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Jack Steiner

Guide de rfrence

Excel 2003

ditions OEM (Groupe Eyrolles), 2004, ISBN 2-212-11434-6

Un tableur sert effectuer des calculs en excutant ses formules. Elles peuvent faire rfrence dautres cellules de la mme feuille de calcul, des cellules dautres feuilles du mme classeur ou encore des cellules de feuilles contenues dans dautres classeurs. Pour faciliter la pose de formules et les rendre plus comprhensibles, vous nommerez les cellules impliques.

Elments intervenant dans les formules


Une formule Excel commence toujours par la pose du signe gal (=). Ce signe indique au programme que les caractres qui suivent constituent une formule. Derrire le signe gal figurent les lments sur lesquels porte le calcul (les oprandes), spars par des oprateurs de calcul. Excel calcule une formule de gauche droite, selon un ordre spcifique pour chaque oprateur. Vous pouvez modifier lordre des oprations laide de parenthses. Une formule combine : Des valeurs constantes. Des oprateurs. Des fonctions. Des rfrences de cellules ou des noms. La figure 8.1 donne quelques exemples de formules associant ces lments de diverses sortes. Notez que certains de ces lments doivent obligatoirement se prsenter dans des parenthses, par exemple la plage de cellules accompagnant la fonction Somme, laquelle excute une addition. Les parenthses serviront par ailleurs dfinir lordre dexcution des oprations. En effet, de la structure ou de lordre des lments qui composent la formule dpend le rsultat final du calcul.

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Rfrence de cellule Oprateur de multiplication

Noms de cellules

Constantes numriques

Fonction

Oprateur de soustraction

Plage de cellules

Figure 8.1. Trois formules faisant intervenir divers paramtres.

Chaque oprande dune formule peut tre une valeur qui ne change pas (constante), une cellule ou une plage de cellules contenant ces valeurs, une tiquette, un nom ou une fonction. Excel effectue les oprations de la gauche vers la droite en respectant lordre de priorit des oprateurs que nous allons vous prsenter, et ce en commenant par le signe gal. Vous pouvez donc agir sur lordre de calcul en utilisant des parenthses pour regrouper les oprations qui doivent tre effectues en priorit, cela tout comme en arithmtique, si vous vous souvenez de lge insouciant de vos tudes lmentaires. Par exemple, le rsultat de la formule suivante est diffrent selon que vous placez ou non des parenthses au bon endroit, Excel accordant la priorit la multiplication sur laddition :
3+2*4 (3+2)*4 3+(2*4) = 11 = = (1) 20 (2) 11 (3)

En (1), Excel excute dabord la multiplication 2*4, puis ajoute 3. En (2), il effectue dabord laddition, puis multiplie le rsultat par 4. La formule (3) revient au mme que la formule (1), les parenthses se rvlant alors inutiles.

Conclusion
En cas de doute, nhsitez pas placer des parenthses en plus. Si elles sont inutiles, cela ne mange pas de pain.

8. Composer des formules pour calculer

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Pour composer une formule, vous devez entrer tous ses ingrdients les uns la suite des autres. Si vous tes totalement novice, nous ne saurions trop vous recommander de revoir le premier chapitre de cette deuxime partie et, en particulier, la section Calculer une valeur en crant une formule simple .

Dsigner une cellule


Lorsque vous composez une formule, vous devez tout prix viter de ressaisir des valeurs qui figurent dj dans votre feuille de calcul pour deux bonnes raisons, au moins : Pour viter toute erreur de transcription en retapant une valeur. Pour permettre Excel de faire son travail proprement : si vous modifiez cette valeur dans sa cellule dorigine, le programme lignorera si vous lavez ressaisie. La seule mthode consiste donc faire rfrence la cellule ou la plage de cellules contenant cette ou ces valeurs : Vous pouvez taper les coordonnes (ou le nom) de la cellule ou du bloc de cellules servant de rfrence. Mais mieux, en cours de composition de la formule, cliquez sur la cellule contenant la valeur utiliser pour la dsigner Excel, ou encore balayez la plage de cellules servant de rfrence pour les slectionner. Le programme introduit automatiquement leurs rfrences dans la formule tout en encadrant les cellules dun cadre dfilant. Le fait de taper un symbole arithmtique ou de terminer la formule dslectionnera ensuite ces cellules. La figure 8.2 illustre ainsi lentre dune formule faisant rfrence deux cellules conscutives dont on multiplie le contenu. Remarquez que la cellule C2 affiche le rsultat de lopration alors que la barre de formule affiche la formule quelle contient.

Figure 8.2. Pointez les cellules auxquelles vous faites rfrence dans une formule.

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Mthode de base pour crer une formule


La mthode trs gnrale pour crer une formule est la suivante :
1 Slectionnez la cellule devant contenir le rsultat. 2 Tapez le signe gal (=). 3 Tapez une donne ou slectionnez la cellule contenant cette donne. 4 Tapez un oprateur, par exemple un plus (+). 5 Tapez une nouvelle donne ou slectionnez la cellule la contenant. 6 Recommencez ces oprations pour complter la formule. 7 Lorsque la formule est termine, appuyez sur Entre. La formule est calcule, son rsultat saffiche dans la cellule et, lorsque celle-ci est reslectionne, la formule apparat dans la barre de formule.

Oprateurs reconnus par Excel


Les oprateurs spcifient le type de calcul que vous voulez effectuer sur les lments dune formule. Excel propose quatre types doprateurs de calcul diffrents :
1 Les oprateurs arithmtiques : ils ralisent les oprations mathmatiques de base telles que laddition, la soustraction ou la multiplication, combinent des nombres et produisent des rsultats numriques (tableau 8.1). 2 Les oprateurs de comparaison : ils comparent deux valeurs et fournissent en rsultat la valeur logique VRAI ou FAUX (tableau 8.2) selon que les valeurs compares sont identiques ou diffrentes. 3 Loprateur de texte & (et commercial) : il concatne une ou plusieurs valeurs de texte pour donner naissance un seul lment. 4 Les oprateurs de rfrence : ils combinent les plages de cellules pour effectuer des calculs (tableau 8.3).

Une formule de calcul dbute toujours par le signe gal (=). Tout comme en arithmtique. Lorsquon nemploie pas de parenthses pour hirarchiser les oprations, les priorits par ordre dcroissant sont :
1 Pourcentage (%). 2 Elvation puissance (^). 3 Multiplication (*) et division ( / ). 4 Addition (+) et soustraction (-).

8. Composer des formules pour calculer

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La division et la multiplication ont la mme priorit, de mme que la soustraction et laddition. Pour modifier les priorits, utilisez des parenthses. Pour saisir une valeur en pourcentage, il suffit de la faire suivre (avec ou sans espace) du symbole %. Cette valeur est affiche comme un pourcentage (par exemple, 6%), ou bien, si la cellule est au format Nombre, est interprte en centimes ; par exemple, 6% renvoie (retourne) 0,06.
Tableau 8.1. Oprateurs arithmtiques
Oprateur + (signe plus) - (signe moins) - (signe moins) * (astrisque) / (barre oblique) % (signe pourcentage) ^ (accent circonflexe) Fonction Addition Soustraction Ngation Multiplication Division Pourcentage Exposant Exemple 2+2 21 -1 2*3 6/2 20% 4^2 (quivalent de 4*4)

Tableau 8.2. Oprateurs de comparaison


Oprateur = (signe gal) > (signe suprieur ) < (signe infrieur ) >= (signe suprieur ou gal ) <= (signe infrieur ou gal ) <> (signe diffrent) Fonction Egal Suprieur Infrieur Suprieur ou gal Infrieur ou gal Diffrent de Exemple A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

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Tableau 8.3. Oprateurs de rfrence


Oprateur : (deux-points) Fonction Affecte une rfrence toutes les cellules comprises entre deux rfrences, y compris les deux rfrences Exemple

B7:B18

, (virgule)

Combine plusieurs rfrences en une seule

SOMME(B7:B18,D3:D25)

(espace unique)

Intersection affectant une rfrence des cellules communes deux rfrences

SOMME(B5:B15 A7:D7) Dans cet exemple, une cellule telle que B7 est commune aux deux plages

Tableau 8.4. Prsance des oprateurs


Niveau de priorit 1 2 3 4 5 6 7 Oprateurs % ^ */ +& = < > <= >= <> Commentaire Signe ngatif (par exemple, -5) Pourcentage Elvation puissance Multiplication et division Addition et soustraction Concatnation Comparaison

Le tableau 8.4 liste lensemble de la hirarchie des priorits pour tous les oprateurs, et ce par ordre de priorit dcroissante.

Le problme de la division
La division pose un problme dinterprtation. En effet, la barre oblique (/) reprsente aussi bien le symbole de division que le sparateur de date. Pour obtenir le rsultat dune division, il faut frapper zro (0) suivi dun espace, puis cette division. Par exemple, 0 1/5 est affich comme une fraction, 1/5. Si la cellule est au format Nombre, elle fournit le rsultat 0,20. Dans tous les cas, le contenu de la barre de formule reste 0,2. Voyez les exemples de la figure 8.3.

8. Composer des formules pour calculer

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Figure 8.3. Problme de fractions. Pour introduire une fraction qui ne soit pas interprte comme une heure, commencez par un 0 suivi par un espace et tapez cette fraction.

Oprateur de concatnation de texte


Loprateur de concatnation & sert coller du texte bout bout. Ce texte ou des nombres en format Texte doivent scrire entre guillemets. Par exemple, la formule :
="Bonjour " & "Madame"

donne :
Bonjour Madame

Il faut ventuellement inclure des espaces dans les chanes de caractres. Si vous faites rfrence une cellule, vous navez plus inclure ses coordonnes dans des guillemets. La figure 8.4 donne quelques exemples de concatnation.

Figure 8.4. Exemples de concatnation.

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Afficher les formules dans les cellules


Pour bien vrifier ce que vous avez pu introduire dans les cellules, vous pouvez slectionner une cellule et observer ce quaffiche la barre de formule. Cette mthode est efficace, bien quun peu longue avec un tableau rel contenant de nombreuses formules. Une autre mthode consiste demander Excel dafficher dans les cellules elles-mmes les formules que vous avez poses, au lieu de montrer le rsultat des calculs. Cette action nest pas slective et sapplique la feuille entire simultanment. Vous pourrez imprimer le document que vous affichez ainsi. Pour remplacer laffichage des rsultats par celui des formules, il suffit dappuyer sur la combinaison Ctrl + " (Ctrl plus les guillemets du clavier). Pour revenir laffichage des rsultats, renouvelez la mme frappe. Excel largit les colonnes pour afficher les formules, mais vous serez probablement amen les retoucher pour aboutir un affichage bien lisible. Ce faisant, on passe dans le mode Audit de formules, une barre doutils spcifiques en profitant pour safficher. Une autre mthode aboutissant au mme rsultat est la suivante :
1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur longlet Affichage. 3 Dans la zone Fentre, cochez la case Formule. 4 Cliquez sur le bouton OK.

