PDF/A : « Parlons de la pérennité et de l’interopérabilité de vos

documents ! »

2009
 PDF/A et PDF Longlife Suite

SOMMAIRE

1. Introduction
2. Archivage électronique
3. Interopérabilité
4. Les formats
5. PDF
6. PDF/A
7. Contexte du PDF/A en France
8. Exemples de projets PDF/A
9. Les solutions SEAL Systems
10. Échange

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SEAL Systems

• Société internationale – Éditeur de logiciels

- Allemagne / États-unis / Australie/ France…
• Leader dans le Document output Management
- Conversion et distribution de documents

• Membre du PDF/A Compétence Center

- Participation aux activités de l’association
- Représentation de l’association en France (Documation, FAN, Guide PDF/A)

• Clients PDF/A :
- Administrations, industries, sociétés archivages, …

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ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ?

FORMATS

DEPENDANCE Support de
Environnement FORTE
Stockage
Logiciel
-Systèmes d’exploitations -Disquettes

-Logiciels… -CD/DVD
-Disques
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-…
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INTEROPERABILITE ?

Échange de fichiers ?

Visualise-t-on la même chose ?

- Système d’exploitation
- Logiciels
- Versions

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LES FORMATS ?

• TIFF
• JPEG
• PDF
• AUTRES (Natifs…)

Selon une enquête menée par le PDF/A CC :

« 63% des sociétés représentatives interrogées déclarent
que les documents continuent d’être archivés dans leur
format original ! »

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LE PDF
Portable Document Format :

Avantages :
• Portable : Lisible sur ordinateurs,PDA, téléphones
• Gestion des Couleurs
• Fonctions avancées : Recherche plein-texte, liens hypertextes, multimédia

• Interactif : Champs de textes, des notes, des menus déroulants, des choix, des
calculs, etc.
• Utilisations variées : Bureautiques, l'industrie artistique, factures électroniques
• Personnalisable : Niveau de compression des images et des textes, qualité
d'impression, verrouillage (interdiction d'impression, de modification…).

Le PDF s'est imposé comme format d'échange (consultation écran,

impression, etc...) et d'archivage de documents électroniques.

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Mais… dans la pratique :

• La reproduction est influencée par :

 Les polices de caractères

 Utilisation des mode transparent (Les contenus se superposent )

 Liens hypertexte et les annotations, les actions (javascript)

• l‘accès ou l’impression susceptibles d‘être verrouillés par :

 Des mécanismes de protection

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Exemple : Transparence

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PDF ET ARCHIVAGE ?

PDF :

 Un format très répandu

 Des fonctionnalités étendues…

mais finalement trop étendues !

 Incompatibilités avec les impératifs

d‘interopérabilité et de conservation long terme

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La norme PDF/A

Une réponse aux besoins d’archivage électroniques long terme

• Garantie de l’indépendance matérielle et logicielle

• Indépendance vis à vis des fournisseurs de solutions

logicielles

• Possibilité de développer des visualiseur à tout moment –

spécifications accessibles à tous

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La norme PDF/A

• ISO 19005-1 (Publié par l’ISO fin 2005 après trois années de travaux)

• Sur la base de la version PDF 1.4

• Le PDF/A comporte 2 niveaux de conformité :

– PDF/A-1a : Le niveau PDF/A-1a est le plus stricte, puisqu’il est question de la
conformité de la structure logique du document à la norme. (codification UNICODE
des caractères)
– PDF/A-1b : Le niveau PDF/A-1b est suffisant pour les besoins de représentation.

• ISO 32000 (Juillet 2008)

– Références PDF 1.7

• ISO 19005-2 (2010)

– Sur la base de la norme ISO 32000

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La norme PDF/A en détails

• Version PDF 1.4

• Sont interdits :
– audiogrammes et vidéogrammes
– code script ou de fichiers exécutables,
– Mode de transparence
– Cryptage (dont protections !)
– Liens externes (hypertexte…)

• Sont obligatoires :
– Inclusion des polices de caractères
– Les métadonnées XMP

• Futur du PDF/A :
- PDF/A-2 (Versions 1.5,1.6,1.7) - PDF/A-3 (cf. guide PDF/)

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Les avantages du PDF/A

• - Autonomie (indépendance matériel et logiciels)

• - Accepte les métadonnées
• - Accepte la signature électronique (PDF/A puis signature)
• - Fonction de recherche plein texte
• -Taille des fichiers (selon type source et nature du fichier)
• - Spécifications disponibles (norme)

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Contexte en France

• Le PDF/A est adopté à l’international, la France avance :

