Microsoft Access 2007

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Este manual destina-se a apoiar os participantes nas aces de formao, e pode ser utilizado como um guia auxiliar na aprendizagem, uma referncia para o futuro, ou mesmo uma ferramenta para reviso de conhecimentos. No pode ser utilizado para outros fins, nem parcialmente ou integralmente copiado, ou reproduzido, por qualquer meio ou em qualquer suporte, sem autorizao prvia por escrito. Este manual pode ser acompanhado por exerccios prticos e outros materiais fornecidos aos participantes, concebidos com o objectivo de proporcionar uma rpida aprendizagem da utilizao dos programas informticos aqui referidos. Garantimos a qualidade destes materiais, mas no h quaisquer garantias expressas ou implcitas da adequao destes materiais a uma determinada finalidade. As descries constantes deste manual no so garantia do regular funcionamento dos programas aqui referidos, cuja responsabilidade inteiramente dos respectivos fabricantes.

Ficha Tcnica: Concepo e Edio Nuno M. Silva Reviso Nuno G. Raimundo Coordenao Pedaggica Jos Miguel Oliveira

K-Train Outubro/2007
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ndice
1 2 INTRODUO ................................................................................................................................ 3 INICIAR O MICROSOFT ACCESS 2007.............................................................................................. 4 2.1 2.2 2.3 2.4 3 INICIAR O ACCESS ....................................................................................................................... 4 ABRIR UMA BASE DE DADOS EXISTENTE............................................................................................. 5 CRIAR UMA BASE DE DADOS A PARTIR DE UM MODELO ......................................................................... 5 INICIAR UMA NOVA BASE DE DADOS ................................................................................................. 6

O AMBIENTE DE TRABALHO DO ACCESS ........................................................................................ 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 O FRISO ................................................................................................................................... 8 GRUPOS DE COMANDOS E OPES DOS GRUPOS ............................................................................... 10 A BARRA DE ACESSO RPIDO ........................................................................................................ 11 O BOTO DO MICROSOFT OFFICE ................................................................................................. 13 OS ATALHOS ........................................................................................................................... 14

EXPLORAR UMA BASE DE DADOS ................................................................................................ 16 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 ABRIR UMA BASE DE DADOS ........................................................................................................ 16 OPES DE SEGURANA E FIDEDIGNIDADE ...................................................................................... 16 PAINEL DE NAVEGAO ............................................................................................................. 18 ABRIR E FECHAR OBJECTOS ......................................................................................................... 20 MODOS DE VISUALIZAO DOS OBJECTOS ....................................................................................... 22

CONSTRUIR TABELAS NA VISTA FOLHA DE DADOS ...................................................................... 23 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 ALTERAR O NOME DO CAMPO ...................................................................................................... 23 ALTERAR O TIPO DE DADOS E PROPRIEDADES ................................................................................... 24 ADICIONAR OU REMOVER CAMPOS ................................................................................................ 24 ADICIONAR UM CAMPO COM UMA LISTA DE OPES .......................................................................... 25 CRIAR UMA LISTA DE OPES DE MLTIPLA ESCOLHA ......................................................................... 27 ADICIONAR UM CAMPO DE OUTRA TABELA ...................................................................................... 29

CONSTRUIR TABELAS NA VISTA DE ESTRUTURA .......................................................................... 33 6.1 6.2 6.3 6.4 CRIAR UM CAMPO NA VISTA DE ESTRUTURA ..................................................................................... 33 UM NOVO TIPO DE DADOS: ANEXO ............................................................................................... 34 NOVIDADES DO CAMPO MEMO .................................................................................................... 35 OUTRAS NOVIDADES.................................................................................................................. 37

7 8

ESTABELECER RELAES ENTRE TABELAS .................................................................................... 39 CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas TRABALHAR NA FOLHA DE DADOS .............................................................................................. 42 8.1 8.2 8.3 8.4 FORMATAR A FOLHA DE DADOS .................................................................................................... 42 FILTRAR E ORDENAR DADOS ........................................................................................................ 42 PROCURAR INFORMAO ........................................................................................................... 43 TRABALHAR COM TOTAIS ............................................................................................................ 44

IMPORTAR/EXPORTAR ................................................................................................................ 45 9.1 9.2 9.3 IMPORTAR DADOS .................................................................................................................... 45 EXPORTAR DADOS ..................................................................................................................... 49 OBTER DADOS POR CORREIO ELECTRNICO ...................................................................................... 52

10 11

CRIAR CONSULTAS ....................................................................................................................... 59 TRABALHAR COM FORMULRIOS................................................................................................ 61 11.1 11.2 TIPOS DE FORMULRIO .............................................................................................................. 61 MODOS DE VISUALIZAO .......................................................................................................... 61

