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Capítulo 4

Introdução ao Microsoft
Office Project 2003
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 47

O QUE HÁ DE NOVO?

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT 2003

O Microsoft Office Project Standard 2003 e o


Microsoft Office Project Professional 2003
oferecem o recurso Copiar Imagem para o
Assistente do Office para exibir facilmente dados
Copiar Imagem para o do projeto como uma figura estática em outros
Assistente do Office aplicativos do Microsoft Office System, como o
Microsoft Office PowerPoint 2003. Você pode
localizar o recurso Copiar Imagem para o
Assistente do Office na barra de ferramentas
Análise.
Com o Project Standard 2003 e o Project
Imprimir um modo de Professional 2003, ficou mais fácil imprimir um
modo de exibição do jeito que você gostaria. Um
exibição como assistente para ajudá-lo a imprimir o modo de
relatório exibição como um relatório está disponível no
painel de tarefas Relatório do Guia do Projeto.
Para especificar atribuições de recursos como
propostos (por exemplo, nos projetos ainda em
fase de proposta) ou comprometidos, você pode
atribuir tipos de reservas aos recursos no Project
Professional 2003. Um novo campo de recurso
contém o tipo de reserva (comprometido ou
Tipos de reserva de proposto) que pode ser aplicado a todas as
recursos atribuições de recurso do projeto. Os tipos de
reserva também são usados no Microsoft Office
Project Web Access 2003, onde um gerente de
recursos pode usá-los para montar equipes de
projeto, usando o novo recurso Criar Equipe, ou
para acessar capacidade versus demanda, no
Gráfico de Disponibilidade de Recursos.
O Project Professional 2003 fornece campos
Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)
para incluir conjuntos adicionais de qualificações
de recursos. Os campos ERMV podem ser usados
nos modos de exibição de recursos para manter o
Várias qualificações de
inventário de qualificações dos recursos da
recursos empresa no recurso Criar Equipe, para pesquisar
os recursos com várias qualificações, e no
Assistente de Substituição de Recursos ou no
Modelador do Portfólio, para considerar as várias
qualificações de um recurso.
No Project Professional 2003, você pode evitar
Bloqueio de que outras pessoas substituam as informações da
linha de base. Na página Administração do Project
informações da linha Web Access 2003, o administrador do servidor
de base pode especificar quem pode ou não salvar uma
linha de base no Project Professional 2003.
Suplementos COM Os seguintes suplementos COM (Component
instalados Object Model) do Project, que antes eram
implantados via download, agora são instalados
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 48

automaticamente com o Project Standard 2003 e


o Project Professional 2003:

• Assistente de Gráficos de EDT do Visio


• Assistente de Relatórios XML
• Comparar versões de projetos
• Conversor de Euro
• Utilitário de Atualização de Banco de
Dados

Você pode localizar o Assistente de Gráficos de


EDT do Visio e o Assistente de Relatórios XML na
barra de ferramentas Análise. Os outros
suplementos COM têm suas próprias barras de
ferramentas separadas.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER


2003

Uma interface de programação para criar


facilmente os elementos de um projeto da
empresa, abrangendo desde um projeto em
branco até um projeto com tarefas, recursos e
API para criação de atribuições. Essa interface oferece suporte para
dados de projeto criação dos elementos mínimos necessários a um
projeto de empresa válido por meio do Project
Data Service (PDS). Ela não fornece o mecanismo
de agendamento do Microsoft Office Project
Server 2003.
Uma interface de programação para criar e editar
facilmente os recursos do pool da empresa,
visando facilitar a integração de outras linhas de
API para criação do sistemas da empresa com o Project Server 2003.
pool de recursos da Entretanto, não há suporte para a criação por
empresa programação de taxas de recursos, calendários de
recursos, disponibilidade de recursos, taxas de
linha de base delimitadas e custos da linha de
base delimitados.
Uma interface de programação para edição de
API para campos listas de valores dos campos de texto da
personalizados da empresa. Essa funcionalidade permite a
empresa integração e sincronização de outros sistemas da
empresa com o Project Server 2003.
Uma interface de programação para integrar
facilmente a lista de valores dos códigos da
API para edição estrutura de tópicos da empresa com outro
sistema da empresa, como RH ou Financeiro. Esse
aprimorada de campo
recurso permite ao desenvolvedor incluir uma
personalizado da lista de valores hierárquicos e um conjunto de
empresa métodos do Project Data Service (PDS) para
transformar essa lista em uma lista de valores do
código da estrutura de tópicos da empresa.
Sincronização de A nova funcionalidade do Active Directory permite
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 49

