El Control Interno y Las Operaciones Contables

El Control Interno y las Operaciones Contables
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia, la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantacin de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los valiosos y movibles, estn protegidos contra prdidas por el uso o disposicin no autorizado que las operaciones son realizadas con autorizacin de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboracin de estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a travs del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la informacin contable, est inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en disear pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.
IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el trmino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin de la entidad.
El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la informacin financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de informacin contable incluye procesos y controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la informacin, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de deteccin, esta clasificacin de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relacin al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecucin de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los siguientes:
- El inventario que ingresa al almacn se recibe solamente con base en autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
- Revisin y aprobacin de los comprobantes de diario.
Los controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso; la eficiencia de los controles detectivos depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Algunos ejemplos de controles de deteccin son los siguientes:
- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general - Emisin de listados de excepciones - Cuadre de totales dbitos y crditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
- Custodia de los activos - Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta - La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la Empresa.
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especficos del control, que son los siguientes:
- Integridad - Existencia - Exactitud - Autorizacin - Custodia
El objetivo referente a la conduccin del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracin del negocio.
A continuacin veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, existencia y exactitud de la informacin, autorizacin de las transacciones y custodia de los activos.
Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el perodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informacin. Los controles internos de prenumeracin de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.
Una violacin de los controles internos de integridad para un proceso de facturacin, sera obviar el registro de las operaciones en forma cronolgica.
Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registren operaciones que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan informacin que no correspondan a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos sealar, por ejemplo, lo siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.
- Los cargos peridicos por depreciacin deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con polticas y procedimientos adoptados por la gerencia.
- Los ingresos no operacionales correspondern a operaciones diferentes a las del giro principal de la Empresa.
Exactitud:
En todo intercambio o transaccin, existe una consideracin acerca de las cantidades que se estn trazando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo histrico. En el caso especfico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual ms todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el trmino aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la informacin fuente o se genere la transaccin.
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente.
Autorizacin:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implcita una autorizacin. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algn funcionario competente. Para el procesamiento de la informacin, pueden existir
distintos niveles de autorizacin. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorizacin debe establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia:
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de controles:
- Controles de custodia fsica. - Controles de existencia fsica
Los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el perodo en el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fsica de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehculos, etc.
Cuando diseamos procedimientos de control sobre la custodia fsica debemos tomar en cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan slo se reciben con autorizaciones, son contados e inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.
- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le haba asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos peridicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia fsica no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacn no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.
Procedimientos Contables y no Contables

La organizacin administrativa en la Empresa puede establecerse a travs de la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
- Procedimientos contables - Procedimientos no contables
Procedimientos contables:
Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
- Recepcin de inventarios - Cobro de facturas - Adquisicin de inversiones - Registro de estimaciones contables
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados
financieros. Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo por la Empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificados como procedimientos contables. Este primer paso del anlisis ayudar a determinar e identificar en cuales de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
Procedimientos no contables:
En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos tipos de procedimientos son los siguientes:
- Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente - Procedimientos para contratacin de empleados - Procedimientos para cambios de horario laborable - Procedimientos para tramitar reclamos de clientes
Ahora bien, es importante poder identificar cules son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, este anlisis puede ser enfocado a travs de las siguientes preguntas:
- Quin realiza la actividad? - En qu tiempo la realiza? - Cul es el costo de la actividad? - Existen redundancias en el proceso? - Dnde se puede reducir tiempo ocioso? - Cul es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento? - Qu controles existen en los procedimientos que se consideran dbiles, traban o crean cuellos de botella?
El objetivo final de todo el anlisis, debe ser el obtener el mayor grado de informacin para evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las polticas y normas de la Empresa.
Conceptos de Costos
Los contadores definen el costo como un recurso sacrificado para alcanzar un objetivo especifico. Un costo (Materiales o Publicidad) se mide por lo general como la cantidad monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. Los gerentes desean saber cunto cuesta algo en particular (productos, servicios, maquina o un proceso) para poder tomar decisiones. A este (algo) se le llama objeto del costo, que es todo aquello para lo sea necesaria una medicin del costo.
Para los costos de manufactura existen diferentes tipos de costos, los cuales describiremos a continuacin:
Costo real:
Es el costo en el que sea incurrido (costo histrico o pasado), a diferencia del costo presupuestado, que es un costo predicho o pronosticado (costo futuro).
Costo de produccin:
Son los costo que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos terminados y se dividen en tres (3).
1. 2. 3.
Costo de materia prima Costo de mano de obra directa Costo indirecto de fabricacin
Costo de materia prima:
Es el costo de los materiales integrados al producto. Por ejemplo la arena y el cemento que se utiliza para producir bloques, la harina y qumico utilizados para producir pan, es decir, cualquier parte de un producto que sea fcil de identificar, como la madera para un mueble.
Mano de obra directa:
Es el costo (pago a los trabajadores) que intervienen directamente en la transformacin del producto. Sueldo de los trabajadores mezclan la arena y el cemento, sueldo del carpintero que corta la madera, es decir, los individuos que trabajan de manera especfica en la fabricacin de un producto o en la prestacin de un servicio.
Gasto de indirecto de fabricacin:
Son los costos que intervienen en la transformacin de un producto, que son distintos de los materiales directo y la mano de obra directa. Por ejemplo, los sueldos de los supervisores si no estn asignados directamente a una lnea de produccin, los sueldos de los gerente y administradores, la depreciacin de los equipos, el pago del alquiler del local. Los costos indirectos son todo aquello que son generados por las operaciones de la empresa y no por la produccin.
Los costos que se derivan de las operaciones de la empresa son los siguientes:
Costo financiero:
Son los que se originan por la obtencin de recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento, estos incluyen el costo de los intereses generado por los prstamos que la empresa debe pagar.
Costo de administracin:
Son los que se originan en el rea administrativa, o sea, los relacionados con la direccin y manejo de las operaciones generales de la empresa.
Costo de distribucin o ventas:
Son los que se incurren en el rea que se encarga de llevar los productos terminados a los clientes. Por ejemplo, logstica y distribucin, los costos generados por este departamento y las promociones que realiza la empresa para dar a conocer el producto, as como las comisiones que paga a sus vendedores.
Continuando con los costos de produccin, recordemos que haban sueldo que se consideraron directo (carpintero y mezcladores) y otro que eran de carcter indirectos (sueldo del supervisor).
Esta es una de las razones por los cual los costo de produccin se clasifican en directo e indirectos.
Costos directos:
Son los que se pueden identificar o cuantificar plenamente con el producto terminado o reas especficas.
Costos indirectos:
Son aquellos costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados o reas especficas.
Todo el proceso de costo lleva consigo mediciones, anlisis y pronsticos para mantener control de los mismos. Por tal razn se realizan estimaciones que de donde viene el trmino costo estimado.
Costo estimado:
Es aquella tcnica, mediante la cual los costos se calculan sobre ciertas bases empricas, calculando aproximadamente el costo de los elementos que lo integran, antes de producir el producto o durante su trasformacin.
Costo estndar:
Es el clculo efectuado con bases cientficas sobre cada uno de los elementos del costo de un producto, para determinar lo que un producto debe costar.
Costo del producto:
Son los que se llevan contra los ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, en otras palabras, son los costo de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta, en tal sentido los costo que no contribuyeron a generar ingresos en un perodo quedaran inventariados.
Costo del perodo:
Se refiere al costo que contribuye a determinar el costo de produccin en un perodo de tiempo determinado (mensual o anual). Ejemplo, renta de la planta de produccin, cuyo costo se lleva en el perodo en que se utilizo para ese perodo.
Es entonces aqu, cuando surge otra clasificacin para los costos, pues se debe saber cules costos son aumentados por la produccin y cules no, y vienen los siguientes costos:
Costos fijos:
Son aquellos que estn en funcin del tiempo, es decir, no sufren cambios, aun cuando la produccin aumenta su volumen, siempre la empresa deber pagar por ejemplo, la renta, depreciacin, seguros, energa elctrica entre otros.
Costos variables:
Son aquellos costos cuya magnitud cambia en razn directa con el volumen de la produccin, mientras mayor sea la produccin mayores costo variables tendremos, pues se necesitara ms materia prima y en ocasiones una mayor cantidad de empleados directos para cumplir con las demanda de productos.
En tal sentido, esto lleva a que podran darse un nuevo caso, que los costo fijos, como variables se unifiquen. Entonces tendramos como resultado lo siguiente:
Costo mixto:
Tienen las caractersticas de costos fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de operaciones. Estos a su vez se dividen en dos (2) tipos de costo mixtos, que son los siguientes:
Costo semivariable:
La parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mnimo al hacer determinado producto o servicio. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Por ejemplo las facturas de telfono tienen un costo fijo por realizar y recibir llamadas y tambin un costo variable por la cantidad de minutos realizados.
Costo escalonado:
La parte fija de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de actividad puesto que estos costos se adquieren en parte indivisibles. Ejemplo, el salario de un supervisor. Si se requieren un supervisor por cada 20 trabajadores y existen 60 trabajadores debe de haber 3 supervisores, pero si fueran 65 entonces debe de haber 4 supervisores.
Todas las clasificaciones son importantes, pero los ms relevantes son los que se asignan en funcin de la actividad de la empresa, pues la toma de buenas decisiones depender de la estructuracin de sus costos y planeacin de los mismos
ETIQUETAS: SISTEMA DE PLANIFICACIN Y CONTROL
Sistema de planificacin y control

