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1. INTRODUCCIN: PARA QUE SIRVE CALCULAR COSTOS?

Resumen preparado por Cynthia Bauer y Xristin Quezada 2010

Para evaluar la posibilidad de vender un producto o servicio debes calcular los costos de produccin. Conocer estos costos te permitir realizar los clculos, el anlisis y la toma de decisiones de cuntas unidades debes vender y a qu precio para poder cubrir al menos tus costos totales. Para qu sirve? Calcular el precio adecuado de los productos y servicios

Conocer que bienes o servicios producen utilidades o prdidas, y en que magnitud (y tomar decisiones) Controlar los costos reales en comparacin con los costos presupuestados (o los que se crean que eran) Localizar puntos dbiles de una empresa para efectuar correcciones Negociar con los clientes el precio, las caractersticas del producto, la calidad, las condiciones de entrega y el servicio a satisfacer Guiar las decisiones de inversin Elegir entre proveedores alternativos

2. Conceptos relevantes:

Costos fijos (CF): Son los costos de produccin relativamente independientes de la cantidad de unidades producidas, en general no varan ante cambios en los niveles de produccin. Algunos ejemplos de los costos fijos incluyen:

Arriendo de la oficina, taller, bodega, fbrica u otras instalaciones, Sueldos base del personal contratado, Planes de beneficios para el personal, Planes de mantenimiento contratado,

Servicios contratados de aseo y seguridad, Publicidad contratada, Seguros, Los cargos base para los servicios pblicos, como la energa elctrica, gas, agua y alcantarillado, El cargo bsico para el servicio de telfono o el plan bsico para un celular, Costo de la conexin a Internet, Costo de un sitio web, Impuestos sobre los bienes inmuebles y muebles, Licencias y permisos, Depreciacin y amortizacin y Gastos financieros, como los intereses sobre la deuda.

Costos variables (CV): Son los costos de produccin que suben o bajan en relacin directamente proporcional con la cantidad de unidades producidas, mientras mayor sea la produccin, mayores son los costos.

Ejemplos de costos variables incluyen: Materias primas e insumos, Flete, Arriendo de maquinaria, equipos y herramientas para trabajos especficos, Combustible, Horas extras del personal, Mano de obra contratada en forma temporal, Reparaciones y mantenimiento, tiles de oficina, Llamadas telefnicas, Gastos de viajes y Comisiones de ventas

Costos totales (CT): Se refiere a la sumatoria de todos los gastos en los que incurre una empresa durante el proceso productivo (Costos fijos + Costos variables = Costos Totales) Punto de equilibrio (PdE): En el PdE de un negocio los ingresos son iguales a los gastos y por lo tanto no hay ni ganancia ni prdida. Es el punto de partida desde el cual un aumento en las ventas produce una ganancia y una reduccin en las ventas genera una prdida.

3. Para Qu Calcular el Punto de Equilibrio?

El punto de equilibrio es una referencia importante, que influye en la planificacin y el desarrollo de las actividades de la empresa. Al entender claramente el nivel de ventas que se necesitan para cubrir todos los costos, se sabe cuntas unidades hay que producir, en el caso de una empresa que fabrica o compra productos para la venta. En una empresa de servicios, el punto de equilibrio indica la cantidad de horas cobrables que hay que trabajar para cubrir los costos.

4. El Clculo

En el punto de equilibrio:

(IT) Ingresos Totales = costos fijos (CF) + costos variables (CF).


Por lo tanto, para calcular el punto de equilibrio, es necesario determinar todos los costos fijos y variables involucrados en la operacin: Cabe hacer notar que algunos costos pueden ser parte fijos y parte variables. Por ejemplo, puede haber un costo fijo de energa elctrica para mantener iluminadas las instalaciones y para que funcionen todos los equipos segn un nivel mnimo de actividad. Pero para fabricar los productos, se consume ms energa y este exceso constituye un costo variable que depende del nivel de produccin.

La Formula

El punto de equilibrio se puede calcular en trminos de Ventas o Ingresos (cunto tengo que vender en dinero para no perder ni ganar?) y en unidades fsicas (cunto tengo que vender en cantidad de productos para no perder ni ganar?). Es recomendable calcularlo en trminos de ingresos totales cuando la actividad no es fcilmente reconocible en unidades fsicas, o cuando hay varios productos.

