Resumos do manual prtico da Lidel Gesto de Recursos Humanos Mtodos e Prticas

2 Parte Capitulo 1
Anlise e descrio de funes A anlise de funes consiste num processo de recolha, analise e sistematizao de informao acerca de uma funo, com o objetivo de identificar as tarefas ou atribuies, bem como as competncias necessrias para o seu desempenho. A descrio de funes constitui um sumrio das tarefas, objetivos e responsabilidades de uma determinada funo. Se for relevante, tambm inclui informao sobre condies de trabalho e a relao com outras funes. A anlise e descrio de funes adequada permite: A descrio das principais atividades o qu, Descreve as competncias necessrias para porqu e como que o trabalho realizado desempenhar as atividades; a importncia relativa dos

Identifica as principais tarefas de uma funo; Fornece

componentes da funo; Quando h uma ausncia ou uma deficiente analise e descrio, pode haver uma ambiguidade de papis, problemas comunicacionais e indefinio nos objetivos dos colaboradores. Objetivos da anlise e descrio de funes Permite: Fornecer informao para o recrutamento; Determinar o perfil do candidato e apoiar a elaborao dos testes de seleo; fornecer informao aos programas de formao; fornecer informao para a qualificao de funes, onde se determina a posio (valor) relativa a cada funo; Orientar a chefia na relao com os colaboradores, e servir-lhes de guia; Fornecer dados Higiene e Segurana no Trabalho; Gerar informao fundamental para a avaliao de desempenho. Para alm destes objetivos, a anlise e descrio de funes permite que a gesto comunique a direo da organizao e que os colaboradores percebam onde se enquadram na organizao. O processo de anlise e descrio de funes
1. Determinao dos objetivos 5. Preparao do 2. Identificao das funes a analisar 6. Recolha dos dados 3. Aceder a trabalho anterior 7. Anlise e redao das funes 4. Escolha do mtodo a aplicar 8. Reviso peridica

trabalho

Resumos do manual prtico da Lidel Gesto de Recursos Humanos Mtodos e Prticas O processo de anlise e descrio de funes tm 8 etapas na sua elaborao. 1. Determinao dos objetivos Uma das primeiras questes a colocar o porqu de fazermos uma anlise e descrio de funes. H vrios motivos, no entanto quaisquer que sejam os motivos, os objetivos da anlise de funes devem estar associados ao plano estratgico da organizao. Dois exemplos: A tecnologia e as necessidades de um ambiente competitivo conduzem a mudanas na natureza do trabalho, pelo que se requer uma reavaliao das funes existentes; O surgimento de novas funes requer novas descries funcionais; 2. Identificao das funes a analisar Aps definirmos os objetivos, devemos identificar as funes que devem ser analisadas. A escolha destas funes , normalmente, sujeita a constrangimentos/limitaes de ordem temporal e de recursos. Por exemplo: se uma empresa tiver uma elevada rotao de pessoal, mediante a impossibilidade de intervir em todas as funes, seria mais relevante determinar em que departamento existe maior rotao para proceder a anlise e descrio das funes. 3. Aceder a trabalho anterior O acesso a informaes j existentes a descries funcionais realizadas anteriormente e o acesso ao organograma da empresa podem permitir dados de posicionamento para a organizao do projeto de anlise de funes. De igual forma, a anlise do workflow permite compreender melhor as responsabilidades da funo e como se enquadra no processo global de trabalho. 4. Escolha do mtodo a aplicar Para a realizao de uma anlise e descrio de funes podem ser utilizados vrios mtodos, cada um deles com as suas caratersticas e mbito de aplicao.
Mtodo de observao direta A fonte direta dos dados o ambiente natural e o instrumento principal o analista. O Mtodo da entrevista de anlise funcional A recolha de dados efetuada pelo analista que entrevista o colaborador, questionando-o sobre a sua mais adequado quando existe um nmero de colaboradores que desempenham a mesma funo ou Consiste num registo peridico de informao sobre a funo pelo prprio colaborador. Para este registo o analista fornece ao Consiste combinao dois ou na de mais para as e as Mtodo do questionrio Dirios Mtodo Misto