sincronizar os integrantes da equipe de um


determinado grupo no Active Directory com o pool
de recursos da empresa. Por exemplo, os novos
integrantes de um grupo do Active Directory (ou
de um grupo do Active Directory incluído) serão
recursos automaticamente criados como recursos no pool
de recursos da empresa e no Project Server. Os
recursos que não existirem mais no grupo do
Active Directory mapeado serão desativados
automaticamente no pool de recursos da empresa
e no Project Server.
A nova funcionalidade do Active Directory
também permite sincronizar os integrantes de
equipe nos grupos do Active Directory com os
grupos de segurança do Project Server. Como as
empresas podem organizar seus grupos do Active
Directory de modo que não sejam mapeados com
os grupos de segurança no Project Server, o
administrador precisa mapear os grupos do
Sincronização da Project Server com os devidos grupos do Active
segurança Directory e talvez precise criar grupos específicos
do Active Directory para esse fim. Se esses
grupos específicos tiverem outros grupos (por
exemplo, grupos organizacionais), o
administrador poderá simplesmente alocar os
recursos no grupo central do Active Directory e
fazer com que a nova funcionalidade do Active
Directory os mapeie automaticamente para os
grupos corretos do Project Server.
Ao usar o Assistente de Configuração do Windows
SharePoint Services durante a instalação do
Project Server 2003, você poderá instalar partes
Partes da Web do da Web que permitem a visualização dos detalhes
de determinado projeto ou tarefa no Microsoft
Microsoft Office Office Project Web Access 2003, por exemplo,
Project Server 2003 minhas tarefas, meus projetos, o resumo de um
projeto, alterações na tarefa enviadas pelos
recursos, atribuições de recursos e um modo de
exibição Analisador de Portfólio.
O particionamento do banco de dados aumenta a
Escalabilidade escalabilidade do Microsoft Office Project Server
2003 porque permite que o banco de dados seja
aprimorada por meio
dividido entre dois servidores, usando a
do particionamento do capacidade do servidor vinculado do Microsoft
banco de dados SQL Server.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER


2003

Listas de seleção e Para facilitar e tornar mais precisa a coleta de


tabelas de pesquisa informações dos integrantes da equipe, o quadro
de horários do Project Web Access 2003 fornece
em campos
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 50

aos usuários listas de seleção e tabelas de


pesquisa nos campos personalizados da empresa
e códigos de estrutura de tópicos das tarefas.
personalizados da
Observe que as listas de seleção não estão
empresa disponíveis para projeto, recurso ou campos
personalizados de atribuição ou códigos de
estrutura de tópicos.
O administrador pode bloquear determinados
períodos de tempo no quadro de horários do
Project Web Access 2003 para impedir que os
recursos emitam relatórios de horários não
abrangidos pelo período atual. Os períodos do
quadro de horários podem ser bloqueados para
projetos que são controlados por hora/trabalho
por período de tempo. A entrada de dados
Bloqueio do quadro de
efetivos não pode ser desabilitada em
horários determinados períodos de tempo para projetos
controlados por qualquer outro meio, por
exemplo, por porcentagem de trabalho concluído
ou pelo total de horas reais de trabalho. Os dados
efetivos inseridos por meio desses métodos de
controle são distribuídos ao longo de um período
dividido em fases, de acordo com as regras de
agendamento usuais.
Quando os recursos da empresa usam o quadro
de horários para enviar o trabalho real de suas
atribuições, esse trabalho pode ser protegido para
evitar que os gerentes de projeto possam
modificá-lo. Somente dados efetivos de
Dados efetivos
atribuições de recursos da empresa podem ser
protegidos protegidos. Os gerentes de projeto ainda poderão
editar os dados efetivos de tarefas com recursos
locais atribuídos ou recursos sem atribuição. Essa
característica está totalmente integrada com o
recurso Bloqueio do Quadro de Horários.
Agora, você pode imprimir a grade das páginas
Tarefas, Projetos, Recursos, Atualizações, Riscos,
Questões ou Documentos. Depois de especificar
Aprimoramentos da as opções de modo de exibição da grade, use a
impressão funcionalidade Imprimir Grade para distribuir e
formatar as colunas da maneira que desejar, e
depois imprima a grade ou exporte-a para o
Microsoft Office Excel 2003.
Pesquisar recursos Você pode criar sua equipe na página Projetos do
Project Web Access 2003 pesquisando os recursos
com base nas disponíveis e obter as qualificações específicas
qualificações necessárias.
O Microsoft Office Project Server 2003 fornece os
campos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa
(ERMV) para incluir outros conjuntos de
Inserir várias qualificações de recursos. Use esses campos no
qualificações de recurso Criar Equipe para pesquisar recursos com
recursos várias qualificações e, no Assistente de
Substituição de Recursos ou no Modelador de
Portfólio, use-o para analisar as várias
qualificações de um recurso.
Tipos de reserva de No Project Web Access 2003, um gerente de
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 51

