Universidad de los Andes

TECNOLOGIA DE INFORMACIN: PROYECTO EMPRESARIAL - EL PORTAFOLIO DE TECNOLOGA DE INFORMACIN

Andrs Henao Robledo 200823766 Diego Fernando Lozano Vega 200912178 Francisco Alejandro Lugo Castro 200912180 Cristina Luque Montoya 200912184

Empresa:

Septiembre 17 de 2012

PUNTOS A RESOLVER 1. Describa brevemente la empresa: misin, productos o servicios (1 Pgina) Deprisa es una empresa colombiana que hace parte de la unidad de negocios de Avianca. Esta empresa busca brindar a los particulares o comerciales soluciones ptimas de logsticas de envo y recepcin de documentos, mercadera o paquetes. Adems se esfuerza diariamente por brindarles a sus clientes exactitud y velocidad en sus envos por lo que cuenta con extenso portafolio de servicios que les brindan a los usuarios una excelente solucin para el manejo logstico de envos con los ptimos tiempos de entrega tanto a nivel urbano, nacional e internacional. (Deprisa, 2012) Esta compaa de logstica dispone de una gil flota terrestre y la flota nacional area ms grande de Colombia. Esta ltima cuenta con el mayor nmero de vuelos diarios nacionales e internacionales; todo esto lo hace gracias al respaldo de Avianca para llevar sus envos en tiempo record y garantizar un excelente servicio. Por otro lado, en Abril de 2011, Deprisa estableci una alianza estratgica con UPS para que la compaa distribuyera envos a nivel internacional. UPS, una empresa lder y de logstica mundial, le permite a la empresa colombiana llegar ms lejos. Adems de lo anterior, Deprisa cuenta con ms de seiscientos Puntos de Servicio ubicados estratgicamente a los largo de todo el pas. (Deprisa, 2012) La misin de esta organizacin, la definen como: "Transportamos Lo Que Nos Confas para Ganar Tu Lealtad" (Deprisa, 2012). Bajo esta misma, Deprisa ha logrado prestarles excelente servicio a ms de 8000 clientes corporativos que confan en la empresa para distribuirles sus envos sin retrasos ni faltas por todo el mundo. Todo esto bajo la consistente promesa de excelencia y satisfaccin a los clientes. (Deprisa, 2012) Deprisa presta sus servicios a personas naturales y a empresas. En cuanto a los servicios que presta esta compaa podemos encontrar: Deprisa Hoy: Envos Nacionales en menos y ms de 24 horas: Envos que llegan antes de las 6 de la tarde. Deprisa Nacional: Envos Nacionales en ms de 24 horas: Deprisa enva paquetes y documentos a ms de 330 destinos en Colombia, en cortos tiempos de entrega. Eso lo hace con la ayuda de Avianca. Deprisa Saver: Envos Internacionales: Brinda una entrega garantizada entre 1 y 2 das laborables, antes del final del da laboral en los USA y Canad. Por otro lado, garantiza la entrega antes del final del segundo o tercer da laboral en las principales reas metropolitanas en Europa, Asia, Amrica Latina y fricas, entre otros destinos. Deprisa Carga: envos de carga nacionales: envo y retiro de todo tipo de carga (perecederos, animales vivos, mercancas peligrosas, restos humanos, transferencias, cabotajes y carga general). Servicios Deprisa: Existe dos Deprisa Recargas (recarga de celulares en puntos de venta autorizados) y Deprisa Giros (giros postales nacionales). Recoleccin a Domicilio FLYBOX by Deprisa: Casillero virtual en Miami y Madrid. (Deprisa, 2012) A lo largo de este trabajo, nos enfocaremos en el servicio de envios de Deprisa a nivel nacional e internacinal.

2.

Use el modelo de la cadena de valor y de las fuerzas competitivas en el sector industrial en que compite la empresa. 2.1Qu potencial hay de aplicar informtica en las actividades y productos identificados en la cadena de valor de la empresa? (2 Pginas) La cadena de valor de Michael Porter, es un modelo terico que permite describir el desarrollo de las actividades de una empresa que generan valor al cliente final. Esta cadena de valor cuenta con unas actividades primarias y unas actividades de apoyo. Las actividades primarias, son aquellas que representan las actividades que se relacionan con la creacin del producto o servicio y las actividades de apoyo son aquellas que apoyan a las actividades primarias. (Laudon K. & Laudon P. , 2008) En el caso de Deprisa podemos encontrar tanto las actividades primarias como las de apoyo; a continuacin se describirn los dos tipos de actividad: Cadena de valor Deprisa Actividades Primarias: Logstica Interna: Como ya se ha mencionado anteriormente, Deprisa es una empresa que se encarga de la distribucin de mensajera, es por esto que la materia prima principal de la organizacin es la mensajera o los paquetes que esta firma entregaran. Adems en esta actividad tambin podemos encontrar la recepcin, almacenamiento de paquetera, control de los envos y distribucin interna de materias primas y materiales auxiliares. Igualmente, sera importante en la logstica interna incorporar el equipo de transporte que lleva la paquetera desde un origen a un destino. En esta actividad hay mucho potencial para aplicar la informtica. Si se hace uso de esta la Deprisa puede volver sus actividades ms eficientes. Por ejemplo recepcin es sus puntos de recibo de paquetes se puede crear un sistema de informtica que ayude a optimizar tiempos y distribuir cada paquete recibido ms de una manera ms gil. Operaciones: Deprisa es una empresa que vende un servicio y como tal la organizacin no transforma ningn tipo de producto. No obstante, la tecnologa que usa la empresa ayuda a la operacin de colocar los cdigos a la mensajera para poder ubicar en qu lugar se encuentra, adems cuidar la mensajera de sucesos como maltrato, deterioro o algn otro accidente que pudiera pasarle a los distintos paquetes que los consumidores enva. La informtica ser indispensable en estas actividades, por ejemplo se pueden estudiar de mtodos, procesos o tcnicas en ordenadores para crear cdigos en los paquetes para que tanto el consumidor como la empresa, tengan mayor informacin sobre el envi. Logstica Externa: Esta actividad primaria es la ms importante de la organizacin, puesto que es su especialidad, su funcin y la rama a la que se dedica. sta se encarga de: la distribucin de los envos; la importancia que requieren; si las entregas se deben hacer en el mismo da o el otro; qu tipo de cuidado debe llevar la mensajera; el destino al que se enva; la hora especificada del envi; el medio de transporte (areo o terrestre); costo del envi (peso, destino), entre otras actividades esenciales para el funcionamiento principal de la empresa. La logstica externa tiene mucho potencial para que se le aplique el uso de la informtica, pues por medio de esta Deprisa puede crear sistemas donde pueda continuamente monitorear los envos, saber qu da debe entregarlos, la hora y los destinos de cada paquete. Adems de esto por medio de la informtica, la empresa puede crear nuevas tcnicas que ayuden a controlar la logstica de su sistema de transporte para que este sea ms eficiente. Marketing y puntos de venta: Estas actividades primarias son aquellas con las cuales se da a conocer el servicio que presta Deprisa. Se podra decir que hay mucho potencial para aplicar informtica en las 3

