Why Do RFID Pilots Fail?

  

Six Questions to Ask Your Solution Provider 
 
 
Tim Blackwood 
November 13, 2008 
O VERVIEW   
Radio frequency identification (RFID) is one of the fastest growing technologies today.  The current 
business trend to quickly adopt this technology has been stoked by advances in microchip design, lower 
costs, and the establishment of standards. While adoption in the supply chain continues to dominate 
the news, Fortune 500 companies are also applying this technology to marketing events. Event directors 
are piloting RFID solutions to gather attendance data, business intelligence, and metrics.  
Why are some businesses utilizing RFID to drive additional revenue, while others are seeing little return 
on investment (ROI)?  Why do some RFID pilots fail, while others successfully deliver automated data 
collection, increased business opportunities, and intelligent metrics?  
Misconceptions about this technology present obstacles to reaping its benefits. Businesses need to 
understand what RFID is and what it can do at events to successfully leverage RFID.   
This white paper reviews the following aspects of this trend in event management.  
Metric challenges that led businesses to seek a better solution 
Technological and other changes that triggered an explosion of RFID solutions 
Why some event planners still think RFID pilots will fail 
Three misconceptions about RFID and the facts you should know  
The Solution Myth 
The Process Myth 
The ROI Myth  
Six questions to ask your solution provider to successfully pilot RFID  

W HERE ’ S THE  M ETRIC ?    

One of the biggest challenges in event management is delivering a measurable return on investment. To 
achieve this objective most event managers gather data on attendee satisfaction, qualified leads, and 
metrics that measure company objectives. Some event managers also gather behavioral metrics, such as 
attendee interests and preferences based on session attendance and visits to product exhibits. Often 
the tools used to collect this data do so in ways that slow down 
event traffic and are labor‐intensive to collect, compile and 
analyze. More importantly, the results are difficult to link to 
actual revenue.  
One of the key pain points is event lead generation. A qualified 
lead for a single product may contain hundreds of entries which 
may be anything from a hot sales lead to a request for more 
information.  These leads are passed to the sales team who 
depend on them, but often feel frustrated over the volume of 
leads and the fact that the leads are not prioritized. In the fast‐ Traditional view of leads by product 

paced arena of sales opportunities, the sales team must quickly choose which leads to pursue. Often the 
team does not have the resource to follow up on all leads. Without prioritization, it’s difficult to gauge 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  2 

 
which leads have the best revenue potential. As a result some company directors are asking “How can I 
find out at events if there is greater revenue potential in one lead verses another?”    
Event managers are frequently frustrated, too. They bemoan the lack of tools to gather more 
meaningful measurements. They know that without good metrics it’s difficult to protect events from 
budget cuts and to improve future events. Traditional metric gathering tools generally provide views of 
attendance data, satisfaction survey results from less than half of the attendees, and long lists of 
qualified leads that are not prioritized. Sometimes inferences can be made about brand loyalty.  Ideally, 
event managers would like to see leads prioritized and tracked from an event to actual revenue in order 
to expedite budget approval for the next event. But how?  

