UNIVERSIDAD POLITCNICA DE CATALUNYA

MA ST E R E N I NG E NI E R A D E SOF TW A R E

PROYECTO FINAL DE MSTER MRF FRAMEWORK

Business Case
Instrucciones
Version 1.0 30 SEP 2008

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INSTRUCCIONES PARA EL BUSINESS CASE Versin 1.0 | 30-SEP -2008

Tabla de Contenidos
Seccin 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Seccin 2 2.1 2.2 Seccin 3 3.1 3.2 3.3 Resumen Ejecutivo .............................................................................1 Situacin Actual ..................................................................................1 Resultados Esperados ........................................................................1 Recomendacin ..................................................................................1 Justificacin.........................................................................................1 Suposiciones .......................................................................................2 Limitaciones ........................................................................................2 Gobierno y Equipo de Anlisis del Business Case .............................2 Gobierno .............................................................................................2 Equipo de Anlisis del Business .........................................................2 Definicin del Problema ......................................................................4 Enunciado del Problema .....................................................................4 Organizacin Cliente y Componentes de su Entorno .........................4 Entorno Actual Tecnolgico ................................................................5 3.3.1 3.3.2 Seccin 4 4.3 4.4 4.5 4.6 Software Actual (En el cliente, en el Servidor) Hardware Actual (En el cliente, en el Servidor) ..........5 ..........5

Visin del Proyecto .............................................................................5 Medidas de Desempeo .....................................................................7 Suposiciones .......................................................................................7 Restricciones.......................................................................................8 Entorno Tecnolgico Propuesto..........................................................8 4.6.1 4.6.2 Software Propuesto Hardware Propuesto ..........8 ..........8

4.7 Seccin 5 5.1 5.2 5.3 5.4

Hitos Principales del Proyecto ............................................................8 Evaluacin del Proyecto .....................................................................9 Cumplimiento de Regulaciones ..........................................................9 Alineamiento Estratgico ....................................................................9 Anlisis de Impacto de la Organizacin ............................................10 Anlisis Financiero ............................................................................10 5.4.1 Estimacin de Costes del proyecto 5.4.2 Beneficios Cuantitativos del Proyecto 5.4.4 Resumen Coste-Beneficio 5.4.5 Anlisis Financiero ........12 ........12 ........14 ........14

5.4.3 Componentes de Beneficios Cuantitativos del Proyecto......14

5.5 5.6 Seccin 6

Consideracin Inicial de Riesgos ......................................................15 Anlisis de Alternativas .....................................................................16 Seleccin del Proyecto .....................................................................16

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6.1 6.2 Seccin 7 Seccin 8 Seccin 9

Metodologa ......................................................................................17 Resultados ........................................................................................17 Glosario .............................................................................................18 Control de Cambios ..........................................................................18 Anexos ..............................................................................................18

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Seccin 1 Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo resalta los principales atributos del proyecto y su impacto en la empresa cliente. Aqu se debe establecer un resumen de las razones de negocio ms relevantes para implementar el proyecto. Provee una revisin general de los mritos, impactos y beneficios propuestos en el proyecto. El resumen ejecutivo debe elaborarse al final del anlisis de la justificacin de negocio una vez terminado el business case. An cuando la informacin es de alto nivel y sucinta, debe comunicar claramente los resultados y beneficios esperados, as como las suposiciones y limitaciones.

1.1

Situacin Actual
Describir brevemente la situacin actual que el proyecto debe resolver. Describir el problema de negocio en trminos simples sin considerar como el problema ser resuelto. La situacin actual es un enunciado claro que indica la razn de negocio por la cual el proyecto debera implementarse. Identificar cualquier regulacin o mandato que sustente la situacin actual a resolver, como por ejemplo procesos o servicios que no existen y deben existir.

1.2

Resultados Esperados
Describir los resultados esperados del proyecto que resolvern la situacin actual. Los resultados deben resumir los objetivos de negocio a alcanzar. La descripcin debe responder a preguntas como: Cul es el propsito del proyecto? Qu beneficios se esperan en las operaciones de negocio? No describir los resultados en base a como estos sern logrados con el proyecto.

1.3

Recomendacin
Describir el proyecto que se recomienda para lograr los resultados esperados de negocio. La descripcin debe resumir el enfoque de cmo el proyecto resolver la situacin actual. El resumen debe incluir informacin clave, incluyendo como el proyecto entregar los resultados esperados de negocio y como esos resultados sern alcanzados. Identificar los GPIs involucrados en determinar si los resultados deseados han sido alcanzados con la implementacin del proyecto. Como mnimo, describir como el proyecto proveer los resultados esperados, incluyendo los procesos y servicios mejorados, y las mejoras tecnolgicas que sustentan esas mejoras.

1.4

Justificacin
Justificar porque el proyecto debe ser implementado y porque es mejor alternativa que otras posibles soluciones. Resumir informacin cuantitativa y cualitativa clave de la seccin de evaluacin del proyecto, incluyendo la descripcin del impacto de no implementar el proyecto. Determinar y describir los aspectos ms crticos del anlisis de informacin de cada uno de los factores de evaluacin e incluir esa informacin como parte de la justificacin. Finalmente, la recomendacin deber reflejar la seleccin de la mejor solucin con mayor valor agregado.