actividades de la empresa pues actualmente existe mucha tecnologa que le ayudan a la organizacin a darse a conocer ante sus potenciales clientes. Por ejemplo una TIC muy usada en Deprisa es el uso de su pgina web, donde la empresa se da a conocer, muestra los servicios que ofrece y las distintas ofertas que esta ofrecer determinados das. (DEPRISA, 2012) Potencialmente se podra decir que la informtica se puede aplicar a la mayora de las actividades de Marketing y puntos de ventas. Por medio de la informtica se pueden desarrollar mtodos como por ejemplo cantidad de clientes en X sector que utilizan el servicios de envos para luego hacer uso de los datos para saber qu informacin se le puede brindar al cliente para que haga uso de los servicios de Deprisa. Servicio: En esta actividad primaria, estn las actividades destinadas a mantener y realzar el valor del producto. Estas actividades se desarrollan a partir de aplicacin de garantas, servicios tcnicos y soporte. En el caso de Deprisa, existe mucho potencial para aplicar la tecnologa en esta actividad. Esto lo podemos ver con lo que actualmente realiza la empresa. Esta cuenta con una pgina web donde el cliente puede ver qu tipo de garantas y soporte puede obtener al enviar algn paquete. Con esta tecnologa, los usuarios pueden pedir informacin de soporte, pueden escribir quejas o reclamos para que la empresa en el futuro mejores en ciertos aspectos para realzar el valor del servicio prestado y tambin en la pgina web se pueden crear notas de agradecimiento para que Deprisa sepa que est haciendo bien y pueda seguir hacindolo para que su cliente este satisfecho. Adems de la pagina web, Deprisa cuenta con una asesora por e-mail o telefnica. De esta forma la organizacin puede estar atenta al servicio que esta presta. (DEPRISA, 2012) Por medio de la informtica, la organizacin puede identificar como se desarrolla su servicio al cliente y consultar por medio de esta si el servicio ofrecido fue el esperado y eficiente para el cliente. Actividades de Apoyo: Infraestructura: La infraestructura de Deprisa podramos decir que son las oficinas principales, donde se lleva el control de la empresa. Las oficinas estn encargadas de las finanzas, el: mercadeo utilizado para que el cliente elija a la empresa y no a los competidores, entre otras cosas. Las oficinas de Deprisa son en s donde esta pera, obtiene informacin de s misma y su entorno, y se toman decisiones acerca del rumbo de la organizacin. (DEPRISA, 2012) La informtica tiene mucho potencial en la infraestructura, pues se podra decir que en las oficinas de Deprisa se maneja todo por medio de computadores y otros sistemas donde la organizacin puede articular sus servicios, ver como se estn desarrollando las entregas y ver si su servicio est siendo entregado de la manera esperada. Adems de lo anterior, con el uso de la informtica la administracin puede tomar decisiones importantes para el funcionamiento de la empresa. Recursos Humanos: El recurso humano es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa es por esto que todas las empresas deben estar muy atentos a este. La informtica tiene mucho potencial en esta actividad de apoyo pues por medio de esta la organizacin puede buscar personal apto para lo que necesitan y tambin pueden motivar al personal y monitorear para que estn realizando sus deberes como la organizacin lo desea. De igual forma la informtica puede ser un medio por el cual se capacita a los empleados. Desarrollo de tecnologa e investigacin: Se podra decir que gracias a esta actividad de apoyo, Deprisa logra tener existo. Esto es debido a que la tecnologa ayuda a la organizacin a realizar sus operaciones de una manera ms efectiva que hace que le generen valor agregado a sus clientes. Probablemente si Deprisa no contara con esta actividad de apoyo y su procesos fueran manuales, entonces la organizacin no le generara ningn valor a sus clientes y muy probablemente estos optara por encontrar otra empresa que les preste un servicio ms eficiente. Por medio de la informtica la organizacin puede crear ciertos programas que ayuden a optimizar tiempos de envos y calidad en el servicios para que la compaa sea ms eficiente. Transporte: Es un actividad de apoyo fundamente para el negocio. Con la ayuda de la informtica los procesos de transporte se pueden volver ms ptimos. Por medio de esta se puede volver el sistema de transporte ms eficiente y de esa forma acortar tiempos para que el proceso de entrega de paquetes se ms gil. 4

