Vous êtes sur la page 1sur 46

CAP. I INVENTARIEREA PROCEDEU DE BAZ A METODEI CONTABILITII 1.

1 Cadrul legal si obligativitatea inventarierii patrimoniului


Legea contabilitii nr.82/1991 privind organizarea inventarierii la societile comerciale, Ordinul Ministrului Finanelor nr. 2.388/1995, Ordin Nr.1753 din 22 noiembrie 2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv reprezint principalele acte normative referitoare la inventariere. n conformitate cu aceste acte normative menionate, unitile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului: la nceputul activitii; cel puin o dat pe an, de regul la sfritul anului; pe parcursul funcionrii; n cazul fuzionrii, divizrii, ncetrii activitii. De asemenea, inventarierea mai este obligatorie (dar nu este una general) n cazul urmtoarelor situaii: n cazul modificrii preurilor; la cererea organelor de control cu prilejul efecturii controlului sau a altor organe prevzute de lege; ori de cte ori sunt indici c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; atunci cnd intervine o predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizrii gestiunilor; ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major; n alte cazuri prevzute de lege. Pot exista excepii de la regula inventarierii anuale, acest lucru trebuie solicitat de instituiile publice ale Ministerului Finanelor1. Dac n situaiile prezentate au fost inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ine loc de inventariere ns numai cu aprobarea ordonatorului de credite, administratorului sau a altei persoane care are abligaia gestionrii patrimoniului. De obicei, inventarierea anuala a patrimoniului se face la incheierea exerciiului, avnduse n vedere specificul activitii.n cazul elementelor patrimoniale aduse ca aport, acestea se nscriu n registrul-inventar grupate pe conturi.Pentru agenii economici cu activitate complex inventarierea se poate efectua i naintea datei de 31 decembrie, cu condiia asigurrii valorificrii i cuprinderii rezultatelor inventarierii n bilanul contabil ntocmit pentru anul respectiv. Valorile aflate n caseria unitilor patrimoniale, cecurile, biletele la ordin i disponibilitile bneti din conturi se inventariaz n conformitate cu legile in vigoare2. Atunci cnd n cadrul unitii patrimoniale exist bunuri proprietate public (un exemplu elocvent ar fi regiile autonome), date n administrarea acestora, inventarierea bunurilor din aceast categorie se face distinct. Dac inventarierea unor gestiuni a avut loc pe parcursul anului, n registrul- inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate, actualizate cu intrrile i ieirile de bunuri din perioada cuprins ntre data inventarierii i ultima zi a anului.
1 2

Aprobarea se face numai cu avizul Direciilor Generale ale Finanelor Publice Judeene Regulamentul operaiunilor de cas emis de Banca Naional a Romniei

1.2 Noiunea, necesitatea i rolul inventarierii patrimoniului


Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie s asigure informaii reale asupra activitii unitii patrimoniale, n vederea adoptrii de decizii fundamentate din punct de vedere tiintific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiie fundamental o prezint concordana deplin care trebuie s existe ntre datele nregistrate n conturi i realitatea faptic existenta n unitate. Mijlocul principal prin care se constat situaia real a patrimoniului i compararea datelor obinute pe aceast cale cu datele contabilitii, l reprezint inventarierea. Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comun i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ i valoric sau numai valoric dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n patrimoniul unitii la data la care aceasta se efectueaz. Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evaluarii elementelor inventariate i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. Necesitatea inventarierii patrimoniului unitilor se explic prin importana deosebit pe care o prezint pentru activitatea practic a acestora. n primul rnd, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea i organizarea evidenei operative i contabile la unitile patrimoniale nou infiinate. La nceputul activitii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea i evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile n natur i/sau n bani ale asociailor/acionarilor sau ntreprinztorului particular, n funcie de forma de organizare a unitii economice. n al doilea rnd, n decursul exerciiului, ea este determinat de faptul c ntre datele contabilitii i realitatea de pe teren pot s apar anumite diferene, n plus sau n minus, chiar i n condiiile unei bune organizri a evidenei operative i contabile, datorit mai multor cauze dintre care menionm: - modificri intervenite la elementele patrimoniale ale unitii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scderea n greutate etc.), fie datorit unor cauze subiective (ca de exemplu: msurri inexacte; sustrageri de mijloace economice); - nentocmirea sau ntocmirea defectuoas a unor documente; - nenregistrarea sau nregistrarea greit n conturi a anumitor operaii; -neglijena i neatenia gestionarilor care gestioneaz bunurile i valorile economice. Rolul inventarierii se manifest pe mai multe direcii i anume: - inventarierea este un mijloc de realizare a concordanei datelor contabilitii i a celorlalte forme de eviden economic cu realitatea obiectiv pe care o reprezint; - constituie un mijloc de control i verificare asupra integritii mijloacelor economice, a bunei gospodriri a patrimoniului pentru ntrirea gestiunii economice.Cu aceast ocazie se stabilesc rspunderile i msurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului; - inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea c permite identificarea valorilor materiale fr micare, neutilizabile sau degradate, a produselor i mrfurilor greu vandabile etc., i valorificarea acestora. - constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor i valorilor economice, cu ocazia inventarierii, st la baza constituirii i nregistrrii provizioanelor pentru deprecieri; - prin inventariere se determin mrimea unor indicatori economici cuprini n contabilitate. Pe aceast baz are loc determinarea produciei neterminate care influeneaz calculul exact al costurilor i rezultatelor finale. - inventarierea este o lucrare premergtoare, obligatorie, ntocmirii bilanului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentat prin bilan; - inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare i la desfurarea normal a decontrilor, prin descoperirea creanelor nencasate, respectiv, a datoriilor nepltite la timp; 2

- pe baza inventarierii se pot obine o serie de concluzii pentru mbuntirea organizrii contabilitii curente, a evidenei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc. Obiectul inventarierii l constituie ntregul patrimoniu, adic toate elementele de activ i pasiv de care dispune unitatea patrimonial, n momentul efecturii inventarierii. n teoria i practica de contabilitate se poate vorbi despre mai multe categorii de inventariere. n funcie de perioada cnd se efectueaz inventarierea poate fi de dou feluri: anual; periodic. Inventarierea anual a elementelor patrimoniale se face, de regul, cu ocazia incheierii exerciiului financiar, avndu-se n vedere i specificul activitii unitii economice. Lucrrile de inventariere anual cuprind toate elementele patrimoniale de natura stocurilor materiale, a valorilor bneti, a creanelor, datoriilor, etc. i necesit un volum mare de munc concentrat ntr-o perioad relativ scurt de timp ceea ce determin ealonarea lucrrilor ntr-o perioad anterioar i valorificarea rezultatelor pe baza stocurilor constatate prin inventar innd seama de micrile ulterioare nregistrate n evidena contabil. Inventarierea periodic se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, dect anul calendaristic. De exemplu, casa i alte valori gestionate n casieria unitii se inventariaz cel puin odat pe lun, de ctre contabilul ef sau alte persoane desemnat n acest scop, mrfurile i ambalajele la unitile comerciale cu amnuntul se inventariaz de dou ori pe an, vagoanele de cale ferat o dat la cinci ani. Din punct de vedere a sferei de cuprindere, inventarierea poate fi structurat astfel: general parial. Inventarierea general cuprinde ntregul patrimoniu, adic toate elementele patrimoniale ale unitii, precum i toate bunurile deinute, cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice. Inventarierea general3 se efectueaz: la nceputul activitii, cel puin o dat pe an obligatoriu, cu ocazia nchiderii exerciiului financiar, pe parcursul funcionrii sale, n cazul fuzionrii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege. Inventarierea parial cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni i are, de regul, caracter ocazional. Ea se efectueaz n urmtoarele situaii: a) n cazul modificrii preurilor; b) la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului sau a altor organe prevzute de lege; c) ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; d) ori de cte ori intervine o predare - primire de gestiune; e) cu prilejul reorganizrii gestiunilor; f) ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major. Ministerul Finanelor4 poate aproba, pentru instituiile publice, excepii de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificat a unitii patrimoniale, cu avizul Direciilor Generale ale Finanelor Publice i controlului financiar de stat judeene, respectiv a municipiului Bucureti. n cazul n care n situaiile menionate anterior sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ine loc de inventariere anual, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaia gestionarii
3 4

Potrivit Legii contabilitii Nr.82/1991 i OMF 1753/22 noiembrie 2004 Conform reglementrilor art. 8 al. (2) din Legea contabilitii

patrimoniului. n registrul inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate i nscrise n listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a )i 14-3-12/b), actualizate cu intrrile i ieirile de bunuri din perioada cuprins ntre data inventarierii i data de 31 decembrie. Dup natura elementelor supuse inventarierii se disting: Inventarierea mijloacelor materiale i bneti, adic: imobilizri corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale consumabile, mrfuri), titluri de valoare, disponibiliti, etc. Verificarea acestora se face prin constatare faptic i cantitativ, iar n cazul disponibilitilor n conturi la bnci se face pe baza de documente (extrasul de cont). Inventarierea produciei neterminate se efectueaz, fie prin constatare faptic la sfritul perioadei, fie prin metoda contabil. Inventarierea creanelor (clieni, debitori interni i externi), respectiv a datoriilor (furnizori, etc.) se face pe baza de documente i punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizeaz n situaii n care se nscriu facturile sau alte documente de de decontare cu referire la: numrul i data lor, valoarea care urmeaz s se ncaseze sau s se plteasc, dup caz, precum i termenele de decontare. Dup rolul pe care l are inventarierea n activitatea practic a unitii patrimoniale: Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezint, de fapt, o form a controlului gestionar asupra modului de gospodrire a bunurilor materiale i valorilor bneti. Inventarierea de predare - primire a gestiunii, constituie o operaiune obligatorie n cazul nfiinrii unei gestiuni sau schimbrii unui gestionar. Inventarierea ca operaiune premergtoare ntocmirii bilanului contabil anual al unitii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordanei dintre realitatea faptic i datele nregistrate n contabilitate. Dup scopul efecturii: Inventariere de constatare a existenei faptice a alementelor patrimoniale prin numrare, cntrire, msurare, etc. Inventariere de determinare a valorii de utilitate a elementelor patrimoniale prin stabilirea unor valori de pia a acestora. n desfurarea inventarierii trebuie s se respecte anumite condiii cu caracter de principii, care conduc la creterea eficienei inventarierii, printre care menionm: - Stabilirea cu anticipaie a elementelor supuse inventarierii, a limitelor de extindere a acesteia asupra patrimoniului. Ele se stabilesc, n funcie de specificul activitii, n cadrul unui plan al inventarierii, de ctre conductorul compartimentului financiar contabil, aprobat de conducerea unitii i au la baz obiectivele urmrite prin inventarierea patrimoniului; - Comisiile de inventariere trebuie s aib o componen care s asigure buna desfurare a operaiunilor de inventariere. n acest sens, se are n vedere aspectul pregtirii profesionale (economice i tehnice) a membrilor ei cu respectarea, n acelai timp, a principiului incompatibilitii inventarierii de ctre gestionar (el nu face parte din comisie, dar particip efectiv la realizarea ei); - Inventarierea trebuie s se efectueze ntr-un timp ct mai scurt n aa fel nct s nu impiedice desfurarea normal a activitii economice, de producie, de comercializare, etc; - Inventarierea s se execute corect, iar n cazul mijloacelor materiale i bneti verificarea s se fac prin constatare direct a acestor elemente. Inventarierea valorilor materiale se face la locul de depozitare i pstrare;

- Pentru evitarea ncercrilor de acoperire a eventualelor lipsuri din gestiune sau de sustragere a plusurilor, trebuie s se respecte caracterul inopinat al acestei operatiuni pstrnduse secretul asupra datei ei. Inventarierea mai este necesar i n alte situaii cum ar fi: 1. Inventarierea stocurilor n vederea modificrii preurilor n unitile comerciale, n special la cele specializate n comerul cu legume i fructe la preurile de vnzare cu amnuntul se stabilesc n funcie de calitate, sezon i n funcie de cerere i ofert, acestea putndu-se modifica frecvent. naintea modificrii preurilor, unitile procedeaz la inventarierea stocurilor de mrfuri la care urmeaz a se modifica preurile, ntocmind un document specific denumitInventar pentru modificarea de pre. Diferena dintre preul actual i cel propus se regularizeaz prin intermediul contului 378 Diferene de pre la mrfuri. 2. Inventarierea n vederea rennoirii stocurilor n unitile comerciale care utilizeaz evidena global-valoric a gestiunilor, rennoirea stocurilor se poate face numai prin efectuarea unei inventarieri. Unitile comerciale utilizeaz n acest scop, metoda numit operativ statistic, eful de raion cunoscnd cerinele cumprtorilor i innd cont de stocurile pe care le determin printr-o inventariere ad-hoc, ntocmete o situaie n care se arat felul mrfurilor, cantitile i preurile de vnzare cu amnuntul care trebuie aprovizionate. Prin centralizarea acestora la nivel de unitate se determin necesarul de aprovizionat. Multe uniti comerciale, au deschise caiete n care efii de raion nscriu cererile clienilor, care se consult nainte de a se cere rennoirea stocurilor, sau la aprovizionarea cu stocuri noi de mrfuri. 3. Inventarierea n vederea estimrii n cmp a recoltelor viitoare n agricultur se fac estimri de recolt n anumite faze de vegetaie cu scopul de a se asigura din timp spaiile de depozitare i mijloacele de transport, de a se evalua posibilitatea satisfacerii cererilor de produse agricole, de a stabili peturile, etc.n acest scop se inventariaz suprafeele ocupate de diferite culturi (a produciei n curs), se individualizeaz parcelele ce se deosebesc de restul prin desimea plantelor, starea de vegetaie, atacul de boli i duntori i se stabilete numrul de probe ce urmeaz a se lua n considerare. n calitate de procedeu al metodei contabilitii inventarierea ndeplinete mai multe funcii i anume: a) Funcia de control a existenei faptice, a elementelor patrimoniale, n scopul determinrii corecte a indicatorilor economico-financiari i a ntocmirii unui bilan real. Prin intermediul acestei funcii de control se determin n principal diferenele dintre soldurile scriptice i cele reale, apoi cauzele care le-au generat, precum i persoanele implicate n producerea lor.Diferenele astfel determinate pot fi de natur cantitativ sau de natur calitativ.Diferenele cantitative n minus (soldurile scriptice mai mari dect soldurile faptice) constituie lipsuri n gestiune.Aceste lipsuri pot fi justificate, nejustificate sau n curs de justificare.De asemenea diferenele pot fi i de plus, adic soldurile contabile sunt mai mici dect soldurile faptice. Lipsurile sau plusurile de gestiune pot avea cauze multiple.Atunci cnd este vorba de bunuri materiale, aceste cauze se pot gsi att n procesul de aprovozionare, manipulare depozitare, ct i n procesul de utilizare a acestora.Lipsurile mai pot depinde i de proprietile fizico-chimice, pot fi provocate de uscare, oxidare, evaporare, scurgere precum i de factori naturali cu caracter distructiv (calamiti naturale), de for major sau fortuit (clieni inceri, furturi prin efracie, etc). Cu ajutorul inventarierii se mai pot constata i situaii de pierderi de bunuri din cauza proastei organizri a acestora (rebuturi, consumuri exagerate): - confuzii n manipulare, respectiv ntre sortimente, caliti i preuri;

