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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLE ET FINANCIERES DE ACTA

_____________
JANVIER 2010

SOMMAIRE
1. 1.1. 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 2.1 La Structuration du manuel de procdures Les objectifs du manuel Le Primtre couvert par le manuel La Formalisation des procdures La Vie du manuel Le Guide d'utilisation du manuel La Revue des procdures Les Procdures administratives

Pages 2
3 4 5 8 9 10 14 15

A B C D E F G H
2.2

Domaine Passation des marchs Domaine Slection et emploi des consultants Domaine Gestion des approvisionnements Domaine Gestion des dpenses Domaine Gestion des contrats Domaine Gestion du personnel Domaine Gestion du courrier professionnel Domaine Gestion des vhicules
Les Procdures Comptables

16 49 76 88 100 109 147 154


157

I J K
2.3

Domaine Travaux darrt de comptes Domaine Gestion des audits Domaine Gestion des Reporting
Les Procdures Financires

158 174 183


186

L M N O

Domaine Procdures Budgtaires Domaine Gestion des immobilisations Domaine Gestion des stocks Domaine Gestion de la trsorerie

187 204 238 246

III-2

Manuel de procdures administratives, comptables et financires STRUCTURATION

1.

Structuration

III-3

Manuel de procdures administratives, comptables et financires REVUE DES PROCEDURES

Procdures administratives, comptables et financires

1.1 OBJECTIFS
Le manuel formalise les principales procdures administratives, financires et comptables qui rgissent le fonctionnement de lACTA. Elle a pour objectifs de : fournir un cadre formel dexcution de lensemble des oprations, garantir un contrle interne fiable, accrotre la productivit du personnel par : la scurisation des traitements confis aux agents, loptimisation des flux dinformations au sein de lACTA, une automatisation accrue des traitements manuels.

III-4

Manuel de procdures administratives, comptables et financires REVUE DES PROCEDURES

Procdures administratives, comptables et financires

1.2 PERIMETRE COUVERT

Cette partie dcrit le processus de traitement des oprations administratives, comptables et financires de lACTA dans le cadre de lutilisation de la subvention octroye par le Fonds Mondial au Ministre de la Sant. Il comprend les diffrents domaines suivants:

ADM PAM
PAM 01 : PAM 02 : PAM 03 : PAM 04 : PAM 05 :

PROCEDURES ADMINISTRATIVES Passation des marchs


appel doffres international appel d'offres national consultation de fournisseurs lchelon national et international entente directe march de petits travaux

SEC
SEC 01 : SEC 02 : SEC 03 : SEC 04 : SEC 05 :

Slection et emploi de consultants


mthode de la qualit technique et du cot slection au moindre cot mthode fonde sur la qualification des consultants slection par entente directe slection de consultants individuels

APP
APP 01 : APP 02 : APP 03 :

Gestion des approvisionnements


approvisionnement de lACTA approvisionnement des entits autres que lACTA approvisionnement interne du personnel de lACTA

DEP
DEP 01 : DEP 02 : DEP 03 :

Gestion des dpenses


traitement des factures gestion du carburant menues dpenses par caisse

GEC

Gestion des contrats


III-5

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Procdures administratives, comptables et financires

GEC 01 : GEC 02 :

contrats de fournitures contrats de prestation de services

GPE
GPE 01 : GPE 02 : GPE 03 : GPE 04 : GPE 05 : GPE 06 : GPE 07 : GPE 08 :

Gestion du personnel
recrutement du personnel de soutien paie du personnel congs et permissions mission valuation du personnel formation dlivrance de document administratif au personnel licenciement

GCP
GCP 01 : GCP 02 :

Gestion du courrier professionnel


courrier-arrive courrier-dpart

GVE CTA ARC


ARC 01 : ARC 02 : ARC 03 : ARC 04 :

Gestion des vhicules PROCEDURES COMPTABLES Travaux darrt de comptes


Prise dinventaire physique valuation des actifs Analyse des soldes Traitement des cut-off

GDA
GDA 01 : GDA 02 :

Gestion des audits


Audits externes Audits internes

RIN FIN BUD

Gestion des reporting PROCEDURES FINANCIERES Procdures budgtaires


III-6

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Procdures administratives, comptables et financires

BUD 01 : BUD 02 : BUD 03 : BUD 04 :

laboration du plan dactivits oprationnelles et budget annuel ramnagements budgtaires : transfert de fonds d'une rubrique une autre dans la mme catgorie ramnagements budgtaires : transfert de fonds d'une catgorie une autre contrle des engagements et suivi budgtaire

IMM
IMM 01 : IMM 02 : IMM 03 : IMM 04 : IMM 05 : IMM 06 : IMM 07 :

Gestion des immobilisations


entre dans le patrimoine de lACTA des immobilisations en usage lACTA entre dans le patrimoine de lACTA des immobilisations en usage dans des entits diffrentes de lACTA entretiens priodiques des immobilisations rparations des immobilisations mise au rebut sortie/cession dimmobilisations en usage lACTA du patrimoine de lACTA sortie/cession dimmobilisations en usage dans des entits autres que lACTA du patrimoine de lACTA

GST
GST 01 : GST 02 :

Gestion des stocks


constitution des stocks suivi et contrle des stocks

TRE
TRE 01 : TRE 02 : TRE 03 : TRE 04 : TRE 05 : TRE 06 : TRE 07 : TRE 08 : TRE 09 : TRE 10 : TRE 11 :

Gestion de la Trsorerie
approvisionnement du compte spcial sur demande de dcaissement de fonds paiement des factures sur les comptes du Projet approvisionnement des sous comptes sur justification de l'utilisation des fonds approvisionnement des comptes des bnficiaires secondaires et sous bnficiaires dans le cadre de la ralisation des sous projets paiement direct des factures par le Fonds Mondial paiement des salaires traitement des avis de paiement reus du bailleur de fonds rapprochements bancaires approvisionnement de la caisse sortie de caisse inventaire de caisse

III-7

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Procdures administratives, comptables et financires

1.2 FORMALISATION DES PROCEDURES

La conception de cette partie s'appuie sur le cadre organique de lACTA. La description des procdures se structure de la manire suivante : une partie introduction prcisant : les objectifs viss ; les rgles de gestion qui gouvernent le processus ; les limites et interfaces ventuelles.

une partie description dtaille prcisant : chacune des tapes de la procdure :

pour chaque tape, une description dtaille reprenant le numro de ltape ; chacun des intervenants ; pour chaque intervenant les contrles exercs et les tches excutes ; pour chaque tape, la liste des documents utiliss.

1.3 VIE DE LA 3me PARTIE DU MANUEL


Cette partie est bien entendue destine tre mis jour au fur et mesure de lvolution du cadre structurel et des changements intervenants dans le processus de traitement des oprations au sein de lACTA
III-8

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Procdures administratives, comptables et financires

La mise jour des procdures incombe en premier lieu lACTA qui est le tmoin privilgi de limpact de lvolution de lenvironnement sur ses mthodes de travail. Toutefois, le concours de tout intervenant ou de toute personne partenaire de lACTA est vivement encourag. Toute modification des procdures administratives, comptables et financires y compris la passation des marchs doit tre soumise lavis de non-objection du Conseil dAdministration de ACTA.

III-9

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Procdures administratives, comptables et financires

1.4 GUIDE D'UTILISATION


A quoi sert une procdure ? Elle sert dcrire ce qui se fait afin : de connatre ce qui se fait ; de faire connatre ce qui se fait ; damliorer ce qui se fait.

Quand doit-on utiliser une procdure ? Lorsquil y a une affectation un nouveau poste ; Lorsquil y a un remplacement un poste ; Lorsque lon a oubli ce quil faut faire ; Lorsque lon ne sait pas ce quil faut faire ; Lorsque lon doit rgler un problme ; Lorsque lon nest pas daccord sur ce quil y a faire.

Pourquoi utiliser une procdure ? Parce quelle offre un cadre de justification des dcisions dun agent, avec comme consquence la possibilit : de faire confiance aux informations reues ou agents les ayant fournies, la procdure servant de gage ; de prendre des initiatives, la procdure servant de justificatif posteriori ; de sanctionner avec objectivit ; de rclamer avec objectivit.

Qui vrifie que le travail est effectu selon les procdures ? Soi-mme ; Le responsable hirarchique ;

III-10

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Procdures administratives, comptables et financires

Occasionnellement les Auditeurs internes ou externes et missions de supervision des bailleurs de fonds.

III-11

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Procdures administratives, comptables et financires

Comment seffectue cette vrification ? En comparant : Ce qui est fait par rapport ce qui est crit ; Ce qui nest pas fait par rapport ce qui est crit ; Ce que lon aurait d faire par rapport ce qui est crit.

Que doit-on faire si la procdure est diffrente de la pratique habituelle ? En discuter avec la coordination, il se peut que : La procdure crite doive tre rvise pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ; La coordination dsire que lon procde diffremment.

Que fait le responsable avec les procdures ? Il sen sert pour : dcrire les postes de travail ; contrler la qualit des oprations ; spcifier les amliorations apporter ; valuer la performance des agents.

Est-il possible de modifier une procdure ? Une procdure comprend : les directives qui sont des rgles mises par la coordination. Ces rgles ne peuvent tre changes que par la coordination ; une faon dexcuter ces directives. Il est possible de proposer des amliorations sur cette faon de faire.

III-12

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Procdures administratives, comptables et financires

A quelles questions un manuel de procdures doit-il nous permettre de rpondre ? O se situe la procdure ? O trouve-t-on ces procdures dans le projet ? A quelle tape de la procdure sommes-nous ? De quel type de procdure sagit-il ? Quand la procdure a-t-elle t rdige ? Qui intervient dans la procdure ? A quel groupe de tche est affect un agent ? Que doit concrtement faire cet agent ? Comment doit-il le faire ? De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ? A quelles autres procdures doit-il se rfrer ?

Comment lire les procdures ? Len-tte indique les rfrences de la procdure dans laquelle on se situe. O ?

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ACTA
PAM PASSATION DES MARCHES

III-13

Manuel de procdures administratives, comptables et financires REVUE DES PROCEDURES

Procdures administratives, comptables et financires

La description de la procdure

Quand ?

Qui ?

Quoi ?

ETAPES

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TCHES

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Responsable de Cellule

Expressions des besoins Identifie les besoins, les dtails techniques et les Etats de recenseent des quantits de biens acqurir ; biens acqurir Les transmet au Spcialiste Passation de Marchs

Comment ?

Avec quels moyens ?

III-14

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Procdures administratives, comptables et financires

2. Revue des procdures

III-15

Manuel de procdures administratives, comptables et financires ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES Procdures administratives, comptables et financires

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

III-16

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires Procdures administratives, comptables et financires

PAM PASSATION DES MARCHES

DOMAINE PASSATION DES MARCHES

III-17

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM PASSATION DES MARCHES

Procdures administratives, comptables et financires

Cot Estimatif Montant allou Mthode Cot Estimatif (CE) (CE) du contrat Contrats sujets Contrats sujets Catgorie de dans lAccord de Types dans la de N du contrat passer passer examen pralable du examen dpenses subvention catgorie de dpense passation (en USD) (en milliers de CA posteriori (en USD) de march FCFA) CE < 5 000 1 Travaux Travaux CE 5 000 CE < 5 000 2 Fournitures Fournitures diverses, Matriels et vhicule CE 5 000 CE < 30 000 CE 30 000 CE 15 000 CE < 15 000 CE 15 000 CE < 50 000 CE 50 000 AON/AOI CFEI /CFEN AON AOI Tous Les trois premiers marchs et tous les marchs passs sous AOI Tous CE < 15 000 CFEI /CFEN Trois premiers marchs Tous

Tous

AON : AOI : CFEI/CFEN :

Appel doffres national Appel doffres international Consultation de Fournisseurs lEchelon International / National

III-18

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires Procdures administratives, comptables et financires

PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

PA M 0 1

APPEL D'OFFRES INTERNATIONAL

Date d'dition : 25.01.10

III-19

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, Manuel de procdures administratives, comptables et financires comptables et financires Procdures Procdures administratives, comptables et administratives, comptables et financires financires

PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter lensemble des oprations lies la passation de marchs de fournitures dun montant suprieur ou gal au seuil de la revue priori de 15 000 USD.

REGLES DE GESTION Toute passation de march par Appel dOffres International est soumise lexamen pralable du CA. Toute acquisition de biens effectue suivant la procdure dAppel dOffres International doit au pralable faire lobjet dune publication dans au moins un journal de large diffusion. Les candidats ayant manifest leur intrt la suite de la publication de lappel doffre doivent tre enregistrs dans un fichier de rponse. Une liste de retrait des dossiers doit tre remplie chaque retrait de dossier avec mention du nom du candidat et dcharge sur la liste. Les dossiers dappel doffres prpars par le Secrtaire Excutif doivent tre valids par le CA avant la publication de lavis dappel doffres. La Commission des marchs charge de louverture des plis est prside par le Prsident du Conseil de ACTA. Elle est compose comme suit : le Secrtaire Excutif de lACTA ; le charg des Programmes ; le comptable.

le charg de Communication La Commission technique charge de l'analyse des offres (Commission dAnalyse des offres (CAO)) comprend au minimum les personnes suivantes : les membres du conseil de lACTA ; un reprsentant du Bnficiaire secondaire concern ; le Secrtaire Excutif ; lauditeur de lACTA

Les membres qui sigent dans la Commission des marchs (CM) ne peuvent se retrouver dans la Commission dAnalyse des Offres (CAO), et vice versa.

Date d'dition : 25.01.10

III-20

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PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Expressions des besoins Validation des besoins Prparation du dossier dappel doffres (DAO) Validation du dossier dappel doffres (DAO) Signature de lavis dappel doffres (AAO) Publication de lavis dappel doffres Rception des offres Ouverture des offres valuation des offres Validation de lvaluation des offres Signature du march Ventilation du march Notification des rsultats de lappel doffres

Date d'dition : 25.01.10

III-21

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PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

Etapes 1

Intervenants

Description des tches Expressions des besoins

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable du bnficiaire du bien

Identifie les besoins, les dtails techniques et les Etats de recensement des quantits de biens ou services; biens acqurir Les transmet au Secrtaire Excutif.

2 Commission en passation de marchs

Validation des besoins Examine les besoins et vrifie qu'ils sont prvus dans le plan de passation des marchs de l'anne en cours ; S'assure de la budgtisation des biens acqurir ; Renvoie les dossiers non ligibles lmetteur en indiquant les motifs du rejet.

3 Charg des passations des marchs

Prparation du dossier dappel doffres Prpare le projet de dossier dappel doffres (DAO) Projet de DAO conformment aux dossiers types des marchs publics (Avis dappel doffres, instructions, modle doffres, modle de march, cahier des clauses gnrales et des clauses particulires, liste des fournitures, etc.) ; Joint au projet de DAO, ltat de consommation du budget et le plan de passation des marchs et soumet lensemble lapprciation du Responsable Finance et Comptabilit (RFC). RFC Analyse le projet dappel doffres ; Au besoin, ncessaires. fait procder aux modifications

Transmet le DAO au coordonnateur 4 Secrtaire Excutif LFA

Validation du Dossier d'Appel d'Offre (DAO) Prpare une lettre de transmission du DAO au CA ; Transmet la lettre et le DAO au CA. Approuve et valide le DAO ; Transmet lensemble du dossier au CA. Lettre de transmission DAO DAO valid

Date d'dition : 25.01.10

III-22

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PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

Date d'dition : 25.01.10

III-23

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PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

Etapes 5

Intervenants Secrtaire Excutif Coordonnateur

Description des tches Signature de lAvis dAppel dOffres (AAO)

DOCUMENTS OU INTERFACE

A la rception du DAO valid, signe lAvis dAppel DAO dOffres ; Adresse un exemplaire du DAO lExpert en passation des marchs pour enregistrement et publication.

6 Charg des passations de marchs 7 Charg des passations de marchs (EPM)

Publication de lavis dappel doffres Publie lavis dappel doffres dans des organes de Avis dAppel dOffres presse nationaux et internationaux et sur un site Web. Rception des offres Centralise les offres des soumissionnaires et les Offres des enregistre la liste de rception des offres ; soumissionnaires Transmet, la date limite de dpt des offres, toutes Registre de transmission les offres la Commission des Marchs. Ouverture des offres Commission des Marchs (CM) Secrtaire Excutif Procde louverture des plis ; Offres des Vrifie que les diffrentes offres ont t faites soumissionnaires conformment au dossier dappel doffres. Rdige le procs-verbal (PV) douverture des offres et PV douverture des offres le fait signer par chacun des membres prsents louverture des plis ; Remet une copie du PV douverture chaque participant louverture des plis. ; Conserve un exemplaire du PV douverture des offres ; Transmet les offres la Commission danalyse pour valuation.

Registre de transmission

9 Commission danalyse (CA)

valuation des offres value les offres reues conformment au DAO Offres

Rdige le rapport danalyse des offres et le fait signer Rapport danalyse par chacun des membres de la commission Transmet le rapport danalyse sign la Commission des marchs. Date d'dition : 25.01.10

III-24

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PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

Etapes 10

Intervenants

Description des tches Validation de lvaluation des offres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des marchs (CM) Secrtaire Excutif

Examine le rapport de la Commission danalyse pour Rapport dvaluation des validation ou modification ventuelle apporter ; offres En cas de validation, rdige le procs-verbal de Validation du rapport dvaluation des offres et le fait signer par les membres de la commission ; Rdige une lettre de transmission du rapport dvaluation des offres et la fait signer par le Prsident de la commission des marchs.

Secrtaire Excutif

Commission des marchs (CM)

Transmet les lments suivants au CA pour avis de Demande davis de non non-objection : objection - la lettre de transmission, - le procs-verbal de la sance publique douverture des plis, - le rapport de la Commission danalyse, - le procs-verbal de la Commission des marchs. Si lapprobation du LFA nest pas obtenue, se runit pour trouver les solutions appropries.

Date d'dition : 25.01.10

III-25

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires Procdures administratives, comptables et financires

PAM 01 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

Etapes
11

Intervenants

Description des tches


Signature du march

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Commission des marchs Secrtaire Excutif 12 Charg des passations de marchs

Aprs lobtention de lavis dattribution du CA DAO valid sur lattribution du march, transmet le DAO contenant le projet de march la Commission des marchs. Invite ladjudicataire signer le projet de march Contrat de march contenu dans le dossier dappel doffres. Signent le contrat de march. Ventilation du march Adresse un exemplaire du march approuv : au bnficiaire du bien au CA aux membres de lACTA. le dossier Contrat de march Contrat de march

Conserve un exemplaire dans march en cours dexcution 13 Charg des passations de marchs

Notification des rsultats de lappel doffres Adresse aux soumissionnaires non retenus une Lettre dinformation lettre dinformation signe par le Secrtaire Excutif, sur le rsultat de lappel doffres.

Date d'dition : 25.01.10

III-26

PAM 02

APPEL D'OFFRES NATIONAL

Date d'dition : 25.01.10

III-27

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 02 APPEL DOFFRES INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter lensemble des oprations lies la passation de marchs de travaux de montants suprieur ou gal 5 000 USD et infrieurs et infrieurs 10 000 USD.

REGLES DE GESTION Les Dossiers dAppel dOffres (DAO) prpars par le Secrtaire Excutif ou le bnficiaire concern et valids par le CA. La Commission des marchs charge de louverture des plis est prside si possible par le prsident du CA. Le Secrtaire Excutif ; le charg des Programmes ; le comptable; le charg de Communication un reprsentant du bnficiaire secondaire pour le cas o lacquisition serait faite au profit dune entit autre que lACTA.

Le Secrtaire de la Commission des marchs (SCM) est dsign par le Prsident de la Commission au cas par cas suivant les marchs examiner. La Commission technique charge de l'analyse des offres (Commission dAnalyse des Marchs : (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes : le Secrtaire Excutif ; le Charg des Programmes ; lauditeur de ACTA

Les contrats passs doivent tre soumis la signature : du Secrtaire Excutif pour les montants infrieurs 5 000 USD ; du Prsident du CA pour les montants suprieurs 5 000 USD.

Date d'dition : 25.01.10

III-28

PAM 03

CONSULTATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

Date d'dition : 25.01.10

III-29

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter lensemble des oprations lies la passation de marchs de : fournitures dont le cot estimatif est infrieur la contre-valeur de 5.000 USD par march ; N.B : a) b) La consultation se fera lchelon national si les fournitures peuvent tre obtenues sur place et si le nombre de fournisseurs qualifis nationaux est suffisant. La consultation se fera lchelon international si les fournitures ne peuvent tre obtenues sur place.

REGLES DE GESTION La demande de cotation doit tre adresse au moins trois (3) fournisseurs. Le bon de commande est vis par le comptable pour attester de la disponibilit de la ligne budgtaire. Un exemplaire du bon de commande doit tre adress au comptable pour la mise jour du budget. Pour les trois premiers marchs dachat de fournitures lon procdera la demande davis de nonobjection du CA tel que dcrit ltape 10 des procdures PAM 01. La Commission des marchs charge de louverture des plis est prside par le Prsident du CA. Elle est compose comme suit : Le Secrtaire Excutif de lACTA ; le Charg des Programmes ; le Charg de Communication; Un reprsentant du bnficiaire secondaire pour le cas o lacquisition serait faite au profit dune entit autre que lACTA.

La Commission technique charge de l'analyse des offres (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes : les membres du CA ; le Secrtaire Excutif; lExpert en passation de marchs (EPM) qui assure le secrtariat de la Commission danalyse (CAM).

Les contrats passs doivent tre soumis la signature : du Secrtaire Excutif pour les montants infrieurs 5000 USD ; du Prsident de la Commission des marchs et du CA pour les montants suprieurs 5 000 USD.

Date d'dition : 25.01.10

III-30

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Expression des besoins Validation des besoins Demande de cotation trois fournisseurs au moins Rception des offres Analyse des offres Validation de lanalyse des offres tablissement du bon de commande Contrle du bon de commande Validation du bon de commande Passation de la commande Mise jour du budget

Date d'dition : 25.01.10

III-31

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Expressions des besoins

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable du bnficiaire du bien

Identifie les besoins, les dtails techniques et les Expression de besoin quantits des biens acqurir. Transmet le dossier au Secrtaire Excutif de lACTA.

2 Expert en passation des marchs (EPM)

Validation des besoins Examine les besoins et vrifie qu'ils sont prvus Expression de besoin au plan de passation des marchs de l'anne en cours. S'assure de la budgtisation des biens acqurir Retourne les dossiers non ligibles au Bnficiaire en indiquant les motifs du rejet ; Elabore le dossier de consultation. Dossier de consultation

3 RFC

Demande de cotation trois fournisseurs au moins Conditions de consultation remplies Procde aux modifications ventuelles. Liste de fournisseurs Prpare une liste dau moins trois fournisseurs choisis de prfrence dans le fichier de fournisseurs agrs ainsi quune lettre dinvitation faire des offres ; Fait valider la liste des fournisseurs retenus et le dossier de consultation par le Coordonnateur ; Envoie les lettres dinvitation aux destinataires aprs en avoir gard copie dans le dossier consultations en cours

Secrtaire Excutif

Date d'dition : 25.01.10

III-32

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Rception des offres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des Marchs SCM

Rceptionne les offres ; Offres Vrifie que les diffrentes offres ont t faites conformment au dossier de consultation ; Rdige le procs-verbal (PV) douverture des Procs-verbal offres et le fait signer par chacun des membres douverture des offres prsents louverture des plis ; Remet une copie du PV douverture chaque participant louverture des plis. ; Transmet les offres et un exemplaire du procsverbal douverture des offres la Commission danalyse et conserve un exemplaire.

5 Commission danalyse

Analyse des offres value les offres reues ; Retient le fournisseur dont loffre rpond le mieux aux critres ci-aprs : SCA Offre value conforme aux caractristiques des biens acqurir ; Offre la moins disante ; Dlai de livraison le plus favorable ; Conditions de rglement les plus favorables. Offres

Rdige un rapport danalyse des offres et le Rapport danalyse des transmet au Secrtaire Excutif. offres

Date d'dition : 25.01.10

III-33

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes 6

Intervenants

Description des tches Validation de lanalyse des offres a) Montant du march infrieur 5.000 USD

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Examine le rapport danalyse au vu des offres reues ; Rapport de Validation de Fait reprendre, le cas chant, lanalyse des offres par lanalyse des offres la Commission danalyse ; En cas dapprobation, tablit le rapport de Validation de lanalyse des offres Transmet le dossier au RFC pour ltablissement du Bon de Commande, conserve une copie du dossier et Registre de transmission transmet une copie du dossier au LFA pour examen et contrle. b)

Commission des marchs

Montant du march suprieur 5.000 USD Examine le rapport danalyse au vu des offres reues ; Rapport de Validation de Fait reprendre, le cas chant, lanalyse des offres par lanalyse des offres la Commission danalyse ; En cas dapprobation, fait tablir le rapport de Validation de lanalyse des offres et le transmet au Secrtaire Excutif.