2.1. A qu fuerzas competitivas (Diamante de Porter) tiene que enfrentarse la empresa, cmo las afecta la tecnologa de informacin? (1 Pgina) El modelo de fuerzas competitivas de Porter, es un modelo que nos muestra un panorama general de las organizaciones, sus competidores y su entorno en general. Porter, plantea que existen cinco diferentes fuerzas competitivas que dan forma al entorno de la compaa (Laudon K. & Laudon P. , 2008) . Segn la empresa que se est analizando, Deprisa, se explicaran como estas cinco fuerzas afectan a la compaa. Competidores Tradicionales: Deprisa comparte el mercado colombiano con otros competidores como Servientrega, Fedex, TCC, DHL, Enva, entre otros. Todas estas empresas de logstica de envos, al igual que Deprisa han buscado posicionarse en el mercado Colombiano y por medio de diversas estrategias poder obtener el mayor porcentaje de mercado. Los competidores tradicionales estn en la bsqueda continua de idear nuevas y ms eficientes tecnologas para atraer ms clientes. (DEPRISA, 2012) Esta primera fuerza de Portero se puede volver ms intensa con el uso de la tecnologa e informacin. Si un competidor, por ejemplo Fedex desarrolla una nueva TIC, que ayuda a volver los procesos de logstica ms eficientes y por ende hace que los tiempos de envos sean ms cortos, entonces ms consumidores los preferirn. De este modo, las otras empresas como Deprisa o Servientrega sentir una mayor fuerza por el entorno, pues este competidor (Fedex) probablemente le quitara parte de sus clientes, pues les esta ofreciendo ms valor a sus usuarios. Nuevos Participantes en el Mercado: Al mercado de logstica de envos y paquetera, puede ser un poco difcil de entrar, pues esta requiere de mucha inversin tecnologa e informacin para poder competir con las grandes compaas del mercado. No obstante, tanto Deprisa como cualquier otro competidor de este mercado, puede sentir la fuerza de algn nuevo participante que llegue al mercado con una altsima inversin y servicios innovadores. (DEPRISA, 2012) La tecnologa de informacin puede volver a estos nuevos jugadores en el mercado ms fuertes. Si por ejemplo una compaa extranjera hubiera llegado con una nueva TIC que le agregara un valor importante a los consumidores; los otros jugadores del mercado veran a esta compaa como una gran fuerza que puede afectar a sus empresas. Productos y Servicios Sustitutos: Los sustitutos, son aquellos a los que los consumidores pueden recurrir si los precios que le ofrece la compaa son muy elevados (Laudon K. & Laudon P. , 2008). En el caso de Deprisa, pueden haber otros servicios que los usuarios pueden usar si el precio que es ofrecido por la compaa les parece muy elevado relacionado con sus capacidades de pago. Es por eso que si desean realizar un envi podrn optar por enviarlo por internet o tambin podran sustituir el servicios de entrega de un bien que no se pueda mandar por la web, por la ayuda de algn individuos que realice envos de paquetera y que no tenga una empresa registrada. La tecnologa de informacin puede volver a esta fuerza de sustitutos cada vez ms poderosa, esta puede ayudar a crear ideas innovadoras y menos costosas, que sustituyan el envi tradicional de paquetera. Clientes: Los clientes, se pueden volver una fuerza muy poderosa si estos pueden cambiarse fcilmente a los productos o servicios de otros competidores. Por otro lado los clientes tambin pueden obligar a una compaa y sus competidores a competir solo en el precio si las organizaciones tienen poca diferenciacin en sus servicios o productos. Se podra decir que en el caso de Deprisa, sus competidores ofrecen servicios muy parecidos con los envos de paquetera. Es por esto, que los clientes pueden decidirse por cambiar de empresa si algn competidor ofrece algn servicio superior o calidad en el servicio superior a los otros y que al mismo tiempo les cree mayor valor a los usuarios del servicio. Al igual que en las otras fuerzas de Porter ya mencionadas, la tecnologa e informacin le otorga ms fuerza a los clientes. Por ejemplo las nuevas cuentas de internet que a un bajo costo dejan enviar archivos extremadamente grandes a costos inferiores a los envos de paquetera tradicional, podra hacer que los clientes tuvieran un asombroso poder sobre las empresas de paquetera tradicionales. Proveedores: Los proveedores son una fuerza del entorno que puede afectar a la empresa. Por ejemplo si la empresa solo tiene un proveedor especfico se puede dar el lujo de cobrarle ms a la empresa y esta ltima probablemente no tendr ms remedio que pagar el excedente si no existen ms proveedores que le puedan 5

brindar lo que desea. Es por esto que es necesario que las compaas tengas diversos proveedores para que estos tengan menos fuerzas y afecten menos sus utilidades. En el caso de Deprisa, puede ocurrir que un proveedor de algn sistema de informacin como por ejemplo el proveedor X que le brinda a la compaa un sistema de optimizacin de rutas (Senda) y es el nico que cuenta con esta tecnologa, entonces este proveedor x podr subir sus precios y de esta forma la TIC har que la fuerza de los proveedores sea inmensa.

2.2. Estrategia (3 Pginas) -Defina los lineamientos estratgicos del negocio y el rol de TIC Deprisa es una empresa que cuyo objetivo principal es el de proveer a personas y a empresas ptimas soluciones logsticas, para dicho fin la empresa realiza actividades de diferente tipo relacionadas con el envo y recepcin de documentos paquetes y mercaderas, en el mbito local e internacional. Esta organizacin pertenece a Avianca lo cual es importante para su operacin ya que la flota area de esta compaa representa una gran cantidad de posibilidades para los envos, reduciendo no solo los costos de la operacin sino tambin los tiempos de entrega de los envos, en otras palabras, Deprisa es una integracin horizontal de la empresa Avianca que cubriendo gran cantidad de destinos nacionales e internacionales proporciona un servicio adicional de envos para sus usuarios. As pues, la empresa como tal es un servicio estratgico adicional de este grupo empresarial. Particularmente, Deprisa tiene diferentes lineamientos estratgicos derivados directamente de su misin, como es descrita anteriormente transportamos lo que nos confas para ganar tu lealtad, as pues, se identifican en su misin los tres pilares de la estrategia corporativa de la organizacin; el transporte que es la funcin bsica de su operacin, la confianza que depositan los clientes garantizando la contratacin de los servicios en el presente y la lealtad que representa la relacin de los clientes con la empresa y puede garantizar o promover la permanencia de los clientes para el futuro. A continuacin se presentara cada uno de estos lineamientos y como las tecnologas de informacin y comunicacin son utilizadas para optimizar la actividad general de la organizacin. En primer lugar, el transporte, es el core businness de la empresa y de este actividad depende el desarrollo integral de Deprisa, es por ello que desde los lineamientos estratgicos es la parte ms importante del negocio y es donde se centran la mayor parte de desarrollos tecnolgicos, que si bien estn enfocados en brindar al consumidor una serie de valores, todos estos son entorno a un envo realizado; bien sea la seguridad, el tiempo de entrega y las garantas, todas se basan en operaciones acompaadas de medios tecnolgicos para realizar el global de la operacin en torno a el transporte de manera ms efectiva en cada aspecto mencionado. Es as como Deprisa ha identificado estratgica la utilizacin de tecnologas como Alertran; este sistema permite a la empresa integrar las actividades de manera ms efectiva pues no solo est registrando de manera segura todos los movimientos que realiza sino que tambin est mejorando la operacin con el fin de reducir costos y ahorrar en la operacin para conseguir niveles de competitividad que les permita ser competitivos en el mbito nacional e internacional como lo requiere un mundo globalizado y un mercado de competencia global. Igualmente Senda es una tecnologa desarrollada por una empresa espaola de soluciones logsticas que le ha permitido a Deprisa lograr estndares globales de calidad en la coordinacin y planificacin de envos para alcanzar en el mismo camino trazado por los lineamientos estratgicos. Por otro lado, un enfoque ms prctico enfocado en la cotidianidad de la operacin y teniendo en cuenta el trabajo directo de los operarios frente las encomiendas, es apoyado por una comunicacin constante por Avantel que permite realizar con ms rigor, como es propuesto por la compaa, el control sobre cada una de las entregas realizadas. Por ltimo Desprisa ha conseguido poner a disposicin de los clientes una aplicacin que por medio de internet les permite a ellos mismos verificar el estado de sus envos, as no solo la empresa puede ejercer una vigilancia sobre su operacin en la prestacin de este servicio sino que los usuarios pueden realizar esta misma tarea sobre lo que han encomendado. Es as como uno de los lineamientos estratgicos de la compaa 6

