CONFERENCIA PLANEAMIENTO Hace unos aos termin de construir la casa donde vivo.

Hasta entonces nunca me haba tocado participar en el desarrollo de una obra especialmente planeada para los intereses de mi familia. Result para todos una experiencia nueva, rica en matices de personalidad intereses, generosidad, inquietudes que no vienen al caso para lo nuestro, pero sobre todo interesante en lo que respecta a la relacin con el arquitecto. En la primera entrevista nos recibi con una amplia sonrisa, y con solo tres elementos que bastaron para sintetizar las bases de nuestras necesidades; una hoja de papel, un lpiz y una goma. Estos elementos lo acompaaron a lo largo de todas las charlas que compartimos durante varios das. Yo estaba fascinado mirando cmo con su experiencia iba plasmando en papel poco a poco todas nuestras inquietudes. Propona, borraba, replanteaba, escuchaba. Peda tiempo para pensar. Estudiaba. Volva con el nuevo proyecto. Retocaba. Modificaba. Dibujaba. Correga. Perfeccionaba. Por fin all estaba. El proyecto terminado. Todos festejamos lo que se haba logrado. Haba interpretado, no sin esfuerzo, los intereses de los que habitaramos la casa. Antes de colocar el primer ladrillo, la estructura haba sido definitivamente elaborada. As tambin procede un orador conciente y preocupado por su conferencia. Mal hara en sentarse a escribir, si antes de hacerlo no se detuvo a planear con cuidado su obra, tratando de conciliar lo que quiere decir con lo que el auditorio espera recibir. Aun antes de aceptar el compromiso, el orador debe pensar, si se le pide que hable de un tpico del cual no tiene conocimiento, inters o convicciones personales, no acepte la invitacin. Diga que no est calificado para ocuparse del tpico que se le sugiere y proponga su propio tema. Ahora s, ya lo tengo, este tema me interesa. Tengo claras ideas. He ledo y he meditado mucho al respecto. Pienso que puedo promover esta inquietud en los que van a escucharme. Tengo algo que decir, seguramente puedo ser elocuente. Antes que nada lo que debo hacer es volcar en el papel lo que pienso al respecto. Si puedo avanzo un poco ms y elaboro el esqueleto de mi pltica. Apenas un bosquejo, que para eso est la goma. Ya lo modificar de acuerdo con mis lecturas, pero esto que escrib es absolutamente original. Es mo, y lo traje a la luz del fondo de mis conocimientos y mis convicciones. Hablo con mis palabras, en el idioma de todos los das en mi casa, en el Hospital, en el Club. Seguramente esto que escrib no ser lo nico. Le sumar lo que me parezca importante de la bibliografa. Pero aquello que es mo, seguir siendo siempre lo ms valioso, lo realmente autntico de mi trabajo.

Este

bosquejo

original,

sujeto

naturalmente

modificaciones, ser el ncleo alrededor del cual se desarrollar la pltica. Esto no significa que no debe leer e investigar sobre la materia. Es necesario el aporte de conocimientos, el estmulo de la memoria, y el desarrollo de las ideas. Solo que est claro este trabajo viene despus. Si no puedo traducir mis pensamientos y/o mis sentimientos antes de buscar ayuda en lo que otros escribieron, este tema no es para m. Aun en los trabajos ms tcnicos, el bosquejo inicial debe ser siempre suyo. Para esto lo primero es fijar la idea central, el objetivo claro y preciso del mensaje que quiere trasmitir. A continuacin debe resolver la manera cmo esa idea debe ser presentada a los oyentes para que sea entendida sin necesidad de un esfuerzo especial, y contando con una atencin normal media. Tenga presente adems que una conferencia bien presentada, con un estilo claro y sencillo, puede ser escuchada con atencin y entendida en todo su desarrollo por el auditorio, y sin embargo no poder retenerse, desvirtuando uno, quizs el ms importante de los objetivos: que quien nos escucha aprenda. La mente humana puede recordar fcilmente tres variable sobre un tpico. A medida que el nmero de variables aumenta, disminuye la habilidad para recordar todas o cualquiera de ellas. De Bennett y Corrigan, recogemos la siguiente informacin: "Cinco factores sern retenidos por aproximadamente un cincuenta por ciento de las personas, seis por un veinticinco por ciento, y por encima de eso Ud. necesitar un auditorio de expertos en memoria." La mente del orador y la de su auditorio son esencialmente similares en lo que concierne a la retencin. La conferencia debe ser planeada como para que retener sea fcil para ambos. Es comprensible que si un orador necesita notas para hablar, es porque la retencin de su pltica es difcil. Mucho ms difcil ser para el auditorio que escucha quizs por primera vez el tema. Si el orador elabora una lista de doce puntos a cubrir en una charla, seguramente no podr recordarla y necesitar valerse de una gua. Pero, por favor piense, quien lo escucha no podr recordar lo que dijo. El mtodo a emplear queda entonces muy claro. Sintetice su pltica, sobre la base de unos pocos puntos principales tres o cuatro es lo ideal para trasmitirlos con claridad y sin notas. Como los puntos principales, esqueleto del guin, necesitarn casi siempre un

