GUIDE POUR L’ELABORATION D’UN DOCUMENT DE PROJET Projets mis en œuvre par une OSC avec une Agence

d’exécution (CSOP+EA)
Le présent guide a été conçu pour aider les Organisations de la Société Civile (OSC) qui ont décidé de s’associer avec une Agence d’exécution, dont les propositions ont été « approuvées en principe » par le Fonds des Nations Unies pour la Démocratie (FNUD), à préparer un document de projet détaillé. C’est seulement après la négociation réussie d’un document de projet détaillé qu’une subvention sera accordée à un candidat. Le document de projet détaillé doit être terminé et envoyé au FNUD dans les six semaines suivant la notification « d’approbation en principe ». Le non-respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’approbation du projet par le FNUD. Il est fortement recommandé aux Agences de mise en œuvre et d’exécution de concevoir le document de projet détaillé de façon collaborative et participative et que les deux entités conviennent du produit final. Le document de projet ne doit pas excéder onze pages (à l’exclusion des annexes) et doit respecter la trame et les modèles indiqués. Veuillez lire attentivement ce guide et être aussi concis et précis que possible. De même, veuillez aussi vous assurer que les informations fournies dans les différentes sections du document de projet sont cohérentes les unes avec les autres. Une première version de document de projet bien construite et sérieuse facilite la négociation du projet et accélère le déblocage des fonds. Le document de projet, tous les rapports et correspondance doivent être rédigés en anglais ou en français, langues de travail officielles du Secrétariat aux Nations Unies. Aux fins du présent document, plusieurs termes techniques seront utilisés. Vous trouverez un glossaire en Annexe I de ce guide.

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TABLE DES MATIÈRES 1. Page de garde 2. Synthèse 3. Analyse de situation, stratégie du projet et pérennité a. Analyse de situation b. Stratégie du projet c. Pérennité 4. Femmes et groupes marginalisés ou vulnérables 5. Cadre de résultats : activités, résultats et réalisations/effets 6. Arrangements de gestion 7. Informations relatives aux partenaires et aux autres donateurs a. Bailleurs de fonds b. Partenaires de mise en œuvre et contributions 8. Suivi, établissement de rapports et évaluation a. Suivi b. Rapports narratifs et financiers c. Évaluation et données de base/de référence 9. Engagements juridiques pour les projets CSOP+EA
10. Budget 3 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 6 7 7 8
9 11 12 14 15 16 18

11. Liste de vérification
ANNEXE I: GLOSSAIRE DU DOCUMENT DE PROJET ANNEXE II: PAGE DE GARDE DU DOCUMENT DE PROJET ANNEXE III: CADRE DE RÉSULTATS (exemple) ANNEXE IV: BUDGET DU PROJET EN DOLLARS US (exemple) ANNEXE V: BUDGET DÉTAILLÉ DU PROJET PAR CONTRIBUTIONS EN DOLLARS US (exemple) ANNEXE VI: RENSEIGNEMENTS SUR LES PARTENAIRES ANNEXE VII: ENGAGEMENTS JURIDIQUES POUR LES projets CSOP + EA

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1.

Page de garde (une page maximum)

Veuillez utiliser le format de page de garde fourni en Annexe II. Toutes les sections sont à compléter. Veuillez noter que le résumé du projet doit être un bref paragraphe d’environ cinq lignes contenant le ou les principaux objectifs de votre projet. La page de garde devra être signée respectivement par la personne habilitée au sein de l’Agence de mise en œuvre et de l’Agence d’exécution, mais laissée nondatée. 2. Synthèse (une demi-page maximum)

Veuillez fournir une synthèse claire et concise du projet (3 paragraphes) qui pourra être utilisée dans les publications et les présentations du FNUD. Cette synthèse devra donner un aperçu général du projet et devra indiquer en particulier les éléments suivants: - le ou les problèmes que le projet tente de résoudre; - le ou les objectifs du projet, c.à.d. le but du projet ; - la stratégie du projet ; - les partenaires et co-financeurs du projet, le cas échéant. 3. Analyse de situation, stratégie du projet et pérennité (deux pages et demie maximum) a. Analyse de situation Cette section doit décrire : - le contexte démocratique global (y compris le cadre juridique et institutionnel, le cas échéant) ; - le ou les problèmes spécifiques au(x)quel(s) le projet tente de remédier (des éléments factuels et des statistiques peuvent être inclus); - les bénéficiaires envisagés par le projet; - pourquoi ce problème est particulièrement important et mérite le soutien du FNUD. b. Stratégie du projet Cette section doit décrire clairement et de manière détaillée la finalité du projet et la façon dont il prévoit d’y parvenir, notamment: - le ou les objectifs du projet; - une présentation claire des différentes étapes de la stratégie de projet proposée et une explication de la façon dont ces étapes participeront directement à résoudre le ou les problèmes identifiés. - une description des principales activités qui seront mises en œuvre; - les hypothèses sous-jacentes nécessaires à la réussite du projet; - les facteurs de risques qui peuvent entraîner l’échec du projet ou de nuire à ses objectifs, ainsi que les mesures qui seront prises pour atténuer ou remédier à ces facteurs. c. Pérennité Cette section doit:

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− décrire comment les résultats du projet perdureront au-delà de la période de financement
du FNUD ; − décrire les activités et/ou les étapes planifiées pour assurer la pérennité du projet et/ou de ses résultats à long terme ; − expliquer l’impact anticipé du projet. 4. Femmes et groupes marginalisés ou vulnérables (une demi-page maximum)

Veuillez expliquer en termes concrets comment le projet abordera les préoccupations liées aux femmes et/ou autres groupes marginalisés ou vulnérables et dans quelle mesure ceux-ci en bénéficieront, de manière directe ou indirecte. 5. Cadre de résultats : activités, effets et résultats

