + nventario final a diciembre = nventario promedio


2
La formula de rotacin es la siguiente:
Costo de lo vendido = Rotacin de inventarios
nventario promedio

365 das______________ =Das que tarda el inventario en reponerse en promedio
Rotacin de los inventarios

Dentro del costo de lo vendido solamente se deber incluir el de la mercanca objeto
propio del negocio.

Costo de lo vendido = $8'332,000.00 = 1.80
nventario promedio $4'630,000.00

En este caso, el inventario en conjunto da 1.80 vueltas al ao lo cual es muy bajo. Pero
desglosando los inventarios por cada uno de sus componentes, as como el costo de lo
vendido, se llega al siguiente resultado:



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El nmero de vueltas que en general debe dar el inventario en una empresa comercial
es de 4. La base para considerar este ndice es el crdito bancario de 90 das y que es
el tiempo estimado para comprar, vender, cobrar y pagar el adeudo.
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Suponiendo que los renglones que componen el inventario presentan el siguiente


cuadro, podremos darnos una visin mas completa del problema:

Despus de examinar el cuadro anterior se puede concluir que para una empresa es
estas condiciones, el material elctrico resulta ser un rengln del inventario que hay que
suprimir o bien, hay que limitar su volumen en el almacn por lo siguiente:
El costo del almacenaje es de $ 101,253 representando el 63% del total
($101,253 / $ 160,000)
La rotacin es apenas de 0.97 veces al ao, la ms baja de todas
El margen de utilidad es muy bajo, apenas el 25%
La inversin es muy alta ya que representa el 63% del inventario total
($2'930,000 / $4'630,000)
Las ventas de este rengln representan el 30.29% del total de la empresa
($3'789,333 / $12'509,846), porcentaje bajo si considera la inversin hecha en
los almacenes
Este tipo de anlisis es muy til pues al tomarse, en este caso la determinacin de
suprimir total o parcialmente la lnea del material elctrico hace posible que lo invertido
en este rengln, que en el ejemplo es de $2'930,000.00, lo sea en refacciones y
material de construccin principalmente. De conservarse parte de aquel material deber
serlo del 20% que representa el 80% de las ventas.


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Los Mximos y Mnimos


Los mximos y mnimos sealan las cantidades mximas y mnimas que debe haber en
la bodega. Cuando las existencias llegan al mnimo fijado es el momento de realizar un
pedido al proveedor. El mximo seala la cantidad tope de existencias en el almacn.
Debe tenerse presente que las existencias del almacn tienen que fluctuar entre el
mnimo y el mximo fijados.
Para establecer los mximos y mnimos se debern tener en cuenta, entre otros, los
siguientes elementos:
El historial que en el pasado ha existido de consumo (fabricacin) o de venta
(comercializacin)
El presupuesto de fabricacin o de ventas
Los planes de expansin de la empresa
La disponibilidad del producto en el mercado y el tiempo estimado para ser
surtido
Una vez fijados los mximos y mnimos tendrn que ser revisados peridicamente a fin
de ajustarlos a la realizad del negocio.
El funcionamiento de los mximos y mnimos se explica de la siguiente manera:
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En la grfica anterior puede observase lo siguiente:
Hay un nivel mximo de 700 unidades y un nivel mnimo de 100
En cada semana se consumen 50 unidades
El nivel de existencias va disminuyendo cada semana partiendo de 600 a 100 en
la semana 10 (10 semanas x 50 unidades = 500)
Al llegar a la semana 8 se finca un pedido de 500 unidades quedando en el
inventario 200. Si se recibieran de inmediato llegara a 700 el nmero de
unidades, su nivel mximo, pero tardara dos semanas en recibirse la mercanca.
Por virtud de esto mismo se adelanta el pedido
Cuando llega la semana 10 se reciben las 500 unidades, pero como quedan
todava en el inventario 100 este se eleva a 600 repitindose el proceso
La VaIuacin de Ios inventarios
Existen cinco mtodos de valuacin de los inventarios comnmente utilizados en las
empresas:
Costos identificados o histricos
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PEPS (Primeras entradas, primeras salidas)


Costos promedio
UEPS (Ultimas entradas, primeras salidas)
Detallistas
Costos Identificados o histricos
Mediante este mtodo los inventarios se valan al costo histrico u original de
adquisicin o de fabricacin, sealndose en cada uno de ellos el que corresponda.
Para este efecto se suele utilizar una clave, por ejemplo las palabras:

De acuerdo a esta clave, ESTUDARLO, un articulo marcado con las letras siguientes:
t,rie; quiere decir que su costo de adquisicion es fue de $ 2,750.00
Este mtodo de valuacin de inventairos
Este mtodo de valuacin de inventarios utilizando la clave es usual en los comercios.
Adems de saberse el costo de la mercanca en el almacn sirve para poder determinar
el monto del descuento que se puede conceder a un cliente sin bajar demasiado el
precio. As es frecuente encontrar etiquetas en la siguiente forma: Precio de venta $
4,200 t,rie
Esto indica que el costo histrico es el ya sealado de $ 2,750.00
Este mtodo propicia que el costo de ventas este sumamente bajo cuando la mercanca
no sea vendida en un plazo razonable y por lo mismo, la utilidad habr de ser muy
elevada pagndose por lo mismo altos impuestos. Adems con los $ 2,750.00 de costo
no sera posible volver a comprar los artculos vendidos debido a la inflacin, trayendo
como consecuencia la descapitalizacin de las empresas.

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PEPS (Primeras Entradas, Primeras SaIidas)


El mtodo PEPS quiere decir que lo primero que entra es lo primero que sale, pero no
en unidades sino en valores.
Podra considerarse que al recibir la primera entrada se colocara en un casillero para
ser la primera que saliera; en otro casillero la que se adquiera despus para que fuere
la que saliera en segundo lugar y as subsecuentemente entradas y salidas. Al efectuar
la primera venta quizs se piense que se habran de tomar las piezas correspondientes
a la primera entrada hasta agotarla y despus continuar con el siguiente lote y as
sucesivamente; sin embargo, no es as.
El mtodo PEPS toda la mercanca se revuelve en un solo casillero; son los costos
unitarios los que se van aplicando de conformidad al orden en que se fue comprando la
mercanca. Esto se explica de la siguiente manera:
El costo unitario de la primera compra es el costo que deber aplicarse a la primera
venta hasta agotar el lote. Una vez hecho esto, entonces se aplicara como costo
unitario de la mercanca vendida el correspondiente a la siguiente compra:
Ejemplo:
11-V artculo "A se compran 10 piezas a $ 150.00 c/u
15-V artculo "A se compran 5 piezas a $ 170.00 c/u
20-V artculo "A se venden 12 piezas a $ 260.00 c/u
Lo que se puede observar que a 10 piezas vendidas se les habr de aplicar un costo de
$ 150.00 c/u, y a 2 piezas se les aplicara un costo de $170.00 c/u.
Esto es, que el costo aplicable a la venta de 12 piezas a 260.00 c/u ($3,120.00) ser de:
10 X $ 150.00 = $ 1,500.00
2 X 170.00 = 340.00
SUMA $ 1,840.00
ngreso (12 X $260.00 ) = $ 3,120.00
Menos:
Costo 1,840.00
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UTLDAD BRUTA $ 1,280.00