Pour revenir laffichage des rsultats, dcochez cette case ou appuyez sur Ctrl + ".

Une erreur apparente contrariante


Mme si Excel naffiche pas toutes les dcimales dun nombre qui en comporte de nombreuses, il effectue ses calculs en tenant compte de toutes, car il possde une mmoire dlphant. Cela peut mener un rsultat aberrant tel que 2 + 3 = 6 (figure 8.5) !

8. Composer des formules pour calculer

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2+3=6

Figure 8.5. Un rsultat apparemment faux.

En ralit, les valeurs contenues dans les cellules A7 et B7 de cet exemple sont non pas 2 et 3, mais 2,4666 et 3,4880 : on a supprim laffichage des dcimales (en cliquant sur licne Rduire les dcimales, dans la barre doutils Mise en forme). De ce fait, Excel a arrondi ces nombres la valeur infrieure, affichant un rsultat galement arrondi, mais la valeur suprieure, puisque laddition donne 5,9546. Si lon affiche les dcimales, le rsultat apparat correct (figure 8.6).

Figure 8.6. Lorsque les dcimales sont affiches, le rsultat apparat correct.

Ce type derreur apparente est courant lorsquon utilise des formats montaires et saffiche sur le dernier centime, ce qui fait le dsespoir des comptables. Pour lliminer, ordonnez Excel deffectuer les calculs en ne tenant compte que des valeurs rellement affiches :
1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur longlet Calcul. 3 Cochez la case Calcul avec la prcision au format affich. 4 Cliquez sur OK. 5 Excel affiche une bote de dialogue de confirmation vous informant que les dcimales seront dfinitivement perdues. Choisissez dannuler ou de confirmer.

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Masquer ou afficher les formules


Pour des raisons de confidentialit lorsque vous travaillez en public, vous pouvez empcher laffichage des formules dans la barre de formule. Pour cela, il vous faut formater les cellules contenant les formules comme masques, puis protger la feuille de calcul, un thme qui sera dvelopp ultrieurement, mais dont voici la procdure complte :
1 Slectionnez la plage des cellules contenant les formules que vous souhaitez masquer. Vous pouvez slectionner des plages non adjacentes ou mme lintgralit de la feuille. 2 Cliquez sur le menu Format, sur Cellule, puis sur longlet Protection. 3 Activez la case cocher Masque. 4 Cliquez sur OK. 5 Cliquez sur le menu Outils, sur Protection, puis sur Protger la feuille. 6 Assurez-vous que la case cocher de la premire rubrique, en haut, Protger la feuille et le contenu des cellules verrouilles, est active. 7 Cliquez sur OK.

Ds lors, la formule napparat plus dans la barre de formule lorsque sa cellule est slectionne (figure 8.7). Pour afficher de nouveau des formules masques, supprimez la protection de la feuille de calcul :
1 Slectionnez les cellules dprotger. 2 Cliquez sur le menu Outils, sur Protection, puis sur Oter la protection.
La formule napparat pas dans la barre de formule

Le rsultat est affich

Figure 8.7. La barre de formule naffiche plus la formule de la cellule slectionne lorsque cette dernire est protge.

8. Composer des formules pour calculer

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Modifier une formule


Pour modifier une formule :
1 Cliquez sur la cellule contenant la formule modifier. 2 Modifiez la formule dans la barre de formule, ou dans la cellule si vous avez double-cliqu dessus. 3 Appuyez sur Entre ou cliquez sur licne de validation.

Voici trois cas particuliers faisant appel des notions qui vous seront prsentes ultrieurement : Si vous souhaitez modifier une fonction prsente dans la formule, modifiez ses arguments. Si la formule est une formule matricielle, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour quExcel la reconnaisse comme telle. Si la cellule contient un lien hypertexte, cliquez dans une cellule voisine de celle modifier puis appuyez sur une flche de direction pour slectionner la cellule contenant la formule modifier.

Oprateurs de comparaison, valeurs logiques et formules conditionnelles


Les oprateurs de comparaison comparent deux valeurs et fournissent en rsultat la valeur logique VRAI ou FAUX. Ils ont t prsents dans le tableau 8.2. La figure 8.8 illustre les rponses apportes aux demandes de comparaison courantes.

Figure 8.8. Usage des oprateurs de comparaison.

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Valeurs logiques
Ces valeurs Vrai et Faux sont appeles valeurs logiques. Elles ne connaissent que ces deux tats. Elles correspondent Oui et Non.

A quoi peuvent donc servir ces fonctions logiques VRAI et FAUX ? A poser des commandes conditionnelles ; en voici un exemple simple. Dans la cellule B15, on pose une condition, laquelle, traduite en franais courant, sexprime par : si le contenu de la cellule B13 est VRAI, insrer dans la cellule courante B15 B13 est vrai ; si le contenu de B13 est FAUX, insrer B13 est faux . Cette formule SI conditionnelle scrit (vous apprendrez plus loin comment poser une telle fonction) :
=SI(B13;"B13 est vrai";"B13 est faux")

Dans lexemple de la figure 8.9, B13 est faux et la cellule B15 enregistre B13 est faux .

Figure 8.9 La formule conditionnelle et son rsultat.

Calculs rapides
Voici quelques options de calcul rapide qui seront parfois les bienvenues.

Afficher un rsultat dans la barre dtat


Si vous souhaitez afficher la valeur totale dune plage de cellules, une mthode express consiste utiliser la fonction de calcul automatique dExcel. Par dfaut, quand vous slectionnez des cellules, Excel affiche leur somme dans la barre dtat ; si la barre dtat nest pas affiche, cliquez sur Barre dtat dans le menu Affichage.

8. Composer des formules pour calculer

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Par exemple, on a slectionn deux cellules contenant 5 et 7 dans la figure 8.10. La barre dtat affiche leur somme, 12. Cette mthode est trs gnrale.

Figure 8.10. La barre dtat affiche la somme des cellules slectionnes.

La fonction de calcul automatique peut aussi effectuer dautres types de calculs :


1 Faites un clic droit sur la barre dtat : un menu contextuel saffiche (figure 8.11). 2 Slectionnez la fonction que vous souhaitez appliquer au calcul rapide.

Vous pouvez calculer la moyenne, la valeur maximale ou la valeur minimale de la plage slectionne. Si vous cliquez sur : Somme : la fonction de calcul automatique totalise les contenus des cellules qui contiennent des nombres. Figure 8.11. Menu contextuel Moyenne : Excel calcule la moyenne. de la barre dtat. Compteur : calcule le nombre de cellules remplies, sans compter les cellules vides. Cette fonction se traduit par Nbval, pour nombre de valeurs. Chiffres : calcule le nombre de cellules contenant des chiffres et correspond la fonction NB. Max et Min : Excel extrait la valeur maximale ou la valeur minimale. Aucun : le calcul automatique est inhib. Chaque fois que vous dmarrez Excel, le calcul automatique rinitialise la fonction SOMME.

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La figure 8.12 donne quelques exemples de ces calculs.

Calculer une partie dune formule


Si vous souhaitez calculer une partie dune formule (la figure 8.13 en montre le principe) :
1 Slectionnez la partie de la formule calculer.
Figure 8.12. Application de quelques oprations de calcul rapide.

2 Appuyez sur la touche de fonction F9. La zone slectionne est remplace par son rsultat.

la formule initiale

On a calcul 2 + 3

Figure 8.13. La zone slectionne est remplace par le rsultat de son calcul.

Remplacer une formule par sa valeur calcule


Une formule ayant t compose dans une cellule, vous pouvez la remplacer par sa valeur (la formule sera perdue) :
1 Slectionnez la cellule contenant la formule remplacer par son rsultat. 2 Cliquez sur licne Copier, dans la barre doutils Standard. 3 Cliquez sur le menu Edition, sur sa commande Collage spcial, puis sur loption Valeurs. 4 Appuyez sur Entre. La valeur calcule remplace la formule.

Calculer des totaux


Il existe plusieurs mthodes pour calculer des totaux.

Total unique
Vous pouvez insrer automatiquement dans une cellule la somme dune plage de cellules laide de la fonction Somme automatique : Slectionnez une cellule proche, par exemple immdiatement infrieure, dans laquelle vous souhaitez insrer la somme. Cliquez sur

8. Composer des formules pour calculer

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Somme automatique. Excel slectionne les cellules quil pense devoir additionner en les entourant dun cadre dfilant. Il indique la formule quil va employer (figure 8.14). Pour laccepter, appuyez sur Entre. Pour modifier la formule propose, slectionnez la plage totaliser, puis appuyez sur Entre.

Figure 8.14. Excel propose laddition de E1 E4.

Totaux multiples
Si votre feuille de calcul contient plusieurs totaux crer, en ligne et en colonne, ainsi que lavez appris dans le chapitre dinitiation de la premire partie, vous pouvez encore calculer le total gnral des valeurs laide de la fonction Somme automatique. Pour effectuer ces types de totaux multiples :
1 Slectionnez la plage des cellules additionner en ajoutant une colonne vide sur leur droite et une ligne vide en dessous. 2 Cliquez sur licne Somme automatique.

Calculer dans dautres feuilles ou dautres classeurs


Vous pouvez partager des donnes stockes dans plusieurs feuilles de calcul et dans plusieurs classeurs en utilisant des liaisons ou des rfrences externes. Les liaisons sont particulirement utiles lorsquil nest pas possible de conserver dans un mme classeur des modles de feuilles de calcul de grande taille.

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Pour crer une formule calculant des donnes situes dans une autre feuille de calcul ou dans un autre classeur :
1 Avant de crer une liaison avec un nouveau classeur, vous devez enregistrer le classeur courant. 2 Dans le classeur contenant la formule, slectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez taper la rfrence externe.

Rfrence externe
Une rfrence externe est une rfrence une cellule, un nom ou une plage dune feuille situe dans un autre classeur Excel.

3 Puis, et selon le cas : Si vous crez une nouvelle formule, tapez un signe gal (=).
Si vous tapez une rfrence externe dans la formule, tapez lop-

rateur ou la fonction qui doit prcder la rfrence externe. Si vous souhaitez crer une liaison une autre feuille de calcul du classeur actif, cliquez sur la feuille de calcul qui contient les cellules que vous voulez lier. Si vous souhaitez crer une liaison avec une feuille de calcul situe dans un autre classeur, passez dans ce classeur, puis cliquez sur la feuille de calcul qui contient les cellules que vous souhaitez lier.
4 Slectionnez les cellules que vous souhaitez lier. 5 Compltez la formule. 6 Lorsque vous avez termin, appuyez sur Entre.