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Incluir cualquier informacin que justifique claramente el proyecto. Por ejemplo, determinar que informacin de los factores de evaluacin del proyecto y el anlisis financiero deben ser incluidos. Incluir los factores que tienen rangos ms altos junto con su explicacin. Los datos financieros deben presentarse preferiblemente en grficos.

1.5

Suposiciones
Listas y describir cualquier suposicin relevante al proyecto. Incluir las suposiciones hechas con respecto a los procesos y servicios afectados por el proyecto. Especialmente incluir suposiciones con respecto al cliente, la tecnologa, el personal, entre otros.

1.6

Limitaciones
Listar y describir cualquier factor limitante o restriccin relevante al proyecto. Incluir restricciones que afectan a las opciones del equipo de proyecto relacionadas con el alcance, los fondos, el personal, calendario y gestin del proyecto.

Seccin 2 Gobierno y Equipo de Anlisis del Business Case

2.1 Gobierno
Proveer una descripcin de la estructura y procesos de gobierno de la organizacin ejecutora del proyecto. Dependiendo el alcance del proyecto la estructura ms comn podra ser un comit directivo del proyecto. Este comit est conformado tpicamente por el patrocinador del proyecto, el responsable de la asignacin de fondos, el responsable tecnolgico y los gerentes funcionales de las reas afectadas por el proyecto. El comit examina, debate, modifica y finalmente evala los factores para priorizar y seleccionar las soluciones propuestas. El comit puede fijarse en factores tales como cuanto invertir en TICs para lograr una reduccin de costos en las operaciones, cuanto invertir para lograr una arquitectura empresarial uniforme, como resolver los aspectos de la gestin tecnolgica. Finalmente, es a travs de sta estructura de gobierno que el proyecto es evaluado para determinar su alineamiento con los objetivos de negocio. El comit directivo tambin revisa los proyectos que superan ciertos valores umbrales de tamao, duracin, riesgo o magnitud de cambio en la organizacin. El anlisis de business case ayudar al comit directivo a priorizar el proyecto en trminos de los factores evaluados. Esta evaluacin permite aumentar sustancialmente las posibilidades de xito de que el proyecto alcance los objetivos de negocio.

2.2

Equipo de Anlisis del Business

Auspiciante ejecutivo Una vez que la organizacin ha determinado que un proyecto tiene mrito suficiente para garantizar el anlisis de business case (Ej: Utilizando el concepto del proyecto para presentar

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informacin preliminar), se debe designar el auspiciante ejecutivo del proyecto. Debido a que el impacto del proyecto en los procesos organizacionales y/o servicios es una consideracin fundamental, el auspiciante ejecutivo no debe ser de la unidad encargada de las TICs. El auspiciante ejecutivo es un ejecutivo que tiene la responsabilidad operacional del proyecto una vez que este se termina y est a cargo de supervisar el anlisis del business case, incluyendo la seleccin del equipo que realizar el anlisis apropiado. El auspiciante ejecutivo firma el business case para certificar la precisin, viabilidad y adecuabilidad apropiada, y tiene la responsabilidad operativa del proyecto una vez que este es terminado. El equipo de anlisis del business case definir luego el problema e identificar soluciones alternativas. Este equipo proveer un business case completo al comit directivo para su revisin. El auspiciante ejecutivo debe ser capaz de responder las siguientes interrogantes: Tengo la habilidad, responsabilidad y autoridad suficiente para asegurar que los cambios en el negocio y los beneficios esperados descritos en el business case sean alcanzados? Conozco como comparar la prioridad de este proyecto comparado y alineado con otras actividades operativas dentro de la organizacin? El business case define las medidas de desempeo del proyecto y el impacto en la organizacin en trminos de personal, procesos y servicios? Las medidas de desempeo son cuantificables de modo que puedan ser utilizadas para controlar el xito o fracaso del proyecto? El business case toma en cuenta las perspectivas de todos los GPIs, incluyendo usuarios? El auspiciante ejecutivo es principalmente responsable de asegurar que el proyecto tenga un impacto positivo en la organizacin basado en los resultados del anlisis del business case. Adicionalmente, el auspiciante ejecutivo asegurar de que todos los miembros tengan la suficiente experiencia para realizar el anlisis del business case. Auspiciante tecnolgico El auspiciante ejecutivo debe identificar un auspiciante tecnolgico. El auspiciante tecnolgico es el responsable de identificar la tecnologa, los costes de su implementacin y operacin en el proyecto, y proveer esta informacin para su consideracin en los factores de evaluacin del business case. El auspiciante tecnolgico tambin firma el business case para certificar la precisin, viabilidad y adecuabilidad del contenido y estimaciones relacionadas con la tecnologa.

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Otro personal Se debe incluir otro personal que puede ser necesario en el equipo de anlisis como los responsables de la gestin de contratos y presupuesto. Se puede incluir gerentes funcionales, analistas funcionales, analistas tecnolgicos, y otro personal que tenga un buen entendimiento del negocio.

Seccin 3 Definicin del Problema

El proyecto propuesto debe resolver un problema de negocio relacionado con las operaciones de la empresa, sus procesos o servicios. En esta seccin se define el problema, y se especifican los procesos especficos, servicios y/o tecnologa que seran mejorados al implementar el proyecto. Es esencial definir el problema sin utilizar trminos de una solucin especfica. Esto permite al equipo de anlisis del business case identificar la mejor solucin posible.

