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Guide de mise en place dun systme dinformation

III-Logiciel :
La mise en uvre dun progiciel de gestion intgr implique dimportants changements. Il est donc normal que lon passe un certain temps planifier le projet. Ainsi, les organisations pouvant comptes sur des ressources dexprience en la matire devront prvoir de dix quinze semaines de travail.

Quels critres et priorit de mise en uvre ?


a consiste dterminer les besoins et tablir les priorits. titre dexemple, on doit valuer limportance de chaque secteur de lorganisation afin de pondrer lattention accorde chacun deux dans le choix du progiciel et dans le cadre du projet en gnral. Selon le contexte propre lentreprise, on choisira de privilgier la production au dtriment des finances, la commercialisation par rapport la prise de commandes, etc. Pour chaque secteur, on devra dfinir les critres essentiels la bonne marche des affaires. On devra aussi penser des facteurs comme la langue dusage. Une entreprise exploitant des succursales ltranger voudra un progiciel multilingue, capable de prendre en charge lexploitation de plusieurs entits commerciales et de traiter plusieurs devises. Ce choix limine demble un certain nombre de produits.

Comment budgter un projet ERP ?

Le budget ncessaire limplmentation dun ERP dpend du nombre futur dutilisateurs du progiciel et du nombre de modules que vous souhaitez implmenter. Quel les diffrents postes de cots sans ?

Quel est le cot des infrastructures et du matriel (serveurs dans le cas du choix dune architecture client/serveur, salle rfrigre pour les serveurs, ) ? Quel est le cot des licences du progiciel ? Le cot des ressources humaines extrieures (consulting) : combien de consultants ERP avez*vous besoin et pendant combien de temps ? Combien de consultants fonctionnels et techniques (qui ne sont pas tout fait au mme tarif journalier). Faites un Appel dOffre et tudiez les diffrentes propositions des cabinets de conseil/SSII.

Le cot des ressources humaines internes : combien demploys en interne

devront-ils se consacrer au projet ? temps partiel ou temps plein ? On peut aussi tablir votre budget dtaill en dcoupant pralablement le projet ERP en phases et en budgtant chaque phase du projet :

Etudes pralables et/ou dtailles (formalisation des rgles de gestion et description du besoin fonctionnel sous forme de cahier des charges, description des interfaces)

Phase de dveloppements/paramtrages Prparation et ralisation des tests Formation des utilisateurs finaux ( end users ) Bascule de lancien au nouveau systme, contrle de la reprise correcte des donnes

Pour chaque phase, demandez-vous :


Combien de jours et de personnes seront ncessaires pour cette phase ? De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressources internes, externes, ressources matrielles, infrastructures

Aprs la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prvoir les cots de maintenance du progiciel et des montes de version. Cette tche stend normalement sur une priode de quatre six semaines. Tout au long de ltape, il est important de dtailler les besoins critiques, puis de les prsenter la haute direction une fois lexercice termin. Sans lapprobation et lappui des cadres suprieurs, il sera difficile de faire accepter le projet la grandeur de lentreprise et de le faire progresser la cadence prvue.

Quel type de logiciel choisir SI ?


ACHAT DUN SYSTME STANDARD CL-EN-MAIN Avant de choisir un logiciel de systme d'information de gestion, l'institution et la socit de services et d'ingnierie informatique qui fournira l'appui technique doivent dterminer, sur la base d'un examen approfondi, si le logiciel considr peut tre employ avec les mthodes de l'institution, prsentes et futures. MODIFICATION DUN SYSTME EXISTANT De nombreux logiciels sont disponibles sous deux formes : une version standard, qui ne peut tre personnalise que dans la limite des options de configuration offertes par le logiciel, et une version personnalise, dans laquelle le fournisseur incorpore des modules ou des sous-programmes ne figurant pas dans la version standard dont il modifie les sous-programmes ou en insre de nouveaux selon les spcifications du client. LABORATION DUN SYSTME PERSONNALIS Bien que de nombreuses institutions utilisent des systmes de comptabilit standard, la majorit prfrent se doter d'un systme de gestion de portefeuille personnalis, et ce pour diverses raisons : elles ne trouvent aucun systme qui leur convient sur le march ; elles prfrent avoir un systme totalement adapt leurs oprations
Quel fournisseur retenir?

