MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el proceso de cobros prejurdicos y jurdicos, as mismo se suministra la informacin ms relevante acerca de cada una de las operaciones, la administracin y el control de los documentos que se manejan en este proceso.

2.

ALCANCE

Este manual aplica a todos las personas involucradas en el proceso de cobros prejurdicos y jurdicos generando documentacin tanto para la Central Hidroelctrica de Caldas como para los usuarios del servicio de Servigenerales.

3. 3.1

DEFINICIONES JURDICO

Del Derecho o las leyes o que a ellos atae o se ajusta

3.2

DEMANDA

Peticin o reclamacin judicial que se emprende contra alguien

3.3

COBRO

Accin y resultado de cobrar con los que se pretende recaudar lo debido.

ELABORADO POR: LINA PAOLA NAVARRO ASESORA JURIDICA SG-OPM-PR-03

REVISADO POR: PEDRO NEL OSPINA VELEZ DIRECTOR OPERATIVO

APROBADO POR: LUZ ELENA RIOS VELILLA GERENTE OPERATIVA PGINA 1 DE 10

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

3.4 EMBARGO
inmuebles por mandamiento administrativo

Retencin de bienes, muebles e ejecutivo o judicial, en espera de juicio.

3.5

SECUESTRO
a cargo del a

Depsito judicial por embargo de bienes muebles o inmuebles auxiliar de la justicia (secuestre), o como medida de aseguramiento en cuanto los litigios.

3.6

NOTIFICACIN
oficial y formal de la resolucin de una autoridad (juez, fiscal),

Comunicacin competente.

3.7

INMUEBLE

Bien que cumple las condiciones del cdigo civil para recibir ese calificativo: incluye las partes del inmueble que, de acuerdo con la ley y las condiciones de acceso y tcnico, pueden individualizarse para efectos de la prestacin del servicio a ciertos usuarios distintos de los que habitan o permanecen en otra parte del mismo bien.

3.8

USUARIO

Persona natural o jurdica que se beneficia con la prestacin de un servicio pblico, bien como propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este ltimo usuario se denomina tambin consumidor

3.9

FACTURA DE SERVICIOS PBLICOS

Es la cuenta que una persona prestadora de servicios pblicos entrega o remite al usuario, por causa del consumo y dems servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestacin de servicios pblicos.

4.

RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del personal del rea jurdica de la empresa cumplir con el debido procedimiento de aplicacin del manual.

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 2 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

5.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:

Se realizan Cobros prejurdicos y jurdicos con el fin de recuperar la cartera morosa que los diferentes usuarios adeudan a la Central Hidroelctrica de Caldas.
ACTIVIDAD Recepcin e ingreso de informacin DETALLE La Central Hidroelctrica de Caldas CHEC, mensualmente o cada vez que sea necesario, enva a las oficinas de SERVIGENERALES S.A. E.S.P. un listado con las cuentas de Manizales, Villa Mara, Chinchina y Santa Rosa que presentan una deuda de tres o ms meses y por un monto de trescientos mil pesos ($300.000,oo) en adelante. Se diligencia el formato de recepcin y entrega de informacin (FSGOPM012). Se descartan las cuentas oficiales, se miran las cuentas reincidentes y los posibles casos a los cuales se les debe hacer el cobro jurdico, relacionndolos en el formato relacin informacin prejuridica. (FSGOPM-041) Elaboracin de carta donde se le informa al usuario sobre el estado de la deuda, dndole a conocer que se encuentra en cobro jurdico, adems de servir como notificacin sirve para corroborar la direccin, el nombre del propietario del inmueble, si el predio fue demolido, si se encuentra o no habitado y su estado fsico actual; de esta forma se logra que los usuarios se acerquen a financiar y cancelar la deuda, o la decisin de proseguir con el cobro jurdico. Se relacionan en el formato los cobros prejurdicos mensuales. (FSGOPMRESPONSABLE Asesora jurdica

Clasificacin

Asesora jurdica

Asesora jurdica

Notificacin en medio escrito

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 3 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