Punto de Equilibro en Base de Ingresos (Ventas)

Una vez determinados los totales de los costos fijos y los costos variables, se puede calcular el punto de equilibrio en base de los costos y ventas reales de la siguiente manera: IT = CF / [1 - (CV / Ventas Reales)] Punto de Equilibrio en Nmero de Unidades

Para determinar el nmero de unidades que tiene que vender para llegar al punto de equilibrio, se usa la siguiente formula: Q (cantidad a vender de equilibrio) = CT / (PVta unitario-CVunitario)
La frmula General que permite calcular dicho punto de equilibrio es:

P x Q = CF + ( Cv x Q )
Donde: P: es el precio de venta de cada unidad de producto Q: es la cantidad vendida CF: son los costos fijos de la empresa

Cv: es el costo variable por unidad de producto Veamos un ejemplo: Una empresa fbrica despertadores. El precio de venta de cada despertador es de 3.000 pesos, el coste variable por unidad es de 1.000 pesos y los costos fijos ascienden a 10 millones de pesos. Calcular el punto de equilibrio. a) 3.000 x Q = 10.000.000 + (1.000 x Q ) Despejando Q: b) 3.000xQ - 1000xQ = 10.000.000 c) 2000XQ = 10.000.000 d) Q = 10.000.000 / 2000 Q = 5.000 Es decir, el punto de equilibrio de esta empresa es de 5.000 unidades: Si vende 5.000 despertadores, su beneficio es cero Si vende ms de 5.000 obtiene beneficios Si vende menos tiene prdidas Supongamos que vende 6.000 unidades: Ganancia = ( P * Q ) - CF - (Cv * Q) Ganancia = ( 3.000 * 6.000 ) - 10.000.000 - (1.000 * 6.000) Ganancia = 2.000.000 Supongamos que vende 2.000 unidades Ganancia = ( 3.000 * 2.000 ) - 10.000.000 - (1.000 * 2.000) Ganancia = 6.000.000 A medida que los costes fijos sean mayores el punto de equilibrio es ms elevado: la empresa necesita un mayor volumen de negocio para cubrir sus costes:

5. El Punto de Equilibrio y la Gestin del Negocio

Cuando el negocio trabaja con varios productos o servicios distintos, el clculo del punto de equilibrio es ms complejo. Se puede usar las formulas antes sealadas en forma general, pero si se puede determinar los costos fijos y variables que corresponden a cada producto o actividad del negocio, se puede determinar el punto de equilibrio por producto o actividad. Esto le proporciona una herramienta para poder asignar los recursos y esfuerzos donde se puede obtener el mayor retorno.

El clculo del punto de equilibrio representa un aspecto importante en determinar la combinacin de productos y servicios que ofrece un negocio. En base solamente del margen que aporta cada producto o servicio, podra tomar la decisin de concentrar ms recursos en los productos o servicios ms rentables e incluso dejar de lado aquellos que no logran el punto de equilibrio. Pero tambin es importante considerar el punto de equilibrio dentro del contexto de la estrategia del negocio. Puede haber productos o servicios que aportan poco o nada al margen bruto, pero que son esenciales en ofrecer la calidad y el servicio en su conjunto que el negocio quiere ofrecer a los clientes. Por ejemplo, puede ser que el producto principal es altamente rentable y en adicin se ofrecen productos auxiliares o accesorios que no aportan mucho al margen bruto, pero que son cosas que el cliente necesita o desea y prefiere comprarlos del mismo negocio. Tambin puede ser que el caso sea al inverso, que no se gana mucho con el producto principal, pero los accesorios y los servicios adicionales son muy rentables. Hay que considerar todo el paquete de productos y servicios. Debido a la variacin en los costos con el tiempo, adems de los posibles cambios en la eficiencia con que se usan los recursos, es conveniente volver a determinar el punto de equilibrio en forma regular. El punto de equilibrio representa la situacin en un momento dado, tomando en cuenta el precio del producto o servicio y los costos fijos y variables que existen en ese momento. Con cualquier cambio en los elementos que lo determinan, el punto de equilibrio tambin cambia.