Lier une feuille dans le mme classeur


La figure 8.15 montre une formule crant une liaison la feuille Prospection, dans le mme classeur courant, et calculant la somme de lespace C5:C15. Notez bien que le nom de la feuille de calcul et un point dexclamation (!) servant de sparateur prcdent la rfrence de plage.

8. Composer des formules pour calculer

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Marque de cration dune formule Fonction

Rfrence de la cellule ou de la plage

Nom de la feuille rfrence Sparateur entre la feuille et la cellule ou la plage

Figure 8.15. Formule type de calcul dune somme avec liaison la feuille Prospection du mme classeur.

Lier une feuille de calcul dun autre classeur


Vous pouvez galement crer des hirarchies de classeurs lis. Un groupe de magasins succursales multiples peut, par exemple, effectuer le suivi de donnes dans des classeurs spars ; les donnes sont ensuite rassembles dans un classeur qui les synthtise au niveau rgional.

Remarque
Lorsque les cellules qui fournissent les donnes une liaison sont modifies, Excel ne met automatiquement jour la liaison que si le classeur qui la contient est ouvert. Si vous choisissez de lier des classeurs, noubliez pas de les mettre jour lorsque vous mettez jour ou lorsque vous modifiez les donnes dans le classeur source. Si un classeur dpendant est ouvert lorsque vous modifiez les donnes dans le classeur source, Excel met automatiquement jour ce classeur. Si le classeur dpendant nest pas ouvert, vous pouvez mettre les liaisons jour manuellement.

Excel propose deux mthodes pour afficher les formules comportant des liaisons vers dautres classeurs, selon que le classeur source (cest--dire celui qui fournit des donnes une formule) est ouvert ou ferm : Lorsque la source est ouverte, la liaison contient le nom du classeur entre crochets droits, suivi du nom de la feuille de calcul, dun point dexclamation ( ! ) et des cellules dont dpend la formule. Par exemple :
=Somme([Marseille]Ventes!C5:C15)

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Lorsque la source est ferme, la liaison contient lintgralit du chemin

daccs, par exemple :


=Somme("C:\Mes documents\Gestion\[Marseille.xls]Ventes"!C5:C15)

Rfrences relatives, absolues et mixtes


Les notions dadressage relatif, absolu ou mixte troublent souvent les dbutants. Cest pourtant bien simple.

Rfrences relatives
Lun des modes dadressage, celui qui sapplique par dfaut le plus souvent, est dit relatif. Pourquoi ? Tout simplement parce que, si vous copiez ou si vous dplacez une formule dun endroit de la feuille lautre, Excel ajuste ses rfrences de faon fournir un rsultat toujours juste. Vous avez dj appris ce qui se passait rellement. Si, par exemple, A1 contient 2, B1 contient 3 et C1 contient la formule de calcul :
=A1+B1

le rsultat affich par C1 est 5, la barre de formule montrant celle-ci (figure 8.16). En ralit, Excel a enregistr les rfrences des cellules selon une mthode particulire qui peut se traduire en langage courant par : dans la cellule courante, totaliser le contenu de la cellule situe deux emplacements sur la gauche au contenu de la cellule situe un emplacement sur la gauche. Cest ce quon appelle rfrences relatives. En effet, si vous copiez cette formule dans la cellule C2, laddition sexcutera sur A2 + B2 (figure 8.16). La formule sest transpose en :
=A2+B2

Elle sapplique donc parfaitement. Cest trs souvent cette mthode quon souhaite appliquer par dfaut dans les feuilles de calcul.

Figure 8.16. La copie dune formule en adressage relatif ne modifie pas son mode de fonctionnement.

8. Composer des formules pour calculer

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Rfrences absolues
Si lon ne veut pas modifier les rfrences dune formule lorsquon la copie ou lorsquon la dplace, il faut faire appel aux rfrences absolues. Cette fois, la formule ordonne laddition sans discussion possible de A1 + B1. Excel enregistre : additionner le contenu de A1 (en rfrences absolues) au contenu de la cellule B1, elle aussi en rfrences absolues. Si vous dplacez la formule, elle se rfrera toujours A1 et B1. La marque dune rfrence absolue est le prfixe dollar ($). Si lon a entr une formule en rfrences absolues dans C1 et si on la copie dans C2, le rsultat est rigoureusement identique, car la formule na pas t transpose ; laddition porte donc sur A1 + B1 dans la figure 8.17.

Figure 8.17. Addition de A1 et B1 dans C2 en adresses absolues.

La formule A1 + A2 scrit, en rfrences absolues :


$A$1+$B$1

Moralit : si vous voulez que les transpositions dadresses sexcutent, adoptez ladressage relatif ; si vous ne voulez pas quelles sexcutent, appliquez ladressage absolu. Il ny a pas de rgle de choix, car tout dpend de votre tableau, du contexte et des oprations que vous pouvez ou devez excuter.

Rfrences mixtes
Cette troisime et dernire notion mlange savamment les deux prcdentes. En effet, la rfrence absolue peut sappliquer la colonne et la ligne, ou bien lune ou lautre seulement. Or, en utilisant le symbole $ avec lune ou lautre, on cre une rfrence mixte. Le tableau 8.5 illustre toutes ces possibilits.

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Tableau 8.5. Modes dadressage


Adressage Relatif Absolu Ecriture C3 $C$3 $C3 Mixte C$3 Relatif Absolu Adressage colonne Relatif Absolu Absolu Adressage ligne Relatif Absolu Relatif

Saisir des adresses absolues


Fort bien, mais comment procde-t-on pour saisir des adresses absolues ? On peut, bien videmment, taper les prfixes $ mais la bonne mthode consiste appuyer sur F4 lors de la saisie :
1 Vous vous apprtez poser une formule en tapant le signe = dans une cellule. 2 Pointez ou cliquez sur une autre cellule, par exemple M12. Dans la barre de formule tout comme dans la cellule sinscrivent ses rfrences, donc M12. 3 Appuyez une fois sur F4, et la rfrence que vous lisez devient absolue avec $M$12. 4 Si vous renouvelez les appuis sur F4, vous faites dfiler toutes les combinaisons possibles tour de rle : aprs $M$12 succdent les adresses M$12, puis $M12, puis retour au relatif avec M12. Aprs quoi lon recommence avec $M$12, etc. 5 Arrtez-vous sur ladressage requis et poursuivez la formule.

Mfiez-vous toujours de ces distinctions dans ladressage et pensez-y lorsque le rsultat nest pas conforme vos esprances.

Nommer des cellules pour composer des formules


Les cellules sont repres par leurs coordonnes, celles-ci restant aussi peu explicites que possible. En effet, si lon vous demande brle-pourpoint ce que contient la cellule FC145, cest un peu comme si un commissaire de police vous demandait ce que vous faisiez le 15 octobre 1986 21 h 30 ! Reformulons le problme diffremment ; quelle formule prfrez-vous poser pour calculer une marge commerciale :
=F18-D24

8. Composer des formules pour calculer

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ou bien :
=Ventes-Achats

Ainsi rdige, cette question nappelle quune seule rponse, la seconde. Une bonne mthode consiste donc dcerner un nom significatif des cellules particulires ou mme des champs. Vous vous y retrouverez plus aisment. Les feuilles de calcul comportent souvent des tiquettes servant den-tte, places en haut de chaque colonne et gauche de chaque ligne. Vous pouvez utiliser : Ces tiquettes dans les formules lorsque vous voulez vous rfrer aux donnes concernes. Des noms significatifs autres que des tiquettes pour dsigner des cellules, des plages de cellules, des formules ou des constantes. Vous pouvez aussi dcerner un nom certaines lignes ou colonnes : cest dautant plus facile quExcel le fait souvent automatiquement, en se rfrant aux tiquettes des lignes et des colonnes.

Remarque
Par dfaut, les noms utilisent toujours des rfrences absolues aux cellules.

Nommer une cellule isole


La mthode gnrale servant nommer une cellule quelconque se trouvant comme un lot au milieu de locan de votre tableau est la suivante. On va se rfrer, titre dexemple, au tableau reprsent figure 8.18 dans lequel se trouvent trois cellules intressantes. La formule de calcul na pas encore t compose dans C2 ; lvidence, cest la suivante :
=A2-B2

Figure 8.18. Tableau exprimental pour apprendre nommer les cellules.

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Vous apprendrez nommer automatiquement les trois cellules A2, B2 et C2 par la suite, car vous devez apprendre, pour commencer, le principe de cette opration :
1 Slectionnez la cellule A2, par exemple. 2 Appuyez sur la combinaison Ctrl + F3, la frappe raccourcie pour nommer une cellule. La bote de dialogue de la figure 8.19 apparat. 3 Si vous ne vous souvenez pas de cette combinaison, ce nest pas grave : Cliquez sur le menu Insertion puis sur sa commande Nom.
Cliquez sur la commande Dfinir. La mme bote de dialogue

saffiche.

Figure 8.19. Fentre pour nommer une cellule slectionne.

4 Ce qui est intressant est le fait que cette bote de dialogue : Propose, par dfaut, le nom Ventes la cellule slectionne, ltiquette quExcel a trouve en tte de la colonne.
Liste, dans le cadre central, les noms existant dans le classeur actif.

Ici, il ne sen trouve encore aucun. Indique, en bas de lcran, les coordonnes de la cellule slectionne en valeurs absolues, mais aussi la feuille du classeur laquelle elle appartient.
5 Tapez un nom ou mieux, ici, conservez celui qui vous est propos. 6 Cliquez sur : Ajouter pour simplement enregistrer le nom en conservant la bote de dialogue ouverte, ce que nous vous proposons de faire.
OK pour nommer la cellule et enregistrer le nom dans le cadre

central, puis refermer cette bote de dialogue.

8. Composer des formules pour calculer

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La cellule A2 est nomme, ici, Ventes. Vous pouvez en faire autant avec les deux autres cellules, donc B2 et C2 : B2 sappellera Achats. C2 sappellera Rsultat. Puisque vous avez conserv ouverte la bote de dialogue de la figure 8.19 (sinon renouvelez les oprations ci-dessus) :
1 Cliquez sur licne situe tout en bas, droite de cette bote de dialogue. Elle se replie, laissant apparatre la feuille de calcul. Si ce qui en subsiste vous gne encore, dplacez ce bandeau. 2 Cliquez sur la cellule suivante nommer, ici, B2. Elle sentoure dun cadre pointill tournant (figure 8.20).

