Estudo de Caso Correspondncia Eletrnica nos Correios S.A.

. Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) Declarao de Escopo Estrutura Analtica do Projeto (EAP).

A partir da situao a seguir descrita, em uma empresa fictcia de entrega de correspondncia, vamos verificar como ficariam o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter), a Declarao de Escopo e a Estrutura Analtica do Projeto (EAP). importante salientar que o Termo de Abertura do Projeto e a Declarao de Escopo so sadas do gerenciamento da integrao do projeto e fundamentais para a definio do escopo na EAP. Situao A Presidncia dos Correios S.A, vislumbrou a possibilidade da empresa apresentar aos seus clientes um novo servio, que foi denominado de Correspondncia Eletrnica. Esse servio consistiria em receber documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propaganda etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que fossem transmitidos eletronicamente s agncias mais prximas dos destinatrios, onde seriam impressos e entregues a eles com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os clientes. Os documentos recebidos nas agncias no poderiam ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da agncia a impresso. Aps ter sido proposto e aprovado pelo Conselho de Administrao para a incluso no Plano Estratgico da empresa, o Presidente determinou ao Diretor Executivo que desenvolvesse um projeto que propiciasse aos Correios ter esse servio disponvel em seis meses, utilizando at R$10.000.000,00 (dez milhes de reais) do oramento do corrente ano. Determinou ainda que fizesse parte do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que o investimento tivesse retorno financeiro em at 5 anos. Deveriam ser levantados os documentos, possveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponvel e requisitos legais. A tecnologia utilizada deveria ser de ponta,garantindo a integridade, autenticidade e segurana das correspondncias. Soluo Primeiro passo: O Diretor Executivo da empresa, aps a determinao do Presidente de desenvolver o projeto, precisa emitir uma autorizao para o incio do mesmo onde fique claro o alinhamento do projeto com o plano estratgico da empresa,o que deve ser produzido e a designao de um gerente para a conduo do empreendimento. Alm disso, deve haver uma designao de autoridade e responsabilidade para esse gerente e o estabelecimento de premissa (hipteses)e restries. O Diretor Executivo geraria ento o Termo de Abertura do Projeto a seguir :

Empresa Correios S.A. Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Termo de Abertura do Projeto Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 8/8/2005 Aprovado por: Diretor Executivo Verso: 01 1.1 Justificativa do projeto (necessidades do negcio) Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail , chat, video conferncia etc.), associadas s telecomunicaes (Internet, voz sobre IP, telefonia celular etc.), vem diminuindo , ao ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica, necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Desta forma, o servio de Correspondncia Eletrnica se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administrao. 1.2 Descrio do produto do projeto O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas, cartas,faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI - Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os clientes. Faz parte do escopo do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que garanta que o investimento tenha o retorno financeiro correspondente (payback period) em at 5 anos. Devem ser levantados os documentos envolvidos, possveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponvel e requisitos legais. A tecnologia utilizada deveria ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurana das correspondncias. As correspondncias para as cidades com menos de10.000 habitantes devem ser impressas na cidade mais prxima com mais de 10.000habitantes. Os documentos recebidos nas agncias no podem ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da agncia a impresso. 1.3 Designao do gerente do projeto O Sr. Luiz Fernando ser o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitao do oramento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Est autorizado tambm a recrutar pessoal dos departamentos da Agncia Central e da Diretoria de Tecnologia da Informao. No caso de necessidade de correspondncia oficial com rgo do Governo Federal,Estadual ou Municipal, a Assessoria de Comunicao deve ser consultada. 1.4 Premissas (hipteses) e restries para o projeto Premissas (hipteses) * Ser disponibilizado para a equipe do projeto em regime de dedicao exclusiva, um

profissional das seguintes reas: marketing, logstica e distribuio. * Nos prximos seis meses ser regulamentada a correspondncia eletrnica dos Correios, passando a ter validade jurdica. * Os Correios e os seus 10 maiores clientes tero suas assinaturas digitais criadas e certificadas em3 meses. Restries * Implantao em 6 meses * Utilizar at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais) do oramento do corrente ano. * Retorno financeiro (payback period) em at 5 anos. 1.5 Ligaes com outros projetos Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estruturada Rede de Computadores dos Correios. 1.6 Acompanhamento do projeto O gerente do projeto deve criar, na intranet da empresa, um ambiente que contenha as informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. Rio de Janeiro, 08 de agosto de 2005 --------------------------------------------------Assinatura do Diretor Executivo

