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SEGUIMIENTO A LA IMPLANTACIN DE RECOMENDACIONES DE INFORMES DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL 1. OBJETO Verificar el grado de implantacin de las recomendaciones aceptadas que tuvieron como origen informes de auditora ambiental gubernamental. 2. ALCANCE El presente procedimiento debe utilizarse para realizar el seguimiento a la implantacin de las recomendaciones aceptadas de los informes de auditora ambiental gubernamental emitidos por la Contralora General de la Repblica (CGR), y es de aplicacin obligatoria para los servidores de la Gerencia de Evaluaciones Ambientales (GEA) dependiente de la Subcontralora de Servicios Tcnicos (SCST). 3. ASPECTOS GENERALES En el presente procedimiento, cuando se menciona al Gerente se hace referencia exclusiva al Gerente de Evaluaciones Ambientales, asimismo cuando se nombra al Subcontralor slo se hace alusin al Subcontralor de Servicios Tcnicos. Por otra parte, en caso de vacancia o ausencia temporal de los servidores encargados de ejecutar el presente procedimiento (en especial el Supervisor Evaluador, el Gerente o el Subcontralor), se deber tomar en cuenta lo sealado en el Manual de Puestos de la Contralora General de la Repblica (M/AR-012) y en el Procedimiento de Calificacin de Personal (P/AR-069). Asimismo, en el presente documento se entiende por Supervisor Evaluador al funcionario que cuente con tal puesto en la SCST o al designado expresamente para ejecutar las labores de supervisin inherentes a este procedimiento, tomando en cuenta para este efecto lo sealado en el Manual de Puestos (M/AR-012) y en el Procedimiento de Calificacin de Personal (P/AR-069) antes mencionados. Cabe indicar que en este procedimiento, toda mencin referida a la elaboracin, codificacin, referenciacin y archivo de papeles de trabajo debe cumplir lo establecido para tales efectos en la Gua G/AU-017, relativa a estas labores en los procesos de control gubernamental externo posterior en materia ambiental. Asimismo, para la redaccin de los documentos mencionados en este procedimiento se debe tomar en consideracin los lineamientos y directrices sealados en el Instructivo I/SI023 referente al formato para la presentacin de documentos en la CGR. 3.1 Documentos de referencia
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Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la Contralora General de la Repblica, aprobado por el D.S. N 23215. Normas de auditora gubernamental vigentes (CE/10). Normas ISO 9000. Manual M/AR-012, de puestos de la Contralora General de la Repblica. Procedimiento P/AR-069, de calificacin de personal. Procedimiento P/AU-119, para la inspeccin de productos de la Subcontralora de Servicios Tcnicos. Procedimiento P/AU-054, actividades previas al seguimiento. Procedimiento P/AU-121, para el control de procesos en auditora ambiental gubernamental. Instructivo I/AU-009, para el llenado de formularios de publicacin de informes emitidos. Instructivo I/SI-023, formato para la presentacin de documentos. Gua G/AU-017, para la elaboracin, codificacin, referenciacin y archivo de papeles de trabajo en procesos de control gubernamental externo posterior en materia ambiental. 4. CONTENIDO Antes de presentar los pasos, responsables y mecanismos de control inherentes a la ejecucin de un seguimiento a la implantacin de recomendaciones de una auditora ambiental, es importante indicar que el Procedimiento P/AU-054 es el que corresponde aplicar para todas las actividades previas al inicio efectivo del trabajo antes mencionado. Cabe aclarar que estas actividades comprenden, entre otras, el anlisis de los formatos relativos a la aceptacin y cronograma de implantacin de las recomendaciones, la programacin de seguimientos o la periodicidad y nmero de seguimientos a efectuar. 