MP Depto Tesoreria

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA
OCTUBRE DE 2007
Derechos reservados Primera edicin diciembre 2000 Segunda edicin octubre 2007 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Salud Instituto de Salud del Estado de Mxico Independencia Ote. 1009 Colonia Reforma C. P. 50070 Impreso y hecho en Toluca, Mx. Printed and made in Toluca, Mx. La reproduccin parcial o total de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
El cimiento de la Seguridad Integral ser la organizacin innovadora de la administracin pblica. Los tiempos exigen renovar a las instituciones, para hacerlas ms eficientes, coordinando adecuadamente sus actividades para resolver los problemas reales de la poblacin Enrique Pea Nieto
INDICE Presentacin Aprobacin Objetivo General Identificacin e interaccin de procesos Relacin de Procesos y Procedimientos Alcance Referencias Responsabilidades Definiciones Descripcin de procedimientos 1. 2. 3. 4. 5. 6. Solicitud de Cheques en Blanco a la Institucin Bancaria Registro y Control de Programacin para pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas Pago a Usuarios Internos y Externos Manejo y Control de Fondo Revolvente de las Unidades MdicoAdministrativas del ISEM Registro y Control de Ingresos por Ventanilla
PGS. I II III IV V VI VII VIII IX X 217B31203/01-02 217B31203/02-02 217B31203/03-02 217B31203/04-02 217B31203/05-02 217B31203/06-02 XI XII XIII XIV XV
Registro y Control de Ingresos por Transferencia de Recursos Federales y Recursos Estatales Formatos e instructivos Simbologa Registro de ediciones Distribucin Validacin Crditos
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: I PRESENTACIN
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los problemas pblicos su prioridad. En este contexto, la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna para garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin de la calidad. El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin del Departamento de Tesorera del Instituto de Salud del Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralizacin o descentralizacin, los procesos clave de la organizacin y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye a la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: II
APROBACIN Con fundamento en el artculo 293, fraccin IV del Reglamento de Salud del Estado de Mxico, el H. Consejo Interno del Instituto de Salud del Estado de Mxico, en sesin ordinaria nmero _______, aprob el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorera, el cual contiene la informacin referente a consideraciones generales, sistema operativo y procedimientos, as como las directrices para el logro de los objetivos institucionales.
FECHA DE ACUERDO
NMERO DE ACUERDO
M. EN A. EDUARDO FRANCISCO BERTERAME BARQUN DIRECTOR DE ADMINISTRACIN Y SECRETARIO DEL CONSEJO INTERNO DEL ISEM (RUBRICA)
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: III OBJETIVO GENERAL
Mantener planificados y organizados los movimientos de ingreso y egreso de recursos financieros del Instituto de Salud del Estado de Mxico, mediante la estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo del Departamento de Tesorera.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IV
IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS
Mapa de Procesos de Alto Nivel
COMUNICACIN CON EL USUARIO
SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO REGISTRO Y CONTROL PROGRAMA DE PAGOS
USUARIOS BANCO
REQUERIMIENTOS PARA EFECTUAR MOVIMIENTOS DE INGRESO Y EGRESO
PAGO A USUARIOS INTERNOS/ EXTERNOS
MANEJO Y CONTROL DEL FONDO REVOLVENTE
MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS FINANCIEROS
PROGRAMACIN DE PAGOS
RECEPCIN Y PROGRAMACIN DE INGRESOS
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
PRESUPUESTOS
EQUIPAMIENTO TECNOLOGICO
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: V
RELACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Procesos Programacin de Pagos: Desde el abastecimiento de cheques en blanco a la realizacin oportuna del pago a proveedores, contratistas y prestadores de servicio. Procedimientos: Solicitud de Cheques en Blanco a la institucin bancaria. Registro y Control de Programacin de Pagos de Cheques o Transferencias Electrnicas. Pago a Usuarios Internos y Externos. Manejo y Control de Fondo Revolvente de las Unidades Administrativas del ISEM.
Recepcin y programacin de ingresos: Desde la notificacin verbal de ingreso de efectivo por ventanilla para realizar el pago correspondiente al registro y control de los recursos financieros de origen Estatal y Federal. Procedimientos: Registro y control de ingresos por ventanilla Registro y control de Ingresos por trasferencia de recursos federales y estatales.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: VI ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorera es de observancia de todo el personal del Departamento as como del personal de las unidades administrativas del ISEM que participen en alguna actividad establecida en este manual.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: VII REFERENCIAS
Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Mxico para el Ejercicio Fiscal de que se trate. Gaceta del Gobierno. Cdigo Financiero del Estado de Mxico y Municipios. Ttulo Segundo, Captulo I artculo 14. Ttulo Tercero, Capitulo II artculos 229, 231, 238. Ttulo Dcimo captulo III artculos 334, 335, 336, 337, 338. Ttulo Dcimo Primero captulo I artculo 342. Gaceta del Gobierno del 9 de marzo de 1999, reformas y adiciones. Fe de Erratas 6 marzo de 2006. Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Mxico. Ttulo Primero artculo 1. Ttulo Cuarto captulo II artculo 35. Gaceta del Gobierno del 26 de agosto de 2004, reformas y adiciones. Fe de Erratas 6 de octubre 2004. Cdigo Fiscal de la Federacin. Articulo 29-A. Diario Oficial de la Federacin del 31 de diciembre de 1981, reformas y adiciones. Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico de Gobierno del Estado de Mxico. Artculo 36. Gaceta del Gobierno del ao que corresponda. Lineamientos Generales para el Ejercicio y Comprobacin del Egreso por Fondo Fijo de Caja y por Presupuesto de Conservacin y Mantenimiento. Ejercicio que corresponda. Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado. Artculos 24, 25, 28, 39, 40 y 41. Octubre de 2005.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: VIII RESPONSABILIDADES
El Departamento de Tesorera del ISEM, es el encargado de supervisar que los movimientos que se realicen en el rea financiera sean oportunos y efectivos para beneficio del organismo. El Jefe del Departamento de Tesorera deber: Tramitar y controlar los subsidios y ministraciones otorgadas al Instituto por los gobiernos federal y estatal, as como la captacin de las cuotas de recuperacin. Registrar contable y financieramente los ingresos que por cualquier concepto tenga el Instituto. Realizar la reposicin de los fondos revolventes asignados, de acuerdo a la normatividad establecida. Formular y reguardar los anticipos presupuestales a las unidades administrativas del Instituto. Tramitar y mantener bajo custodia los fondos del organismo con instituciones de crdito, as como el manejo de sus inversiones. El Jefe del Departamento de Contabilidad deber: Registrar y controlar contablemente las operaciones de ingresos y egresos que efecte el Instituto en el ejercicio de sus funciones. Formular y controlar las cuentas del Instituto. Revisar y clasificar la documentacin, as como las plizas de registro de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. El Jefe del Departamento de Glosa deber: Revisar y clasificar las facturas y dems documentacin referente a los fondos revolventes, pago a proveedores y contratistas, gastos de camino y deudores diversos de acuerdo a las disposiciones fiscales, administrativas y principios de contabilidad gubernamental. Verificar que la documentacin comprobatoria de gastos cumpla con los requisitos fiscales establecidos. Realizar la revisin de la documentacin presentada por las diferentes unidades administrativas del por concepto de gastos de camino, a efecto de verificar que estn debidamente requisitados.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IX DEFINICIONES
Acta administrativa: Descripcin de hechos para informar uno o ms sucesos que se presencian en los que se presume una irregularidad. Conciliacin: Es la accin de comparar y verificar que los movimientos financieros hayan sido correspondidos, quedando identificados aquellos que no fueron correspondidos, como partidas en conciliacin para el siguiente periodo. Contrarrecibo: Documento que se expide a cambio de la factura o facturas que se presentan para cobro. Comisin: Documento en el que se ordena a un servidor pblica alguna actividad fuera de su adscripcin. Constancia de permanencia: Documento oficial mediante el cual se acredita la asistencia de un trabajador en comisin, en donde se recaba el sello de permanencia para efectos de pago de viticos. Documentacin Soporte: Aquella documentacin presentada y que respalda la procedencia de un pago. DGTGEM: Direccin General de Tesorera del Gobierno del Estado de Mxico. Entrada de almacn: Formato donde se registra el ingreso de algn producto o servicio al almacn, y que anexada a la factura respalda el pago correspondiente. Factura: Documento mediante el cual el vendedor da a conocer al comprador el detalle y el precio de las mercancas vendidas. Fondo revolvente: Es el capital asignado a una unidad administrativa del instituto para cubrir eventualidades, y que se puede restituir. Facsmil: Es la reproduccin exacta de firma, a travs de un sello. Firma autgrafa: Es la firma de la persona de su puo y letra. Informe de egresos: Reporte que se genera para sustentar la salida de efectivo. Irregularidad: Cuando un documento oficial se presenta carece u omite un dato o requisito establecido. Inversin Bancaria: Es el importe de las erogaciones que se realizan para la adquisicin de acciones, bonos y otros ttulos de crdito. Ingresos: Cantidad de dinero que se percibe regularmente por cualquier concepto.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IX
Orden de Pago: Documento que se proporciona al proveedor adjudicado y contratista para el pago de sus servicios. Pedido: Documento utilizado para formalizar el requerimiento de los bienes que debe surtir el proveedor. Cheque-Pliza: es el documento mediante el cual se le paga al proveedor el bien, servicio u obra recibida.. Usuario interno: Persona fsica encargado de abastecer cosas requeridas por el Instituto para un fin necesario. Usuario externo: persona fsica o moral, que derivado de un contrato se obliga a prestar o proporcionar un servicio a cambio de una retribucin econmica. Programa: Documento que detalla las actividades a realizar, en forma calendarizada para alcanzar un objetivo. Pago: Corresponder con reciprocidad en efectivo al servicio producto recibido. Presupuesto: Documento contable que presenta la estimacin anticipada de los ingresos y gastos relativos del Instituto, por un periodo determinado de tiempo. Reintegro: Devolucin de una cantidad en efectivo o cheque por cualquier motivo. Resguardo: Accin de proteger y garantizar la integridad de valores, documentos y fondos. Reciprocidad y facilidades bancarias: Son las acciones realizadas por la Institucin Bancaria en respuesta equivalente de las recibidas por el Instituto. Saldo: Es la cifra final que presenta cualquier cuenta del Instituto. Sancin: Aplicar una multa en efectivo, cheque o descuento en el pago a quien infrinja un convenio establecido entre ambas partes. Traspaso interbancario: Accin de transferir fondos de una cuenta bancaria a nombre del ISEM a otra cuenta bancaria en distinta Institucin. Transferencia electrnica: Depsito o pago que se genera a travs conexin directa con la institucin bancaria. Viticos: Es el dinero que se le paga a un trabajador por haber cumplido en comisin. Vencimiento: Es el momento en que se cumple la fecha de una inversin o compromiso, recibindose el monto se invirti ms el porcentaje de inters que se gener de este movimiento o bien la fecha en que se liquido el compromiso. Ventanilla: Recepcin de documentacin para su pago a usuarios externos e internos
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: X
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203/01 Pgina: 1 de 8
PROCEDIMIENTO 01: SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO A LA INSTITUCIN BANCARIA. Nombre del procedimiento: Solicitud de cheques en blanco a la Institucin Bancaria. Objetivo: Solventar los diferentes compromisos financieros del Instituto, mediante la obtencin oportuna de la remesa de cheques en blanco de la Institucin Bancaria correspondiente. Insumos: Oficio de Solicitud de Cheques a la Institucin Bancaria. Resultado: Resguardo de cheques en blanco en la bveda de seguridad del Departamento de Tesorera, para su utilizacin oportuna. Interaccin con otros procedimientos: Registro y control de programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas. Polticas: 1. La solicitud de cheques en blanco deber hacerse de acuerdo a las polticas bancarias vigentes de cada Institucin bancaria. 2. El trmite para solicitar los cheques en blanco ante las Instituciones Bancarias deber hacerse a travs del oficio-solicitud con las firmas del Coordinacin de Administracin y Finanzas, Direccin de Finanzas y la Subdireccin de Tesorera, adjuntando el original de un Cheque inutilizado como muestra. 3. El titular del Departamento de Tesorera, deber firmar el Oficio de solicitud de cheques para las Instituciones Bancarias que lo acepten. 4. El Cajero General invariablemente, ser el responsable de registrar y controlar los cheques en blanco.
Desarrollo: PROCEDIMIENTO 01: SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO A LA INSTITUCIN BANCARIA. DESCRIPCIN DESCRIPCIN
No.
No. RESPONSABLE RESPONSABLE ACTIVIDAD ACTIVIDAD

