MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA PERSONAL

1. OBJETIVO GENERAL El presente manual contempla los diferentes procedimientos relacionados con la seleccin, incorporar hasta su retiro a los funcionarios de la administracin publica as todos los aspectos relacionados con las distintas prestaciones sociales y dems situaciones administrativas en el Municipio de Nario Cundinamarca.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2.1 Determinar que el proceso de seleccin de personal se ajuste a la ley 27 de 1992, decretos reglamentarios y dems normas concordantes. 2.2 Verificar que la clasificacin del personal en el periodo de prueba sea objetiva e imparcial. 2.3 Determinar que los cargos se fundamentan de acuerdo con las necesidades y disponibilidad presupuestales. 2.4 Determinar que los nombramientos, cambios de cargo y terminacin de contratos y horas extras sean autorizados de acuerdo con las normas que la regulan y las polticas administrativos. 2.5 Verificar que el sistema de registro sea adecuado para el control de novedades. 2.6 Determinar que los registros permitan obtener para el control de novedades. 2.7 Verificar que la calificacin de personal en carrera administrativa sea objetiva e imparcial. 2.8 Definir las lneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades tales como: Reclutamiento; contratacin y terminacin de empleo.

2.9 Determinar que los pagos efectuados por concepto de salarios sean conforme a las disposiciones legales, convencin colectiva y polticas de la Alcalda. 2.9.1 2.9.2 2.9.3 Verificar que los descuentos y retenciones por concepto de salarios se hagan conforme a la reglamentacin legal. Determinar si ocurren pagos a funcionarios que no laboren en el Municipio de Nario. Verificar que los nombramientos se hagan de acuerdo a los requisitos exigidos para el cargo y de sus funciones especificas asignadas.

2.9.4

Vigilar que se de cumplimiento al Decreto 112 de Junio 25 de 1993, por medio del cual se organiza la Comisin de Personal del Sector del Municipio de Nario, se reglamenta la eleccin y se dictan otras medidas sobre su funcionamiento, en igual forma las posibles modificaciones de que sea objeto. Que se efecten oportunamente las transferencias por concepto de seguridad social y compensacin familiar a las entidades con las cuales en el Municipio haya convenio.

2.9.5

2.9.6

Controlar eficazmente los datos de solicitudes de liquidacin contra las hojas de vida para evitar errores y problemas laborales e igualmente que se cancelen dentro de los trminos que consagra la ley y llevar los registros de los mismos desde el punto de vista contable y presupuestal, y en lo posible automatizados. Efectuar una permanente evaluacin en cuanto a las polticas de seguridad, bienestar social, promocin e integracin de personal y de gestin administrativa.

2.9.7

3. DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 3.1 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN Y NOMBRAMIENTO DE PERSONAL De acuerdo a la ley 27 de 1992 y dems normas concordantes, en la actualidad el Municipio de Nario estableci procedimiento de seleccin y nombramiento de personal: 1. Convocatoria Se fija formato de convocatoria en lugar publico visible en la instalaciones de la Alcalda y de concurrencia publica con (5) das de anticipacin a la fecha de iniciacin de la inscripcin de los aspirantes y publicidad radial tres (3) veces diarias horas hbiles durante dos (2) das. 2. Inscripcin de los aspirantes

La jefatura de Personal procede hacer las inscripciones de los aspirantes mediante la entrega de un formulario de registro para que el aspirante en el trmino de dos (2) das hbiles presente el formulario debidamente diligenciado y la entrega de la documentacin (Certificado de estudio y experiencia autenticacin) se har al da siguiente. 3. Concurso A los ocho (8) das siguientes de fijada la lista de los aspirantes aceptados se realiza las pruebas conducentes para seleccionar el personal que va a ocupar los cargos requeridos. Examen escrito Entrevista Ejecucin

Todas las pruebas son ejecutadas al mismo da de la evaluacin.

4. Lista de elegidos

Dentro de los quince (15) das siguientes a la elaboracin de las pruebas proceder elaborar un acta de calificacin donde consta el puntaje de los aspirantes ordenados de mayor a menor, y se fija en lugar publico visible a la Alcalda. Posteriormente se elabora la resolucin de la lista de elegibles dentro del trmino legal y que tendr vigencia hasta de un (1) ao para los empleos objeto de concurso. 5. Nombramiento en periodo de prueba La jefatura de personal elabora el Decreto de Nombramiento en periodo de prueba de las personas aceptadas por el trmino de cuatro (4) meses que firmara el Alcalde. 6. Posesin en periodo de prueba

El concursante aceptado se posesionara en su cargo para ejecutar las actividades relativas al trabajo para el cual fue seleccionado. 7. Calificacin del periodo de prueba

El empleado en periodo de prueba deber a los cuatro (4) meses despus de su posesin presentar un examen de calificacin quien lo realizara el jefe inmediato superior en los formatos establecidos por la ESAP, si la calificacin no es satisfactoria deber declararse insubsistente su nombramiento.