Le cadre de résultats doit fournir un schéma détaillé, logique, chronologique et organisé de votre projet. Il constitue la feuille de route détaillée de la mise en œuvre du projet. L’approche du cadre de résultat fait référence à des concepts spécifiques. Pour vous aider dans la préparation de ce document, veuillez vous reporter au glossaire situé en Annexe I et vous assurer que votre stratégie de projet est expliquée comme suit : Activités → Résultats/Produits → Réalisations/Effets directs → Impact

Veuillez élaborer un cadre de résultats qui expose les activités, les résultats/produits, les réalisations/effets escomptés, le ou les objectifs et les ressources budgétaires du projet. Indiquez le calendrier du projet et le ou les partenaires responsables de la réalisation de chaque activité du projet. Le modèle à utiliser pour le cadre de résultats est situé en Annexe III de ce guide.

• • •

Les informations contenues dans le cadre de résultats doivent correspondre à la description narrative du projet, section 3. Toute divergence ou incohérence entre la section narrative et le cadre de résultats entrainera un retard dans la négociation du projet. Les montants du budget doivent coïncider avec les budgets fournis, Annexes IV et V. Le cadre de résultats permettra au FNUD et aux Agences d’Exécution et de Mise en œuvre de déterminer le montant de la subvention nécessaire pour chaque tranche du projet. Bien qu’il y ait une certaine flexibilité dans la présentation de la stratégie du projet dans le cadre de résultats, veuillez noter que tous les renseignements demandés doivent être fournis. Arrangements de gestion (une page maximum)

6.

Cette section doit décrire en détail les arrangements de gestion du projet et les responsabilités de l’Agence de mise en œuvre, de l’Agence d’exécution et de l’ensemble des partenaires du projet.

• L’Agence d’exécution sera responsable de la supervision et du suivi de projet et jouera le rôle

d’agent du FNUD pour la supervision de la mise en œuvre et sera responsable de s’assurer que toutes les obligations financières, de suivi, d’établissement de rapports et d’évaluation sont respectées et honorées.

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• L’Agence de mise en œuvre assumera la responsabilité substantive de la mise en œuvre pour la
réalisation des résultats du projet. L’Agence d’exécution peut souhaiter passer un accord avec l’Agence de mise en œuvre en accord avec ses procédures internes. Une brève description de cette procédure ainsi qu’une proposition de chronologie de la mise en œuvre de ce processus dans le cadre de la négociation du document de projet doit être incluse dans cette section. L’Agence d’exécution et l’Agence de mise en œuvre auront peut être aussi besoin de déterminer et de spécifier dans le document de projet laquelle d’entre elles sera responsable de passer des contrats avec des compagnies ou des individus impliqués dans le projet. Dans la plupart des cas, l’Agence d’exécution recevra la subvention en deux tranches, une pour chaque année de mise en œuvre, et organisera tous les versements financiers à l’Agence de mise en œuvre ou tout autre partenaire du projet en accord avec les arrangements de mise en œuvre ou les échéanciers de versement conclus avec eux. Tous ces arrangements de paiement doivent être spécifiés dans le document de projet détaillé au début du projet. La première tranche sera versée à la signature du document de projet détaillé. La seconde tranche sera versée à la remise des documents narratifs et financiers appropriés et à condition qu’un montant significatif de la première tranche ait déjà été dépensé. Il est fortement recommandé que le budget du projet et les montants des tranches coïncident avec le cycle de rapports financiers mis en place par le FNUD (voir section 8) afin de minimiser le nombre de rapports additionnels. L’Agence d’exécution sera normalement autorisée à recouvrir 7% du coût total du projet (TPC) pour ses frais de gestion au titre de la supervision du projet, sauf accord spécifique avec le FNUD. Ce montant doit couvrir les frais financiers, contractuels, d’établissement de rapports, de suivi, d’évaluation et tout autre service relatif au projet. 7. Informations relatives aux partenaires et aux autres donateurs (maximum une page)

a.Bailleurs de fonds Veuillez fournir les coordonnées des autres bailleurs de fonds, en relation avec ce projet, le cas échéant. Indiquez le nom du bailleur et le montant des fonds apportés, et si les fonds sont sous forme de fonds parallèles, complémentaires ou de suivi. Veuillez aussi mentionner tout financement sollicité mais non encore obtenu au moment de la négociation du document de projet. b.Partenaires de mise en œuvre et contributions Veuillez indiquer les coordonnées de tous les partenaires du projet, et leurs rôles respectifs dans la mise en œuvre du projet. Toute intention d’identifier et de travailler avec des partenaires de mise en œuvre après la négociation du document de projet devra également être précisée. Les coordonnées des partenaires complémentaires de mise en œuvre du projet devront être communiquées au FNUD à une date ultérieure. Les contributions au projet faites en nature par l’Agence d’exécution, l’Agence de mise en œuvre ou les Partenaires de mise en œuvre doivent également être indiquées dans cette section. Enfin, veuillez fournir les coordonnées de tous les partenaires du projet en utilisant le modèle fourni dans l’Annexe VI.