Secrtaire Excutif

Transmet le Dossier au CA pour avis de non- Dossier de consultation objection dans le cas des trois premiers marchs conformment ltape 10 de la procdure PAM 01 ; A la rception de lavis de non-objection sil y a lieu, transmet au comptable.

7 Comptable

tablissement du bon de commande Prpare le bon de commande en 3 exemplaires ; Vise le Bon de Commande ; Joint au bon de commande, les 3 pro forma et le rapport danalyse et le procs-verbal de la Commission des marchs ; Transmet lensemble au Responsable en Finance et comptabilit (RFC) pour visa. Bon de commande

Date d'dition : 25.01.10

III-34

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
8

Intervenants

Description des tches


Contrle du bon de commande

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Sassure : de lexistence effective du budget et de la trsorerie. que le rapport danalyse est valid, par le Secrtaire Excutif ; que lavis de nonobjection du CA est obtenu dans le cas des trois premiers marchs.

Bon de commande

Si les conditions ci-dessus sont remplies, vise le bon de commande et transmet lensemble du dossier au Secrtaire Excutif ;

Date d'dition : 25.01.10

III-35

ADM/PAM PASSATION DES MARCHES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 03 CONSULATION DE FOURNISSEURS A LECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
9

Intervenants

Description des tches


Validation du bon de commande

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Sassure que le bon de commande est tabli Bon de commande conformment au rapport danalyse et vis par le RFC ; Signe le BC sil est correctement tabli ; dans le cas contraire le fait reprendre ; Retourne le BC sign au Comptable.

10 Comptable

Passation de la commande Envoi les 2 premiers volets au fournisseur Bon de commande retenu ; sign Conserve le dernier volet dans le dossier commandes en cours ; Transmet une copie du BC au RFC pour la mise jour du budget. Mise jour du budget RFC Met le budget jour ; Bon de commande Classe lexemplaire du bon de commande dans le dossier commandes en cours .

11

Date d'dition : 25.01.10

III-36

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTREE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

PAM 04

ENTENTE DIRECTE

Date d'dition : 25.01.10

III-37

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de passation de marchs par entente directe cest--dire sans appel la concurrence (fournisseur ou entrepreneur unique) est mise en uvre dans le cadre du Projet.

REGLES DE GESTION Quelles que soient les raisons qui motivent lusage de la procdure dentente directe, laccord pralable du CA doit tre demand. Un march de fournitures attribu conformment des procdures juges acceptables par le CA peut tre reconduit pour lacquisition de fournitures supplmentaires de nature analogue condition quil soit tabli la satisfaction du CA quun nouvel appel la concurrence napporterait aucun avantage comparatif et que les prix obtenus lors de la reconduction du march sont au moins les mmes ou raisonnables. Le fournisseur initial peut tre reconduit lorsque les achats supplmentaires ont trait du matriel normalis ou des pices dtaches devant tre compatibles avec le matriel dj en service. Dans cette configuration, il faut que le matriel initial donne satisfaction, que dune manire gnrale la quantit des nouvelles fournitures soit infrieure celle des fournitures dj achetes, et que le prix offert soit raisonnable ; il faut en outre avoir tudi les avantages que prsenterait le choix dune autre marque ou dune autre source dapprovisionnement et avoir rejet cette solution pour des raisons juges acceptables par le CA. Le matriel demand fait lobjet de droits exclusifs et ne peut tre fourni que par un seul fabricant. Lentreprise responsable de la conception du procd a besoin dacheter des intrants essentiels un fournisseur particulier pour pouvoir garantir lexcution du march.

Date d'dition : 25.01.10

III-38

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Expression des besoins Validation des besoins Demande de cotation au fournisseur identifi Rception et analyse de loffre Validation de loffre tablissement du bon de commande Visa du bon de commande Signature du bon de commande Passation de la commande Mise jour du budget

Date d'dition : 25.01.10

III-39

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Expression des besoins

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable du bnficiaire du bien

Identifie les dtails techniques et les quantits Expression de besoin des biens acqurir et les transmet au Coordonnateur pour validation. Validation des besoins

2 Expert en passation des marchs (EPM)

Examine les besoins et vrifie qu'ils sont prvus Expression de besoin au plan de passation des marchs de l'anne en cours. S'assure de la budgtisation des biens acqurir Retourne les dossiers non ligibles la Bnficiaire en indiquant les motifs du rejet. Transmet les dossiers ligibles au RFC b) Les Conditions de consultations remplies Fait procder aux modifications ventuelles par le Bnficiaire ; Autorise le dclenchement de la procdure de commande en signant la lettre dinvitation. Fait prparer une lettre dinvitation faire une Lettre dinvitation offre ; Fait envoyer la lettre dinvitation au destinataire aprs en avoir gard copie dans le dossier consultations en cours

RFC Secrtaire Excutif

Date d'dition : 25.01.10

III-40

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Rception et analyse de loffre

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs Commission danalyse SCA

Reoit loffre, lenregistre dans la liste des offres Offre reue reues et le transmet la Commission danalyse. value loffres reue sur la base des besoins Offre reue exprims (spcifications techniques) et du Rapport dvaluation budget disponible ; Rdige le rapport dvaluation, le fait signer par les membres de la Commission pour Validation; Transmet le rapport dvaluation Commission des marchs. la

5 Commission des marchs

Validation de lanalyse de loffre Examine le rapport danalyse au vu de loffre Offre et Rapport reue ; danalyse de loffre Fait reprendre, le cas chant, lanalyse de loffre par la Commission danalyse ; En cas dapprobation, tablit le rapport de Validation de lanalyse de loffre et le transmet au Coordonnateur. Secrtaire Excutif Transmet le Dossier au CA pour avis de non- Rapport danalyse objection dans le cas des trois premiers marchs conformment ltape 10 de la procdure PAM 01 ; A la rception de lavis de non-objection sil y a Avis de non-objection lieu, transmet le dossier au Comptable.

6 Comptable

tablissement du bon de commande A la rception du dossier, prpare le bon de Bon de commande commande en 3 exemplaires ; Joint le bon de commande au dossier ; Transmet lensemble au RFC.

Date d'dition : 25.01.10

III-41

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

PAM 04 ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
7

Intervenants

Description des tches


Visa du bon de commande

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Sassure : de lexistence effective du budget et de la trsorerie. que lavis de non-objection du CA est obtenu dans le cas des trois premiers marchs.

Bon de commande

Si les conditions ci-dessus sont remplies, vise le bon de commande et transmet lensemble du dossier au Secrtaire Excutif ; Dans le cas contraire, retourne le dossier au Responsable bnficiaire avec mention des remarques et observations formules. 8 Secrtaire Excutif Signature du bon de commande Sassure que le bon de commande est tabli Bon de commande conformment au rapport danalyse et vis par le RFC ; Signe le BC sil est correctement tabli ; dans le cas contraire le fait reprendre ; Retourne le BC sign au Comptable.. 9 Comptable Passation de la commande Envoi les 2 premiers volets au fournisseur Bon de commande retenu ; sign Conserve le dernier volet dans le dossier commandes en cours ; Transmet une copie du BC au RFC pour la mise jour du budget. 10 RFC Mise jour du budget Met le budget jour ; Classe lexemplaire du bon de commande dans le dossier commandes en cours . Bon de commande

Date d'dition : 25.01.10

III-42

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SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Date d'dition : 25.01.10

III-43

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SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

3me partie : Manuel de Procdures

Catgorie de dpenses

Montant allou dans Cot Estimatif (CE) du lAccord de Don contrat passer (en USD) (en USD) CE >5 000

Cot Estimatif (CE) du contrat passer (en milliers de FCFA) CE > 50 000 CE < 50 000 Audits techniques et financiers: CE < 50 000 CE < 50 000

Mthode de passation de march SFQTC SFQC SMC ED

C exa

Service de consultants et audits

CE < 5 000 Audits techniques et financiers: CE < 5 000 CE < 5 000

Formation

ED a) Bnficiaires secondaires 3 b) Sous bnficiaires CE < 4 000 CE < 25 000

CI

SFQC : SMC : ED : CI :

Slection Fonde sur la Qualification des Consultants Slection au Moindre Cot Entente Directe Consultation Individuelle

Date d'dition : 25.01.10

III-44

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

SEC 01

METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

Date d'dition : 25.01.10

III-45

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter lensemble des oprations lies lacquisition de services de consultants (socits) dun cot estimatif suprieur la contre-valeur de 5 000 Euro par contrat. Son utilisation est galement recommande, sauf cas spcifiques, pour des montants infrieurs 5000 Euro par contrat. Dans ces cas, lexamen pralable du CA est requis uniquement pour les contrats quivalents ou suprieurs cette somme.

REGLES DE GESTION Tout achat de services avec un consultant selon la mthode de la qualit technique et le cot requiert laccord pralable du CA tant pour la constitution de la liste restreinte que pour le choix dfinitif du consultant. La liste restreinte peut ne comporter que des consultants nationaux (socit), rgulirement tablies dans le pays bnficiaire si le montant du march est infrieur au plafond dfini dans le plan de passation de march de consultant approuv par le CA. La liste restreinte doit tre valide par le CA avant la publication de la demande de propositions. Les demandes de proposition seront envoyes gratuitement aux consultants inscrits sur la liste restreinte. Toutes les offres financires, correspondant aux offres techniques non retenues, doivent tre retournes sans avoir t ouvertes. Si lanalyse des offres reues aboutit un rejet de toutes les propositions reues (appel infructueux), le Secrtaire Excutif doit au pralable notifier les motifs du rejet au CA afin de dterminer avec celui-ci les dcisions prendre. Le terme Bnficiaire utilis tout au long de la description de cette procdure sapplique aussi bien lCA qu toute autre entit bnficiant des fonds du Don pour solliciter les services dun consultant dans le cadre de la ralisation de programme de lutte contre le tabagisme. Les contrats passs doivent tre soumis la signature : du Secrtaire Excutif pour les montants infrieurs 5 000 USD ; du Prsident de la Commission des marchs et du Membre de lAGF pour les montants suprieurs 5 000 USD.

Les modifications apportes au projet de contrat initial doivent tre valides successivement par la Commission des Marchs et le CA avant la signature du contrat. A lissue de la procdure lACTA publiera dans des organes de presse nationaux et internationaux et sur le site Web le nom du consultant retenu, le prix, la dure et ltendue du contrat. La publication des rsultats de la procdure peut tre effectue sur une base trimestrielle sous forme de tableau rsum couvrant les priodes prcdentes

Date d'dition : 25.01.10

III-46

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

ETAPES

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Prparation des TDR, du budget et de la demande de manifestation dintrt tablissement du projet de demande de propositions Avis de non-objection de la liste restreinte et de la demande de propositions Transmission de la demande de propositions aux soumissionnaires prslectionns Rception et ouverture des offres valuation des offres techniques Validation de lvaluation des offres techniques Sollicitation de lavis de non-objection du CA sur le rapport danalyse des offres techniques Notification des rsultats de lvaluation des offres techniques Ouverture et valuation des offres financires valuation globale des offres Invitation de ladjudicataire la ngociation Avis de non-objection Signature du contrat de march Ventilation du march Notification des rsultats de lappel la concurrence

Date d'dition : 25.01.10

III-47

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Responsable du bnficiaire

Prparation des TDR, du budget et de la demande de manifestation dintrt Rdige les termes de rfrence ; Rdige la demande de manifestation dintrt ; tablit le budget estimatif ; Runit les trois documents dans le dossier de demande de manifestation dintrt ; Transmet le dossier lExpert en passation des marchs.

Dossier de demande de manifestation dintrt

2 Expert en Passation des Marchs (EPM)

tablissement du projet de demande de propositions Vrifie que les services acheter sont : ligibles ; inscrits au plan de slection des consultants ; budgtiss. Projet de DP Projet de lettre dinvitation

Renvoie les dossiers non ligibles la Bnficiaire en lui indiquant les motifs du rejet ; Publie un avis de manifestation d'intrt dans les organes de presse ; tablit la liste restreinte de consultants partir des manifestations d'intrt reues et ventuellement du fichier interne de lACTA (Cf. rgles de gestion) ; Transmet le dossier au Secrtaire Excutif pour la sollicitation de lavis de non-objection du CA. 3 Secrtaire Excutif Avis de non-objection de la liste restreinte et de la demande de proposition Soumet la liste restreinte et le projet de DP lavis de DP non-objection du CA. Liste restreinte Lorsque lavis de non-objection est obtenu, transmet le dossier au Expert en passation des marchs:

Date d'dition : 25.01.10

III-48

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

4 Expert en passation des marchs

Transmission de la demande de proposition aux soumissionnaires prslectionns Envoie la DP chaque consultant prslectionn ; Communique la liste restreinte dfinitive tous les consultants ayant manifest leur intrt ainsi qu tout autre consultant qui en ferait la demande. Rception et ouverture des offres techniques Commission des Marchs Rceptionne et procde l'ouverture des offres Offres techniques reues techniques ; Vrifie que les offres ont t faites conformment au dossier de demande de propositions. Secrtaire Commission des Marchs Rdige le PV d'ouverture des plis et le fait signer par PV douverture des plis chaque membre de la commission ; Remet une copie du PV chaque participant et en garde un exemplaire. Transmet le PV douverture des plis et les offres techniques retenues la Commission dAnalyse Registre de transmission contre dcharge dans le registre de transmission. Lettre dinvitation

6 Commission danalyse

valuation des offres techniques Evalue les offres techniques conformment au dossier Offres techniques type ; Retient les consultants dont les offres techniques sont juges conformes et obtenues la note minimale requise. Secrtaire Commission danalyse Rdige un rapport danalyse technique et le fait signer Rapport par tous les membres de la commission. technique danalyse

Date d'dition : 25.01.10

III-49

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
7

Intervenants

Description des tches


Validation de lvaluation des offres techniques

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des marchs Secrtaire de la Commission des marchs

Valide le techniques.

rapport

danalyse

des

offres Rapport danalyse technique

Rdige un procs-verbal de sance quil fait PV de sance signer chaque membre ; Transmet le rapport danalyse accompagn du procs-verbal au Secrtaire Excutif. Sollicitation de lavis de non-objection du LFA sur le rapport danalyse des offres techniques

8 Secrtaire Excutif

Rdige une lettre de transmission et la fait signer Rapport danalyse par le Prsident du CA ; technique Transmet le dossier au CA pour avis de non- Lettre de transmission objection ; Aprs l'avis dapprobation du CA, convoque la commission douverture et de jugement ; Retourne aux candidats concerns, sans les ouvrir, les offres financires relatives aux offres techniques non retenues.

9 Secrtaire Excutif

Notification des rsultats de lvaluation des offres techniques Aprs obtention de lavis de non-objection, Lettres dinformation adresse un courrier dinformation chaque soumissionnaire en indiquant les points obtenus par chaque proposition technique. Informe les soumissionnaires dont loffre technique na pas t retenu que leurs offres financires leurs seront retournes non ouvertes la signature du contrat. Convoque les soumissionnaires dont les offres techniques ont t retenues pour louverture des offres financires.

Date d'dition : 25.01.10

III-50

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
10

Intervenants

Description des tches


Ouverture et valuation des offres financires

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des marchs Secrtaire de la Commission des marchs

Procde l'ouverture des offres financires Offres financires relatives aux offres techniques retenues.. Enregistre les offres financires faites ; Classe les offres financires ; Etablit un procs-verbal de la sance publique douverture des offres financires Transmet les offres financires et un exemplaire Registre de du procs-verbal la Commission danalyse transmission contre dcharge dans le registre de transmission. PV douverture offres des

11 Commission danalyse

valuation globale des offres value les offres financires en les rapprochant Offres financires des propositions techniques y affrentes, des termes de rfrences ; Procde la vrification arithmtique des montants soumis et des rajustements ventuels. ; Classe les offres par ordre de mrite ; Secrtaire de la Commission danalyse Rdige le rapport dvaluation globale et le fait signer par tous les membres de la commission danalyse ; Transmet un exemplaire du rapport dvaluation globale la Commission des marchs contre dcharge dans le registre de transmission. Rapport dvaluation globale Registre de transmission

12 Commission des marchs

Invitation de ladjudicataire la ngociation Invite le consultant dont la proposition a obtenu Projet de contrat le score combin le plus lev ngocier le ngoci contrat ainsi que tout autre point sur lequel un accord dfinitif ne serait pas encore tabli (planning de travail, chronogramme dexcution, personnel cl, etc.) ; Etablit un procs-verbal de ngociation du Procs-verbal de contrat. ngociation du contrat

Secrtaire de la Commission des marchs

Date d'dition : 25.01.10

III-51

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 01 METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
13

Intervenants

Description des tches


Avis de non-objection

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Rdige une lettre de transmission du rapport Rapport dvaluation dvaluation globale des offres ; globale Transmet le dossier comprenant les pices Lettre de transmission suivantes au CA pour avis de non-objection : - la lettre de transmission, le procs-verbal de la sance publique douverture des offres financires le rapport dvaluation globale le projet de contrat ngoci

- le procs verbal de ngociation du contrat Classe un exemplaire du rapport dans le dossier valuation en cours dapprobation ; Si lavis dapprobation du CA nest pas obtenu, convoque une runion de la Commission des marchs pour trouver les solutions appropries. 14 Secrtaire de la Commission des marchs a) Prsident de la Commission des marchs et le Reprsentant de lAGF b) Secrtaire Excutif Expert en passation des marchs Signature du contrat de march Aprs rception de lavis dapprobation du CA Contrat dattribution sur le projet de contrat ngoci, procde aux corrections ventuelles. Montant du march suprieur 5 000 USD Signent le contrat ; Le transmettent lExpert en passation des marchs. Contrat dfinitif

Montant du march infrieur 5 000 USD Signe le contrat ; Contrat dfinitif Le transmet lExpert en passation des marchs. Recueille la signature du consultant retenu. Contrat dfinitif

Date d'dition : 25.01.10

III-52

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 02 SELECTION AU MOINDRE COUT

3me partie : Manuel de Procdures

SEC 02

SELECTION AU MOINDRE COUT

Date d'dition : 25.01.10

III-53

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 02 SELECTION AU MOINDRE COUT

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure est destine traiter dune manire gnrale lensemble des oprations lies lacquisition de services de consultants dun cot estimatif infrieur la contre-valeur de 5 000 USD par contrat pour des missions daudit technique et financier et gnralement pour des missions de type routinier, non complexes et pour lesquelles il existe des mthodes de travail standard. REGLES DE GESTION La liste restreinte doit tre valide par le CA avant la publication de la demande de propositions. La liste restreinte peut ne comporter que des consultants locaux. Toutes les offres financires correspondant aux offres techniques non retenues doivent tre retournes sans avoir t ouvertes. Si lanalyse des offres reues aboutit un rejet de toutes les propositions reues (appel infructueux), le Secrtaire Excutif doit au pralable notifier les motifs du rejet au CA afin de dterminer avec celui-ci les dcisions prendre. Le terme Bnficiaire utilis tout au long de la description de cette procdure sapplique aussi bien lACTA qu toute autre entit bnficiant des fonds du Don pour solliciter les services dun consultant dans le cadre de la ralisation du projet de lutte contre le tabagisme. La Commission des marchs charge de louverture des plis est prside par le Prsident du CA. Elle est compose comme suit : Le Secrtaire Excutif de lACTA ; le charg de Programmes ; le charg de la Communication; Un reprsentant du bnficiaire secondaire pour le cas o lacquisition serait faite au profit dune entit autre que lACTA.

Le secrtaire de la Commission des marchs (SCM) est dsign par le Prsident de du CA. La Commission technique charge de l'analyse des offres (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes : les membres du conseil dAdministration ; le Secrtaire Excutif ; lExpert en passation de marchs (EPM) qui assure le secrtariat de la Commission danalyse (CAM).

Les contrats passs doivent tre soumis la signature du Prsident du CA de lACTA. Les modifications apportes au projet de contrat initial doivent tre valides successivement par le conseil dAdministration et le CA avant la signature du contrat. Une liste de retrait des dossiers doit tre remplie chaque retrait de dossier avec mention du nom du candidat et dcharge sur la liste.
Date d'dition : 25.01.10 III-54

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 03 METHODE FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS

3me partie : Manuel de Procdures

SEC 03

METHODE FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS

Date d'dition : 25.01.10

III-55

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 03 METHODE FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure peut tre utilise pour : lacquisition des services de consultants pour des marchs de faible montant ; lacquisition des services de consultants pour lesquels il nest pas ncessaire dappliquer la mthode qualit technique et cot.

REGLES DE GESTION Cette procdure est utilise pour lacquisition de services de consultants pour lesquels il nest pas ncessaire de prparer et valuer des propositions concurrentes. Les dispositions dcrites dans le cas de la slection de consultants base sur la qualit technique et le cot peuvent tre utilises dans le cas de propositions concurrentes. A lexception de lacquisition de marchs de faible montant : La slection du consultant se fera sur la base de son exprience et de sa comptence. Le consultant slectionn devra prsenter une proposition combine (technique et financire).

A lissue de la procdure lACTA publiera dans des organes de presse nationaux et internationaux et sur le site Web le nom du consultant retenu, le prix, la dure et ltendue du contrat.

ETAPES La procdure est identique celle de la slection de consultants base sur la qualit technique et le cot.

Date d'dition : 25.01.10

III-56

SEC 04

SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

Date d'dition : 25.01.10

III-57

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les contrats de services relatifs la formation et lenqute dmographique et de sant dun montant global quivalent la contre-valeur de 5 000 USD au plus peuvent tre passs conformment aux rgles ci-dessous dfinies.

REGLES DE GESTION Le service acqurir est le prolongement naturel des prestations prcdemment fournis par le consultant slectionn. La nature du projet impose une slection rapide. Le consultant concern est le seul possder les qualifications voulues ou prsente une exprience dun intrt exceptionnel pour la mission concerne. La demande de proposition initiale doit souligner cette perspective de continuit des prestations, et les facteurs utiliss pour la slection du consultant doivent prendre en compte la probabilit de continuit. Il sera demand au consultant ayant fourni les services initiaux de prparer des propositions techniques et financires, conformes aux termes de rfrences, pour ngociation. La demande de proposition doit requrir lavis de non-objection du Prsident du CA. La Commission des marchs charge de louverture des plis est prside par le Prsident du CA. Elle est compose comme suit : Le Secrtaire Excutif de lACTA ; le charg de Programmes ; le charg de Communication; Un reprsentant du bnficiaire secondaire pour le cas o lacquisition serait faite au profit dune entit autre que lACTA.

Le secrtaire de la Commission des marchs (SCM) est dsign par le Prsident du CA de lACTA ou son reprsentant. La Commission technique charge de l'analyse des offres (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes : les membres du conseil dAdministration de lACTA ; le Secrtaire Excutif de lACTA ; lExpert en passation de marchs (EPM) qui assure le secrtariat de la Commission danalyse (CA).

A lissue de la procdure lACTA publiera dans des organes de presse nationaux et internationaux et sur le site Web le nom du consultant retenu, le prix, la dure et ltendue du contrat.

Date d'dition : 25.01.10

III-58

La publication des rsultats de la procdure peut tre effectue sur une base trimestrielle sous forme de tableau rsum couvrant les priodes prcdentes

Date d'dition : 25.01.10

III-59

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Prparation des TDR et du budget tablissement du projet de demande de propositions Avis de non-objection de la demande de propositions Transmission de la demande de propositions au consultant Rception et ouverture de loffre valuation de loffre technique Validation de lvaluation de loffre technique Sollicitation de lavis de non-objection du CA sur le rapport danalyse de loffre technique Notification des rsultats de lvaluation de loffre technique Ouverture et valuation de loffre financire valuation globale de loffre du consultant Invitation de ladjudicataire la ngociation Avis de non-objection Signature du contrat de march Ventilation du march Notification des rsultats de lappel la concurrence

Date d'dition : 25.01.10

III-60

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Prparation des TDR et du budget

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable du Bnficiaire

Rdige les termes de rfrence ; tablit le budget estimatif ; Runit les deux documents dans le dossier de demande de proposition ; Transmet le dossier lExpert en passation des marchs.