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11.3 11.4 11.5 12

CRIAR E FORMATAR UM FORMULRIO ............................................................................................ 62 CRIAR UM FORMULRIO NA VISTA DE ESTRUTURA ............................................................................. 68 TRABALHAR COM MACROS ......................................................................................................... 69

TRABALHAR COM RELATRIOS ................................................................................................... 74 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 MODOS DE VISUALIZAO .......................................................................................................... 74 CRIAR E FORMATAR UM RELATRIO .............................................................................................. 75 ORDENAR E AGRUPAR E CRIAR TOTAIS ........................................................................................... 76 CRIAR UM RELATRIO NA VISTA DE ESTRUTURA ............................................................................... 80 IMPRIMIR OU EXPORTAR PARA PDF .............................................................................................. 81

13

COMPATIBILIDADE ENTRE VERSES ............................................................................................ 82 13.1 13.2 CONVERTER PARA A VERSO 2007 ............................................................................................... 82 CONVERTER PARA VERSES ANTERIORES ........................................................................................ 83

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Introduo

1 Introduo
So muitas as novidades que poder encontrar na nova verso do Microsoft Access. Mais fcil de utilizar, e com muitas novas funcionalidades, a verso 2007 vai certamente atrair todos os utilizadores, desde os novos utilizadores at aos mais experientes. Para os novos utilizadores criar os objectos da base de dados agora muito mais fcil. O Access disponibiliza mtodos mais simples para criao das tabelas, e existem vrias tabelas e campos pr-estruturados que podem ser utilizados na sua base de dados. A construo e formatao de formulrios e relatrios fazem-se agora muito rapidamente. Agora quase no necessrio saber o que so as relaes entre tabelas, pois quando necessitar de estabelecer uma relao entre duas tabelas, basta arrastar o campo de uma tabela para outra. O Access cria um campo de pesquisa e estabelece as relaes automaticamente. Para os utilizadores mais experientes, surgem novas funcionalidades, que de algum modo iro facilitar a sua vida. Por exemplo, um noto tipo de dados os Anexos. verdade!!! Anexos! Agora pode criar campos nas suas tabelas para armazenar ficheiros. Pode no mesmo campo armazenar vrios ficheiros e qualquer tipo e ficheiro. O Access disponibiliza um gestor que lhe permite facilmente gerir os anexos. Agora pode formatar o texto dentro de um campo Memo. Defina a propriedade RTF (Rich Text Format) nesse campo, e formate o texto como se estivesse a faz-lo num processador de texto. Os campos Memo permitem agora armazenar um histrico, alterando apenas uma propriedade. Nos campos do tipo Data/Hora, surge automaticamente uma miniatura de um calendrio onde pode facilmente seleccionar datas. Quando cria uma caixa de listagem ou caixa de combinao, pode agora editar os itens dessa lista muito mais rapidamente. Estas listas permitem agora a seleco de mltiplos valores e, com esta nova funcionalidade, as complicadas Relaes de Muitos-para-Muitos quase passam histria! Recolher dados por correio electrnico? Nada mais fcil. Pode criar um formulrio para recolha ou actualizao de dados que enviado por correio electrnico. Depois de recebidas as respostas, estas sero processadas automaticamente. S tem que abrir a tabela e ver a informao actualizada. Este apenas um breve resumo daquilo que pode encontrar no Access 2007. Quando comear a utiliz-lo, ir encontrar muitas outras funcionalidades que certamente o agradar. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

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Iniciar o Microsoft Access 2007

2 Iniciar o Microsoft Access 2007

2.1 Iniciar o Access
Uma nova janela agora apresentada assim que inicia uma nova sesso no Microsoft Access 2007 a Janela de Introduo. A partir desta janela pode criar uma base de dados vazia, pode abrir uma das ltimas bases de dados criadas e pode ainda criar uma base de dados partir de uma lista de modelos pr-estruturados. Esta janela permite-lhe tambm aceder pgina da Microsoft Online, onde encontrar dicas e sugestes muito teis para uma melhor utilizao do Microsoft Access 2007.

Criar uma base de dados vazia

Modelos Disponveis Categorias de Modelos Lista de bases de dados recentes

Microsoft Online

Figura 2-1: Janela de Introduo ao Microsoft Outlook

No painel mais esquerda da Figura 2-1 encontra uma lista com as categorias de modelos de bases de dados sendo que, algumas destas categorias correspondem a bases de dados gratuitas disponibilizadas pela Microsoft Online. A informao apresentada no painel o centro depende sempre da opo escolhida no painel da esquerda.