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1 Departamento de Tesorera/ Departamento de Tesorera/ Cajero General Elabora Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia, enva a firma de la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad. Elabora Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia, enva a firma de la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad. 2 2 Subdirector de Tesorera y Contabilidad Subdirector de Tesorera y Contabilidad Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia, lo revisa, firma y devuelve. Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia, lo revisa, firma y devuelve. 3 3 Departamento de Tesorera/ Departamento de Tesorera/ Cajero General Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia firmado, revisa y entrega original a la institucin bancaria correspondiente, recaba acuse de recibido, en la copia y la archiva. Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original y copia firmado, revisa y entrega original a la institucin bancaria correspondiente, recaba acuse de recibido, en la copia y la archiva. 4 4 Institucin Bancaria Institucin Bancaria Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original, firma y sella de acuse en la copia y la devuelve, revisa, se entera y archiva el original. Espera e informa va telefnica a la Tesorera la fecha, hora, cantidad y folio de los cheques que se le entregarn. Recibe Oficio de Solicitud de Cheques en original, firma y sella de acuse en la copia y la devuelve, revisa, se entera y archiva el original. Espera e informa va telefnica a la Tesorera la fecha, hora, cantidad y folio de los cheques que se le entregarn. 5 5 Departamento de Tesorera/ Departamento de Tesorera/ Cajero General Recibe comunicado, se entera, elabora Oficio para Recoger los Cheques en original y copia, mencionando nmero de cuenta, cantidad y folio de los mismos y lo enva a la Subdireccin de
DESCRIPCION
No. 9 RESPONSABLE ACTIVIDAD Departamento de Tesorera/ Recibe los Cheques en Blanco, verifica que estn bien impresos para su uso y determina si estn Cajero General correctos. Departamento de Tesorera/ Estn correctos, se resguardan en la bveda de seguridad, llevando un control de los mismos. Cajero General Departamento de Tesorera/ Estn incorrectos los Cheques, levanta Acta Administrativa informando el mal estado de los Cajero General Cheques en original y dos copias, elabora Oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques y enva a firma del subdirector de Tesorera y Contabilidad. Subdirector de Tesorera y Contabilidad Recibe el original y 2 copias de el Acta Administrativa, el original y 2 copias de el Oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques, se entera, firma, retiene las 2 copias de ambos documentos y devuelve al Departamento de Tesorera para continuar con el trmite.
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12
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Departamento de Tesorera/ Recibe de la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad original y copia de el Acta Administrativa, original y Cajero General copia de el Oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques, los revisa que esten firmados e integra ambos documentos junto con el paquete de Cheques en mal estado y distribuye de la siguiente manera: 1 copia de el Acta Administrativa y el original de el Oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques, y el paquete de Cheques defectuosos se entregan a la institucin bancaria. Original de el Acta Administrativa, la 1 copia de el Oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques, los archiva previo sello de recibido.
DESCRIPCION
No. 14 RESPONSABLE Institucin Bancaria ACTIVIDAD Recibe el paquete de documentos firma y sella acuse de recibido y devuelve. Revisa se entera, extrae y repone los cheques en blanco y remite al Departamento de Tesorera. Archiva original de el oficio de irregularidad en que se encontraron los cheques 1 copia de el Acta Administrativa y destruye los Cheques defectuosos.
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Departamento de Tesorera/ Recibe Cheques en blanco los revisa y resguarda en la bveda de seguridad del departamento. Cajero General
Diagramacin:
SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO A LA INSTITUCIN BANCARIA
DEPARTAMENTO DE TESORERA / CAJERO GENERAL
INICIO
SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD
INSTITUCION BANCARIA
ELABORA, ANEXA, ENVIA
1
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
ANEXOS
2
OFICIO DE SOLICITUD DE CHEQUE
0 1 0
ANEXOS
RECIBE, REVISA, ENTREGA, RECABA Y ARCHIVA
0 1
0 0
RECIBE, FIRMA Y SELLA Y DEVUELVE, REVISA, SE ENTERA, ARCHIVA, ESPERA E INFORMA
ANEXOS 1 0 0
ANEXOS
0 0
RECIBE, SE ENTERA, ELABORA Y ENVIA
RECIBE, SE ENTERA, FIRMA Y DEVUELVE
6
1 0
OFICIO PARA RECOGER CHEQUES
1 0

