UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS MARACAY, VENEZUELA

SISTEMA DE INFORMACION EN AMBIENTE WEB PARA EL CONTROL Y MONITOREO DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LA GERENCIA DE TRANSPORTE DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A.
Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Ingeniero de Sistemas

Cdigo de Identificacin

ESIS-2010-II-18

Puerto Ordaz, Febrero de 2011

Puerto Ordaz, 17 de Enero 2011

Ciudadanos Coordinador y dems miembros del Centro de Investigacin Escuela de Ingeniera de Sistemas Universidad Bicentenaria de Aragua Por medio de la presente, hago constar que he revisado el Trabajo Especial de Grado desarrollado por el bachiller Angelica Mara Pealoza Romero, titular de la cdula de identidad Nro. V-18.247.383, para optar al ttulo de Ingeniero de Sistemas y, en calidad de tutor, considero que cumple con todos los requisitos necesarios para ser sometido a consideracin del jurado evaluador.

El trabajo desarrollado se llev a cabo con las observaciones y consideraciones siguientes: Se realizaron ms de ocho reuniones de asesoramiento. Se utilizaron todos los reglamentos, normas y fechas propuestas por el Centro de Investigacin, y el trabajo cumple con todas las condiciones que stos imponen. El borrador de la ltima versin en formato electrnico, listo para ser impreso, se entreg al tesista el da 13 de Enero pasado. El tutor se mantuvo informado de la relacin del tesista con los proveedores externos, y el avance del trabajo fue supervisado captulo por captulo. El tema fue tratado de manera adecuada y se cumplieron las pautas principales de la metodologa. El trabajo est completamente terminado (proyecto, versin rstica y presentacin para la defensa) al momento de firmar esta carta.

Sin otro particular, se despide de ustedes,

Alexander Caicedo C.I.: V-14.898.618

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DEDICATORIA A DIOS TODOPODEROSO: Porque es mi gua, quien me cuida e ilumina cada da de mi vida y es quien gracias a todas sus bendiciones me fortalece para llegar a lo largo de este camino.

A mis Padres MORAIMA J. ROMERO Y PEDRO ENRIQUE PEALOZA: Por su apoyo incondicional y comprensin. Por siempre estar a mi lado motivndome y no dejarme decaer en los momentos difciles.

A mis hermanos ANGELA, FELIA, HENRY, PEDRO Y JAVIER: Quienes al igual que mis padres son lo mas importante en mi vida, mis compaeros, amigos y porque con mi ejemplo quisiera demostrarles que la perseverancia y la dedicacin tienen su recompensa y que ellos tambin pueden.

A mi familia:

PEALOZA, ROMERO:

A todos ellos por su apoyo incondicional. Gracias por existir y hacer mi vida hermosa, ya que cada uno de los miembros de mi familia aportaron todo este tiempo conocimientos y motivaciones para salir adelante en momentos difciles.

AGRADECIMIENTO En primer lugar quiero agradecer a Dios, por darme la sabidura, paciencia y fortaleza para realizar este trabajo, y por permitirme alcanzar uno de mis sueos convirtindose hoy en da en un gran triunfo para m.

A mis padres, a ustedes les debo todo lo que soy, me ensearon valores y principios que no se aprenden en la universidad, son y sern siempre mi ejemplo a seguir . Espero me alcance la vida para devolverles todo el amor, apoyo y dedicacin que sembraron en mi.

A mi tutor Ing. Alexander Caicedo, quien ha sido un apoyo en el fortalecimiento de los conocimientos necesarios para la realizacin de este proyecto, mil gracias por el valioso tiempo empleado en mi espero no defraudarte como profesional.

A la Escuela de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Bicentenaria de Aragua, todo su personal docente y administrativo por contribuir en mi formacin profesional.

A todos mis Amigos(as) y compaeros(as) de estudio, por haberme permitido compartir cinco aos de angustias, alegras junto a ellos por eso, muchas gracias en especial a Geomar, Visglendys y Lesly por su apoyo incondicional y estar presente incentivndome, y a todos los que me brindaron su amistad, paciencia y por compartir tantos momentos que siempre recordar.

A todos aquellas personas que de una u otra forma me demostraron su cario, ofrecieron siempre una mano, un consejo. Mil Gracias

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NDICE GENERAL
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DEDICATORIA ...........................................................................................................................i AGRADECIMIENTO ................................................................................................................ ii NDICE GENERAL .................................................................................................................. iii NDICE DE CUADROS ............................................................................................................vi NDICE DE DIAGRAMAS .......................................................................................................vi RESUMEN ............................................................................................................................... vii INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 1 CAPTULO I ............................................................................................................................... 3 DIAGNSTICO .......................................................................................................................... 3 Planteamiento del Problema ........................................................................................................ 3
Situacin Inicial ............................................................................................................................................. 3 Sntomas ........................................................................................................................................................ 5 Causas: ........................................................................................................................................................... 5 Pronstico ...................................................................................................................................................... 6 ESCENARIO FAVORABLE ................................................................................................................. 6 Propuesta ....................................................................................................................................................... 6 Justificacin ................................................................................................................................................... 7 Descripcin del sistema actual ....................................................................................................................... 8 Objetivos del sistema actual ................................................................................................................... 8 Objetivo general ........................................................................................................................... 8 Entidades que intervienen en el sistema actual ....................................................................................... 8 Descripcin detallada de los procesos que interviene en el sistema actual ........................................... 11 Solicitud de materiales al proveedor. ......................................... Error! Marcador no definido. Solicitud de materiales por parte del cliente. ............................. Error! Marcador no definido. Entrega de Pedido. ..................................................................... Error! Marcador no definido. Elementos grficos de apoyo ................................................................................................................ 11 Diagrama de rbol..................................................................................................................... 11 Anlisis diagrama de rbol. Sistema Actual. ........................................................................................ 12 Diagrama de Caso de Uso .................................................................................................................... 12 Anlisis diagrama de caso de uso. Sistema Actual. .............................. Error! Marcador no definido. Actores que intervienen en el proceso ....................................................................................... 13 Aspectos Positivos ................................................................................................................................ 13 Aspectos Negativos .............................................................................................................................. 13 Recomendaciones ................................................................................................................................. 13 Diagrama de Secuencia ........................................................................ Error! Marcador no definido.

CAPTULO II ............................................................................................................................ 14 DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS ............................................................... 15

Determinacin de requerimientos ................................................................ Error! Marcador no definido. Anlisis situacional ...................................................................................... Error! Marcador no definido. Anlisis documental..................................................................................................................................... 16 Definicin de requerimientos....................................................................................................................... 17 Requerimientos de entrada ................................................................................................................... 17 Requerimientos de captura de datos ..................................................................................................... 18 Requerimiento de validacin de entradas ............................................................................................. 18 Requerimiento de apoyo al usuario ...................................................................................................... 19 Requerimientos de Adaptabilidad......................................................................................................... 19 Diseo de navegacin ........................................................................... Error! Marcador no definido. Diseo de la interfaz ............................................................................. Error! Marcador no definido. Requerimientos de contenido ............................................................... Error! Marcador no definido.
iii

Requerimientos de salidas .................................................................... Error! Marcador no definido. Requerimiento de apoyo a la toma de decisiones ................................. Error! Marcador no definido. Parmetros de instalacin ..................................................................... Error! Marcador no definido.

CAPTULO III .......................................................................................................................... 21 DISEO .................................................................................................................................... 21

mbito de la propuesta ................................................................................................................................ 21 Alcance ................................................................................................................................................. 21 Limitaciones ......................................................................................................................................... 22 Descripcin de la propuesta ......................................................................................................................... 22 Objetivos del sistema propuesto ........................................................................................................... 22 Objetivo General ........................................................................................................................ 22 Objetivos Especficos ................................................................................................................ 22 Descripcin de las entidades que intervienen en el sistema propuesto ................................................ 23 Descripcin de los Procesos ................................................................................................................. 25 Inclusin, exclusin y/o modificacin de materiales en inventario, clientes y proveedores. ................................................................................................... Error! Marcador no definido. Consultas.................................................................................... Error! Marcador no definido. Reporte de Presupuesto .............................................................. Error! Marcador no definido. Anlisis diagrama de rbol. Sistema propuesto. ................................... Error! Marcador no definido. Anlisis diagrama de casos de uso. Sistema propuesto. ....................................................................... 27 Actores que intervienen en el proceso ....................................................................................... 27 Administracin de datos .............................................................................................................................. 28 Base de Datos ....................................................................................................................................... 28 Descripcin de las bases de datos ......................................................................................................... 28 La normalizacin de la Base de Datos. ................................................................................................. 28 Relaciones ............................................................................................ Error! Marcador no definido. Uno a Uno ............................................................................................ Error! Marcador no definido. Uno a Muchos....................................................................................... Error! Marcador no definido. Diagrama Entidad relacin ................................................................................................................ 28 Diccionario de datos ............................................................................................................................. 30 Procesamiento de transacciones ................................................................................................................... 31 Carta estructurada ................................................................................................................................. 35 Mecanismos de seguridad y proteccin de la informacin ................................................................... 37 Procesamiento de la informacin ................................................................................................................. 39 Diseo de pantallas ............................................................................................................................... 39 Captura de datos ................................................................................... Error! Marcador no definido. Plan de pruebas ............................................................................................................................................ 44

CAPTULO IV .......................................................................................................................... 45 ANLISIS ECONMICO ........................................................................................................ 45

Estudio del mercado .................................................................................................................................... 45 Anlisis inicial ............................................................................................................................................. 46 Identificacin de costos y beneficios ................................................................................................... 46 Costos tangibles .................................................................................................................................... 46 Costos intangibles ................................................................................................................................. 46 Costos de hardware ............................................................................................................................... 47 Costo de software ................................................................................................................................. 47 Costo de materiales e insumos .............................................................................................................. 47 Costo de personal ................................................................................................................................. 48 Beneficios de la propuesta ........................................................................................................................... 49 Beneficios tangibles .............................................................................................................................. 49 Beneficios intangibles........................................................................................................................... 49

CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 54 RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 56

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................................... 57

Referencias Consultadas de Internet ............................................................ Error! Marcador no definido.

ANEXOS ................................................................................................................................... 58 A. BASES TERICAS ........................................................... Error! Marcador no definido.

Sistema ........................................................................................................ Error! Marcador no definido. Sistema de Informacin ............................................................................... Error! Marcador no definido. Ingeniera Web ........................................................................................... Error! Marcador no definido. Lenguaje del lado del servidor ..................................................................... Error! Marcador no definido. Servidor Web ............................................................................................... Error! Marcador no definido.

B. GLOSARIO ........................................................................ Error! Marcador no definido. C. ENTORNO DE APLICACIN .......................................... Error! Marcador no definido. D. FORMATOS DE RECOLECCIN DE DATOS .............. Error! Marcador no definido. Recopilacin de la informacin ................................................ Error! Marcador no definido.
Entrevista Estructurada ................................................................................ Error! Marcador no definido. Revisin del material Bibliogrfico ............................................................. Error! Marcador no definido. Observacin Directa .................................................................................... Error! Marcador no definido. Cuestionario ................................................................................................. Error! Marcador no definido.

Resultados de la Encuesta......................................................... Error! Marcador no definido.

NDICE DE CUADROS
Pg.

Cuadro 1 Pronstico ................................................................................................................................. 4 Cuadro 2 Descripcin de la entidad Departamento Compra-Venmta ...................................................... 9 Cuadro 3 Descripcin de la entidad Gerencia General ......................................................................... 10 Cuadro 4 Anlisis Situacional. rea clave: Departamento Compra-Venta ........................................... 15 Cuadro 5 Anlisis Situacional. rea clave: Cliente ............................................................................... 15 Cuadro 6 Anlisis Documental. Planilla Solicitud de Registro de cliente ............................................ 16 Cuadro 7 Anlisis Documental. Planilla Solicitud de Registro Proveedor.16 Cuadro 8 Parmetros de instalacin del Equipo (hardware) .................. Error! Marcador no definido. Cuadro 9 Parmetros de instalacin del Equipo (Software)................... Error! Marcador no definido. Cuadro 10 Descripcin de la entidad Gerencia General ........................ Error! Marcador no definido. Cuadro 11 Descripcin de la entidad Departamento Compra-Venta .... Error! Marcador no definido. Cuadro 12 Descripcin de la entidad Cliente ........................................ Error! Marcador no definido. Cuadro 13 Descripcin de la entidad Proveedor ................................... Error! Marcador no definido. Cuadro 14 Diccionario de datos. Cliente................................................................................................ 31 Cuadro 15 Diccionario de datos. Inventario......................................... 3Error! Marcador no definido. Cuadro 16 Diccionario de datos. Proveedor......................................... 3Error! Marcador no definido. Cuadro 17 Diccionario de datos. Cliente Consulta ................................ Error! Marcador no definido. Cuadro 18 Diccionario de datos. Inventario Consulta ........................... Error! Marcador no definido. Cuadro 19 Diccionario de datos. Proveedor Consulta ........................... Error! Marcador no definido. Cuadro 20 Diccionario de datos. Factura ............................................................................................... 34 Cuadro 21 Diccionario de datos. Reportes ............................................. Error! Marcador no definido. Cuadro 22 Costos Tangibles .................................................................................................................. 44 Cuadro 23 Costos Intangibles .............................................................................................................. 447 Cuadro 24 Costos de Materiales e insumos Sistema Actual ................................................................ 447 Cuadro 25 Costos de personal Sistema Actual...................................................................................... 46 Cuadro 26 Costos de desarrollo en el Sistema Actual............................................................................ 46 Cuadro 27 Costos de materiales e insumos Sistema Propuesto ............................................................. 46 Cuadro 28 Costos de personal Sistema Propuesto ................................................................................ 46 Cuadro 29 Costos de desarrollo en el Sistema Propuesto ...................................................................... 46

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UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS PUERTO ORDAZ, VENEZUELA

SISTEMA DE INFORMACION EN AMBIENTE WEB PARA EL CONTROL Y MONITOREO DE SUMINISTRO DEL COMBUSTIBLE PARA LA GERENCIA DE TRANSPORTE DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A.

Autor: Angelica Mara Pealoza Romero Tutor: Ing. Alexander Caicedo Jimnez Ao: 2011

RESUMEN A partir de la siguiente investigacin se pudo determinar que su objetivo principal es realizar un sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo en el suministro de combustible para la gerencia de transporte de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., ya que el mismo contaba con un sistema de informacin que no le permita de acuerdo a su estructura llevar un control total de las gestiones del departamento y bajo un lenguaje si se quiere obsoleto y que no cumple con los requisitos exigidos en la actualidad por la empresa, donde se tiene como propsito migrar e implantar todos sus programas bajo software libre. La recopilacin de la informacin se llev a cabo a travs de varias tcnicas; entrevista estructurada, revisin de material bibliogrfico, observacin directa, cuestionario y encuesta, adems para el sistema actual como el propuesto, fueron analizados utilizando una combinacin de la Metodologas propuesta por Kendall y Kendall y Roger Pressman. El software se construy utilizando PHP y el manejador de base de datos PostgreSQL. Con la implantacin de este sistema se agiliza el manejo de la informacin dando mejor fluidez en la bsqueda y obtencin de informacin. Los clculos sern transparentes para el analista, garantizado la integridad y confiabilidad de la informacin.