 
RFID Explosion  T ECHNOLOGY  G ROWTH  W AVE  
A new generation of RFID  Perhaps the answer to this question is closer than you would think. 
solutions is exploding across  In August 2008 analysts stated, “Forrester believes that we are in 
industries. RFID solutions now  the initial phases of a major technology innovation and growth 
collect roadway tolls, offer 
wave called ‘IT everywhere’." If you want to see an example of IT 
museum services, pay bills with 
smart cards, track inventory, 
everywhere, look at the role RFID applications are playing in our 
verify passports, track  daily lives—everything from roadway toll collection to newborn 
newborns in hospitals, prevent  tracking in hospitals. 
car theft, and gain entry to 
events. In September 200,000  While RFID is not a new technology, a new generation of RFID 
visitors at Belgium’s Formula 1  solutions are changing the world in which we live. RFID was first 
Grand Prix received RFID tickets.  used on a wide‐scale in the 
These tickets expedited entry,   
1940s. However it was not 
prevented unauthorized access, 
increased employee 
until advances in microchip  RFID: Then and Now 
productivity, and strengthened  design reduced costs in the  Forerunners of today’s RFID were 
security. Developers say this is  1990s that renewed interest  developed for use as friend or foe 
just the tip of the iceberg.  lead to standardization and  aircraft identification systems during 
rapid development of new  World War II. Commercial use of 
RFID first flourished in the 1960s 
ways to use this technology.    
with the introduction of new tag and 
Over the past few years much of the RFID focus has been on retail  reader systems. However it was not 
until the 1990s that advances in 
and manufacturing companies who are working on how to adapt 
microchip design led to a new 
RFID to track inventory. While many of the inventory initiatives  generation of chips with improved 
were still in the planning stage, a few forward‐thinking companies  performance and reduced size and 
(including a number of Fortune 500 companies) have been  cost. Increased interest prompted 
piloting RFID solutions at marketing events, tradeshows, and  global standardization efforts in the 
2000s that make many of today’s 
conferences. These companies have been using automated data 
applications possible. 
collection at events to obtain business intelligence and metrics in 
order to identify business opportunities and potential new 
markets. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  3 

 
Why Do Some Think RFID Will Fail? 
While many are moving forward with RFID solutions, some event organizers are pushing back on this 
technology. When considering the use of RFID one of the first questions they ask is, “Will attendees 
refuse to wear the tags because of security and privacy issues?” With the myriad of security and privacy 
questions in the news each week, this question is not surprising.  

I S  P RIVACY  A N  I SSUE ?    
Is privacy really an issue for attendees? The 
answer might surprise you.  In a study of 
RFID pilots by five Fortune 500 companies 
from 2003‐2007, the number of attendees 
that chose to opt out were much lower than 
expected. In 2003 the opt‐out rate was 8%. 
As attendees became more familiar with 
RFID in 2004, the opt‐out rate dropped to 
4%.  By 2007 the opt‐out rate for RFID 
dropped to 1‐2%, less than the error rate 
with barcodes, counters, and other devices.   
The initial reasons attendees gave for opting out indicated that some attendees had a false perception 
of the use of the technology. Many opt‐out attendees were under the impression that the technology 
worked like Global Positioning System (GPS) devices in cars and that event RFID devices could track 
them anywhere, even in restrooms. They were unaware of how the technology really worked and 
unaware that attendees were only tracked in locations where RFID pods were located. It was clear from 
the comments that organizers needed to educate attendees.  
A second finding was that attendees were unaware of RFID’s benefits to them. Comments indicated that 
attendees had some idea that RFID benefited event organizers, but did not understand that RFID also 
benefited them. After reviewing these findings, it was concluded that a small investment in education 
could cause opt‐out rates to drop even further.  
Focus group research in 2003 by Gartner, Inc. supports this conclusion. Gartner learned that people are 
willing to trade some privacy if they receive certain things in return, like improved customer service or a 
speedier payment process.  Gartner RFID Analyst, Jeff Woods, explained that so far “Conversations 
about the benefits of RFID have been very one‐sided. Almost exclusively, they have been about benefits 
to companies rather than how this technology will benefit consumers.  This is a mistake.”2 Educating 
customers about the benefits of RFID, such as shorter lines or responsiveness to attendee interests and 
preferences, is essential to public acceptance of RFID. 

A DDRESSING  A TTENDEE  S ECURITY AND  P RIVACY  C ONCERNS  

Traditionally event organizers tracked attendee participation by using barcode readers or magnetic 
stripe readers. At RFID events a tag is attached to the attendee’s badge with his consent. Attendees are 
informed in advance about RFID and given the opportunity to opt out.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  4 

 
 Readers installed in key areas, such as in session entranceways or 
  exhibit booths, determine the location of the attendee.  When an 
How does RFID work?  attendee nears one of the readers, the tag picks up the reader’s 
Radio Frequency Identification  signal and responds. A computer application can then interpret 
(RFID) is a technology that sends  information from the reader to identify who attended a session or 
radio frequency signals between 
a reader and a tag (transponder).   visited a product station within a booth. This allows event 
Tags contain a salt grain‐sized  organizers to cost effectively track attendance at specific venues.     
microchip that stores an 
electronic product code (EPC).  RFID badges are more secure than the barcode or magnetic stripe 
The reader sends out a signal  badges commonly used at events. Magnetic stripe systems are 
looking for tags. A tag responds 
with its number. A computer can designed to store personal information, such as the attendee’s 
interpret information from the  name, address, and email. In a RFID solution, the only information 
reader.   
 