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8. a. Suivi

Suivi, évaluation et établissement de rapports (une page et demie maximum)

Le suivi du projet s’effectuera de plusieurs manières: 1) L’Agence de mise en œuvre doit assurer le suivi de ses propres activités. Veuillez indiquer comment ce suivi sera réalisé et la personne qui, au sein de l’Agence de mise en œuvre, agira comme responsable de la coordination et point de contact du FNUD. 2) L’Agence d’exécution sera responsable du suivi de la mise en œuvre des activités principales et de l’utilisation des fonds par l’Agence de mise en œuvre et d’en faire le rapport au FNUD. Veuillez indiquer comment ce suivi sera réalisé et la personne qui, au sein de l’Agence d’exécution, agira comme responsable de la coordination et sera le point de contact du FNUD. b. Rapports narratifs et financiers Il est de la responsabilité de l’Agence d’exécution de soumettre un certain nombre de rapports en consultation avec l’Agence de mise en œuvre. Veuillez indiquer le point de contact qui sera responsable de la soumission des rapports narratifs et financiers annuels, du rapport narratif final, du rapport d’évaluation et des états financiers certifiés1. Tous les rapports doivent être rédigés en anglais ou en français, langues de travail officielles du Secrétariat aux Nations Unies. Rapports financiers Veuillez noter que l’Agence d’exécution doit fournir plusieurs rapports financiers durant toute la mise en œuvre du projet. Ces rapports doivent respecter les exigences suivantes :

• • • • •

Les rapports financiers doivent refléter les dépenses réalisées en regard des sommes reçues de la part du FNUD. Tous les rapports financiers doivent être certifiés par un représentant habilité de l’Agence d’exécution et soumis à la Division de la Comptabilité du Bureau du Contrôleur des Nations Unies (trustfund@un.org) avec le FNUD en copie (democracyfun@un.org). Sauf interdiction stipulée dans le règlement financier et les règles de gestion financière de l’Agence d’exécution, les rapports financiers doivent inclure les intérêts accumulés sur les fonds versés par le FNUD. Après l’achèvement du projet, toute somme non dépensée ou non engagée devra être rendue au FNUD, avec les intérêts accumulés et conjointement avec le rapport financier final. Le remboursement des fonds non-utilisés, avec les intérêts accumulés le cas échéant, devront être déposés sur le compte bancaire des Nations Unies avant le 30 juin de l’année suivant la fin de la période de mise en œuvre. Ce remboursement devra être réflété dans les états financiers finaux certifiés de l’Agence d’exécution.

Les rapports financiers suivants doivent être remis selon la chronologie établie et en utilisant les modèles requis disponibles sur le site internet du FNUD. Aucun autre rapport ne sera accepté :
1

Pour des informations complémentaires sur les exigences en matière de suivi et de rapports du FNUD, veuillez également lire le « Guide pour le suivi et l’établissement de rapports – troisième cycle de subvention » disponible sur le site du FNUD. Le Guide pour le 4ième cycle sera en accord avec ce guide et sera disponible prochainement.

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1. Des états financiers annuels intermédiaires et certifiés couvrant les dépenses effectuées entre
le 1er janvier et le 31 décembre. Ce rapport doit être remis au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, pour chaque année de projet achevée. 2. Des états financiers annuels finaux et certifiés couvrant les dépenses effectuées entre le 1er janvier et le 31 décembre. Ce rapport doit être remis au plus tard le 31 mai de l’année suivante, pour chaque année de projet achevée. 3. Des états financiers finaux intermédiaires et certifiés couvrant toute la durée du projet. Ce rapport est à rendre au plus tard trois (3) mois après la date de fin du projet. 4. Des états financiers finaux certifiés couvrant toutes les dépenses effectuées durant toute la durée du projet. Ce rapport est à rendre au plus tard six (6) mois après la clôture des comptes de l’Agence d’Exécution pour l’année financière durant laquelle la subvention a été dépensée ou le projet a été achevé, selon le cas. c. Évaluation et données de base/de référence Il est de la responsabilité de l’Agence d’exécution de conduire une évaluation à la fin du projet. Le coût de l’évaluation sera couvert par les frais de gestion de l’Agence d’exécution. Il est fortement recommandé que l’évaluation soit conduite par un(des) consultant(s) indépendant(s). Il est de la responsabilité de l’Agence d’exécution d’assurer que les données de base/de référence utilisées aux fins de l’évaluation sont collectés. Les données de base/de référence sont collectées avant le début du projet et servent de point de départ pour mesurer la performance. Elles fournissent un moyen de mesure de la situation en place à l'origine du projet. Les données de base/de référence doivent être en rapport avec les activités du projet : pour certains projets, cela pourra nécessiter des données statistiques nationales et pour d’autres, des données locales. Les données peuvent être collectées sous forme de statistiques ou bien, lorsqu'elles ne sont pas facilement disponibles ni appropriées, sous la forme d'une évaluation de la situation spécifique à laquelle le projet tente de remédier. Dans cette section :

• •

Présentez les données de base/de référence collectées pour le projet en cohérence avec ce qui est indiqué dans le cadre de résultats. Si elles ne sont pas actuellement disponibles, veuillez indiquer le type de données et la façon dont elles seront collectées. Fournissez tout renseignement supplémentaire pertinent sur la stratégie d’évaluation du projet.

De plus, dans le cadre de résultats, veuillez indiquer les données de base/de référence disponibles pour chaque résultat/produit. Si elles ne sont pas disponibles, fournissez une courte description de la situation. Par exemple : 1) Un projet dont l’objectif est d’accroître le taux de participation des populations autochtones aux élections peut présenter comme donnée de base/référence que seuls 10% de la population de la ville X sont inscrits sur les listes électorales. Le projet permettra l’inscription des populations autochtones sur les listes électorales et ensuite, à la fin de la mise en œuvre, de voir si l’augmentation des inscriptions sur les listes électorales a conduit à une augmentation du taux de participation des autochtones aux élections.