A
RECIBE, ENTREGA, RECABA, ARCHIVA
SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD
INSTITUCION BANCARIA
0 0
RECIBE, REVISA, SE ENTERA, FIRMA, SELLA, DEVUELVE, ARCHIVA EXTRAE Y ENTREGA
CHEQUES
0 RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA
CHEQUES
RESGUARDA Y CONTROLA
SI
ESTAN CORRECTOS?
10
CHEQUES
NO
11
LEVANTA, ELABORA Y ENVIA
RECIBE, ENTERA, FIRMA, RETIENE, DEVUELVE Y ARCHIVA

CHEQUES
2 1
OFICIO DE IRREGULARIDAD
12
0 2 1
ACTA ADMINISTRATIVA
ACTA ADMINISTRATIVA
0
ACTA ADMINISTRATIVD
1 RECIBE, REVISA, INTEGRA, DISTRIBUYE, RECABA, ARCHIVA 0

ACTA ADMINISTRATIVA OFICIO DE IRREGULARIDAD
13
ACTA ADMINISTRATIVA OFICIO DE IRREGULARIDAD ACTA ADMINISTRATIVA OFICIO DE IRREGULARIDAD
CHEQUES MAL ESTADO

DEPARTAMENTO DE TESORERA / CAJERO GENERAL SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD INSTITUCION BANCARIA
14
LEVANTA, ELABORA Y ENVIA
ACTA ADMINISTRATIVA CHEQUES OFICIO DE IRREGULARIDAD
1 RECIBE, REVISA, RESGUARDA
CHEQUES EN MAL ESTADO
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CHEQUES
FIN
Medicin Indicador para medir capacidad de respuesta Nmero mensual de solicitud de cheques en blanco Nmero mensual de cheques en blanco irregulares = Porcentaje de cheques en blanco resguardados
Registro de Evidencias Los cheques en blanco recibidos de la Institucin Bancaria son resguardados en la bveda del Departamento de Tesorera.
PROCEDIMIENTO 02: REGISTRO Y CONTROL DE PROGRAMACIN PARA PAGOS DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRNICAS. Nombre del procedimiento Registro y control de programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas. Objetivo Obtener la autorizacin de los pagos a los usuarios internos o externos a travs de la programacin de los mismos. Insumos Documento soporte (factura, orden de reparacin, pedido, entrada de almacn, solicitud de pago de viticos, nmina de servicio social). Resultados EL Resumen de la Programacin para Pago de Cheques y Transferencias Electrnicas para afectar las cuentas del Instituto y determinar los excedentes de efectivo. Interaccin con otros procedimientos Pago usuarios internos y externos. Polticas 1. Invariablemente la documentacin soporte deber cumplir con los requisitos fiscales necesarios para proceder a elaborar el cheque para su pago. La revisin de los requisitos fiscales estar a cargo del Departamento de GLOSA. 2. El Departamento de Tesorera recibir la Documentacin soporte, slo si sta presenta sellos y firmas de recibido tanto del Almacn General como de la Subdireccin de Infraestructura en Salud para poder programar los pagos. 3. La elaboracin de La Programacin para Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas se har con el propsito de contar con la liquidez en las cuentas y poder efectuar los pagos en tiempo y forma. 4. La firma de cheques, se basa en la cantidad a que se vaya a expedir : Cantidad hasta $150,000.00 (Ciento cincuenta mil pesos 00/100 m.n) podrn ser firmados en facsmil. Cantidad mayor a $150,000.01 (Ciento cincuenta mil pesos 01/100 m.n) debern ser firmas autgrafas.
Desarrollo PROCEDIMIENTO 02: REGISTRO Y CONTROL DE PROGRAMACIN PARA PAGOS DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRNICAS. No.
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Recibe del Departamento de Glosa, la documentacin Departamento de Tesorera/ Encargado de soporte (Factura con Entrada de almacn, Pedido, elaboracin de cheques. Orden de Reparacin, Solicitud de pago de viticos, nmina de servicio social) en original cuando el pago del documento sea total, y en copia del pedido cuando el pago del documento sea parcial. Revisa en la documentacin soporte la existencia del sello Departamento de Tesorera/ Encargado de presupuestal y determina que presupuestos va a afectar. elaboracin de cheques Elabora los Cheques-pliza de acuerdo con la partida Departamento de Tesorera/ Encargado de presupuestal que corresponda segn ejercicio presupuestal, elaboracin de cheques archiva provisionalmente la documentacin soporte para su consulta, posterior la enva al Departamento de Contabilidad. Turna va electrnica en el programa FTP la informacin anterior al Cajero General. Departamento de Tesorera/ Cajero general Departamento de Tesorera/ Cajero general Recibe la informacin electrnica de los Cheques-pliza, y elabora en el formato La Programacin para Pago de Cheques y transferencias Electrnicas. Distribuye va electrnica La Programacin para Pago de Cheques y transferencias Electrnicas a la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad, Direccin de Finanzas y a la Coordinacin de Administracin y Finanzas. Imprime el documento (Conecta operacin No. 9)
Recibe va electrnica La Programacin para Pago de Titular de la Cheques y transferencias Electrnicas, revisa el Subdireccin de Tesorera y Contabilidad documento y conserva para su control y seguimiento del mismo. Titular de la Direccin de Finanzas Recibe va electrnica La Programacin para Pago de Cheques y transferencias Electrnicas para su conocimiento y revisin.
Registro y Control de Programacin para Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas DEPARTAMENTO DE TESORERA
ENCARGADO DE ELABORACIN DE CHEQUES CAJERO GENERAL
INICIO
RECIBE
DOCUMENTACIN SOPORTE
REVISA, DETERMINA
ELABORA, ARCHIVA TURNA
CHEQUE-PLIZA 0 CHEQUE-PLIZA 0 RECIBE, ELABORA
PROGRAMACIN PAGO
No. RESPONSABLE RESPONSABLE ACTIVIDAD
Registro y Control de Programacin para Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas DEPARTAMENTO DE TESORERA
ENCARGADO DE ELABORACIN DE CHEQUES CAJERO GENERAL
INICIO
RECIBE
REVISA, DETERMINA
ELABORA, ARCHIVA TURNA
CHEQUE-PLIZA 0 CHEQUE-PLIZA 0 RECIBE, ELABORA
PROGRAMACIN PAGO