contained on a RFID tag and communicated to the reader is the 
unique electronic product code (EPC) number used to identify a tag. Neither the tag, nor the reader 
sends or receives any personal information. So no personal information can be intercepted or stolen.  
TAG TYPES   
There are two types of tags used in most RFID solutions: active and passive.  Active tags have a battery 
which powers the integrated circuits and broadcasts the response signal. These tags have the ability to 
conduct a session with the reader and transmit at higher power levels. As a result active tags have much 
longer ranges than passive tags, usually several hundred feet. Because active tags have a battery, they 
are bigger than passive tags. The size and cost of the battery makes them more expensive to 
manufacture. In a RFID solution that uses active tags, the tags generally cost $15‐$25 per badge. 
Passive tags do not contain a battery. They are a green solution 
that recycles energy generated from radio waves sent from the 
reader. The upper limit of their range is generally about 50’. Since 
they do not contain a battery, they are smaller than active tags 
and are easily embedded into badges. Passive tags are less 
expensive to manufacture, because they do not have a battery. 
With a RFID solution that uses passive tags, the tags usually cost 
less than $1 per badge. Currently most event planners favor cost‐
Low cost passive tag 
effective passive tags, rather than the more expensive active tags.     

READER RANGES 
Not all RFID readers operate at the same frequency. It is important to know the frequency of a reader, 
as its frequency drives the reader’s range. Also called read range in specifications, this is the area within 
which a reader can detect a signal. Short range systems operate at high frequency (13.56 MHz) which 
has a read range of 1‐12”. Short range solutions are commonly used by employees at secure business 
locations. With this range, badge holders need to slow down and generally hold the badge about 6” 
from the reader.    
 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  5 

 
 Long range systems operate at ultra‐high frequencies (868‐928 MHz) and have a 
read range of 1‐500’. In this range, badge holders can walk quickly through a 
doorway without holding the badge. Badge reading is quick and convenient. No 
action is required by the badge holder.  
If desired, long range passive RFID readers can be tuned down to a smaller read 
range. For example a reader in a doorway may be tuned down from 50’ to 1’ to 
accurately track only people who pass through that door.   

 Table top reader 

 
W HAT  A RE  T HE  R EAL  R EASONS  S OME  RFID   P ILOTS  F AIL ?    
Misconceptions about RFID have discouraged some event planners from taking advantage of RFID to 
improve their ROI. Understanding these myths and the real reasons why some RFID pilots fail while 
others succeed can enable you to launch a successful RFID pilot that can provide a real return on your 
investment. Misconceptions can be grouped into three categories.  
The Solution Myth 
The Process Myth 
The ROI Myth 
Here’s what you need to know to be successful in each area.   

T HE  S OLUT ION  M YTH  

Due to the misconception that the technology used in all RFID 
solutions is basically the same, some event planners were led 
Myth: 
All solutions are created equal. The 
to believe that all RFID solutions are created equal and that 
technology is basically the same. 
cost is the key differentiator.  
Cost is the key differentiator.   
All solutions are not created equal. RFID equipment designed 
to track inventory may not track people. Human beings are 
Reality: 
Assess the solution’s equipment, 
far more complicated to track, analyze, and predict than 
application, and reporting. Beware of 
products on a moving cart. Once the data is collected, tools 
solutions priced too low. There are 
are needed to make sense of the data in ways that help 
many that do not work at events. 
planners to understand attendee choices, interests, and  Solutions created for tracking 
preferences.    inventory may not be able to track 
Key solution areas to assess include  people. 