La bote de dialogue a t ramene la portion congrue La nouvelle cellule slectionne

Icne pour rduire ou rtablir la bote de dialogue Ladresse absolue de la cellule slectionne

Figure 8.20. La slection dune autre cellule nommer.

3 Recliquez sur la mme icne. La bote de dialogue se redploie. Vous constatez que les rfrences absolues de la cellule sont reprises en bas. 4 Tapez un autre nom si vous prfrez et cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez ainsi appliquer lune ou lautre de ces mthodes pour nommer une cellule. A lissue des trois dfinitions de nom, la bote de dialogue de la figure 8.19 offre laspect de la figure 8.21.

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Guide de rfrence Excel 2003

Figure 8.21. Les trois cellules ont t nommes.

Un autre phnomne intressant est le fait que maintenant, si vous slectionnez une cellule nomme, cest son nom et non plus ses coordonnes qui saffiche dans la barre de formule.

Crer une formule de calcul avec les noms


Voici, maintenant, lutilisation judicieuse des noms. Pour calculer Rsultat en C4, la formule poser est :
=A2-B2

Cest rigoureux, mais cela na pas le mrite de la limpidit. Mieux vaut donc utiliser les noms et transformer cette formule en : =Ventes-Achats Pour cela :
1 Cliquez sur la cellule C2. 2 Appuyez sur le signe = du clavier. 3 Cliquez sur A2. Le nom Ventes sinscrit dans la formule, et non les coordonnes de la cellule. 4 Tapez le signe moins (-). 5 Cliquez sur B2. Le nom Achats sinscrit dans la formule (figure 8.22). 6 Validez, par exemple en cliquant sur licne de validation dans la barre de formule. Le rsultat sinscrit dans C2 (figure 8.23).

8. Composer des formules pour calculer

263

Figure 8.22. Pose de la formule avec les noms.

Figure 8.23. Le rsultat apparat dans C4. La barre de formule rappelle la formule applique.

Insrer un nom dans une formule via le menu


En variante, vous pouvez lister les noms que vous avez distribus dans la feuille de calcul alors que vous rdigez une formule. Cette mthode conviendra lorsque la feuille est vaste et que toutes les cellules ne sont pas apparentes :
1 En cours de pose de la formule, cliquez sur le menu Insertion, puis sur la commande Nom. 2 Cliquez sur loption Coller. La mme bote de dialogue que celle de la figure 8.21, listant les noms attribus, apparat. 3 Cliquez sur un nom pour le slectionner, puis cliquez sur OK pour linsrer dans la formule. 4 Terminez la formule, puis cliquez sur licne de validation.

Supprimer des noms


Attribuer un nom est facile, mais il faut aussi pouvoir le supprimer si le besoin sen fait sentir. Ce sera le cas pour lexercice suivant. Pour supprimer un nom affect une cellule :
1 Appuyez sur Ctrl + F3 pour ouvrir la fentre de la figure 8.21.

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Guide de rfrence Excel 2003

2 Slectionnez un nom. 3 Cliquez sur le bouton Supprimer.

Supprimez ainsi les trois noms pour passer la suite, et cliquez sur OK pour refermer la bote de dialogue. Excel, ne retrouvant plus ses noms, affiche dans la cellule contenant la formule un message derreur laconique, plus une balise que vous pouvez dailleurs ouvrir par curiosit (figure 8.24). Nous allons y remdier.

Figure 8.24. Message derreur et balise active aprs suppression des noms.

Nommer automatiquement
Excel peut dcerner automatiquement des noms des colonnes et des lignes en reprenant simplement leurs tiquettes dans le tableau. Vous avez pu en avoir un avant-got quand vous avez vu comment nommer la cellule A2, un peu plus haut. Pour nommer automatiquement les mmes cellules dans le mme tableau et avec les mmes noms que ci-dessus :
1 Slectionnez le groupe complet de cellules, en y incluant les zones den-tte, donc la plage A1:C2, ici (figure 8.25). Nous navons mme pas jug utile de supprimer la formule de calcul pour faire disparatre le message derreur.

Figure 8.25. La zone slectionner avec cet exemple.

8. Composer des formules pour calculer

265

2 Appuyez sur la combinaison Ctrl + Maj + F3 ou bien, comme prcdemment et si vous ne vous souvenez pas de cette frappe, cliquez sur le menu Insertion, sur sa commande Nom puis sur son option Crer. 3 Une bote de dialogue spcifique saffiche (figure 8.26). 4 Dans cette bote de dialogue, indiquez o le programme doit rechercher le texte servant nommer automatiquement les colonnes et/ou les lignes. On a slectionn, ici, Ligne du haut, ce qui parat vident. 5 Cliquez sur OK : les cellules sont nommes comme prcdemment Ventes, Achats et Rsultat, et la formule redevient viable.

Figure 8.26. Indiquez Excel o il doit rechercher les noms affecter aux cellules.

Si vous aviez supprim la formule, vous pourriez maintenant la recomposer.

Remarque
Si le nom de la cellule comporte un espace, comme dans Trimestre 1, par exemple, cet espace est remplac par un trait de soulignement dans le nom : Trimestre_1.

Nommer des colonnes et des lignes


Laffectation des noms nest pas limite des cellules individuelles, elle peut galement sappliquer une colonne entire ou une ligne entire. Si, par exemple, la colonne titre Dpenses listant les dpenses est nomme Dpenses, vous calculerez son total en composant la formule :
=Somme(Dpenses)

Pour nommer une telle colonne, voici deux mthodes :


1 Slectionnez-la avec son titre. 2 Appuyez sur Ctrl + F3. La mme bote de dialogue saffiche ; elle propose le nom Dpenses par dfaut. 3 Cliquez sur OK. La colonne est nomme. 4 Il ne vous restera plus qu poser la formule ci-dessus dans B8 (tapez exactement cette formule) pour obtenir le total.

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Guide de rfrence Excel 2003

La seconde mthode pourra encore paratre plus simple, la voici.

Nommer avec la zone Nom de la barre de calcul


La procdure est la suivante :
1 Slectionnez la colonne nommer (ou la plage, puisque la mthode reste la mme). 2 Tapez le nom dans la zone Nom de la barre de formule, celle qui affiche les rfrences (figure 8.27). 3 Appuyez sur Entre. Cest tout !
Zone Nom de la barre de formule

Figure 8.27. Nommez avec la zone Nom de la barre de formule.


Plage slectionne

Nommer automatiquement dans un tableau en deux dimensions


Voici le cas le plus complexe. On a repris, pour lillustrer, le tableau Ventes fin danne.xls, compos au dbut de ce livre en supprimant les couleurs pour que ce soit plus vident. Pour nommer automatiquement ses colonnes et ses lignes :
1 Slectionnez la zone du tableau comportant les chiffres et les en-ttes (figure 8.28). 2 Appuyez sur Ctrl + Maj + F3.

Figure 8.28. La zone slectionne couvre A2:E6.

8. Composer des formules pour calculer

267

3 Dans la bote de dialogue, slectionnez la fois Ligne du haut et Colonne de gauche pour indiquer Excel o il doit rechercher ses noms (figure 8.29). 4 Cliquez sur OK : les noms sont automatiquement affects, ainsi quen tmoigne la fentre ouverte en appuyant ensuite sur Ctrl + F3 (figure 8.30).

Figure 8.29. Slectionnez la fois Ligne du haut et Colonne de gauche.

Figure 8.30. Les noms qui ont t affects dans le tableau.

Observer la plage couverte par un nom


Si vous ne vous souvenez plus de lespace que couvre un nom :
1 Appuyez sur Ctrl + F3 pour ouvrir la fentre de la figure 8.30. 2 Slectionnez le nom dans la zone Noms dans le classeur. 3 Cliquez sur licne de rduction-rtablissement situe sur la droite de la zone Fait rfrence pour rduire la fentre et avoir librement accs au tableau sous-jacent. Cette icne tait repre dans la figure 8.20. La bote de dialogue est rduite deux lignes. 4 Le tableau refait surface et le champ dfini par le nom est entour dun cadre dfilant. 5 Cliquez sur sa mme icne de rduction-rtablissement pour rtablir la bote de dialogue dans son intgralit. 6 Cliquez sur son bouton Fermer pour la fermer.

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Modifier les rfrences dune plage ou dune cellule


Si vous voulez modifier la rfrence affecte un nom de cellule, de formule ou dune constante reprsente par un nom, procdez comme cidessus :
1 Appuyez sur Ctrl + F3 pour ouvrir la bote de dialogue de la figure 8.30. 2 Dans la zone Noms dans le classeur, cliquez sur le nom dont vous voulez modifier la rfrence de cellule, la formule ou la constante. 3 Puis, au choix : Dans la zone Fait rfrence , modifiez la rfrence, la formule ou la constante.
Ou bien cliquez sur licne situe droite de la zone Fait rfrence

. La zone couverte par le nom apparat dans le tableau. Modifiez cette zone avec la souris.
4 Terminez en cliquant sur OK, puis en refermant la bote de dialogue.

Changer un nom
Si vous voulez rebaptiser une cellule ou une plage, procdez de la mme faon :
1 Appuyez sur Ctrl + F3 pour ouvrir la bote de dialogue de la figure 8.30. 2 Dans la zone Noms dans le classeur, cliquez sur le nom changer pour le slectionner. Ce nom est rpt sur la ligne suprieure. 3 Double-cliquez sur ce nom, dans la premire ligne. 4 Tapez le nouveau nom la place de lancien. 5 Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouveau nom a t attribu la mme plage. 6 Il reste supprimer lancien. Slectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.

Utiliser un nom pour crer une formule


Reprenons le tableau de la figure 8.27, dans lequel on a nomm les trois lignes de la colonne A Lingerie et les trois lignes correspondantes de la colonne B Total. Pour totaliser ces trois lignes :
1 Cliquez sur une cellule au-dessous, par exemple sur B5. 2 Tapez : =Somme(Total) et appuyez sur Entre.

8. Composer des formules pour calculer

269

La cellule B5 affiche le total (figure 8.31). Peut-on faire plus simple ? Vous pourrez ainsi utiliser les noms de cellules, par la suite, dans toutes vos formules, quelles soient simples ou complexes.