ADMINISTRADOR MIRCOLES, 14 DE MARZO DE 2012
La planeacin comprende la seleccin de las metas de la organizacin, la prediccin de resultados de acuerdo con varias alternativas, la decisin en torno a cmo lograr las metas deseadas, y la comunicacin de las metas y cmo hacerlas saber a toda la organizacin.
El contador administrativo se presenta como un socio del negocio en estas actividades de planeacin para ayudar a desarrollar las estrategias en los diferente procesos del negocio y trabajando en equipo con un mismo fin. Los contadores administrativos ayudan a los gerentes a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeo.
Para poder tomar el control dentro de la empresa es necesario tener herramientas para tales fines. En este sentido, el presupuesto es la herramienta ms importante de la plantacin.
Un presupuesto es la expresin cuantitativa de un plan de accin por parte de la administracin y constituye una ayuda para coordinar aquello que debe hacerse con el fin de poner el plan en macha. La informacin del pasado debe tomarse en cuenta al momento de realizar un presupuesto, pues, es la base para proyectar las cantidades del mismo as como la informacin financiera y no financiera, que se encuentra registra en la contabilidad. El presupuesto expresa la estrategia al describir las metas de ventas, costo de produccin, distribucin y servicios necesarios para alcanzar las metas, los flujos efectivos anticipados, y los potenciales financiamientos.
Una de las ventajas del presupuesto es que obliga a que todos los gerentes de la empresa tengan una coordinacin para realizar sus funciones, pues el presupuesto abarca todo el negocio. Los contadores administrativos desempean un papel valioso en el proceso de elaboracin del presupuesto, pues estos, tienen una perspectiva general de la empresa en su conjunto y entienden las consecuencias financieras de realizar nuevas acciones.
Una excelente implantacin requiere de un seguimiento continuo de los planes. Esta es la funcin de control. El control consiste en emprender acciones que pongan en macha las de planeacin. Decidir cmo evaluar el desempeo, proporcionar ayuda a la toma de decisiones futuras.
Cuando se realizan acciones, los individuos prestan atencin a la manera en que estas miden. Las mediciones de desempeo dan a conocer a los gerentes lo bueno de su desempeo y el de sus departamentos. La vinculacin de recompensas con el desempeo ayuda a motivar a los gerentes. Tales recompensas pueden ser bonos, salarios adicionales y promociones vinculadas al desempeo, por el trabajo bien hecho.
Los presupuesto, se utilizan tanto como herramienta de control, como de planeacin debido a que sirve de punto de referencia para realizar comparaciones de desempeo
La planeacin comprende la seleccin de las metas de la organizacin, la prediccin de resultados de acuerdo con varias alternativas, la decisin en torno a cmo lograr las metas deseadas, y la comunicacin de las metas y cmo hacerlas saber a toda la organizacin.
El contador administrativo se presenta como un socio del negocio en estas actividades de planeacin para ayudar a desarrollar las estrategias en los diferente procesos del negocio y trabajando en equipo con un mismo fin. Los contadores administrativos ayudan a los gerentes a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeo.
Para poder tomar el control dentro de la empresa es necesario tener herramientas para tales fines. En este sentido, el presupuesto es la herramienta ms importante de la plantacin.
Un presupuesto es la expresin cuantitativa de un plan de accin por parte de la administracin y constituye una ayuda para coordinar aquello que debe hacerse con el fin de poner el plan en macha. La informacin del pasado debe tomarse en cuenta al momento de realizar un presupuesto, pues, es la base para proyectar las cantidades del mismo as como la informacin financiera y no financiera, que se encuentra registra en la contabilidad. El presupuesto expresa la estrategia al describir las metas de ventas, costo de produccin, distribucin y servicios necesarios para alcanzar las metas, los flujos efectivos anticipados, y los potenciales financiamientos.
Una de las ventajas del presupuesto es que obliga a que todos los gerentes de la empresa tengan una coordinacin para realizar sus funciones, pues el presupuesto abarca todo el negocio. Los contadores administrativos desempean un papel valioso en el proceso de elaboracin del presupuesto, pues estos, tienen una perspectiva general de la empresa en su conjunto y entienden las consecuencias financieras de realizar nuevas acciones.
Una excelente implantacin requiere de un seguimiento continuo de los planes. Esta es la funcin de control. El control consiste en emprender acciones que pongan en macha las de planeacin. Decidir cmo evaluar el desempeo, proporcionar ayuda a la toma de decisiones futuras.
Cuando se realizan acciones, los individuos prestan atencin a la manera en que estas miden. Las mediciones de desempeo dan a conocer a los gerentes lo bueno de su desempeo y el de sus departamentos. La vinculacin de recompensas con el desempeo ayuda a motivar a los gerentes. Tales recompensas pueden ser bonos, salarios adicionales y promociones vinculadas al desempeo, por el trabajo bien hecho.
Los presupuesto, se utilizan tanto como herramienta de control, como de planeacin debido a que sirve de punto de referencia para realizar comparaciones de desempeo.
Saludos amigos, a continuacin listamos algunas de las funciones del contador de costos para que tengan una idea de cuales son dichas funciones, pues las funciones de todo puesto siempre estarn dadas de acuerdo a las operaciones de la empresa y las necesidades que tanga la administracin de la misma con relacin al control de sus operaciones.
Primer plano 1. 2. implementacin de costo 3. 4. 5. Mantener actualizado el registro de los bienes de uso. Controlar y contabilizar los movimientos de los almacenes. Dirigir la toma de inventarios. Disear sistemas de control de costo Planificar la organizacin de las estructuras para
6. 7. 8. 9.
Proceder a la liquidacin de los jornales. Registrar la Produccin. Determinar los costos de produccin. Orientar la poltica de precios.
10. Controlar los resultados de la actividad fabril y comercial. 11. Confeccionar estadsticas. 12. Preparar presupuestos.
Segundo plano (una vez organizada la empresa con nueva estructura de costos) 1. Estructurar y mantener actualizado el plan de cuentas de la contabilidad de costos. 2. Orientar los movimientos de ingresos y egresos de las fichas de existencias de materia prima, artculos generales y productos terminados. 3. Controlar mensualmente el relevamiento del inventario de las existencias en proceso de fabricacin. 4. Establecer las variaciones entre los costos reales y los costos standard de las secciones fabriles e investigarlas, cooperando con la supervisin para subsanar las anormalidades causantes de las respectivas diferencias. 5. Efectuar reuniones con los jefes de fbrica para analizar y discutir resultados. 6. Promover trabajos generales de organizacin y estudio de sistemas que afecten a las reas fabril, de servicio y comercial, hacerlos publicar y vigilar su aplicacin. 7. Asesorar a la direccin, gerencias, y jefes de planta en cuestiones de costos relacionadas con ampliacin o cierre de sectores de fbrica, artculos nuevos, modificacin de horarios de trabajo, instalacin de nueva maquinaria, cambios de mtodos o especificaciones, niveles ptimos de produccin, etc.
8. Coordinar mensualmente el programa de las fechas de entregas de todos los trabajos administrativos que afecten a su departamento, para que el resultado de la operacin se conozca antes del sexto da hbil del mes siguiente al que se registra. Determinar precios orientativos de venta de los artculos
9.
producidos y mantener informada a la gerencia comercial sobre cualquier variacin actual o futura de costos, que pueda repercutir en sus planes. 10. Asesorar a la misma gerencia en materia de poltica de precios; alternativas de mezcla, volumen y condiciones de venta, etc. 11. Calcular el monto invertido en cada lnea de producto para poder relacionar las ganancias con el capital que las produce. 12. Vigilar la continua rotacin de las existencias ejerciendo controles sobre los artculos sin movimiento y exigiendo a los responsables definicin sobre su futuro destino. 13. Controlar y administrar el sistema de control presupuestario. 14. Fomentar, dentro y fuera del sector a su cargo, un espritu afn con la atmsfera de costos, sea promoviendo reuniones con los jefes de fbrica, inspirando entre el personal una capacitacin ms eficiente y, en general, tratando de aprovechar todos los contactos con la supervisin para inculcarles ideas de beneficio comn. 15. Lograr su vinculacin a asociaciones que profundicen el estudio de las tcnicas del costo de produccin, analizar libros y publicaciones, asistir a conferencias y ponerse al corriente de las mejores prcticas modernas con miras a su posible aplicacin en la empresa
INFORMACIN A REVELAR EN EL CUERPO DEL ESTADO DE RESULTADOS:
Como mnimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir lneas con los importes que corresponden a las siguientes partidas:
a) Ingresos b) Resultado de la operacin c) Gastos financieros d) Participacin en las perdidas y ganancias de las empresas asociadas y negocios conjuntos que se lleven contablemente por el mtodo de la participacin. e) Gasto por el impuesto sobre la renta. f) Perdidas o ganancias por las actividades de operacin. g) Resultados extraordinarios. h) Intereses minoritarios, y i) Ganancia o perdida neta del periodo.
Se deben presentar tambin, en el cuerpo principal del estado de resultados, lneas adicionales con las partidas, grupos o clases de partidas y subtotales, cuando sean exigidas por alguna Norma Internacional de Contabilidad, o bien si tal forma de presentacin es necesaria para representar fielmente la posicin financiera de la empresa.
INFORMACIN A REVELAR DENTRO DEL CUERPO DEL ESTADO DE RESULTADOS O EN LAS NOTAS:
La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las notas al mismo, un desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificacin basada en la naturaleza de los mismos o en la funcin que vienen a desempear dentro de la empresa.
Las empresas que clasifican sus gastos por funcin debern presentar informacin adicional sobre la naturaleza de tales gastos, donde incluirn al menos el monto de los gastos por depreciacin y amortizacin y los gastos de personal.
Una empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las notas, el importe de los dividendos por accin para el periodo cubierto por Los estados financieros, incluyendo tanto los acordados como los propuestos a la fecha del balance.
Sea usted su contable Sea usted su contable