3.1

Enunciado del Problema

Describir el problema a ser resuelto por el proyecto. Un problema puede ser un sistema antiguo obsoleto, que no est alineado con la arquitectura de la empresa; procesamiento manual que limita los servicios provistos; o una consolidacin de procesos de negocio y tecnologa para un rea especfica. Incluir en la descripcin del problema una breve descripcin de cualquier mandato que requiera procesos o servicios que al momento no estn disponibles.

3.2

Organizacin Cliente y Componentes de su Entorno

Entender los procesos de la organizacin cliente y como los componentes de su entorno seran afectados por el proyecto es un paso crtico y clave en el anlisis del business case. Los componentes de los servicios se refieren a los servicios para los clientes fuera de la organizacin, tales como procesamiento en lnea de cara a los consumidores finales. Otros componentes pueden ser los empleados. Algunos procesos sern ms importantes que otros. Identificar los procesos que son ms crticos para el xito del negocio y que tendrn un mayor impacto por el proceso nos permite crear una imagen de que debe ser analizado. Las preguntas a considerarse incluyen: Qu estamos tratando de alcanzar? Cules son nuestros productos o servicios medulares? Quines son los GPIs (internos y externos)? Cul es nuestro principal negocio y sus procesos de soporte? Cules son los flujos de dos vas de materiales e informacin involucrados en el producto o servicio que proveemos?

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Para entender plenamente los procesos, analizar las actividades en trminos de entradas y salidas y las relaciones entre ellas. Utilizar diagramas de flujo para ayudar el anlisis. En esta seccin se debe identificar los GPIs que sern afectados, incluyendo su relacin con el proyecto. Describir los procesos y/o servicios que seran modificados o automatizados por el proyecto. El proyecto debe mejorar las operaciones del negocio modificando y automatizando los procesos y/o servicios.

3.3

Entorno Tecnolgico Actual

En las siguientes dos secciones, se identifica y provee una descripcin del entorno actual tecnolgico que ser afectado por el proyecto. Incluir las aplicaciones de software y el hardware que el nuevo proyecto reemplazar. Este ser uno de los beneficios del proyecto porque representar obviamente una reduccin de costes de operacin y mantenimiento del sistema a retirarse una vez que el proyecto sea implementado. 3.3.1 Software Actual (En el cliente, en el Servidor)

Listar y proveer una breve descripcin del software afectado por el proyecto (reemplazado, actualizado, reutilizado): 3.3.2 Software de aplicacin; Sistemas operativos, incluyendo middleware; Software de base de datos; Interfaces internas y externas a otros sistemas mayores; Hardware Actual (En el cliente, en el Servidor)

Listar y proveer una breve descripcin donde sea apropiado por el hardware afectado por el proyecto (reemplazado, actualizado, reutilizado): Plataforma y sistemas operativos; Entorno fsico y de almacenamiento; Infraestructura fsica y lgica de red y ancho de banda;

Seccin 4 Visin del Proyecto

Entender como el proyecto propuesto resolver el problema de negocio es crtico para asegurar el xito del proyecto. Esta seccin describe el proyecto, establece los objetivos, y luego describe otros aspectos del proyecto. Una referencia cruzada de la definicin del problema de la seccin 3 hacia la informacin de visin del proyecto de esta seccin ayuda a asegurar que el proyecto propuesto efectivamente resuelve el problema del negocio. La informacin en esta seccin es

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utilizada como base para establecer los datos cuantitativos y cualitativos que soportan cada factor de evaluacin (Seccin 5).

4.1

Descripcin del Proyecto

Describir la aproximacin que el proyecto utilizar para resolver el problema del negocio. Proveer una definicin general de la informacin y/o requerimientos de alto nivel asociados con los procesos de negocio propuestos o solucin. La descripcin debe resumir informacin clave, incluyendo como el proyecto proveer los resultados de negocio esperados.

4.2

Metas y Objetivos del Proyecto

Describir las metas de negocio y objetivos del proyecto. Las metas de negocio establecen el resultado final deseado y los objetivos establecen como el resultado deseado ser alcanzado. El propsito principal del proyecto es lograr los objetivos de negocio. El propsito debe involucrar el reemplazo o actualizacin de un sistema obsoleto, la implementacin de una solucin automatizada que provea servicios ms rpidos y menos costosos, o la consolidacin de varias aplicaciones en un sistema centralizado. Las metas y los objetivos de negocio incluyen mejoras organizacionales tales como: Reducir costes, errores y retrabajo en un porcentaje especfico; Reducir los tiempos de procesamiento en un porcentaje especfico; Aumentar la productividad o capacidad en un porcentaje especfico; Eliminacin de acumulacin en un porcentaje especfico; Conformidad con los requerimientos regulatorios; Reducir redundancia de datos en la empresa; Aumentar la flexibilidad para responder a requerimientos y servicios de los GPIs; Reducir los requerimientos de mantenimiento del sistema.

