Unidad I

Elementos de Auditoria en los Sistemas

Aspectos conceptuales

Auditora La auditora puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. (Leonard, 2004) Sirve para recoger propuestas que ayudan a avanzar en el camino de la calidad.

Introduccin La palabra Auditora viene del latn auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de or y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo especfico que es el de evaluar la eficiencia y eficacia con que se est operando para que, por medio del sealamiento de cursos alternativos de accin, se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuacin.

Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer nfasis en la revisin, evaluacin y elaboracin de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo especfico en el ambiente computacional y los sistemas.

A continuacin se detallan algunos conceptos recogidos de algunos expertos en la materia:

Auditora de Sistemas es:

 La verificacin de controles en el procesamiento de la informacin, desarrollo de sistemas e instalacin con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia. La actividad dirigida a verificar y juzgar informacin. El examen y evaluacin de los procesos del rea de Procesamiento automtico de Datos (PAD) y de la utilizacin de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas. El proceso de recoleccin y evaluacin de evidencia para determinar si un sistema automatizado:

Salvaguarda activos

Daos Destruccin Uso no autorizado Robo Informacin Precisa, Completa Oportuna Confiable

Mantiene Integridad de los datos

Alcanza metas organizacionales Consume recursos eficientemente

Contribucin de la funcin informtica

Utiliza los recursos adecuadamente en el procesamiento de la informacin

Es el examen o revisin de carcter objetivo (independiente), crtico (evidencia), sistemtico (normas), selectivo (muestras) de las polticas, normas, prcticas, funciones, procesos, procedimientos e informes

relacionados con los sistemas de informacin computarizados, con el fin de emitir una opinin profesional (imparcial) con respecto a:

Eficiencia en el uso de los recursos informticos. Validez de la informacin. Efectividad de los controles establecidos.

Definicin. La palabra auditora viene del latn auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de or y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo especfico que es el de evaluar la eficiencia y eficacia con que se est operando para que, por medio del sealamiento de cursos alternativos de accin, se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuacin.

Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer nfasis en la revisin, evaluacin y elaboracin de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo especfico en el ambiente computacional y los sistemas.

Conceptos bsicos.

Conceptos bsicos de auditora de sistemas concepto de auditoria de sistemas: Revisin sistemtica, organizada, de los sistemas en funcionamiento para ver si en ellos se verifican las propiedades siguientes: a. Las propiedades o el comportamiento de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre las propiedades o el comportamiento del conjunto como un todo. b. Las propiedades o el comportamiento de cada parte y el modo en que afectan el todo dependen de las propiedades y el comportamiento de por lo menos alguna parte del conjunto. Por lo tanto, ninguna parte tiene un efecto completamente independiente sobre el todo.

c. Todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades. Cada uno tiene un efecto, y ninguno puede tener un efecto independiente sobre el todo.

La auditora de sistemas ha sido definida como la revisin sistemtica, organizada, de los sistemas en funcionamiento para ver si en ellos se verifican las propiedades de: a. Vigencia de los objetivos planteados como base del diseo original b. Concordancia del sistema con los objetivos c. Permanencia del diseo por no haber sufrido alteraciones que lo degradaran operativamente d. Eficiencia del sistema.

TIPOS DE AUDITORA Por el origen de quin hace su aplicacin

Auditora Interna y Auditora Externa

La auditoria es realizada en recursos materiales y personas que perteneces a la empresa auditada.

Auditora Interna

Revisin que hace un profesional de auditora el cual labora en la misma empresa auditada para evaluar el desempeo y cumplimiento de actividades, operaciones y funciones y emitir un dictamen de carcter domstico sobre las actividades de la empresa. Es como un complemento de otros elementos de control administrativo, la funcin de una auditora interna es establecer con suficiente competencia tcnica, independencia y autoridad para revisar los objetivos de control de sistemas de informacin y para preparar reportes en donde se encuentren y den

recomendaciones aplicables a todas las reas de sistemas de informacin. Su funcin debe ser establecida por el administrador general quien dictara sus

responsabilidades y autoridad para realizar su funcin de auditoria interna, esto debe ser peridicamente revisado para verificar que se mantenga lo establecido. Quin hace la auditora interna?: Profesionistas auditores que trabajan actualmente en la empresa. Estos auditores no pueden emitir dictamen sobre estados financieros ya que su opinin no tiene valor oficial. Ellos estn enfocados al cumplimiento de la normatividad y determinacin de la eficiencia operativa. Su reporte va directamente al Consejo de Administracin o al presidente de la empresa. Empresas como City bank a nivel mundial y Banamex actualmente fusionados mantienen un equipo de auditora interna altamente reconocido por el desarrollo de metodologas que compiten con las firmas de auditora externa.

