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Manuel de lutilisateur Le Grant Version 4 Version Standard et Pro

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Manuel de lutilisateur Le Grant Version 4 Version Standard et Pro:


Copyright 2009 Gold Hill Software Ltd et Consulation NMi
Cette documentation pour le logiciel Le Grant Version 4 contient des informations qui sont propritaires Consultation NMi et Gold Hill Software Ltd. et vous est fournie sous les restrictions et conditions de l'entente de permis de logiciel. Elle est aussi protge par les lois internationales du copyright. cause de la nature du produit qui est en constante volution, il est possible que les informations contenues dans cette documentation changent sans pravis. Les informations et la proprit intellectuelle contenue dans ce manuel sont confidentielles et demeurent la proprit de Consultation NMi et de Gold Hill Software Ltd. Si vous dcouvrez des erreurs ou des inexactitudes, ou si vous voulez apporter une suggestion par rapport ce manuel, veuillez nous en faire part par crit. Consultation NMi et Gold Hill Software Ltd. ne garantissent pas que cette documentation est sans erreurs. Aucune portion de cette publication ne peut tre reproduite, en tout ou en partie , stocke sur des systmes de recherche numrique, ou transmise dans quelque format que ce soit (lectronique, mcanique, photocopie, enregistrement ou autre) dans une permission crite pralable de Consutation NMi et de Gold Hill Software Ltd. Consultation NMi Telephone: +1 (514) 758-1277 Website: http://www.LeGerantPro.com Email: support@LeGerantPro.com [mailto:support@LeGerantPro.com]

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Table des matires


1. Introduction au logiciel Le Grant .............................................................................. 1 Que peut faire Le Grant pour vous ? ................................................................... 1 Configuration minimale pour l'installation du logiciel Le Grant ............................. 1 Par o commencer ? .................................................................................................. 1 Comment installer Le Grant ? ............................................................................. 2 2. Excution du logiciel pour la premire fois ..................................................................... 3 3. Pourquoi utiliser Le Grant ? ..................................................................................... 4 4. Diffrences fonctionnelles entre la Version 4 Standard et la Version 4 Pro .......................... 5 5. Grille des Rservations ................................................................................................... 6 Jours du mois ............................................................................................................ 6 Niveaux d'occupation ................................................................................................ 6 Numros de chambres et descriptions ........................................................................ 6 Indicateur de l'tat de la chambre ............................................................................... 6 Dfilement ................................................................................................................ 7 Mois ......................................................................................................................... 7 An pass et An prochain ............................................................................................ 7 Entrer une rservation ............................................................................................... 8 Modifier une rservation ........................................................................................... 8 Protection ................................................................................................................. 8 6. Vue Calendrier - Pro ............................................................................................. 9 Zone Calendrier ................................................................................................... 9 Exportation en HTML ...................................................................................... 10 Zone occupation ................................................................................................. 11 Lgende ............................................................................................................. 7. Arrives et Dparts ...................................................................................................... Clients d'aujourd'hui ............................................................................................... Onglet des Arrives et Dparts ................................................................................ Occupation ............................................................................................................. 8. Fentre doccupation .................................................................................................... 9. Fentre Liste des clients .......................................................................................... Liste de clients ......................................................................................................... 12 13 13 13 13 14 15 15

10. Vue du site ......................................................................................................... 16 11. Barre de menus .......................................................................................................... 20 Menu "Fichiers" ....................................................................................................... 20 Nouvelle base de donnes ................................................................................ 20 Ouvrir une base de donnes ............................................................................. 20 Sauvegarder la base de donnes sous ................................................................ 20 Configuration .................................................................................................. 21 Utilisateurs et scurit ............................................................................ Exportation des donnes .................................................................................. Importation info clients .................................................................................... Cration d'une copie de sauvegarde .................................................................. Restaurer la base de donnes ............................................................................ Supprimer les donnes ..................................................................................... Rappel d'occupation ........................................................................................ 21 21 21 21 21 21 21

iii

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Manuel de lutilisateur Le Grant Version 4 Version Standard et Pro Rparer la base de donnes .............................................................................. 22 Terminer session utilisateur .................................................................... 22 Rinitialiser mot de passe ....................................................................... 22 Sortie .............................................................................................................. 22 Menu "Modifier" ...................................................................................................... 22 Verrouiller/Dverrouiller .................................................................................. 22 Nouvelle rservation ........................................................................................ 23 Rservation de groupe ..................................................................................... 24 Modifier la rservation ..................................................................................... 24 Couper ........................................................................................................... 24 Copier ............................................................................................................ 24 Coller ............................................................................................................. 24 Supprimer / Annuler une rservation ................................................................ 24 Transfrer une rservation ................................................................................ 24 Arrive d'un client ........................................................................................... 24 Dpart d'un client ............................................................................................ 25 Lettre de confirmation ..................................................................................... 25 Lettre de devis ................................................................................................. 25 Fiche d'inscription ........................................................................................... 25 Paiement des arrhes (dpt) ............................................................................. 26 Facture du client .............................................................................................. 26 Transfert d'une facture ..................................................................................... 26 Recherche facture ............................................................................................ 26 Recherche rservation ......................................................................................... 26 Historique client .............................................................................................. 27 Menu "Anne" ......................................................................................................... 27 Menu "Rapports" ..................................................................................................... 29 Imp. liste des rservations ................................................................................ 29 Client d'aujourd'hui ......................................................................................... 29 Arrives et Dparts .......................................................................................... 29 Entretien ......................................................................................................... 29 tat de la chambre ........................................................................................... 29 Occupation ..................................................................................................... 29 Niveau d'occupation ........................................................................................ 30 Graphique d'occupation ................................................................................... 30 Revenu par catgorie ....................................................................................... 30 Revenu et TPS ................................................................................................. 30 Liste des clients ............................................................................................... 30 Liste des agences de voyages ............................................................................ 30 Annulations .................................................................................................... 30 Menu "Info Produits" ............................................................................................... 30 Menu "Langue" ....................................................................................................... 37 Menu "Afficher" ...................................................................................................... 38 Menu "Aide" ........................................................................................................... 38 Menu "Pop up" ........................................................................................................ 39 12. Rservations ............................................................................................................... 40 Crer une nouvelle rservation ................................................................................. 40 Rservation de Groupe ............................................................................................. 41 Modifier une rservation existante ............................................................................ 43 Transfrer une rservation vers une autre chambre .................................................... 43 Modifier les dates d'une rservation .......................................................................... 44

iv

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Manuel de lutilisateur Le Grant Version 4 Version Standard et Pro Modifier le numro de chambre ................................................................................ 45 Chercher une rservation existante/client ................................................................. 45 Annuler une rservation .......................................................................................... 46 13. Taux des chambres et tarifs .......................................................................................... 47 Taux des chambres et description des codes de tarifs ................................................. 47 14. Garantie / Arrive et Dpart dun client ........................................................................ 48 Informations de garantie ......................................................................................... 48 Arrives et Dparts .................................................................................................. 48 Arrive d'un client .......................................................................................... 48 Arrive d'un groupe ....................................................................................... 48 Dpart d'un client ........................................................................................... 49 Dpart d'un groupe ........................................................................................ 49 15. Lettres de confirmation et gabarits .............................................................................. 50 Lettre de confirmation ............................................................................................. 50 16. Facture du client ........................................................................................................ 51 Facture du client ...................................................................................................... 51 Transfert des frais d'une facture une autre ...................................................... 53 17. Utilisateurs et scurit ...................................................................................... 55 Utilisateurs et scurit .............................................................................................. 55 Activation de la fonction de scurit, dfinition des rles et des utilisateurs ......... 56 Scurit : Ajout d'utilisateurs et mots de passes ......................................................... 56 Scurit : Dfinition des niveaux de scurit ............................................................. 59 18. Paramtrage du logiciel ............................................................................................... 61 Information de l'tablissement .................................................................................. 61 Modifier les codes de taxes ...................................................................................... 61 Taux pour les chambres et descriptions des tarifs ...................................................... 63 Modifier les codes de tarifs saisonniers ..................................................................... 66 Forfait ..................................................................................................................... 67 Modifier les types de paiement ................................................................................. 68 Ajustement des couleurs et de la taille de la grille ...................................................... 69 Configuration de la "Vue du site" ............................................................... 71 Inscription des agences de voyage ............................................................................ 71 Prfrences ............................................................................................................. 72 Congs Fris .......................................................................................................... 75 Facture du client ...................................................................................................... 75 Fiche dinscription et format des rapports ................................................................. 77 19. Accord de permis de logiciel ....................................................................................... 78 A. Variables (Gabarits RTF) .............................................................................................. 80 Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis. .......................................................................................... 80 Index .............................................................................................................................. 82

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Chapitre 1. Introduction au logiciel Le Grant


Que peut faire Le Grant pour vous ?
Avec le logiciel Le Grant , vous pouvez automatiser les tches de rservations pour votre htel/motel. Une base de donnes conserve les informations pour un reprage facile. Le logiciel vous prsente votre grille de rservations qui, d'un seul coup d'oeil, vous permettra de rpondre une demande de rservation. Ce logiciel a t conu pour tre facile utiliser. Vous avez un plein contrle sur vos structures de cots et vous pouvez modifier les taux de vos chambres selon vos besoins.

Configuration minimale pour l'installation du logiciel Le Grant


Le Grant requiert un ordinateur avec les caractristiques minimales suivantes : Windows 95 ou plus rcent Un processeur de 300 Mhz ou plus rapide 64MB RAM Un lecteur de CD-ROM 100 MB despace disque disponible Un cran capable dafficher une rsolution de 800 x 600 Un clavier Une souris Une imprimante compatible Windows

Par o commencer ?
Cette section contient les instructions et procdures pour excuter Le Grant sur votre ordinateur. Avant dinstaller Le Grant , il est important de vous assurer que votre disque dur soit en bon tat de marche. Nous vous recommandons d'effectuer les procdures suivantes : Nettoyage de disque Vrification des erreurs Dfragmentation de disque

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Introduction au logiciel Le Grant

Astuce
(Cliquez sur Dmarrage/Programmes/Accessoires/Outils Systmes pour les trouver). Le dfragmentateur aura peut-tre besoin de rouler toute une nuit. Ces utilitaires vont prparer votre disque dur et prvenir des conflits possibles entre les logiciels.

Comment installer Le Grant ?


1. 2. Dmarrer Windows (allumer lordinateur et attendre que le Bureau apparaisse). Fermer toutes les tches qui peuvent rouler sur votre ordinateur, incluant les outils de dtection anti-virus. En dautres mots, vous assurer quaucun autre programme nest actif. Vrifier la barre des tches au bas de votre cran. Si vous installez partir d'un CD, insrer le CD Le Grant dans votre lecteur de CD-ROM. Le menu Autorun apparaitra. Si vous installez partir d'un fichier d'installation, allez directement l'tape 6 4. 5. 6. 7. Si le menu Autorun napparat pas, cliquez sur Dmarrage/Excuter . Reprez le fichier "Setup.exe" ou "Setup" Double-cliquez sur le fichier "Setup" ou "Setup.exe" Le programme dinstallation vous guidera pour installer les fichiers requis sur votre ordinateur.

3.

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Chapitre 2. Excution du logiciel pour la premire fois


Excuter lapplication (Le Grant) Dans le cas o vous executez une version Dmo du logiciel, celui-ci peut gnrer une base de donnes modle. Le menu suivant apparatra :

Choisir Yes et une installation chantillon sera cre pour vous, vous aidant vous familiariser avec le logiciel. Vous devrez configurer le logiciel pour reflter les particularits de votre tablissement. Choisir le menu Fichiers et puis Configuration Inscrivez ici les informations pertinents votre tablissement, les codes de taxes et leurs taux, et les caractristiques de vos chambres. Inscrivez toute information additionnelle pertinente. Cliquez sur les diffrents onglets (rubriques) Cliquez sur Sauvegarder et Sortie La grille des rservations affichera maintenant les informations sur les chambres telles que vous les avez inscrites.

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Chapitre 3. Pourquoi utiliser Le Grant ?


Le Grant a t conu par des tenanciers pour des tenanciers. Il vous aide grer vos activits de tous les jours. Le Grant prend en charge vos rservations, confirmations, facturation, paiements et les rapports dont vous avez besoin. Vous profiterez de plusieurs bnfices cls, dont : limination de cahiers de rservations encombrants Information claire et prcise Traitement rapide des arrives et des dparts Rduction importante des erreurs de rservations Information instantane sur la disponibilit des chambres Lettres ou courriels de confirmation automatiques Excellents contrles financiers Information immdiate sur les dossier-clients Exportation du calendrier des disponibilits pour l'inclure dans votre site web Paramtres de base de donnes personnalisables Rapports dtaills sur un seul click Soutien professionnel la clientle Soutien via courriel

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Chapitre 4. Diffrences fonctionnelles entre la Version 4 Standard et la Version 4 Pro


Fonction Gestion des rservations Gestion de la clientle Grille de rservation continue sur 1 an Contrle des produits et de l'inventaire Facturation Rapports de gestion et de taxation Vue "Calendrier" Exportation des disponibilits vers une page Web Exportation des donnes de disponibilit en XML Contrle d'accs via usagers, mots de passe et privilges Ventes de produits ces clients non-rsidents Requtes SQL ad hoc Nombre d'units de location Maximum de 15 Illimit Le Grant Version 4.0 Le Grant Pro Version 4.0

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Chapitre 5. Grille des Rservations


C'est l'endroit o vous crivez vos rservations pour le mois en cours et les mois venir. La grille se prsente comme suit:

Jours du mois
En haut de la fentre, tous les jours du mois sont affichs en continu. Vous pouvez souligner les dimanches avec une couleur diffrente en cliquant sur l'onglet Apparences. Les congs, dimanches inclus sont mis en vidence sur la grille. Vous pouvez entrer les jours de congs et de vacances en cliquant sur l'onglet Congs Fris .