013). Acuerdo de pago Los usuarios se acercan a las oficinas de SERVIGENERALES, para realizar un acuerdo de pago, si este se lleva a cabo, se elabora un documento donde queden consignadas las fechas de pago, los valores y el tiempo. si el acuerdo no se realiza a cabalidad, se inicia el trmite para el cobro jurdico. Acuerdos de pago (FSGOPM-014). Al momento de financiar la deuda se tiene en cuenta la capacidad econmica del usuario a fin de decidir los meses que se van a otorgar para cancelar (inicialmente tres meses), cuando son casos considerados como especiales es el Interventor del contrato, quien decide el tiempo y forma de financiacin .Se diligencia el formato relacion acuerdos de pago mensuales. (FSGOPM-030) Una vez realizado el acuerdo de pago, los usuarios deben cancelar la cuota mensual en las oficinas de SERVIGENERALES S.A. E.S.P., como comprobante se les entrega el Recibo de caja. (FSGOPM-015), Los consumos y recargos mensuales que lleguen en la factura, se deben cancelar directamente en la CHEC. El dinero recaudado producto de los acuerdos de pago o abonos a cuentas, es consignado .en la cuenta No. 7055010833-9 del Banco de Colombia a nombre de la CHEC. Semanalmente se elabora un informe de recaudo, que se enva a la CHEC, en este se relacionan las consignaciones del dinero recaudado de cada uno de los acuerdos y el estado actual de cada una las cuentas las cuales son relacionados en el formato relacin consignaciones (FSGOPM-016). Asesora Jurdica

Recaudo y consignacin

Asesora jurdica

Reporte

Asesora jurdica

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 4 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

En las instalaciones de la CHEC, se verifican los pagos del consumo y del recargo mensual y en las oficinas de Servigenerales segn las fechas decididas en cada uno de los acuerdos si se han cumplido o no estos pagos. Las cuentas que no cumplen con el acuerdo se les realiza la suspensin o el corte de red dependiendo de la reincidencia o de la reconexin fraudulenta. Son cuentas que se les ha hecho el cobro prejurdico y no han dado respuesta alguna o aquellas que han incumplido el acuerdo de pago realizado, se procede a verificar los datos de cada uno de los usuarios y de los inmuebles respectivos en donde se ha prestado el servicio de energa para as determinar quien es el actual propietario y poder iniciar la accin ejecutiva y poder as demandar a la persona correcta. Estos datos se solicitan en la oficina de Instrumentos pblicos, Agustn Codazzi y a la cmara de comercio. Se Elabora un documento donde se redacta la demanda para iniciar el proceso ejecutivo en contra del propietario del bien, dentro de la demanda est el escrito de medidas cautelares en donde se solicita al juez que decrete el embargo y secuestro del bien inmueble, bienes muebles o automotores; esta se presenta en la oficina judicial para as dar inicio al proceso ejecutivo como tal , demandas (FSGOPM-037), y se registra la informacin de las demandas presentadas en el formato relacin cobros jurdicos mensuales (FSGOPM024).

Seguimiento al pago

Asesora jurdica

Cobro Jurdico

Asesora jurdica

Demanda

Asesora jurdica

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 5 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

Seguimiento

Presentada y admitida la demanda, el juez libra mandamiento de pago en contra del demandado y a favor de la CHEC y decreta las medidas cautelares solicitadas, semanalmente se hace la revisin de cada uno de los procesos en los juzgados segn los autos que se profieran en cada uno de ellos, estado de las demandas.(FSGOPM-038) Mensualmente o cuando la chec lo considere necesario se le envan informes del estado actual de las cuentas objeto de cobro pre y jurdico, a la vez que se informa sobre el recaudo realizado en el mes.

Asesora jurdica

Informes

Asesora jurdico

Recaudo de Honorarios

Interventora

Es el dinero recaudado de las cuentas que se encuentran en cobros pre y jurdico. De cobro Prejurdico se cobra el 10% del total de la deuda, porcentaje que es variable o no, se cobra segn la capacidad econmica del usuario. Del cobro jurdico se cobra el 15%,20% o 30% segn el estado en que se encuentre el proceso ejecutivo en el momento que el usuario (demandado) se acerque a financiar o cancelar la deuda. Este dinero se consigna al abogado de la empresa en su cuenta y estos dineros se relacionan en el formato relacin cobro de honorarios (FSGOPM-039) La interventora se realiza semanalmente a travs de los acuerdos de pago, las consignaciones y los recibos de caja y cobro de honorarios, y llevar el control del estado de las cuentas que se tienen en cobro pre y jurdico. Interventoria (FSGOPM-040)

Asesora jurdico

Director Operativo

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 6 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

6. DIAGRAMA DE FLUJO
FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

Asesora jurdica

Cobros prejurdicos

Recepcin e ingreso de Informacin

Clasificacin

Verificacin y corte de cuentas reconectadas

Notificacin en Medio escrito

Acuerdo de pago

SI

NO

Recaudo

Cobro Jurddico

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 7 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

consignacin

Verificacin de Datos.