Ventajas: Conocimiento ms profundo de las actividades y operaciones de la empresa Revisin ms profunda Informe domstico confidencial No tiene un costo adicional Deteccin de problemas a tiempo

Desventajas La veracidad puede ser cuestionable por la posible injerencia de las autoridades de la empresa Pueden existir presiones en el informe de auditora Pueden presentarse vicios en la forma que se utilizan las herramientas o en la evaluacin o en el informe.

Objetivos de la auditora interna Es de suma importancia que se establezcan y respeten los objetivos.

Realizar una evaluacin independiente dentro de la institucin donde se trabaja, contando con un mayor entendimiento de sus actividades y operaciones, con el fin de ayudar a evaluar la actuacin de la gestin administrativa.

Dictaminar en forma interna sobre las actividades, operaciones y funciones que se realizan en uno empresa, contando con un mayor conocimiento ce las actividades del personal que labora en ella, as como de sus funciones y tareas.

Auditora Externa

La realizan los auditores que son independientes a la empresa, de tal forma que el auditor externo puede aplicar con completa libertad los mtodos, tcnicas y herramientas con el fin de evaluar las actividades, operaciones y funciones para determinar el cumplimiento de los objetivo institucionales y emitir dictamen independiente de carcter externo en donde se exponen los resultados en donde se pondrn las recomendaciones.

Quien hace la auditora externa: Despachos independientes de auditores, regularmente son despachos reconocidos en el ambiente profesional. Inclusive algunas de estos despachos cuentan con ms de 100 aos de experiencia. Los nombres de estas empresas son: Arthur Andersen, Price Waterhouse Coopers and Lybrand, Ernst and Young, KPMG-Peat Marwick y Deloitte and Touch.

Ventajas: El trabajo es independiente al de la empresa Aprovechar la experiencia de un externo en otras empresas Aplicacin de nuevas tcnicas ya probadas En ocasiones pueden ser un requisito legal

Desventajas Falta de conocimiento sobre la empresa Dificultad para recopilar informacin El alcance puede ser limitado El ambiente puede ser difcil Alta inversin en tiempo, dinero y esfuerzo

Objetivos de la auditora externa Sus objetivos son los siguientes: Realizar una evaluacin, de manera independiente, a una institucin con la cual no se tenga,) ni empleo ni subordinacin, con el fin emitir un dictamen externo sobre la razonabilidad de sus actividades, operaciones y resultados. Hacer una revisin independiente sobre el aspecto contable y las finanzas de las reas de una empresa, emitiendo un dictamen autnomo.

La auditoria informtica tanto interna como externa debe ser una actividad exenta de cualquier contenido o matiz poltico ajena a la propia estrategia y poltica general de la empresa.

Por el rea en donde se hacen

Auditoria Financiera: Examina a los estados financieros y a travs de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinin tcnica y profesional.

Entonces se puede afirmar que Auditora Financiera... Es aquella que emite un dictamen u opinin profesional en relacin con los estados financieros de una unidad econmica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posicin financiera cubiertos por el examen la

condicin indispensable que esta opinin sea expresada por un Contador Pblico debidamente autorizado para tal fin.

La opinin de Contador Pblico en la Auditora Financiera est fundamentada en lo siguiente:

Que el balance presenta razonablemente la situacin financiera de la empresa en la fecha del examen y el resultado de las operaciones en un perodo determinado,

Que los estados financieros bsicos estn presentados de acuerdo con principios de contabilidad de general aceptacin y normas legales vigentes en Colombia,

Que tales principios han sido aplicados consistentemente por la empresa de un perodo a otro.

Auditoria Administrativa: Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando. Es el examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos investigados. Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atencin.

Auditoria Operacional: La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad.

An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin.