que es el transporte, siendo la actividad operacional mas bsica debe estar respaldada desde diferentes reas para promover as los estndares correspondientes a tiempos, cantidad de entregas, calidad en el servicio y seguridad de las encomiendas, con los niveles ms exigentes que exige el mercado internacional en este tipo de actividades. Ahora bien, la ltima tecnologa mencionada para apoyar el transporte, que es Deprisanet, no solo sirve para la que los usuarios puedan ejercer un control o una supervisin del servicio contratado, sino tambin para generar confianza en el cliente, lo que da lugar al segundo lineamiento estratgico. De cara al cliente Deprisa ha desarrollado un enfoque que apunta directamente a ganarse la confianza de los clientes, tanto personas como empresas, puesto que identificaron que en la confianza del consumidor se centra gran parte de la decisin de con cul de las empresa disponibles en el mercado se contrata el servicio de encomienda depende en gran medida del nivel de confianza que tengan en estas. De tal manera la empresa ha generado una serie de valores que deben ofrecer al cliente en cada servicio para generar la confianza que necesitan para sobresalir en el mercado. Uno de estos valores es la seguridad que claramente es prioritario y de gran valor estratgico para la empresa. La seguridad y los diferentes sistemas que se mencionan anteriormente en los cuales tanto la empresa como los usuarios pueden rastrear los envos, hacen que Deprisa sea una empresa con transparencia en sus operaciones de cara al consumidor, se procura gran rigor en el registro de las entregas y de las entregas parciales durante el recorrido para que en todo momento haya certeza de la ubicacin de cualquier artculo lo cual evidentemente genera confianza en los clientes. De igual manera sucede con los tiempos de las entregas, uno de los diferentes servicios que ofrece enva es que el cliente puede escoger con que velocidad se entregan sus pedidos, segn una serie de posibilidades cada una con una tarifa especifica, por lo tanto los clientes buscan en la misma medida que la seguridad la eficiencia de los envos, y para ello la operacin apoyada en los diferentes sistemas antes descritos, ayuda a proporcionar altos niveles de exactitud en las promesas de los tiempos a los clientes; este es el segundo factor generador de confianza en los clientes y es fundamental para mantenerla la imagen que se pretende. Por ltimo, la lealtad es otro objetivo fundamental en la estrategia de Deprisa, puesto que con el trabajo necesario para que este factor est presente en los clientes hacia la empresa, se est garantizando la permanencia de la empresa en el tiempo, en primer lugar se destaca que el principal generador de lealtad es el cumplimiento de la promesa organizacional frente a todos y cada uno de los envos realizados, ello incluye la seguridad los tiempos y la calidad, entre otros valores que la compaa permanentemente promuevo en los diferentes noveles de la organizacin. Por otro lado existen generadores de lealtad como son la satisfaccin del cliente tanto con el envo realizado como con el servicio prestado, y esta etapa entra a participar no solo la calidad de la gestin del personal presente en los ms de 600 puntos de recoleccin y atencin, sino tambin de los sistemas tecnolgicos que se utilizan para proporcionar un servicio de calidad internacional, uno de estos sistemas es Deprisanet, que sin duda genera lealtad en la medida en que con absoluta precisin pueda informar al cliente del estado de sus envos. Igualmente sucede con el Flybox, que es un servicio que presta Deprisa a sus clientes para tener una direccin virtual en diferentes pases y desde all enviar encomiendas a Colombia, este servicio que est igualmente fundamentado con tecnologa de ltima generacin para controlar los envos y la seguridad de estos tanto como la planificacin de los usuarios y los propietarios de cada una de las encomiendas que son transportadas por este medio. De esta manera, Deprisa enfoca tecnologa y diferentes desarrollos para generar la lealtad que necesitan de sus clientes para poder asegurar sus operaciones en el futuro. Para finalizar, es preciso destacar que la empresa de servicios de transporte de encomiendas Deprisa, ha reconocido la necesidad que genera la competencia internacional de adoptar y adaptar las tecnologas ms avanzadas para generar valor en todas las reas de su compaa, desde el manejo operacional de los envos hasta la generacin de lealtad de las formas que hoy son posibles y a las soluciones presentes en el mercado. De esta forma la empresa ha conseguido adaptarse a los estndares mundiales, manteniendo siempre promover la innovacin al interior de la empresa para perseguir su visin: Ser preferidos como la solucin logstica para el transporte de documentos, paquetera y carga en Colombia, con presencia en Amrica Latina.

3.

