ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se realizan en las nminas, las cuales corresponden a pagos de sueldos, salarios, comisiones, horas extras, bonificaciones, prestaciones laborales, entre otros. Incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratacin y utilizacin de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra. El ciclo de nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales, como por ejemplo: nminas de mano de obra directa, nminas de mano de obra indirecta, nminas de mano de obra ejecutiva, nminas de mano de obra administrativa Siempre existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, por ello estn relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Las cuales sirven de gua al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno.

1. FUNCIONES TPICAS
Reclutamiento y seleccin de personal Contratacin de personal Llevar las relaciones laborales Preparar informes de asistencia Registro, informacin y control de la nmina Desembolso de efectivo Promocin y evaluacin de personal.

2.

ASIENTOS COMUNES
Pago de nminas Anticipos de sueldos y prstamos al personal Distribuciones de mano de obra Otras prestaciones al personal Ajustes de nminas

3. FORMAS Y DOCUMENTOS
Solicitud de empleo Contratos de trabajo Informes de tiempo Tarjetas de reloj Autorizacin de ajustes de nmina Autorizacin de pagos especiales Recibos de pago Cheques.

4. OBJETIVOS ESPECFICOS DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a la evaluacin y anlisis del control interno, estos objetivos pueden ser: De procesamiento y clasificacin de transacciones: Estos objetivos se establecen especficamente para llevar a cabo estos lineamientos, La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. Todos los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Los pagos y los ajustes relativos a nminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

Objetivos de verificacin y evaluacin

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Entre las cuales estn: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas de nminas y las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda fsica

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo pueden ser: El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Identificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento. Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de nminas, es necesario identificar qu tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Objetivos de autorizacin:
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin, los cuales debern ser razonables de acuerdo a las caractersticas y necesidades de cada empresa y que debern ser evaluadas por el auditor. Tales objetivos podran ser:

A. EL PERSONAL DEBE CONTRATARSE DE ACUERDO CON LAS POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. por ejemplo: Experiencia y habilidades Edad, sexo y estado fsico Domicilio y ciudadana Afiliacin sindical Integridad personal Educacin Restricciones legales Polticas de la entidad acerca de conflicto de intereses y otras Voluntad para viajar Sueldo y prestaciones.

B. LOS TIPOS DE RETRIBUCIN Y LAS DEDUCCIONES DE NMINA DEBEN AUTORIZARSE DE ACUERDO CON POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. Por ejemplo: Retribuciones directas: Fechas y frecuencia de pago de sueldos Tipos autorizados de sueldos (tabulador de sueldos) Polticas de tiempo extraordinario, turnos, jornadas de trabajo, etc. Retribuciones indirectas: Autorizacin por escrito para el pago de das festivos, vacaciones, enfermedad, gratificaciones o sobresueldos, seguros, participacin en los resultados, pensiones, planes de adquisicin de acciones al personal, entre otros Otros aspectos: Retenciones al personal (Impuesto Sobre la Renta, cuotas de seguridad social) Prestaciones legales al personal (cuotas de seguridad social, cuotas para vivienda, aportacin para ahorro, etc.) Anticipos de sueldos, prstamos al personal, reembolso de gastos a comprobar, entre otros. C. LAS DISTRIBUCIONES DE CUENTAS, Y LOS AJUSTES A LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVO Y CUENTAS DE PERSONAL, PAGOS ANTICIPADOS Y PASIVOS ACUMULADOS DEBEN AUTORIZARSE DE ACUERDO CON POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. Por ejemplo: Correcciones al salario bruto o neto Pagos por terminacin de servicios Pagos especiales (por ejemplo cheques preparados a mano en un sistema de computadora) Correccin a importes de distribuciones de mano de obra o a las aplicaciones a las cuentas respectivas.