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2) Un projet dont l’objectif est le renforcement de la participation des femmes à la politique locale peut présenter comme donnée de base le nombre de femmes impliquées dans la politique au niveau d’une communauté avant l’intervention du projet. Après la réalisation du projet, il conviendra de voir si ce nombre a augmenté. 9. Engagements juridiques (une page maximum)

Tous les documents de projet doivent contenir l’ensemble des engagements juridiques exposés en Annexe VII comme pièce jointe finale. Ces engagements ne peuvent être modifiés. 10. Budget (une page obligatoire)

Le budget du projet doit être présenté de trois manières différentes : a) Budget de projet par activité dans le cadre de résultats (Annexe III) Veuillez vous reporter à la section 5 et l’annexe III du présent document pour des renseignements complémentaires. b) Budget de projet par ressource/moyen en utilisant le modèle de fichier Excel téléchargeable sur le site internet du FNUD (l’Annexe IV est seulement à titre de référence; téléchargez et remplissez le modèle de fichier Excel disponible sur le site internet du FNUD). Les budgets doivent être préparés sous format Excel et envoyés par voie électronique au FNUD avec le document de projet. Les budgets par ressource ne respectant pas le format Excel ne seront pas acceptés. Lorsque vous remplissez le budget sous format Excel, veuillez : -remplir UNIQUEMENT les colonnes « Année 1 » et « Année 2 ». La colonne « Total » sera remplie automatiquement. -utiliser la Case 1 pour vérifier vos données. c) Détail du budget de projet par ressource/moyen (Annexe V) : La version Excel du projet par ressource (Annexe IV) doit être davantage détaillée, et les différentes lignes de ressource/moyen doivent être décomposées. Le modèle fourni en Annexe V permet de préparer cette version détaillée. Ajoutez autant de lignes que nécessaire pour chaque catégorie. Veuillez noter que : • le montant de votre subvention se décompose comme suit : Montant total de la subvention FNUD = coût total du projet + frais de S&E (10% du TPC)1 Frais de S&E = frais de gestion de l’EA et S&E (7%) + FNUD S&E (3% retenus par le FNUD)

Tous les budgets doivent être exprimés en dollars US et ne devront pas dépasser le montant de la subvention accordée. Les fluctuations de taux de change (que ce soit à la hausse ou à la baisse) n’entraîneront pas de modification du montant total de la subvention. Veuillez arrondir tous les nombres préférablement au millier de dollars (US$1.000) le plus proche.

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Veuillez vous reporter à la section 8 de ce guide pour des informations complémentaires sur la composante de S&E (Suivi et Evaluation)

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Le FNUD finance des projets, pas des OSC, et demande que la majeure partie de la subvention soit allouée à la réalisation du projet. En ce qui concerne les affectations budgétaires, le FNUD prévoit que les salaires ne représentent qu’une partie modeste par rapport aux autres éléments du budget. Le loyer pour la location de locaux ne doit représenter qu’une partie modeste du budget. Enfin, le FNUD ne finance normalement pas l’achat de véhicules motorisés. Des frais de gestion administrative d’un maximum de sept (7)% du coût total du projet (TPC) peuvent être perçus par l’Agence d’exécution. Tous les coûts de suivi et d’évaluation des Agence d’exécution seront couverts par ses frais de gestion. Aucun frais de gestion supplémentaire ne sera autorisé pour les Agences d’exécution et de mise en oeuvre. Tous les coûts associés à l’appui du projet doivent être énumérés et indiqués dans chaque catégorie du budget. 3% du coût total du projet (TPC) seront retenus par le FNUD pour couvrir les frais de suivi et d’évaluation supplémentaires, y compris des évaluations par une tierce personne pouvant être requises dans le cadre d’évaluations comparative ou thématiques.

***Les budgets incomplets, incohérents ou ne respectant pas le format Excel ne seront pas acceptés et retarderont l’approbation finale du document de projet. ***
11. Liste de vérification

Une fois votre document de projet finalisé, veuillez vous assurer du respect des points suivants:

 Avez-vous bien suivi les instructions de ce guide, c'est-à-dire CSOP+ EA?  Vous êtes-vous assuré d’avoir inclus toutes les informations demandées en accord avec ce guide ?  Avez-vous inclus la bonne page de garde (Annexe II)?
 La page de garde est-elle signée par l’Agence d’exécution et l’Agence de Mise en œuvre ?

 Avez-vous inclus le cadre de résultats (Annexe III)?
 Avez-vous inclus le budget de trois manières différentes? 1. dans le cadre de résultats (Annexe III)? 2. dans le tableau Excel (Annexe IV)? 3. détaillé dans le tableau Word (Annexe V)?

 Le total de chacun des 3 budget correspont-il au montant de la subvention du FNUD et sont-ils cohérents entre eux ?  Avez-vous fourni les renseignements sur les partenaires (Annexe VI)?  Avez-vous inclus les engagements juridiques (Annexe VII)?

