Carla Ma.

Troche Rosas Tcnicas para la Integracin de Personas Margarita Gonzlez Barrios 13 Febrero 2012

Anlisis de Puestos

Descripcin

El anlisis de puestos, segn Dessler, es un procedimiento donde se determina que obligaciones y habilidades se requieren en cierto puesto y que tipo de persona debe ocuparlo. El puesto determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. No se afecta por cambios como promociones o transferencias y es por esto que se puede realizar un organigrama de la empresa.

El puesto

Implica dos elementos esenciales:

Su contenido, determinado por el conjunto de funciones concretas. Sus requisitos, determinados por los factores de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Son necesarios para desempear de modo eficiente la labor.

Para hacer un anlisis se requiere:

Recabar todos los datos referentes al puesto, con integridad y precisin Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe poseer el trabajador y ordenar ambos grupos con los datos correspondientes. Consignar por escrito los datos obtenidos de manera clara y sistemtica. Organizar el conjunto de los resultados del anlisis.

El Analista

Es la persona encargada de recoger, ordenar y consignar los datos. Debe tener la capacidad de observacin, una mente analtica y facilidad para expresarse de manera clara. Debe cuidar su vestimenta al realizar su labor. Debe informar el resultado utilizando un lenguaje objetivo y accesible.

Actividades involucradas en el anlisis de puestos.

Proceso del Anlisis de Puestos

Aprobacin por parte de la gerencia. Fijar objetivos. Establecimiento de un programa de accin Seleccionar al personal que realizara el anlisis Entrenar a los analistas. Definir mtodos de trabajo y disear instrumentos de recopilacin de datos. Campaa de informacin y motivacin a los trabajadores Seleccin de los titulares del puesto, de quienes se obtendr la informacin

Aprobacin por parte de la gerencia.

Es necesario presentar una implantacin del sistema como una inversin y hacer el presupuesto de su costo de manera clara, precisa y justificable. Se deben mencionar tambin los beneficios que se obtendrn.

Fijar objetivos.

Son indispensables para conocer el tipo de factores que van a ser investigados, la manera de estructurar los datos que se obtengan, etc.

Que es lo que nos va a servir? Para que nos va a servir?

Establecimiento de un programa de accin

Para determinar la secuencia en que se realizara el anlisis, Calcular el tiempo aproximado que tomara llevarlo acabo, Comprobar si se estn cumpliendo los objetivos planeados, Etc.

Seleccionar al personal que realizara el anlisis

Se deben buscar sujetos que cumplen las caractersticas mencionadas anteriormente. (observacin, anlisis, expresin) Se debe especificar si estas personas sern parte de la empresa o no.

Entrenar a los Analistas.

Entrenarlos en manejo de tcnicas, situaciones, etc. Conviene que realicen un recorrido por la empresa para obtener informacin con la que pueden apreciar mas detalladamente los elementos de cada puesto.

Definir mtodos de trabajo y disear instrumentos de recopilacin de datos.

La elaboracin de instrumentos adecuados en cuanto al orden, secuencia y nivel de aplicacin. Se disea, se prueba y se corrige.

Campaa de informacin y motivacin a los trabajadores.

Se debe informar al personal involucrado acerca de los que se va hacer; indicando las finalidades y beneficios que persigue el anlisis Le informacin debe ser directa para evitar distorsiones. Puede llevarse a cabo por grupos o a la poblacin entera. (Si es por grupos la informacin debe ser la misma.) Al mismo tiempo se tiene que motivar al personal a participar; convencerlos que son importantes en el anlisis

Seleccin de los titulares del puesto de quienes se obtendr la informacin

Los trabajadores deben tener las siguientes caractersticas:

Experiencia en el puesto. Rendimiento adecuado. Facilidad para comunicarse. Responsabilidad. Tipo de relaciones con otros trabajadores.

Si existe un sindicato, es muy importante su participacin, ya que puede influir positivamente en el personal.

Actividades para la recopilacin de datos

Observacin directa

Conviene tomar datos por escrito. El trabajador no se puede sentir incomodo por la presencia del analista. No debe emplearse de manera exclusiva. Se debe observar todas las operacin que el empleado realiza; conviene conversar con l informal y amistosamente. Se sugiere llevar un registro anecdtico (para tener antecedentes y consecuentes de una tarea). Puede ser complementada con un vdeo o fotografas Es mas til en niveles operativos.