Diagramacin:

Registro y Control de Programacin para Pagos y de Cheques y Transferencias Electrnicas
DEPARTAMENTO DE TESORERA TITULAR DEL DEPARTAMENTO CAJERO GENERAL A
DISTRIBUYE VIA ELECTRNICA IMPRIME
SUBDIRECCIN DE TESORERA Y CONTABILIDAD / TITULAR
DIRECCIN DE FINANZAS/ TITULAR
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS / TITULAR
5
RECIBE, REVISA
PROGRAMACIN PAGO 0 PROGRAMACIN PAGO 0 PROGRAMACIN PAGO 0
PROGRAMACIN PAGO RECIBE, REVISA
PROGRAMACIN PAGO RECIBE, REVISA
PROGRAMACIN PAGO ENVIA A FIRMA
9
RECIBE, REVISA FIRMA Y DEVUELVE
PROGRAMACIN PAGO
10
10
RECIBE, ENVIA
PROGRAMACIN PAGO 0 RECIBE, REVISA, AUTORIZA, FIRMA, DEVUELVE
PROGRAMACION PAGO 0
12
RECIBE, REVISA, ELABORA RESUMEN IMPRIME Y ARCHIVA.
PROGRAMACIN PAGO
13
PROGRAMACIN PAGO 0
CONECTA AL PROCEDIMIENTO 1: INVERSION FINANCIERA DE LAS CUENTAS DEL ISEM.
FIN
Medicin: Indicador para medir capacidad de respuesta Nmero mensual de pagos realizados = solicitudes de pago atendidos Nmero mensual de solicitudes de pago Registro de Evidencias Porcentaje de
Las solicitudes de pago quedan registradas en el formato Programacin de Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas.

PROCEDIMIENTO 03: PAGO A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Nombre del procedimiento: Pago a usuarios internos y externos. Objetivo: Optimizar los pagos a los usuarios internos y externos a travs de la programacin de los pagos. Insumos: Documentacin soporte (Factura, Pedido, Entrada al Almacn, Orden de Reparacin , Solicitud de pago de viticos, Solicitud de cheque, Nmina de servicio social) debidamente requisitada. Resultado: Entrega de cheque a los usuarios internos y externos. Interaccin con otros procedimientos: Registro y Control de Programacin para Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas Polticas: 1. El pago se har siempre que el usuario externo presente el original del contra recibo ya que deber ser canjeado por el cheque correspondiente, en caso de no disponer con el original del contra recibo, el usuario externo deber solicitar el pago mediante oficio dirigido al Jefe del Departamento de Tesorera mediante el cual haga constar que se hace responsable del mal uso del mismo (contra recibo). 2. En el caso del usuario interno (personal en servicio social, otros) se proceder el pago firmando la lista de pago, pero no presentar el contra-recibo. Desarrollo: PROCEDIMIENTO 03: PAGO A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE 1 Usuario interno / externo ACTIVIDAD Entrega a la ventanilla nica de la Tesorera la documentacin soporte (factura, pedido, orden de reparacin, solicitud de pago de viticos, etc.) en original cuando el pago es total o el pedido en copia fotosttica cuando el pago es parcial.
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 2 Departamento de Tesorera Recibe la documentacin soporte, asigna la fecha en / encargado de la ventanilla que se har el pago, elabora el Contra recibo en original y tres copias. nica Entrega del original del Contra recibo al proveedor. 1 y 2 copia del Contra recibo , la adjunta a la documentacin soporte y la enva al Departamento de GLOSA para su revisin. 3 copia del Contra recibo la archiva para posteriormente su consulta.
Usuario interno / externo
Recibe original del Contra recibo, se retira y espera la fecha de pago. (se conecta operacin No. 8). Recibe la primera y segunda copia del Contra recibo y la documentacin soporte y revisa los requisitos fiscales, enva la 1 y 2 copia del Contra recibo junto con la documentacin soporte al Departamento de Control Presupuestal . Recibe la primera y segunda copia del Contra recibo y la documentacin soporte, asigna la partida presupuestaria colocando el sello presupuestal que le corresponda: Archiva la 1 copia del Contra recibo para su control. La 2 copia y la documentacin soporte la devuelve al Departamento de Glosa.
Titular del Departamento de GLOSA.
Titular del Departamento de Control Presupuestal
Titular del Departamento Recibe la segunda copia del Contra recibo y la documentacin soporte con el sello presupuestal de correspondiente, registra el nmero del Contra recibo GLOSA
en la Libreta de control, y turna al Departamento de Contabilidad.
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE 7 Titular Departamento de Contabilidad ACTIVIDAD Recibe la segunda copia del Contra recibo y la documentacin soporte con el sello presupuestal correspondiente, y elabora la pliza contable integra los documentos en mencin y enva al Departamento de GLOSA. Recibe la segunda copia del Contra recibo, la documentacin soporte y la pliza contable, registra en el consecutivo del departamento el nmero de la pliza contable y turna al Departamento de Tesorera.
Departamento de GLOSA/ secretaria
Departamento de Tesorera Recibe la segunda copia del Contra recibo, la / responsable de la documentacin soporte y la pliza contable, elaboracin de cheque elabora Cheques en original y una copia y cierra la pliza contable. Turna al Departamento de Contabilidad segunda copia del Contra recibo, la documentacin soporte. Usuario interno / externo En la fecha indicada acude a caja general y entrega el original del Contra recibo y su identificacin.
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Departamento de Tesorera En la fecha de pago recibe original del Contra recibo, identificacin, extrae el Cheque y lo proporciona al /cajero pagador usuario. Usuario interno / externo Recibe el original del Cheque as como su identificacin, firma de recibido en el taln de la pliza de cheque, devuelve y se retira.
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Departamento de Tesorera Recibe el taln del cheque firmado de recibido El original del Contra recibo se archiva para su consulta posterior. /cajero pagador Departamento de Contabilidad / secretaria Recibe documentos, archiva la documentacin.
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Diagramacin:
PAGO A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
USUARIOS INTERNOS / EXTERNOS DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL / TITULAR
DEPARTAMENTO DE TESORERA VENTANILLA NICA CAJERO PAGADOR
DEPARTAMENTO DE GLOSA / TITULAR
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDA D / TITULAR
VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PROGRAMACION DE PAGOS DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRNICAS
INICIO
ENTREGA
1
RECIBE, ASIGAN, ELABORA, ENTREGA, ARCHIVA, ENVIA
RECIBE, REVISA, RETIENE, ENVIA
4
3 CONTRA RECIBO 0 2 1
DOCUMENTACION SOPORTE
RECIBE, ASIGNA, ARCHIVA, DEVUELVE RECIBE, SE RETIRA Y ESPERA
CONTRA RECIBO 2 1
CONTRA RECIBO 0
RECIBE, REGISTRA, INTEGRA, TURNA
CONTRA RECIBO 2 1
RECIBE, RELACIONA, ELABORA, INTEGRA,