Equipment variables 
Attendance and duration application logic  
Reporting 
 
 
 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  6 

 
UNDERSTANDING EQUIPMENT VARIABLES   
Equipment variables that can impact data accuracy are tags, readers, and reader placement. The 
sensitivity of tags may vary. Gen 2 tags have greater accuracy than Gen 1 tags. The Gen 2 standard was 
developed to facilitate the use of EPC numbers which uniquely identify each tag. EPC and Gen 2 
standards are administered by EPCglobal. While standardized, most of these tags were designed with 
inventory, not people in mind.  
New applications have expanded the use of tags to track people in a variety of settings, such as 
hospitals, secure locations, and events. One recurring issue is that RFID 
cannot send or receive signals through water. Since the human body is 
90% water, this can create a problem with accuracy if the RFID solution 
is not developed with people in mind.   
Have you been to a show and noticed the badges had spacers behind 
them to keep them away from the body? Spacers indicate a poorly 
designed solution. If a badge needs a spacer, its tag is more sensitive to 
water than others. It was probably designed for use with inventory and 
is compensating by forcing the tag away from the body. The danger 
here is that if a tag is unreliable around people, the data collected may 
not be accurate. A tag designed for use with people allows the badge to 
Badge tag tested for people 
hang normally around the attendee’s neck. It is important to test tags 
 Badge tag tested for people  with people to ensure accuracy.   
Readers have several variables that can impact an event. One of these is reader frequency. If a high 
frequency solution (13.56 MHz) is deployed, attendees would have to slow down when approaching a 
reader and hold their badges near the reader. This could create long lines at an event, as large numbers 
of people are often waiting to enter a session or exhibit area.  
A better solution for events is an ultra‐high frequency solution at 928 MHz. An attendee can walk quickly 
through the entry. No action is required. This practical solution allows large numbers of people to gain 
access to a session or exhibit hall in much less time.  
Long range readers are very effective at events. They are also very flexible. A long range passive reader 
at an exhibit product station may be tuned down to 10‐20’ to only track visitors viewing a specific 
product in the booth. This can provide valuable intelligence about interest in a specific product.  
Another factor is reader polling rates. Each brand of reader has a different polling rate specification. 
Polling rates can impact data accuracy. Readers with slower polling rates are designed for use with slow 
moving inventory. A reader with a slow polling rate may read up to 30% less tags on people walking 
quickly into a session hall. Readers with faster polling rates provide higher accuracy with people.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  7 

 
 

Reader position is also important. Generally session readers are positioned 
on either side of a doorway. However in large doorways wide enough for 
three people to enter abreast, the position of one of more these people 
might block a tag’s signal. Overhead mounts may be needed for accuracy.  
Independent rankings of reader brands can also provide valuable 
information. According to a recent RFID Update, Motorola topped reader 
vendor rankings in the latest Passive UHF Reader Vendor Matrix released 
by ABI Research. “ABI assigned scores to vendors for a variety of factors 
related to product innovation and implementations. Motorola topped the 
matrix, based on consistently good scores in multiple categories.”3    
Overhead readers in session entrance 

E V A L U A T I N G   A T T E N D A N C E  A N D   D U R A T I O N   A P P L I C A T I O N   L O G I C  
Analyzing the data is essential to providing a better understanding of an event. Not all applications are 
alike. Have you heard a colleague talk about the solution that placed an attendee in two rooms at the 
same time? Some solutions can provide little more than headcounts and are prone to conflicts. Others 
can produce a comprehensive analysis of an event. Why are they different?  Application logic is a key 
component of good analysis. An intelligent application can provide both simple and complex behavioral 
analysis. It is valuable to know who showed an interest in a product; it is more valuable to know for how 
long and how frequently during an event. So it is important to verify what an application can deliver.   
M A X I M I Z I N G   E V E N T S  W I T H   R E A L ­T I M E   B U S I N E S S   I N T E L L I G E N C E  
Just a few years ago implementers used stand‐alone computers to process event metrics and reduce 
costs, rather than an integrated network. However often accuracy and responsiveness were reduced as 
well. Deliverables in this environment were generally static “canned” reports delivered after the event. 
Today most solutions utilize networking to monitor the RFID system and provide real‐time reports with 
business intelligence you can use at your event.  
Monitoring the RFID system is mission critical. If a reader is down, you cannot gather data. Automated 
reader monitoring ensures you are gathering the data you need. What’s the most common cause of 
reader down time at events? An attendee has unplugged the reader to plug in his laptop.  
Networking also enables the delivery of real‐time business intelligence. Event managers can access 
visual maps of session attendee participation from the Web. Visual maps of attendee participation in the 
exhibit hall are also available. These maps are updated in real time as attendee’s demonstrate their 
interests and preferences.  
Real‐time reports can also be accessed from the Web. A set of real‐time reports for each session can be 
generated immediately after a session ends. Real‐time tools provide business intelligence. You can 
quickly spot trends, high product interests, business opportunities, and potential new markets.  For 
more information about these tools, see EXPAND OPPORTUNITIES WITH INTELLIGENT REPORTS on page 10.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  8 

