Vous êtes sur la page 1sur 72

Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines

Licence AES 1 ère année

INFORMATIQUE

INITIATION A UN TABLEUR

EXCEL

Sylvie VILTER

2

3

Excel est un tableur, c'est-à-dire un logiciel qui permet de construire des tableaux contenant du texte, des nombres et des formules bâties sur ces données. On l'utilise également pour construire des graphiques basés sur ces données.

A. Les principes de base

I. Présentation générale

I.1. La notion de feuille de calcul

Pour accéder à Excel, on peut frapper Excel, mais généralement on charge le logiciel en sélectionnant son icône dans Windows. Pour sortir du logiciel on utilise la commande Fichier Quitter. L'écran laisse apparaître alors une feuille quadrillée, c'est une feuille de calcul, dans laquelle on va entrer les données. Dans un même classeur pourront coexister plusieurs feuilles de calcul, dont les données seront éventuellement liées.

Le quadrillage définit des cases appelées cellules que l'on désigne par leur référence, formée grâce à leur numéro de ligne et de colonne. Les lignes sont numérotées de 1 à 65536 et les colonnes de A à IV. Une référence est définie par le numéro de ligne et le "numéro" de colonne de la cellule : la cellule du coin supérieur gauche de la feuille s'appelle A1, celle à sa droite B1, celle qui se trouve dessous A2, etc

Une de ces cellules apparaît encadrée d'un trait plus gras que les autres, il s'agit de la cellule active, dans laquelle notamment, on peut entrer une donnée quand on se trouve en mode saisie. La cellule active est celle où se trouve le curseur de la feuille de calcul.

Excel fonctionne à l'aide d'un menu. Pour sélectionner une des commandes du menu, on place la souris sur le nom de la rubrique qui permet d'y accéder et on clique. On peut également frapper à la fois sur Alt et sur la lettre d'appel de la rubrique (celle qui est soulignée). Quand une des commandes est en surbrillance, on se trouve en mode commande. On peut alors choisir une commande, soit en y déplaçant le curseur du menu (par les touches de direction ou avec la souris), soit en frappant sa lettre d'appel. Pour sortir de la rubrique, puis du menu et se mettre en mode saisie, on frappe sur la touche d'annulation (Echap). Quand on s'est trompé dans une commande, on peut toujours revenir au niveau précédent du menu en frappant sur Echap (avant validation). Après validation, on peut annuler l'effet de la dernière commande appliquée en utilisant la commande Edition Annuler. Edition Répéter permet au contraire d'appliquer une autre fois la même commande. Une commande annulée peut aussi être rétablie par Edition Rétablir.

I.2. Déplacer le curseur Quand on se trouve en mode saisie, on peut déplacer le curseur sur une autre cellule de la feuille, ou changer de feuille, en utilisant des touches du clavier ou la souris.

L'usage de la souris est très simple, il suffit de positionner la flèche sur la future cellule active et de cliquer. Pour accéder aux cellules de la feuille qui ne sont pas visibles à l'écran, on fait glisser la feuille (dans une des 4 directions) en cliquant sur une des flèches de déplacement apparaissant sur l'écran, sur les bords de la feuille de calcul. Pour aller dans une autre feuille de calcul, on clique son onglet. Les onglets des feuilles de calcul les plus proches de la feuille active s'affichent au bas de l'écran. On peut accéder à d'autres onglets que ceux qui apparaissent en utilisant les flèches de direction qui leur sont allouées, situées à leur gauche. Sur chaque onglet est indiqué le nom de la feuille. Pour changer ce nom, on peut utiliser la commande Format Feuille Renommer et frapper le nouveau nom. Cette commande s'obtient également en double-cliquant sur l'onglet de la feuille à renommer.

4

Les touches du clavier se comportent comme suit :

 

avance d'une cellule vers la droite

 

avance d'une cellule vers la gauche

avance d'une cellule vers le haut

 

avance d'une cellule vers le bas

(PgUp)

avance d'un écran vers le haut

(PgDn)

avance d'un écran vers le bas

Alt PgDn

avance d'un écran vers la droite

Alt PgUp

avance d'un écran vers la gauche

Ctrl PgDn

avance d'une feuille

Ctrl PgUp

recule d'une feuille

Ctrl Home

place le curseur en A1

Home

place le curseur au début de la ligne active

Ctrl flèche

avance d'un bloc de données dans la direction sélectionnée par la flèche (vers le haut, le bas, la droite ou la gauche). S'il n'y a pas de bloc de données dans la direction spécifiée, jusqu'à l'extrémité de la feuille.

Ctrl Fin

place le curseur à la fin de la feuille de calcul, c'est-à-dire au croisement de la ligne et de la colonne contenant les données les plus lointaines vers la droite et vers le bas

F5

place sur curseur sur la cellule dont on donne la référence (comme la commande Edition Atteindre)

Ctrl F6

déplace le curseur dans une autre fenêtre, quand l'écran présente plusieurs fenêtres

La touche Fin, suivie de la frappe d'une flèche de direction, permet de déplacer le curseur dans la direction indiquée, soit à l'extrémité du bloc où il se trouve (sur la première cellule pleine suivie d'une cellule vide), soit au début du prochain bloc (première cellule pleine précédée d'une cellule vide). L'effet de la touche Fin suivi de la frappe d'une touche de direction est analogue à celui de Ctrl assortie d'une touche de direction, mais Fin active un mode (Fin apparaît en ligne d'état en bas de l'écran).

I.3. Délimiter une zone

Pour appliquer des commandes à un groupe de cellules (copier, effacer, etc

bloc de cellules. Avec la souris, on place le curseur sur une cellule, on maintient le doigt appuyé sur

le bouton, et on va désigner le coin opposé du bloc. La zone définie apparaît en surbrillance. Pour désigner une zone composée de blocs non adjacents, on désigne le premier bloc avec la souris, puis on positionne et délimite les autres blocs tout en maintenant la touche Ctrl appuyée.

La touche Ctrl permet également de définir un groupe de feuilles auxquelles on pourra appliquer un même traitement. On clique sur les onglets des feuilles que l'on désire placer dans le groupe, en maintenant cette touche appuyée. Ces onglets changent de couleur. Le fait de désigner une autre feuille comme feuille active annule la définition de ce groupe de feuilles. Par ailleurs, on peut utiliser, au lieu de la souris, les touches du clavier usuelles assorties de la touche Maj () :

il faut délimiter ce

)

Maj flèche

agrandit le bloc dans la direction spécifiée

Maj PgUp

étend la sélection d'un écran vers le haut

Maj PgDn

étend la sélection d'un écran vers le bas

Maj Alt PgDn

étend la sélection d'un écran vers la droite

Maj Alt PgUp

étend la sélection d'un écran vers la gauche

Maj Home

étend la sélection au début de la ligne

Maj Ctrl Home

étend la sélection jusqu'au début de la feuille

Maj Ctrl flèche

étend la sélection jusqu'à la fin du bloc actif dans la direction de la flèche

Maj Ctrl End

étend la sélection à la fin de la feuille de calcul

Maj barre

sélectionne la ligne entière

Ctrl barre

sélectionne la colonne entière

Ctrl Maj barre

sélectionne la feuille en entier

La commande Edition Atteindre Cellules permet de sélectionner une ou plusieurs cellules qui ont une caractéristique précise. Parmi les différents critères de choix, on trouve :

5

Constantes

Sélectionne toutes les cellules dont le contenu n'est pas une formule. Une formule commence par le signe =

Formules

Sélectionne toutes les cellules qui contiennent des formules. Selon les cases cochées, seules certaines formules seront sélectionnées :

Nombres : formules générant des nombres, Texte : formules renvoyant du texte, Valeurs logiques : formules dont le résultat est VRAI ou FAUX, Erreurs : formules générant des valeurs d'erreur.

Cellules vides

Sélectionne toutes les cellules vides.

Zone en cours Sélectionne une plage de cellules rectangulaire autour de la cellule active. La plage sélectionnée est une zone délimitée par une combinaison de lignes et de colonnes vides.

Matrice en cours

Sélectionne, si elle existe, la totalité de la matrice à laquelle appartient la cellule active.

Antécédents

Sélectionne les cellules qui sont utilisées dans les formules définissant les cellules actives. Ces antécédents peuvent être directs ou indirects.

Dépendants

Sélectionne les cellules dont les formules utilisent une des cellules actives. Cette dépendance peut être directe ou indirecte.

Dernière cellule

Sélectionne la dernière cellule (en bas à droite) qui a contenu des données qui a été mise en forme depuis la dernière sauvegarde.

Cellules visibles

Sélectionne les cellules non masquées.

Objets

Sélectionne tous les objets graphiques, les boutons et les zones de texte.

I.4. Adapter la visualisation de la feuille de calcul

Quand on travaille sur de grands tableaux, on a parfois besoin d'en visualiser en même temps deux parties qui sont trop éloignées pour coexister sur l'écran. Dans ce cas, on sépare l'écran en plusieurs fenêtres qui contiendront chacune un morceau de la feuille de calcul. Pour partager l'écran en 2 ou 4 fenêtres, on place le curseur là où on désire que la séparation intervienne, et on sélectionne la commande Fenêtre Fractionner. Si la cellule active se trouve en colonne A, l'écran est coupé en 2 horizontalement ; si la cellule active se trouve en ligne 1, l'écran est partagé en 2 verticalement. Sinon l'écran est partagé en 4.

Le déplacement du curseur dans une fenêtre entraîne un déplacement équivalent dans une autre fenêtre. Les fenêtres sont synchronisées : les déplacements horizontaux sont liés dans les fenêtres placées l'une au dessus de l'autre et les déplacements verticaux sont liés dans les fenêtres disposées côte à côte. Pour déplacer le curseur d'une fenêtre à l'autre, on se sert de la touche F6 ou de la souris. Pour supprimer la séparation de l'écran en fenêtres, on sélectionne la commande Fenêtre Supprimer le fractionnement. On peut modifier la taille des fenêtres en faisant glisser leur ligne de partage. En cliquant deux fois sur une de ces lignes, on supprime le fractionnement correspondant.

On peut aussi figer des lignes et colonnes dans une fenêtre donnée. Cela permet, entre autres, de maintenir visibles des lignes et des colonnes qui contiennent les titres d'un tableau par exemple, en dépit du déplacement du curseur dans le reste du tableau. Par la commande Fenêtre Figer les volets, on maintient à l'écran le contenu des 3 blocs situées en haut et à gauche de la cellule où on se trouve. La commande Fenêtre Libérer les volets supprime le gel des lignes et/ou des colonnes.

Il existe également une autre manière d'adapter la visualisation de la feuille de calcul à son contenu. Cela consiste à modifier la taille du quadrillage afin de faire apparaître à l'écran plus ou moins de lignes et de colonnes. Pour cela, on utilise la commande Affichage Zoom ou l'icône correspondante de la barre d'outils standard. Cette commande permet d'agrandir la taille des cellules (Facteur de zoom > 100%) et d'en faire apparaître moins à l'écran, ou de réduire la taille des cellules et d'avoir une vision plus étendue de la feuille de calcul (Facteur de zoom < 100%). On peut également adapter la taille des cellules à la sélection, afin de la faire afficher en totalité.

6

II. Les entrées-sorties

II.1. Les entrées-sorties sur fichier II.1.a. Enregistrement sur disque et disquettes

Quand on a saisi un ensemble de tableaux, il est nécessaire de l'enregistrer (le sauvegarder) sur disque ou disquette. C'est la commande Fichier qui gère les entrées-sorties sur fichiers ainsi que les sorties imprimées.

Pour enregistrer le contenu d'un nouveau classeur dans un fichier, on utilise la commande Fichier Enregistrer sous. On précise alors le nom du fichier (Nom de fichier) et le lieu où on désire l'enregistrer, en utilisant l'arborescence du disque et les icônes Windows pour s'y déplacer et en modifier l'affichage. Un nom se propose automatiquement, généralement Classeur1.xls que l'on peut valider pour appeler le fichier de ce nom. Mais, on a plutôt coutume de frapper soi-même un nom qui permette de repérer facilement le fichier par la suite, en fonction de son contenu.

Des options, auxquelles on accède par Options permettent de demander de créer une copie de secours (portant l'extension BAK) à chaque fois que l'on enregistre une nouvelle version du document. Cette commande permet, en outre, de protéger le document par un mot de passe qu'il faudra entrer (précisément) chaque fois qu'on veut y accéder. De même, toujours dans un esprit de protection, afin d'éviter que le fichier ne soit dégradé par des lecteurs imprudents ou indélicats, on peut demander que l'écriture dans le fichier ne soit possible qu'après avoir entré un mot de passe. On peut aussi se contenter de faire afficher un message aux utilisateurs, leur recommandant de se limiter à la consultation du fichier.

Quand on a terminé de préciser le nom du fichier dans lequel on veut stocker le tableau, et qu'on a choisi éventuellement des options, on valide et la sauvegarde s'opère. Si ce fichier existe déjà sur l'unité par défaut, le logiciel demande si on désire écraser l'ancienne version ou renoncer à la sauvegarde.

Par cette commande d'enregistrement, on peut également enregistrer un fichier Excel sous un autre format, et notamment créer des fichiers de texte. Il faut alors modifier le format normal proposé par défaut dans Type de fichier et choisir un autre format (autres versions d'Excel, Texte, Lotus, Dbase, etc

Quand le classeur sur lequel on travaille est déjà stocké dans un fichier, on peut enregistrer les modifications par la commande Fichier Enregistrer. Attention, cette commande remplace sans confirmation l'ancienne version par la nouvelle. Une icône représentant une disquette permet d'appeler cette commande. Pour quitter un classeur sans enregistrer les modifications qu'on a pu y apporter, on utilise la commande Fichier Fermer.

II.1.b. Ouverture d'un classeur

Pour ouvrir, charger à l'écran, un classeur enregistré sur une disquette (ou un disque), on utilise la commande Fichier Ouvrir. On sélectionne alors le classeur à charger dans la liste des fichiers Excel qui figurent sur l'unité par défaut. On peut changer d'unité par défaut en se promenant dans l'arborescence proposée. Pour que la liste ne soit pas trop longue à parcourir, les fichiers proposés par défaut sont les fichiers Excel, mais on peut obtenir la liste des fichiers construits avec d'autres logiciels et d'assurer (parfois) leur conversion en Excel par Type de fichier.

Il arrive parfois que l'on ne connaisse pas précisément le nom du fichier à ouvrir mais qu'il soit placé dans un répertoire contenant beaucoup de fichiers du même type. Pour limiter la liste des fichiers dans laquelle on doit d'identifier celui que l'on désire ouvrir, on peut limiter cette liste en indiquant certaines caractéristiques qui lui sont propres dans Nom de fichier, en utilisant les caractères génériques * et ?. Par exemple, en précisant E*.* dans Nom de fichier on limite la liste aux fichiers dont le nom commence par E. Une autre manière de limiter la liste proposée est d'indiquer sa date de dernière modification par Modifié en dernier. On accède à une liste de périodes qui nous permet de mieux cibler notre recherche.

Si ces méthodes de recherches sont insuffisantes, on peut également utiliser l'option Approfondir. On définit alors des critères de recherche plus précis, et on peut étendre la recherche à plusieurs

7

sous-répertoires. Des conditions de recherche, portant sur différentes Propriétés du fichier (nom,

type, taille, date de dernière modification, etc

à la liste). Le répertoire où s'effectue la recherche est spécifié dans Regarder dans, et on peut étendre la recherche à ses sous-répertoires en cochant la case Rechercher dans les sous-dossiers. Une des lignes du critère de recherche ainsi construit peut être supprimée par Supprimer. La recherche est lancée par Rechercher. On peut enregistrer le critère de recherche sous un nom par Enregistrer.

Quand on ouvre des fichiers de type ASCII, un assistant permet de guider la conversion et de disposer correctement les données dans une feuille de calcul. Il existe deux types de fichiers, des fichiers délimités et des fichiers de longueur fixe. Dans les premiers, les données sont séparées les unes des autres par un caractère séparateur, que l'on doit indiquer. Dans les seconds, les données sont alignées dans des colonnes, dont on précisera au besoin la taille.

Plus simplement, dans la commande Fichier, un cadre propose la liste des 4 derniers fichiers précédemment ouverts, et on peut ouvrir l'un d'eux en sélectionnant son nom.

Il est possible d'ouvrir plusieurs classeurs en même temps. Si on désire travailler dans un classeur

vierge, on utilise la commande Fichier Nouveau qui présente un classeur vide. Mais, il ne faut pas oublier de les fermer tous et d'enregistrer ceux que l'on veut garder avant de quitter le logiciel.

Quand plusieurs classeurs sont ouverts en même temps, on peut passer de l'un à l'autre en utilisant leur liste affichée au sein de la commande Fenêtre. Ces classeurs apparaissent "en pile" mais on peut déplacer la fenêtre du classeur du dessus pour accéder à la barre de nom du classeur suivant. En cliquant cette barre on intervertit les classeurs et on place en premier le classeur cliqué. La commande Fenêtre Réorganiser permet également de faire coexister plus explicitement plusieurs classeurs à l'écran en déplaçant les fenêtres : celles-ci apparaissent toutes les unes à côté des autres (Mosaïque Fenêtre Réorganiser) ou les unes sur les autres, se chevauchant (Cascade Fenêtre Réorganiser).

A l'aide de la commande Edition Copier/Coller, on peut exporter une partie de la feuille active

dans une feuille d'une autre classeur. On peut également effectuer une copie partielle (des données

seulement, des formats, etc

ou une copie où les données transférées viendront se combiner

(additionner, soustraire, multiplier, diviser) à celles qui existent dans les cellules qui les reçoivent. Il suffit d'utiliser pour cela la commande Collage spécial au lieu de Coller.

peuvent être construites et combinées (par Ajouter

),

),

II.2. Les sorties imprimées

C'est aussi la commande Fichier qui gère les sorties imprimées. L'impression concerne toujours la feuille active, ou le groupe de feuilles sélectionnées. Si on désire imprimer une partie de la feuille de calcul, il faut commencer par sélectionner la zone à imprimer, avant de demander l'impression. On pourra alors choisir d'imprimer uniquement la sélection, et non l'intégralité de la feuille. Il est possible de définir les divers paramètres de l'impression, avec la commande Mise en page et ses quatre rubriques.

La

rubrique Page permet de spécifier :

l'Orientation de l'impression : en portrait c'est-à-dire sur la longueur de la feuille ou en paysage, c'est-à-dire sur la largeur de la feuille.

l'Echelle : on peut réduire ou agrandir manuellement l'échelle d'impression du tableau. On peut aussi demander que les paramètres l'impression s'adaptent automatiquement à une taille donnée par un nombre de pages en hauteur et en largeur.

la taille du Papier (format A4 : 21 x 29,7 ou autre format) ;

la Qualité d'impression ;

le numéro de la première page par Commencer numérotation à.

La

rubrique Marges précise :

la taille des Marges : marges du haut, du bas, de gauche et de droite ;

la place réservée aux en-tête et pied de page ;

le positionnement des données dans cette feuille : centrage vertical ou horizontal.

8

La rubrique En-tête/Pied de page permet de définir le contenu de l'en-tête ou du pied de page. On

peut inclure un texte imprimé sur chaque page en haut ou en bas du tableau (à gauche, à droite ou au centre). Des variables-système du type : le numéro de la page, le nom du fichier, la date et l'heure

Un En-tête et un Bas de page

standard sont proposés, mais on peut définir ses propres En-tête et Bas de page personnalisés.

La rubrique Feuille permet de spécifier :

la Zone d'impression, par sa référence, si on ne désire pas imprimer la totalité de la feuille et qu'on n'a pas sélectionné préalablement la zone à imprimer.

l'Impression des titres : on indique les références des lignes et des colonnes qui seront répétées en haut et à gauche de chaque feuille imprimée.

l'impression éventuelle des Numéros des lignes et des colonnes - du Quadrillage des cellules, le choix de la qualité Brouillon, l'imposition d'une impression en Noir et Blanc ;

l'Ordre des pages par rapport à la découpe du tableau : lecture de bas en haut puis de gauche à droite, ou le contraire.

Dans chacune de ces rubriques, on peut choisir des options spécifiques à l'imprimante choisie par Options. Cette commande permet aussi de Configurer l'imprimante : la choisir et modifier la résolution graphique, le type d'alimentation, éventuellement l'orientation et la taille de la page, les polices, etc

Avant de lancer l'impression, par Fichier Imprimer, on peut et on doit vérifier la mise en page, éventuellement la modifier manuellement, avec la commande Aperçu avant l'impression. Cette commande présente les feuilles telles qu'elles vont s'imprimer. Avec Suivante et Précédente on parcourt ces feuilles. Quand on place la flèche de la souris dans la feuille, elle se transforme en loupe. On désigne ainsi la partie que l'on veut agrandir en utilisant l'option Zoom. Pour revenir à une vision globale de la feuille, on utilise également l'option Zoom. L'option Aperçu des sauts de page affiche la page en taille réduite en y visualisant les sauts de pages de telle façon que l'on peut en modifier manuellement l'emplacement. On revient à un affichage classique par Affichage normal.

peuvent être utilisées à cette occasion (&P, &N, &J, &H, etc

).

L'option Page permet d'accéder au cadre de mise en page étudié précédemment. Mais il existe une méthode plus fine pour modifier "à la main" la mise en page : l'option Marges. Quand cette option est activée, des traits symbolisant les marges et des signes indiquant les séparations des diverses colonnes viennent s'inscrire dans la feuille. A l'aide de la souris, on peut déplacer les marges, mais aussi modifier la taille des colonnes.

Quand on a lancé l'impression, directement par Fichier Imprimer, ou à partir du menu de Mise en page ou d'Aperçu, on peut indiquer les numéros des pages que l'on veut imprimer, le nombre de

copies désiré, etc

On peut aussi spécifier que l'on ne désire imprimer que la zone sélectionnée, ou

qu'on veut imprimer plusieurs feuilles, que l'on a auparavant sélectionné, ou encore toutes les feuilles du classeur. La sauvegarde d'un tableau pour lequel on a défini des paramètres d'impression conserve ces paramètres.

III. La saisie, le calcul

III.1. La saisie des données

Pour saisir une donnée dans une cellule, il faut être en mode saisie : dans la barre de menus, aucune rubrique ne se trouve en surbrillance. Sous les icônes, se trouve une barre de formules comprenant trois "parties".

Dans la partie gauche de la barre de formules, une référence de cellule est inscrite, celle de la cellule active. On peut se placer sur une autre cellule, ou même désigner une zone en indiquant sa référence dans cette partie. Si la cellule active est A3 et qu'on veut saisir une donnée en D67, on peut frapper D67 dans la partie gauche de la barre de formule afin de rendre cette cellule active. Dans cette partie, on peut également donner un nom à la cellule ou à la zone active : il suffit d'y frapper son nom. Quand on a défini des noms dans un classeur, la liste de noms s'affiche sur demande (cliquer sur la flèche de la partie références/noms). On peut alors sélectionner une zone nommée en désignant son nom dans la liste des noms.

9

Dans la partie droite de la barre de formules vient s'inscrire ce qu'on frappe au clavier. Il faut avoir auparavant placé le curseur sur la cellule où on veut effectuer la saisie. Les données frappées et le résultat de la formule qui s'inscrit dans la barre de formule apparaît dans la cellule active. La formule saisie demeure dans la case, cela permet de vérifier ou de corriger ce qui se trouve dans la cellule active. Si on entre une formule de calcul, on peut en vérifier le résultat avant de valider : il suffit de cliquer sur le signe = se trouvant dans la partie centrale de la barre de formules : un assistant formules affiche le résultat dans une ligne sous la barre de formules.

On peut valider la saisie en appuyant sur la touche Entrée, ou sur l'une des touches de direction. On peut également utiliser la souris et la partie centrale de la barre de formules, où apparaissent deux signes, quand la saisie est en cours. Le signe X, quand il est cliqué, annule la saisie ; le signe û lui, la valide. Pour annuler manuellement la saisie, on peut aussi utiliser la touche Echap.

Il existe plusieurs types de données : les nombres, les chaînes de caractères et les dates, etc

les choses sont simples, le logiciel assure leur saisie correcte, c'est-à-dire qu'il affecte aux nombres saisis le type numérique. Pour que les formules numériques conservent le type numérique, il faut débuter leur saisie par le signe = faute de quoi, la présence d'autres signes dans une expression numérique peut la faire saisir comme une chaîne de caractères. L'utilisation de l'assistant formules génère automatiquement un signe = en début de formule.

Pour corriger une donnée, on peut la saisir à nouveau. On peut également modifier une donnée déjà saisie dans une cellule, en plaçant le curseur sur cette cellule et en appuyant sur la touche F2. On accède à la barre de formules et on corrige. On utilise pour cela les touches de direction, les touches Home (pour se placer au début de l'expression), Fin (pour se placer à la fin), les touches Suppr (pour détruire un caractère) et Inser (pour passer du mode insertion au mode surfrappe). On accède également à la barre de formules en y cliquant la souris. On est en mode correction quand on voit apparaître les symboles X et û dans la case du milieu.

D'autre part, on peut effacer le contenu d'une cellule, ou d'un bloc de cellules sélectionné, par la touche Suppr. L'usage de la commande Edition Effacer a le même effet, mais permet d'ôter également les options de mise en page. On spécifie ce que l'on désire annuler : le contenu de la cellule (Contenu), son format de mise en page (Formats), le commentaire qu'on lui a affecté (Commentaires) ou l'ensemble (Tout).

Pour éviter de modifier le contenu de cellules par une surfrappe accidentelle, on peut les protéger en écriture. Il faut commencer par activer la protection globale de la feuille de calcul par la commande Outils Protection Protéger la feuille ou Protéger le classeur. Toutes les cellules verrouillées sont alors protégées en écriture. Par défaut toutes les cellules sont verrouillées, mais on peut enlever ou placer un verrouillage sur une ou plusieurs cellules par la commande Format Cellule Protection, en posant ou en ôtant la croix de la case Verrouillée Format Cellule Protection. A l'inverse, pour que l'ensemble de la feuille redevienne accessible à la saisie, on utilise la commande Outils Protection Oter la protection de la feuille ou Oter la protection du classeur. Attention : ces commandes peuvent éventuellement être utilisées avec un mot de passe. Mais, si un mot de passe est défini, il ne faut pas l'oublier, sans quoi il ne serait plus possible de déprotéger la feuille de calcul ou le classeur.

La commande Format Cellule Protection permet aussi de cacher l'expression saisie qui apparaît dans la barre de formules, mais le résultat apparaissant dans la cellule reste visible (case Masquée Format Cellule Protection). Le masquage est activé par la protection générale de la feuille ou du classeur de la même manière que le verrouillage.

Certaines feuilles peuvent également être masquées. On masque la feuille active en utilisant la commande Format Feuille Masquer. Pour la faire afficher à nouveau, on indique son nom au sein de la commande Format Feuille Afficher.