mayor desarrollo, pueden establecerse puntos secundarios o variables para cada punto principal, que tampoco deben excederse de cinco. Quizs un ejemplo clarifique aun ms las ideas. Si yo pretendo dar una conferencia de oratoria, sintetizar el esquema de la misma sobre la base de "score" ya enunciado al comienzo de este trabajo.

De esta forma, con un poco de esfuerzo, podr retener el plan de mi conferencia tan organizado, que su desarrollo no requerir notas. Los puntos principales son tres y los secundarios no pasan de cinco, que es el lmite que nos habamos propuesto. En este encuadre tenemos la seguridad de que podremos lograr que el auditorio escuche, entienda y aprenda.
TENGA UNA "HOJA DE RUTA", COMO PARA UN VIAJE

Estructurar el discurso adecuadamente le permitir organizar su esquema de manera clara y sencilla, fcil de recordar, permitindole introducir las variaciones oportunas de acuerdo con la circunstancia. Atencin: esta premisa es muy importante para evitar el razonable temor de "quedarse en blanco", y no saber cmo continuar. Si Ud. tiene un mapa trazado para realizar un viaje, no hay posibilidad alguna de detenerse y no saber "de dnde vengo y a dnde voy". Permtame que le cuente mi ltimo viaje a Espaa e Italia, que fue muy elaborado previamente por las tres parejas que participamos. Llegamos a Madrid, sabiendo que disponamos de 21 das para nuestra excursin, retiramos nuestros autos con un itinerario perfectamente trazado en sus puntos principales: Barcelona, la Costa Azul, Florencia y Roma. Sabamos de dnde salamos, hacia dnde bamos y de cunto tiempo disponamos. Cmo era posible perderse? Si nos gustaba nos quedbamos en Benidorm, en Saint Tropez, en Pompeya. Es ms, llegamos con suficiente tiempo a Roma, como para permitirnos continuar y detenernos en el lugar que ms nos gust de todo el viaje: Positano. Exactamente igual que la hoja de ruta de un viaje, se elabora el esquema de una conferencia. Esto le dar seguridad, y entonces puede detenerse en una playa que le gusta, o un tema que despierta el inters del auditorio; y apurar en una zona poco atractiva si va atrasado, tal cual en un discurso para ajustarse al tiempo. Pero nunca perderse. Basta saber sin lugar a dudas de dnde viene y a dnde va.

Dentro de unos das tengo que dar una charla sobre "Reuniones Eficaces", en el Comit de Biotica Mdica del Hospital Alemn. Quizs le sea til al lector saber cmo organic mi "hoja de ruta" de la disertacin: 1. Introduccin 2. Definicin 3. Tcnicas a.- Preparacin b.- Conduccin c.- Evaluacin 4. Conclusin 5. Declogo de una mala reunin Son tantas las veces que repas este esquema, que acabo de transcribirlo de memoria y sin ninguna duda. Cmo voy a perderme?
NUESTRO OBJETIVO: QUE EL AUDITORIO ESCUCHE, ENTIENDA Y APRENDA