Dossier de demande de proposition

2 Expert en passation des marchs

tablissement du projet de demande de propositions Vrifie que les services acqurir sont : ligibles ; inscrits au consultants ; budgtiss. plan de slection Projet de DP Projet de lettre des dinvitation

Renvoie les dossiers non ligibles la Bnficiaire en lui indiquant les motifs du rejet ; Identifie le consultant sur la base du dossier de demande de proposition (Cf. rgles de gestion) ; Etablit le projet de lettre dinvitation ; Transmet le dossier au Secrtaire Excutif pour la sollicitation de lavis de non-objection du CA. 3 Secrtaire Excutif Avis de non-objection de la demande de proposition Soumet le projet de DP lavis de non-objection DP du CA. Lorsque lavis de non-objection est obtenu, transmet le dossier lExpert en passation des marchs:

Date d'dition : 25.01.10

III-61

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Transmission de la demande de propositions au consultant

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs 5 Commission des Marchs Secrtaire Commission des Marchs

Envoie la DP accompagne de la lettre Lettre dinvitation dinvitation au consultant identifi. Rception et ouverture de loffre Rceptionne et procde l'ouverture de loffre ; Vrifie que loffre a t faite conformment au dossier de demande de propositions. Rdige le PV d'ouverture et le fait signer par PV douverture des plis chaque membre de la commission ; Remet une copie du PV chaque participant et en garde un exemplaire. Transmet le PV douverture et loffre technique retenue la Commission dAnalyse contre Registre de transmission dcharge dans le registre de transmission. Offre reue

6 Commission danalyse

valuation de loffre technique Evalue loffre technique conformment au Offres techniques dossier type ; Dans le cas o loffre technique du consultant est juge non satisfaisante, fait procder la reprise de la procdure. Rdige un rapport danalyse technique et le fait Rapport danalyse signer par tous les membres de la commission. technique

Secrtaire Commission danalyse

Date d'dition : 25.01.10

III-62

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
7

Intervenants

Description des tches


Validation de lvaluation de loffre technique

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des marchs Secrtaire de la Commission des marchs

Valide le rapport danalyse de loffre technique.

Rapport danalyse technique

Rdige un procs-verbal de sance quil fait PV de sance signer chaque membre ; Transmet le rapport danalyse accompagn du procs-verbal au Coordonnateur. Sollicitation de lavis de non-objection du CA sur le rapport danalyse de loffre technique

8 Secrtaire Excutif

Rapport danalyse Transmet le dossier au CA pour avis de non- technique objection ; Lettre de transmission Aprs l'avis dapprobation du CA, convoque la commission des marchs. Rdige une lettre de transmission et la signe ; Notification des rsultats de lvaluation de loffre technique

9 Secrtaire Excutif

Aprs obtention de lavis de non-objection, Lettre dinformation adresse un courrier dinformation au consultant en indiquant les points obtenus la proposition technique. Convoque le consultant pour louverture de loffre financire.

Date d'dition : 25.01.10

III-63

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
10

Intervenants

Description des tches


Ouverture et valuation de loffre financire

DOCUMENTS OU INTERFACE

Commission des marchs Secrtaire de la Commission des marchs

Procde l'ouverture de loffre financire. Enregistre loffre financire faite ;

Offre financire de

PV douverture Etablit un procs-verbal de la sance publique loffre douverture de loffre financire Transmet loffre financire et un exemplaire du Registre de procs-verbal la Commission danalyse contre transmission dcharge dans le registre de transmission.

11 Commission danalyse

valuation globale des offres value loffre financire en la rapprochant de Offre financire loffre technique et des termes de rfrences ; Procde la vrification arithmtique des montants soumis et des rajustements ventuels. Secrtaire de la Commission danalyse Rdige le rapport dvaluation globale et le fait Rapport dvaluation signer par tous les membres de la commission globale danalyse ; Transmet un exemplaire du rapport dvaluation Registre de globale la Commission des marchs contre transmission dcharge dans le registre de transmission.

12 Commission des marchs

Invitation de ladjudicataire la ngociation Invite le consultant ngocier le contrat ainsi Projet de contrat que tout autre point sur lequel un accord dfinitif ngoci ne serait pas encore tabli (planning de travail, chronogramme dexcution, personnel cl, etc.) ; Etablit un procs-verbal de ngociation du Procs-verbal de contrat. ngociation du contrat

Secrtaire de la Commission des marchs


Date d'dition : 25.01.10

III-64

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
13

Intervenants

Description des tches


Avis de non-objection

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Rdige une lettre de transmission du rapport Rapport dvaluation dvaluation globale ; globale Transmet le dossier comprenant les pices Lettre de transmission suivantes au CA pour avis de non-objection : la lettre de transmission, le procs-verbal de la sance publique douverture de loffre financire, le rapport dvaluation globale le projet de contrat ngoci le procs verbal de ngociation du contrat

Classe un exemplaire du rapport dans le dossier valuation en cours dapprobation ; Si lavis dapprobation du CA nest pas obtenu, convoque une runion de la Commission des marchs pour trouver les solutions appropries. 14 Secrtaire de la Commission des marchs a) Prsident de la Commission des marchs et le Membre de lAGF b) Secrtaire Excutif Expert en passation des marchs Signature du contrat de march Aprs rception de lavis dapprobation du CA Contrat dattribution sur le projet de contrat ngoci, procde aux corrections ventuelles. Montant du march suprieur 5 000 USD Signent le contrat ; Le transmettent lExpert en passation des marchs. Montant du march infrieur 5 000 USD Signe le contrat ; Contrat dfinitif Le transmet lExpert en passation des marchs. Recueille la signature du consultant. Contrat dfinitif Contrat dfinitif

Date d'dition : 25.01.10

III-65

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 04 SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
15

Intervenants

Description des tches


Ventilation du march

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs

Adresse un exemplaire du contrat dment sign : Contrat dattribution ladjudicataire ; au Bnficiaire. le dossier

Conserve un exemplaire dans march en cours dexcution 16 Expert en passation des marchs Notification des rsultats

Publie dans les organes de presse le nom du Lettre dinformation consultant retenu, le prix, la dure et ltendue du contrat.

Date d'dition : 25.01.10

III-66

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 05 SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELS

3me partie : Manuel de Procdures

SEC 05

SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELS

Date d'dition : 25.01.10

III-67

ADM/SEC SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

SEC 05 SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les contrats de services affrents des missions satisfaisant aux conditions suivantes peuvent tre attribus des consultants individuels : Lexcution des prestations ne requiert pas lembauche dune quipe de consultants ; Il nest pas ncessaire de disposer dinstallations spcifiques pour lexcution des prestations de services ; Lexprience et la qualification du consultant est lexigence primordiale Etudes denvergure limite Lorsque la coordination, ladministration ou la responsabilit collective sont difficiles grer cause de la taille du projet, il est prfrable de requrir aux services dune socit.

REGLES DE GESTION Lexprience et la qualification du consultant sont les principaux critres de slection du consultant. LACTA doit consulter au moins trois (3) consultants. La slection des consultants consulter peut tre faite par contact direct sans ncessit de prsentation doffre de service. La capacit des consultants fournir les prestations peut tre tablie par analyse de son exprience professionnelle, de son cursus acadmique et de sa connaissance de lenvironnement culturel, social et politique du Projet. Parfois, le personnel ou les associs dun cabinet de consultants peuvent tre considrs comme consultant individuel. Dans ce cas, les dispositions relatives au conflit dintrt doivent sappliquer la socit mre.

ETAPES La procdure est identique celle de la slection de consultants base sur la qualit technique et le cot.

Date d'dition : 25.01.10

III-68

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Date d'dition : 25.01.10

III-69

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

3me partie : Manuel de Procdures

APP 01

APPROVISIONNEMENT DE LACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-70

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est de permettre l'acquisition au meilleur rapport qualit prix, de fournitures de bureau et de consommables divers et lapprovisionnement rgulier de lACTA. La partie commande est traite dans le volet de passations de marchs. Les parties dcrites ci-aprs concernent les phases de rception de fournitures et de remise au bnficiaire.

REGLES DE GESTION Toute livraison se fait sur la base dun Bon de Livraison prpar par le fournisseur et joint au Bon de Commande. Les articles acquis sont rceptionns par lExpert en passation de marchs et du bnficiaire le cas chant ou une commission de rception dans les cas de livraisons de matriels ou fournitures spcifiques. Les rceptions par une commission donnent lieu la rdaction dun procs verbal de rception pour quelles soient acceptes. Les livraisons darticles stocker font lobjet dun contrle de lExpert en passation de marchs sur la base dun Bon dentre. La gestion des stocks est assure par lExpert en passation de marchs qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de lACTA en cas de besoin. Dans cette hypothse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks thoriques doivent tre spares. Il nest pas apparu ncessaire de faire systmatiquement cette sparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu leve des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procdure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES 1. 2. 3. Rception des articles Signature du bordereau de livraison Entre en stock

Date d'dition : 25.01.10

III-71

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Rception des articles

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs

Rceptionne les articles en prsence de lExpert Bon de livraison en passation des marchs ; Vrifie que les articles livrs correspondent bien un ordre dachat de lACTA en sassurant quau bon de livraison du fournisseur est joint un bon de commande dment tabli par lACTA ou quil existe un bon de commande dment tabli et gard dans les dossiers de lACTA. Dans le cas contraire, la livraison est renvoye au fournisseur pour dossier incomplet ; Vrifie que les articles livrs sont conformes ceux qui ont t commands en rapprochant le bon de commande du bon de livraison du fournisseur. a) Livraison non conforme la commande Si les articles sont non conformes ou dfectueux Bon de livraison dans leur totalit, refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bon de livraison ; Remet le bon de livraison au livreur ; En rend compte au Secrtaire Excutif ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux. b) Livraison partiellement conforme la commande Informe le Secrtaire Excutif de la situation. Procde, avec lExpert en passation des marchs, au contrle des articles livrs et dcide soit de refuser la totalit de la livraison soit daccepter les articles conformes la commande. En cas dacceptation partielle, mentionne les rserves sur le bon de livraison et le signe Bon de livraison

Date d'dition : 25.01.10

III-72

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants
c) Expert en passation des marchs

Description des tches


Contrle physique des quantits livres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Effectue en prsence du bnficiaire (une Bon de livraison commission ou une personne de comptence reconnue) un contrle physique des articles livrs par comptage des quantits livres et les rapproche des quantits portes sur le bon de livraison ; En cas de diffrence, la discordance est notifie par crit au fournisseur et le bon de livraison lui est renvoy pour rectification ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux.

2 Expert en passation des marchs

Signature du bordereau de livraison Signe le bon de livraison du fournisseur ; Garde un exemplaire du bon et remet les autres exemplaires au fournisseur. En labsence de facture lors de la livraison, classe le BL dans le dossier achats de fournitures, factures recevoir . Bon de livraison

3 Expert en passation des marchs

Entre en stock Met jour le fichier des stocks. Bon de livraison

Date d'dition : 25.01.10

III-73

Date d'dition : 25.01.10

III-74

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 02 APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

APP 02

APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE LACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-75

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 02 APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est de permettre l'acquisition au meilleur rapport qualit/prix, de fournitures de bureau et de consommables divers et lapprovisionnement rgulier des entits autres que lACTA. La partie commande est traite dans le volet de passations de marchs. Les parties dcrites ci-aprs concernent les phases de rception de fournitures et de remise au bnficiaire.

REGLES DE GESTION Toute livraison se fait sur la base dun Bon de Livraison prpar par le fournisseur et joint au Bon de Commande. Les articles acquis sont rceptionns par lExpert en passation des marchs et du bnficiaire le cas chant ou une commission de rception dans le cas de livraisons de matriels ou fournitures spcifiques. Les rceptions par une commission donnent lieu la rdaction dun procs verbal de rception pour quelles soient acceptes. Les livraisons darticles stocker font lobjet dun contrle de lExpert en passation des marchs sur la base dun Bon dentre. La gestion des stocks est assure par lExpert en passation des marchs qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de lACTA en cas de besoin. Dans cette hypothse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks thoriques doivent tre spares. Il nest pas apparu ncessaire de faire systmatiquement cette sparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu leve des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procdure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Rception des articles Signature du bordereau de livraison Remise des articles au bnficiaire Entre en stock

Date d'dition : 25.01.10

III-76

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 02 APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Rception des articles

DOCUMENTS OU INTERFACE

Fournisseur Expert en passation des marchs Reprsentant de lentit bnficiaire a) Expert en passation des marchs

Informe lentit bnficiaire, de la date, du lieu et de lheure de livraison. Rceptionne larticle en prsence de lExpert en Bon de livraison passation des marchs et du bnficiaire ; Vrifie que la livraison est conforme la commande. Articles non conformes ou dfectueux dans leur totalit Refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bordereau de livraison ; Remet le bordereau au livreur ; En rend compte au Secrtaire Excutif ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux. Livraison partiellement conforme la commande Informe le Secrtaire Excutif de la situation ; Procde ensemble avec lentit bnficiaire au contrle des articles livrs et dcident, soit de refuser la totalit de la livraison, soit daccepter les articles conformes la commande ; En cas dacceptation partielle, mentionne les rserves sur le bordereau de livraison et le signe ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux.

b) Expert en passation des marchs

Date d'dition : 25.01.10

III-77

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 02 APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants
c) Expert en passation des marchs Reprsentant de lentit bnficiaire

Description des tches


Contrle physique des quantits livres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Effectuent un contrle physique des articles Bon de livraison livrs par comptage des quantits livres et les rapproche des quantits portes sur le bon de livraison ; En cas de diffrence, la discordance est notifie par crit au fournisseur et le bon de livraison lui est renvoy pour rectification.

2 Expert en passation des marchs

Signature du bordereau de livraison Signe le bon de livraison du fournisseur ; Garde un exemplaire du bordereau et remet les autres exemplaires au fournisseur. Remise des articles au bnficiaire Expert en passation des marchs tablit en 2 exemplaires une attestation de Attestation de remise remise des articles ; des articles Livre les articles au bnficiaire aprs lui avoir fait signer lattestation ; Remet un exemplaire de lattestation lentit bnficiaire ; Agrafe lattestation de remise au BL. En labsence de facture lors de la livraison, le BL et lattestation de remise doivent tre classs dans le dossier articles, factures recevoir dans le cas o le paiement est effectu par lACTA. Dans le cas contraire, la facture sera achemine au bnficiaire pour paiement. Bon de livraison

4 Expert en passation des marchs

Entre en stock Met jour le fichier des stocks. Bon de livraison

Date d'dition : 25.01.10

III-78

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 03 APPROVISIONNEMENT INTERNE DU PERSONNEL DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

APP 03

APPROVISIONNEMENT INTERNE DU PERSONNEL DE LACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-79

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 03 APPROVISIONNEMENT INTERNE DU PERSONNEL DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est de permettre lapprovisionnement rgulier en fournitures de bureau et consommables divers du personnel de lACTA. La partie commande est traite dans le volet de passations de marchs. Les parties dcrites ci-aprs concernent les phases de rception de fournitures et de remise au bnficiaire

REGLES DE GESTION Toute livraison au personnel se fait sur la base dune demande dapprovisionnement. Les articles demands sont remis au demandeur selon leur disponibilit. La gestion des stocks est assure par lAssistant Administratif qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de lACTA en cas de besoin. Dans cette hypothse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks thoriques doivent tre spares. Il nest pas apparu ncessaire de faire systmatiquement cette sparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu leve des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procdure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES

1. 2. 3.

Demande de fournitures Livraison des fournitures Mise jour du stock

Date d'dition : 25.01.10

III-80

ADM/APP GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

APP 03 APPROVISIONNEMENT INTERNE DU PERSONNEL DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande de fournitures

DOCUMENTS OU INTERFACE

Demandeur

Renseigne la fiche dapprovisionnement et la Fiche transmet lAssistant Administratif. dapprovisionnement Livraison des fournitures

2 Expert en passation des marchs

Vrifie que la fiche dapprovisionnement est Fiche bien renseigne ; dapprovisionnement Sassure que les articles demands sont disponibles. a) Articles non disponibles Annote la fiche dapprovisionnement ; Informe le demandeur ; Adresse au RFC une demande dachat pour quil passe la commande. b) Article disponible Livre les fournitures au demandeur ; Fait signer le demandeur sur la fiche dapprovisionnement pour accuser rception des fournitures reues ; Signe la fiche.

Expert en passation des marchs

RFC

3 RFC

Mise jour du stock Renseigne son fichier de stocks sur la base de la Fiche de stock fiche dapprovisionnement.

Date d'dition : 25.01.10

III-81

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP GESTION DES DEPENSES

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES DEPENSES

Date d'dition : 25.01.10

III-82

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 01 TRAITEMENT DES FACTURES

3me partie : Manuel de Procdures

DEP 01

TRAITEMENT DES FACTURES

Date d'dition : 25.01.10

III-83

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 01 TRAITEMENT DES FACTURES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de dcrire le processus de prise en charge comptable des factures; documents permettant de transcrire au plan comptable les transactions entre lACTA et les tiers ralises dans le cadre du projet de lutte contre le tabagisme. La procdure du traitement des factures vise donc un contrle rigoureux et une comptabilisation rapide et correcte des factures afin dviter tout blocage prjudiciable au bon droulement du projet. Sa mise en uvre devrait permettre lACTA de minimiser les risques de double comptabilisation ou de noncomptabilisation de certaines factures, et de double paiement REGLES DE GESTION Les factures reues sont enregistres chronologiquement par le Chef Comptable et vises par le Responsable en Finance Comptabilit (RFC). Les factures fournisseurs doivent tre accompagnes du BC et/ou du contrat et du BL dment signs dans le cas des fournitures. Toutes les factures doivent tre certifies par le bnficiaire du bien ou de la prestation de service. Toute facture comptabilise doit porter la mention "Saisie".

ETAPES 1. 2. 3. 4. Rception et enregistrement des factures Contrle matriel de la facture Certification de la facture Comptabilisation de la facture

Date d'dition : 25.01.10

III-84

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 01 TRAITEMENT DES FACTURES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes 1

Intervenants

description des tches Rception et enregistrement des factures

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire comptable

A la rception de la facture fournisseur, vrifie quelle Facture Fournisseur est destine lACTA; Sassure quelle porte la rfrence dun contrat ou dun bon de commande, sinon rclame la rfrence ; Au besoin, retourne la facture pour complment dinformations ; Si le contrle est satisfaisant, appose le cachet COURRIER ARRIVEE sur la facture ; Mentionne la date darrive et donne un numro interne la facture ; Enregistre la facture : numro, fournisseur, date de rception, montant total ; Transmet la facture au Chef Comptable.

2 Chef Comptable

Contrle matriel de la facture Vrifie lauthenticit de la rfrence du contrat ou du Facture Fournisseur bon de commande porte sur la facture ; Retourne, au fournisseur la facture comportant des anomalies ; Vrifie que le BL et le BC correspondants sont joints la facture ; ou que la facture correspond une priode de facturation conformment aux clauses du contrat dans le cas dune prestation de service.

Contrle, le cas chant, les quantits figurant sur la facture par rapport aux quantits mentionnes sur le BL ; Sassure que le montant de la facture est correct, si cest le cas le fait viser par le RFC; Si le contrle rvle une anomalie, retourne la facture au fournisseur pour correction ; Transmet la facture dont le contrle est satisfaisant au bnficiaire des biens ou des prestations pour certification.

Date d'dition : 25.01.10

III-85

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 02 GESTION DU CARBURANT

3me partie : Manuel de Procdures

DEP 02

GESTION DU CARBURANT

Date d'dition : 25.01.10

III-86

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 02 GESTION DU CARBURANT

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de gestion du carburant a pour objectif la mise en place dune gestion rigoureuse et efficace des dpenses de carburant. Sa mise en uvre devrait permettre lACTA de minimiser les risques de gaspillage.

REGLES DE GESTION Lapprovisionnement en carburant de lACTA doit se faire la pompe sur une base hebdomadaire. Lapprovisionnement est effectu par le Chef Comptable. Lapprovisionnement hors planning doit se faire sur la prsentation d'une fiche d'utilisation du vhicule, dment renseigne par le chef de mission et vise par le RFC et le Secrtaire Excutif.

ETAPES 1. 2. 3. Demande dapprovisionnement Autorisation dapprovisionnement Approvisionnement du vhicule

Date d'dition : 25.01.10

III-87

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 02 GESTION DU CARBURANT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes 1

Intervenants

Description des tches Demande dapprovisionnement a) Approvisionnement hebdomadaire

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chauffeur

Remplit une fiche dapprovisionnement en carburant Fiche dapprovisionnement en deux exemplaires en prcisant : carburant - dsignation du vhicule ; immatriculation du vhicule ; kilomtrage au compteur ; date du jour.

en

Signe la fiche ; Joint la fiche, la fiche prcdente et transmet la liasse lAssistant Administratif. b) Chef de mission Approvisionnement pour dpart en mission Remplit une fiche d'utilisation du vhicule (carnet de Fiche d'utilisation bord) en deux exemplaires: vhicule destination ; quantit du carburant demande ; valuation kilomtrage ; rfrence de lordre de mission. Ordre de mission du

Signe la fiche ; Joint lordre de mission la fiche ; Transmet la fiche au Secrtaire Excutif. 2 a) Chef Comptable Autorisation dapprovisionnement Approvisionnement hebdomadaire Vrifie que le prcdent approvisionnement date Fiche dapprovisionnement dune semaine ; Contrle le kilomtrage effectu entre les deux carburant demandes ; Signe la fiche dapprovisionnement en carburant et la transmet au RFC. b) RFC Secrtaire Excutif et RFC Approvisionnement pour dpart en mission Vrifie les mentions de la fiche d'utilisation du Fiche d'utilisation vhicule sont conforme lordre de mission ; vhicule Signent la fiche d'utilisation du vhicule et la transmet Ordre de mission au Chef Comptable. du en

Date d'dition : 25.01.10

III-88

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 02 GESTION DU CARBURANT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Approvisionnement du vhicule

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Reoit la fiche dapprovisionnement carburant / d'utilisation du vhicule.

en Fiche dapprovisionnement Vrifie quelle est signe par le signataire en carburant autoris ; Fiche dutilisation du vhicule tablit une fiche de sortie de caisse ; Transmet la fiche de sortie de caisse accompagne de la fiche dapprovisionnement en carburant / d'utilisation du vhicule au RFC. Fiche Reoit la liasse et vrifie que : - la fiche dapprovisionnement en carburant / dapprovisionnement d'utilisation du vhicule est signe par le en carburant signataire autoris ; les pices justificatives sont dment signes. Signe la fiche de sortie de caisse et transmet la liasse au Chef Comptable. Fiche dutilisation du vhicule

RFC

Chef Comptable Chauffeur

Dcaisse les fonds au profit du Chauffeur. Procde au vhicule ; remplissage du rservoir

Fiche de caisse

sortie sortie

de de

du Fiche de caisse Rcupre le reu de la station service et la Reu transmet au Comptable; Renseigne la fiche dapprovisionnement en carburant et le carnet de bord du vhicule et transmet les deux documents au Comptable.

Chef Comptable

Joint le reu la fiche de sortie de caisse. Fiche de sortie de Signe les deux documents et les transmet au caisse Secrtaire Excutif pour Contrle. Reu Vrifie que le carnet de bord et la fiche Fiche de sortie de dapprovisionnement en carburant sont caisse correctement renseigns et signs ; Reu Vise les deux documents.

RFC

Date d'dition : 25.01.10

III-89

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 03 MENUES DEPENSES PAR CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

DEP 03

MENUES DEPENSES PAR CAISSE

Date d'dition : 25.01.10

III-90

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 03 MENUES DEPENSES PAR CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure d'achat par caisse complte les autres procdures d'achat. Elle vise satisfaire les besoins urgents et immdiats d'achats de biens et services exprims par le personnel de lACTA. Ces biens et de services concernent les petits achats de fournitures, de journaux et des petits travaux de plomberie et d'lectricit dont le montant n'excde pas 500 USD.

REGLES DE GESTION Lensemble du processus des menues dpenses par caisse est bas sur la rgle fondamentale que tous les achats sont effectus par le responsable de la passation des marchs sans l'tablissement d'un Bon de commande. La procdure des menues dpenses par caisse au sein de lACTA devra, en consquence, respecter les rgles suivantes: Les achats par caisse sont autoriss pour les besoins urgents et de petit montant. Les reus de caisse ou toutes autres preuves de paiement doivent tre joints la pice de sortie de caisse. Les reus d'achat doivent tre remis au RFC au plus tard 24 heures aprs la remise des fonds. ETAPES 1. 2. Expression du besoin Apprciation de l'opportunit d'achat par caisse

Date d'dition : 25.01.10

III-91

ADM/DEP GESTION DES DEPENSES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

DEP 03 MENUES DEPENSES PAR CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Expression du besoin

DOCUMENTS OU INTERFACE

Demandeur

tablit une DA en trois (3) exemplaires

Demande Transmet deux (2) exemplaires de la DA dment (DA) signe au Expert en passation des marchs ; Conserve le troisime exemplaire pour le suivi de la demande. Apprciation de l'opportunit d'achat par caisse

dAchat

2 Expert en passation des marchs

A la rception de la DA, apprcie l'opportunit Demande dAchat d'achat par caisse conformment aux rgles de gestion et procdures en vigueur au sein de lACTA. En cas de rejet de lachat par caisse, dclenche la procdure dachat approprie. Dans le cas contraire, dclenche la procdure de dcaissement (cf. TRE) Suite : cf. procdures de remises de biens.