recursos pode especificar, na nova funcionalidade


Criar Equipe, os diversos tipos de reserva de
recursos para alocá-los nos projetos como
recursos propostos ou comprometidos, ou pode acessar
capacidade versus demanda no Gráfico de
Disponibilidade de Recursos.
O Microsoft Office Project Professional 2003 é
Integração com o integrado com o Windows SharePoint Services
para fornecer gerenciamento de documentos,
Microsoft Windows controle de questões e gerenciamento de riscos.
SharePoint Services O Microsoft SharePoint Team Services 1.0 não
tem mais suporte.
Como o Windows SharePoint Services dispõe da
funcionalidade de check-in e check-out, o
Microsoft Office Project Professional 2003 oferece
suporte a bloqueio de documentos. Quando é
feito check-out de um documento de uma
Biblioteca de Documentos, ele é automaticamente
Check-in e check-out
bloqueado para que nenhum outro usuário faça
de documentos alterações até que seja feito o check-in na
Biblioteca de Documentos. No check-in dos
documentos, você pode adicionar comentários
para descrever as alterações efetuadas no
documento. Esses comentários são salvos como
parte do histórico do documento.
Para fins de comparação e arquivamento, a
Biblioteca de Documentos oferece capacidade
para armazenamento de várias versões de um
documento. Quando é feito o check-out de um
documento e, em seguida, é efetuado o check-in,
uma cópia do documento anterior é criada e
Versões de gravada como uma versão anterior do
documentos documento. Os documentos vinculados a projetos
e tarefas no Microsoft Office Project Server 2003
representam sempre a versão mais atual. No
entanto, você pode visualizar todas as versões de
um documento, restaurar o documento atual a
uma versão anterior ou excluir uma versão de
arquivo morto do documento.
Capacidade de O Microsoft Office Project Professional 2003 e o
gerenciamento de Windows SharePoint Services oferecem
capacidade para registrar e gerenciar riscos, como
risco eventos ou condições que podem ter um impacto
positivo ou negativo sobre o resultado de um
projeto. O controle de risco pode ajudar você no
processo de gerenciamento de risco para
identificar, analisar e abordar de forma pró-ativa
os riscos do projeto. Ele permite registrar,
compartilhar, atualizar e analisar os riscos de um
projeto. Além disso, você pode personalizar o
controle de risco de um determinado projeto ou
de toda a organização. O controle de risco é
implementado no Project Web Access 2003 e nele
os riscos podem ser enviados, atualizados e
associados a elementos como, por exemplo,
projetos, tarefas, documentos, questões e outros
riscos.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 52

Essa nova funcionalidade de gerenciamento de


risco permite que você anexe avaliações de risco
às tarefas, mas não oferece controle, emissão de
relatório e gerenciamento de risco sofisticado
entre projetos, como a análise Monte Carlo.

INTEGRAÇÃO APRIMORADA COM O MICROSOFT


OFFICE SYSTEM
O Microsoft Office Project 2003 oferece o recurso
Copiar Imagem para o Assistente do Office para
simplificar a exibição de dados do projeto como
Copiar Imagem para o uma figura estática em outros aplicativos do
Assistente do Office Microsoft Office System, como o Microsoft Office
PowerPoint 2003. Você pode encontrar o recurso
Copiar Imagem para o Assistente do Office na
barra de ferramentas Análise.
Quando usarem o suplemento COM (Component
Object Model) para integração de Microsoft Office
Project e Outlook, fornecido com o Microsoft
Office Project Web Access 2003, os integrantes da
equipe poderão exibir as tarefas do projeto
publicadas para eles no Project em seus
calendários do Outlook, juntamente com seus
outros compromissos. Em seguida, poderão
Integração com o atualizar o andamento do projeto nas entradas de
Outlook calendário e informar o status do andamento no
Microsoft Office Project Server 2003, diretamente
do Outlook. No Calendário do Outlook, as tarefas
podem ser exibidas como horário disponível ou
ocupado. Observe que a integração com o
Outlook permite que os integrantes da equipe
exibam as atribuições de tarefas no Outlook
apenas como entradas de calendário, não como
tarefas do Outlook.

OUTROS RECUSOS NOVOS

Os programas do Microsoft Office System têm


uma nova aparência, mais aberta e revigorante.
Nova aparência do Além disso, você observará que novos e
Office aprimorados painéis estão disponíveis:
Introdução, Ajuda, Resultado da Pesquisa e
Pesquisa.
Em um Tablet PC, você pode inserir dados
rapidamente, usando seu próprio manuscrito
diretamente nos documentos do Office, como se
estivesse usando uma caneta e um folheto. Além
Suporte para Tablet PC disso, agora é possível visualizar os painéis de
tarefas no sentido horizontal para ajudá-lo a
realizar seu trabalho no Tablet PC do jeito que
deseja executá-lo.
Microsoft Office Online O Microsoft Office Online está melhor integrado
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 53