Palabras claves: sistema de informacin, seguimiento, control, reportes.

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INTRODUCCIN

La incorporacin de la tecnologa en la vida rutinaria en las empresas y en cualquier actividad se ha convertido hoy en da en una necesidad para la consecucin de los objetivos en las organizaciones. Es conocido que un sistema es un conjunto de reglas, principios y elementos lgicamente organizados que interactan coordinadamente en cierto ambiente para el logro de determinados objetivos y metas. En los ltimos aos, la rpida expansin de Internet y del uso de intranets ha supuesto una transformacin en las necesidades de informacin de las organizaciones. En particular esto afecta a la necesidad de que la informacin sea accesible desde cualquier lugar dentro de la organizacin, que la informacin sea compartida entre todas las partes interesadas, de manera que todas tengan acceso a la informacin completa (o aquella parte que les corresponda segn su funcin) en cada momento. Este es el caso del Departamento de Planificacin y control de la Gerencia de Transporte cuenta con un sistema, pero el mismo est realizado bajo un lenguaje que no permite la interaccin en ambiente web y no tiene la estructura de todos los mdulos que enmarca las gestiones del departamento ya que estas han crecido a travs del tiempo, es por esto que se requiere un nuevo sistema para la integracin de todas las funciones que se realizan. As mismo lograr la distribucin organizada de los datos, evitar la repeticin de informacin y alcanzar mejores resultados con el aporte de cada uno de los mdulos. El Departamento de Planificacin y Control nace como una unidad de staff a la Gerencia de Transporte en aras de optimizar la planificacin del mantenimiento de los equipos mviles tanto livianos como pesados y garantizar la disponibilidad de la flota de vehculos de la empresa, asistencia tcnica y administrativa, a fin de apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y objetivos, evaluacin de los procesos y resultados de gestin, mantenimiento de desarrollo de los sistemas de tecnologa de informacin , sistemas de gestin, estudios estadsticos y los proyectos especiales que se le asignen de acuerdo a los planes de expansin, mejoras operativas, prcticas y procedimientos establecidos. El propsito de este trabajo es desarrollar la un nuevo sistema de informacin con el fin de realizar una reestructuracin de los requerimientos y control de los combustibles con un lenguaje adecuado a las nuevas normativas de la empresa, con el fin de llevar una mejor gestin y facilitar las actividades para los encargados del proceso. Este sistema cuya base de datos y funciones permitir elevar la calidad de los servicios que favorecen el desempeo del departamento, utilizando un lenguaje de programacin PHP (Hypertext

Pre-processor) y herramientas de desarrollo WEB: EasyEclipse For PHP, conjuntamente con un gestor de Base de datos relacional orientada a objetos, PostgreSQL. La combinacin de estas herramientas permite la elaboracin de aplicaciones web, cuyo acceso puede ser a travs del servidor o la intranet de la empresa. Este trabajo consta de cuatro (04) captulos, estructurados de la siguiente manera: El Captulo I est referido al Diagnstico. Consta de cuatro aspectos principales: planteamiento del problema, el cual permite establecer la problemtica objeto de estudio, descripcin de entidades, procesos y su representacin grfica a travs de los diagramas de caso de uso. El Captulo II se refiere a la Determinacin de requerimientos, que incluye el anlisis situacional que justifica la propuesta y un anlisis documental que determin los requerimientos de informacin, se presentan la definicin de requerimientos, en que se establece el alcance operativo, tctico y estratgico. El Captulo III Diseo, se inicia con una explicacin de la propuesta, sus funciones y caractersticas, se identifican el objetivo general y especfico, se identifican las entidades y los procesos mediante la utilizacin de las herramientas descriptas en el captulo anterior. Asimismo, se define la administracin de datos, detallando el diccionario y el modelo entidad-relacin; se define el procesamiento de transacciones, especificando la carta estructurada y la descripcin modular, a la vez, se documenta la administracin de la informacin, tomando en cuenta los documentos de captura de datos y sus pantallas. El Captulo IV est referido al anlisis econmico, reflejando el anlisis costo beneficio de la propuesta y anlisis de recuperacin de la inversin. Finalmente, se presentan las conclusiones que arrojaron la investigacin, las recomendaciones, la bibliografa consultada y los anexos.

CAPTULO I DIAGNSTICO

Planteamiento del Problema Situacin Inicial Una de las prioridades de toda empresa es proyectar su imagen y dar a conocer su misin y visin como factor primordial. En la actualidad esto se ha convertido en una tarea sencilla debido al continuo avance de la tecnologa, las comunicaciones y el Internet, ya que a travs de esta red mundial es muy fcil llegar a gran cantidad de usuarios. C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. es una empresa del Estado, tutelada por la Corporacin Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Bsicas y Minera del Gobierno de la Repblica Bolivariana de Venezuela, dedicada a la extraccin, procesamiento, comercializacin y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde provee a una acera y cinco plantas de reduccin directa y exporta a diversos pases ubicados en Europa, Asia y Amrica Latina. Tiene una capacidad instalada de produccin de 25 millones de toneladas por ao y una explotacin constante en nuestras minas a cielo abierto, ubicadas en el Estado Bolvar. Cuenta con una estacin de transferencia de mineral ubicada en Boca de Serpientes, frente al Delta del ro Orinoco en el ocano Atlntico, que puede almacenar hasta 180 mil toneladas mtricas de mineral, lo cual le permite una capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas. Asimismo, operamos una red ferroviaria de 320 kilmetros. La estructura organizativa y organigrama de posicin de la Gerencia General de Servicios y Apoyos fue aprobada formalmente por la Junta Directiva mediante Resolucin JD-566/2008, del da 14 de Agosto de 2008. Este da es aprobada la separacin de las funciones de servicio de transporte para los trabajadores y el mantenimiento y disponibilidad de la flota de equipos mviles de la empresa tanto livianos como pesados para conformar as la GERENCIA DE TRANSPORTE, con una fuerza laboral de doscientas cincuenta y nueve (259) posiciones. El objetivo funcional de esta unidad es administrar los contratos y servicios que se generan por la actividad de transporte de personal, escolar y familiares de los trabajadores, el transporte interno de personal de la empresa y transporte de carga, as como garantizar el mantenimiento y la disponibilidad de la flota de equipos mviles livianos y pesados de la empresa aplicando efectivas ejecuciones de los mantenimientos preventivos que minimicen los mantenimientos correctivos igualmente tratadas en esta unidad.

El Departamento de Planificacin y Control es una unidad adscrita a la gerencia de transporte, cumple con diversas funciones, entre las cuales destaca el control de suministro de todos los vehculos de Ferrominera, y tambin a vehculos forneos; tales como la Guardia Nacional (G..N.) Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.) La intranet de la empresa cuenta con un sistema desarrollado bajo una plataforma de ambiente Web (visual Basic 6.0), para facilitar la labor de los miembros que pertenecen al departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte, ofreciendo facilidades para llevar un mejor control en el consumo de combustible. Sin embargo se ha podido constatar que la mayora de los miembros pertenecientes al departamento no utilizan este sistema debido a que presenta una serie de problemas, esto se traduce en: lentitud al registrar la informacin, la data de los vehculos que maneja este sistema no esta actualizada, no lleva procesos que son indispensables para el control de consumo de combustible. Existen errores al emitir reportes, no existen reportes separados del tipo de combustible utilizado, no tiene la opcin de gas vehicular, no permite modificar ni eliminar datos y falta agregar un modulo que permita tener control de los tanques de combustible. En vista a todos los problemas que genera el Sistema, El personal encargado de este Control, lo llevan de forma manual, y cargado en formatos de Excel para su control, lo cual genera prdida de tiempo, errores en los clculos que acarrea perdida de dinero para la Empresa y desorganizacin de la informacin. Ya que el trmino de software libre es un proyecto que se viene aplicando en todas las empresas del estado, se realizaron anlisis donde se busca generar recomendaciones para potenciar la adaptacin de tecnologas basadas en esta denominacin por parte de los servicios pblicos. Tambin se entregan recomendaciones para favorecer un mercado de servicios en torno a soluciones basadas en esta herramienta, porque presentan un potencial sostenible desde el punto de vista tcnico y econmico. Luego de aplicar las tcnicas de recopilacin de informacin se obtuvo lo siguiente: el Sistema actual (sistema consumo de combustible-SCC) no cumple con los requerimientos la

estructurales ni tecnolgicos para llevar una gestin confiable en el departamento, en consecuencia, el departamento de planificacin y control ha solicitado el desarrollo de un nuevo Sistema de informacin para el control y monitoreo de suministro de combustible (SACC sistema de administracin consumo combustible). El desarrollo de esta investigacin se centra en mejorar el manejo de los datos que se lleva actualmente con respecto al control de consumo de combustible, as como tambin estar a la vanguardia de la tecnologa, para lograr que la empresa sea lder en esta rama.

Sntomas El control de suministro de combustible se lleva de forma manual por formatos y almacenados en libros de Excel, aunque existe un sistema automatizado que no se utiliza: Duplicidad y desorganizacin de la informacin. Retraso al momento de ubicar o pedir un informe del proceso. Inseguridad en el almacenamiento, en los procedimientos de actualizacin y acceso al sistema actual. Falta de unificacin, organizacin y almacenamiento de los datos. Causas: Las causas que originan los sntomas que han sido considerados anteriormente son las siguientes: Deficiencia de los procesos por discrepancia de la informacin, que implica diferencias y deficiencias en el control de combustible. Fallas al momento de realizar bsquedas inmediatas o cualquier informacin referente al consumo de combustible. Falta de control de acceso que pueden realizar borrado o modificacin a informacin importante. Inexistencia de herramientas que nos permitan adjuntar toda la informacin que contiene un proyecto
Cuadro 1 Factores determinantes y contribuyentes Factor Determinante Deficiencia de los procesos por discrepancia de la informacin Falta de control en la informacin Inseguridad en el sistema actual Factor Contribuyente Desorganizacin de la informacin

Retraso en los informes de los procesos Inseguridad en el almacenamiento, en los procedimientos de actualizacin y acceso.

Pronstico Luego de observar la problemtica existente, se puede establecer una posible evolucin del problema si no se toma ninguna accin para corregir el mismo. Esta evolucin se puede desarrollar en escenarios favorables y desfavorables. Esta perspectiva se presenta en el siguiente cuadro:
Cuadro2 Pronostico ESCENARIO FAVORABLE ESCENARIOS PLAZOS Corto Plazo Mediano Plazo Comodidad para los trabajadores en la bsqueda Prdida de tiempo en la bsqueda de informacin de lo necesitado. requerida por el personal que labora en el rea. Se reduce la prdida de tiempo. Se eliminaran las hojas en Excel . Se reduce la prdida de tiempo. Excelentes resultados se podran arrojar por la calidad de trabajo realmente mejorada con un sistema de informacin tanto para cliente como para usuario, y estar preparado para evoluciones de gran jerarqua para la empresa. Habr prdida de material y de informacin debido a la cantidad de registros llevados manualmente. A la final con el pasar del tiempo seria un trabajo arduo para los empleados por todo el acumulamiento y desorganizacin de toda esta informacin almacenada de forma manual. Sistema de Informacin Automatizado ESCENARIO DESFAVORABLE Sistema Actual

Largo Plazo

Es importante resaltar que si se sigue utilizando el sistema que se viene utilizando para el control y monitoreo de suministro de combustible va llegar un momento en que se colapsara por la gran cantidad de informacin que se almacena de manera manual. Tambin se evidenciara un descontento por parte de los empleados que son los encargados de llevar dicho proceso.

Propuesta Para la solucin del problema de control de suministro de combustible se desarrollar un nuevo sistema que abarque los requerimientos de los usuarios finales y cumpla con las necesidades bsicas del departamento de una manera eficiente y confiable. Para solucionar la problemtica de las actividades inherentes al departamento es necesario desarrollar un sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de transporte en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. ser realizado estructurando las actividades, mediante las cuales se atendern las peticiones del usuario, validamos y mantenemos el documento de especificacin de requerimientos. Se pretende mejorar estos procesos desde los siguientes puntos de vista: Tcnico: se pretende que el presente desarrollo permita una mejor gestin del departamento, permitiendo que la organizacin cuente con un patrn o procedimiento estndar, flexible, eficaz y escalable, admitiendo cualquier clase de modificacin en su estructura sin mayores inconvenientes de ndole tcnico.

Econmico: El desarrollo del Sistema de informacin para el control y monitoreo de suministro de combustible para el departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte es un proyecto econmicamente factible ya que la empresa apoya a la innovacin de herramientas que faciliten y logre la meta propuesta la cual ser contar con una herramienta con los mdulos necesarios para la ejecucin de los objetivos del departamento bajo Software Libre y un lenguaje de programacin adecuado. Organizacional: la implementacin de este sistema aumentar la efectividad de las funciones de los analistas del departamento as como la precisin de la informacin que ellos manejan, y mejorar la gestin del departamento. La funcionabilidad de los mdulos dentro del sistema deber permitir: 1. Registro de informacin relacionada con el seguimiento de combustible para as poder acceder a consultas. 2. Obtener informacin rpida y precisa, de los diferentes mdulos que conforman el sistema. 3. Mantenimiento y crecimiento a lo largo del tiempo del Sistema propuesto. 4. Adaptacin al cambio que implica la implementacin de un nuevo sistema.

Justificacin Actualmente todas las empresas, estn enfocadas a lograr una alta efectividad de los objetivos en la labor que realizan, siendo de gran importancia para ello, el aprovechamiento del tiempo, en funcin de la respuesta en la obtencin del servicio final. Es por esto que la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. se plantea la necesidad de desarrollar un nuevo sistema de informacin para el control y monitoreo en el suministro de combustible, con la finalidad de facilitar la gestin del departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte, en cuanto a los seguimientos y control del combustibles, ofreciendo a los usuarios de dicha gerencia, facilidades para ingresar al nuevo sistema y llevar un mejor control en el suministro de combustible y todas las necesidades que requiere el departamento, cabe destacar que el acceso se va ha ser automtico para os trabajadores de dpto. ya que al tener acceso a la red ellos ya podrn ejecutar el programa, se obtendrn mltiples ventajas en la manera como se llevan a cabo las actividades de esta rea hoy en da, principalmente por que el sistema actual est desarrollado bajo una plataforma obsoleta en la empresa , y no ejecuta procesos importantes para el Control de suministros, no permite tener una data actualizada de los vehculos existente en la Empresa, lo cual lo hace poco confiable en la informacin arrojada.

