Informe de Conciliacin Bancaria

Nombre del Proyecto: Modulo de Conciliacin Bancaria Departamento: DITIC Unidad: Desarrollo de Sistemas Producto: Manejo de las Conciliaciones Bancarias de la UTP

Preparado Por:
Propietario del documento Ing. Mary Montemayor Rol del proyecto

Control de Versin de Informe de Avance

Versin Fecha Autor Mary Montemayor Descripcin de los Cambios

1.0

14/03/10

Creacin del Documento

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO......................................................................2 DEFINICIONES..................................................................................3

CONCEPTOS GENERALES DE LA CONCILIACION........................................................3 FORMATO DE LA CONCILIACION...............................................................................3 1.2.1SEGUN LIBROS (VER FIGURA 1)...................................................................3 1.2.2 SEGUN BANCO (VER FIGURA 2)...................................................................5

DEFINICIONES CONCEPTOS GENERALES DE LA CONCILIACION

La conciliacin bancaria es la relacin o reconciliacin que se hace entre los registros del efectivo de los libros de la empresa y los registros del banco mediante el estado de cuenta bancario, derivada esta relacin, en gran parte, por la diferencia de importes que muestran los libros y estado de ambas entidades respectivamente, estando sin embargo ambos montos correctos. Entre las partidas comunes que ocasionan las mencionadas diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa, tenemos:

FORMATO DE LA CONCILIACION

Figura1

1.2.1SEGUN LIBROS (VER FIGURA 1)

A. Saldo en Libros al ___ de ____________ de 19__: Es el saldo en libros al final del mes o periodo anterior al de la conciliacin bancaria.

B. Aumentos en Libros: 1. Depsitos del mes: Corresponde al total de los depsitos o dineros registrados en libros durante el mes o periodo que abarca la conciliacin, siendo estos anotados por el lado dbito de la respectiva cuenta de banco. 2. Notas de Crdito registradas: Comprende el total de las notas de crdito registradas durante el mes o periodo que abarca la conciliacin, anotndose stas en libros por el lado dbito de la cuenta de banco respectiva, mediante registros de comprobante de diario. 3. Reintegro de Cheques anulados: Corresponde al total de los registros de reintegro de cheques anulados de meses anteriores hechos durante el mes o periodo que abarca la conciliacin. Estas anotaciones se hacen por el lado dbito de la respectiva cuenta de banco, mediante comprobante de diario. 4. Otros aumentos en Libros: Es el total del resto de los registros realizados durante el mes o periodo por el lado dbito de la respectiva cuenta de banco, casi siempre hechos mediante comprobante de ajuste. Generalmente contempla los registros por correcciones que se hacen en los libros por registros previos mal hechos. Estos registros pueden darse por correcciones hechas a depsitos y notas de crdito registrados de menos, y por cheques o notas de dbito registradas de ms. Se incluir tambin cualquier otro registro dbito, independientemente del tipo de documento, no contemplado en los tres renglones anteriores. Total de aumentos en Libros: Es la suma de los renglones desde Depsitos del mes (punto B.1) hasta el de otros aumentos en Libros (punto B.4). Total disponible en el mes: Es la suma de los renglones de saldo en Libros al... (mes anterior) (punto A) y el de total de aumentos en Libros. C. Disminuciones en Libros: 1. Cheques girados del mes: Es el total de los cheques girados durante el mes o periodo que abarca la conciliacin, siendo estos anotados por el lado crdito de la respectiva cuenta de banco. Aqu se deduce o no se contempla los cheques que hayan sido girados y anulados durante el mes o periodo que abarca la conciliacin, debiendo aparecer para efecto de la misma, como cheques anulados. 2. Notas de Dbito registradas: Comprende el total de las notas de dbito registradas durante el mes o periodo que abarca la conciliacin, anotndose stas en libros por el lado crdito de la cuenta de banco respectiva, mediante registros de comprobante de diario. 3. Otras disminuciones en Libros: Es el total del resto de los registros realizados durante el mes o periodo por el lado crdito de la respectiva cuenta de banco, casi siempre hechos mediante comprobante de ajuste. Generalmente contempla los registros por correcciones que se hacen en los libros por registros previos mal hechos. Estos registros pueden darse por correcciones hechas a cheques y notas de dbito registrados de