Quand

III.2. Chercher et remplacer des données (sans faire appel à la notion de liste)

III.2.a. Rechercher des données

Pour rechercher une donnée dans un tableau, on peut tout d'abord simplement faire appel à la commande Edition Rechercher. Si on désire que la recherche soit appliquée à une partie de la

10

feuille, on commence par sélectionner cette zone puis on appelle Edition Rechercher. Sinon, la commande étend son champ d'action à la feuille entière.

Par l'option Rechercher on précise la donnée à rechercher. On peut utiliser des caractères génériques * ou ? pour remplacer un ou plusieurs caractères dans la donnée recherchée et effectuer ainsi une recherche plus large. Pour rechercher les mots qui commencent par la lettre A on indiquera A*.

Ensuite on précise les conditions de la recherche. On peut demander à ce que la recherche respecte les majuscules et minuscules telles qu'on les a définies en cochant la case Respecter la casse. On explique également Dans quel type de données on veut que la recherche soit menée : Valeurs,

Formules, etc

contenu d'une cellule ou fait seulement partie du contenu d'une cellule. Par exemple, rechercher rue en cochant Cellule entière ne permettra pas de trouver rue de Lille ou ruelle, alors que la case non cochée l'autorise. Enfin la rubrique Sens spécifie que l'on effectue la recherche par Ligne ou par Colonne.

La case Cellule entière permet d'indiquer si ce que l'on recherche constitue le

Quand on valide, la prochaine occurrence de la donnée cherchée se présente, ou un message est affiché. Pour continuer à appliquer la recherche sur la suite de la zone, on utilise Suivant. Les

touches Ctrl et F permettent de rappeler rapidement le cadre de définition de la recherche, pour la relancer telle quelle, ou pour y modifier certains éléments. Une option permet Remplacer permet

également

remplacement.

réalité d'accéder à la commande de

de

remplacer

la donnée par une autre,

en

III.2.b. Remplacer une donnée par une autre

La commande Edition Remplacer, nous propose de remplacer une donnée par une autre, dans toute la feuille ou dans la zone préalablement délimitée. On définit la recherche comme précédemment :

en indiquant dans quel Sens on procède, si la donnée recherchée constitue le contenu entier d'une cellule ou pas et si on désire respecter la casse. On précise la nouvelle donnée dans Remplacer par. Le remplacement peut être accepté ou refusé pour chaque occurrence, si on sélectionne Remplacer. L'occurrence suivante sera ensuite recherchée. Pour rechercher et remplacer l'occurrence précédente, on utilise Maj Remplacer. Pour se limiter au remplacement dans la cellule active on utilise Ctrl et Remplacer. Suivante nous conduit à l'occurrence suivante. Si on désire effectuer un remplacement pour toutes les occurrences de la donnée, on demande à Remplacer tout.

III.3. Le calcul

III.3.a. Les grands principes

En dehors des textes et des nombres, on saisit également des formules, c'est même la principale fonction du logiciel.

Tout d'abord, on peut utiliser le logiciel comme une calculette : si on entre une opération dans une cellule c'est son résultat qui s'y affiche, après validation. Par exemple, si on saisit en A1, l'opération =3+4, on obtient 7 en A1, alors que son contenu réel, apparaissant dans la barre de formules reste bien =3+4. Les signes d'opération usuels sont les suivants :

+

addition

*

multiplication

-

soustraction

^

puissance : 4^2 = 4²

/

division

%

divise par 100 : 12% = 0,12

Au besoin, on agrémente les expressions numériques de parenthèses.

On utilise également des fonctions (voir liste des fonctions). Les noms de ces fonctions peuvent être frappés "à la main" ou sélectionnés dans une liste à l'aide de la commande Insertion Fonction ou de son icône fx. Dans cette liste, on commence par sélectionner la fonction voulue, puis on accède à l'Assistant fonction qui nous aide à construire correctement la fonction.

Par exemple, pour sommer la liste de nombres : 1, 3, 6, 10, 234 en B12, on peut frapper dans cette cellule : =1+3+6+10+234, mais on peut aussi y entrer la formule =SOMME(1;3;6;10;234).

Mais, la spécificité d'un tableur n'est pas de servir de calculette, c'est d'obtenir dans une cellule le résultat d'une opération qui utilise des données saisies dans d'autres cellules. Le tableur permet ainsi

11

de répercuter immédiatement dans la cellule-résultat les modifications qui se produisent dans les cellules de données : c'est le recalcul automatique. Prenons un exemple :

 

A

B

C

1

52

   

2

18

   

3

70

   

4

4    
   

=A1+A2

On a saisi en A1 le nombre 52 et en A2 le nombre 18. On veut avoir en A3 le résultat de l'opération contenu de A1 + contenu de A2. La formule que l'on entre en A3 exprime cela : =A1+A2. On peut frapper cette expression "à la main", ou se faire aider par le logiciel :

on commence par frapper le signe = (pour indiquer que l'on va entrer une formule),

on désigne avec le curseur la cellule A1 (ce qui fait apparaître dans la barre de formules =A1 et "encadre" la cellule A1),

on frappe le signe + (l'encadrement de A1 disparaît),

puis on désigne la seconde cellule, A2 (on a alors dans la barre de formules =A1+A2).

Quand on valide, le nombre 70 apparaît en A3, alors que dans la barre de formules demeure =A1+A2. Si maintenant on entre 8 à la place de 18 en A2, 60 remplace 70 en A3.

On aurait pu obtenir le même résultat en utilisant la fonction SOMME. On aurait saisi en A3 : soit =SOMME(A1;A2), ce qui signifie somme des cellules A1 et A2, soit =SOMME(A1:A2), ce qui signifie somme du bloc de cellules allant de A1 à A2. On peut aussi désigner une ou plusieurs lignes ou colonnes entières par une référence abrégée : la référence de la ligne 3 est 3:3 ; celle de la colonne G G:G ; celle des colonnes A à H est A:H.

La fonction SOMME est appliquée automatiquement au bloc de cellules situées au-dessus de la cellule active, ou à défaut à sa gauche par l'icône . L'usage de cette icône est bien pratique, mais il ne faut pas oublier de vérifier que les cellules sommées sont bien celles que l'on désire sommer.

On peut également effectuer des opérations sur des chaînes de caractères. Notamment, on en met plusieurs bout à bout, on les concatène, grâce à l'opérateur &. On applique aussi des fonctions spécifiques aux textes. Par exemple, si on a saisi la chaîne Je connais bi en A1 et en Excel en A2, l'opération =A1&A2 saisie en A3 y fait apparaître Je connais bien Excel. De même, la fonction =REMPLACER(A3;12;4;"très mal") saisie en C3 y affiche Je connais mal Excel comme résultat.

A B C 1 Je connais bi 2 en Excel 3 Je connais bien Excel
A
B
C
1
Je connais bi
2
en Excel
3
Je connais bien Excel
Je connais très mal Excel
4

=A1&A2

=REMPLACER(A3;12;4;"très mal")

Pour l'instant nous avons construit des formules utilisant des références de cellules situées dans une même feuille. Mais on peut inclure dans un calcul des références de cellules appartenant à d'autres feuilles. On les désigne avec la souris, comme les cellules de la feuille active, mais en ayant auparavant sélectionné la feuille qui les contient. Leur référence est précédée du nom de leur feuille, séparée de la référence de la cellule par un point d'exclamation (Feuille1!A3).

Prenons un exemple. Nous avons les deux feuilles suivantes : Contrôle continu et Examen. Dans une troisième feuille appelée Résultats de l'année, on veut calculer la moyenne annuelle par matière. On y recopie les matières, puis :

on se place en B1 et on frappe =(

on va dans la feuille Contrôle continu et on y désigne la cellule B1

on frappe +

on va dans la feuille Examen et on y désigne la cellule B1

on frappe )/2

on valide.

12

Ces opérations nous ont permis de former en B1 l'expression :

=(Contrôle continu!B1+Examen!B1)/2

En faisant de même pour les autres cellules de la colonne, on obtiendra :

 

Contrôle continu

 

A

B

1 Maths

 

12

2 Statistiques

10

3 Economie

13

4 Anglais

09

 

Examen

 

A

B

1 Maths

 

10

2 Statistiques

15

3 Economie

08

4 Anglais

10

 

Résultats de l'année

 

A

B

1 Maths

 

11

2 Statistiques

12,5

3 Economie

10,5

4 Anglais

9,5

III.3.b. Références relatives et absolues et copie de formules

Mais revenons à notre exemple numérique simple. Quelle que soit la méthode utilisée, l'expression que l'on a construite en A3 a pour signification en réalité qu'en A3 on met le résultat de la somme des deux cellules au-dessus. En effet, les références de cellules A1 et A2 sont des références relatives : elles désignent la position relative des cellules de données par rapport à la cellule-résultat.

On peut aussi désigner les cellules par leur référence absolue ou semi-absolue, en utilisant le signe $ pour rendre les références absolues. Ainsi, si on avait eu en A3 la formule =$A1+$A2, celle-ci aurait signifié la somme des 2 cellules des lignes immédiatement au dessus de la cellule-résultat dans la colonne A. Si on avait eu en A3 =$A$1+$A$2, cela aurait réellement signifié la somme de la cellule A1 et de la cellule A2.

Pour transformer des références relatives en références absolues, ou semi-absolues, on peut placer manuellement des signes $ en mode modification. Dans ce mode, on peut aussi sélectionner la ou les références à transformer et utiliser la touche F4 pour changer le type de référence : cette touche permet de parcourir les 4 modes existants.

L'usage des références relatives et absolues prend toute sa signification quand on applique à d'autres cellules les expressions construites sur certaines cellules. On utilise pour cela la rubrique Edition qui permet de recopier le contenu d'une ou plusieurs cellules dans d'autres cellules. Avant de sélectionner cette commande, on délimite les cellules à copier, puis, par Edition Copier ou l'icône figurant deux feuilles, on recopie les cellules dans le Presse-papiers. On désigne ensuite l'endroit de la copie et on utilise Edition Coller ou l'icône figurant un triangle surmontant une feuille pour effectuer la copie. On peut également utiliser la touche de validation, mais cela aura pour effet de vider le Presse-papiers. Comme on n'évalue pas facilement la taille du champ des cellules- destination, il vaut mieux se limiter à désigner son coin supérieur gauche. La touche droite de la souris permet aussi de copier des cellules (voir encart page suivante).

La copie peut également être effectuée uniquement à l'aide de la souris, si la destination est adjacente à la source. On place le "pointeur" de la souris sur le petit carré apparaissant en bas à droite de la cellule. Ce pointeur se transforme en une croix "pleine". En maintenant la souris cliquée, on délimite la zone de destination. Celle-ci peut être plus étendue que la source, mais doit lui être adjacente. Quand on cesse de cliquer, la copie s'est effectuée.

13

Enfin, on peut copier une cellule dans une ou plusieurs cellules adjacentes, avec les commandes Edition Recopier à droite, Recopier vers le bas, Recopier à gauche, Recopier vers le haut. On sélectionne une zone qui débute par la cellule à copier et délimite les cellules-destination. Selon la forme de la zone, horizontale ou verticale, certaines des options sont proposées. Par exemple, Recopier à droite recopie la cellule la plus à gauche dans les autres cellules de la zone. Edition Recopier vers un groupe permet de recopier les cellules sélectionnées de la feuille active dans les autres feuilles d'un groupe de feuilles. Il faut donc avoir auparavant défini un groupe de feuilles. La copie vers un groupe permet de copier les données avec leur format (Tout) ou non (Contenu) ou de transférer des formats (Formats).

Quand on recopie des données, celles-ci sont simplement dupliquées. Quand on recopie des formules contenant des références relatives ou semi-absolues, c'est un peu comme si on appliquait à d'autres données des fonctions construites auparavant sur certaines données.

Prenons un exemple : on a saisi en A1 le nombre 52 et en A2 le nombre 18. En A3, on a construit l'expression =A1+A2 et le nombre 70 s'y affiche. On saisit en B1 le nombre 4 et en B2 le nombre 9. On recopie alors en B3 le contenu de la cellule A3. Le contenu de B3 devient la formule =B1+B2 et le nombre 13 s'y inscrit.

 

A

B

C

1

52

4

 

2

18

9

 

3

70

13

 

4

4  
4  
 

=A1+A2 =B1+B2

Si, en A3, on avait eu la formule =$A1+$A2 (ou =$A$1+$A$2), qu'on l'avait recopié en B3, on aurait y eu =$A1+$A2 (ou =$A$1+$A$2) avec 70 comme résultat, étant donné que les références des cellules de l'expression, semi-absolues ou absolues, fixent la colonne.

 

A

B

C

1

52

4

 

2

18

9

 

3

70

70

 

4

4  
4  
 

=$A1+$A2

=$A1+$A2

Si par contre =A$1+A$2 se trouvait en A3, sa copie en B3 aurait donné =B$1+B$2, avec pour résultat 13. Ici la partie fixe des références semi-absolues porte sur les lignes.

 

A

B

C

1

52

4

 

2

18

9

 

3

70

13

 

4

4  
4  
 

=A$1+A$2

=B$1+B$2

III.3.c. Déplacer des données, effectuer des copies partielles

On peut également changer de place le contenu de cellules, sans que les formules construites à partir de ces cellules ne donnent des résultats différents. En effet, les références des cellules utilisées dans ces expressions se modifient en fonction du déplacement. On utilise encore la rubrique Edition. Avant de sélectionner cette rubrique, on délimite les cellules à déplacer, puis, par Edition Couper, on "déplace" les cellules dans le Presse-papiers. On désigne ensuite la destination et on valide (ou on utilise Edition Coller) pour effectuer le déplacement. La plage destination peut être désignée par son coin supérieur gauche.