Niveaux d'occupation
Les niveaux d'occupation sont affichs en couleur juste en dessous des dates. Le rouge indique 100%, le jaune 50% ou plus, le vert 49% ou moins. Ceci vous permet entre autres de vrifier d'un seul coup d'oeil si une chambre est disponible pour une priode donne. L'paisseur de l'indicateur d'occupation peut-tre ajuste dans l'onglet Apparences. Vous pouvez galement choisir d'afficher le nombre de chambres qui sont disponibles (comme illustr)

Numros de chambres et descriptions


gauche de l'cran, les numros de chambre et la description de celles-ci sont affichs. Vous pouvez cacher ou rtrcir la colonne "Description" en cliquant sur la ligne qui spare la description du corps de la grille des rservations. Vous pouvez de mme largir cette colonne. Le systme enregistre la position des colonnes et l'affichera tel quel nouveau la prochaine ouverture de cette fentre. Vous pouvez changer les numros des chambres et leur description l'aide de l'onglet Chambres et Taux dans le menu Configuration . Vous pouvez aussi modifier les tarifs des chambres dans le mme menu.

Indicateur de l'tat de la chambre


droite de la description de la chambre se trouve un bouton qui sera vert ou rouge selon que la chambre est marqu prte ou non. C'est l'indicateur de l'tat de la chambre. Cette nouvelle fonction introduit un lment visuel la grille vous permettant de voir d'un coup d'oeil si une chambre est prte ou non, une option bien utile pour la gestion des travaux mnagers. Elle offre entre autres, la possibilit d'ajouter des commentaires (e.g. changer l'ampoule de la salle de bain ) qui peuvent tre imprims et servir de "feuille de route" pour l'entretien des

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Grille des Rservations

chambres. Cet indicateur visuel prend la forme d'un point, vert ou rouge, droite du nom de la chambre sur la grille . En cliquant avec le bouton de droite sur le nom de la chambre, un petit menu apparat (ci-contre) :

permettant d'en changer l'tat ou d'inscrire des commentaires :

. Quand une chambre est marque comme n'tant pas prte, et si on veut procder enregistrer un client arriv, un message d'avertissement apparat qui indique que la chambre n'est pas prte et demande si on veut toujours enregistrer le client. Dans l'affirmative, l'tat de chambre est automatiquement chang prte .

Dfilement
L'affichage de la grille des rservation peut dfiler dans les deux directions, en utilisant les barres de dfilement au bas et droite de la grille. La barre de dfilement horizontale de la Version 4 fournit un droulement en continu, c'est dire que vous pouvez avancer d'une tranche de dates l'autre sans fin. La grille s'tent sur un an et dbute au mois de janvier par dfaut. Vous pouvez changer le mois initial de l'affichage en utilisant la fonction "Mois initial" explique la section Menu "Anne".

Mois
Au bas de la grille, douze onglets reprsentent chacun des mois de l'anne. Vous pouvez cliquer dessus pour afficher le mois correspondant.

An pass et An prochain
Ces fonctions sont similaires celles disponibles dans le Menu Anne. Vous pouvez afficher les rservations de l'anne prcdente ou de l'anne suivante en utilisant les menus "Anne prcdente" et "Anne suivante" du menu "Anne". Pour revenir au mois courant, choisir Mois Courant dans le mme menu et le mois courant s'affiche dans la barre d'tat au bas de la grille de rservation. Vous pouvez aussi utiliser les boutons (flches vertes) "An pass", "Mois courant" et "An prochain" situs au haut de l'affichage. Dplacer votre curseur par dessus les boutons verts pour une description de leur fonction.

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Grille des Rservations

Entrer une rservation


Pour crer une nouvelle rservation: 1. Cliquez avec le bouton de droite sur la grille, ceci affiche un Menu Pop-up . 2. Cliquez sur "Nouvelle rservation" et le menu "Rservation" s'affiche. L'endroit o vous cliquez sur la grille dtermine la date et le numro de chambre o s'effectuera la rservation par dfaut. Vous pouvez modifier les dates et modifier le no. de chambre dans le menu "Reservation". 3. Aprs avoir entr le nom du client, ses informations personnelles, et autres dtails, indiquez la nature de la garantie de la rservation (Ahrres, Carte de Crdit, coupons, etc.). 4. Une fois les informations entres, cliquez sur "Sauvegarder/Sortie". Une bote reprsentant la rservation s'affiche maintenant sur la grille. La couleur reflte la nature de la garantie utilise pour assurer la rservation. Nous vous suggrons d'utiliser une couleur vive tel le rouge pour identifier les garanties risque, ce qui attirera votre attention si vous devez faire un choix selon vos politiques de rservation.

Modifier une rservation


Une fois une rservation entre, cliquez avec le bouton de droite sur le rectangle reprsentant la rservation sur la grille. Un menu Pop-up apparait et vous pouvez choisir de modifier la rservation ou de faire une autre action. En cliquant sur un rectangle, les dtails de cette rservation apparaissent dans la barre d'tat situe au dessous des onglets des mois. La rservation choisie est entoure de cinq petits points carrs. La grille de rservation est en mode verrouill par dfaut. Cliquez sur le bouton "Dverrouiller" une fois pour permettre la modification visuelle des rservations. Une fois dverrouille, la grille offre la possibilit de saisir les rectangles de rservation, de les dplacer et d'en modifier la forme, changeant ainsi la dure de la rservation. Pour allonger ou raccourcir une rservation, cliquer sur le carr du centre-droit. Le curseur change alors de forme et vous pouvez tirer ou rtrcir le rectangle avec la souris pour changer la rservation telle que dsire.

Protection
Pour votre protection, un avertissement s'affiche si vous tentez de modifier ou de dplacer une rservation pour un client qui est dj arriv ou parti.

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Chapitre 6.

Vue Calendrier - Pro

Cette vue est une innovation dans la version Pro. La vue calendrier se prsente comme suit:

Zone Calendrier
Dans cette zone, vous avez un sommaire de l'occupation de votre tablissement pour un an d'un seul coup d'oeil. Vous pouvez utiliser les boutons "An proch." "An courrant" et "An pass" pour visualiser un autre anne. Chaque jour est color selon un code de couleur corresondant l'occupation (explication dans la zone "Lgende"). En cliquant sur une date, vous pouvez mettre jour les donnes d'occupation qui apparaissent droite dans la zone "Occupation". En cliquand avec le bouton droit de la souris sur une date, un menu spcial pour la vue calendrier vous est prsent :

Vouz pouvez alors crer une nouvelle rservation pour cette date, une rservation de groupe, modifier une rservation existante (le dialogue suivant vous permet de choisir la rservation

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Vue Calendrier - Pro

modifier : ; Choisissez la rservation modifier et cliquez sur "Choisir"; le dialogue normal de modification de rservation sera affich. La commande suivante sert choisir et afficher la facture du client.

Exportation en HTML
La dernire fonction du menu "Vue Calendrier" permet d'exporter la vue calendrier en format HTML pour que vous puissiez incorporer vos donnes d'occupation votre site web, selon vos besoins. Choisissez cette option et le menu suivant sera propos:

Ce menu vous permet d'ajuster la taille et la couleur du calendrier des diffrents mois, etc. Choisissez un rpertoire o sera export la page HTML correspondante votre calendrier de disponibilits. chaque fois qu'une rservation sera mise jour, une nouvelle version du calendrier sera exporte. Vous pourrez ainsi "synchroniser" votre site web avec le rpertoire de sortie pour vous assurer que les informations de disponibilits sont maintenues jour. La section "Options" vous permet de choisir partir de quel mois se fera l'exportation; Vous pouvez aussi choisir que les diffrents mois soient exports en format GIF. Le bouton "Ajust. Disp." vous permet d'alterer la vue "exporte" de votre disponibilit si vous avez besoin, par exemple, de montrer une disponibilit rduite pour une priode donne (fermeture, congrs, etc.). L'ajustement se fait au moyen du dialogue suivant :

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Vue Calendrier - Pro

Cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder" dans le menu "Calendrier des disponibilits" pour gnrer la page Web. Le rsultat peut ressembler ce qui suit :

Zone occupation
Cliquez sur une date dans le calendrier et les donnes de la zone "occupation" seront immdiatement mises jour. La partie suprieure de la zone vous donne la liste des chambres disponibles, alors que la partie infrieure vous permet de voir la liste des chambres occupes. Cliquez avec le bouton droit de la souris vis--vis une chambre de la liste de disponibilits pour afficher le menu suivant :

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Vue Calendrier - Pro

Par contre, cliquer avec le bouton droit de la souris vis vis une rservation dans la liste des chambres occupes vous prsente le menu suivant :

Lgende
Comme son nom l'indique, la lgende permet de se rfrer aux codes de couleurs utiliss dans le calendrier pour interprter le niveau d'occupation de chaque jour. noter que les donnes exportes en HTML sont, par exprs, beaucoup moins prcises que les donnes affiches dans la vue calendrier.

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Chapitre 7. Arrives et Dparts


Clients d'aujourd'hui
Cette fentre affiche une liste de tous les clients d'aujourd'hui. Double-cliquez sur une rservation pour afficher la section intitule Modifier une rservation existante , ou cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher un Menu "Pop up". Choisir l'action approprie. Ces mmes actions sont disponibles par des boutons situs dans la barre de menus. Pour vous retrouver facilement, les mmes codes de couleurs des rservations sont utiliss dans un petit carr dans la liste. Le numro de rservation apparait galement dans la premire colonne

Onglet des Arrives et Dparts


Cette fentre affiche tous les arrives et dparts dans une liste droulante. Double-cliquez sur nimporte quelle rservation pour afficher la fentre de modification, ou cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu pop-up . Choisir la fonction dsire. Certaines fonctions sont aussi disponibles par les boutons rapides sur la barre d'outils en haut de la fentre. Cliquez sur les boutons droite des dates pour slectionner une plage de dates diffrente. Pour vous retrouver facilement, les mmes codes de couleurs des rservations sont utiliss dans un petit carr dans la liste. Le numro de rservation apparait galement dans la premire colonne

Occupation
Ces fentres affichent une liste droulante de toutes les rservations. Double-cliquez sur une rservation pour afficher le la section intitule Modifier une rservation existante , ou cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher un menu pop-up. Choisir l'action approprie. Ces mmes actions sont disponibles par des boutons situs dans la barre de menus. Cliquez sur les boutons droite des dates pour slectionner une plage de dates diffrente. La liste peut-tre trie selon plusieurs critres. Cliquez sur l'en-tte d'une colonne pour la slectionner, puis choisissez le bouton "Tri ascendant" ou "Tri descendant". Le numro de rservation apparait galement dans la premire colonne De cet onglet, vous pouvez afficher le menu "Chercher un dossier client". Cliquez sur le bouton Chercher Rservationet une petite fentre s'affiche vous permettant de trouver un client par code client, nom ou prnom. Cliquez sur "Chercher" et une liste apparat dans l'affichage. Choisissez un client et cliquez sur "Choisir".

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Chapitre 8. Fentre doccupation


Cliquez sur l'en-tte de la colonne selon laquelle vous voulez effectuer le tri. Ceci met en vidence la colonne. Cliquez sur Tri ascendant ou Tri descentant. De cet onglet, vous pouvez utiliser le menu Rech. Client pour localiser un dossier-client. Cliquez sur le bouton Rech. Client ; une petite fentre apparat vous permettant de chercher un dossier-client par code client, nom ou prnom. Cliquez sur Chercher . Une liste apparait dans la fentre. Cliquez sur le dossier-client choisi et cliquez sur Choisir . Pour faciliter le reprage, le code de couleur apparaissant sur la grille des rservations est aussi affich ici. Le numro de rservation apparait galement dans la premire colonne Dans le cas o une rservation semble manquante, ou si une rservation ne peut tre modifie partir de la grille des rservations, cliquez sur longlet doccupation et vous devriez pouvoir localiser et modifier la rservation en question. Ce cas peut se produire si vous avez renomm ou supprim une chambre pour laquelle une rservation tait assigne.

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Chapitre 9. Fentre Liste des clients


Liste de clients
Le dernier onglet de la fentre principale reprsente la liste des clients. Elle s'affiche comme suit :

La liste vous permet de reprer rapidement un client. Si le dossier client apparait en rouge, c'est qu'il est marqu comme faisant partie de la liste noire. Vous pouvez trier la liste de clients selon les quatre critres suivants : Code client Compagnie Nom Prnom Pour effectuer le tri, slectionner l'en-tte de colonne et utiliser les boutons "Tri ascendant" et "Tri descendant" dans la barre d'outils.