mtodos eliminar desvantagens potenciar

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analista observa o colaborador no prprio local de trabalho e a desempenhar as suas funes, tirando notas sobre o que est a ocorrer. funo. que se encontram dispersos geograficamente. colaborador uma srie de itens que devem ser preenchidos. A partir daqui, o colaborador analisa o seu prprio trabalho, registando a informao num dirio onde, para alm das tarefas realizadas conste o tempo despendido com cada uma delas. Vantagens Observao visual do executante e de no se requerer a paragem do executante. Desvantagens Apropriado para trabalhos cujas tarefas so rotineiras. A observao no capta trabalho que no observvel. Constitui um mtodo caro pelo tempo exigido e pelos recursos humanos envolvidos. Vantagens Aplicao deste mtodo a qualquer situao e a maior qualidade e fiabilidade da informao porque permite esclarecer dvidas que surjam ao analista. Desvantagens Custo elevado (implica se aplicvel a paragem da produo) Potencial confuso entre fatos e opinies. Vantagens Baixo custo; fornece uma viso ampla do contedo da funo (preenchido pelos colabores e chefia direta); Rapidez na recolha de dados; Desvantagens Rigoroso planeamento do questionrio. Exigente preparao do instrumento de recolha de dados. Vantagens Retrato mais fiel da natureza do trabalhoInformao recolhida como suporte para outros mtodos. Tempo de recolha de informao analista menor. Desvantagens Como em relao a outros mtodos, os dirios podem ser sujeitos a subjetividade, tanto mais que o registo de informao feito pelo prprio colaborador. Subjetividade. Mais aplicvel a tarefas do que a outros eixos importantes da anlise de funes. pelo vantagens de cada um. Realizao entrevistas desenvolver conhecimento bsico da funo, seguido de um de para um

questionrio utilizado para

obter informao de mais

colaboradores; Realizao de

observao direta com o executante, seguido de uma entrevista com a chefia; Realizao de um questionrio colaborador, seguido de ao

entrevista com a chefia.

Resumos do manual prtico da Lidel Gesto de Recursos Humanos Mtodos e Prticas Qualquer que seja o mtodo escolhido, deve ter-se em ateno quais os objetivos que se pretendem atingir, o tempo disponvel e quem ir fazer a anlise e descrio de funes (pessoal interno ou externo, dedicado s a essa tarefa ou no) 5. Preparao do trabalho Tendo em conta que as fases anteriores se enquadram no planeamento, existe um conjunto de elementos que no devem ser descurados na preparao da anlise e descrio de funes. Alguns destes elementos so; A formao dos analistas que compem a equipa de trabalho ou at a sua seleo, caso existam elementos externos alocados a este projeto; A preparao do material de trabalho, por exemplo, formulrios, impressos ou outros materiais; A preparao do ambiente, onde se incluem os momentos de informao, comunicao e esclarecimento direo, chefias e a todos os envolvidos na anlise; A recolha de dados prvios anlise propriamente dita, como seja a seleo e recolha de nomes dos colaboradores a entrevistas, as unidades funcionais e a sua localizao. 6. Recolha dos dados Percorridas as fases anteriores, procede-se recolha de informao sobre as funes atravs do mtodo escolhido. A informao a recolher deve incidir sobre: As atividades realizadas quais so as tarefas. Os dados devem incluir o como, porqu e quando a atividade executada; As atividades do colaborador- estes dados incluem os comportamentos, como sejam o processo de deciso, a comunicao, as aes de performance fsica; As mquinas, equipamentos e ferramentas inclui-se informao sobre o tipo de equipamento usado; O contexto de trabalho exemplo tipo de colaboradores supervisionados. Requisitos humanos qualificaes, tais como habilitaes, formao, experincia de trabalho, atributos pessoais, como atitudes ou caractersticas fsicas e competncias comportamentais. 7. Anlise e redao das funes Recolhidos os dados, estes tm de ser analisados e redigidos na forma de descrio e especificao de funes. Aps a finalizao da redao, estes documentos devem ser revistos por uma amostra representativa, quer de colaboradores quer de chefias- Apenas posteriormente, se procede redao definitiva da anlise de funes. A descrio das funes consiste em documentos escritos onde estas funes e as condies de trabalho aparecem redigidas. Inicialmente a descrio de funes era percecionada como uma lista de tarefas inflexvel e definitiva. Atualmente, face polivalncia requerida e