- existena unor bunuri fr micare sau micare lent a unor bunuri declasate (de exemplu conserve - cu termen de garanie expirat); - comenzi n curs anulate de clieni; - unele proiecte de investiii i cercetare abandonate; - cheltuieli fcute n avans; - venituri ncasate n avans. b) Funcia de asigurare a integritii patrimoniale prin controlul gestiunii de stocuri.n urma comparrii stocurilor faptice cu cele scriptice (din contabilitate) pot rezulta plusuri sau minusuri pentru care se stabilesc cauzele, vinovaii i modul de reflectare n evidena contabil. Constatrile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate i stabilirea diferenelor, se consemneaz n listele de inventariere. nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaz la o verificare minuioas a exactitii tuturor stocurilor din fiele de magazie i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.Erorile descoperite cu aceast ocazie trebuie corectate operativ, dup care se procedeaz la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin consemnarea cantitilor consemnate n listele de inventariere, variant simplificat, cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie n parte, urmnd ca poziiile cu diferene s fie preluate n lista de inventariere centralizatoare. c) Funcia de stabilire la finele unui exerciiu a valorii actuale (de utilitate) a elementelor patrimoniale ct i a modificrilor produse n mrimea i structura elementelor patrimoniale. Inventarierea mpreun cu balana de verificare, constituie procedee ale metodei contabilitii care permit att nceperea ct i ncheierea ciclului contabil.Astfel, pe baza inventarierii i a balanei de verificare (n cadrul creia rezultatele inventarierii se regsesc n conturile contabile), se deschid conturile la nceputul exerciiului i tot pe baza lor se ncheie i se definitiveaz bilanul contabil anual. Situaia net a patrimoniului se stabilete ca diferen ntre activele i obligaiile stabilite prin inventariere. Rezultatul net reprezint situaia net de la sfritul exerciiului i situaia net de la nceputul exerciiului, confirmate ca fiind reale tot prin intermediul inventarierii. d) Funcia de calcul i evidena a stocurilor , a consumurilor i a vnzrilor. n cazul unitilor patrimoniale mici se folosete pentru evidena stocurilor metoda inventarului intermitent n baza cruia n conturile de stocuri se nregistreaz stocurile iniiale la nceputul lunii i stocurile finale la sfritul lunii n urma inventarierii acestora. n funcie de corectitudinea cu care s-a efectuat inventarierea i n funcie de evaluarea stocurilor determinate prin inventariere, se stabilesc apoi cheltuielile pe care le provoac ieirile de stocuri, cum ar fi cele de materii prime, materiale consumabile, mrfuri sau ambalaje.

1.3 Prezentarea documentelor necesare inventarierii


Pentru realizarea inventarierii sunt necesare urmtoarele documente: 1.Dispoziia de organizare, desfurare i valorificare a inventarierii patrimoniului Inventarierea elementelor de activ i de pasiv se efectueaz de ctre comisii de inventariere, formate din cel puin dou personae, numite prin decizie scris, emis de persoanele autorizate5. n decizia de numire se menioneaz, n mod obligatoriu, componena comisiei, numelele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de ncepere i terminare a operaiunilor.
5

Conform pct.6 din OMF 1753/2004

Comisia de inventariere rspunde de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor legale. Pentru desfurarea n bune condiii a operaiunilor de inventariere, n comisii vor fi numite persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii elementelor de activ i de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementrilor contabile aplicabile. Inventarierea i evaluarea patrimoniului se poate efectua att prin salariai proprii, ct i pe baz de contracte de prestri servicii ncheiate cu personae fizice sau juridice. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse inventarierii i nici contabili care in evidenta gestiunii respective. Membrii comisiei de inventariere nu pot fi nlocuii dect in cazuri bine justificate i numai prin decizia scris, emis de ctre cei care i-au numit. 2.Decizie privind numirea comisiei de invenatriere Rspunderea pentru buna organizare a inventarierii revine persoanei care are obligaia gestionrii elementelor de activ i pasiv i care elaboreaz i transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise. Comisia de inventariere este format din cel puin dou persoane, numite prin decizie scris. n coninutul deciziei se vor regsi obligatoriu: componena comisiei; numele responsabilului comisiei; modul de efectuare a inventarierii; gestiunea de inventariat; data de ncepere i terminare a inventarierii. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena acestor gestiuni. 3. Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere Se ncheie cu ocazia ntrunirii comisiei de inventariere anual a patrimoniului, stabilit prin dispoziia de inventariere. La instruire particip toi membrii comisiei i sunt prezentate atribuiile fiecruia, conform Legii 82/1991 republicat, OMF 1753/2004. n procesul verbal de instruire a desfaurrii etapelor inventarierii anuale a patrimoniului sunt consemnate i data nceperii invetarierii precum si data evalurii rezultatelor. 4. Lista de inventariere (Cod14-3-12) (Cod 14-3-12/b) a). Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; valorificarea rezultatelor inventarierii; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; - document centralizator al operaiunilor de inventariere.

b). Se ntocmete ntr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitii i separat pentru cele aparinnd altor uniti, aflate asupra personalului unitii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc., i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. n cazul bunurilor primite n custodie i/sau consignaie, pentru prelucrare etc., se ntocmete n dou exemplare, iar copia se nainteaz unitii n a crei eviden se afl bunurile respective. n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (persoanele) care pred (predau) gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete (primesc) gestiunea. n listele de inventariere a bunurilor aflate n ambalaje originale intacte, a lichidelor a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvnzare i msurare sau a materialelor de mas, n vrac etc., a cror inventariere prin cntrire sau msurare ar necesita cheltuieli importante ori ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataa notele de calcul privind inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate n seciile de producie i nesupuse prelucrrii, se nscriu separat n listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite i ambalajele se nscriu n listele de inventariere pe feluri, indicndu-se codul, unitatea de msur, unii indici calitativi (trie alcoolic, grad de umiditate la cereale etc.). Listele de inventariere ntocmite pentru bunurile aparinnd altor uniti trebuie s conin, pe lng elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numrul i data actului de predare-primire. Pentru stocurile fr micare, de calitate necorespunztoare, depreciate, fr desfacere asigurat, se ntocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii sau deprecierii, dac este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz. Constatrile fcute se soluioneaz de conducerea unitii n conformitate cu dispoziiile legale. c). Circul: - la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate la inventar, precum i pentru consemnarea n procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecrei file, menionnd pe ultima fil a listei de inventariere c toate cantitile au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de comisia de inventariere; - la conductorul unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie, pentru prelucrare etc., n scopul comunicrii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). d). Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. e). Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului) este urmtorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - denumirea unitii; 8

- gestiunea; locul de depozitare; - numrul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - codul sau numrul de inventar; - unitatea de msur; - cantiti: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferene n plus, diferene n minus; - preul unitar; - valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; - contabilitate: numele i prenumele, semntura. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice - cod 14-3-12/a) 1. Servete ca: - document pentru inventarierea mrfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate n evidena cantitativ-valoric in unitaile cu amnuntul; - document pentru stabilirea minusurilor i plusurilor valorice din gestiunile inventariate; - document justificativ de nregistrare n evidena de la locurile de depozitare i n contabilitate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri. 2. Se intocmete n dou exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni i conturi de materiale, mrfuri i ambalaje, i se semneaz de membrii comisiei de inventariere, de gestionar i contabilul care ine evidena gestiunii. n cazul predrii-primirii gestiunii, listele de inventariere se ntocmesc n 3 exemplare, dintre care un exemplar la gestionarul predtor, un exemplar la gestionarul care primete gestiunea, iar un exemplar la contabilitate. Pentru bunurile deteriorate total sau parial, degradate, precum i pentru cele fr micare sau cele care nu mai pot fi valorificate se ntocmesc liste de inventariere separate. n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de toi gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionar, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (persoanele) care pred (predau) gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete (primesc) gestiunea. Pentru bunurile aflate in ambalaje originale, intacte, lichidele a cror cantitate faptic nu se poate stabili prin transvnzare i msurare sau mrfurile n vrac etc., a cror inventariere prin cntrire sau msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, n listele de inventariere se menioneaz modul n care s-a facut inventarierea i datele tehnice care stau la baza calculelor. n listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numrare, cntarire, msurare sau cubare, dup caz. Datele privind bunurile inventariate se nscriu n listele de inventariere imediat dup determinarea cantitilor inventariate, n ordinea n care ele au fost grupate, inndu-se seama de dimensiunile i unitile de msura cu care figureaz n evidena de la locurile de depozitare i n contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice n listele de inventariere se face cu aceleai preuri folosite la nregistrarea bunurilor n contabilitate. nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaz la o verificare amanunit a exactitii tuturor evalurilor, calculelor, totalizrilor i nregistrrilor din contabilitate i din evidena de la locurile de depozitare. Greelile identificate cu aceast ocazie trebuie corectate nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. 9

3. Circul: - la gestionar (sau gestionari, n cazul predrii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecrei file a listei, menionnd pe ultima fil a listei c toate cantitile au fost stabilite n prezena sa (lor), c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa (lor), c nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum i faptul c preurile, cantitile, calitile si unitile de msura au fost stabilite n prezena sa (lor) i nu are (au) obieciuni de fcut; - la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecrei file a listei, calcularea listelor de inventariere, ntocmirea recapitulaiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitilor, conform dispoziiilor legale, n cadrul procesuluiverbal al rezultatelor inventarierii; - la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaz confruntarea dintre raportul de gestiune predat la contabilitate i valoarea total a inventarului faptic. Totodat se iau msuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate i nregistrarea n contabilitate a provizioanelor pentru depreciere; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la oficiul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii, deteriorrii bunurilor, numele persoanelor vinovate i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de comisia de inventariere; - la conductorul unitaii, mpreun cu procesele-verbale sus-menionate, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute. 4. Se arhiveaz: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul de verificri gestionare (exemplarul 2). 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului) este urmtorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - denumirea unitii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numrul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - unitatea de masur; cantitatea; - preul unitar de nregistrare n contabilitate; - valoarea contabil; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; - gestionarul i gestionarul primitor (n cazul predrii-primirii gestiunii): numele i prenumele, semntura; - contabilitate: numele i prenumele, semntura. 5.Proces verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Este documentul n care comisia de inventariere nscrie rezultatele inventarierii, dup confirmarea de ctre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico operative (fiele de magazie) i din contabilitate. Procesul verbal de inventariere trebuie s conin, n principal, urmtoarele elemente: data ntocmirii; numele i prenumele comisiei de inventariere; numrul i data actului de numire a comisiei de inventariere; 10

gestiunea inventariat; data nceperii i terminrii operaiunilor de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri i msuri n legatur cu acestea; volumul stocurilor depreciate; propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar i declasarea i casarea a unor stocuri.

6.Registrul inventar Este un document contabil obligatoriu care se ntocmete cu prilejul efecturii inventarierii generale a patrimoniului i anume: la nceputul activitii, cel puin o dat pe an, n cazul fuzionrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege. El asigur stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum i a coninutului unor posturi din bilan, putnd fi folosit ca prob n litigii. 1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv. 2. Se intocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fra spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ i de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ i de pasiv grupate dup natura lor conform posturilor din bilan. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pna la balana de verificare, registrul-inventar se va conduce de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii. 3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

1.4 Metodologia efecturii inventarierii patrimonilui


Orice persoan juridic sau fizic, care potrivit legii, ii organizeaz contabilitatea proprie areobligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului:la nceputul activitii, cel putin o dat pe parcusul funcionrii sale, n cazul funcionrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege6. Inventarierea se efectueaz n scopul stabilirii situaiei reale a patrimoniului agentului economic, ceea ce impune verificarea faptic a tuturor elementelor patrimoniale i totodat a bunurilor aparinnd altor persoane juridice sau fizice, indiferent sub ce form sunt deinute.
6

Legea contabilitii Nr.82/1991 i OMF 1753/22 noiembrie 2004

11

Prin inventariere se ntelege ansamblul operaiilor care permit constatarea existenei tuturor elementelor de activ i pasiv, cantitativ i valoric sau numai valoric, dup caz, existente n patrimoniul unitii la un moment dat. Inventarierea care se efectueaz la nceputul activitii, la constituirea unitii patrimoniale, are ca obiectiv principal att constatarea existenei, ct i evaluarea elementelor patrimoniale aportate n natur de ctre acionari sau asociai. Pe parcursul funcionrii unitii patrimoniale, inventarierea ntregului patrimoniu se efectueaz cel puin o dat pe an i n principiu cu prilejiul ncheierii exerciiului financiar pentru ca situaiile financiare s reflecte o imagine ct mai real a poziiei financiare i a performanelor ntreprinderii. De la aceast regul fac excepie anumite elemente patrimoniale care se inventariaz la intervale de timp mai mici sau mai mari de un an, dintre care amintim: Disponibilitile bnesti din caserie, hrtiile de valoare, cecurile i alte valori existente n caserie care se efectueaz lunar; Decontrile cu organul superior, cu subunitile cu contabilitate proprie, timbrele i efectele din depozitele unitilor de pota destinate distribuirii ctre agenii economici se inventariaz trimestrial; Mrfurile i ambalajele din unitile de desfacere cu amnuntul de produse alimentare i din cele de alimentaie public se inventariaz astfel: Cel puin de dou ori pe an la unitile la care vnzarea se face cu eliberare de bon i nregistrarea n borderou sau n aparatul de cas, cu eliberarea de tichete i nregistrarea n aparate de cas (marcat) sau direct prin marcarea n aparatele de cas fr eliberare de bon sau tichet; Navele maritime i fluviale, bibliotecile, discotecile, filmotecile, plantaiile pomicole, silvice sau de protecie se inventariaz odat la doi ani; Cldirile i construciile speciale se inventariaz odat la trei ani; Locomotivele i vagoanele de cale ferat se inventariaz la cinci ani. Pentru efectuarea inventarierii ndeosebi a celei anuale, unitile patrimoniale trebuie s asigure, printre altele urmtoarele: Stabilirea perioadelor de inventariere; Organizarea inventarierii i numirea persoanelor mputernicite s efectueze inventarierea; Pregtirea condiiilor necesare efecturii inventarierii; nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor aferente exerciiului; Determinarea rezultatelor inventarierii i valorificarea acestora. Rspunderea pentru modul de organizare i efectuare a inventarierii patrimoniului unitilor patrimoniale revine administratorului sau altei personae responsabile cu administarea patrimoniului7. Inventarierea patrimoniului se desfoar prin parcurgerea urmtoarelor etape: - Pregtirea inventarierii este etapa n care se asigur condiiile pentru buna desfurare a inventarierii propriu-zise, lundu-se n acest sens msuri organizatorice. - Realizarea propriu-zis a inventarierii- presupune constatarea, identificarea i evaluarea elementelor patrimoniale. - Stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii Msurile organizatorice n vederea bunei desfaurri a operaiunilor de inventariere pot fi grupate astfel: - msuri care trebuie luate de administratori, ordonatori de credite sau alte personae care au obligaia gestionrii patrimoniului; - msuri care trebuie luate de comisia de inventariere
7

n conformitate cu Legea contabilitaii nr.82/1991 art.11 al.3 i a Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului

12

Msurile din prima categorie sunt legate de creearea condiiilor corespunztoare de lucru pentru comisia de inventariere i se refer la urmtoarele: - gruparea valorilor materiale pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; - efectuarea lunar a confruntrii datelor din evidena tehnico-operativ i cea contabil, inclusiv inerea la zi a evidenei gestiunilor; - asigurarea condiiilor pentru participarea la inventariere a ntregii comisii de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz n vederea sortrii, msurrii, cntririi, numrrii acestora; - punerea la dispoziia comisiei a instrumentelor adecvate n vederea msurrii, cntririi, etc, dotarea cu mijloace de identificare inclusive formularele i rechizitele necesare; - dotarea membrilor comisiei de inventariere cu mijloace de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate, inclusiv asigurarea gestiunilor cu dou rnduri de ncuietori diferite; Principalele msuri organizatorice care trebuie luate de ctre comisia de inventariere, sunt: a. luarea de la gestionarul valorilor materiale, nainte de nceperea operaiunilor de inventariere a unei declaraii scrise din care s rezulte dac: - are n gestiune valori materiale i n alte locuri de depozitare dect cele cunoscute de comisie; - are n gestiune valori materiale aparinnd terilor cu sau fr documente; - cunoate existena n gestiunea sa a unor plusuri/minusuri cantitative sau valorice; - exist n cadrul gestiunii valori materiale nerecepionate sau care trebuie livrate i pentru care s-au ntocmit documente corespunztoare; - are documente de primire-livrare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate contabilitii; - a primit sau eliberat din gestiune valori materiale fr documente legale; - deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; Se va meniona de asemenea n declaraie felul, numrul i data ultimului document de intrare i de ieire a bunurilor n sau din gestiune.Declaraia va fi semnat de ctre gestionar i de comisia de inventariere. b. s identifice toate ncperile i locurile n care sunt pstrate valorile materiale ce urmeaz a fi inventariate c. s asigure nchiderea i sigilarea n prezena gestionarului ,ori de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea.Atunci cnd bunurile sunt gestionate de o singur persoan i sunt depozitate n locuri diferite sau cnd exist mai multe ci de acces acestea se vor sigila la nceperarea operaiunilor de inventariere. Pe durata inventarierii, documentele ntocmite de comisia de inventariere se pastreaz n cadrul gestiunii inventariate n fiete, casete, dulapuri, etc, ncuiate i sigilate. d. s bareze i s semneze la ultima operaiune documentele (fia de magazine, raport de gestiune) care atest intrri sau ieiri de valori materiale existente n gestiune dar nenregistrate i sa dispun nregistararea lor n evidena scriptic a gestiunii. e. s verifice numerarul din cas , stabilind n acelai timp suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului (la unitile cu amnuntul) i depunerea cestuia la caseria unitii, s ridice benzile de control de la aparatele de cas i tampila unitii pstrndu-le n siguran. f. s verifice dac aparatele i instrumentele de msur i cntrire sunt n bun stare i dac au fost verificate de persoane autorizate. n situaia inventarelor inopinate este posibil ca n momentul sosirii comisiei de inventariere la locul de desfurare a inventarului, gestionarul s lipseasc din unitate.Atunci cnd apare o asemenea situaie comisia de inventariere va sigila intrrile si ieirile de la 13

ncperile unde se gsesc bunurile ce urmeaz a fi inventariate i va anuna conductorul unitii de situaia aparut. Acesta are obligaia s ntiineze n scris pe gestionar despre inventarierea ce trebuie fcut, preciznd ziua, ora i locul fixat pentru nceperea inventarierii, n situaia n care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se conformeaz, inventarierea se va efectua n prezena altor persoane numite prin decizie scris a conducatorului unitii care l va reprezenta pe gestionar.Programul i perioada de inventariere vor fi afiate la loc vizibil. Efectuarea faptic a inventarierii i valorificarea rezultatelor acesteia se realizeaz de comisii constituite n acest scop, din cel puin dou persoane, numite prin dispoziia scris a conducerii unitii i care sunt coordonate de ctre o comisie central.Fiecrei comisii i se precizeaz elementele patrimoniale supuse inventarierii i data nceperii i terminrii acestei operaiuni. Decizia privind numirea comisiei de inventariere trebuie s cuprind printre altele:numele precum i calitatea persoanelor care formeaz comisia de inventariere, data efecturii inventarierii, responsabilul comisiei de invantariere, gestiunile supuse inventarierii precum i semnturile persoanelor n cauz. Inventarierea se efectueaz la locurile unde se afl depozitele sau pstrate bunurile supuse inventarierii, n prezena obligatorie a gestionarului sau persoanei care-l reprezint n mod legal. Determinarea i consemnarea n listele de inventar a existenei faptice a elementelor patrimoniale se efectueaz prin numrare, cntrire, msurare sau prin alte mijloace adecvate. Operaiunea de efectuare faptic a inventarierii ncepe cu sigilarea locurilor i cilor de acces, atunci cnd bunurile supuse inventarierii sunt depozitate n locuri diferite, precum i n cazul existenei mai multor gestiuni ce trebuie inventariate de acceai comisie.n timpul desfurrii inventarierii nu sunt admise operaiunile de predare-primire de bunuri din i n gestiune, iar n situaiile obiective, eliberarea sau primirea valorilor materiale se face n prezena comisiei de inventariere, iar pe documentele care se ntocmesc se face meniuneaprimit sau eliberat n timpul inventarierii. Toate bunurile care se inventariaz se grupeaz, pe categorii de bunuri, iar constatrile faptice se nscriu n listele de inventariere, care se semneaz de ctre persoanele mputernicite s efectueze inventarierea. Bunurile care la data inventarierii se afl asupra angajailor, sunt deteriorate parial sau total sau aparin altor personae fizice sau juridice sub forma custodiei, consignaiei, pentru preluare, nchiriere se nscriu n liste distincte de inventariere. Bunurile aflate n administrarea instituiilor publice se inventariaz anual, cu excepia cldirilor, construciilor speciale i a celorlalte bunuri aflate n gestiunea misiunilor diplomatice i a oficiilor consulare, care se inventariaz o data la 3 ani. Inventarierea bunurilor din patrimoniul cultural naional mobil, a fondurilor de carte, a valorilor de muzeu i a recuzitei n cadrul instituiilor artistice de spectacole se face n condiiile i la termenele stabilite prin norme elaborate de Ministerul Culturii i Cultelor, cu avizul Ministerului Finanelor Publice. n funcie de specificul activitii unor uniti, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraiei publice centrale ai cror conductori au calitatea de ordonatori principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu caracter specific aflate n administrare, inclusiv pentru stabilirea unor excepii de la regula general de inventariere, care vor fi avizate de Ministerul Finanelor Publice. Lista de inventariere reprezint documentul care servete la inventarierea bunurilor aflate n gestiunea unitii, pentru stabilirea plusurilor i a minusurilor de bunuri precum i a altor valori, pe baza acestui document justificatv ntocmindu-se registrul-inventar. Lista de inventar se ntocmete ntr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitii i separat pentru 14

cele apartinnd altor unitti, aflate asupra personalului unitii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Liste de inventariere separate sunt ntocmite pentru: - bunurile aflate temporar n afara entitii; - bunurile care aparin altor entiti; - bunurile aflate asupra angajailor; - lucrrile de investiii abandonate i sistate; - stocurile fr micare, de calitate slab, depreciate greu vandabile. n cazul bunurilor primite n custodie i/sau consignaie, pentru prelucrare etc., se ntocmete n dou exemplare iar copia se nainteaz unitii n a crei eviden se afl bunurile respective. n cazul valorilor materiale aflate n custodie, listele de inventar se trimit i persoanei fizice sau juridice creia i aparin, n termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de 15 zile de la primiea listelor.Atunci cnd exist nepotriviri, unitatea deinatoare este obligat ca n termen de 5 zile s clarifice situaia diferenelor respective si s le comunice deintorului. n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (sau persoanele) care pred gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete gestiunea. n listele de inventariere a bunurilor aflate n ambalaje originale intacte, a lichidelor a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvnzare i msurare sau a materialelor de mas, n vrac etc., a cror inventariere prin cntrire sau msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataa notele de calcul privind inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor. Mrfurile de volum mare sau greutate considerabil (ciment, produse de carier), a cror inventariere prin cntrire sau msurare ar duce la degradarea lor sau la cheltuieli importante, pot fi inventariate pe baz de calcule tehnice conform normelor stabilite de organele n drept, cu menionarea n procesul verbal a modalittii de determinare utilizat. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate n seciile de producie i nesupuse prelucrrii se nscriu separat n listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite i ambalajele se nscriu n listele de inventariere pe feluri, indicndu-se codul, unitatea de msur, unii indici calitativi (trie alcoolic, grad de umiditate la cereale etc.). Inventarierea cldirilor se face prin identificarea lor n baza datelor nscrise n dosarul fiecarei cldiri i a titlului de proprietate. n cazul terenurilor se au n vedere schiele de amplasare i documentele care atest proprietatea acestora. Pentru inventarierea brevetelor, licenelor, mrcilor i a altor imobilizri necorporale este necesar constatarea existenei i apartenenei acestora pe baza titlurilor de proprietate. Unitile care execut imobilizri corporale cu fore proprii vor trece n listele de inventariere a lucrrilor neterminate, cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat ntregul complex de lucrri prevzute n indicatoarele de norme de deviz.n listele de inventariere separate se mai trec: - investiii puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca mijloace fixe. - lucrri de investiii care nu se mai execut fiind sistate sau abandonate.Pentru acestea se vor arta: - cauzele sistrii sau abandonrii; - aprobarea de sistare sau abandonare; - msurile ce se propun n legtur cu aceste lucrri; 15

Listele de inventariere ntocmite pentru bunurile aparinnd altor unitai trebuie s conin, pe lng elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numrul i data actului de predare-primire. Inventarierea produciei n curs de execuie are n vedere urmtoarele: - produse care nu au trecut prin toate fazele prelucrrii impuse de procesul tehnologic; - produsele care dei au fost terminate nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor. Se cuprind n aceast categorie de asemenea lucrrile i serviciile precum i studiile n curs de execuie sau neterminate. n sectorul construcii-montaj se cuprind n cazul produciei neterminate: - lucrrile i prtile de elemente de construcii la care nu a fost executat ntregul volum de lucrri prevzute n indicatoarele de norme de deviz; - lucrrile executate terminate dar care nu au fost recepionate de beneficiari; Inventarierea produciei neterminate presupune n prealabil urmtoarele: - colectarea din secii sau ateliere a tuturor produselor i deeurilor ntocmindu-se documente de constatare; - predarea la magazii i la depozite a tuturor pieselor, ansamblurilor a cror prelucrare a fost terminat i ntocmirea documentelor corespunztoare; - ntocmirea documentelor de constatare i prezentarea la control a semifabricatelor a cror utilizare este ndoielnic. Inventarierea produciei n curs de execuie din cadrul seciilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrrilor. Lucrrile de reparaii capitale neterminate se consemneaz ntr-o list de inventariere separate n care se precizeaz: denumirea obiectivului supus reparaiei, costul de deviz i cel efectiv al lucrrilor executate.De asemenea se nscriu n liste separate produsele aflate n execuie. nscrierea n listele de inventariere a formularelor cu regim special se face n ordinea codurilor iar a mrcilor potale i a timbrelor fiscale la valoarea lor nominal, cu excepia timbrelor cu valoare filatetic. Pentru stocurile fr micare, de calitate necorespunztoare, depreciate, fr desfacere asigurat, se ntocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii sau deprecierii, dac este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz. Constatrile fcute se soluioneaz de conducerea unitii n conformitate cu dispoziiile legale. Cu prilejul inventarierii, disponibilitile aflate n conturile de la bnci, precum i creanele i obligaiile fat de teri sunt supuse, de regul, verificrii i confirmrii pe baza extraselor de cont sau punctajelor reciproce n funcie de necesiti, dup caz. Inventarierea disponibilitilor bnesti n numerar, precum i a celorlalte valori aflate n caseria intreprinderii prezint unele particulariti.Astfel, disponibilitaile bnesti, biletele de odihn i tratament, mrcile potale, timbrele potale, timbrele fiscale se inventariaz lunar, confruntndu-se pentru disponibil constatrile faptice consemnate n monetar cu soldul casei stabilite prin intermediul registrului de cas, care n prealabil este pus de accord cu evidena contabil.Pentru alte valori existente n caserie se ntocmesc procese-verbale de verificare. n ceea ce privete inventarierea creanelor i obligaiilor se reine c se urmrete stabilirea cu exactitate a soldurilor conturilor n care sunt nregistrate, verificndu-se sumele cu atenie, sumele nregistrate ca majorri sau diminuri i documentele justificative n care au fost consemnate.n cazul furnizorilor pentru livrri nefacturate este necesar confirmarea acestora privind exactitatea livrrilor n cauz, a preurilor i a valorilor totale, precum i solicitarea expres a facturilor de vnzare a valorilor materiale n cauz. Pentru soldurile conturilor privind creanele i datoriile unitii patrimoniale se practic, de regul sistemul extraselor de cont confirmate de cei n cauz. 16

Pentru creane i obligaii de natura debitorilor i creditorilor se ntocmesc procese verbale de inventariere n care, printre altele, se consemneaz:creane i obligaiile inventariate;sumele pentru care exist divergene ntre pri;sumele n curs de lmurire;creanele i obligaiile ale cror termene de urmrire au expirat, inclusive cauzele i persoanele vinovate pentru depirea acestor termene. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr desfacere sau greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i creanele i obligaiile incerte i n litigiu, se ntocmesc, de regul, liste de inventariere distincte. Pentru toate celelalte elemente de active i de pasiv se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare care se vor ataa la listele respective, dup primirea confirmrii. La nchiderea inventarului, pe ultima list de inventariere gestionarul trebuie s menioneze: - dc toate valorile materiale i bneti din gestiunea sa au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa; - dc are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii; Rezultatul inventarierii se nregistreaza n contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, cu modificarile i completrile ulterioare, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile. Pe baza registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la 31 decembrie se ntocmete bilanul care face parte din situaiile financiare anuale, ale crui posturi, trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor de activ i de pasiv stabilit pe baza inventarului8. Obligativitatea corelrii datelor din bilan cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor de activ i de pasiv stabilit pe baza inventarului, se aplic i instituiilor publice9. n acest scop ordonatorii de credite au obligaia de a organiza operaiunile de inventariere potrivit prezentelor norme, cu urmtoarele precizri: Valoarea bunurilor aflate n stoc la sfritul anului la unitile subordonate fr compartimente proprii de contabilitate - nregistrate pe cheltuieli , pe baza listelor de inventariere separate, se evideniaz n contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor i majorarea valorii stocurilor de bunuri. La inceputul anului urmtor, operaiunea se storneaz prin debitarea contului de cheltuieli i creditarea contului de bunuri corespunztor. n acelai mod se procedeaz i cu valoarea stocurilor de bunuri aflate in seciile, laboratoarele, atelierele etc. instituiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate nc. Comisia de inventariere la instituiile publice este unic, atribuiile ei referindu-se att la patrimoniul administrat direct de aceasta, ct i la patrimoniul instituiilor subordonate, fr personalitate juridic, care nu au compartimente proprii de contabilitate (circumscripii veterinare, scoli generale etc.). n aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, n mod obligatoriu, i cte un reprezentant al unitii respective fr personalitate juridic. n situaiile n care exist obiecii comisia va analiza aceste obiecii iar concluziile se vor meniona la sfritul listelor de inventariere.