Le déplacement peut également être obtenu uniquement en utilisant la souris. On place le "pointeur" de la souris sur un bord de la cellule ou de la zone sélectionnée : il se transforme en une flèche "creuse". Tout en maintenant la souris cliquée, on désigne la zone destination. Quand on cesse de cliquer le déplacement s'est produit.

14

Quelques méthodes pour copier ou déplacer des cellules :

Méthode 1 : les icônes

1 On sélectionne la zone à copier ou à déplacer avec la souris.

2 On clique l'icône de copie ( ) pour copier et l'icône de découpage ( ) pour couper.

3 On sélectionne la cellule au coin supérieur gauche de la zone-destination (avec la souris).

4 On clique l'icône de collage ou on valide (touche Entrée).

Méthode 2 : la touche droite de la souris

1 On sélectionne la zone à copier ou à déplacer avec la souris.

2 On clique le bouton droit de la souris et le cadre suivant apparaît :

Couper

Copier

Coller

Collage spécial

Insérer

Supprimer

Effacer le contenu

Format de cellule

3 On y choisit Copier ou Couper avec la souris.

4 On sélectionne la cellule au coin supérieur gauche de la zone-destination (avec la souris).

5 On sélectionne Coller ou Collage spécial dans le menu ou on valide (touche Entrée).

Ce menu permet également :

d'effacer le contenu de cellules (Effacer le contenu),

de supprimer des tronçons de lignes ou de colonnes, ou même des lignes et des colonnes entières (Supprimer),

d'insérer des tronçons de lignes ou de colonnes, ou même des lignes et des colonnes entières (Insérer),

de modifier le format des cellules (Format de cellule) : affichage des données (Nombre), alignement dans la cellule (alignement), choix d'une police de caractères (Police), encadrement des cellules (Bordure), coloriage les cellules (Motifs), protection des cellules (Protection).

Méthode 3 : déplacer grâce à la souris (Glisser déplacer)

1 On sélectionne la zone à déplacer avec la souris

2 On pointe la souris sur un bord de cette zone : elle doit prendre la forme d'une flèche.

3 On maintient la souris cliquée en la déplaçant vers le coin supérieur gauche de la destination.

4 On relâche la souris : le déplacement s'est produit.

Méthode 4 : recopier grâce à la souris (Recopie incrémentée)

1 On sélectionne la zone à déplacer avec la souris.

2 On pointe la souris sur le coin inférieur droit de la cellule ou de la zone à copier : elle doit prendre la forme d'une croix noire.

3 On maintient la souris cliquée en la déplaçant tout le long de la destination.

4 On relâche la souris : la copie s'est produite.

Méthode 5 : utiliser la commande Edition et ses options

Couper, Copier, Coller, Collage spécial, Recopier (Vers le bas, Vers le haut, A droite, A gauche, Vers un groupe).

15

Reprenons notre écran précédent où figurent : 52 en A1, 18 en A2, =A1+A2 en A3 et 4 en B1, 9 en B2 et =B1+B2 en B3. Déplaçons les cellules A1 et A2 en C1 et C2. Observons le contenu de la cellule A3. Le résultat de la formule ne s'est pas modifié, par contre celle-ci est devenue =C1+C2.

 

A

B

C

1

 

4

52

2

 

9

18

3

70

13

 

4

4  
4  
 

=C1+C2

=B1+B2

On peut aussi recopier un groupe de cellules en ne conservant dans la zone-destination que les résultats des formules saisies dans les cellules-source. On utilise pour cela la commande Edition Collage spécial. On aura auparavant copié (Edition Copier) la source dans le presse-papiers. Le collage spécial permet en fait de ne recopier qu'un élément des cellules-source, défini dans le cadre Coller : la valeur qui apparaît dans la cellule (Valeurs), la formule de la barre de formules (Formules), le format de la cellule (Formats), le contenu de la cellule complet (Tout) ou hormis sa bordure (Tout sauf la bordure).

Cet élément est recopié - en réalité collé - aux cellules destination. Ce collage peut, soit occasionner la disparition des données qui se trouvaient auparavant dans les cellules destination, soit combiner les cellules copiées avec ces données. On indique cela dans le cadre Opération. L'option Aucune remplace l'ancien contenu des cellules destination par la copie. Les options Addition, Soustraction, Multiplication et Division respectivement additionnent la copie au contenu de la cellule, la soustraient, la multiplient avec ce contenu et divisent l'ancienne valeur par la valeur copiée.

De plus, on peut, à l'occasion de la copie, transposer les données, c'est-à-dire transformer chaque ligne en une colonne par l'option Transposé. Une autre option, Blancs non compris, permet de ne pas écraser des cellules-destination par des cellules-source vides.

Pour mieux comprendre, prenons des exemples. On a le tableau suivant :

 

A

B

C

D

E

F

1

4,0

52

 

1

1

   

2

9

18

 

1

1

 

3

13

70

 

1

1

 

4

           

On copie le format de A1 en D1 avec l'option Formats et on obtient 1,0 en D1.

On copie en D3 la formule de A3 (=A1+A2) avec les options Formules et Aucune, on obtient 2 (=D1+D2).

On copie en D2 la valeur de A3 avec les options Valeurs et Aucune : on obtient 13.

 

On copie en E1 la valeur de A1 avec les options Tout et Addition et on obtient 5,0.

On copie en E3 la formule de A3 (=A1+A2) avec les options Formules et Soustraction, on obtient -5 (=1-(E1+E2)).

On copie en E2 la valeur de A3 avec les options Valeurs et Multiplication : on obtient 13 (car 13*1=13) et en E3 on a alors -17 (=1-(E1+E2)).

La feuille devient donc :

 

A

B

C

D

E

F

1

4,0

52

 

1,0

5,0

 

2

9

18

 

13

13

 

3

13

70

 

14

-17

 

4

           

Si maintenant on recopie l'intégralité du tableau initial en le transposant vers les cellules G1:I2 (Options Tout, Aucune et Transposition) on a :

 

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

1

4,0

52

 

1,0

5,0

 

4,0

9

13

 

2

9

18

 

13

13

 

52

18

70

 

3

13

70

 

14

-17

         

4

                   

16

avec en I1 =G1+H1 et en I2 =G2+H2.

Notons que l'on peut également figer le résultat d'une formule dans une cellule en utilisant la touche F9. La cellule étant active, on se met en mode Modification par F2. Si on frappe sur F9 on fige la formule en entier. Mais on peut également délimiter une partie de cette formule (avec la souris ou le curseur, la touche Maj étant maintenue appuyée) et appuyer sur F9, ce qui permet de ne figer qu'une partie de la formule. Prenons un exemple :

 

A

B

C

D

E

F

1

4

2

7

-1

   

2

           

3

           

En D1 on a la formule =A1+B1-C1. Si on applique F9 à cette formule en entier on obtient dans la barre de formules la valeur -1. Si on sélectionne la partie A1+B1 de cette formule avant d'appuyer sur F9 on obtient dans la barre de formules =6-C1.

III.3.d. Engendrer des séries

Excel permet d'engendrer dans une ligne ou une colonne de la feuille de calcul, une série de nombres ou de dates dont on choisit le pas, la valeur initiale et la valeur finale. On commence par

entrer dans la (ou les) première(s) cellule(s) de la future série sa (ou ses) valeur(s) initiale(s). Les valeurs initiales peuvent être des valeurs numériques, des dates et éventuellement du texte. Quand c'est une date et que l'on engendre une série chronologique, il faudra sélectionner l'unité de temps en vigueur (Jour, Jour ouvré, Mois, Année). On peut entrer également des chaînes de caractères, qui

seront prolongées et incrémentées logiquement (T1 engendre T2, T3, etc

octobre, novembre, décembre, etc

Trois techniques peuvent être utilisées :

1. On commence par se placer sur la cellule qui contient la valeur initiale et on utilise la commande Edition Recopier Série, dans laquelle on indique comment se présente la série : en ligne (Lignes) ou en colonne (Colonnes). On indique précisément le type de la série, sa valeur finale et son pas. Le type peut être Linéaire, Géométrique, Chronologique ou Recopie incrémentée. Les séries numériques de type Linéaire sont des séries arithmétiques : le pas est ajouté à la valeur précédente (u n+1 = u n + r). Les séries Géométriques sont définies ainsi : le pas (différent de 1) est multiplié à la valeur précédente (u n+1 = r * u n ). Pour les séries chronologiques, on indique l'unité de temps (Jour, Jour ouvré, Mois, Année).

2. On sélectionne une plage de cellules à remplir qui débute par la valeur initiale de la série. On appelle Edition Recopier Série, on y indique quel est son type (Linéaire, Géométrique, Chronologique ou Recopie incrémentée). On précise le pas, mais on n'est pas tenu d'indiquer de valeur finale, puisqu'on a délimité le bloc qui contiendra la série. De même, il n'est pas nécessaire de préciser comment se présente la série : en ligne (Lignes) ou en colonne (Colonnes).

; septembre engendre

)

: on utilise alors la Recopie incrémentée .

3. On sélectionne une plage de cellules à remplir qui débute par des valeurs initiales (v 1 ,v , ), qui

peuvent engendrer une série et donc constituent une suite croissante ou décroissante. On appelle Edition Recopier Série et on y précise un type (Linéaire, Géométrique, Chronologique ou Recopie incrémentée). Le pas est calculé automatiquement, selon la formule (v -v 1 )/(p-1). La valeur finale est déterminée par la zone à remplir. Les valeurs v i pour i>1 et i<p peuvent être remplacées par des valeurs de la série. Si on a entré plus de deux valeurs, la case à cocher Tendance permet de calculer un pas ajusté au plus près en fonction des valeurs (pour des séries linéaire ou géométrique). Si on a indiqué un pas, celui-ci ne sera plus pris en compte. En réalité, on calcule la valeur des points de la droite ou de la courbe passant au milieu des points définis par les valeurs initiales. Dans ce cas, toutes les valeurs initiales peuvent être remplacées par des valeurs de la série. Généralement, il n'est pas nécessaire de préciser comment se présente la série, en ligne (Lignes) ou en colonne (Colonnes).

Prenons un exemple avec une série linéaire. Si les premières valeurs sont 1, 6, 9 on obtient un pas

de 4 = (9-1)/2 et la série 1 5 9 13 17

On remarque que la valeur initiale 6 a été remplacée par 5,

en raison du pas de 4. Si on coche la case Tendance, on obtient la série 1,3333 5,3333 9,3333

p

p

17

Prenons d'autres exemples :

En A1, on saisit la valeur 1 et, la cellule A1 étant active, on entre dans le menu de la commande Edition Recopier Série.

On sélectionne Colonnes, puis Linéaire, on précise un pas de -1 et une dernière valeur de -

12. On obtient dans la zone A1:A14 la série 1 0 -1

-12.

Si on utilise un pas de 0,5, le type Géométrique et une dernière valeur de 0,1 on obtient dans la zone A1:A4 la série 1 0,5 0,25 0,125.

En B1 on entre la date 02/04/1992, la cellule B1 étant active, on entre dans le menu de la commande Edition Recopier Série.

On sélectionne Lignes, puis Chronologique et Jour ouvré, on précise un pas de 1 et une dernière valeur de 08.04.92. On obtient dans la zone B1:F1 la série 02/04/1992 03/04/1992 06/04/1992 07/04/1992 08/04/1992.

Supposons que l'on efface tout sauf les données entrées en A1 et B1 et que l'on entre en C1 le mot septembre et en D1 la chaîne trimestre 1. On sélectionne la zone A1:D10 puis on appelle la commande Edition Recopier Série.

Si on sélectionne Linéaire avec un pas de 1, seules les 2 premières séries sont engendrées :

9 10 et dans les cellules B1:B10 la série

dans les cellules A1:A10 la série 1 2 3

02/04/1992 03/04/1992

10/04/1992 11/04/1992.

Si on choisit le type Géométrique, avec un pas de 2, les deux mêmes colonnes se

remplissent. La première affiche la série 1 2 4 8 16

série qui ne peut pas s'afficher car la date a été convertie en nombre (33696) et une série de nombres a été construite à partir de cette valeur. Or, ces nombres sont trop grands pour s'afficher comme des dates : des # apparaissent dans les cellules.

256 512. Dans la seconde réside une

Si on opte pour le type Chronologique, avec un pas de 1 et une unité de temps d'un mois on

02/12/1992 02/01/1993.

Dans les cellules A1:A10 figure une série qui correspond au pas moyen engendré par les

obtient dans la zone B1:B10 la série 02/04/1992 02/05/1992

passages d'un mois à l'autre (30,461). : 1 32 61 92 122

245 275.

Si on utilise le type Recopie incrémentée, les 4 colonnes sont remplies. Dans les cellules

9 10 et 02/04/1992 03/04/1992

mai

juin. Les cellules de la zone D1:D10 sont remplies logiquement par la série : trimestre 1 trimestre 2 trimestre 3 trimestre 4 trimestre 1 trimestre 2 trimestre 3 trimestre 4 trimestre 1 trimestre 2.

A1:A10 et B1:B10 figurent respectivement les séries : 1 2

11/04/1992. Dans la zone C1:C10 on obtient la liste des mois : septembre octobre

III.4. Insérer et détruire des cellules

On peut insérer des cellules, des lignes ou des colonnes entières dans un tableau. Cela aura pour effet de décaler des cellules vers la droite, s'il s'agit d'une insertion de morceau(x) de colonne ou de colonne(s), ou vers le bas si l'insertion concerne des éléments disposés en lignes.

Pour effectuer cette opération, on sélectionne la commande Insertion Cellule, après avoir indiqué le lieu et éventuellement la dimension de l'insertion. Dans cette commande, on peut : Décaler des cellules vers la droite, Décaler des cellules vers le bas, insérer une ou plusieurs lignes ou colonnes par Ligne entière ou Colonne entière.