com todos os programas do Microsoft Office


System, permitindo, assim, que você desfrute de
todas as vantagens oferecidas pelo site durante
seu trabalho. É possível visitar o Microsoft Office
Online diretamente do seu navegador da Web ou
usar os links fornecidos nos vários painéis de
tarefas e menus de programas do Office para
acessar artigos, dicas, clip-art, modelos,
treinamento online, downloads e serviços para
aperfeiçoar a forma como você trabalha com os
programas do Office. O conteúdo do site é
atualizado com base nos comentários diretos e
nas solicitações específicas enviadas por você e
outras pessoas que usam o Office.
A Microsoft se empenha em aprimorar a
qualidade, a confiabilidade e o desempenho de
serviços e software Microsoft. O programa de
aprimoramento da experiência do cliente permite
que a Microsoft reúna informações sobre
configuração de hardware e sobre como usar os
programas e serviços do Microsoft Office System
para identificar tendências e padrões de uso. A
participação é opcional e a coleta de dados é
Aprimorando a totalmente anônima. Além disso, a emissão de
relatórios e mensagens de erro foram
qualidade para o aprimoradas para que você tenha uma
cliente abordagem mais fácil para informar erros e
receber informações úteis sobre alertas no
momento em que se deparar com um problema.
Finalmente, usando uma conexão com a Internet,
você pode apresentar ao cliente Microsoft
comentários sobre um programa do Office,
conteúdo da Ajuda ou conteúdo do Microsoft
Office Online. A Microsoft está constantemente
acrescentando e aprimorando o conteúdo com
base em seus comentários.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 54

3.2 – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO MS-


OFFICE PROJECT 2003

Atributo Máximo
Tarefas por arquivo de projeto 1 milhão
Recursos por projeto 1 milhão
Unidades de recurso por 60.000.000 de unidades ou
atribuição 6.000.000.000%
Datas de disponibilidade de
100
recurso
Dependências entre tarefas por
não há limite
arquivo de projeto
Predecessoras por tarefa não há limite
Sucessoras por tarefa não há limite
Níveis da estrutura de tópicos
65.535
por projeto
Projetos consolidados 998
Arquivos de projeto abertos por
998
projeto consolidado
Arquivos do participante do 999 (isto é, o número máximo de
compartilhamento conectados a arquivos de projeto abertos menos 1
um pool de recursos para o próprio pool de recursos)
Janelas abertas 50
Calendários base ilimitado
Exceções de calendário por
1.400
calendário
Tarefas imprimíveis no
4.000
calendário mensal
Tabelas de taxas para dar
suporte a diferentes escalas e 5 por recurso
taxas de pagamento
Taxas variáveis por tabela de
taxas para dar suporte a 25
aumentos e diminuições de taxa
Valor de custo em um campo de
999.999.999.999,99
unidade monetária
Valor de trabalho 1.666.666.667 horas
Atribuições de valores de
trabalho para:
Atribuições de trabalho 999.999.999 minutos
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 55

Atribuições de material
999.999.999 unidades
variáveis
Para atribuições de material
60.000.000 unidades
fixas
Células e barras de Gantt que
podem ser formatadas 64.000
diretamente
Porcentagem do intervalo de
10-500%
ajuste da escala de impressão
Texto do cabeçalho de página 5 linhas
Texto do rodapé de página 3 linhas
Texto da legenda de página 3 linhas
Largura da caixa de texto da
5 polegadas (12,7 centímetros)
legenda de página
Testes de filtro por filtro 40
Testes de filtro por AutoFiltro 2 por coluna
Data mais antiga permitida para
1º de janeiro de 1984
cálculo
Data mais avançada permitida
31 de dezembro de 2049
para cálculo
Seleções não contíguas em
9
modo de exibição de planilha
Linhas de base 11
Caracteres em campo de texto 255
Caracteres em campo de código
255
da estrutura de tópicos
Valores e caracteres em campo
255 valores, cada um com 255
Múltiplo Valor de Recurso da
caracteres
Empresa (ERMV)
Dígitos em um campo de
999.999.999.999,99
número
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 56

PREPARANDO-SE PARA UTILIZAR O MS-


OFFICE PROJECT 2003

INSTALAÇÃO DO MS-OFFICE PROJECT


PROFESSIONAL 2003
Requisitos para o Project Professional 2003

• PC com Pentium 233 MHz ou processador superior; Pentium III


recomendado.
• Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 ou superior ou
Microsoft Windows XP ou um sistema operacional posterior.
• Recomenda-se 128 MB de RAM ou mais.
• 130 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido
varia, dependendo da configuração; as opções de instalação
personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).
• Monitor super VGA (800 X 600) ou de resolução superior.
• Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou superior,
Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou superior ou Internet
Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior. Para obter o melhor
resultado, use o Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou
superior.