El anlisis, diseo y posterior implantacin del sistema propuesto, permitir contar con la tecnologa y estructura adecuada que contribuya a mejorar los procesos y la gestin. Los siguientes puntos especifican los beneficios de del nuevo sistema para el departamento y la empresa: Registrar de manera adecuada la informacin sobre los proyectos y empresa Integrar la informacin, logrando la unidad de los procesos que lleva el departamento para as tener un solo control. Tener informacin veraz en menor tiempo en la entrega de informes mensuales, adaptndose a los diferentes requerimientos y exigencias El Sistema Propuesto estar basado en la plataforma software libre, que brinda para la empresa un ahorro econmico total, debido a que este sistema es totalmente gratis, adems de esta gran ventaja posee otra muy importante, es que por ser software libre, la empresa tendr la posibilidad de amoldar el sistema a su gusto y a sus necesidades. Descripcin del sistema actual Objetivos del sistema actual Objetivo general Registrar consumo de combustible en el departamento de planificacin y control de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Objetivos Especficos Controlar el suministro de combustible en el departamento de planificacin y control de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Realizar reportes mensuales de entrada y salida de combustible a la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A Disminuir perdidas de combustible y recursos econmicos de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Mantener una base de datos permanente sobre el suministro de combustible realizados por la empresa.

Entidades que intervienen en el sistema actual A continuacin se presentan las entidades que intervienen en el sistema actual las reas crticas donde se manifiesta el problema, describiendo las funciones de cada una.

Cuadro 3 Descripcin de la entidad Gerencia CARACTERSTICA Entidad Misin Gerencia de transporte. Velar por las necesidades de los usuarios y correcto funcionamiento de los vehculos de la empresa. Administrar los contratos y servicios que se generan por la actividad de transporte de personal, escolar y familiares de los trabajadores, el transporte interno de personal de la empresa y transporte de carga, as como garantizar el mantenimiento y la disponibilidad de la flota de equipos mviles livianos y pesados de la empresa aplicando efectivas ejecuciones de los mantenimientos preventivos que minimicen los mantenimientos correctivos - Recibe solicitudes de afiliacin de los clientes y proveedores. - Liquida eventos para emitir la orden de pago. - Emite rdenes de pago. - Proporciona informacin con fines estadsticos en referencia a lo pagado por materiales. Papel, Equipo de Computacin, Impresoras, Sistema Actual. Pedidos, Facturas, Reportes. Departamento de Compra-Venta

Funcin

Actividades generales

Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

Cuadro 4 Descripcin de la entidad Departamento CARACTERSTICA Entidad Departamento de planificacin y control Apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y objetivos, evaluacin de los procesos y resultados de gestin, mantenimiento de desarrollo de los sistemas de tecnologa de informacin , sistemas de gestin, estudios estadsticos y los proyectos especiales que se le asignen Optimizar la planificacin del mantenimiento de los equipos mviles tanto livianos como pesados y garantizar la disponibilidad de la flota de vehculos de la empresa, asistencia tcnica y administrativa. Recepcin y entrega de vehculos programados para mantenimiento preventivo., registrar y distribuir las solicitudes de servicio para mantenimiento correctivo, registrar avisos de mantenimiento, registrar consumo de gasolina, realizar solicitudes de pedidos y su respectivo seguimiento, manejar Inventarios de repuestos, historias de vida de equipos mviles FMO, eestadsticas de ingresos y salidas de vehculos en el taller, pprogramar y asignar recursos ( equipos, materiales, humanos, tiempo y otros), formular los objetivos de la calidad, seguimiento y Control del Presupuesto de gastos e Inversiones, formular el plan de compras, formular el Presupuesto en conjunto con las reas, formular el Plan de Inversiones, establecer las acciones y planes de mantenimientos correctivas y preventivas, realizar Informes de Gestin para informar y la toma de decisiones. Equipo de Computacin, Impresora, Papel. Informes de Gestin Gerencia general, analistas.

Misin

Funcin

Actividades generales

Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

Cuadro 5 Descripcin de la entidad analista CARACTERSTICA Entidad Analistas Los analistas se encargar de administrar los ferrn donde son ingresados lo datos de vehculos que suministran combustible. - Corroborar que los datos de los clientes sean correctos. - Verificar que los datos ingresados al ferro por el despachador sea correctos - Ingresar los datos del ferro a la hoja de clculo. - Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. - Analista de control de gestin: formular y consolidar la ejecucin del presupuesto, seguimiento de los planes o programas, realiza estudios especiales estadsticos y pronsticos relativos a la gestin. Actividades generales - El Analista de planificacin de mantenimiento: controlan los contratos de mantenimiento que efecta la gerencia con los proveedores. - Analista de control de flota: Es el encargado de reparar y mantener en buen estado los vehculos de la empresa, llevar el control del consumo de combustible. Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta Papel, Equipo de Computacin, programas de Excel. Impresoras, Sistema Actual. Ferros, facturas Gerencia general , departamento de planificacin y control y despachador.

Misin

Funcin

Cuadro 6 Descripcin de la entidad: Despachadores. CARACTERSTICA Entidad Misin Despachadores Mejorar los niveles de Atencin a los usuarios que solicitan el suministro de combustible - Prestarle un servicio de calidad para los usuarios que solicitan el suministro de combustible. - Mantener un control de los ferros recibidos de los analistas y entregados a estos luego del despacho de combustible en su turno. - Despacho de combustible. - Llenados de ferros Papel, Sistema Actual. Ferro-5912 ( control despacho de combustible) Analistas de gestin de flota y usuarios.

Funcin

Actividades generales Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

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Descripcin detallada de los procesos que interviene en el sistema actual Con la finalidad de tener una visin clara y precisa de las caractersticas que definen al sistema actual se hace necesaria su adecuada descripcin; detallando las unidades o entidades que intervienen. Actualmente existe el SCC, (Sistema control de combustible), que permite llevar un control del seguimiento de los proyectos, el Sistema del Consumo de Combustible (SCC) es aplicado a los vehculos de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., y tambin a vehculos externos a la empresa; tales como la Guardia Nacional (G.N.) y la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.) Cada proceso debera de concentrarse en un solo sistema el SCC, pero no se realiza de esta forma ya que existen errores al cargar los reportes, no existen reportes separados del tipo de combustible utilizado, no tiene la opcin de gas vehicular, no permite modificar ni eliminar datos y falta agregar un modulo que permita tener control de los tanques de combustible., debido a esto no se llevan en el sistema sino de manera manual en formato de Excel. A continuacin se presenta una detallada descripcin: Proceso de registro y control de combustible; Encargado del registro de suministro de combustible. Por la Unidad Usuaria (despachador): Los datos que se reportan son registrado actualmente, a travs de un Formato donde el despachador pide al conductor o cliente toda la informacin referente al suministro. Por los Analistas del departamento de planificacin y control: Proceden a chequear el ferro asegurndose que todos los datos tomados al usuario que suministra el combustible estn completos y luego se procede a la carga de datos de cada formato (control de despacho de combustible / ferro5912) se lleva el control de forma manual, y cargado en formatos de Excel. Elementos grficos de apoyo Diagrama de rbol Representa las situaciones del sistema actual que se toman como caso de estudio mostrado en forma grfica en donde se identifican y se describen los procesos, subprocesos a travs de cada unas de las entidades, actores y salidas mostrando la secuencia existente y la relacin que las une para darle forma de contexto al sistema

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Cuadro 7 Diagrama de rbol. Sistema Actual

PROCESO PRINCIPAL

SUBPROCESO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO

Departamento de planificacin y control. C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.

Control de despacho de combustible .

Llenar formato (FERRO-5912)

Despachador

Formulario

Registrar suministro de combustible

Ingresar ferros a Excel

Analistas

Hoja de clculo Excel

Anlisis diagrama de rbol. Sistema Actual. En los procesos descrito en el diagrama anterior se observa que el propsito es llevar un control en el combustible suministrado por vehculos de la empresa y algunos vehculos forneos, claro est, que esto se logra pero a escala muy baja porque todos estos procesos no se encuentran bien definidos y carecen de una estructura lgica que le permita llevar a cabo las actividades de forma ordenada apoyada en un desarrollo especifico que le permita llevar un completo orden tanto del suministro como los vehculos, con esto se busca eliminar perdidas de dinero a la empresa.

Diagrama de Caso de Uso Esta tcnica permite capturar informacin con respecto al funcionamiento de un sistema o mejor dicho cmo trabajan estos. Es una estrategia que determina como interactan los actores con los procesos del sistema. Los casos de uso forman parte de la diagramacin UML, el cual es un lenguaje de propsito general para el modelado orientado a objetos. Esta tcnica es empleada por que se adapta claramente a los procesos de control y monitoreo de suministro de combustible para el departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte.

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Cuadro 8 Diagrama de casos de uso. Sistema Actual

Despachador

Formato (FERRO-5912)

Analista
Emisin de ferro.

Transcribe al Sistema Actual - Excel

Anlisis de Diagrama de Caso de Uso. Sistema Actual En el diagrama anterior se describe el proceso de despacho de combustible. Los actores que intervienen en el proceso son: Despachador: es el encargado de llenar el ferro con los datos del conductor, vehculo, tipo de combustible y otros datos requeridos. Analista: personal encargado de recibir el ferro para luego transcribir a formatos de Excel. Aspectos Positivos El diagrama caso de uso ayuda a explicar detalladamente la interaccin entre el despachador y analista para llevar a cabo el proceso del despacho de combustible. Aspectos Negativos Como aspecto negativo en los procesos se evidencia la manipulacin de muchos archivos fsicos innecesarios para procesar el suministro de combustible. Todo esto se genera por la carencia de un sistema de informacin que le ahorre el tiempo a los analistas. Recomendaciones Se recomienda estudiar la situacin actual para buscar una mejora proponiendo un sistema automatizado donde se ingresen todos los datos de despacho de combustible y se tiempo en el almacenamiento de datos.

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Cuadro 9 Diagrama de secuencia.

Usuario

Despachador

Analista

Entrega de ferros Solicitud suministro de combustible

Solicita combustible

Llenar el ferro Despachar gasolina

Entrega de ferros llenos Registrar suministro de combustible

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CAPTULO II DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS En esta fase de evaluacin del sistema actual, la determinacin de requerimientos constituye la herramienta a travs de la cual pueden evidenciarse las debilidades y fortalezas que presentan, mediante el anlisis situacional y el anlisis documental. Anlisis situacional El anlisis situacional fue realizado a travs de una matriz FODA, con la finalidad de mostrar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada entidad o reas claves que intervienen en el sistema actual, logrando determinar qu actividades pueden ser mejoradas con el sistema propuesto. La entidad o rea clave en estudio es el Departamento de planificacin y control.
Cuadro 10 Anlisis Situacional. rea clave: Departamento de planificacin y control Fortalezas Eficiencia en las funciones diarias Causas Necesidades de apoyar la gestin del departamento. Efectos Acciones Recomendadas

Garantizar la eficiencia de la Desarrollar un sistema de gerencia para el logro de informacin para la metas establecidas administracin y control de suministro de combustible. Efectos Retraso para generar respuestas oportunas as como tambin dificultad para la toma de decisiones. Acciones Recomendadas Enfocar la labor de los entes encargados en el orden y rapidez de respuesta en el procesamiento de la informacin.

Debilidades Desorganizacin en las hojas de clculo.

Causas Por ser totalmente el proceso manual, hay dificultad para llevar el control efectivo de la informacin. Causas Personal dispuesto a mantener el sistema actualizado.

Oportunidades Adquirir informacin permanente y actualizada del combustible suministrado a travs de consultas en el sistema. Amenazas En el sistema actual no existe un control que permita dar respuestas inmediatas y toma de decisin.

Efectos Disminucin del descontento por parte de los usuarios del departamento.

Acciones Recomendadas Desarrollar un sistema que permita agilizar los procedimientos manuales. .

Causas No existe una estructura que permita organizar la informacin, lo que da lugar a la desorganizacin de los procesos.

Efectos

Acciones Recomendadas

No existe garanta de que la Proporcionar una herramienta informacin generada sea la computarizada que genere ms idnea. informacin que permitan apoyar la toma de decisiones.

Cuadro 11 Anlisis Situacional. rea clave: Despachador Fortalezas Responsabilidad para la elaboracin y entrega oportuna de la informacin referente al seguimiento y control de suministro de combustible. Causas Manejo de documentacin con la informacin de combustible suministrado. Efectos Reduccin de tiempo, y de los errores humanos al realizar el seguimiento y control de suministro de combustible. Acciones Recomendadas Obtener un nuevo sistema de informacin que permita mantener el seguimiento y control de combustible actualizado y minimice el margen de errores.

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Debilidades El proceso de seguimiento y control consume mucho tiempo. Oportunidades

Causas Una parte del proceso se realiza de forma manual.

Efectos Se dejan de realizar otras actividades.

Acciones Recomendadas Solicitar un equipo para que el despachador ingrese los datos al sistema directamente. Acciones Recomendadas

Causas

Efectos

Factibilidad de ingresar datos al Bsqueda de oportunidad, sistema de acuerdo a sus calidad y eficiencia al necesidades. ingresar datos. Amenazas Migracin del analista de formulacin a otro departamento. Causas Cansancio por el exceso de trabajo y la alteracin del clima organizacional.

Rapidez y certeza al cargar Solicitar el equipo al el combustible suministrado. despachador.

Efectos Adiestramiento de un nuevo analista de formulacin, lo que implica perdida de tiempo.

Acciones Recomendadas Implantar un sistema de fcil manejo.

Anlisis documental En este anlisis documental se describen los documentos resaltando las caractersticas que pueden ayudar para el desarrollo del sistema propuesto. Entre los documentos a analizar del sistema actual encontramos los siguientes:
Cuadro 12 Anlisis Documental. Formato. Control de despacho de combustible Nombre Tipo Cdigo Propsito Emisor Receptor Distribucin Frecuencia de emisin Escrita Numrico Tomar los datos de los vehculos de la empresa y vehculos forneos que suministran combustible. Despachador Departamento de planificacin y control Con estas planillas ingresan la informacin al sistema actual (Excel). Diariamente Ferro despacho de combustible

Campos que contiene

Membrete, estacin de servicio, fecha, vehculo, kilmetros, gerencia, tipo de combustible, litros , datos del despachador, observaciones. Esta planilla corresponde planificacin y control a un formato pequeo utilizado por el departamento de

Comentarios Observaciones

El documento permite identificar la informacin que se ingresa en el sistema.

Cuadro 13 Anlisis Documental. Reportes suministro de combustible Nombre Tipo Escrita Suministro de combustible

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Cdigo Propsito Emisor Receptor Distribucin Frecuencia de emisin Campos que contiene Comentarios Observaciones

No posee Mostrar el combustible suministrado SCC Jefe departamento, planificadores, analistas. Inclusin en los informes mensuales, o cualquier solicitud de reporte Reuniones mensuales en el departamento. Membrete, fecha, gerencia, departamento. El documento se adecua a los requerimientos de los usuarios. El fin de este proceso es el de registrar los clientes que hacen solicitudes de servicios de la empresa.

