AUDITORIA OPERACIONAL 3.

3 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de Auditora que sea agregado a la ejecucin del trabajo. 3.3.1 Recopilacin de Informacin Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos: 3.3.1.1 Antecedentes Por qu y para qu se cre la empresa o entidad Cambios en los objetivos iniciales Informes financieros recientes Informes tcnicos recientes Disposicin legal de creacin Estatutos Reglamentos Pacto o Convenio Laboral Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa. Organigrama Asignacin de Responsabilidad Delegacin de autoridad o grado de autonoma Manual de Funciones Reglamento Interno o Manual General Administrativo Operaciones actividades de importancia Manuales de procedimiento Fuentes de Financiamiento Presupuesto Manual de Auditora Interna Manuales especficos de control

3.3.1.2 Marco Legal

3.3.1.3 Organizacin

3.3.1.4 Operaciones

3.3.1.5 Financiamiento

3.3.1.6 Control

3.3.1.7 Informacin Adicional La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operacional.

3.3.2 Caractersticas de la Fase I de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas: No es una lectura detallada de informacin o de manuales Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios. Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

3.3.3 Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora. Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los 7 aspectos. Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos. Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Clasificacin y referenciacin de la Informacin de acuerdo a los 7 Grupos sealados en la seccin 3.3.1 anterior.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

3.3.4 Modelo de Programa General para la Ejecucin de la Fase I En las pginas siguientes se presenta un modelo del Programa de Auditora para el desarrollo de la Fase I del proceso de auditora operacional de una entidad u organismo pblico (Cuadro N3). Este Programa debe ser preparado por el Supervisor del equipo de Auditora con la colaboracin del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin de la Direccin especfica a la cual corresponda la entidad que se est auditando. Igualmente, deber ser adaptado a las caractersticas de la entidad, organismo o entidad pblica respectiva.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIAS DIRECCIN DE AUDITORIA AMBIENTAL AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o entidad) MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE I ( Estudio Preliminar o Recopilacin de Informacin) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BSICOS 1. OBJETIVO DE LA FASE I Recopilar informacin, clasificarla y referenciala, sobre los 7 aspectos a que se refiere la Seccin 3.3.1 anterior. 2. PROCEDIMIENTOS 2.1 Prepare un calendario para las entrevistas con el Ministro y Viceministros o Autoridades de la entidad (si este procedimiento no se cumpli en la reunin inicial de presentacin del Equipo de Auditora) y con los Directores de reas y Subreas, con el fin de explicarles el objetivo de la auditora e identificar y solicitar informacin adicional a la ya identificada en la elaboracin de los Trminos de Referencia y que no est en los archivos de la Contralora. 2.2 Recopile informacin escrita sobre:

a. Antecedentes b. Marco legal c. Organizacin d. Operaciones, Proyectos y Programas e. Financiamiento f. Control g. Informacin Adicional
2.3 Obtenga informacin verbal sobre los aspectos que no Existiere informacin escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramtelo con el Coordinador de la Entidad). 2.4 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y explqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditora. Deje constancia por escrito de esta visita. 2.5 Clasifique la informacin recopilada (incluyendo la que est en poder de la CGR, por cada uno de los 7 aspectos ya mencionados. Para cada aspecto referencie cada uno de los documentos de la informacin con una relacin sumaria del respectivo aspecto y arme los siete legajos correspondientes. (Uno para cada aspecto).

Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor.

3.4 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc. 3.4.1 Actividades Mnimas para Comprender la Entidad Auditada Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin. Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del tiempo. Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial. Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica. Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin. Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y las operaciones o actividades ms significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignacin de un nmero en orden consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarqua. Esta presentacin grfica constituye lo que se denomina el "rbol de Misin, Objetivos y Operaciones".