Hace ms de una dcada resolvimos invitar a dos expertos docentes extranjeros a que nos dieran un curso breve de su especialidad, en nuestros Departamentos de Pediatra y Obstetricia del Hospital Alemn. Se trataba de los doctores Enrique Ostrea y Federico Mariona, este ltimo de origen argentino, pero hace ya muchos aos radicado en los Estados Unidos. Cuando establec contacto con ellos aceptaron de buen grado la invitacin, pero pidieron un ao de tiempo para prepararse. Tiempo despus, conversando con ellos les pregunt por qu demoraron un ao su viaje, si lo que le pedamos era solo que nos trasmitieran su experiencia en temas de su especialidad. Ambos coincidieron. No era por el fondo de lo que queran decirnos que necesitaban tiempo, sino por la forma de hacerlo. No era por el tema en s, que seguramente dominaban por su ciencia y experiencia. Era por la manera de exponer sus conocimientos para llegar al auditorio que necesitaron un ao para prepararse. Sus presentaciones fueron brillantes, tiles, fciles de seguir. El planeamiento era perfecto, la coleccin de diapositivas estaba preparada con infinito cuidado. Nunca leyeron, pero las conferencias tenan un orden y una claridad tal que permitieron ser grabadas y trascriptas y su lectura result tan fcil y sencilla como la de un libro pulido y corregido hasta el detalle. Esto es respeto y consideracin por el auditorio. A veces como organizador de cursos y conferencias me sorprende comprobar con cunta facilidad se aceptan, y muchas veces se descuidan, compromisos docentes que aparentemente no preocupan al orador. Yo dira as en general, que cuanto ms joven es el invitado, menos importancia parece otorgarle a la responsabilidad de desarrollar un tema. Y es as como tantas veces compart con ellos la amarga sensacin del fracaso
PREPARE CUIDADOSAMENTE FONDO Y FORMA

Julin Maras public en "La Nacin" un aertculo titulado "Una conferencia es probablemente una lata". Quiero trascribir algunos conceptos que me parecen muy apropiados a la idea que necesito trasmitir. Dice Julin Maras: "Tengo la impresin de que los oyentes son sensibles al hecho de que los conferenciantes hablen y no lean. Sienten que se dirigen a ellos, no que les estn comunicando algo ya hecho de antemano. Suelo decir que una conferencia es probablemente una lata, pero si es leda resulta literalmente una lata de conserva. El conferenciante debe preparar, y mucho, su conferencia,

y debe saber de qu va a hablar, pero no exactamente lo que va a decir, porque la forma debe surgir del dilogo silencioso con el pblico. Si se lee un texto se est cautivo de l, y sobre todo no se mira a los oyentes y es improbable que "pase la corriente", que se establezca una comunicacin vivaz. Se est perdiendo la costumbre de hablar. Hasta para las intervenciones brevsimas, acaso una simple presentacin, se saca del bolsillo un papel. En el caso de las conferencias, no se advierte que la forma oral es, debe ser, bien distinta de la escrita, porque cada una tiene una estructura propia." El consejo es: no piense en palabras, piense en ideas. Si las ideas las hemos aclarado y puesto en orden, las palabras fluyen con facilidad. Preparemos todo, estudiemos casi de memoria la introduccin. Y repasemos muchas veces el orden de las ideas de la conferencia. Despus tiremos todos los papeles. O guardmoslos lejos, nunca con nosotros al comenzar a hablar. No vaya a ser que nos tentemos a echar mano a nuestros apuntes Fuera! Lejos!
NUNCA LEA NI APRENDA DE MEMORIA

De todas las premisas que ofrecemos en este libro de oratoria, quizs la que ms pginas ocupa en los libros consultados sea la que los autores enuncian de diferente manera pero que significan ms o menos lo mismo: relate su experiencia; cuntenos lo que aprendi viviendo; busque los temas en su interior; llene su discurso de ejemplos; utilice nombres y recuerdos; vuelva a vivir la experiencia mientras la relata. Dale Carnegie confiesa en su libro "Cmo ganar amigos", que las reglas que propone pueden ser resumidas en una pgina y media. Las otras doscientas treinta pginas estn colmadas de relatos y ejemplos que demuestran cmo otros usaron tales reglas con feliz resultado. Y el libro se tradujo a once idiomas y se reimprimi ms de cien veces. Una vez que hemos planeado y pulido nuestra conferencia, llega el momento de darle vida, de trasmitir la experiencia, de personalizarla. "Haba una vez " son las palabras mgicas que abren la puerta de la imaginacin infantil. Por la misma va de acceso usted puede penetrar en la mente del adulto que lo escucha, y con su relato veraz aumentar su atencin y multiplicar su capacidad de retener los conceptos vertidos en su pltica. Por otra parte este recurso es tan viejo como la historia de la humanidad. La Biblia misma es un gran tesoro de principios y normas de conducta, reforzados con ejemplos ricos de inters humano, como la parbola de los talentos.
PERSONALICE SU CONFERENCIA.