COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Mediante la opcin Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Conceptos previos Al combinar correspondencia, se utilizan dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Que es un asistente que en la parte inferior indica el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Paso 1. Seleccionar el tipo de documento: Los documentos a generar pueden ser: cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc. Paso 2. Seleccione el tipo de documento inicial: es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Paso 3. Seleccionar los destinatarios: utilizar una lista existente como una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc., podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Los destinatarios los podemos agregar de las siguientes formas: Utilizar una lista existente, aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

Seleccionar de los contactos de Outlook, aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Escribir una lista nueva, aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Personalizar columnas Si quiere modificar los campos de la lista, haga clic en el botn personalizar columnas, en Nombres de campo, haga clic en agregar, eliminar o cambiar nombre para poder modificar los campos. Paso 4. Escribir la carta: redactar en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Paso 5. Vista previa de las cartas: examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Paso 6. Complete la combinacin. Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... La pestaa Correspondencia Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia. Aqu veremos los botones de esta pestaa

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos.

PRACTICA EVALUADA Realizar en un documento de word lo siguiente y enviarlo al correo javiereduardomp85@gmail.com Nota: las imgenes pueden ser cambiadas y los diseos puede usar los que ms le gusten.

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Encargada: Yesenia Beatriz Callejas