Describa Segn McAfee el portafolio de tecnologa de la empresa (1 Pgina)

Segn McAffe el portafolio de tecnologa de la empresa es constituido por Funcin IT (FIT) que incluye tecnologa que hace que la ejecucin de actividades que se destacan por si solas sean ms eficientes (la FIT ayuda ha mejorar la experimentacin de capacidad y la precisin); Network IT (NIT), es aquella tecnologa que provee un medio por el cual las personas se pueden comunicar unas con otras (la NIT ayuda a facilitar la colaboracin; permite las expresiones de juicio y propicia la aparicin) y finalmente Enterprise IT (EIT), es un tipo de tecnologa de informacin que las organizaciones adoptan para reestructurar las interacciones entre grupos de trabajadores o con socios de negocio. Esta ultima ayuda a redisea el procesos de negocio; estandarizar los flujos de trabajo y monitorea los eventos y actividades eficientemente. (McAfee, 2006) Al analizar el portafolio de tecnologa de Deprisa y las mejoras que estn implementando, podramos dividir toda la tecnologa del portafolio en FIT, NIT y EIT. En FIT, podemos encontrar 1. SENDA: Es un sistema de optimizacin de rutas. Maximiza la calidad y eficiencia de la distribucin. Minimiza los costos. Esta hace uso de cartografa de google maps incorpora Tecnologa en las flotas de vehculos para conseguir monitorizacin completa del proceso. (Caicedo, 2012) 2. Consulta del Movimiento Diario de Venta (MD): El MD de Servicios Conexos es generado automticamente por el Sistema Centralizado de Informacin de Deprisa. Este sistema genera el reporte diariamente y estar disponible para el contratista al siguiente da de generada la venta (Avianca, 2012). A partir de este se generan los reportes de ingresos y en tesorera. De servicios conexos, como son giros y recargas. En NIT, podemos encontrar, 1. Pgina web: La implementacin inicial de los TICS se realiza a travs de la pgina WEB en donde los clientes pueden conocer a la empresa y sus productos, hacer seguimiento de los envos, realizar solicitudes de recoleccin, informacin, quejas, felicitacin dependiendo del tipo de cliente y producto que requiera, entre otras cosas. (DEPRISA, 2012). Tambin permite la creacin de casillero virtual: Flybox para compras en internet. 2.Email interno Deprisa: Permite la comunicacion interna entre los empleados con el fin de generar mayor colaboracion entre ellos. En EIT, podemos encontrar 1. Deprisanet: es un sistema de informacin de Avianca y Avantel que le informa a Deprisa las novedades de los envos nacionales logrando comunicar la plataforma Deprisanet el control de los envos. Deprisa cuenta hoy con un sistema integrado y centralizado a nivel web y mvil en donde tiene el control en tiempo real desde la programacin de la entrega realizada por sus operadores a nivel nacional hasta el trmino del proceso con la entrega al cliente final. (Avantel, 2012). 2.Middleware Deprisa: Interfaz que integra las diferentes plataformas en el Sistema Centralizado de Informacin y permite acceder a los usuarios a los diferentes reportes en Deprisanet o a los reportes de agentes comerciales deprisa de giros y recargas. 3. ALERTRAN Transporte y distribucin: es el primer sistema 100% que gestiona todas las reas funcionales de la empresa de transporte y distribucin, siendo la informacin accesible en toda la cadena logstica. El software Alertran gestiona centralizada o descentralizadamente todos los centros y reas de gestin de la organizacin de transportes: (Cdigo de barras y etiquetaje, Radiofrecuencia y tecnologa Wireless para recepcin, etiquetaje, certificacin de carga/descarga, Escaneado de albaranes , consulta del tracking, calidad de entregas, incidencias y produccin, etc.) (Caicedo, 2012). 8

3.1. Qu tipo de aplicaciones de tecnologa, en la situacin actual, considera estratgicas y por qu? (1 Pgina) Las aplicaciones de tecnologa e informacin son fundamentales para el desarrollo de las actividades y procesos de una organizacin de transporte de mercancas como lo es Deprisa, permiten optimizar los procesos de recepcin de envos, almacenaje, distribucin y entrega, entre otros. Deprisa cuenta con varias aplicaciones de tecnologa que permiten el desarrollo ms eficaz de las actividades de la organizacin. En primer lugar la pagina web respalda toda la comunicacin con los clientes y genera eficiencia en las relaciones con la empresa, desde all estos pueden rastrear su envi, calcular los costos o conocer la informacin que necesiten en general, asimismo los clientes pueden crear el servicio de Flybox que les permite compras en internet en USA o Europa que llegan a la puerta de sus casas. La informacin que pueden consultar va desde las generalidades de empaque y embalaje hasta como solicitar la recoleccin a domicilio de los paquetes. Esto evita prdidas de tiempo en los puntos de atencin y facilita que la recepcin de paquetes sea gil, sencilla y los clientes se sientan ms confiados al conocer la informacin de antemano. Despus de la entrada del paquete a la cadena de distribucin de Deprisa el cliente tiene la posibilidad en todo momento de identificar el estado en el que se encuentra el envi, lo cual se logra a partir del sistema de informacin Deprisanet. EL control de entregas se realiza a partir del apoyo de Avantel con unidades mviles, desde las cuales los conductores informan del estado de las entregas en tiempo real. Esta informacin permite mediciones de tiempo en los diferentes envos y con ello automatizacin en los procesos de entrega. Deprisa ha emprendido recientemente un proceso de renovacin e implementacin de tecnologas de informacin y comunicacin con el fin de enfrentar los desafos que plantea la globalizacin, mejorar el servicio que presta a sus clientes, reducir los costos y optimizar procesos dentro de la empresa. Con este objetivo Deprisa ha puesto en marcha diferentes aplicaciones tecnolgicas para fortalecer su cadena de valor. Este proceso fue emprendido mediante una alianza con Alerce, empresa espaola lder en soluciones de logstica, transporte y Courier. Tal es el caso de la aplicacin SENDA que se considera estratgica puesto que ayuda a la reduccin de tiempos en la entrega de envos, optimizacin de rutas al permitir anlisis de alternativas de recorrido, y en general la integracin de las diferentes partes del proceso de entrega; por tanto facilita la consolidacin y fidelizacin en la relacin con los clientes, pues saben que Deprisa siempre responde a sus necesidades en el menor tiempo posible y cuando el cliente lo requiera, tambin debido a que la empresa siempre cumple con los tiempos acordados. De igual forma SENDA tiene un impacto estratgico en la planeacin de envos nacionales al coordinar la planificacin de las rutas mediante georeferenciacin, permitiendo la optimizacin en el uso de los vehculos. El principal sistema de informacin es ALERTRAN pues es fundamental en la gestin e integracin de todas las reas funcionales de transporte y distribucin en la compaa, y refuerza la confiabilidad de los clientes al respaldar los sistemas de informacin de Deprisanet que apoyan la identificacin del estado y trazabilidad del envi en todo el tiempo que se encuentre en manos de Deprisa hasta la entrega al cliente. ALERTRAN permite el ahorro y control de costos, a travs de la monitorizacin de todo el proceso de la cadena de valor, desde el rea de carga hasta entregas. Este proceso de control y monitorizacin genera optimizacin de recursos y automatizacin de procesos. Esto tambin se ve reflejado en el manejo y control de cargas de la flota de aviones y las mejoras en la planeacin de los envos a nivel areo. A partir de la informacin recopilada por el sistema, los gerentes pueden analizar los diferentes datos y crear sus propios indicadores de gestin y reportes, con el fin de mejorar el proceso de toma de decisiones en tiempo real. ALERTRAN integra todas las diferentes aplicaciones como SENDA y Deprisanet, y facilita la integracin en la alianza internacional con UPS. La aplicacin de consulta de movimiento diario de venta (MD) permite la conexin e interaccin con los socios y contratistas en servicios conexos de Deprisa. A partir de este sistema los contratistas conocen cual es el nivel de ventas en recargas y giros, y la empresa conoce cul es el porcentaje de ingresos que le dan estos servicios. Esto tambin permite conocer cunto deben consignar los contratistas y si no lo hacen en el tiempo 9