Observacin directa

Conviene tomar datos por escrito. El trabajador no se puede sentir incomodo por la presencia del analista. No debe emplearse de manera exclusiva. Se debe observar todas las operacin que el empleado realiza; conviene conversar con l informal y amistosamente. Se sugiere llevar un registro anecdtico (para tener antecedentes y consecuentes de una tarea). Puede ser complementada con un vdeo o fotografas Es mas til en niveles operativos.

Entrevista

Se le debe permitir hablar exhaustivamente, pero cuidando que sea de manera ordenada. Es muy importante establecer el rapport con el entrevistado.

Gua:

Que es lo que hace? Como lo hace? Con que fin lo hace? Cuando lo hace? Donde lo hace?

Cuestionarios

Es necesario establecer con claridad cual es la informacin que se desea obtener. Deben tomarse en cuenta los objetivos para los cuales pretende aplicarse, ya que dependiendo de estos sern las preguntas que se abordaran. Despus de examinar las preguntas, se deben descartar las innecesarias u obvias.

Si es preciso hacer uso de toda la informacin de un anlisis de puestos completo cuando se pretende elaborar un manual de funciones o lograr un cambio organizacional.

Los cuestionarios pueden presentar problemas:

La elaboracin:

Redaccin que obtenga datos deseados. Para puestos operativos debe incluir temas a cada rea relativa. Deben ser comprensible (para propios y extraos).

La redaccin:

Elaboracin del anlisis de puestos definitivo

Es importante que su anlisis de puesto definitivo tenga una descripcin detallada y sistemtica de los elementos que lo integran. Para esto es necesario usar un lenguaje claro y preciso. En la presentacin del anlisis se puede anexar los apuntes que tomo el analista en cada descripcin. Tambin se pueden incluir las recomendaciones que el analista considera convenientes.

Elementos

Descripcin del Puesto: Consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base, esencialmente, en las funciones que el mismo comprende.

Descripcin de encabezado (Ficha de identificacin) Descripcin Genrica Descripcin Especifica

Especificacin del puesto:las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta ejecucin del puesto de trabajo; su descripcin es enunciativa, parca y poco meticulosa.

Descripcin de Encabezado (Ficha de Identificacin)

Titulo de puesto (oficial y cotidiano) Clave (No. que corresponde al puesto en el archivo) Categora (rango que se le otorga; ejecutivo, intermedio u operativo) Horario (incluye entrada y salida) Sueldo (cantidad y modalidad) Ubicacin de puesto (por medio de organigrama o breve descripcin escrita) Jerarqua y contactos (incluyendo supervisor y sus trabajadores) No. de trabajadores que desempean el puesto Nombre y firma del analista y supervisor del titular del puesto, y la fecha del anlisis

Descripcin Genrica

Una explicacin del conjunto de actividades del puesto como un todo y de modo muy breve. Esencial: objetivo bsico

Descripcin Especifica

Es una descripcin detallada de las operaciones que se realizan en un puesto determinado. Es til dividirlo en partes o etapas principales cuando es un proceso largo (en orden progresivo). Debe incluir los siguientes puntos:

Actividades diarias Actividades peridicas Actividades eventuales Accesorios al puesto (elementos fsicos)

Especificacin del Puesto

Determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para correcta ejecucin del puesto del trabajo. Comprende de las siguientes caractersticas:

Habilidad Responsabilidad Esfuerzo Condiciones fsicas Otros requisitos del puesto

Habilidad

Habilidad fsica:

Entrenamiento Destreza Agilidad Rapidez Escolaridad Experiencia (min. y max.) Criterio Iniciativo Conocimientos Capacidad de expresin Ingenio

Habilidad mental:

Responsabilidad

Se puede medir en trminos de probabilidad-riesgo y consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador. Puede ser:

Por el trabajo de otros:

Riesgos a los que estn expuestos los subordinados y terceras personas Equipo Dinero Informacin confidencial Por el tiempo y la calidad

Por valores:

Por tramites, procesos o procedimientos:

*Ayuda a decidir si el salario es justo y equitativo.

Esfuerzo

Esta determinado en gran parte por el tipo de habilidad que requiere el trabajador y la intensidad o grado en que dicha destreza es aplicada para desempear el puesto.

