MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz bsica (mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo) le resultarn familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene ms facetas que la mayora de estos programas, por lo que tal vez le parezca ms complejo hasta que se familiarice con l. En este libro encontrar instrucciones sencillas sobre cmo utilizar Access para crear bases de datos, y con su lectura pasar de no saber nada o muy poco sobre Access o, en este caso, sobre bases de datos a disponer de un grado de experiencia que le permitir desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo. En este artculo se explica el concepto de base de datos, se proporciona una breve explicacin sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y tiles de jardinera ficticia llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionar los conocimientos bsicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases de datos. Despus de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinar algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que sta contiene. Por ltimo, aprender a obtener una vista previa de los distintos objetos de Access y a imprimirlos. Introduccin a las bases de datos En su forma ms bsica, una base de datos es el equivalente informtico de una lista de datos organizados. Normalmente, esta informacin tiene un tema o una finalidad comn, como la lista de empleados que se muestra a continuacin:

Ing. Mario Surez

ID 1 2 3 4

Apellido Barrera Rivera Alzaga Ceballos

Nombre Enrique Agustina Diego Delia

Puesto Representante de ventas Vicepresidenta de ventas Representante de ventas Representante de ventas

Fecha de contratacin 1 de mayo de 1992 14 de agosto de 1992 1 de abril de 1992 3 de mayo de 1993

Esta lista est organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo) contiene un tipo determinado de informacin sobre un empleado: nombre, apellido, fecha de contratacin, etc. Cada fila (o registro) contiene informacin sobre un empleado diferente. Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar informacin en una tabla, tendra la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos almacena informacin en formato electrnico, puede manipular la informacin de maneras muy eficaces para ampliar su utilidad. Por ejemplo, es probable que tenga a mano una gua telefnica de su ciudad. Si desea localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podr hacerlo, ya que la informacin de la gua telefnica est organizada de un modo comprensible. Si desea ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco ms lejos, puede acudir a la biblioteca pblica y utilizar su coleccin de guas telefnicas, que probablemente incluir una para cada una de las ciudades ms grandes de su pas. Sin embargo, si desea encontrar los nmeros de telfono de todas las personas de su pas que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el nmero de telfono del vecino de su abuela, estas guas telefnicas no le servirn de mucho, ya que no estn organizadas de forma que permitan encontrar fcilmente esa informacin. Cuando la informacin publicada en una gua telefnica se almacena en una base de datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de datos est correctamente diseada, la informacin puede recuperarse de muchas formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar

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informacin, sino en la capacidad del usuario de recuperar rpidamente la informacin exacta que necesita. Caractersticas especiales de Access Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de Microsoft Works, pueden almacenar informacin en una nica tabla que, a menudo, recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse bases de datos planas. Los programas de base de datos ms complejos, como Access, pueden almacenar informacin en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la informacin de una base de datos relacional est organizada correctamente, puede tratar todas estas tablas como un rea de almacenamiento nica y extraer la informacin electrnicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades. Una tabla es slo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En el grfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:

Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es Access 2000. Ing. Mario Surez

De todos estos tipos de objetos, slo uno, la tabla, se utiliza para almacenar informacin. Los dems sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar o publicar la informacin de las tablas, es decir, para hacer que la informacin sea lo ms accesible y, por tanto, lo ms til posible. Durante aos, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no slo en uno de los programas de base de datos del mercado ms eficaces, sino tambin en uno de los ms fciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System, puede utilizar muchas de las tcnicas que conoce de otros programas de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo, puede usar comandos, botones y mtodos abreviados de teclado familiares para abrir y modificar la informacin de las tablas de Access. Y como Access est integrado con otros componentes del grupo de programas, puede compartir fcilmente la informacin entre Access y Word, Excel u otros programas.

Abrir una base de datos existente La base de datos Garden Company contiene informacin sobre sus empleados, productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este artculo, aprender a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos que puede utilizar para especificar, modificar y manipular la informacin de las tablas de muchas formas. En este ejercicio, examinar algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No encontrar una explicacin detallada, sino slo una descripcin general. 1. En la barra de tareas, haga clic en el botn Inicio, elija Todos los programas

y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access 2003. Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de mens y una o varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la ventana. Cuando haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el men Archivo, o cuando haga clic en

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Portapapeles de Office en el men Edicin, aparecer el panel de tareas Nuevo archivo en el margen derecho de esta ventana.

2.

Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control sirve para

simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios para realizar tareas comunes.

3.

Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.

Aparece la ventana de base de datos GardenCo.

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A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de herramientas, y a lo largo del margen izquierdo est la barra Objetos, que muestra los objetos de base de datos de Access. Como se ha seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la ventana contiene las tablas incluidas en la base de datos. 4. En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos

GardenCo. Examinar las tablas Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar informacin. La finalidad de los dems objetos de base de datos es interactuar de alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles de tablas, y el nmero de registros que puede contener cada tabla viene determinado sobre todo por el espacio disponible en el disco duro. Sugerencia Para obtener informacin detallada sobre las especificaciones de Access, como el tamao mximo de una base de datos o el nmero mximo de registros de una tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de la barra de mens, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR.

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Cada objeto de Access tiene dos o ms vistas. Para las tablas, las dos vistas ms comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la tabla, y la vista Diseo, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al hacer clic en el botn Vista, alternar entre la vista Hoja de datos y la vista Diseo de la tabla abierta. Puede hacer clic tambin en la flecha abajo situada a la derecha del botn Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable. Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, ver los datos de la tabla en columnas (campos) y filas (registros).

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