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ANNEXE I GLOSSAIRE DU DOCUMENT DE PROJET Activité Hypothèse Une action ou un processus spécifique entrepris par une organisation pour convertir des ressources (moyens) en produits ou services (résultats). Suppositions déduites des facteurs ou conditions externes qui doivent être satisfaites pour la progression ou le succès d’un projet. Les hypothèses soulignent des facteurs externes importants pour le succès d’un projet, mais qui sont largement voire totalement en dehors du contrôle de l’équipe de gestion. (Voir également Risque) Données recueillies avant un projet, qui décrivent la situation à laquelle le projet a pour but de remédier et qui servent de point de départ pour mesurer les performances. Les données de base/de référence sont recueillies avant le début du projet et servent comme base de comparaison et de progression. Elles sont utilisées pour déterminer les accomplissements/résultats et servent de référence importante pour l’évaluation. Projets mis en œuvre par une OSC sans agent d’exécution (CSOP). Projets où l’OSC (Organisation de la Société Civile) ou tout autre candidat n’est pas partenaire d’une Agence d’exécution. L’OSC est responsable de la gestion d’ensemble du projet et doit s’acquitter de toutes les responsabilités substantielles et financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’établissement de rapports et d’évaluation. Projets mis en œuvre par une OSC avec une Agence d’exécution (CSOP + EA). Projets où le candidat agit en partenariat avec une Agence d’exécution qui supervise et suit la réalisation du projet, et tient le rôle d’agent de supervision pour le FNUD. L’OSC ou tout autre candidat est responsable de l’obtention des résultats du projet. L’Agence d’exécution est responsable de la supervision du projet et doit s’acquitter des responsabilités financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’évaluation et de rapport. Processus qui cherche à déterminer aussi systématiquement et objectivement que possible la pertinence, l’efficacité et l’impact d’un projet terminé au vu de ses objectifs et des réalisations/effets escomptés. Ceci comprend la conception, la mise en œuvre et les résultats, en vue de donner des renseignements crédibles et utiles, de façon à permettre l’intégration des leçons tirées de cette expérience. En général une agence de l’ONU avec laquelle l’Organisation de la Société Civile (OSC) a décidé de s’associer pour la mise en œuvre du projet. Le rôle d’une agence d’exécution est de soutenir et de suivre le projet, et d’agir en tant qu’agent du FNUD pour la supervision du projet. L’agence d’exécution s’acquitte de toutes les responsabilités relatives au financement, au suivi, à l’établissement de rapports et à l’évaluation du projet en consultation avec l’Agence de Mise en œuvre. Organisations de la société civile (OSC) qui ont reçu une subvention du FNUD. Dans une organisation de gestion de projet CSOP+EA, les OSC sont responsables de la gestion d’ensemble du projet et doivent s’acquitter de toutes les responsabilités substantielles pour la conduite à bien du projet. Organisations de la société civile (OSC) que l’Agence de mise en œuvre a

Données de base/de référence

CSOP

CSOP+EA

Évaluation

Agence d’Exécution

Agence de mise en œuvre Partenaire de mise en

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œuvre Moyens/Ressources Suivi Objectif

Réalisation/Effet escompté (outcome) Indicateur de réalisation (outcome indicator) Produits/Résultats (outputs)

Impact Risque

choisi comme partenaires pour effectuer des activités spécifiques du projet et pour lesquelles l’Agence de mise en œuvre assume l’entière responsabilité visà-vis du FNUD. Ressources utilisées dans un projet (par ex. experts, matériel, fonds) Actions visant à s’assurer que les activités du projet ont lieu conformément au document de projet. Description de la finalité souhaitée d’un projet impliquant un processus de changement et visant à répondre à certains besoins de bénéficiaires identifiés. Un objectif bien défini respecte les critères suivants : il doit être orienté vers l’impact, mesurable, spécifique et réalisable. Changement réel ou prévu dans les conditions que le projet cherche à maintenir. L’unité de mesure d’une progression vers la réalisation d’un objectif. L’accomplissement ou la réalisation mesurable d’un projet. Mesure quantitative ou qualitative utilisée pour évaluer le degré d’accomplissement auquel les réalisations attendues (modifications, performances) ont été accomplies. Produits et services tangibles qui découlent des activités entreprises dans le projet pour accomplir les réalisations/effets escomptés et atteindre les objectifs attendus du projet. Les résultats se rapportent à l’accomplissement des activités. Ils mesurent la quantité des services ou des produits obtenus (peut comprendre une composante de qualité). L’effet à long terme n’induit pas les objectifs du projet. Ces effets peuvent être générés directement ou indirectement et ils peuvent être intentionnels ou involontaires. Appréciation des facteurs extérieurs, des conditions susceptibles de générer l’échec du projet ou la révision à la baisse de ses objectifs/réalisations. (Voir également Hypothèse).

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ANNEXE II PAGE DE GARDE DU DOCUMENT DE PROJET Numéro de projet du FNUD: Titre du projet: Pays/Région: Agence d’Exécution: Agence de Mise en œuvre: Partenaire(s) de Mise en œuvre: __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ 1. ________________________________________ 2. ________________________________________ Durée: Date de début du projet: Date de fin du projet: Cycle de Subvention et année : 24 mois (inséré par le FNUD) ___________________ (inséré par le FNUD) ___________________ Quatrième cycle de subvention, 2009

Montant de la subvention du FNUD en $ US: _________________________________________ Projet co-financé: Résumé du projet: Résumer les objectifs généraux du projet (5 lignes maximum). Non □ Oui □ Montant co-financé : Budget total du projet:

(Agence de Mise en Œuvre, Nom et Titre du représentant habilité et Nom de l’organisation)

(Agence de Mise en Œuvre, Nom et Titre du représentant habilité et Nom de l’organisation) Roland Rich (Directeur Exécutif du FNUD)