Esfuerzo fsico:

Fuerza fsica requerida Tensin muscular Cansancio fsico Postura Atencin visual y auditiva Fatiga mental Concentracin Tensin nerviosa Volumen y ritmo de trabajo

Esfuerzo mental:

Condiciones fsicas

Todas las condiciones fsicas del medio donde se realiza el trabajo y los riesgos que asume el ocupante del puesto.

Iluminacin, temperatura, humedad, ventilacin, ruidos, limpieza, olores desagradables y espacio. Postura.(especificar en trminos fisiolgicos) Riesgos

Contraer enfermedades Sufrir accidentes Se debe tomar en cuenta el tipo de riesgo y la probabilidad de que ocurra un accidente.

Otros requisitos del puesto

En general, se refieren a condiciones de tipo fsico que necesite la persona para cubrir el puesto. Algunas dependen de polticas de empresa. Algunos son:

Edad (min. y max.) Estatura Sexo Peso Estado civil Disponibilidad para viajar Presentacin Nacionalidad

Seria un error incluir las consideraciones del trabajador sobre el puesto en el anlisis, aunque resultan til para detectar errores o necesidad de cambio.

Datos Generales

Datos del Analista

Nombre de la persona que entrevisto Nombre de quien se obtuvo la informacin Fecha de entrevista Fecha de terminacin

Preguntas aconsejables de contestar:

Cuales son las tres principales cualidades de la empresa?, cuales son las tres principales cualidades del jefe inmediato superior? y cuales son sus tres principales defectos? (para poder aconsejar cambios). A nivel de gerencia o departamento, que cualidades son percibidas por el personal? y que defectos son percibidas por el personal? (para determinar la aceptacin que exista). Todo esto permitir retroalimentar a la direccin, al sealar los cambios que son necesarios y las polticas del personal que deberan ser reforzadas.

Funciones del anlisis de puestos

Las principales funciones del anlisis son:

Seleccionar personal Fijar programas adecuados de entrenamiento Valuar puestos Mejorar los sistemas de salario Seguridad industrial Hacer un estudio de calificacin de mritos

Seleccionar Personal

Ayudara a determinar los requisitos que debe satisfacer un candidato para ocupar el puesto y as orientar el proceso de seleccin.

Fijar programas adecuados de entrenamiento

La especificacin del puesto es un registro permanente de los objetivos a los que deben orientarse los programas de entrenamiento y una fuente de informacin para determinar su contenido.

Valuar puestos

Solo toman en cuenta los elementos que pueden encontrarse en todos los puestos de un empresa. Tales elementos son de habilidad, esfuerzo responsabilidad y condiciones de trabajo que integran la especificacin del puesto.

Mejorar los sistemas de salario

Se basa solo en la descripcin del puesto, cuyos elementos, ademas de ser muy detallados, deben estar ligados de manera que se perciba con precisin la secuencia de los mismos.

Seguridad Industrial

El anlisis de las condiciones de trabajo, que pertenece a la especificacin del puesto, seala las posibles anomalas en materia de riesgos a los que esta expuesto el trabajador al realizar sus labores. Riesgos pueden ser mnimos en la vista de los trabajadores por acostumbrarse a su presencia.

Hacer un estudio de calificacin de mritos

Recae sobre los atributos del empleado como trabajador; mediando los cuales es posible conocer la forma en que desempea su trabajo. Estos merito son calificativos en la realizacin de un trabajo. Por esto, es necesario conocer la naturaleza y los detalles del trabajo a cargo del ocupante del mismo.

Beneficios del anlisis de puestos

Para la empresa:

Seala lagunas en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de puestos y funciones. Ayuda a restablecer y repartir mejor las cargas de trabajo. Sirve de base para la promocin y ascenso. Se pueden fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores. Ayuda en la coordinacin y organizacin eficaz de las actividades.

Para los supervisores:

Les ayuda a conocer mas amplia y objetivamente las operacin encomendadas a su vigilancia, lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo. Pueden exigir a cada trabajador lo que debe hacer y como debe hacerlo. Les facilita buscar al trabajador mas apto para alguna labor incidental y opinar sobre ascensos, cambios de mtodos, etc. Evita problemas de interferencia en las lineas de mando y en la realizacin del trabajo.

Para el trabajador:

Le ayuda a conocer con precisin lo que debe hacer. Le seala sus responsabilidades con claridad. Le ayuda a saber si trabaja de manera adecuada. Le seala sus errores y aciertos, y hace que resalten sus mritos y su colaboracin.