Auditoria Gubernamental: Tradicionalmente la Auditora Gubernamental se caracteriz por una simple revisin del cumplimiento de las normas legales que rigen la actuacin de los funcionarios del Estado. Esto ha originado que la gestin estatal sea ineficiente aunque muy cumplidora de la normatividad vigente.

Es un lugar comn afirmar que el peor administrador es el Estado y que la vigilancia a cargo de la Contralora General de la Repblica o de las Contraloras Departamentales o Municipales no tiene ningn tipo de resultado para evitarlo. Sin embargo la nueva Constitucin Poltica de Colombia trata de cambiar esta situacin, pues establece que la funcin pblica del Control Fiscal, se ejercer en forma posterior y selectiva y faculta a la Contralora General de la Repblica para ejercer un control financiero, de gestin y de resultados, lo cual es muy novedoso, pues cambia en forma sustancial el Control Fiscal que supuestamente se haba venido ejerciendo.

Aplicando las normas constitucionales y el mtodo utilizado hasta el momento para conceptualizar las diferentes clases de auditoras, la Auditora Gubernamental sera entonces: El examen crtico y sistemtico del sistema de gestin fiscal de la administracin pblica y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nacin,

realizado por las Contraloras General de la Repblica, Departamental o Municipal, con el fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el cumplimiento de los objetivos de la entidad estatal sometida a examen, adems de la valoracin de los costos ambientales de operacin del Ente, para as vigilar la gestin pblica y proteger a la sociedad.

Auditora informtica: Es la revisin tcnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los sistemas computacionales, software e informacin utilizados en una empresa, sean individuales, compartidos o de redes, as como a sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos perifricos, y dems componentes. El propsito fundamental es evaluar el uso adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado y la emisin oportuna de sus resultados en la organizacin.

Auditoria Integral: La auditora integral se ha desarrollado en los pases industrializados, especialmente en el Canad, teniendo una gran aplicacin en el mbito del control gubernamental. En s la auditora integral no es ms que la integracin de la auditora financiera con la auditora de gestin y la auditora de cumplimiento.

La auditora de cumplimiento es la que hasta la vigencia de la anterior Constitucin, venia ejecutando la Contralora General de la Repblica, y que consista en el simple control numrico legal de las operaciones de los entes estatales en sus diferentes niveles.

El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica en su pronunciamiento No. 7 define as la Auditora de Cumplimiento: La auditora de cumplimiento consiste en la comprobacin o examen de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad

para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.

La integracin de estos tres tipos de auditora implica que examen se debe realizar sobre tres grandes sistemas de informacin de la organizacin: sistema de informacin financiera, sistema de informacin de gestin y sistema de informacin legal. El concepto de auditora integral realmente no es nuevo en nuestro pas y por el contrario es si se quiere el ms antiguo, pues si se considera la figura de la institucin de la Revisara Fiscal, sta cumple con los requerimientos de una auditora integral, pues en esencia el Revisor Fiscal debe examinar los tres grandes sistemas objeto de examen por esta ltima.

Por lo dicho anteriormente se podra construir el siguiente concepto de auditora integral: Auditora integral es el examen crtico, sistemtico y detallado de los sistemas de informacin financiero, de gestin y legal de una organizacin, realizado con independencia y utilizando tcnicas especficas, con el propsito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la informacin financiera, la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones econmicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.

Auditoria de Sistemas: Est dirigida a evaluar los sistemas y procedimientos de uso en una empresa, con el propsito de determinar si su diseo y aplicacin son correctos; y comprobar el sistema de procesamiento de informacin como parte de la evaluacin de control interno; as como para identificar aspectos susceptibles de mejorarse o eliminarse.

Por el rea de especialidad

Auditoria Fiscal: Dcese del representante del poder pblico que est facultado para recaudar impuestos, controlar a los causantes, imponer sanciones previstas por el Cdigo Fiscal, interpretar disposiciones de la ley, etc.

Auditoria Laboral: Es el conjunto de actuaciones realizadas por profesionales independientes que llevan a cabo el anlisis y revisin de la situacin laboral de una empresa, mediante el estudio de la documentacin e informacin aportada por la misma, reflejando en un informe final la situacin real de la propia empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurdico-laborales y de Seguridad Social.

La auditora debe ser un proceso sistemtico-documentado, dentro del que hay una revisin de la actividad socio-laboral de la empresa, que se har mediante documentos que la empresa da al auditor, y que deber realizarse de forma objetiva.

