1 SERVIO PBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE DEPARTAMENTO DE SERVIOS GERAIS DIVISO DE PATRIMNIO PROCEDIMENTOS PARA REALIZAO DO INVENTRIO

DE BENS MVEIS COMPLEMENTO A NORMA DE SERVIO UFF N. 517 de 25 de Julho de 2001 De acordo com a INSTRUO NORMATIVA N. 205, DE 08 DE ABRIL de 1988 da SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA:
(1) Transcrevemos a seguir item da IN 205/88. DOS INVENTRIOS FSICOS 8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao dos saldos de estoques nos almoxarifados e depsitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade, que ir permitir, dentre outros: a) o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com o saldo fsico real nas instalaes de armazenagem; b) a anlise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico; c) o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques; d) o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e reparos; e e) a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade. 8.1. Os tipos de inventrios fsicos so:

a) anual destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada b) c) d) e)
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio; inicial realizado quando da criao de uma unidade gestora, pra identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade; de transferncia de responsabilidade realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora; de extino ou transformao realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; eventual realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.

Com base na legislao vigente, resolvemos criar um manual para auxiliar as Comisses, visando uma maior compreenso da importncia do inventrio para a instituio e principalmente da base legal. O Inventrio, apresentado da forma descrita a seguir, utilizando-se o relatrio recebido para centralizar as informaes, facilita Diviso de Patrimnio, agilizando os procedimentos de acerto, j que na maioria das vezes o inventrio do ano anterior no apresenta qualquer alterao, apesar de solicitado, devido a dificuldade de entendimento. No sero aceitos disquetes contendo dados dos inventrios, pois todos os documentos devem ser assinados pela Comisso e encaminhados por memorando do diretor que fez a nomeao. Assim, fizemos um roteiro da forma de realizar o inventrio, com base nos trabalhos anteriores, dvidas de setores que j atualizaram os dados, sabemos que no esgotamos o

2 assunto, por isso, estamos a disposio para esclarecimentos e sugestes visando melhorar o nosso trabalho, faa contato conosco, endereo eletrnico dpadsg@vm.uff.br, telefone 704-2026, 1 andar do prdio da Reitoria. Poderemos tambm liberar a consulta no sistema do NPD, aps solicitao. PROCEDIMENTOS PARA REALIZAO DO INVENTRIO FSICO UFF/2000. 1) Formar Comisso por DTS do Diretor da Unidade/Departamento para conferncia e alienao de bens. 2) A comisso deve usar o Inventrio de bens patrimoniais por localizao de seu departamento (listagem do computador), recebida para realizar os trabalhos, e nela fazer as alteraes julgadas necessrias, conforme segue: a) O inventrio fsico dos bens feito, verificando-se os bens mveis existentes nos locais com respectivo nmero de patrimnio e descrio, de acordo com o inventrio patrimonial; b) Os itens localizados fisicamente e presentes no inventrio patrimonial, devidamente identificados pelo nmero de tombamento devem ser ali marcados como presentes, bem como sua condio de uso e descrio conferida. c) A descrio dos bens, principalmente os mais antigos e os equipamentos de laboratrio, pode e deve ser alterada, quando se encontrar alguma divergncia ou at complementada. As alteraes devem ser feitas em listagem devidamente assinada pela comisso constando o nmero de tombamento e sua descrio correta(Ex. cadeira, com rodzios, ou fixa, cor de forrao, estofamento etc...); d) A solicitao de upgrade para equipamentos de informtica, deve vir acompanhada do nmero de tombamento para que sua descrio seja alterada e os valores constantes na Nota Fiscal de compra de material de consumo ou servio encaminhados ao patrimnio para alterar sua especificao e valor. Se no tiver mais a documentao, informar os dados para alterar as especificaes e indicar a poca aproximada da alterao; e) Os bens que no possuem nmero de tombamento, verificar se no caiu a placa, ou o nmero pintado, foi apagado por ter havido uma reforma no equipamento, como verificar: i) Faa uma checagem da listagem, nos bens que no foram encontrados, e verifique se a descrio combina, caso combine solicitar a remarcao dos bens, identificando-os com uma etiqueta ou fita com o nmero; ii) Faa uma listagem com os nmeros e descrio, solicitando placas para identificar, faremos as placas para serem recoladas. 3) Os bens fisicamente no local e que no esto na listagem, devem ser anotados em listagem a parte devidamente assinada pela comisso e separados da seguinte forma: a) Bens com nmero de tombamento e descrio;