Definicin de requerimientos Definir los requerimientos tiene una gran importancia en cuanto a las caractersticas que deben ser tomadas en cuentas en el desarrollo del sistema nuevo, se debe asegurar que los datos que se introduzcan sean de precisin y bien definidos, pues estos repercuten en la salida de la informacin, si no se tiene una buena entrada de datos por consiguiente la salida no ser la ms aceptable, de all la importancia que tiene la definicin de los requerimientos. Al culminar el anlisis situacional y el anlisis documental, se toma en cuenta los siguientes: requerimientos de captura de datos, requerimientos de validacin de entrada, de apoyo al usuario, definicin de salidas, se especifican los recursos de hardware y software necesarios para operar el sistema propuesto; todo ellos con el objeto de definir los requerimientos de informacin de los usuarios y establecer las necesidades que la propuesta debe satisfacer.

Requerimientos de entrada Se definen la relacin interna y externa que va a prevalecer en el sistema de informacin establecida por los usuarios y el sistema que los rodea, asegurando que los datos que se introducen sean de precisin por que la calidad de la entrada de datos determina la calidad de la salida de la informacin. En este punto se estudiaron los datos de los vehculos de la empresa, que se ingresarn al sistema para su procesamiento, examinando los lineamentos para la captura de datos de entrada.

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Requerimientos de captura de datos La captura de los datos del sistema representa una parte esencial para el enlace con el sistema de informacin propuesto. A travs de los datos suministrados por el usuario se da inicio a las operaciones, esperando tener como resultados las salidas deseadas a lo largo de todo el sistema. Los datos que se utilizarn para enlazar el sistema propuesto con los usuarios, procesar informacin y garantizar las salidas deseadas bien sea por pantalla o impresora son los siguientes: Para el registro del consumo de combustible se har mediante una captura directa en pantalla, el analista debe introducir el tipo de suministro que es donde se carga la informacin inicial de vehculos propios o forneos de la empresa.

Requerimiento de validacin de entradas Es importante sealar que el diseo de la base de datos para la propuesta, estar soportado por Postgre SQL como manejador de base de datos, en tal sentido es importante destacar la forma eficaz para escribir y validar los datos de entrada proporcionado por el sistema. En la validacin de entradas se debe tener en cuenta el tipo de datos que se introduce en el campo, validando la informacin contenida en los mismos; por ejemplo, los campos numricos deben ser validados de manera tal, que al momento de pulsar una tecla que no corresponda a un nmero no sea aceptada en dicho campo. En cuanto a la base de datos propuesta, permite establecer propiedades de campo que proporcionan un mayor control de los valores que se puedan escribir en l. Es en la base de datos donde se define el nmero mximo de caracteres que se pueden incluir, cuales son los campos claves y obligatorios de las tablas, para el caso de campos numricos, se puede elegir entre diversos tamaos de campo para controlar los valores y el tipo de dato introducido. En fin se definen las propiedades de los campos. El sistema ser capaz de asegurar la validacin de todos los datos que ingresen incluyendo las siguientes validaciones: Evitar el uso de las opciones del sistema a usuarios no autorizados por medio de asignacin de seguridad interna. Realizar comparaciones entre los datos ingresados y los existentes en las bases de datos, por medio del uso de especificaciones de estndares a fin de verificarlos y mostrar los resultados obtenidos. Verificar que los campos claves no queden en blanco, por medio de mensajes de ayuda. En referencia al rango de entrada establecido, delimitar al sistema para que solo tome los valores definidos con el propsito de facilitar la entrada de dato al usuario.

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La validacin de las entradas juega un papel fundamental en los sistemas, es el inicio de todo desarrollo o la puerta de entrada a los procesos, es all donde se muestra si los datos que se ingresan o registran son correctos para poder obtener salida confiable.

Requerimiento de apoyo al usuario Se basa en la documentacin necesaria en la cual los usuarios del sistema deben apoyarse para facilitar el proceso de implantacin en el entorno de aplicacin de este sistema de informacin desarrollado para el llevar el control de suministro de combustible en el departamento de planificacin y control de C.V.G Ferrominera Orinoco C.A. La documentacin consiste en la induccin a nivel operativo del sistema de acuerdo al men seleccionado, es decir, como es la manipulacin del software segn el criterio de seleccin de men, como requisito a usuario solo debe tener conocimiento en manejo lgico de sistema de informacin donde se registran datos e informacin.

Requerimientos de Adaptabilidad La tarea principal de un sistema de informacin con bases de datos se centra en facilitar el manejo y almacenamiento de informacin en crecimiento con la organizacin donde es implantado. El sistema emplear como plataforma de desarrollo PHP y para la manipulacin de los datos se utilizar Postgre SQL, motivado a las ventajas que este software posee, de igual forma para aprovechar las facilidades que ofrece esta herramienta se estableci para el diseo por ser una interfaz sencilla que permite el fcil manejo de la aplicacin. El sistema estar diseado para responder ante cualquier cambio que se realice en el mbito de mdulos, tablas, y sistemas operativos de acuerdo a nuevos requerimientos que puedan presentarse por causas de ndole externa sin que stas alteren el funcionamiento. El software propuesto debe permitir la flexibilidad de adecuacin e incorporacin de nuevos cambios ya sea en el diseo de nuevas vistas, tablas, registros, formularios y reportes demandado por el crecimiento o ajuste de procedimientos que la empresa debe tomar en cuenta para el desempeo de sus funciones.

Requerimientos de apoyo a la toma de decisiones Este requerimiento constituye todas aquellas consultas e informes que faciliten al jefe o al analista a la toma de decisiones referente al control y seguimiento del suministro de combustible. Asimismo, el sistema propuesto debe ofrecer informacin actualizada y confiable de los procesos

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relevantes y frecuentemente requeridos. Debemos tener en cuenta que un sistema es un apoyo a la toma de decisiones lo definiremos como la manera de organizacin de informacin que se pretende usar en la toma de decisiones. Para lo cual al presentar la informacin debe estar diseada basndose en la solucin de problemas y esto debe darse ya que el usuario no debe tomar la decisin, sino el sistema como tal, es importante resaltar que cada uno de los reportes, mdulos y componentes que posee el sistema fueron diseados tomando en cuenta las facilidades para los usuarios, quienes manipulan las aplicaciones bsicas e interfaz de Windows, por lo que solo requieren de una instruccin previa contemplada en la fase de adiestramiento para el personal del Departamento que manejar el sistema propuesto. Perfil de usuario Para el manejo del sistema para el control de proyectos, es preciso que los usuarios tengan conocimientos bsicos sobre el manejo de equipos de computacin que trabajan bajo ambiente Windows XP y Mozilla Firefox. De igual manera, el usuario debe tener experiencia en el rea de control del suministro de combustible.

Parmetros de instalacin Los requerimientos mnimos de software y hardware para la implantacin y funcionamiento del sistema son: Procesador Intel Pentium 4 a 2,2 GHz.. Sistema Operativo Microsoft Windows XP (o posterior). 512 MB de RAM. 750 MB de espacio libre en disco para la instalacin. Mozilla Firefox es un navegador de Internet libre y de cdigo abierto. Es necesario contar con una unidad de respaldo, la cual puede ser un medio de cinta o respaldo en discos, va remota o LAN, o cualquier otro medio que permita respaldar diaria, semanal, mensual y anualmente toda la base de datos y los programas.

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CAPTULO III DISEO mbito de la propuesta Alcance La gerencia de transporte de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. se vio en la necesidad de desarrollar un sistema de informacin, lo que permitir llevar un mejor control en el suministro de combustible, por ello se presenta el proyecto que lleva por nombre Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo en el suministro de combustible para la gerencia de transporte en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. El diagnstico, mejora del Sistema de suministro de combustible brindar a la organizacin la posibilidad de mejorar las condiciones del sistema de acuerdo a los objetivos planteados al momento de desarrollar la aplicacin y que no fueron cubiertos con eficiencia, para as poder adecuar el mismo a los nuevos requerimientos que pudieran presentarse a travs del tiempo por parte de la Gerencia. El Sistema de informacin para el control y monitoreo suministro de combustible para la gerencia de transporte de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., ser una aplicacin en ambiente Web bajo Software Libre cuyo acceso ser a travs de la Intranet de la empresa, desarrollado con el lenguaje de programacin PHP y con interaccin con AJAX que permite mantener la comunicacin asncrona con el servidor en segundo plano mientras la aplicacin se ejecuta en el cliente o navegador de los usuarios. Lo que permite realizar cambios sobre las pginas sin necesidad de recargarlas, aumentando la interactividad, velocidad y usabilidad. Se utilizar el manejador de base de datos PostgreSQL 8.3, un sistema de gestin de base de datos relacional orientado a objetos compatible con PHP. Sern proporcionados el adiestramiento necesario y la instalacin del sistema tomando en cuenta que la empresa cuenta con los equipos y recursos necesarios, tanto software como hardware para llevar a cabo dicha instalacin. El Sistema de Consumo de Combustible -SCC de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., apoyar la Gestin de la Gerencia General transporte/ Departamento de planificacin. Finalmente la emisin de reportes se har de acuerdo a estructura y formatos ya establecidas con toda la informacin requerida por el usuario. Cabe destacar que este nuevo sistema no solo aplicar a nivel de software, tambin se aadirn los mdulos, campos, tablas y todos los requerimientos que el usuario considere necesarios. Los usuarios podrn cargar al sistema todos los formatos diarios de servicios de consumo de combustible (Gasolina ,Diesel y gas vehicular), tendrn la administracin de los vehculos forneos, la opcin de activarlos o desactivarlos segn la situacin en la que se encuentre

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el vehculo, manejarn la permisologa de los mdulos del sistema de acuerdo a los usuarios; consultarn el detalle por vehculo segn servicio solicitado. Para el sistema se disearan seis mdulos Mdulo de Servicio: Este mdulo est dividido por dos (3) submdulo, los cuales son: suministro, suministro a la empresa y otros suministros. Mdulo de Configuracin: Esta conformado por los siguientes submdulo: Vehculos de la empresa, Vehculos Forneos, Orgenes, Abastecedores, Marcas, Modelos, Combustible, Estacin de servicio y por ltimo Lugares. Mdulo de Reportes: Este mdulo est compuesto por Consumo por Gerencia, Consumo Mensual, Gerencia de Mayor Consumo, y Relacin de Consumo. Estas van a ser manejadas por combinaciones segn lo necesite el usuario para obtener el reporte que desee. Mdulo de la Principal: Solo nos lleva a la pgina principal del Sistema de Consumo de Combustible.

Limitaciones Entre las limitaciones para la realizacin de este trabajo, se pueden enumerar las siguientes: El Diseo solo satisface los requerimientos del Departamento de Planificacin y Control adscrito a la Gerencia de Transporte. El Diseo se rige por las normas y procedimientos establecidos en la Gerencia de Telemtica. El sistema de informacin va a estar dirigido a los trabajadores de la Empresa todo esto conlleva a que todos los usuarios que harn uso de este sistema tengan conocimientos primordiales de computacin y del sistema automatizado que gestionara el proceso de suministro de combustible.

Descripcin de la propuesta Objetivos del sistema propuesto

Objetivo General Desarrollar un Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible en la gerencia de transporte de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Objetivos Especficos Analizar la situacin actual, utilizando tcnicas para el levantamiento de la informacin con el fin de identificar las debilidades y fortalezas de los procesos.

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Determinar los requerimientos de los usuarios, realizando anlisis de cada uno de estos, con el objetivo de conocer sus necesidades y expectativas. Disear el sistema propuesto elaborando un prototipo que satisfaga los requerimientos del departamento de planificacin y control. Codificar el sistema bajo el lenguaje PHP Realizar pruebas para satisfacer los requerimientos del sistema propuesto. Implantar el sistema bajo el ambiente cliente/servidor.

Descripcin de las entidades que intervienen en el sistema propuesto El sistema propuesto involucra las mismas entidades que intervienen en el sistema actual, gerencia de general, Departamento de planificacin y control, analistas y despachadores ; no obstante, para garantizar el ptimo desempeo de las funciones enmarcadas dentro del entorno que se especifica se menciona que el sistema propuesto es una mejora sustancial al sistema existente, la diferencia radica en que el sistema propuesto busca brindar un mejor servicio, con el objeto de contribuir a que las operaciones del sistema se lleven a cabo de una manera eficaz y eficiente. A continuacin se describen cada una de las entidades y sus actividades que desempearn.
Cuadro 14 Descripcin de la entidad Gerencia CARACTERSTICA Entidad Misin Gerencia de transporte. Velar por las necesidades de los usuarios y correcto funcionamiento de los vehculos de la empresa. Administrar los contratos y servicios que se generan por la actividad de transporte de personal, escolar y familiares de los trabajadores, el transporte interno de personal de la empresa y transporte de carga, as como garantizar el mantenimiento y la disponibilidad de la flota de equipos mviles livianos y pesados de la empresa aplicando efectivas ejecuciones de los mantenimientos preventivos que minimicen los mantenimientos correctivos - Recibe solicitudes de afiliacin de los clientes y proveedores. - Liquida eventos para emitir la orden de pago. - Emite rdenes de pago. - Proporciona informacin con fines estadsticos en referencia a lo pagado por materiales. Papel, Equipo de Computacin, Impresoras, Sistema Actual. Pedidos, Facturas, Reportes. Departamento de Compra-Venta

Funcin

Actividades generales

Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

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Cuadro 15 Descripcin de la entidad Departamento CARACTERSTICA Entidad Departamento de planificacin y control Apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y objetivos, evaluacin de los procesos y resultados de gestin, mantenimiento de desarrollo de los sistemas de tecnologa de informacin , sistemas de gestin, estudios estadsticos y los proyectos especiales que se le asignen Optimizar la planificacin del mantenimiento de los equipos mviles tanto livianos como pesados y garantizar la disponibilidad de la flota de vehculos de la empresa, asistencia tcnica y administrativa. Recepcin y entrega de vehculos programados para mantenimiento preventivo., registrar y distribuir las solicitudes de servicio para mantenimiento correctivo, registrar avisos de mantenimiento, registrar consumo de gasolina, realizar solicitudes de pedidos y su respectivo seguimiento, manejar Inventarios de repuestos, historias de vida de equipos mviles FMO, eestadsticas de ingresos y salidas de vehculos en el taller, pprogramar y asignar recursos ( equipos, materiales, humanos, tiempo y otros), formular los objetivos de la calidad, seguimiento y Control del Presupuesto de gastos e Inversiones, formular el plan de compras, formular el Presupuesto en conjunto con las reas, formular el Plan de Inversiones, establecer las acciones y planes de mantenimientos correctivas y preventivas, realizar Informes de Gestin para informar y la toma de decisiones. Equipo de Computacin, Impresora, Papel. Informes de Gestin Gerencia general, analistas.

