Caractersticas de Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se encuentran:

Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de Windows, ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos simples y directos de trabajar con la informacin. Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Microsoft Acess: Base De Datos

Una Base de Datos de Microsoft Access es un conjunto de informacin relacionada con un tema o propsito particular cuyo propsito principal es mantener informacin y hacer que est disponible en el momento requerido. Esta informacin es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en l, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades de informacin.

Componentes de una Base de Datos:

Hardware: Constituido por dispositivos de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc. Software: Es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos. Datos: Estn almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser procesados para convertirse en informacin.

Tipos de usuarios en Base de Datos

Usuario Final: Es la persona que utiliza los datos. Desarrollador de Aplicaciones: Es la persona que desarrolla los sistemas que interactan con la Base de Datos.

DBA: Es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia y seguridad. Este es el Administrador de la Base de Datos, quien se encarga de realizar el mantenimiento diario o peridico de los datos.

Objetos de base de datos de Access

Una base de datos de Access no es slo una tabla de datos, sino tambin un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la informacin propiamente dicha, se almacena en tablas. Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee. Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Tabla
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema especfico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En

una tabla, un campo es una categora o tipo de informacin. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratacin de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye informacin de varios campos.

1. Un registro 2. Un campo. 3. Un valor de campo.

Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de informacin del que se hace un seguimiento. Los tipos de informacin podran incluir informacin de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.

2. La informacin de los clientes que una vez existi en una lista de direcciones, ahora est ubicada en la tabla Clientes. 3. La informacin de pedidos que una vez estuvo en una hoja de clculo, ahora est ubicada en la tabla Pedidos. 4. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relacin entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.

Consultas
Una consulta es una pregunta que el usuario plantea acerca de la informacin contenida en su base de datos, como por ejemplo Qu productos tienen proveedores australianos?. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta rene la informacin solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinmica.

1. La tabla Clientes tiene informacin sobre los clientes. 2. La tabla Pedidos tiene informacin sobre los pedidos de los clientes. 3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compaa y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta slo devuelve los pedidos que se requeran en abril y slo para los clientes con sede en Londres

Formularios
Un formulario es, por lo general, un buen diseo para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con el diseo que haya elegido. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseo personalizado.

1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo. 2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de ms de una tabla. Tambin pueden mostrar imgenes y otros objetos. 3. Los formularios pueden tener un botn donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.

Informes
Un informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseo personalizado.

1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales. 2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un grfico. 3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.