8. Escalafonamiento o inscripcin Cuando el empleado recibe calificacin satisfactoria, adquiere los derechos de la carrera administrativa y podr la inscripcin en el escalafn, ante la respectiva Comisin del Servicio Civil, una vez en firme la calificacin de servicios la solicitud de inscripcin ser presentada en formulario en la cual el jefe de personal haga constar, bajo la gravedad de juramento que el empleado participo en concurso abierto, figuraba entre los tres (3) primeros puestos de la lista de elegibles al momento del nombramiento en periodo de prueba y obtuvo calificacin de servicios satisfactorios para dicho periodo.

6.2 PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIN Y TRAMITE DE NOMINA Y PRIMA PARA EMPLEADOS ACTIVOS Y PENSIONADOS Paso No 1 Secretaria tesorera (a): Prepara reporte de novedades del personal, ingreso, retiro, vacaciones, etc., procede acceder el sistema y elabora nomina y desprendible. Paso No 2 Jefe de Personal Encargado. Recibe nomina de la Secretaria Tesorera y determina. Paso No 2 Revisa la nomina, si estas bien elaborada la firma, radica en el Libro Control. Paso No 2b Devolver al auxiliar de nomina encargado (a). Paso No 3 Jefe de dependencia. Distribuye la nomina a sus empleados para que firmen y se entrega el desprendible al empleado del valor a recibir. Firma nomina y radica en Libro Control. Enva a Oficial Personal: (0-3) Nomina

Paso No 4 Jefe de personal. Delegado recibe nomina y ordena elaborar la orden de pago al auxiliar encargado de nomina, radica en Libro Control. Revisa y analiza (0-2) Nomina (0-4) Orden de Pago Paso No 4 Jefe de personal delegado(a). Reciben documentacin, revisan nomina y devuelven a personal para que continu el tramite de egreso.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIN, TRAMITE Y AUTORIZACIN Paso No 1 Funcionarios de la administracin solicita vacaciones al jefe y registra en el Libro Control. Dems funcionarios ante su jefe respectivo. (0.1) Solicitud Paso No 2 Jefe de Dependencia determina: Paso No 2 Colocar visto bueno a la solicitud. Enva a funcionario de personal delegado(a) (0) solicitud Paso No 2b Negar la solicitud y devolvera al funcionario Paso No 3 Funcionario de personal delegado(a). Verifica autorizacin y coloca visto bueno. (0) Solicitud

Paso No 4 Auxiliar Nomina delgado(a) a) Liquidacin b) Certificacin c) Resolucin d) Enva Jefe de Personal delegado(a) (0-4) Liquidacin de Vacaciones (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin Paso No 5 Jefe de Personal delegado(a). Procede a verificar y determina: Paso No 5 Firmar documentos si cumple todos los requisitos y radica en Libro Control. Enva a Oficial de Correspondencia Alcalda: (0-4) Liquidacin (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin Paso No 5b Devolver documentacin al Auxiliar de Nomina delegado(a) Paso No 6 Secretaria Alcalda. Decepciona documentacin Enva al Alcalde: (0-4) Liquidacin de Vacaciones (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin Paso No 7 Alcalde. Firma resolucin con la notificacin al funcionario Enva Secretaria Alcalda (0-4) Liquidacin de Vacaciones (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin

Paso No 8 Secretaria Alcalda. Coloca sellos y radica en Libro Control. Enva a Jefe de Personal delgado(a) (0-5) liquidacin de Vacaciones (0-6) Certificacin (0-7) Resolucin Paso No 9 Jefe de Personal delegado(a). Traslada documentacin al auxiliar liquidador para que elabore Planilla y Orden de pago. Paso No 10 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora documentacin. (0.3) Planilla (0.4) Orden de Pago Paso No 11 Funcionario y Secretario Dependencia y/o Planeacin y jefe nomina delegado(a). Paso No 12 Auxiliar nomina delegado(a). Radica en el Libro Control y deshoja para archivo y continua tramite para pagos3.3 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN, TRAMITE Y AUTORIZACIN DE CESANTIAS PARCIALES Y DEFINITIVAS Paso No 1 Funcionario de cualquier dependencia Enva solicitud a Alcalde: (0.1) Solicitud Paso No 2 Alcalde. Aprueba solicitud colocando visto bueno Enva Jefe Personal delegado(a) (0.1) Solicitud

