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Project PAEPARD

Workpackage 3 : information and communication system


Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Manuel d'utilisation de la plate-forme rgionale PAEPARD


(Thierry HELMER - Version 1 du 05/02/2013)

Comment administrer une plate-forme rgionale PAEPARD ?


Ce document explique comment agir sur la plate-forme en crant ou modifiant les menus ou les pages Web.

SOMMAIRE
A Administrer le site Internet ..p2 1 - Comment modifier une page Web dj existante ? p3 2 Ajouter ou modifier du texte dans une page Web p4 3 Afficher une image dans une page Web p8 4 Donner accs un fichier partir dune page Web p10 5 - Comment crer une nouvelle page sur le site ? p12 6 - Comment afficher un flux RSS sur le site ? p17 7 - Comment rendre un document consultable en ligne sur le site ? p21 8 - Comment rendre une prsentation PowerPoint consultable sur le site ? p27 9 - Comment rendre une vido consultable en ligne sur le site ? p32 B Administrer le site Intranet .p35 1 - Le partage instantan de documents p37 2 Les discussions p47

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A Administrer le site Internet


Les sites Webs des plates-formes rgionales PAEPARD sont accessibles aux URLs suivantes : PROPAC ROPPA EAFF FNARPAN/SACAU COLEACP http://paepard.org/consortia02 http://paepard.org/consortia03 http://paepard.org/consortia01 http://paepard.org/consortia05 http://paepard.org/consortia04

Le site Web internet a t conu afin que chaque membre du groupe puisse intervenir de manire trs simple sur les pages Web qui le constituent. A ce stade du projet, aucune limitation na t fixe, chaque membre peut accder toutes les pages du site. Si nos besoins voluent au cours du projet, il sera facile de rajouter un contrle daccs aux pages Web. Les pages des sites crs par le projet PAEPARD sont dcoupes en deux parties :

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1 - Comment modifier une page Web dj existante ?


Pour modifier une page Web du site il suffit de : 1 ) se positionner dessus 2 ) faire un double clic nimporte o sur la zone du contenu de la page

Vous obtenez alors lcran suivant :

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Le contenu de la page Web est prsent dans un diteur de texte qui fonctionne de la mme manire que Word. Vous allez pouvoir rajouter ou modifier du texte ou le mettre en forme.

2 Ajouter ou modifier du texte dans une page Web


Vous pouvez taper directement le texte dans lditeur mais vous pouvez aussi copier/coller du texte provenant dun autre document ou encore directement tapez des commandes HTML qui seront interprtes. Pour mettre en forme le contenu dune page Web vous pouvez soit utiliser les commandes de lditeur de page Web, soit taper directement les balises dans le texte. Voyons comment ; par exemple, mettre en forme un titre partir des commandes de lditeur.

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Il faut dabord slectionner le texte mettre en forme avec la souris

l faut ensuite choisir la commande de lditeur correspondante la mise en forme de type titre. Lditeur suit les rgles du HTLM, il propose donc 5 tailles diffrentes de titre. Pour lexemple, cliquons sur le niveau symbolis par T3 En-tte gros .

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Des balises sont automatiquement rajoutes au texte. Afin de voir leur effet, il suffit de cliquer sur le bouton Sauver en bas de lditeur.

Le texte qui avait t slectionn apparait maintenant comme un titre de niveau 3.

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Toutes les commandes de lditeur suivent le mme principe.

Vous ntes pas oblig de passer par les commandes de lditeur pour mettre le texte en forme. Vous pouvez directement insrer vous-mme les balises dans le texte que vous saisissez.

Le tableau ci-dessous est un rsum des balises que vous pouvez utiliser

Faire un titre Faire un retour la ligne Mettre le texte en gras Mettre le texte en italique Faire un trait de sparation Faire un tableau

======Plus grosse taille de titre====== ==Plus petit taille de titre== Un saut de ligne suffit **texte en gras** //texte en italique// ---[| | cellule1 | cellule 2 | |celulle3 | cellule 4 | |] - premier point de la liste principale - liste imbrique : premier point - deuxime point de la liste imbrique - Deuxime point de la liste principale (un espace, un tiret, un espace et le texte, un retour la ligne avant chaque point) 1) point 1 2) point 2 (un espace, un chiffre, une parenthse fermante, un espace et le texte, un retour la ligne avant chaque point)

Faire une liste puce

Faire une liste numrote

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3 Afficher une image dans une page Web


En dition, cliquer le bouton Joindre/ Insrer un fichier dans la barre d'outils en haut de la page (placez auparavant votre curseur l o vous souhaitez afficher votre image).