La formule dans B5

Transformer les formules en utilisant les noms


Dans le tableau de la figure 8.28, les formules ont dj t poses en utilisant les rfrences traditionnelles, sans exploiter les noms. Pour que les noms remplacent les rfrences :
1 Slectionnez la plage contenant la ou les formules dans lesquelles vous voulez substituer des noms aux rfrences existantes. 2 Cliquez sur le menu Insertion, sur Nom, puis sur Appliquer. Une bote de dialogue spcifique apparat (figure 8.32). 3 Dans la zone Affecter le(s) nom(s), cliquez sur un ou plusieurs noms pour les slectionner et les appliquer. Ils devraient tous tre slectionns par dfaut. Vous pouvez conserver cette slection. 4 Cliquez sur OK.
Figure 8.32. Remplacer les rfrences existantes dans les formules par des noms.

Figure 8.31. Calcul de la somme dune zone nomme.

Les noms remplacent les anciennes coordonnes, ainsi quen tmoigne la figure 8.33 : la cellule E8 a t slectionne ; la barre de formule indique ce quelle contient. Profitez-en pour remarquer lorganisation des parenthses : elle rpond la syntaxe impose par Excel. Une rgle de bon sens : il doit y avoir autant de parenthses ouvrantes que de parenthses fermantes.

Figure 8.33. La nouvelle formule dans la cellule E6 apparat dans la barre de formule.

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Bote de dialogue des noms


La bote de dialogue Affecter un nom de la figure 8.32 dispose dun bouton Options. Si vous cliquez dessus, cette fentre se dveloppe avec les options suivantes : Ignorer relatif/absolu : remplace les rfrences par des noms, quels que soient les types de rfrences (noms ou rfrences). Si vous dsactivez cette case, Excel remplace les rfrences absolues par des noms absolus, les rfrences relatives par des noms relatifs et les rfrences mixtes par des noms mixtes. Utiliser les noms de colonnes et de lignes : utilise les noms des plages de lignes et de colonnes faisant rfrence aux cellules si les noms exacts des cellules ne peuvent pas tre trouvs. Ignorer nom de colonne si mme colonne : remplace la rfrence par le nom de ligne sans inclure le nom de colonne. Dsactivez cette case si vous souhaitez inclure le nom de colonne. Ignorer nom de ligne si mme ligne : remplace la rfrence par le nom de colonne sans inclure le nom de ligne. Dsactivez cette case si vous souhaitez inclure le nom de ligne. Ordre du nom : si une rfrence de cellule est remplace par le nom de ligne et le nom de la colonne, cliquez sur Ligne, colonne. Cliquez sur Colonne, ligne si vous souhaitez que le nom de la colonne saffiche en premier.

Rgles sappliquant aux noms


Voici les quelques rgles respecter dans le choix des noms : Le premier caractre dun nom doit tre une lettre ou un caractre de soulignement. Les autres caractres du nom peuvent tre des lettres, des nombres, des points et des caractres de soulignement. Les noms ne peuvent pas tre identiques des rfrences de cellules, telles que A8 ou FC123. Vous pouvez utiliser plusieurs mots, mais les espaces sont interdits. Employez des caractres de soulignement ou des points comme sparateurs de mots, par exemple Trimestre_1. Le nombre maximal de caractres dun nom est de 255. Si un nom dfini pour une plage contient davantage de caractres, vous ne pourrez pas le slectionner dans la zone Nom de la bote de dialogue.

8. Composer des formules pour calculer

271

Si vous affectez un nom dj attribu une autre cellule, le nom de la

prcdente est supprim, elle est dbaptise. La nouvelle cellule reoit ce nom. Les noms peuvent contenir des majuscules et des minuscules. Excel ne fait pas de distinction. Par exemple, si vous avez cr le nom Ventes puis cr lautre nom VENTES dans le mme classeur, le second nom remplace le premier.

Crer une liste de noms dans la feuille


Il est parfois agrable de disposer de la liste des noms affects dans un classeur soit pour mmoire, soit pour auditer la feuille. Cette liste contiendra deux colonnes : lune pour le nom et lautre pour la description du nom (figure 8.34).

Figure 8.34. Exemple de liste de noms.

Pour cela :
1 Reprez une zone de la feuille de calcul contenant deux colonnes vides. 2 Slectionnez une cellule qui sera la cellule pivot dangle suprieur gauche de la liste (la cellule G3 dans cet exemple, les titres ayant t ajouts par la suite). 3 Cliquez sur le menu Insertion, sur Nom, puis sur Coller. 4 Dans la bote de dialogue Coller un nom, cliquez sur Coller une liste (figure 8.35). 5 Cliquez sur OK. La liste des noms apparat.
Figure 8.35. Bote de dialogue pour coller la liste.

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Remplacer un nombre par un nom


Voici un usage peu orthodoxe des noms dans Excel. Vous pouvez affecter un nom un nombre qui ne se trouve dans aucune cellule. Supposez que vous utilisiez souvent le mme nombre 25,4 (pour traduire des pouces en millimtres, un pouce valant 25, 4 mm). Attribuez-lui le nom pouce, par exemple :
1 Cliquez sur le menu Insertion, sur sa commande Nom, puis sur Dfinir. 2 Tapez le nom, pouce. 3 A la rubrique Fait rfrence , tapez le nombre, donc 25,4. 4 Cliquez sur le bouton OK. Le tout est enregistr.

Vous pouvez maintenant utiliser ce nom dans une formule :


1 Slectionnez une cellule vide et tapez :
=2*pouce

2 Appuyez sur Entre : le produit 50,8 saffiche dans la cellule.

Etiquettes pour les formules


Lorsque vous crez une formule qui fait rfrence des donnes dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser les tiquettes figurant en tte des lignes ou des colonnes (les titres) pour faire rfrence ces donnes. Cela vous dispense de nommer les cellules et de faire appel ces noms. Toutefois, par dfaut, Excel ne reconnat pas les tiquettes dans les formules. Aussi, pour utiliser des tiquettes dans les formules :
1 Cliquez sur le menu Outils, sur sa commande Options, puis sur longlet Calcul. 2 Sous Options de classeur, activez la case cocher Accepter les tiquettes dans les formules.

Pour cet exemple (figure 8.36), on a repris un tableau dans lequel aucun nom nest attribu. Dans la cellule B8, on a intgralement tap la formule :
=somme(dpenses)

Cela sans faire appel licne SOMME (tapez le nom de cette fonction) ; puis on a indiqu entre parenthses ltiquette de la colonne concerne,

8. Composer des formules pour calculer

273

Dpenses. Le rsultat est calcul comme si lon avait utilis des rfrences courantes ou des noms.

Utiliser plusieurs tiquettes empiles dans des formules


Si votre feuille de calcul contient des tiquettes de colonnes empiles, dans lesquelles une tiquette situe dans une cellule est suivie par une ou plusieurs tiquettes situes en dessous, vous pouvez utiliser les tiquettes empiles dans les formules pour faire rfrence aux donnes contenues dans la feuille de calcul. Les rfrences laide dtiquettes empiles respectent lordre dans lequel les tiquettes saffichent, de haut en bas.

Figure 8.36. Calcul avec une tiquette de colonne.

Etiqueter des plages avec la bote de dialogue Plages dtiquettes


Lorsque vous slectionnez des cellules dans des plages tiquetes pour crer des formules, Excel peut insrer les tiquettes la place des rfrences de cellule dans vos formules. Lutilisation dtiquettes, tout comme celle des noms, permet une meilleure comprhension de la construction de la formule. Pour ajouter une tiquette :
1 Affichez un tableau. 2 Cliquez sur le menu Insertion, puis sur son sous-menu Nom. 3 Cliquez sur la commande Etiquette. La bote de dialogue daffectation des tiquettes apparat. Elle dispose aussi dune icne de rductionrtablissement, ce qui sera le cas de nombreuses autres fentres. 4 Spcifiez les plages qui contiennent les tiquettes de lignes et de colonnes dans votre feuille de calcul. Vous pouvez dlimiter une plage directement dans la fentre Excel sous-jacente, la bote de dialogue sescamotant lorsque vous cliquez sur la feuille. Sinon cliquez sur licne de rduction situe sur la droite de la zone de texte. 5 Cliquez sur Ajouter.

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Dates et tiquettes
Si vous tiquetez une plage en utilisant la bote de dialogue Plages dtiquettes et si la plage contient une tiquette anne ou date, Excel dfinit la date en tant qutiquette en plaant des guillemets autour lorsque vous la tapez dans une formule. Par exemple, votre feuille de calcul contient les tiquettes 2002 et 2003 et vous avez indiqu ces tiquettes dans la bote de dialogue Plages dtiquettes. Lorsque vous tapez la formule =SOMME(2002), Excel met jour automatiquement la formule comme suit =SOMME("2002").

Rfrences 3D
Si vous voulez analyser des donnes dans une cellule ou dans une plage de cellules disposes sur plusieurs feuilles de calcul du classeur, il vous faut faire appel des rfrences 3D (en trois dimensions). Une rfrence 3D inclut la rfrence des cellules ou des plages de cellules, prcdes dune plage de noms de feuilles de calcul. Excel utilise alors toutes les feuilles de calcul comprises entre le premier et le dernier nom de la rfrence. Par exemple :
=SOMME(Feuil3:Feuil12!C5)

additionne toutes les valeurs contenues dans la cellule C5 de lensemble des feuilles de calcul situes entre la Feuille 3 et la Feuille 12, celles-ci incluses. Le point dexclamation (!) spare les donnes.

Crer une rfrence 3D


Pour crer une rfrence une mme cellule ou plage de cellules dans plusieurs feuilles laide dune rfrence 3D, le classeur doit, lvidence, contenir plusieurs feuilles de calcul. Si tel est bien le cas :
1 Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez entrer la fonction. 2 Tapez = (un signe gal). 3 Entrez le nom de la fonction. 4 Tapez une parenthse ouvrante. 5 Cliquez sur longlet correspondant la premire feuille de calcul rfrencer.

8. Composer des formules pour calculer

275

6 Maintenez la touche Maj enfonce et cliquez sur longlet correspondant la dernire feuille de calcul rfrencer. 7 Slectionnez la cellule ou la plage de cellules rfrencer. 8 Compltez la formule.

Attention
Mfiez-vous, ensuite, du dplacement ou de la suppression de feuilles ainsi rfrences, ou encore de linsertion dune feuille supplmentaire dans cette plage. Vous risquez dintroduire des erreurs de calcul.

Intersection de plages de cellules


Certaines cellules peuvent se trouver lintersection de deux plages, ce qui est plus vident lorsque les plages sont nommes. Considrez le tableau de la figure 8.37 ; on a nomm les colonnes et les lignes automatiquement, ainsi que vous avez appris le faire prcdemment. Pour vous le prouver, on a insr la liste des noms sur la droite du tableau, en appliquant la mthode dcrite la section Crer une liste de noms dans la feuille .

Figure 8.37. Les noms affects automatiquement sont lists dans les deux colonnes de gauche.