Date d'dition : 25.01.10

III-92

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC GESTION DES CONTRATS

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES CONTRATS

Date d'dition : 25.01.10

III-93

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC GESTION DES CONTRATS

3me partie : Manuel de Procdures

GEC 01

CONTRATS DE FOURNITURES

Date d'dition : 25.01.10

III-94

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC GESTION DES CONTRATS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est dassurer un bon suivi de lexcution des contrats passs entre lACTA et des tiers.

REGLES DE GESTION Le suivi des contrats de fournitures est effectu conjointement par le responsable oprationnel concern de lACTA, le RFC et lExpert en passation des marchs. Le rle principal de lExpert en passation des marchs est dattirer lattention du Coordonnateur et du RFC sur le non-respect du calendrier dexcution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur le bon droulement du contrat. Ceci implique que lExpert en passation des marchs dispose de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier dexcution. Le suivi oprationnel des contrats doit tre assur par les responsables oprationnels de lACTA. Toute modification ou annulation de contrat doit recueillir laccord pralable du CA si ledit contrat a fait lobjet dun avis de non objection avant sa signature.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Suivi et relance des fournisseurs Relance fournisseurs Annulation dune commande Annulation de la rserve sur la ligne budgtaire

Date d'dition : 25.01.10

III-95

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC GESTION DES CONTRATS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Expert en passation des marchs

Suivi et relance des fournisseurs Fait priodiquement (semaine, quinzaine, etc.) le tat des commandes en point des commandes : commandes chues non cours livres et commandes rceptionner dans la semaine ; Contacte les fournisseurs devant livrer dans la semaine pour la confirmation des dates de livraison Pour les commandes chues non livres, contacte les fournisseurs concerns pour savoir les raisons du retard et les nouvelles dates prvisionnelles de livraison ; Transmet la liste des commandes chues non livres, les raisons du retard et les nouvelles dates prvisionnelles de livraison au RFC pour apprciation. RFC Apprcie les commandes chues non livres Relance par crit les fournisseurs ou annule certaines commandes en fonction de : lurgence de la situation ; la comparaison de la nouvelle date de livraison et du dlai moyen de livraison du bien command ; la qualit des relations avec le fournisseur ; du nombre de relances crites (2 au maximum)

Transmet le document au Secrtaire Excutif pour dcision. Transmet sa dcision lExpert en passation des marchs et fait copie au RFC. 2 Expert en passation des marchs Relance fournisseurs Relance les fournisseurs dont les commandes ne sont Lettre de relance pas annules en leur adressant une lettre de relance signe du Secrtaire Excutif ; Met jour son fichier de suivi des commandes en inscrivant les nouvelles dates de livraison et les dates de relance.

Date d'dition : 25.01.10

III-96

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC GESTION DES CONTRATS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Annulation dune commande

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs Secrtaire Excutif Expert en passation des marchs

Rdige une lettre dannulation et la transmet au Lettre dannulation Secrtaire Excutif pour signature. Signe la lettre dannulation de la commande et la retourne lExpert en passation des marchs. Transmet la lettre dannulation dment signe au fournisseur ; Agrafe une copie de la lette dannulation au bon de commande dans le dossier" commandes en cours" ; Appose le cachet annul sur le bon de commande ; Classe le bon de commande annul et la lettre dannulation dans le dossier commandes annules de lanne ; Met jour le fichier de suivi des commandes. Transmet une copie de la lettre dannulation au RFC.

4 RFC

Annulation de la rserve sur la ligne budgtaire Sassure que la lettre est dment signe par le Lettre dannulation Secrtaire Excutif; Annule la rservation du montant de la commande effectue sur le budget.

Date d'dition : 25.01.10

III-97

ADM/GEC GESTION DES CONTRATS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC 02 CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES

3me partie : Manuel de Procdures

GEC 02

CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES

Date d'dition : 25.01.10

III-98

ADM/GEC GESTION DES CONTRATS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC 02 CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est dassurer un bon suivi de lexcution des contrats passs entre lACTA et des tiers.

REGLES DE GESTION Le suivi des contrats de contrat de prestation est suivi conjointement par le responsable de la passation des marchs, le responsable oprationnel concern de lACTA, lExpert en Passation des marchs et le RFC. Le rle principal de lExpert en Passation des marchs (EPM) est dattirer lattention du Secrtaire Excutif sur le non respect du calendrier dexcution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur le bon droulement du contrat. Ceci implique que, lExpert en Passation des marchs dispose de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier dexcution. Le suivi oprationnel des contrats doit tre assur par les responsables oprationnels de lACTA. Toute modification ou annulation de contrat doit recueillir laccord pralable du CA si ledit contrat a fait lobjet dun avis de non objection avant sa signature.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Suivi de lexcution de la prestation Gestion du contrat La rsiliation du contrat Annulation de la rserve sur la ligne budgtaire

Date d'dition : 25.01.10

III-99

ADM/GEC GESTION DES CONTRATS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GEC 02 CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Responsable du Bnficiaire

Suivi de lexcution de la prestation Suit la ralisation des prestations et rend rgulirement compte au Secrtaire Excutif de l'tat d'avancement des travaux. Gestion du contrat En cours dexcution, certains vnements peuvent intervenir dans la vie du contrat, par exemple : a) Responsable du Bnficiaire La modification La rsiliation etc.

La modification des termes d'un contrat Ds quil en a connaissance, informe le Secrtaire Excutif des informations susceptibles de modifier les clauses du contrat. Exemples: difficult financire du prestataire. Apprcie les informations et donne les instructions ncessaires lExpert en passation des marchs. Discute avec le prestataire des points de modification ventuels ; Rdige un projet davenant au contrat et le soumet lapprciation du RFC

Secrtaire Excutif Expert en passation des marchs (EPM)

RFC

Apprcie le projet davenant ;

Projet davenant au Transmet le projet davenant au Coordonnateur pour contrat validation Aprs la validation transmet le projet davenant au contrat au CA pour recueillir son avis au cas o le contrat initial a fait lobjet dun avis de non objection ; Aprs lobtention de lavis de non objection, signe lavenant au contrat et le fait signer par le prestataire ; Transmet un exemplaire de lavenant dment sign au prestataire ainsi qu tous les destinataires du contrat initial et en joint un autre au dossier original de prestation de service.

Secrtaire Excutif

Secrtaire Excutif

Date d'dition : 25.01.10

III-100

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE GESTION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DU PERSONNEL

Date d'dition : 25.01.10

III-101

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 01 RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 01

RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

Date d'dition : 25.01.10

III-102

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 01 RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de doter lACTA en personnel de soutien (coursiers, chauffeurs, techniciens de surfaces etc.). Elle ne traite donc pas du personnel technique qui lui est recrut selon les procdures de slection des consultants individuels dcrites dans le prsent manuel de procdures.

REGLES DE GESTION Le recrutement du personnel de soutien doit tre planifi et budgtis en dbut dexercice. Lorsque la planification na pas pu tre faite, le Secrtaire Excutif, le RFC et lExpert en passation des marchs (EPM), ds manifestation du besoin, dterminent la date du recrutement. En fonction de la date prvisionnelle de recrutement, lExpert en passation des marchs (EPM) tablit un avis de recrutement et le soumet au RFC pour visa et au Secrtaire Excutif pour validation. Les tests de recrutement sont effectus par une Commission dAnalyse (CAM) compose du RFC, de lExpert en passation du march et dun des responsables techniques (Bnficiaire) selon sa disponibilit. La slection dfinitive est effectue par le Secrtaire Excutif sur la base des recommandations de la Commission dAnalyse. lExpert en passation des marchs (EPM) est le rapporteur de la Commission dAnalyse. Le Secrtaire Excutif peut, le cas chant, rencontrer les candidats proposs par la Commission dAnalyse pour former sa propre opinion avant sa dcision. Les contrats de travail doivent tre rdigs en deux exemplaires. Si lembauche du salari est soumise une priode dessai, la rupture ou le renouvellement de cette priode dessai doit se faire conformment aux dispositions du code de travail, de toute autre disposition rglementaire ou conventionnelle relative au march du travail du Togo et du rglement intrieur de lACTA.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Lancement de l'appel candidature Rception et slection des candidats Dcision d'embauche tablissement du contrat de travail Signature du contrat Cration du dossier du nouvel employ

Date d'dition : 25.01.10

III-103

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 01 RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Expert en passation des marchs (EPM)

Lancement de lappel candidature Rdige un avis de recrutement en fonction du Projet davis de planning de recrutement ou des besoins en personnel recrutement et le soumet au RFC pour visa et au Secrtaire Excutif pour approbation ; Vise lavis et Fait procder aux ventuelles Avis de recrutement modifications par lExpert en passation des marchs (EPM) Autorise la diffusion de lavis de recrutement dans les mdias dannonces lgales. Rception et slection des candidats lExpert en passation des marchs (EPM) Commission dAnalyse Reoit les candidatures et soumet les offres reues Dossiers de candidature la Commission dAnalyse Procde au tri des candidatures ; tablit un planning des entretiens ; Convoque les candidats retenus pour les entretiens conformment au planning arrt ; Effectue les entretiens avec les candidats retenus Rdige un rapport de slection contenant les recommandations dembauche Transmet le rapport de slection au Secrtaire Excutif pour approbation Rapport de slection

RFC Secrtaire Excutif

3 Secrtaire Excutif

Dcision dembauche Examine le rapport de slection En cas dapprobation, valide la slection et ordonne la transmission du rapport de slection au CA pour avis de non-objection. Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif Rdige la lettre de transmission et transmet la lettre et le rapport de slection au CA pour information. A la rception de lavis de non objection du CA, Contrat de travail ordonne ltablissement du contrat de travail ; En cas de dsapprobation, fait reprendre la procdure de recrutement Rapport de slection

Date d'dition : 25.01.10

III-104

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 01 RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Expert en passation des marchs (EPM)

Lancement de lappel candidature Rdige un avis de recrutement en fonction du Projet davis de planning de recrutement ou des besoins en personnel recrutement et le soumet au RFC pour visa et au Secrtaire Excutif pour approbation ; Vise lavis et Fait procder aux ventuelles Avis de recrutement modifications par lExpert en passation des marchs (EPM) Autorise la diffusion de lavis de recrutement dans les mdias dannonces lgales. Rception et slection des candidats lExpert en passation des marchs (EPM) Commission dAnalyse Reoit les candidatures et soumet les offres reues Dossiers de candidature la Commission dAnalyse Procde au tri des candidatures ; tablit un planning des entretiens ; Convoque les candidats retenus pour les entretiens conformment au planning arrt ; Effectue les entretiens avec les candidats retenus Rdige un rapport de slection contenant les recommandations dembauche Transmet le rapport de slection au Secrtaire Excutif pour approbation Rapport de slection

RFC Secrtaire Excutif

3 Secrtaire Excutif

Dcision dembauche Examine le rapport de slection En cas dapprobation, valide la slection et ordonne la transmission du rapport de slection au CA pour avis de non-objection. Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif Rdige la lettre de transmission et transmet la lettre et le rapport de slection au CA pour information. A la rception de lavis de non objection du CA, Contrat de travail ordonne ltablissement du contrat de travail ; En cas de dsapprobation, fait reprendre la procdure de recrutement Rapport de slection

Date d'dition : 25.01.10

III-105

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 01 RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


tablissement du contrat de travail

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs (EPM)

Etablit le contrat de travail en deux exemplaires ; Contrat de travail Transmet les deux exemplaires du contrat au Secrtaire Excutif. Signature du contrat de travail

5 Secrtaire Excutif

Rceptionne le contrat de travail et fait porter les Contrat de travail modifications ventuelles ; Signe le contrat de travail ; Recueille la signature du candidat retenu ; Transmet un exemplaire du contrat de travail au nouvel employ ; Transmet le deuxime exemplaire du contrat de travail lAssistant Administratif..

6 Expert en passation des marchs (EPM)

Cration du dossier du nouvel employ Ouvre un dossier au nom du nouvel employ ; Classe dans le dossier le contrat de travail sign par le Secrtaire Excutif et lemploy ; Recueille auprs de lemploy et classe dans le dossier les lments suivants : Pices didentification du salari ; Dossier de candidature (CV et demande du candidat) ; Copie des diplmes et professionnelles du salari ; Photographie didentit ; Rfrences bancaires. rfrences Dossier Employ

Date d'dition : 25.01.10

III-106

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 02 PAIE DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 02

PAIE DU PERSONNEL

Date d'dition : 25.01.10

III-107

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 02 PAIE DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les objectifs gnraux de la paie sont les suivants : Dterminer les salaires dus aux employs chaque priode de paie. Dterminer les charges sociales rgler aux organismes de prvoyance sociale. Dterminer les impts verser ltat. tablir les documents obligatoires de la paie : Bulletin de salaire, Livre de paie, Dclaration organismes sociaux, Dclaration des impts sur les salaires.

Deux types de donnes sont ncessaires la prparation de la paie : Les donnes permanentes Les donnes variables. Les donnes permanentes Les donnes permanentes sont consignes dans les dossiers individuels de chaque salari. Ce sont : Lidentification du salari (Nom, adresse, numro dorganisme de prvoyance sociale) Les paramtres de la rmunration (salaire de base mensuel, sursalaire, indemnits et primes, nombre de parts, numro de compte bancaire ventuellement) Les donnes variables Les donnes variables sont les lments qui varient dune priode de paie une autre : absences, heures supplmentaires retenues sur salaire (acomptes, prts...) primes et indemnits ventuelles, congs etc. Pour pouvoir tre prises en compte dans la paie les donnes variables doivent tre dtermines suffisamment tt chaque priode de paie par lAssistant Administratif. Pour ce faire, lAssistant Administratif doit dterminer la date approprie de fin de collecte de ces donnes en fonction de la charge de travail. Toute information dont la connaissance intervient aprs la date fixe est prendre en compte dans le salaire du mois suivant.
Date d'dition : 25.01.10 III-108

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 02 PAIE DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

REGLES DE GESTION La paie du personnel de lACTA est entirement traite au sein du Secrtariat de lACTA. La paie est gre par lAssistant Administratif sous la supervision du Secrtaire Excutif. La paie, une fois traite de faon extra - comptable, doit tre dverse automatiquement dans la comptabilit. La date de paiement des salaires est fixe au 25 de chaque mois. La date de prparation des salaires doit, elle, tre dtermine de sorte que les salaires pays par virements bancaires soient disponibles sur les comptes bnficiaires la date de paiement. Toutes les modifications des lments de salaire dun membre du personnel de lACTA doivent tre approuves par le Coordonnateur et obtenir la non-objection pralable du CA. Toute modification de statut concernant le salari et portant sur les composantes de sa rmunration doit tre transmise lAssistant Administratif, par crit, par le Secrtaire Excutif pour la prise en compte dans le fichier de paie et le classement dans le dossier du salari. En outre, le salari concern doit en tre tenu inform. Laccs au fichier de paie pour la prise en compte des modifications de salaire doit tre rglement de sorte que certaines modifications (salaire de base, indemnit et primes permanentes, catgorie, etc.) ne puisse tre saisies que par le RFC.

ETAPES

1. 2. 3. 4.

Prparation de la paie tablissement des tats dfinitifs de paie Paiement des salaires Confection des dclarations

Date d'dition : 25.01.10

III-109

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 02 PAIE DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Prparation de la paie

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

tablit ltat des variables de paie sous la tat des variables de supervision du RFC ; paie Transmet le tableau au Secrtaire Excutif pour validation. Vrifie que les informations portes sur le tat des variables de tableau des variables sont correctes ; paie Si les informations ne sont pas correctes, retourne ltat au Chef Comptable pour correction ; Si les informations sont correctes, vise le tableau et le transmet au Chef Comptable

Expert en passation des marchs (EPM)

2 Chef Comptable

tablissement des tats dfinitifs de paie Reoit ltat des variables de paie valid par le Bulletins de paie Secrtaire Excutif ; tat des variables de dite les bulletins sur la base de ltat ; paie Transmet les bulletins de paie et le tableau des variables au Secrtaire Excutif Rapproche les bulletins de ltat des variables de Bulletins de paie paie tat des variables de Sil existe des erreurs, retourne les bulletins paie annots au Chef Comptable pour correction ; Si les bulletins sont corrects, les transmet au Secrtaire Excutif. Reoit les bulletins valids par le lAssistant Bulletins de paie Administratif ; Signe les bulletins ; Transmet les bulletins au Chef Comptable.

Expert en passation des marchs (EPM)

Secrtaire Excutif

Date d'dition : 25.01.10

III-110

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 02 PAIE DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Paiement des salaires

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Reoit les bulletins signs par le Secrtaire Bulletins de paie Excutif; Ordres et titres de Appose le cachet de lACTA sur les bulletins ; paiement met les titres et les ordres de paiement conformment aux procdures TRE 08 Paiement des salaires. Reoit la liasse de documents ; Effectue une copie des bulletins signs Met loriginal des bulletins sous pli Procde la distribution des bulletins ; Remet aux agents pays par chque les titres de paiement contre dcharge de lagent sur la copie du chque.

4 Chef Comptable

Classement Range la copie des bulletins de paie et ltat des Bulletins de paie variables dans le classeur de paie. tat des variables de paie

Date d'dition : 25.01.10

III-111

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 03

CONGES ET PERMISSIONS

Date d'dition : 25.01.10

III-112

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les objectifs de cette procdure sont de permettre une organisation rationnelle des dparts en vacances du personnel de lACTA et une bonne matrise des absences exceptionnelles aux fins : dviter les absences non justifies, de garantir la continuit dun fonctionnement satisfaisant de lACTA grce une bonne planification des dparts en vacances, de mettre la disposition de lExpert en passation des marchs (EPM) toutes les informations permettant de bien suivre les mouvements du personnel et de faire la paie des salaires (lments variables de la paie). REGLES DE GESTION En dbut dexercice, un planning des congs doit tre tabli afin de concilier au mieux les priodes de vacances choisies par le personnel de lACTA et la ncessit de continuit de service. Toute demande de congs ou de permissions doit tre signe par le Secrtaire Excutif. Toute demande de congs doit tre tablie avant la priode de paie prcdent la date de dpart en cong du demandeur. Le rejet dune demande de congs ou de permission doit tre motiv et mentionn sur la fiche de demande. Un exemplaire de toute demande de congs ou de permissions accepte doit tre retourn au personnel demandeur. Un exemplaire de toute demande de congs ou de permissions accepte doit tre conserv dans le dossier du personnel. Si la date effective de reprise de service est postrieure la date officielle alors les jours additionnels doivent tre justifis. Sils ne le sont pas, ils doivent tre traits conformment au rglement intrieur de lACTA. La procdure de demande de permission est la mme que celle de demande de congs lexception de ltape1. ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. tablissement du planning de congs annuel Formulation de la demande de congs Apprciation de la demande de congs Refus : notification des motifs Accord : traitement de la demande Reprise de service

Date d'dition : 25.01.10

III-113

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


tablissement du planning des congs annuels

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs (EPM)

Secrtaire Excutif

En dbut dexercice, recueille auprs de chaque Projet de planning de membre du personnel sa date prvisionnelle de congs annuels dpart en congs, tablit le planning prvisionnel et le transmet au Secrtaire Excutif pour apprciation Apprcie le projet de planning et le vise en cas dapprobation ; Au besoin, rencontre les membres du personnel pour une meilleure harmonisation des dates prvisionnelles Transmet les dates arrtes au Secrtaire Excutif.

Secrtaire Excutif

A la rception des dates dfinitives, tablit le Planning des congs planning dfinitif ; annuels Fait viser le planning par le RFC et en transmet les exemplaires tous les membres du personnel. Ouvre un dossier Congs annuels et y classe une copie du planning ; Met jour le planning au fur et mesure des dparts et retours de congs.

Secrtaire Administratif

2 Demandeur

Formulation de la demande de congs/permissions Renseigne la fiche de demande de Fiche de demande de congs/permission en deux exemplaires et congs / permission ladresse au Secrtaire Excutif en prcisant dans le cas des permissions : le motif ; la date de dpart ; la date de retour.

Date d'dition : 25.01.10

III-114

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Apprciation de la demande de congs/permission

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Apprcie la demande du demandeur en fonction Fiche de demande de du planning des congs et des contraintes de congs / permission service. Refus, notification des motifs

4 Secrtaire Excutif

Coche la case refus et indique le motif du refus Fiche de demande de sur la demande ; congs / permission Signe la demande et la transmet lagent demandeur ; En cas de report de la date de dpart en congs pour ncessit de service, rencontre lagent demandeur pour convenir dun commun accord de la nouvelle date de dpart.

Date d'dition : 25.01.10

III-115

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Accord, traitement de la demande

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs (EPM)

Reoit la demande signe par le demandeur, la Fiche de demande de signe son tour et y appose le cachet de congs / permission lACTA ; Transmet la demande de congs/permission au Secrtaire Excutif.

Secrtaire Excutif

Reoit la fiche de demande de congs/permission en deux exemplaires signes par le demandeur et lAssistant Administratif ; Signe les deux exemplaires de la fiche de demande de congs et les transmet au RFC. Classe un exemplaire de la fiche de demande de congs dans le dossier des variables de paie du mois ; Transmet le deuxime exemplaire de la fiche au Secrtaire Excutif.

RFC

Secrtaire Excutif

Secrtaire Excutif

Une semaine avant la date de dpart en congs du salari, ordonne ltablissement dune attestation de dpart en congs et la transmet au Secrtaire Excutif, accompagne de la fiche de demande de congs dment signe. Signe lattestation de dpart en congs Transmet lattestation de dpart en congs lAssistante de direction.

Secrtaire Administratif

tablit une copie de lattestation de dpart en congs Transmet loriginal de lattestation au demandeur ; Transmet la copie de lattestation au Secrtaire Excutif

Secrtaire Excutif

Classe la copie de lattestation de congs dans le dossier administratif du demandeur.

Date d'dition : 25.01.10

III-116

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 03 CONGES ET PERMISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
6

Intervenants

Description des tches


Reprise de service

DOCUMENTS OU INTERFACE

Agent en congs

Ds son retour de congs, renseigne une fiche de Fiche de reprise de reprise de service en deux exemplaires ; service Transmet les fiches au Secrtaire Excutif Vrifie que la date de reprise est celle mentionne sur la fiche de demande de congs ; Si la date de reprise est postrieure la date prvue, mentionne sur les fiches de reprise le traitement apporter aux jours non ouvrs, signe les fiches et y appose le cachet de lACTA; Si la date est correcte, signe les fiches et y appose le cachet de lACTA. Transmet les fiches au RFC/Chef Comptable. Fiche de reprise de service Fiche de demande de congs / permission

Expert en passation des marchs (EPM)

Chef Comptable

Vrifie que les fiches portent toutes les mentions Fiche de reprise de obligatoires : service Date de reprise Fiche de demande de congs / permission Signature de lagent a) Signature du Secrtaire Excutif Cachet de lACTA. Fiche de reprise mal renseigne

Chef Comptable

Retourne la fiche lmetteur aprs y avoir port ses commentaires. a) Fiche de reprise correctement renseigne Vise la fiche de reprise de service ; Effectue une copie de la fiche ; Transmet les originaux lagent metteur et au Secrtaire Excutif ; Classe la copie dans le dossier des variables de paie du mois en cours.

Chef Comptable

Date d'dition : 25.01.10

III-117

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 04

MISSIONS

Date d'dition : 25.01.10

III-118

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif doptimiser lorganisation administrative des missions effectues par le personnel de lACTA dans lexercice de sa fonction. Elle devrait notamment permettre une meilleure coordination des actions du personnel lACTA aux fins de : mieux suivre le mouvement du personnel, mettre en temps opportun la disposition du personnel allant en mission les moyens financiers et matriels ncessaires laccomplissement de la mission, mieux matriser les frais de mission (et les frais gnraux) grce un contrle rigoureux des dpenses.

REGLES DE GESTION Tout ordre de service doit tre sign par le Secrtaire Excutif et copie de lordre de service doit tre transmise au RFC pour information. Lordre de service de lagent est sign par le Secrtaire Excutif. Les frais de mission sont crdits au compte de lagent au moment de son dpart en mission en prenant comme base de perdiems journaliers ceux budgtiss par lACTA. Le dossier de mission doit tre transmis au RFC au moins trois (3) jours lavance pour lui permettre deffectuer le dcaissement des fonds ncessaires dans les conditions idoines de scurit. Les dpenses justifiables qui ne le seront pas au retour de mission de lagent doivent tre imputes sur sa rmunration la plus proche. Le montant des perdiems est fix par le Ministre de la Sant (MS) en prenant comme base ceux appliqus par le PNUD.