Costos promedio
El costo promedio no es otra cosa ms que obtener, como su nombre lo indica, un
promedio de los costos unitarios de compra, mismo que se habr de aplicar a la primera
venta que se hiciere.
Continuando con el ejemplo anterior, el costo promedio es el siguiente:
10 piezas "A compradas a $ 150.00 c/u $ 1,500.00
5 piezas "A compradas a 170.00 c/u 850.00
15 $ 2,350.00
$ 2,350.00 = $ 157.00 costo promedio de cada artculo "A
15
12 X $157.00 c/u = $1,884.00
ngreso (12 X $ 260.00) = $3,120.00
Menos:
Costo 1,884.00
UTLDAD BRUTA $ 1,236.00
El costo, como puede observarse es menor al de $ 1,800.00 aplicando en el cado del
mtodo PEPS de valuacin de los inventarios.
UEPS (Itimas Entradas, Primeras SaIidas)
UEPS es en mtodo de valuacin de los inventarios exactamente inverso al del PEPS
porque, si bien en este se valan las salidas del almacn tomando en como costo el
ms antiguo, en el UEPS se valan partiendo del ltimo de ellos hasta agotar
existencias en unidades de cada lote de compra.
En este caso, el costo de los 12 artculos vendidos ser el siguiente:
5 de los 12 artculos vendidos se valan a $ 170.00 c/u dando $ 850.00
7 de los 12 artculos vendidos se valan a $ 150.00 c/u dando 1,050.00
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SUMA $ 1,900.00
ngreso (12 X $ 260.00) $ 3,120.00
Menos
Costo 1,900.00
UTLDAD BRUTA $ 1,220.00
El costo en este caso es ms alto que en los dems ya citados, por lo mismo la utilidad
bruta resulta la ms baja de los tres.
Veamos un ejemplo ms completo en el que se examinan los tres mtodos:
Numero 1
La Compaa "La Especial, S.A. de C.V. se constituyo el 02 de Enero celebrando las
siguientes operaciones:
1) Compr el 15 de febrero 30 artculos "A a $ 3,300.00 c/u
2) Compr el 20 de febrero 40 artculos "A a $ 4,800.00 c/u
3) Compr el 28 de febrero 15 artculos "A a $ 3,000.00 c/u
4) Vende el 8 de marzo 15 artculos "A en $ 7,300.00 c/u
5) Compr el 10 de marzo 15 artculos "A en $ 8,160.00
6) Vende el 15 de mayo 18 artculos "A en $ 7,700.00 c/u
7) Vende el 27 de mayo 22 artculos "A en $ 8,500.00 c/u
Determinar el costo de ventas por mtodo PEPS, UEPS y costos promedio.





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Compaa La EspeciaI, S.A. de C.V.


(PEPS)


El ingreso en todos los casos por la venta de los artculos "A es de:
Venta del 8 de marzo (15 X $ 7,300.00) $ 109,500.00
Venta del 15 de mayo (18 X 7,700.00) 138,600.00
Venta del 27 de mayo (22 X 8,500.00) 187,000.00
NGRESO TOTAL $ 435,100.00


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ngreso $ 435,100.00
Menos
Costo de ventas 219,000.00
UTLDAD BRUTA $ 216,100.00

Compaa La EspeciaI, S.A. de C.V.
(UEPS)



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ngreso $ 435,100.00
Menos:
Costo de ventas 317,640.00
UTLDAD BRUTA $ 117,460.00


Compaa La EspeciaI, S.A. de C.V.
(PROMEDIOS)

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ngreso $435,100.00
Menos:
Costo de venta 260,375.00
UTLDAD BRUTA $ 174,725.00

Como de denota en los ejemplos, la utilidad bruta en el mtodo UEPS es menor que en
el de PEPS y Promedios, y Promedios menor que en el PEPS.
En el caso del mtodo UEPS del ejemplo, los 30 artculos "A adquiridos el 15 de
febrero a $ 3,300.00 c/u, si llegare a haber otra compra posterior al 27 de mayo se
quedaran en el almacn a un costo muy bajo.

Situacin optima en eI mtodo UEPS
La situacin ptima en el mtodo de valuacin UEPS es la que se muestra en el
siguiente ejemplo:
La Compaa "La Especial, S.A. de C.V., lleva a cabo las siguientes operaciones:
1) Compra el 15 de febrero 30 artculos "A en $ 7,840.00 c/u
2) Vende el 20 de febrero 30 artculos "A en 12,918.00 c/u
3) Compra el 28 de febrero 15 artculos "A en 8,140.00 c/u
4) Vende el 8 de marzo 15 artculos "A en 13,720.00 c/u
5) Compra el 10 de marzo 24 artculos "A en 8,160.00 c/u
6) Vende el 15 de mayo 24 artculos "A en 13,910.00 c/u

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Como puede observarse, el costo de ventas es alto y el valor del inventario es cero.
Esta situacin es la ptima en el mtodo UEPS ya que no se queda ningn artculo a
costo antiguo.
El mtodo de valuacin UEPS es el idneo en un periodo inflacionario, es decir, en el
que los precios suben constantemente, se requiere de un control estricto para evitar
que se queden en la bodega artculos a un costo muy bajo. Por este motivo resulta
inconveniente efectuar varias compras a costos distintos sin que hubiere ventas
inmediatas.
Cabe sealar que stos no son los nicos mtodos de valuacin de inventarios, aunque
s cabe enfatizar que el de costos promedio es el ms generalizado en nuestro pas por
su sencillez.

