ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Hechos histricos de mayor relevancia para la Administracin, en especial como precedentes para la formacin de una

rama especializada que se dedique a el control y revisin peridica del desempeo organizacional: * En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin. * Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administracin respectivamente. * En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimuar lla productividad de la empresa. * En 1935, James O. McKinsey propone la evaluacin de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable. * En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisin de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditora administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administracin. * En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicacin basada en conjuntos de preguntas para captar informacin en una empresa. * En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organizacin a travs de una auditora, utilizando cuatro procedimientos: Apreciacin de Conjuntos, Informal, por Comparacin e Ideal. En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la autoauditora. CONCEPTO Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. OBJETIVOS Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 2. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

3. Descubrir errores y fraudes. 4. Prevenir los errores y fraudes 5. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. IMPORTANCIA Una responsabilidad de la auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. La auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. NECESIDADES DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA EN LAS ORGANIZACIONES En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a administrativa funcional) * La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. CORRIENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA CORRIENTES Los diferentes autores y tratadistas que se han ocupado de la auditoria administrativa, la han enfocado con distintos criterios, los cuales, sin embargo, podemos clasificarlos en dos grandes corrientes de pensamiento.

* Primera Corriente: un examen de la estructura de control. Los que estn a favor de esta corriente sostienen que la auditora operativa (no aceptan el trmino administrativa) debe ser considerada un examen de los controles o medios utilizados para realizar la funcin de que se trate. Cadmus B., quien dice: la auditora operativa comienza por familiarizarse con las operaciones reales y los problemas operativos, seguida de un anlisis y evaluacin de los controles para asegurar que son adecuados para proteger el negocio. Esto, sin embargo, es slo el comienzo de la auditora. El examen de los controles se convierte en el punto de partida para la evaluacin del valor de los controles en la operacin del negocio. Seiler R.E., quien sostiene un punto de vista similar y dice: La auditora operativa no es ms que una revisin de controles. Muchos ejecutivos no han aceptado esta auditora porque piensan que es una evaluacin de la eficienciade llevar a cabo el examen y evaluacin de: * La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria de operaciones tcnicas por parte de una persona no entrenada o experimentada en cuestiones operativas tcnicas. Por lo general, quienes estn a favor de este primer enfoque, asumen la posicin de considerar que la auditora operativa es simplemente una extensin de la auditora tradicional ms all de las reas contable y financiera. * Segunda Corriente: un examen total de la estructura y comportamiento de un organismo social. ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Se han efectuado diversos intentos con el fin de crear marcos de referencia para la auditora administrativa, a continuacin se describen los ms sobresalientes. El enfoque de Leonard. (Management Audit 1960): De acuerdo a este autor el propsito y las finalidades de la auditora administrativa son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados e indica, a la vez, posibles mejoras en las operaciones. La naturaleza de las tareas de auditora administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la direccin superior, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento. En otras palabras, se trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa. El alcance de la auditora es total, puede comprender una determinada funcin o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad. Factores a revisar o evaluar: Los elementos o factores en los mtodos de administracin que exigen una constante vigilancia, anlisis y evaluacin son los siguientes: Planes y Objetivos. Estructura Orgnica. Polticas y Prcticas. Sistemas y Procedimientos.

Mtodos de Control. Medios de Operacin. Potencial humano y elementos fsicos empleados.

El Enfoque Burton John (1968): Burton es uno de los autores ms recientes y se enfrenta a las dificultades que implica tratar de enmarcar nuevas actividades a las que el desarrollo moderno obliga a enfrentar. Considera como aspectos esenciales de la auditora administrativa los siguientes: Criterios generales de actuacin: La auditora administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable; debe referirse al presente y al pasado pero no sobre el futuro. Debe producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas categoras del pblico interesado. TIPOS DE AUDITORIA Auditora fiscal. Auditora contable (de estados financieros) Auditora interna. La lleva a cabo un departamento dentro de la organizacin y existe una relacin laboral. Auditoria externa. No existe relacin laboral y la hacen personas externas al negocio para que los resultados que nos arroje sean imparciales como pueden ser las firmas de contadores o administradores independientes. Auditoria operacional: es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se lleva a cabo polticas y procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas y si se utilizan los recursos de manera eficaz y econmica. Auditoria administrativa. (william. P Leonard) es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales. Auditoria integral. Es la evaluacin multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas del grado y forma de cumplimientos de los objetivos de una organizacin, de la relacin con su entorno, as como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos. Auditoria gubernamental. Auditoria Financiera: Consiste en una revisin exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador publico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la correccin de los estados financieros de la empresa. Auditoria interna: Proviene de la auditoria financiera y consiste en: una actividad de evaluacin que se desarrolla en forma independiente dentro de una organizacin, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administracin. En un instrumento de control que funciona por medio de la medicion y evaluacin

de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos; contabilidad y demas registros; informes financieros; normas de ejecucin etc. Auditoria de operaciones: Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente de una funcion o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el area de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin, que sus objetivos se cumplan, y determinar que condiciones pueden mejorarse. A continuacin se dan algunos ejemplos de la autoridad de operaciones: Evaluacin del cumplimiento de polticas y procedimientos. Revisin de practicas de compras.

Auditoria administrativa:Es un examen detallado de la administracin de un organismo social realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus metodos y controles, y su forma de operar. Auditoria fiscal: Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisico ( SHCP ), direcciones o tesorerias de hacienda estatales o tesorerias municipales. Auditoria de resultados de programas: Esta auditoria la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, en relacion con el avance del ejercicio presupuestal. MARCO LEGAL DE LA AUDITORIA Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeo los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estndar-SAS) emitidos por el comit de Auditoria de Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados Unidos de Norteamrica en el ao 1948.Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento tcnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Pblico para ejercer la funcin de auditor, sino que adems se requiere tener entrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditor. Es decir adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicacin prctica en el campo de una buena direccin y supervisin. Este adiestramiento, capacitaciny prctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones, encontrndose recin en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuacin. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertadprofesional que le asiste al auditor para expresar su opinin libre de presiones ( polticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).

Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe "serlo", sino tambin "parecerlo", es decir. Cuidar su imagenante los usuarios de su informe, que no slo es el cliente que lo contrat sino tambin los dems interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, etc.). 1.7 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA COMO CAMPO ESPECFICO DE LA ADMINISTRACIN. El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligenciay criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en : Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: * Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar -Inters econmico personal en la auditora -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relacin con instituciones que interactan con la organizacin -Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias.