xito S.A.

Anlisis de rea Funcional

Trabajo Prctico Final de Administracin

Jorge Vega Wendy De Len Jorge Garca Luis Fernando Estarita Daniel Bertel Yesit Gmez Yurley Vega Jonathan Avendao

INTRODUCCIN

La importancia de la cultura y el clima organizacional ha sido tema de marcado inters desde los aos 80 hasta nuestros das, dejando de ser un elemento perifrico en las organizaciones para convertirse en un elemento de relevada importancia estratgica. El desarrollo de la cultura organizacional permite a los integrantes de la organizacin ciertas conductas e inhiben otras. Una cultura laboral abierta y humana alienta la participacin y conducta madura de todos los miembros de la organizacin, s las personas se comprometen y son responsables, se debe a que la cultura laboral se lo permite El clima organizacional est determinado por la percepcin que tengan los empleados de los elementos culturales, esto abarca el sentir y la manera de reaccionar de las personas frente a las caractersticas y calidad de la cultura organizacional. El presente trabajo prctico pretende evaluar el clima y la cultura organizacional de una empresa, dado que es una fortaleza que encamina a las organizaciones hacia la excelencia, hacia el xito.

CONCEPTUALIZACIN

La palabra cultura proviene del latn que significa cultivo, agricultura, instruccin y sus componentes eran cults (cultivado) y ura (accin, resultado de una accin). Pertenece a la familia cotorce (cultivar, morar) y colows (colono, granjero, campesino). La cultura a travs del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos espirituales y afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un perodo determinado. Engloba adems modos de vida, ceremonias, arte, invenciones, tecnologa, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias. Este concepto se refiri por mucho tiempo a una actividad producto de la interaccin de la sociedad, pero a partir de los aos ochenta, Tom Peters y Robert Waterman consultores de Mc Kinsey, adaptaron este concepto antropolgico y psicosocial a las organizaciones Este trmino fue definido por otros investigadores del tema como la interaccin de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u organizacin. A continuacin se citan diversos investigadores sobre el tema que coinciden en la definicin del trmino. Granell (1997) define el trmino como "... aquello que comparten todos o casi todos los integrantes de un grupo social..." esa interaccin compleja de los grupos sociales de una empresa est determinado por los "... valores, creencia, actitudes y conductas." (p.2). Chiavenato (1989) presenta la cultura organizacional como "...un modo de vida, un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interaccin y relaciones tpicas de determinada organizacin."(p. 464) Garca y Dolan (1997) definen la cultura como "... la forma caracterstica de pensar y hacer las cosas... en una empresa... por analoga es equivalente al concepto de personalidad a escala individual..." (p.33). De la comparacin y anlisis de las definiciones presentadas por los diversos autores, se infiere que todos conciben a la cultura como todo aquello que identifica a una organizacin y la diferencia de otra haciendo que sus miembros se sientan parte de ella ya que profesan los mismos valores, creencias, reglas, procedimientos, normas, lenguaje, ritual y ceremonias. La cultura se transmite en el tiempo y se va adaptando de acuerdo a las influencias externas y a las presiones internas producto de la dinmica organizacional.