3.4.2 Modelo de Programa General de Auditora para la Ejecucin de la Fase II A continuacin, en el Cuadro N 5, se presenta un modelo de programa general para la ejecucin de esta Fase: CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIAS AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o Entidad) PROGRAMA GENERAL DE LA FASE II (COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS 1. OBJETIVO DE LA FASE II El propsito de esta Fase es que el equipo responsable de la auditora comprenda la misin principal, los objetivos principales y las operaciones de importancia del ministerio o entidad auditada. Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la organizacin, procedimientos generales, fuentes de financiamiento y dems aspectos de importancia, relativos al ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I de Estudio Preliminar. 2. PROCEDIMIENTOS 2.1 Analice la informacin sobre antecedentes recopilada en la Fase I y determine con claridad:

a. Por qu y para qu se cre el ministerio o entidad auditada (Ver los

considerandos de la Ley de Creacin o la motivacin). de inicio de la auditora. 2.2 Analice los antecedentes, marco legal y planificacin estratgica de la entidad auditada y establezca con claridad la visin y misin primordial actual y los objetivos principales que debe desarrollar para cumplir su misin primordial. 2.3 Analice la informacin sobre marco legal de la entidad auditada y establezca y relacione o liste con precisin las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos que regulan o reglamentan. 2.4 Analice la informacin sobre organizacin de la entidad auditada y establezca con claridad la organizacin formal y real, las principales delegaciones de autoridad y asignacin de responsabilidades a las diversas unidades que integran la organizacin. 2.5 Analice la informacin sobre operaciones de la entidad auditada y determine con claridad las operaciones tpicas de importancia que debe ejecutar en el ao actual para lograr los objetivos principales y las actividades que debe cumplir para desarrollar las operaciones de importancia. Deben incluirse los Proyectos y sus operaciones principales, que se hayan terminado o estn en ejecucin en el ao actual. Indique los procedimientos generales para la ejecucin de las operaciones principales de la entidad auditada. 2.6 Analice la informacin sobre financiamiento de las operaciones de la entidad auditada y establezca con claridad las principales fuentes de recursos para el ao actual y previstas para el ao siguiente, especificando ingresos presupuestales

b. Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creacin hasta la fecha

corrientes, ingresos derivados de crdito externo, ingresos por donaciones y fuentes de recursos propios. 2.7 Establezca las generalidades del sistema de control interno y externo. En cuanto al control interno deje constancia de la existencia de una unidad de auditora interna y de su composicin. Si adems de esta unidad, existen otras unidades o dependencias que ejercen controles internos de cualquier clase, indique claramente en los papeles de trabajo cules son esas unidades y la clase de control que ejercen. En cuanto al control externo indique si adems del control que corresponde a la CGR, la entidad contrat con una firma privada de contadores pblicos, en el ao anterior y en el ao actual, servicios de auditora externa de la entidad o de cualquiera de sus Proyectos y si tiene previsto contratar estos servicios en el ao prximo. 2.8 Analice la informacin adicional que haya recopilado y liste o indique los aspectos principales a que se refiere. 2.9 Elabore el rbol de la misin primordial, objetivos principales, operaciones y actividades de importancia. De ser necesario elabore varios rboles que faciliten la comprensin grfica de los objetivos, operaciones y actividades de la entidad. 2.10 Correlacione el rbol de misin, objetivos principales y operaciones principales con la estructura orgnica de la entidad Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. 3.5 FASE III - IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS DBILES O CRTICAS QUE SERN AUDITADAS 3.5.1 Aspectos Bsicos El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requieren varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general. La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional. El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce

previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditoras operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia ), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima. Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. De otra parte, si la Contralora ha realizado auditora financiera previamente a la auditora operacional que se practicar , la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar. Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la Contralora en ejercicio de la auditora financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditoras operacionales. De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operacional se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora operacional. Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre: Forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas .

El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin. 3.5.2 Control Interno Operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas. La medicin de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente. Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas

Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso. Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones

Determinar por que resultaron las desviaciones significativas. La determinacin de la accin gerencial apropiada

Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos. La toma de accin

La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos. Revisin continua

Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones. 3.5.3 Seleccin de las reas dbiles o crticas Al finalizar la evaluacin del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora operacional.