Segundo passo: Com a emisso do Termo de Abertura do Projeto, o Gerente do Projeto tem condies de iniciar o seu planejamento. Durante o processo de planejamento do Escopo, o gerente verifica qual seria a melhor estratgia para executar o projeto e quais seriam os resultados principais (deliverables) do mesmo, assim como os objetivos a serem alcanados. O documento que formaliza esse planejamento a Declarao de Escopo, que deve ser assinada pelo gerente do projeto e pelos principais interessados, representando a concordncia dos mesmos com esse planejamento do escopo. O Gerente do Projeto geraria ento a Declarao de Escopo a seguir: Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Declarao do escopo do projeto (Scope Statement) Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 28/8/2005 Aprovado por: Diretor ExecutivoDiretor de TI Diretor de Marketing Gerente do Projeto Verso: 01 1.1 Justificativa do projeto Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail , chat, video confernciaetc.), associadas s telecomunicaes (Internet, voz sobre IP, telefonia celular etc.), vem diminuindo, ao ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica, necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Desta forma, o servio de Correspondncia Eletrnica se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administrao. 1.2 Produto do projeto O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas,

cartas,faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI - Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os clientes.Faz parte do escopo do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que garanta que o investimento tenha o retorno financeiro correspondente (payback period) em at 5 anos. Devem ser levantados os documentos envolvidos, possveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponvel e requisitos legais. A tecnologia utilizada deveria ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade es egurana das correspondncias. As correspondncias para as cidades com menos de10.000 habitantes devem ser impressas na cidade mais prxima com mais de 10.000habitantes. Os documentos recebidos nas agncias no podem ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da agncia a impresso. 1.3 Premissas (hipteses) * Ser disponibilizado para a equipe do projeto em regime de dedicao exclusiva, um profissional das seguintes reas: marketing, logstica e distribuio; * At o dia 28/11/2005 estar concludo o projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede de Computadores dos Correios;* At o dia 26/2/2006 ser regulamentada a correspondncia eletrnica dos Correios, passando a ter validade jurdica; * Os correios e os seus 10 maiores clientes tero suas assinaturas digitais criadas e certificadas em 3 meses; * Sero utilizadas as Agncias da cidade de Niteri como implantao- piloto, de forma a validar a implantao da soluo. 1.4 Lista de deliverables principais/marcos do projeto Fases Deliverables Marcos Estudo de viabilidade Deciso de prosseguir ou no Pesquisa Relatrio de pesquisa Aprovao do relatrio da pesquisa seleo Relao de fornecedores selecionados e tecnologia a serem utilizadas Aprovao do resultado da seleo Contratao Contratos Assinatura dos contratos Implementao Aplicativos desenvolvidos Testes Integrados Homologao da soluo Implantao 1.5 Excluses de escopo No faz parte do escopo deste projeto: * Obter a assinatura digital da empresa; * Fazer a contratao e o treinamento de pessoal para a operao do CallCenter;

* Levantar a necessidade de mudanas da infra-estrutura de TI da empresa para suportar este projeto, o que responsabilidade do projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede de Computadores dos Correios. 1.6 Objetivos do projeto O projeto deve ser implantado em 6 meses, utilizando at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais). No incio da operao devero estar utilizando o novo servio pelo menos os dez maiores clientes dos Correios e prontas para impresso de documentos 50% das agncias postais. 1.7 Ligaes com outros projetos Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estruturada Rede de Computadores dos Correios. 1.8 Acompanhamento do projeto Ser criado, na intranet da empresa, um ambiente que contenha as informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. Os Diretores de TI e de Marketing informaro, at 05 de setembro de 2005, a relao dos usurios autorizados a acessar esse ambiente.Sero realizadas reunies quinzenais, a nvel executivo, de acompanhamento do projeto. Nessas reunies ser apresentado um relato do desempenho do projeto,contendo o realizado at o momento, comparao de tempo e custo em relao ao planejado e uma projeo atualizada para o trmino do projeto. Ser utilizada a tcnica de Gerenciamento do Valor Agregado (EVM Earned Value Management) para a medio do desempenho e do progresso do projeto.Sero realizadas reunies semanais, com a equipe, para acompanhamento do projeto. 1.9 Equipe de projeto A equipe de planejamento do projeto constituda por: * Gerente do projeto; * Representante da Diretoria de Marketing; * Representante da Diretoria de Tecnologia da Informao; * Consultor contratado em Gerenciamento de Projetos; * Consultor contra em Gesto Eletrnica de Documentos. Aprovao: Rio de Janeiro, 28 de agosto de 2005. -------- ----------------------------------------------Assinatura do Gerente do Projeto -------- ----------------------------------------------Assinatura do Diretor Executivo -------- ----------------------------------------------Assinatura do Diretor de TI -------- ----------------------------------------------Assinatura do Diretor de Marketing