Lorsque les critres ont t dfinis et approuvs, lquipe de projet aura slectionner

sept ou huit fournisseurs potentiels plus ou moins, selon les circonstances offrant un progiciel qui rpond aux exigences dfinies. On doit tenir compte de tous les facteurs possibles, tels les priorits de lentreprise, le budget dont elle dispose et les contraintes particulires. Le monde de lERP est vaste. On peut facilement perdre pied devant la quantit de choix offerts. Le march comprend une grande diversit de produits gnriques ou spcialiss. Les fonctions offertes avec ces progiciels se comptent par centaines. On comprendra quil est difficile de faire un choix judicieux parmi cette myriade de possibilits. Ltape de lappel doffres durera deux ou trois semaines ou davantage selon la disponibilit des ressources internes. On doit dabord rdiger lappel doffres, puis laisser aux fournisseurs le temps ncessaire llaboration de leur proposition. Enfin, on se rservera une priode de temps pour dcortiquer les offres. Cette dernire tche est particulirement stratgique, car certaines propositions peuvent paratre similaires en ce qui concerne les cots sans pour autant englober les mmes lments. Par exemple, les cots globaux peuvent comprendre ou non la rvision des processus daffaires. Lexprience des membres de lquipe de projet peut faire toute la diffrence cette tape. Normalement, un certain nombre de fournisseurs choisiront de se dsister, faute de temps ou de ressources, ou parce que leur progiciel ne rpond pas entirement aux critres prciss. Il faudra faire un tri afin de conserver les deux ou trois propositions qui prsentent le plus grand potentiel et rpondent efficacement aux besoins identifis.
Dmonstrations

Les fournisseurs retenus auront faire une dmonstration de leur progiciel. cette fin, lquipe de projet leur fournira des directives dtailles afin que la dmonstration soit adapte lentreprise et ses besoins particuliers. Pour ce faire, on remettra aux fournisseurs un script de dmo contenant des donnes inspires du contexte de lentreprise comme des exemples de situations et des numros de pice. On fera en

sorte que la dmonstration suive les critres dfinis dans le cadre de ltude dopportunit. Ces dmarches ont pour but de sassurer que le client reconnaisse ses processus daffaires dans la dmonstration dun systme quil na jamais vu auparavant. Ltape globale stend sur quatre six semaines, question de laisser suffisamment de temps aux fournisseurs pour prparer leur prsentation, puis de les valuer.

Dbut du projet dimplantation?


Une fois le choix de lentreprise arrt, on aurait tort de croire que lon est fin prt pour la mise en uvre du projet dimplantation du progiciel. Il y a encore plusieurs tapes : ngociation de contrat, dfinir le plan de projet en dtail, acquisition des quipements, etc. De plus, la ngociation de contrat implique que les deux parties (et parfois trois : le client, le manufacturier du progiciel et lintgrateur) devront sentendre sur de nombreux dtails, dont les ressources affectes linstallation, laccompagnement et la formation offerts par le fournisseur, la maintenance du progiciel, etc. Avant que tous les dtails soient ficels, il peut scouler plusieurs semaines.

Planning dtaill de mise en uvre du systme, ainsi que le calendrier ?


Combien du temps faut-il-pour laborer et mettre l'essai un logiciel ? Que ce soit en modifiant un programme existant ou en en crant un nouveau. L'installation et le transfert des donnes risquent galement de prendre du temps, si l'institution est de taille importante. prendre du temps, si l'institution est de taille importante. Cette phase comporte plusieurs tapes qui peuvent tre assez longues, mais n'exigent pas ncessairement d'tre accomplies en squence. Il importe donc de les poursuivre en parallle dans la mesure du possible, pour rduire la dure totale du processus. L'ordre, le calendrier et la dure des diffrentes tapes doivent tre prciss dans le plan tabli par l'quipe de projet.

La modification d'un programme existant ou l'laboration d'un logiciel personnalis prend une semaine un an. Il est donc salutaire d'avoir un plan prcis des diffrentes tapes de l'laboration du logiciel, qui offre aux utilisateurs de frquentes occasions de fournir leurs observations en retour.

Quon est- des documents de rfrence ?et des procdures et processus ?


Une fois la conception du systme acheve et son laboration entreprise, il faut commencer prparer tous les documents affrents au systme. Ces documents contribueront largement sa bonne utilisation, en particulier dans les grandes institutions dcentralises ou dans celles qui sont en pleine expansion. Ils serviront aussi le cas chant la formation des nouveaux employs et aideront le personnel grer convenablement des situations nouvelles. ce stade, les documents relatifs aux principes et procdures de l'institution sont rviss de manire incorporer les changements introduits par le nouveau systme, et les documents concernant le systme sont prpars.

Quelles options de Configuration du systme adopter ?


La plupart des logiciels qui sont utiliss par plus d'une institution comportent des options de configuration permettant d'adapter le systme aux besoins des institutions qui l'emploient. Les options de configuration sont gnralement pilotes par menu et accessibles l'administrateur du systme habilit remplir cette fonction. Les options de configuration moins couramment employes sont actives par des codes spciaux entrs. Exemple : pour une institution financire

-Installer la structure du plan comptable ; pour raliser cette opration cruciale, il peut tre ncessaire d'adapter le plan comptable de l'institution au logiciel -Dfinir les produits financiers, qui, chacun, suivent une multitude de rgles (plafonds, planchers, mthodes de calcul des intrts, liaisons entre les comptes, traitement des impays sur crdits). -Etablir des liaisons entre les agences, par exemple, pour leur permettre d'changer et de regrouper leurs informations

Pourquoi mettre le SI lessai ?