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Chapitre 10.

Vue du site

Cette faon d'afficher l'occupation est particulirement pratique pour les locateurs de campings ou de chalets, l o il est important de faire valoir l'importance de l'emplacement par rapport au reste du site. Il vous faut, avant de pouvoir utiliser cette fonction, un plan de votre site en format BMP (bitmap) ou JPG (JPEG). Utilisez la fonction de configuration l'onglet "Apparences" pour dfinir o, sur votre ordinateur, le logiciel peut trouver le document contenant le plan du site, et la taille des marqueurs qui vont apparaitre sur le plan Cliquez ensuite sur l'onglet "Vue du site" pour afficher cette vue ; Initialement, les marqueurs ne sont pas placs et apparaissent aligns sur le ct gauche de l'cran. Vous devez les dplacer vis vis les emplacements et/ou chalets. Chaque marqueur reprsente un "chambre" ou un emplacement tel que dfini dans la configuration. La vue initiale ressemble ceci:

Cliquez sur le bouton "Dverrouiller" et faites glisser les marqueurs vis vis l'emplacement correspondant. Une fois que tous les marqueurs sont placs, cliquez sur le bouton "Verrouiller" pour viter que les marqueurs se dplacent sans raison. La "Vue du site" aura maintenant cette apparence :

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Vue du site

Les marqueurs prendront ainsi une couleur diffrente (dfinie dans la configuration) selon que l'emplacement est libre, que le client est sur le point de partir, ou que l'emplacement est occup. Ainsi, dans l'exemple suivant, pour la journe du 21 aut, la grille se prsente ainsi :

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Vue du site

La "Vue du site" correspondante s'affichera ainsi :

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Vue du site Chaque marqueur est sensible et, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur chacun, on peut soit effectuer une nouvelle rservation, soit modifier une rservation existante ou produire la facture du client. Slectionnez une autre date pour voir l'occupation cette date ; par dfaut, l'affichage prend la date du jour courrant.

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Chapitre 11. Barre de menus


Menu "Fichiers"
Cette famille de menus vous prsente les fonctions associes au fonctionnement global du logiciel.

Il se prsente comme ci-contre :

Nouvelle base de donnes


Ce menu vous permet de crer une nouvelle base de donnes. Le menu suivant apparait pour vous permettre de choisir de retenir certaines des informations de la base couramment ouverte :

Ouvrir une base de donnes


Ce menu vous permet d'ouvrir une autre base de donnes que celle couramment ouverte. La base courante sera sauvegarde automatiquement avant que la nouvelle base soit ouverte.

Sauvegarder la base de donnes sous


Ce menu vous permet de sauvegarder la base de donnes couramment ouverte sous un autre nom. Cette fonction peut-tre utile pour prendre une copie de sauvegarde entire avant d'effectuer des oprations telles que le nettoyage de donnes anciennes.

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Barre de menus

Configuration
Ce menu vous permet d'afficher et de modifier les paramtres de configuration du logiciel.

Utilisateurs et scurit
Ce menu vous permet de dfinir divers usagers, mots de passes et permissions. Pour de plus amples dtails, voir le sujet dtaill la section intitule Utilisateurs et scurit

Exportation des donnes


Aprs avoir indiqu quelles informations vous voulez exporter, cliquez ensuite sur "Exporter". Ceci cre un fichier dlimit par virgules (CSV), qui peut tre utilis par d'autres programmes, tel que MS Excel. Vous devrez pouvoir retrouver le rpertoire o vous avez export le fichier de sortie.

Importation info clients


Ceci permet l'imporation de donnes ou dossiers clients. L'imporation se fait au moyen d'un fichier texte (TXT) ou d'un fichier dlimit par virgules (CSV), qui peut provenir d'autres programmes, tel que MS Excel. Ceci peut vous permettre entre autres de rcuprer des donnes sur vos clients dans un systme que vous utilisiez antrieurement.

Cration d'une copie de sauvegarde


Crez une copie de sauvegarde sur un mdium amovible ou sur votre disque dur. Vous recevrez aussi un rappel d'effecter une copie de sauvegarde sur une base rgulire, tel que dfini dans le menu "Configuration/Prfrences". "0" indique que vous ne recevrez pas de rappel.

Restaurer la base de donnes


Restaurer les donnes partir d'une copie de sauvegarde sur mdium amovible ou de votre disque dr. S.V.P. notez que cette action restaure les donnes telles qu'elles taient au moment de la sauvegarde et crase tous changements effectus vos donnes depuis.

Supprimer les donnes


Avertissement
Cette commande efface toutes les donnes prcdant la date affiche dans la fentre! Vous pouvez supprimer les informations clients et/ou les informations d'annulations avant la date choisie (en se servant du calendrier). Une fois supprimes, vous ne pourrez plus rcuprer ces donnes.

Rappel d'occupation
Si pour une quelconque raison, les taux d'occupation affichs sont errons, utilisez cette commande pour corriger l'information affiche.

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Barre de menus

Rparer la base de donnes


Toujours effectuer une copie de sauvegarde avant cette opration! Si vos donnes semblent corrompues, cette commande va tenter de rebtir la base de donnes.

Terminer session utilisateur


Cette fonction est utilise pour clore une session d'un usager et de permettre un autre de se connecter (possiblement avec des permissions diffrentes).

Rinitialiser mot de passe


Cette fonction est utilise modifier le mot de passe de l'usager dont la session est en cours. Voir la section intitule Utilisateurs et scurit pour les dtails sur ces deux dernires fonctions.

Sortie
Quitter le programme. Avant de quitter, on vous affichera un copie de sauvegarde.

Menu "Modifier"
Le menu "modifier" comporte une srie de fonctions servant intervenir dans diffrentes situations vis--vis un client ou une rservation. La plupart de ces fonctions se retrouvent aussi en cliquant sur le bouton droit de la souris sur la grille ou sur une rservation. Les fonctions seront grises ou non selon ce qui est permis dans le contexte o le menu est utilis. Le menu "modifier" se prsente ainsi :

Verrouiller/Dverrouiller
Cette fonction permet, tout comme le bouton "Verrouiller" et "Dverrouiller" dans la barre d'outils, de permettre des modifications directement sur la grille . La grille de rservation est en mode verrouill par dfaut. Dcochez la fonction "Dverrouiller" une fois pour permettre la modification

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Barre de menus

visuelle des rservations. Une fois dverrouille, la grille offre la possibilit de saisir les rectangles de rservation, de les dplacer et d'en modifier la forme, changeant ainsi la dure de la rservation. Ceci est particulirement pratique pour les tablissements ayant plusieurs chambres et qui veulent maximiser l'affichage de la grille. Vous pouvez alors choisir de cacher la barre des outils mais avoir tout de mme accs, via le menu "Modifier", toutes les fonctions qui apparaissent sur cette barre, librant ainsi une portion significative de l'cran pour afficher davantage de chambres. Voir galement Menu Afficher pour savoir comment choisir ce qui s'affiche sur l'cran.

Nouvelle rservation
Pour crer une nouvelle rservation. Le menu "Rservation" s'affiche (voir ci-dessous). Cliquez sur la flche droite du champ "Code client", une petite fentre s'affiche vous permettant de trouver un client par code client, nom ou prnom. Cliquez sur "Chercher" et une liste apparat dans l'affichage. Choisissez un client et cliquez sur "Choisir". Entrez ensuite les informations de la rservation. Cliquez sur "Sauvegarde" et "Sortie". Une bote reprsentant la rservation s'affiche maintenant sur la grille et dans la liste des rservations. En Cliquant sur le bouton "Sauvegarder", le no. de rservation apparait alors dans la barre titre du dialogue entre crochets (dans l'exemple ci-haut, surlign en jaune).

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Barre de menus

Rservation de groupe
Cette fonction vous permet de crer une rservation pour un groupe. Pour plus de dtails, voir "la section intitule Rservation de Groupe ".

Modifier la rservation
Ce dialogue vous permet de modifier les informations d'une rservation existante. Une fois termin, cliquez sur "Sauvegarde" et "Sortie".

Couper
Couper supprime la rservation et en conserve une copie dans le presse-papier.

Copier
Copier peut servir copier les dtails d'une rservation en multiples exemplaires. Une fois la copie colle, on peut l'diter pour changer les dtails propres chaque nouvelle rservation ainsi cre.

Coller
Coller va placer une copie de la rservation stocke dans le presse-papier sur la grille des rservations.

Supprimer / Annuler une rservation


Cette fonction supprime ou annule une rservation, selon les paramtres que vous avez fournis dans la configuration. Si vous optez pour annuler une rservation, la rservation n'est plus affiche, mais quelques informations sont conserves pour permettre de produire un rapport des annulations. Si vous optez de ne pas conserver les annulations, la rservation est simplement supprime.

Transfrer une rservation


Cette fonction permet de scinder une rservation pour pouvoir assigner un client une autre chambre en mi-sjour. Ceci est particulirement pratique si le nombre de chambres est restreint et vous voulez accomoder un client sur un plus long sjour. Dans ce cas, la facture demeure unique, mais la rservation est distribute sur plusieurs jours. Pour plus de dtails voir : Transfrer une rservation.

Arrive d'un client


Une petite fentre s'affiche indiquant l'heure de l'arrive du client. Vous pouvez aussi imprimer la liste des arrives si vous le voulez. Une fois qu'un client est "arriv", vous ne pouvez plus supprimer ou annuler la rservation sauf si la commande "Arrive" est renverse au moyen du bouton "Restaurer".

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Dpart d'un client


Une petite fentre, similaire celle de l'arrive du client, s'affiche une fois qu'on choisit "Dpart du client". On ne peut plus annuler la rservation ce stade. On ne peut plus dplacer la rservation dans la grille de rservation, prvenant les modifications accidentelles des informations d'affaires.

Lettre de confirmation
L'envoi d'une confirmation s'effectue au moyen de gabarits de lettres. Ces gabarits sont fournis dans le rpertoire "Programme" du logiciel "Le Grant" et peuvent tre personnalis au moyen de traitements de textes courants pouvant modifier le format RTF, tel MS Word. Une fois les gabarits dits, ils devraient tre stocks en format RTF. Vous pouvez crer autant de gabarits que ncessaire. Votre dernire slection de gabarit devient la valeur par dfaut la prochaine fois que vous crez une lettre de confirmation. Les gabarits de courriels sont crs de la mme faon mais vous devez les sauvegarder en format texte simple. Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser les champs de fusion pour personnaliser le contenu de vos lettres. Ils seront substitus par les informations clients au moment de la production de la lettre.

Lettre de devis
Vous pouvez crer votre propre gabarit de lettre de devis (on vous suggre de le faire partir de la lettre de confirmation) ; utilisez la variable <<QuoteValidUntil>> pour indiquer jusqu' telle date vous vous engagez respecter le devis fourni. Pour une liste complte des variables que vous pouvez utiliser dans les gabarits, voir la section intitule Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis. .

Fiche d'inscription

Cette fonction vous permet d'imprimer une fiche d'enregistrement pour le client; les donnes dj disponibles lors de la prise de rservation sont transfre la fiche et le client n'aura qu' remplir les champs manquants son arrive. On peut utiliser cette fonction pour imprimer des fiches vierges qu'on pourra laisser au comptoir pour les clients qui arrivent sans rservation.

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Paiement des arrhes (dpt)

Cette fonction vous permet d'enregistrer un paiement des arrhes (dpt) qui sera comptabilis sur la facture la premire consultation de la facture. Un calcul automatique du montant de dpt peut se faire si ce montant (ou pourcentage) a t pralablement dfini dans la configuration sous l'onglet Prfrences.

Facture du client
Cette option affiche la facture du client que vous pouvez imprimer en deux tapes. L'achat de produits se rajoute la facture dans ce dialogue.

Transfert d'une facture


Dans certains cas, vous devez transfrer les frais d'une facture une autre. Cette option affiche le dialogue Transfer d'une facture pour vous permettre d'effectuer cette opration.

Recherche facture

Cette fonction permet d'effectuer une recherche pour retrouver une facture si vous connaissez le numro de facture.

Recherche rservation

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Barre de menus

Cette fonction permet d'effectuer une recherche pour retrouver une rservation si vous connaissez le numro de rservation (confirmation).

Historique client

Cette fonction peut tre utilise plusieurs endroits; elle permet de retracer toutes les rservations passes effectues par ce mme client. Dans la version Pro, nous avons ajout un colonne qui affiche le code utilisateur de la personne ayant prise la rservation. Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir enclench l'option scurit.