A lvidence, certaines cellules appartiennent deux plages diffrentes. Par exemple, la cellule D3 appartient la fois la colonne nomme Juillet et la ligne baptise Ventes, ce qui suggre une nouvelle mthode pour la dsigner. Sachant que loprateur dintersection est simplement un espace, cette cellule est parfaitement localise en crivant :
Juillet Ventes

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Pour vous le prouver, on a introduit dans B6 la formule :


=Juillet Ventes

En composant la formule, Excel dlimite de lui-mme les zones concernes, lesquelles se recouvrent lvidence (figure 8.38). La formule entre, le rsultat qui saffiche est bien 150, comme en tmoignera la figure 8.39 suivante. Vous pouvez appliquer ce concept pour laborer des formules plus complexes.
La formule de calcul

On compose la formule de calcul Excel marque les zones nommes

Figure 8.38. Utilisation de loprateur dintersection.

Intersection implicite
Bien mieux, on peut se rfrer de faon implicite une intersection. Par exemple, pour calculer les 10 % de la marge consacrs aux investissements, et ce dans chaque colonne de la ligne 7, il suffit de poser la formule :
=Marge*10%

Pour dsigner une colonne spcifique, par exemple Juin, la formule dintersection complte serait :
=(Marge Juin)*10%

Excel trouve la rfrence Marge et lutilise pour excuter le calcul (figure 8.39). Notez que les rfrences sur intersection ne fonctionnent pas avec les noms 3D.

8. Composer des formules pour calculer

277

Figure 8.39. Formule avec rfrence implicite dintersection.

Valeurs derreur
Lorsquune formule ne parvient pas calculer correctement son rsultat, Excel affiche une valeur derreur. Les valeurs derreur peuvent rsulter de lutilisation de texte dans une formule qui exige une valeur numrique, de la suppression dune cellule laquelle une formule fait rfrence, de lutilisation dune cellule trop troite pour afficher le rsultat, dune division par zro (ce qui est strictement prohib), etc. Il se peut que les valeurs derreur ne rsultent pas de la formule ellemme. Par exemple, si une formule affiche une valeur derreur sous la forme #N/A ou #VALEUR!, il est possible que ce soit, non pas la cellule laquelle la formule fait rfrence qui contienne une erreur, mais une tout autre en amont. Vous pourrez retrouver des cellules qui produisent des valeurs derreur dans dautres formules laide des outils daudit prsents ultrieurement. En attendant, voici quels sont les affichages derreur que vous rencontrerez probablement, tt ou tard.

Correction automatique de formule


Notez, tout dabord, quExcel dispose dune fonction astucieuse, la Correction automatique de formule. Elle recherche automatiquement les fautes courantes dans une formule, opre automatiquement la correction si elle le peut, ou suggre, ventuellement, une correction. Vous pouvez accepter ou refuser la proposition de correction qui saffiche dans un message dalerte.

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Guide de rfrence Excel 2003

Par exemple, si vous saisissez une formule qui contient une parenthse superflue telle que la suivante, cette fonction la dtecte et vous propose de la supprimer (figure 8.40) :
=2+((3*4)

Figure 8.40. La Correction automatique de formule en action.

Valeur derreur #####


Une valeur derreur ##### apparat lorsque la cellule contient un nombre, une date ou une heure plus large que la cellule ou lorsque celle-ci renferme une formule de date ou dheure qui produit un rsultat ngatif. Les solutions sont videntes, selon les cas : Augmentez la largeur de la colonne. Appliquez un format numrique diffrent. Dans certains cas, vous pouvez modifier le format numrique de la cellule pour ajuster le nombre la largeur de la cellule existante. Par exemple, diminuez le nombre de dcimales. Vrifiez lexactitude des formules de date et dheure. Lorsque vous soustrayez des dates et des heures, vrifiez la validit de la formule. Si vous utilisez le calendrier depuis 1900, les dates et les heures doivent tre des valeurs positives. La soustraction, dans une date ou une heure antrieure, dune date ou dune heure postrieure engendre lerreur #####. Si la formule est correcte, bien que le rsultat soit ngatif, vous pouvez afficher la valeur obtenue en mettant en forme la cellule avec un format qui ne soit ni de date, ni dheure.

Valeur derreur #VALEUR!


La valeur derreur #VALEUR! apparat lorsquun type dargument ou doprande impropre est utilis, ou bien lorsque la fonction Correction automatique de formule est incapable de corriger la formule. Les princi-

8. Composer des formules pour calculer

279

pales causes et leurs remdes probables sont lists dans le tableau 8.6. Pour une bonne comprhension de ces termes, sachez que : Un argument est une valeur utilise par une fonction pour effectuer des oprations ou des calculs. Le type dargument est spcifique de la fonction. Il peut sagir de valeurs numriques ou de texte, de rfrences de cellules ou de plages de cellules, de noms, dtiquettes... Un oprande est un lment accompagnant un oprateur dans une formule et tel quune valeur, des rfrences de cellules, des noms, des tiquettes ou des fonctions. Une formule matricielle est une formule permettant dexcuter plusieurs calculs, puis de renvoyer un ou plusieurs rsultats. Les formules matricielles agissent sur un ou plusieurs jeux de valeurs, ces derniers tant appels arguments matriciels. Chaque argument matriciel doit tre rectangulaire et comporter le mme nombre de lignes et/ou de colonnes. Pour renvoyer plusieurs rsultats, la formule doit tre saisie dans plusieurs cellules. Pour saisir une formule matricielle, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre. Les formules matricielles sont automatiquement places entre accolades { }. Nous vous parlerons des formules matricielles plus loin dans ce chapitre. Une matrice est constitue par un ensemble rectangulaire de valeurs ou de plages de cellules. Associe dautres matrices ou plages, elle engendre des sommes ou des produits.
Tableau 8.6. Valeur derreur #Valeur!
Cause probable Une entre de texte quand la formule exige un nombre ou une valeur logique, telle que VRAI ou FAUX. Excel ne peut convertir le texte dans le type de donne appropri. Entre ou modification dune formule matricielle suivie de la frappe de la touche Entre. Entre dune rfrence de cellule, dune formule ou dune fonction en tant que constante matricielle. Solution suggre Vrifiez que la formule ou la fonction est correcte pour largument ou loprande ncessaire et que les cellules auxquelles la formule fait rfrence contiennent des valeurs valides (figure 8.41). Slectionnez la cellule ou la plage de cellules contenant la formule matricielle, appuyez sur la touche F2 pour modifier la formule, puis appuyez sur Ctrl + Maj + Entre. Vrifiez que la constante matricielle nest pas une rfrence de cellule, une formule ou une fonction.

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Tableau 8.6. Valeur derreur #Valeur! (suite)


Cause probable Vous avez spcifi une plage un oprateur ou une fonction qui exige une valeur unique et non une plage. Vous utilisez une matrice non valide dans lune des fonctions de feuille de calcul de matrices. Excution dune macro qui entre une fonction renvoyant la valeur derreur #VALEUR!. Solution suggre Transformez la plage en valeur unique. Ou modifiez la plage pour y inclure soit la mme ligne soit la mme colonne contenant la formule. Vrifiez que les dimensions de la matrice sont appropries aux arguments de matrice. Vrifiez que la fonction nutilise pas un argument incorrect.

Figure 8.41. Valeur derreur. La cellule A11 contient un nombre et la cellule B11, du texte. La formule =A11+B11 dans C11 renvoie lerreur #VALEUR!. Une balise apparat. Utilisez la fonction SOMME dans la formule pour ajouter les deux valeurs (cette fonction SOMME ignore le texte) : =SOMME(A17:B17).

Valeur derreur #DIV/0!


La valeur derreur #DIV/0! apparat lorsquune formule effectue une division par zro. On sait quune telle division est strictement interdite (tableau 8.7).

8. Composer des formules pour calculer

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Tableau 8.7. Valeur derreur #DIV/0!


Cause probable Solution suggre Modifiez la rfrence de cellule ou entrez une valeur autre que zro dans la cellule utilise comme diviseur. Entrez la valeur #N/A dans la cellule utilise comme diviseur pour faire passer le rsultat de la formule de #DIV/0! #N/A pour indiquer que la valeur du diviseur est manquante. Pour empcher laffichage dune valeur derreur, utilisez la fonction SI. Si la cellule utilise comme diviseur est vierge ou contient un zro (0), la fonction SI peut ne rien afficher plutt que deffectuer le calcul. Si, par exemple, la cellule B5 contient le diviseur et la cellule A5, le dividende, utilisez =SI(B5=0,"",A5/B5). Les deux guillemets reprsentent une chane de texte vide.

Utilisation dune rfrence de cellule pour une cellule vide ou une cellule contenant 0 comme diviseur. (Si un oprande est une cellule vide, Microsoft Excel interprte celle-ci comme contenant 0.)

Entre dune formule contenant une division par 0 explicite, par exemple =4/0. Excution dune macro utilisant une fonction ou une formule qui renvoie #DIV/0!.

Donnez au diviseur une valeur non nulle.

Vrifiez que le diviseur de la fonction ou de la formule nest ni nul ni absent.

Valeur derreur #NOM ?


La valeur derreur #NOM ? apparat lorsque Excel ne reconnat pas le texte dans une formule (tableau 8.8).
Tableau 8.8. Valeur derreur #NOM ?
Cause probable Suppression dun nom utilis dans la formule ou utilisation dun nom qui nexiste pas. Solution suggre Vrifiez lexistence du nom. Dans le menu Insertion, pointez sur Nom puis cliquez sur Dfinir. Si le nom nest pas dans la liste, ajoutez-le laide de la commande Ajouter. Corrigez lorthographe. Pour insrer le nom correct dans la formule, slectionnez-le dans la barre de formule, pointez sur Nom dans le menu Insertion puis cliquez sur Coller. Dans la bote de dialogue Coller un nom, cliquez sur le nom que vous voulez utiliser, puis sur OK. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur longlet Calcul. Sous Options de classeur, activez la case cocher Accepter les tiquettes dans les formules.

Mauvaise orthographe du nom.

Utilisation dune tiquette dans une formule.

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Tableau 8.8. Valeur derreur #NOM ? (suite)


Cause probable Mauvaise orthographe du nom dune fonction. Entre de texte dans une formule sans lencadrer de guillemets. Excel essaie dinterprter lentre comme sil sagissait dun nom alors que vous avez souhait entrer un texte. Omission des deux-points (:) dans la rfrence une plage. Solution suggre Corrigez lorthographe. Insrez le nom de la fonction correct dans la formule en utilisant la Palette de formules.

Encadrez le texte de la formule de guillemets.