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4.3

Medidas de Desempeo
Es esencial establecer medidas de desempeo del proyecto; de otra manera, no hay una base para determinar el valor del negocio. Medidas claras permiten a una organizacin balancear los factores financieros contra la calidad y seguridad. Un factor clave es asegurar que el proyecto propuesto es una apuesta de negocio. Las medidas de desempeo establecen salidas cuantificables y resultados para lograr el objetivo. Adems, deben describir resultados especficos que pueden ser medidos para demostrar que un proyecto potencial provee el valor previsto. Las caractersticas de medidas de desempeo tiles son: Especficas.- Claras, no ambiguas, y de fcil comprensin por aquellos que deben alcanzarlas; Medibles.- Establecer objetivos cuyo xito pueda ser medido refirindose a medidas especficas; Alcanzables.- Expresar propsitos especficos que el personal sienta que son realsticamente alcanzables con el esfuerzo razonable; Relevantes.- Aplicables a aquellos a quien se demandar que logren las medidas; Acotadas en el tiempo.- Incluyan plazos para lograrlas.

La seleccin cuidadosa de medidas de desempeo es vital. Las medidas de desempeo proveen la base del mejoramiento y por tanto son crticas. Las medidas deben reflejar aquellas actividades, salidas y servicios que son importantes para la empresa. Las medidas de desempeo estn vinculadas y alineadas con objetivos estratgicos y resultados deseados. La vinculacin de medidas a los objetivos estratgicos las ponen en contexto y comunica su importancia integral para la empresa. En esta seccin, se describe las medidas de desempeo que sern utilizadas para medir el resultado de negocio logrado, especialmente aquellas que proveen la base principal para determinar el valor de negocio del proyecto. La medida debe contestar la pregunta, Cul es el propsito de sta medida?. Por tanto las medidas de desempeo deben ser cuantificables, los trminos utilizados para definirlas son cruciales y deben ser acordadas por todos los GPIs. Los trminos como satisfaccin y mejoramiento estn abiertos a la interpretacin, y por tanto son inapropiados; las medidas de desempeo requieren definiciones ms precisas.

4.4

Suposiciones
Proveer una lista de las suposiciones relacionadas con los procesos y/o servicios afectados por el proyecto propuesto. Las suposiciones son generalmente positivas en naturaleza y pueden ser hechos que estn usualmente implcitos pero deben ser hechos explcitos. Las suposiciones todava deben ser probadas an cuando representan visiones comunes del potencial del

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proyecto y el negocio. Especficamente incluyen suposiciones acerca de clientes, tecnologa, personal, y cualquier modificacin o reingeniera de flujos de trabajo requeridos por el proyecto.

4.5

Restricciones
Proveer una lista de factores limitantes o restricciones que limitan las opciones del equipo del proyecto en cuanto al alcance del proyecto, personal, calendario y gestin del proyecto. Describir cualquier restriccin al proyecto impuesta en reas como calendario, presupuesto, recursos, productos a ser reutilizados, tecnologa a ser utilizada, productos a ser adquiridos, e interfaces a otros productos. Listar y describir las restricciones del proyecto basado en el conocimiento actual.

4.6

Entorno Tecnolgico Propuesto

En las siguientes dos secciones, identificar y proveer una descripcin del entorno tecnolgico siguiendo la implementacin del proyecto propuesto. Si es aplicable, incluir una descripcin de los factores tcnicos que puedan ser crticos para aprobar el proyecto. 4.6.1 Software Propuesto

Listar y proveer una descripcin breve de software que el proyecto va a desarrollar, personalizar, configurar e implementar para: Software de aplicacin; Sistemas operativos incluyendo middleware; Software de base de datos; Interfaces mayores a otros sistemas internos y/o externos.

4.6.2

Hardware Propuesto

Listar y proveer una descripcin breve del hardware a ser instalado, modificado o implementado por el proyecto: Plataforma y sistema operativo; Entorno fsico y de almacenamiento; Infraestructura fsica y lgica de la red y ancho de banda.

4.7

Hitos Principales del Proyecto

Describir los principales hitos preliminares del proyecto incluyendo fechas y artefactos entregables, que representen el trmino de fases especficas durante el proyecto. El lograr un hito tpicamente involucra la provisin de uno o ms artefactos entregables donde el proceso y/o

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servicio se torna funcional. Los artefactos en este caso son aquellos resultados que proveen funcionalidad bien definida y productos tangibles.

Seccin 5 Evaluacin del Proyecto

Las metas del negocio y los objetivos descritos en la seccin 4 evaluadas por el equipo de anlisis del business case utilizando los siguientes seis factores de evaluacin: Cumplimiento de regulaciones; Alineamiento estratgico; Anlisis de impacto en la organizacin; Anlisis financiero; Consideracin inicial de riesgos; Anlisis de alternativas.

El proceso de evaluacin determina el punto en el cual el proyecto propuesto resolver el problema de negocio proveyendo informacin cuantitativa y cualitativa asociada con cada uno de los factores de evaluacin. El proceso de evaluacin tambin se relaciona directamente con la informacin de la visin del proyecto.

5.1

Cumplimiento de Regulaciones
Describir los mandatos directos o derivados relacionados con el proyecto que tengan que ver con las regulaciones vigentes. Se debe proveer detalles de cmo el proyecto cumplir estos mandatos. Describir cualquier penalizacin o prdida econmica que pueda darse si el proyecto no es implementado, y demostrar como el proyecto satisface los estndares o requerimientos regulatorios. La informacin resumida de cada factor de evaluacin se incluye en la hoja de trabajo de resumen Costo-Beneficio. Los criterios de puntuacin son los siguientes: alto 5, moderado 3, y bajo 1.