Las organizaciones poseen una cultura que le es propia: un sistema de creencias y valores compartidos al que se apega el elemento humano que las conforma. La cultura corporativa crea, y a su vez es creada, por la calidad del medio ambiente interno; en consecuencia, condiciona el grado de cooperacin y de dedicacin y la raigambre de la institucionalizacin de propsitos dentro de una organizacin. En este sentido la principal responsabilidad del Director General (DG) consiste en fijar el tono, el paso y el carcter de que es conducente a los cambios estratgicos de cuya instrumentacin l es responsable. Para llevar a cabo lo anterior, el DG debe estar al tanto de las filosofas, ideologas y aspiraciones que predominan en la mente colectiva de la organizacin; luego debe discernir la forma en que estas fuerzas afectan cualquier intento por cambiar y, por ltimo, debe desarrollar formas de dirigir el cambio dentro de la cultura corporativa. Cmo se las arregla un DG para dirigir el cambio estratgico dentro de la cultura de la organizacin? Para empezar, el DG debe vigilar y evaluar, de manera constante, las creencias, polticas e ideologas de ms arraigo dentro de la organizacin, separando las que pueden ser benficas para la creacin y puesta en prctica del cambio estratgico, de aquellas que pueden resultar perjudiciales. Los elementos positivos podrn utilizarse para construir el futuro. Despus de analizar las partes negativas del sistema corporativo de valores, el DG determinar la extensin de sus efectos y proyectar la forma de eliminarlos o limitarlos. El efecto neto, entre los segmentos positivos y negativos de tales sistemas de valores, permitir determinar la buena disposicin y el grado de consentimiento al cambio. Existe un importante elemento que funciona como impulsor del sistema de valores y creencias y valores de la organizacin: la ambicin. En tanto el sistema de valores determina la buena voluntad y disposicin de al cambio, las ambiciones reflejan el rumbo y las posibilidades de un cambio importante. Las aspiraciones individuales y colectivas de los miembros de una organizacin evidencian sus deseos de cumplir las metas y los objetivos. Puesto que las aspiraciones determinan la cultura, el DG debe estar constantemente sondeando, sintiendo y dirigiendo al personal de la organizacin, con el fin de ayudar a que se desarrollen enunciados comprensibles, coherentes y explcitos de las aspiraciones de la empresa. Estos enunciados incluirn declaraciones de la misin, de las metas y sus prioridades y de los objetivos de la compaa. Cuando estas aspiraciones se combinan en un conjunto fuerte y positivo de valores, reciben entonces el apoyo entusiasta de los miembros de la organizacin. Este respaldo se convierte en compromiso, el factor nico ms importante para la puesta en prctica efectiva del cambio estratgico. Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo diariamente una serie de ideas preconcebidas sobre s mismo, quin es, qu se merece, y qu es capaz de realizar, hacia dnde debe marchar la empresa, etc. A modo de entender ms la diferencia que existe entre los trminos cultura y clima, se presentan una serie de definiciones que permitirn visualizar con claridad las implicaciones de estos trminos en las organizaciones.

Segn Hall (1996) el clima organizacional se define como un conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado. Por su lado, Brow y Moberg (1990) manifiestan que el clima se refiere a una serie de caractersticas del medio ambiente interno organizacional tal y como o perciben los miembros de esta. El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo lo que sucede dentro de la organizacin y a su vez el clima se ve afectado por casi todo lo que sucede dentro de esta. Una organizacin tiende a atraer y conservar a las personas que se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpeten. Un Clima Organizacional estable, es una inversin a largo plazo. Los directivos de las organizaciones deben percatarse de que el medio forma parte del activo de la empresa y como tal deben valorarlo y prestarle la debida atencin. Una organizacin con una disciplina demasiado rgida, con demasiadas presiones al personal, slo obtendr logros a corto plazo. Estos preconceptos reaccionan frente a diversos factores relacionados con el trabajo cotidiano: el estilo de liderazgo del jefe, la relacin con el resto del personal, la rigidez/flexibilidad, las opiniones de otros, su grupo de trabajo. Las coincidencias o discrepancias que tenga la realidad diaria con respecto a las ideas preconcebidas o adquiridas por las personas durante el tiempo trabajado, van a conformar el clima organizacional.

CARACTERIZACIN

"Existen dos formas de hacer las cosas: bien o mal. Hagmoslas bien", deca don Gustavo Toro Quintero, quien fund Almacenes xito en 1949 en Medelln. Con esta premisa y con la firme conviccin de hacer siempre las cosas bien, creci para convertirse en la empresa lder del comercio al detal del pas. Desde 1949 se convirti en una compaa lder, especializada en los formatos de hipermercados y supermercados. MISIN

"Trabajamos para que el cliente regrese"

VALORES SERVICIO: Brindamos a los dems y a la sociedad un servicio amable y con efectividad y conocimiento. SIMPLICIDAD: Hacemos las cosas bien, con eficiencia y sin complicarnos. "Para qu complicarlo, si lo podemos hacer simple?" INNOVACIN: Ideamos continuamente nuevas y mejores maneras de desarrollar nuestro trabajo. TRABAJO EN EQUIPO: Nos brindamos apoyo mutuo, construimos equipos efectivos y nos dirigimos hacia un mismo norte. Trabajamos por el resultado de la compaa por encima del individual.

PRINCIPIOS Somos ntegros en la manera en que actuamos y la forma en la cual llevamos nuestras relaciones comerciales. Somos transparentes y nos regimos siempre por el buen gobierno. Somos equitativos en las relaciones y respetuosos en el trato hacia todas las personas. Garantizamos la dignidad del ser humano.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS Tratar a todas las personas como quiero ser tratado.

Desarrollar al mximo el talento humano. Trabajar en equipo. Vivir la pasin por el resultado. Orientar nuestras acciones al mercado y sus clientes. Impulsar el progreso de nuestra comunidad. Proteger nuestro medio ambiente.

Nuestros clientes: Son los inspiradores de nuestro trabajo. Su presencia exige la prestacin de un servicio clido, oportuno, efectivo y dinmico. La plena satisfaccin de sus necesidades es la mejor recompensa a nuestro esfuerzo empresarial. Nuestros proveedores: Constituyen con sus productos, imagen y experiencia, un soporte fundamental para la organizacin. Orientan todo su esfuerzo y capacidad de servicio a satisfacer las expectativas de los clientes. Con ellos cultivamos relaciones equitativas, que garantizan seriedad y seguridad en el cumplimiento de las obligaciones recprocas. Nuestros accionistas: A los accionistas se debe la existencia de la empresa. Personifican la solidez moral y econmica de la organizacin. Con su apoyo y confianza la motivan para el cumplimiento de sus objetivos, y reciben por su inversin una retribucin justa. La comunidad: Nos debemos al pas donde nacimos y hemos forjado nuestro crecimiento. Cumplimos nuestra labor diaria con sentido social y compromiso con el desarrollo de la nacin y la calidad de vida de sus gentes.

REA FUNCIONAL

CAJEROS Y EMPACADORES

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CLIMA Y LA CULTURA ORGANIZACIONALES I.- Conteste segn lo que se manifiesta en el objeto de estudio seleccionado: 1.- El sentimiento de los subordinados hacia su Supervisor inmediato con respecto a la confianza que ellos sienten hacia l es de: a.- No tienen confianza en l y en su trabajo. b.- Tienen confianza condescendiente hacia el supervisor, es decir, les delega trabajos importantes pero siempre duda de la capacidad de ellos para realizarlos. c.- Tiene confianza hacia algunas actividades o funciones que los subordinados deben realizar. d.- Tiene plena confianza en ellos y en el trabajo que realizan. 2. En el momento de Tomar una decisin (sea esta de relevancia o no), el Supervisor: a.- La mayora de las veces toma las decisiones y luego las distribuye. b.- Toma la mayor parte de las decisiones pero otras son tomadas por los subordinados. c.- Las decisiones son tomadas por el Supervisor pero a los subordinados se le permite que tomen decisiones ms especficas sobre la realizacin de los trabajos. d.- La toma de decisiones esta en todos los niveles tanto en el del Supervisor como en el de los empleados. 3.-La comunicacin en los departamentos reas funcionales se caracteriza por ser: a.- Puramente descendente, es decir, el Supervisor le da instrucciones a los subordinados y stos se disponen a realizarlas. b.- La comunicacin es con cierta amabilidad por parte del Supervisor y con precaucin por parte de los subordinados. c.- La comunicacin es ascendente, slo cuando existe alguna duda, es decir, los subordinados slo se comunican con su Supervisor si no estn seguros sobre alguna tarea que deben realizar. d.- La comunicacin no es solamente descendente y ascendente sino tambin lateral, es decir, no slo se comunican los subordinados con el Supervisor y el Supervisor con ellos sino que stos ltimos tambin hacen participes a otros implicados en el trabajo

4.- Cuando en determinado momento el Supervisor tiene que llamarle la atencin a algn subordinado por alguna falta, el primero: a.- Se basa en amenazas, castigos y en causarle temor. b.- Se basa en amenazas dirigidas hacia el dinero que percibe. b.1.- Amenazas de poder. b.2. - Amenazas de Miedo. c.- Su trato siempre se basa en recompensas (si lo hace bien), castigos (si lo hace mal). d.- Todo el personal del Dpto. forma un equipo y si se comete un error todos se toman se como error del equipo y no de uno solo. 5.- Dentro del Dpto. o rea objeto de estudio se acostumbra a trabajar de la manera siguiente: a.- No existe trabajo en equipo y hay poca influencia del Supervisor acerca de cmo realizar el trabajo. b.- Existe poco trabajo en equipo y la influencia del Supervisor para realizarlo es mediana, pero generalmente muy informal. c.- Existe una cantidad moderada de interacciones del tipo Supervisor/ Subordinados. d.- Trabajan en equipo con la direccin y el Supervisor tiene bastante influencia. 6.- Al momento de establecer los objetivos que se deben cumplir en una actividad se asumen como: a.- rdenes. b.- Se reconocen como rdenes pero se sienten libres de hacer algunos comentarios o sugerencias. c.- Aceptan abiertamente los objetivos. d.- Aceptan los objetivos directamente porque siempre son discutidos ante de establecerlos. 7.- Al momento en el cual el Supervisor controla o supervisa una actividad, ste: a.- Solo efecta sus observaciones en la Alta Gerencia de la empresa. b.- Los procesos de control se efectan en la Alta Gerencia pero la responsabilidad es de todos tanto de los supervisores como de los supervisados.

ANEXO DE RESULTADO (GUA)

CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL CLIMA Y LA CULTURA ORGANIZACIONALES I.- CONTESTE SEGN LO QUE SE MANIFIESTA EN EL OBJETO DE ESTUDIO SELECCIONADO: 1.- El sentimiento de los subordinados hacia su Supervisor inmediato con respecto a la confianza que ellos sienten hacia l es de: d.- Tiene plena confianza en ellos y en el trabajo que realizan. 2. En el momento de Tomar una decisin (sea esta de relevancia o no), el Supervisor: c.- Las decisiones son tomadas por el Supervisor pero a los subordinados se le permite que tomen decisiones ms especficas sobre la realizacin de los trabajos. 3.-La comunicacin en los departamentos reas funcionales se caracteriza por ser: d.- La comunicacin no es solamente descendente y ascendente sino tambin lateral, es decir, no slo se comunican los subordinados con el Supervisor y el Supervisor con ellos sino que stos ltimos tambin hacen participes a otros implicados en el trabajo 4.- Cuando en determinado momento el Supervisor tiene que llamarle la atencin a algn subordinado por alguna falta, el primero: c.- Su trato siempre se basa en recompensas (si lo hace bien), castigos (si lo hace mal). 5.- Dentro del Dpto. o rea objeto de estudio se acostumbra a trabajar de la manera siguiente: d.- Trabajan en equipo con la direccin y el Supervisor tiene bastante influencia.

6.- Al momento de establecer los objetivos que se deben cumplir en una actividad se asumen como: b.- Se reconocen como rdenes pero se sienten libres de hacer algunos comentarios o sugerencias. 7.- Al momento en el cual el Supervisor controla o supervisa una actividad, ste: b.- Los procesos de control se efectan en la Alta Gerencia pero la responsabilidad es de todos tanto de los supervisores como de los subordinados.