La revisin supone analizar pormenorizadamente la documentacin que la empresa posee. Si a criterio del auditor falta documentacin, ste har de forma preventiva que la empresa la busque.

Este proceso de auditora debe realizarse por personas ntegras, independientes y ajenas a la empresa.

El destinatario del informe de la auditora laboral es la direccin de la empresa que lo ha solicitado. En el informe el auditor analiza y supone que la empresa preserve a sus trabajadores dentro del marco del cumplimiento de las normas de Seguridad Social y de salud laboral.

 Auditor/asesor.

Asesor: su fin es economizar costes de las obligaciones de la empresa. As, estamos hablando de un asesor econmico, que busca que la empresa sea econmicamente rentable, aunque a veces esa rentabilidad incide en que a los trabajadores no se les cualifica ni califica en funcin de los trabajos que estn realizando.

Auditor: seala riesgos y responsabilidades, de forma objetiva, ante el incumplimiento de la legalidad.

Auditora de proyecto de inversin: Es la revisin y evaluacin que se realizan a los planes, programas y ejecucin de las inversiones de los recursos econmicos de una institucin pblica o privada.

Auditoria Ambiental: La Auditora Ambiental es un proceso metodolgico, encaminado a la evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva de las actividades productivas para detectar su situacin en relacin con los requerimientos o estndares aceptados de calidad ambiental. Es la evaluacin que se hace de la calidad del aire, la atmosfera, el ambiente, las aguas, ros, lagos y ocanos, as como la conservacin de la flora y la fauna.

Auditoria Mdica: es la evaluacin sistemtica de la atencin en salud enfocada a tres componentes, segn Avedis Donabedian: Estructura, Proceso y Resultado, que hacen parte del Sistema de garanta de Calidad de las Instituciones que prestan servicios de salud. Estructura, que comprenden los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros y filosficos de una Institucin. Proceso, entendido como todas las actividades que ocurren entre los profesionales mdicos y los pacientes, que examina la integralidad, oportunidad, accesibilidad, pertinencia, continuidad y racionalidad lgico cientfica,

basando su actividad en el expediente clnico. Resultado, referido a la eficacia, eficiencia, efectividad y la satisfaccin del usuario.

La Auditora Mdica es un procedimiento tcnico, evaluativo, preventivo sobre la calidad de atencin mdica fundamentada en la aplicacin y anlisis de indicadores institucionales vigentes, la revisin del expediente clnico historia clnica, los protocolos de atencin, el compromiso de gestin, el cumplimiento de legislacin interna y externa, y la satisfaccin de usuarios y prestadores de Servicios.

Cumple una funcin fiscalizadora y de recomendacin, dirigida a que se adopten medidas correctivas en el fortalecimiento de las actividades y funciones que se desarrollan da tras da, y que den como resultado servicios de mayor calidad al usuario.

Se forja en una instancia educadora ms que punitiva y sancionadora, en la que se aprovechan las experiencias negativas y positivas, para ir introduciendo en forma gradual correcciones y mejoramiento en cada uno de los procesos, principalmente en el de atencin para satisfacer los requerimientos de pacientes y familiares y as poder cubrir las expectativas que cada vez son mayores.

Por tanto, la Auditora Mdica constituye: Un sistema de educacin y perfeccionamiento continuo, vigilando la calidad y todos sus atributos, como son: la eficacia, eficiencia, oportunidad, continuidad, suficiencia, integridad, racionalidad lgico-cientfica,

efectividad, optimizacin, aceptabilidad, legitimidad, equidad, satisfaccin del usuario y del proveedor, calidez y humanidad en las prestaciones; tratando de lograrlo a travs de un proceso enseanza aprendizaje, motivacin y participacin de todo el equipo que est en relacin al paciente. Un sistema que tiene un carcter preventivo del error mdico y reparador del mismo, de orden no penal.

Una instancia de mediacin, conciliacin y solucin de conflictos que puedan surgir en la relacin mdico paciente, familiares e instituciones en beneficio de los afectados e involucrados.

Auditoria de Inventario: Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso, transformacin y venta posterior, tales como materias primas, material de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artculos terminados. Estos bienes, generalmente, representan uno de los renglones ms importantes del activo de las empresas, siendo fundamental en la determinacin del costo de ventas y de los resultados de ejercicios.