El manejo de la contabilidad en las pequeas empresas por lo general esta centrado en su administrador (propietario), el cual lleva el control de todas las operaciones posible de la empresa.
Es por esta razn, hemos diseado una gua de temas para oriental a nuestros usuarios en los procesos contables bsicos de revisin que deben llevarse a cabo para tener el control deseados sobre su empresa.
A continuacin vamos a listar algunas operaciones que deben ser objeto de revisin por parte de un contador o personal administrativo de la empresa.
Control
de
efectivo
Conciliaciones
Bancarias
-Retenciones
del
Impuesto
Sobre
la
Renta
Las
Liquidaciones
de
Nminas
-El
Proceso
de
Compras
El
salario
de
navidad
(Regala
Pascual)
Como
calcular
la
bonificacin
Como
Calcular
las
vacaciones
segn
ley
En cada uno de estos tema usted encontrar las informaciones necesaria para mantener el control de las operaciones de su empresa; siendo usted mismo su contable.
Sea usted su contable
El manejo de la contabilidad en las pequeas empresas por lo general esta centrado en su administrador (propietario), el cual lleva el control de todas las operaciones posible de la empresa.
Es por esta razn, hemos diseado una gua de temas para oriental a nuestros usuarios en los procesos contables bsicos de revisin que deben llevarse a cabo para tener el control deseados sobre su empresa.
A continuacin vamos a listar algunas operaciones que deben ser objeto de revisin por parte de un contador o personal administrativo de la empresa.
1 - Control de efectivo
2 - Conciliaciones Bancarias
3 -Retenciones del Impuesto Sobre la Renta
4 - Las Liquidaciones de Nminas
5 -El Proceso de Compras
6 - El salario de navidad (Regala Pascual)
7 - Como calcular la bonificacin
8 - Como Calcular las vacaciones segn ley
En cada uno de estos tema usted encontrar las informaciones necesaria para mantener el control de las operaciones de su empresa; siendo usted mismo su contable.
Las mejores prcticas gerenciales