Vrifiez que toutes les rfrences de plages utilisent les deux-points (:).

Valeur derreur #N/A


La valeur derreur #N/A apparat lorsquune valeur nest pas disponible pour une fonction ou une formule. Si certaines cellules de votre feuille de calcul doivent contenir des donnes non disponibles, tapez #N/A dans ces cellules. Les formules faisant rfrence ces cellules renvoient alors #N/A plutt que dessayer de calculer une valeur (tableau 8.9).
Tableau 8.9. Valeur derreur #N/A
Cause probable Affectation dune valeur impropre largument valeur_cherche des fonctions de feuille de calcul RECHEREH, RECHERCHE, EQUIV ou RECHERCHEV. Solution suggre Vrifiez que largument valeur_cherche est de type appropri, par exemple une valeur ou une rfrence de cellule, mais pas une rfrence de plage. Par dfaut, les fonctions qui recherchent des informations dans les tables doivent tre tries en ordre croissant. Toutefois, les fonctions de feuille de calcul RECHERCHEV et RECHERCHEH possdent un argument valeur_proche qui impose la fonction de rechercher une correspondance exacte mme si la table nest pas trie. Pour rechercher une correspondance exacte, donnez largument valeur_proche la valeur FAUX. La fonction de feuille de calcul EQUIV contient un argument type qui spcifie lordre dans lequel la liste doit tre trie pour trouver un quivalent. Si la fonction ne trouve aucun quivalent, essayez de modifier la valeur de largument type.

Utilisation de la fonction de feuille de calcul RECHERCHEV, RECHERCHEH ou EQUIV pour trouver une valeur dans une table non trie.

8. Composer des formules pour calculer

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Tableau 8.9. Valeur derreur #N/A (suite)


Cause probable Utilisation dun argument dans une formule matricielle qui ne possde pas le mme nombre de lignes ou de colonnes que la plage contenant cette formule matricielle. Omission dun ou de plusieurs arguments dune fonction de feuille de calcul prdfinie ou personnalise. Utilisation dune fonction de feuille de calcul personnalise non disponible. Excution dune macro qui entre une fonction renvoyant #N/A. Solution suggre Si la formule matricielle a t entre dans plusieurs cellules, vrifiez que les plages rfrences par la formule possdent le mme nombre de lignes et de colonnes, ou bien tapez la formule matricielle dans un plus petit nombre de cellules. Tapez tous les arguments ncessaires la fonction. Vrifiez que le classeur contenant la fonction de feuille de calcul est ouvert et que la fonction est correcte. Vrifiez que les arguments de la fonction sont corrects et au bon endroit.

Valeur derreur #REF!


La valeur derreur #REF! apparat lorsquune rfrence de cellule nest pas valable (tableau 8.10).
Tableau 8.10. Valeur derreur #REF!
Cause probable Suppression des cellules auxquelles dautres formules font rfrence, ou collage de cellules dplaces dans des cellules auxquelles dautres formules font rfrence. Excution dune macro qui entre une fonction renvoyant la valeur #REF!. Utilisation dune rfrence hors programme une application ferme ou une rubrique DDE non disponible. Solution suggre Modifiez les formules ou rtablissez-les dans la feuille de calcul en cliquant sur le bouton Annuler immdiatement aprs avoir supprim ou coll les cellules. Examinez la fonction pour vrifier si un argument fait rfrence une cellule ou une plage de cellules non valide. Lancez lapplication. Vrifiez si vous utilisez la rubrique DDE approprie.

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Guide de rfrence Excel 2003

Valeur derreur #NOMBRE!


La valeur derreur #NOMBRE! apparat lorsquun problme se produit avec un nombre dans une formule ou une fonction (tableau 8.11).
Tableau 8.11. Valeur derreur #NOMBRE!
Cause probable Utilisation dun argument impropre dans une fonction qui exige un argument numrique. Utilisation dune fonction de feuille de calcul qui fait une itration, telle que TRI ou TAUX, sans que cette fonction parvienne trouver un rsultat. Entre dune formule qui produit un nombre trop grand ou trop petit pour tre reprsent dans Excel. Solution suggre Vrifiez si les arguments utiliss dans la fonction sont appropris.

Utilisez une valeur de dpart diffrente pour la fonction de feuille de calcul.

Modifiez la formule de sorte que son rsultat soit compris dans les valeurs admises.

Valeur derreur #NUL!


La valeur derreur #NUL! apparat lorsque vous spcifiez une intersection de deux zones qui, en ralit, ne se coupent pas (tableau 8.12).

Tableau 8.12. Valeur derreur #NUL!


Cause probable Solution suggre Pour faire rfrence deux zones qui ne se coupent pas, utilisez loprateur dunion, cest--dire la virgule (,). Si la virgule nest pas spcifie, Excel tente de faire la somme des cellules communes aux deux plages. Vrifiez dventuelles erreurs de frappe dans la rfrence aux plages.

Utilisation dun oprateur de plage ou dune rfrence de cellule incorrects.

8. Composer des formules pour calculer

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Slectionner toutes les formules dune feuille


Pour reprer dun coup dil toutes les formules se trouvant dans une feuille de calcul :
1 Slectionnez une cellule de cette feuille. 2 Appuyez sur F5 pour ouvrir la bote de dialogue Atteindre. 3 Cliquez sur son bouton Cellules. 4 Cochez la case Formules. 5 Cliquez sur OK. Toutes les formules de votre feuille apparaissent slectionnes.

Utiliser des formules matricielles


Une formule matricielle est une formule capable deffectuer plusieurs calculs et de renvoyer des rsultats simples ou multiples. Les formules matricielles interviennent sur deux ensembles de valeurs ou plus, appels arguments matriciels. Chaque argument matriciel doit possder le mme nombre de lignes et de colonnes. Notez, en passant, que : Lorsquun argument ne reprsente quune seule valeur, on parle de constante. Lorsquun argument est un tableau de valeurs, on parle de constante de tableau. Vous crez des formules matricielles de la mme faon que dautres formules ; la seule diffrence rside dans le fait que vous devez appuyer sur Ctrl + Maj + Entre pour entrer et valider la formule acheve. Elle se placera alors dans des accolades. Cest ainsi, en effet, quExcel identifie ce type de formule.

Calculer un rsultat simple


Pour vous initier ce type de calcul, considrez le petit tableau de la figure 8.42. On y trouve trois catgories de produits, distribus en France et en Europe, avec des chiffres pour 2002. Pour calculer la somme pour France, on pourrait poser une formule courante, mais, en mode matriciel, on peut

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Guide de rfrence Excel 2003

utiliser la fois la fonction SOMME et la fonction conditionnelle SI pour obtenir le rsultat directement. La formule poser est :
=SOMME(SI(B3:B12="France";C3:C12))

Elle signifie, en clair : faire la somme de la plage C3:C12 pour les lignes dans lesquelles figure le mot France dans la plage B3:B12 . La formule pose, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour la valider en tant que formule matricielle. Voyez ce que cela donne comme rsultat dans la figure 8.42, cette formule ayant t entre dans C14 ; la barre de formule confirme ce qui se trouve dans cette cellule.

Figure 8.42. Exemple de calcul matriciel simple.

Calculer plusieurs rsultats avec la mme formule


Voici un deuxime exemple montrant comment calculer plusieurs rsultats en utilisant une seule formule matricielle, copie dans diverses cellules. On veut calculer la racine carre des nombres de la colonne A en utilisant la fonction RACINE. Dans lexemple de la figure 8.43, cest la mme formule qui apparat dans toutes les cellules de la colonne B. On a ainsi tabli une plage matricielle. La formule entre est :
=RACINE(A6:A10)

8. Composer des formules pour calculer

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Appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour valider la formule matricielle, laquelle sentoure d'accolades dans la barre de formule.

Figure 8.43. Formule matricielle calculant plusieurs rsultats.

Valeurs non modifies dans des formules matricielles


Une formule standard avec une seule valeur procure un unique rsultat partir dun ou de plusieurs arguments ou valeurs. Vous pouvez taper, soit une rfrence une cellule qui contient une valeur, ou la valeur ellemme. Dans une formule matricielle utilisant une rfrence une plage de cellules, vous pouvez taper la matrice des valeurs contenues dans les cellules. Cette matrice des valeurs est appele constante matricielle ; elle est utilise lorsque vous ne souhaitez pas taper chaque valeur dans une cellule spare. Pour crer une constante matricielle : Tapez les valeurs directement dans la formule entre accolades { }. Sparez les valeurs dans les colonnes par des points (.). Sparez les valeurs dans les lignes par des points-virgules (;). Par exemple, au lieu de taper 20, 30, 40, 50 dans quatre cellules sur une ligne, vous pouvez taper {20.30.40.50} dans une formule matricielle. Cette constante matricielle est appele matrice dordre 1 par 4, ce qui signifie quelle fait rfrence une ligne et quatre colonnes. Pour reprsenter les valeurs 20, 30, 40, 50 dans une ligne et 60, 70, 80, 90 dans la ligne situe immdiatement au-dessous, vous pouvez taper une constante matricielle 2 par 4 telle que {10.20.30.40;50.60.70.80}.

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Contenu dune constante matricielle


Si vous utilisez les constantes matricielles, notez que : Les constantes matricielles peuvent contenir des nombres, du texte, des valeurs logiques telles que VRAI ou FAUX ou des valeurs derreur telles que #N/A. Les nombres dans les constantes matricielles peuvent tre au format entier, dcimal ou scientifique. Le texte doit tre plac entre guillemets. Vous pouvez utiliser diffrents types de valeurs dans la mme constante matricielle, par exemple {1.3.4;VRAI.FAUX.VRAI}. Les valeurs dune constante matricielle doivent tre des constantes et non des formules. Elles ne peuvent pas contenir les symboles dollar ($), parenthses () ou pourcentage (%), ni des rfrences de cellules, ni des colonnes ou des lignes de longueur ingale.

Somme conditionnelle
Une formule sert effectuer des calculs inconditionnels de valeurs dans votre feuille de calcul. Normalement, les formules effectuent les calculs sur toutes les valeurs dune plage donne. Parfois, dans certains cas particuliers, vous souhaiterez quExcel nexcute un calcul quen le soumettant une condition. Les types de conditions possibles sont aussi varis que votre imagination le permet ; nous allons vous en donner un exemple. Excel comprend trois fonctions qui calculent les rsultats en fonction de conditions : Pour compter le nombre de fois quune valeur spcifique apparat dans une plage de cellules, utilisez la fonction de feuille de calcul NB.SI. Pour calculer un montant total en fonction dune seule condition, utilisez la fonction de feuille de calcul SOMME.SI. Pour renvoyer une valeur parmi deux, utilisez la fonction SI. Si vous ne matrisez pas bien les fonctions de feuille de calcul, lassistant Somme conditionnelle peut vous aider crer des formules qui calculent des sommes en fonction de conditions.