II. SITUACIN ACTUAL Y SITUACIN IDEAL. Segn la opcin que Ud. haya respondido (a, b, c d) en la 1 parte, diga cul sera la situacin ideal, en caso de que no fuese as cmo usted la ha expuesto anteriormente. 1.- El sentimiento de los subordinados hacia el Supervisor inmediato en relacin con la confianza que l siente hacia ellos es de: La a es la ideal, porque tiene que haber una confianza entre ellos para que el clima organizacional pueda ser el mejor. 2. En el momento de tomar una decisin (sea esta de relevancia o no) el Supervisor: La c es la ideal, Dios nos hizo diferente a todos por eso la forma de realizar las diferentes actividades sern hechas de formas distintas por cada trabajador, por ello es necesario que el supervisor tome las decisiones, pero nos deje hacer las cosas ah nuestra forma, siempre y cuando no nos salgamos de lo establecido. 3.-La comunicacin en el departamento rea seleccionada se caracteriza por ser: La b es la ideal, porque si hay una comunicacin asertiva agradable, un subordinado nunca se negara a realzar lo que su supervisor le mande hacer.

4.- Cuando en determinado momento el Supervisor tiene que llamarle la atencin a algn subordinado por alguna falta, comnmente este: La d es la ideal, gracias a que la organizacin es una serie de grupos interrelacionados para lograr un objetivo en comn, cuando hay un error lo mejor es que todo el equipo encargado de la rea donde se tubo el percance se sientan mal y todos como equipo busquen solucin a la dificultad. 5.- Dentro del Dpto. rea funcional seleccionada se acostumbra a trabajar: La d es la ideal, porque el trabajo siempre debe ser en equipo y claro con la ayuda del supervisor para logras las metas propuestas por el departamento. 6.- Al momento de establecer los objetivos que se deben cumplir en una actividad se asumen como: La d es la ideal, porque si los objetivos antes de colocarlos se discuten con todos los trabajadores sern bien aceptados por toda la organizacin. 7.- Al momento en el que el Supervisor controla o supervisa una actividad, ste: La b es la ideal, porque a pesar de que las ordenes vienen de la alta gerencia los responsables de las actividades son los supervisores y los subordinados.

ESCALA PARA CALIFICAR LA CULTURA ORGANIZACIONAL A continuacin se muestran 14 situaciones. En una escala de 5, donde: 5= Muy de acuerdo 4= De acuerdo 3= Neutral 2=En desacuerdo 1=Muy en desacuerdo. Responda a cada uno, encerrando en un crculo al que mejor represente la situacin vivida en el objeto de estudio seleccionado.
Muy de acuerdo 5 De acuerdo 4 Neutral En desacuerdo 2 Muy en desacuerdo 1

1. Los subordinados se sienten cmodos cuando desafan las opiniones del jefe o supervisor 2. El jefe castiga con severidad las tareas que no se cumplen a tiempo 3. El jefe piensa que es el resultado final lo que cuenta e interesa 4. El jefe es sensible a las necesidades y problemas personales de los subordinados 5. Una gran parte de la calificacin en las evaluaciones del desempeo depende de lo bien que cada subordinado trabaje en grupos 6. Es frecuente que los subordinados se sientan nerviosos tensos cuando estn en el trabajo 7. El jefe parece preferir la estabilidad y no el cambio 8. El jefe estimula a los subordinados para que desarrollen ideas nuevas y diferentes 9. El jefe tiene poca tolerancia ante la pereza mental y las respuestas lentas 10. Al jefe le preocupa ms el modo en que los subordinados llegan a una conclusin, que la conclusin en s 11. El jefe trata igual a los subordinados 12. El jefe castiga a los subordinados porque se ayuden unos a otros con los trabajos

1 5

2 4

3 3

4 2

5 1

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

13. En sta rea tienen ventajas las personas agresivas y competitivas 14. El jefe anima a los subordinados para ver al mundo en forma diferente Suma de la Calificacin total

56

Calcule la calificacin total con la suma de los nmeros que encerr en crculos, que debe manifestarse entre 14 y 70. Una calificacin alta (49 ms) describe una cultura abierta, que corre riesgos, da apoyo, humanstica, orientada al equipo, distendida y orientada al crecimiento. Una calificacin baja (35 menos) indica una cultura organizacional cerrada, estructurada, orientada a la tarea, individualista, tensa y orientada a la estabilidad.