Prenons un exemple. On a le tableau suivant :

 

A

B

C

D

E

F

1

2

-2

0

     

2

5

2

7

     

3

9

-8

1

     

4

           

Les données des cellules C1 à C3 sont obtenues par des formules du type =A1+B1. On désigne les cellules B1 et B2, puis :

On utilise l'option Décaler les cellules vers la droite on obtient le tableau suivant, dans lequel les formules =A1+C1 et =A2+C2 figurent dans les cellules D1 et D2.

18

 

A

B

C

D

E

F

1

2

 

-2

0

     

2

5

 

2

7

   

3

9

-8

1

     

4

           

Si, au contraire, on emploie l'option Décaler les cellules vers le bas on obtient le tableau suivant, dans lequel les formules =A1+B3, =A2+B4 et =A3+B5 figurent dans les cellules C1, C2 et C3.

A

B

C

D

E

F

1

2

 

0

       

2

5

 

7

     

3

9

-2

1

     

4

 

2

       

5

 

-8

       

6

           

L'option Ligne entière insère 2 lignes : notre tableau figure alors dans la zone A3:C5.

L'option Colonne entière insère une colonne en B si bien que le tableau devient le suivant, les formules de la colonne D étant transformées comme dans le premier cas :

A

B

C

D

E

F

1

2

 

-2

0

     

2

5

 

2

7

   

3

9

 

-8

1

   

4

           

Nous constatons donc que le contenu des cellules du tableau n'est pas affecté par l'insertion dans la mesure où les références sont recalculées. Il faudra cependant vérifier certaines formules qui peuvent prendre en compte les cellules insérées alors qu'on ne le désirait pas forcément, particulièrement quand ces formules utilisent des références de zones (chaînage par :).

Pour insérer des lignes ou des colonnes entières, il est plus pratique d'utiliser Insertion Colonne, ou Insertion Ligne. Ces commandes inséreront n colonnes ou p lignes à gauche ou au-dessus du groupe sélectionné, large de n cellules et haut de p lignes.

A l'inverse, on peut détruire des cellules, des lignes ou des colonnes entières dans un tableau. Cela décalera des cellules vers la gauche, s'il s'agit d'une suppression de morceau(x) de colonne ou de colonne(s), ou vers le haut si la suppression concerne des éléments disposés en lignes.

Cette opération est gérée par la commande Edition Supprimer, qui est appelée après avoir sélectionné le lieu de la suppression. Dans cette commande, on peut choisir de : Décaler des cellules vers la gauche, Décaler des cellules vers le haut, de supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes par Ligne entière ou Colonne entière. Si on désigne une ou plusieurs colonnes entières, ou une ou plusieurs lignes entières, la suppression de ces colonnes ou de ces lignes est effectuée sans que l'on passe par ce menu.

Comme pour l'insertion, les références utilisées dans les formules sont recalculées et les cellules restantes ne sont pas affectées par la destruction dans la mesure où elles ne faisaient pas référence à des cellules supprimées.

On peut également insérer et supprimer des feuilles de calcul, par Insertion Feuille de calcul, qui insère une feuille avant la feuille active et rend cette nouvelle feuille active. Pour supprimer la feuille active ou le groupe de feuilles désignées, on utilise la commande Edition Supprimer une feuille.

III.5. Donner un nom à une zone de cellules

Dans certaines commandes, il est pratique de désigner un groupe de cellules par un nom plutôt que par une référence. On peut nommer une zone de la feuille de calcul en utilisant la partie gauche de la

19

barre de formules. On peut aussi donner un nom à une zone avec la commande Insertion Nom Définir. S'il en existe déjà, une liste des noms de zones définis auparavant dans le classeur se présente. Par les options Ajouter et Supprimer on peut modifier cette liste. Pour supprimer un nom, on le sélectionne dans la liste après y avoir accédé (option Noms de la feuille) ou on frappe son nom, puis on utilise l'option Supprimer.

Pour nommer une nouvelle zone, on indique son nom dans l'option Nom et sa référence dans Réfère à. Cette référence est déjà indiquée si une zone est sélectionnée dans la feuille. On utilise ensuite l'option Ajouter pour que ce nom soit "enregistré" dans la liste des noms de la feuille.

Le premier caractère d'un nom peut être une lettre, les signes _ ou \. Les noms peuvent comporter jusqu'à 255 caractères, mais doivent être d'un seul tenant. Quand une zone nommée est sélectionnée dans son entier, son nom s'inscrit dans la partie gauche de la barre de formules.

On peut également utiliser des textes entrés dans des cellules d'un tableau pour définir des noms (ligne supérieure ou inférieure, colonne à gauche ou à droite). On utilise pour cela la commande Insertion Nom Créer. On sélectionne la zone à nommer et la zone des noms, qui doit lui être contiguë. Puis, dans la commande on coche les options qui correspondent à la configuration du tableau : Ligne du haut, Colonne de gauche, Ligne du bas, Colonne de droite. Chacune de ces options désigne l'élément qui engendre les noms : si on sélectionne Ligne du Haut, c'est la première ligne de la zone qui fournit des noms aux cellules en-dessous.

Prenons un exemple. Dans le tableau ci-dessous, la zone A1:B5 étant sélectionnée, on active la commande Insertion Nom Créer et on coche Ligne du Haut. La zone A2:A5 a pour nom Matières et la zone B2:B5 a pour nom Notes. Si on utilise aussi l'option Colonne de gauche, les cellules B1, B2, B3, B4 et B5 ont respectivement pour nom Matières, Maths, Statistiques, Economie et Anglais.

A

B

1 Matières

Notes

2 Maths

11

3 Statistiques

12,5

4 Economie

10,5

5 Anglais

9,5

Une fois que des noms sont définis dans une feuille, on peut les utiliser par la suite dans les formules à la place des références. On peut également faire remplacer a posteriori les références des zones nommées par leur nom dans des formules construites auparavant. On utilise pour cela la commande Insertion Nom Affecter un nom.

La commande Edition Atteindre permet aussi de se placer rapidement sur une zone nommée, même si on ne connaît pas sa position, en indiquant son nom.

Pour insérer dans la feuille de calcul un tableau récapitulatif indiquant la correspondance entre un ou plusieurs noms définis et la référence des zones nommées, on utilise la commande Insertion Nom Coller, en sélectionnant les noms pour lesquels on désire ces précisions. L'option Coller une liste permet d'obtenir le récapitulatif entier.

III.6. Matrices et tables

III.6.a. Création et utilisation de matrices

Excel permet de définir des matrices, qui autorisent des calculs plus rapides, ou sont utilisées dans certaines fonctions. Les matrices apparaissent toujours entre accolades. Prenons des exemples

On veut saisir dans la zone A1:B2 la matrice :

1

4

5

9

On sélectionne la zone A1:B2, puis on frappe ={1.5;4.9}. On commence donc par frapper les données de la première ligne, séparées par des points, puis un point-virgule pour exprimer le passage à la seconde ligne. Ensuite, on entre les données de la seconde ligne. Pour valider cette saisie, on frappe sur Ctrl, Maj et Entrée, ce qui a pour effet d'entourer la formule d'accolades

20

supplémentaires. Les éléments de la matrice apparaissent alors : 1 dans A1, 5 dans B1, 4 dans A2 et 9 dans B2. Si on observe la barre de formules, on voit dans ces 4 cellules la même chose : la formule saisie {={1.5;4.9}}. La matrice est donc un élément appartenant à plusieurs cellules.

Si on désire effacer, modifier ou déplacer une matrice, on doit délimiter la matrice en entier avant de sélectionner la commande d'effacement, de déplacement ou la touche F2. De même, on ne peut pas insérer de cellules dans une matrice.

Quand une fonction fournit une matrice comme résultat, même si ses arguments ne sont pas des matrices, il faudra délimiter une plage de cellules adéquate et valider la fonction avec Ctrl Maj Entrée afin de poser des accolades. Faute de cette précaution, seule une partie des résultats de la fonction est affichée.

On peut appliquer aux matrices des opérations spécifiques, comme la somme, le produit, etc qui sont calculées élément par élément. On peut également appliquer une même fonction à tous les éléments d'une matrice.

Prenons des exemples. Dans la zone A1:B2 on a la matrice précédente, et dans la zone C1:D2 on a la matrice {2.1;3.2}. Dans la zone A4:B5 on calcule la somme des deux matrices, par la formule {=A1:B2+C1:D2} et dans la zone C4:D5 leur produit par la formule {=A1:B2*C1:D2}.

De même, en E1:F2 on peut entrer la formule {=LN(C1:D2)} et on obtient une matrice dont les éléments sont le logarithme népérien des éléments de la matrice {C1:D2}.

Bien évidemment, on peut également appliquer aux matrices des fonctions matricielles, mais la plupart de ces fonctions peuvent utiliser des références classiques. Quand ces fonctions ont pour résultat des matrices, il faut ne faut pas oublier de valider la formule comme une formule matricielle.

 

A

B

C

D

E

F

1

1

5

2

1

0,69314718

0

2

4

9

3

2

1,09861229

0,69314718

3

           

4

3

6

2

5

   

5

7

11

12

18

   

6

           

Par exemple, le produit matriciel des matrices {A1:B2} et {C1:D2} s'obtient en A7:B8 par la formule {=PRODUITMAT(A1:B2;C1:D2)} quelle que soit la nature des zones contenant les données (matrices ou tables). Mais, la formule doit être matricielle : on sélectionne la zone(A7:B8), on construit la formule, puis on frappe sur Ctrl Maj et Entrée pour valider.

 

A

B

C

D

E

F

1

1

5

2

1

   

2

4

9

3

2

   

3

           

4

3

6

2

5

   

5

7

11

12

18

   

6

           

7

17

11

       

8

35

22

       

9

           

Il existe d'autres fonctions qui permettent de calculer le déterminant d'une matrice (DETERMAT), d'inverser des matrices (INVERSEMAT) ou de les transposer (TRANSPOSE).

III.6.b. Fonctions d'équivalence

On peut effectuer des recherches horizontales ou verticales dans une table ou une matrice contenant des nombres et/ou des chaînes de caractères. On utilise pour cela les fonctions : RECHERCHEH pour les recherches horizontales, RECHERCHEV pour les recherches verticales, EQUIV et INDEX pour des recherches horizontales et verticales.

21

Quand on effectue une recherche horizontale, la matrice doit comporter une première ligne (ligne d'index) contenant des valeurs numériques croissantes ou des chaînes de caractères rangées en ordre croissant. Ces valeurs serviront d'index pour la recherche dans la matrice. Dans la fonction RECHERCHEH on indique :

la valeur à rechercher dans la ligne d'index. Si la valeur n'est pas trouvée, c'est la colonne contenant la valeur inférieure le plus proche qui est utilisée ;

le bloc contenant la matrice (y compris la ligne d'index) ;

la ligne qui contient le résultat.

La table utilisée est située en B1:E6. La ligne 1 contient des âges et les lignes suivantes contiennent les poids des filles selon des courbes types correspondant à la m - 2* , m - 1* (m étant la moyenne et l'écart-type) , etc

 

A

B

C

D

E

F

1

 

age

13

14

15

16

a

2

m

- 2 *

30

34

37

40

999

3

m

- 1

*

36

41

44

46

999

4

 

m

43

48

51

52

999

5

m

+ 1 *

50

55

58

59

999

6

m

+ 2 *

57

62

64

65

999

Si on veut connaître le poids probable d'une fille de 14,5 ans qui suit la courbe type m + 1 * , on utilise la fonction : RECHERCHEH(14,5;B1:F6;5) et on trouve 55, car la valeur 14,5 n'existant pas dans la ligne d'index 1, on utilise la colonne d'avant.

Les fonctions suivantes ont pour résultat :

RECHERCHEH(4;B1:F6;2)=#N/A

RECHERCHEH(17;B1:F6;3)=46

RECHERCHEH(13;B1:F6;6)=57

RECHERCHEH("aa";B1:F6;5)=999

RECHERCHEH(14,678;B1:F6;1)=14

L'utilisation de la fonction RECHERCHEV est analogue à celle de RECHERCHEH. Ici, ce sont les lignes qui doivent être numérotées par un index. Cette fonction sert fréquemment à des recodages. Supposons que l'on ait une colonne A contenant des âges, et que l'on veuille remplir une colonne avec des classes d'âges. On va construire une matrice spécifiant ce recodage, en

A102:B106.

 

A

B

1

age

classe

d'âge

2

12

E

3

56

M

100

84

V

101

   

102

0

E

103

15

A

104

20

J

105

35

M

106

70

V

Pour remplir les cellules B1 à B100, on construira en B2 la formule :

=RECHERCHEV(A2;A$102:B$106;2)

qui fournit E comme réponse, puis on recopie sur le reste des cellules.

La fonction EQUIV fonctionne uniquement sur des tables à une colonne ou à une ligne. Sa syntaxe est la suivante :

EQUIV(valeur;table;type)

22

Elle fournit la position de la (première) cellule de la table qui est égale ou approche la valeur indiquée. Le mode de recherche est spécifié à l'aide du paramètre type : type=1 choisit la valeur inférieure ou égale, type=-1 choisit la valeur supérieure ou égale, type=0 ne choisit que la valeur si elle existe ou retourne 0 sinon.

La fonction INDEX fournit la valeur de la matrice spécifiée pour la ligne et la colonne indiquées. La numérotation des lignes et des colonnes commence à 1. Sa syntaxe est la suivante :

INDEX(zone;ligne;colonne)

IV. La présentation des données

IV.1. La position dans la cellule

Les chaînes de caractères sont, généralement, alignées automatiquement à gauche et les nombres à droite, c'est ce que l'on appelle la position standard. On peut imposer un alignement différent dans certaines cellules, en utilisant la commande Format Cellule Alignement, que l'on applique au bloc de cellules sélectionné ou simplement à la cellule active. Seule l'apparence des cellules est modifiée, pas leur contenu.