Misin

Funcin

Actividades generales

Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

Cuadro 16 Descripcin de la entidad analista CARACTERSTICA Entidad Analistas Los analistas se encargar de administrar los ferrn donde son ingresados lo datos de vehculos que suministran combustible. - Corroborar que los datos de los clientes sean correctos. - Verificar que los datos ingresados al ferro por el despachador sea correctos - Ingresar los datos del ferro a la hoja de clculo. - Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidas. - Analista de control de gestin: formular y consolidar la ejecucin del presupuesto, seguimiento de los planes o programas, realiza estudios especiales estadsticos y pronsticos relativos a la gestin. Actividades generales - El Analista de planificacin de mantenimiento: controlan los contratos de mantenimiento que efecta la gerencia con los proveedores. - Analista de control de flota: Es el encargado de reparar y mantener en buen estado los vehculos de la empresa, llevar el control del consumo de combustible. Recursos y herramientas Documentos que maneja Papel, Equipo de Computacin, programas de Excel. Impresoras, Sistema Actual. Ferros, facturas

Misin

Funcin

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Con quien interacta

Gerencia general , departamento de planificacin y control y despachador.

Cuadro 17 Descripcin de la entidad: Despachadores. CARACTERSTICA Entidad Misin Despachadores Mejorar los niveles de Atencin a los usuarios que solicitan el suministro de combustible - Prestarle un servicio de calidad para los usuarios que solicitan el suministro de combustible. - Mantener un control de los ferros recibidos de los analistas y entregados a estos luego del despacho de combustible en su turno. - Despacho de combustible. - Llenados de ferros Papel, Sistema Actual. Ferro-5912 ( control despacho de combustible) Analistas de gestin de flota y usuarios.

Funcin

Actividades generales Recursos y herramientas Documentos que maneja Con quien interacta

Descripcin de los Procesos Los procesos que se describen en el sistema propuesto son equivalentes a los que se encuentra definidos en el sistema actual en cuanto a las actividades relacionadas para el control y monitoreo en el suministro de combustible de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., sin embargo como se ha sealado anteriormente se incluyen novedades que ayudarn a los analistas que laboran en el rea obtener un mejor control en el proceso. Un sistema de base de datos debe contemplar un entorno de datos que le facilite al usuario el manejo de los mismos. Para utilizar las funciones de los diferentes mdulos del sistema de suministro de combustible , el usuario debe estar creado con todos los permisos correspondientes de modificar, agregar y eliminar los datos almacenados en la base de datos, esto con el fin de proteger la informacin existente en el sistema. El sistema propuesto se presenta por medio de la intranet en donde solo podr ingresar el personal autorizado, los procesos que se llevaran a cabo se describen a continuacin: Los analista de la seccin de flota podrn ingresar nuevos datos al sistema, tales como; vehculos forneos, combustibles, modelos, marcas, lugares, estacin de servicio, y orgenes, tambin podr modificar o eliminar datos.

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As mismo tendrn la opcin de reportes en donde pueden hacer distintas combinaciones, segn lo necesite el usuario para obtener el reporte que desee, ya sea por tipo de combustible, estacin

Tcnicas de diagramacin del sistema propuesto Diagrama de rbol

Diagrama 18 Diagrama de rbol. Sistema propuesto PROCESO PRINCIPAL SUBPROCESO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Departamento de planificacin y control. C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.

Control de despacho de combustible .

Llenar formato (FERRO-5912)

Despachador

Formulario

Registrar suministro de combustible

Ingresar ferros a sistema

Analistas

Ferros

Consultas

Ingreso al sistema propuesto

Analistas

Informacin del sistema

de servicio, por fechas, vehculos, unidad mvil.

Anlisis diagrama de rbol. Sistema propuesto En el diagrama de rbol se describen los procesos del sistema propuesto el cual tiene como propsito principal llevar el control de abastecimiento de combustible a los vehculos de la empresa y algunos vehculos forneos. En la propuesta existe la opcin de consultar los distintos suministros q se

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ofrecen a los vehculos (gasolina 91 y 95, gasoil y gas vehicular), control de facturas, presupuesto, inventario de combustible, y configuracin donde se podrn agregar estaciones de servicios, lugares, vehculos, marcas, entre otros. Adems Se podrn hacer las consultas de los reportes para llevar la administracin eficaz de los suministros. Diagramas del sistema propuesto
Diagrama 19 Diagrama de casos de uso. Sistema Actual

Despachador

Formato (FERRO-5912)

Analista
Emisin de ferro.
Sistema propuesto (SACC)

Ingresa datos

Consulta datos

Jefe de seccin control de flota Anlisis diagrama de casos de uso. Sistema propuesto. Actores que intervienen en el proceso Despachador: Hace referencia a la persona que interacta con los usuarios que van por el suministro de combustible. Analistas de gestin de flota: Persona adscrita a la Gerencia, es quien realiza todo lo referente inclusin, exclusin y modificacin, Consultas, reportes y facturaciones entre otros. En el diagrama de caso de uso se observa dos nuevos mdulos ingreso de datos y consulta de datos de las cuales est encargado e analista de gestin de flota Jefe de la seccin control de flota: encargado de llevar un buen funcionamiento en el departamento, pudiendo hacer las consultas y reportes necesarios en el nuevo sistema de suministro del combustible.

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Administracin de datos Comprende la normalizacin de la base de datos y la descripcin que presenta cada una de sus estructuras, en ella se evidencia la relacin que existe entre la base de datos y las salidas (por pantalla e impresora).

Base de Datos Es importante destacar que en el sistema propuesto no funcionar eficientemente si el diseo de la base de datos no se define el conjunto de registros, datos y relaciones que refleja las necesidades de informacin de la empresa. Estos registros de datos y relaciones se agrupan en unidades independientes que satisfacen los requerimientos de informacin, para un conjunto de aplicaciones que cumplen con algn criterio dado de similitud, cada una de estas unidades es una base de datos. Todos los datos pertenecientes a una misma base de datos estn interrelacionados entre ellos, en tal sentido se ha utilizado Postgres SQL por ser un manejador de bases de datos acorde a la aplicacin que se desarrolla donde la integridad, disponibilidad, actualizacin y recuperacin de datos es eficientes.

Descripcin de las bases de datos Se disearon y crearon tablas para almacenar toda la informacin a la que se har

seguimiento. Cada tabla representa una coleccin de datos sobre un tema especfico. Esto permitir, por ejemplo, que la informacin de reportes y facturacin que anteriormente no se dispona de manera inmediata ahora se encontrar disponible en tablas. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenarn solo una vez minimizando de esta manera los errores de entrada de datos, permitiendo as que el almacenamiento de los datos sea ms eficiente y eficaz. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe, se han definido relaciones entre ellas (diagrama entidad-relacin), en cada tabla se utilizan claves primarias para lograr la relacin de ellas que contengan un campo en comn; de manera que la base de datos pueda combinar los datos de las tablas para realizar consultas, modificaciones.

La normalizacin de la Base de Datos. Se conoce a este proceso como el conjunto de reglas que sirven para ayudar a los diseadores a desarrollar un esquema que minimice los problemas de lgica. Cada regla est basada en la que le antecede. La normalizacin se adopt porque el viejo estilo de poner todos los datos en un solo lugar, como un archivo o una tabla de la base de datos, era ineficiente y conduca a errores de lgica cuando se trataba de manipular los datos.

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Luego de pasar por el proceso de normalizacin cada tabla (entidad) existente en la base de datos, se encuentra estructurada por columnas con su nombre nico y los datos en columnas del mismo tipo, esto permite evitar la redundancia de los datos, problemas de actualizacin de datos en las tablas y proteger la integridad referencial de los datos asegurando que los registros de tablas relacionadas son vlidos y que no borren o cambien datos relacionados de forma accidental produciendo errores. Diagrama Entidad relacin Las tablas presentadas fueron creadas para temas de la base de datos, en tal sentido, fue necesario combinar la informacin almacenada; para ello se estableci y defini las relaciones existentes entre ellas. Una relacin hace coincidir los datos de las columnas primarias o claves ya que estas identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Las relaciones de las tablas de las bases de datos del sistema propuesto, ya han sido normalizadas, dicha normalizacin permite evitar la redundancia de datos y garantizar que la informacin de una tabla coincida con la informacin de otra tabla de manera eficiente. Las relaciones resultantes son del tipo uno a muchos y muchos a uno, lo que permitir realizar las operaciones de manera rpida, confiable y eficaz, facilitando al mismo tiempo la generacin de consultas y reportes entre otros de manera simultnea. A continuacin, se presentan y describen detalladamente las tablas que conforman la base de datos del sistema propuesto con sus respectivas relaciones.

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Cuadro 20 Diagrama entidad-relacin

Diccionario de datos Las estructuras de datos, conforman los mecanismos de almacenamiento donde se resguarda la informacin durante el desarrollo de las transacciones en el sistema propuesto. A continuacin se muestra la estructura de datos usadas en el sistema.

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Cuadro 21 Diccionario de datos. Abastecedores

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Abastecedores: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a las unidades mviles que surten gasoil dentro de la empresa Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para colocar el nmero asignado de la n_unidadmovil Integer unidad mvil. d_descripcion Varchar 30 Campo para la descripcin de la unidad mvil

Cuadro 22 Diccionario de datos. Combustible

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Combustibles: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los diferentes combustibles que se despachan en la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. n_octanaje integer Campo para colocar el octanaje del combustible d_descripcion Varchar 30 Campo para la descripcin del combustible Doubl n_precio Campo para almacenar el costo del combustible precision

Cuadro 23 Diccionario de datos. Estacin de servicio

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Estacin de Servicios: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a las diferentes estaciones de servicios que existen dentro de la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin de la estacin de d_descripcion Varchar 30 servicio

Cuadro 24 Diccionario de datos. Lugares

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Lugares: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los lugares de la empresa (Ciudad Piar y Puerto Ordaz) Campo Tipo de Longitud Descripcin

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c_id d_descripcion

Dato Integer Varchar

30

ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del lugar.

Cuadro 25 Diccionario de datos. Marcas

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Marcas: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a las marcas de los vehculos de la empresa y forneos. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin de la marca del d_descripcion Varchar 30 vehiculo.

Cuadro 26 Diccionario de datos. Modelos

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Modelos: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los modelos de los vehculos de la empresa y forneos. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del modelo del d_descripcion Varchar 30 vehculo.

Cuadro 27 Diccionario de datos. Origenes

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Orgenes: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los orgenes de los vehculos. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del origen del d_descripcion Varchar 30 vehculo.

Cuadro 28 Diccionario de datos. Suministros a la empresa

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Suministros a la Empresa: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los suministros que se les hacen a las estaciones de servicios y unidades mviles de la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato

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c_id d_descripcion n_combustible n_litros n_estacionservicio

Integer Varchar Integer Integer integer 30

ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del suministro que se realizo a la empresa. Campo que describe el combustible que se suministro. Campo que describe la cantidad de litros de combustible suministrados. Campo que almacena la informacin de la estacin de servicio a la cual se realizo el suministro

Cuadro 29 Diccionario de datos. Suministros otros

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Suministros Otros: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a otros suministros que se realizan en las estaciones de servicios, para diferentes usos como: lavar brochas, desmalezamientos, entre otros. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del suministro que se d_descripcion Varchar 30 realizo. Campo que describe el combustible que se n_combustible Integer suministro. Campo que describe la cantidad de litros de n_litros Integer combustible suministrados. Campo que almacena la informacin de la n_estacionservicio integer estacin de servicio donde se realizo el suministro.

Cuadro 30 Diccionario de datos. Suministros

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Suministros: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los suministros diarios que se realizan en las estaciones de servicios y unidades mviles a los vehculos de la empresa y forneos. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo que describe la cantidad de litros de n_litros integer combustible suministrados. Campo que almacena los kilmetros que ha n_kilometros Integer recorrido el vehicul Campo que describe el lugar de donde proviene n_lugar Integer el vehicul. Campo que almacena la ficha de conductor del n_ficha_conductor Integer vehicul. Campo que almacena la ficha del despachador n_ficha_despachador Integer del combustible. Campo que almacena alguna observacin del t_observacion Varchar 255 suministro.

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n_tiposuministro n_estacionservicio n_unidadmovil n_numvehiculo c_sap f_fecha

Integer Integer integer Integer Integer Date

Campo que almacena el tipo de suministro que se realiza Campo que almacena la informacin de la estacin de servicio si se realiza all el suministro Campo que almacena la informacin del unidad mvil si se realiza por all el suministro Campo que almacena el numero del vehicul asignado por la empresa Campo que almacena el numero sap del vehicul Campo que almacena la fecha del suministro

Cuadro 31 Diccionario de datos. Tipos de suministros

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Tipos de Suministros: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los diferentes tipos de suministros que se realizan en la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. d_descripcion Varchar 30 Campo para la descripcin del tipo de suministro.

Cuadro 32 Diccionario de datos. Usos

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Usos: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los usos que se da al combustible. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo para la descripcin del uso del d_descripcion Varchar 30 combustible.

Cuadro 33 Diccionario de datos. Vehculos

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Vehculos: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los vehculos de la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo que describe el numero que el sistema n_numsacc integer asigna al vehculo. n_codigosap Integer Campo que almacena el cdigo sap del vehculo. n_marca Integer Campo que describe la marca del vehicul. n_origen Integer Campo que almacena el origen del vehicul. Campo que almacena la gerencia a la cual n_gerencia Integer pertenece el vehculo Campo que almacena el centro de costo al cual n_ccosto Integer pertenece el vehculo.

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d_placa n_modelo d_descripcion n_combustible

Varchar Integer integer integer

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Campo que almacena la placa del vehculo Campo que almacena la informacin del modelo de los vehculos Campo que almacena alguna descripcin especifica del vehculo Campo que almacena informacin del combustible que utiliza el vehculo.

Cuadro 34 Diccionario de datos. Lugares

Sistema de informacin en ambiente web para el control y monitoreo de suministro de combustible para la gerencia de Transporte de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Vehculos Forneos: Tabla donde se guarda toda la informacin referente a los vehculos forneos, autorizados a surtirse de combustible dentro de la empresa. Tipo de Campo Longitud Descripcin Dato c_id Integer ndice de la tabla y clave primaria. Campo que describe el nmero que el sistema n_codigosacc integer asigna al vehculo. n_marca Integer Campo que describe la marca del vehicul. n_origen Integer Campo que almacena el origen del vehicul. d_placa Varchar 30 Campo que almacena la placa del vehculo Campo que almacena la informacin del modelo n_modelo Integer de los vehculos Campo que almacena alguna observacin t_observacion Varchar 255 especifica del vehculo Campo que almacena la informacin del n_combustible integer combustible que usa el vehculo

Carta estructurada Es la herramienta grfica modular lgica y jerrquica que se utiliza para representar el sistema y sus funciones. En la carta estructurada se muestra la forma en que se distribuyen las funciones del sistema, desde el men principal hasta el ltimo mdulo, permitiendo conocer cual ser la estructura de la base de datos diseada para el sistema propuesto.