3 b) Bens sem nmero de tombamento, descrio, forma de ingresso na Universidade, condio de uso, anexando a documentao para regularizao; c) Bens sem nmero de tombamento com descrio, condio de uso e sem documentao, informar a forma de ingresso justificando a falta da documentao, estimar seu valor e solicitar sua incorporao; 4) Os bens que esto na listagem e que no estejam no local: a) Se transferidos para outro setor, anexar cpia da Nota de Transferncia devidamente assinada pelo rgo recebedor para alterarmos sua responsabilidade; b) Se transferidos para outro setor e sem documentao fazer listagem para solicitarmos conferencia e assinatura do rgo recebedor; c) Que tenham sido descartados como inservvel por desfazimento ou encaminhados a sucata em outras ocasies, cujos documentos no foram devidamente encaminhados para registro no patrimnio, fazer uma listagem contendo nmero de tombamento, descrio, valor constante no inventrio patrimonial e condio de uso como inservvel, devidamente assinada pela comisso; 5) necessrio que haja uma separao das listagens por chefia responsvel, assim, todo o procedimento deve ser feito por departamento ou menor chefia responsvel por local: a) Devem ser utilizadas as siglas constantes no organograma oficial que est no sistema do NPD, se necessrio, s nos solicitar ou ao NPD; b) Caso existam cursos de ps-graduao, mestrado, laboratrios, etc.., criados recentemente ou no, e que ainda no estejam no sistema, fazer um documento informando descrio completa, sigla, se houver e subordinao dentro do organograma existente, para que possamos encaminhar PROPLAN/PLI, para anlise e possvel incluso no sistema; c) As siglas devem ser anotadas no inventrio patrimonial, para que possamos passar a carga no sistema e emitir, a partir da um inventrio por departamento, facilitando os inventrios posteriores; d) Quanto s carteiras escolares, sugerimos que fiquem alocadas na direo da Faculdade ou Instituto, pois podem mudar de sala e criar dificuldades para conferncia; e) Desta forma faremos cumprir a legislao de revalidao dos Termos de Responsabilidade, inclusive para passagem de responsabilidade no caso de mudana das chefias; 6) Para facilitar os trabalhos da comisso, quanto a consulta de nmero de tombamento que no esteja na listagem, estamos abrindo um cdigo de consulta no sistema do NPD, da mesma forma que a consulta de processos, assim se achar necessrio, poder

4 solicitar ao NPD ou a Diviso de Patrimnio, a abertura do acesso, informando a sigla do setor utilizada na segunda tela do sistema do NPD; 7) A conservao dos bens deve ser solicitada, sempre que necessria, evitando assim o aumento de bens alienados;
(2) Transcrevemos a seguir item da IN 205/88. DA CONSERVAO E RECUPERAO 9. obrigao de todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que se avariar. 9.1. Com o objetivo de minimizar os custos com a reposio de bens mveis do acervo, compete ao Departamento de Administrao, ou unidade equivalente organizar, planejar e operacionalizar um plano integrado de manuteno e recuperao para todos os equipamentos e materiais permanentes em uso no rgo ou entidade, objetivando o melhor desempenho possvel e uma maior longevidade desses. 9.2. A manuteno peridica deve obedecer s exigncias dos manuais tcnico de cada equipamento ou material permanente, de forma mais racional e econmica possvel para o rgo ou entidade. 9.3. A recuperao somente ser considerada vivel se a despesa envolvida com o bem mvel orar no mximo a 50 % (cinqenta por cento) do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconmico ou irrecupervel, o material ser alienado, de conformidade com o disposto na legislao vigente.