Hoy en da existen muchas teoras acerca de las mejores prcticas de Gerencia para dirigir empresas, sin embargo en ocasiones se pierde el camino al querer implementar una lnea rgida basada especficamente en una tendencia gerencial. La aplicacin de las mejores prcticas encuentra su xito en la combinacin de ellas segn la necesidad de la empresa, se puede ejemplificar como una receta de cocina donde el ingrediente base debe ser el conocimiento. En consecuencia surgen dudas en el proceso: Dnde est el conocimiento?, Quin tiene el conocimiento?, Cmo conservar el conocimiento? y Cmo difundir el conocimiento? Ahora el lector se preguntar Qu conocimiento?, la respuesta es: El conocimiento de los procesos bsicos del negocio, el conocimiento de los sistemas computacionales del negocio, el conocimiento tcnico para solventar problemas operacionales, en fin el conocimiento de la empresa. Partiendo de la premisa fundamental que la gerencia, entiende y localiza los procesos de la empresa, los cambios que se estn generando y el conocimiento contenido en los mismos, existen otras preguntas obligatorias que la gerencia debe listar y responder: 1.- El personal conoce los procesos de la empresa? 2.- Estn dispuestos a adaptarse a los cambios y aprender nuevas reas de competencia? 3.- Cmo hacer para formar un equipo de trabajo que conozca la empresa, sus procesos y adems que puedan fusionar sus habilidades para el xito de los objetivos? Las respuestas a estas preguntas se encontraran incorporando conceptos de las teoras gerenciales modernas tales como: gestin del conocimiento, gerencia estratgica del cambio, gestin de talento humano, planificacin estratgica, entre otros. El objetivo es fusionar las reas de competencia y estructurar una matriz que permita transferir los conocimientos generados en la empresa, utilizando una combinacin de las herramientas que ofrecen las mejores prcticas gerenciales. El conocimiento debe ser integral, debemos conocer la empresa, sus procesos, sus productos, sus servicios, sus competidores, los productos y servicios de sus competidores, el entorno econmico y comercial de la empresa en la que trabajamos y de sus competidores ms cercanos, pero tambin debemos enriquecernos con conocimiento que nos aporte crecimiento profesional y personal por ejemplo: leer la prensa, libros de inters personal, tcnico, financiero, en lneas generales leer e incluso interesarnos por aprender de Gerencia. La Gerencia es para todos, cuando le permitimos a nuestra mente incursionar en temas de gerencia, nos ayuda a abrir nuestros horizontes y a desempearnos mejor en nuestro mbito laboral, nos ayuda a entender las decisiones de los jefes, los errores, los aciertos, nos ayuda a comunicarnos con herramientas ms adecuadas, lo que permite que nuestra voz sea escuchada, adems nos permite cocinar una receta de gerencia que nos mejore como personas y nos abra oportunidades profesionales y laborales. Con slo leer e interesarnos, podemos combinar las mejores prcticas e implementarlas en un ambiente de trabajo, un ejemplo de eso se presenta en la siguiente tabla (extrada de un trabajo de tesis del autor de este artculo), que fue diseada para alcanzar la formacin de un
equipo multidisciplinario de trabajo para un proyecto especfico, para un rea especfica y para un objetivo especfico.
El conocimiento es la base de todo, nos lleva al xito o al fracaso. El conocimiento es el activo ms preciado en las empresas y toma mayor valor cuando lo transferimos, cuando delegamos, cuando pedimos apoyo, cuando lo enseamos. La gerencia es compartir conocimiento y la manera de conservarlo dentro de la empresa es conformando equipos multidisciplinarios de trabajo, con talento humano que presenta perfiles profesionales similares, pero cada uno autnticamente distinto como persona, motivando al aprendizaje, a la participacin y a ser parte de los procesos de cambio. Todo cambio trae un beneficio y abre puertas que jams pensamos que podan presentarnos una nueva oportunidad laboral, personal y de vida. Aprendamos de gerencia, cultivemos conocimiento, compartamos conocimiento y participemos de los cambios. Todos podemos aplicar una receta propia con las mejores prcticas, pero es fundamental conocerlas.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin, a travs de herramientas orientadas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales. En CHEC se implement este sistema mediante la aplicacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Este modelo se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control. Subsistema de Control Estratgico: Agrupa y correlaciona los parmetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin, objetivos, principios, metas y polticas. En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin de Riesgos. Subsistema de Control de Gestin: Rene e interrelaciona los parmetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestin: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, informacin y medios de comunicacin. En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Actividades de Control, Informacin y Comunicacin Pblica. Subsistema de Control de Evaluacin: Agrupa los parmetros que garantizan la valoracin permanente de los resultados de la entidad, a travs de sus diferentes mecanismos de verificacin y evaluacin.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Autoevaluacin, Evaluacin Independiente y Planes de Mejoramiento. En el siguiente grfico se pueden observar los elementos asociados a cada componente:
Actitudes y reacciones de los auditados - Tcticas dilatorias. - Tcticas de manipulacin. - Tcticas distraccionistas. - Estrs. - Mutismo. - Autoritarismo. - Hostilidad (agresividad). - Antagonismo. - Informacin copiosa. Control y monitoreo realizado por el Auditor Lder:
Asegurar adecuado desarrollo de auditora. - Asegurar que se cubra el alcance programado. - Comentar los hallazgos, intercambio de notas. - Revisar las No Conformidades. Definicin ISO 9000:2000: EVIDENCIA DE AUDITORA - Registros, declaraciones verbales de hechos u otra informacin, relacionados con los criterios de auditora y que son verificables. NOTA: La evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. Evidencia de auditora: - Es un hecho que existe. - Esta basada en la observacin e investigacin sistemtica. - No esta influenciada por emociones o prejuicios. - Puede ser documentada. - Puede ser verificada. - Esta relacionada con los criterios de auditora. Definicin ISO 9000:2000: REGISTRO Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. NOTAS: (1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificacin, de accin preventiva y de accin correctiva. (2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisin. Definicin ISO 9000:2000: HALLAZGOS DE AUDITORA Resultados de evaluar las evidencias de auditora reunidas, contra los criterios de auditora. NOTA: Los hallazgos de auditora pueden indicar ya sea conformidad o no conformidad con los criterios de auditora, o bien oportunidades de mejora.
Resumen En este artculo se presentan los resultados de un trabajo de investigacin cuyo objetivo fue determinar las competencias con que cuentan los auditores internos gubernamentales chilenos para la obtencin de evidencia electrnica de auditora confiable y de calidad que permita respaldar los hallazgos y conclusiones contenidas en el informe de auditora. Para ello se desarroll un modelo de competencias que contiene la definicin de competencias conceptuales y procedimentales, requeridas para obtener evidencia electrnica de auditora. La definicin de las competencias estuvo basada en los atributos tcnicos asociados a la evidencia electrnica y en los criterios de confiabilidad y calidad de la informacin en formato digital. Este modelo se us para evaluar, mediante una investigacin por encuesta, si los auditores posean el conocimiento y las competencias especficas para trabajar con este tipo de evidencia. La poblacin encuestada fue de 237 auditores empleados en servicio pblicos pertenecientes a 9 ministerios. Un total de 197 personas respondi la encuesta, correspondiente al 83.1% de la poblacin. Los resultados de la investigacin demuestran que slo un 8.1% de los auditores gubernamentales cuenta con las competencias para obtener evidencia electrnica de auditora confiable y de calidad. Dado el acelerado desarrollo del gobierno electrnico en Chile, este estudio concluye en la necesidad urgente de que los auditores gubernamentales adquieran competencias para obtener evidencia electrnica; de lo contrario, el riesgo de auditora podra incrementarse sustancialmente. Palabras clave: competencia, evidencia electrnica de auditora, evidencia en papel, egobierno, eauditora. Abstract This paper reports the results of a research study whose objective was to determine the competencies that Chilean government auditors have to obtain reliable and quality audit electronic evidence in order to support the findings and conclusions contained on the audit report. For this, a competency model was developed which contains the definition of knowledge and skills required to obtain audit electronic evidence. The establishment of the required competencies was based on the technical attributes associated with audit electronic evidence and reliability and quality criteria of digital information. This model was used to assess, through a survey research, if auditors possessed the specific knowledge and skills to work with this type of evidence. The population was constituted by 237 auditors employed by public service departments belonging to 9 ministries. The survey was responded by 197 individuals, representing 83.1% of the population. The research findings indicate that only 8.1% of the population has the competencies to obtain reliable and quality audit electronic evidence. Given the rapid development of electronic government in Chile, this study concludes on the urgent need for government auditors to develop competencies to work with audit electronic evidence, otherwise, the audit risk could substantially be increased.
Keywords: competency, audit electronic evidence, paper based evidence, egovernment, eauditing. 1. Introduccin A partir del ao 2001, el Gobierno de Chile le brinda un carcter prioritario a la modernizacin electrnica del aparato pblico, con el establecimiento de proyectos transversales que incluyen a varios sectores de la administracin pblica, como es la intranet del Estado, Portal de Chilecompras, Sistema de Gestin Financiera del Estado (SIGFE), ventanilla nica del consumidor y proyectos sectoriales, como factura electrnica, nuevo sistema de identificacin, emisin de certificados por Internet, entre otros (Chateau, et al., 2003). Una muestra del avance en esta materia es que uno de los organismos pblicos seeros en gobierno electrnico, el Servicio de Impuestos Internos (SII), inform que al concluir la Operacin Renta 2006 se alcanz un rcord de 97.04% de declaraciones por Internet, equivalente a 2,068,001 documentos recepcionados (SII, 2006, mayo 10). Adems, diversos ndices demuestran que Chile progresa aceleradamente en el desarrollo del gobierno electrnico. As lo confirm el Reporte "Global EGovernment, 2006" que sita a Chile en el lugar nmero 18 del ranking, entre 198 naciones del mundo (West, 2006). En tanto, el informe de la Naciones Unidas "Global E Government Readiness Report 2005" ubica a Chile en el lugar 22 entre 179 pases y en el primer lugar en Amrica Central y del Sur (United Nations, 2005). El desarrollo del gobierno electrnico y los cambios normativos que se han realizado son antecedentes importantes que pronostican un uso ms frecuente por organismos del Estado de documentacin electrnica y el respaldo de operaciones y transacciones en este mismo medio informtico. Por lo tanto, los auditores que se desempean en los servicios pblicos debern disear y aplicar procedimientos para obtener evidencia electrnica confiable y de calidad de actos y transacciones en forma distinta a como lo haran si la documentacin se encontrara exclusivamente en papel. En este contexto, el tema de la evidencia electrnica de auditora es, sin duda, un nuevo actor relevante que obliga a quienes se desempean en esta disciplina a poseer competencias para obtener evidencias en forma confiable y completa que respalde los hallazgos y conclusiones contenidos en el informe de auditora. En este mundo "sin papeles" es clave, entonces, que los auditores internos, que son los encargados de examinar y verificar la integridad de las operaciones y transacciones electrnicas, desarrollen competencias en el manejo de documentos electrnicos. De esta forma, la pregunta de investigacin que dio origen al proyecto de investigacin, cuyos resultados se presentan en este artculo, es la siguiente: Cuentan los auditores internos de sector gubernamental chileno con las competencias para obtener evidencia electrnica de auditora confiable y de calidad? Para responder se desarroll un proyecto de investigacin, a travs de un diseo por encuesta, cuyo objetivo principal fue determinar si los auditores internos del sector gubernamental identifican las
diferencias que el soporte en medios electrnicos produce en trminos de evidencia de auditora y qu competencias especficas poseen en la actualidad para enfrentar estas diferencias. Los resultados de dicha investigacin se presentan en las siguientes secciones. 2. Marco conceptual La evidencia de auditora es la informacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinin. La evidencia de auditora, de acuerdo a Valderrama (1998: 217) equivale a: "La conviccin que le asiste al auditor de que una cosa es tal cual como l la ha percibido, luego de practicar el examen analtico de dicha cosa, mediante la aplicacin de procedimientos que estim ms adecuados al objetivo perseguido." La evidencia obtenida por el auditor debe ser competente y suficiente, considerndose como tal cuando cumple con las caractersticas de relevancia, autenticidad, verificabilidad, confiabilidad y neutralidad (Poblete, 1998). Para que la evidencia de auditora sea aceptable debe ser confiable. La confiabilidad se define por criterios relacionados con la fuente (externa e interna) y forma como se obtiene (visual, documentos u oral). La obtencin de evidencia suficiente y competente en la auditora es afectada por factores como la naturaleza y nivel del riesgo de auditora, la materialidad de la partida o transaccin que se examina, la experiencia obtenida en auditoras previas y la fuente y confiabilidad de informacin disponible. La creciente tendencia a los ambientes sin papel (ejemplo: comercio y gobierno electrnicos) genera un nuevo contexto para los auditores, quienes deben recopilar crecientemente informacin electrnica como evidencia de auditora. La evidencia electrnica de auditora es informacin creada, transmitida, procesada, registrada y/o mantenida electrnicamente, que apoya el contenido de un informe de auditora. Los documentos electrnicos pueden tomar formas como texto, imgenes, audio, video y otros. La evidencia de auditora electrnica es informacin digital que cuenta con una estructura lgica que est separada de la informacin (Esmond & Lavigne, 2003). Adems de evaluar la confiabilidad de la evidencia, el auditor debe examinar la disponibilidad de la evidencia para propsitos de auditora. La suficiencia y propiedad de la informacin electrnica de auditora deben ser evaluadas considerando los riesgos especficos del uso de tal evidencia. Durante esta investigacin se utiliz como base el trabajo desarrollado por The Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA). De acuerdo a estudios de este Instituto, los atributos de la evidencia electrnica de auditora son bsicamente cuatro (Esmond & Lavigne, 2003). a) Informacin digital: La evidencia de auditora electrnica es informacin en formato digital. Se requieren software y hardware apropiados para leer y entender la informacin.
b) Migracin de los datos: La informacin electrnica no est asociada con un medio fsico permanente; la migracin de datos se puede hacer fcilmente de un medio electrnico a otro. c) Estructura lgica de la informacin: La estructura lgica de un documento en papel es parte integrante de un documento y contribuye a su autentificacin. La estructura de la informacin electrnica es definida por cdigos y registros establecidos en este formato. d) Metadatos: Un documento en papel contiene informacin en el contexto del documento que puede incluir los datos y lugar de su creacin, envo y recepcin e informacin del autor. Un metadato no es una parte integrante de un documento electrnico, pero contiene informacin del origen y destinacin de la informacin electrnica y las fechas en que ha sido enviado y recibido. Para el Canadian Institute of Chartered Accountans (CICA), la funcin de la evidencia en soporte electrnico es la misma que la tradicional, esto es, respaldar hallazgos y conclusiones contenidas en el informe de auditora. Sin embargo, distingue ocho elementos que diferencian la evidencia documental en papel con aqulla en formato electrnico; esta investigacin ha agregado uno ms, referido al almacenamiento de los datos, por su importancia para el gobierno electrnico (CICA, 2003).
La evidencia electrnica, de acuerdo al modelo CICA, es considerada competente si puede establecerse la autenticacin, integridad y autorizacin de la informacin y, dependiendo de la materialidad y uso de la misma, el no repudio de su origen y
contenido (CICA, 2003). Estos cuatro criterios se consideran adems criterios de confiabilidad ya que confirman caractersticas de seguridad de la informacin. Al agregar los criterios complementarios de confidencialidad y accesibilidad estamos ante evidencia electrnica confiable y de calidad. A continuacin se seala una definicin bsica de cada uno de estos criterios (Ford y Baum, 2001): Autenticacin: Se refiere a la posibilidad de confirmar la identidad y origen de una persona o entidad al iniciar la informacin electrnica. Autorizacin: Se refiere al hecho de que la informacin electrnica ha sido creada, procesada, grabada, corregida, enviada, archivada, ingresada y destruida slo por personas autorizadas y responsables. Integridad: Referida a la exactitud, validez, completitud y oportunidad de los datos. La integridad de un mensaje de datos se configura cuando la informacin contenida en l, ha permanecido completa y sin alteraciones desautorizadas de su contenido. NoRepudio: Se refiere al hecho que una persona o entidad no puede negar el origen, contenido ni recepcin de una informacin electrnica. Confidencialidad: Se refiere a la capacidad de mantener una informacin electrnica protegida y accesible para su divulgacin o revelacin slo a una lista determinada de personas autorizadas y responsables. Accesibilidad: Se refiere al hecho que los datos e informacin electrnica siempre estn disponibles y accesibles para las operaciones estratgicas de la entidad y para la gestin de los negocios. Los criterios de confiabilidad y calidad de la evidencia electrnica de auditora se relacionan con los nueve elementos que, segn CICA, presentan diferencias entre la evidencia de auditora tradicional y el soporte electrnico. Esto implica que en la revisin y evaluacin de informacin electrnica deben cumplirse los referidos criterios, con la finalidad de asegurar el desarrollo del trabajo en forma competente por parte del auditor (CICA, 2003).
2.1 Principales normas tcnicas que regulan la evidencia en auditora Existen varias normas tcnicas que, a nivel internacional, regulan la evidencia en auditora. Entre ellas podemos citar la Gua Internacional de Auditora nm. 8, emitida por The International Federation of Accountants (IFAC); las Guas de Auditora SISAS nm. 3, de Information Systems Audit and Control Association (ISACA); la Norma de Auditora nm. 39 seccin 150 y 326, y la nm. 54 del Colegio de Contadores de Chile A. G. As como la Declaracin sobre Normas de AuditoraSAS nm. 31 modificada por la SAS nm. 80, emitida por The American Institute of Certified Public Accountants (AICPAC). En el caso de Chile, como en el de otros pases, el mundo informtico ha modificado las concepciones tradicionales del Derecho, en el cual se requera la presencia fsica de las partes para la firma de un contrato o de un documento en papel para acreditar la existencia de una obligacin. Como parte del reconocimiento de
este cambio en el ao 2001 se publica y promulga la Ley nm. 19,799 sobre Documento y Firma Electrnica. Con la dictacin de dicha Ley surge un mandato para la Administracin del Estado que se traduce en su uso progresivo y la necesidad de reemplazar el soporte en papel por el soporte electrnico, lo que se ve reforzado por las polticas de Gobierno Electrnico que se han impulsado. Adems se han dictado, por el Ministerio Secretara General de la Presidencia, tres normas tcnicas que son obligatorias para el Sector Pblico. La primera est relacionada con la eficiencia de las comunicaciones electrnicas entre rganos de la Administracin del Estado y entre estos y los ciudadanos (Decreto Supremo nm. 77 de MINSEGPRES de 23 de diciembre de 2004). La segunda norma regula la interoperabilidad de documentos electrnicos y establece el estndar de los documentos electrnicos a utilizar en la Administracin del Estado, es decir, el Extensible Markup LanguageXML. (Decreto Supremo nm. 81 MINSEGPRES del 23 de mayo de 2004.) Y la tercera norma los requisitos de seguridad y confidencialidad que deben cumplir los documentos electrnicos de los rganos de la Administracin del Estado (Decreto Supremo nm. 83 de MINSEGPRES del 8 de febrero de 2005). 3. Diseo de investigacin El diseo de investigacin se llev a cabo en cuatro fases. La primera correspondi a identificar los principales elementos que distinguen la evidencia electrnica sobre aquella en papel. En la segunda fase se utilizaron las caractersticas de la evidencia electrnica para construir un modelo de competencias, tanto conceptuales como procedimentales para obtener evidencia de auditora confiable y de calidad. Dado el modelo de competencias, en la tercera fase, se procedi a construir una encuesta que permiti determinar las competencias de los auditores gubernamentales que participaron de este estudio. Por ltimo, la cuarta fase se procedi a analizar los datos recolectados. 3.1 Modelo de competencias La presente investigacin se ha orientado a estudiar las competencias especficas de los auditores internos de la poblacin definida para obtener, en trminos razonables, evidencia electrnica confiable y de calidad. Para ello se utiliz un modelo de competencias denominado "Planeacin por Competencias" (Romn, 2004), que contiene la definicin de una competencia genrica, competencias conceptuales, procedimentales y actitudinales, as como descriptores que verifican la presencia y la calidad de esas competencias. Este modelo se us para determinar, mediante una investigacin por encuesta, si los auditores contaban con el conocimiento y las competencias genricas y las especficas definidas en l.
Con base en los elementos que distinguen a la evidencia electrnica sobre aqulla en papel, se estableci un modelo de las competencias tanto conceptuales como procedimentales requeridas por un auditor para obtener evidencia de auditora confiable y de calidad. 3.2 Encuesta La recoleccin de datos se desarroll a travs de una encuesta en la que se incorporaron los descriptores o identificadores de acciones que explican una conducta efectiva subordinada a las competencias especficas para obtener evidencia electrnica de auditora competente. Estos descriptores muestran la relacin entre los nueve elementos que se ven afectados por el cambio, desde la evidencia tradicional a la electrnica, y los seis criterios que aseguran la confiabilidad y calidad de evidencia electrnica de auditora. Dicha encuesta incorpora 10 preguntas y 48 tems asociados a las competencias conceptuales y procedimentales para los 11 descriptores definidos en el modelo (no se consider las competencias actitudinales). La encuesta consider, para cada una de las 10 preguntas, 4 5 respuestas que incluan 1 2 respuestas
correctas y 2 3 respuestas incorrectas respecto de las competencias conceptuales o procedimentales definidas en el modelo. Se exceptan aqullas donde slo se quera medir conocimiento. En cada una de las 10 preguntas se agreg la opcin "otros" como respuesta con la finalidad que los individuos pudieran aclarar su respuesta. Para obtener y analizar las respuestas de la poblacin en la encuesta se us una escala tipo Likert ordinal, estructurada de acuerdo a las siguientes cinco categoras; Nunca, Rara vez, Ocasionalmente, Generalmente y Siempre. Posteriormente, en el desarrollo de la investigacin, para obtener un mejor anlisis, se reagruparon las cinco categoras ya definidas en tres nuevas categoras; Nunca o Rara vez, Ocasionalmente y Generalmente o Siempre. La categora Ocasionalmente se consider como una respuesta neutra. A continuacin, se presenta como ejemplo, las preguntas 4 y 5 de la encuesta, indicando las competencias que se evalan y su relacin con los atributos de la evidencia electrnica y los criterios de informacin asociados. Se detalla adems si las afirmaciones que componen las respuestas a la pregunta son correctas o incorrectas.
3.3 Poblacin y Muestra Para los efectos de esta investigacin se consider a los auditores que trabajan para aquellos ministerios y servicios de la Administracin Pblica del Estado (excluyendo Municipalidades y Empresas del Estado) que se encuentran acogidos al Sistema de Auditora del Programa de Mejoramiento de la Gestin (PMG) del ao 2005 (DIPRES, 2005). El Programa de Mejoramiento de la Gestin es un programa al cual se acogen libremente los servicios pblicos y que conlleva para ellos la obligacin de cumplir determinadas metas clasificadas por etapas en diversas reas, una de las cuales es auditora interna. En el ao 2005, existan 110 unidades de auditora interna acogidas al Programa de Mejoramiento de la Gestin, con casi 400 auditores distribuidos en 18 ministerios.
Por lo tanto, se estableci como poblacin objetivo a los auditores de servicios pblicos que cuentan con un Programa Mejoramiento de la Gestin y con un Sistema de Auditora Interna. Luego, se seleccion a aquellos auditores que trabajan para los servicios pblicos pertenecientes a 9 ministerios de la Administracin del Estado y que representan las reas productiva, de fomento, social, inversiones, desarrollo regional y estratgica del Estado. Como resultado, el tamao de la poblacin a encuestar correspondi a 237 profesionales que se desempean en labores de auditora interna en los servicios pblicos seleccionados. Un total de 197 personas respondi la encuesta, correspondiente a un 83.1% de la poblacin, lo que signific trabajar con un error del 3% y un nivel de confianza del 95%. 3.4 Confiabilidad encuesta El anlisis de confiabilidad del instrumento arroja que para 36 tems (preguntas nmero 3 a la 10 relacionadas con competencias conceptuales y procedimentales), y considerando a los 197 individuos encuestados, se obtiene un coeficiente de confiabilidad Alpha de Cronbach de 0.9283. 4. Anlisis de los datos En esta seccin se presenta un anlisis de los datos obtenidos, en primer lugar, a travs de informes entregados al Consejo de Auditora Interna de Gobierno y, en segundo lugar, un detallado anlisis de los datos obtenidos a travs de la encuesta. 4.1 Caractersticas de la poblacin Durante el desarrollo de la investigacin se realizaron anlisis de una serie de datos genricos (no identificables con personas ni instituciones) que los auditores que componen la poblacin han presentado al Consejo de Auditora Interna General de Gobierno en el marco del Sistema de Auditora del Programa de Mejoramiento de la GestinPMG. Estos anlisis guardan relacin con aspectos como la distribucin de los auditores de la poblacin, sus profesiones y disciplinas, su especializacin (cursos, diplomados, magster), necesidades de capacitacin declaradas, participacin en los sistemas de informacin, contenido de materias del rea informtica en los planes de auditora presentados por los servicios y experiencia en auditora interna. A continuacin se presentan detalles respecto a la distribucin por ministerio, las principales profesiones y los aos de experiencia en auditora. Se observa en el grfico 1 que la distribucin de auditores gubernamentales es relativamente uniforme, con mayor concentracin en cuatro de ellos (62.8%).
Se observa en el grfico 2 que principalmente los individuos de la poblacin en estudio son de profesin Contador Pblico y Auditor, con un 56.1% y, en menor porcentaje, de profesin Ingeniero Comercial, con un 11%; por lo que las disciplinas que predominan son la Contabilidad, Auditora y Administracin.
La experiencia laboral de los auditores est concentrada mayoritariamente en el rango de 1 a 5 aos y, aunque no se cuenta con informacin respecto a la edad de estos profesionales, dado los aos de experiencia, se estima que se trata de profesionales relativamente jvenes.
4.2 Anlisis de los datos de la encuesta A continuacin se presenta el anlisis descriptivo del resultado obtenido en cada una de las preguntas contenidas en la encuesta realizada a los auditores internos de la poblacin en estudio. No se presentan los anlisis de la pregunta 3 y 7; la primera tiene relacin con las formas de envo o recepcin del documento electrnico y, la segunda, con el formato del documento electrnico. Ambas preguntas se relacionan con conocimientos ms que con procedimientos especficos respecto a este tipo de evidencia, por lo que el anlisis que se presenta a continuacin no se ve afectado. 4.2.1 Familiaridad en el trabajo con documentos electrnicos Mediante la pregunta Qu tipo de documentos electrnicos le ha tocado revisar, utilizar o emitir? se evalu el conocimiento y utilizacin sobre algunos tipos de Documentos Tributarios Electrnicos (DTE), as como otros de uso corriente en los servicios pblicos.
En promedio, un 64.0% de los encuestados responden que nunca o rara vez han revisado, utilizado o emitido algunos de los documentos electrnicos que se incluyen en la encuesta (facturas electrnicas, boletas de honorarios electrnicas, certificados y documentos electrnicos de uso en la organizacin). En contraste, el 15.9% s ha trabajado generalmente o siempre con documentos electrnicos. Destacan las boletas de honorarios electrnicas (18.3%) y los memorandos u oficios electrnicos (33%). Aqullos que ocasionalmente les ha tocado trabajar con documentos electrnicos alcanzan, en promedio, un 20%, destacndose nuevamente la boleta de honorario electrnica (21.3%) y el memorando u oficio electrnico (27.9%). Resulta interesante observar que uno de los documentos electrnicos ms familiares para los auditores es el memorando u oficio electrnico, lo que demostrara el alto uso del correo electrnico en el sector pblico. 4.2.2 Dificultad en el trabajo con documentos electrnicos Mediante la pregunta Qu tipo de problemas ha enfrentado con los documentos electrnicos? se evalu el grado de conocimiento de las dificultades en el trabajo con documentos electrnicos (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autenticacin de origen, autorizacin, accesibilidad, integridad y no repudio).
Del anlisis de las respuestas, en promedio un 65.3% de los auditores encuestados no presentan mayor dificultad para trabajar con documentos electrnicos, en contraste con el 17.9% en promedio que dice que generalmente o siempre presenta dificultades de algn tipo al trabajar con documentos electrnicos. Es probable que el alto nmero de auditores que no presenta
dificultades con el edocumento tenga su origen en la falta de conocimiento y experiencia en la utilizacin y revisin de documentos electrnicos pues, como se observa en el anlisis de la pregunta 1 y como se demuestra en la tabla 16, slo un 8.1% de la poblacin presenta habilidades para trabajar con evidencia electrnica de auditora.
4.2.3 Determinacin del origen del documento electrnico recibido Mediante la pregunta De qu forma determina cul es el origen (emisor o creador) de un documento electrnico? se evalu la capacidad de examinar, verificar y determinar el origen, emisor o creador del documento electrnico (criterio de calidad y confiabilidad asociado: autenticacin de origen). En la Tabla 10 se observa que en promedio un 47.2% de los auditores muestra falencias a la hora de autentificar el origen de un documento electrnico; mientras que un 45.2% muestra competencias en esta materia. Slo un 32% de los auditores busca en la estructura del documento electrnico informacin sobre su origen.
4.2.4 Determinacin de la integridad del documento electrnico Mediante la pregunta Qu cosa hara o se fijara en un documento electrnico, para asegurarse que no ha sido modificado o alterado en forma intencionada o por error? se evalu la capacidad de examinar y determinar la completitud, alteracin o modificacin en el contenido del documento electrnico (criterio de calidad y confiabilidad asociado: integridad).
Destacan de las respuestas errneas la inclinacin por la necesidad de imprimir los documentos electrnicos para realizar el anlisis de integridad (47.5%). Sobresalen tambin aquellos auditores que indican que nunca o rara vez utilizan una password privada para verificar integridad del documento (52.3%). La mayora (45.2%) tampoco parece reconocer la relevancia de la firma electrnica. Por consiguiente, se puede concluir que existe una clara tendencia que refleja dficit de conocimiento sobre el concepto de documento electrnico y falta de competencias especficas para determinar la integridad del contenido de un documento electrnico. 4.2.5 Relacionar aprobacin en el documento electrnico con funcionario que cuenta con facultades Mediante la pregunta Cmo identifica que un documento electrnico est debidamente aprobado por el funcionario que cuenta con tal facultad en el Servicio? se evalu la capacidad de examinar y verificar la identificacin del funcionario que aprueba actos en el documento electrnico recibido (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autorizacin y autenticacin de origen). De las respuestas errneas, destaca aqulla referida a que bastara slo con el examen del contenido visualizado en pantalla del computador para verificar que un documento ha sido debidamente firmado (47.2%). Adicionalmente, destaca la falta de capacidades para determinar la aprobacin del contenido al venir firmado electrnicamente por su emisor (50.8%). 4.2.6 Asegurar visualizacin fiel en relacin al contenido del documento electrnico Mediante la pregunta Cmo se asegura que lo que visualiza en pantalla corresponde exactamente al contenido del documento electrnico correspondiente? se evalu la capacidad de examinar y determinar si la representacin en el computador corresponde fiel e ntegramente al contenido del documento electrnico (criterios de calidad y confiabilidad asociados: accesibilidad e integridad).
En la Tabla 13 se observa que en promedio un 51.1% reconoce adecuadamente los procedimientos errados respecto a la capacidad de examinar y determinar si la representacin en pantalla del documento corresponde fiel e ntegramente a su contenido.
4.2.7 Obtener accesibilidad adecuada y segura al contenido del documento electrnico Mediante la pregunta Cmo accede a la informacin contenida en los documentos electrnicos institucionales almacenados o guardados? se evalu la capacidad de obtener acceso seguro a los repositorios formales y, posteriormente, al contenido del documento electrnico (criterios de calidad y confiabilidad asociados: accesibilidad y autorizacin).
Destacan en las respuestas errneas aqullas referidas a la necesidad de contar con informacin en carpetas digitales para acceder a los documentos electrnicos, con un 53.3% que lo realiza generalmente o siempre. Un 45.2% de la poblacin indica que imprime y guarda los documentos electrnicos impresos para su posterior uso. En general, se observa una tendencia que refleja la inexistencia de conocimientos y capacidades para determinar la accesibilidad y autorizacin respecto de los documentos electrnicos. 4.2.8 Reconocer la firma electrnica simple formal en un documento electrnico
Mediante la pregunta Cmo reconoce que un documento electrnico est debidamente firmado por el emisor? se evalu la capacidad de examinar y distinguir si un documento electrnico cuenta con Firma Electrnica Simple formal y vlida (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autenticacin de origen, integridad, autorizacin, confidencialidad y no repudio).
Destacan, de las respuestas errneas, las referidas a la bsqueda en el contenido de la visualizacin en pantalla de datos sobre la firma electrnica, con un 46.2% que lo realiza generalmente o siempre. Para un porcentaje importante (43.1%), basta con un e mail de una persona con facultades para considerarlo una firma electrnica formal. Se observa en general que existe una tendencia que refleja dficit de conocimiento sobre el concepto de documento electrnico y firma electrnica, as como falta de competencias especficas para determinar la autenticacin de origen, integridad, autorizacin, confidencialidad y no repudio. 4.2.9 Proporcin Auditores con Competencias para Trabajar con eEvidencia A travs de un anlisis de cluster intentamos dar respuesta a la siguiente pregunta: Qu porcentaje de la muestra contesta en promedio generalmente o siempre a los tems sobre competencias procedimentales identificadas correctamente, y al mismo tiempo contesta en promedio nunca o rara vez a los tems referidos a competencias procedimentales identificadas errneamente? La respuesta nos indicar que porcentaje de la poblacin cuenta realmente con las competencias adecuadas para trabajar con evidencia electrnica de auditora. En la siguiente tabla de
contingencia se observa que slo un 8.1% de la poblacin cuenta con dichas competencias. El anlisis de cluster para preguntas relacionadas con competencias procedimentales identificadas correctamente se realiz considerando 9 respuestas. Se observa la conformacin de dos grupos: aqullos que contestan en promedio nunca o rara vez en estos tems, es decir, 104 individuos (52.8%), y otro grupo de 93 individuos (47.2%) que responde generalmente o siempre. Al responder nunca o rara vez en aquellas respuestas identificadas como errneas implica que el auditor no es capaz de reconocer las competencias requeridas para trabajar con evidencia electrnica de auditora. El anlisis cluster para las preguntas relacionadas con competencias procedimentales identificadas errneamente se realiz considerando 17 respuestas. Se observa la conformacin de dos grupos: aqullos que en promedio contestaron nunca o rara vez a dichas respuestas, es decir, 77 individuos (39.1%), y otro grupo de 120 individuos (60.9%) que contestan en promedio generalmente o siempre. Al contestar generalmente o siempre en la mayora de estas respuestas implica que el auditor no cuenta con las competencias para trabajar adecuadamente con evidencia electrnica de auditora. 5. Conclusiones Los datos recolectados a travs de esta investigacin demuestran que los auditores internos del sector gubernamental que participaron de este estudio, en trminos generales, no demuestran conocimiento ni cuentan con las competencias necesarias para obtener evidencia electrnica de auditora. Esto porque, por una parte, no se demuestra el "saber qu", en relacin al cambio que se produce en los nueve elementos de la evidencia tradicional y de los seis criterios de aseguramiento de la confiabilidad y calidad, ni el "saber cmo", poder verificar que estos elementos y criterios se encuentran presentes en la evidencia electrnica. Especficamente destacan, por el dficit de competencias demostradas, los elementos referidos a la integridad, accesibilidad y autorizacin en operaciones relacionadas con el documento electrnico. La tabla siguiente resume los principales hallazgos en relacin a los atributos de la evidencia electrnica de auditora y los criterios de confiabilidad y calidad asociados.
Adems, un anlisis de cluster demostr que slo un 8.1% en promedio de la poblacin cuenta con las competencias procedimentales requeridas y, a la vez, no cae en errores en la identificacin de este tipo de competencias, es decir, cuenta con la competencia para obtener evidencia electrnica de auditora confiable y de calidad. El restante 91.9% de los individuos manifiesta confusiones o ausencia de estas competencias. La ausencia de competencias especficas para obtener evidencia electrnica de auditora confiable y de calidad podra impactar el nivel del riesgo de auditora, debido al incremento en los riesgos inherente de control y de deteccin, especialmente este ltimo por el grado de dificultad para obtener los rastros o pistas de auditora de las transacciones electrnicas. Finalmente, de los resultados de este estudio, resulta preocupante que la mayora de los auditores se acerca a los archivos y datos digitales como si ellos tuviesen las mismas cualidades intrnsecas de los documentos y datos fsicos en papel. Un primer paso para ganar competencias tcnicas est en apreciar estas limitaciones y comprender el impacto que est provocando en las actividades propias de auditora el desarrollo del gobierno electrnico. 6. Bibliografa Chateau J., M. MArquez y P. Gutirrez (2003). Gobierno Electrnico en Chile: Estado del Arte. Extrado el 30 de marzo de 2005 desde: www.pryme.cl [ Links ]
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La evidencia en Auditora
1. 2. 3. 4.
5. Aspectos generales y naturaleza de la evidencia Atributos de la evidencia Clases de evidencia Tcnicas de recoleccin de informacin y evidencia
I. ASPECTOS GENERALES Y NATURALEZA DE LA EVIDENCIA