D. TODOS LOS PAGOS DE NMINAS DEBEN EFECTUARSE DE ACUERDO A POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. Uso de firmas mancomunadas. Segregacin de las funciones de preparacin y firmas de cheques. Poltica para evitar la firma de cheques en blanco o al portador. Designacin del personal autorizado para firmar por parte del consejo de administracin. Utilizacin de cuentas bancarias para el uso especfico de nminas. Utilizacin de los servicios bancarios el pago de la nmina. Apertura de cuentas bancarias al personal para el depsito de sus ingresos por nmina. Los cajeros que manejen efectivo para el pago de la nmina estn afianzados. Establecer lmites para el importe de los cheques de nmina.

E. LOS PROCEDIMIENTOS DEL CICLO DE NMINAS DEBEN DE ESTAR DE ACUERDO CON POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. Manuales de polticas. Manuales de procedimientos. Rutinas de entrenamiento. Requisitos de supervisin. Documentacin de sistemas y programas. Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para: o Nuevos sistemas y procedimientos, y o Cambios en sistemas, procedimientos y programas o Verificacin peridica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas y cambios en los sistemas de archivo. o Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin de los cambios a los programas. Comparacin peridica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentacin y la autorizacin respectiva. Pruebas peridicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano Acceso restringido a las reas de procesamiento, a los programas y a la documentacin de los mismos. Segregacin de funciones entre los operadores de computadora y los programadores de sistemas y de aplicaciones. Procedimientos documentados y polticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas. Procedimientos que requieran que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el jefe del departamento usuario. Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas nicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efecta el cambio. Revisin peridica de los nuevos sistemas y de los programas.

F. SLO DEBEN APROBARSE AQUELLAS SOLICITUDES DE UTILIZACIN DE MANO DE OBRA QUE SE AJUSTEN A LAS POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN. Ejemplos. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes de uso de mano de obra. Uso y control de formas pre numeradas Archivos de firmas autorizadas para aprobar la utilizacin de mano de obra. Inspeccin peridica de las formas usadas para ver y comprobar que estn completas y autorizadas. Aprobacin de funcionario autorizado de cada una de las diferentes aplicaciones de mano de obra (ejemplo: mejoras capitalizables, obras de mantenimiento y reparacin importante). Designacin por parte de la administracin o consejo de administracin de las personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa (ejemplo: contratos con el sindicato obrero). Comparacin de los detalles importantes de cada uso de mano de obra que se propone, con polticas establecidas por la administracin. Esta comparacin puede hacerse manualmente o con tcnicas de validacin de computadora, por ejemplo: Comparacin de rdenes de produccin con el archivo maestro de productos antes que comience la produccin. Comprobacin mediante referencia a la orden de produccin para determinar si el tipo de mano de obra o las horas solicitadas cumplen las polticas de la administracin. Limitacin del acceso a los archivos o datos de personal basados en la computadora. Informes por excepcin de los usos de mano de obra propuestos que no son aceptados. Disposicin del trabajo de modo que permita visibilidad mxima a los supervisores. Supervisin estrecha de empleados y archivos. Auditoras internas peridicas. Revisin de los convenios importantes por los abogados consultores. Hojas de control de asistencia. Informes de tiempo improductivo. Sistemas de programacin de actividades del personal.

G. LA MANO DE OBRA UTILIZADA DEBE INFORMARSE CON EXACTITUD Y EN FORMA OPORTUNA. Por ejemplo: Informes de tiempo y de asistencia (ejemplo: tarjetas de tiempo, hojas de control de asistencia, boletas de trabajo, distintivos usados para entrar y salir de las reas de trabajo). Supervisin adecuada de la utilizacin de la mano de obra, ya sea por horas, piezas o das. Aprobacin previa del tiempo extra, cambios de turno, cambios de departamento, etc. Entrenamiento del personal en los procedimientos de control de tiempos. Conciliacin de las horas de asistencia con las horas laboradas, ya sea por empleado o por departamento. Conciliacin de las horas de mano de obra estndar para las piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo. Observacin del registro de la entrada y la salida de los empleados para prevenir que se procesen tarjetas de tiempo de empleados ausentes. Revisin y seguimiento de los informes por excepcin de horas pagadas pero no cargadas. Revisin y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de gastos de mano de obra, especialmente en las cuentas de gastos indirectos de fabricacin.