El alcance del examen detallado estar relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de informacin sobre los resultados obtenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto tambin podr reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes del rea crtica seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo razonable. Para poder identificar las reas Dbiles o Crticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas tanto de administracin como sustantivas. En dicha matriz presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado. 3.5.4 Modelos de Programa General para la Ejecucin de la Fase III A continuacin se presenta un modelo de Programa General para la Ejecucin de esta Fase III CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIAS AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad) MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III (IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS CRITICAS O DBILES A SER AUDITADAS O EXAMINADAS EN DETALLE) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS 1. OBJETIVO DE LA FASE III El propsito de esta Fase es el de identificar las reas dbiles o crticas de la entidad, mediante la evaluacin del control interno contable financiero y operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las mas importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora. Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden limitar el alcance de la auditora operacional a una sola rea, en cuyo caso se seleccionarn las operaciones o actividades mas importantes que de acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser examinadas a profundidad. 2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Identifique los ciclos de transacciones de la entidad, elabore los flujo gramas respectivos y efecte pruebas de recorrido. 2.2 Analice el diseo de los sistemas de administracin financiera. 2.3 Identifique los controles clave y deficiencias y formule conclusiones al respecto. 2.4 Compruebe el funcionamiento de los sistemas. 2.5 Evale el control interno operacional o gerencial. 2.6 Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y la efectividad del control gerencial u operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar. 2.7 Identifique las reas dbiles o crticas, con base en los resultados de la evaluacin del control interno. 2.8 Seleccione segn su importancia el rea dbil o crtica hacia la cual se orientarn los esfuerzos de auditora y dentro de sta las operaciones que se examinarn en detalle. Nota 1: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. Nota 2: Para la ejecucin de los puntos 2.1 a 2.4 los auditores debern consultar el Captulo 2 de la Parte II del presente Manual, sobre Evaluacin del Control Interno (Enfoque de Auditora de los Sistemas de Administracin). 3.6 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen limitaciones de tiempo para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar a algunas de las operaciones ms significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un tiempo prudencial. Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor operacional tendr identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe. 3.6.1 Actividades que Comprende el Examen Detallado de las reas Crticas o Dbiles

Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deber desarrollar las siguientes actividades: Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga relacin con el rea crtica seleccionada. Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc. Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad. Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estndares de desempeo, indicadores de rendimiento). Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad. Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de auditora operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las reas criticas. Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditora operacional.

Los anteriores puntos sern la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual contemplar como ltimo procedimiento la discusin de los resultados de los HAO con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos. 3.6.2 Programas de Auditora para el Examen de las reas Crticas Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditora operacional para desarrollar la Fase IV, pero ser necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, segn sean el tipo y la naturaleza del rea, unidad u operaciones que sern evaluadas. Los programas de trabajo debern tener una estructura lgica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economa) o a determinar y

mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indic en la seccin dedicada a la metodologa, en auditoria operacional los programas debern ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluacin. A continuacin se presenta un modelo de Programa General de la Fase IV de una auditora operacional (Cuadro N 7), en el cual se incorporan las actividades bsicas mencionadas y que deber desarrollarse mediante la elaboracin de programas a la medida para la ejecucin de cada uno de los procedimientos. CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIAS AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad) PROGRAMA GENERAL DE LA FASE IV (EXAMEN DETALLADO DE LAS REAS DBILES O CRITICAS) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS 1. OBJETIVO DE LA FASE IV Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones para mejorar dicho grado. 2. PROCEDIMIENTOS 2.1 Revise detenidamente la informacin recopilada en las Fases anteriores que tenga relacin con el rea crtica. 2.2 Recopile informacin adicional sobre el rea por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones y por otros medios que considere conveniente. 2.3 Determine la precisin, confiabilidad y utilidad de la Informacin para uso de la gerencia o direccin. 2.4 Clasifique los posibles criterios de medicin que se podrn utilizar (Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estndares e indicadores) 2.5 Determine la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. 2.6 Seleccionar la operacin u operaciones que se consideren mas importantes o significativas para ser examinadas a profundidad.