El Dr. Guillermo Cabanellas en su diccionario de derecho usual define evidencia como Conocimiento indudable, certeza absoluta de una cosa abstracta o concreta. No obstante esta definicin cambia cuando hablamos de evidencia en el campo de la auditoria pues aqu nos encontramos con una definicin distinta ya que se define como evidencia de auditoria al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor, es decir toda la informacin especifica obtenida durante la labor de auditoria a travs de la observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros. Tal como podemos apreciar en el concepto de evidencia de auditoria desaparece la definicin de certeza absoluta creando un concepto relativo y condicionado a la suficiencia, competencia y pertinencia. Es de todos conocido que la evidencia es la base fundamental de una auditora, ya que las conclusiones y las recomendaciones que se comuniquen en el informe de auditora estn basadas en la evidencia. Consecuentemente, los auditores debemos pensar cuidadosamente sobre la naturaleza y cantidad de la evidencia recogida. Para lo cual es importante tener presente los atributos de la evidencia. Las Normas de Auditoria Gubernamental en Nicaragua NAGUN, tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Standard- SAS) emitidos por el Comit de auditoria del instituto americano de contadores pblicos de los Estado Unidos de Norteamrica publicado en 1948, es importante recordar esto debido a que la normas estadounidense desde hace mas de medio siglo regula el tema de la evidencia de auditoria. En tanto que las NAGUN- congruentes con las SAS- en lo que respecta al tema de la evidencia establece lo siguiente: ¨ El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y pertinente a travs de la aplicacin de procedimientos de auditora (pruebas de cumplimiento y sustantivas de detalle) que le permitan sustentar sus opiniones, comentarios, conclusiones, y recomendaciones sobre una base objetiva. Con lo expuesto vemos como el tema de la evidencia es fundamental en la auditoria pues la opiniones, comentarios, conclusiones y recomendaciones del auditor descansa en ella, por lo que llegamos a la conclusin que no se puede concebir un proceso de auditoria sin la existencia de la evidencia pero tampoco se puede concebir una auditoria como la acumulacin de distintas clases de evidencia sin un orden lgico.
II. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA

Segn Alvin Arens Las cuatro determinantes de la credibilidad de la evidencia son los atributos que debe cumplir: relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad. 2.1 Relevancia o pertinencia. La evidencia debe ser relevante en relacin con el objetivo de la auditora, que el auditor est probando antes de que pueda ser convincente. La pertinencia est referida a la relacin que existe entre la evidencia y su utilizacin. La evidencia que se utilice para demostrar o refutar una transaccin ser pertinente si guarda una relacin directa y lgica con la misma. Si no es as, ser irrelevante y no deber ser considerada como evidencia y por consiguiente ser retirada de los papeles de trabajo de la auditora. Como es lgico pensar el auditor debe de perseguir un objetivo y es en base a este que debe de relacionar el tipo de evidencia que necesita. Los objetivos de auditoria estn ntimamente ligados con las declaraciones que hace la administracin. A Continuacin presentamos un cuadro con las diferentes afirmaciones realizadas por la administracin de la empresa.
Si mi objetivo es comprobar la existencia de un activo por ejemplo el efectivo en caja, la evidencia pertinente ser aquella que guarde relacin lgica hacia lo que se pretende probar, para el ejemplo seria un arqueo de caja. 2.1.1 ASEVERACIONES DE LA ENTIDAD Los estados financieros o cualquier otro reporte emitido por una entidad, en su sentido amplio, constituyen un conjunto de aseveraciones o declaraciones formuladas por la administracin en torno a los resultados de su gestin. En el contexto de la auditora financiera, estas aseveraciones estn incluidas como componentes de los estados financieros u otros reportes, pueden ser afirmativas o negativas. implcitas o explcitas y son clasificadas como sigue: Existencia u ocurrencia, referidas a s los activos, pasivos u otros conceptos informados a la fecha del estado financiero realmente existen u ocurrieron y/o las transacciones registradas tuvieron lugar durante el periodo informado. Ejemplos: Efectivo al 3l de diciembre de 2006. Integridad, referidas a s todas las operaciones o transacciones que debieron ser informadas a una fecha dada ha sido incluida en los reportes presentados. Ejemplos: Ventas (netas) al 3l de diciembre de 2006. Derechos y obligaciones, referidos a s los bienes o deudas informadas a una fecha determinada, estn adecuadamente soportados por los ttulos correspondientes, en torno a su propiedad u obligacin legal. Ejemplos: Titulacin de los inmuebles declarados al 3l de diciembre de 2006. Deudas al Seguro Social al 3l de diciembre de 2006. Valuacin o aplicacin, referidas a si los bienes, derechos y obligaciones han sido registrados e informados a importes apropiados. Ejemplos: Importe asignado a inmuebles declarados al 3l de diciembre de 2006. Importe gastos publicidad. Presentacin y revelacin, referidas a la adecuada clasificacin, descripcin y revelacin de los componentes particulares de un estado financiero o reporte.
Ejemplos: Cuentas de valuacin deducidas del activo correspondiente. Estadsticas de produccin agrcola ao 2006, por rubros. En una Auditora de ndole financiera, la tarea bsica del auditor consiste en evaluar las aseveraciones contenidas en los estados financieros y la adherencia de las mismas a las normas y principios de contabilidad (NIIF, PCGA). En una auditora operacional, adems de evaluar las transacciones relativas a la gestin de la Entidad u Organismo Pblico, deber evaluar las aseveraciones contenidas en informes sobre gestin y revelar desviaciones a los principios de economa, eficiencia y eficacia. Para ambas situaciones, el auditor deber acumular y evaluar la evidencia de auditora necesaria para sustentar sus conclusiones sobre el trabajo llevado a cabo, basado en su juicio profesional, salvaguardando dicha evidencia en los papeles de trabajo. 2.2 Competencia La evidencia es competente si es conforme a la realidad. Es decir, la evidencia es competente si es vlida. Para ser competente, la evidencia se debe obtener de una fuente confiable. En este contexto, la competencia se puede pensar en un sinnimo de confiabilidad. Hay acuerdo general en las siguientes maneras de determinar la confiabilidad de la evidencia: La evidencia obtenida de una fuente creble e independiente genera ms conviccin de confiabilidad que la evidencia generada de forma subjetiva; La evidencia desarrollada bajo buen sistema del control interno es probable que sea ms confiable que la evidencia obtenida donde est insatisfactorio o inexistente tal control; La evidencia directa generada con la observacin o el anlisis es ms confiable que la evidencia indirectamente obtenida; La corroboracin de la evidencia es una tcnica poderosa para aumentar la confiabilidad. Esto implica que el auditor busque diversos tipos de evidencia en diversas fuentes; La evidencia documentada es considerada usualmente ms confiable que la evidencia oral; La evidencia oral que es corroborada por escrito es ms confiable que la evidencia oral por s sola; Los documentos originales son ms confiables que las fotocopias (s los originales son fotocopiados, el auditor debe anotar la fuente del original y la fecha de la copia, y s es preciso hacerlos legalizar); La evidencia testimonial obtenida bajo condicione en que las personas pueden hablar libremente es ms confiable que la evidencia obtenida bajo compromiso o condiciones de coaccin; La evidencia testimonial obtenida de alguien que es imparcial y tiene conocimiento completo del rea, es ms confiable que la evidencia testimonial de alguien que es poco confiable o tiene solamente conocimiento parcial; GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA.
2.3 Suficiencia La suficiencia se refiere a la cantidad de la evidencia requerida, para emitir una opinin de un objetivo de la auditora. Los auditores deben preguntarse si ellos tienen suficiente evidencia para persuadir a una persona razonable de la validez de los hallazgos de auditora. La cantidad de las evidencias se mide principalmente por el tamao de la muestra que escoge el auditor. As por ejemplo, para un determinado procedimiento de auditora, las evidencias obtenidas de una muestra de 200 seran ms confiables que una muestra de 100. Existen varios factores que determinan la idoneidad de los tamaos de muestras en las auditorias. Los dos ms importantes son la expectativa de errores por parte del auditor y la eficacia de la estructura de control interno del auditado. Supongamos que en la auditora a una entidad u organizacin X, el auditor llega a la conclusin de que existe una alta probabilidad de que el inventario sea obsoleto debido a la naturaleza de la industria del cliente. En este caso, el auditor tomar ms muestras del inventario para verificar la obsolescencia, que si estuviera realizando una auditora y observa que es baja la probabilidad de obsolescencia. De igual manera, si el auditor llega a la conclusin de que el ente auditado tiene controles internos eficientes en el registro de sus activos fijos, puede garantizarse un tamao de muestra menor en la auditora de adquisiciones de activos fijos. Otros factores a considerar en la determinacin de la suficiencia de la evidencia incluyen: La calidad de la evidencia recolectada; El nivel de la materialidad o significado de los hallazgos; El grado del riesgo asociado que viene de una opinin incorrecta; La experiencia ganada en exmenes anteriores de la auditora en cuanto al grado o la confiabilidad de los expedientes y de las representaciones de la auditora; La evidencia persuasiva de la auditora; y El costo de obtener la evidencia relativa de los beneficios en trminos del soporte de hallazgos. 2.4 Oportunidad La oportunidad de las evidencias de auditora puede referirse al momento en que son recopiladas o al perodo que abarca la auditora. Generalmente, las evidencias son ms convincentes cuando se obtienen lo ms
cerca posible de la fecha del balance. La evidencia obtenida sobre la que se basan las observaciones y conclusiones debe ser actual para ser tomada como fundamento que las soporte 2.5 Efecto combinado La credibilidad de las evidencias slo se evala despus de considerar la combinacin de la relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad. Una muestra grande de evidencias muy competentes no es convincente a menos que sea relevante para los objetivos de la auditora que se estn poniendo a prueba. Una gran muestra de datos que no es competente ni oportuna tampoco es creble. De igual forma, una pequea muestra de tan solo una o dos piezas de evidencias relevantes, competentes y oportunas tambin carecen de credibilidad. El auditor debe evaluar el grado en el cual las cuatro cualidades se han cumplido para decidir sobre la credibilidad.
III. CLASES DE EVIDENCIA