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Cuadro 35 Carta estructurada. Sistema propuesto

Cuadro 36 Carta estructurada. Sistema propuesto

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Cuadro 36 Carta estructurada. Sistema propuesto

Cuadro 37 Carta estructurada. Sistema propuesto

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Cuadro 38 Carta estructurada. Sistema propuesto

Cuadro 39 Carta estructurada. Sistema propuesto

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Mecanismos de seguridad y proteccin de la informacin Un sistema de base de datos debe contemplar un entorno de datos que le facilite al usuario el manejo de los mismos. Para utilizar las funciones de los diferentes mdulos del sistema de Suministro del combustible , el usuario debe estar creado con todos los permisos correspondientes de modificar, agregar y eliminar los datos almacenados en la base de datos, esto con el fin de proteger la informacin existente en el sistema. Esto tambin implica, seguridad en las bases de datos proteccin contra revelacin no autorizada (confidencialidad) alteracin no autorizada (integridad) destruccin intencional o

involuntaria Proteccin dirigida a dos tipos de usuarios, los que no tienen derechos de acceso y a los ue tienen acceso a limitadas acciones.

Captura de datos Son los documentos de entrada diseados segn las necesidades de los usuarios, utilizndose los formatos que existen en el sistema actual, los cuales son rediseados segn las evaluaciones hechas en el anlisis documental o son formatos nuevos creados por requerimientos del sistema propuesto. Procesamiento de la informacin Diseo de pantallas El diseo de pantalla se basa en las pautas fundadas en los estndares para unificar y minimizar la adaptacin del sistema en la organizacin. Se usaron los siguientes lineamientos para el diseo de las pantallas, as como la presentacin de los formularios utilizados para la captura de datos. Se realizaron siguiendo los estndares utilizados en aplicaciones visuales tales como objetos, etiquetas, cuadros combinados, botones de comandos, entre otros, para permitir la seleccin e introduccin de los datos del sistema. A continuacin se describe la estructura de las entradas de datos del sistema: rea de ttulo de ventana: en esta barra superior se ubica el nombre del sistema. rea de Men: En el sistema se ubica cada uno de los mdulos diseado par la aplicacin y que permite ingresar a los distintos formularios del sistema. rea de trabajo: Cuerpo del formulario y es el lugar donde se incluyen los distintos controles u objetos utilizados para la captura de datos. Barra de estado: Se ubica en la parte inferior de los formularios y se utiliza para enviar mensajes de advertencia e informacin al usuario.

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El Sistema control y monitoreo de suministro de Combustible esta estructurado por 4 Mdulos o Mens Principales que a continuacin se describen con su correspondiente submen:
1.- La Opcin Principal muestra la pagina de principal del Sistema de Administracin Consumo de Combustible.

Cuadro 40 Diseo de pantalla. Inicio de sistema

Se visualizara un men principal, donde tendr un men de operaciones con sus respectivos mdulos de accesos a los procesos. 2.- La Opcin Configuracin esta conformada a su vez por 9 submens que maneja los procesos bsicos de la aplicacin, tales como; Abastecedores, Vehculo forneos, Combustibles, Modelos, Marcas, Lugares, Estacin de Servicio, Vehculos y Orgenes.

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Cuadro 41 Diseo de Pantalla. Configuracin

En esta interfaz se permite ingresar nuevos datos al sistema.

3.- La Opcin Servicio esta conformada por 3 Submen: Suministro, Suministro a la Empresa y Otros Suministros.
Cuadro 42 Diseo de Pantalla. Servicios

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Submen Suministros

Cuadro 43 Diseo de Pantalla. Suministros.

En este submen se encuentran las pginas donde se carga la informacin inicial del suministro a todos los vehculos propios o Forneos de la Empresa. Submen Suministro a la Empresa
Cuadro 44 Diseo de pantalla suministro a la empresa

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En este submen se encuentran las pginas donde se carga la informacin inicial del Suministro que se hace a las estaciones de servicios de la empresa.

Submen Otros Suministros

Diagrama 45 Diseo de Pantalla. Otros suministros

En este submen se encuentran las pginas donde se carga la informacin inicial de Otros tipos de Suministro que se hacen a personal de la Empresa. 4.- La Opcin Reportes contiene 1 submen asociado llamado Reporte General; la pagina se carga automticamente en el frame principal de la aplicacin; la misma permite realizar distintas combinaciones; segn lo necesite el usuario para obtener el reporte que desee.

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Cuadro 46 Diseo de pantalla. Reportes

Plan de pruebas Las pruebas dentro de cada desarrollo representa un punto importante el cual debe ser tomado en cuenta, de ella depende cuando se instalar la nueva aplicacin. Si no se culminan las pruebas de sistemas no podr ser instalado porque la fase beta debe ser probada en su totalidad para poder implementar la aplicacin. En el desarrollo de la propuesta se realiz la evaluacin de cada uno de los mdulos y todos sus componentes. Las pruebas fueron realizadas a intervalos de tiempo y todas cumplieron con parmetros de satisfaccin. La implantacin del sistema se realiz despus de culminar el proceso de pruebas, al confirmarse la preparacin de los usuarios y el criterio de aceptacin que determin el funcionamiento correcto del software, seguidamente se implement por completo para dar inicio a las actividades y operaciones rutinarias.

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CAPTULO IV ANLISIS ECONMICO Estudio del mercado En la actualidad los procesos administrativos en las empresas sufren grandes cambios, esto se debe a los avances en materia de tecnologa que aparece invadiendo cada da el mercado para que sean utilizados por las organizaciones conjuntamente con personal especializado en automatizacin de procesos. La tecnologa desarrollada ofrece diversas aplicaciones en cualquier ambiente que permiten gestionar los procedimientos en funcin de obtener una simplificacin de los problemas de coordinacin, organizacin, planificacin y control de las tareas que se realizan con el propsito de evitar las cargas excesivas de trabajo, redundancia de informacin o falta de la misma cuando sea demandada y facilitar la toma de decisiones para responder de forma adecuada y oportuna ante cualquier eventualidad. Cuando una empresa obtiene proyeccin en el entorno que se desarrolla se debe a la poltica global empleada, que abarca desde la optimizacin de sus procesos que en el pasado tardara mucho tiempo o disposicin de largo perodos para desarrollarse debido a que no poseen apoyo tecnolgico que se adecuaran a las grandes exigencias del mercado. De acuerdo a lo antes mencionado, el manejo de la informacin es importante y se considera uno de los recursos ms preciados para las organizaciones, ya sea en trminos cualitativos o

cuantitativos; de su justificacin depende el xito o fracaso obtenido. C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. es una empresa del Estado, tutelada por la Corporacin Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Bsicas y Minera del Gobierno de la Repblica Bolivariana de Venezuela, dedicada a la extraccin, procesamiento, comercializacin y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano. El Departamento de

Planificacin y Control es una unidad adscrita a la Gerencia de Transporte, cumple con diversas funciones, entre las cuales destaca el control de suministro de todos los vehculos de Ferrominera, y tambin a vehculos forneos; tales como la Guardia Nacional (G.N.) la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G). , es por ello que nace la inquietud dentro de la organizacin de administrar el suministro de combustible , originando as la importancia del presente proyecto, que traera una innumerable lista de beneficios traducidos en ahorros tangibles e intangibles a corto, mediano y largo plazo, tanto para la organizacin como para sus trabajadores.

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La propuesta tiene como ventajas el fcil desarrollo, integracin, implantacin y adecuacin dentro de la organizacin. El desarrollo del Sistema de informacin para el control y monitoreo de suministro de combustible para el departamento de planificacin es un proyecto econmicamente factible ya que la empresa apoya a la innovacin de herramientas que faciliten y logren las metas propuestas las cuales sern contar con una herramienta con los mdulos necesarios para la ejecucin de los objetivos del departamento bajo Software Libre y un lenguaje de programacin adecuado.

Anlisis inicial Identificacin de costos y beneficios Los costos y beneficios se pueden representar como tangibles e intangibles. Cuando se establecen los sistemas es necesario tomar en cuenta los costos tangibles e intangibles y beneficios que se producen, los cuales se mencionan a continuacin: Costos tangibles Los costos tangibles o costos explcitos son aquellos que el analista de sistema puede calcular con criterios convencionales de costos, normalmente siguiendo principios de contabilidad, por lo general estos costos van acompaado de un desembolso de efectivo por parte de la empresa. Dentro de los costos tangibles se incluyen el costo del equipo, como computador y servidor, el costo de los recursos, el costo del tiempo del analista de sistemas, el costo del tiempo de programacin y de otros salarios del personal. En general estos costos se encuentran definidos o pueden localizarse de manera sencilla, siendo los costos que requerirn.
Cuadro 47 Costos Tangibles Tipo de Costo Software Hardware Materiales e insumos Personal Desarrollo Descripcin Se refiere al costo invertido para la adquisicin de software involucrados tanto en el sistema Se refiere al costo necesario para la adquisicin de equipos de computacin que demanda el sistema Representa los costos asociados a los materiales e insumos que se necesitan. Se refiere al costo del recurso humano involucrado en el estudio. Se refiere a la sumatoria de los costos en recursos invertidos para el desarrollo de la propuesta.

Costos intangibles Son aquellos que se calculan con criterios subjetivos y que no son registrados como costos en los sistemas de contabilidad. La mayora de los costos intangibles se sitan en la categora de costos de fallos externos, como por ejemplo la perdida de imagen de la compaa. No obstante tambin pueden

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aparecer cuando la empresa incurre en fallos internos, por ejemplo la desmotivacin de los trabajadores.
Cuadro 48 Costos Intangibles Tipo de Costo Tiempo y capacidad de respuestas Informacin oportuna Toma de decisiones Descripcin Tiempos de respuesta ptimos para brindar respuestas satisfactorias Se dispondr de manera eficiente de la informacin Con la informacin disponible apoyo el proceso de toma de decisiones

Seguridad y resguardo de la Confidencialidad de la informacin que del sistema se genere en beneficios de los informacin usuarios involucrados Estadsticas para apoyo a la toma de Reportes estadsticos para apoyar la gestin administrativa decisiones Presencia en el mercado Rentabilidad, estabilidad productiva y posicin en el mercado.

Costos de hardware Son aquellos costos generados por la compra de computadores necesarios para la operacin del el sistema propuesto que ser utilizado por el analista del departamento . La Gerencia General tiene contemplado en el presente equipos donde funcionar el sistema de manera tal que no genera ningn costo asociado.

Costo de software El software requerido para la propuesta del sistema de informacin que permitir el apoyo en el control de inventario y facturacin, est basado en aplicacin para Windows XP; por lo tanto se dispone de la licencia corporativa de Windows XP Profesional. Para el desarrollo del sistema propuesto no se genera ningn gasto por este concepto.

Costo de materiales e insumos Los gastos generados por los artculos de oficina necesarios para el diseo e implantacin del sistema se determinan a continuacin:
Cuadro 49 Costos de Materiales e insumos Sistema Actual COSTOS DE MATERIALES E INSUMOS Cantidad 4 4 1500 Descripcin Resma de papel tipo carta Consumo cartuchos para Impresora de tinta Fotocopias Monto en Bs. Unidad 60,00 250,00 Total en Bs. 240,00 1000,00 180,00 1.420,00

0,12 Total costos de materiales e Insumos

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Costo de personal Estos costos hacen referencia a la participacin del recurso humano involucrado en el manejo del sistema del control de suministro de combustible conformado por los analistas del departamento de planificacin y control.
Cuadro 50 Costos de personal Sistema Actual COSTO DEL PERSONAL Personal Analista Cantidad 3 Tiempo 1 meses Sueldo mensual Bs. 1.600,00 Total Costo de Personal Total en Bs. 4800,00 4800,00

Costo Operativo Costo Operativo

costo de materiales e insumos + costos de personal 1.420,00 + 4800,00 6220,00 Bs. Por Mes y 74640,00 Bs. por Ao

Cuadro 51 Costos de desarrollo en el Sistema Actual Total Costos Descripcin Hardware Software Materiales de Insumo Personal Total Costos de desarrollo Costo en Bs. 0,00 0,00 1.420,00 4.800,00 6220,00

Cuadro 52 Costos de materiales e insumos Sistema Propuesto COSTOS DE MATERIALES E INSUMOS Cantidad 2 2 400 Descripcin Resma de papel tipo carta Consumo cartuchos para Impresora de tinta Fotocopias Monto en Bs. Unidad 60,00 250,00 Total en Bs. 120,00 500,00 48,00 668,00

0,12 Total costos de materiales e Insumos

Cuadro 53 Costos de personal Sistema Propuesto COSTO DEL PERSONAL Personal Analista Cantidad 3 Tiempo 1 meses Sueldo mensual Bs. 1.600,00 Total Costo de Personal Total en Bs. 4800,00 4800,00

Cuadro 54 Costos de desarrollo en el Sistema Propuesto Total Costos Descripcin Hardware Costo en Bs. 0,00

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Software Materiales de Insumo Personal Total Costos de desarrollo

0,00 668,00 4800,00 5468,00

Costo Operativo igual costo de materiales e insumos + costos de personal Costo Operativo 668,00 + 4800,00 5468,00 Bs. por Mes y 65.616,00 por Ao

Beneficios de la propuesta Son todos aquellos que permiten optimizar, controlar y administrar el suministro de combustible y puedan ser cuantificados. Se clasifican en tangibles e intangibles detallndose a continuacin:

Beneficios tangibles Son las ventajas econmicas cuantificables que obtiene la organizacin por el uso del sistema de informacin tales como: la obtencin de informacin con mayor puntualidad, fluidez y precisin en los clculos y reducir los tiempos de respuestas para las soluciones acertadas a los problemas

causados. Aunque la medicin no siempre es fcil, los beneficios tangibles pueden estimarse en trminos de bolvares, recursos o tiempo ahorrados. Los principales beneficios que aportar el sistema una vez implementado, se encuentran enmarcados dentro de los ahorros que se podrn alcanzar en la minimizacin de gastos de personal y el ahorro significativo de los materiales e insumos as como tambin seguridad e integridad de la data manejada, entre otros tomando en cuenta que si proyectamos los gastos del sistema actual a doce meses estos aportara grandes beneficios a la organizacin.

Beneficios intangibles Son aquellos difciles de cuantificar que la organizacin obtiene por el uso de los sistemas de informacin dando origen a beneficios extras que inciden en la eficiencia de la empresa. No por ello dejan de ser menos importantes, su medicin produce grandes beneficios aunque no se observen a simple vista. Los beneficios intangibles incluyen: mejoras para la toma de decisiones, alta competitividad, mejoramiento global de la organizacin y mejora el posicionamiento con respecto a la competencia por la bsqueda constante del mejoramiento continuo. Los beneficios intangibles son extremadamente importantes y pueden tener implicaciones de relevancia para el negocio, en su relacin con los entes tanto externos como internos de la organizacin.