 
 T HE  P ROCESS  M YTH  
Myth:   Some implementers believe that to successfully pilot RFID, 
RFID cannot be piloted  internal business processes have to be significantly changed 
successfully without the  and that real‐time database integration is required. A RFID 
addition of time‐consuming and  pilot does not require time‐consuming and costly process 
costly processes.  
changes or real‐time database integrations. In fact in a well‐
Reality:  structured pilot, the solution provider will recommend 
A well structured RFID pilot can be  minimal process change and use flat files for data exchange.  
implemented with minimal process  Key areas to review when considering process include 
changes and no real time database 
integration. Registration line wait 
Registration process 
time to activate an RFID badge is  RFID tag association process 
less than 2 seconds.   Registration and session data exchange 
 

MINIMIZING PROCESS CHANGE AND SEAMLESSLY INTERFACING WITH ATTENDEES 
 An effective, well‐designed pilot allows event managers to maintain their current registration process. 
The only additions for RFID are the inclusion of a RFID notice on the registration Web site and an opt‐out 
option on the registration form.  To maintain a low opt‐
out rate, it is recommended that you include 
information on the event’s use of RFID and its benefits 
to attendees in the RFID notice. 
Event managers can also continue to use their current 
badge format. Tags can be embedded inside the badge 
or attached to the back of the badge. The process used 
to scan a badge and tag in order to associate a tag’s EPC 
with an attendee profile takes less than 2 seconds. Even 
when attendees are in line waiting for immediate badge 
 Badge with RFID tag on back 
processing, so little time is needed to add RFID that the 
process time is well within attendee acceptable limits.  
Flexible badge printing options are also available. Badges can be printed pre‐event, by attendees at 
“airport check‐in” style kiosks, or at registration tables at the event.  

E L I M I N A T I N G   T H E   C O S T  O F   I N T E G R A T I O N  
For a pilot you do not need the overhead of real‐time database integration.  Registration and session 
data can be exchanged via a flat file. A download of registration data in a specified format, such as 
comma delimited, is all that is necessary to deploy RFID. Subsequent updates to registration and session 
data can be sent nightly or even after the conference if real‐time reports are not required. Changes in 
session times and locations can also be phoned or texted to a solution provider in real time. Less is 
more… more desirable and more cost effective. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  9 

 
The ROI Myth  Myth: 
Some managers believe that RFID produces little or no  Little or no ROI can be obtained with 
return on investment. Usually they have heard about  RFID.  Canned attendance reports can 
canned attendance reports that are of little value to the  be generated in other ways and have 
little value in and of themselves. 
company.  Unfortunately they are unaware that this is 
not a characteristic of RFID, it is a characteristic of a poor  Reality: 
RFID solution.   The potential ROI from an RFID 
A good RFID solution offers a lot more than canned  solution is virtually unlimited.  A good 
solution offers real time reports, 
attendance reports.  It offers business intelligence that 
visual maps, and business 
your company can act on. The key is in knowing what 
intelligence. The key is in knowing 
steps to take before you invest in an RFID solution.   what steps to take before you invest. 
Key steps to take before you invest are 
Understand the kind of intelligence RFID can provide  
Determine what your objectives are 
Get buy‐in to maximize business opportunities 
Validate what a solution can deliver 
U N D E R S T A N D I N G   W H A T   RFID   C A N   D O  
It is important to understand what RFID can do when selecting a set of measurements. If you are 
interested in alignment of the planets on the day of your event, RFID is probably not the best solution. 
However for business intelligence and analysis of the journey of attendees at your event, the potential 
of RFID is virtually unlimited. Here are a few of the results RFID can deliver. 
Increase responsiveness at events  
Expand business opportunities and identify potential new markets  
Provide business intelligence you can utilize in real time   
Validate and prioritize leads and predict revenue generation 
INCREASE RESPONSIVENESS WITH INSTANT FEEDBACK 