Paso No 3 Jefe de Personal delgado(a), solicita documentacin al funcionario si es cesanta parcial (Previsto en la ley) segn sea el caso. Paso No 4 Auxiliar nomina delegado(a). realizacin de la liquidacin de cesantas constando contra la hoja de vida. Revisa y analiza que este bien soportada. Enva a Auxiliar de Nomina Encargado. (0.5) Liquidacin Paso No 4 Revisa liquidacin y procede a elaborar la certificacin y resolucin y enva a jefe de personal delegado. Enva Jefe delegado(a) (0-4) Liquidacin (0-5) Certificacin (0-5) Resolucin Paso No 5 Jefe de personal delegado(a). Verifica la documentacin y determina: Paso No 5 Si la documentacin es correcta firma y radica en Libro Control. Enva a Oficial Correspondencia Alcalda: (0-4) Liquidacin (0-4) Certificacin (0-5) Resolucin Paso No 5b Devolver al Auxiliar Nomina delegado(a) la documentacin no esta bien elaborada. Paso No 6 Secretaria Alcalda. Recibe documentacin Enva a Alcalde: (0.6) Liquidacin (0.6) Certificacin (0.7) Resolucin

Paso No 7 Alcalde. Firma resolucin con Secretaria General y notifica al funcionario. Enva a Secretaria Alcalda. (0-4) Liquidacin (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin Paso No 8 Secretaria Alcalda. Coloca sello y radica en Libro Control. Enva Oficial de Personal: (0-4) Liquidacin (0-4) Certificacin (0-4) Resolucin Paso No 9 Jefe de personal Delegado(a). Traslada la documentacin. (0-5) Orden de Pago Paso No 10 Auxiliar Nomina Delegado(a) elabora documentacin (0-5) Orden de Pago Paso No 11 Funcionario firma orden de pago y y jefe de personal delegado(a) coloca visto bueno. Paso No 12 Auxiliar Nomina delgado(a). Radica en Libro Control, deshoja documentacin y al archivo. Documentacin para trmite de pago.

3.4 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y TRAMITE DE INTERESES A LAS CESANTIAS (TRABAJADORES OFICIALES Paso No 1 Auxiliar Nomina delegado(a). Revisa cada carpeta de funcionarios y elabora manualmente liquidacin de intereses a las cesantas en borrador individualmente. Enva a Oficial de Personal: (0) Formatos de Liquidacin Paso No 2 Jefe Personal delegado(a). Revisa formatos y determina: Paso No 2 Si este bien elaborado ordena sacar los definitivos. Paso No 2b Devolver al Auxiliar Nomina delegado(a) para su correccin si estn mal elaborados. Paso No 3 Auxiliar Nomina delegado. Elabora formatos definitivos para la firma del Jefe de Personal. Radica en Libro Control. (0.2) Formatos de liquidacin Paso No 3 Revisa, verifica la liquidacin y determina: Paso No 3b Si estn bien elaborados y liquidados. Envia a Auxiliar Nomina delegado(a) (0.3) Formatos de liquidacin

Paso No 3c Si estn mal liquidados devolver a jefatura de Personal delegado(a) para su correccin. Paso No 4 Nomina delegado(a). Elabora planilla. Enva a Oficial de Personal: (0-3) Formatos de Liquidacin (0-3) Planilla Paso No 5 Jefe de Personal delegado(a). Firma la planilla y radica en Libro Control. Enva a Alcalde: (0-3) Formatos de Liquidacin (0-3) Planilla Paso No 6 Alcalde. Cada obrero firma formatos y plantilla, una vez firmados, firma y radica en Libro Control. Enva Auxiliar Nomina delegado(a) (0-3) Formatos de liquidacin (0-9) Planilla Paso No 7 Auxiliar Nomina delgado(a). Elabora orden de pago, radica en Libro Control y deshoja copia para archivo. Continua tramite para pago.