ENVIA
7
CONTRA RECIBO 2
CONECTA OPERACION No. 10
CONTRA
LIBRETA CONTROL
RECIBO
A
RECIBE, REGISTRA, TURNA
POLIZA CONTABLE 0
8
RECIBE, RELACIONA, ,ELABORA CIERRA, TURNA
DOCUMENTACIN SOPORTEDOCUM ENTACIN SOPORTE
CONTRA RECIBO
POLIZA CONTABLE 0
CONTRA RECIBO 2 POLIZA CONTABLE 0
CONSECUTIVO
CHEQUE
B C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA
PAGO A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

USUARIOS INTERNOS / EXTERNOS
A
ACUDE, ENTREGA RECIBE, ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE TESORERA VENTANILLA NICA CAJERO PAGADOR

B
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD / TITULAR
10
14
IDENTIFICACIN
RECIBE, EXTRAE, PROPORCIONA CONTRA RECIBO 0

11
CONTRA RECIBO
PLIZA CONTABLE
CONTRA RECIBO 0
IDENTIFICACIN
RECIBE, FIRMA, DEVUELVE, RETIRA
CONECTA CON EL PROCED. INVERSION FINANCIERA EN LAS CUENTAS DEL ISEM
12
CHEQUE 0
IDENTIFICACIN
TALN CHEQUE
RECIBE, EXTRAE, ANEXA
13
TALN DEL CHEQUE
CONTRA RECIBO 0
FIN
Medicin: Indicador para medir la capacidad de respuesta:

Nmero Mensual de cheques pagados
=
Cheques programados Nmero Mensual de cheques devueltos
Porcentaje de
Registro de evidencias. Los cheques-pliza quedarn registrados para su manejo y control en el formato Programacin de Pagos para Cheques y Transferencias Electrnicas.
PROCEDIMIENTO 04: MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL ISEM. Nombre del procedimiento: Manejo y control de fondo revolvente de las unidades administrativas del ISEM. Objetivo: Reintegrar el efectivo a las unidades medico-administrativas que presenten la comprobacin de los gastos del fondo revolvente. Insumos: Formato Cartula de Partidas Presupuestales Afectadas y la documentacin comprobatoria por parte de la unidad administrativa. Resultado: Transferencia electrnica para reintegro del fondo revolvente de la unidad administrativa solicitante. Interaccin con otros procedimientos: Registro y Control de la Programacin de Pagos de Cheques y Transferencias Electrnicas. Polticas: 1. El reintegro del fondo revolvente de la caja chica de las unidades administrativas del ISEM, se hace con el fin de cubrir necesidades urgentes de gasto debiendo justificar debidamente los gastos. 2. El Departamento de Tesorera, deber cumplir al igual que las unidades administrativas, las condiciones para el reintegro del fondo revolvente de la caja chica de la Tesorera y sujetarse a los tiempos de la programacin de pagos. Desarrollo:
PROCEDIMIENTO 04: MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE DE LAS UNIDADES MEDICO-ADMINISTRATIVAS DEL ISEM. DESCRIPCIN No. RESPONSABLE 1 Unidad solicitante ACTIVIDAD Elabora el formato Cartula de partidas presupuestales afectadas en original y copia y entrega: El original y copia de la Cartula de partidas presupuestales afectadas y la documentacin comprobatoria (Facturas y notas) al Departamento de GLOSA.
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE 2 Titular Departamento de GLOSA ACTIVIDAD Recibe la Cartula de partidas presupuestales afectadas en original y copia y la documentacin comprobatoria, sella de recibido, revisa los requisitos presupuestales turna : Original de Cartula de partidas presupuestales afectadas, la documentacin comprobatoria al Departamento de Control Presupuestal. La copia de Cartula de partidas presupuestales afectadas la archiva para consulta posterior. Recibe original de Cartula de partidas presupuestales afectadas, la documentacin comprobatoria, a partir de stas elabora la Relacin de unidades mdico-administrativas en original y copia. Turna al cajero general el original de la Relacin de Unidades mdico-administrativas; archiva la copia previo sello de recibido.
Departamento de Control Presupuestal / Titular
Departamento de Tesorera/ Recibe del Departamento de Control Presupuestal Relacin de unidades medico-administrativas para Cajero General
su pago del fondo revolvente y lo registra en el formato Programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas (se conecta con el procedimiento No. 2: Registro y control de programacin para pago de cheques y transferencias electrnicas).
Diagramacin:
REGISTRO Y CONTROL DEL FONDO REVOLVENTE DE LAS UNIDADES MDICO-ADMINISTRATIVAS DEL ISEM UNIDAD SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE GLOSA / TITULAR
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL / TITULAR
INICIO
ELABORA, ENTREGA
CARATULA DE PARTIDADS PRESUPUESTALES AFECTADAS 0
D OC UMENTAC IN C OMPROBATORIA
RECIBE, SELLA, REVISA, TURNA
D OC UMENTAC IN C OMPROBATORIA
RECIBE, ELABORA, TURNA, ARCHIVA
CARATULA DE
P A RTID AS
PRES UPUESTALES AFE CTAD AS
0 0
D OC UMENTAC IN COMPROBA TORIA CA RATULA D E
P ARTIDA S
PRE SUP UESTA LES A FEC TA DAS
RELACIN DE UNIDADES MDICO-ADMINISTRATIVAS
0 1
RECIBE, REGISTRA
RELACIN DE UNIDADES MDICO-ADMINISTRATIVAS 0
PROGRAMACIN PAGOS
CONECTA CON EL PROCED. REGISTRO Y CONTROL PROGRAMACION DE PAGOS APARA CHEQUES Y TRASNFERENCIAS ELECTRNICAS
FIN

Nmero Mensual de informe de egresos de las unidades
= Porcentaje de pagos por transferencia