5.2

Alineamiento Estratgico
Un proyecto est en riesgo si no demuestra un alineamiento con el plan estratgico de la organizacin. Un proyecto est en riesgo si no es consistente con el presupuesto aprobado. Incluir una descripcin de cmo el proyecto satisface las metas y objetivos identificados en los planes estratgicos. El libro de trabajo del business case incluye los factores de evaluacin que permite cuantificar el alineamiento estratgico como un factor cualitativo. Los criterios de puntuacin son los siguientes: alto 5, moderado 3, y bajo 1.

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5.3

Anlisis de Impacto de la Organizacin

Describir como el proyecto impactara en el uso de las TICs en la organizacin. Describir como el proyecto soportar la arquitectura definida y los estndares de la organizacin. Describir como el proyecto incorporar los estndares empresariales y las mejores prcticas tales como: Tecnologas probadas en la industria.- Especificar la tecnologa basada en arquitecturas con estndares abiertos. Si es aplicable, describir el punto en el cual la tecnologa est relacionada con el web, independiente de plataforma, escalable, interoperable, flexible y donde la tecnologa cumple con los estndares de la industria; Personalizacin.- Estimar la cantidad de personalizacin necesaria, utilizando soluciones OTS donde sea factible. Apalancar las aplicaciones legadas existentes donde sea posible. Metodologa de desarrollo.- Especificar el mtodo y herramientas para el desarrollo del proyecto que promueva la implantacin de una arquitectura abierta (Ej: metodologas de diseo); Activos legados.- Describir como la tecnologa del proyecto utiliza los activos legados, promueve la comparticin de datos, reutilizacin de cdigo, eliminacin de redundancia de datos, y mejora el uso de la informacin en la empresa; Conformidad con estndares y polticas tecnolgicas vigentes.- Describir como la tecnologa del proyecto guarda conformidad con los estndares, polticas y guas vigentes en la organizacin. Esta informacin es cuantificada de manera cualitativa en el libro de trabajo del business case.

5.4

Anlisis Financiero
Existe valor de negocio cuando el entorno post-implentacin produce operaciones ms eficientes con procesos simplificados y servicios mejorados que requieran menos personal o recursos. El punto en el cual estas mejoras pueden ser cuantificadas depende de la naturaleza del proyecto propuesto y la disponibilidad de datos. La medicin directa de procesos de negocio y/o servicios a travs del mapeo de procesos o encuestas al personal pueden tomar mucho tiempo y resultar costosas, pero generalmente proveen la mejor informacin de cmo estos servicios sern provistos. Otro enfoque es utilizar expertos de la industria, tales como reportes de empresas especializadas como Forrester o Gartner, para determinar lneas base de costes o estndares de la industria y utilizar esos nmeros como apropiados. El business case asume que la empresa gestionar activamente la implementacin tanto del proyecto como de los cambios organizacionales requeridos para tomar la mxima ventaja, especialmente cualquier reingeniera de procesos o servicios. Los beneficios cuantificables o tangibles a los procesos de negocio estn directamente vinculados al calendario de

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implementacin del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto permite implementar un auto-servicio a los empleados, los beneficios a la organizacin, tales como la reduccin de horas hombre en llamadas telefnicas, no se dar hasta que la funcionalidad est plenamente implementada. Los consumidores finales se benefician del proyecto, y esto en algunas instancias, pueden ser cuantificado. Para lograr una estimacin de reduccin de costes, se debe llevar a cabo un anlisis de los mtodos actuales de trabajo. La reduccin de costes o tiempos para los consumidores finales al momento de utilizar un producto o servicio puede incluirse en el anlisis. Las reducciones pueden incluir: Reducir el tiempo que pasan los clientes finales esperando por un servicio o producto (Ej: Estimar $10 por hora como media); Uso de recursos ms eficientemente (Ej: Clientes no tienen que enviar por correo tradicional documentos porque ahora se hace en lnea); Reducir otros costes relacionaos a los servicios.

El libro de trabajo del business case incluye una hoja de trabajo de anlisis de costes y beneficios cuantitativos para ingresar los datos esperados. Los resultados son resumidos automticamente en la hoja de resumen Coste-Beneficio. Describir todas las suposiciones y la metodologa utilizada para calcular las estimaciones de los costes y beneficios cuantitativos. Describir los factores que afectan la estimacin y si los costes y beneficios representan valores pesimistas, esperados u optimistas basados en la estabilidad de los factores y suposiciones. El siguiente ejemplo muestra el nivel de detalle que se debera proveer. Ejemplo: El proceso aerodinamizado est proyectado a reducir la cantidad de intervencin humana requerida de una intervencin humana por cada tres reclamos a una intervencin por cada quince reclamos del volumen de procesamiento actual. Esto reducir el nmero de empleados a tiempo completo requeridos para procesar los reclamos por tres. Esta estimacin asume que las reglas actuales de procesamiento pueden ser justificadas y automatizadas por el software. Si el proceso no se automatiza completamente, los ahorros seran no ms de un empleado a tiempo completo. Sin embargo, los resultados de programas similares utilizados en otros clientes, demuestran que tres empleados a tiempo completo es una estimacin conservadora de los ahorros posibles, y se puede ahorrar an ms en la medida que el personal se familiariza con la funcionalidad propuesta. Ejemplo: El software propuesto para esta aplicacin fue desarrollado en base a una aplicacin similar para otro cliente cuyos costes fueron de $ 15,500 por usuario. El coste base previsto es de $ 11,000 por usuario, pero se requieren numerosas modificaciones para automatizar parte de los procesos que son ms complejos. Por tanto el coste base no puede ser menos de $ 11,000 y se espera un coste esperado cercano a $ 15,500 por usuario. Si se requieren ms