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Estos beneficios se obtendrn una vez quede instalado el sistema de informacin para el control y monitoreo de suministro de combustible llevado acabo por el departamento de planificacion y control, entre los que se mencionan a continuacin: Capacidad para el manejo de la informacin relacionada con el sistema. Mejor ambiente de trabajo, lo que crea confianza en el usuario. Capacidad de procesar mayor informacin confiable, debido a la capacidad de procesamiento de los equipos de computacin. Reduccin del tiempo requerido para el procesamiento de la informacin. Realizar consultas de una forma ms rpida y eficiente. Mayor capacidad de respuesta para la gestin operativa de la empresa. Seguridad y resguardo de la informacin fsica ya que permite archivar informacin impresa y lgica. Estadsticas que apoyan la toma de decisiones a la Gerencia General.

Costos de operacin Estos costos comprenden todo lo relacionado a la parte operativa del sistema, tanto para el sistema propuesto como para el sistema actual, el analista realiz proyecciones aproximadas de los gastos en bolvares que experimenta la empresa en ambos casos. El valor promedio (VPH) por hora se estima en BsF. 40.
Subprocesos Nmero de Personas (NP) 3 3 Cuadro 55 Costos de operacin del sistema actual Cantidad de Total de Costo por minutos por Horas Operacin persona (CM) Hombre COP=TH*VPH TH=(NP*CH) 5 0.25 10 10 0.5 20 Nmero de Operaciones por mes (OP) 1680 1680 Total Costo Operacin Subproceso COP*OP 16800 33600 50400

Despachador Analistas

Total Costo de Operacin Sistema Actual

Cuadro 56 Costo de operaciones de sistema propuesto Subprocesos Nmero de Personas (NP) 3 3 Cantidad de minutos por persona (CM) 5 3 Total de Horas Hombre TH=(NP*CH) 0.25 0.15 Costo por Operacin COP=TH*VPH 10 6 Nmero de Operaciones por mes (OP) 1680 1680 Total Costo Operacin Subproceso COP*OP 16800 10080 26880

Despachadores Analistas

Total Costo de Operacin Sistema Actual

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Beneficios de la propuesta Los beneficios de la propuesta vienen dados por las mejoras en el proceso que representa la adopcin de la solucin propuesta, estos beneficios pueden ser tanto tangibles como intangibles.
Cuadro 57 Anlisis de Beneficios del sistema propuesto Subprocesos Cantidad de Horas invertidas por persona en cada subproceso Actual Propuesto Despachadores 0.25 0.25 Analistas Total 0.5 0.75 0.15 0.4

Se observa que al reducir el tiempo invertido por persona, el proceso pasa de ejecutarse en 0.75 horas a 0.4 horas lo que representa una mejora.
Cuadro 58 Grafica. Anlisis de beneficio del sistema propuesto

Beneficios de la propuesta

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Beneficios tangibles Para calcular el Beneficio Tangible (BT) se aplica la siguiente frmula: BT= Costos Operacin Sistema Actual (COSA) Costo Operacin Sistema Propuesto (COSP) Asignado valores: BT = 50400 26880 BT (Bs por mes) = 23520
Cuadro 59 Anlisis retorno de la inversin

Anlisis retorno de la inversin Mes

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Costo operacin actual (Bs) c/mes Acumulado

50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 50.400,00 100.800,00 151.200,00 201.600,00 252.000,00 302.400,00 352.800,00 403.200,00 453.600,00 504.000,00 554.400,00 604.800,00

Costo de operacin propuesto (Bs) c/u Acumulado

26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 26.880,00 53.760,00 80.640,00 107.520,00 134.400,00 161.280,00 188.160,00 215.040,00 241.920,00 268.800,00 295.680,00 322.560,00

Beneficio (Bs) Tangible

23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00 23.520,00

Acumulado
23.520,00 47.040,00 70.560,00 94.080,00 117.600,00 141.120,00 164.640,00 188.160,00 211.680,00 235.200,00 258.720,00 282.240,00

Se puede apreciar que en el primer mes, se comienzan a recibir los beneficios.

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Cuadro 60 Anlisis retorno de la inversin

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CONCLUSIONES El desarrollo y la implementacin de sistema de informacin como base para dar solucin al control y monitorio de suministro de combustible en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. , se logra empleando el uso de las tcnicas de recoleccin de informacin con el propsito de definir un anlisis situacional actual a la problemtica que en algn momento existi en la empresa con respecto al control de suministro de combustible que existe en el departamento de planificacion y control , de igual forma, se revis diferentes fuentes bibliogrficas que sirvieron de apoyo para el desarrollo del presente trabajo. A partir de los resultados obtenidos mediante el uso de las tcnicas mencionadas, se realiz un anlisis de cada entidad y de los documentos que intervienen en los procesos; el mismo permiti definir los requerimientos bsicos para el diseo de la propuesta tomando en cuenta las carencias de operatividad adecuada que se presenta en el rea de conflicto. En virtud a lo antes mencionado se presenta el desarrollo de un sistema de informacin como apoyo de gestin debido a que en el rea descrita se evidencia la carencia de un sistema que permitiera llevar acabo las funciones de administrar eficazmente el consumo de combustible. Este estudio se dividi en fases que permitieron identificar los procesos que se llevan a cabo para elaborar el proyecto especial de grado. En la primera fase considerada como una etapa importante la cual tiene por objetivo el diagnstico para lograr una comprensin clara de las necesidades de la organizacin y del ambiente en que operar el sistema a implantar, con el fin de tener una visin desde el punto vista de la gestin de la administracin de los recursos. Se analizaron las diferentes funciones que se realizan conjuntamente con las necesidades de informacin en todos los niveles, durante esta etapa se implement una serie de entrevistas con la gerencia y el personal involucrado en el rea de estudio realizndose un primer modelado de los requerimientos del sistema de informacin adecuado a las necesidades de la organizacin. Este proyecto se logra tomando en cuenta la tecnologa disponible ajustndola a los nuevos requerimientos, se hizo un anlisis detallado de las caractersticas del sistema base, los procesos, los principales actores, flujo de informacin, flujo de datos, detectndose la problemtica que presenta el sistema actual, identificando as las causas, sntomas y consecuencias que la originaban. Posterior a esto se defini el anlisis situacional y documental donde se establecen los requerimientos de entrada, requerimientos de procesamiento y requerimientos de salida. Se aplic con la conviccin de buscar las caractersticas de los formatos utilizados por los procesos en el sistema actual y determinar si estos documentos podrn ser utilizados por el sistema de informacin propuesto para el control y monitoreo de suministro de combustible en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. El anlisis define las estructuras de comparacin con el fin de identificar requerimientos en las entidades involucradas y los

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factores tanto internos como externo representados por las oportunidades y amenazas que podran presentarse en un futuro inmediato derivado de la fortaleza y debilidades, estableciendo la distribucin de informacin en cada una de ellas, para establecer la accin ms apropiada con el objeto de ser tomada en cuenta como recomendaciones para el diseo de la herramienta. Luego del diseo se construye la codificacin de la programacin para crear el nuevo software utilizando herramientas apropiadas para tal fin, esto se logra, por la planeacin y el diseo de la estructura sistemtica; adicionalmente a esto una vez culminada la etapa de programacin se realizaron pruebas con la conviccin de ajustar y entonar tanto el software como las estructura de dato que permitieran la incorporacin de los procesos funcionales que conforma el sistema. Por ltimo se present un estudio de los costos y los beneficios que genera la propuesta, presentando de forma clara y objetiva los beneficios tangibles e intangibles. El Sistema Actual no trae las ventajas necesarias para el departamento y para llevar un control adecuado del consumo de combustible Se cumplieron todos los requerimientos establecidos por el Usuario El Sistema Consta de 4 Mdulos. Los cuales cumplen con todas las exigencias. Se desarrollo Bajo entorno Web con desarrollador PHP y Base de Datos Postgresql. El Sistema Funciona correctamente y sin errores El desarrollo y la implementacin de sistema de informacin como base para dar solucin al control y monitoreo del suministro de combustible en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.., se logra empleando el uso de las tcnicas de recoleccin de informacin con el propsito de definir un anlisis situacional actual a la problemtica que en algn momento existi en la empresa con respecto al control y monitoreo del suministro de combustible que lo lleva el departamento de planificacin y control , de igual forma, se revis diferentes fuentes bibliogrficas que sirvieron de apoyo para el desarrollo del presente trabajo. A partir de los resultados obtenidos mediante el uso de las tcnicas mencionadas, se realiz un anlisis de cada entidad y de los documentos que intervienen en los procesos; el mismo permiti definir los requerimientos bsicos para el diseo de la propuesta tomando en cuenta las carencias de operatividad adecuada que se presenta en el rea de conflicto. En virtud a lo antes mencionado se presenta el desarrollo de un sistema de informacin como apoyo de gestin debido a que en el rea descrita se evidencia la carencia de un sistema que permitiera llevar acabo las funciones de administrar eficazmente el inventario de la empresa.

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RECOMENDACIONES A continuacin se mencionan una serie de sugerencias orientadas al funcionamiento y ptimo desempeo de la herramienta diseada. Es necesario tomarlas en consideracin para asegurar su efectividad en el tiempo. Se determinan las siguientes recomendaciones:

Evaluar el sistema de forma continua para desarrollar las mejoras necesarias que aparezcan en el transcurso de la implantacin del sistema, a travs de una poltica de seguimiento despus de la instalacin. Se debe verificar constantemente la entrada de los datos a fin de asegurar que la informacin sea precisa, aun cuando el sistema de informacin contempla la validacin de los datos. Si esto no se cumple adecuadamente el sistema puede ocasionar resultados inesperados. Mantener informado a los involucrados sobre cualquier cambio de diseo, estructura y funcionabilidad del sistema de control y monitoreo de suministro de combustible para que no presenten problemas durante el desarrollo de sus actividades. Todos los usuarios deben cumplir con la responsabilidad asignada, sin atribuirse funciones ajenas a su desempeo, ya que de esto va a depender que el sistema propuesto cubra sus objetivos. Revisar constantemente las claves de seguridad, con el fin de mantener resguardada la informacin. La informacin suministrada por el sistema debe ser confidencial y de exclusivo uso del departamento. Realizar un mantenimiento peridico de las bases de datos, para lograr eficiencia en su manejo. Implementar un plan continuo en bsqueda de las mejoras que se le puedan realizar al sistema de informacin dada las circunstancias planteadas. Disponer de planes alternativo de recuperacin de data. Con el firme propsito de estar preparado a la hora que ocurra una anomala en cuanto a la prdida de informacin. Que el Sistema sea Manejado Por los Despachadores de la Estacin de Servicio La informacin suministrada por el sistema debe ser confidencial y de exclusivo uso del departamento. El Sistema debe usarse exclusivamente para los fines que fue creada.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Empresa Ferrominera Orinoco, C.A. Manual de procedimientos de control del transporte. Venezuela: Superintendencia de Planificacin y Control de Gestin. Freedman, A. (1994). Diccionario de computacin, Ingls-Espaol. Espaa: Mc Graw Hill. Kendall, K. y Kendall, J (2005). Anlisis y diseos de sistemas. (6ta ed.) Mxico: Editorial Pearson Prentice Hall. Martn, J. (1977). Organizacin de las bases de datos. Mxico: Editorial. Prentice-Hall Inc., Hispanoamrica, S. A. Martn, J. (2004). Anlisis y diseo orientado a objeto. Mxico: Editorial. Prentice-Hall Inc., Hispanoamrica, S. A. Pressman, R. (2002). Ingeniera del software Un enfoque prctico. (5 ed.). Espaa: Editorial. McGraw Hill. Senn, James. (1992). Anlisis y diseo de sistemas de informacin (2da ed.). Mxico: Editorial. Mc.Graw Hill. Sistemas Informticos. (s.f.). Consultado el 10 de noviembre de 2010, de http://

www.monografias.com/trabajos/introsistemas informticos/. Osmosis Latina (2004). Gua para entender y aplicar UML. Consultado el 15 de noviembre de 2010. Sistemas de Informacin (monografias.com). Consultado el http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml Importancia de los sistemas de informacin. Consultado el 03 de julio de 2010, de http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-empresas.shtml 03 de julio de 2010, de

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ANEXOS

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ANEXO A BASES TERICAS Sistema de informacin Senn, J., (1992). Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, el equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar con el recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Tipos de sistemas de informacin Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. Los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Toma de Decisiones. Sep, J. (1978), dice la toma de decisiones se define, como el proceso de seleccionar entre las diferentes alternativas, un curso de accin que permita alcanzar un objetivo, resolver un problema o solucionar un conflicto

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Sallenave, (1993), expone la toma de decisiones se define como la seleccin de un curso de accin entre las alternativas, es la mdula de la planeacin. No se debe decir que existe un plan a menos que se haya tomado una decisin, un compromiso de recursos, direccin o reputacin. Hasta ese momento solo harn estudios y anlisis de la planeacin. Combustible: es cualquier material capaz de liberar energa cuando se quema, y luego cambiar o transformar su estructura qumica. Gas vehicular: es un combustible automotor sustituto de la gasolina en motores de combustin interna de encendido por chispa y en forma parcial del diesel en aquellos motores de encendido por compresin.

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ANEXO B GLOSARIO

Base de datos: Conjunto de varios archivos de datos, fuente central de datos de operaciones almacenados, los cuales son utilizados por numerosos usuarios. Carta estructurada: Grfica que muestra todos los mdulos de un sistema. Entidad: es un objeto tangible (persona, cosa, etc.) que posee propiedades, denominadas atributos, que lo identifican y lo diferencian de otro similar o de igual naturaleza. Unidad: cada departamento de la CVG. Analista de Formulacin: persona encargada de analizar y evaluar la formulacin de presupuesto por proyecto y por accin centralizada de cada unidad. Informtica: persona encargada de manejar la creacin de usuarios, asignacin de claves y asignacin de usuarios al sistema de formulacin de presupuesto, adems de generar los reportes especiales solicitados por el analista de formulacin. Acceso: nivel de acceso de seguridad para acceder al sistema. Actividad: conjunto de operaciones realizadas por un grupo para conseguir sus objetivos, especialmente cuando estas estn altamente organizadas y legalizadas. Anlisis: estudio de un sistema mediante su descomposicin en pequeas partes para determinar su relacin funcional. Informacin: son datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza. Grupo de datos procesados que pueden ser usados como base para la toma de decisiones. Interfaz de usuario: forma en que un sistema informtico permite la comunicacin Reporte: Conjunto de hechos y figuras impresas en papel o microfilme, con nmeros y encabezamientos de pgina. Respaldo: Recursos adicionales o copias de datos en diferentes medios de almacenamiento como prevencin contra emergencias. Usuario: Cualquier individuo que interacta con el computador a nivel de una aplicacin Validacin: caracterstica que se aplica a un sistema con la finalidad de no ingresar a la base de datos informacin ambigua y errnea.