Menu "Anne"
Ce menu vous permet de naviguer dans la grille et d'en changer les dates d'affichage. Le menu

"Anne" s'affiche ainsi : Une nouvelle manire de faire dfiler la grille est maintenant disponible dans la version "Pro" ; Voir "Chapitre 5, Grille des Rservations" pour plus de dtails Anne prcdente Vous amne au mois de dcembre prcdent. Vous pouvez accder n'importe quel autre mois de l'anne en utilisant les onglets des mois situs au bas de la grille des rservations. Pour retourner au mois courant, cliquez sur "Aller au mois courant" ou sur l'onglet du mois appropri. Aller au mois courant Ceci vous amne au mois courant, quelque soit votre slection courante dans la grille des rsevations. Anne suivante

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Vous amne au mois de janvier suivant. Vous pouvez accder n'importe quel autre mois de l'anne en utilisant les onglets des mois situs au bas de la grille des rservations. Pour retourner au mois courant, cliquez sur "Aller au mois courant" ou sur l'onglet du mois appropri. Mois initial Cette fonction permet de rgler le mois qui dbute la srie de 12 mois sur la grille "Pro". Ceci est particulirement pratique vers la fin de l'anne civile, o le mois de dcembre finirait normalement la srie. En utilisant, la fonction "Mois initial", on peut rgler le dbut de la srie (par exemple, en octobre), et obtenir ainsi une vue continue pour le passage de dcembre janvier. Choisir l'option "Mois initial", le dialogue suivant apparait :

Choisir le mois d'affichage initial dans le dialogue, dans notre exemple, le mois d'octobre :

Le dbut de la grille se positionne maintenant au 1e octobre, pour une nouvelle squence de 12 mois :

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Menu "Rapports"
Imp. liste des rservations
Cette fonction imprime la grille des rservations. Vous devez slectionner un mois (utilisez l'onglet au bas de la grille), puis cliquez "Rapports/Impr. liste des rservations", ajuster les paramtres d'impression et cliquez sur "Imprimer". Si le mois choisi est celui affich sur la grille, cliquez sur l'icne "Imprimer" dans la barre de menus.

Client d'aujourd'hui
Cette fonction imprime un rapport affichant la liste de tous les clients d'aujourd'hui. Elle peut tre trie de trois faons.

Arrives et Dparts
Cette fonction imprime un rapport affichant la liste de tous les clients arrivant et partant aujourd'hui. Elle peut tre trie de trois faons.

Entretien
Cette fonction imprime un rapport destin au personnel d'entretien, et indique quelles chambres sont occupe, de mme que les dparts du jour.

tat de la chambre
Dans le menu Rapports , la fonction tat de la chambre gnre un rapport (voir droite) qui peuttre visualis et/ou imprim au besoin.

Occupation
Cette fonction imprime un rapport affichant l'occupation pour la priode choisie. Elle peut tre trie de quatre faons.

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Barre de menus

Niveau d'occupation
Cette fonction imprime un rapport affichant le niveau d'occupation pour la priode choisie. Elle peut tre trie de deux faons.

Graphique d'occupation
Cette fonction produit un graphique du niveau d'occupation pour une priode donne. Il peut aussi tre imprim.

Revenu par catgorie


Cette fonction produit un rapport bas sur les diffrentes mthodes de paiement . Il peut tre tri par numro de chambre ou date de paiement.

Revenu et TPS
Cette fonction imprime un rapport affichant le revenu et les montants de taxes payes pour la priode choisie. Il peut tre tri de quatre faons.

Liste des clients


Cette fonction imprime un rapport affichant la liste des clients. Il peut tre tri par nom ou prnom.

Liste des agences de voyages


Cette fonction imprime un rapport affichant la liste des agences de voyage et des dtails se rapportant eux.

Annulations
Cette fonction imprime un rapport affichant la liste des annulations pour une priode chosie. Elle peut tre trie de trois faons.

Menu "Info Produits"


Produits Ajouter ou modifier un produit en vente (eg. articles de toilette, billets d'excursion, etc.). Cette information est utilise lorsque vous ajoutez la vente de produits sur la facture du client du client. Toutes les commandes pertinentes la gestion de produits se trouvent dans le menu "Info Pro-

duits" :

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Dans la version "Pro", le menu "Produits" prsente des fonctions additionnelles

: . Ces nouvelles fonctions, relies la vente de produits des clients non-rsidents, sont expliques plus bas. Il est possible de grer les produits et les fournisseurs. Si vous ne voulez pas grer de fournisseurs, passez tout de suite 2 1. Si vous choisissez de grer les fournisseurs galement, vous devriez dfinir d'abord les fournisseurs au moyen du dialogue "Fournisseurs" dans le menu "Info Produits :

La section "Produits disponible de ce fournisseur" au bas du dialogue se remplira quand vous aurez associ les divers produits aux fournisseurs. 2. Dfinir les produits en vente au moyen du dialogue "Info produit" du menu "Info produits" :

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3.

Remplissez les divers champs appropris au produit ; Utilisez les flches gauche pour passer d'un produit l'autre.

et droite

Pour la slection d'un fournisseur, cliquez sur l'icne de slection situ droite du champs "Fournisseur" ; le dialogue "Recherche d'un fournisseur" apparait :

4. Pour prparer une liste de produits commander, choisir le dialogue "Commander un produit" dans le menu "Info produits" :

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Barre de menus

Cliquez sur le bouton "Rech. prod." pour localiser un produit dans la liste des produits disponibles (utilisez le caractre "*" pour lister tous les produits ):

5. Pour tablir l'inventaire initial ou lors de la rception de stocks, choisir le dialogue "Recevoir les stocks" dans le menu "Info produits" :

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Barre de menus

Cliquez sur le bouton "Rech. prod." pour localiser un produit dans la liste des produits disponibles (utilisez le caractre "*" pour lister tous les produits ):

6. Pour la prise d'inventaire et la mise jour des stocks, utiliser le dialogue "Mise jour des stocks" dans le menu "Info produits" :

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Barre de menus

Cliquez sur le bouton "Slection" pour vous aider choisir le produit mettre jour; le dialogue suivant s'affiche :

7. Pour la vente de produits, dans le dialogue de facturation, cliquez sur le bouton "Produit" et le dialogue suivant apparait :

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Barre de menus

Une fois que vous avez cliquez sur le bouton "Choisir", les frais du produit seront ajouts la facture. 8. Vente de produits

La fonction "Vente de produit" permet d'tablir une facture sans qu'un client ne soit ncessairement locataire d'une chambre. Le dialogue demande d'abord d'identifier le client au moyen du code client (ou de lancer une recherche par critres).

Une fois le client choisi, une facture vide (ne contenant pas d'information relie la location d'une chambre) est prsente, permettant alors d'ajouter un ou plusieurs produits cette facture en suivant la manire habituelle.

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Barre de menus

9. La fonction "Modifier une facture de produit" permet de localiser une facture de produit existante et d'en apporter des modifications. La fonction "Rapport sur les produits" affiche deux options :

La premire option offre l'affichage d'un rapport bas sur les types de produits. Le dialogue suivant apparait :

La seconde option offre l'affichage d'un rapport sur les revenus des produits et des taxes :

Menu "Langue"

Langue

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Barre de menus

Le Grant "Pro" est configurable dans 5 langues dont le franais. Si une des langues n'est pas disponible dans votre version, contactez notre service de soutien et nous effectuerons les modifications ncessaires.

Menu "Afficher"
Affiche ou cache la barre d'outil, la barre d'tat, et l'indicateur de niveau d'occupation.

Menu "Aide"

Aide Vous trouverez ici les informations ncessaires pour appprendre utiliser le logiciel Astuce du jour Vous offre tour tour, des conseils et des astuces pour mieux utiliser le logiciel Accueil Ouvre Internet Explorer la page d'accueil du logiciel "Le Grant". Enregistrer le logiciel Ce dialogue vous donne les informations et les menus pour enregistrer votre logiciel. Une fois le logiciel enregistr, vous ne verrez plus cette option au menu "Aide" propos Information propos du logiciel "Le Grant"

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Barre de menus

Menu "Pop up"


Dans la grille et autres onglets, cliquer avec le bouton droit de la souris affiche un menu pop-up:

Ce menu permet l'dition, et sert aussi de point de rfrence quand il est utilis dans la grille de rservations pour la slection de date et de chambre. Les fonctions d'dition sont similaires celle du Menu Modifier.

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Chapitre 12. Rservations


Crer une nouvelle rservation
partir du Menu Modifier, cliquer sur "Nouvelle Rservation" ou cliquer avec le bouton droit de la souris affiche un menu pop-up. Cliquez sur "Nouvelle Rservation" ou sur le bouton "Nouveau" dans la barre de menus.

Quand une rservation est faite partir de la Grille de rservations, en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant "Nouvelle Rservation", la position de la souris sert aussi de point de rfrence pour la slection de date et de chambre. Avec l'autre option, la date d'aujourd'hui est utilise comme valeur par dfaut pour une nouvelle rservation. Slectionnez le code client au moyen du menu "Chercher Client" ou crez un nouveau dossier client. Inscrivez le nom, ladresse, le numro de tlphone, le taux de la chambre et les dtails de la garantie selon vos besoins. Choisissez le jour d'arrive et de dpart, le tarif garanti de la chambre et autres dtails selon les besoins. Cochez la case "Taux fixe" si vous voulez assurer au client que le taux de sa chambre ne changera pas mme si vous lui assignez une autre chambre. Cette particulirement utile si vous tes oblig

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Rservations

de dplacer un client vers une chambre tarif plus lv, garantissant ainsi le taux entendu l'origine. Cochez la case "Ne pas regnrer ou mettre jour la facture" si la rservation est sujette des conditions spciales, telles une exemption de taxe ou un forfait particulier. Ceci garanti que la facture ne changera pas mme si le mode de taxation par dfaut a t chang. Cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder", le no. de rservation apparait alors dans la barre titre du dialogue entre crochets (dans l'exemple ci-haut, surlign en jaune).

Rservation de Groupe
Cette fonction cre une nouvelle rservation pour un groupe. Vous pouvez rserver plus dune chambre la fois. Quand le menu pop-up est activ partir de la grille des rservations avec le bouton droit de la souris, la position de celle-ci est utilise comme rfrence pour le choix de la date et de la chambre. En utilisant lautre option (bouton rapide), la date daujourdhui est choisie par dfaut et aucune chambre nest assigne par dfaut. En utilisant le menu Rech. Client , localisez le dossier-client ou crez-en un nouveau. Inscrivez les dtails du client comme pour une rservation normale. De plus, vous pouvez inscrire, dans le tableau au bas du formulaire, les noms des membres du groupe et les numros des chambres qui leur ont t assignes.

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Rservations

Avertissement
Ne pas inclure le nom du locateur principal dans la grille marque "Liste du groupe", mais seulement les locateurs secondaires, membres du groupe. Si vous avez rempli une fiche client pour un occupant, vous pouvez utiliser son code client pour remplir la liste des occupants. Ceci vous permet entre autres de pouvoir produire une fiche d'inscription au nom de l'occupant.

La rservation de groupe est identifie par une couleur distincte sur la grille des rservations. Le responsable du groupe et les membres sont mis en vidence par de petits icnes apparaissant gauche du nom du locateur. Quand une rservation de groupe est effectue, la facture du responsable affichera tous les frais associs toutes les chambres du groupe. Vous pouvez ajouter des produits aux factures des membres du groupe, mais leur facture n'affichera pas les frais associs la location de la chambre. Vous pouvez annuler ou supprimer des membres du groupe au besoin. La suppression du responsable ne peut se faire que lorsque tous les autres membres du groupe ont t supprims. Les dates d'arrive et de dpart des diffrents membres peuvent tre diffrentes de celle du locateur principal, mais la dure de sjour doit tre la mme. Si un membre ncessite des jours additionnels, une rservation individuelle peut y tre adjointe, et les frais de la rservation supplmentaire peuvent tre transfrs au locateur principal. Sur la grille, le locateur principal (ou leader) apparait prcd d'un icne secondaires (membres du groupe) sont identifis par un icne . alors que les locateurs

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Rservations

Modifier une rservation existante


Dans la grille des rservations, cliquez avec le bouton droit sur la rservation que vous voulez modifier. Dans le menu pop-up, choisir "Modifier la rservation" et procder aux modifications des donns de la rservation dans la fentre qui apparat. Vous pouvez aussi cliquez sur le bouton "Modifier" dans la barre de menus. Les informations sur le client peuvent tre changes au moyen du bouton "Modifier" droite du code client.

Transfrer une rservation vers une autre chambre


Cette fonction permet de scinder une rservation pour pouvoir assigner un client une autre chambre en mi-sjour. Ceci est particulirement pratique si le nombre de chambres est restreint et vous voulez accomoder un client sur un plus long sjour. Dans ce cas, la facture demeure unique, mais la rservation est distribute sur plusieurs jours. Dans la grille des rservations, cliquez avec le bouton droit sur la rservation que vous voulez transfrer. Dans le menu pop-up, choisir "Tranfert rservation" et procder aux modifications des donns de la rservation dans la fentre qui apparat :

Indiquez la date laquelle vous voulez que la rservation soit transfre et le no. de chambre o le client sera transfr. Sur la grille, la rservation apparatra accompagne de petites icnes identifiant que cette rservation a t scinde. Une rservation peut tre scinde plusieurs reprises, mais seule-

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Rservations

ment pour la partie "de droite", c.a.d. la portion de la rservation la plus tardive. Une rservation scinde apparait ainsi sur la grille :

Des petites icnes identifient les diffrentes partie d'une rservation scinde ; Le dbut de la rservation est identifie par l'icne tion scinde peut tre indentifie par l'icne rsevation scinde sont identifies par l'icne ; la fin d'une rserva-

; les parties mitoyennes de la .

Une rservation scinde peut tre d-scinde en dplaant la partie de droite pour juxtaposer la partie de gauche. (N'oubliez-pas de dverrouiller votre grille pour pouvoir oprer cette opration).

Modifier les dates d'une rservation


Vous pouvez modifier les dates d'une rservation en cliquant sur le bouton droite des dates et en utilisant le calendrier pour choisir les dates d'arrive et de dpart. Notez que le logiciel vrifie la validit des dates choisies et ne vous autorise pas choisir une date d'arrive postrieure une date de dpart. Changez toujours d'abord la date de dpart, ensuite la date d'arrive. Une faon simple de changer la date ou le numro de chambre d'une rservation est d'utiliser la

grille des rservations. Cliquez sur le bouton "Dverrouiller" , ceci ouvre la grille des modifications effectues au moyen de la souris. Cliquez sur la rservation modifier, par exemple , traner la rservation vers une nouvelle date ou une nouvelle chambre. Quand vous relchez le bouton de la souris, la rservation prend la date et la chambre o vous l'avez dplace. Pour allonger ou raccourcir les dates de rservation, cliquer sur le carr du centre-droit. Le curseur change alors de forme et vous pouvez tirer ou rtrcir le rectangle avec la souris pour changer la rservation comme souhait. Quand vous aurez complt la modification, reverrouillez la grille avec le bouton "Verrouiller"

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Rservations

Modifier le numro de chambre


Ceci est similaire une modification de date. Cliquez sur le bouton droite du numro de chambre et choisissez un numro de chambre dans la liste droulante. En changeant le numro de chambre, le tarif en vigueur est aussi modifi. Si un taux fixe a t promis, vous pouvez vrrouiller le tarif en cochant la case "Taux Fixe". Vous pouvez aussi changer le numro de chambre en tranant la rservation sur la grille des rservations. La nouvelle position de la rservation correspond au nouveau numro de chambre.

Chercher une rservation existante/client


Dans l'onglet "Occupation", cliquez sur le bouton "Rech. Client"; une fentre apparat d'abord demandant si on doit crer un client existant :

Puis un autre dialogue apparait, permettant la recherche d'un client par nom, prnom, ou code client. Cliquez sur "Chercher", une liste de slection apparat; cliquez sur le client et cliquez sur le bouton "Choisir".

Le menu "Chercher un dossier client" est aussi disponible quand on cre une nouvelle rservation ou si on modifie une rservation existante.

Note
Lors d'une recherche, que ce soit pour un client, un produit ou une rservation, vous pouvez toujours utiliser les "Jokers" (wildcards) qui aident et acclrent la recherche. Les caractres " * " et " ? " sont utiliss pour reprsenter "n'importe quelle chane de caractres" dans le premier cas et "un seul caractre" dans le second. Par exemple, vous cherchez un client nomm Dupont mais vous n'tes pas certain s'il est pell Dupont ou Dupond ; cliquez sur "Nom de famille" et entrez "Dupon?"; Autre exemple : Votre client se nomme

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Rservations

"Pierre Henri Julien Thibault"; pour le trouver plus facilement, cliquez sur "Prnom" et entrez "*Henri*" ; tous les clients dont le prnom comporte "Henri", soit au dbut, au milieu ou dans le centre seront trouvs et prsents dans la liste de slection. Pour plus d'information sur les recherches par joker, consultez cet article [http://fr.wikipedia.org/wiki/Expression_rationnelle#Principes_de_base] dans Wikipdia. Vous pouvez galement rechercher une rservation spcifique si vous avez le numro de rservation. Si un code client n'est pas trouv, vous pouvez crer un nouveau dossier client et entrer les informations appropries:

Vos critres de slection sont toujours sauvegards de l'usage prcdent, et seront en vigueur lorsque vous retournez vers cette fentre.

Annuler une rservation


Vous pouvez annuler une rservation en cliquant sur le bouton "Annuler" dans la barre de menus ou dans le menu "Modifier". Quelques informations sont sauvegardes qui pourront tre affiche dans le rapport annulations . Du menu "Prfrences ", vous pouvez choisir entre annuler ou supprimer les rservations.

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Chapitre 13. Taux des chambres et tarifs


Les prix des chambres sont calculs selon deux paramtres le taux de la chambre et les tarifs en vigueur. Le taux de la chambre peut tre chang dans le menu Configuration . Vous pouvez spcifier le numro de la chambre, une brve description, et les taux en occupation simple et double, de mme que les frais associs un adulte ou un enfant supplmentaire. Dans le menu Prfrences , cocher la case si les taux sont inclusifs ou exclusifs des taxes. Les codes de tarifs sont utiliss pour faire des ajustements positifs ou ngatifs au taux de base (e.g. escompte ou surcharge saisonnire). Vous pouvez spcifier le montant de l'ajustement en dollars ou en pourcentage. Vous pouvez aussi spcifiez que vous ne voulez pas un calcul automatique des taxes. Pour ce faire, choisir Configuration/Ch. et taux et dcochez la case auto-calcul . Le taux final de la chambre est calcul comme suit: (Taux pour 1 personne dans la chambre, le double pour deux personnes, bas sur la slection) + ((Taux pour un adulte ou un enfant additionnel) x (nombre d'adultes ou d'enfants additionnels)) + (ajout ou dduction bas sur le code de tarif en vigueur) + (Taxe) x (nombre de jours)

Note
Un adulte plus un enfant est considr comme une occupation double, c'est donc le taux qui sera utilis.

Taux des chambres et description des codes de tarifs


Du menu Configuration deux onglets sont disponibles un pour spcifier les taux de base des chambres, il contient aussi le numro de chambre et la description sommaire. Vous devriez inscrire le taux de base de chaque chambre, son numro et, dans longlet Prfrences si vous voulez que le tarif inclure les taxes. Longlet Tarifs est o vous permet de spcifier et ajuster les tarifs. Le tarif peut tre choisi au moment de la cration de la rservation. Par exemple, si vous avez un taux de base de $120 et un code de tarif avec la description Plus deux enfants, un montant additionel de $30 et pas de dductions, le taux final sera de $150. Choisissez des descriptions claires et faciles comprendre pour simplifier la prise des rservations.

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Chapitre 14. Garantie / Arrive et Dpart dun client


Informations de garantie
Vous pouvez inscrire les informations de garantie en cliquant sur la slection approprie et en inscrivant les autres informations pertinentes. chaque slection correspond un code de couleur. Les couleurs et descriptions peuvent tre configure selon vos besoins propres. Ceci permet dafficher en un coup d'oeil l'tat des rservations et vous permet de prendre les dcisions appropries si une rservation n'a pas t garantie.

Arrives et Dparts
Dans la grille des rservations, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la rservation que vous voulez modifier. Dans le menu pop-up, choisir "Modifier la rservation" et procder aux modifications des donns de la rservation dans la fentre qui apparat. Vous pouvez aussi cliquez sur le bouton "Modifier" dans la barre de menus. Les informations sur le client peuvent tre changes au moyen du bouton "Modifier" droite du code client.

Arrive d'un client


Du menu Modifier , cliquez sur Arrive dun client . Une petite fentre affiche la date et l'heure.

Une fois que vous avez cliqu sur inscription , la couleur de la rservation change sur la grille. Les changements la rservation sont maintenant limits et la rservation ne peut tre annule. Vous pouvez restaurer ltat Arrive en cliquant sur Restaurer dans le menu Arrive . Une autre option disponible est dimprimer une fiche dinscription que vous pouvez prsenter au client au moment de son inscription. De cette manire, le client peut complter les informations que vous pourrez ensuite verser son dossier pour usage ultrieur.

Arrive d'un groupe


Du menu Modifier , cliquez sur Arrive dun client . Une petite fentre affiche la date et l'heure.

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Garantie / Arrive et Dpart dun client

Procder comme pour une arrive normale d'un client, sauf que, si c'est l'occupant d'une seule chambre dans le groupe, cocher la case "Arrive d'un occupant sparment", ceci aura l'effet de ne marquer que cette rservation comme "Arrive".

Dpart d'un client


Cette fonction est semblable celle de larrive dun client. Cliquez sur Dpart d'un client . De la fentre, cliquez sur Dpart .

Une fois le client parti, la rservation ne peut tre modifie ou annule. L'action de dpart peut tre en elle-mme annule. Les menus Arrive et Dpart peuvent tous deux tre choisis du menu pop-up .

Dpart d'un groupe


Cette fonction est semblable celle du dpart dun client. Cliquez sur Dpart d'un client . De la fentre, cliquez sur Dpart .

Procder comme pour le dpart normal d'un client, sauf que, si c'est l'occupant d'une seule chambre dans le groupe, cocher la case "Dpart d'un occupant sparment", ceci aura l'effet de ne marquer que cette rservation comme "Partie".

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Chapitre 15. Lettres de confirmation et gabarits


Lettre de confirmation
l'invocation de cette fonction, le menu suivant apparait :

L'envoi d'une lettre de confirmation s'effectue au moyen d'un gabarit de lettre. Ces gabarits sont situs dans le rpertoire programme du logiciel "Le Grant", et peuvent tre dits au moyen de n'importe quel logiciel de tratement de texte qui peut diter du format riche (RTF), tel MS Word. Une fois dit, sauvegarder le gabarit en format RTF. Vous pouvez crer autant de gabarits que ncessaire. Votre dernire slection de gabarits demeure la slection par dfaut, la prochaine fois que vous voulez envoyer une lettre de confirmation. Les gabarits de courriels sont dits de la mme faon, mais dans ce cas, on utilise un format "texte ordinaire" (plain text). Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser des champs de fondu pour personnaliser le contenu et la disposition des informations du client. Les champs de fondu s'crivent avec une double flche encadrant le nom du champ, par exemple: <<Nom du Champ>>. Pour une liste complte des variables de substitution voir la section intitule Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis. . Cochez la case "Afficher le symbole montaire (devise) pour tous les montants" si vous souhaitez que les montants apparaissant sur la lettre de confirmation soient accompagns du symbole montaire (votre devise) de votre pays.

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Chapitre 16. Facture du client


Facture du client
Quand vous choisissez "Facture du client", une fentre apparat.

Le logiciel va calculer les frais de chambre et les taxes et les afficher dans cette fentre. Vous pouvez modifier le taux de la chambre, mais si vous le faites, la prochaine fois que vous affichez la fentre de facture, une question s'affichera vous demandant si le tarif de la chambre a chang. Vous avez une option de mettre jour le taux de base si vous le dsirez. Le taux de taxation de chaque item est indiqu dans la dernire colonne "Taxe". Notez le bouton qui apparat si on clique ct du code :

flch,

une

liste

des

codes

de

taxes

dfinis

dans

. En cliquant sur le bouton la configuration apparait

pour aider faire la slection d'un code valide.

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Facture du client

On peut aussi ajouter manuellement d'autres items sur la facture. Les totaux sont calculs automatiquement. Il est important de saisir correctement les taux de taxation. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton "Produits" et ajouter produits et services sur la facture. Pour ajouter un produit la liste, utilisez le menu Produits. Bien que vous pouvez inscrire manuellement les paiements qui sont faits, ceci n'est pas recommand car le dtail de ces paiements n'est pas enregistr, ce qui peut gnrer des erreurs dans les rapports de revenus. Choisissez le type de paiement (cliquez la flche pour ajouter des types de paiements dans la liste), inscrivez le montant du paiement et cliquez sur OK. Les paiements effectus apparaitront sur la facture. Pour les sjours prolongs, il est possible de produire des factures intrimaires. Chosir la priode de facturation de la fentre Facture Intrimaire . Pour choisir le format de papier utilis pour imprimer la facture, voir le menu Configuration/Facture Si vous souhaitez utiliser un gabarit de format MSWord (fichier .doc ou .rft), vous devez d'abord avoir cocher les cases appropris dans le menu Configuration/Facture). Par la suite, en cliquand sur le bouton "Visualiser", le dialogue de slection de gabarit apparat :

Les gabarits sont habituellement disponibles dans le dossier "Mes Documents\Reservation\Templates". Le gabarit de facture peut tre un fichier .doc ou .rft et peut contenir des substitutions des variables disponibles (voir la liste complte la section intitule Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis. .