Lcran suivant apparait alors. Il vous permet de choisir la position de limage dans la page (gauche, mileu ou droite) ainsi que sa taille daffichage (miniature, moyenne, large ou initiale) et le texte qui sera affich sous limage.

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Cliquez sur le bouton Insrer .

Une fois le texte sauvegard, limage apparait sur la page Web.

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4 Donner accs un fichier partir dune page Web


Il sagit ici de montrer comment il est possible de permettre le tlchargement dun fichier partir dune page Web. Si par contre on souhaite offrir la lecture dun document en ligne directement sur une page Web, alors il faut se rfrer au chapitre 7 Comment rendre un document consultable en ligne sur le site ?

Lcran suivant apparait, il confirme le chargement du fichier sur le site Web.

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Attention, lorsquun fichier est trop lourd, le serveur vous envoie un message d'erreur.

Voil le rsultat :

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5 - Comment crer une nouvelle page sur le site ?


Pour crer une nouvelle page dans le site, il faut dabord laccrocher un lment du menu. La premire action est donc daccder la gestion du menu. Pour ce faire, il suffit de double-cliquer dans la zone du menu

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Et lon obtient lcran suivant

Crer une nouvelle rubrique dans le menu principal


Une rubrique de menu peut avoir les formes suivantes :

- [[ <nom de la page Web> <libell dans le menu>]] Par exemple - [[ConceptsObjectifs Concepts et Objectifs]] La premire partie est le nom donn la page Web : ConceptsObjectifs Attention ! le nom dune page Web est en un seul mot et contient toujours 2 majuscules non conscutives. La seconde partie est le libell qui va safficher dans le menu pour cette page : Concepts et Objectifs Dans ce cas, si lutilisateur clique sur le titre du menu (ici Concepts et Objectifs ) au lieu de cliquer sur des lments du sous-menu, alors une page Web souvrira.

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- <libell dans le menu> Par exemple - Le projet Dans ce cas, si lutilisateur clique sur le titre du menu (ici Le projet ) au lieu de cliquer sur des lments du sous-menu, alors rien ne se passera. Lutilisateur devra obligatoirement cliquer sur lun des lments du menu pour ouvrir une page Web

- ""<a href="lien" target="_blank">Libell</a>""

Par exemple - ""<a href="http://paepard.blogspot.com" target="_blank">News</a>"" Dans ce cas, si lutilisateur clique sur le titre du menu (ici News ) alors une nouvelle fentre va s ouvrir sur le lien contenu dans ce menu (ici http://paepard.blogspot.com )

Crer un nouveau sous-menu dans le menu principal


Les sous-menus se crent trs simplement. Il suffit de dcaler dau moins un espace les lignes qui suivent llment de menu principal. Par exemple, voil le texte de la cration complte du menu principal du site PAEPARD - [[PagePrincipale Accueil]] - Le Projet - [[ConceptsObjectifs Concepts et Objectifs]] - [[OrganisationProjet Organisation du projet]] - [[ReSultats Premiers rsultats]] - [[MembresProjet Membres du projet]] - Partenaires - [[EnregistrerInstitution Enregister mon institution]] - [[CartePartenaires Carte des partenaires PAEPARD]] - [[ChercherPartneraire Chercher un partenaire]] - [[SitewebPartenaires Liens vers les sites des partenaires]] - [[ConsulterPartenaires Consulter un partenaire potentiel]] - [[OuvrirDiscussion Ouvrir ou rejoindre une discussion]] - [[CreerAlertepartenairel Crer une alerte]] - Financements - [[EnregistrerFinancement Enregistrer une opportunit de financement ou de projet]] - [[CarteFinancements Geolocalisation des opportunits de financement]] - [[ChercherFinancements Chercher une opportunit de financement]] - [[ConsulterFinancements Consulter les opportunits de financement]] - [[CreerAlertefinancement Crer une alerte]] - [[AppelsPaepard Appel propositions]] - ""<a href="http://paepard.blogspot.com" target="_blank">News</a>"" - [[http://paepard.org/intranet Intranet]]

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Remarquez lespace de dcalage entre les rubriques principales et leurs sous-menus.