date

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ANNEXE III CADRE DE RÉSULTATS (exemple) Titre du projet du FNUD: ______________________________________________________________________________________________ Objectif(s) du projet : Augmenter la conscientisation des communautés marginalisées du Pays X au sujet de leurs droits civiques et augmenter leur participation dans les processus démocratiques. Réalisation(s) attendue(s)/Effet(s) escompté(s)1 Veuillez numéroter chaque réalisation/effet. Par ex. 1/ la société civile est un acteur clé pour sensibiliser et former la population marginalisée au sujet de leurs droits civiques et des processus démocratiques 2/ les communautés marginalisées sont consciente de leurs droits civiques et les communautés sont investies pour exercer ces droits 3/ les communautés marginalisées participent plus activement aux pratiques démocratiques(…) Indicateurs de réalisations : (qualitatifs ou quantitatifs) Par ex. 1/ la capacité et les aptitudes des OSC dans la formation à l'éducation civique et les activités de sensibilisation sont renforcées, plus d’activités sont mise en œuvre pour les communautés marginalisées et elles jouent un rôle d’interface avec les autorités locales ; 2/ les sessions de formation menées et le manuel distribué dans les communautés ont significativement amélioré la connaissance des populations sur leurs droits civiques et les processus démocratiques, les comités civils locaux ont été créés au sein des communautés pour permettre des discussions pour optimiser la mise en pratique des droits civiques ; 3/ le taux de participation des communautés marginalisées aux élections locales a augmenté de 30% ;(…) Cocher si Calendrier l’activité est Données de Résultats/produits Activités principales (2 ans – Entité(s) Ressources une étape base/référence attendus 8 trimestres) responsable(s) budgé intermédiaire Q Q Q Q Q Q Q Q taires 1 2 3 4 5 6 7 8 ($ US)
Indiquer pour chaque résultat les données disponibles sur le contexte initial dans lequel s’inscrit le projet. Si elles ne sont pas disponibles, décrivez brièvement la situation. Préciser chaque résultat (qualitatif ou quantitatif) prévu afin de permettre d’atteindre les réalisations/effets escomptés ; Veuillez numéroter chaque résultat. Indiquer les principales activités nécessaires pour produire chaque résultat/effet. Indiquer quand l’activité doit avoir lieu Préciser qui doit réaliser l’activité (l’Agence de mise en œuvre et les partenaires de mise en œuvre) Préciser le montant des moyens/ressou rces nécessaires pour produire chaque activité (arrondi au millier).

Veuillez numéroter chaque activité principale.

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Moyens: Ressources utilisées pour votre projet (experts, ressources matérielles et financières) Activité: une action spécifique ou un processus entrepris par l’organisation porteuse du projet pour convertir les ressources (moyens) en produits ou services (résultats) Résultat: produits et services tangibles qui découlent des activités réalisées avec les moyens investis pour le projet. Les résultats procèdent de l’exécution des activités. Ils mesurent la quantité et la qualité des services et produits obtenus. Réalisation (effet direct): Il s’agit de l’ensemble des changements réels ou recherchés par le projet. C’est l’unité de mesure des avancées concrètes pour atteindre un objectif. Indicateur de réalisation: De nature quantitative ou qualitative, il constitue un moyen de mesurer le degré d’accomplissement des réalisations prévues.

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PAR EXEMPLE :
1/ Une cartographie a montré qu’aucune session de formation en éducation civique ne correspond aux besoins des communautés marginalisées 2/ l’étude Z montre que 1 CSO sur 10 a la capacité de mettre en œuvre des programmes d’éducation civique.

PAR EXEMPLE : 1/ Un programme de formation en éducation civique pour les CSO a été développé et est prêt à être mis en œuvre 2/ 10 ateliers de formation de formateurs pour 30 CSO ont été organisés dans le pays Y 32 formateurs formés et prêt à mettre en œuvre la formation dans les communautés marginalisées 3/ 30 projets de formation en éducation civique développés et mis en œuvre impliquant les communautés marginalisées 30 CSO ont appliqué les connaissances apprises durant la formation 45 communautés marginalisées (300 personnes) ont été sensibilisées (…)

PAR EXEMPLE : 1.1/ Recruter 4 experts (2 locaux, 2 internationaux) 1.2/ Évaluation des besoins et développement du programme 2.1/ Sélection des participants (2 par CSO) 2.2/ Réalisation des formations (4) dans les districts a, b, c, d 2.3/ Réalisation des formations (6) dans les districts e, f, g, h 2.4/ Évaluation

PAR EXEMPLE : X Organisation A X

PAR EXEMPLE 30 000 $ US

X X  X X X Organisation A avec l’Organisation C 50 000 $ US

3.1/ Développement de projets de formation 3.2/ Mise en œuvre de 30 projets 3.3/ Évaluation de 30 projets

X X 

Organisation B avec les X X X organisations A et X C

70 000 $ US

(…)

(…)

(…)

(…)
COÛT TOTAL DU PROJET2

(…) $ US

Frais de gestion de l’AE et S&E $ US S&E du FNUD (retenus par le FNUD) $ US
MONTANT TOTAL DE LA SUBVENTION DU FNUD

$ US

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Veuillez vous assurer que le Coût Total du Projet (TCP) et le montant total de la subvention du FNUD correspondent au budget sous Excel (Annexe IV, lignes 7 et 10, et Annexe V).

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ANNEXE IV – BUDGET DU PROJET EN DOLLARS US (NOTE: Téléchargez ce document Excel sur le site internet du FNUD: http://www.un.org/democracyfund/Grantees/grantees_R4_FR.html)
BUDGET DE PROJET SUBVENTIONNE PAR LE FNUD - PROJETS CSOP+EA (en dollars US) Agence d'Exécution Agence de Mise en Oeuvre : Titre du projet : Début du projet (date) : Fin du projet (date): Numéro IMIS du projet : Numéro de projet pour le FNUD:
Projet Budget Lignes

Inscrire le nom de l'Agence d'Exécution Inscrire le nom de l'Agence de Mise en oeuvre Inscrire le titre du projet A remplir par le FNUD A remplir par le FNUD A rempli par le FNUD A remplir par le FNUD

Budget du projet
I II III

Titre des dépenses

Total
$US

Année 1
$US

Année 2
$US

Case 1
Entrer le montant de la subvention du FNUD ici:

Dépenses de personnel a Cadres internationaux b Cadres locaux c Personnel administratif local Total
1

0 0 0 0 0 0 S & E (10% of TPC) frais de gestion EA et S&E TPC devrait être: -

-

Voyage - Note 1 Billets b Per diems / repas et hébergement Total
2 a

S&E du FNUD 0 0 0 0 0

Services contractuels Partenaire(s) de mise en oeuvre Contrats de service c Consultants Total
3 a b