4.1 Planificacin del seguimiento Tomando en cuenta los recursos humanos previstos en el Programa de Operaciones Anual correspondiente a la GEA, el Gerente designar, mediante memorndums, al Supervisor Evaluador y a los Auditores Evaluadores responsables de la realizacin de las actividades operativas del presente procedimiento. En estas designaciones se debe otorgar un plazo de un mes para efectuar la planificacin del seguimiento, por lo que debe hacerse efectiva con la debida antelacin. El personal designado debe, en base de la documentacin incluida en el legajo de seguimiento que corresponda, preparar las cartas de solicitud del estado de implantacin de las recomendaciones, de acuerdo a los modelos que constan en el Anexo N 1 de este procedimiento. En caso de que las entidades no den respuesta a las solicitudes en los plazos fijados en las cartas, se podr reiterar el requerimiento concediendo un nuevo plazo perentorio para dar
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respuesta. Una vez fenecido este ltimo plazo sin la recepcin de la informacin solicitada, se debe proceder directamente con la preparacin del Programa de Seguimiento. Los servidores pblicos designados, bajo la direccin del Supervisor Evaluador, o ste ltimo servidor de manera directa, deben preparar el Programa de Seguimiento (PS) conforme el modelo para elaborar este documento, incluido como Anexo N 2 de este procedimiento. Entre otros aspectos, en el PS deben plasmarse los procesos, actividades y tareas correspondientes a las metodologas y tcnicas que el equipo de auditores gubernamentales designados considere necesarias para emitir opinin sobre el grado de implantacin de las recomendaciones objeto del seguimiento. Para esta labor, deben entender los siguientes elementos: 1. Lo establecido en la Norma General de Auditora Gubernamental 219 relativa a los seguimientos. 2. El nmero de entidades que constituyen el mbito institucional del seguimiento. 3. Las caractersticas de las entidades comprendidas en el seguimiento. 4. El nmero de las recomendaciones consideradas como objeto del seguimiento. 5. La complejidad de lo requerido por las recomendaciones consideradas. 6. Las caractersticas y cualidades de los hallazgos relacionados con las recomendaciones. 7. La informacin incluida en los respectivos cronogramas de implantacin. 8. El estado de implantacin reportado por las entidades, de haber sido recibido. Asimismo, se debe sealar que es factible la realizacin de visitas preliminares a las entidades comprendidas en el seguimiento, a fin de obtener, aclarar y/o complementar la informacin relativa a alguno de los anteriores elementos u otros que el equipo de auditores gubernamentales vea convenientes. Una vez preparado el PS, ste debe ser presentado por el Supervisor Evaluador al Gerente para la respectiva revisin mediante Hoja de Ruta, adjuntando asimismo la respectiva Hoja de Registro de Control de Proceso (ver procedimiento P/AU-121). Si luego de la revisin el Gerente considera que lo consignado en el PS permitir emitir una opinin sobre el grado de implantacin de las recomendaciones, proceder a su aprobacin y envo al Subcontralor para conocimiento y posterior visto bueno. Si el Gerente y/o el Subcontralor, evidenciaren que no se han cumplido las disposiciones de este procedimiento o si el contenido del PS requiere ser completado o ajustado en su forma o en su fondo, este documento ser devuelto al Supervisor Evaluador para que dirija o realice la adecuacin. Una vez aprobado el PS, el Gerente deber elaborar y tramitar el pre formulario F2 de inicio del seguimiento tomando en cuenta los recursos previstos en este documento y las
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instrucciones vigentes en la Contralora General de la Repblica para tal efecto (Procedimiento P/PO-127). Conforme se establece en el captulo 4.2 siguiente, y de ser necesario, en el pre formulario mencionado se debern incluir los recursos necesarios para asistir a la reunin a la que este acpite hace referencia. 4.2 Explicacin de los objetivos perseguidos por el seguimiento Una vez se cuente con el F2 aprobado, se remitir una nota a las mximas autoridades ejecutivas del mbito institucional considerado en el seguimiento, en la cual se solicitar fecha y hora para una reunin en la que se explicarn los objetivos perseguidos por el seguimiento a ejecutar. Es importante indicar que los objetivos que se deben explicar estn referidos, de manera general, a que la verificacin del grado de implantacin de las recomendaciones tiene como fin el mejoramiento del objeto de auditora que dio origen a las mismas, esto por supuesto en relacin directa con la eliminacin o minimizacin de las causas asociadas a cada recomendacin. Una vez recibidas las respuestas de las entidades, el da y hora sealados asistirn a la reunin el Subcontralor, el Gerente y/o el Supervisor Evaluador asignado. Para definir quien debe asistir a la reunin se deber considerar el nivel jerrquico de la persona que la entidad haya designado para tal efecto, por ejemplo: Si se trata de un ministro o viceministro (o ejecutivo de rango similar, p.e. un superintendente) a la reunin asistir el Subcontralor y el Gerente. Si se trata de un director de rea o jefe de unidad a la reunin podr asistir el Gerente y/o el Supervisor Evaluador. En el caso de entidades de tipo rural (p.e. un municipio), en funcin de los recursos disponibles, el Gerente definir si se asiste a la reunin o se comunican los objetivos de la misma mediante nota. En caso de ser posible la visita, podrn asistir a la reunin el gerente mencionado y/o el Supervisor Evaluador. Los aspectos que se consideren relevantes de la reunin realizada sern expuestos en un papel de trabajo expresamente preparado para tal efecto, ya sea por el Gerente y/o por el Supervisor Evaluador. En caso de no recibir respuesta a la nota en la que se solicit fecha y hora para la reunin, se preparar otra carta en la que se comunicarn los aspectos que se iban a exponer en la misma. 4.3 Ejecucin del seguimiento El equipo de servidores pblicos designado es el encargado de aplicar las metodologas y tcnicas previstas en el Programa de Seguimiento, acumulando de esa manera la evidencia que les permitir opinar sobre el grado de implantacin de las recomendaciones. Por su
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parte, el Supervisor Evaluador dirigir la ejecucin de estas actividades y se asegurar de que se cumplan los plazos previstos en las horas programadas, as como la adecuada generacin de los correspondientes papeles de trabajo. En relacin con esta funcin, es pertinente indicar que conforme a la Norma de Auditora Ambiental relativa a la supervisin, el Supervisor Evaluador puede delegar tareas de supervisin e inspeccin tcnica especficas a un Auditor Evaluador, situacin que puede darse en caso de que ese servidor se encuentre encargado de varios trabajos asignados al mismo tiempo. Se debe mencionar que el uso de esta posibilidad no exime al Supervisor Evaluador de la responsabilidad sobre el trabajo de seguimiento, pero puede coadyuvar a la eficiencia y calidad del trabajo del equipo de auditores gubernamentales. Es importante que para la acumulacin de evidencia mencionada, el equipo de auditores realice de manera oportuna un anlisis para determinar cul podr ser considerada como relevante, competente y suficiente. Para ello es til distinguir y separar las partes constitutivas que debe tener la evidencia, conociendo los elementos principales a fin de determinar cul ser la evidencia que debe ser acumulada para cumplir con los atributos de relevancia, competencia y suficiencia, los cuales aportarn solidez o consistencia a los resultados a obtener sobre el grado de implantacin de las recomendaciones comprendidas en el seguimiento. Asimismo, para realizar este anlisis el equipo designado debe comprender lo establecido en la Norma de Auditora Ambiental Gubernamental relativa a la evidencia, as como los criterios para establecer el grado de implantacin, sealados en la Norma General de Auditora Gubernamental referente a seguimientos. La evidencia acumulada que sea considerada relevante, competente y suficiente debe ser utilizada para emitir opinin respecto del grado