CAP. II REFLECTAREA N CONTABILITATE A REZULTATELOR INVENTARIERII

8
9

Conform Legii nr. 82/1991 Prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i ale reglementrilor contabile

17

2.1 Evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii


Evaluarea elementelor supuse inventarierii const n exprimarea lor valoric cu ajutorul etalonului bnesc, avndu-se n vedere forma sub care se afl sau stadiul n care se gsesc n momentul inventarierii. Evaluarea elementelor patrimoniale care se inventariaz, n baza prevederilor regulamentului contabil, se realizeaz astfel: a) Bunurile de natura imobilizrilor, stocurilor i celelalte bunuri se evalueaz la valoarea contabil sau astfel spus la preurile la care acestea au fost nregistrate n contabilitate la data intrrii n patrimoniu. Diferenele ntre soldurile scriptice corespunztoare bunurilor respective i stocurile constatate cu prilejul inventarierii se nregistreaz n contabilitate ca plusuri sau minusuri de inventar, dup efectuarea, n prealabil, a compensrilor admise, de regul, numai n cazul n care exist riscul de confuzie ntre acestea i numai pentru aceeai perioad de gestiune. Bunurile inventariate la instituiile publice se evalueaz i se nscriu in listele de inventariere la valoarea contabil (valoarea de nregistrare). Bunurile constatate lips la inventariere se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate la valoarea contabil. Lipsurile imputabile se recupereaz de la persoanele vinovate la valoarea de nlocuire, determinat potrivit prezentelor norme. Bunurile constatate n plus se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate la costul de achiziie al acestora, n conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, n funcie de preul pieei la data constatrii sau de costul de achiziie al bunurilor similare. Creanele i datoriile se evalueaz la valoarea lor nominal. b) Bunurile depreciate calitativ se evalueaz la valoarea just a fiecarui element, n funcie de utilitatea bunului n unitate i de preul pieei. Pn la aplicarea principiului prudenei pentru deprecierile consemnate n procesul-verbal de inventariere, instituiile publice nu constituie provizioane. Creanele i datoriile incerte i n litigiu se evalueaz, de asemenea la valoarea lor just, care se stabilete n funcie de valoarea lor prealabil de ncasat i respectiv de pltit. Creanele, datoriile, preul i disponibilitile n devize se evalueaz la cursul n vigoare din ultima zi a exerciiului. Titlurile imobilizate se evalueaz la valoarea just care o prezint pentru unitatea patrimonial, iar titlurile de plasament la cursul mediu a ultimei luni a exerciiului sau la valoarea probabil de negociere, dup caz. Pe baza listelor de inventariere ntocmite de ctre comisiile constituite cu acest scop, se procedeaz la confruntarea datelor scriptice cu cele faptice, ntocmindu-se o situaie comparativ pe grupe i feluri de elemente patrimoniale i aceasta pentru gestiunile care se urmresc n contabilitate att cantitativ, ct i valoric, cum sunt cele de materii prime i materiale consumabile, de produse finite, de mrfuri prin comerul en-gros. n cazul n care la anumite sortimente sau elemente patrimoniale de natur imobilizrilor corporale sau valorior stocabile se constat plusuri sau minusuri, este necesar evaluarea diferenelor i numai dup aceasta se efectueaz ncadrarea lor pe cauze n vederea soluionrii i nregistrrii n contabilitate. Procesul verbal de inventariere i situatia comparativ, atunci cnd este cazul, reprezint documente pe baza crora se soluioneaz i se nregistreaz n contabilitate plusurile i minusurile constatate, avndu-se n vedere n acest sens urmtoarea ordine de efectuare a operaiunilor respective: Efectuarea i nregistrarea n contabilitate a compensrilor legale; Stabilirea plusurilor definitive (finale) i nregistrarea lor n contabilitate, dup efectuarea compensrilor legale; Determinarea i nregistrarea lipsurilor neimputabile i a pierderilor din calamiti; 18

Imputatrea n sarcina celor vinovai a lipsurilor provenite din vina unor salariai sau a tertilor; nregistrarea lipsurilor n curs de clarificare; Constituirea i regularizarea provizioanelor privind deprecierea elementelor patrimoniale Pentru fiecare din operatiile menionate anterior se vor prezenta att aspectele mai importante de natur metodologic, ct i cele privind reflectarea n contabilitate a influenelor pe care le genereaz asupra patrimoniului supus inventarierii.

2.2 Metodologia efecturii i soluionrii contabile a compensrii minusurilor cu plusurile de inventar


Inventarierea are ca sarcin determinarea stocurilor faptice de valori materiale i bneti existente la un moment dat ntr-o gestiune.Ca urmare a operaiunilor de inventariere pot s apar diferene n plus sau n minus fa de stocurile scriptice.De regul, valorificarea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin nregistrarea n contabilitate a plusurilor i imputarea minusurilor persoanelor vinovate. Fa de regula general a valorificrii rezultatelor inventarierii se admit urmtoarele: a) Pentru gestiunile unde contabilitatea este condus cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiai produs sau produse asemntoare, la care exist riscul de confuzie, s apar plusuri, iar la altele minusuri.n acest caz prima operaie care este de natur s regularizeze, cel puin parial minusurile i plusurile, este operaiunea de compensare cantitativ a lipsurilor cu plusurile constatate. b) Att n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus cantitativ valoric ct i n gestiunile unde contabilitatea este condus valoric, pot s apar minusuri la inventariere generate de aciunea factorilor fizici i chimici urmare a manipulrii, depozitrii.Deoarece lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului i deci nu i se pot imputa, n acest caz se acord sczminte sau perisabiliti n cadrul normelor. c) n gestiunile n care urmare a inventarierii lipsurile constatate depesc limita normelor legale de sczminte (perisabiliti) i acestea nu se datoreaz vinei gestionarului sau altei persoane fizice, minusurile se trec pe seama cheltuielilor sub forma sczmintelor peste normele legale. Prin perisabiliti se nelege sczmintele care se produc n timpul transportului, manipulrii, depozitrii i desfacerii mrfurilor, determinate de procese naturale cum sunt: uscare, evaporare, volatilizare, pulverizare, hidroliz, rcire, ngheare, topire, oxidare, aderare la pereii vagoanelor sau ai vaselor n care sunt transportate, descompunere, scurgere, mbibare, ngroare, mprtiere, frmiare, spargere, inclusiv procese de fermentare sau alte procese biofizice, n procesul de comercializare n reeaua de distribuie (depozite cu ridicata, uniti comerciale cu amnuntul i de alimentaie public)10. Perisabilitile produse n condiiile menionate11 se aprob de managerul, directorul sau administratorul persoanei juridice, dup caz, la nivelul cantitilor efectiv constatate ca pierderi naturale cu ocazia recepionrii mrfurilor transportate, a inventarierii sau a predrii gestiunii, pn la limitele prevzute12.

10

HOTRREA Nr. 831 din 27 mai 2004 pentru aprobarea Normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la mrfuri n procesul de comercializare 11 Art.1 Hotrrea Nr.831 din 27 mai 2004 12 Art.13 Hotrrea Nr.831 din 27 mai 2004

19

Comercianii pot stabili cote de perisabiliti difereniate sortimental pe depozite, magazine, gestiuni, pentru a fi admise la cheltuieli deductibile din profitul impozabil, cu obligativitatea ncadrrii n limitele maxime de perisabilitate prevzute pentru grupa respectiv de mrfuri. Normele privind limitele admisibile de perisabilitate se aplic numai persoanelor juridice care sunt obligate, potrivit legii, la plata impozitului pe profit, n limita cruia cheltuielile cu perisabilitile sunt deductibile din veniturile realizate. Normele de periabilitate n transport i manipulare se aplic o singur dat cantitilor de produse efectiv intrate n unitate sau, dup caz, livrate de unitate n perioada dintre cele dou inventarieri succesive. Lipsurile care se produc n timpul transportului sau al execuiei contactelor de livrare i care provin din vina furnizorului, cruului sau altor persoane, nu sunt considerate perisabiliti i se recupereaz de la cei rspunztori, conform legii. Normele de perisabilitate pentru depozitare se refer la perioada de depozitare de un an i se aplic la cantitatea egala cu stocul mediu anual, pentru fiecare produs.n situaiile n care intervalul ntre dou inventarieri successive este mai mic sau mai mare de un an, se face calcularea normei de perisabilitate innd seama de perioada efectiv scurs ntre cele dou inventarieri. n cazul produselor la care sunt stabilite norme de perisabilitate difereniate pentru perioadele de iarn i de var, se vor lua n calcul separate perioadele efective de stocare de iarn si separate cele de var, recalculnd corespunztor normele de perisabilitate. Pentru produsele la care ntre cele dou inventarieri succesive nu au avut loc micri, normele de perisabilitate se aplic numai pentru depozitare. Pentru mrfurile la care perisabilitatea se produce prin spargere sau frmiare(produse din sticl, ceramic, gresie, pietre abrazive, prefabricate din beton i altele asemenea), acordarea de perisabiliti este condiionat de prezentarea probelor de spargere sau frmiare, iar constatarea se face de comisia de inventariere sau de organul de control. Prin probe se neleg prile componente sau rmiele rezultate din spargeri, frmiri, ele trebuie s prezinte cel puin 75% din greutatea produselor noi care au fost sparte sau sfrmate. Constatarea pierderilor pe baza existenei probelor se face i n perioada dintre dou inventarieri de ctre o comisie numit de conductorul unitii deintoare, urmnd a fi avut n vedere la definitivarea rezultatelor inventarierii de control gestionar. Probele rezultate din spargeri, frmiri i consemnate n procesele verbale de constatare, se valorific prin predare ctre unitile de recuperare a materialelor refolosibile sau ctre uniti care le pot valorifica sau se distrug n cazul n care resturile prezint pericole de infectare, otrvire, poluare sau asemenea pericole. Valorificarea sau distrugerea acestora se face dup definitivarea inventarelor, n baza dispoziiei conductorului unitii i n prezena delegatului acestuia, care va asigura ntocmirea i prezentarea actelor legale de efectuare a operaiunilor. Constatarea, valorificarea sau distrugerea probelor se poate face n aceleai condiii i n perioada dintre cele dou inventare, n cazurile cnd probele nu pot fi pstrate din lips de spaiu sau alte cauze. n scopul reducerii perisabilitilor, organele de conducere colectiv ale unitailor sunt obligate: - s ia msuri pentru respectarea strict a normelor tehnice privind manipularea, ambalarea i depozitarea produselor, innd seama de caracteristicile fiecrui produs; - s acorde o grij permanent distribuirii sau prelucrrii n cel mai scurt timp a produselor cu termene limit de depozitare sau prelucrare; - s prevad n contractul de livrare clauze i rspunderi precise cu privire la obligaiile beneficiarilor de a ridica produsele n anumite termene; - s ia msuri pentru livrarea produselor n ordinea intrrii n depozit. 20

Coeficienii de perisabilitate se aplic la volumul cantitativ sau valoric al mrfurilor intrate sau vndute n perioada dintre dou inventare de control gestionar, respective de predareprimire a gestiunii. Modul de aplicare al normelor de perisabilitate n raport cu volumul intrrilor sau desfacerilor se stabilete de consiliul de administraie din ntreprinderile comerciale de stat ori organizaiile cooperatiste sau obteti care au n subordine unii comerciale, la nceputul anului, n funcie de profilul unitii i n vederea efectuarii operative a calculului perisabilitilor.La combustibili solizi, normele de perisabilitate se aplic pe timpul transportului i manipulrii, la volumul intrrilor, iar n timpul depozitrii se aplic pe duratele de depozitare prevzute. La mrfurile la care norma de perisabilitate este stabilit pe grupe de mrfuri, calculul perisabilitilor se face prin aplicarea normei la volumul total al intrrilor sau al desfacerilor din grupa respectiv, urmnd ca acordarea pe produs s se fac la nivelul realizrilor efective, cu condiia ncadrrii n pierderea total calculate pe grup. Perisabilitatile pe timpul transportului de la furnizorii din alte localitati, se stabilesc i se acord pe baza actelor de constatare ntocmite, potrivit legii, la primirea mrfurilor de ctre beneficiari. Normele maxime de perisabilitate privind depozitarea se aplic numai pentru mrfurile care se vehiculeaz efectiv prin depozitele cu ridicata, iar n cazul combustibililor solizi, a depozitelor de desfacere sau repartizare. Normele maxime de perisabilitate pentru desfacerea cu amnuntul a mrfurilor alimentare, se aplic la totalul valoric al mrfii sau al grupei, sau pe total unitate gestionat cand profilul comercial al acesteia corespunde cu grupa respectiv. La unitile alimentare cu autoservire care au raioane prin care se desfac produse prin cntrire i a cror plat la cas urmeaz acelasi flux cu produsele desfcute prin autoservire, pentru aceste raioane se aplic att norma de perisabilitate prevzut pentru magazinele alimentare cu autoservire, ct i norma de perisabilitate stabilit pentru produsul sau grupa de produse ce se desfac prin acestea. La aceleai uniti pentru produsele:lapte, iaurt, ou, ape minerale, rcoritoare, bere, legume, fructe, citrice(preambalate n cantitti neegale) se aplic norma de perisabilitate prevzut pentru produsele alimentare, iar pentru celelalte produse se aplic numai o cot de 0,10% pentru spargerea ambalajului, pulverizri, scurgeri ori frmiare. Pentru mrfurile pstrate n magaziile unitilor de desfacere cu amnuntul care au gestiuni separate, conducerea unitii, la propunerea efului serviciului comercial i cu avizul contabilului ef, va deflca n funcie de condiiile de pstrare i manipulare o cot din normele de perisabilitate stabilite pentru desfacerea cu amnuntul. Pentru mrfurile alimentare defalcarea se face din norm redus, de ctre conducerea unitii.Tot prin defalcare din normele de perisabilitate prevzute pentru desfacerea cu amnuntul, se vor stabili i normele pentru magazinele care au gestiuni separate n care se pastreaz unele cantiti de mrfuri pentru aprovizionarea operativ a unitilor de alimentaie public. n acelai mod se va proceda n cazul transferurilor de mrfuri de la o subunitate la alta n cadrul aceleiai uniti. Pentru mrfurile nealimentare, la care acordarea perisabilittii este conditionat de prezentarea probelor de spargere, frmiare se aplic n mod corespunztor prevederile anterioare. Felul probelor ce trebuie s fie prezentate pe produse se stabilete de conducerea unitii. Normele maxime de perisabilitate pentru mrfurile ambalate n recipieni de sticl, se aplic i la ambalajele respective. La vinuri i buturi alcoolice mbuteliate n recipieni din sticl nu se acord perisabiliti pe timpul transportului de la furnizori i pe timpul depozitrii.