0 0 0 0 0 0

Dépenses de fonctionnement Réunions et formations Réunions b Formations c Voyages d'études Sous-Total
4 i a ii

0 0 0 0 0 0

Communication/Plaidoyer a Publications, Pamphlets & Brochures Autres moyens de communication (y b compris sites internet) Sous-Total Frais généraux a Loyer b Divers - Note 2 c Autres - Merci de préciser Sous-total Total Acquisitions Equipement informatique b Autres équipements Total
5 a 6

0 0 0 0 0

iii

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

a

Bourses et autres soutiens financiers - merci de préciser Contrat avec le(s) partenaire(s) de mise en oeuvre Total Coût total du projet (TPC)

0 0 0 0 0 0 0

7 8

Suivi et évaluation - Note 3 Frais de gestion de l'Agence a d'Exécution b S&E FNUD Total
9

0 0 0

0

0

Montant total de la subvention de l'Agence d'Exécution Montant total de la subvention du FNUD

0 0

0 0

0 0

10

Notes

Veuillez remplir les colonnes « Année 1 » et « Année 2 ». La colonne « Total » sera remplie automatiquement. Tous les montants doivent être arrondis au dollar le plus proche. Veuillez noter que les cellules jaunes contiennent des formules et ne doivent pa

1 Cette catégorie traite des voyages et des per diem ( repas et hébergement) de l'équipe de gestion du projet. Les déplacements des
participants aux ateliers ou aux sessions de formations ne doivent pas être inscrits dans cette catégorie, mais dans la secti

2 Ces dépenses incluent les frais bancaires, les fournitures de bureau ainsi que les frais de téléphone/fax, de frêt, d'affranchissement, etc.
3 L'Agence d’exécution peut demander des frais de gestion administrative à hauteur de 7% du coût total de projet (TPC). Tous les coûts de suivi et d’évaluation de l’Agence d’exécution seront couverts par ces frais de gestion. Aucun autre frais de soutien au

ANNEXE V – BUDGET DÉTAILLÉ DU PROJET EN DOLLARS US (exemple)
Description des lignes budgétaires 1 – Dépenses de personnel par ex. x Cadres internationaux par ex. x Cadres nationaux par ex. x Personnel administratif national Total 2 – Voyage1 par ex. Voyages intérieurs dans un pays donné Total 3 – Services contractuels par ex. Contratde service avec X pour la traduction de Y Total 4 – Dépenses de fonctionnement 4i – Réunions et Formations par ex. Atelier national dans la ville X pour 100 participants par ex. Séminaire Internationale dans la ville XX, du pays XX pour 10 participants Sous-Total 4ii – Communication/Plaidoyer par ex. Affiches pour la campagne de plaidoyer par ex. Brochures d’éducation civique pour diffuser l’information par ex. 5 bannières pour la conférence x Sous-Total 4iii – Frais généraux par ex. Loyer par ex. Divers2 Sous-Total Total 5 – Acquisitions par ex. Ordinateur par ex. Télécopieur Total 6- Bourses et autres soutiens financiers – merci de préciser 7– Coût Total du Projet (TPC) par ex. Contrat avec le partenaire de mise en œuvre X pour la formation Y 8 –Suivi et Evaluation (10% du TPC) Frais de gestion de l’Agence d’Exécution et S&E (7%)3 S&E du FNUD (3%)4 Unité xx $/jour xx $/jour xx $/jour Quantité Pendant xx jours Pendant xx jours Pendant xx jours Total en $ US 10 000 15 000 5000 30 000 5 000 5 000 xx $/jour Pendant xx jours 23091 23091

xx $/billet/essence et xx $/per diem

Pendant xx jours

$x par participant $x par participant

x participants x participants

55 000 33 000 88 000

$x/unité $x/unité $x/unité

xx unités xx unités xx unités

20 000 15 000 6 000 41 000 6 000 9 000 15 000 144000 6 000 1 000 7 000

$x/semaine, mois %

x/semaine, mois % pour x mois

L’unité L’unité

209 091

20 909 14 636 6 273

1

Cette catégorie traite des voyages et des per diem (repas et hébergement) de l'équipe de gestion du projet. Les déplacements des participants aux ateliers ou aux sessions de formations ne doivent pas être inscrits dans cette catégorie, mais dans la section 4 "Réunions et formations". 2 Ces dépenses incluent les frais bancaires, les fournitures de bureau ainsi que les frais de téléphone/fax, de fret, d'affranchissement, etc. 3 L'Agence d’exécution peut demander des frais de gestion administrative à hauteur de 7% du coût total de projet (TPC). Tous les coûts de suivi et d’évaluation de l’Agence d’exécution seront couverts par ces frais de gestion. Aucun autre frais de soutien au programme ne sera permis. Le FNUD retiendra 3% du TPC pour couvrir les frais de suivi et d'évaluation complémentaires, notamment pour des évaluations par des tiers qui pourraient être requises aux fins d'évaluations comparatives et thématiques. 4 Ce montant sera retenu par le FNUD.

Quatrième cycle de subvention - 2009

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9- Montant total de la subvention de l’Agence d’Exécution 10 – Montant Total de la Subvention du FNUD1

223 727 230 000

ANNEXE VI - RENSEIGNEMENTS SUR LES PARTENAIRES Dans cette partie, veuillez fournir les coordonnées détaillées pour chaque partenaire du projet : Agence d’Exécution Nom de l’organisation: Addresse: Téléphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Téléphone/Fax: Site internet: Courriel: Point de contact alternatif: Titre: Téléphone/Fax: Site internet: Courriel: Agence de mise en œuvre Nom de l’organisation: Addresse: Téléphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Téléphone/Fax: Site internet: Courriel: Point de contact alternatif: Titre: Téléphone/Fax: Site internet: Courriel: Partenaire(s) de mise en œuvre Veuillez fournir les coordonnées de chaque partenaire de mise en oeuvre Nom de l’organisation: Addresse:
1

Cette ligne budgétaire ne doit pas dépasser le montant total de la subvention accordée par le FNUD et doit correspondre au montant prévu par le Cadre de résultats (Annexe III) et du Budget Excel (Annexe IV).