With automated data collection and analysis, RFID solutions can immediately deliver session reports via 
the Web. Exhibit metrics and visual maps also can be reviewed in real time. These metrics can provide 
businesses with keen insights into customer interests while the customer is still at the event. They can 
also identify additional opportunities and potential new markets that could make the event more 
successful. What could you do if you had real‐time data while the event was still in progress? 
EXPAND OPPORTUNITIES WITH INTELLIGENT REPORTS 

Any RFID solution can provide attendance reporting. A good RFID solution provides business intelligence 
with reports that businesses can use to increase revenue and profitability. In addition to telling how 
many people attended from Sweden, an intelligent solution can generate breakdown reports by 
specified demographics that provide insights into new revenue opportunities.  For example, what is the 
interest in a strategic product by country?  These reports enable businesses to ask smart questions like, 
“Why are so many people who attended from Sweden interested in my ABC product? What do I need to 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  10 

 
know about what’s happening there to leverage this business opportunity and drive increased revenue 
in Europe?”   
Another valuable report is an analysis report. For example, “What percentage of people left a strategic 
session early?” This enables an event manager to assess whether session timing or speaker quality was a 
factor. Then action can be taken to improve the quality and effectiveness of subsequent sessions. 
IMPROVE EVENTS IN REAL TIME WITH VISUAL MAPS 

Visual maps can be helpful in event command centers. Utilize visual maps, such as session floor plans, to 
monitor and improve events. You can mouse over a room to display session and attendee information. 
You can also 
generate an 
instant analysis 
by searching on 
multiple 
categories. 
Visual aids are 
intuitive, 
quicker to read 
at a live event, 
and provide 
instant insights 
into 
preferences 
and trends. 
   Real‐time interactive visual map of session area 
 
INCREASE OPPORTUNITIES WITH SMART SIGNS 

RFID also enables the use of smart signs. These signs can increase your business opportunities by 
delivering targeted marketing messages to attendees.  A smart sign can be programmed to display 
messages, session information, vendor advertisements, 
product videos, and any item that can be stored on a 
Smart Signs 
computer. Rather than randomly displaying these messages, 
Add smart signs to your next RFID event. 
Smart signs can display messages, session  a smart sign delivers personalized information tailored to the 
information, and product videos based on 
interests of visitors in the vicinity of the  interests of the attendees currently in front of the sign. These 
sign. See booth 406 for more details. 
messages can also lead attendees to other venues at the 
event, such as specific product exhibits or sessions.   
 
RFID smart sign 
 
VALIDATE AND PRIORITIZE LEADS AND PREDICT REVENUE GENERATION 

Typically when a marketing representative demonstrates a product in an exhibit booth, he captures 
qualified leads with a handheld bar code scanner. The scanner records only the visitor’s contact 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  11 

 
information. It cannot provide the business intelligence needed to assist the team in prioritizing leads 
after the event.     
When RFID is also deployed in an exhibit area, Booth Analytics can provide additional information. 
Similar to Google Analytics, Booth Analytics gathers data on how many attendees visited an exhibit, 
which specific product stations were visited, and how long visitors stayed. In addition Booth Analytics 
analyzes the behavior of individual visitors to determine which products an individual preferred, the 
duration of interest, and the frequency.  
When metrics on visitor interests, preferences, and actions from Booth Analytics are combined with 
demographic information and other sources of lead qualification data, the intelligence becomes more 
valuable.  It can be used to validate leads, 
improve the quality of qualified leads, and 
assist the team in prioritizing leads after 
the event.   
In this Exhibit Booth Analytics visual map 
the blue triangles indicate the area 
around an exhibit booth that RFID readers 
are monitoring. The red dots depict 
visitors within those areas. With a visual 
map, trends on an exhibit floor are easier 
to spot.    
Real‐time visual map: Exhibit Booth Analytics 
     