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modificaciones porque se evidencian ms procesos no documentados durante el anlisis de requerimientos, el coste puede aumentar entre $ 3,000 y $ 5,000 por usuario adicionales. Por el momento el riesgo de que esto ocurra es del 50%. Esto aumentara el coste total del proyecto para 20 usuarios de $ 60,000 a $ 100,000. Las siguientes subsecciones describen informacin financiera y cuantitativa requerida por el libro de trabajo del business case. 5.4.1 Estimacin de Costes del proyecto La hoja de anlisis de costes debe completarse como parte de sta seccin. Aqu se reflejan las estimaciones iniciales de los costes del ciclo de vida del proyecto incluyendo personal, contratos de servicios, adquisiciones, operaciones y mantenimiento, y otros recursos, as como contingencias para los riesgos durante la fase de desarrollo del proyecto (basado en el periodo de desarrollo). Las estimaciones de costes debern incluir todos los costes requeridos para satisfacer los objetivos de negocio del proyecto. Por ejemplo, costes para recuperacin de desastres, continuidad del negocio, seguridad. La hoja de anlisis de costes debe incluir tanto costes recurrentes y no recurrentes (Ej: costes de desarrollo e implementacin, as como tambin costes de operacin y mantenimiento). Los costes de operacin incluirn todas las actualizaciones y costes recurrentes identificados en la tabla para mantenimiento de operaciones y software asociado con el proyecto. Los siguientes ejemplos de categoras de costes debern incluirse: Hardware, software y mantenimiento; Actividades de desarrollo; Instalaciones; Organizaciones de soporte; Actividades de implementacin y conversin; Costes operacionales recurrentes; Costes de mantenimiento recurrentes; Otros costes.

5.4.2 Beneficios Cuantitativos del Proyecto La hoja de anlisis de beneficios cuantitativos se debe completar como parte de esta seccin. La hoja de trabajo refleja las mltiples categoras donde se puede realizar reducciones y ahorros potenciales. Adicionalmente, la hoja de trabajo permite a la organizacin describir otras categoras donde pueden existir ahorros.

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La siguiente tabla resalta los beneficios cuantitativos posibles del proyecto.

Beneficios cuantitativos posibles
Reducir recursos para:

Personal Arrendamiento, mantenimiento Servicios de soporte

Mejora en el ingreso de datos que origina:

Entrenamiento Suministros e infraestructura Seguridad

Reduccin de horas hombre

Mejorar el uso de la tecnologa para:

Reduccin de tasa de errores

Almacenar y recuperar Monitorear el desempeo

Efectividad operacional mejorada que ocasiona:

Compresin de datos Procesamiento centralizado o distribuido

Reducir tasas de errores Mejorar el tiempo de respuesta Productos/servicios de mejor calidad

Reducir recursos para:

Incrementar productividad Ampliar la capacidad Mejor gestin

Personal Arrendamiento, mantenimiento Servicios de soporte

Evitar costes:

Entrenamiento Suministros e infraestructura Seguridad

Eliminar necesidades futuras de aumento de personal Eliminar requerimientos de equipamiento adicionales

Minimizar las penalidades por retardos

La reduccin de costes tecnolgicos puede variar dependiendo el tipo de proyecto y el tipo de sistema. Por ejemplo si estamos reemplazando un sistema obsoleto, tendramos ahorro de costes de actualizaciones, programacin y mantenimiento de software y hardware. Los costes operacionales de la empresa se veran reducidos por el proyecto. Estos costes se ven como reduccin de costes, ya que no se tendr que incurrir ms en estos costes una vez que el proyecto sea implementado. Si el proyecto mejora la infraestructura actual de mantenimiento, podra reducir los costes totales de mantenimiento a travs del mejoramiento de la gestin de datos, reduccin de requerimientos de programacin, y otras mejoras. Esta reduccin de costes tecnolgicos en el entorno portimplementacin podra ser parte de los beneficios del proyecto y registrados como reduccin de costes. Los costes evitados incluyen cualquier impacto del proyecto propuesto que podra eliminar, por ejemplo multas por no cumplimiento de regulaciones u otros impactos financieros negativos. En la hoja de anlisis de beneficios cuantitativos se estiman estos ahorros.