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Facture du client

Le logiciel fournit un gabarit-exemple "Invoice template.fra.doc" situ dans le dossier "Mes Documents\Reservations\Templates". Le gabarit se prsente comme suit :

. Vous pouvez modifier le gabarit pour reflter les besoins de votre tablissement. Lors de la production de la facture (Visualiser / Imprimer ) les variables sont substitues et la facture produite (dans MS Word) apparait alors comme suit:

Transfert des frais d'une facture une autre


Dans certains cas, vous devez transfrer les frais d'une facture une autre ; pour ce faire, vrifiez d'abord le numro de la facture vers laquelle les frais seront transfrs, puis, dans la grille, avec le bouton de droite, en cliquant sur la rservation dont les frais doivent tre transfrs, choisir "Transfert facture". Le menu suivant apparait :

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Facture du client

Si le no. de facture n'est pas connue, cliquez sur "Recherche" et un dialogue peut vous guider pour trouver la facture voulue. Dans la facture qui a t transfre, la ligne suivante apparat :

Indiquant que la facture a t transfre une autre (dans ce cas, la facture no 49 a t transfre la facture no. 41). Examinons maintenant la facture no. 41 :

Ici on remarque que les dtails de la location pour la facture no. 49 apparaissent prcds du prfixe "De" .

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Chapitre 17. scurit

Utilisateurs et

Utilisateurs et scurit
Ce menu vous permet de dfinir divers usagers, mots de passes et permissions. Avec cette option facultative, vous pourrez dfinir jusqu' trois "rles" dans votre tablissement (e.g. Patron, Commis, Entretien) et dfinir ensuite ce quoi chacun de ces rles ont ou n'ont pas la permission d'accder et d'accomplir l'intrieur du logiciel. Vous pourrez ensuite dfinir autant d'usagers que ncessaire et assigner chaque usager un code d'accs, un mot de passe et le "rle" correspondant leurs privilges d'accs. Un "mta" utilisateur est aussi prvu qui donne accs toutes fonctions en tout temps (typiquement, votre administrateur, personnel de soutien ou informaticien). Les fonctions de scurit sont accessibles via le menu Fichiers . Les fonctions impliques dans

l'option de scurit sont : Utilisateurs et scurit Terminer session utilisateur Rinitialiser mot de passe Le code d'usager ADMIN (tout en majuscules) est dfini par dfaut et son mot de passe est aussi ADMIN (tout en majuscules), c'est le code du super-utilisateur. La fonction Utilisateurs et scurit sert lancer le menu de gestion de la scurit. La fonction Terminer session utilisateur sert quitter le logiciel (sans le fermer) pour permettre un autre utilisateur de se connecter la place.

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Utilisateurs et scurit

Le menu suivant apparait: La fonction Rinitialiser le mot de passe permet de revenir au mot de passe par dfaut pour l'usager ADMIN .

Activation de la fonction de scurit, dfinition des rles et des utilisateurs


Pour activer la fonction de scurit, Aller dans Fichiers/Utilisateurs et scurit , dans le menu, choisir l'onglet Niveau de scurit :

Dcocher la case Dsactiver la scurit ceci activera la fonction de scurit. Sur la barre-titre, l'utilisateur courant est affich droite du titre Le Grant

Scurit : Ajout d'utilisateurs et mots de passes


Cette page va vous aider dfinir divers usagers et mots de passes Pour crer un nouveau code d'utilisateur et un mot de passe : 1. partir du menu "Fichiers/Utilisateurs et scurit (ci dessous) :

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Utilisateurs et scurit

Inscrire, pour chaque utilisateur, le code (pseudonyme ou nom rel), et le niveau (ou rle ) correspondant. Les champs d'adresse et de no. de tlphone sont facultatifs, mais peuvent servir accder ces donnes rapidement en cas d'urgence si elles sont disponibles . Vous pouvez dfinir autant d'usagers que ncessaire, et assigner chacun le niveau appropri. 2. Dfinir un nouveau code dans la fonction "Utilisateurs et scurit" ; Par exemple, Crer un usager "Entretien" ayant un niveau "3" 3. Dans l'onglet "Niveaux de scurit" (voir ci-dessous) choisir le niveau correspondant aux droits et privilges prvus pour cet utilisateur. Rfrez la la section intitule Scurit : Dfinition des niveaux de scurit pour plus de dtails sur la cration de ces niveaux.

Pour un utilisateur donn, au moment de se connecter au logiciel pour la premire fois, un message s'affiche Mot de passe inexistant, entrez-le un menu s'affiche pour dfinir son mot de passe (deux fois) pour complter les donnes d'authentification.

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Utilisateurs et scurit 4. Pour assigner un mot de passe pour cet utilisateur, utilisez la fonction "Rinitialiser mot de passe" dans le menu "Fichiers" : 5. Un premier dialogue apparait, entrez n'importe quel mot de passe:

6. Un panneau indiquant qu'il n'y a pas de mot de passe dfinit apparait:

7. Cliquez sur OK; un panneau apparait pour vous laisser entrer le mot de passe:

8. Entrez le mot de passe pour le code "Entretien"; entrez-le nouveau dans l'espace infrieur. ATTENTION: les mots de passes respectent la case: donc: le mot de passe "Menager" est diffrent de "menager" 9. Pour retourner l'usager "ADMIN", vous devez utiliser la fonction "Terminer session utilisateur" dans le menu "Fichiers" Une fois connect au logiciel, une session dure jusqu' ce que le logiciel soit ferm ou que l'on choisisse la fonction Fichiers/Terminer session utilisateur Si un utilisateur essaie d'accder une fonction ou des donnes en dehors de ses accs autoriss, le message suivant est affich:

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Utilisateurs et scurit

Scurit : Dfinition des niveaux de scurit


Cette page va vous aider dfinir les diffrents niveaux de scurit pour protger l'accs aux donnes de votre tablissment. Pour dfinir les diffrents rles, dans le menu "Utilisateurs et scurit" (voir ci-dessous), choisir l'onglet "Niveau de scurit"

1. Dcocher la case Dsactiver la scurit ceci activera la fonction de scurit. Pour dfinir les diffrents rles, dans le mme menu (voir ci-dessus), trois colonnes reprsentent trois niveaux possibles. L'exemple fourni ici dfinit un rle de gestionnaire/comptable (niveau 1), de prpos aux rservations (niveau 2) et de prpos l'entretien (niveau 3); 2. Ajustez les rles et les fonctions proscrites chacun des niveaux selon les besoins de votre tablissement. Note: Une case coche signifie que la fonction est proscrite du niveau. Dans notre exemple, un rle Administrateur n'aurait presque aucune case coche, alors que le rle Entretien aurait seulement les cases correspondantes aux rapports Entretien et Arrives et Dparts dcoches. La dernire case "Carte de crdit", si coche, prvient les usager d'avoir accs l'information de cartes de crdit et les rapports sur les produits. 3. Sur ce mme menu, vous pouvez changer le mot de passe du code ADMIN au besoin. Attention : Si vous le changez, veillez le noter avec soin car vous aurez peut-tre de la difficult accder au systme si vous le perdez. N'oubliez pas que dans Le Grant, tous les codes d'utilisateurs et les mots de passe respectent la case des lettres (majuscules/minuscules). Pour dfinir les codes d'accs, cliquez sur l'onglet

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Utilisateurs et scurit Utilisateur et rfrez vous la page la section intitule Scurit : Ajout d'utilisateurs et mots de passes pour les instructions suivre.

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Chapitre 18. Paramtrage du logiciel


Information de l'tablissement
partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Info tablissement".

Ces informations sont utiliss pour gnrer les factures. Inscrivez le nom, l'adresse et les autres coordonnes de votre tablissement. Vous pouvez galement inscrire vos numros de taxes, les libells des taxes de mme que votre no. banquaire (qui servira pour le relev). Le champ "Code" (optionnel) est un identifiant unique qui est utilis si vous grez plus d'un tablissement ou si l'tablissement est membre d'une centrale de rservation. Vous pouvez aussi y ajouter le logo de votre tablissement qui apparaitra aussi sur la facture. Vous pouvez modifier aussi la largeur d'affichage pour modifier la taille du logo sur la facture.

Modifier les codes de taxes


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Codes de taxes".

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Paramtrage du logiciel

Jusqu' sept codes peuvent tre utiliss. Ces codes servent calculer le montant de taxe de la facture. Les quatre premiers codes s'appliquent la taxe principale (souvent appele TVA ou TPS); Les quatre codes dterminent des montants variables pour cette taxe (par ex. [E]xempt pour certains organismes et employs gouvernementaux, [T]elecom pour le code de TVA correspondant au tarifs de taxe pour les tlcommunications). Cocher la case "Incluse dans la facture" pour inclure cette taxe dans le montant de la facture (comme c'est gnralement la pratique en Europe et dans les pays de coutume "Prix Nets") Le second groupe de taxes (activ par la case "Activer la taxe suppl" sert pour les rgions o plus d'une taxe s'applique. Deux taxes additionnelles sont permises ici (cochez la ou les cases "Ajouter Taxn" pour activer chacune de ces taxes. Par exemple, au Qubec, la Taxe de Vente Provinciale (TVQ) doit tre incrite ici (voir exemple ci-haut). Le troisime groupe de taxe (activ par la case "Ajouter Tax4" sert ajouter les taxes fixes (par ex. taxes de sjour ou de tourisme) et est ordinairement calcule par chambre par jour. Vous pouvez exprimer cette taxe soit en montant fixe soit en pourcentage (cochez la case % dans ce dernier cas). Les options apparaissant au bas du dialogue correspondent aux diverses pratiques fiscales en vigueur dans le monde : Cochez "Calculer les taxes cummul" si le calcul des taxes est cummulatif dans votre rgion (comme c'est le cas au Qubec) ; Si coch, les taxes seront calcules cummulativement, commenant par la taxe de base, puis la taxe 2 et finalement la taxe 3 (ou la taxe fixe) Si la case "Ajouter la taxe fixe d'abord" est coche, la taxe fixe sera ajoute d'abord, puis la taxe de base, ensuite la taxe 2 Cochez la case "Toujours ajouter la taxe fixe" dans les cas o des rgles particulires rgissent la taxe fixe 1.

Cette fonction s'applique particulirement aux tablissements du Qubec o l'application de la taxe d'hbergement est sujet des rgles complexes et o la taxe d'hbergement doit s'appliquer mme si le client est exempt d'autres taxes ou si la chambre est gratuite.

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Paramtrage du logiciel

Si, dans votre zone de taxation (par ex. plusieurs pays d'Europe), la taxe d'hbergement ou de tourisme est calcule pour chaque occupant, vous devrez cochez "Calcul de la taxe fixe par personne". Si vous cochez "Afficher les taxes sur la facture", les informations pertinentes aux taxes apparatront sur la facture. Cochez la case "Afficher dtails du calcul des taxes sur la facture" si vous voulez que les dtails des taxes apparaisse sur la facture Modifiez le libell des taxes pour reflter les taxes que vous payez : eg. TPS, TVQ, TVA etc.

Taux pour les chambres et descriptions des tarifs


Du menu "Configuration" deux onglets sont disponibles - L'un dfinit le taux de base pour la chambre et contient aussi le descriptif de la chambre.

Vous devriez inscrire le taux de base pour chaque chambre. N'oubliez pas d'indiquer dans l'onglet "Codes et Taxes" si le taux comprend ou non les taxes. La colonne "Type" sert regrouper les chambres selon une unit tarifaire. Dans l'exemple illustr ci-haut, les chambres de type 1 sont 50 $ alors que les chambres de type 2 sont 45 $. Le bouton "Mise jour" permet de changer les taux de toutes les chambres d'un mme type en mme temps. Cliquez sur le bouton "Mise jour" et le dialogue suivant apparait:

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Paramtrage du logiciel

Dans cet exemple, on peut modifier toutes les informations pertinentes aux chambres de type 2. L'onglet Tarifs est utilis pour ajuster le taux selon les saisons ou les escomptes corporatifs. La description peut tre choisie au moment de la rservation.

Dans la partie moyenne de la grille, on retrouve les taux pour les personnes additionnelles (adultes et enfants) , les taux hebdomadaires et mensuels. La colonne "Rappel d'occupation" permet d'indiquer si cette chambre sera considre [Y] ou non [N] dans le calcul d'occupation. La dernire colonne "Taux" permet de spcifier un code particulier une chambre ou une location (par ex., dans certaines rgions, un chalet lou au mois ne serait pas taxable alors qu'une chambre d'htel loue la nuite le serait).

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Paramtrage du logiciel

Par exemple: si vous avez un taux de base de $120 et un code de tarif avec la description "Plus deux enfants, un montant additionel de $30" et pas de dductions, le taux final sera de $150. Choisissez des descriptions claires et faciles comprendre pour simplifier la prise des rservations. Dans la partie droite de la grille, on retrouve une option permettant d'assigner une couleur de fond chaque ligne reprsentant une chambre sur la grille.

Si la case "Utiliser la couleur de fond par dfaut" est coche, la grille apparat dans sa version "classique" :

En dcochant cette case et en assignant des couleurs chaque chambre, tel qu'illustr plus haut, la grille apparat maintenant ainsi :

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Paramtrage du logiciel

Modifier les codes de tarifs saisonniers


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Code du Tarif ".

Les tarifs saisonniers sont utiliss pour dfinir des ajustements aux taux de base des chambres et peuvent tre choisis lors de la cration ou de la modification d'une rservation. Inscrivez le montant que vous voulez ajouter ou dduire du taux de base, soit en montant fixe, soit en pourcentage. Par exemple, une dduction de 10$ en basse saison va dduire 10$ du montant de base d'une location de chambre, et un ajustement de 10% en haute saison va ajouter 10% au montant du taux de base de la chambre. Ces tarifs sont particulirement utiles, mais pas limits aux tarifs saisonniers. Vous pouvez aussi indiquer une plage de dates o les tarifs en questions s'appliquent.

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Paramtrage du logiciel

Forfait
partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Forfait ".

Les forfaits servent dfinir des taux de location pour des priodes prolonges autres que des semaines ou des mois. Par exemple, forfait "10 jours", "Saisonnier" ou "Spcial Weekend". Vous pouvez aussi spcifier le taux de la chambre par jour additionnel. En dplaant la fentre "forfaits" vers la droite, vous dcouvrez la possibilit d'inclure jusqu' 5 produits en vente dans le forfait :

Pour associer la rservation avec un forfait, choisir le type de forfait dans le dialogue "Rservation" :

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Paramtrage du logiciel

Le rsultat apparait sur la facture sous la forme d'une liste dtaille des produits inclus dans le forfait :

Modifier les types de paiement


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Types de paiements".

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Paramtrage du logiciel

Inscrivez les types de paiement et la description approprie. Cochez s'il s'agit d'une carte de crdit, de faon ce qu'elle s'affiche dans la liste des cartes de crdit au moment de faire une rservation. Les types de paiements sont utiliss dans le rapport de revenu par catgorie. Choisir lorsque vous recevez un paiement dans le menu factures.

Ajustement des couleurs et de la taille de la grille


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Apparence".

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Paramtrage du logiciel

La zone "Description" permet de changer le libell de certaines catgories (garanties) ; dans l'exemple ci-dessus, on ne fait pas affaire avec des agences de voyage, mais on aimerait bien utiliser la catgorie de garantie correspondante pour signaler que la location est pour un banquet. Cliquez dans la case "Couleurs" pour choisir la couleur de l'item d'cran

Cliquez sur un rectangle de couleur, une fentre de configuration des couleurs de la grille s'affiche.

Pour chaque item d'cran, choisissez une couleur approprie. La couleur et la description peuvent tre modifies. Pour ajuster la taille de la grille, cinq ajustements sont possibles. La hauteur et la largeur de chaque cellule de la grille, la hauteur de la range des dates en haut de la grille, la hauteur de la grille et la largeur du numro de chambre. Si la largeur des cellules excde 50, la journe de la semaine sera aussi affiche dans la range "Date". La largeur de la description de la chambre est ajuste en cliquant sur la division entre la date et la description. Le curseur change de forme et vous pouvez traner la division comme vous le souhaitez. Si la hauteur de l'indicateur d'occupation est au moins 15, le pourcentage et la couleur s'afficheront. Autrement, seulement la couleur sera affiche. Certaines options sont galement disponibles au bas de ce dialogue : Vous pouvez changer l'ordre d'affichage des chambres sur la grille en choisissant de trier par description de chambre plutt que par no. de chambre. Cocher pour afficher le nombre de chambres disponibles, dcocher pour afficher le pourcentage d'utilisation.

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Paramtrage du logiciel

Afficher d'abord le nom de famille, puis le prnom sur la grille de rservation. Afficher le nom de l'employeur suivant le nom du client sur la grille de rservation. Afficher le nom de l'agence de voyage sur la grille de rservation. Afficher les conditions spciales sous le nom du client. Mettre galement en vidence les samedis sur la grille de rservation.

Configuration de la "Vue du site"


La section suivante sert configurer l'onglet "Vue du Site" dans la version PRO du logiciel "Le Grant" . Vous devez indiquer trois groupes de paramtres La largeur et la hauteur des marqueurs de site L'emplacement, sur votre ordinateur, du graphique (BMP ou JPG) qui affiche la plan de votre site Les couleurs spcifiques aux trois diffrents modes des maqueurs (vacant, occup, dpart).

Inscription des agences de voyage


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Agences de voyages".

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Paramtrage du logiciel

Inscrivez les informations spcifiques chaque agence. Le nom de l'agence peut tre choisi au moment de crer ou de modifier une rservation. Un court mmo peut-tre inscrit dans le menu rservation sur les ententes particulires faites avec l'agence. Une fois ces informations entres, la recherche d'information est aussi facile que d'entrer la premire lettre du nom de l'agence. En cliquant sur les flches, on peut faire drouler la liste des agences. On peut aussi produire un rapport des agences affichant les dtails pertinents chacune.

Prfrences
partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Prfrences".

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Paramtrage du logiciel

Choisissez les options suivantes dans cet onglet: Auto-gnrer le code-client : Vrifier les rservations en double : Nom du client requis : Dtails de la C. de C. lors du paiement : permet que le code client soit auto-gnr par le logiciel. vous permet d'viter de rserver une chambre en double (overbooking). dcocher si le nom du client n'est pas requis. Il est recommand de toujours exiger le nom du client. Cocher ici si on veut entrer les dtails de la carte de crdit lors du paiement. Ces dtails resteront stocks dans le dossier du client. Notez que la case "Carte de crdit" doit avoir t coche dans l'onglet "Types de paiments" de mme que l'on doit spcifier que le paiement se fera par carte de crdit. Cette option vous permet de rechercher un dossier client avant d'effectuer la rservation. Si vous dcochez la case, le dialogue rservation apparait sans pouvoir choisir le dossier client d'abord. Dans une configuration en rseau, ce paramtre va automatiquement mettre jour la grille de rservation quand des modifications sont opres par un autre ordinateur. Lorsque vous utilisez la fonction "Visualiser" du dialogue "facture du client" et que cette option est coche, l'affichage de la facture se fait automatiquement en affichage maximis.

Rech. client pour une nouvelle rservation :

Mise jour auto partir du rseau : Maximiser la visualisation :

Permettre la suppression des do- Cocher pour permettre de supprimer un dossier client. Dconnes clients : cher et le dossier client sera protg contre les suppressions. Afficher l'onglet des requtes SQL. Attention : Cet onglet vous permet de crer des requtes SQL simples envers la base de donnes ; Cette fonction ne devrait tre utilise que si vous avez les connaissances appropries en langage SQL. La fentre de requte SQL se prsente comme suit :

Afficher SQL - Pro

Dconnextion si inactif durant nn Si vous utilisez la fonction de scurit, l'utilisateur sera dcominutes : nnect automatiquement aprs nn minutes d'inactivit ; Entrez "99" pour fermer cette fonction. Avert. sauvegarde tous les... : Importe dlimiteur : Indiquez la frquence de rappel des copies de sauvegard. Une valeur de 0 signifie aucun rappel Cette fonction permet d'associer un fichier de donnes externes devant tre importes dans la facture ; Par exemple, des donnes clients provenant d'un fichier MS Excel ou encore don-

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Paramtrage du logiciel

nes de facturation provenant du systme de gestion du restaurant ou du bar, ou d'un commutateur tlphonique. Les donnes attendues devraient tre en format "CSV" avec des dlimiteurs tant soit une virgule ou un point-virgule. Cocher "importation automatique" dans l'onglet Facture pour engager cette option. Heure d'arrive par dfaut : Indiquez l'heure normale moyenne d'arrive de vos clients; ceci vous vitera d'avoir modifier ce paramtre manuellement chaque rservation. Dfinit le tarif utiliser par dfaut. Dfinit le nombre d'adultes par chambre par dfaut quand vous crez une rservation. Dfinit le type de paiement par dfaut lorsque vous percevez des paiements sur la facture. Dfinit le montant (ou pourcentage, si la case est coche) par dfaut qui sera calcule automatiquement lors d'un paiement de dpt. Choisissez l'endroit o se trouve la base de donnes; doit tre un rpetoire valide. Utile pour les utilisations en rseau. Cette fonction permet d'diter le fichier de langage, pour changer le texte d'un menu ou d'un message. En cliquant sur le bouton, le dialogue suivant apparait :

Code de tarif par dfaut : Nb d'adultes par dfaut : Paiement par dfaut : Dpot/Arhhes par dfaut : Rpert. de la BD : dition de la langue courante :

Note
Les modifications apportes prennent effet immdiatement. Nous vous suggrons de noter les changeme-

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Paramtrage du logiciel

nts que vous voulez apporter, car si vous devez mettre jour votre logiciel, il est possible que les modifications que vous ayez faites aient t crases par une nouvelle version du fichier de langage.

Congs Fris
partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Congs et fris" :

Inscrivez les congs feris, les ftes et autres journes spciales dans cette fentre. Cette information sert mettre en valeur certains jours dans la grille des rservations, et ne sert rien d'autre. Ces informations sont tout fait optionnelles. La mise en valeur des congs sur la grille vous rappelle en un coup d'oeil qu'un vnement spcial se droule et vous pouvez ainsi ajuster vos tarifs ou vos rservations selon vos besoins.

Facture du client
partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Facture".

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Paramtrage du logiciel

Afficher les taxes sur la facture : Les informations pertinentes aux taxes apparatront sur la facture. Afficher les codes de tarifs sur la facture : Les informations pertinentes aux codes de tarifs apparaitront sur la facture. Marge du haut : Ajuster la hauteur de la marge du haut de la facture. Marge du bas : Ajuster la hauteur de la marge du bas de la facture. Centrer le commentaire du bas : Centrer le commentaire au bas de la facture. Dcochez si vous voulez un alignement gauche. Commentaire du haut : Choisir un commentaire qui apparatra en en-tte de la facture (une seule ligne). Commentaire du bas : Vous pouvez spcifier un bloc de commentaires qui sera affich au bas de la facture. Ces lignes seront sauvegardes dans le fichier Comment.txt par le logiciel; vous pouvez diter ce fichier au moyen du bloc-notes. Taille de la police : Choisir la taille de la police pour le commentaire au bas de la page. Taille de la facture : Utiliser le format par dfaut pour la production de la facture. Utilisez les valeurs de configuration par dfaut : Choisir dutiliser les paramtres de facture pr-enregistrs. Cliquez sur les flches gauche et droite pour faire dfiler les diffrents gabarits de facture prdfinis. Import automatique : Cette fonction permet d'associer un fichier de donnes externes devant tre importes dans la facture ; Par exemple, des donnes de facturation provenant du systme de gestion du restaurant ou du bar, ou d'un commutateur tlphonique. Les donnes attendues devraient tre en format "CSV" avec des dlimiteurs tant soit une virgule ou un point-virgule. Cocher "importation automatique" pour engager cette option.

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Paramtrage du logiciel

Utiliser le gabarit de facture : Utiliser un gabarit de format .doc ou .rft plutt que le format par dfaut pour la production de la facture. Afficher le slecteur de gabarit : Pour permettre de choisir le gabarit de facture, vous devez cocher cette option. Si vous utilisez toujours le mme gabarit, nous pourrez probablement dcocher cette option aprs que la slection initiale sera faite. Par contre, si vous utilisez plusieurs gabarits couramment, (par exemple, franais/anglais) vous souhaiterez peut-tre conserver cette option coche pour vous permettre de choisir dynamiquement le gabarit de facture.

Fiche dinscription et format des rapports


partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et slectionner l'onglet "Fiche dinscription".

La version Pro utilise dornavant un gabarit MSWord (RTF) pour gnrer la fiche d'inscription. Dans cet onglet, vous pouvez galement configurer la taille et l'aspect des rapports produits par la fonction "Rapports" : Le premier rglage vous permet de choisir la taille de papier sur laquelle vous allez imprimer vos rapports. Le second rglage vous permet de spcifier la taille de la marge du haut du rapport. Le troisime rglage vous permet de spcifier la taille de la marge du bas du rapport. Le quatrime rglage indique que les rapports d'entretien seront gnrs sans les taux de location des chambres. Le dernier rglage spcifie que vous souhaitez obtenir la version simple des relevs (tats de compte).