Dans lcran prcdent, les flches bleues reprsentent les lments de menu principaux. Les flches rouges reprsentent les lments de sous-menus. Elles sont dcales dun espace vers la droite par rapport llment de menu principal. Il est ainsi possible dempiler autant de sous-menus que on le souhaite en dcalant dun espace les lignes des lments de menu suivants.

Accder la nouvelle page cre


Une nouvelle page se cre en crivant un mot qui contient au moins deux majuscules non conscutives : CommeCeci.

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Lorsque vous sauvez vos modifications de la page du menu, le libell apparat l'cran avec un point d'interrogation au bout du mot : CommeCeci?

En cliquant sur le point d'interrogation, une nouvelle page blanche apparat. On peut insrer du texte et sauver : la nouvelle page est cre !

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6 - Comment afficher un flux RSS sur le site ?


Les flux RSS sont des actualits que produisent la plupart des sites web. Ces actualits sont dans un format particulier (RSS) que savent interprter les lecteurs de flux RSS. Le site Web de la plate-forme rgionale contient un lecteur de flux RSS. Cette fonction permet dafficher automatiquement sur la plate-forme des actualits en provenance dautres sites Web. Ces actualits sont mises en jour quotidiennement sans quaucune action ne soit ncessaire sur la plate-forme.

Etape 1 : Reprer les flux RSS Les flux RSS sont reprables par lun ou lautre des symboles suivants :

ou indiqus en haut de page ou pied de pages par le texte RSS ou Flux RSS

La copie dcran suivante montre comment reprer sur la page daccueil dun site les indications relatives aux flux RSS produits par ce site.

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Etape 2 : Trouver lURL du flux RSS Il faut alors cliquer sur le symbole et suivre les indications jusqu arriver au flux RSS lui-mme.

Le flux RSS est atteint lorsque seuls les articles sont affichs dans un format pur comme dans lcran reprsent ci-aprs.

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Lorsque le flux RSS est atteint il faut copier son URL. Etape 3 : Intgrer le flux RSS dans la plate-forme Il faut alors diter la page de la plate-forme o lon souhaite faire afficher ce flux RSS et utiliser linstruction {{syndication url="http://rss.futura-sciences.com/packfs?format=xml" nb="5"}} O il faut indiquer aprs url= ladresse du flux RSS que vous avez copie et aprs nb= le nombre darticle que vous voulez afficher de ce flux. En ne renseignant pas ce dernier paramtre, vous afficherez tous les articles du flux.

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Une fois la page sauvegarde, les articles du flux RSS saffichent sur la plate-forme. Il suffit de cliquer sur le titre dun article pour accder larticle complet sur le site qui le produit ;

7 - Comment rendre un document consultable en ligne sur le site ?


Rendre un document consultable en ligne sur le site vite linternaute de devoir le tlcharger, ce qui peut tre un avantage dans les environnements o le rseau nest pas performant. Il existe plusieurs solutions. Celle prsente ici consiste transformer le document en fichier PDF. Sil sagit dun document Word, il suffit dutiliser dans le menu Enregistrer sous le format de fichier PDF et la conversion se fait toute seule. Nous allons ensuite utiliser les services du site web http://fr.scribd.com/ qui permet de stocker et de consulter en ligne des fichiers PDF.

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Etape 1 : Crer un compte sur Scribd (juste la premire fois)

Etape 2 : Dposer un fichier PDF

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Il est alors possible de remplir quelques champs qui dcrivent le fichier dpos.

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Etape 3 : Choisir le mode daffichage

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Etape 4 : Intgrer la lecture du fichier PDF dans la plate-forme Pour intgrer un service Web offerts par les sites Web, il faut trouver le code informatique qui permet son intgration dans le site hte. Pour se faire, il faut chercher une option souvent nomme Intgrer ou Embeded .Cette option vous amne sur un code informatique quil faut copier dans son intgralit. Ce code doit alors tre coll dans la page web de la plate-forme o vous voulez que le service apparaisse. Ce code informatique doit tre au pralable encadr par deux guillemets : code copi/coll

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Le fichier PDF devient alors consultable en ligne sur le site de la plate-forme, tout comme si il y tait hberg.

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8 - Comment rendre une prsentation PowerPoint consultable sur le site ?