5. CUENTAS DE MAYOR GENERAL UTILIZADAS

Las cuentas de mayor mas utilizadas suelen ser: Sueldo pagados o Administracin o Ventas Sueldos anticipados Prestamos a empleados Prestaciones laborales Retenciones Mano de obra directa Cuentas por pagar Caja y bancos

6. ENLACES NORMALES

Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA. Recepcin de servicios de mano de obra con el CICLO DE CONVERSION. Resmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE

7. BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les d, se pueden clasificar como sigue: Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente.

Las bases de datos usuales pueden ser las siguientes: Archivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de referencia tipos de retribucin, prestaciones a empleados Registros de salarios de empleados Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera. Recepcin de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de produccin. Resumen de actividades (pliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

8.

ERRORES POTENCIALES
Planillas infladas con personal no existente. Pagos por trabajo no realizado. Apropiacin de salarios no reclamados. Indemnizaciones pagadas no contabilizadas. Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales. Errores en clculos o sumas.

CICLO DE CONVERSION
El ciclo de conversin es una herramienta importante para calcular las necesidades de capital de trabajo de una empresa, es el Ciclo de Conversin de Efectivo (CCE). Para una empresa cuyo giro de negocio se basa en la produccin de algn producto, le es muy importante conocer detenidamente el ciclo de conversin del efectivo de sus productos, ya que de ste va a depender el tiempo en el cual el dinero que ha invertido en la produccin, podr ser recuperado por la empresa, para que pueda generar una ganancia, que es todo objetivo de un negocio. Este ciclo se adapta de mejor manera a las empresas dedicadas a la manufactura o a la transformacin de materias primas, ya que sus funciones se concentran en manejar las agrupaciones de recursos como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio, as como la etapa de produccin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito, materiales, mano de obra directa e indirecta. Las funciones de este ciclo se dirigen a, contabilidad de costos, control de fabricacin, administracin de inventarios y contabilidad de propiedades, as como la transferencia de inventarios, y la aplicacin del costo de mano de obra y de cuotas de gastos de fbrica s as se requiere. Los asientos comunes de este ciclo se concentran en, depreciacin y amortizacin de costos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de inventario, costos de fabricacin absorbidos, variaciones, y cambios en el valor en libros de inventarios y propiedades. El ciclo de conversin se enlaza a los ciclos de adquisicin a travs de las entradas de material y mano de obra, ciclo de ingresos, por los embarques de productos que la entidad pueda realizar, es decir ventas, y al ciclo de informacin financiera, para la preparacin de los registros correspondientes a los hechos econmicos que afectaron el desarrollo del ciclo. El ciclo de conversin de efectivo es el tiempo o plazo que transcurre desde que se paga la compra de materia prima necesaria para la fabricacin de un producto terminado hasta la cobranza de la venta de dicho producto terminado Se lo calcula empleando la siguiente frmula:

CCE= PCI + PCC PCP

Las siglas significan lo siguiente: PCI = Periodo de Conversin de Inventario. PCC = Periodo de Cobranza de las Cuentas por Cobrar. PCP = Periodo en que se difieren las Cuentas por Pagar.

Periodo de conversin de inventario:

Representa el tiempo promedio que se requiere para convertir la materia prima en producto terminado listo para su distribucin y posterior venta. Su clculo se lo realiza en base a la siguiente frmula: PCI = Inventario / Costo de ventas diario.

Periodo de cobranza de las cuentas por cobrar:

Equivale al tiempo promedio que se requiere para convertir las cuentas por cobrar en dinero efectivo, y que se generan de las actividades de operacin y que se relacionan directamente con el giro del negocio. Este indicador es tambin conocido como das de venta pendientes de cobro. Su clculo se lo realiza en base a la siguiente frmula: PCC = Cuentas por cobrar / Venta diaria a crdito.