Quatrième cycle de subvention - 2009

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Téléphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Téléphone/Fax: Site internet: Courriel:

Contributions au projet
Veuillez indiquer les contributions faites par chaque Partenaire de Mise en œuvre (en espèces ou en nature)

Agence de mise en œuvre Partenaires de mise en œuvre

Quatrième cycle de subvention - 2009

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ANNEXE VII – ENGAGEMENTS JURIDIQUES POUR LES PROJETS CSOP+EA NE PAS MODIFIER « La signature de ce document de projet engage toutes les parties à se conformer aux engagements juridiques suivants : a. Conformément à la résolution 1996/31 du Conseil économique et social de l’ONU (ECOSOC) relative au statut consultatif des ONG, ainsi qu’aux critères établis par le Département de l’information de l’ONU pour les ONG associées, les buts et objectifs de l’ensemble des Agences d’exécution et de mise en œuvre et des partenaires sont en conformité avec l’esprit et les principes de la Charte des Nations Unies. b. Les Agences d’exécution et de mise en œuvre s’engagent à faire tout ce qui est en leur pouvoir pour garantir qu’aucun des fonds reçus du FNUD n’est utilisé pour fournir un soutien à des individus ou entités liés au terrorisme et que le récipiendaire de fonds provenant du FNUD n'apparaît pas sur la liste du Comité de sécurité des Nations Unies établie en vertu de la résolution 1267 (1999) du Conseil de sécurité ; en outre, cet engagement inclut tout contrat de soustraitance conclu par le bénéficiaire de la subvention. c. Les Agences d’exécution et de mise en œuvre n’ont pas l’intention de fournir un quelconque type de soutien à tout membre, affilié ou représentant d’une organisation qui défend ou fait l’apologie de l’utilisation de moyens violents dans l’action politique en général, et du terrorisme sous toutes ses formes et manifestations en particulier, tel que décrit dans le Document final du Sommet mondial de 2005 (§81). d. Toutes les OSC partenaires de ce projet doivent être dûment constituées au niveau national ou international et, le cas échéant, se conforment à la législation nationale existante en matière d’enregistrement officielle et de reddition de comptes. e. Toutes les OSC partenaires de ce projet doivent être dotés de statuts ou de règles qui établissent un processus transparent pour la prise de décisions, pour l’élection de leurs responsables et des membres de leur conseil d’administration. L’organisation devra avoir l’autorité de parler et d’agir au nom de ses membres à travers ses représentants habilités et identifiés dans ce descriptif de projet. f. Toutes les OSC partenaires de ce projet acceptent de se conformer aux « Normes de valorisation et visibilité des subventions accordées par le FNUD » et à toute demande y afférente du FNUD dans toutes les activités et produits du projet, et ce d’une manière adaptée à la politique et au contexte culturel locaux. g. L’Agence d’exécution accepte la responsabilité de la gestion d’ensemble du projet et doit s’acquitter de toutes les responsabilités financières ainsi que d’établissement de rapports, y compris le rapport final d’évaluation, conformément au Guide pour le suivi et l’établissement de rapports du FNUD. L’Agence d’exécution accepte également la responsabilité des contrats et de tous les arrangements de mise en œuvre passés avec tout partenaire de mise en œuvre ou individu impliqué dans le projet. h. Toutes les parties s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter le suivi et l’évaluation conformément aux exigences du FNUD ou d’un tiers en son nom. i. Tous les fonds seront transférés du FNUD vers l’Agence d’exécution désignée, en dollars US. Le montant de toute transaction effectué en devise autre que les dollars US sera déterminé par application du taux de change en vigueur à la date du paiement. En cas de modification du taux de change avant la réalisation complète du projet, qui pourrait avoir un effet sur la capacité de mener à bien les activités du projet, il est prévu que l’Agence d’exécution et/ou l’Agence de mise en œuvre procèdent à des ajustements dans la conception du projet, de sorte que celui-ci reste compris dans les ressources disponibles. j. L’ensemble de la comptabilité et des états financiers sera exprimé en dollars US. k. Tout intérêt acquis sur le montant reçu du FNUD sera rapporté dans les états financiers, sauf interdiction par le règlement financier et les règles de gestion financière de l’Agence d’exécution, et retourné au FNUD après achèvement du projet. l. Toutes les parties conviennent de fournir des rapports budgétaires et des états financiers certifiés conformément au Guide pour le suivi et l’établissement de rapports du FNUD disponible sur le site Internet du FNUD. m. Tous les reçus et justificatifs des dépenses doivent être conservés et mis à disposition en cas d’audit. n. Le FNUD se réserve le droit de mettre fin au projet si les circonstances l’exigent du point de vue du FNUD. Après résiliation du projet, aucun fond supplémentaire ne sera versé. o. Les actifs approuvés et achetés dans le cadre de ce projet n’entrent pas sous contrôle financier ou de gestion du FNUD et ce à aucun stade de la mise en œuvre du projet. Le FNUD n’est pas impliqué dans leur acquisition, les décisions relatives à leur accès et n’assume aucune responsabilité vis-à-vis des risques associés à ces actifs. Par conséquent, l’Agence de Mise en œuvre est responsable de tous les contrôles tant financiers que de gestion et assume l’entière responsabilité de ces actifs tout au long du cycle de vie du projet et au-delà, en accord avec ses règlements intérieurs.» Quatrième cycle de subvention - 2009

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