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5.4.3 Componentes de Beneficios Cuantitativos del Proyecto La hoja de anlisis de beneficios cuantitativos permite estimar los componentes de valor del proyecto en ahorro y reduccin de costes por el mejoramiento de servicios. An cuando esto no necesariamente reduce el presupuesto de la empresa, estos ahorros son un componente importante de valor del proyecto. Los ahorros en la provisin de servicios deben reflejar ahorro de costes estimados a travs de mejoramiento de la provisin, tales como aplicacin de beneficios, empleo, pago de transacciones y otros. El tiempo y otros recursos gastados en desplazarse a las oficinas de la empresa para obtener servicios, as como reducir el tiempo de espera en servicios al cliente deben incluirse en estas estimaciones. 5.4.4 Resumen Coste-Beneficio La hoja de resumen Coste-Beneficio categoriza los datos de costes y beneficios ingresados. Esta hoja resalta los factores y los tarifica. 5.4.5 Anlisis Financiero La hoja de anlisis financiero provee un resumen del anlisis de los datos financieros incluidos en la hoja de resumen Coste-Beneficio. Refleja varias medidas de viabilidad financiera, incluyendo beneficios cuantitativos (ingresos en el flujo de caja), costes del proyecto (egresos en el flujo de caja), varianza coste/beneficio (flujo de caja neto), y flujo de caja acumulativo neto. Para esto se calcula el Valor Presente Neto del Proyecto (VAN), punto de equilibrio, y ROI. El VAN compara el valor el valor del dinero hoy da con respecto a su valor en el futuro, tomando en cuenta la inflacin y el valor del dinero. Esto permite identificar la inversin con el mayor retorno neto. Un VAN negativo indica que la inversin no puede ser justificada nicamente desde el punto de vista financiero. Si el VAN es positivo, indica que el retorno del proyecto es aceptable. La tasa de descuento es la tasa de inters utilizada para computar el VAN. La tasa de descuento representa la tasa mnima de retorno que la organizacin espera de sus inversiones. El valor por defecto es 5%. El valor a utilizar depender mucho del responsable financiero. El punto de equilibrio es el nmero de aos/meses que toma a los beneficios igualar el coste del proyecto. Esta mtrica es calculada dividiendo los costes acumulados para los beneficios anuales hasta que logren igualarse (equilibrarse). El ROI mide el porcentaje de retorno de la inversin expresado en beneficios netos sobre los costes del proyecto. Un ROI negativo indica que la inversin no puede ser justificada nicamente basados en criterios financieros. Cada una de las medidas financieras reflejan un anlisis y justificacin del proyecto basado en los costes y beneficios del proyecto. La hoja de anlisis financiero tambin cuantifica el valor del proyecto total a la empresa.

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La revisin y comparacin de las medidas financieras con otras soluciones alternativas permitirn determinar justificaciones adicionales para aprobar o negar un proyecto. Para puntuar el anlisis financiero se utilizar los siguientes criterios: alto 5, moderado 3, y bajo 1.

5.5

Consideracin Inicial de Riesgos

Los riesgos incluyen aquellos factores que podran reducir o evitar una implementacin exitosa de los procesos y servicios mejorados. Un riesgo es el reconocimiento que un problema u oportunidad podra ocurrir. La identificacin de problemas potenciales y el desarrollo de un plan para gestionar estos riesgos son pasos esenciales para asegurar que la empresa puede mitigar, transferir o aceptar ciertos riesgos a travs de acciones apropiadas. Como parte de una evaluacin preliminar de riesgos, identificar barreras que podran potencialmente impedir la construccin, automatizacin o modificacin de nuevos procesos o servicios por el proyecto. La barreras potenciales incluyen tecnologa, personal, presupuesto, cultura organizacional, entrenamiento, flujos de trabajo, proveedores y productos. Al identificar y monitorear estos riesgos en el proyecto, la organizacin puede controlar mejor y monitorear la implementacin del proyecto y su impacto en la eficiencia organizacional y los servicios mejorados. El libro de business case incluye una hoja de factores de evaluacin que permite a un conjunto estndar de riesgos de proyecto ser puntuados basados en que tan bien el riesgo es considerado y resuelto. En el anlisis de riesgos se debe puntuar basados en una consideracin extensiva y una planificacin de gestin de riesgos como 5, consideraciones moderadas y planificacin de los riesgos como 3, y ninguna planificacin ni consideracin como 1. Para todos los factores que tengan un 5 justificar la puntuacin identificando las acciones de mitigacin del riesgo. Los siguientes ejemplos proveen informacin para explicar un riesgo, incluyendo acciones de mitigacin que podran ser descritas para cada factor de riesgo evaluado con un 5. Ejemplo: Los procesos de negocio que estamos proponiendo automatizar son bastante complejos con numerosas reglas de negocio no documentadas que requieren mucha intervencin y juicio humano. Hay un riesgo de que la documentacin, justificacin y reingeniera de las reglas y procesos puedan requerir ms esfuerzo y tiempo que lo estimado. Hay nicamente una probabilidad moderada (30%) de que esto vaya a afectar la fase de anlisis porque el personal en el rea de negocio tienen en promedio 5 aos en el puesto y estn bastante bien entrenados en los procesos de negocio. (Descripcin del riesgo y su probabilidad). Ejemplo: An si los procesos de negocio requieren el doble de horas hombre y esfuerzo para documentar y redisear, solo retrasara al proyecto dos semanas. Sin embargo, si el esfuerzo de anlisis y rediseo ocurre durante un perodo de carga de procesamiento (las dos primeras semanas de mes), el anlisis tendra que ser pospuesto hasta que el personal del rea de

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negocio est disponible para trabajar con los analistas. (Descripcin de la severidad del impacto potencial en el proyecto). Ejemplo: El riesgo puede ser mitigado calendarizando el anlisis de los procesos de negocio durante perodos no pico (las dos ltimas semanas del mes). Si el anlisis no puede completarse durante este tiempo, deber ser recalendarizado para las dos ltimas semanas del siguiente mes hasta ser completado. (Descripcin de las acciones propuestas para mitigar el riesgo). Para proveer un mejor contexto para el anlisis preliminar de riesgos, se pueden identificar otros riesgos adicionales a los propuestos. Puntear cada riesgo adicional de la misma manera que los propuestos.