Some solution providers also use post‐event analysts to evaluate event data and generate prioritization 
aids, such as the Revenue Predictability Score (RPS). These scores empower the sales team to prioritize 
leads, based on business intelligence. The sales team can 
also download the leads and track them from event contact 
to product sale and revenue generation.   

Visual maps often work in tandem with intelligent reports. 
The underlying data in a visual map is analyzed and put into 
one or more intelligent reports that answer questions like:  
How long did a visitor look at specific product? 
Which products sparked the most visitor interest? 
What products have a significant percentage of 
repeat visits?  
These intelligent reports are Web‐based and can be viewed  Report on frequency of booth visits 
in real time in conjunction with the visual map.  
If an executive visits a booth three times during an event, that’s valuable information. If he spoke to a 
different representative each time, a company might not be aware of the significance of this lead. With 
traditional lead qualifying methods, a business may miss this and not respond promptly on this lead. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  12 

 
Since intelligent reports score leads on demographic qualifications and behavior, new and additional 
opportunities are more apparent in intelligent reports.   
Duration is another valuable metric that indicates visitor interest.  Behavioral analysis infers that the 
longer the visit, the higher the interest. A report on duration can show product stations visited by 
specific attendees, the amount of time at a product station, and the total time in a booth. RFID solutions 
can provide an in‐depth analysis of visits to a product station by one or more demographics. 

Real‐time report: Depth of product interest based on duration of product station and booth visits 

 
 
DETERMINING WHAT YOU WANT 

With unlimited choices on how to combine data to get the best intelligence, the next step is to 
determine what your objectives are. What information is the most valuable to your business? What 
business intelligence would provide your company with the best return on investment? Are there 
specific questions that you need to answer to improve the bottom line? Are there specific geographical 
regions or industries that you want to analyze for marketing potential?  Is one of your business’ key 
return‐on‐investment objectives obtaining and prioritizing qualified leads? Knowing what you want for 
your investment is the key to getting it.  Working with others in your business to determine what 
business intelligence will provide your business with the best return is essential. 

GETTING BUY­IN TO MAXIMIZE OPPORTUNITIES 

Getting buy‐in is an important step in choosing the right solution for your business. A good solution can 
be tuned to meet a wide range of objectives. Different teams need different business intelligence. 
Getting buy‐in from executives and other teams is essential to ensuring a solution meets executive and 
cross organization needs. Taking a broad view early in the process maximizes the business’ ability to 
expand business opportunities and drive revenue. Once you have buy‐in on what your business needs, 
the next step is to verify what a solution can do for your business.   