Itens ou serviços adicionais necessários para utilizar alguns recursos:

• Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ou


Oracle 8.0.5, Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessários para
projetos armazenados em bancos de dados. Se você estiver usando
os recursos de empresa do Project Server 2003, é necessário o
Microsoft SQL Server 2000.
• O Project Server 2003 é necessário para recursos de gerenciamento
de projetos e recursos de empresa. O Project Server 2003 tem um
conjunto diferente de requisitos do sistema.
• A funcionalidade da Internet requer acesso dial-up ou de banda
larga à Internet, fornecido separadamente.
• Rede compatível com Windows e sistemas de correio compatíveis
com MSPI, necessários para recursos de email.

Para usar o Project Web Access juntamente com o Project Professional


2003, você precisa de um computador com a mesma configuração
indicada acima, com as seguintes exceções:
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 57

• 5 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido


varia, dependendo da configuração; as opções de instalação
personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).
• Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002 ou Microsoft Office
Outlook 2003, necessários para importar tarefas para o calendário
do Outlook.

PROCESSO DE INSTALAÇÃO

Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua máquina siga os


passos descritos abaixo:

1 – Feche todos os programas carregados na memória;

2 – Insira o CD de instalação na unidade de CD-ROM e aguarde


alguns instantes até que apareça a janela de instalação do Microsoft
Office Project 2003 Professional (Figura Instalação 1);

Instalação 1
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 58

OBS: Caso a janela de instalação do Microsoft Office Project


2003 não apareça siga os seguintes passos:

1 – Pressione o botão Iniciar do Windows XP;


2 – Clique em executar;
3 – Na caixa de diálogo executar, digite o caminho onde se
encontra o arquivo de instalação do Microsoft Office Project
2003. Ex D:\Instalar.exe;
4 – Pressione OK e aguarde a exibição da janela de
instalação do Microsoft Office Project Professional 2003.

3 – Na janela Programa de instalação do Microsoft Office Project 2003


(Figura Instalação 2), preencha a Chave do Produto e pressione
avançar.

Instalação 2

4 – Na tela de Informações do Usuário (Figura Instalação 3),


preencha os campos Nome do Usuário, Iniciais e Organização e
pressione o botão avançar;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 59

Instalação 3

5 – Na tela de Contrato de Licença de Usuário Final (Figura Instalação


4), leia atentamente os termos da licença de uso e marque a caixa de
checagem “Aceito os termos do Contrato de Licença” e pressione
Avançar;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 60

Instalação 4

6 – Na tela de “Escolha o Local Onde o Produto Project Professional


será Instalado” (Figura Instalação 5), defina o disco e a pasta onde
será instalado o Microsoft Office Project Professional;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 61

Instalação 5

7 – Na tela “Escolher Opções de Instalação para Microsoft Project


Professional” defina os itens que serão instalados na máquina (Figura
Instalação 6 e 7);
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 62

Instalação 6

Instalação 7

8 – Caso exista uma versão anterior do Microsoft Project será exibida


a tela “Remover Versões Anteriores do Microsoft Project”. Escolha se
quer remover ou manter as versões anteriores e pressione avançar ;

9 – Na tela “Iniciar Instalação” pressione o botão instalar (Figura


Instalação 8);
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 63

Instalação 8

9 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados para sua máquina.


Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 64

Instalação 9

10 – Após os arquivos serem copiados será exibida a janela


“Instalação Concluída” (Figura Instalação 10), nessa janela você pode
optar por manter ou excluir os arquivos de instalação do MS-Office
Project. Pressione o botão concluir para finalizar a instalação.

OBS: Caso você tenha optado por excluir os arquivos de instalação


do Microsoft Office Project Professional 2003, será exibida uma janela
de confirmação da exclusão dos dados do cachê (Figura Instalação
11)
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 65

Instalação 10

Instalação 11

INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT


PROFESSIONAL 2003
Uma vez instalado o Microsoft Office Project Professional 2003 no seu
computador, siga os seguintes procedimentos para iniciá-lo:

1 – Com o mouse acione o botão iniciar na barra de tarefas do


Windows (Figura Iniciando 1);

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os programas;


Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 66

3 – Localize o ícone do Microsoft Project e posicione o cursor do


mouse sobre o ícone;

4 – Com botão esquerdo do mouse clique sobre o ícone do Microsoft


Project.

Iniciando 1

Executado os passos anteriores, será exibida uma tela de abertura


antes de entrarmos na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando
2).

Iniciando 2

Aguarde alguns instantes enquanto o sistema operacional carrega o


Microsoft Project. Esse tempo de espera vai depender do seu
computador e da quantidade de memória instalada.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 67

Quando o Microsoft Project for carregado na memória você verá a


seguinte tela (Figura Iniciando 3):

Iniciando 3

COMPONENTES DA TELA INICIAL DO MICROSOFT PROJECT

• Barra de Título (Figura Iniciando 4) – Contém o nome do


aplicativo em uso e o nome do projeto aberto. O Microsoft
Project nomeia temporariamente o arquivo como Projeto 1 ,
Projeto 2 e assim sucessivamente,quando o arquivo for salvo
pela primeira vez será possível alterar esse nome. É na barra
de título também que acionamos os botões de controle da
aplicação (maximizar , minimizar, restaurar e fechar).