estimado Deprisa cancela el servicio de ventas de los contratistas: Movilred. Sin embargo le falta mucho mas automatizacin, puesto que el proceso es muy lento y exige demasiados procesos manuales, como el envi de las consignaciones de los contratistas al departamento de tesorera de Deprisa para certificar los pagos, asimismo deben enviar los reportes del MD para certificar los ingresos de la empresa. El email interno de la empresa es fundamental para la comunicacin de los empleados, pues facilita el proceso de toma de decisiones y las interacciones con el fin de mejorar los niveles de comunicacin. 3.2. Qu tanta ventaja competitiva ofrecen estas aplicaciones? (1 Pgina) Las aplicaciones provistas por la empresa Alerce representan una ventaja competitiva para Deprisa, al ser una empresa lder en el pas en la implementacin de este tipo de sistemas de informacin integrados para el control total de la cadena de valor. ALERTRAN es una aplicacin tecnolgica que representa mayor rentabilidad de la cadena, permite mejor utilizacin de la flota area y terrestre con planeacin de envos a partir de categoras como largo, ancho, alto y peso para que la mercanca sea distribuida en el medio de transporte de la mejor forma y orientada a optimizar recursos y ahorrar costos. De igual forma permite la coordinacin de las rutas terrestres a nivel nacional a travs de SENDA. De esta forma el sistema de informacin permite la reduccin de costos, automatizacin de procesos y genera excelencia operacional, Asimismo permite que el proceso de toma de decisiones se vea mejorado con acceso a informacin precisa y en tiempo real, de modo que Deprisa puede adelantarse a cualquier evento que produzca fallas en su operacin y tomar decisiones de forma ms rpida. Este nivel de eficiencia operativa e integracin en los servicios de logstica y transporte constituye una ventaja competitiva para Deprisa, teniendo una cadena de valor con menores costos, mayor control, coordinacin y rentabilidad, lo cual llega directamente al cliente a nivel de precios, puesto que Deprisa es lder en costos bajos. En este sentido el modelo de negocio se ha enfocado en la utilizacin de tecnologa en todos los niveles de la empresa para lograr mayor integracin y excelencia operacional e integrar en todo momento al cliente, reduciendo los procesos administrativos y contribuyendo a la automatizacin de estos. La Pagina web es fundamental en la relacin e integracin con los clientes, Deprisanet es una aplicacin estratgica para el fortalecimiento de la comunicacin y apoyo al cliente al permitir rastrear y conocer el estado del envi en todo momento, sin embargo en estos momentos es una exigencia tecnolgica del mercado de acuerdo con los competidores nacionales e internacionales con los que interacta. No obstante la Pgina web constituye una ventaja competitiva al contar con una interfaz amigable y de fcil utilizacin para los clientes, esta no est sobrecargada de informacin y es precisa y enfocada en las necesidades de los clientes. Asimismo la integracin de la cadena de valor a partir de nuevas tecnologas ha permitido la creacin de nuevos servicios a nivel nacional en la pgina web como lo es Flybox (casillero virtual), que hasta ahora est siendo implementado por otros competidores y que Deprisa ofrece con mayores posibilidades en Europa y USA al contar con la planeacin e integracin adecuada con Avianca y su flota de aviones. Es claro que Deprisa se ha enfocado en la integracin del cliente en todo el proceso de gestin de las mercancas y envos con el fin de generar mejores relaciones con estos y permitir mayor fidelizacin, es por esto que ALERTRAN y la pagina web permiten ventajas competitivas respecto a precios, diferenciacin en tiempos y eficiencia, y la ms importante en las relaciones entre Deprisa y sus clientes. En el caso del middleware Deprisa para el MD no existe una adecuada integracin de la relacin con los contratistas de servicios de recargas y giros con los procesos administrativos. La principal falla es en la integracin de los indicadores de ingreso y el departamento de tesorera con los reportes de ventas de los contratistas, pues estos a partir de los reportes conocen cual es el porcentaje de ingresos que es pertinente a ellos y cuanto deben consignar a Deprisa. Sin embargo el proceso se vuelve lento al tener despus que enviar correos al departamento de Tesorera certificando las consignaciones de dinero y este departamento tener que comprobarlas para reportar los ingresos y el pago de los contratistas para que continen con el servicio Movilred, que es el que soporta las recargas y los giros de dinero. El sistema debera integrar los reportes de 10

los contratistas con los ingresos de Deprisa y generar una alternativa mejor y ms rpida para los pagos a Deprisa y el respectivo reporte de estos. 4. Dibuje el portafolio de tecnologa de informacin que actualmente utiliza la empresa utilizando la matriz discutida en clase :

ALERTRAN

SENDA

VENTAJA COMPETITIVA
PAGINA WEB DEPRISANET

DEPENDENCIA OPERACIONAL

11

5.