3.5 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y TRAMITE DE SUBSIDIO DE ESCOLARIDAD (TRABAJADORES OFICIALES) Paso No 1 Funcionarios. Envan al Oficial de Personal. (0) Certificados de escolaridad (0) Solicitud

Paso No 2 Jefe de personal encargado. Verifica documentos Envia Auxiliar Nomina delegado(a) (0) Certificado de escolaridad (0) Solicitud Paso No 3 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora Nomina de subsidio. Envia a Jefe de personal delegado(a): (0.4) Nomina subsidio Paso No 4 Jefe de Personal delegado(a). Verifica nomina y determina: Paso No 4 Si estn bien elaboradas, firma y radica en Libro Control. Enva a Alcalde: (0-3) Nomina de subsidio Paso No 4b Si esta mal elaborada devolver al Auxiliar Nomina delegado(a). Paso No 5 Secretarios de despachos. Suministra nomina para que funcionarios firmen y posteriormente firme el jefe y radica en Libro Control. Envia a Auxiliar Liquidador: (0-3) Nomina de subsidio Paso No 6 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora la orden de pago, se registra en el Libro Control y deshoja copia para el archivo. (0.2) Nomina de subsidio

Paso No 6 Analiza y revisa liquidacin de nomina y la envan al Jefe de Personal delegado(a) para que la corrija si hay errores o continu el tramite para pago.

3.7 ELABORACION Y TRMITE DE AUXILIO FUNERARIO O MATERNIDAD (TRABAJADORES OFICILIALES) Paso No 1 Funcionario, Enva Jefe de Personal delegado (a): (0) Certificado (0) Solicitud Paso No 3 Auxiliar de Nomina Delegado (a). Elaborara resolucin y Orden de Pago y radica en Libro Control. Enva a Oficial Correspondencia Alcalda: (0-4) Resolucin (0-5) Orden de Pago Paso No 5 Alcalde. Firma resolucin con Secretaria General Y notifican al funcionario Enva a Oficial Correspondencia Alcalda: (0-4) Resolucin (0-5) Orden de Pago Paso No 6 Secretaria Alcalda. Coloca sellos y radica en Libro Control. Enva Auxiliar Liquidador: (0-4) Resolucin (0-5) Orden de pago Paso No 7 Auxiliar Nomina delegado (a). Radica en libro control, archiva copia de cada documento y dos (2) de las resolucin y dems documentacin, continua tramite para pago.

4. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD O DELEGACIN Son responsables los empleados del Municipio de Nario, relacionados con los diferentes procedimientos, del cumplimiento de las funciones sealadas, de la integridad de los documentos que conforman las operaciones de seleccin, contratacin, pago de nomina y dems prestaciones sociales hasta su retiro y los dems aspectos detallados a continuacin:

4.1 Del proceso de seleccin y calificacin de servicios 4.1.1 Comit asesor. En elaborar el proyecto de convocatoria, para el concurso del proceso de seleccin; vigilar que el concurso se realice de acuerdo a lo establecido en la convocatoria y elaborar y firmar el acta del concurso (Art. 7 Dec. 256 de 1994) 4.1.2 Alcalde y Secretario General o sus delegados. De la convocatoria para el concurso en el proceso de seleccin de quien debern enviar copia a la respectiva Comisin del Servicio Civil para su registro y control. Emitir resoluciones cuando el concuerdo debe ser declarado desierto y en las que se encuentre la lista de elegibles para los empleos objeto del concurso. 4.1.3 El Jefe de Personal y sus funcionarios en los siguientes parmetros: 4.1.3.1 El reclutamiento y las inscripciones para los concursos en el proceso de seleccin al igual que los formularios de inscripcin que para este efecto distribuya el Municipio. 4.1.3.2 Verificar que los aspirantes acrediten los requisitos mnimos sealados en la respectiva convocatoria. 4.1.3.3 De elaborar y publicar la lista de aspirantes admitidos y rechazados indicando en este ultimo caso los motivos. 4.1.3.4 De resolver en definitiva las reclamaciones formuladas por los aspirantes rechazados a participar en los concursos.

4.1.3.5 De solicitar la inscripcin del empleado ante la comisin de servicio civil en donde conste bajo la gravedad de juramento, que el empleado participo en un concurso abierto, figuraba en los tres (3) primeros puestos de la lista de elegibles al momento del nombramiento del periodo de prueba, y obtuvo calificacin de servicio satisfactoria para dicho periodo. 4.1.3.6 Enviar a la Comisin de Servicio Civil al empleado inscrito en la carrera administrativa que cambie de empleo por ascenso, traslado o incorporacin, le ser actualizada su inscripcin en el escalafn un formulario que se establezca para ello. 4.1.3.7 Enviar a la Comisin de Servicio civil dentro de los cinco (5) primeros das hbiles de cada mes una relacin detallada de las novedades de personal, ocurridas en el mes inmediatamente anterior. 4.1.3.8 De velar por la oportuna y adecuada aplicacin del sistema de calificacin de servicios, para tal efecto deber: a) Informar a los calificadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia. b) Suministrar oportunamente los formularios y dems apoyos necesarios para proceder a las calificaciones y evaluaciones. c) Velar porque las calificaciones y las evaluaciones se produzcan oportunamente. d) Efectuar los promedios necesarios para obtener la calificacin definitiva y comunicarla al interesado. e) Presentar al Alcalde informe de los resultados obtenidos en la calificacin de servicios. 4.1.3.9 Llevar un archivo con toda la documentacin de todos los concursos que realice el Municipio de Nario. 4.1.4 De los jurados de calificacin. En elaborar un informe firmado de todas las pruebas aplicadas y se de la publicacin de sus resultados en las carteleras de la entidad.