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DetaIIista
Este mtodo de valuacin de los inventarios es utilizado frecuentemente por las tiendas
departamentales de autoservicios, ya que si adoptaran otro les sera un serio problema,
excepto si utilizan el cdigo de barras.
La base de este mtodo est en lo siguiente:
Se divide el almacn formando grupos de artculos. Por ejemplo; calzado,
muebles, ropa, etc.
Se determina el costo y el precio de venta de cada grupo, as como el porcentaje
de utilidad bruta de cada uno.
En las cajas de estas tiendas, antes de registrar el importe de cada artculo, se marca el
grupo al que pertenece. Por ejemplo, si se trata de un par de zapatos, oprimen el botn
10 que es el que le corresponde, para posteriormente registrar lo que es el importe de
la venta. Al trmino de las labores del da se suma lo vendido en cada grupo, y se
aplica el por ciento de utilidad bruta sobre el ingreso para llegar a la utilidad bruta, o sea
antes de gastos.


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Cambio de mtodo de vaIuacin


En cualquier empresa, y cualquiera que fuere el mtodo de valuacin de los inventarios
aplicado, es posible llevar a cabo el cambio que se crea adecuado a las circunstancias
pero para ello hay que cumplir con lo sealado en las leyes fiscales vigentes en el
momento de la modificacin.
EI mtodo ABC de controI de Ios inventarios
Normalmente en un almacn hay cientos o quizs miles de artculos pero no todos
tienen la misma importancia, el valor o ambas cosas.
Para una empresa, pretender controlar estrictamente todos sus inventarios tal vez sea
incosteable, ya que pudiera resultar ms elevado ste que el valor de las existencias en
el almacn.
Es preciso saber que no es lo mismo tener en una joyera una esmeralda que valga
miles de pesos, que bisutera de escaso valor.
Para lograr tener un adecuado control de los inventarios se ha establecido el mtodo
siguiente:
CIasificacin "A"
1) Dentro de esta clasificacin se incluyen aquellos artculos que debido a su
elevado costo de adquisicin, por lo que representan dentro del costo total en el
inventario, por tratarse de material crtico o por su aportacin a las utilidades,
debe ejercitarse sobre ellos un control al cien por ciento.
2) Los artculos comprendidos en este grupo debern ser objeto de un inventario
perpetuo, as como una vigilancia constante de las polticas establecidas en
relacin con la frecuencia de efectuar las compras; estar muy atento a las
fluctuaciones en su uso, en el caso de empresas fabriles, o bien en la demanda
en las comerciales; establecer cuando y qu cantidad comprar. Normalmente en
este grupo, por representar una gran inversin, las compras son frecuentes y en
ocasiones slo se refieren a sustituir lo que entro a fabricacin de acuerdo con
un programa establecido, o bien, se vendi en un lapso determinado.
CIasificacin "B"
1) Esta clasificacin comprende artculos de menor costo, valor e importancia
que los de la clase "A, requiriendo menos dedicacin y costo en su manejo.
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2) Esta clasificacin se encuentra en el punto medio entre la "A y la "C y por lo


mismo requiere de menos control que la primera y ms que la segunda.
Puede ser o no objeto de un control mediante inventarios perpetuos,
estableciendo mximos y mnimos. Las compras son menos frecuentes que
en la clasificacin "A, pero ms que en la "C
CIasificacin "C"
1) En esta clase se encuentras artculos de bajo costo, escasa inversin y poca
importancia en general, para ventas y produccin, requiriendo una limitada
supervisin sobre el nivel de inventarios slo para satisfacer las necesidades de
ventas y produccin.
2) En este sistema el control es mnimo ya que suele llevarse mediante un colchn
de seguridad, representado por una o varias bolsas con artculos pertenecientes
a esta clasificacin, mismas que se abren conforme es necesario. Cuando se
abre la bolsa que forma parte del colchn deber realizarse el pedido
correspondiente, siendo la existencia que queda suficientemente grande como
para soportar el paso del tiempo y la mercanca solicitada sea recibida en la
bodega. Tambin puede hacerse pedidos programados.




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La clasificacin ABC es aplicable a cualquier mtodo de control de inventarios. Los
mtodos son los siguientes:
Clasificacin por costo unitario
Clasificacin por valor de inventario
Clasificacin por utilizacin y valor

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