Resumos do manual prtico da Lidel Gesto de Recursos Humanos Mtodos e Prticas constante mudana, a descrio de funes surge, acima de tudo como um documento orientador. Existem vrios formatos para a descrio de funes, estes devem adequar-se dimenso e complexidade organizacional. (ver exemplo de um formulrio de descrio funcional p.42). 8. Reviso Peridica Constitui uma boa prtica proceder a uma reviso peridica da anlise e descrio de funes. Algumas organizaes utilizam um processo contnuo e permanente de ajustamento com a reviso anual de uma parte das funes, para que a organizao no seu todo seja revista ciclicamente normalmente, entre trs a cinco anos. A anlise e descrio de funes face gesto de recursos humanos Esta considerada uma prtica fundadora da gesto de recursos humanos, visto que constitui a base de muitas outras prticas.

Recrutamento e Seleo

Avaliao de Desempenho

Anlise e Descrio de Funes

Formao

Remuneraes

A anlise e descrio de funes podem contribuir para: Recrutamento e Seleo fornece informao sobre a natureza da funo e permite orientar as atividades de recrutamento e seleo. Formao fornece informao sobre as tarefas a desempenhar e as competncias requeridas para orientar o desenvolvimento dos programas de formao. Avaliao de Desempenho a anlise de funes constitui um requisito desta pratica, pois, teoricamente, no possvel encetar uma avaliao sem ter em considerao o contedo das funes a realizar pelo avaliado e, principalmente porque desta informao que devem surgir os critrios individuais (qualitativas e quantitativos de desempenho). Remuneraes d informao relevante para avaliar o valor intrnseco da funo na organizao e para comparar com funes semelhantes no mercado de trabalho para a determinao do sistema de compensaes.

Resumos do manual prtico da Lidel Gesto de Recursos Humanos Mtodos e Prticas A qualificao de funes A definio de qualificao de funes A qualificao/classificao das funes refere-se ao valor relativo que cada funo tem na estrutura de funes da organizao. Para determinar este valor, a anlise e descrio de funes constitui um primeiro passo indispensvel. As vantagens para a organizao Pode ser aplicada a diferentes situaes, De igual forma, permite introduzir sendo ajustada prpria organizao; racionalidade nas recompensas; Ajuda a criar estruturas salariais que Implica o controle de custos que pode ser permitem a comparao com o mercado; determinante no sucesso empresarial.

Mtodos de classificao/qualificao de funes Quando pretendemos operacionalizar a qualificao de funes, essencialmente falamos de metodologias. Estas metodologias dividem-se tendo em conta duas dimenses: Mtodos quantitativos vs mtodos analticos vs no analticos. a) Mtodo do escalonamento (job raking) Este um mtodo qualitativo e no-analitico que consiste em dispor as funes numa lista hierarquizada em conformidade com um conjunto de critrios que devem ser escolhidos a partir da anlise de funes. b) Mtodo da comparao de fatores Este mtodo uma tcnica analtica em que as funes comparadas detalhadamente atravs de fatores de avaliao. So por exemplo os requisitos mentais, as habilidades requeridas, os requisitos fsicos e as condies de trabalho. c) Mtodo da avaliao por pontos Este mtodo constitui uma tcnica analtica e quantitativa com um conjunto de etapas. um dos mtodos mais divulgados e mais usados na qualificao de funes.