LIMITES Le fonctionnement satisfaisant de cette procdure repose sur : Une bonne coordination des actions au sein de lACTA ; Une vigilance accrue de la part du RFC dans le paiement des frais de mission

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Demande d'autorisation de dpart en mission Validation de la mission Prparation de la mission Dcaissement et comptabilisation des frais de mission Production du rapport de mission Justification des dpenses effectues
III-119

Date d'dition : 25.01.10

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande dautorisation de dpart en mission

DOCUMENTS OU INTERFACE

Agent de lACTA

Adresse une demande dautorisation de dpart en Demande mission au Secrtaire Excutif en prcisant : dautorisation de dpart en mission Objet de la mission ; Destination ; Dates de dpart et de retour ; Estimation des frais de mission (billets davion, per diem etc.). Validation de la mission

2 Secrtaire Excutif

Apprcie le bien fond et lopportunit de la mission ; En cas de dsaccord, notifie lagent le motif du dsaccord ; En cas daccord, vise la demande et la retourne lagent.

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III-120

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GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Prparation de la mission

DOCUMENTS OU INTERFACE

Agent de lACTA

Remplit une fiche de frais de mission en Fiche de frais de prcisant mission Objet de la mission ; Destination ; Dure ; Date de dpart ; Date de retour ; Diffrents frais.

Transmet la fiche la Secrtaire Administratif pour ltablissement de lordre de service. Secrtaire Administratif tablit un ordre de service et le fait signer par le Ordre de service Secrtaire Excutif. Transmet la fiche de frais de mission, la demande dautorisation et lordre de service signs au RFC. RFC A la rception de la liasse, sassure que : lautorisation de dpart est accorde par le Secrtaire Excutif (signatures ordre de service et demande dautorisation) ; les frais de mission sont correctement valus conformment au rglement intrieur de lACTA ;

Signe la fiche de frais de mission, la fait viser par le Secrtaire Excutif et prpare le paiement des frais de mission au bnficiaire; Conserve dans le dossier mission une copie de la fiche de frais, une copie de lordre de service et la demande dautorisation de dpart en mission. Expert en passation des marchs (EPM) Coordonne la prparation de la logistique ou fait accomplir les diverses formalits sil sagit dun voyage ltranger.

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III-121

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GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Dcaissement et comptabilisation des frais de mission

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Sassure que le disponible en caisse permet le Ordre de service dcaissement ; Fiche de frais de Dans laffirmative, procde au dcaissement des mission fonds (cf. procdure de caisse) ; Dans le cas contraire, tablit un chque dapprovisionnement de la caisse ou tablit le chque lordre du bnficiaire (cf. procdure de dcaissement) ; Transmet la fiche de frais de mission, la copie de lordre de service et le chque au Secrtaire Excutif

Secrtaire Excutif

Sassure que lordre de service et la fiche de frais de mission sont signs ; Si les documents sont conformes, signe la fiche de frais de mission et le chque ; Dans le cas contraire, annote la fiche de frais de mission ; Retourne le chque et les autres documents au RFC.

RFC

Dans le cas ou les documents ne sont pas conforme, procde aux corrections ncessaires ; Aprs la signature du chque, remet le chque au bnficiaire contre dcharge dune copie du chque (cf. procdure de dcaissement) ; Classe la fiche de frais de mission, lordre de service et la copie du chque ou la pice de sortie de caisse dans le dossier appropri (banque ou caisse) ; Passe les critures comptables appropries ; Joint la copie du chque ou de la pice de sortie de caisse dans le dossier de mission.

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III-122

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GPE 04 MISSIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Production du rapport de mission

DOCUMENTS OU INTERFACE

Agent de lACTA Secrtaire Excutif

De retour de mission, rdige un rapport de Rapport de mission mission et le transmet au Secrtaire Excutif. Apprcie le rapport de mission et y porte ses observations ventuelles ; Transmet une copie du rapport de mission au RFC pour classement et conserve loriginal.

6 Agent de lACTA RFC

Justification des dpenses effectues Ds le retour de mission, transmet les originaux Pices justificatives des des pices justificatives au RFC. frais de mission Joint les pices justificatives la fiche de frais de Pices justificatives des mission ; frais de mission Joint les pices justificatives reues au dossier de Fiche de frais de mission concern ; mission Si les dpenses justifiables ne le sont pas, les impute sur le salaire de lagent concern lors de la paie ; Le cas chant, passe les critures comptables appropries.

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III-123

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 05 EVALUATION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 05
EVALUATION DU PERSONNEL

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III-124

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 05 EVALUATION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure dvaluation du personnel vise optimiser la gestion des ressources humaines de lACTA par : la claire dfinition du processus dvaluation des performances du personnel et lacceptation de ce processus par lensemble des acteurs, lapprciation objective des performances du personnel, la reconnaissance et la valorisation des comptences du personnel, lamlioration des comptences du personnel par des formations adquates.

REGLES DE GESTION Le Secrtaire Excutif pilote le processus dvaluation du personnel en envoyant bonne date les formulaires dvaluation. Tout formulaire dvaluation transmis au Secrtaire Excutif doit tre sign par lvaluateur et lvalu. Les objectifs et les critres d'valuation doivent tre arrts de commun accord par le Secrtaire Excutif et lagent valu.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. Transmission des formulaires d'valuation Prparation de l'entretien Ralisation de l'entretien Validation de l'valuation globale Exploitation des rsultats de l'valuation

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III-125

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GPE 05 EVALUATION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Transmission des formulaires dvaluation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Au cours du dernier trimestre de lanne, prpare Formulaires les formulaires dentretien annuel dvaluation dentretien par catgorie de personnel ; Transmet les formulaires au Secrtaire Excutif pour avis.

2 Secrtaire Excutif

Prparation de lentretien Remplit les formulaires de chaque collaborateur ; Formulaires value les objectifs fixs en dbut danne dentretien chaque collaborateur ; Dtermine les nouveaux objectifs ; Dtermine et communique chaque collaborateur le jour et lheure de lentretien ; Remet le formulaire dvaluation renseign chaque collaborateur au moins deux jours avant lentretien pour lui permettre de prparer lentretien Agent de lACTA Prend connaissance de lvaluation des objectifs Formulaires de lanne n et des objectifs de lanne n+1. dentretien

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III-126

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GPE 05 EVALUATION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Ralisation de lentretien

DOCUMENTS OU INTERFACE

Agent de lACTA Secrtaire Excutif Agent de lACTA Son suprieur hirarchique (autre que le Secrtaire Excutif) Secrtaire Excutif

Le jour de lentretien, remet le formulaire au Formulaire dentretien Secrtaire Excutif. Ralisent lentretien sur la base : du bilan de lactivit coule ; de la dtermination de nouveaux objectifs ; de la dtermination des moyens associs ;

de la dtermination des formations ventuelles. A lissue de lentretien, porte son apprciation globale sur lvalu ; Signe le formulaire ; Transmet le formulaire dvaluation lvalu.

4 Agent de lACTA a)

Validation de lvaluation globale Apprcie l'valuation. Rejet de lapprciation du suprieur Discute avec le Secrtaire Excutif pour lever les points de blocage ; Mentionne les motifs du rejet de lvaluation ; Signe la fiche et la transmet au Secrtaire Excutif. b) Approbation de lvaluation Signe le formulaire en y portant ses remarques et Formulaire dentretien observations ventuelles et la transmet au sign Secrtaire Excutif.

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III-127

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GPE 05 EVALUATION DU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Exploitation des rsultats de lvaluation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Formulaire dentretien Conformment au rglement interne de lACTA, sign ordonne le dclenchement de la mise en uvre des mesures et actions dcoulant de lvaluation (primes, formation, sanction diverses etc..) ; Adresse une copie de lvaluation lintress ; Transmet au Secrtaire Excutif les actions de formations retenues pour lvalu afin de les prendre en compte dans llaboration du plan de formation.

Secrtaire Excutif

Reoit les actions de formation mettre en uvre et les classe dans le dossier dlaboration du plan de formation annuel.

Date d'dition : 25.01.10

III-128

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GPE 06 FORMATION

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 06

FORMATION

Date d'dition : 25.01.10

III-129

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GPE 06 FORMATION

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de formation a pour objectif de grer de faon optimale le processus de formation du personnel de lACTA grce la ralisation des tches critiques suivantes: Dceler les besoins rels de formation par le recueil dune part des besoins de formation exprims par chaque membre du personnel en fonction des activits raliser, et dautre part de ceux qui dcoulent de lcart entre le niveau de comptence actuel du personnel et celui exig pour la matrise des postes de travail (constat lors des entretiens annuels dvaluation), Constituer une sorte de "contrat social" pour la formation auquel tout le monde adhre grce un processus de discussion et de validation des besoins, Disposer dun plan de formation cohrent et compatible avec les besoins rels de formation de lACTA et les moyens financiers associs, Slectionner les meilleures structures de formation en fonction du budget de formation de lACTA, Permettre tous les bnficiaires de pouvoir participer aux formations sans perturber gravement le fonctionnement de lACTA grce une gestion rationnelle du plan de formation.

REGLES DE GESTION Le plan de formation de lACTA est labor par lExpert en passation des marchs (EPM) partir des besoins recueillis auprs du personnel et valids par lensemble du personnel et le Secrtaire Excutif. Le plan de formation ainsi que le planning de formation doivent tre transmis aprs approbation au CA pour avis de non-objection, avant diffusion et excution. La gestion du plan de formation est assure par lExpert en passation des marchs (EPM) Le paiement de frais de formation se feront directement partir dun sous compte spcialement ouvert et approvisionns (Cf. Procdures approvisionnement des sous comptes) pour les besoins de formation.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Recensement des besoins en formation laboration du projet de plan de formation laboration du plan de formation ngoci Ralisation de la formation

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III-130

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GPE 06 FORMATION

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Recensement des besoins en formation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs (EPM)

Dans le dernier trimestre de lanne : -

Inventaire des besoins Inventorie auprs du personnel de lACTA en formation les besoins de formation pour lexercice venir ; Regroupe les besoins de formation dcoulant des valuations annuelles.

2 Expert en passation des marchs (EPM)

laboration du projet de plan de formation Consolide les besoins de formation et les Projet de regroupe par thme ; formation Recherche les structures de formation capables de dispenser les formations et value les cots associs ; tablit la liste des formations qui peuvent tre satisfaites aussi bien au niveau national qu ltranger ; Pour chaque formation, inscrit la personne concerne ; Transmet le projet de plan de formation aux membres de lACTA. Tous les membres de lACTA Au cours dune sance de travail, valident ensemble le projet de plan de formation conformment aux besoins exprims, au budget gnral de formation et au programme dactivits raliser. plan de

Date d'dition : 25.01.10

III-131

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 06 FORMATION

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


laboration du plan de formation ngoci

DOCUMENTS OU INTERFACE

Expert en passation des marchs (EPM)

labore le plan de formation conformment aux Plan de formation rsolutions retenues aprs examen du projet et le transmet au Secrtaire Excutif aprs lavoir valid avec les autres membres du personnel. Procde avec le RFC et lassistant administratif la valorisation du plan de formation. tablit un projet de planning de formation ; Transmet le plan de formation valoris et le projet de planning de formation au Secrtaire Excutif Fait procder aux modifications ventuelles ; Runit le personnel pour la validation du planning de formation.

Secrtaire Excutif Expert en passation des marchs (EPM)

Secrtaire Excutif

Expert en passation des marchs (EPM) Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif

tablit le planning de formation et le transmet au Planning de formation Secrtaire Excutif Vise le planning de formation. Transmet un formation : au RFC exemplaire du planning de

Expert en passation des marchs (EPM)

chaque bnficiaire de formation.

Classe dans le dossier des formations effectuer le plan de formation et le planning de formation. Ralisation de la formation

4 Expert en passation des marchs (EPM)

A bonne date (au moins une semaine avant la Convocation date de formation), convoque par crit les bnficiaires dune formation donne avec ampliation au Secrtaire Excutif ; Classe une copie du courrier dans le dossier formation et une autre dans le dossier personnel de chaque participant.

Date d'dition : 25.01.10

III-132

GPE 0 7 DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PERSONNEL

Date d'dition : 25.01.10

III-133

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 07 DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de permettre la dlivrance rgulire de documents administratifs (attestation de travail, attestation de dpart en congs, etc.) sollicits par le personnel.

REGLES DE GESTION Toute dlivrance de document administratif doit faire lobjet dune demande dment formule par le requrant. Tout document administratif doit tre dment sign par le Secrtaire Excutif.

ETAPES 1. 2. 3. tablissement de la demande Validation de la demande Remise du document au personnel

Date d'dition : 25.01.10

III-134

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 07 DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PERSONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Demandeur

tablissement de la demande Remplit le formulaire de demande de documents Formulaire de demande administratifs et le transmet lAssistant de documents Administratif. administratifs Juge dopportunit de la demande ; Si la demande est inopportune, rejette la demande en indiquant ses motifs sur la fiche de demande ; Sil juge la demande opportune, donne les indications la Secrtaire Administratif pour ltablissement du document. Secrtaire Administratif tablit le document; Transmet le document au Secrtaire Excutif pour signature. Document administratif

Assistant Administratif

2 Secrtaire Excutif

Validation de la demande Signe le document en cas dapprobation et le retourne Document administratif au Secrtaire Excutif ; En cas de rejet mentionne les motifs du refus et retourne le document lAssistant administratif pour informer lagent demandeur.

3 Assistant administratif a)

Remise du document au demandeur A la rception du document : Si le document est sign Le rfrence et remet loriginal lAgent ; Conserve une copie du document sign et du formulaire de demande dans le dossier documents administratifs . b) Si le document nest pas sign Informe le demandeur du ou des motifs du rejet. Dans les deux cas, classe une copie du document demand dans le dossier de lagent. Document administratif

Date d'dition : 25.01.10

III-135

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 08 LICENCIEMENT

3me partie : Manuel de Procdures

GPE 0 8 LICENCIEMENT

Date d'dition : 25.01.10

III-136

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 08 LICENCIEMENT

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de permettre lACTA de rompre les contrats de travail dans le respect de la lgislation sociale en vigueur.

REGLES DE GESTION Tout licenciement doit tre autoris par le Secrtaire Excutif et notifi au RFC ; Tout licenciement doit se drouler dans le respect des dispositions du code du travail en vigueur au Togo et au rglement intrieur de lACTA; Le CA devra tre inform de tout licenciement de personnel cl.

ETAPES 1. 2. Notification de la dcision de licenciement Liquidation des droits

Date d'dition : 25.01.10

III-137

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 08 LICENCIEMENT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Notification de la dcision de licenciement

DOCUMENTS OU INTERFACE

Assistant administratif

A la rception de la dcision de licenciement Dcision de signe par le Secrtaire Excutif, tablit une renseignement lettre de notification de licenciement en deux exemplaires; Remet un exemplaire de la lettre de licenciement lagent et rceptionne sa signature sur le deuxime exemplaire de la lettre pour accuser rception ; Convient avec lemploy de la date de remise de son solde de tout compte ; Transmet les instructions au RFC pour le calcul du solde de tout compte et la Secrtaire Administratif pour ltablissement du certificat de travail de lagent.

Date d'dition : 25.01.10

III-138

ADM/GPE GESTION DU PERSONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GPE 08 LICENCIEMENT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
2

Intervenants

Description des tches


Liquidation des droits

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

tablit le bulletin pour solde de tout compte et le Bulletin pour solde de soumet au Secrtaire Excutif pour contrle. tout compte Aprs validation du bulletin, tablit le titre de Titre de paiement paiement et transmet au Secrtaire Excutif : Le bulletin pour solde de tout compte en deux exemplaires, Le titre de paiement.

Secrtaire Administratif

tablit le certificat de travail de lagent et le Certificat de travail transmet au Secrtaire Excutif. Reoit le bulletin pour solde de tout compte, le Bulletin pour solde de titre de paiement et le certificat de travail ; tout compte Signe les tats et les transmet au RFC pour Titre de paiement notification. Certificat de travail

RFC

Appose le cachet de lACTA sur les documents viss par le Secrtaire Excutif ; Remet lemploy le bulletin, le titre de paiement et le certificat de travail et reoit la signature de lagent sur la copie des trois documents. Classe dans le dossier de lagent les accuss de rception.

Date d'dition : 25.01.10

III-139

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

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GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Date d'dition : 25.01.10

III-140

ADM/GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GCP 01 TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE

3me partie : Manuel de Procdures

GCP 01

TRAITEMENT DU COURRIER-ARRIVEE

Date d'dition : 25.01.10

III-141

ADM/GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GCP 01 TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter les courriers reus au niveau de lACTA.

REGLES DE GESTION Tout courrier arriv dont le destinataire nest pas connu doit tre transmis au Secrtaire Excutif qui est habilit imputer le courrier aux vrais destinataires. Tout courrier arriv doit tre enregistr.

ETAPES 1. 2. Rception et enregistrement du courrier reu Imputation du courrier au destinataire

Date d'dition : 25.01.10

III-142

ADM/GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GCP 01 TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Rception et enregistrement du courrier reu

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Administratif

Appose le cachet COURRIER ARRIVEE et Registre COURRIER le tampon dateur sur le courrier ; ARRIVEE Numrote le courrier par ordre chronologique suivant le numro dordre du registre COURRIER ARRIVEE ; Enregistre le courrier dans le registre COURRIER ARRIVEE ; Transmet le courrier au Secrtaire Excutif.

2 Secrtaire Excutif

Imputation du courrier au destinataire Impute le courrier la personne ou aux Courrier personnes habilites le traiter ; Retourne le courrier la Secrtaire Administratif pour transmission au destinataire ; Secrtaire Administratif Classe une photocopie du courrier dans le Registre COURRIER classeur COURRIER ARRIVEE ; ARRIVEE Mentionne dans le registre COURRIERARRIVEE le nom du destinataire en face de la rfrence du courrier ; Transmet le courrier au destinataire avec dcharge dans le cahier de transmission.

Date d'dition : 25.01.10

III-143

ADM/GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GCP 02 TRAITEMENT DU COURRIER DEPART

3me partie : Manuel de Procdures

GCP 02

TRAITEMENT DU COURRIER-DEPART

Date d'dition : 25.01.10

III-144

ADM/GCP GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GCP 02 TRAITEMENT DU COURRIER DEPART

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de traiter les courriers expdis partir de lACTA.

REGLES DE GESTION Tout courrier sortant doit tre enregistr : dans le registre COURRIER DEPART dans le cahier de transmission

ETAPES 1. 2. Rception et enregistrement du courrier mis Envoi du courrier au destinataire

Date d'dition : 25.01.10

III-145

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GVE GESTION DES VEHICULES

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES VEHICULES

Date d'dition : 25.01.10

III-146

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GVE GESTION DES VEHICULES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIF Cette procdure a pour objectif de grer au mieux lutilisation des vhicules de fonction de lACTA mis disposition du personnel et des personnes autorises.

REGLES DE GESTION Le Secrtaire Excutif est le responsable de la gestion des vhicules. Toute utilisation de vhicule doit tre soumise lapprobation du Secrtaire Excutif. Tous les dplacements effectus avec les vhicules de lACTA doivent tre recenss dans le cahier de bord du vhicule et soumis la validation du Secrtaire Excutif. Le Chauffeur du vhicule est charg de veiller lapplication des dispositions ci-dessus.

ETAPES 1. 2. 3. Autorisation de dplacement Mise jour du carnet de bord Entretiens et rparations

Date d'dition : 25.01.10

III-147

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GVE GESTION DES VEHICULES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Autorisation de dplacement

DOCUMENTS OU INTERFACE

Demandeur

Renseigne une fiche de dplacement et la soumet Fiche de dplacement lapprobation du Secrtaire Excutif accompagn des justificatifs si disponibles.. Analyse la demande de dplacement ; Vrifie la disponibilit et ltat de fonctionnement du vhicule auprs du Chauffeur, et sur la base du cahier de bord du vhicule ; Signe la fiche de demande pour manifester son accord ; Le cas chant, notifie sur la fiche les motifs du rejet de la demande ; Transmet la fiche au demandeur.

Secrtaire Excutif

2 Chauffeur,

Mise jour du cahier de bord Aprs une course autorise par le Secrtaire Cahier de bord Excutif, renseigne le cahier de bord ; Soumet le cahier de bord la signature de lutilisateur, si la course a t effectue au profit dun Bnficiaire en particulier ; Remet le cahier de bord au Secrtaire Excutif pour contre-signature. Secrtaire Excutif Vrifie que la course effectue correspond la demande autorise ; Signe le cahier de bord pour valider la course si le contrle est satisfaisant ;

Entretiens et rparations Cf. : Procdures de gestion des immobilisations

Date d'dition : 25.01.10

III-148

Manuel de procdures administratives, comptables et financires CTA PROCEDURES COMPTABLES 3me partie : Manuel de Procdures

PROCEDURES COMPTABLES

Date d'dition : 25.01.10

III-149

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE TRAVAUX DARRETE DES COMPTES

Date d'dition : 25.01.10

III-150

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les procdures ci-aprs devront tre systmatiquement appliques afin de : Optimiser le dlai darrt des comptes Sassurer du respect des principes comptables dans les tats financiers Respecter les dlais de production des tats financiers ainsi que le calendrier de tenues des assembles.

REGLES DE GESTION Les comptes sont arrts en retenant lhypothse du principe dune continuit de lexploitation. Les travaux darrt des comptes annuels sont effectus en respectant les principes noncs par le Syscohada et le droit commercial. Les travaux darrt sont effectus sous la supervision du RFC. Dterminer et comptabiliser les charges et les produits constats davance. Dterminer et comptabiliser les charges payer et les produits recevoir. tablir les tats financiers de lanne conformment aux dispositions du Syscohada.

PROCEDURES 1. 2. 3. 4. Prise dinventaire physique (Cf. Procdures dinventaire physique des stocks et gestion des immobilisations) valuation des actifs Lanalyse des soldes Le traitement du cut-off (sparation des exercices)

Date d'dition : 25.01.10

III-151

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 01 PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE

3me partie : Manuel de Procdures

ARC 01

PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE

Date d'dition : 25.01.10

III-152

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 01 PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS / REGLE DE GESTION / TAPES Cf. Procdures dinventaire physique des stocks et gestion des immobilisations

Date d'dition : 25.01.10

III-153

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 02 EVALUATION DES ACTIFS

3me partie : Manuel de Procdures

ARC 02

VALUATION DES ACTIFS

Date d'dition : 25.01.10

III-154

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 02 EVALUATION DES ACTIFS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIF Cette procdure a pour objectif dvaluer les actifs de lACTA.

REGLES DE GESTION Vrifier que chaque criture du mois passe sur un compte dimmobilisation corporelle correspond un dossier dquipement cr dans le rpertoire des immobilisations. Ltat dinventaire du rpertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte gaux aux soldes des comptes dimmobilisation corporelle. Ainsi le rpertoire des quipements doit constituer une comptabilit auxiliaire pour les comptes dimmobilisation. Les dotations aux amortissements ninterviennent pas dans les comptes des projets. Cependant, les rapports de gestion priodiques doivent indiquer en annexe la situation des amortissements.

ETAPES 1. 2. valuation des immobilisations Suivi extra-comptable des amortissements

Date d'dition : 25.01.10

III-155

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 02 EVALUATION DES ACTIFS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


valuation des immobilisations

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Administratif

dite le fichier immobilisations et sassure que Fichier des toutes les rubriques de calcul sont bien immobilisations renseignes Tableau de variation Passe en revue les taux damortissement et des immobilisations et sassure quils sont conformes ceux des amortissements gnralement admis tablit un tableau de variation des immobilisations et des amortissements entre lanne N-1 et N Procde aux corrections ventuelles et transmet les documents viss au RFC. Sassure que toutes les factures sont Fichier des comptabilises ; immobilisations Appose la mention saisie sur les pices Tableau de variation comptabilises et archive les diffrents des immobilisations et documents dans un classeur darrt de comptes. des amortissements Suivi extra comptable des amortissements

Chef Comptable

2 Chef Comptable

Recoupe le tableau de variation avec le fichier Tableau de variation immobilisations et la comptabilit. des immobilisations et Classe le tableau de variation dans le dossier de des amortissements suivi des immobilisations.

Date d'dition : 25.01.10

III-156

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 03 ANALYSE DES SOLDES

3me partie : Manuel de Procdures

ARC 03

ANALYSE DES SOLDES

Date d'dition : 25.01.10

III-157

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 03 ANALYSE DES SOLDES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIS Lanalyse de solde a pour objectif de sassurer, pour les comptes de la comptabilit gnrale, analytique et des postes budgtaires : dune part, que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supports dans le dtail par les comptes individuels correspondants et dautre part, que les comptes individuels sont bien justifis par le dtail des oprations. Il sagit de faon gnrale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de tiers moins dun an) et 5 (Comptes financiers moins dun an).