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  13 

 
 SIX QUESTIONS TO ASK YOUR SOLUTION PROVIDER   
_______________________ 
SIX QUESTIONS TO ASK  Confirm what a solution provider can deliver before you buy. Here 
YOUR SOLUTION PROVIDER 
are six questions to ask a RFID solution provider. 
1. Do you have both RFID and 
event experience?    Q1: Do you have both RFID and event experience?   
2. What are the specifications   Solution providers with little or no event experience may not 
of your tags and equipment?  
understand that one‐day setup means one day, no matter how 
3. What are the determining 
many hours it takes. There are no extensions, no excuses. 
factors for reader 
placement?    Customers are arriving tomorrow. On the other hand, solution 
4. Does your solution deliver  providers who have event experience but do not fully understand 
real‐time information?   RFID may impact the accuracy of results. Look for an experienced 
5. Can you implement RFID  solution provider whose core business is obtaining event metrics 
without significant impact to  with RFID. To ensure that RFID is not new to the vendor, ask if they 
our processes?   have a certified RFID engineer on staff. 
6. What reports do you 
provide? Can you develop Q2: What are the specifications of your tags and equipment?  
the reports we need? 
Gen 2 tags are compatible with standards and provide higher 
accuracy than Gen 1. However tags still need to be tested with 
people to ensure that water in the body does not interfere with getting accurate results. A 928 MHz 
reader provides a better read range for events than a 13.6 MHz reader. Attendees can walk quickly 
through doorways with accurate results. Polling rates vary by brand. Readers with faster polling rates 
are more effective with people, as people generally move faster than inventory. Compare a solution 
provider’s equipment to independent rankings. For example, ABI Research ranked Motorola as number 
one in its Passive UHF Reader Vendor Matrix in 2008.  
Q3: What are the determining factors for reader placement?   
For small doorways, side‐mounted readers are fine. However for large entrances that can accommodate 
three people abreast, an overhead mount will produce more accurate results.  
Q4: Does your solution deliver real‐time information?  
If a solution is networked, it can provide continuous monitoring of readers, real‐time analysis and 
reporting, and visual mapping of session and exhibit areas. This enables you to act while your customers 
are still at the event. A networked solution may also offer other options, too, like smart signs or RFID 
offerings for your exhibitors.  
Q5: Can you implement RFID without significant impact to our processes?  
Keep your pilot simple. A pilot can be implemented with minimal process changes and no real‐time 
database integration. You can maintain your current registration process and only add an RFID notice on 
your registration Web site and an opt‐out option in the registration form. The process to scan a badge 
and tag in order to associate the EPC with an attendee profile takes less than 2 seconds per badge. 
Registration and session data can be exchanged via flat files and updated nightly.  
Q6: What reports do you provide? Can you develop the reports we need? 
 A good solution can help you to analyze behavior and get valuable business intelligence. Don’t settle for 
canned attendance reports. Get a solution that combines attendance, demographic, behavior, and 
survey data to get the best return on your investment. Intelligent reports can yield new insights and 
reveal untapped business opportunities. However, you may also need data specific to your business. 
Verify that the solution provider can analyze data to provide your company with the business 
intelligence it needs. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  14 

 
 

E ND  N OTES  
1. Bobby Cameron, Alex Cullen, and Brandy Worthington. “The Emerging Technology Trends That 
CIOs Should Care About”, Forrester Research Paper at http: //www.forrester.com, August 2008. 
2. “Insight with Jeff Woods, Gartner RFID Analyst”, RealTime Interview, January 2004. 
3. John Burnell. “Motorola Tops Newest RFID Reader Vendor Rankings”, RFID Update, RFID 
industry daily newsletter at http://www.rfidupdate.com/articles/articles_list.php?df=2008 , July 
24, 2008. 

A BOUT  A LLIANCE  T ECH  

Alliance Tech is a business intelligence solutions provider focused on marketing metrics for conferences, 
tradeshows, and other events. With expertise in events, RFID, experiential marketing, and behavioral 
analysis, Alliance Tech was the first company to offer a comprehensive and integrated RFID solution to 
track attendee behavior and preferences at conferences. AllianceTech is also the leading provider to 
Fortune 500 companies of real‐time reports and visual mapping of events. 
 
Alliance Tech’s certified RFID engineer has extensive experience in delivering RFID solutions for 
attendance tracking, CEU validation, customer surveys, social networking, and exhibit Booth Analytics 
for qualified lead generation, validation, and prioritization. Alliance Tech products include: Intelligent 
ATTENDANCE, Intelligent SURVEY, Intelligent NETWORKING, Intelligent EXHIBITOR, and Intelligent 
LEADS.   
 
Alliance Tech’s mission is to increase ROI and revenue opportunities for its customers by measuring, 
reporting, and improving the effectiveness of events.  For more information on Alliance Tech visit 
www.AllianceTech.com. 
 

Copyright © 2008 AllianceTech. All rights reserved.  
AllianceTech, Booth Analytics, and Revenue Predictability Score are trademarks of Alliance Tech in the United 
States, other countries or both.  
Other company, product and service names may be trademarks or service marks of others.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider  15