8) Da responsabilidade do desaparecimento dos bens:

(3) Transcrevemos a seguir item da IN 205/88. DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO 10. Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no sob sua guarda. 10.1. dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. 10.2. O documento bsico para ensejar exame do material e/ou averiguao de causas da irregularidade havida com o mesmo, ser a comunicao do responsvel pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuzo de participaes verbais, que, informalmente, antecipam a cincia, pelo administrador, dos fatos ocorridos. 10.2.1. Recebida a comunicao, o dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, aps a avaliao da ocorrncia poder: a) concluir que a perda das caractersticas ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ao do consignatrio ou usurio; b) identificar, desde logo, o(s) responsvel(eis) pelo dano causado ao material, sujeitandoo(s) s providncias constantes do subitem 10.3.; c) designar comisso especial para apurao da irregularidade, cujo relatrio dever abordar os seguintes tpicos, orientado, assim , o julgamento quanto responsabilidade do(s) envolvido(s) no evento; - a ocorrncia e suas circunstncias; - estado em que se encontra o material; - valor do material, de aquisio, arbitrado e valor de avaliao;

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possibilidade de recuperao do material e, em caso negativo, se h matriaprima a aproveitar; sugesto sobre o destino a ser dado no material; e, grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s).

10.3. Caracterizada a existncia de responsvel(eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alneas b e c do subitem 10.2.1.), ficar(ao) esse(s) responsvel(eis) sujeito(s), conforme o caso e alm de outras penas que forem julgadas cabveis, a: a) arcar com as despesas de recuperao do material; ou b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas; ou c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preo de mercado, valor que dever ser apurado em processo regular atravs de comisso especial designada pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente. 10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja jogo, conjunto, coleo, suas peas ou partes danificadas devero ser recuperadas ou substitudas por outras com as mesmas caractersticas, ou na impossibilidade dessa recuperao ou substituio, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 10.3. (alnea c). 10.4. Quando se tratar de material de procedncia estrangeira, a indenizao ser feita com base no valor da reposio (considerando-se a converso ao cmbio vigente na data da indenizao). 10.5. Quando no for(em), de pronto, identificado(s) responsvel(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitar ao chefe imediato providncias para abertura de sindicncia, por comisso incumbida de apurar a responsabilidade pelo fato e comunicao ao rgo de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento Fazenda Pblica (art. 84, do Decreto-Lei n. 200/67). 10.6. No dever ser objeto de sindicncia, nos casos de extravio, etc., o material de pequeno valor econmico, nos termos do subitem 3.1.1. da I.N./DASP n. 142/83. 10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou emprego, dever passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de fora maior, quando: a) b) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poder o servidor delegar a terceiros essa incumbncia; ou no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser designado servidor do rgo, ou instituda comisso especial pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferncia e passagem do material.

10.7.1. Caber ao rgo cujo servidor estiver deixando o cargo, funo ou emprego, tomar as providncias preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente. 10.7.2. A passagem de responsabilidade dever ser feita, obrigatoriamente, vista da verificao fsica de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade. 10.8. Na hiptese de ocorrer qualquer pendncia ou irregularidade, caber ao dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente adotar as providncias cabveis necessrias apurao e imputao de responsabilidade.

9) Alienao de bens feita com base no Decreto n. 99.658, de 30 de outubro de 1990, que Regulamenta, no mbito da Administrao Pblica Federal, o reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de desfazimento de material.
(4) Transcrevemos a seguir art. do Dec. 99.658/90

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Pargrafo nico. O material considerado genericamente inservvel, para a repartio, rgo ou entidade que detm sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: a) ocioso quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo aproveitado; b) recupervel quando sua recuperao for possvel e orar, no mximo, a cinqenta por cento de seu valor de mercado; c) antieconmico quando sua manuteno for onerosa, ou seu rendimento precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecupervel quando no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido perda de suas caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de sua recuperao. Art. 4 O material classificado como ocioso ou recupervel ser cedido a outros rgos que dele necessitem.

a) Relacionar os bens, listando o nmero de tombamento, descrio, valor e condio de uso de acordo com sua classificao em listagens separadas, solicitando sua retirada; 10)Os documentos hbeis para Transferncia de responsabilidade, sada de bens para reparo, emprstimo, esto anexas e vo fazer parte da pgina da UFF, PROPLAN/DSG/DPA ou podero ser solicitados via e-mail. 11)Quanto legislao, estamos disponibilizando tambm na pgina da UFF. __________________________
LCIA CRISTINA S. CONSTANTINI DIRETORA DE PATRIMNIO