ETAPES 1. 2. 3. 4. Prparation des analyses de soldes Analyses de soldes Mise jour des fiches danalyses de soldes Exploitation de la circularisation des tiers

Date d'dition : 25.01.10

III-158

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 03 ANALYSE DES SOLDES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Chef Comptable

Prparation des analyses de soldes dite la balance provisoire et les fiches danalyse de Balance provisoire soldes comptables, analytiques et budgtaires ; Procdent la demande des confirmations de soldes des tiers.

2 Chef Comptable Comptable Chef comptable

Analyses de soldes Procdent lanalyse des comptes en matrialisant Fiches danalyse des sur les fiches les soldes analyss comptes Dterminent des ventuelles rgularisations ; Prpare les fiches dimputations de ces rgularisations, y adjoint les copies des justificatifs correspondants et les soumet lapprobation du RFC ; Contrle les rgularisation ; propositions dcritures de

RFC

Vise les fiches danalyses de soldes en cas dapprobation Chef Comptable 3 Chef Comptable Procde la comptabilisation des OD. Mise jour des fiches danalyses de soldes Met jour les analyses de soldes conformment aux Fiches danalyse instructions du RFC. comptes dite les fiches danalyses de soldes aprs rgularisation ; Soumet les fiches danalyse rgularises au RFC. RFC Vrifie que les corrections ont t prises en compte ; Vise les fiches danalyses de soldes modifies pour matrialiser son accord ; Le cas chant, demande des corrections.. Chef Comptable Archive les fiches danalyse de soldes dans un classeur appropri et par ordre chronologique. des

Date d'dition : 25.01.10

III-159

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 04 TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

3me partie : Manuel de Procdures

ARC 04

TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

Date d'dition : 25.01.10

III-160

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 04 TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIS Le traitement des cut-off a pour objectif de vrifier que toutes les factures reues et traites pendant le mois ont bien t enregistres en comptabilit, cest une comptabilit dengagement. Les contrles seront effectus en rapprochant : dune part : Le nombre de factures contenues dans le brouillard dachat du mois. Le nombre de factures reues dans le mois calcul par la diffrence entre le dernier numro attribu et le premier numro du mois partir du registre des factures.

et dautre part : Le nombre de factures reues dans le mois indiqu sur les bordereaux de transmission.

Les rgularisations opres seront indiques dans les rapports de gestion.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Cut-Off des frais gnraux Cut-off des achats Provisions pour risques PIDR : Provisions pour Indemnits de Dpart la Retraite

Date d'dition : 25.01.10

III-161

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 04 TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Cut-off des frais gnraux

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Complte si ncessaire la liste ci-dessous relative Balance provisoire aux oprations susceptible de gnrer un risque de cut-off : Loyer, lectricit, eau, tlphone, service Internet agios bancaires, primes dassurance, congs payer

Vrifie pour, chacune des oprations, que les factures pris en charges couvrent bien lexercice en cours sinon procde lestimation dune provision ou dune charge constate davance. Archive tous les travaux dans un classeur dOD. A partir du registre courrier arriv tenu par lassistante de direction effectue copie des pages mentionnant les factures transmises sur la priode allant de la deuxime quinzaine du dernier mois de clture la fin du mois suivant. Pour chacune des oprations ainsi recenses ressort les factures et BL correspondants et procde la comptabilisation sur lexercice sur lequel les prestations ont t ralises

Date d'dition : 25.01.10

III-162

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 04 TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
2

Intervenants

Description des tches


Cut-off des achats

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Sassure que les factures correspondant aux Factures travaux non-livrs nont pas t comptabilises en charges sur lexercice en cours. Pour chacune des commandes livres sur les deux derniers mois de lexercice, vrifie que les factures sont rceptionnes et comptabilises ; Sinon relance les tiers concerns par tlphone et fax. En labsence de rponse procde une estimation des charges correspondantes. Comptabilise les rgularisations ncessaires. Archive les travaux dans un classeur spcifique.

3 Chef comptable

Provisions pour risques Par entretien avec le RFC et le Secrtaire Circularisation des Excutif et les autres responsables de services, avocats et conseils senquiert dventuels litiges en cours ou des risques latents. Informe les conseils juridiques sur les litiges en cours. Procde lestimation de ces risques en concertation avec les responsables des services concerns et aprs lecture des rponses des juristes. Documente lestimation des provisions et les communique au RFC. Prend connaissance de lestimation des risques et donne son avis. En cas dapprobation du RFC et du Secrtaire Excutif procde la comptabilisation des provisions pour risques.

Date d'dition : 25.01.10

III-163

CTA/ARC TRAVAUX DARRETE DE COMPTES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

ARC 04 TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


PIDR

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Effectue le calcul de la PIDR. Sur dcision du RFC et du Secrtaire Excutif, comptabilise la PIDR ou en fait mention dans les tats annexes. Archive les travaux.

Calcul de la PIDR

Date d'dition : 25.01.10

III-164

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA GESTION DES AUDITS

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES AUDITS

Date d'dition : 25.01.10

III-165

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA GESTION DES AUDITS

3me partie : Manuel de Procdures

GDA 01

AUDITS EXTERNES

Date d'dition : 25.01.10

III-166

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA GESTION DES AUDITS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Le CA fait obligation lACTA de faire : vrifier les comptes, critures et tats financiers, conformment des principes daudit jugs acceptables et systmatiquement appliqus par des auditeurs indpendants jugs acceptables par elle. Effectuer un audit technique afin de revoir la passation des marchs, les tats de dpenses et les immobilisations.

REGLES DE GESTION LACTA doit fournir au CA au plus tard, six mois aprs la date de clture de lexercice, le rapport daudit et une copie certifie conforme des tats financiers audits.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. laboration du calendrier dintervention Centralisation des documents auditer Information aux agents de la cellule finance et comptabilit de lACTA Droulement de laudit Discussion des conclusions

Date d'dition : 25.01.10

III-167

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA GESTION DES AUDITS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


laboration du calendrier dintervention

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Aprs validation par le RFC et le Secrtaire Planning daudit Excutif des tats financiers, et avec laccord du Secrtaire Excutif contacte lauditeur pour llaboration de calendrier dintervention. Aprs accord sur le planning de droulement de la mission daudit, transmet au RFC et au Secrtaire Excutif le calendrier dintervention. Si le calendrier est approuv par le RFC et le Secrtaire Excutif, informe des agents de lACTA.

2 Chef Comptable

Centralisation des documents auditer Transmet la balance des comptes lauditeur ; Documents Fait rassembler par les agents de la cellule comptables Finance et Comptabilit les documents et pices demands par lauditeur. Information aux agents de lACTA RFC Donne aux agents de la cellule Finance et Comptabilit les instructions sur le droulement de la mission daudit des comptes. Droulement de laudit RFC Reoit lauditeur et lui dsigne son interlocuteur lACTA. Met la disposition de lauditeur, une salle durant le droulement de la mission.

Date d'dition : 25.01.10

III-168

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA GESTION DES AUDITS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Discussion des conclusions

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable/ RFC/ Secrtaire Excutif

A la rception du rapport provisoire ; discutent Projet de rapport des points de recommandation de lauditeur ; daudit Rencontrent lauditeur afin de trouver des solutions aux problmes ventuels soulevs. Transmission du rapport daudit au CA

6 Secrtaire Excutif

A la rception du rapport dfinitif de laudit des Rapport final daudit comptes, transmet une copie du rapport accompagne dune copie certifie conforme des tats financiers audits au CA et aux destinataires dsigns dans les termes de rfrence de la mission daudit.

Date d'dition : 25.01.10

III-169

CTA/GDA GESTION DES AUDITS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA.02 AUDITS INTERNES

3me partie : Manuel de Procdures

GDA 02

AUDITS INTERNES

Date d'dition : 25.01.10

III-170

CTA/GDA GESTION DES AUDITS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA.02 AUDITS INTERNES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS LACTA a lobligation de faire : Vrifier les comptes, critures et tats financiers, conformment des principes daudit jugs acceptables et systmatiquement appliqus, par son auditeur interne. Effectuer des audits internes priodiques et inopins afin de revoir la bonne application de toutes les procdures internes telle que : la passation des marchs, les tats de dpenses, les immobilisations, etc... Effectuer des audits internes priodiques et inopins des structures bnficiant de son financement travers le Projet : les bnficiaires secondaires et les sous bnficiaires afin de revoir la bonne application de toutes les procdures.

REGLES DE GESTION LACTA doit fournir au CA, les rapports daudit interne priodique labors par lauditeur interne.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. laboration du calendrier dintervention Centralisation des documents auditer Information aux agents de lACTA Droulement de laudit Discussion des conclusions

Date d'dition : 25.01.10

III-171

CTA/GDA GESTION DES AUDITS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA.02 AUDITS INTERNES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


laboration du calendrier dintervention

DOCUMENTS OU INTERFACE

Auditeur interne

Etablit un projet de calendrier dintervention Planning daudit quil soumet lapprobation du Secrtaire Excutif ; Aprs accord sur le planning de droulement des audits internes, transmet le calendrier dintervention au Secrtaire Excutif; Si le calendrier est approuv par le Secrtaire Excutif, informe la cellule Finance et Comptabilit de lACTA ; Transmet une demande de documents auditer avec la liste des documents au Chef Comptable

2 Chef Comptable

Centralisation des documents auditer Transmet la balance des comptes internes Documents lauditeur ; comptables Fait rassembler par les agents de la cellule Finance et Comptabilit les documents et pices demands par lauditeur. Information aux agents de lACTA Secrtaire Excutif Donne aux agents de lACTA les instructions sur Note dinformation le droulement des missions daudits internes.

4 Auditeur interne

Droulement de laudit Effectue laudit interne en fonction de son Rapport calendrier ; interne Demande aux agents de se tenir prt dans le cas daudits inopins ; labore un rapport daudit interne quil transmet au RFC et au Secrtaire Excutif pour examen. daudit

Date d'dition : 25.01.10

III-172

CTA/GDA GESTION DES AUDITS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

GDA.02 AUDITS INTERNES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Discussion des conclusions

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC/ Secrtaire Excutif

A la rception du rapport provisoire ; discutent Projet de rapport des points de recommandation de lauditeur daudit interne interne ; Rencontrent lauditeur interne afin de trouver des solutions aux problmes ventuels soulevs. Transmission du rapport daudit au CA

6 Secrtaire Excutif

A la rception du rapport dfinitif de laudit Rapport final daudit interne, transmet une copie du rapport au CA.

Date d'dition : 25.01.10

III-173

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

RIN GESTION DES REPORTING

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES REPORTING

Date d'dition : 25.01.10

III-174

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

RIN GESTION DES REPORTING

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette section est de permettre la production dinformations de qualit lattention du CA dans les dlais impartis.

REGLES DE GESTION Le RFC est le garant de la qualit des informations financires mises. Tout tat devant tre transmis au CA doit tre soumis lapprobation du Secrtaire Excutif.

Date d'dition : 25.01.10

III-175

CTA PROCEDURES COMPTABLES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

RIN GESTION DES REPORTING

3me partie : Manuel de Procdures

CALENDRIER DES REPORTING

ETAT

DESCRIPTION

PERIODICITE

DELAI

RESPONSABLE

Justificatifs des dpenses pour lesquels des retraits du Compte bancaire ont t effectus

Annuel

Annuel

RFC

tat cumulatif prsentant les ressources et emplois des fonds du Projet tat cumulatif de lavancement matriel de lexcution du projet avec comparaison au budget tat davancement de la passation des marchs

Trimestriel

Au plus tard 45 jours aprs la fin RFC de chaque trimestre civil Au plus tard 45 jours aprs la fin Expert en Suivide chaque Evaluation trimestre civil Au plus tard 45 jours aprs la fin Expert en passation de chaque des marchs trimestre civil

Rapport de Suivi Financier

Trimestriel

Trimestriel

Date d'dition : 25.01.10

III-176

Manuel de procdures administratives, comptables et financires FIN PROCEDURES FINANCIERES 3me partie : Manuel de Procdures

PROCEDURES FINANCIERES

Date d'dition : 25.01.10

III-177

FIN PROCEDURES FINANCIERES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD BUDGETAIRE

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE BUDGETAIRE

Date d'dition : 25.01.10

III-178

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 01 ELABORATION DU PLAN DACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL

3me partie : Manuel de Procdures

BUD 01

LA BO R A TI O N D U P LA N D ' A C TI V I TE S O P ER A TI O N N EL LES ET BU D G ET
A N N U EL

Date d'dition : 25.01.10

III-179

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 01 ELABORATION DU PLAN DACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure dcrit le cadre et les mcanismes dlaboration du plan dactions et du budget gnral de lACTA.

REGLES DE GESTION Le Plan dActions Oprationnel (PAO) de lACTA est labor partir des plans dactions sectoriels conformment au bilan dactivits de lanne en cours et des objectifs gnraux de lanne N+1. Llaboration du plan dactions oprationnel sectoriel doit se faire au cours dune ou plusieurs sances de travail avec tous ceux qui prsentent un plan au financement de lACTA afin de disposer dun plan cohrent et pertinent. Le PAO doit tre approuv par le CA avant sa mise en uvre. Afin de faciliter la consolidation du PAO, un formulaire standard doit tre utilis par toutes les structures qui prsentent un PAO. Un Comit technique est compos du personnel de lACTA. Il est prsid par le Secrtaire Excutif.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. tablissement du bilan de lanne en cours et fixation des objectifs de lanne N+1 laboration des Plans dAction Oprationnels Sectoriels (PAO) Validation des PAO laboration du PAO et du budget global de lACTA Validation du budget de lACTA par le CA Validation du budget par le CA Saisie du budget

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

Date d'dition : 25.01.10

III-180

BUD 01 ELABORATION DU PLAN DACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants

Description des tches

DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Secrtaire Excutif

tablissement du bilan de lanne en cours et fixation des objectifs de lanne N+1 Au mois de septembre, demande aux responsables Bilan dactivit sectoriels et au responsable suivi valuation de faire le bilan de lexercice en cours et de proposer les objectifs de lanne N+1. Le bilan dactivit doit comporter : Ltat davancement de la ralisation du plan dactions oprationnel (PAO) par rapport aux prvisions ; Les difficults et carts rencontrs dans la ralisation du PAO, ainsi que les explications de ces difficults et carts.

Valide le bilan dactivits et le projet dobjectifs N+1 au regard du bilan N et des objectifs du Projet. 2 Responsable de cellule laboration des plans daction oprationnels(PAO) sectoriels Organise une sance de travail avec les diffrents Projet de PAO N+1 acteurs de son secteur, sur lanalyse de lexcution du PAO de lexercice et les prvisions pour lexercice N+1 ; Donne des indications sur les objectifs gnraux N+1 aux diffrents acteurs ; Demande chaque acteur de son secteur de prparer son plan dactions oprationnel ; Convoque une date arrte de commun accord tous les acteurs et tout autre intervenant du secteur une sance dlaboration du plan dactions sectoriel global ; tablit le projet de PAO chiffr lissue de la sance de discussion avec les acteurs : Par catgorie et objet de dpenses Par acteur

Transmet le bilan de PAO de lanne en cours et le projet de PAO chiffr de lanne n+1 au Secrtaire Excutif.

Date d'dition : 25.01.10

III-181

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 01 ELABORATION DU PLAN DACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Validation des PAO sectoriels

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif Prsident du CA

Transmet une copie du bilan dactivits de lexercice N et des diffrents projets de PAO N+1 chaque membre du CA ; Convoque le CA une sance budgtaire. Analyse les PAO et valide en cas dapprobation ; Fait procder aux amendements ncessaires ; Charge le RFC de faire le budget global aprs Validation des budgets sectoriels.

4 RFC

laboration du PAO et du budget global De l ACTA Aprs la Validation des PAO sectoriels par le Projet de budget Comit technique, tablit le projet de budget qui comprend le PAO global et le fonctionnement de lACTA Transmet le projet de budget au Secrtaire Excutif et aux autres membres du CA pour validation sectorielle et globale dfinitive. Convoque le CA une runion budgtaire pour la validation du budget. Aprs la validation et met le projet du budget jour et transmet copie au Secrtaire Excutif et chaque membre du Comit technique. Validation du budget par le CA Secrtaire Excutif Transmet une copie du projet de budget et du Projet de budget bilan dactivits chaque membre du CA ; Convoque une runion conjointe du Comit technique et du CA pour valider le budget Aprs la runion budgtaire labore le budget dfinitif adopt par lACTA.

Prsident du Comit technique RFC

Date d'dition : 25.01.10

III-182

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 01 ELABORATION DU PLAN DACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
6

Intervenants

Description des tches


Validation du budget par le CA

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

Transmet le budget adopt par lACTA au CA Budget pour avis au plus tard le 31 octobre de lanne en cours A la rception de lavis du CA, Fait faire les modifications ventuelles recommandes par le CA et lui transmet nouveau le budget mis jour pour avis.

7 Secrtaire Excutif

Saisie du budget Aprs lobtention de lavis de non-objection du Budget global CA, dite le budget dfinitif et le fait signer par Budgets sectoriels le Prsident du CA ; Donne un exemplaire chaque membre du CA ; En conserve un exemplaire ; Communique chaque agent ses actions qui ont t retenues ainsi que le budget y affrent ; Fait saisir le budget dans le programme de gestion financire.

Date d'dition : 25.01.10

III-183

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 02 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE RUBRIQUE A UNE AUTRE DANS LA MEME CATEGORIE

3me partie : Manuel de Procdures

BUD 02

REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS D'UNE


R U BR I Q U E A U N E A U TR E D A N S LA M EM E C A TEG O R I E

Date d'dition : 25.01.10

III-184

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 02 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE RUBRIQUE A UNE AUTRE DANS LA MEME CATEGORIE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure dcrit le processus de ramnagements budgtaires, dune rubrique une autre dans la mme catgorie, qui peuvent savrer ncessaires en cours dexercice pour mieux utiliser les budgets disponibles.

REGLES DE GESTION Les responsables de cellule peuvent demander un ramnagement du budget au cours de son excution. Tout ramnagement doit tre justifi et orient vers une meilleure utilisation des ressources financires. Le transfert de fonds dune rubrique une autre dans la mme catgorie doit recueillir laccord pralable du Secrtaire Excutif et du CA.

ETAPES 1. 2. 3. Demande de transfert Apprciation de la demande par le Secrtaire Excutif Mise jour du budget

Date d'dition : 25.01.10

III-185

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 02 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE RUBRIQUE A UNE AUTRE DANS LA MEME CATEGORIE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande de transfert

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable de Cellule

Fait la situation de lexcution du PAO de sa Mmo dexcution du cellule ; PAO Joint la situation du PAO une note explicative du transfert de fonds envisag ; Transmet la situation du PAO et la note explicative au Secrtaire Excutif.

2 Secrtaire Excutif

Apprciation de la demande par le Coordonnateur A la rception de la demande, apprcie Mmo dexcution du lopportunit du transfert de fonds aprs stre PAO inform sur la disponibilit des fonds et leffectivit de lexcution du PAO auprs du RFC ; Si la demande de transfert est opportune, soumet lavis de non-objection du CA le transfert des fonds dactivit vers une autre ; En cas de refus, notifie au Responsable de Cellule les motifs du rejet de la demande ; En cas dapprobation, demande au RFC deffectuer la mise jour du budget ; Informe par crit le Responsable de Cellule lacceptation de sa requte.

3 RFC

Mise jour du budget Aprs acceptation de la demande de transfert de Mmo dautorisation fonds par au Secrtaire Excutif, effectue la mise de mise jour du jour du budget global ; budget Conserve une copie de lettre dacceptation du transfert de fonds ; Saisit les modifications budgtaires dans le logiciel de gestion comptable et financire et conserve la lettre dacceptation du transfert dans le dossier budget de lanne .

Date d'dition : 25.01.10

III-186

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 03 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE CATEGORIE A UNE AUTRE

3me partie : Manuel de Procdures

BUD 03

REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT D'UNE CATEGORIE A


U N E A U TR E

Date d'dition : 25.01.10

III-187

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 03 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE CATEGORIE A UNE AUTRE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure dcrit le processus de ramnagements budgtaires, dune catgorie une autre, qui peuvent savrer ncessaires en cours dexercice pour mieux utiliser les budgets disponibles.

REGLES DE GESTION Les responsables de cellule peuvent demander un ramnagement du budget au cours de son excution. Tout ramnagement doit tre justifi et orient vers une meilleure utilisation des ressources financires. Le transfert de fonds dune catgorie de dpenses vers une autre catgorie doit recueillir laccord pralable du Secrtaire Excutif et du CA.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Demande de transfert Apprciation de la demande par le Secrtaire Excutif Validation de la demande par le CA Mise jour du budget

Date d'dition : 25.01.10

III-188

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 03 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE CATEGORIE A UNE AUTRE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande de transfert

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable de Cellule

Fait la situation de lexcution du PAO de sa Mmo dexcution du cellule ; PAO Joint la situation du PAO une note explicative du transfert de fonds envisag ; Transmet la situation du PAO et la note explicative au Secrtaire Excutif avec une ampliation au RFC.

2 Secrtaire Excutif

Apprciation de la demande par le Secrtaire Excutif A la rception de la demande, apprcie Mmo dexcution du lopportunit du transfert de fonds aprs stre PAO inform sur la disponibilit des fonds et leffectivit de lexcution du PAO auprs du RFC ; En cas de refus, notifie au Responsable de Cellule les motifs du rejet de la demande ; Secrtaire Excutif Conseil dAdministration En cas dapprobation, transmet la demande au Secrtaire Excutif En cas dapprobation, soumet la requte au CA En cas de refus, notifie au Coordonnateur les motifs du rejet de la demande ;

Date d'dition : 25.01.10

III-189

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 03 REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS DUNE CATEGORIE A UNE AUTRE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Requte de rallocation de fonds au CA

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

A la demande du Coordonnateur, prpare un Requte de rallocation courrier soumettre la signature du Prsident des fonds du CSP demandant une requte de rallocation des fonds ; Adresse cette lettre, pour approbation, au CA avec copie aux juristes ; - aux Membres du CA ; Ds rception de laccord de don amend, Accord de don amend demande au RFC deffectuer la mise jour du budget. Transmet copie de laccord de don amend au Prsident du CA.

Secrtaire Excutif

4 RFC

Mise jour du budget Aprs acceptation de la demande de transfert de Mmo dautorisation fonds par le Secrtaire Excutif, effectue la mise de mise jour du jour du budget global ; budget Conserve une copie de lettre dacceptation du transfert de fonds ; Saisit les modifications budgtaires dans le logiciel de gestion comptable et financire et conserve la lettre dacceptation du transfert dans le dossier budget de lanne .

Date d'dition : 25.01.10

III-190

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 04 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE

3me partie : Manuel de Procdures

BUD 04

CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE

Date d'dition : 25.01.10

III-191

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 04 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif de mettre la disposition des diffrents intervenants de lACTA les informations sur lexcution du Projet afin de pouvoir mieux le piloter.

REGLES DE GESTION Chaque bnficiaire de financement de Projet doit adresser un rapport trimestriel au Secrtaire Excutif ; De mme chaque responsable de cellule doit adresser un rapport de suivi au responsable de suivi & valuation qui en tiendra compte dans son rapport de synthse ; Le RFC dite trimestriellement ltat de consommation du budget par cellule et global ; Pour un meilleur suivi budgtaire, le RFC doit effectuer priodiquement des visites de terrain pour tre mieux imprgne de la ralit. Ces missions pourraient se faire en collaboration avec le Secrtaire Excutif de lACTA et le responsable de suivi & valuation.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. Examen de la demande de paiement laboration de tableau de bord laboration du rapport de suivi-valuation Approbation du rapport de suivi-valuation par le RFC Validation du rapport suivi valuation par le Secrtaire Excutif

Date d'dition : 25.01.10

III-192

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 04 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Examen de la demande de paiement

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Pour toute demande de paiement, sassure que : le bien ou le service acqurir est inscrit au budget la ligne budgtaire disponible est suffisante,

Demande de paiement

En cas de ligne budgtaire inexistante ou insuffisante, rejette le paiement et en informe le Secrtaire Excutif. Dclenche la procdure de paiement si la ligne budgtaire est suffisante (cf. procdure de trsorerie) ; Examine la possibilit de ramnagement budgtaire par transfert de ligne ou dun dpassement du budget (cf. procdure ci-dessus) 2 RFC laboration de tableau de bord dite, la fin de chaque trimestre, par catgorie tat dexcution et par composante ou activit : budget sectoriel - Ltat dexcution du budget pour le trimestre coul ; Les consommations budgtaires cumules de lanne en cours ; Les carts sur prvisions budgtaires. du

Transmet une copie de ltat dexcution au Responsable Suivi & valuation. 3 Responsable Suivi & valuation laboration du rapport de suivi-valuation Rdige un rapport trimestriel de suivi-valuation Rapport de Suivi & du PAO au vu des rapports dactivits des valuation responsables sectoriels, des informations collectes sur le terrain ou par tout autre moyen jug ncessaire, et du niveau de consommation des budgets ; Transmet le rapport de Suivi/valuation au RFC pour approbation.