Rendre une prsentation PowerPoint consultable en ligne sur le site vite linternaute de devoir la tlcharger puis utiliser Powerpoint localement pour la consulter. Il existe plusieurs solutions pour mettre en ligne des prsentations. Celle prsente ici utilise les services du site web http://fr.slideshare.net/ qui permet de stocker et de consulter en ligne des prsentations Powerpoint mais aussi tout autre type de document. Etape 1 : Crer un compte sur SlideShare (juste la premire fois)

Etape 2 : Dposer un fichier de prsentation

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Etape 3 : Intgrer la lecture de la prsentation dans la plate-forme

La prsentation est maintenant consultable en ligne sur le site !

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9 - Comment rendre une vido consultable en ligne sur le site ?

Le processus dcrit ici fonctionne pour nimporte quel site de mise en ligne de vido, nous utiliserons http://www.youtube.com/ pour lexemple. Etape 1 : Trouver la vido

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Le code dintgration est alors disponible, il faut le copier.

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Etape 2 : Intgrer la vido dans le site de la plate-forme

Et Voil le rsultat !

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B Administrer le site Intranet


Le site Intranet est rserv aux membres du groupe rgional. Cest l quils vont construire, partager et changer les documents prparatoires utiles au User-Led-Process dans la rgion. Laccs lespace Intranet se fait partir de la page daccueil du site Internet. Il suffit de cliquer sur le bouton Intranet situ en haut et droite de la page web.

Comme laccs cet espace est rserv uniquement aux personnes que le groupe rgional aura dsignes, un compte et un mot de passe est demand lors de la connexion. Ces paramtres vous seront communiqus par email par les membres du groupe auquel vous souhaitez participer.

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Une fois les paramtres de connexion entrs , vous accdez lespace Intranet du groupe.

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Lintranet permet deux grandes fonctions : Le partage instantan de document La discussion sur des sujets prcis

1 - Le partage instantan de documents

Le concept retenu est que tous les participants actifs du groupe de travail doivent bnficier tout moment des mmes documents dans les mmes versions directement sur leur poste de travail. Pas besoin de se connecter Internet o daller sur le site Web de la plate-forme, il faut que aussitt quun membre du groupe cre un document ou en modifie un, les autres membres du groupe puissent immdiatement y accder localement sans navoir aucune action raliser. Cest le logiciel DropBox qui est utilis pour rpondre ces besoins.

Etape 1 : Installer DropBox La premire tape est dinstaller ce logiciel sur votre micro-ordinateur. Pour ce faire vous avez deux possibilits : Soit le faire vous-mme en allant sur le site www.dropbox.com. Vous vous rendez sur ce site, vous choisissez loption Crer un compte et vous suivez les instructions. Soit faire une installation automatiquement la suite de la rception dun email dinvitation (la plus facile). Lorsquun membre vous aura invit, vous recevrez un email qui contient un lien vous permettant daccder lespace partag et installer le logiciel DropBox sur votre micro-ordinateur.

Etape 2 : Utiliser le partage de document instantan Lorsque le logiciel DropBox a bien t install sur votre poste, une petite icone bleue apparait en bas droite de votre cran

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Si vous avez reu un email, de la part dun membre du groupe vous invitant partager des fichier et que vous avez accept cette invitation, alors le logiciel Drogbox a dj cre sur votre ordinateur une copie des rpertoires et des fichiers qui sont actuellement partags. Pour accder ces rpertoires, il vous faut cliquer sur licne DropBox et dans le menu qui saffiche, choisir loption Ouvrir le dossier DropBox .

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Les rpertoires auxquels vous avez maintenant accs saffichent. Dans notre exemple, il sagit de lEspace PROPAC qui nous intresse.

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Les espaces de partage de document des groupes sont diviss selon mme tapes du User-Led-Process. Par exemple, le sous-rpertoire Revue documentaire contient les documents de travail qui sont partags au moment de la ralisation de la Desk Review.

Pour le moment, deux documents y sont partags.