Segn McAfee haga un grfico que presente el portafolio de tecnologa de la empresa (1 Pgina)

Portafolio tecnologa Deprisa

EIT T NIT T FIT T

ALERTRAN N

Deprisanet t

Pagina a web b

Email l

SENDA A

MD D

Estructura de Tecnologas

PAGINA WEB A B
ALERTRAN N Deprisanet t
Control de l e entregas s Avantel l
12

SENDA A

MD D

6.

Pensando como estratega, qu aplicaciones de tecnologa de informacin recomendara? (1 Pgina)

El proceso de distribucin de envos personales nacionales de Deprisa se desarrolla de la siguiente manera: El cliente se dirige a un punto Deprisa o solicita el servicio de Recoleccin a domicilio; entrega los documentos o la caja que desea enviar, especificando los datos del remitente y del destinatario, las caractersticas del paquete, de su contenido y el tipo de envo que desea (Deprisa hoy, Deprisa 9am, Deprisa 12m, etc.); una vez se posee esta informacin se crea una gua de envo en el sistema que contiene la informacin proporcionada por el cliente y adems la ruta que seguir este envo, adicionalmente se imprime un adhesivo con la informacin de origen-destino necesaria que se fija en la caja o sobre; despus la encomienda es llevada a la bodega (manualmente o por una pequea banda transportadora, segn el tamao del punto) donde se clasifica para ser enviada; posteriormente es recibida por otro centro Deprisa donde es clasificada de nuevo, esta vez para ser distribuida y llegue a su destinatario. Como estrategia para mejorar la eficiencia en la cadena de distribucin, recomendara en primer lugar la implementacin de hardware, en este caso mquinas que automticamente midieran el peso, las dimensiones y las registrara en el sistema relacionndolas con la gua de envo respectiva, y tambin que determinaran si hay espacios sin utilizar dentro de las cajas. Esto adems de hacer ms gil el registro de las especificaciones de la carga, optimizara el espacio en las bodegas, aeronaves y vehculos, por ende optimizara el recorrido que realizan las flotas area y terrestre de la compaa, simplemente haciendo uso de tecnologa de administracin de datos (Laudon, pg. 19) en esta fase de recepcin de encomiendas. En segundo lugar, recomendara la utilizacin de un dispositivo escner que leyera el nmero de gua de cada paquete, bien sea sobre o caja, para poder determinar exactamente en qu etapa de la entrega se encuentra ste, aprovechando cada dgito del nmero para representar una zona del pas, el departamento, la ciudad, la zona de la ciudad y el nmero serial del paquete. Esto permitira una mayor exactitud en la localizacin de los paquetes dentro de la cadena de distribucin y adicionalmente sera una herramienta para la logstica, planeacin y ejecucin de distribucin de los envos. As sera ms fcil agrupar paquetes que se dirigen a zonas cercanas o contiguas y no desaprovechar recorridos de las flotas disponibles. Y sera posible gracias a la tecnologa de conectividad de redes y telecomunicaciones (Laudon, pg. 19).

13

7.

Utilizando los conceptos de Feld. Describa 5 recomendaciones especficas al caso de la empresa en cuanto a TIC y por qu las hace (2 Pginas)

Como primera recomendacin, sugerira el uso de cada dgito del nmero de gua de cada paquete como distintivo geogrfico dentro del pas. El nmero, en su fase de introduccin constara de once dgitos los cuales representaran el lugar de destino del envo, el primer dgito correspondera a la zona del pas (segn una agrupacin departamental en Norte Sur Oriente Occidente), los siguientes dos el departamento , los dos prximos la ciudad o municipio, los posteriores dos la zona dentro de la correspondiente ciudad o municipio, y los ltimos cuatro dgitos sera el nmero serial distintivo que se registra en el punto al recibir el paquete. Esto representa el uso de un sistema de administracin de la cadena de suministro, que ayuda a compartir informacin sobre el servicio de entrega de mercadera y permite el transporte de objetos siguiendo una ruta origen-destino en una menor cantidad de tiempo y un costo ms bajo (Laudon, pg. 62). La segunda recomendacin para el caso es implementar asistentes digitales o computadoras de mano con conexin directa con el servidor que le permita al distribuidor final de la cadena obtener del aparto un trazado de ruta ptima, en un programa de navegacin satelital, con base en la informacin exacta de los punto de entrega de paquetes. Esto genera un aprovechamiento de los recorridos de las flotas terrestres, por la agrupacin de paquetes y una reduccin en el tiempo empleado en dichos recorridos, por la localizacin asistida del lugar preciso de destino. As mismo permite tener un control, til para los clientes y supervisores, sobre la ubicacin exacta de paquete despus de salir del ltimo punto Deprisa y el progreso de esta etapa final de distribucin en tiempo real y la cancelacin del servicio si es necesaria. Bsicamente los dispositivos representan la fuente de datos de un sistema de procesamiento de transacciones (TPS) que da informacin mediante el seguimiento a actividades y transacciones elementales de la organizacin (Laudon, pg. 52). La tercera recomendacin sera la de implementar mquinas escner de nmeros de gua en los puntos Deprisa que estn en conexin con bandas transportadoras automatizadas que agrupen paquetes con destinos iguales o cercanos. Lo que reduce los costos de operacin por la disminucin de mano de obra necesaria para la agrupacin de envos, puesto que la tecnologa de informacin debe dar como resultado una reduccin en el nmero de () oficinistas, en cuanto la tecnologa de informacin los sustituye en sus labores (Laudon, pg. 90). Adems permite llevar un registro detallado sobre el estado y recorrido de los paquetes durante las primeras fases de la distribucin, aporta informacin como sistema de informacin gerencial (MIS) (Laudon, pg. 53). Acerca del avance en la cadena de entrega, conocimiento que finalmente beneficia a la organizacin, al contar con informacin sobre el desempeo de la actividad, y a los clientes sobre el estado de su mercadera. La cuarta sugerencia es el establecimiento de una relacin unipersonal entre la computadora de mano o asistente digital y su portador. Es decir, un repartidor de paquetes estar vinculado con slo una computadora de mano durante su turno de trabajo. Esto le proporcionar a la organizacin datos sobre el desempeo de cada repartidor (de nuevo brindando informacin como un MIS), lo que le permitir establecer estrategias enfocadas al logro y un control sobre el cumplimiento de ciertos estndares propios del servicio y de las polticas de calidad establecidas. Por otro lado le brindar seguridad al cliente, pues el conocimiento de los datos de quin entregar su paquete le proporciona la certeza de no ser estafado o estar expuesto a algn riesgo de seguridad como un robo, secuestro o cualquier tipo de peligro. Finalmente la quinta recomendacin es avanzar en la creacin y continua renovacin de una aplicacin compatible con todos los dispositivos electrnicos, bien sean tabletas o IPod o telfonos inteligentes que les permitan a los clientes acceder a los datos e informacin relacionados con sus envos. Esto permitira aprovechar la conectividad que ofrecen los avances en comunicacin y tecnologa, al mismo tiempo que sugerira un compromiso para estar a la vanguardia de estos y realizar una mejora continua del servicio.