5.6

Anlisis de Alternativas
Durante la evaluacin del proyecto, se debe llevar a cabo una evaluacin de diferentes alternativas para seleccionar la mejor solucin que provea el mayor valor a la empresa. Esta seccin describe cada solucin alternativa que ha sido considerada por la empresa. No es necesario una evaluacin completa; sin embargo, al menos tres alternativas, incluyendo al menos una alternativa rechazada y la alternativa de no implementar el proyecto y seguir como est deben ser descritas. An cuando el proyecto seleccionado requiere un business case completo, puede ser posible rechazar algunas alternativas a travs de un anlisis de alto nivel o utilizando secciones especficas del business case. Se debe aplicar la misma metodologa para cada factor de evaluacin para asegurar una base consistente que permita examinar las alternativas. Para justificar porque las alternativas rechazadas no son viables (Ej: costes muy elevados o falta de alineamiento con la arquitectura empresarial), resumir brevemente cualquier dato cuantitativo y/o cualitativo (similares al proyecto propuesto) para cada factor de evaluacin si est disponible. Como mnimo, establecer los resultados del anlisis de costes de cada alternativa y las suposiciones incluidas. Si existe un business case para la alternativa rechazada, referenciarla y limitarse a incluir un resumen de alto nivel. Si no hay alternativas justificar el porqu. Describir el impacto de no hacer el proyecto (Ej: impacto de no hacer nada). Identificar y describir el impacto en trminos de cada uno de los factores de evaluacin y relacionar el impacto con la definicin del problema. El impacto de no hacer nada, necesariamente debe estar incluido en el business case. Para que el anlisis de alternativas sean puntuados como un factor cualitativo utilizar los siguientes criterios: alto como 5, moderado como 3 y bajo como 1. Para los factores puntuados con 5 explicar y justificar la evaluacin.

Seccin 6 Seleccin del Proyecto

Una vez que se ha completado la evaluacin del proyecto utilizando los seis factores propuestos, se debe definir la metodologa para priorizar y seleccionar los proyectos. Un resumen de la

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metodologa utilizada, as como los resultados de la seleccin se debe incluir en el resumen ejecutivo.

6.1

Metodologa
Se debe adoptar una metodologa de seleccin para determinar como los factores de evaluacin sern utilizados para la decisin de seleccin. Esto depende de algunos parmetros, por ejemplo, disponibilidad de fondos (Ej: algunas fuentes de financiamiento requieren gasto antes de determinado plazo) puede impactar la seleccin. El alineamiento estratgico puede ser ms importante que otros factores (Ej: el proyecto puede ser la base para otro futuros proyectos). Varios tipos de restricciones tecnolgicas pueden conducir a una decisin especfica. La metodologa puede enfatizar el valor a los clientes finales y otros factores cualitativos sobre los beneficios cuantitativos, especialmente si el punto de equilibrio no se alcana dentro de los 5 aos. Por ejemplo, si hay un mandato o regulacin obligatoria a cumplir, los aspectos financieros pueden tener menor influencia.

6.2

Resultados
Describir en detalle la justificacin de porque el proyecto ha sido seleccionado por sobre otras alternativas de solucin. Citar cualquier investigacin de mercado que se haya llevado a cabo para identificar soluciones innovadoras, as como tambin cualquier Request for Information (RFI) para investigar soluciones potenciales o para examinar datos comparables de iniciativas implementadas en otros clientes. Como una tabla resumen de los resultados de seleccin del proyecto, se puede copiar la siguiente grfica al resumen ejecutivo dependiendo del enfoque deseado para proveer una justificacin clara del proyecto propuesto. La hoja de resumen Coste-Beneficio incluye un resumen de todos los factores de evaluacin. Complete la tabla resumen para copiar la puntuacin de cada factor.
Resumen: Factores de Evaluacin del Proyecto
Lnea CR AE AI AF CR AA Factor Cumplimiento de Regulaciones Alineamiento Estratgico Anlisis de Impacto Anlisis Financiero Consideracin Inicial de Riesgos Anlisis de Alternativas Total Factores Evaluacin Mximo 35 45 35 60 45 30 250 Puntuacin

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La hoja de anlisis financiero contiene medidas de factibilidad financiera relacionadas con el proyecto. Completar la tabla copiando las medidas resultantes de las lneas apropiadas de la hoja de anlisis financiero. La tabla incluye cada uno de los 5 aos del proyecto con una columna total para un periodo de 10 aos.
Anlisis Financiero: Empresa Lnea RA1 RA2 RA3 Medida Beneficios Empresa (Ingresos) Costes Proyecto (Egresos) Relacin Coste-Beneficio (Flujo de caja neto) Beneficios netos acumulados (Flujo de caja acumulado) Punto de equilibrio (aos 1 a 10) N/A N/A N/A N/A N/A Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 Total

RA4 RA7

Anlisis Financiero: Clientes Finales Lnea VA1 VA2 VA3 VA4 Medida Beneficios Clientes Finales Costes Proyecto Relacin Coste-Beneficio Beneficios netos acumulados Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 Total

Seccin 7 Glosario
Definir todos los trminos y acrnimos requeridos para interpretar el business case apropiadamente.

Seccin 8 Control de Cambios

Identificar los cambios realizados al Business Case.

Seccin 9 Anexos
Incluir cualquier anexo relevante.

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