Comentrio: A justificativa do projeto e a descrio do produto da declarao de escopo foram copiadas do Termo de Abertura do Projeto. A declarao de escopo no pode alterar o que foi estabelecido naquele documento, podendo,no entanto, detalhar mais o seu contedo. As premissas constante do Termo de Abertura do Projeto foram validadas e acrescidas durante o processo de Planejamento do Gerenciamento do Escopo. As restries de tempo e custo,estabelecidas no Termo de Abertura do Projeto, passaram a fazer parte dos objetivos na Declarao de Escopo. Foi acrescentado tambm em objetivo restringindo a implantao do novo servio, quando do incio da operao do sistema, aos dez maiores clientes dos Correios e a 505 das Agncias Postais. Ultimo passo: Aps os principais interessados terem assinado a Declarao de Escopo,o escopo deve ser detalhado atravs da elaborao da EAP, que definir a base de referncia para o projeto. Empresa Correios S.A. Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Estrutura Analtica do Projeto (Work Breakdown Structure) Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 10/9/2005 Aprovado por: Diretor de TI Diretor de Marketing Gerente do Projeto Verso: 01 1. Projeto Correspondncia Eletrnica nos Correios 1.1. Gerenciamento do projeto 1.1.1. Plano de gerenciamento do projeto 1.1.1.1. Escopo 1.1.1.1.1. Declarao de Escopo 1.1.1.1.2 . EAP 1.1.1.1.3. Dicionrio da EAP 1.1.1.2. Cronograma 1.1.1.3. Oramento 1.1.1.4. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos 1.1.1.5. Matriz de Responsabilidades 1.1.1.6. Plano de Gerenciamento de Riscos 1.1.1.7. Plano de Gerenciamento da Qualidade 1.1.1.8. Plano de Gerenciamento das Comunicaes 1.1.1.9. Plano de Gerenciamento das Aquisies 1.1.1.10. Plano Integrado de Mudanas

1.1.1.11. Apresentao do Plano de Gerenciamento do Projeto 1.1.2. Controle 1.1.2.1. Reunies 1.1.2.2. Relatrios 1.1.2.3. Site na intranet 1.2. Estudo de Viabilidade 1.2.1. Estudo viabilidade 1.2.1.1. Relatrio da pesquisa com os clientes 1.2.1.2. Medida dos impactos nos negcios 1.2.1.3. Restries legais 1.2.1.4. Definio Agncias centralizadoras 1.2.1.5. Avaliao do custo 1.2.1.6. Payback Period 1.2.1.7. Relatrio consolidado 1.3 .Pesquisa 1.3.1. Opes de tecnologia 1.3.2. Benchmarking 1.3.4. Fornecedores potenciais 1.3.5. Relatrios consolidado 1.3.6. Aprovao do relatrio da pesquisa (Marco) 1.4. Seleo 1.4.1. Avaliao 1.4.2. Relatrio da avaliao 1.4.3. Relatrio de tecnologia e fornecedores selecionados 1.4.4. Aprovao do resultado da seleo (Marco) 1.5. Contratao 1.5.1. Contratos 1.5.2. Negociao contratos 1.5.3. Parecer jurdico 1.5.4. Assinatura dos contratos (Marcos) 1.6. Implementao da soluo 1.6.1. Instalao hardware e software para desenvolvimento 1.6.2. Aplicativos desenvolvidos 1.6.3. Integrao aplicativos 1.6.4. Testes integrados 1.6.5. Preparao Call Center 1.6.6. Plano de contingncia 1.6.7. Apresentao da soluo 1.6.8. Homologao da soluo (marco) 1.7. Implantao da soluo 1.7.1. Marketing do produto 1.7.2. Call Center 1.7.3. Implantao-piloto 1.7.3.1. Instalao hardware e software para operao 1.7.3.2. Migrao de dados 1.7.3.3. Documentao 1.7.3.4. Treinamento 1.7.3.5. Teste-piloto 1.7.4. Implantao 1.7.4.1. Implantao hardware e software para operao

1.7.4.2. Migrao de dados 1.7.4.3. Documentao 1.7.4.4. Treinamento 1.7.4.5. Teste 1.7.5. Teste integrado 1.7.6. Incio da utilizao do sistema (Marco) 1.8. Fechamento 1.8.1. Relatrio inicial do desempenho da soluo implantada 1.8.2 Aceitao da soluo implantada (Marco) 1.8.3. Encerramento de contratos 1.8.4. Relatrio do projeto 1.8.5. Relatrio de lies aprendidas 1.8.6. Encerramento do projeto (Marco) Aprovao: Rio de Janeiro, 10 de setembro 2005. -------- ----------------------------------------------Assinatura do Gerente do Projeto -------- ----------------------------------------------Assinatura do Diretor TI -------- ----------------------------------------------Assinatura do Diretor de Marketing

Comentrio: A EAP elaborada a partir dos principais deliverables listados na declarao de escopo. O detalhamento da EAP depender do tamanho, da complexidade do projeto e da necessidade de detalhamento para o planejamento e controle do projeto.