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Chapitre 19. Accord de permis de logiciel


Copyright 2001-2008 Gold Hill Software et NMi Consulting Lisez attentivement les termes et conditions suivantes avant l'installation du logiciel. En installant le logiciel, vous signifiez l'acceptation de ces termes et conditions. Gold Hill Ltd et NMi Consulting et leurs fournisseurs sont propritaires du logiciel ci-inclus et de la documentation qui s'y rattache, tous tant protgs par les lois applicables sur les copyrights. Vos droits d'utilisation de ce logiciel et de sa documentation sont limits par les termes et conditions de cet accord. Vous assumez la responsabilit de la slection du logiciel pour atteindre les buts pour lesquels vous l'avez choisi, de mme que pour l'installation, l'usage et les rsultats obtenus avec le logiciel. DROITS. Gold Hill Ltd et NMi Consulting vous permettent d'installer une copie du logiciel sur un seul ordinateur. Le logiciel est dit en usage sur l'ordinateur quand il est charg dans la mmoire volatile (c.a.d. RAM) ou install dans la mmoire permanente (c.a.d. Disque dur, CDROM ou autre priphrique de stockage sur cet ordinateur. Toutefois, l'installation sur un serveur en rseau pour le but unique de distribuer le logiciel un ou plusieurs ordinateurs ne constitue pas l'usage pour lequel vous ncessit une license. ADDITION D'UTILISATEURS. Vous pouvez ajouter des utilisateurs en achetant une license additionnelle pour chaque usager que vous voulez ajouter. Vous pouvez aussi ajouter des usagers en achetant une license de site. TRANSFER DU LOGICIEL. Vous pouvez transfrer tous vos droits d'utilisation du logiciel une autre personne, condition de transfrer aussi cette personne tous les logiciels, disquettes (si applicable) et documentation fournie dans cet envoi (incluant l'Accord de permis de logiciel) et de transfrer ou dtruire toutes copies sous toutes formes. N'oubliez-pas, une fois le logiciel transfr, vous n'avez plus aucun droit d'utilisation, et la personne qui vous le transfrez ne peut l'utiliser qu'en accord avec les lois de copyright applicables, les traits internationaux et cet accord. MISE JOUR DU LOGICIEL. Si vous avez achet une version de mise jour, le produit original avec la mise jour consititue une seule license. Le logiciel original et la copie de mise jour ne peuvent pas tre tous les deux utiliss par deux diffrentes personnes en mme temps, et ne peuvent tre transfrs sparment sans la permission crite de Gold Hill Ltd et NMi Consulting. DROITS DES LICENCES POUR UN SITE ADDITIONNEL Les clients qui ont acquis une license de site et qui avaient un numro de client priorit valable peuvent installer et utiliser plusieurs copies du logiciel pour tous les usagers d'un mme site, ou dans une quipe de dveloppement commune. RESTRICTIONS. Vous ne pouvez pas louer, prter, copier, modifier, sous-louer, utiliser en temps partag, transmettre lectroniquement ou recevoir le logiciel, sauf selon les droits noncs dans cet accord, ou selon les directives de Gold Hill Ltd et NMI Consulting. Vous ne pouvez pas traduire, dsosser, dcompiler, dsassembler ou autrement modifier le logiciel et sa documentation.

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Accord de permis de logiciel

PRIODE D'ESSAI DE 30 JOURS. Toute version d'essai ou non-enregistre du logiciel affichant le message Version d'essai ou Non-enregistre au cours de l'installation est sujette aux restrictions d'usage suivantes : Le logiciel est fourni uniquement des buts d'essais et de test. GARANTIE LIMITE. Gold Hill Ltd et NMI Consulting garantissent que le logiciel va fonctionner substantiellement en accord avec le matriel accompagnant le produit pour une priode de soixante (60) jours suivants la date originale de l'achat. Toutes garanties implicites sur le logiciel seront limites soixante (60) jours. Certains tats ou pays ne permenttent pas de limites sur la dure des garanties implicites, le paragraphe prcdent peut ne pas s'appliquer dans ces cas. RECOURS DU CLIENT. La responsabilit entire de Gold Hill Ltd, NMi Consulting et leurs fournisseurs quand aux recours clients se limite (au choix de Gold Hill Ltd. et NMi Consulting) soit (a) remboursement du montant pay ou (b) rparation ou remplacement du logiciel qui ne rencontre par la garantie limite. Dans ce cas, le logiciel doit tre retourn Gold Hill Ltd. ou NMi Consulting en mme temps qu'une copie de votre reu. La garantie limite est nulle si la faute du logiciel est imputable un accident, une utilisation abusive ou une msapplication. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la priode restante de la garantie originale. AUCUNE AUTRE GARANTIE. GOLD HILL LTD, NMi CONSULTING ET LEURS FOURNISSEURS REJETTENT TOUTE AUTRE GARANTIE, IMPLICIE OU EXPLICITE INCLUANT, MAIS NON LIMITE , GARANTIES DE MARCHANDISATION ET APPROPRIATION POUR UN BUT SPECIFIQUE S'APPLIQUANT AU LOGICIEL, AU MATRIEL L'ACCOMPAGNANT ET TOUT MATRIEL ASSOCI. CETTE GARANTIE VOUS ASSURE CERTAINS DROITS LGAUX. IL EST POSSIBLE QUE CEERTAINES AUTRES GARANTIES S'APPLIQUENT SELON LES PAYS ET LES TATS. AUCUNE RESPONSABILIT POUR DES DOMMAGES CONSCUTIFS. DANS AUCUN CAS, GOLD HILL LTD. ET NMi CONSULTING OU LEURS FOURNISSEURS NE SERONT RESPONSABLES DE TOUS LES DOMMAGES QUELCONQUES (Y COMPRIS SANS LIMITATION, DOMMAGES POUR LA PERTE DE BNFICES, INTERRUPTION D'AFFAIRES, PERTE D'INFORMATION D'AFFAIRES, OU TOUTE AUTRE PERTE PCUNIAIRE) PROVENANT DE L'UTILISATION OU DE L'INCAPACIT D'EMPLOYER CE PRODUIT, MME SI GOLD HILL LTD. ET NMi CONSULTING ONT T CONSEILLS DE LA POSSIBILIT DE TELS DOMMAGES. PUISQUE QUELQUES TATS/PAYS NE PERMETTENT PAS L'EXCLUSION OU LA LIMITATION DE LA RESPONSABILIT POUR DES DOMMAGES CONSCUTIFS OU FORTUITS, LA LIMITATION CI-DESSUS PEUT NE PAS S'APPLIQUER VOUS. DISPOSITIONS GNRALES. Vous ne pouvez pas sous-licenser, assigner ou transfrer le permis du logiciel. Toute tentative de sous-licenser, assigner, ou transfrer n'importe laquelle de ces droits, obligations, ou engagements est nulle. Cet accord sera rgi par les lois de la Nouvelle Zlande et du Qubec. Pout toutes questions concernant cet accord, crivez Gold Hill Ltd, 89 Walters Rd, Christchurch, Nouvelle Zlande, ou NMi Consulting, 873 Dollard, Outremont, Qc Canada H2V 3G8. VOUS RECONNAISSEZ QUE VOUS AVEZ LU CET ACCORD, QUE VOUS LE COMPRENEZ ET QUE VOUS ACCEPTEZ D'TRE LI PAR SES MODALITS ET CONDITIONS. VOUS CONVENEZ EN OUTRE QUE C'EST L'NONC COMPLET ET EXCLUSIF DE L'ACCORD ENTRE NOUS QUI REMPLACE N'IMPORTE QUELLE PROPOSITION OU ACCORD ANTRIEUR, ORAL OU CRIT, ET TOUTES AUTRES COMMUNICATIONS ENTRE NOUS CONCERNANT LES TERMES DE CET ACCORD. Copyright 2001-2008 Gold Hill Software et NMi Consulting Tous droits rservs.

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Annexe A. Variables (Gabarits RTF)


La liste suivante dcrit les diffrentes variables qui peuvent tre utilises dans les diffrents gabarits RTF utiliss par le logiciel.

Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis.
Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser des champs de fondu pour personnaliser le contenu et la disposition des informations du client. Les champs de fondu s'crivent avec une double flche encadrant le nom du champ, par exemple: <<Nom du Champ>> Les champs suivants sont disponibles: <<Date>> <<Title>> <<Company>> <<GivenName>> <<FamilyName>> <<Address1>> <<Address2>> <<City>> <<PostCode>> <<State>> <<Country>> <<Email>> <<Nationality>> <<PasportNo>> <<PlaceOfIssue>> <<ArrivalDate>> <<DepartureDate>> <<NoNights>> La date d'aujourd'hui Titre honorifique de la personne Compagnie ou employeur du client Prnom du client Nom de famille du client 1ere ligne d'adresse 2e ligne d'adresse Ville Code postal tat, dpartement, province, etc. Pays Adresse de courriel (email) Nationalit Numro de passeport (notez un seul "s" dans la variable) Lieu d'mission du passeport Date d'arrive Date de dpart Nombre de nuites

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Variables (Gabarits RTF)

<<NoAdults>> <<NoChildren>> <<RoomRate>> <<RoomNumber>> <<RoomDescription>> <<PhoneNumber>> <<FaxNumber>> <<Notes>> <<SpecReq>> <<GuestCode>> <<GuestID>> <<TotalInv>> <<Payments>> <<TotalTax>> <<QuoteValidUntil>> <<INVOICETEXT>>

Nombre d'adultes occupant la chambre Nombre d'enfants occupant la chambre Taux prvu de la chambre Numro de la chambre prvu Description de la chambre Numro de tlphone du client Numro de fax du client (tlcopie) Notes particulires pour ce client Besoins spciaux (s'affiche sur la grille de rservation) Code client Identifiant du client Montant total prvu pour la facture Paiements effectus, arrhes ou dpts Montant total de taxe prvu pour la facture Date limite de validit du devis Contenu des items de la facture.

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Index
A
Accord de permis de logiciel, 78 Afficher Menu, 38 Agences de voyages Configuration, 71 Rapport, 30 Aide Menu, 38 Annulations, 46 Rapport, 30 Apparence Configuration, 69 Arrhes Paiement des, 26 Arrive et Dpart, 48

Fiche d'inscription, 77 Forfaits, 67 Info tablissement, 61 Jours Fris, 75 Matriel, 1 Paiements, 68 Prfrences, 72 Tarifs, 66 Taux, 63

D
Dpart, Arrive et, 48 Dpt Paiement d'un, 26 Donnes Exporter, 21 Importer Info clients, 21 Supprimer, 21 Donnes, base de Nouvelle, 20 Ouvrir, 20 Sauvegarder, 20, 21

B
Base de donnes Nouvelle, 20 Ouvrir, 20 Rparer, 22 Sauvegarder, 20

E
Entretien Rapport, 29 Excution, 3 Exporter Donnes, 21 HTML, 10

C
Calendrier Exportation HTML, 10 Vue, 9 Chambre tat de la ... Indicateur, 6 Rapport, 29 Tarifs, 47 Taux, 47 Clients Arrive et dpart, 48 Aujourd'hui, 13 Rapport, 29 Facture, 51 Importer Info, 21 Liste des, 15 Rapport, 30 Configuration, 21 Agences de voyages, 71 Apparence, 69 Codes et taxes, 61 Couleurs de la grille, 69 Facture, 75

F
Facture Client, 51 Configuration, 75 Historique, 27 Rechercher, 26 Transfert, 53 Fris, jours Configuration, 75 Fiche d'inscription Configuration, 77 Variables, 80 Fichiers Menu, 20 Forfaits Configuration, 67 Fournisseurs Produits, 30

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Index

G
Garantie, 48 Grille de rservation, 6 Grille Version 4 Dfilement, 7

Rapport, 30 Rappel, 21

P
Paiements Configuration, 68 Popup Menu, 39 Prfrences Configuration, 72 Produits Fournisseurs, 30 Menu, 30 Produits en vente, 30

H
HTML Exportation du calendrier, 10

I
Importer Info Clients, 21 Installation, 2

Q
Quitter Logiciel, 22

J
Jours fris Configuration, 75

R
Rappel Occupation, 21 Rapports Annulations, 30 Arrives et dparts, 29 Clients d'aujourd'hui, 29 Entretien, 29 tat de la chambre, 29 Graphique d'occupation, 30 Liste de rservations, 29 Liste des agences de voyage, 30 Liste des clients, 30 Menu, 29 Niveau d'occupation, 30 Occupation, 29 Revenu et TPS, 30 Revenu par catgorie, 30 Rparer Base de donnes, 22 Rservation Annuler, 46 Calendrier Modifier, 9 Nouvelle, 9 Chercher, 45 Entrer une nouvelle, 40 Garantie, 48 Grille Version 4, 6 Modifier, 8 Nouvelle, 8 Groupe, 41 Liste des rservations Rapport, 29

L
Langue Menu, 37 Lettre de confirmation, 50 Variables, 80 Lettre de devis, 25 Liste des Clients, 15

M
Menu Afficher, 38 Aide, 38 Anne, 27 Fichiers, 20 Langue, 37 Modifier, 22 Popup, 39 Produits, 30 Rapports, 29 Mot de passe Rinitialiser, 22

O
Occupation Calendrier (Vue), 11 Fentre d', 14 Graphique Rapport, 30 Niveau, 6

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Index

Modifier, 43 Dates, 44 No. de chambre, 45 Nouvelle, 40 Rechercher, 26 Transfrer, 43 Restaurer Base de donnes, 21 Revenu et TPS Rapport, 30 par catgorie Rapport, 30

S
Scurit, 21, 55 Niveaux, 55 Utilisateurs, 55 Site Vue, 16 Sortie Logiciel, 22 Supprimer Donnes, 21

T
Tarifs Configuration, 66 Taux Configuration, 63 Taxes Configuration, 61 Terminer session Utilisateur, 22 Transfert Facture, 53

U
Utilisateur Terminer session, 22 Utilisateurs, 21

V
Variables Fiche d'inscription, 80 Lettre de confirmation, 80 Vue Site, 16

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Colophon
Ce manuel a t dit avec XMetaL 3.1 en XML suivant la DTD DocBook. La composition du manuel imprim a t ralise en Verdana et Palatino avec le processeur XEP 4.11 de RenderX. La version Aide en ligne a t ralise au moyen du processeur Saxon et XSLToys de DocSoft. Toutes les versions sont produites partir des transformations XSLT et XSL-FO de Norman Walsh (www.DocBook.org)

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