• La DGME recommande le PDF/A dans sons projet de Référentiel Général

d’Interopérabilité pour la conservation et l’échange de certains documents…
• Microsoft Office 12 – 2007
- Génération PDF/A via ajout d’un plugins
• OpenOffice.org 2.4.0
- Mars 2008 (issue 59651). Export PDF/A possible
• Le PDF/A Competence Center en France en 2008
(Documation, FAN 2008, Collaboration Aproged, « PDF/A : l’essentiel »
• Guide PDF/A : Fedisa et SEAL Systems (gratuit et disponible sur FAN 2008
ou en téléchargement) cf. www.pdfa.fr

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EXEMPLES DE PROJETS
• Administrations Hospitalières :

• Contexte : Archivage des documents des dossiers patient

• Source : Différentes applications – différents formats

(formats RTF, HTML, TIFF, PDF et Postscript)

• Solution : Adoption du format PDF/A comme format cible

• Volumétrie : moyenne de 6 000 fichiers PDF/A générés par jour

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STATISTIQUES FHVI AOUT 2008

Soit 171 047 fichiers

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 Produit ou solution
PDF/A et PDF Longlife Suite Archimede (CAMAPP)
Fonctions
Contrôle et enrichissement
Documents papier des index (doc sans CB)
Localisation
Produit ou solution Postes de numérisation
DpuScan
Fonctions
Numérisation et génération
fichiers d’indexation
Localisation
Poste de numérisation Produit ou solution Produit ou solution
DPF (SEAL Systems) Archimede Core Application
Fonction Fonctions
Documents électroniques Contrôle et adaptation PDF Indexation, stockage
pour mise en conformité Localisation
Produit ou solution ISO 19005 Serveur
Applications Gestion du flux
medico-techniques Localisation
Fonction Serveur
Génération
fichier aux formats HTM,
RTF,DOC,PDF
Produit ou solution
Localisation
Portail patient PortPat
Serveurs d’applications
Fonctions
(interfaces MEDOC)
Consultation documents
DOME-PREDIMED-
Localisation
WINDMLAB-RADOFFICE
Postes de travail utilisateurs
Flux documentaire

Données sources Conversions Archivage-Consultation

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TECHNOLOGIE DPF
DPF Director

PDF

JPEG
…

TIFF…

TECHNOLOGIE
DFP
offices Conversions – édition - publication PDF/A

HTML

Docs
CAO
DPF Tracker
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Envoi email à l’administrateur en cas d’erreur

Lien sur la page de log du

processus de conversion.

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DPF TRACKER : Suivi des processus de conversion

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DPF : Digital Process Factory

Intégrer, administrer, superviser

• Technologie pour le traitement de fichiers :

 Administration des unités de traitement

 Supervision des processus
 Envoi d’alerte e-mail en cas d’erreur

Maîtrise et adaptation de la chaîne de traitement facilitées

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EXEMPLES DE PROJETS

Centre Informatique de l’État du Luxembourg :

• Pourquoi le PDF/A ?
- Problèmes de ré exploitation de fichiers PDF provenant de
l’extérieur : polices de caractères, fichiers protégés…

• Le projet :
- Reprise de l’existant et plateforme de contrôle et d’adaptation
sous Linux

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PDF/A Check-Adjust-Workflow

Règles Règles

Fichier
non conforme

Fichier
conforme

Du fichier PDF au format PDF/A

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PDF Longlife Suite

PDF
Adjust

Adaptations
PDF
PDF Checker PDF

Vérification de la
conformité : Fichiers conformes
à la norme PDF/A
-A la norme PDF/A
et règles
-Aux règles entreprises
entreprises*
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Les problèmes rencontrés

Metadonnées
Polices
Colorimétrie
Protections
Autres

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Logs graphique PDF LongLife Suite

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EXEMPLES DE PROJETS

• AERONAUTIQUE
• Contexte :
La durée de la gestion du cycle de vie des produits dans l’industrie aéronautique : >
100 ANS
• Sources :
Différents types de fichiers :Excel, Word, PowerPoint, Visio, Project, TIFF, Ascii,
JPEG, PDF, Postscript… sont convertis en PDF/A.
• Processus de génération PDF/A :
Différents processus permettent de générer les fichiers PDF/A, certains fichiers sont
générés via une interface utilisateur interactive, d’autre de manière automatique via
une intégration avec le système d’archivage.

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Guide PDF/A

• Points à considérer :
• - Processus de production
• - Type de documents (papier,électroniques)
• - Polices de caractères
• - Fichiers protégés
• - Métadonnées (XMP)
• - Compression
• - Signature électronique
• - Volumétrie
• -…

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Merci pour votre attention

SEAL SYSTEMS France

Saïd El Morabiti – selmorabiti@sealsystems.fr
Ligne directe : 01 43 97 69 66
Mob : 06 61 35 87 11

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