Date d'dition : 25.01.10

III-193

FIN/BUD BUDGETAIRE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

BUD 04 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Approbation du rapport de suivi-valuation par le RFC

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Rapport trimestriel de Transmet le rapport au Secrtaire Excutif en y Suivi & valuation incluant les recommandations ncessaires par rapport lexcution du PAO, au vu de ltat davancement du PAO et du niveau de consommation du budget en mettant particulirement en exergue tout fait de nature compromettre la bonne excution du PAO et en exhortant le Secrtaire Excutif rechercher les solutions idoines. Examine le rapport Validation du rapport suivi valuation par le Secrtaire Excutif

5 Secrtaire Excutif

Examine les diffrents rapports et les valide en Rapport de synthse cas dapprobation ; Au besoin, fait procder des corrections ; Rdige un rapport de synthse et le transmet aux membres du CA

Date d'dition : 25.01.10

III-194

FIN PROCEDURES FINANCIERES

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

DOMAINE GESTION DES IMMOBILISATIONS

Date d'dition : 25.01.10

III-195

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 01 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 01

ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A LACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-196

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 01 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure dcrit le processus d'entre des immobilisations dans le patrimoine de lACTA.

REGLES DE GESTION Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformment la procdure de passation des marchs. Toutes les immobilisations doivent tre codifies ds leur rception par lAssistant Administratif avant leur mise en service. Un dossier immobilisation et un fichier informatique dimmobilisation seront respectivement tenus par lExpert en passation des marchs. Ce systme permettra d'avoir deux sources pour les mmes donnes et de garantir la fiabilit des informations. Toute acquisition d'immobilisation doit tre inscrite au budget de l'exercice en cours, dfaut, elle doit tre autorise par le CA.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. Rception des immobilisations Signature du bordereau de livraison Codification de limmobilisation Mise du bien la disposition de lACTA Prise en compte de limmobilisation dans le patrimoine de lACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-197

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 01 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Rception des immobilisations

DOCUMENTS OU INTERFACE

Fournisseur Chef Comptable)

Informe lAssistant Administratif de lACTA de la date, du lieu et de lheure de livraison. Rceptionne limmobilisation en prsence du BL RFC ; Vrifie que limmobilisation livre est conforme la commande. a) Livraison non-conforme la commande Biens non conformes ou dfectueux dans leur totalit Refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bordereau de livraison ; Remet le bordereau au livreur ; En rend compte au Secrtaire Excutif ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux.

Chef Comptable

Chef Comptable Livraison partiellement conforme la commande Informe le Secrtaire Excutif de la situation ; Procde ensemble avec le Responsable du Bnficiaire, au contrle du bien livr et dcide soit de refuser la totalit de la livraison soit daccepter les biens conformes la commande ; Dans lhypothse dune acceptation partielle, mentionne les rserves sur le bordereau de livraison et le signe. Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux b) Biens en bon tat et bordereau de livraison conforme au bon de commande Signature du bordereau de livraison Chef Comptable Signe le bordereau de livraison du fournisseur BL Garde un exemplaire du bordereau et remet les autres exemplaires au fournisseur.

Date d'dition : 25.01.10

III-198

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 01 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Codification de limmobilisation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Attribue limmobilisation un code unique didentification au moyen de plaques mtalliques ou dtiquettes : NB : Le code peut indiquer : - Le bnficiaire - La nature de limmobilisation - Lordre dacquisition

4 Chef Comptable

Mise du bien la disposition de lACTA tablit une attestation de mise en service en 2 Attestation de mise en exemplaires service Livre limmobilisation au bnficiaire aprs lui avoir fait signer lattestation ; Agrafe lattestation de mise en service au BL.

5 Chef Comptable

Prise en compte de limmobilisation dans le patrimoine de lACTA Inscrit limmobilisation dans le registre des Facture immobilisations : BL - Type dimmobilisation Attestation de remise Date dacquisition Date de mise en service Date de sortie

Saisit limmobilisation dans le fichier des immobilisations NB : en labsence de facture lors de la livraison, le BL et lattestation de remise doivent tre classs dans le dossier immobilisation, factures recevoir

Date d'dition : 25.01.10

III-199

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 02 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 02

ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-200

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 02 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure dcrit le processus d'entre des immobilisations dans le patrimoine de lACTA en usage dans des entits autre que lACTA.

REGLES DE GESTION Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformment la procdure de passation des marchs. Toutes les immobilisations doivent tre codifies ds leur rception par lAssistant Administratif avant leur mise en service. La codification des immobilisations est effectue par lAssistant Administratif. Un dossier immobilisation et un fichier informatique immobilisation seront respectivement tenus par lExpert en passation des marchs et lAssistant Administratif. Ce systme permettra d'avoir deux sources pour les mmes donnes et de garantir la fiabilit des informations. Toute acquisition d'immobilisation doit tre inscrite au budget de l'exercice en cours, dfaut, elle doit tre autorise par le CA. La transmission des immobilisations aux entits bnficiaires doit se traduire par lmission dune attestation de mise en service.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Rception des immobilisations Signature du bordereau de livraison Codification de limmobilisation Mise du bien la disposition de l'entit Prise en compte de limmobilisation dans le patrimoine de lACTA Enregistrement de limmobilisation au niveau du bnficiaire

Date d'dition : 25.01.10

III-201

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 02 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Rception des immobilisations

DOCUMENTS OU INTERFACE

Fournisseur

Chef Comptable

Informe lentit bnficiaire et lAssistant Administratif de lACTA de la date, du lieu et de lheure de livraison. Rceptionne limmobilisation en prsence de BL lExpert en Passation de March et du BC bnficiaire ; Vrifie que limmobilisation livre est conforme la commande :

2 a) Chef Comptable

Signature du bordereau de livraison Livraisons non conformes la commande Biens non conformes ou dfectueux dans leur totalit BL Refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bordereau de livraison ; Remet le bordereau au livreur ; En rend compte au Secrtaire Excutif et lentit bnficiaire ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux. Livraison partiellement conforme la commande Informe le Secrtaire Excutif et le Bnficiaire de la situation ; Procde ensemble avec lentit bnficiaire au contrle du bien livr et dcide soit de refuser la totalit de la livraison soit daccepter les biens conformes la commande ; En cas dacceptation partielle, mentionne les rserves sur le bordereau de livraison et le signe ; Reprend contact avec le fournisseur pour rgler les points litigieux Biens en bon tat et bordereau de livraison conforme au bon de commande Signe le bordereau de livraison du fournisseur ; Chef Comptable Garde un exemplaire du bordereau et remet les autres exemplaires au fournisseur.

Chef Comptable

Date d'dition : 25.01.10

III-202

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 02 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Codification de limmobilisation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Attribue limmobilisation un code unique Plaque didentification au moyen de plaques mtalliques dimmatriculation de ou dtiquettes. limmobilisation NB : Le code peut indiquer : - Le bnficiaire - La nature de limmobilisation - Lordre dacquisition Mise du bien la disposition de lentit

4 Chef Comptable

tablit une attestation de mise en service en 2 Attestation de mise en exemplaires ; service Livre limmobilisation au bnficiaire aprs lui avoir fait signer lattestation ; Remet un exemplaire de lattestation lentit bnficiaire ; Agrafe lattestation de mise en service au BL

5 Chef Comptable

Prise en compte de limmobilisation dans le patrimoine de lACTA Inscrit limmobilisation dans le registre des Facture immobilisations de lentit concerne: BL - Type dimmobilisation Attestation de remise Date dacquisition Date de mise en service Date de sortie

Saisit limmobilisation dans le fichier des immobilisations NB : en labsence de facture lors de la livraison, le BL et lattestation de remise doivent tre classs dans le dossier immobilisation, factures recevoir dans le cas o le paiement est effectu par le RFC.

Date d'dition : 25.01.10

III-203

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 02 ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE LACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES ENTITES DIFFERENTES DE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
6

Intervenants

Description des tches


Enregistrement de limmobilisation au niveau du bnficiaire

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Inscrit limmobilisation dans le fichier des Attestation de remise immobilisations : Type dimmobilisation Date dacquisition Date de mise en service Date de sortie

Saisit limmobilisation dans le fichier des immobilisations. NB : en labsence de facture lors de la livraison le BL et lattestation de remise doivent tre classs dans le dossier immobilisation, factures recevoir pour les entits bnficiaires payant la facture sur leur compte.

Date d'dition : 25.01.10

III-204

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 03 ENTRETIEN PERIODIQUE DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 03

E N TR ETI EN P E R I O D I Q U E D ES I M M O BI LI S A TI O N S

Date d'dition : 25.01.10

III-205

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 03 ENTRETIEN PERIODIQUE DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif dassurer une maintenance rgulire des immobilisations de lACTA.

REGLES DE GESTION Lentretien priodique des immobilisations doit faire lobjet dun contrat dentretien avec un prestataire de service. Lentretien des immobilisations en usage dans les entits diffrentes de lACTA doit tre assur par les utilisateurs qui sont chargs dadresser un rapport de suivi trimestriel lACTA. LAssistant Administratif doit sassurer par tout moyen que lentretien de ces immobilisations se fait rgulirement et correctement de manire permettre leur fonctionnement optimal. Tous les travaux dentretiens priodiques doivent donner lieu un bon de rception sign par le prestataire et lAssistant Administratif et ventuellement le Responsable de lentit bnficiaire du bien. Toute anomalie constate dans lexcution du contrat dentretien doit tre porte lattention du Secrtaire Excutif afin de prendre lattache du prestataire pour en connatre les raisons.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Suivi de lexcution du contrat dentretien Production du rapport Suivi Validation du rapport de suivi Rglement des litiges

Date d'dition : 25.01.10

III-206

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 03 ENTRETIEN PERIODIQUE DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Suivi de lexcution du contrat dentretien

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Sassure, conformment aux clauses du contrat liant lACTA au prestataire de service, que les entretiens priodiques sont effectus normalement. Production du rapport Suivi

2 Responsable de lentit bnficiaire du bien

Dresse trimestriellement un rapport de suivi des Rapport de suivi contrats dentretiens Joint les justificatifs des travaux dentretiens au rapport et transmet lensemble lAssistant Administratif de lACTA Validation du rapport de suivi

3 Chef Comptable

Apprcie le rapport de suivi, fait ses observations Rapport de suivi ventuelles ; Vise le rapport dfinitif ; Conserve loriginal du rapport dfinitif et transmet une copie du rapport de suivi lEntit bnficiaire du bien.

4 Chef Comptable

Rglement des litiges Signale au Secrtaire Excutif toute anomalie constate dans lexcution du contrat dentretiens; Prend lattache du prestataire de services pour rgler les diffrends

Date d'dition : 25.01.10

III-207

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 04 REPARATION DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 04
R EP A R A TI O N S D E S I M M O BI LI S A TI O N S

Date d'dition : 25.01.10

III-208

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 04 REPARATION DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure a pour objectif dassurer la rparation des immobilisations de lACTA.

REGLES DE GESTION Les rparations dimmobilisations doivent faire lobjet dun contrat avec un prestataire de service. Les rparations dimmobilisations en usage dans les entits diffrentes de lACTA doivent tre assures par les utilisateurs qui sont chargs dadresser un rapport de suivi trimestriel au Secrtaire Excutif. LAssistant Administratif doit sassurer par tout moyen que les rparations seffectuent correctement de manire permettre le fonctionnement optimal des immobilisations. Toute rparation dimmobilisation doit faire lobjet dun bon de commande tabli sur la base dun devis. Les immobilisations ne pouvant pas tre rpares sur place feront lobjet dun bon de sortie. Tous les travaux de rparation doivent donner lieu un bon de rception sign par le prestataire et lAssistant Administratif. Toute anomalie constate dans lexcution du contrat doit tre porte lattention du Secrtaire Excutif afin de prendre lattache du prestataire pour en connatre les raisons.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. Dtection de lanomalie Entre en contact avec le prestataire tablissement du bon de commande Rception de limmobilisation aprs la rparation Rception de la facture

Date d'dition : 25.01.10

III-209

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 04 REPARATION DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Dtection de lanomalie

DOCUMENTS OU INTERFACE

Utilisateur Chef Comptable

Signale la panne lAssistant Administratif. tablit un bon de rparation ; Fait signer le bon par lutilisateur ; Transmet le bon au Secrtaire Excutif. Bon de rparation

Secrtaire Excutif

Signe le bon en cas dapprobation et le transmet lAssistant Administratif ; Dans le cas contraire, retourne le bon lAssistant Administratif avec mention du motif du refus.

2 Chef Comptable

Entre en contact avec le prestataire A la rception du bon approuv par le Secrtaire Bon de rparation Excutif, prend contact avec le prestataire pour tablir un devis et un diagnostic selon les procdures de passation de march adquates. tablissement du bon de commande Chef Comptable A la rception du diagnostic et du devis, tablit une demande dachat laquelle sont joints le devis et le diagnostic le bon de rparation Transmet lensemble lExpert en passation des marchs pour ltablissement du Bon de commande (BC). tablit le BC au vu de la demande dachat sign Demande dachat par lAssistant Administratif et le bon de Devis rparation sign par le Secrtaire Excutif. Diagnostic Fait signer le BC par le Secrtaire Excutif (cf. procdure de passation de march) N.B. : en cas dachat de pices par lACTA, lExpert en passation des marchs doit procder une consultation dau moins 3 fournisseurs. Demande dachat

Expert en passation des marchs

Date d'dition : 25.01.10

III-210

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 04 REPARATION DES IMMOBILISATIONS

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Rception de limmobilisation aprs la rparation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Si la rparation est satisfaisante, signe le Bon de Bon de livraison Livraison du prestataire, sinon fait reprendre la Fiche de rparation rparation par le prestataire ; tablit une fiche de rception ; Remet le bien lutilisateur contre dcharge de la fiche de rception ; Classe la fiche dans le dossier entretien immobilisation .

5 Comptable

Rception de la facture Traitement de la facture selon la procdure de traitement des factures.

Date d'dition : 25.01.10

III-211

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 05 MISES AU REBUT

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 05

MISES AU REBUT

Date d'dition : 25.01.10

III-212

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 05 MISES AU REBUT

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de sortie des immobilisations vise assurer la protection du patrimoine de lACTA par la matrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION Les sorties d'immobilisations de lACTA ne peuvent tre effectues sans l'accord du Secrtaire Excutif et du CA. La dcision de mise au rebut dune immobilisation est prise par un Comit de Mise au Rebut prsid par le Secrtaire Excutif et compos par : LAssistant Administratif ; Le RFC le Responsable du Suivi & valuation qui assure le secrtariat de ce comit; lExpert en passation des marchs ; lutilisateur.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Demande dautorisation de mise au rebut Analyse de la demande de mise au rebut Mise au rebut de limmobilisation Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de lACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-213

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 05 MISES AU REBUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande dautorisation de mise au rebut

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Par crit soumet lapprciation du Secrtaire Demande de mise au Excutif la dcision de mettre limmobilisation rebut au rebut avec mention des motifs. Analyse de la demande de mise au rebut

2 Secrtaire Excutif Comit de mise au rebut

Convoque le Comit de mise au rebut pour analyser la demande de mise au rebut. Apprcie lopportunit de la mise au rebut de Rapport danalyse limmobilisation au vu des informations fournies par lutilisateur ; Au besoin recueille lavis de tout sachant permettant de mieux apprcier lopportunit de la mise au rebut ;

Chef Comptable

En cas de dsapprobation, notifie par crit, le rejet lutilisateur avec mention des motifs ; En cas dapprobation de la demande de mise au rebut, rdige un rapport danalyse et une lettre de transmission ; Transmet au Secrtaire Excutif, le rapport danalyse, la lettre de transmission et tous les documents affrents la mise au rebut.

Secrtaire Excutif

Soumet pour avis de non-objection au CA, la dcision de cession ou de mise au rebut.

Date d'dition : 25.01.10

III-214

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 05 MISES AU REBUT

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Mise au rebut de limmobilisation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif

A la rception de lavis favorable du CA, donne Avis favorable du CA les instructions lAssistant Administratif pour procder la mise au rebut. tablit en deux exemplaires une attestation de Attestation de mise au mise au rebut et la fait signer par le rebut Coordonnateur et viser par le RFC ; PV de mise au rebut Procde la mise au rebut en prsence de l'utilisateur, de lExpert en passation des marchs et dune personne dsigne par le Coordonnateur et le RFC. Rdige un PV de mise au rebut sign par les personnes ayant particip la mise au rebut.

Chef Comptable

4 Chef Comptable

Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de lACTA Procde la mise jour du registre des Registre des immobilisations ; immobilisations Classe la demande dautorisation, lattestation de Dossier mise au rebut et un exemplaire du PV de mise au Immobilisations rebut dans le dossier Immobilisations mise au mises au rebut rebut ; Fichiers des Procde la mise jour du (ou des) fichier(s) Immobilisations des immobilisations. Procde au traitement comptable de la mise au rebut.

Comptable

Date d'dition : 25.01.10

III-215

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 06

CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE ACTA EN USAGE A ACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-216

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de cession des immobilisations vise assurer la protection du patrimoine de lACTA par la matrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION Toute demande de cession doit tre faite par lAssistant Administratif, par crit ; Les cessions d'immobilisations du patrimoine de lACTA ne peuvent tre effectues sans l'accord du Secrtaire Excutif et du CA. Le comit de cession des immobilisations charg dvaluer les offres d'achats reues est compos comme suit : Secrtaire Excutif, Prsident du Comit, Le RFC lExpert en passation des marchs, secrtaire de commission le responsable suivi valuation et lutilisateur de limmobilisation.

Toute cession dimmobilisation doit se faire au comptant. Les membres du Comit de cession ainsi que les personnes de lACTA et les membres du CA ne peuvent se porter acqureur dun bien en cession sauf autorisation du CA. Dans ce cas, ils ne peuvent tre membres du Comit de cession.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Demande dautorisation de cession Analyse de la demande de cession Dtermination des conditions de cession Publication de lavis de vente Rception et analyse des offres Validation de l'analyse des offres Vente de limmobilisation Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine
III-217

Date d'dition : 25.01.10

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande dautorisation de cession

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Soumet par crit lapprciation du Secrtaire Demande de cession Excutif la dcision de cession de dimmobilisation limmobilisation avec mention des motifs de cession. Analyse de la demande de cession

2 Secrtaire Excutif Comit de cession

Convoque le comit de cession pour analyser la demande de cession. Apprcie l'opportunit de la cession de Rapport danalyse limmobilisation au vu des informations fournies par lutilisateur ; Au besoin recueille lavis de tout sachant permettant de mieux apprcier lopportunit de la cession ;

Chef Comptable

En cas de dsapprobation, notifie par crit, le rejet lutilisateur avec mention des motifs ; En cas dapprobation de la dcision de cession, rdige un rapport danalyse et une lettre de transmission ; Transmet au Secrtaire Excutif, le rapport danalyse, la lettre de transmission et tous les documents affrents la cession.

Secrtaire Excutif

Aprs examen, Soumet la dcision de cession Dossier de demande pour avis de non-objection au LFA. dautorisation de cession dimmobilisation

Date d'dition : 25.01.10

III-218

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Analyse de la demande de cession

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif

A la rception de lavis favorable du CA, le Avis de non-objection notifie au Secrtaire Excutif; du CA Convoque le Comit de cession pour dterminer les conditions de cession. Dtermination des conditions de cession

4 Comit de cession

Dtermine, en collaboration ventuellement avec toute expertise juge ncessaire, les conditions de la vente : La mthode de slection de lacqureur Le prix estimatif de vente Les conditions de rglement Date de cession Lieu dexposition de limmobilisation Publication de lavis de vente

5 Chef Comptable

Rdige et publie un avis de vente aussi bien en Avis de vente interne quen externe aprs approbation du Secrtaire Excutif et avis de non-objection du CA.

Date d'dition : 25.01.10

III-219

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
6

Intervenants

Description des tches


Rception et analyse des offres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Rapport danalyse des Rdige le rapport danalyse et le transmet au offres dachat comit de cession. Centralise et analyse les offres reues ; Apprcie le rapport danalyse et fait faire les modifications ventuelles Rdige un PV de jugement et une lettre de transmission ; Fait signer le PV de jugement par les membres du Comit de cession ; Signe la lettre de transmission ; Transmet le rapport danalyse, le PV de jugement et la lettre au Secrtaire Excutif.

Comit de cession Secrtaire de comit

7 Secrtaire Excutif

Validation de lanalyse des offres par le Secrtaire Excutif Examine le rapport danalyse ayant conduit au choix de lacqureur par le comit de cession ; En cas de dsapprobation, demande la reprise de lanalyse des offres par le Comit de cession ; En cas daccord, vise le rapport et autorise de conclure la vente.

Date d'dition : 25.01.10

III-220

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 06 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE A LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
8

Intervenants

Description des tches


Vente de limmobilisation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

En cas daccord du Secrtaire Excutif, informe par crit la personne slectionne ; Transmet une copie de la lettre dinformation au RFC.

RFC

tablit la facture de vente et la fait signer par le Bordereau de livraison Secrtaire Excutif ; tablit un bordereau de livraison en trois exemplaires ; Procde au recouvrement de la crance et tablit Reu un reu en trois exemplaires ; Signe le reu et remet lacheteur un exemplaire du reu ; Remet lAssistant Administratif un exemplaire du reu et garde le troisime exemplaire.

Comptable

Chef Comptable

Rceptionne le reu du Comptable ; Remet le bien lacheteur contre la dcharge du bordereau de livraison.

Bordereau de livraison

9 Chef Comptable

Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de lACTA Aprs la vente, procde la mise jour du fichier des immobilisations ; Transmet au Chef Comptable la facture de vente accompagne dun exemplaire du bordereau de livraison ; Classe la copie de la facture, le troisime exemplaire du bordereau de livraison, la demande dautorisation et le procs verbal de jugement le dossier de cessions dimmobilisations de lanne.

Date d'dition : 25.01.10

III-221

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

IMM 07

CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE ACTA EN USAGE D A N S U N E EN TI TE A U TR E Q U E A C T A

Date d'dition : 25.01.10

III-222

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS La procdure de cession des immobilisations, en usage autre que ACTA, vise assurer la protection du patrimoine de ACTA par la matrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION Toute demande de cession doit tre faite par crit par le responsable de lentit et valide par lAssistant Administratif de lACTA ; Les cessions d'immobilisations du patrimoine de ACTA ne peuvent tre effectues sans l'accord du Secrtaire Excutif et du CA. La procdure de cession dimmobilisation et mise en uvre par lentit. Le comit de cession des immobilisations charg dvaluer les offres d'achats reues est compos comme suit : Le Secrtaire Excutif, Prsident du Comit, Le RFC lExpert en passation des marchs, secrtaire le responsable suivi valuation et le responsable de lentit utilisatrice de limmobilisation.

Toute cession dimmobilisation doit se faire au comptant. Les membres du Comit de cession ainsi que les personnes de lACTA, de lentit concerne et les membres du CA ne peuvent se porter acqureur dun bien en cession sauf autorisation du CA. Dans ce cas, ils ne peuvent tre membres du Comit de cession.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Demande dautorisation de cession Analyse de la demande de cession Dtermination des conditions de cession Publication de lavis de vente Rception et analyse des offres Validation de l'analyse des offres par le Comit de cession Vente de limmobilisation Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de lentit utilisant le bien Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de ACTA

Date d'dition : 25.01.10

III-223

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande dautorisation de cession

DOCUMENTS OU INTERFACE

Responsable de lentit utilisatrice

Soumet par crit lapprciation de lAssistant Demande de cession Administratif la dcision de cession de dimmobilisation limmobilisation avec mention des motifs de cession. Analyse les motifs prsents dans la demande de cession dimmobilisation ; Porte sur la demande son avis ; Vise la demande approbation ; pour manifester son

Chef Comptable

Transmet des copies de la demande au demandeur et au Secrtaire Excutif. 2 Secrtaire Excutif Analyse de la demande de cession En cas dapprobation de la demande par lAssistant Administratif, convoque le comit de cession pour analyser la demande de cession. Apprcie l'opportunit de la cession de Rapport danalyse limmobilisation au vu des informations fournies par lutilisateur ; Au besoin recueille lavis de tout sachant permettant de mieux apprcier lopportunit de la cession ; Chef Comptable En cas de dsapprobation, notifie par crit, le rejet au Responsable de lentit utilisatrice avec mention des motifs ; En cas dapprobation de la dcision de cession, rdige un rapport danalyse et une lettre de transmission ; Transmet au Secrtaire Excutif, le rapport danalyse, la lettre de transmission et tous les documents affrents la cession. Secrtaire Excutif Aprs examen, Soumet la dcision de cession Dossier de demande pour avis de non-objection au CA. dautorisation de cession dimmobilisation

Comit de cession

Date d'dition : 25.01.10

III-224

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
3

Intervenants

Description des tches


Analyse de la demande de cession

DOCUMENTS OU INTERFACE

Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif

A la rception de lavis favorable du CA, le Avis de non-objection notifie au Responsable de lentit utilisatrice ; du CA Convoque le Comit de cession pour dterminer les conditions de cession.