Le cadre qui se présente nous propose trois rubriques : Alignement du texte, Orientation et Contrôle du texte. L'alignement comporte un alignement Horizontal et Vertical. Pour l'alignement horizontal, on peut choisir parmi :

Standard : les données sont alignées à gauche pour le texte et à droite pour les nombres.

Gauche : les données sont alignées à gauche et on peut éventuellement définir un retrait.

Droite : les données sont alignées à droite.

Centré: les données sont centrées dans la cellule.

Recopié : le contenu de la cellule est répété autant de fois qu'il faut pour remplir cette cellule (dans une cellule de largeur 9, un a devient aaaaaaaaa).

Justifié : le texte est aligné à droite et à gauche dans la cellule et les espaces sont répartis entre les mots. Les nombres sont alignés à gauche. Quand le texte est plus grand que la cellule, celle-ci est agrandie (en hauteur) ainsi que la ligne qui la contient et le texte s'étage sur plusieurs lignes, dans la cellule.

Centré sur plusieurs colonnes : le texte est centré sur plusieurs colonnes autour de la cellule où il est saisi. Il est conseillé d'appliquer ce format à une zone sur laquelle on veut appliquer ce centrage. Il faut saisir la donnée à centrer dans la première cellule de la zone.

Certains alignements, les plus courants, peuvent également être sélectionnés dans la barre d'icônes à l'aide de la souris. Il s'agit des alignements droite, gauche, centré et centré sur plusieurs colonnes et leurs icônes représentent des lignes alignées à droite, à gauche ou centrées ou un a entouré de flèches.

Pour l'alignement vertical qui positionne les données verticalement dans une cellule qui comprend plusieurs lignes.

Haut : positionne les données en débutant leur affichage en haut de la cellule.

Bas : positionne les données de manière à les faire toucher le bas de la cellule.

Centré : positionne les données de manière à les centrer verticalement dans la cellule.

Justifié : le texte est disposer de manière à occuper la cellule dans son entier, verticalement.

La rubrique Orientation permet d'écrire dans la cellule autrement qu'horizontalement, et cela selon deux modes différents : on peut positionner les lettres de haut en bas, ou on peut orienter un texte écrit de gauche à droite selon un angle précis, indiqué par sur un cadran ou précisé par sa valeur. Quand on écrit les données verticalement, la hauteur de la cellule se modifie en conséquence.

La rubrique Contrôle du texte permet de :

Renvoyer à la ligne automatiquement : le texte s'étage sur plusieurs lignes dans la cellule afin de

s'y afficher dans sa totalité.

23

Ajuster la police au texte afin qu'il s'affiche en entier dans la cellule.

Fusionner les cellules adjacentes afin d'adapter la largeur de la cellule au texte pour la ligne où il se trouve uniquement.

Nous venons de voir que la hauteur des cellules était fréquemment modifiée, pour s'adapter à un positionnement particulier. Quand on modifie une donnée, la hauteur de sa cellule peut ne plus être adéquate. On peut modifier la hauteur des cellules de la ligne active par la commande Format Ligne Hauteur. On adapte la hauteur de la ligne au contenu de la zone qui y est sélectionnée, par la commande Format Ligne Ajustement automatique. On peut également ne plus afficher cette ligne, la masquer, par Format Ligne Masquer : la hauteur de la ligne est alors de 0. Pour faire apparaître à nouveau une ligne masquée, on sélectionne Format Ligne Afficher.

De la même manière, on peut modifier la largeur des cellules de la colonne où est la cellule active par la commande Format Colonne Largeur. On peut ajuster la largeur des colonnes aux données qui se trouvent dans la zone sélectionnée Format Colonne Ajustement automatique. On peut également masquer une colonne (sa largeur est alors de 0), ou afficher à nouveau une colonne masquée. Format Colonne Largeur Standard permet de revenir à la largeur standard.

La taille (en largeur et en hauteur) des cellules peut également être adaptée manuellement avec la souris. On place la souris sur le cadre de la feuille, là où sont portés les noms de colonnes ou les numéros de lignes. On la positionne exactement sur le bord droit de la colonne (ou le bord inférieur de la ligne) dont on veut changer la taille. La souris se transforme en un petit trait entre deux flèches. En la maintenant cliquée, on fait glisser ce bord, ce qui pour effet de modifier la taille de la cellule. En cliquant deux fois sur le bord droit d'une colonne (dans le cadre) ou sur le bord inférieur d'une ligne, on adapte la largeur de cette colonne ou la hauteur de cette ligne à son contenu.

IV.2. Le format de l'affichage dans la cellule

On désire parfois modifier la manière d'afficher les nombres. On sélectionne alors le groupe de cellules concerné et on utilise les options de la commande Format Cellule Nombre. Deux cadres permettent de sélectionner le mode d'affichage des nombres. Les formats sont classés par type dans le cadre Catégorie, puis pour chaque type, divers formats sont proposés dans le cadre Code des formats.

Avec le format standard, les nombres s'affichent avec autant de décimales que possible, compte tenu de la largeur de la cellule. Quand tous les chiffres ne peuvent pas apparaître, le nombre est arrondi ou la notation scientifique est utilisée, afin de conserver le plus de chiffres significatifs possible.

Pour les nombres on dispose de codes de format pré-programmés dont certains sont présentés dans le tableau ci-dessous. On peut également construire soi-même des codes de format Personnalisés. On se déplace dans la partie Code et on compose un code de format. Ce code vient s'ajouter à la liste des codes proposés par le logiciel. Quand on veut supprimer un code de cette liste, on y place le curseur et on sélectionne l'option Supprimer.

D'une manière générale, un code de format peut comporter 4 parties, séparées par des points- virgules. La première partie concerne le format des nombres positifs, la seconde celui des nombres négatifs. La troisième partie concerne le format des 0 : ici les zéros seront affichés. Si on ne met rien dans cette partie les zéros ne s'affichent pas. La dernière partie concerne les erreurs de saisie. Si on y entre une chaîne de caractère, c'est le texte du message délivré dans le format qui s'affichera. Voici un exemple :

# ###;-# ###;0;"Attention ! entrer un nombre"

code

effet

valeur

affichage

0

affiche l'entier le plus proche

1,67

2

-10,34

-10

0,00

affiche le décimal le plus proche à 2 décimales près, en gardant les 0 muets

-1,678

-1,68

1,3

1,30

# ##0

affiche l'entier le plus proche avec un séparateur de milliers

1000,8

1 001

# ##0,00

affiche le décimal le plus proche à deux décimales près en conservant les zéros muets avec un séparateur de milliers

-1,678

-1,68

1000,8

1 000,80

24

Dans les 4 parties des formats numériques on peut entrer :

des 0, des # ou des ? pour marquer les positions des nombres. 0 affiche les zéros muets de part et d'autre de la virgule, ? ne les affiche pas mais génère des espaces afin d'aligner les données sur la virgule et # ne les affiche pas.

des symboles particuliers ( - + / : espace F , ( ) % E- e- E+ e+). Le signe % applique le format pourcentage et multiplie le nombre par 100. Les signes E+ et E- commandent le format scientifique (en puissance de 10 avec le nombre de décimales indiqué). E+ fait précéder les nombres de leur signe (+ ou -) alors que E- ne signale que les nombres négatifs.

des chaînes de caractères qui viendront s'insérer dans la donnée et qui seront écrites entre guillemets ou précédées du symbole \ (quand il s'agit d'un seul caractère). Par exemple, "X="0 transforme 2,7 en X=3 et #\.### affiche les nombres arrondis à l'entier le plus proche et avec un point comme séparateur de milliers.

des couleurs, inscrites entre crochets, qui afficheront le nombre dans la couleur spécifiée. Par exemple, le format

#,0;[VERT]-#,0;[ROUGE]0

affiche les nombres avec une décimale, dans la couleur par défaut pour les nombres positifs, en vert pour les nombres négatifs et en rouge pour les zéros.

des conditions qui permettent de modifier l'affichage selon l'appartenance des nombres saisis à certains intervalles. Ces conditions s'écrivent entre crochets sous la forme [opérateur nombre]. Par exemple, le format

[>10]#;[<-10]#;#,0;"erreur"

affiche les nombres supérieurs à 10 ou inférieurs à -10 arrondis à l'entier le plus proche et pour les nombres de l'intervalle [-10,10], l'affichage est décimal avec une décimale non muette. Ici les trois premières parties du format ne s'appliquent plus respectivement aux nombres positifs, négatifs et nuls, mais aux nombres vérifiant les conditions et pour la troisième partie aux nombres qui n'y répondent pas.

Les formats monétaires sont des formats numériques dans lesquels on a inséré des symboles

).

scientifique, avec des puissances de 10 : 0,00E+00 va transformer 1034 en 1,03E+03. Les formats pourcentage ajoutent le signe % après la donnée et la multiplient automatiquement par 100 : 0,36 devient 36%. Le format de fraction transforme le nombre en la fraction qui l'approche le mieux. Par exemple, 0,67 devient 2/3, 4,33 devient 4 1/3 (4 fois 1/3).

Les formats de date et d'heure vont afficher de manière plus explicite les dates ou les heures. Le

logiciel comprend un convertisseur automatique de date et d'heure en nombre (numéro de série). Le décompte se fait à partir du 1er janvier 1900. Par exemple, si on entre 37 dans une cellule et qu'on lui applique un format de date, cette donnée s'affichera comme le 6 février 1900. On peut également saisir la même donnée en frappant 6/2/1900 et, en format de date, on obtiendra le même affichage. Si on demande d'appliquer un format numérique à la cellule, le nombre 37 apparaît à la place de la date. Pour les heures, le système est le même, mais celles-ci sont représentées par des nombres

et 23:59:59 correspond à

0,9999884

Les formats de date et d'heure courants proposent d'afficher les dates sous une forme totalement numérique du type jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa ou expriment le mois en abrégé (jj/mmm/aa). Les format d'heure fonctionnent sur 24 heures (hh:mm:ss) ou sur 12 heures (h:mm:ss AM/PM). Comme pour les autres formats, on peut définir ses propres formats de date et d'heure, en utilisant les symboles du tableau ci-après. Quand on utilise des formats fixes, l'affichage se transforme en suite de dièses (#) dès que sa largeur dépasse celle de la cellule. Il faut alors choisir un autre affichage ou modifier la largeur de la colonne. Les chaînes de caractères peuvent, elles, apparaître tronquées, si la/les colonnes adjacentes à droite de la cellule active ne sont pas vides.

compris entre 0 et 1. Par exemple, 1:00:00 est égale à 0,0416666

monétaires (F pour Franc, $ pour dollar, etc

Les formats scientifiques utilisent la notation

Il existe des méthodes très simples pour appliquer rapidement à des cellules sélectionnées un format classique. D'une part, on peut utiliser des icônes que l'on clique : une icône représentant des pièces et billets permet d'appliquer le style Monétaire, une icône avec le signe % affecte le format

25

Pourcentage. De même, deux icônes représentant ,0 et ,00 ou ,00 et 0, permettent respectivement d'augmenter ou de diminuer le nombre de décimales dans un format numérique fixe.

J

affiche le jour sans zéro significatif (1)

jj

affiche le jour avec zéro significatif (01)

jjj

affiche le nom du jour abrégé (Lun)

jjjj

affiche le nom du jour (Lundi)

m

affiche le mois sans zéro significatif (1) ou la minute si le symbole h ou hh précède le m (sans zéro significatif)

mm

affiche le mois avec zéro significatif (01) ou la minute si le symbole h ou hh précède le mm (avec zéro significatif)

mmm

affiche le nom du mois abrégé (Jan)

mmmm

affiche le nom du mois (Janvier)

a

affiche l'année sur deux chiffres (93)

aa

affiche l'année sur 4 chiffres (1993)

h

affiche l'heure sans zéro significatif (1)

hh

affiche l'heure avec zéro significatif (01)

s

affiche la seconde sans zéro significatif

ss

affiche la seconde avec zéro significatif

AM/PM

affiche l'heure sur 12 heures. Le matin est symbolisé par AM (A) et l'après-midi par PM (P).

A/P

La commande Format Mise en forme conditionnelle permet d'appliquer des formats différents selon des conditions définies sur les données de façon plus agréable.

IV.3. Les mises en valeur de l'affichage

On peut également améliorer l'apparence des données et des tableaux en utilisant trois commandes de la rubrique Format Cellule : Police, Bordure et Motifs.

La commande Police permet de choisir une police de caractères adéquate pour les cellules

désignées. Une liste des différentes polices s'affiche (Courrier, Helvética, Roman, Script, Symbol,

Times, etc

peut choisir la taille du caractère, exprimée en caractère par pouce. Pour certaines polices, les choix

sont limités. En outre, on peut spécifier le style de caractère désiré (Normal, Italique, Gras ou Italique Gras), et demander que les caractères soient soulignés ou(/et) barrés. L'affichage dans la

feuille de calcul témoigne des choix effectués, dans la mesure de ses possibilités de précision. Des

), de choisir

icônes permettent d'appliquer directement certains formats (G pour caractères gras, etc

avec pour chacune un exemple qui permet de juger de son effet. Généralement, on

)

une police ou une taille de caractère, de sélectionner une couleur pour les caractères (icône présentant un T sur un carré rouge).