Para el departamento de recursos humanos:

Es base fundamental par la mayor parte de las tcnicas que deben aplicar. Lo orienta en la seleccin de personal. Permite colocar al trabajador en el puesto mas adecuado, conforme a sus aptitudes. Le ayuda a establecer programas adecuados de adiestramiento. Le informa para la valuacin de puestos. Lo orienta para efectuar estudios de clasificacin de mritos

Anlisis de puestos: a nivel ejecutivo

Tres Consideraciones:

Al tratarse de un alto ejecutivo, los mnimos normales que pueden y deben exigirse son fcilmente superados, lo cual es deseable y conveniente, por quien ocupa el puesto. Con frecuencia un mismo hombre ocupa varios puestos o realiza en forma permanente ciertas funciones que de hecho no corresponden a su puesto. Existen confusiones entre la funcin que se realiza y la jerarqua o nivel que se tiene. Suele ocurrir que existen puestos con las mismas funciones (o muy parecidas) y difieren solo en el nivel jerrquico.

Se Conforma:

Titulo del puesto Posicin en la estructura de la empresa Deberes generales Funciones bsicas Descripcin especifica Especificacin del puesto

Titulo del puesto

El mtodo para fijar los puestos debe estar perfectamente bien determinado dentro del sistema de la empresa.

Posicin en la estructura de la empresa:

Se tiene que fijar cuidadosamente la posicin jerrquica, determinando los siguientes aspectos:

Ademas del jefe inmediato, es necesario tener en cuenta a quienes debe meramente informar Debe distinguirse a aquellos que en forma inmediata reportan a el (lineal o staff), y aquellos que, aunque son subordinados de los anteriores, siguen bajo su responsabilidad. Solo se marcaran los contactos que son permanentes (internos o externos) y que tipifican el puesto.

Ejemplo
Director General

Director de Produccin Gerente de Ventas Gerente de Produccin

Zona Sur

Zona Norte

Deberes generales:

Planificacin: sealar las metas hacia las cuales se dirigen las actividades concretas; previsin Organizacin: Distribuir las actividades de los subordinados, delegar la autoridad en jefes inferiores y fijar la responsabilidad de todos y cada uno de los individuos sobre quienes se ejerce la funcin de mando. Integracin: escoger de manera adecuada a las personas, as como los materiales y recursos necesarios. Direccin: guiar a los subordinados a la realizacin concreta de los planes o programas de trabajo. Control: son los diferentes medios que permiten comparar los resultados reales con los estimados; a fin de corregir desviaciones o vencer obstculos

Funciones bsicas:

Parte principal de la descripcin de puestos Debe seguirse un orden funcional y no cronolgico

Descripcin Especifica:

Se tienen que distinguir las actividades diarias de las peridicas y de las eventuales, as como valorar en tiempo las dos ultimas.

Especificacin del puesto:

Los factores mas usuales son:

Conocimientos necesarios para ocupar el puesto (incluir tipo acadmico y tipo de escuela) Experiencia ocupacional:

Separar la que se requiere fuera de la empresa de la que debe adquirirse dentro Debern precisarse los puestos y jerarquas por las cual debe haberse pasado Es necesario establecer de manera aproximada el tiempo que requerir la persona que lo ocupe para desempearlo con eficiencia normal.

Autoridad y responsabilidad:

Autoridad formal: aquella que directamente le es concedida a un jefe para que la delegue sobre otras personas (lineal o funcional). Autoridad tcnica: aquella que es propia de las reas staff, las cuales solo imponen sus decisiones a travs de la linea de autoridad formal. Responsabilidad en Tramites: se precisara que se espera del ejecutivo en cuanto a la obtencin de resultados a cada tramite, as como de todas las dems personas que estn a su cargo. Responsabilidad en creatividad: todo ejecutivo debe mostrar innovacin.

Caractersticas que se requieren para ocupar el puesto:

Intelectuales: nivel de inteligencia, capacidad de imaginacin, de atencin, etc. Fsicas: edad, sexo, nacionalidad (en algunas organizaciones debido a su poltica). Sociales: nivel socioeconimico, trato, etc. Psicolgicos: personalidad, extraversin, don de mando, lealtad, etc.

Muchas Gracias