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ANEXO C ENTORNO DE APLICACIN

Descripcin del Entorno de Aplicacin. La empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A. representa un papel importante en el desarrollo econmico y social del sector pblico y privado, ejerciendo su participacin como institucin al desarrollo integral de minerales. En este sentido, a fin de contribuir con los procesos inmersos en este mbito, es necesario que se planifiquen programas en funcin de las posibilidades de crecimiento y desarrollo humano, por lo que ha promovido el uso de la informtica como herramienta de trabajo, buscando as automatizar todos sus procesos. Ante esta situacin, el sistema desarrollado como alternativa de solucin va dirigido especficamente a los usuarios que intervienen en la

superintendencia de planificacin y control de gestin de transporte ferroviario, el cual les permite llevar un control de la apertura y asignacin de las rutinas diarias de generacin de reportes. Para hacer al uso del sistema propuesto planteado es necesario contar con los requerimientos mnimos de software y hardware, as como tambin el adiestramiento del personal autorizado.

ANEXO D FORMATOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Recopilacin de informacin
Para el presente proyecto de trabajo de grado, la obtencin de los datos est basada en la necesidad de la bsqueda de la informacin de la Empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A . Especficamente en el departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte.

Para ello se emplearon tcnicas conocidas de recopilacin de informacin tales como entrevista estructurada, revisin del material bibliogrfico, observacin directa y el cuestionario. Entrevista estructurada El departamento de planificacin y control cuenta con un personal altamente calificado, que tiene el conocimiento claro tanto de sus roles como el de los seguimientos a los procesos de suministro de combustible. A fin de determinar el apoyo para el desarrollo de la propuesta se realizo una entrevista al personal del departamento de planificacin y control de

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la gerencia de transporte quienes son los encargados de llevar a cabo este proceso, dicho sistema de suministro de combustible es aplicado a los vehculos de Ferrominera, y tambin a vehculos forneos, tales como la Guardia Nacional (G.N.) la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.)
Cuadro 61 Entrevista Estructurada 1-. Su empresa tiene un sistema para el control de suministro de combustible? 2-. Estn utilizando el sistema de suministro de combustible actualmente? 3-. Cules son las fallas que presenta el sistema? 4-. Cmo se lleva actualmente el consumo de combustible? 5-. Es factible como se est llevando el proceso? 6-. Estara dispuesto a dar apoyo tcnico al desarrollo de una herramienta que contribuya a solucionar esto? 7-. Quin toma las decisiones tcnicas? 8-. Quin autoriza el acceso a la informacin necesaria? Propsito: Identificar a los usuarios que van a ser uso del sistema de informacin a implantar. 9-. Quin debe dar la aprobacin final?

A travs de la aplicacin de esta entrevista, se recolecto la siguiente informacin: la gerencia de transporte si cuenta con un sistema para el consumo de combustible llamado (SCC), pero no utilizan el sistema creado para realizar labores diarias debido a que presenta fallas tales como: lentitud al registrar la informacin, la data de los vehculos que se maneja no est actualizada, existen errores al cargar los reportes, no existen reportes separados del tipo de combustible , no permite modificar ni eliminar datos y falta agregar un modulo que permita tener control de los tanques de combustible . Actualmente el personal encargado de este control, lo llevan de forma manual y cargado a formatos de Excel para su control, lo cual genera prdida de tiempo y errores en los clculos que acarrea perdida de dinero para la empresa. Las decisiones tcnicas las toma la gerencia de telemtica y es quien autoriza el acceso a la informacin.
Tambin se pudo determinar que los encargados de llevar este proceso son los analistas de la seccin de flota, quienes al igual que el jefe de departamento estuvieron de acuerdo y suministraron la informacin necesaria para desarrollar un nuevo sistema de informacin para el consumo de combustible.

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Revisin de material bibliogrfico

Luego de aplicar la entrevista se hizo una recopilacin de fuentes bibliogrficas, consultas de Internet, manuales y documentales con la finalidad de obtener informacin sobre el tema de investigacin y as tener las referencias adecuadas sobre los mtodos utilizados para llevar a cabo exitosamente el desarrollo del sistema.
Cuadro 62 Formato material bibliogrfico Aspectos observados Informacin Institucional Fuentes Intranet de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. reas de conflicto Informacin general de la Empresa: 0rigen, productos que fabrican, operaciones que realizan, proyectos, documentacin contro-lada de la empresa. Informacin general de la gerencia de transporte, como est compuesta, cuantos departamentos y secciones tiene la gerencia, cuantos jefes, gerentes y personas laboran en esta. Como se lleva el control actualmente, necesidades y debilidades. Entrada , almacenamiento , procesamiento, salida de Informacin, actividades que realiza un sistema de informacin , Tipos y usos de los sistemas de Informacin , sistemas transaccionales, sistemas de apoyo de las decisiones , sistemas estratgicos , evolucin de los sistemas de informacin Conclusiones C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., es una de las empresas del estado Venezolano encargada de la explotacin del mineral de hierro y sus derivados con eficacia, productividad y calidad. La gerencia de transporte est distribuida en 5 departamentos y cada departamento posee tres o dos secciones. Cada departamento tiene un jefe, secretaria y consta de varios analistas o planificadores. El control actualmente es llevado de forma manual lo que acarrea perdida a la empresa. Todos estos elementos interactan entre s para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automticos) dando lugar a informacin ms elaborada y distribuyndola de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos. Oportunidades de mejora Debemos de saber todo lo referente a la empresa desde sus antecedentes hasta necesidades, debilidades para buscar una mejora en el departamento de planificacin y se llevara un mejor control en el consumo de combustible

Sistemas de informacin

Tutoriales, guas ,fundamentos de la prospectiva en sistemas de informacin de AMADEO BAULS, VICTOR RA-MA N Edicin:1 Ao de edicin 2009 Kendall y Kendall.(1992) Anlisis y Diseo de sistemas de informacin, Martn, J. y Odell, J. (1997) Mtodos Orientados a Objetos.

Diseo y aplicacin de normas que permitan la descripcin efectiva de los procesos. Es importante tener en cuenta un sistema de informacin ya que ser implantado en el control de consumo de combustible del departamento de planificacin y control de la gerencia de transporte en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.

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Lenguaje de programacin

[Mark] (2010). O'Reilly Media, Inc. (ed.): Learning Python, Fourth Edition (libro). O'Reilly. PHP, Appserver Disponible: http://www.php.org.

Lenguaje de programacin para el desarrollo de pginas dinmicas.

Manejador de base de datos

http://elizabethpeguer o.8m.com/Eliza.htm http://www.uas.mx/cur soswebct/Progsist/ma terial.htm www.yudy.8m.com/Si stemasmanejador.htm

Definiciones, objetivos, modelos de datos, funciones.

Metodologa para el desarrollo de sistemas

Kendall y Kendall.(1992) Anlisis y Diseo de sistemas de informacin

Metodologa para el desarrollo de Sistemas de Informacin

Un lenguaje de programacin es un idioma artificial diseado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por mquinas como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento fsico y lgico de una mquina. Este sitio presenta informacin, manuales y descargas del programa libre. El sistema manejador de bases de datos es la porcin ms importante del software de un sistema de base de datos. Un DBMS es una coleccin de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de alguna tarea especfica. Esta bibliografa permite sustentar lo referente a la implementacin de los sistemas de informacin, las fases y etapas necesarias para su desarrollo

El diseo se apoyar en el lenguaje de notacin UML y la programacin del prototipo PHP Permite la integracin de programas para su mejor instalacin y configuracin.

Se determin como rea critica el uso de un sistema de informacin con un manejador de base de datos para apoyar el proceso.

Se determin como rea critica el uso de base de datos orientadas a objetos para apoyo al desarrollo del proyecto

Dentro de la revisin del material bibliogrfico que se utilizo para encontrar la informacin til para el desarrollo del proyecto, se observaron diferentes fuentes como textos, manuales y guas facilitando el trabajo para la elaboracin del proyecto a implantar, es un material de gran contenido tcnico lo cual requiri de una lectura cuidadosa y detallada. Para el desarrollo de una herramienta Web segura y accesible para los usuarios. La revisin de los diferentes autores y de material de Internet se realiz con el propsito de consultar las diferentes metodologas para el desarrollo de sistemas de informacin y diseo de bases de datos, as como tambin las tecnologas actuales en este campo de la investigacin. En conclusin teniendo la informacin de la empresa, como est constituida, como se lleva el control actualmente en el departamento que se desea trabajar, necesidades, debilidades se buscara una mejora en el departamento para as llevar un mejor control en la gerencia de transporte. Observacin directa Este instrumento permiti conocer de manera visual la forma o procedimiento en que se realizan las actividades dentro del Departamento de planificacin y control y as poder precisar primeramente todos aquellos antecedentes que se requerirn para la investigacin.
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En el siguiente cuadro resumen se muestra algunos aspectos relevantes que fueron observados:
Cuadro 63 Formato de las notas de la observacin Resultados Oportunidades de mejora El Sistema el control de suministro de Se debe implementar un sistema Combustible de C.V.G. Ferrominera adecuado a las necesidades de la Orinoco C.A. esta desarrollado bajo una organizacin, con la finalidad de disminuir plataforma de ambiente Web dicho el tiempo que lleva realizar los registros y sistema est obsoleto debido a que la datos involucrados para mejorar el control empresa ya no trabaja con este. (visual de combustible y evitar el uso innecesario Basic) de mltiples archivos. (PHP) El control de los proyectos se lleva en el sistema actual (SCC), se llevan a cabo a travs del uso de hojas de clculo y en muchos casos documentos fsicos. Sistema consumo de combustible SCC, Actualmente el consumo de combustible es llevado a travs de unos formatos en Excel. La automatizacin de los procesos con la finalidad de mantener un registro actualizado y confiable de los datos manejados. Rediseo del sistema actual y automatizacin del proceso a travs de una herramienta que facilite los diferentes clculos requeridos.

Aspecto observado Ambiente de Trabajo

Mtodos de Trabajo

Herramientas Utilizadas

Gracias a sta tcnica se pudo establecer los parmetros a corregir en el sistema actual los cuales son fundamentales para llevar el seguimiento de todas las actividades que se realizan en el departamento, el sistema consumo de combustible (SCC) no sirve de ayuda , se dejo de llevar debido a problemas que presenta tanto en la plataforma en que est diseado, como en detalles de suma importancia, el sistema es bastante sencillo y lento, el departamento presenta conflictos a la hora de llevar este proceso ya que se realiza mediante formatos de Excel. Como resultado de la observacin directa del problema se evidencia la necesidad de una propuesta que se oriente a solucionar el problema de control y monitoreo de suministro de combustible para el departamento de planificacin y control.

Cuestionario
La herramienta permite mejorar los detalles sobre la recopilacin de la informacin, esto ayuda aclarar nuestras dudas o puntos confusos. El cuestionario se aplica a usuarios primarios y secundarios del sistema de informacin que da apoyo al proceso de estudio y consiste en una serie de preguntas que se presentan por escrito. Para la obtencin de los datos e informacin del departamento de planificacin y control, se aplica este instrumento que sirve como base para recabar toda la informacin con los usuarios finales en relacin al funcionamiento real de todos los procesos que intervienen en el departamento. El presente cuestionario se les realizo a diferentes Trabajadores que laboran en el Departamento de la gerencia de transporte, que son aproximadamente 40 trabajadores y se tomo una muestra de 20 personas.

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Cuadro 64 Formato de cuestionario Nombre: Departamento: Cargo: 1-. Qu herramienta utiliza actualmente para la planificacin y control del suministro de combustible? Computadora( sistema programado) Computadora( hoja de clculo) Papel y lpiz 2-. Cmo evaluara el sistema utilizado para la planificacin y control del consumo del combustible? buena regular mala 3-. Con que frecuencia el sistema manual utilizado, ocasiona prdidas de informacin? Siempre A veces nunca 4-. Considera usted que el sistema actualmente utilizado genera prdida de tiempo en la recoleccin de la informacin? Si No A veces 5-. Le gustara contar con sistema automatizado que maneje todos los procesos para la planificacin y control del suministro de combustible? Si No Tal vez

Cuadro 65 Formato resultado de cuestionario Preguntas 1 Qu herramienta utiliza actualmente para la planificacin y control del suministro de combustible? Cmo evaluara el sistema utilizado para la planificacin y control del consumo del combustible? Con que frecuencia el sistema manual utilizado, ocasiona prdidas de informacin? Considera usted que el sistema actualmente utilizado genera prdida de tiempo en la recoleccin de la informacin? le gustara contar con sistema automatizado que maneje todos los procesos para la planificacin y control del consumo del combustible? 2 15 3 5 El 75 % dice que la herramienta usada es por computadora pero formatos Excel, mientas que el 25% dice que son llevado a papel y lpiz por que primero se lleva de esa forma para ser anexado al computador El 20% opina que es sistema llevado actualmente es regular , mientras que el 80% dice que es bastante malo Resultados

18

18

El 80% dice que el sistema manual ocasiona perdidas, y el 20% dice que a veces.

20

El 100% dice que el sistema actual si genera prdida de tiempo.

20

El 100% de las personas piensas que si deberan de tener un sistema para dicho procedimiento.

Se aplic este cuestionario a personas que laboran en el departamento de planificacin , con la finalidad de reunir detalles relacionados con el sistema actual, sus opiniones sobre por

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qu ocurren las cosas, las soluciones que proponen, sus ideas para cambiar el proceso y preguntas que permitan comprender todas las facetas importantes del proceso que se encuentra bajo estudio. Cabe destacar que el 80% de las personas encuestadas afirman que se requiere implantar el sistema de informacin para el control y monitoreo de suministro para la

gerencia de transporte de dicha empresa para facilitar el trabajo a los analistas y tener un mejor control en el departamento.

Encuesta Este instrumento establece un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de los analistas encargados de llevar el control, estas serie de preguntas son formadas con el fin de conocer estados de opinin o hechos especficos del proceso y es aplicada a tres (3) personas en la seccin de flota del departamento de planificacin quienes manejan el sistema actual para conocer las caractersticas del mismo en cuanto a organizacin y acceso de la informacin.
Cuadro 66 Resultados de la aplicacin de la Encuesta Casi Siempre (-1) Casi Nunca (1) Siempre (-2)

A veces (0)

Nunca (2)

rea

Pregunta

Resultado

Resultado del rea

Organizacin de la Informacin

La organizacin actual de archivos ofrece rapidez para los procesos que se llevan a cabo en la empresa? La informacin que se lleva en el sistema actual (SCC) es completa en cuestin con la funcin del departamento?

-2

-26 La estructura del sistema es la adecuada? 3 -6

Acceso a la informaci n

Se debe buscar informacin fuera del sistema actual?

-2

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La informacin que se obtiene es precisa? Se le ha dificultado obtener informacin sobre algn punto en particular? La informacin slo debe ser destinada para los usuarios del sistema?

-6

-6

-6

Esta encuesta empleada

a una muestra del personal del Departamento de

planificacin y control de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco referente al sistema actual (SCC), y si el mismo cumple con los requerimientos para llevar a cabo la gestin, proyecta como consecuencia, la necesidad de hacer un nuevo sistema denominado (SACC), para as llevar un control y monitoreo suministro y as resaltar la organizacin de la misma.

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