Reporte

Presentacin de demanda Seguimiento

Seguimiento al pago

SI

NO

Continua

Corte

Informes

Recaudo de honorarios

Interventorias

Director Operativo

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 8 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

7. EQUIPOS, RECURSOS Y NORMAS DE SEGURIDAD

Los equipos utilizados en el proceso de cobro prejurdico y jurdico son los siguientes:

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

COMPUTADORES. CELULARES. CAMIONETA MEDIOS MAGNTICOS CODIGOS Y LEYES INTERNET

Los recursos humanos involucrados en esta operacin son los operarios, el abogado, asesor jurdico, interventor del contrato, director Operativo, analista de sistemas, secretaria. Las normas de seguridad son las dictadas por el Comit Paritario de Seguridad Ocupacional y las normas de ley.

8.
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12

DOCUMENTOS RELACIONADOS
FORMATO DE RECEPCION Y ENTREGA DE INFORMACIN (FSGOPM-012). FORMATO COBROS PREJURDICOS MENSUALES (FSGOPM-013). ACUERDO DE PAGO (FSGOPM-014). RECIBO DE CAJA. (FSGOPM-015). RELACION CONSIGNACIONES(FSGOPM-016). COBROS JURDICOS MENUSALES(FSGOPM-024). ACUERDOS DE PAGO MENSUALES (FSGOPM-030). DEMANDAS (FSGOPM-037) ESTADO DE LAS DEMANDAS (FSGOPM-038). RELACION COBRO DE HONORARIOS (FSGOPM-039) INTERVENTORIA (FSGOPM-040) RELACION INFORMACIN PREJURIDICA (FSGOPM-041).

9.

REGISTROS

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 9 DE 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COBROS PREJURIDICOS Y JURIDICOS

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 FORMATO DE RECEPCION Y ENTREGA DE INFORMACIN (FSGOPM-012). FORMATO COBROS PREJURDICOS MENSUALES (FSGOPM-013). ACUERDO DE PAGO (FSGOPM-014). RECIBO DE CAJA. (FSGOPM-015). RELACION CONSIGNACIONES(FSGOPM-016). COBROS JURDICOS MENUSALES(FSGOPM-024). ACUERDOS DE PAGO MENSUALES (FSGOPM-030). DEMANDAS (FSGOPM-037) ESTADO DE LAS DEMANDAS (FSGOPM-038). RELACION COBRO DE HONORARIOS (FSGOPM-039) INTERVENTORIA (FSGOPM-040) RELACION INFORMACIN PREJURIDICA (FSGOPM-041).

10.
10.1

ANEXOS

FORMATO DE RECEPCION Y ENTREGA DE INFORMACIN (FSGOPM-012). 10.2 FORMATO COBROS PREJURDICOS MENSUALES (FSGOPM-013). 10.3 ACUERDO DE PAGO (FSGOPM-014). 10.4 RECIBO DE CAJA. (FSGOPM-015). 10.5 RELACION CONSIGNACIONES(FSGOPM-016). 10.6 COBROS JURDICOS MENUSALES(FSGOPM-024). 10.7 ACUERDOS DE PAGO MENSUALES (FSGOPM-030). 10.8 DEMANDAS (FSGOPM-037) 10.9 ESTADO DE LAS DEMANDAS (FSGOPM-038). 10.10 RELACION COBRO DE HONORARIOS (FSGOPM-039) 10.11 INTERVENTORIA (FSGOPM-040) 10..12 RELACION INFORMACIN PREJURIDICA (FSGOPM-041).

SG-OPM-PR-03

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2002

VERSIN 03

PGINA 10 DE 10