La commande Bordure a pour mission de construire des cadres autour du groupe de cellules

délimité. On peut tracer un contour, ou poser une ligne sur un ou plusieurs des côtés de la zone, ou en diagonale. Pour chaque trait, divers styles sont disponibles : tirets de diverses longueurs,

On peut également demander que

pointillés, trait continu plus ou moins gras, trait double, etc

l'encadrement soit ombré. Une icône représentant un cadre permet de choisir un type de cadre.

La commande Motifs permet de "colorier" les cellules sélectionnées avec divers motifs (pointillés,

grisés, hachures, damiers, etc

L'option Motif permet de choisir la nature de l'ombrage et sa

couleur. Une icône représentant un pot à demi versé permet de choisir une couleur.

26

B. Les graphiques

La manière la plus simple de créer des graphiques est d'utiliser l'Assistant graphique. On appelle cette série de menus en cliquant son icône (représentant un graphique et un pinceau) dans la barre d'icônes. On peut aussi l’activer en utilisant la commande Insertion Graphique. Les graphiques peuvent être inclus dans des feuilles de calcul ou résider dans des feuilles graphiques. On peut également créer ou modifier un graphique existant avec le menu spécifique aux graphiques.

I. Usage de l'Assistant graphique

Pour définir un graphique, il est préférable de commencer par sélectionner dans une feuille de calcul

la zone contenant les données. Cette sélection comporte :

les données à représenter (différentes séries d'ordonnées),

la série d'intitulés ou de données définissant l'axe des abscisses (catégories),

les intitulés figurant au début de chaque série (X ou Yi) : ils permettent de nommer les séries, de définir des légendes (étiquettes de séries).

Si la zone n'est pas d'un seul tenant, on va délimiter ses différents morceaux en appuyant sur la touche Ctrl quand on passe d'un bloc sélectionné à un nouveau bloc à sélectionner, et pendant qu'on délimite ce dernier. Si la zone est d'un seul tenant, elle est sélectionnée automatiquement, à partir du moment où la cellule active y est placée au départ.

Quand la zone est délimitée, on active l'icône de l'Assistant graphique par son icône. La zone des données est encadrée par des pointillés clignotants. Celui-ci comporte 4 étapes qui conduisent à la création d'un graphique. On peut également utiliser la commande Insertion Graphique. Nous allons décrire l'utilisation de cet assistant, en nous basant sur un exemple. Comme les données ne sont pas d'un seul tenant, il est préférable de les sélectionner avant d'entrer dans l'assistant graphique.

A

B

C

1

x

A

b

2

1

4

6

3

2

5

1

4

5

4

2

5

2

2

0

6

5

6

3

7

0

9

7

8

     

9

3

4

1

10

5

2

9

I.1. Le type du graphique

La première étape de l'Assistant graphique gère le choix du graphique : son type étant décidé d'abord, puis son sous-type (ou format). Notons que pour tous les types sauf Nuages de points et Bulle, l'axe des abscisses est formé d'intitulés, même s'il contient des valeurs numériques. Nous disposons d'une grande palette de Types standards, mais nous pouvons également utiliser des Types personnalisés préalablement prédéfinis ou déterminés par l'utilisateur.

Voici les différents types standards et leurs sous-types disponibles. Un bouton de Visualisation perrmet de voir comment les données seront représentées par le type et le sous-type.

Histogrammes :

A chaque subdivision de l'abscisse correspond une colonne verticale qui a pour hauteur la valeur de

l'ordonnée. Quand on superpose plusieurs séries, les colonnes des diverses séries d'ordonnées correspondant à une même abscisse sont parfois placées côte à côte et apparaissent coloriées différemment. Certains sous-types produisent des graphiques cumulatifs : les valeurs d'ordonnées correspondant à une même abscisse sont alors additionnées. Les sous-types disponibles sont les suivants :

27

1. Histogrammes simples

2. Histogrammes cumulés

3. Histogrammes à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Histogrammes simples avec effet 3D

5. Histogrammes cumulés avec effet 3D

6. Histogrammes à 100% (part de chaque série dans le total des séries) avec effet 3D

7. Histogrammes 3 D en perspective

Barres :

Ce sont des histogrammes dont les barres sont horizontales et l'axe des abscisses vertical. A chaque subdivision de l'abscisse correspond une colonne horizontale qui a pour longueur la valeur de l'ordonnée. Quand on superpose plusieurs séries, les colonnes des diverses séries d'ordonnées correspondant à une même abscisse sont parfois placées "côte à côte" et apparaissent coloriées différemment. Certains sous-types donnent des graphiques cumulatifs : les valeurs d'ordonnées correspondant à une même abscisse sont alors additionnées. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Barres simples

2. Barres cumulées

3. Barres à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Barres simples avec effet 3D

5. Barres cumulées avec effet 3D

6. Barres à 100% (part de chaque série dans le total des séries) avec effet 3D

Courbes :

Pour chaque point d'abscisse, les séries d'ordonnées génèrent des points. Ces points sont symbolisés différemment et peuvent être reliés par des lignes pour chaque série. Dans certains sous-types, les points disparaissent et seules les lignes subsistent. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Courbes seules

2. Courbes cumulées

3. Courbes à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Courbes et points

5. Courbes cumulées et points

6. Courbes à 100% (part de chaque série dans le total des séries) et points

7. Courbes 3D en perspective

Secteurs :

Les données d'une seule série sont représentées sous la forme d'un camembert. Chaque part du camembert représente la part de la valeur de l'ordonnée dans la somme des valeurs de toutes les ordonnées. Cette représentation est donc particulièrement adaptée aux répartitions. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Secteurs coloriés

2. Secteurs coloriés avec effet 3D

3. Secteurs coloriés avec des valeurs personnalisées extraites et combinées dans un sous- secteur secondaire

4. Secteurs coloriés et éclatés

5. Secteurs coloriés et éclatés avec effet 3D

6. Secteurs

coloriés avec des valeurs personnalisées extraites et combinées dans un

histogramme cumulé secondaire

Nuages de points :

Affiche Y (les ordonnées) en fonction de X. Les subdivisions de l'axe des abscisses s'adaptent aux données de la série désignée en X. On peut superposer plusieurs séries d'ordonnées : les points en résultant sont symbolisés par des marques différentes. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Points de chaque série

2. Points chaque série reliés par des courbes lissées

3. Courbes lissées reliant les points de chaque série (sans les points)

4. Points chaque série reliés par des courbes non lissées

28

Aires :

C'est un graphique le plus souvent cumulatif. A chaque intitulé de l'abscisse correspond un point de la 1ère série (sans symbole apparent) qui a pour hauteur sa valeur ; les points sont reliés par une ligne. Quand on superpose plusieurs séries d'ordonnées, les valeurs des ordonnées pour une même abscisse sont cumulées dans la plupart des sous-types. On a donc des lignes qui représentent les valeurs des séries cumulées. Les espaces (aires) compris entre ces lignes ou entre la ligne correspondant à la première série et l'axe des abscisses sont coloriés par un motif. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Aires non cumulées

2. Aires cumulées

3. Aires en 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Aires 3 D côte à côte en perspective

5. Aires cumulées avec effet 3D

6. Aires en 100% (part de chaque série dans le total des séries) avec effet 3D

Anneau :

Les données de chaque série sont représentées sous la forme d'un anneau, subdivisé comme un camembert, en plusieurs tronçons. Chaque tronçon d’anneau représente la part de la valeur de l'ordonnée dans la somme des valeurs de toutes les ordonnées. Cette représentation est donc particulièrement adaptée aux comparaisons de répartitions. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Anneau colorié

2. Anneau colorié et éclaté

Radar :

Chaque donnée de l'abscisse définit un axe et ces axes se répartissent en étoile. Les valeurs des ordonnées correspondant à chaque abscisses sont représentées sur ces axes et les points sont reliés entre eux par des lignes pour chaque série. Chaque série donne donc naissance à une aire. Les sous- types disponibles sont les suivants :

1. Radar avec courbes reliant les points de chaque série sans points apparents

2. Radar avec courbes reliant les points de chaque série et points

3. Radar avec aires délimitées par les courbes reliant les points de chaque série (sans points apparents)

Surface :

Représente la surface soutenue par les points des différentes séries. Les différents niveaux (strates) de valeurs proches sont coloriés différemment, dessinant des courbes de niveaux. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1.

Surface 3 D avec coloriage

2.

Contours des strates de surface 3 D

3.

Vue du haut de la surface 3 D en couleurs

4.

Vue du haut de la surface 3 D en contours

Bulle :

Affiche Y (les ordonnées) en fonction de X 1 , avec comme symbole des bulles dont la taille est donnée par la série X 2 . Les subdivisions de l'axe des abscisses s'adaptent aux données de la série désignée en X 1 . On peut superposer plusieurs séries d'ordonnées : les points en résultant sont symbolisés par des bulles de couleur différentes qui auront pour taille les données de la même série ou de séries différentes. Les sous-types disponibles sont les suivants :

1. Bulles

2. Bulles avec effet 3D

Boursier :

Pour chaque point d'abscisse représentant un titre côté en bourse, on dispose de plusieurs valeurs relative à une séance de marché : (volume), (valeur d'ouverture), valeur maximale, valeur minimale, valeur à la clôture. Les séries doivent être disposées dans l'ordre. Les valeurs minimales et

29

maximales sont reliées pour chaque point d'abscisse par un segment vertical. Les valeurs d'ouverture

et de clôture donnent lieu à un segment de colonne de couleur différente selon l'évolution (positive

ou négative) du titre. Le volume est figuré par un histogramme superposé. Les sous-types

disponibles sont les suivants :

1. Graphique boursier : maximum/minimum/clôture

2. Graphique boursier : ouverture/maximum/minimum/clôture

3. Graphique boursier : volume/maximum/minimum/clôture

4. Graphique boursier : volume/ouverture/maximum/minimum/clôture

Cylindre :

A chaque subdivision de l'abscisse correspond une colonne cylindrique, verticale ou horizontale, qui

a pour hauteur, ou pour longueur, la valeur de l'ordonnée. Les sous-types disponibles sont les

suivants :

1.

Cylindres verticaux simples

2.

Cylindres verticaux cumulés

3.

Cylindres verticaux à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4.

Cylindres horizontaux simples

5.

Cylindres horizontaux cumulés

6.

Cylindres horizontaux à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

7.

Cylindres verticaux 3 D en perspective

Cône :

A chaque subdivision de l'abscisse correspond une colonne cônique, verticale ou horizontale, qui a

pour hauteur, ou pour longueur, la valeur de l'ordonnée. Les sous-types sont les suivants :

1. Cônes verticaux simples

2. Cônes verticaux cumulés

3. Cônes verticaux à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Cônes horizontaux simples

5. Cônes horizontaux cumulés

6. Cônes horizontaux à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

7. Cônes verticaux 3 D en perspective

Pyramide :

A chaque subdivision de l'abscisse correspond une colonne pyramidale, verticale ou horizontale, qui

a pour hauteur, ou pour longueur, la valeur de l'ordonnée. Les sous-types sont les suivants :

1. Pyramides verticales simples

2. Pyramides verticales cumulés

3. Pyramides verticales à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

4. Pyramides horizontales simples

5. Pyramides horizontales cumulés

6. Pyramides horizontales à 100% (part de chaque série dans le total des séries)

7. Pyramides verticales 3 D en perspective

L'onglet Types personnalisés donne accès à une bibliothèque de types de graphiques prédéfinis qui ont été construits à partir des Types standards et pour lesquels on a défini des caractéristiques particulières. Parmi ces graphiques on trouve des combinaisons qui permettent de superposer deux graphiques (graphique principal et graphique superposé) possédant éventuellement des échelles d'ordonnées différentes, afin de les comparer. On peut modifier manuellement les type et sous-type de chaque graphique.

Quant on a choisi les type et sous-type, on passe à l'étape suivante. Plus généralement, on se déplace au sein de l'Assistant graphique avec les options :

Suivant >

passe à l'étape suivante

 

< Précédent

revient à l'étape précédente

>>

crée

le

graphique

avec

les

choix

effectués

et

quitte

<<

l'Assistant graphique revient au début de l'Assistant graphique

Annuler

quitte l'Assistant graphique sans tenir compte des choix effectués

30

I.2. La définition des séries, les caractéristiques et l'emplacement du graphique

1.2.a. La définition des données et séries

La seconde étape permet tout d'abord de vérifier, ou de corriger la sélection de la Plage de données. On peut en avoir déjà défini la sélection comme dans notre exemple ($A$1:$C$7;$A$9:$C$10) mais on peut ne l'indiquer qu'à ce moment ou corriger la plage définie automatiquement. On y précise également comment les données de la zone sélectionnée doivent être lues : les séries peuvent se présenter en lignes ou en colonnes.

L'onglet Série permet de définir chacune des séries, ainsi que les étiquettes de l'axe des abscisses.

Si la case Etiquette de l'axe des abscisses est vide, cela signifie que toutes les données de la plage

sont des séries d'ordonnées et que l'abscisse est numérotée automatiquement (1, 2

de données est indiquée dans cette case, ces données vont servir d'étiquette pour l'axe des abscisses. Quand le graphique est de type Nuage de points ou Bulle, les données de cette plage servent réellement de valeurs pour l'axe X.

Pour chaque Série, on définit la plage de données où résident ses différentes valeurs (Valeurs), ainsi que son nom. Celui-ci peut figurer dans une cellule du tableau de données (en haut de la série, si elle se présente en colonne ou à droite de la série si elle se présente en ligne). Dans ce cas c'est la référence de cette cellule qui sera indiquée dans la case Nom. On peut également entrer directement un intitulé dans cette case. On peut également ôter des séries dans le graphique (Supprimer) ou en ajouter de nouvelles (Ajouter).