En la bibliografa sobre auditoria encontramos las siguientes Clases de Evidencia: Evidencia Fsica Evidencia Testimonial Evidencia Documental Evidencia Analtica. 3.1 Evidencia Fsica Se obtiene la evidencia fsica por medio de una inspeccin u observacin directa de: Las actividades ejecutadas por las personas. Los documentos y registros. Hechos relacionados con el objetivo del examen. Tal evidencia debe documentarse en memorndums que resuman los asuntos revisados u observados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la inspeccin y fotografas, cuadros, mapas u otras representaciones grficas. El obtener y utilizar evidencia grfica es una forma eficaz de explicar o describir una situacin ya sea en un informe o en una presentacin verbal. Por ejemplo, una fotografa fila clara de una bodega de almacenaje que ilustra prcticas inapropiadas o ineficientes tiene un impacto mucho mayor que palabras que explican dichas prcticas. 3.2 Evidencia testimonial La evidencia testimonial es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden constituir de memorndums basados en notas tomadas durante las entrevistas, preferiblemente firmados por las personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas las conversaciones. La declaracin verbal o escrita de un funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios, tiene un valor limitado como evidencia, Las declaraciones se tornan ms importantes y tiles, sin embargo, si estn corroboradas por revisiones de los registros y de las pruebas fsicas de inventario. Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de informacin (Explicaciones, justificaciones, lneas de razonamiento e intenciones), para proporcionar guas que no sern fciles de obtener a travs de una prueba independiente de auditora. 3.3 Evidencia documental La forma ms comn de evidencia en la auditora consiste de documentos clasificados como: Externos - aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y correspondencia que se recibe). Internos - aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia que se enva, guas de recepcin y comunicacin interna). El auditor debe considerar constantemente la confiabilidad de las formas de evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es ms digno de confianza que el mismo tipo de documento obtenido a travs de la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos de la entidad pueden haber sido alterados. Seria difcil alterar la mayora de los documentos externos sin que pueda detectarse la alteracin. Cualquier alteracin importante debe investigarse. Si el auditor no est seguro de que las alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una verificacin en la fuente de origen. 3.4 Evidencia Analtica
Se obtiene la evidencia analtica al analizar o verificar la informacin. La evidencia analtica puede originarse de los resultados de: 1. Computaciones 2. Comparaciones con: Normas prescritas; Operaciones anteriores; Otras operaciones, transacciones o rendimiento; Leyes o reglamentos; Decisiones legales. 3. Raciocinio 4. Anlisis de la informacin decidida en sus componentes. El juicio profesional del auditor acumulado a travs de la experiencia le orienta y facilita en el anlisis. 3.5 FUENTES DE LA EVIDENCIA Tipo de evidencia Fsicas Fuentes de evidencia Estos tipos de evidencia pueden obtenerse de las siguientes fuentes: 1. Observacin de procesos, procedimientos, etc. 2. Sitios visitados para ganar conocimiento personal de la prctica y el estado fsico del trabajo en un punto determinado del tiempo; y 3. Testimonial Verificacin fsica de activos, etc.
La evidencia testimonial viene de entrevistas con las partes interesadas. Puede documentarse en forma de notas de entrevista, conversaciones grabadas en casetes o evidencia corroborada o testimonios de otras que tienen conocimiento de los temas tratados. Los siguientes son algunas de las fuentes donde la documentacin de la evidencia puede ser obtenida: 1. Manuales 2. Archivos 3. Reportes 4. Instrucciones 5. Contratos 6. Facturas 7. Vouchers, etc.
Documentada
Analtica
Este tipo de evidencia puede no estar disponible fcilmente en un formato confeccionado. Mucha de esta evidencia puede ser desarrollada por el auditor.
IV. TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN y EVIDENCIA.