4.1.5 Jefe de Dependencia. De calificar al empleado en el periodo de prueba de acuerdo a lo estipulado en el decreto 256 del 28 de Enero de 1994. Articulo 43 de manera objetiva e imparcial. 4.1.6 La Comisin de Personal. De conceptuar respeto de los proyectos de insubsistencia motivada por calificacin insatisfactoria de los empleados. 4.2 De nomina y prestaciones sociales Auxiliares Liquidadores. De llevar y actualizar el reporte de novedades de personal as como de liquidar los salarios de activos y pensionados, y cotejar contra las hojas de vida en el caso de retiro de personal cuando se produzcan en el Municipio de Nario. 4.2.2 Jefe de Dependencia: a) De verificar que los funcionarios que laboren a su cargo firmen con su respectivo nmero de identificacin las nominas correspondientes por las diferentes erogaciones salariales y prestacionales. b) Autorizar Vacaciones c) Autorizar permisos 4.2.3 Jefe de Dependencia (Autocontrol). De verificar el correcto diligenciamiento, liquidacin y cumplimiento de los requisitos legales y proced mentales en las diferentes situaciones laborales. De verificar que todas las liquidaciones lleven solo los documentos descritos en la operaciones. De efectuar los cruces de informacin y confirmaciones necesarias para establecer la legalidad y veracidad de las diferentes operaciones de personal. 4.2.4 Jefe de Personal. De verificar la preparacin de nominas de sueldos y prestaciones sociales y firmar las resoluciones emanadas de la Alcalda en lo que respeta a los diferentes actos administrativos de personal. 4.2.5 El Alcalde. De expedir y firmar las resoluciones de las diferentes situaciones administrativas del personal del, Municipio de Nario.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL INTERNO 5.1 Las funciones de la Jefatura de Personal deben estar centralizadas en un solo departamento y bajo un funcionario responsable, segn lo estipule su manual de funciones y procedimientos. 5.2 en le proceso de seleccin y calificacin de servicios solo intervendrn los funcionarios responsables denominados para tal fin. 5.3 El funcionario responsable de calificar y el del empleado que deba solicitar la calificacin en casos de periodos de prueba y en carrera administrativa sern sancionados disciplinariamente lo previsto en el Articulo 43 y 60 del Decreto 256 de Enero respectivamente, y de sus posibles modificaciones de que sea objeto posteriormente. 5.4 La revisin selectiva efectuada al proceso de seleccin, nomina y tramite de las diferentes prestaciones sociales por la oficina de Control Interno y de Gestin se podr efectuar durante cualquier paso de los presentes procedimientos o en forma posterior a los mismos entendindose esta labor como una prueba de Auditoria que no involucra responsabilidad ni autoridad administrativa. La responsabilidad la asume cada funcionario participe de acuerdo con las funciones sealadas en el presente manual de control interno. 5.5 No se efectuara de prestaciones sociales y de resoluciones por separado. 5.6 Ningn funcionario del Municipio de Nario excepto los sealados en el presente procedimiento y de conformidad con el mismo podr portar documentos relacionados con el mismo. 5.7 Ningn funcionario del Municipio de Nario podr efectuar gestiones personales tendientes a acelerar los trmites ante los responsables del presente procedimiento en cuanto a liquidacin de prestaciones sociales. 5.8 Los funcionarios participes en el procedimiento de seleccin, contratacin, liquidacin de nomina y prestaciones sociales debern mantener sus sellos bajo llave.

5.9 Toda devolucin de una liquidacin de nomina o prestaciones sociales debida a anomalas, inconsistencia y/o errores imputables a un funcionario de personal se le notificara a los Asesores de Cuenta mediante memorando para que corrija el respectivo inconveniente. 5.10 Los funcionarios partcipes en el procedimiento de liquidacin de nomina y dems prestaciones sociales respondern disciplinariamente y administrativamente, segn el caso por la perdida, adulteracin e integridad fsica de los documentos que integran el mencionado procedimiento. 5.11 Los funcionarios participes en el presente procedimiento debern ejecutar sus funciones conforme a el orden y oportunidad descritos, no se podr bajo ninguna circunstancia obviar pasos o realizarlos en secuencia distinta.