de implantacin de cada recomendacin, es decir si la misma fue implantada, parcialmente implantada o no implantada. Estos resultados se deben exponer en el papel de trabajo denominado Hoja de Resultados de Seguimiento, utilizando para tal efecto las instrucciones incluidas en el modelo del Anexo N 3 del presente procedimiento. Una vez que el Supervisor Evaluador d su visto bueno a la Hoja de Resultados de Seguimiento elaborada por el resto del equipo o realice este papel de trabajo por s mismo, debe presentar este documento al Gerente mediante una Hoja de Ruta. En caso de ser varias recomendaciones, cuando el Supervisor Evaluador presente la ltima Hoja de Resultados de Seguimiento debe adjuntar a la Hoja de Ruta en la que presenta dicho papel de trabajo, la Hoja de Registro del Control de Procesos que consta en el Procedimiento P/AU-121. El Gerente revisar las Hojas de Resultados de Seguimiento recibidas, con el propsito principal de establecer la consistencia de los resultados, es decir que debe responder a las siguientes preguntas: los resultados expuestos develan el cumplimiento de la Norma

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General de Auditora Gubernamental 219 relativa a los seguimientos?, y, permiten emitir opinin sobre el grado de implantacin de la recomendacin? En caso de existir observaciones, el Gerente debe incluirlas en la propia Hoja de Resultados de Seguimiento y/o en la Hoja de Ruta en que la recibi e instruir al Supervisor Evaluador que realice los respectivos ajustes, en cuyo caso este servidor puede dirigir o realizar directamente los mismos. Cuando no existan observaciones a este papel de trabajo, el Gerente debe proceder a su aprobacin. Finalmente, se debe indicar que una vez que las Hojas de Resultados de Seguimiento tengan la aprobacin del Gerente, se proceder con la redaccin del informe respectivo. 4.4 Comunicacin de resultados del seguimiento El Supervisor Evaluador y/o el Auditor Evaluador asignado a esta actividad, redactarn el informe de seguimiento con base en las Hojas de Resultados de Seguimiento aprobadas, observando asimismo la estructura e instrucciones indicadas en el modelo del Anexo N 4 de este procedimiento. Asimismo, debern referenciar el informe a los papeles de trabajo que lo sustentan, utilizando para el efecto lo establecido en la Gua G/AU-017. Es pertinente indicar que el informe de seguimiento debe ser redactado con estilo objetivo y ser claro, veraz, exacto, completo, conciso e imparcial. Asimismo, deben incluirse el detalle y explicaciones suficientes para facilitar la comprensin de los aspectos tcnicos expuestos. Finalmente, cuando el tema tratado lo merezca deber redactarse el informe con el rigor cientfico necesario y suficiente. Una vez concluida la redaccin y referenciacin, a travs de Hoja de Ruta el Auditor Evaluador (cuando sea ste quien redacte el informe) presentar para la respectiva revisin el informe y los correspondientes papeles de trabajo al Supervisor Evaluador. La supervisin revisar que el documento se ajuste a la estructura establecida, est redactado con las caractersticas enumeradas en el prrafo anterior y que su contenido sea un fiel reflejo de las Hojas de Resultados de Seguimiento aprobadas y la evidencia de sustento respectiva. Los resultados de las tareas de supervisin realizadas (observaciones, sugerencias y comentarios) deben constar en el propio informe borrador. Debe tomarse en cuenta que las observaciones de la supervisin deben constituir un aporte y no limitarse a una simple crtica; es decir, deben contener contribuciones sobre aspectos tcnicos especializados y/o respecto de asuntos propios de la auditora ambiental gubernamental. Cuando el Supervisor Evaluador exprese su conformidad con el informe, o cuando lo haya redactado l mismo, debe presentarlo a travs de Hoja de Ruta al Gerente, adjuntando al mismo los correspondientes papeles de trabajo y la Hoja de Registro del Control de Procesos, completada de acuerdo con lo sealado en el procedimiento P/AU-121.