Iniciando 4

• Barra de Menus (Figura Iniciando 5) – Contém os menus


separados por categoria. Cada menu dá acesso às opções de
comandos do Microsoft Project. Para acionar qualquer menu,
basta clicar com o cursor do mouse sobre o menu desejado ou
pressionar a tecla <ALT> + <LETRA SUBLINHADA>.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 68

Iniciando 5

• Barra de Ferramentas (Figura Iniciando 6) – Contém os


botões com as opções de comando do Microsoft Project , que
são usados com mais freqüência . Todos os botões têm a
mesma opção no menu , mas pela barra de ferramentas o
acesso é mais rápido e prático.

Iniciando 6

• Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) – Exibe uma barra


com botões de acesso rápido a assistentes de trabalho de
Tarefas, Recursos, Controle e Execução e Relatórios.

Iniciando 7

• Barra de Inserção (Figura Iniciando 8) – Permite inserir ou


alterar o conteúdo da célula ativa na planilha. Para editar o
conteúdo de uma célula já preenchida bastas pressionar ,<F2>
, para tomar o conteúdo editável na barra de inserção. Clicando
sobre a barra de inserção com a célula ativa produzirá o mesmo
efeito.

Iniciando 8

• Painel de Tarefas (Figura Iniciando 9) – Permite a exibição


das atividades mais comuns para facilitar o acesso a essas
opções.Também pode ser customizado para exibição de
informações específicas do projeto ou organização.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 69

Iniciando 9

• Barra de modos (Figura Iniciando 10) – contém os botões


para acesso aos modos de exibição da área de trabalho do
Microsoft Project. Existem vários modos de exibição e a
possibilidade de personalizar um modo combinado como
veremos adiante> Na versão 2002 a barra de modos
inicialmente está oculta podendo ser exibida através do menu
Exibir/ Barra de Modos.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 70

Iniciando 10

• Área de Trabalho (Figura Iniciando 11) – Área disponível


ao usuário para visualização dos modos de exibição, que
permitem a entrada de dados e a extração de informações do
projeto.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 71

Iniciando 11

• Barra de Status (Figura Iniciando 12) – Exibe informações


tais como : Se CAPS LOCK e o NUM LOCK estão ativos,
informações sobre a célula ativa e etc.

Iniciando 12

A BARRA MODOS DE EXIBIÇÃO

A barra de modos do Microsoft Project merece uma atenção especial,


por nos possibilitar o acesso aos modos de trabalho da ferramenta.
No decorrer deste livro abordaremos cada um desses modos de
exibição. Mas é importante que nesse momento tenhamos
conhecimento do que cada um proporciona ao usuário.

Modo Calendário – Exibe um calendário contendo os meses de


duração do projeto, e as barras de atividades, possibilitando o
acompanhamento diário das atividades que estão sendo realizadas.
Muitas pessoas imprimem esse modo de visualização para o
acompanhamento manual dessas atividades.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 72

Diagrama de Rede - Também conhecido como Rede PERT. Exibe um


diagrama de precedência do tipo AON, onde é possível se ver toda a
malha do projeto. Muito usado para acompanhamento das atividades
do projeto.

Gantt de Controle – Uma cópia idêntica do gráfico de Gantt, mas


com recursos para acompanhamento e controle do projeto. Exibe
também as barras da linha de base, possibilitando uma comparação
entre planejamento e base line.

Gráfico de Gantt - Outro gráfico de precedência oferecido pelo


Microsoft Project. Ele é composto pela tabela de entrada (lado
esquerdo da tela) e linha de tempo (lado direito da tela). É pelo
gráfico de Gantt que fazemos a maior parte da alimentação de dados
no Microsoft Project.

Uso da tarefa – Exibe uma planilha para acompanhamento e


correção na carga de trabalho das tarefas do projeto. Também é
possível visualizar quais são os recursos atribuídos a essa tarefa e
qual a carga de trabalho dele dentro da tarefa.

Gráfico de Recursos – Exibe um gráfico do tipo barras medindo a


alocação do recurso por unidade. Muito usado para localizar e indicar
problemas de superalocação de recursos.

Planilha de Recursos – Exibe uma planilha para o cadastro e


alteração dos recursos utilizados pelo projeto. Aqui é possível
alimentar todos os dados de recursos, inclusive os custos hora, hora
extra e valor custo uso.

Uso do Recurso – Planilha similar a uso da tarefa, mas traz como


foco principal o recurso, com sua carga total de trabalho e as
atividades que compõem a sua carga de trabalho. Aqui alteramos a
carga de trabalho dos recursos nas atividades para resolução de
problemas de superlocação.

Mais Modos de Exibição – permite o acesso à lista dos modos de


exibição personalizados, permitindo também a criação de um novo
modo de exibição (simples ou combinado).