Cette phase d'essai a un double objectif. Elle permet, premirement, d'laborer une stratgie pour convertir les donnes ou entrer les donnes initiales pour tous les comptes actifs et, deuximement, d'tudier attentivement le comportement du systme : Le systme tombe-t-il en panne sans raison apparente ? Le rseau fonctionne-t-il convenablement ? Le systme permet-il de corriger les erreurs d'enregistrement des donnes ?

La socit informatique fournit-elle un appui rapide et fiable en cas de panne ?


Les socits qui vendent leurs logiciels dans le monde entier n'auront une quipe technique dans un pays que si le march y est suffisamment important. A dfaut, elles procureront un appui technique par courrier lectronique, tlphone ou tlcopie. Un autre recours pour les institutions utilisant ce type de logiciels internationaux est d'employer un technicien trs comptent ou de conclure un contrat avec une socit locale de conseil informatique susceptible de lui fournir un appui permanent. Le cot de l'appui technique dpend de la stabilit et de la fiabilit du systme ; un systme relativement nouveau qui n'a pas t test de faon approfondie ncessitera un appui beaucoup plus important. En principe, plus l'institution utilisera et connatra son systme d'information de gestion, plus elle sera en mesure de rsoudre les problmes, et moins l'appui technique sera cher. Le cot des rvisions et des modifications requises par suite de l'volution ou de la modification des procdures de l'institution

n'est gnralement pas inclus dans le calcul du cot de cet appui technique. Les socits de services et d'ingnierie informatique facturent aussi les mises niveau du code source ou les modifications apportes au systme pour le personnaliser. Enfin, il est ncessaire de procder des examens rguliers du programme pour que le systme continue bien fonctionner, soit adapt aux principes directeurs et aux procdures de l'institution, et rponde ses besoins d'information et de gestion. Il est recommand de procder ce type d'examen tous les trois ans.

Axe IV : Donnes : Scurisation des donnes ?


Scurisation des changes (Internet - extranet Wifi ...) par le chiffrement des donnes les plus sensibles.

Types de documents runir ?


Principes directeurs et procdures comptabilit Plan comptable
Copies de tous les formulaires comptables (bordereaux, virements, rcpisss,

livrets) Copies de tous les tats financiers les plus rcents

Copies des derniers tats financiers vrifis

Manuel des principes comptables (traitant, entre autres, des intrts courus, des abandons de crances, des obligations fiscales, des actifs improductifs et de la correction des erreurs)

valuation des rapprochements entre grand livre et livres auxiliaires Informations sur les restrictions et les obligations imposes par les bailleurs de

fonds et les organismes de rglementation Principes directeurs et procdures oprations de base Organigramme de l'institution
Diagramme de la circulation de l'information et organigramme fonctionnel Copies de tous les formulaires utiliss pour recueillir des informations sur les

clients et pour analyser, approuver et dcaisser les crdits Principes rgissant la gestion de trsorerie
Procdures pour les oprations bancaires et les oprations par chques

Ordres de paiement et paiement des salaires Procdures concernant les oprations de crdit Procdures concernant les oprations d'pargne Procdures contractuelles Procdures d'attribution de numros aux clients Procdures de contrle interne Description des postes Autorisation des prts

Ordre de paiement mission de chques Tenue de la base de donnes sur les clients Traitement des bordereaux d'entre et de sortie
Situation quotidienne (documents d'entre, oprations traites et trsorerie)

Soldes quotidiens la clture indiqus par les guichetiers et les oprateurs

Compensation quotidienne des comptes d'attente et des lments exceptionnels

Procdures de sauvegarde quotidienne et priodique


Conservation des supports physiques sur lesquels est sauvegard le systme

Conservation des documents traits

Conservation des documents vierges (chques, quittances numrotes)

Rapprochement bancaire

Dispositifs d'accs par mot de passe et annulation du mot de passe

Paramtres du systme
Description de tous les types de comptes de prt et d'pargne Listes

des codes utiliss pour dsigner l'objet des prts, des codes

gographiques et des codes du personnel

Informations dtailles sur le calcul des intrts, des pnalits et des commissions

Modles d'enregistrement des produits des prts et de l'pargne (pour

l'tablissement des calendriers d'amortissement et le calcul des intrts) Exercice comptable

Procdures d'attribution des numros de comptes Structure des dispositifs de scurit et niveaux d'accs

Enjeux juridiques :
Traitement de donnes nominatives sans autorisation Le tlchargement de documents ouvrant droit des poursuites pnales (pdophiles, incitation la haine raciale ) ; La contrefaon : utilisation de copies illicites de logiciels ou duvres protges sans autorisation des ayants droits ;

Obligation de la socit en question :


Lentreprise est soumise la ncessite de veiller l'intgrit, la confidentialit, la disponibilit, et la traabilit de ses informations et de mettre en place les moyens adapts tant dun point de vue technique quorganisationnel (procdures encadrement du comportement humain).