2.7 Identifique y desarrolle las caractersticas de los posibles Hallazgos de Auditora Operacional (HAO). 2.8 Establezca s las operaciones seleccionadas del rea Examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad. 2.9 Establezca la economa y eficiencia de las operaciones 2.10 Redacte las conclusiones de los HAO. 2.11 Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los HAO. 2.12 Discuta los HAO con los funcionarios responsables de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos. Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern elaborados a la medida por el Auditor Encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. 3.6.3 Caractersticas del Hallazgo de Auditora Operacional Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora operacional. En cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles (4ta.fase o etapa del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus caractersticas . Las caractersticas del hallazgo de auditora operacional son cuatro a saber: * La Condicin Esta caracterstica est dada por la situacin actual encontrada por el auditor ( Lo que es ) . * El Criterio El criterio, est dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo que debe ser, es decir la situacin ideal. * El Efecto Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero tambin hay efectos irrescatables.

* La Causa Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin. 3.6.4 Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de un hallazgo estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su trabajo. La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema. Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarn orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoria operacional, deben ser practicables, tiles y costeables.

Finalmente, la evaluacin del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo. 3.6.5 Programa de Evaluacin de un HAO La evaluacin de los Hallazgos de Auditora Operacional debe efectuarse mediante el desarrollo de programas especficos. A continuacin se presenta en el Cuadro N 8 un modelo de programa de evaluacin de un posible HAO. MODELO DE PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERACIONAL ENTIDAD: INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL INSSREA : Departamento de Consulta Externa del INSS FECHA: (Fecha de la evaluacin) POSIBLE HALLAZGO: Efectividad o Eficacia en la Atencin de Pacientes en el Consultorio N 1 TIEMPO PREVISTO__________________ FECHA DE INICIO____________________ AUDITOR RESPONSABLE:__________________________________ 1. OBJETIVOS DE LA EVALUACIN Determinar la efectividad de la atencin de pacientes en el consultorio No. 1, obtener evidencias al respecto y formular las recomendaciones pertinentes.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Establezca la cantidad de pacientes atendidos, a la fecha de evaluacin. 2.2 Seleccione el criterio de medicin que considere ms adecuado para medir la condicin anterior. 2.3 Establezca el efecto absoluto y determine su impacto en la misin principal de la entidad 2.4 Identifique las causas de los resultados negativos obtenidos de la comparacin entre la condicin y el criterio establecido. 2.5 Resuma con impacto el hallazgo, en una o dos frases de no ms de cuatro renglones. 2.6 Analice si el efecto negativo es recuperable total o parcialmente. 2.7 Identifique y analice las causas del efecto Absoluto establecido. 2.8 Si el efecto negativo es recuperable en el futuro Determine la recomendacin o recomendaciones Necesarias para lograrlo. 2.9 Establezca la recomendacin o recomendaciones necesarias para evitar que las causas identificadas se repitan en el futuro 2.10 Discuta con el personal del Consultorio N 1 el hallazgo, las conclusiones y las recomendaciones 3.6.6 Constancia de las Evidencias de la Evaluacin de los HAO en Papeles de Trabajo La esencia de la ejecucin de la Fase de examen detallado de las reas crticas es la evaluacin de los hallazgos. Le corresponde por lo tanto al auditor operacional dejar constancia de las evidencias de esta evaluacin en papeles de trabajo, en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua, NAGUN. La teora general de los Papeles de Trabajo en auditora financiera es aplicable y adaptable a los requerimientos de papeles de trabajo en auditora operacional. A continuacin se presentan los aspectos ms significativos de dicha adaptacin. 3.6.6.1 Papeles de Trabajo en Auditora Operacional Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de: Informacin obtenida en el transcurso del examen. Evaluacin de la efectividad del control interno contable financiero operacional, y de la identificacin y seleccin de las reas crticas. La evaluacin o desarrollo de los hallazgos. y

3.6.6.2 Cdulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. Las cdulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO (condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las cdulas analticas sustentan, fundamentan o demuestran los HAO. 3.6.6.3 Documentos

Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor. 3.6.6.4 Utilidad de los Papeles de Trabajo En auditora operacional los papeles de trabajo sirven para: Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditora operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia. Suministrar informacin suficiente para la preparacin del Informe de Auditora Operacional Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditora. Permitir la supervisin del trabajo de Auditora. Guiar la conduccin de Auditoras Operacionales subsiguientes.