Objetos de la auditoria de inventarios: a. Comprobar su existencia fsica b. Verificar que sean propiedad de la empresa c. Comprobar su correcta valuacin

Procedimientos recomendados: a. Inspeccin fsica o sea observacin en la toma de inventarios b. Pruebas fsicas de la existencia c. Revisin del corte de inventarios d. Comprobacin aritmtica de los inventarios

Auditoria a Caja Chica: Es la revisin peridica del manejo del efectivo que se asigna a una persona o rea de una empresa, de los comprobantes de ingresos y egresos generados por sus operaciones cotidianas.

Auditoria de Sistemas

Auditora informtica: Es la revisin que se realiza a los sistemas computacionales, software e informacin utilizados en una empresa.

Auditora con la computadora: Es la que se realiza con el apoyo de los equipos de computo y sus programas para evaluar cualquier tipo de actividades y operaciones, no necesariamente computarizadas, pero si susceptibles de ser automatizadas. Auditora sin la computadora: Es la auditora que se realiza con tcnicas y procedimientos tradicionales del comportamiento y valides de las transacciones econmicas, administrativas y operacionales de un rea de computo. Auditora a la gestin informtica: Su aplicacin se enfoca exclusivamente a la revisin de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realizan dentro de un centro de cmputo, tales como planeacin, organizacin, direccin y control del centro. Auditora al sistema de cmputo: Esta se enfoca nicamente a la evaluacin del funcionamiento y uso correctos del equipo de cmputo, su hardware, software y perifricos. Auditora alrededor de la computadora: Es la que se realiza a todo lo que est alrededor de un equipo de cmputo. Auditora de la seguridad de los sistemas computacionales: Se realiza a todo lo relacionado con la seguridad de un sistema de cmputo, sus reas y personal, as como a las actividades, funciones y acciones preventivas y correctivas que contribuyan a salvaguardar la seguridad de los equipos computacionales. Auditora a los sistemas de redes: Se realiza a los sistemas de redes de una empresa, considerando en su evaluacin los tipos de redes, arquitectura, topologa, sus protocolos de comunicacin, las conexiones, accesos, privilegios, administracin. Auditora integral a los centros de cmputo: Es una revisin global, con el fin de evaluar de forma integral el uso adecuado de su sistema de cmputo. Auditora ISO-9000 a los sistemas computacionales: Esta auditora es realizada nicamente por auditores especializados y certificados en las normas y procedimientos ISO-9000. Auditora outsourcing: Es realizada para evaluar la calidad en el servicio de asesora o procesamiento externo de informacin que proporciona una empresa a otra.

Auditora ergonmica de sistemas computacionales: Se realiza para evaluar la calidad, eficiencia y utilidad del entrono hombre-mquina-medio ambiente que rodea el uso de sistemas computacionales en una empresa.

Objetivos: Objetivos generales de la auditoria. Realizar una revisin independiente de las actividades, reas o funciones especiales de una institucin, a fin de emitir un dictamen profesional sobre la razonabilidad de sus operaciones y resultados. Hacer una revisin especializada, desde un punto de vista profesional y autnomo, del aspecto cantable, financiero y operacional de las reas de una empresa. Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, polticas, normas y lineamientos que regulan la actuacin de los empleados y funcionarios de una institucin. Dictaminar de manera profesional e independiente sobre los resultados obtenidos por una empresa y sus reas, as como sobre el desarrollo de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos y operaciones.

Justificativos para efectuar una Auditora de Sistemas

Aumento

considerable

injustificado

del

presupuesto

del

PAD

(Departamento de Procesamiento de Datos). Desconocimiento en el nivel directivo de la situacin informtica de la empresa. Falta total o parcial de seguridades lgicas y fsicas que garanticen la integridad del personal, equipos e informacin. Descubrimiento de fraudes efectuados con el computador. Falta de una planificacin informtica.

Organizacin que no funciona correctamente, falta de polticas, objetivos, normas, metodologa, asignacin de tareas y adecuada administracin del Recurso Humano.

Descontento general de los usuarios por incumplimiento de plazos y mala calidad de los resultados. Falta de documentacin o documentacin incompleta de sistemas que revela la dificultad de efectuar el mantenimiento de los sistemas en produccin.

Bibliografa

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