OPERAÇÕES BÁSICAS NO MICROSOFT OFFICE


PROJECT PROFESSIONAL
SALVANDO UM PROJETO

Para ter as informações do projeto gravadas no computador é


importante salvar o arquivo para que não percamos os dados
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 73

inseridos. Siga os passos abaixo para salvar de forma correta o seu


projeto:

1 – Acione o Menu Arquivo / Salvar;

2 – Na tela Salvar Como (Figura Básico 1), escolha a pasta onde será
salvo o projeto.

3 – No campo Nome do Arquivo digite o nome que será dado ao


arquivo do projeto;

4 – No campo Salva Como Tipo, Indique Projeto ( *.mpp);

5 – Pressione o botão salvar.

Básico 1

SALVANDO O PROJETO COM SENHA

Muitas vezes queremos salvar nossos projetos e protegê-los de


acessos indesejados. Para colocar uma senha de proteção ou
gravação no projeto siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo /Salvar Como ;

2 – No quadro de diálogo Salvar como acione o botão Ferramentas /


Opções Gerais (Figura Básico 2);
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 74

Básico 2

3 – No quadro Opções de Gravação (Figura Básico 3), preencha o


campo senha de proteção e pressione o botão OK;

Básico 3

• Sempre Criar Cópia do Backup Cria um arquivo de backup


com gravação anterior do arquivo. Com isso caso a gravação
atual seja acidental você pode resgatar a versão anterior do
arquivo renomeando o arquivo BAK gerado pelo Project.

• Compartilhamento de Arquivo Senha de Proteção : evita


que outros usuários acessem o arquivo . Senha de Gravação :
evita que outros usuários efetuem modificações no arquivo.

• Recomendável Usar Como Somente Leitura - Ativa uma


janela na abertura do projeto, sugerindo que o usuário abra o
projeto como somente leitura

4 – Pressione o botão OK e aguarde que seja solicitada a confirmação


da senha digitada (Figura Básico 4 );
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 75

Básico 4

5 – Confirme a senha e pressione OK;

6 - Pressione o botão salvar do quadro de diálogo Salvar Como.

DICA: Caso você salve o projeto com uma senha alfanumérica,


lembre-se de verificar se você digitou em maiúscula ou Minúscula,
pois o Project exigirá que você digite da mesma maneira na hora de
acessar o arquivo.

ALTERANDO AS OPÇÕES DE GRAVAÇÃO

Para facilitar o processo de gravação dos arquivos no Microsoft


Project, existem várias opções de configuração de gravação dos
projetos.

Para alterar as opções de gravação siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramenta / Opções e ative o guia Salvar (Figura


Básico 5);
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 76

Básico 5

• Salvar Arquivos do Microsoft Project Como - Define qual a


extensão para a gravação dos arquivos.

• Locais dos Arquivos Permite configurar o auto salvamento


para o projeto atual e os projetos abertos.

• Auto Salvamento Permite configurar o auto salvamento para o


projeto atual e os projetos abertos.

• Expandir Dados Divididos em Fases no Banco de Dados –


Informações sobre uma tarefa, recurso ou atribuição
distribuídas ao longo do tempo.É possível revisar as
informações divididas em fases, como trabalho ou custos, nos
campos que ficam do lado direito dos modos de exibição Uso da
tarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de tempo
selecionada, você pode revisar as informações divididas em
fases separadas em horas, dias ,semanas, meses ou qualquer
outro período de tempo desejado. Para incluir dados divididos
em fases quando salvar as informações sobre o projeto atual
em formato de banco de dados, marque a caixa de seleção
Expandir dados divididos em fases no banco de dados.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 77

PREENCHENDO O RESUMO DO PROJETO

É muito importante o preenchimento do resumo do projeto, pois


essas informações podem auxiliar em uma localização avançada do
projeto ou esclarecer dúvidas de futuro usuários do seu arquivo de
projeto.

Para preencher o resumo do projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo /Propriedades;

2 – Na janela Propriedades (Figura Básico 6) acione a guia resumo e


preencha os campos do resumo do projeto;

Básico 6

Abaixo segue a descrição dos itens do quadro resumo:

• Título - Título principal do projeto ou nome do projeto.

• Assunto - Assunto do qual o projeto trata.

• Autor O autor ou alimentador do projeto, aquele que


realmente está confeccionando a malha do projeto.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 78

• Gerente O gerente responsável pelo projeto.

• Empresa - Empresa ou órgão que está desenvolvendo o


projeto.

• Categoria A que categoria dentro da organização pertence o


projeto.

• Palavra Chave – Palavra que identifique o projeto numa


possível localização avançada.

• Comentários – Quaisquer comentários que possam auxiliar


alimentadores do projeto ou futuros gerentes que assumam o
projeto.

• Base de Hyperlink Endereço base na Internet, caso você


venha exportar esse documento com um documento HTML.