menos, y por depsitos o notas de crdito registradas de ms. Se incluir tambin cualquier otro registro crdito, independientemente del tipo de documento, no contemplado en los dos renglones anteriores. Total de disminuciones en Libros: Es la suma de los renglones desde Cheques girados del mes (punto C.1) hasta el de otras disminucionesen Libros (punto C.3). Saldo segn Libros al... (mes conciliado): Es la diferencia entre los renglones de total disponible en el mes menos el de total de disminuciones.

Figura 2

1.2.2 SEGUN BANCO (VER FIGURA 2)

D. Saldo en Banco al..: Es el saldo del estado de cuenta bancario al ltimo da; es decir, al final de corte de mes. E. Aumentos en Banco: 1. Depsitos en trnsito: Son los depsitos que aparecen registrados en los libros pero que no han sido aceptados o recibidos por el banco a la fecha. Deber deducirse los depsitos en trnsito del mes o meses anteriores que el banco reciba en el mes o periodo corriente o mes o periodo tratado. Estos depsitos se determinan comparando los depsitos o ingresos al banco registrados en los libros, incluyendo los depsitos en trnsito de meses anteriores, con los que recibe el banco durante el mes o periodo segn el estado de cuenta bancario.

2.

Notas de Dbitos no registradas en Libros: Son las notas de dbito que aparecen en el estado de cuenta bancario, que son procedentes o para registros vlidos, y que por diversas razones no se han registrados en los libros a la fecha o mes de la conciliacin. Cuando el banco a veces emite notas de dbito para hacer correcciones a registros errados durante el mes, stas ni los registros que las originan se consideran en la conciliacin, siempre y cuando ambas acciones se den en el mismo mes. Para determinar estas notas de dbito no registradas ser necesario comparar las que aparezcan en el estado de cuenta y las registradas, incluyendo las que vengan de los meses anteriores como no registradas. 3. Otros aumentos en Banco: Sern cualesquiera otros registros dbitos que aparezcan (no considerados en otros renglones) y que afecten el saldo final del estado de cuenta bancario y que no se hallan registrados en los libros, pudiendo, inclusive, no pertenecer a la empresa, en el caso de que sea error del banco. En el caso de ser registros que nos pertenezcan, debern hacerse los asientos correspondientes, en caso contrario, deber notificarse al banco para que haga las correcciones pertinentes en la cuenta o estado de cuenta respectiva. Tambin se incluyen aqu las diferencias que existan por los depsitos registrados de ms, por tanto recibidos por menos en el banco, y que no se hallan ajustado a la fecha. Adems, las diferencias de los cheques registrados de menos, por tanto pagados por el banco por su monto correcto, que no hayan sido ajustados a la fecha. Igual incidencia, respectivamente a los dos (2) ltimos casos tratados, tendrn las diferencias por los depsitos que hayan sido registrados correctamente pero anotados por menos por el banco, y por los cheques registrados bien pero que el banco los cargue por un monto superior. En ste ltimo caso se notificar al banco y las diferencias se eliminarn con la correccin por parte del banco mediante las notas de crdito, para ambos casos. Para definir los registros dbitos vlidos para este rubro es necesario, luego de haber establecido los registros correspondientes a los cheques (nuestros) pagados por el banco y a las notas de dbito no registradas incluidas en el punto anterior (punto E.2), determinar aquellos que tienen incidencia en el saldo final del estado de cuenta, deducindose aquellos que son correcciones hechas por el banco sobre crditos mal registrados y que se hallan efectuado ambas transacciones dentro del mismo mes. Total de aumentos en Banco: Es la suma de los renglones desde Depsitos en trnsito (punto E.1) hasta el de otros aumentos en Banco (punto E.3). Subtotal: Es la suma de los renglones de Saldo en Banco al. . . y el de total de aumentos en Banco. F. Disminuciones en Banco: 1. Cheques en circulacin: Son los cheques emitidos por la empresa y que no han sido aceptados o cancelados por el banco al mes o periodo de la conciliacin. Estos cheques se determinan comparando los registrados en los libros en la cuenta de banco, incluyendo los que han quedado en circulacin de meses anteriores, con los que paga el banco durante el mes o periodo segn el estado de cuenta bancario.

