CAJA CHICA Procedimiento

1. OBJETIVO Describir el procedimiento para el manejo de caja chica. 2. ALCANCE Se aplica al manejo de caja chica. La caja chica tiene como finalidad cubrir desembolsos pequeos y/o urgentes como: pasajes, gasolina, peajes, materiales pequeos (reparaciones mecnicas o elctricas), trmites notariales y judiciales, gastos bancarios mnimos, gastos administrativos, etc. que se presentan en el desarrollo de las operaciones. 3. DESCRIPCIN RESPONSAB DIAGRAMA DE FLUJO LE Trabajador Solicitante
S o licita r e q u e r im ie n to
G-FCFI 001

DESCRIPCIN

SI

NO S e a ce p ta la so licitu? d

Gerente Finan ciero / Conta dor Gener al /Resp onsab le de Caja Chica Responsabl e de Caja Chica

A u to r iza ci n

Solicita el requerimiento directamente al responsable de Caja Chica de acuerdo al formato G-FCFI 001 Requerimiento de Caja Chica. En este formato deber ir el P a r a r nombre del solicitante, la firma, el cargo, la fecha, la cantidad que necesita y la descripcin del requerimiento. Si el importe es mayor a 300 soles deber solicitar autorizacin escrita y VB de la Gerencia General. ( ) El formato ser autorizado y firmado por el Gerente Financiero y/o Contador General. Cuando los importes sean mayores a S/. 300.00 la Responsable de Caja Chica verificar la autorizacin y VB de la Gerencia General. La Responsable de Caja Chica debe entregar el dinero solicitado.

E n tr e g a d e D in e r o

S u ste n ta ci/o y n D e vo lu ci n

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Trabajador Solicitante

L iq u id a c i n d e G-F C F002 I c a ja

Sustentar los desembolsos de efectivo que fueron solicitados a travs del formato G-FCFI 001 Requerimiento de Caja Chica con facturas, tickets, boletas de venta u otros documentos. Si hubiera importes por rembolsar al responsable de caja chica o al trabajador solicitante del efectivo, proceder a su regularizacin.

E n v o d e fo r m a to s a C o n ta b ilid a d
Responsable de Caja Chica Liquidar la caja sustentndolo segn formato G-FCFI 002 Reposicin de Caja Chica; adems adjuntar en un papel Bond cada uno de los comprobantes, los que deben ser firmados en seal de conformidad por Jefatura o Gerencia de rea que solicite el desembolso de efectivo y por el responsable de caja chica. Enviar al departamento de Contabilidad 02 copias del formato G-FCFI 002 Reposicin de Caja Chica, debidamente llenado, sustentado y ordenado. Ambas copias debern estar firmadas por los responsables. La primera copia ser anexada a los documentos como sustento de la reposicin, la segunda copia ser utilizada como CARGO, en donde se consignar firma y fecha de recepcin. Adjuntar el formato

A r c h iv a lo s fo r m a to s e n L ib r o d e C a ja c h ic a

Responsable de Caja Chica

E n v io d e In f o r m e

Responsabl e de Caja Chica

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Responsable de Caja Chica

G-FCFI 002 Reposicin de Caja Chica en forma correlativa en el Libro de Caja Chica. El envo de informes ser a solicitud de la Gerencia General y/o Administrativa, para lo cual la responsable deber tener al da la informacin requerida.

1. No se cancelar Recibos por Honorarios con el efectivo de Caja Chica. 2. No se realizar prstamos al personal con el efectivo de Caja Chica. 3. El monto de caja chica ser de S/. 4000.00 y la Responsable de Caja Chica deber enviar la G-FCFI 002 Reposicin de Caja Chica a contabilidad cuando gaste S/. 1500.00 +-200.00. Asimismo, con la finalidad de mantener la liquidez, har seguimiento para la entrega del reembolso por parte del rea de Finanzas. 4. La responsable de caja chica deber preocuparse por el reembolso por parte del solicitante de requerimiento, para que no demore ms de 24 horas en los usuarios del formato de la Serie 1 y no mas de 48 horas en los usuarios del formato de la Serie 2. La responsable de caja chica deber de informar a la Gerencia General sobre aquellos usuarios que estn incumpliendo el procedimiento para que se tomen las acciones correctivas. 5. La Responsable de Caja Chica estar sujeta a los arqueos que podr realizar el rea de Auditoria Interna, rea de Contabilidad y rea de Finanzas. Asimismo, es potestad de la Gerencia General el realizar arqueos si lo estima conveniente. 6. La responsable de caja chica deber arquear diariamente el fondo fijo asignado. 7. En caso de anulacin se archivar tanto el original como la copia, las copias anuladas debern tener la firma de la Responsable de Caja Chica, indicando el motivo de la misma. 8. Los gastos bancarios mnimos sern aceptados para el reembolso slo si llevan el VB de la Gerencia Financiera.
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4. REGISTROS G-FCFI 001 Requerimiento de Caja Chica G-FCFI 002 Reposicin de Caja Chica

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