Periodo en que se difieren las cuentas por pagar:

Equivale al tiempo promedio que transcurre entre la compra de la materia prima, contratacin de mano de obra o adquisicin de bienes para la venta, y el momento en que la empresa ejecuta el pago correspondiente. Su clculo se lo realiza en base PCP = Cuentas por Pagar / Compras diarias a crdito. a la siguiente frmula:

Ejemplo: Para calcular el ciclo de conversin en efectivo, se estima que la empresa adquiere la materia prima con crdito a 35 das; as mismo le exige a sus clientes que el pago de las facturas lo realice como tiempo mximo 70 das despus De efectuada la venta. Adicionalmente en promedio transcurren 85 das entre la compra de materia prima y la venta del producto terminado. Aplicando la frmula CCE = PCI + PCC PCP CCE = 85 + 70 - 35 CCE = 120 das. Es decir, la empresa genera un Ciclo de Conversin de Efectivo (CCE) de 120 das, los cuales tiene que financiar de alguna manera: con recursos propios (patrimonio) o con recursos financiados. Mientras mayor sea el nmero de das del ciclo de conversin de efectivo, querr decir que la empresa se est demorando ms en que cada dlar invertido regrese a la compaa una vez realizada y cobrada la venta, lo ptimo es que las empresas traten de disminuir este periodo

1 FUNCIONES TIPICAS
FUNCION DE EJECUSION: Expedicin de rdenes de produccin. Requisicin de materias primas. Procesamiento de materias primas. Transferencia de productos terminados para almacenamiento. Depreciacin y amortizacin de activos.

FUNCION DE REGISTRO Transferencia de Inventarios Aplicacin de costo de mano de obra. Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin. Depreciacin y amortizacin de activos fijos. Determinacin de variaciones en precios y calidad Contabilizacin de desechos, desperdicios y produccin defectuosa FUNCIN DE CUSTODIA Proteger productos en proceso y terminados. Guardar adecuadamente registros de manufactura.

2. ASIENTOS COMUNES
Los asientos ms comunes en este ciclo son depreciacin y amortizacin de costos deferidos, de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin, entre otros.

3. FORMAS Y DOCUMENTACIN DEL CICLO DE CONVERSION

Ordenes de produccin Relacin de materiales Requisicin de materiales Boletas de rutas Reportes de actividades Tarjetas de tiempo de la mano de obra Informes de produccin Informes de desperdicios Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin Hoja de costos

4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Entre los principales objetivos del control interna son: Eficiencia Operativa, que las transacciones sean ejecutadas adecuadamente, comprendiendo: Autorizaciones Segregacin de funciones. Procedimiento de documentacin.

Transacciones de produccin debidamente registradas, para que la informacin financiera sea adecuada y oportuna. Comprendiendo: Autorizaciones. Segregacin de funciones. Registros contables y procedimientos.

Custodia de activos, velando por: Controles fsicos de control y procedimientos de autorizacin Separacin de funciones y verificacin interna independiente

5. CUENTAS DEL MAYOR GENERAL UTILIZADAS

Las cuentas generalmente utilizadas en este ciclo son: Inventarios Propiedad, planta y equipo Depreciaciones acumuladas.

6. ENLACES NORMALES
Entradas de material y mano de obra del CICLO DE ADQUISICION Y PAGO. Embarques de productos al CICLO DE INGRESOS. Resmenes de actividad (asiento de diario) al CICLO DE INFORMACION FINANCIERA.

7. BASES DE DATOS USUALES

Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Las cuales pueden ser: Archivo de propiedades. Archivo de productos. Informacin de costo Relaciones de materiales Anlisis de amortizacin de cuentas

ERRORES POTENCIALES
Los posibles errores que se pueden dar y alterar la informacin en los estados financieros pueden ser:

De Inventarios

Anotados movimientos, sin que lo haya. Entrada o salida NO contabilizada. Entrada o salida contabilizada y no realizada Entrada y salida no autorizada Cantidades anotadas incorrectamente. Error en el clculo de entrada o salida Movimiento valorado incorrectamente. Entrada o salida mal clasificada. Entrada o salida, anotada en periodo indebido. Desecho, desperdicio o produccin defectuosa, cuyo movimiento no se controla.

De Produccin
Transferencias nter departamentales incorrectas.

Produccin en Proceso
Mano de obra o gasto indirecto incorrectos. Gastos clasificados incorrectamente. Produccin terminada, NO descargada

Guillermo Barn Quievac Carn: 201030696