• Salvar Visualização da Figura Permite a visualização do


Gráfico de Gantt na localização de arquivos com visualização.
Esse recurso já funciona automaticamente no restante do
Office, mas por uma questtão de segurança deve ser acionado
aqui no Microsoft Project.

3 – Pressione o botão OK para confirmar os dados.

INSERINDO INFORMAÇÕES PERSONALIZADAS ÀS


PROPRIEDADES DO PROJETO

Caso você deseje inserir uma informação adicional às propriedades do


projeto para facilitar a identificação ou consulta na tela de abrir, siga
os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo / Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;


Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 79

Básico 7

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter a


informação no item Nome;

4 – No item Tipo defina o tipo de dado que irá conter o campo. Os


tipos possíveis são: Texto, Data , Número , Sim ou Não;

5 – No item valor, preencha o valor que será atribuído ao campo que


está sendo criado;

6 – Pressione o botão Adicionar Para fazer a inclusão do dado


personalizado.

Os passos descritos anteriormente são para inclusão de dados não


vinculados.Caso você deseje exibir um dado vinculado a uma
informação de um dos campos do Microsoft Project siga os seguintes
passos:

1 – Acione o menu Arquivo Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter a


informação no item Nome;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 80

4 – Marque a caixa de checagem “Vincular ao Conteúdo” ;

5 – Selecione o campo do Microsoft Project que você deseja vincular


ao campo de informação através do item Origem;

6 – Pressione o botão adicionar e depois pressione o botão OK.

Para visualizar os dados de propriedades personalizados siga os


passos abaixo :

1 – Feche o arquivo atual;

2 – Acione o menu Arquivo /Abrir;

3 – Na janela Abrir pressione o botão Modos de Exibição;

4 – No menu suspenso escolha a opção Propriedades;

5 – Será exibido um painel do lado direito da lista de arquivos


contendo os dados de propriedades do arquivo (Figura Básico 8).

Básico 8

ABRINDO UM ARQUIVO PELA OPÇÃO ABRIR

Uma vez gravado o projeto, ele poderá ser aberto a qualquer


momento para novas atualizações. Para abrir um projeto já existente
siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo /Abrir;


Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 81

2 – No quadro de diálogo Abrir, localize a pasta e o arquivo que


deseja abrir;

Básico 9

3 – Selecione o nome do arquivo e pressione abrir;

• Ao pressionar o botão observe que existe uma seta para baixo


no botão Abrir (Figura Básico 10). Ao acionar esta seta você
pode escolher entre abrir de Gravação, Leitura ou como uma
Cópia do Arquivo Original.

Básico 10

ABRINDO UM ARQUIVO PELA LISTA DOS MAIS


RECENTEMENTE USADOS

Uma outra maneira de abrir um arquivo é através da lista dos


arquivos mais recentemente usados.

Vamos executar os passos abaixo para abrirmos o projeto dessa


maneira.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 82

1 – Acione o menu Arquivo e procure no final do menu o nome do


arquivo que deverá ser aberto (Figura Básico 11 );

Básico 11

ABRINDO UM ARQUIVO PELO PAINEL DE TAREFAS DO


MICROSOFT PROJECT 2002

Outra forma de abrir um arquivo é através do painel de tarefas do


Microsoft Project . Lembramos que esta opção só está disponível na
versão 2002.

Para abrir o arquivo pelo painel de tarefas siga os passos abaixo :

1 – Verifique se o painel de tarefas está aberto. Caso não esteja


acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas / Painel de Tarefas;

2 – No Painel de Tarefas você verá o item Abrir (Figura Básico 12) ,


clique sobre o projeto que você deseja abrir;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 83

Básico 12

3 – Posicione o cursor do mouse sobre o nome do arquivo e pressione


o botão esquerdo do mouse;

ABRINDO UM ARQUIVO ATRAVÉS DO WINDOWS EXPLORER

Existe ainda uma outra maneira de abrir um projeto já existente, é


através do Windows Explorer. Siga os passos descritos abaixo para
realizar o procedimento:

1 – Clique sobre o botão iniciar da barra de tarefas do windows;

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os Programas e


em seguida sobre Acessórios (Esse procedimento é para o Windows
XP e 2003);

3 – Selecione o ícone Windows Explorer e pressione o botão esquerdo


do mouse;
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 84

Básico 13

4 – Selecione a pasta aonde se encontra o seu projeto e dê um duplo


clique sobre o nome do arquivo do projeto.

Aguarde alguns instantes até que o Microsoft Project seja iniciado. Ele
já inicializará com o arquivo aberto

FECHANDO UM ARQUIVO

Para fecharmos um arquivo aberto é bem simples.Basta acionar o


menu arquivo e pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a opção
fechar . Pode-se ainda utilizar o botão fechar na parte superior
direita da tela do Microsoft Project.
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003 85

Básico 14