21

2)

Pierderile provenite din diferenele de ar, se constat prin procesul-verbal de recntrire a ambalajelor goale i se suport de unitatea la care se golete coninutul, iar cnd ara real este mai mic dect ara medie facturat, cu diferena respectiv se ncarc gestiunea. La predarea unei gestiuni de la un gestionar la altul, se vor scade din perisabilitile calculate pe baza normelor aplicate la volumul intrrilor dintre cele dou inventare, perisabilitile care rezult din aplicarea unei cote de 50% din norme sau a unei cote pri din norme, ce se stabilete de conducerea unitii, aplicat la stocul de mrfuri inventariate la predare.Acestea se vor lua n calculul perisabilitilor pentru gestionarul primitor, stocul respectiv constituind intrarea de marf n gestiunea celui care preia. Prevederile aliniatului precedent, nu se aplic n cazul cand perisabilitile se calculeaz la volumul desfacerilor, precum i la predarea depozitelor de combustibili solizi, la care se efectueaz o inventariere faptic de predare. Condiiile legale de efectuare a operaiilor de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile constatate sunt : 1) Plusurile i minusurile trebuie s fie constatate numai la sorturile aceluiai produs sau grup de produse, la care este riscul de confuzie datorit asemnrii aspectului exterior; Plusurile i minusurile s se fi produs n gestiunea aceleiai persoane; 3) Plusurile i minusurile s se fi produs n aceeasi perioada de gestiune, nelegnd prin aceast perioad dintre dou inventarieri succesive. Regulile de efectuare a operaiunii de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile de inventar constatate sunt: 1) Operaia de compensare nu este obligatorie, ea poate fi nsa aprobat, competena revenind managerilor unitii economice atunci cnd nu intervine elemental infracional.n acest scop, n prealabil i cu caracter de uz intern, conductorii unitilor economice sunt obligate s ntocmeasc liste de sorturi de produse, mrfuri, ambalaje i materiale care ntrunesc condiiile compensrii datorit riscului de confuzie i s le supun aprobrii Consiliului de Administraie. 2) Operaia de compensare se realizeaz cantitativ deoarece, n procesul de manipulare, depozitare sau nsilozare a valorilor materiale, confuzia a avut loc ntre sorturi i nu ntre preuri de nregistrare.Datorit existenei preurilor unitare de evaluare are loc i o compensare valoric fr ns a se diminua valoric patrimoniul unitii economice. 3) Compensarea cantitativ se realizeaz numai pentru cantiti egale ntre plusuri i minusuri.Atunci cnd n operaia de compensare intr sortimente de la plusuri i de la lipsuri cu cantiti diferite, pentru stabilirea egalitii cantitative se procedeaz la eliminarea din compensare a cantitilor ce depesc nivelul maxim la care se poate stabili egalitatea. 4) Eliminarea din compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la minusuri dup caz) ncepnd cu sorturile ale cror preuri unitare sunt cele mai mici, eliminarea continunduse n ordinea cresctoare a acestora pn la stabilirea egalitii. 5) Operaia de compensare propriu-zis se ncepe cu sorturile att de la minus ct i de la plus care au preurile unitare cele mai mari, continundu-se n ordinea descresctoare a preurilor. 6) Preurile utilizate n compensarea sort cu sort sunt cele ale minusului sau plusului, ntotdeauna fiind luat n calcul preul cel mai mic dintre acestea. 7) n urma operaiei de compensare rezult diferene valorice de natura plusurilor precum i diferene valorice de natura minusului.Diferenele se determin nmulind cantitatea compensat cu diferena dintre preul plusului i preul minusului.Natura diferenei valorice o d preul cel mai mare. 8) Dup efectuarea operaiei de compensare pentru a avea certitudinea corectitudinii calcule lor trebuie verificate urmtoarele corelaii valorice: P.v.t.=P.v.e. + P.v.c. + P.v.r. (1) 22

M.v.t.=M.v.e. + M.v.c. + M.v.r.

(2)

Unde: P.v.t.(M.v.t) = plus(minus) valoric total P.v.e.(M.v.e.) =plus(minus)valoric eliminate din compensare P.v.c.(M.v.c.) =plus(minus) valoric compensate P.v.r.(M.v.r) =plus(minus) valoric rezultat din compensare Compensarea minusurilor cu plusurile de inventar este admis de reglementrile n vigoare, ca excepie, cu aprobarea directorului i avizul prealabil al compartimentului de resort (aprovizionarea, desfacere, comercial) i al contabilului ef. Admiterea compensrilor are loc cu ndeplinirea unor condiii restrictive, respective numai cnd exist posibilitatea de confuzie ntre dou sorturi ale aceluiai articol de material sau mrfuri i cnd diferenele se refer la aceeai gestiune i perioad de gestiune, la acelai gestionar i nu se datoreaz neglijenei sau relei-credine a acestuia. Compensarea se efectueaz numai pentru cantiti egale i n funcie de valorile acestora. Dac la sorturile supuse compensrii cantitatea plusurilor disponibile pentru compensarea i cea a minusurilor ce trebuie compensate este diferit, fiind diferite i preurile acestor sorturi, se procedeaz la compensarea cantitativ, apelndu-se n mod succesiv la stocurile cu pre unitar cel mai sczut,n ordine cresctoare. n urma compensrii pot rezulta: Plusuri cantitativ valorice atunci cnd cantitatea plusurilor supuse compensrii este mai mare dect cea a minusurilor care se compenseaz; Plusuri valorice,n cazul n care cantitatea n plus a fost epuizat prin compensare, dar valoarea plusului nu a fost utilizat integral datorit respectrii regulii de evaluare la preul cel mai sczut; Minusuri cantitativ-valorice, atunci cnd cantitatea total n minus este mai mare dect cantitatea plusurilor admise pentru compensare; Minusuri valorice, cnd cantitatea minusului a fost compensat de cantitatea n plus, dar valoarea minusului a fost mai mare datorit ordinii de compensare i n spea de ncepere a acesteia cu sorturile cu preul cel mai sczut. Dac n urma compensrii au fost acoperite n ntregime diferenele n minus i mai rmn diferene cantitative i/sau valorice n plus neutilizate, acestea se consider diferene n plus nete i se nregistreaz n evidena contabil sintetic i analitic, asa cum se va prezenta ulterior. n schimb, dac n urma compensrii, diferenele cantitative n minus nu au fost soluionate (acoperite) integral, acestea sunt considerate diferene nete n minus i nu pot fi diminuate n continuare prin acordarea sczmintelor legale, n limita cotelor procentuale stabilite.Eventuale diferene valorice n minus datorit preurilor unitare diferite se nregistreaz n mod distinct prin intermediul conturilor de cheltuieli, care se debiteaz prin creditul conturilor de imobilizri sau de stocuri, dup caz. n ceea ce privete compensrile se reine i faptul c n mod excepional se pot aproba i ntre gestiuni diferite, ns acestea numai n situaia n care ntre gestiunile respective exist legtura de cauzalitate, respectndu-se totodata celelalte condiii respective.

2.3

Stabilirea i nregistrarea plusurilor definitive


Rezultatele inventarierii trebuie nregistrate n evidena tehnico-operativ n termen de cel mult 3 zile de la data aprobrii procesului verbal de inventariere de ctre administrator. 23

Procesul verbal de inventariere i situaia comparativ reprezint documente pe baz crora se soluioneaz i se nregistreaz n contabilitate plusurile i minusurile constatate lund n considerare urmtoarele: - efectuarea i nregistrarea n contabilitate a compensrilor legale; - stabilirea plusurilor definitive i nregistrarea lor n contabilitate dup efectuarea compensrilor legale; - determinarea i nregistrarea lipsurilor nemputabile i a pierderilor din calamiti; - imputarea n sarcina celor vinovai a lipsurilor provenite din vina unor salariai sau a terilor; - constituirea i regularizarea ajustrilor privind deprecierea elementelor patrimoniale. Rezultatele inventarierii se nregistreaz n contabilitate astfel: o plusurile cantitative sunt nregistrate ca intrri n patrimoniu ale elementelor respective; o lipsurile cantitative sunt nregistrate ca ieiri din patrimoniu ale elementelor respective; o deprecierile reversibile sunt nregistrate sub forma ajustrilor pentru depreciere sau pierdere de valoare; o deprecierile ireversibile ale imobilizrilor amortizabile sunt nregistrate sub forma unor amortizri suplimentare. Pentru nregistrarea plusurilor definitive se stabilete, n funcie de preul lor de eviden, valoarea care urmeaz a fi reflectat n contabilitate delimitate pe categorii de bunuri i pe conturi sintetice folosite. Plusurile n gestiune se vor nregistra la valoarea just, iar lipsurile din gestiune se vor imputa la valoarea de nlocuire a bunurilor respective care reprezint costul de achiziie al unui bun cu caracteristici i grad de uzur similare la data constatrii pagubei. Plusurile, din punct de vedere al categoriei patrimoniale inventariate sunt asimilate intrrilor de bunuri. Stabilirea i nregistrarea plusurilor definitive are loc numai dup efectuarea compensrilor legale i n funcie de preul lor de eviden se stabilete valoarea care urmeaz s fie reflectat n contabilitate, delimitate pe categorii de bunuri i pe conturi sintetice folosite pentru oglindirea lor, asa cum se prezint n continuare. a) Plusurile constatate la inventarierea activelor necorporale i a celor corporale se nregistreaz la valoarea de intrare i respective de inventar, stabilit n funcie de valoarea just a bunului pe pia, n creditul contului Subvenii pentru investiii i debitul conturilor corespunztoare categoriilor de elemente n cauz i anume: Cheltuieli de dezvoltare Concesiuni, brevete i alte drepturi i valori asimilate Alte imobilizri necorporale Terenuri Construcii Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale i alte active corporale b) Plusurile constatate la valorile stocabile achiziionate de la teri, cum sunt:materiile prime, materialele consumabile i ambalajele sunt nregistrate la preul de eviden, debitndu-se conturile sintetice de gradul I sau de gradul II, dup caz, cu ajutorul crora sunt reflectate n contabilitate valorile stocabile, prin creditul conturilor corespunztoare de cheltuieli, dup cum urmeaz: plusul de materii prime i materiale consumabile: 301 = 601 Materii prime Cheltuieli cu materii prime i respectiv: 302 = 602 24

Materiale consumabile plusul de ambalaje: 381 Ambalaje

Cheltuieli cu materiale consumabile = 608 Cheltuieli privind ambalajele

c) Plusurile constatate la inventarierea valorilor stocabile i la animale i psri obinute din producie proprie, cum sunt:semifabricatele, produsele finite, animalele i psrile, se nregistreaz la preul de eviden, debitndu-se conturile sintetice de gradul I cu ajutorul crora se oglindesc n contabilitate, prin creditul contului privind veniturile din producia stocat, astfel: plusul de semifabricate: 341 = 711 Semifabricate Variaia stocurilor plusul de produse finite: 345 = 711 Produse finite Variaia stocurilor plusul de animale i psri: 361 = 711 Animale i psri Variaia stocurilor d) Plusurile constatate la inventarierea mrfurilor se nregistreaz n mod asemntor cu cele privind valorile stocabile achizitionate de la teri.Deosebirea const n aceea c preul de evidena este cel cu amnuntul sau alt pre de vnzare care conine TVA aferena neexigibil, ceea ce impune folosirea, pe lang conturile de mrfuri i cheltuieli i a conturilorDiferene de pre la mrfuri i TVA neexigibil. Evaluarea mrfurilor constatate n plus se face la preul de cumprare sau de nregistrare corespunztor sortului sau articolului din care face parte plusul, pre asupra cruia se calculeaz adaosul comercial, iar suma celor dou elemente constituie baza de calcul pentru TVA neexigibil. Totalul preului de vnzare, inclusive TVA neexigibil, se nregistreaz n debitul contului Mrfuri i n creditul conturilor: Cheltuieli privind mrfurile pentru preul de cumprare sau alt pre asimilat cu acesta; Diferene de pre la mrfuri,cu adaosul comercial luat n calcul pentru determinarea preului de vnzare; TVA neexigibil cu suma corespunzatoare cotei de 19% i a preului de vnzare fr TVA sau de 15,966% i preului de vnzare cu amnuntul,inclusive TVA. Determinarea mrimii elementelorde mai sus se poate face i prin folosirea preului de vnzare total,inclusiv TVA neexigibil, din care se deduce att rabatul sau adaosul comercial, prin folosirea cotei medii determinate n luna anterioar, ct i a TVA neexigibil, pe baza cotei de 15,966%.Aceast ultim cot se nmulete cu preul de vnzare total, inclusive TVA neexigibil, iar cota privind rabatul sau adaosul comercial se nmulete cu preul de vnzare fr TVA. 371 Mrfuri = % 607 Cheltuieli privind mrfurile 378 Diferene de pre la mrfuri 4428 TVA neexigibil

25

La construcii, instalaii tehnice, mijloace de transport, animale, plantaii, mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale, plusurile sunt constatate subvenii pentru investiii: 212 = 134 Construcii Plusuri de inventar de natura (213) imobilizarilor Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii (214) Mobilier,aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale i alte active corporale La investiiile financiare pe termen scurt plusurile se nregistreaz: 50 = 664 Investiii financiare Cheltuieli privind investiiile pe termen scurt financiare cedate Plusurile constatate la inventarierea caseriei se nregistreaz n debitul contului Casa i creditul contului Alte cheltuieli financiare,astfel: 5311 = 668 Casa n lei Alte cheltuieli financiare 5314 = 668 Casa n devize Alte cheltuieli financiare Plusul de cas constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile instituiilor publice se vars la bugetul din care este finanat instituia public, subcapitolul bugetar "ncasri din alte surse". De altfel, toate plusurile de valori mobiliare de plasament, valori urmrite n contabilitate prin intermediul conturilor din grupele 50,51,53 i 54 se nregistreaz prin debitarea conturilor n cauz i creditarea contului 668 Alte cheltuieli financiare. 2.4 Determinarea i nregistrarea lipsurilor nemputabile i a pierderilor din

calamiti
Pentru nregistrarea in contabilitate a lipsurilor neimputabile i a pierderilor din calamiti, se are n vedere natura elementelor patrimoniale de la care provin i simbolizarea acestora n planul de conturi general. Minusurile, din punct de vedere al categoriei patrimoniale inventarite sunt asimilate ieirilor de bunuri. Lipsurile neimputabile i pirderile din calamiti se analizeaz mpreun datorit asemnrilor pe care le prezint n ceea ce privete reflectarea lor n contabilitate. n categoria lipsurilor nemputabile sunt incluse, n principal, pierderile normale(inerente) care se produc n timpul depozitrii-pstrrii, transportului, manipulrii i vnzrii unor active circulante materiale.Asemenea pierderi apar ca urmare a uscrii, prfuirii, volatilizrii, spargerii, etc. fiind inevitabile, fapt pentru care exist stabilite norme i cote procentuale pentru suportarea lor de ctre intreprindere. n ceea ce privete lipsurile din calamiti naturale unitile economice se pot afla n dou situaii: bunurile calamitate au fost asigurate sau nu.