4 Comit de cession

Dtermination des conditions de cession Dtermine, en collaboration ventuellement avec toute expertise juge ncessaire, les conditions de la vente : La mthode de slection de lacqureur Le prix estimatif de vente Les conditions de rglement Date de cession Lieu dexposition de limmobilisation. Publication de lavis de vente Chef Comptable Rdige et publie un avis de vente aussi bien en Avis de vente interne quen externe aprs approbation du Secrtaire Excutif et avis de non-objection du CA.

Date d'dition : 25.01.10

III-225

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
6

Intervenants

Description des tches


Rception et analyse des offres

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Centralise et analyse les offres reues ; Rapport danalyse des Rdige le rapport danalyse et le transmet au offres dachat comit de cession. Apprcie le rapport danalyse et fait faire les Rapport danalyse modifications ventuelles Rdige un PV de jugement et une lettre de transmission ; Fait signer le PV de jugement par les membres du Comit de cession ; Signe la lettre de transmission ; Transmet le rapport danalyse, le PV de jugement et la lettre au Secrtaire Excutif NB : Dans le cas o un membre du comit de cession se porterait acqureur, il serait remplac par toute autre personne dsigne par les autres membres.

Comit de cession Secrtaire de comit

7 Secrtaire Excutif

Validation de lanalyse des offres du Comit de cession Examine le rapport danalyse ayant conduit au Rapport danalyse des choix de lacqureur par le comit de cession ; offres dachat En cas de dsapprobation, demande la reprise de lanalyse des offres par le Comit de cession ; En cas daccord, vise le rapport et autorise de conclure la vente.

Date d'dition : 25.01.10

III-226

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
8

Intervenants

Description des tches


Vente de limmobilisation

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Rapport danalyse des Transmet une copie de la lettre dinformation au offres dachat Responsable de lentit. Informe par crit la personne slectionne ; tablit la facture de vente et la fait signer par le Bordereau de livraison Secrtaire Excutif; tablit un bordereau de livraison en trois exemplaires ; Procde au recouvrement de la crance et tablit Reu un reu en trois exemplaires ; Signe le reu et remet lacheteur un exemplaire du reu ; Remet le bien lacheteur contre la dcharge du Bordereau de livraison bordereau de livraison.

Comptable

9 Responsable de lentit utilisatrice

Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine de lentit utilisant le bien Aprs la vente, procde la mise jour du Dossier de cession fichier des immobilisations ; Classe la copie de la facture, le troisime exemplaire du bordereau de livraison, la demande dautorisation et le procs verbal de jugement le dossier de cessions dimmobilisations de lanne. Transmet au comptable de lACTA copie du dossier de cession de limmobilisation.

Date d'dition : 25.01.10

III-227

FIN/IMM GESTION DES IMMOBILISATIONS

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

IMM 07 CESSION DIMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE LACTA EN USAGE DANS UNE ENTITE AUTRE QUE LACTA

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
10

Intervenants

Description des tches


Constatation de la sortie de limmobilisation du patrimoine du ACTA

DOCUMENTS OU INTERFACE

Comptable

Reoit le dossier de cession et met jour ses Dossier de cession diffrents fichiers de gestion des immobilisations. Transmet au Chef Comptable une copie de la facture de vente et du bordereau de livraison

Date d'dition : 25.01.10

III-228

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 01 APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES BENEFICIAIRES SECONDAIRES ET SOUS BENEFICIAIRES DANS LE CADRE DE LA REALISATION DES SOUS PROJETS

3me partie : Manuel de Procdures

TRE 01
APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES BENEFICIAIRES SECONDAIRES ET SOUS BENEFICIAIRES DANS LE CADRE DE LA REALISATION DES SOUS PROJETS

Date d'dition : 25.01.10

III-229

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 01 APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES BENEFICIAIRES SECONDAIRES ET SOUS BENEFICIAIRES DANS LE CADRE DE LA REALISATION DES SOUS PROJETS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure dcrit les mcanismes de transfert de fonds aux comptes des bnficiaires secondaires et sous bnficiaires dans le cadre des sous-projets lus au financement du Fonds Mondial.

REGLES DE GESTION Les structures disposant de sous-projets doivent conclure un contrat avec lACTA ds lacceptation du financement de ces sous-projets. Un exemplaire de ce contrat doit tre transmis au CA. Les fonds transfrs aux structures doivent tre mis la disposition des bnficiaires conformment au contrat liant lACTA et le bnficiaire et approuv par le CA. LACTA doit transmettre au CA un exemplaire du contrat le liant ACTA au bnficiaire. La transmission de ces contrats vaut approbation ferme et irrvocable du transfert des fonds par ACTA sauf stipulation contraire des contrats. Aprs lapprobation du sous-projet et avant la conclusion du contrat, ACTA doit saisir un consultant externe pour valuer les capacits du bnficiaire recevoir et grer les fonds quelle sollicite pour le financement du sous-projet. Une conclusion ngative sur les capacits du bnficiaire recevoir et grer les fonds dans des conditions satisfaisantes aboutit systmatiquement au rejet du financement. Dans ces conditions, ACTA, au vu de lvaluation faite par le consultant, tudie toute solution relative au renforcement des capacits du Bnficiaire concern. NB : - Le contrle demeure. Mais seuls les mcanismes trs souples sont demands aux bnficiaires compte tenu de leur organisation et capacit en gestion financire. - Le contrle et lvaluation priori sont capitales.

Date d'dition : 25.01.10

III-230

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 02 PAIEMENT DES SALAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

TRE 02
PAIEMENT DES SALAIRES

Date d'dition : 25.01.10

III-231

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 02 PAIEMENT DES SALAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Lobjectif de cette procdure est de dcrire les mcanismes de paiement des salaires des agents de ACTA.

REGLES DE GESTION Lensemble du processus de rglement est pris en charge par ACTA ds lors quelle dispose des pices comptables valides. Les moyens de paiement sont soumis la signature des personnes dment habilits selon la lettre de dcaissement.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Prparation de l'tat de des ordres de paiement Validation de l'tat de rglement Prparation des moyens de paiement Signature des moyens de paiement Comptabilisation du paiement Mise disposition des fonds au bnficiaire

Date d'dition : 25.01.10

III-232

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 02 PAIEMENT DES SALAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Prparation de ltat de rglement

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

A partir du livre de paie mensuel, dite ltat des Dossier de rglement ordres de paiement, NB : Cet tat peut tre obtenu directement partir du logiciel de traitement de la paie, tablit la situation de trsorerie, Transmet le dossier de rglement (ltat des ordres de paiement, la situation de trsorerie et les bulletins de paie) au RFC.

2 RFC

Validation de ltat de rglement A la rception du dossier de rglement, s'assurer Dossier de rglement que : Les bulletins de paie sont signs par le Secrtaire Excutif, Tous les bulletins ont fait lobjet dun rglement, La situation de trsorerie permet le rglement,

Valide ltat des ordres de paiement en le visant , Retourne le dossier de rglement au Chef Comptable 3 Chef Comptable Prparation des moyens de paiement A la rception du dossier de rglement valid ; Prpare les moyens de paiement correspondant (chques, lettres de virement) ; Transmet le dossier de rglement et les moyens de paiement au RFC. Dossier de rglement

Date d'dition : 25.01.10

III-233

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 02 PAIEMENT DES SALAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Signature des moyens de paiement

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

Vrifie que les moyens de paiement ont t Dossier de rglement tablis conformment au dossier de rglement, Moyens de paiement sinon les retourne au Chef Comptable, Signe les moyens de paiement et transmet le dossier de rglement au Secrtaire Excutif en respect avec la lettre de dcaissement. Vrifie que : Les moyens de paiement ont t tablis conformment au dossier de rglement, Les bulletins de paie sont signs par le RFC, Tous les bulletins ont fait lobjet dun rglement,

Secrtaire Excutif

Contresigne les moyens de paiement aprs s'tre assur de la signature du RFC ; En cas de doute prend lattache du RFC pour lever les points de blocage ; Retourne le dossier de rglement sign au RFC aprs la signature en bonne et due forme des moyens de paiement.

Date d'dition : 25.01.10

III-234

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 02 PAIEMENT DES SALAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
5

Intervenants

Description des tches


Comptabilisation du rglement

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

A la rception des moyens de paiement dment Dossier de rglement signs, comptabilise le rglement (cf. logiciel de comptabilit) ; dite le brouillard de saisie et contrle l'exhaustivit et l'exactitude des saisies effectues ; Si le contrle est satisfaisant, valide la saisie pour la gnration des critures ; Appose la mention "pay" sur les bulletins et mentionne la rfrence du moyen de paiement et la date de rglement ; Fait une copie des moyens de paiement ; Mentionne sur les photocopies les rfrences des salaires rgles. Classe les photocopies des moyens de paiement dans le dossier "banque".

6 Chef Comptable

Mise des fonds la disposition du bnficiaire Dpose les ordres de virement la banque ou Moyens de paiement dans les banques concernes ; Informe les bnficiaires de la disponibilit des chques.

Date d'dition : 25.01.10

III-235

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 03 TRAITEMENT DES AVIS DE PAIEMENT REUS DES BAILLEURS DE FONDS

3me partie : Manuel de Procdures

TRE 03

TRAITEMENT DES AVIS DE PAIEMENT REUS DU BAILLEUR DE FONDS

Date d'dition : 25.01.10

III-236

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 03 TRAITEMENT DES AVIS DE PAIEMENT REUS DES BAILLEURS DE FONDS

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure dcrit le traitement des avis de paiement reus des bailleurs.

REGLES DE GESTION Le taux rel de la devise dans laquelle les paiements directs sont effectus, (indiqu sur l'avis de paiement) doit tre mentionn sur les demandes de dcaissement de fonds. Ce taux doit servir valuer les demandes de dcaissement de fonds en monnaie locale.

ETAPES

1. 2.

Enregistrement de lavis de paiement reu Mise jour des demandes de dcaissement de fonds

Date d'dition : 25.01.10

III-237

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Enregistrement de lavis de paiement reu

DOCUMENTS OU INTERFACE

Comptable

Enregistre l'avis de paiement reu dans le Avis de paiement logiciel de gestion, Comptabilise les demandes conformment aux schmas comptables. Pour les demandes en paiement direct, comptabilise l'opration au cours rel de paiement indiqu sur l'avis de paiement tir partir du systme de la Banque des bailleurs.

2 Comptable

Mise jour des demandes Ressort les demandes concernes par l'avis de Avis de paiement paiement ; Demande Mentionne sur les demandes : la rfrence de l'avis de paiement la date de l'avis.

Classe l'avis avec les demandes concernes.

Date d'dition : 25.01.10

III-238

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 04 RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

TRE 04

RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

Date d'dition : 25.01.10

III-239

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 04 RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

1.

Dfinition et objectifs du rapprochement bancaire


Ltat de rapprochement bancaire est un document tabli chaque fin de mois, pour chaque compte bancaire dans le but de rapprocher les comptes bancaires figurant dans les livres comptables des relevs bancaires produits par les banques. En effet, le solde inscrit sur le relev bancaire ne concide pas toujours avec le solde du compte banque tenu par lACTA en raison des dcalages dcritures entre le compte banque de lACTA et le compte de lACTA dans les livres de la banque.

2.

Prsentation de ltat de rapprochement bancaire


Ltat de rapprochement bancaire se prsente sous la forme dun tableau deux parties dont un exemple est prsent en annexe. La partie gauche reprsente le compte banque concern dans les livres de lACTA. Elle prsente : le solde du compte banque dans le grand livre de lACTA, les oprations enregistres par la banque et non comptabilises dans les livres de lACTA, le solde ajust des oprations non enregistres

La partie droite reprsente le compte de lACTA dans les livres de la banque. Elle prsente : le solde en banque indiqu sur le relev bancaire, les oprations enregistres par lACTA et non comptabilises par la banque, le solde ajust les oprations non comptabilises.

3.

Comptes rapprocher
Un tat de rapprochement bancaire doit tre effectu pour chacun des comptes bancaires : Compte Spcial Compte du projet

Date d'dition : 25.01.10

III-240

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 04 RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

4.

Documents utiliser et tablir


Document analyser
Pour pouvoir tablir un tat de rapprochement bancaire, le RFC de lACTA doit disposer des documents suivants: Le relev bancaire la date dtablissement du rapprochement, Le journal de banque de la mme priode, Ltat de rapprochement bancaire de la priode prcdente.

Mise en uvre du contrle


Les critures inscrites sur le relev bancaire, et qui trouvent leur correspondant dans le journal de banque du mois ou sur le rapprochement bancaire du mois prcdent, dans la partie droite dbits passs dans nos livres et non crdits par la banque sont pointes sur le relev bancaire, dans le journal de banque tenu par lACTA et sur le prcdent rapprochement bancaire. Les critures non pointes sont inscrites sur la feuille de rapprochement bancaire : Les critures non pointes sur le relev bancaire sont inscrites dans la partie gauche de ltat de rapprochement compte banque dans nos livres Les dbits non points sur le relev bancaire sont inscrits dans la colonne dbit du compte banque dans nos livres. Les crdits non points sur le relev sont inscrits dans la colonne DEBIT du compte banque dans nos livres . Les critures non pointes dans le journal de banque du mois ou sur ltat de rapprochement du mois prcdent sont inscrites dans la partie droite de ltat de rapprochement : compte banque la banque, dans la colonne droite CREDIT. Il sagit en particulier des chques remis en banque les derniers jours de chaque mois et que la banque naurait pas crdits avant la fin du mois. Les soldes de la partie gauche et de la partie droite de ltat de rapprochement bancaire doivent tre gaux et de sens contraire.

Date d'dition : 25.01.10

III-241

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 04 RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

3me partie : Manuel de Procdures

5.

Les Actions post-rapprochement


Une fois ltat de rapprochement tabli, le Chef Comptable ralise les actions suivantes :

Les critures de rgularisation


Les principes suivants sont observer : Les seules critures de rgularisations passer concernent Les erreurs enregistres dans les livres comptables et dtectes lors du rapprochement bancaire ; Les frais de tenue de compte directement dbits sur le relev de banque (ceux-ci ne font pas systmatiquement lobjet denvoi davis par la banque) ;

Ces critures de rgularisation sont passes sur la comptabilit du mois suivant. Les autres lments en rapprochement ne sont passs que sur la base de pices justificatives qui seront expdies ultrieurement par la banque. Toutes les rgularisations doivent tre suffisamment mises en vidence afin dviter quelles ne soient considres comme lment en rapprochement le mois suivant.

Les rclamations
Les erreurs commises par la banque et dtectes lors du rapprochement bancaire, doivent faire lobjet dune rclamation auprs de celle-ci. Les lments en rapprochement revenant plusieurs fois sur les tats de rapprochement, notamment ceux qui figurent dans la partie gauche (comptabilit) de ltat de rapprochement, doivent faire lobjet de rclamations auprs de la banque, car cela signifie que les pices justificatives nont jamais t reues.

Date d'dition : 25.01.10

III-242

6.

Visa et classement
Aprs ltablissement du rapprochement bancaire, le Chef Comptable doit indiquer la date relle laquelle est effectu le rapprochement bancaire, le nom de la banque et le numro de compte bancaire et signer ltat. Il soumet ltat de rapprochement bancaire, les critures passes pour rgularisation, les journaux da banque et les relevs bancaires la signature du RFC.Ltat de rapprochement bancaire est class dans le dossier Banque correspondant.

Date d'dition : 25.01.10

III-243

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 05 APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

TRE 05

APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

Date d'dition : 25.01.10

III-244

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 05 APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Cette procdure vise assurer l'approvisionnement rgulier de la caisse de lACTA sans toutefois altrer l'optimisation de la gestion de trsorerie par la dtention d'encaisse oisive.

REGLES DE GESTION La gestion de la caisse physique est assure par lExpert en Passation de Marchs Tout approvisionnement doit tre prcd d'un arrt de caisse. L'arrt de caisse se fait aprs contrle contradictoire du solde de caisse thorique et du solde physique Le solde thorique est tenu par le Chef Comptable. La demande dapprovisionnement est adresse au RFC avec copie au Secrtaire Excutif.

ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. Arrt de la caisse Demande dautorisation dapprovisionnement tablissement du chque dapprovisionnement par le RFC et visa du Secrtaire Excutif Comptabilisation de lapprovisionnement Entre des espces en caisse aprs lencaissement du chque.

Date d'dition : 25.01.10

III-245

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 05 APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande dautorisation dapprovisionnement

DOCUMENTS OU INTERFACE

EPM

En fonction du niveau dencaisse et des dpenses tat effectuer par caisse, tablit un tat dapprovisionnement caisse dapprovisionnement de la caisse indiquant : Montant des dpenses prvisionnelles Niveau dencaisse Niveau dencaisse minimum dtenir

Transmet ltat d'approvisionnement, la fiche d'arrt de caisse au Secrtaire Excutif. Secrtaire Excutif Vise ltat dapprovisionnement de la caisse en cas dapprobation et le retourne lAssistant Administratif pour transmission au RFC.

2 RFC

tablissement du chque dapprovisionnement par le RFC A la rception de ltat dapprovisionnement, Chque sassure de la rgularit et de la sincrit des pices justificatives Si le contrle est satisfaisant, tablit le chque dapprovisionnement et le signe et transmet au Secrtaire Excutif pour contresignature. Remet le chque lAssistant Administratif contre dcharge de la photocopie du chque.

3 Chef Comptable

Comptabilisation de lapprovisionnement Joint ltat dapprovisionnement la photocopie tat du chque dapprovisionnement Procde aux imputations comptables selon le caisse Guide d'imputation comptable Copie du chque Classe ltat dapprovisionnement la photocopie dapprovisionnement du chque dans le dossier banque appropri.

Date d'dition : 25.01.10

III-246

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 05 APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


Entre des espces en caisse aprs lencaissement du chque.

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

tablit une pice dentre de caisse en deux Pice exemplaires caisse Remet largent lassistant administratif contre dcharge de la pice de caisse. Lui laisse un exemplaire de la pice dentre Enregistre lentre dans le livre de caisse

dentre

en

Date d'dition : 25.01.10

III-247

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

TR E 6
SORTIE DE CAISSE

Date d'dition : 25.01.10

III-248

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIF La procdure de dcaissement par caisse concerne le paiement des frais de mission, des salaires en espces, des prts en espces, des avances sur salaire en espces et des petites dpenses urgentes.

REGLES DE GESTION Le niveau d'approvisionnement maximum dtenir dans la caisse est de 200 000 F.CFA Le niveau d'encaisse maximum dtenir en fin de journe est de 100 000 F.CFA Le montant des petites dpenses payables par caisse ne doit pas excder 50 000 F.CFA Tout dcaissement doit se faire sur la base d'un bon de sortie de caisse dment renseign par le bnficiaire ou le Chef Comptable dans le cas des avances sur salaires et les prts. Les dcaissements au profit d'un salari sous forme de dpenses justifier ou de fonds rembourser doivent tre conservs dans le dossier de paiement et tre dbits au compte du bnficiaire au cas o le remboursement des sommes perues ou la production de justificatifs nest pas effectif.

ETAPES 1. 2. 3. 4. Demande de sortie de caisse Dcaissement et remise des fonds au bnficiaire Comptabilisation de la sortie de caisse A larrt de la caisse, en fin de journe;

Date d'dition : 25.01.10

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TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Demande de sortie de caisse

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Renseigne une pice de sortie de caisse en trois Pice de exemplaires. caisse Joint le cas chant les justificatifs du dcaissement la pice de caisse et transmet lensemble au RFC. A la rception de la pice justificative du dcaissement et de la pice de caisse dment renseignes, sassure que la demande de sortie de caisse est conforme aux rgles de gestion et procdures en vigueur de lACTA ; Vrifie si le solde de caisse permet le dcaissement. Dans le cas contraire, adresse une demande dapprovisionnement de la caisse au RFC; Transmet la pice de caisse et les justificatifs du dcaissement au Chef Comptable aprs avoir vis la pice de caisse.

sortie

de

RFC

Date d'dition : 25.01.10

III-250

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TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
2

Intervenants

Description des tches


Dcaissement et remise des fonds au bnficiaire

DOCUMENTS OU INTERFACE

RFC

A la rception de la pice de caisse et des Pice de caisse justificatifs dment signs: remet les fonds au bnficiaire ; Appose le cas la mention paye sur la pice justificative du dcaissement ; Agrafe une copie de la pice justificative de dcaissement un exemplaire de la pice de caisse et les classe dans le dossier caisse. a) Dpenses justifier Classe temporairement la pice de caisse dans le Pices de caisse dossier Dcaissements justifier en attendant Justificatifs de dpense les justificatifs de la dpense effectue. A la rception du justificatif de la dpense, en fait une copie et lagrafe un exemplaire de la pice de caisse et les classe dans le dossier caisse Si le montant de la dpense effective est infrieur au dcaissement, demande au bnficiaire de remplir une pice dentre de caisse Si aucune entre de caisse na t effectue, saisit le Chef Comptable pour le prlvement du reliquat manquant sur le tout prochain salaire du bnficiaire Transmet un exemplaire de la pice de caisse et les originaux des justificatifs de la demande au Chef Comptable aprs la remise des fonds aux cellules b) Paiements de salaires par caisse A la rception du bordereau de salaire et du bon Bordereau de salaire de sortie de caisse, paie les salaires contre Bon de sortie de caisse dcharge du bordereau de caisse Retourne le bordereau de paie dment marg au RFC pour classement dans le dossier salaire Conserve le bon de caisse dans le dossier caisse

RFC

Chef Comptable

Date d'dition : 25.01.10

III-251

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TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes

Intervenants
c) Chef Comptable

Description des tches


Frais de mission

DOCUMENTS OU INTERFACE

A la rception, vrifie que la fiche dordre de Pice de caisse mission est dment signe Dans le cas contraire la retourne au bnficiaire. Remet largent bnficiaire contre dcharge de la fiche dordre de mission Appose la mention paye sur la fiche dordre de mission En fait une copie et la classe dans son dossier caisse Transmet loriginal au Comptable.

3 Comptable

Comptabilisation de la sortie de caisse Aprs le paiement enregistre la sortie de caisse Pice de caisse dans le livre de caisse.

Date d'dition : 25.01.10

III-252

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Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 6 SORTIE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
4

Intervenants

Description des tches


A larrt de la caisse, en fin de journe;

DOCUMENTS OU INTERFACE

Comptable

Contrle les oprations enregistres par rapport Brouillard de caisse aux justificatifs et dgage le solde de caisse journalier Demande lassistant administratif dmarger si le solde thorique correspond au solde physique Recherche avec lassistant administratif les causes des erreurs constates

Date d'dition : 25.01.10

III-253

FIN/TRE GESTION DE LA TRESORERIE

Manuel de procdures administratives, comptables et financires

TRE 7 INVENTAIRE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

TR E 7 INVENTAIRE DE CAISSE

Date d'dition : 25.01.10

III-254

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TRE 7 INVENTAIRE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

OBJECTIFS Les procdures dinventaires de caisse mises en place doivent permettre de sassurer que les principes suivants sont respects : La clrit de lenregistrement des informations ; Lexhaustivit des enregistrements :

REGLES DE GESTION Le solde du compte caisse doit toujours correspondre exactement la somme disponible. Il est dbiteur ou nul. Un solde crditeur constitue une prsomption dirrgularit de comptabilisation et doit tre obligatoirement justifi.

ETAPE 1. Arrt de caisse

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III-255

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TRE 7 INVENTAIRE DE CAISSE

3me partie : Manuel de Procdures

Etapes
1

Intervenants

Description des tches


Arrt de la caisse

DOCUMENTS OU INTERFACE

Chef Comptable

Font la situation hebdomadaire des entres et Fiche darrt de caisse des sorties de caisse ; Systmatiquement en fin de mois, font un inventaire physique de la caisse ; Renseignent une fiche d'arrt de caisse en indiquant : Entre de caisse Sortie de caisse Solde thorique Solde physique

Procdent un contrle contradictoire du solde physique et du solde thorique de caisse En cas de concordance entre les soldes thorique et physique, signent conjointement la fiche d'arrt de caisse En cas de diffrence de soldes, recherchent ensemble les causes de lerreur. Informe le Secrtaire Excutif et le RFC des erreurs dues la gestion de la caisse physique en vue de prendre les mesures conformment aux rglements en vigueur

Date d'dition : 25.01.10

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