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Con estas sugerencias habra un sistema de informacin operando unificadamente, debido a la significancia de los dgitos dentro del cdigo de cada envo; tambin resultan recomendaciones altamente funcionales y estn dirigidas al desempeo, es decir, al incremento de la eficiencia y eficacia de los procesos y la logstica detrs de la distribucin de mercadera, porque permite evaluar y tomar decisiones para continuar con una evolucin del servicio. Y adems se relacionan directamente con la estrategia corporativa de Deprisa, previamente expuesta. Adicionalmente con la implementacin de tecnologa de informacin en la compaa se logran tres objetivos de impacto en la organizacin. Deprisa alcanzara una excelencia operativa con el aumento de la eficiencia y productividad operacional, alentado por la gestin que los sistemas de informacin permiten realizar a los gerentes (Laudon, pg. 8). As mismo les permiten operar con informacin precisa, en tiempo real, por tanto estaran en plena capacidad de tomar decisiones informadas y mejoradas (Laudon, pg. 12). Por ltimo la organizacin prestara un servicio mejorado, lo que generara emociones y actitudes positivas hacia el servicio y la empresa como tal, y se esperara como respuesta su retorno y eventual uso del servicio (Laudon, pg. 11). Al lograr estos tres objetivos Deprisa seguramente habra conseguido una ventaja competitiva, que seguramente se vera reflejada en los informes financieros. Es preciso aclarar que muchos sistemas de informacin nuevos requieren cambios en las rutinas del personal y pueden ser difciles de asimilar para los involucrados, adems de exigir capacitacin y esfuerzo adicionales (Laudon, pg. 94) y la implementacin de tecnologa de informacin por s misma no garantiza el xito del cambio. Se recomienda realizar un proceso de cambio evolutivo o incremental, debido a la magnitud de ste, para evitar resistencias al cambio y un fracaso de la inversin.

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8.

Dibuje la matriz del portafolio de tecnologa que usted recomienda aplicaciones de tecnologa recomendadas (1 Pgina)

y describa brevemente

las

Ventaja Competitiva

I III Maquinas medidoras. La operacin depende poco del funcionamiento del equipo porque se podran tomar medidas de otra manera, pero genera una ventaja competitiva alta al optimizar el espacio en bodegas. Dependencia Operacional

II IV Escner de nmero gua. La ventaja competitiva que genera esta implementacin es alta, pues da una organizacin que facilita la logstica de la entrega de envos, pero la operacin se vera altamente afectada por algn dao en este sistema.

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PRESENTACIN Prepare una presentacin Powerpoint de 5 diapositivas sobre los siguientes aspectos: Descripcin de la empresa. Lineamientos estratgicos. Unidades estratgicas de negocio. Grfica de la cadena de valor y cmo se utiliza informtica en ella Grfica del sector industrial donde compite la empresas y el efecto que tiene la informtica en cada uno de los 5 elementos de este sector Portafolio de tecnologa que utiliza la empresa actualmente clasificado segn la matriz:
I III II IV

VENTAJA COMPETITIVA

DEPENDENCIA OPERACIONAL

Portafolio segn Feld Recomendaciones

Preprese para explicarlo a sus compaeros de curso. Cada presentacin tiene una duracin de mximo 20 minutos. Debido a limitaciones de tiempo se controlar el tiempo de la presentacin y slo 6 grupos realizarn la presentacin. Dos personas sern escogidas al azar para realizar la presentacin. Se espera que esta presentacin le aporte al curso en cuanto a ilustracin de los aspectos estratgicos y operativos de tecnologa de informacin aplicada en empresas colombianas. NOTA: En el reporte se deben citar y hacer referencias a las lecturas asignadas. Haga explcito que usted est utilizando lo que ha aprendido en el curso! http://www.portafolio.co/finanzas-personales/deprisa-lanza-servicio-girosnacionaleshttp://www.portafolio.co/finanzas-personales/deprisa-lanza-servicio-giros-nacionales Bibliografa Avantel. (2012). Recuperado el 01 de Septimebre de 2012, de http://www.logyca.org/c/document_library/get_file?uuid=2354d8b8-0f30-40ea-b035024835562fa7&groupId=10170 Caicedo, J. (2012). Tecnologia e informacin. Recuperado el 25 de Agosto de 2012, de http://www.slideshare.net/adp2178/tecnologa-de-informacin-y-comunicacin-deprisa DEPRISA. (2012). DEPRISA.COM. Recuperado el 03 de Septiembre de 2012, de http://www.deprisa.com/ Laudon, K., & Laudon, P. (2008). "Sistemas de Informacin Gerencial: Administracin de la Empresa Digital. 10th Ed., Pearson Prentice Hall. McAfee, A. (2006). Mastering the three worlds of Information Technology. Harvard Business Review , 141-149. ALERCE.(2012). Recuperado el 01 de Septiembre de 2012, de http://www.alerce.es/es/tms-alertran-jlc.html.

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