26

n caz de pierderi de bunuri asigurate, obligaia de a stabili pierderea revine asiguratorului.Pe baza procesului verbal ncheiat cu ocazia stabilirii pierderii n contabilitatea unitii economice, bunurile vor fi scoase din eviden la valoarea lor contabil. n cazul n care bunurile nu au fost asigurate, persoana care gestioneaz patrimonial, este obligat a constitui o comisie al crei obiectiv de lucru s fie bine precizat i care s consemneze pe baz de inventariere bunurile distruse, valoarea lor contabil i s le consemneze ntr-un proces verbal. Pe baza aprobrii Adunrii Generale sau a managerului (la unitile mici), bunurile urmeaz a fi scoase din patrimoniul unitii. La rndul lor, pierderile din calamiti naturale se pot constata atat la elementele patrimoniale de natura imobilizrilor, ct i la cele privind activele circulante materiale, iar pe baza documentelor justificative constatatoare se suport de ctre unitate. n ceea ce privete lipsurile neimputabile se prezint aspectele metodologice mai importante privind determinarea mrimii lor. Normele de pierderi sunt stabilite pe feluri sau grupe de elemente patrimoniale materiale i se aplic de toi agenii economici.Ele sunt difereniate pe tipuri sau categorii de operaii (transport,depozitare,manipuale,desfacere) i de asemenea, pe perioade calendaristice ale anului (la produsele alimentare). Normele de pierderi sunt prevzute sub forma unor cote maxime, iar acordarea lor efectiv are loc la limita minusurilor constatate la inventariere. Pierderile normale, denumite i perisabiliti, se determin prin aplicarea cotelor procentuale la volumul cantitativ sau valoric al intrrilor sau ieirilor n i din gestiune de la ultimul inventar pn la cel pentru care se face calculaia. Aadar n gestiunea unitii patrimoniale se pot produce pierderi inerente, normale care nu sunt determinate de nclcri a atribuiilor de serviciu sau a vinoviei cuiva. n categoria de pierderi n cadrul normelor nu intr, dupa cum se deduce i din definiia precedent, pierderile de materii prime supuse unor prelucrri.Acestea de regul sunt cuprinse n denumirea de consum specific. Cantitatea i valoarea pierderilor normale determinate prin calcul se deduc din lipsa net din gestiune, obinndu-se diferena n minus definitiv.Aceast diferen n minus poate fi neimputabil cnd se soluioneaz ca pierderi materiale peste normele legale, care cu ajutorul organelor competente se suport de ctre intreprindere. Condiiile care se cer ndeplinite pentru acordarea perisabilitilor n cadrul normelor sunt: 1. Minusurile care determin acordarea perisabilitilor n cadrul normelor trebuie s fie generate de aciunea factorilor fizici i chimici i nu vinoviei vreunei persoane; 2. Perisabilitile n cadrul normelor se acord numai pentru minusuri efective, reale; 3. Minusurile trebuie s provin dintr-o singur perioad de gestiune; 4. Perisabilitile n cadrul normelor se acord pentru fiecare gestiune n parte. Reguli de calcul i acordare a perisabilitilor n cadrul normelor sunt: 1) Sczmintele se acord cu aprobarea conducerii unitii, ele nu opereaz de drept; 2) Cotele procentuale legale stabilite sunt maxime, dar se acord numai pn la nivelul minusului efectiv; 3) Pentru gestiunile a cror contabilitate analitic este condus cantitativvaloric, perisabilitile n cadrul normelor se calculeaz i se acord cantitativ; 4) Atunci cnd, n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus cantitativ-valoric, sunt ntrunite condiiile de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile constatate, perisabilitile n cadrul normelor se

27

calculeaz i se acord, de regul, dup efectuarea compensrii cantitative numai pentru lipsurile efective; 5) Perisabilitile ce se pot acorda ntr-o gestiune se determin prin ponderea coeficienilor legali stabilii fie cu rulajul debitor (intrrile n gestiune), fie cu rulajul creditor (ieirile din gestiune). Pentru nregistrarea n contabilitate a lipsurilor neimputabile i a pierderilor din calamiti se are n vedere natura elementelor patrimoniale de la care provin, precum i simbolizarea acestora n planul de conturi general, aa cum se prezint n continuare. 1.Lipsurile neimputabile i pierderile din calamiti constatate la elemente de natura imobilizrilor corporale se reflect n creditul contului care reflect elementul respectiv, la valoarea de intrare n unitate, prin debitul conturilor:Amortizri privind imobilizrile corporale, pentru amortizarea nregistrat anterior n contabilitate, i Alte cheltuieli de exploatare,cu valoarea neamortizat astfel: % 281 Cheltuieli privind amortizarea imobilizrilor corporale 658 Alte cheltuieli de exploatare = Grupa 21 Imobilizri corporale

La conturile de imobilizri corporale i Amortizri privind imobilizrile corporale se folosesc subconturile corespunztoare categoriilor de imobilizri corporale din care fac parte lipsurile ce se nregistreaz. 2.Lipsurile i pierderile constatate la materii prime i materiale consumabile se oglindesc n creditul conturilor de valori materiale (301 i 302), la preul de nregistrare, prin debitul conturilor corespondente de cheltuieli (601 si 602).n debitul sau creditul acestor conturi de cheltuieli prin corespondena cu contul Diferene de pre la materii prime i materiale se nregistreaz cota proporional din diferenele n plus sau n minus aferente lipsurilor sau pierderilor din calamiti. Pentru pierderile din calamiti se face numai nregistrarea de majorare a cheltuielilor excepionale privind calamitile i alte evenimente extraordinare (671) i de scdere a gestiunilor n cauz (301 i 302) pentru costul efectiv de achizitie, dup cum urmeaz: -scoaterea din eviden sau scderea gestiunii: 601 = 301 Cheltuieli cu materii prime Materii prime si 602 = 302 Cheltuieli cu materiale consumabile Materiale consumabile -repartizarea diferenelor de pre n plus (nefavorabile): % 601 Cheltuieli i materii prime 602 Cheltuieli cu materiale consumabile = 308 Diferene de pre la meterii prime i materiale

- repartizarea diferenelor de pre n minus (favorabile):

28

308 Diferene de pre la materii prime i materiale

% 601 Cheltuieli cu materiile prime 602 Cheltuieli cu materiale consumabile 301 Materii prime sau 302 Materiale consumabile

- nregistrarea pierderilor din calamiti: 671 = Cheltuieli privind calamitile i alte evenimente extraordinare

3. Lipsurile i pierderile la semifabricate i la produse finite se nregistreaz n creditul conturilor de gestiune (341 i 345) prin debitul contului 711 Variaia stocurilor la valoarea de eviden.Prin intermediul acestui cont de venituri se nregistreaz i diferenele de pre aferente, pe debit sau pe credit, dup cum sunt n plus sau n minus, aa cum reiese din nregistrrile urmtoare: - scderea din evidena: 711 = % Variaia stocurilor 341 Semifabricate 345 Produse finite - repartizarea diferenei de pre n plus (nefavorabile): 711 = 348 Variaia stocurilor Diferene de pre la produse Diferenele de pre n minus (favorabile) se realizeaz prin inversarea acestei ultime formule contabile. Pentru nregistrarea pierderilor din calamiti se folosete contul 671 Cheltuieli privind calamitile n locul contului 711 Variaia stocurilor. 4. Lipsurile i pierderile la animale i psri se nregistreaz n contabilitate n funcie de modul cum au fost procurate, din producie proprie sau prin achiziionare. Lipsurile neimputabile i pierderile din calamiti, la animalele i psrile provenite anterior din producie proprie, se nregistreaz n mod similar cu aceleai categorii de minusuri constatate la inventarierea semifabricatelor i produselor finite, cu meniunea c se folosesc contul de gestiune i cel de diferene de pre corespunztoare acestui element de stocuri, asa cum se prezint n continuare. - se nregistreaz scderea din contabilitate a lipsurilor i pierderilor, la preul de eviden: 711 = 361 Variaia stocurilor Animale i psri - se repartizeaz cota proporional aferent din diferenele de pre n plus (nefavorabil): 711 = 368 Variaia stocurilor Diferene de pre la animale i psri

29

Pentru repartizarea diferenelor de pre n minus (favorabile), atunci cnd este cazul, se inverseaz aceast ultim formul contabil. Lipsurile i pierderile care se refer la procurri anterioare de animale i psri prin achiziionare se nregistreaz n mod similar cu cele constatate la materii prime i materiale consumabile, reinndu-se c se folosesc conturile specifice de cheltuieli (606) i de diferene de pre (368), aa cum reiese din nregistrrile urmtoare: - scderea din evident a lipsurilor sau pierderilor la preul de nregistrare: 606 = 361 Cheltuieli cu animalele i Animale i psri psrile - repartizarea diferenelor de pre n plus (nefavorabile): 606 = 368 Cheltuieli cu animalele Diferene de pre la i psrile animale i psri Diferenele de pre n minus (favorabile) se nregistreaz prin inversarea ultimei formule contabile. Pentru pierderile din calamiti se debiteaz contul 671 Cheltuieli privind calamitile n locul contului 711 Variaia stocurilor sau 606 Cheltuieli cu animalele i psrile, dup caz. 5. Lipsurile i pierderile constatate la gestiunile de mrfuri, comparativ cu cele redate anterior, prezint unele particulariti datorit preului de evidena utilizat, care poate fi cel de vnzare sau cu amnuntul, inclusiv TVA. Pentru scderea din evidena a minusurilor constatate este necesar s se determine i s fie nregistrate rabatul sau adaosul comercial i TVA neexigibil aferente.n acest scop se folosesc cota de 15,966% de TVA i coeficientul de rabat sau adaos comercial calculate n luna anterioar. Aceasta se aplic la preul cu amnuntul total i respectiv de cumprare cumulate cu adaosul comercial, deci preul cu amnuntul total diminuat cu TVA determinat, aferent minusului n gestiune, iar valorile care se determin se nregistreaz n debitul conturilor 378 Diferene de pre la mrfuri i respectiv 4428 TVA neexigibil aa cum reiese din nregistrrile urmtoare: - se scad din eviden lipsurile i pierderile de mrfuri, la preul cu amnuntul, inclusiv TVA: % = 371 607 Mrfuri Cheltuieli privind mrfurile 378 Diferene de pre la mrfuri 4428 TVA neexigibil n cazul pierderilor din calamiti se nlocuiete contul 607 Cheltuieli privind mrfurile cu contul 671 Cheltuieli privind calamitile i alte evenimente extraordinare. Se menioneaz c n cazul n care evidena gestiunilor de mrfuri se organizeaz la un alt pre dect cel de vnzare cu amnuntul, nregistrarea n contabilitate a lipsurilor i pierderilor din calamiti se efectueaz n mod similar cu cel prezentat la materii prime i materiale consumabile, deci fr s mai intervin conturile 378 Diferene de pre la mrfuri i 4428 TVA neexigibil.

30

6. Lipsurile neimputabile i pierderile din calamiti stabilite la ambalaje, comparativ cu materiile prime i materialele consumabile, nu prezint particulariti n legatur cu reflectarea lor n contabilitate, iar nregistrrile n cauz sunt urmtoarele: - pentru scderea gestiunii de ambalaje, la preul de nregistrare: 608 = 381 Cheltuieli privind Diferene de pre la ambalajele ambalaje - pentru repartizarea diferenelor de pre n plus sau n minus (favorabile): 608 = 388 Cheltuieli privind Diferene de pre la ambalajele ambalaje sau 388 = 608 Diferene de pre la Cheltuieli privind ambalaje ambalajele nregistrarea pierderilor din calamiti necesit folosirea contului 671 Cheltuieli privind calamitile i alte evenimente extraordinare n locul contului 608 Cheltuieli privind ambalajele.

2.5

Imputarea lipsurilor provenite din vina unor salariai sau a terilor


Lipsurile n gestiune ce depesc perisabilitile, lipsuri provocate din neglijen, reavoin sau intenie de sustragere, se imput persoanelor vinovate, pe baza documentelor ce rezult din operaiunea de inventariere. n cazul instituiilor publice pentru lipsuri, sustrageri si orice ale fapte care produc pagube ce constituie infraciuni, ordonatorul de credite este obligat s sesizeze organele de urmarire penal n condiiile i la termenele stabilite de lege. Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum i debitorii devenii insolvabili se evideniaz in contabilitate n conturi analitice distincte, iar n cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmrindu-se recuperarea lor potrivit legii. Scderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaz culpei unei persoane se face n baza aprobrii ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior. Pentru a se putea recupera paguba produs de la cel vinovat este nevoie de a se ataa listele de inventariere i declaraia celui vinovat prin care recunoate paguba produs. Decizia de imputare sub forma unui act emis, este de competena celui ce se numete generic manager, la propunerea persoanei care are dreptul de a administra acele bunuri (administratorul). Recuperarea pagubei se stabilete de comun acord cu cel vinovat prin achitarea integral a sumei, fie prin plata n rate, reinere din salariu sau o alt form de plat. Contestaiile se judec de ctre managerul firmei sau n cazul n care vinovatul nu este mulumit, de ctre organele judectoreti. Din punct de vedere contabil este important s se cunoasc dac vinovatul este salariat sau este o persoan din afara unitii.Cnd este salariat, despgubirea se face cu ajutorul contului 4282Alte creane n legatur cu personalul, iar dac este din afara firmei prin contul 461Debitori diveri. nregistrarea lipsurilor imputabile ocazioneaz, ntr-o prim etap includerea n cheltuieli a costului lor efectiv de achiziie sau a altei valori, ca n cazul minusurilor imputabile, utilizndu31

se conturile de cheltuieli corespunztoare categoriilor de bunuri din care fac parte minusurile care se imput. n ceea ce privete a doua etap se nregistreaz operaia de imputare propriu-zis a costului efectiv din gestiune sau a altei valori, inclusiv TVA aferent, corespunztor lipsei de gestiune, debitndu-se contul 4282 Alte creane n legtur cu personalul sau 461 Debitori diversi, dup cum minusul n cauz provine din vina unor salariai ai unitaii sau din vina terilor, care pot fi persoane fizice sau juridice. n ambele situaii se crediteaz conturile 758 Alte venituri din exploatare si 4427 TVA colectat, pentru costul de achiziie sau alt valoare de imputare i respectiv TVA aferent, astfel: 4282 = % Alte creane in legatur 758 cu personalul Alte venituri din sau exploatare 461 4427 Debiori diveri TVA colectat De la aceast regul fac excepie lipsurile de numerar constatate la caserie, care se nregistreaz astfel: 668 = 531 Alte cheltuieli Casa financiare si 428 = 768 Alte datorii i creane n Alte venituri legatur cu personalul financiare ncasarea sumelor disponibile imputate se nregistreaz prin debitarea conturilor de disponibilitai bneti n caserie sau la banc (531,512), dup caz.