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Iniciar o Microsoft Access 2007

2.2 Abrir uma base de dados existente

Se pretender abrir uma base de dados j existente, clique sobre o boto nome da base de dados se esta se encontrar na lista de Bases de dados recentes. que encontra no painel mais direita da Figura 2-1 para aceder caixa de dilogo Abrir ou clique sobre o

Figura 2-2: Caixa de dilogo Abrir

2.3 Criar uma base de dados a partir de um modelo

Quando pretender criar uma base de dados a partir de um dos modelos disponibilizados pela Microsoft, seleccione esquerda a categoria e no painel central clique sobre o modelo. Depois de seleccionado o modelo, no painel mais direita tem que indicar o nome do ficheiro, bem como o local onde o pretende guardar. Se necessrio, clique no boto para definir uma outra localizao, e clique em transferir.

Aguarde alguns segundos e a base de dados ser apresentada. Neste exemplo foi utilizado o Modelo Contactos (Figura 2-4). Pode agora comear a utilizar esta base de dados. Tenha em ateno que os principais comandos encontram-se no topo do formulrio, logo abaixo do ttulo. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Figura 2-3: Comandos da base de dados Contactos.

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Figura 2-4: Modelo de Base de Dados - Contactos

DICA: Na categoria Exemplo, encontra a base de dados Adamastor. Esta uma base de dados de exemplo do MS Access, e pode aprender dicas muito teis se a explorar um pouco

2.4 Iniciar uma nova base de dados

Para criar uma base de dados vazia, escolha a categoria Destaque no painel esquerdo da Figura 2-1, e clique em Base de Dados Vazia no painel ao centro. No painel direita indique o nome e o local onde pretende guardar a base de dados. Depois de criada a base de dados, CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas surge-lhe uma janela idntica da Figura 2-5. Quando inicia uma nova base de dados -lhe apresentada de imediato uma nova tabela na vista de Folha de Dados. Pode comear a preencher esta tabela, como se de uma folha de clculo se tratasse. O Access adicionar as colunas que necessitar, e medida que vai adicionando a informao, o Access vai atribuindo o tipo de dados mais indicado para cada campo.

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Figura 2-5: Nova base de dados

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O Ambiente de Trabalho do Access

3 O Ambiente de Trabalho do Access

Quando est a trabalhar numa base de dados no Access 2007, a janela do Ambiente de trabalho idntica apresentada na Figura 3-1.
Barra de Acesso Rpido Boto do Office Friso

Separadores dos Objectos Boto Fechar Objecto

Painel de Navegao

Vistas do Objecto

Figura 3-1: O Ambiente de trabalho do Access

Nesta Janela encontrar elementos que so especficos do Access, e outros que so idnticos aos das outras aplicaes do Office 2007, como o caso do Friso ou a Barra de acesso

rpido.

3.1 O Friso
O Friso uma barra constituda por separadores, comandos e grupos de comandos, que substitui a Barra de menus e as Barras de Ferramentas das anteriores verses do Access. Esta barra disponibiliza quatro separadores, onde encontrar as ferramentas de trabalho do CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas Microsoft Access: Base; Criar; Dados Externos Ferramentas da Base de Dados. Estes separadores esto sempre disponveis. Alm destes separadores, encontrar outros que so especficos para o objecto que est a utilizar. Se por exemplo estiver a trabalhar na estrutura de uma consulta, surgir o separador Estrutura que disponibiliza ferramentas necessrias para a construo de uma consulta.

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O Ambiente de Trabalho do Access

Figura 3-2: Ferramentas de Consulta no Friso

Minimizar/Maximizar o Friso Se preferir, pode trabalhar com o Friso minimizado, para ter mais espao disponvel para visualizar a sua folha de clculo. Para minimizar o Friso, clique na seta que se encontra direita da barra de acesso rpido e escolha a opo Minimizar o Friso.

Figura 3-3: Minimizar o Friso

Quando o Friso est minimizado, apenas consegue ver o nome dos separadores. Se clicar sobre um deles, o Access mostrar os comandos desse separador. Depois de utilizar o CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas -9comando, o Friso novamente minimizado.

Figura 3-4: Aparncia do Excel com o Friso minimizado

Para voltar a ter o Friso sempre disponvel, volte a executar os passos da Figura 3-3.

O Ambiente de Trabalho do Access

3.2 Grupos de comandos e opes dos grupos

Grupos de comandos Quando clica sobre um dos separadores do Friso, se o analisar com algum detalhe, apercebese de que os comandos encontram-se organizados por grupos. Os nomes dos grupos encontram-se abaixo do respectivo grupo.

Figura 3-5: Grupo Formulrios do Separador Criar

DICA: Quando procurar por um comando, talvez seja um bom mtodo comear por procurar pelo separador onde esse comando se poder encontrar, e em seguida pelo nome do grupo onde o comando poder estar arrumado.