Nmero Mensual de transferencias electrnicas electrnica a las unidades.
Registro de Evidencias Las transferencias electrnicas realizadas quedan registradas en el formato Programacin de Pago de Cheques y Transferencias Electrnicas para su manejo y control.
PROCEDIMIENTO 05: REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR VENTANILLA Nombre del procedimiento: Registro y control de Ingresos por ventanilla Objetivo: Mantener el control de los ingresos por las diferentes operaciones que realizan las unidades administrativas del Instituto. Insumos: Cheque o Efectivo o transferencia electrnica o Oficio de ingreso de efectivo por ventanilla. Resultado: Depsito del efectivo en una Institucin Bancaria. Interaccin con otros procedimientos: Registro y control de movimientos bancarios de las cuentas del ISEM. Polticas: Todo ingreso de efectivo por ventanilla se debe depositar al siguiente da hbil antes de las 3:00 p.m. en Institucin Bancaria correspondiente. Desarrollo: PROCEDIMIENTO 06: REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR VENTANILLA
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE 1 Interesado ACTIVIDAD Informa verbalmente el ingreso de efectivo por ventanilla para realizar el pago correspondiente por concepto de: Venta de bases. Sanciones a proveedores. Reposicin de gafete. Llamadas telefnicas no oficiales. Reintegro de nmina. Remanente de presupuesto operativo. Diferentes comprobaciones. Otros. Entrega el Efectivo o Cheque o Transferencia electrnica por el concepto correspondiente a recepcin de ingresos de la Tesorera.
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 2 Departamento de Tesorera Recibe el efectivo o cheque o Transferencia electrnica y elabora un Recibo de Ingresos en / encargado de recepcin original y tres copias; distribuye: de ingresos Original del Recibo de Ingresos al interesado, 1 y 2 copia Recibo de Ingresos retiene para posteriormente enviarla al Departamento de Contabilidad. 3 copia la archiva. Resguarda el efectivo o cheque y espera hasta las 3:00 p.m. (se conecta operacin No. 4). Registra electrnicamente la Pliza por cada ingreso recibido. 3 4 Interesado Recibe el original del Recibo de Ingresos y se retira.
Departamento de Tesorera A partir del efectivo y cheques recibidos durante el da, elabora una Relacin de ingresos recibidos para / encargado de recepcin conocer el monto de lo recibido. de ingresos Al siguiente da hbil antes de las 3:00 p.m. efecta el deposito en la Institucin Bancaria correspondiente. Institucin Bancaria Recibe el efectivo y cheques, resguarda y elabora la Ficha de deposito en original y copia, sella y devuelve la copia al receptor de ingresos. Y el original la archiva para su control.
Departamento de Tesorera Recibe copia del Ficha de depsito del banco, obtiene copia fotosttica de la Ficha de deposito. Extrae / encargado de recepcin primera y segunda copia del Recibo de Ingresos y la de ingresos Relacin de ingresos recibidos e imprime las plizas, a partir de estos documentos elabora la Pliza- Cierre del da en original y 2 copias, integra los documentos y enva Copia de la Ficha de depsito, primera copia del Recibo de Ingresos , las plizas, el original y 2 copia de la Pliza- Cierre del da, se enva al Departamento de Contabilidad. La copia fotosttica de la Ficha de depsito, la segunda copia del Recibo de Ingresos, original de la Relacin de ingresos recibidos y la 1 copia de la Pliza- Cierre del da se archiva en el consecutivo. Departamento de Contabilidad / secretaria Recibe Copia de la Ficha de depsito, primera copia del Recibo de Ingresos , las plizas, el original y 2 copia de la Pliza- Cierre del dapara su conocimiento y archivo.
Diagramacin:
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR VENTANILLA INTERESADO
DEPARTAMENTO DE TESORERA ENCARGADO DE RECEPCION DE INGRESOS
INSTITUCIN
INICIO
INFORMA, ENTREGA
CHEQUE
EFECTIVO
RECIBE, ELABORA, DISTRIBUYE, RESGUARDA, ESPERA, REGISTRA
POLIZA EFECTIVO
CHEQUE
EFECTIVO EFECTIVO
3 2
RECIBE, SE RETIIRA
RECIBO DE INGRESOS
1 0
RECIBO DE INGRESOS
0 ELABORA, ESPERA Y EFECTUA
EFECTIVO
CHEQUE
RELACION DE INGRESOS RECIBIDOS
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR VENTANILLA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD / SECRETARIA DEPARTAMENTO DE TESORERA ENCARGADO DE RECEPCION DE INGRESOS
INSTITUCIN
A
RECIBE, RESGUARDA, ELABORA, SELLA, DEVUELVE, ARCHIVA
EFECTIVO
CHEQUE
, RECIBE, OBTIENE, ELABORA, EXTRAE, IMPRIME, INTEGRA, ENVIA

6
FICHA DE 0 DEPOSITO FICHA DE DEPOSITO 1
RELACIN 0 RECIBO DE INGRESOS 1
POLIZAS
1 2 POLIZA CIERRE DEL DIA 0
FICHA DE DEPOSITO 1 RECIBO DE INGRESOS 1
POLIZAS
POLIZA CIERRE DEL DIA 0 2
FIN

Nmero Mensual de recibos ingresos expedidos
= Porcentaje de depsitos realizados

Nmero Mensual de recibo de ingresos cancelados
Registro de evidencias. Los depsitos de ingresos se registrarn en el formato Cdula de Inversin Bancaria.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203/06 Pgina: 1 de 4 INGRESOS POR
PROCEDIMIENTO 06: REGISTRO Y CONTROL DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FEDERALES Y ESTATALES
Nombre del procedimiento: Registro y control de Ingresos por Transferencia de Recursos Federales y Estatales. Objetivo: Regular la recepcin de los ingresos federales y estatales, mediante el registro y control de los mismos de acuerdo a la normatividad aplicable en la materia. Insumos: Recibo de Ingresos . Resultado: Transferencia electrnica de recursos federales y estatales a la cuenta del ISEM. Interaccin con otros procedimientos: Registro y control de ingresos por ventanilla . Inversin financiera de las cuentas del ISEM. Polticas: El rea de Recepcin de Ingresos de la Tesorera, para todo cobro que realice invariablemente, deber generar el Recibo de ingresos y entregar el original como comprobante al interesado. Desarrollo: PROCEDIMIENTO 06: REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS TRANSFERENCIA DE RECURSOS FEDERALES Y ESTATALES
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Departamento de Tesorera Revisa va electrnica los depsitos por trasferencia federal o estatal, imprime la hoja de Movimiento / cajero general Bancario, y determina los conceptos de depsito e informa al encargado de recepcin de ingresos y solicita la elaboracin de los Recibos de Ingresos por los conceptos determinados. Entrega la hoja de Movimiento Bancario al encargado de recepcin de ingresos.
POR
DESCRIPCIN No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 2 Departamento de Tesorera Recibe Movimiento Bancario e indicaciones para elaborar los Recibos de Ingresos por concepto de / encargado de recepcin nmina, presupuesto operativo, programas especiales u de ingresos otros en original y 3 copias. Obtiene 2 copias fotostticas de la hoja Movimiento Bancario, integra y distribuye: 1 copia fotosttica del Movimiento Bancario, original y 1 copia del Recibos de Ingresos por concepto de nmina y/o presupuesto operativo, se archiva para posteriormente su consulta. Original de Movimiento Bancario, la 2 y 3 copia de Recibos de Ingresos se retiene. Registra una Pliza por cada ingreso recibido. 3 Departamento de Tesorera Imprime las Plizas y elabora la Pliza-cierre del da en original y dos copias; integra y distribuye: / encargado de recepcin de ingresos Original y segunda copia de la Pliza-cierre del da, la segunda y tercera copia de los Recibos de Ingresos y la Pliza, lo enva al Departamento de Contabilidad. La primera copia de la Pliza-cierre del da se archiva en el consecutivo del Departamento. Departamento de Contabilidad / secretaria Recibe el original y segunda copia de la Pliza-cierre del da, la segunda y tercera copia de los Recibos de Ingresos y la Pliza para su conocimiento y archivo.
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS FEDERALES Y ESTATALES DEPARTAMENTO DE TESORERA
CAJERO GENERAL
INICIO
ENCARGADO DE RECEPCIN DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD / SECRETARIA
REVISA, IMPRIME, DETERMINA, INFORMA, SOLICITA
RECIBE, OBTIENE, ELABORA, INTEGRA, ARCHIVA
MOVIMIENTO BANCARIO 0
C C
MOVIMIENTO BANCARIO
3 3 2 2 1
RECIBO DE INGRESOS DEL PRESUPUESTO OPERATIVO RECIBO DE INGRESOS NOMINA
1 0
POLIZA
IMPRIME, ELABORA DISTRIBUYE
RECIBO DE
3
RECIBO DE INGRESOS NOMINA
POLIZA 0
2 3 2
1
POLIZA CIERRE DEL DIA
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS FEDERALES Y ESTATALES DEPARTAMENTO DE TESORERA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO ENCARGADO DE RECEPCIN DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD / SECRETARIA
POLIZA CIERRE DEL DIA
2 0
RECIBO DE RECIBO INGRESOS
3 2 3 2
POLIZA POLIZA
FIN