). Si une plage

I.2.b. Les caractéristiques et l'emplacement du graphique

L'étape 3 permet d'agrémenter le graphique construit. On peut notamment ajouter des Titres : un titre pour le graphique, ainsi que pour chacun des axes (X, Y et éventuellement Z pour les graphiques en 3 dimensions).

On peut décider d'afficher ou pas la Légende et spécifier son emplacement. Celle-ci est constituée des intitulés des différentes séries et des symboles ou couleurs qui les représentent dans le graphique. La légende est placée automatiquement à droite du graphique, mais choisir un autre emplacement. Compte tenu du fait que la taille du graphique s'adapte à la place prise pour la légende, il sera parfois intéressant de choisir un emplacement adapté, notamment quand on a des intitulés particulièrement longs.

On peut aussi y définir un Quadrillage vertical et/ou horizontal. Ce quadrillage est défini pour chaque axe (X, Y, Z). On peut demander un quadrillage principal, qui correspond aux subdivisions de l'échelle et un quadrillage secondaire plus serré.

On peut également accompagner le graphique d'une tableau où figurent les données ayant permis de le réaliser. Cette Table de données, placée sous le graphique, peut comporter les symboles de légende, ce qui ne rend alors plus nécessaire l'affichage de la légende.

On peut agrémenter le graphique d'Etiquettes de données . Ceci permet d'attacher à chaque point de chaque série diverses informations. Elles se placeront au niveau des points les représentant ou au milieu des surfaces que ces points engendrent. Les étiquettes peuvent contenir la Valeur du point (Y ou Z), ou la valeur de son abscisse (Etiquette). Si le type du graphique s’y prête (secteurs, anneaux, barres ou histogrammes à 100%) on peut inscrire également le Pourcentage dans le total propre à chaque point, assorti éventuellement de l’abscisse (Etiquette et pourcentage). Les Tailles des bulles peuvent aussi être affichées. Dans tous les cas, ces étiquettes de données pourront être accompagnées du Symbole de légende propre à la série.

On précise également quels Axes seront affichés et comment l'axe des abscisses sera conçu. Les données permettant la construction de cet axe peuvent être considérées comme des intitulés, dont la valeur n'importe pas (Catégorie) ou comme une date (Chronologique). Dans ce cas, la valeur intervient, et les étiquettes de l'abscisse sont affichées sous la forme de dates (comptabilisées à partir du 1 er janvier 1900).

31

Quand on a effectué tous les choix permettant de définir les Options du graphique, on passe à l'étape suivante. Dans cette 4 ème étape, on précise où sera placé le graphique. Celui-ci peut être situé dans une nouvelle feuille graphique ou représenter un nouvel objet de la feuille de calcul en cours.

Pour modifier la taille d'un graphique qui est un objet d'une feuille de calcul, ou le déplacer, on utilise la souris. Au contact de la souris, l'objet graphique sera entouré d'un cadre parsemé de carrés pleins. Quand la souris est sous la forme d'une flèche, on peut déplacer le cadre du graphique. Quand la souris est positionnée sur un carré, elle prend la forme d'un trait entre deux flèches, et elle gère alors la taille du cadre.

II. Modifier un graphique

Pour modifier un graphique, , on dispose d'un menu spécifique aux graphiques, qui n'apparaît qu'une fois qu'un graphique est ouvert. En outre, chaque élément d'un graphique peut être sélectionné, et selon sa nature, un clic sur la souris permet d'afficher les options qu'il est possible de modifier. Ceci permettra notamment d'en améliorer localement la présentation .

II.1. Le menu graphique

II.1.a. Les options du menu graphique

Le menu Graphique comporte 7 options. Les quatre premières options renvoient chacune à l'une des quatre étapes de l'Assistant graphique :

Type de graphique

Etape 1

Données source

Etape 2

Options du graphique

Etape 3

Emplacement

Etape 4

Les autres options de ce menu permettent :

d'insérer de nouvelles données, sous la forme de nouveaux points des séries existantes ou de nouvelles séries

d'ajouter des courbes de tendance sur les graphiques de type Nuage de points ou Bulle.

de modifier la présentation des graphiques en perspective

II.1.b. L'insertion de données

L'option Ajouter des données permet d’ajouter de nouvelles séries ou de prolonger une ou plusieurs série(s) dont on indique la plage de données. Deux cas de figure peuvent se présenter.

Si les nouvelles séries sont spécifiées de la même manière que les autres séries du graphique, respectivement avec ou sans noms de série, elles s’ajoutent tout simplement dans le graphique, qu'elles comportent le même nombre de points ou non.

Si les nouvelles séries sont spécifiées différemment des séries du graphique, c'est comme si l'on procédait à un Collage spécial. Il est alors nécessaire de préciser si les données constituent une (ou des) Nouvelle série ou de Nouveaux points à ajouter à ceux des séries existantes, afin de les prolonger.

S’il s’agit de nouvelles séries, on indique tout d’abord dans quel sens le logiciel doit lire les données (Valeurs en colonne ou Valeurs en ligne). On peut aussi préciser si les Noms des séries figurent dans la première ligne de la plage (ou à gauche si les séries figurent en ligne) des données. On doit également indiquer où se trouve les valeurs formant l’abscisse pour ces séries. Si cette abscisse se trouve dans la plage de données insérée on coche la case Abscisses dans la première colonne (ou 1 ère ligne si les séries figurent en ligne). Ces nouvelles étiquettes d’abscisse peuvent éventuellement remplacer celles qui étaient en vigueur avant l’insertion si on coche Remplacer les catégories existantes.

32

S’il s’agit de nouveaux points, on indique aussi leur sens de lecture (Valeurs en colonne ou Valeurs en ligne). On précise aussi où se trouvent les étiquettes d’abscisse de ces nouveaux points :

Abscisses dans la première colonne (ou 1 ère ligne si les séries figurent en ligne).

Examinons sur un exemple comment les séries sont prolongées. Nous avons les données suivantes dans une feuille de calcul Feuil1. Un graphique a été construit à partir de la plage A1:D6.

A

B

C

D

E

F

G

1

 

a

b

c

 

d

2

m1

1

8

2

m6

2

3

m2

4

6

8

m7

4

4

m3

6

1

7

m8

3

5

m4

3

8

6

m9

8

6

m5

7

3

1

m10

6

7

       

m11

7

8

       

m12

2

10 a 5 b c 0 a c m1 m3 m5
10
a
5
b
c
0
a
c
m1
m3
m5

Supposons maintenant que l'on Ajoute des données pour intégrer dans le graphique les données de la zone F1:G8. Si on indique que ces points constituent une nouvelle série de données, dont les étiquettes d’abscisses se trouvent dans la première colonne et les noms de série dans la première ligne, on obtient le graphique ci-dessous.

10 a 5 b d c 0 a d m1 m4
10
a
5
b
d
c
0
a
d
m1
m4

La série a été ajoutée comme 4 ème série. Les étiquettes d’abscisse s’affichent à la place de celles des séries 1 à 3 si l’ordre de traçage fait passer la nouvelle série au premier rang.

Si on indique que les valeurs de la plage insérée seront de nouveaux points, les données de la deuxième colonne viendront suivre celles de la série 1, assorties des étiquettes d’abscisses incluses dans la première colonne. On obtient donc :

10 a 5 b 0 a c m1 m5 m8 m12
10
a
5
b
0
a
c
m1
m5
m8
m12

L’insertion de séries peut également s’effectuer au moyen des commandes Copier/Coller ou Copier/Collage spécial. On délimite puis Copie dans la feuille de calcul les données à intégrer. On va dans le graphique et on procède au Collage. Le collage ajoute automatiquement une ou plusieurs nouvelles séries. Le collage spécial permet de prolonger des séries existantes avec les données

33

collées, voire simplement d’ajouter de nouvelles séries en précisant où se trouvent les noms de série ou des étiquettes d’abscisse.

II.1.c. Les courbes de tendance

On peut également Ajouter une courbe de tendance qui approxime le nuage de points (ou les bulles) figurés dans le graphique. Cette approximation peut se faire selon 6 modes de calcul différents. Pour chaque série, qui a été sélectionnée dans la liste des Séries de base, on peut demander une tendance :

Linéaire,

Logarithmique,

Polynomiale, en indiquant le degré du polynôme,

découlant de la fonction Puissance,

Exponentielle,

calculée par Moyenne mobile, en indiquant la période de cette moyenne mobile.

Une fois que le type de régression aboutissant au calcul de la tendance est défini, on peut accéder à des Options qui préciseront le nom figurant en légende pour qualifier la tendance et modifieront le calcul effectué et le tracé de sa courbe.

Tout d’abord, on peut conserver en légende le nom du type de tendance comme nom Automatique pour la tendance, ou entrer un autre nom Personnalisé. Dans le premier cas, la série sur laquelle la tendance est calculée est mentionnée dans la légende du graphique.

On peut demander à ce que la courbe de tendance figure sur le graphique avec des points supplémentaires, les uns suivants le dernier point de la série (Prospective), les autres précédant le son premier point (Rétrospective). L’Equation de la courbe de tendance ainsi que la valeur du Coefficient de détermination R², permettant de juger de la qualité de l’approximation, peuvent être affichés près de la courbe.

Enfin, on peut forcer la tendance à passer par l’origine ou par un point donné par Coupe l'axe horizontal à ce qui provoquera une modification de l'équation de la courbe de tendance et entraînera une autre valeur pour le coefficient de détermination.

II.1.d. L'option Vue 3D

La dernière rubrique de la commande, Vue 3D, permet de définir les caractéristiques propres des graphiques en 3 dimensions. Au moyen de flèches permettant d'augmenter ou de diminuer les paramètres correspondants, on modifie l'Altitude du graphique qui correspond à la hauteur avec laquelle on regarde les données (90° = vue du dessus), ainsi que l'effet de Perspective et donc l'impression de profondeur (vers le haut et vers le bas). On change l'angle de Rotation du graphique en utilisant des cadres représentant des flèches de rotation (à droite et à gauche). On peut demander à ce que les Axes soient à Angle droit ce qui annule l'effet de perspective. Quand on a transformé un graphique 2D en graphique 3D, en conservant des axes à angle droit, il arrive que la taille du graphique soit réduite. L’option Mise à l’échelle permet de lui rendre une taille comparable à celle qu’il avait en 2D. Les proportions du graphique sont contrôlées par la Hauteur en % de la base.

Dans cette rubrique, on peut tester l'effet des choix effectués sans les valider pour autant, en utilisant Appliquer. Par contre, on peut réinitialiser tous les paramètres par Défaut.

II.2. Les éléments d'un graphique et leur format

Chaque élément d'un graphique peut être sélectionné, et on peut en modifier le format. Examinons maintenant plus en détails quels sont ces éléments et quels traitements on peut appliquer à chacun d'eux en utilisant notamment la commande Format.

II.2.a. Les éléments d’un graphique et les possibilités d'amélioration du format

Pour agir sur un élément, il faut d'abord le sélectionner en y pointant la souris et en cliquant. L'élément apparaît encadré de carrés pleins assortis parfois d’une ligne grisée et son nom s'inscrit dans la partie gauche de la barre de formules. Quand un encadrement grisé apparaît, l'élément pourra être déplacé (la souris pointée figure une flèche) et parfois redimensionné (la souris pointée

34

se transforme en double flèche de dimensionnement). Dès qu'un des éléments a été sélectionné, on peut parcourir les autres éléments du graphique, en utilisant les touches Vers le bas et Vers le haut. Quand un élément comme une série peut être décomposé en plusieurs "sous-éléments", on utilise les flèches Vers la droite et Vers la gauche.

Les différents éléments sont les suivants :

La Zone de graphique est la zone la plus large. On peut y écrire du texte, qui viendra se placer au milieu de la zone, mais sera déplaçable. On peut effacer le graphique par la touche Suppr. La commande Edition Effacer permet d’agir avec plus de discernement puisqu’on peut effacer Tout le graphique, seul son Format ou seules les Séries qu’il contient. En termes de format, on peut changer de Police de caractères, de Motif et l'ancrage dans la feuille de calcul (Propriétés).

La Zone de traçage, c'est le graphique entier, sans la zone du titre. On en change le Motif. On peut en effacer le format (par Suppr).

Le format des Plancher et Panneaux des graphiques à 3 dimensions peut être effacé par la touche Suppr. On peut modifier leur Motif.

Les Coins des graphiques 3 dimensions permettent de procéder à des rotations manuelles sur ces graphiques (carrés noirs). Quand on travaille sur un graphique en 3D, la commande Graphique des Vues 3 D permet d’élaborer sa mise en perspective plus finement.

La Légende peut également être effacée (par Suppr). On la déplace manuellement à l’aide de la souris. La commande Format permet de modifier le Motif ainsi que la Police des caractères utilisés. On peut également y indiquer un Emplacement (Bas, Coin, Haut, Droite, Gauche).

Les différents Titres, textes et Etiquettes de données peuvent être effacés par la touche Suppr ou édités dans leur cadre. Ils peuvent également être déplacés. On peut en modifier le Motifs, la Police et l'Alignement. On peut préciser un format d'affichage de Nombre particulier quand ce sont des valeurs numériques. On peut spécifier la Protection (Verrouillé ou non) de ces éléments et en définir des Propriétés particulières comme Dimensionner avec le graphique qui permet d’adapter ou non la taille des textes à celles du graphique.

Le Quadrillage peut être effacé. On peut choisir un autre Motif pour son tracé et modifier sa précision (Echelle).

Les Axes peuvent être effacés. On peut modifier leur tracé par Motif et la Police de leurs étiquettes. Ces étiquettes peuvent changer d’Alignement et de format d’affichage (Nombre). La définition de l'Echelle peut être modifiée.