2. Notas de Crdito no registradas en Libros: Son las notas de crdito que aparecen en el estado de cuenta bancario, que son procedentes o para registros vlidos, y que por diversas razones no se han registrados en los libros a la fecha o mes de la conciliacin. Cuando el banco a veces emite notas de crdito para hacer correcciones a registros errados durante el mes, stas ni los registros que las originan se consideran en la conciliacin, siempre y cuando ambas acciones se den en el mismo mes. Para determinar estas notas de crdito no registradas ser necesario comparar las que aparezcan en el estado de cuenta y las registradas, incluyendo las que vengan de los meses anteriores como no registradas. 3. Depsitos no registrados en Libros: Corresponden a aquellos depsitos que aparecen en el estado de cuenta bancario pero que no han sido registrados en los libros de la empresa. Generalmente esto sucede por efecto de que diferentes entes institucionales hacen depsitos en el mbito nacional y no envan a tiempo la informacin para registrarla dentro del mes correspondiente, o por problemas de una comunicacin efectiva que no se remite la informacin oportunamente para ser asentada en los libros cuando corresponde. A estos depsitos ser necesario, en lo posible, identificarlos ya que debern reconocerse cuando se registren para eliminarlos de este rubro. De ser depsitos que pertenezcan a la empresa, al ser registrados, pasarn a Depsitos del mes (punto B.1) en el mes que se registren; de ser depsitos anotados por error del Banco, se pasarn al rengln de otras disminuciones en Banco (punto F.4) y se eliminarn cuando ste haga las correcciones a travs de notas de crdito. Estos depsitos se definen comparando los registrados en libros contra los anotados por el banco en el estado de cuenta bancario. 4. Otras disminuciones en Banco: Sern cualesquiera otros registros crditos que aparezcan (no considerados en otros renglones) y que afecten el saldo final del estado de cuenta bancario y que no se hallan registrados en los libros, pudiendo, inclusive, no pertenecer a la empresa, en el caso de que sea error del banco. En el caso de ser registros que nos pertenezcan, debern hacerse los asientos correspondientes, en caso contrario, deber notificarse al banco para que haga las correcciones pertinentes en la cuenta o estado de cuenta respectiva. Tambin se incluyen aqu las diferencias que existan por los depsitos registrados de menos, por tanto recibidos por ms en el banco, y que no se hallan ajustado a la fecha. Adems, las diferencias de los cheques registrados de ms, por tanto pagados por el banco por su monto correcto, que no hayan sido ajustados a la fecha. Igual incidencia, respectivamente a los dos (2) ltimos casos tratados, tendrn las diferencias por los depsitos que hayan sido registrados correctamente pero anotados por ms por el banco, y por los cheques registrados bien pero que el banco los cargue por un monto menor. En ste ltimo caso se notificar al banco y las diferencias se eliminarn con la correccin por parte del banco mediante las notas de dbito, para ambos casos. Para definir los registros crditos vlidos para este rubro es necesario, luego de haber establecido los registros correspondientes a los depsitos (nuestros) recibidos por el banco, las notas de crdito no registradas incluidas en punto anterior (punto F.2) y los depsitos no registrados en libros del punto precedente

(punto F.3), determinar aquellos que tienen incidencia en el saldo final del estado de cuenta, deducindose aquellos que son correcciones hechas por el banco sobre dbitos mal registrados y que se hallan efectuado ambas transacciones dentro del mismo mes. Para este rengln se generar el Anexo 12, descrito ms adelante. Total de disminuciones en Banco: Es la suma de los renglones desde Cheques en circulacin (punto F.1) hasta el de otras disminuciones en Banco (punto F.4). Saldo en Banco conciliado al: Es la diferencia del rengln de subtotal menos el rengln de total de disminuciones en Banco.