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Pour partager un document avec les autres membres du groupe, il suffit juste de dposer le document dans lun de ces dossiers. Ds lors, ce document va tre envoy automatiquement dans le mme rpertoire sur chacun des micro-ordinateurs de tous les membres du groupe inscrits. Dans les secondes qui suivront le dpt du document, tous les membres, la condition quils soient connects Internet, pourront accder ce document. Sils ne sont pas connects Internet, alors cest au moment de leur prochaine connexion que la synchronisation de leur rpertoire DropBox se fera automatiquement. De la mme manire lorsquun des membres va dposer un nouveau document dans son dossier DropBox, vous serez inform que ce document est arriv dans votre propre dossier par un petit message qui va safficher au-dessus de licne DropBox. Le processus dchange et de partage de fichier est trs simple mais vous devez tre sensibiliss certaines rgles respecter dans lespace de travail DropBox : Si vous supprimer un fichier ou un rpertoire, alors il est supprim pour tous les membres du groupes Si vous modifier le nom dun rpertoire, il est modifi chez tous les membres du groupe Si vous rajoutez un rpertoire alors tous les membres du groupe peuvent y accder La version gratuite que vous utilisez bride lespace de travail 1,4 GOctects de donnes. Il ne faut donc pas sen servir comme espace darchivage mais bien comme espace dchange Il ny a aucune garantie de prennit ou de scurit de la part de DropBox, lespace est donc utilis le temps des changes et les documents dposs ne sont pas des documents sensibles

Etape 4 : inviter une personne rejoindre le groupe de travail et lespace de partage de document Chaque membre du groupe la possibilit dinviter dautres personnes venir partager les documents. Pour cela, il faut se rendre sur lespace local DropBox et faire un clic droit sur le rpertoire que lon souhaite partager avec la personne. Il faut choisir loption DropBox puis Partager ce dossier

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Vous obtenez alors un formulaire Web o inviter la personne.

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Une fois linvitation envoye, la personne recevra lemail suivant

En cliquant sur le lien, il pourra installer DropBox sur son micro-ordinateur puis accder lespace partag. Etape 5 : Consulter les documents partags mme si lon na pas accs son micro-ordinateur personnel Il est possible de consulter lensemble des documents partags partir du site Intranet de la plate-forme. Sur la page daccueil de lIntranet, cliquez sur le bouton vert DOCUMENTS PARTAGES .

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Il faut alors cliquez sur le bouton Voir les documents situ en bas de la page.

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Les rpertoires partags sont alors affichs et il est possible de les parcourir, de visualiser les fichiers quils contiennent et de tlcharger ces fichiers. Vous avez mme la possibilit de dposer un fichier partir du site Intranet de la plate-forme. Par contre, pour des raisons de cohrence et de scurit, ce fichier ne peut tre dpos qu la racine des rpertoires partags. Cest un des membres du groupe qui pourra partir de son micro-ordinateur le dplacer dans un des sous-rpertoires.

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Le fichier est dpos la racine des rpertoires partags.

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2 Les discussions
Lors de la conception de la plate-forme, les utilisateurs ont souhaits disposer dun outil qui leur permettrait de pouvoir initier des discussions relatives aux vnements du User-Led-Process, de garder trace de ces discussion et surtout de ne pas polluer leur boites aux lettre avec des emails supplmentaires. La solution retenue est lutilisation dun forum priv de discussion sur lIntranet. Ce forum contient autant dentres quil y a dtapes dans le User-Led-Process. Dans les entres, chaque personne inscrite le droit de lancer une nouvelle discussion (validation dun document, organisation dun atelier, choix dun prestataire ). Une fois la discussion ouverte, chaque membre peut intervenir et rpondre aux diffrents changes qui ont lieu sur la discussion. Un moteur de recherche permet de retrouver des discussions partir dun critre de recherche. Le contenu de ce forum nest lisible que par les personnes qui ont accs lIntranet, il ne peut pas tre index par les moteurs de recherche comme Google.

Il est possible daccder lespace des discussions partir de la page daccueil de lIntranet.

Il est dabord ncessaire douvrir un compte afin de pouvoir participer au Forum. Cette opration nest faire que la premire fois, ensuite il sera juste ncessaire de sidentifier avec son compte et son mot de passe.

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Une fois linscription ralise, votre nom apparait en bas gauche de lcran. Vous pouvez alors choisir ltape du User-Led-Process laquelle se rapporte la discussion que vous voulez lancer.

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Une fois dans lespace de ltape (ici la Revue Documentaire) vous pouvez ouvrir une nouvelle discussion.

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La discussion contient un titre ( Validation de la dernire version de la Desk Review dans lexemple) et un message qui donne la nature et lobjectif de la discussion. Une fois la discussion valide, elle apparait dans le forum et est ouverte toutes les personnes inscrites.

Il est alors possible de suivre tout le fil de la discussion.

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