Nmero Mensual de recibo de ingresos por Rec. Fed.
=
Nmero Mensual de contra recibos de la DGTGEM
Porcentaje de transferencias por recursos federales
Registro de evidencias. Los ingresos del Instituto se registrarn en la Pliza cierre del da.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203/06 XI Pgina:
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Programacin para pago de cheques y transferencias electrnicas

(1)
Fecha:
( 2)
CHEQUE
(3)
BENEFICIARIO
( 4 ) CONTRARECIBO
(5 ) CONCEPTO
( 6 ) IMPORTE
( 7 ) TOTAL:
Elabora
Revisa
Autoriza
Nombre y firma
Nombre y firma
Nombre y firma 217B31203-005-06
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: 2 de 6
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: PROGRAMACIN PARA PAGO DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRNICAS ( 217B31203-005-06 ) Objetivo: Dar seguimiento y control a los pagos a los usuarios internos y externos. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y se queda en el Departamento de Tesorera para su control y archivo. No. CONCEPTO DESCRIPCIN 1 FECHA: Anotar el da, mes y ao en que se elabora el documento. 2 CHEQUE Anotar el nmero de cheque. 3 BENEFICIARIO Escribir el nombre o razn social del proveedor. 4 CONTRARECIBO Anotar el nmero de folio del contra recibo. 5 CONCEPTO Escribir la actividad o giro del pago. 6 IMPORTE Anotar el monto correspondiente a cada concepto. 7 TOTAL Anotar la cantidad que resulte de la sumatoria de los importes. 8 ELABORA Escribir el nombre y firma de quien elabora la programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas. 9 REVISA Escribir el nombre y firma de quien revisa la programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas. 10 AUTORIZA Escribir el nombre y firma de quien autoriza la programacin para pagos de cheques y transferencias electrnicas.
CONTRA RECIBO
FECHA DE RECEPCIN (1) FECHA PROBABLE DE PAGO ( 2 ) FOLIO
00000
RECIBIMOS DE
(3)
LA DOCUMENTACIN QUE SE DETALLA ENSEGUIDA A REVISIN
DOCUMENTOS (S) ( 4 )
No. (s) ( 5 )
IMPORTE ( 6 )
TOTAL $ ( 7 )
NOTA: Los documentos recibidos segn detalle, sern pagados si cumplen con los requisitos fiscales y formales que establece la institucin.
ELABOR
RECIBI
(8)
NOMBRE Y FIRMA
(9)
NOMBRE Y FIRMA 217B31203-007-06
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: CONTRA RECIBO ( 217B31203-007-06 ) Objetivo: Registrar y controlar la recepcin de documentos y asignar la fecha de pago. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y tres copias. El original se le entrega al proveedor para el trmite del pago, la primera y segunda copia las conserva el Departamento de GLOSA, la tercera copia corresponde al Departamento de Tesorera para su control y archivo. No. CONCEPTO DESCRIPCIN 1 FECHA DE RECEPCION Anotar el da, mes y ao en que se recibe la documentacin para su pago. 2 FECHA PROBABLE DE PAGO Anotar el da, mes y ao en que se va a efectuar el pago total o parcial por los documentos recibidos.. 3 RECIBIMOS DE Anotar el nombre completo o razn social del proveedor, contratista y prestador de servicios. 4 DOCUMENTOS (S) Anotar la descripcin de los documentos que se reciben. 5 No. (S) Escribir el nmero de folio del documento recibido.. 6 IMPORTE Anotar el monto correspondiente a cada documento. 7 TOTAL $ Anotar la cantidad que resulte de la sumatoria de los importes de cada documento recibido. 8 ELABOR Anotar nombre y firma de quien elabora el documento. NOMBRE Y FIRMA 9 RECIBI Anotar nombre y firma de quien recibe el documento NOMBRE Y FIRMA
RECIBO DE INGRESOS
FECHA (1) D M A
FOLIO
0000
RECIBIMOS DE LA CANTIDAD DE EFECTIVO (4)
(2) (3) CHEQUE No (5) BANCO ( 6 )
POR CONCEPTO DE ( 7 )
(8)
FIRMA
217B31203-008-06
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECIBO DE INGRESOS ( 217B31203-008-06 ) Objetivo: Registrar y controlar la recepcin de ingresos por diferentes operaciones que se realizan en la ventanilla. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y tres copias. El original corresponde al interesado como comprobante de pago, la primera y segunda copia las conserva el Departamento de Contabilidad, la tercera copia le corresponde al Departamento de Tesorera para su control y archivo. No. 1 2 3 4 5 CONCEPTO FECHA ( D, M, A ) RECIBIMOS DE LA CANTIDAD DE EFECTIVO CHEQUE No. DESCRIPCIN Anotar el da, mes y ao en los recuadros correspondientes. Anotar el nombre completo o razn social de quien realice el pago. Anotar con nmero y letra la cantidad de dinero que se recibe. Marcar con una equis (x) si lo que se recibe es en efectivo. Escribir el nmero de cheque con el que se esta efectuando el pago, o se numero de cheque que se est devolviendo. Anotar el nombre del banco del cheque que se est recibiendo.. Anotar el motivo del pago. Anotar nombre y firma de quien elabora el documento.
6 7 8
BANCO POR CONCEPTO DE FIRMA
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: XII
Simbologa
INICIO O FINAL DEL PROCESO Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un proceso se anotar la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribira la palabra FIN. OPERACION Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizar este smbolo, el cual muestra las principales fases del procedimiento, emplandose cuando el material, formato o la propia accin va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc., se anotar dentro del smbolo un nmero en secuencia, concatenndose con las verificaciones o actividades combinadas nicamente; del mismo modo se escribir una breve descripcin al margen del smbolo de lo que sucede en ese paso. El cuadro es utilizado como smbolo de inspeccin, revisin, verificacin, o bien cuando se examine una accin, una forma o una actividad; as como consultar o cotejar sin modificar las caractersticas de la accin o actividad. ACTIVIDAD COMBINADA Figura que se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza tanto una operacin como una verificacin LINEA CONTINUA
INSPECCION
La lnea continua marca el flujo de informacin, documentos o materiales que se estn realizando en el rea; su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una pequea lnea vertical; puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier smbolo empleado. Este smbolo es empleado para identificar una consulta, cotejar o conciliar la informacin; invariablemente deber salir de una inspeccin o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos especficos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la lnea continua se termina con una pequea lnea vertical.
LINEA DE GUIONES
LINEA DE ZIG ZAG Se utiliza para sealar que existe flujo de informacin, la cual se realiza a travs de telfono, telex, fax, etc. La direccin del flujo se indica como en los casos de las lneas de guiones y continua.
FORMATO IMPRESO
Como su nombre lo indica, esta representacin se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota despus de cada operacin, inspeccin o actividad combinada, indicando dentro del smbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el nmero de copias de formatos utilizados o que existen en una operacin, se escribir la cantidad en la esquina inferior izquierda en el caso de graficarse un original se utilizar la letra "O". Cuando el nmero de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, despus de la primera se deja una sin numerar y la ltima contiene el nmero final de copias, esta disposicin se ejercer cuando el juego de formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el nmero de copias en el primer smbolo se anotar una "X" y en el ltimo una "N". Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcar en el ngulo inferior derecho un tringulo lleno.
FORMATO NO IMPRESO Este smbolo indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no est impreso, se distingue del anterior, nicamente en la forma, las dems especificaciones para su uso son iguales, pudiendo ser un machote.
PAQUETE DE MATERIALES En este caso, la figura se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.
REGISTRO Y/O CONTROLES Tiene como funcin representar un control o libro de registros, se usar cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotacin en formatos especficos o libretas de control, aparecer cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar informacin. Se deber anotar al margen del smbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra informacin, llegar al smbolo una lnea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la lnea debe de ser en guiones terminando de igual manera en el smbolo.
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS Este signo representa el destino final del documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participacin en el procedimiento en estudio.
ARCHIVO TEMPORAL
La situacin de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algn motivo debe guardarse durante un perodo indefinido para despus utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operacin.
ARCHIVO DEFINITIVO Esta representacin marca el fin de la participacin de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en alguna actividad se archive y concluya el proceso, es vlido utilizar, ambos smbolos (archivo definitivo y FIN). DECISION Smbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin.
INTERRUPCION DEL PROCESO En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupcin para ejecutar alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario para realizar o reunir una determinada situacin. Por ello, el presente smbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y despus se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad.
ANEXO DE DOCUMENTOS El empleo de este smbolo indica que dos o ms documentos se anexan para concentrarse en un slo paquete, el cual permita identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. FUERA DE FLUJO Cuando por necesidad del procedimiento, una determinada actividad o participacin ya no es requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervencin en el proceso.
CONECTOR DE PROCEDIMIENTOS
Es utilizado para sealar que un procedimiento proviene o es la continuacin de otro(s). Es importante anotar dentro del smbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.
CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamao que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hace ms complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y el principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deber utilizar el menor nmero de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los smbolos de tal manera que slo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribir dentro de la figura una letra (mayscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando con la secuencia del mismo.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: XIII
REGISTRO DE EDICIONES Primera edicin ( diciembre 2000 ): Manual de Procedimientos de Caja General. Elaboracin del manual. Segunda edicin (octubre de 2007): Manual de Pr4ocedimientoa del Departamento de Tesorera. Actualizacin.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: XIV
DISTRIBUCIN El original del manual del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Desarrollo Institucional, de la Unidad de Modernizacin Administrativa del Instituto. Las copias controladas estn distribuidas de la siguiente manera: 1. Coordinacin de Administracin y Finanzas. 2. Subdireccin de Tesorera y Contabilidad 3. Departamento de Tesorera.
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: XV
VALIDACIN
_________________________________________ DRA. MARA ELENA BARRERA TAPIA SECRETARIA DE SALUD Y DIRECTORA GENERAL DEL ISEM
(RUBRICA)
__________________________________ M. en E. RODOLFO DAVIS CONTRERAS COORDINADOR DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
_________________________________________ C. P. JUAN MANUEL CAMACHO CABALLERO DIRECTOR DE FINANZAS
(RUBRICA)
(RUBRICA)
__________________________________ L.A.E. MARTHA MEJA MRQUEZ JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA
_________________________________________ C. P. FRANCISCO J. MONTES DE OCA VALLEJO SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD
(RUBRICA)
(RUBRICA)
_________________________________________ C. P. JUAN MEJA HERNNDEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA
(RUBRICA)
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: XV
VALIDACIN
_________________________________________ P. C. P. ELIZABETH PARRA FRAS SUPLENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
(RUBRICA)
_________________________________________ C. P. LETICIA RAMREZ ROSALDO JEFA DEL DEPARTAMENTO DE GLOSA
(RUBRICA)
_________________________________________ C. P. ROBERTO VALERIO CARLOS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
(RUBRICA)
Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina:
CRDITOS
M. P. / 123 Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorera Secretara de Salud Instituto de Salud del Estado de Mxico Responsables de la informacin: C.P. Juan Manuel Camacho Caballero C.P. Juan Meja Hernndez Responsables de su integracin: L.A.E. Martha Meja Mrquez LIC. Armando Santn Prez P.L.T. Silvia Reynoso Daz Toluca, Mxico Octubre, 2007.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: I PRESENTACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: II