8. Composer des formules pour calculer

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Installer lassistant Somme conditionnelle


Si lassistant Somme conditionnelle nest pas install par dfaut, vous devrez installer la macro complmentaire Somme conditionnelle en cliquant sur le menu Outils, puis sur sa commande Macros complmentaires. Vous cocherez ensuite la ligne Assistant Somme conditionnelle.

Utiliser lassistant Somme conditionnelle


Imaginez le problme suivant : on liste les noms de reprsentants avec le montant de leurs ventes. On veut connatre le total des ventes factures du reprsentant Andr (figure 8.44). Il pourrait donc sagir dune somme banale ou, encore, de la recopie de la seule cellule concerne dans notre exemple simplifi. Mais ici, on va poser une condition : SI le vendeur est Andr. Poser la bonne formule avec la fonction conditionnelle dans la cellule E5 est simple, mais autant faire appel lassistant :
1 Laissez le point dinsertion dans le tableau, pour que lassistant en dcouvre automatiquement ltendue. 2 Cliquez sur le menu Outils, puis sur Somme conditionnelle. Voyez la remarque ci-dessus, Installer lassistant Somme conditionnelle, si vous ne trouvez pas cette commande. La premire fentre de lassistant apparat (figure 8.45).

Figure 8.44. Exemple de calcul conditionnel effectuer.

1 Slectionnez la plage du tableau si lAssistant ne la pas reconnue automatiquement (ici, A1:B5, mais en coordonnes absolues). 2 Cliquez sur le bouton Suivant pour indiquer la fois dans quelle colonne se trouvent les donnes totaliser et quelle est la condition. Droulez les listes pour slectionner ces informations, qui doivent tre ici :
Vendeur=Andr

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Guide de rfrence Excel 2003

Figure 8.45. Premire fentre de lAssistant Somme conditionnelle. Spcifiez la plage de la liste.

1 Cliquez sur le bouton Ajouter la condition (figure 8.46). Vous pourriez de la mme faon crer dautres conditions. 2 Dans sa troisime fentre, lAssistant vous demande sil doit copier la formule seule ou la formule et sa condition dans la cellule cible (figure 8.47). On peut conserver la premire option, mais vous allez voir quoi sert la seconde plus loin.

Figure 8.46. Dfinissez la condition de la somme.

8. Composer des formules pour calculer

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3 Indiquez enfin la cellule cible dans la quatrime fentre de lAssistant. Si vous cliquez sur la liste droulante, la bote de dialogue se compacte pour vous laisser choisir la cellule cible ; recliquez ensuite sur son icne de redploiement. 4 Cliquez sur le bouton Fin. La somme conditionnelle est calcule (figure 8.48).

Si Andr napparaissait pas dans la cellule E5, Excel poserait la formule complte :
=SOMME(SI($A$2:$A$5="Andr";$B$2:$B$5;0))

Sans une certaine exprience, il est difficile de crer directement une telle formule la main sans commettre derreur.
Figure 8.47. Vous pouvez copier la formule seule ou la formule avec sa condition.

La formule pose par lassistant

E5 contient Andr

Figure 8.48. La somme conditionnelle a t calcule. Observez surtout la formule compose par lAssistant (dans la barre de formule).

Copier une formule et des valeurs conditionnelles


Si, dans la figure 8.47, vous choisissez la seconde option, Copier la formule et les valeurs conditionnelles, lAssistant demandera successivement dans quelle cellule il doit copier : La valeur conditionnelle, avec notre exemple, le nom du vendeur. Vous navez donc pas besoin de le taper dans le tableau initial, cette fois. La formule, cela comme prcdemment.

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Ce mode de travail vous permet de crer des lignes spcifiques, vendeur par vendeur puisque cest lAssistant qui se charge de mentionner leur nom. Cela pourrait donner ce que montre la figure 8.49.

Figure 8.49. LAssistant place le nom du vendeur dans une cellule et la formule dans lautre.

Calculer quand vous le voulez


Par dfaut, Excel calcule automatiquement tous les classeurs ouverts lorsque vous crez ou modifiez une formule qui sy rfre. Cependant, vous pouvez dcider du moment o le calcul se produit. En fait, il ne recalcule que les cellules dpendant dautres cellules qui contiennent les valeurs modifies. Ce type de calcul vite les calculs inutiles. Excel calcule galement les classeurs chaque fois quils sont ouverts ou enregistrs. Rappelez-vous quil fonctionne sur les valeurs stockes, et non sur les valeurs affiches. La valeur affiche, et imprime, dpend du format et de laffichage de la valeur stocke. Le recalcul seffectue par dfaut en arrire-plan. Au cours de ce calcul, vous pouvez slectionner des commandes ou raliser diverses actions, telles que lentre de donnes ; Excel interrompt temporairement le calcul pour les excuter, puis reprend le calcul. La procdure de calcul prend davantage de temps si le classeur contient un grand nombre de formules, si les feuilles de calcul contiennent des tables de donnes ou si les feuilles de calcul contiennent des fonctions

8. Composer des formules pour calculer

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recalcules automatiquement chaque fois que le classeur est recalcul. En outre, il est possible que la procdure de calcul soit plus longue si les feuilles de calcul contiennent des liens vers dautres feuilles ou classeurs.

Interdire le recalcul automatique


Si le recalcul savre long et si vous devez entrer ou modifier de nombreuses donnes ou formules, vous pouvez interdire le recalcul automatique et mettre en service un mode manuel de recalcul. La gestion des modes de recalcul seffectue ainsi :
1 Cliquez sur le menu Outils, sur sa commande Options, puis sur longlet Calcul. 2 Sous Mode de calcul, slectionnez une option.

Ces options sont les suivantes : Automatique : calcule toutes les formules dpendantes lors de chaque modification dune valeur, dune formule ou dun nom. Ce mode de calcul est tabli par dfaut. Automatique sauf les tables : calcule toutes les formules dpendantes, lexception des tables de donnes. Pour calculer les tables de donnes, cliquez sur le bouton Calculer maintenant. Sur ordre : calcule les classeurs ouverts uniquement lorsque vous cliquez sur ce bouton. Lorsque vous cliquez sur Sur ordre, Excel active automatiquement la case cocher Recalcul avant lenregistrement. Si lenregistrement dun classeur dure trop longtemps, dsactivez cette option. Calculer maintenant (F9) : ce bouton lance le recalcul de toutes les feuilles de calcul ouvertes, y compris les tables de donnes, et met jour toutes les feuilles graphiques ouvertes. Vous pouvez appuyer sur F9 pour navoir pas passer par cette bote de dialogue.

Attention
Si vous cliquez dans la barre de formule et si vous appuyez ensuite sur F9, Excel affiche la valeur de la formule ou de la partie slectionne de la formule. Pour restaurer la formule dans la cellule, appuyez sur Echap. Pour restaurer la formule, si vous avez appuy sur Entre, cliquez sur le bouton Annuler.

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Guide de rfrence Excel 2003

Calculer document : ce bouton recalcule la feuille active ainsi que les

graphiques et les feuilles de graphiques lis la feuille de calcul. Vous pouvez aussi appuyer sur Maj + F9 pour lancer cette opration.

Remarque
Si une feuille de calcul contient une formule lie une feuille de calcul nayant pas t calcule et si vous mettez jour cette liaison, Excel affiche un message disant que la feuille de calcul source na pas t compltement calcule. Pour mettre jour la liaison avec la valeur actuelle stocke dans la feuille de calcul source, cliquez sur OK. Pour annuler la mise jour de la liaison et utiliser la valeur prcdemment obtenue dans la feuille de calcul source, cliquez sur le bouton Annuler.

Rappelez-vous que le plus simple consiste appuyer sur F9 pour recalculer tous les classeurs ouverts.

Lier des feuilles ou des classeurs laide de formules


Si vous souhaitez que les informations contenues dans une feuille ou dans un classeur soient automatiquement modifies lorsque vous en modifiez dautres dans une autre feuille ou dans un autre classeur, vous devez crer un lien entre elles. Vous en trouverez des applications en tudiant les consolidations, en particulier dans le chapitre Consolider des donnes . Voici quels sont les cas possibles.

Lier deux cellules dans la mme feuille ou le mme classeur


Pour crer un lien entre deux cellules se trouvant dans la mme feuille ou dans le mme classeur :
1 Cliquez sur la cellule cible contenant les donnes vers lesquelles vous voulez tablir la liaison, puis cliquez sur Copier dans la barre doutils Standard. 2 Cliquez sur la cellule source partir de laquelle vous voulez tablir la liaison, puis cliquez sur Coller. 3 Cliquez sur Options de collage puis sur Lier les cellules.

8. Composer des formules pour calculer

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Lier entre classeurs diffrents


Pour crer une liaison entre des cellules de diffrents classeurs, la dmarche peut paratre complexe mais, si vous lexcutez une fois, tout deviendra logique et limpide :
1 Ouvrez le classeur qui contiendra la liaison (le classeur cible) et le classeur contenant les donnes que vous voulez lier (le classeur source). Affichez-les cte cte, de prfrence (dans le menu Fentre, cliquez sur la commande Rorganiser, puis Horizontalement, par exemple). 2 Dans le classeur cible, slectionnez la cellule servant de liaison. 3 Vous devez crer une nouvelle formule qui assurera la liaison. Tapez simplement un signe gal (=). 4 Cliquez nimporte o dans le classeur source, pour revenir lui et poursuivre. 5 Slectionnez la cellule que vous souhaitez lier en cliquant dessus. A ce moment, observez, dans la barre de formule, ce qui sinscrit. Une formule liant une cellule dans un autre classeur est appele rfrence externe. Elle se compose : Du signe gal.
De la rfrence du classeur de cette cellule, entre crochets, par

exemple :
[Habillement.xls]

Du nom de la feuille cible, suivi par un point dexclamation, puis

par les coordonnes de la cellule cible en rfrences absolues, par exemple :


Compta!$D$6

Vous devriez lire, avec ces exemples :


=[Habillement.xls]Compta!$D$6

6 Appuyez ensuite sur Entre.

Maintenant, si vous modifiez une donne dans le classeur source et que celle-ci modifie le rsultat dans la cellule lie, son contenu sera automatiquement introduit dans la cellule lie du classeur cible.

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La cration de rfrences externes vous garantit que la modification de certaines valeurs sera automatiquement reporte dans les feuilles et les classeurs cibles. Notez que cet exemple, pour rester simple, ne portait que sur une seule cellule.