2.6

nregistrarea lipsurilor n curs de clarificare


O categorie distinct de lipsuri la inventariere o constitue cele care nu pot fi soluionate si implicit nu pot influena cheltuielile sau rezultatele financiare n momentul constatrii lor. Asemenea lipsuri se refer la materialele i elemente baneti care se scad din conturile de gestiune datorit degradrii sau lipsei lor efective, dar pentru care nu pot fi luate msuri de urmrire sau de soluionare ntruct necesit cercetri suplimentare n vederea stabilirii cauzelor care le-au determinat, inclusiv de organele de urmrire penal in cazul furturilor efectuate de autori necunoscui. Clarificarea lipsurilor analizate se face n termen de 60 de zile, soluionarea lor trebuie s se gaseasc n bilanul contabil aferent exerciiului n care au fost constatate. Contabilitatea lipsurilor nesoluionate se organizeaz cu ajutorul contului bifuncional 473 Decontri din operaii n curs de clarificare care reflect pe debit sumele ce nu pot fi nregistrate definitiv ntr-un alt cont, iar pe credit pe cele soluionate.Se debiteaz cu lipsurile evaluate la costul efectiv de intrare n patrimoniu sau alt pre de evaluare prin coresponden cu creditul contului n care acest cont se gasete nregistrat.Astfel spus, contul n cauz se interpune ntre conturile de active circulante i cele de cheltuieli. 32

Contul analizat se crediteaz prin debitul conturilor de cheltieli care se folosesc pentru nregistrarea lipsurilor soluionate n momentul constatrii lor.Soldul contului n cauz reprezint lipsurile nregistrate i nesoluionate. Pentru exemplificare se presupune c la gestiunea de materii prime s-a constatat o lips nesolutionat, pentru care diferenele de pre sunt nefavorabile, ceea ce ocazioneaz efectuarea urmatoarei nregistrari contabile: % 301 Materii prime 308 Diferene de pre la materii prime i materiale n cazul n care diferenele de pre sunt favorabile este necesar s se debiteze contul 308 Diferene de pre la materii prime i materiale alturi de contul 473Decontri din operaii n curs de clarificare. n urma cercetrilor efectuate se stabilete c lipsa nregistrat anterior se soluioneaz prin ncadrarea n categoria pierderilor din cauze de for majora (calamiti), nregistrndu-se astfel: 671 Cheltuieli privind calamitile = 473 Decontri din operaii n curs de clarificare 473 Decontri din operaii n curs de clarificare =

n cazul n care soluionarea lipsei n cauz se face prin imputare sunt necesare imputrile contabile: 601 = 473 Cheltuieli cu materii prime Decontri cu operaii n curs de clarificare i 4282 = % Alte creane n legtur 758 cu personalul Alte venituri din sau exploatare 461 Debitori diveri

2.7

Constituirea i regularizarea ajustrilor privind deprecierea elementelor de activ


Reflectarea n contabilitate a constituirii ajustrilor privind deprecierea elementelor de active

La nchiderea exerciiului financiar, cu ocazia inventarierii generale a patrimoniului, este normal ca valoarea de inventar s fie egal cu valoarea rmas de amortizat. Amortizarea activelor imobilizate se calculeaz i se nregistreaz pe baza planului de amortizare. Dac valoarea de inventar este mai mic dect valoarea rmas de amortizat, diferena se amortizeaz astfel: 33

a) nregistrarea unei amortizri n cazul n care se constat o depreciere ireversibil (de exemplu utilajele inutilizabile, propuse pentru casare); b) Constituirea unor ajustri pentru deprecierea sau pierderea de valoare a imobilizrilor corporale n cazul n care se constat o depreciere reversibil ca urmare a apariiei unei deprecieri de care nu s-a inut seama cu ocazia amortizrii, asupra evalurii imobilizarilor corporale cu ocazia reevalurii anterioare, a lipsei de utilitate n momentul inventarieii etc. 68 = 28 Cheltuieli cu amortizarile, Amortizari privind provizioanele si ajustarile pentru imobilizrile depreciere sau pierdere de valoare Cu ocazia inventarierii pot s apar unele incertitudini n ceea ce privete regsirea la acelai nivel valoric ntr-o perioad viitoare, a unor elemente patrimoniale, fie din cauza deprecierii monedei, fie din cauza unor situaii de risc, de unde i nevoia de a constitui pe seama cheltuielilor a unor reserve destinate acoperirii pierderilor i cheltuielilor probabile, certe, iar unele chiar incerte, dar nedeterminate ca volum i cheltuieli importante ca mrime, etalate pe parcursul mai multor exerciii financiare. Potrivit normelor legale se pot constitui ajustri reglementate, ajustri pentru riscuri si cheltuieli, ajustri pentru deprecierea imobilizrilor, ajustri pentru deprecierea stocurilor i produciei n curs de executie, ajustri pentru deprecierea creanelor, ajustri pentru deprecierea conturilor de trezorerie. n prezent, organele fiscale recunosc constituirea ajustrilor, ca fiind deductibile, pentru urmtoarele scopuri: 1) Pentru clieni nencasai n cazul falimentului pe baza hotrrilor judectoreti; 2) Pentru pierderi din diferene de curs valutar aferente creanelor i obligaiilor n valut evideniate n bilanul contabil de la sfritul exerciiului financiar, la nivelul pierderii nete din diferenele de curs; 3) Pentru garanii de bun execuie acordate clienilor conform clauzelor contractuale, acestea constituindu-se lunar; 4) La societile bancare pot constitui fondul de risc la credite bancare inclusiv dobnzile, n urmtoarele situaii: a) pierderile n limita de 100% din soldul acestora; b) ndoielile n limita de 50% din soldul acestora; c) substandard n limita de 20% din soldul acestora; d) n observatie n limita de 5% din soldul acestora. Pentru constituirea acestor ajustri soldul creditelor acordate se diminueaz cu valoarea, garaniilor, ipotecilor i depozitelor bneti gajate. Ajustrile precum riscuri i cheltuieli se constituie pentru acoperirea riscurilor i cheltuielilor probabile a cror realizare este incert( pentru litigii, pierderi din diferene de curs valutar, garanii, cheltuieli repartizate pe mai multe exerciii, etc). Pentru elementele patrimoniale de activ care sunt amortizabile este caracteristic faptul c se pot deprecia, iar diferena de valoare n minus se regularizeaz pe baza datelor stabilite cu prilejul inventarierii anuale. Deprecierile cu caracter reversibil, calculndu-se de fiecare dat prin deducerea valorii de inventar (mai mic) din valoarea contabil de intrare n patrimoniu.Deprecierea care se determin poate fi superioar sau inferioar celei stabilite cu prilejul inventarierii anterioare, ceea ce necesit suplimantarea i respectiv diminuarea ajustrilor existente n contabilitate, nregistrate la ncheierea exerciiului precedent. Suplimentarea sau constituirea ajustrilor pentru deprecierea elementelor de activ se reflect n contabilitate cu ajutorul unor conturi distincte de cheltuieli, care se debiteaz i a altor conturi de ajustari, ce se crediteaz, grupate astfel: a)- 6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustrile pentru deprecierea imobilizrilor 34

290 Ajustri pentru deprecierea imobilizrilor necorporale 291 Ajustri pentru deprecierea imobilizrilor corporale 293 Ajustri pentru deprecierea imobilizrilor n curs 6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustrile pentru deprecierea imobilizrilor = % 290 291 293

b)- 6814 Cheltuieli de exploatare privind ajustrile pentru deprecierea activelor circulante 39 Ajustri pentru deprecierea stocurilor i a produciei n curs de execuie (390-398) 391 Ajustri pentru deprecierea materiilor prime 392 Ajustri pentru deprecierea materialelor 3921 Ajustri pentru deprecierea materialelor consumabile 3922 Ajustri pentru deprecierea materialelor de natura obiectelor de inventar 393 Ajustri pentru deprecierea produciei n curs de execuie 394 Ajustri pentru deprecierea produselor 3941 Ajustri pentru deprecierea semifabricatelor 3945 Ajustri pentru deprecierea produselor finite 3946 Ajustri pentru deprecierea produselor reziduale 395. Ajustri pentru deprecierea stocurilor aflate la teri 3951. Ajustri pentru deprecierea materiilor si materialelor aflate la terti 3952. Ajustri pentru deprecierea semifabricatelor aflate la terti 3953. Ajustri pentru deprecierea produselor finite aflate la terti 3954. Ajustri pentru deprecierea produselor reziduale aflate la terti 3956. Ajustri pentru deprecierea animalelor aflate la terti 3957. Ajustri pentru deprecierea mrfurilor aflate la terti 3958. Ajustri pentru deprecierea ambalajelor aflate la terti 396. Ajustri pentru deprecierea animalelor 397. Ajustri pentru deprecierea mrfurilor 398. Ajustri pentru deprecierea ambalajelor 491 Ajustri pentru deprecierea creanelor-clieni ajustrile pentru depecierea stocurilor (demodare, degradare, etc), implic urmtoarea nregistrare: 6814 = % Cheltuieli de exploatare 391,3921,3922 privind ajustrile pentru 393,394,395, deprecierea activelor circulante 396,397,398 ajustrilor pentru deprecieea creanelor poate fi determinate de: - deprecierea creanei; - insolvabilitatea sau falimentul clienilor, a unor uniti din cadrul grupului; - insolvabilitatea debitorilor, ceea ce implic un risc n ncasarea creanelor.

c)- 6863 Cheltuieli financiare privind ajustarile pentru depreciere 296 Ajustari pentru depecierea imobilizarilor financiare 495 Ajustari pentru deprecierea creanelor-decontri n cadrul grupului, unitii i cu asociaii 35

590 Ajustari pentru deprecierea investitiilor pe termen scurt Conturile de cheltuieli, care nregistreaz mrimea valoric a ajustrilor constituite, se va include la sfritul exerciiului financiar n contul 121 Profit i pierdere, urmnd ca dup determinarea cheltuielilor deductibile i nedeductibile fiscal, valoarea celor nedeductibile s se includ n baza de impozitare n momentul determinrii impozitului pe profit. Agenii economici, persoane juridice pot constitui toate categoriile de ajustri prezentate anterior, dar nu toate cheltuielile de constituire a acestora sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal13. La sfritul exerciiului, dup determinarea rezultatului financiar al exerciiului, acesta este ajustat prin adugarea cheltuielilor nedeductibile i scderea deducerilor fiscale, determinndu-se astfel profitul impozabil. Reflectarea n contabilitate a suplimentrii, diminurii sau anulrii ajustrilor Elementele patrimoniale de activ care sunt amortizabile se pot deprecia, iar diferena de valoare n minus se regularizeaz pe baza datelor stabilite cu prilejul inventarierii anuale. Deprecierile se calculeaz prin deducerea valorii de inventar (mai mic) din valoarea contabil de intrare n patrimoniu.Deprecierea care se determin poate fi superioar sau inferioar celei stabilite cu prilejul inventarierii anterioare, fiind necesar suplimentarea, respectiv diminuarea ajustrii existente n contabilitate, nregistrate la nchiderea exerciiului precedent. Diminuarea sau anularea ajustrilor privind depecierea elementelor de activ se oglindete n contabilitate prin debitarea conturilor de ajustri amintite ma sus i creditarea unor conturi corespondente de venituri, conturi care fac perechi cu cele de cheltuieli pe seama crora au fost constituite anterior ajustrilor i anume: - 7813 Venituri din ajustri pentru deprecierea imobilizrilor (6813) - 7814 Venituri din ajustri pentru deprecierea activelor circulante (6814) - 7863 Venituri din ajustrile pentru deprecieri (6813) nregistrarea n contabilitate a deprecierilor care se stabilesc cu prilejul inventarierii se poate realiza i prin folosirea metodei anulrii integrale a ajustrilor existente de la ncheierea exerciiului anterior i nregistrarea n totalitate a celor determinate la ultima inventariere. Ajustrile constituite n perioade anterioare, la finele fiecrui exerciiu cu ocazia inventarierii sunt supuse analizrii putndu-se nregistra cheltuieli, n cazul ajustrilor existente, determinate de situaia n care ajustrile constituite sunt iferioare deprecierilor constatate sau venituri din ajustri, determinate de diminuarea sau anularea ajustrilor existente. Anularea ajustrilor are loc n cazurile n care acestea rmn fr obiect.Ajustrile de depreciere rmn fr obiect atunci cnd, elementele patrimoniale pentru care s-au constituit au ieit din patrimonial unitii prin vnzare, consum intern, etc. Diminuarea ajustrilor are loc la sfritul exerciiului cnd ajustrile constituite deja anterior se reajusteaz, n sensul c se reduce la situaia concret nou intervenit. n situaia ajustrilor pentru depreciere, diminuarea lor are loc n cazul n care, la sfritul exerciiului financiar deprecierea constatat pentru elementele patrimoniale inventariate este inferioar deprecierii anterioare, respectiv ajustarea constituit la finele exerciiului precedent. Att anularea ct i diminuarea ajustrilor genereaz aceeai operaie contabil, adic o reducere a ajustrilor i concomitent o cretere a veniturilor. n cazul anulrii ajustarilor, veniturile obinute sunt egale cu ntreaga sum a ajustrii constituite anterior, iar n cazul diminurii ajustrilor, veniturile obinute sunt reprezentate numai de diferenele cu care se reduc ajustrile constituite anterior.
13

n conformitate cu Legea nr.82/1991 i regulamentul de aplicare a Legii contabilitii

36

Sumele reprezentnd diminuarea sau anularea ajustrilor constituite, creeaz venituri difereniate de natura activitilor generatoare (exploatare, financiar, excepional). a) Venituri din ajustri privind activitatea de exploatare Provizioanele constituite prin garanii de bun execuie se evideniaz n venituri pe msura efecturii remedierilor sau la expirarea perioadei de garanie nscris n contract. % 290,291,293 % 391,..,398 = 7813 Venituri din ajustrile pentru deprecierea imobilizrilor

7814 Venituri din ajustrile pentru deprecierea activelor circulante Anularea sau diminuarea provizioanelor pentru clienti nencasai se face n situaia ncasrii creanei sau evidenierii acestora ca i cheltuieli, cnd hotrrea judectoreasc definitiv atest imposibilitatea ncasrii creanei.Astfel n situaia imposibilitii ncasrii creanei se impune inaintea nregistrrii s se fac nregistrarea:

654 Pierderi din creane i debitori diveri

4118 Clieni inceri sau in litigiu

b) Venituri financiare din ajustri Ajustrile pentru pierderi din diferene de curs valutar se anuleaz prin trecerea pe venituri pe msura lichidrii creanelor i datoriilor n valut , pentru care au fost constituite sau ca urmare a scderii cursului de referin la lichidarea exerciiului. % 296 Ajustri pentru pierderea de valoare a imobilizrilor financiare 496 Ajustri pentru deprecierea creanelor - debitori diveri 591 Ajustri pentru pierderea de valoare a aciunilor deinute la entitile afiliate = 7814 Venituri din ajustri pentru deprecierea imobilizrilor

c) Venituri excepionale din ajustri % 290,291,293 496 Ajustri pentru deprecierea = 7863 Venituri financiare din ajustri pentru pierderea de valoare a imobilizrilor financiare

37

creanelor - debitori diveri Operaiunea de anulare i cea de constituire a ajustrilor se reflect n contabilitate n mod identic cu cele privind diminuarea i respectiv suplimentarea ajustrilor, ceea ce sintetizat se poate prezenta astfel: - nregistrarea anulrii sau diminurii ajustrilor: Conturi de ajustri = pentru deprecieri - nregistrarea constituirii sau suplimentarii ajustrilor: Conturile de cheltuieli privind ajustrile = Conturi de venituri din ajustri Conturi de ajustri pentru deprecieri

De altfel aceste dou tipuri de nregistrari contabile se folosesc i pentru ajustrile constituite de entitatea economic.