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El Gerente verificar que se haya cumplido el control de procesos por parte de la supervisin y revisar detalladamente el contenido del informe elaborando la respectiva Hoja Resumen de Gerencia, en la cual debe registrar el conjunto de aspectos de forma y sobre todo de fondo verificados por l; con ese propsito, utilizar el modelo y las instrucciones del Anexo N 5 de este procedimiento. De existir observaciones, el Gerente las sintetizar en la Hoja Resumen de Gerencia y las expondr en el propio informe borrador, debiendo entonces devolver el mismo, mediante la misma Hoja de Ruta, al Supervisor Evaluador, quin podr encomendar al Auditor Evaluador la adecuacin del informe y supervisar el proceso o realizar personalmente estas labores, en ambos casos siguiendo los trminos sealados por la gerencia. Una vez corregido, complementado o modificado el informe, deber ser puesto en consideracin del Gerente mediante Hoja de Ruta, quin lo revisar nuevamente tomando en cuenta lo sealado en prrafos precedentes. El informe de seguimiento aprobado por el Gerente, lo que se evidencia mediante la firma respectiva, debe remitirse mediante Hoja de Ruta al Subcontralor, quin aplicar la inspeccin de productos segn lo enunciado en el Procedimiento P/AU-119, motivo por el cual deben adjuntarse al informe los correspondientes papeles de trabajo, la Hoja de Registro del Control de Procesos y la Hoja Resumen de Gerencia. Cuando el Subcontralor apruebe el informe de seguimiento, debe dejar constancia de ello en la misma Hoja de Ruta con la que se le remiti el mismo y con su firma en el propio informe. Adems, en esta Hoja de Ruta deber instruir al Gerente la ejecucin de las acciones referentes a la emisin del informe. En caso contrario, devolver el informe al Gerente, quin instruir la realizacin de los ajustes necesarios, reiterndose el procedimiento de presentacin y revisin del informe antes indicado. La emisin del informe comprende la impresin del nmero de ejemplares que sean necesarios en cada caso, as como de las notas de envo correspondientes (cuyo contenido se expone en el modelo incluido en el Anexo N 6 de este procedimiento) y el respectivo formulario de publicacin de acuerdo al Instructivo I/AU-009. Para la impresin del nmero de informes, se deber considerar lo dispuesto por el Art. 34 del D.S. N 23215, el respectivo anlisis legal de la Subcontralora de Servicios Legales y la decisin asumida por el Consejo Consultivo de la Contralora General de la Repblica, que sealan la emisin de los siguientes ejemplares: Uno para los mximos ejecutivos de las entidades. Uno para la o las direcciones colegiadas de las entidades (en este concepto se incluir al Honorable Concejo Municipal o al Honorable Concejo Universitario).
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Uno para la o las mximas autoridades de las entidades que ejercen tuicin, cuando corresponda (en los gobiernos municipales esa copia se remitir al Ministerio de Desarrollo Sostenible, o al que sea designado como encargado de los asuntos asociados a la gestin municipal). Uno para la comisin correspondiente de la Cmara de Diputados. Uno para la comisin correspondiente de la Cmara de Senadores. Uno para el Presidente Constitucional de la Repblica. Dos para archivo, uno para el Despacho del Contralor General y otro para la Subcontralora de Servicios Tcnicos. Una vez impresos los ejemplares necesarios, las respectivas notas de envo y el formulario de publicacin del Instructivo I/AU-009, los ejemplares de los informes sern firmados por el Gerente, quin mediante Hoja de Ruta remitir esta documentacin al Subcontralor para la respectiva firma y el posterior envo al Despacho del Contralor General de la Repblica. Una vez que se reciben las notas e informes firmados por el Contralor General de la Repblica, se procede a remitir los mismos a las diversas instancias o entidades destinatarias, siguiendo para el efecto las disposiciones internas vigentes. 5. ACCESO Y DISPOSICIN DE REGISTROS Y ANEXOS Los registros generados a partir de este procedimiento son de acceso irrestricto de los servidores pblicos responsables del mismo; asimismo, es importante sealar que la custodia, archivo y disposicin de los mismos se debe realizar conforme lo establecido para tales efectos en la Gua G/AU-017, relativa a estas labores en los procesos de control gubernamental externo posterior en materia ambiental. 6. RESPONSABLES Subcontralor de Servicios Tcnicos. Gerente de Evaluaciones Ambientales. Supervisores Evaluadores. Auditores Evaluadores.

7. REGISTROS Memorndums de designacin. Programa de Seguimiento. Papeles de trabajo generados. Hojas de Resultados del Seguimiento. Informe de seguimiento.

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Hoja Resumen de Gerencia. 8. ANEXOS Anexo N 1: Modelos de documentos para efectuar la solicitud del estado de implantacin. Anexo N 2: Modelo para elaborar el Programa de Seguimiento. Anexo N 3: Modelo e instrucciones para la elaboracin de la Hoja de Resultados de Seguimiento. Anexo N 4: Modelo para la elaboracin del informe de seguimiento. Anexo N 5: Modelo para la preparacin de Hojas de Resumen de Gerencia. Anexo N 6: Modelos de textos a incluir en las cartas de envi de informes de seguimiento.

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