4.1 Conceptos Bsicos Las tcnicas de auditora son procedimientos especiales utilizados por los auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, que le permitan formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. El examen de cualquier operacin, actividad, rea, programa, proyecto o transaccin, se realiza mediante la aplicacin de tcnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la ms adecuada, de acuerdo con las caractersticas y condiciones del trabajo que realiza. En la Auditora de Gestin, se pueden utilizar las tcnicas de general aceptacin en auditora, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la accin que se va a efectuar.
4.2 Tipos de Tcnicas Las tcnicas que se utilizan en auditora para la recoleccin de informacin se clasifican en: Verbales Oculares Documentales Fsicas Escritas 4.2.1 Verbales Consisten en obtener informacin oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. La evidencia que se obtenga a travs de esta tcnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados. Las tcnicas verbales pueden ser: - Indagacin: Consiste en la averiguacin mediante la aplicacin de entrevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relacin con las operaciones de esta. - Encuestas y cuestionarios: Es la aplicacin de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. 4.2.2 Oculares Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control. Esta tcnica permite tener una visin de la organizacin desde el ngulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones fsicas, los movimientos diarios, la relacin con el entorno, etc. Las tcnicas oculares pueden ser: - Observacin: Consiste en la contemplacin a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso. - Comparacin o confrontacin: Es cuando se fija la atencin en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas. - Revisin selectiva: Radica en el examen de ciertas caractersticas importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones, que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditora. - Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operacin, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecucin. 4.2.3 Documentales Consisten en obtener informacin escrita para soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: - Comprobacin: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operacin o transaccin, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican. - Computacin: Es el anlisis de documentos, datos o hechos asistidos por computador y los software especializados. - Revisin Analtica: Consiste en el anlisis de ndices, indicadores, tendencias y la investigacin de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desven de las operaciones pronosticadas. - Estudio General: Esta tcnica se aplica al inicio del trabajo del auditor, sobre la base de su experiencia y juicio profesional y generalmente requiere la aplicacin de otras tcnicas. Consiste en la evaluacin general de la informacin de la entidad, sobre su naturaleza jurdica, objeto social, estados contables, informacin presupuestal, sistemas de informacin, sistemas de control, plan indicativo de gestin, contratacin, etc. 4.2.4 Fsicas
Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como tcnica la inspeccin. - Inspeccin: Consiste en el reconocimiento mediante el examen fsico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras tcnicas como son: indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin. 4.2.5 Escritas Consiste en reflejar informacin importante, para el trabajo del auditor. Esta tcnica se aplica de las formas siguientes: - Anlisis: Consiste en la separacin de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico. Permite identificar y clasificar para su posterior anlisis, todos los aspectos de mayor significacin y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada. - Conciliacin: Consiste en confrontar informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relacin con una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen. - Confirmacin: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o informacin obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificacin. Clculo: Consiste en la verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones, contenidas en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos. Tabulacin: Se realiza mediante la agrupacin de los resultados importantes, obtenidos en las reas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones. 4.3. Aplicacin de las Tcnicas La aplicacin de las tcnicas de auditora, conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los auditores y para lo cual se emplea:
1.
Consisten en simplificar la labor total de medicin, evaluacin o verificacin, mediante la seleccin de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institucin, unidad administrativa, programa o actividad examinada. Se puede utilizar el clculo de probabilidades, para determinar cul debe ser el tamao de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determinacin sobre la base de su juicio profesional. 2. Pruebas selectivas. 3. Muestreo estadstico Consiste en que la seleccin de la muestra se realiza mediante mtodos estadsticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o poblacin. El muestreo estadstico requiere que el auditor defina claramente los estndares utilizados, para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar a que sea representativa de todo el grupo. Su utilizacin no elimina el juicio del auditor pero s lo complementa, en cuanto permite a los auditores medir y controlar el riesgo de muestreo, as como la confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de auditora.
BIBLIOGRAFA

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El Control Interno y Las Operaciones Contables

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IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:

- Revisin y aprobacin de los comprobantes de diario.

Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

- Integridad - Existencia - Exactitud - Autorizacin - Custodia

- Controles de custodia fsica. - Controles de existencia fsica

Procedimientos Contables y no Contables

- Procedimientos contables - Procedimientos no contables

- Recepcin de inventarios - Cobro de facturas - Adquisicin de inversiones - Registro de estimaciones contables

Costo de materia prima:

Mano de obra directa:

Gasto de indirecto de fabricacin:

Costo de distribucin o ventas:

Costo del producto:

Costo del perodo:

Sistema de planificacin y control

6. 7. 8. 9.

INFORMACIN A REVELAR EN EL CUERPO DEL ESTADO DE RESULTADOS:

Sea usted su contable Sea usted su contable

Sea usted su contable

3 -Retenciones del Impuesto Sobre la Renta

4 - Las Liquidaciones de Nminas

5 -El Proceso de Compras

6 - El salario de navidad (Regala Pascual)

7 - Como calcular la bonificacin

8 - Como Calcular las vacaciones segn ley

Las mejores prcticas gerenciales

I. ASPECTOS GENERALES Y NATURALEZA DE LA EVIDENCIA

II. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA

III. CLASES DE EVIDENCIA

IV. TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN y EVIDENCIA.

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