CAP. III STUDIU DE CAZ PRIVIND REFLECTAREA CONTABILITATE A REZULTATELOR INVENTARIERII 3.1 Prezentarea general a unitii colare

Pn s-a ajuns la denumirea actual, aceast unitate de nvmnt a fost mult ncercat de schimbarea locului de existen i a numelui su. Astfel n 1912 se nfiineaz pe alt loc dect cel de azi, coala Normal de nvtori, urmnd ca n 1921 unitatea s se mute n actuala cldire. Urmeaz perioada de criz economic dintre 1929-1933, astfel c n 1930, coala Normal se desfiineaz, pentru ca ntre anii 19301948 s ia fiin coala de Gospodrie (gen liceu industrial), care n 1949 se transform n coala Pedagogic de nvtori, coal care ntre timp se mut la Liceul Nr. 3 de atunci. Tot n acest an, sub patronajul antierului Naval se nfiineaz coala Profesional Metalurgic. Din 1971 unitatea i schimb din nou numele, devenind acum Liceul Industrial Nr.1, nume pe care l pstreaz pn n 1991, cnd devine Grup colar Construcii de Maini. Ultima dat n 1993, i schimb din nou numele n Grupul colar Domnul Tudor. Absolvenii sunt pregtii i calificai n profilurile mecanic i electrotehnic, n meseriile:prelucrtori mecanici, mecatronic, electric, electrotehnic, lucratori n lacatuerie, lucrtori n prelucrri la cald. Laboratoarele sunt de cultur general:fizic, biologie i chimie, i de cultur tehnic: acionri i automatizri, msurri electrice i electronice, informatic, rezistena materialelor i a organelor de masini, iar cabinetele sunt destinate predrii obiectelor:limba i literature romn, istorie i geografie, limbi moderne, desen tehnic,tehnologie. n ultimii ani s-au reusit realizarea catorva cabinete moderne:cel de consiliere sic el de calculatoare. n procesul de orientare colar i profesional coopereaz 4 factori importani:elev, diriginte, scoal, familie, n limitele demnitii, corectitudinii, obiectiviii, simului valorii i al msurii, cunoscut fiind faptul c actualii elevi sunt viitori ceteni ai rii, iar menirea este de a-I educa i frorma pentru progresul omenirii. 38

Grupul colar Domnul Tudor dispunde urmtoarele cadre didactice: - cadre didactice debutante - 25; - cadre didactice cu examen de definitivat - 46; - cadre didactice cu gradul didactic II - 10; - cadre didactice cu gradul didactic I - 47; - cadre didactice doctoranzi - 2; - numrul total al cadrelor didactice - 128 - numrul cadrelor didactice titulare - 75 din care: profesori de cultur general - 58; profesori discipline tehnice - 10; maitri instructori - 7. Numr de profesori autori de programe colare n programul de reform - 15; Numr de profesori autori de auxiliare curriculare - 15; Numr de profesori formatori regionali - 13; Numr de profesori care au participat la cursuri de perfecionare sau postuniversitare (ultimi 5 ani) - 12. Personal nedidactic: total 38 din care: 1 contabil ef; 1 contabil principal; 1 casier; 1 administrator; 1 ef depozit carte; 1 magazioner; 10 muncitori ntreinere; 1 ofer; 5 buctari; 16 ngrijitori curenie. Baza didactico-material 38 sli de clas; 6 laboratoare de informatic (71 PC, Inernet, 5 imprimante, scanner color, TV color, video etc.); un cabinet mecanic; un cabinet matematic; un cabinet romn; un cabinet limbi strine; un laborator biologie; 1 laborator electronic (Phare VET); 1 laborator informatic (Phare VET); 1 laborator telecomunicaii; 1 laborator electrotehnic; 1 laborator fizic; 1 laborator chimie; 1 laborator biologie; 5 cabinete de diverse specialiti; 7 ateliere coal; sal i baz sportiv cu terenuri de fotbal, basket, volei; bibliotec; 2 cmine-internat (baieti, fete); cantin cu 600 locuri pe serie; mobilier conform standardelor europene. Resurse informaionale planuri de nvamnt; 39

programe colare; ghiduri pentru aplicarea programelor analitice; manuale colare; carti si reviste de specialitate; Internet. Resurse financiare: bugetare (de la bugetul local); extrabugetare (venituri proprii i alte surse).

Procedura invetarierii patrimoniului Inventarierea patrimoniului reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor respective, cantitatic-valoric sau numai valoric, dup caz la data la care acesta se efectueaz. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecarei unitii, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii pentru respectivul exerciiu financiar. Organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv din instituiile publice, se efectueaz potrivit prevederilor Legii contabilitii nr.82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ale reglementrilor contabile aplicabile, precum i ale OMF 1753/2004. n temeiul prevederilor Legii contabilittii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, unittile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a elementelor de activ i de pasiv deinute la nceputul activitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii lor, n cazul fuziunii sau ncetrii activitaii, precum i alte situaii prevzute de lege: - la cererea oranelor de contarol, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute de lege; - ori de cte ori sunt indici c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; - ori de cte ori intervine o predare primire de gestiune; - cu prilejul reorganizrii gestiunilor; - ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de fort major; - alte cazuri prevazute de lege. Inventarierea anual a elementelor patrimoniale se face, de regul, cu ocazia ncheierii exerciiului financiar, avndu-se n vedere i specificul unitii. Rspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legii contbilitaii nr.82/1991 republicat, cu modicicrile i completrile ulterioare, i n corformitate cu regelmentrile contabile aplicabile, revin administratorului, ordonatorului de credite sau altei personae care are obligaia gestionrii elementelor de activ i de pasiv i care elaboreaz i transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitii.

40

3.2

Regularizarea rezultatelor inventarierii


Datorit faptului c n cadrul studiului de caz privind inventarierea la Grup colar Domnul Tudor nu au fost nregistrate plusuri sau minusuri n cele ce urmez vor fi prezentate 2 exemple cu referire la reflectrarea n contabilitate a regularizrii rezultatelor inventarierii. 1. n urma inventarierii gestiunii de materii prime s-a stabilit urmtoarea situaie:
Mat prime A B C D E stoc faptic stoc scriptic cant intrat coef de perisab (%) pret de inreg pret de valorif (include tva)

3500 700 850 350 1300

3480 730 900 360 1260

10000 20000 10000 15000 30000

0,1 0,2 0,1 0,2 0,1

18 14 17 16 12

25 20 23 21 18

a).- Determinarea rezultatelor inventarierii


mat prime CANTITATE A B C D E PLUSURI VALOARE CANTITATE MINUSURI VALOARE

20

360 30 50 10 420 850 160 1430

Total

40 -

480 840 -

Stoc faptic > Stoc scriptic plus (+) Stoc faptic < Stoc scriptic minus (-) - regularizarea rezultatelor inventarierii Fiind bunuri diferite nu se pot compensa plusuri cu minusuri, n acest caz acordndu-se perisabiliti. Aceste perisabiliti pot fi de dou feluri: - perisabiliti calculate - perisabiliti acordate Perisabilitatea calculat=Cantitatea Intrat x coeficientul de perisabilitate Perisabilitatea acordat=Minim (minus efectiv,perisabilitate calculat)
mat prime B C D perisabilitate calculata CANTITATE perisabilitate acordatA VALOARE

Total

40 10 30 -

30 10 10 -

420 170 160 750

41

b).nregistrarea prejudiciului prejudicial firmei = [(minus efectiv-perisabiliti acordate) x pre de nregistrare] = (30-30) x 14+(50-10) x 17 +(10-10) x 16 =680 lei -prejudiciul de recuperat= [minus efectiv-perisabiliti acordate) x pre de valorificare] =(30-30) x 20 + (50-10) x 23 + (10-10) x 21 =920 lei c).Determinarea prejudiciului de recuperat de la 2 angajai tiind ca G1 are un salariu de 700 de lei iar G2 are un salariu de 950 de lei. prejudicial de recuperat de la G1=700/(700+950) x 920=390,30 lei prejudicial de recuperat de la G2=950/(700+950) x 920=529,70 lei 920 lei d).nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de regularizare nregistrarea plusului la inventar 301 Materii prime nregistrarea perisabilitilor 6588 Alte cheltuieli de exploatare = 601 Cheltuieli cu materii prime 301 Materii prime 840 lei

750 lei

nregistrarea prejudiciului firmei 601 Cheltuieli cu materii prime nregistrarea prejudiciului de recuperat 4282 Alte creane in legatur cu personalul 462 Creditori diveri

301 Materii prime

680 lei

% 7588 773,11 lei Alte venitui din exploatare 4427 146,89 lei TVA colectata

2. ntr-o gestiune de materiale consumabile s-a stabilit urmtoarea situaie:


sortiment stoc faptic stoc scriptic cantitatea intrata coeficinet perisabilitate pret inregistrare pret valorificare

A1 A2 A3 A4

830 400 420 600

800 440 400 660

15000 20000 10000 30000

0,1% 0,1% 0,1% 0,1%

38 36 40 30

42 40 46 37

a) - Stabilirea rezultatelor inventarierii


sortiment plusuri MINUSURI

42

CANTITATE

VALOARE

CANTITATE

VALOARE

A1 A2 A3 A4 Total

30

1140 40 1140

20

800 60 1800 3240

50

1940

100

- regularizarea rezultatelor inventarierii Fiind sortimente ale aceluiai material exist posibilitatea compensrii plusurilor cu minusurile.Aceast operaiune presupune dou etape: Eliminarea din compensare - are rolul de a nlatura plusurile sau minusurile cantitative.Eliminarea se face ncepnd cu sortimentele care au preul cel mai mic n ordine cresctoare. Compensarea propriu-zis ncepe cu sortimentele de la plusuri sau minusuri care au preul cel mai mare in ordine descresctoare.n compensare se ia n considerare preul cel mai mic dintre cele dou sortimente.Apar astfel diferene valorice determinate nmulind cantitatea compensat cu diferenele de pre. eliminarea din compensare
sortiment cantitatea valoarea

A2 A4 Total

50 50

1500 1500

Raman
sortiment plusuri minusuri

A1 A2 A3 A4 Total

30 40 20 50 10 50 compensarea propriu-zis

sortiment

PLUSURI CANTITATE VALOARE

MINUSURI CANTITATE VALOARE

diferente valorice

A1 A2

20 (10)

720 300 20 (20) 43 720 720

20(38-36)=+40 10(38-30)=+80

A3 20 A4 Total 50 720 1740 10 50 300 1740 20(40-36)=+80 +200 -0

Perisabilitile se calculeaz i se acord numai pentru minusuri eliminate din compensare. Perisabilitatea calculat=Cantitatea Intrat x Coeficient de perisabilitate A4=30000 x 0,1 %=30 Perisabilitatea acordat= min(minus eliminate din compensare;perisabilitatea calculat) A4=30 x 30=900 lei Determinarea prejudiciului Prejudiciul firmei = [(minus efectiv- perisabiliti acordate) x pre de nregistrare] = (30-30) x 14 + (50-10) x 17 + (10-10) x 16 = 680 lei Prejudiciul de recuperat = [(minus efectiv-perisabiliti acordate) x pre de valorificare] = (30-30) x 20 + (50-10) x 23 + (10-10) x 21 = 920 lei Calcularea prejudiciului de recuperat de la 2 angajai (G1 si G2) tiind c acetia au salarii de 700 respectiv 950 lei. Prejudiciul de recuperat de la G1=700/(700+950) x 920 = 390,30 lei Prejudiciul de recuperat de la G2 =950/(700+950) x 920 = 529,70 lei 920 lei nregistrarea operaiunilor de regularizare - nregistrarea perisabilitilor 6588 Alte cheltuieli de exploatare nregistrarea prejudiciului firmei 602 Cheltuieli cu materii prime

301 Materii prime

900 lei

302 680 lei Materiale consumabile 602 200 lei Cheltuieli cu materii prime % 7588 740 lei Alte venitui din exploatare 4427 140,6 lei TVA colectat

inregistrarea diferentelor valorice 302 Materiale consumabile nregistrarea prejudiciului de recuperat 4282 Alte creane n legatur cu personalul

3.3

Concluzii
44

Conform Normelor Metodologice privind organizarea i efectuarea inventarierii, aprobate prin OMF 1753/2004 i art.8 alin.1 din Legea Contabilitii, unitile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului cel puin o dat pe an, de regul la sfritul anului. La Grup colar Domnul Tudor, inventarierea s-a efectuat n luna noiembrie 2006, pentru anul 2006.Conform prevederilor art.8 din Legea 82/1991 i OMF 1753/2004 privind inventarierea patrimoniului, s-a constituit prin decizia 72/21.11.2006 a Ordonatorului teriar de credite, comisia de inventariere pe urmtoarea structura: - 1 preedinte - 1 secretar - 9 membrii n decizia conductorului Grupului colar Domnul Tudor, de constituire a comisiei de inventariere a fost precizat modul de efectuare a inventarierii, perioada de desfurare a inventarierii faptice:22 noiembrie 20 decembrie 2006 i perioada valorificrii rezultatelor inventarierii:20.12.2006-23.12.2006 Efectuarea propriu-zis a inventarierii La data nceperii inventarierii comisia a procedat la luarea declaraiilor gestionarilor conform modelului din anexele la norme, din care rezult: - nu gestioneaz valori materiale n alte locuri de depozitare, altele dect cele tiute; - dac se afl i alte valori materiale n depozitul su, care nu sunt cuprinse n evidena contabila a Grupului colar Domnul Tudor; - are sau nu valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele primare respective (nota de receptie, respective avizul de expediie); - a primit sau a eliberat valori materiale din gestiune, fr ntocmirea documentelor respective; - are sau nu documente de primire sau eliberare din gestiune, care nu au fost predate la contabilitate. Inventarierea efectiv s-a fcut prin numarare, cntrire, msurare, etc.dup caz. La mijloace fixe i obiecte de inventar din dotarea Grupui colar Domnul Tudor s-au ntocmit liste de inventariere pe locuri de folosint (birouri). Dup efectuarea operaiilor de identificare efectiv a valorilor materiale din gestiune din cadrul Grupului colar Domnul Tudor, s-a procedat la calculul valoric al listelor de inventar i la confruntarea situaiei faptice cu cea scriptic. Rezultatele inventarierii: Conform procesului verbal 22.12.2006, ncheiat de comisia de inventariere, nu au rezultat plusuri sau minusuri de inventar. Pe liste separate s-au nregistrat valorile materiale (mijloace fixe, obiecte de inventar) care au durata de folosint i care ndeplinesc condiiile la casare.Astfel au fost propuse la casare urmtoarele mijloace materiale: - mijloace fixe..1785,75 lei - obiecte de inventar..640,02 lei Total..2425,77 lei Aceste liste nsoite de o adres de naintare s-au trimis la forul ierarhic superior, respectiv Inspectoratului colar urmnd a fi aprobate n cadrul edintei Consiliului de Administraie i trimise spre aprobare Ministerului Educaiei i Cercetrii Bucureti. Dup aprobarea lor, care va fi comunicat n scris Inspectoratului Mehedini, iar acest va comunica unitii colare.Se va proceda la scderea acestor valori materiale din contabilitate, respectiv i va diminua patrimoniul cu aceste valori materiale casate. Evidena elementelor patrimoniale este transpus pe support electronic, care a fost realizat ca un aport personal ceea ce ajut la verificarea, n orice moment, a existenei faptice(cantitativ-valorice) a patrimoniului cu evidenele contabile. 45

46