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IV

IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS

Mapa de Procesos de Alto Nivel

COMUNICACIN CON EL USUARIO

SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO REGISTRO Y CONTROL PROGRAMA DE PAGOS

REQUERIMIENTOS PARA EFECTUAR MOVIMIENTOS DE INGRESO Y EGRESO

PAGO A USUARIOS INTERNOS/ EXTERNOS

MANEJO Y CONTROL DEL FONDO REVOLVENTE

MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS FINANCIEROS

RECEPCIN Y PROGRAMACIN DE INGRESOS

ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: V

RELACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: VI ALCANCE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IX DEFINICIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

Edicin: Segunda Fecha: octubre de 2007 Cdigo: 217B31203 Pgina: IX

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No. RESPONSABLE RESPONSABLE ACTIVIDAD ACTIVIDAD

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SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD

ELABORA, ANEXA, ENVIA

RECIBE, REVISA, ENTREGA, RECABA Y ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD DE CHEQUE

RECIBE, FIRMA Y SELLA Y DEVUELVE, REVISA, SE ENTERA, ARCHIVA, ESPERA E INFORMA

RECIBE, SE ENTERA, ELABORA Y ENVIA

RECIBE, SE ENTERA, FIRMA Y DEVUELVE

OFICIO PARA RECOGER CHEQUES

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SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO A LA INSTITUCIN BANCARIA

SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD

OFICIO PARA RECOGER CHEQUES

RECIBE, REVISA, SE ENTERA, FIRMA, SELLA, DEVUELVE, ARCHIVA EXTRAE Y ENTREGA

OFICIO PARA RECOGER CHEQUES

0 RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA

LEVANTA, ELABORA Y ENVIA

RECIBE, ENTERA, FIRMA, RETIENE, DEVUELVE Y ARCHIVA

1 RECIBE, REVISA, INTEGRA, DISTRIBUYE, RECABA, ARCHIVA 0

No. RESPONSABLE RESPONSABLE ACTIVIDAD ACTIVIDAD

No. RESPONSABLE RESPONSABLE ACTIVIDAD