3.6.6.5 Normas de preparacin de los Papeles de Trabajo Debe tener un encabezamiento que indique el rea bajo examen o evaluacin, la fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido. Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica. Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor. Deben contener las informaciones que demuestren la realizacin de las pruebas y procedimientos realizados. Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor.

3.6.6.6 ndice Es la codificacin de las reas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo. 3.6.6.7 Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones. 3.6.6.8 Archivo de los Papeles de Trabajo

Archivo corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo para una Auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditoras posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora, etc. Archivo Permanente est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin continua o necesarios en auditoras posteriores como son: disposiciones legales, polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin de control interno, etc. Este archivo es similar al Expediente Continuo de Auditora (ECA) que actualmente utiliza la Contralora.

Finalmente, es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditoras financiera ya elaborados, como cdulas analticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral. 3.7 FASE V - COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORIA OPERACIONAL 3.7.1 Aspectos Bsicos de la Comunicacin de Resultados El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, se efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redaccin del informes y si es el caso consultar bibliografa al respecto, para asegurarse de la adecuada presentacin del informe final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos: Importancia. Utilidad y Oportunidad

Sustentacin exacta, suficiente y adecuada Conviccin Objetividad y Concisin Integridad Tono Constructivo

3.7.2 El Informe de Auditora Operacional 3.7.2.1 Contenido del Informe En la elaboracin del informe el auditor gubernamental deber tener en cuenta la Norma C.2.2 de las NAGUN (Versin actualizada), en los aspectos relacionados con el informe sobre los resultados de una auditora operacional o del desempeo. El informe de auditoria operacional, puede contener bsicamente las siguientes partes: Sntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo) Informacin introductoria (Introduccin) Resultados de la Auditora (Captulos individuales sobre hallazgos de auditora) Anexos (cuando sean considerados necesarios)

3.7.2.2 Sntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo) En esta parte del Informe el Auditor deber exponer brevemente las caractersticas de la auditora realizada y las conclusiones y recomendaciones mas significativas de su trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rpidamente una visin general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los interesados (Congreso Nacional, Accionistas, Ministros, Director, Gerente, etc.) en su cuidadosa lectura. 3.7.2.3 Informacin Introductoria El Auditor deber incluir en su informe una introduccin, en la cual har referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza y determinacin de sus actividades, organizacin y administracin, en trminos muy generales. Igualmente, manifestar en la introduccin las reas examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado. En resumen, en esta parte del informe se incluir cualquier antecedente y datos que puedan ser tiles para leer los dems captulos, teniendo especial cuidado de no presentar informacin innecesaria que pueda tratarse en las secciones que siguen y de que no exceda de tres o cuatro pginas.

3.7.2.4 Resultados de la Auditora (Hallazgos de Auditora Operacional) En estas secciones del Informe deben presentarse suficientemente sustentados y en orden de importancia, respecto a las reas crticas examinadas, los hallazgos desarrollados durante la Auditora. Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de Auditora es conveniente destinar una seccin o captulo en esta parte del Informe, siguiendo el siguiente orden: Conclusin

a. b. c. d.

Condicin Criterio Efecto Causa

Comentarios de los funcionarios responsables Recomendaciones, incluyendo cualquier accin ya tomada al respecto La presentacin de cada HAO debe llevar como ttulo el asignado al respectivo hallazgo en la Sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las caractersticas o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta relacionarlos en prrafos consecutivos siguiendo el orden anterior. 3.7.2.5 Anexos Finalmente, en el Informe el auditor operacional podr adjuntar los documentos que considere estrictamente necesarios o sea aquellos que por su naturaleza no pudieron desmembrarse y presentarse para su anlisis en la seccin correspondiente. El auditor operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos presentados al final del informe, desmotiva el inters en la lectura de un documento.