Opes do grupo No canto inferior direito de alguns grupos, pode encontrar um pequeno boto do grupo. que lhe

permite aceder s opes avanadas do grupo. Clique neste boto para abrir a caixa de dilogo

Figura 3-6: Abrir uma caixa de dilogo

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3.3 A barra de acesso rpido

A barra de acesso rpido por predefinio, s disponibiliza trs botes: Guardar; Anular e o boto repor.

Figura 3-7: Barra de acesso rpido

Pode facilmente personalizar esta barra. Pode alterar a sua localizao e pode ainda adicionar ou remover comandos a esta barra. Quando clica na seta no final da barra de acesso rpido, encontra uma lista idntica apresentada na figura seguinte:

Figura 3-8: Personalizar Barra de Acesso Rpido

Alterar a localizao a barra de acesso rpido Para alterar a localizao desta barra, no menu da Figura 3-8 clique na opo Mostrar Abaixo

do Friso ou, em alternativa, Mostrar Acima do Friso, para a posicionar a barra acima ou
abaixo da barra de separadores. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas Adicionar/Remover botes barra de acesso rpido Quando o Access utilizado pela primeira vez, a barra de acesso rpido disponibiliza apenas trs botes ao utilizador. Pode no entanto adicionar ou remover botes a esta barra. Para adicionar um boto a esta barra abra o menu de personalizao (Figura 3-8) e clique sobre o comando que pretende adicionar barra. Se pretender adicionar outros botes que no se encontram nesta lista, utilize a opo Mais

comandos no menu de personalizao.

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O Ambiente de Trabalho do Access

Figura 3-9: Personalizar a barra de acesso rpido

Para adicionar comandos barra de acesso rpido a partir desta caixa de dilogo, seleccione na lista da esquerda o comando que pretende adicionar, e clique no boto Adicionar>>. Tenha em ateno que os comandos visveis na lista da esquerda dependem da opo seleccionada na caixa acima dessa lista. Se eventualmente quiser remover algum dos botes adicionados, na lista da direita seleccione o comando a eliminar, e de seguida clique no boto Remover. Para repor as definies originais da barra de acesso rpido, na parte inferior da janela clique no boto Repor. NOTA: Quando adiciona os comandos barra de acesso rpido, tenha em ateno qual a opo que se encontra seleccionada da caixa

Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Se deixar a opo predefinida Para todos os documentos (predefinio),
as alteraes efectuadas so visveis em todas as bases de dados. Caso seleccione o nome do documento que est a utilizar, ento as alteraes sero visveis apenas a base de dados que est a utilizar.

Outra forma, e talvez mais prtica, para adicionar comandos barra de acesso rpido clicar com o boto direito do rato sobre um comando da barra de separadores, e escolher a opo

Adicionar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido (Figura 3-10).

Figura 3-10: Adicionar um comando barra de acesso rpido

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O Ambiente de Trabalho do Access

Pode inclusive adicionar todo um grupo de comandos barra de acesso rpido. Basta clicar sobre o nome do grupo com o boto direito do rato e escolher a opo Adicionar Barra de

Ferramentas de Acesso Rpido.

Pode tambm remover os comandos desta barra com o boto direito do rato. Clique com o boto direito do rato sobre um dos comandos da barra de acesso rpido e clique na opo

Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

3.4 O Boto do Microsoft Office

Ao clicar sobre o Boto do Office familiares. encontrar alguns comandos que j lhe so bastante

Figura 3-11: Boto do Microsoft Office

atravs deste boto que pode, por exemplo aceder s opes de abrir, guardar, imprimir ou criar uma nova base de dados. Do lado direito deste menu encontra a lista com os ltimos documentos utilizados. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas atravs deste menu que pode aceder s opes gerais do Access, bem como s opes da base de dados actual. Clique no boto Opes do Access que se encontra na parte inferior do menu para aceder s opes Figura 3-12.

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O Ambiente de Trabalho do Access

Figura 3-12: Opes do Access

3.5 Os Atalhos
Na verso 2007 do Microsoft Access, pode aceder a qualquer comando ou a qualquer separador do Friso a utilizando apenas o teclado. Quando pressiona a tecla ALT, surge junto aos comandos da barra de acesso rpido e junto a cada separador as descries de teclas (Figura 3-13).

Figura 3-13: Descries de Teclas

Se quiser por exemplo aceder ao separador Dados Externos, enquanto as descries das teclas estiverem visveis, pressione a tecla X. Sero depois mostradas as descries de teclas do separador Dados Externos. (Figura 3-14)

Figura 3-14: Descries de Teclas do Separador Esquema de Pgina

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O Ambiente de Trabalho do Access

Pressione em seguida na tecla ou na sequncia de teclas que corresponde letra do comando que deseja executar. Os atalhos de teclado que utilizava anteriormente, como o CTRL+C (Copiar), CTRL+X (Cortar), CTRL+V (Colar), CTRL+Z (Anular), entre outros, podem ser utilizados como antigamente.

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