Tcnicas de Instrumentos de Desarrollo de Sistemas

Consta de las siguientes tcnicas: BSQUEDA DE LA INFORMACIN: La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas. Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar: 1. 2. 3. 4. Qu se est haciendo. Por qu se est haciendo. Cmo se est haciendo. Quin lo est haciendo.

En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los datos en los siguientes niveles: 1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de la industria y de la compaa. La industria La compaa y la alta gerencia. La gerencia media. Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.

Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente en los niveles inferiores de la compaa. Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones de implantacin. Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a: Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado. Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa. Evaluar las metas y estrategias. Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros sistemas dentro de la compaa, los cuales estn relacionados con el sistema total de operaciones. Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales. Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de costos). Prevenir desastres.

MTODOS DE BSQUEDA DE DATOS: Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aqu los mtodos.

Buscar organigramas, misiones de la organizacin. Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin
administrativa. Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas. Realizar un anlisis en la estacin de trabajo. Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin relacionada con el proyecto en cuestin. Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de informacin administrativa. Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparacin de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rgida.

ELABORACIN DE TCNICAS DE ENTREVISTA: El diseador del sistema de informacin administrativa (MIS) entrevistar a los gerentes y a otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin. Si quiere recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparacin antes de entrevista. Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la actividad del gerente. Aprovechar al mximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deber imaginar mentalmente la posicin del gerente para saber cul ser la reaccin de ste ante la entrevista. El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobacin antes de presentar la propuesta del proyecto.

Programa. El entrevistador deber establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes. Venta de un servicio En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir

problemas en cuya solucin puede colaborar mediante el sistema de informacin administrativa. Realizacin de la entrevista. El analista de sistemas procurar encontrar un lugar donde no haya distracciones. El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender. El analista tendr y mostrar inters por lo que dice el entrevistado. El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con absoluta libertad. El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar ms a fondo en los problemas. Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizar de modo abrupto. Anlisis en la estacin de trabajo. Este anlisis es un mtodo que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de informacin. Obtener el ttulo y la descripcin del puesto. Lista de operaciones, archivos y transportes. Entradas y salidas. Equipo utilizado. Medicin del trabajo. Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el nmero de estaciones de trabajo, puede servirse del anlisis de mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese estudio revelar el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.

DIAGRAMAS DE FLUJO: Son diagramas que constan de smbolos pictricos conectados por segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / informacin o flujo de autoridad en las organizaciones. Los diagramas de flujo son tiles para l porque el ayudan en: 1) la definicin del problema. 2) la formulacin y anlisis del problema. 3) la solucin del problema. 4) la documentacin del diseo de sistemas.