ANLISIS DEL REA OBSERVADA

Al momento de entrar al almacn xito observamos que los cajeros junto con los empacadores tienen buena comunicacin con sus supervisores, se pudo corroborar gracias a que todos tienen una sonrisa en su rostro. Realmente parece que todos tuvieran sueldo de altos cargos, tanto as que uno de los compaeros les pregunto a que se deba tanta felicidad y la gran mayora respondi porque es muy agradable estar es una empresa como esta.

BUSCAR FALLAS

Fueron pocas las fallas que encontramos, pero la verdad es que no tienen nada que ver con el clima laboral de los empleados, una de las fallas es que a veces no tienes muchas cajas en funcionamiento y al cliente le toca esperar mucho dentro del almacn porque las colas son muy largas, claro son en algunos casos (no siempre es as), pero que confortable es cuando llegas a las caja para cancelar los productos y cajero te regala una sonrisa para atenderte.

APRECIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS

Positivas: Todos trabajan en busca de un mismo objetivo Saben trabajar en equipo Su comunicacin es muy buena Tienen un muy buen trato entre compaeros Les gusta atender a sus clientes con respeto Sonren para agradar a los clientes Siempre estn dispuestos a servir.

NEGATIVAS: Algunas veces les cambian los turnos a los empleados sin preguntarles si pueden. La disponibilidad del trabajador es total

PLANTEAR SOLUCIONES

Nosotros creemos que deben tener trabajadores extras, para que cubran los huecos de los trabajadores que no pueden ir por incapacidad, llegadas tarde, etc. Para no recargar a los empleados que estuvieron trabajando arduamente, con el fin que ellos puedan descansar para que puedan llegar con muchas ganas a trabajar al da siguiente.

CULTURA LABORAL

La cultura laboral de los empleados de los almacenes xitos es una de las mejores que hemos podido ver y que agradable seria si cuando estemos preparados para trabajar tengamos la oportunidad de laborar en una empresa como esta.

MISIN DEL CLIENTE

Cuando los empleados de los almacenes se refieren a los cliente, todos ellos son consientes que su nico objetivo es atenderlos superando las expectativas para lograr como objetivo final su pronto regreso, ya que sin ellos su empresa decaera y tendra como final el cierre del almacn.

VALORACIN DE RESULTADOS

Segn lo observado y analizado en este almacn, podemos afirmar que es una empresa que si hace lo que tiene plasmado en su visin, misin y todo el referente a su planeacin futura, donde sobresale algo muy importante, que sus empleados estn incluidos en ellas sin descuidar a sus clientes.

EVENTOS

Normalmente ellos capacitan a sus empleados para que tengan mas habilidades, destrezas, amor, tolerancia para cumplir con la misin que es muy importante para ellos la cual es trabajamos para que nuestros cliente vuelvan, aunque como grupo agregaramos la palabra PRONTO, entonces la misin quedara as; Trabajamos para que nuestros clientes vuelvan pronto, as el cliente quedara tan satisfecho que regresara a la empresa mas rpido de lo pensado.

RECOMENDACIONES

Solamente tenemos una la cual es que traten de hacer la distribucin de los cajeros en sus horas de trabajo teniendo en cuenta las horas donde hay mayor cantidad de clientes dentro del almacn, y en lo dems felicitarlos y animarlos para que sigan as.

CONCLUSIN Almacenes xito es una compaa lder, especializada en los formatos de hipermercados y supermercados que posee una cultura abierta y un clima organizacional muy bueno, dado que corre riesgos, da apoyo, piensa en el hombre y su integralidad, orientada al equipo y al crecimiento profesional de sus trabajadores. El clima organizacional es muy importante ya que puede ser vnculo u obstculo para el buen desempeo de la empresa, puede ser factor de distincin e influencia en el comportamiento de quienes la integran. En sntesis, es la expresin personal de la "opinin" que los trabajadores y directivos se forman de la organizacin a la que pertenecen. Ello incluye el sentimiento que el empleado se forma de su cercana o distanciamiento con respecto a su jefe, a sus colaboradores y compaeros de trabajo, que puede estar expresada en trminos de autonoma, estructura, recompensas, consideracin, cordialidad y apoyo, y apertura entre otras.