Procedimiento de la Circularizacin

El auditor en el rea de cuentas por cobrar (clientes, deudores) debe obtener informacin suficiente para poder expresar su opinin en los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legtimas de la empresa. 2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, estn debidamente registradas y clasificadas segn lo establecido en el PGC. 3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. 4. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos. 5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento estn recogidos en su cuenta correspondiente. 6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoracin de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinin sobre este cambio). 7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garanta de alguna contraprestacin, debiendo hacer mencin en su caso en la memoria. 8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces. 9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son razonables. La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedir a la empresa que redacte cartas (circularizacin) a los clientes, deudores que estime segn su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estar formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarn en funcin de los resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularizacin para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeas cuantas (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditora interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables. En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeo. As mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarn: Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno. Clientes con saldo acreedor. Clientes que tengan movimientos extraos en las cuentas.

 Procedimientos para verificar la correcta valoracin de las cuentas y anlisis de las provisiones de trfico Para verificar la correcta valoracin de las cuentas se realizan los siguientes procedimientos: Asegurarse que el tratamiento contable dado a las operaciones efectuadas con las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PGC. Analizar las cuentas, en cuanto a su antigedad y cobrabilidad, por la posible consideracin como clientes de dudoso cobro. Verificar la continuidad del criterio establecido para la estimacin de la cuanta de las provisiones de trfico. Determinar los movimientos y razonabilidad de la cuenta de provisin para insolvencias, incluyendo aqu los saldos de clientes, efectos comerciales a cobrar, y la de los efectos descontados, para su clculo. Clientes con mayor saldo. Aquellos seleccionados por el auditor segn su criterio profesional. Al decidir el nmero de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor nmero de partidas Para conseguir esto puede serle til estratificar escogiendo todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo. Existen dos tipos de circularizaciones la positiva y negativa. En la carta de circularizacin se debe pedir confirmacin del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe segn los libros de la empresa y l tiene que dar o no su conformidad con el mismo. Si no se recibe contestacin despus de varias circularizaciones, como mnimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; por ejemplo, comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las rdenes de venta, albaranes, etc. Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarn a la empresa para su conciliacin, siendo verificadas posteriormente por el auditor. La fecha para circularizar ser al cierre del ejercicio, o en das anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularizacin hasta el cierre. Cuando el auditor busca confirmar ciertos saldos u otra informacin y la administracin pide al auditor que no lo haga, el auditor deber considerar si hay fundamentos viciosos para esta peticin y deber obtener evidencia para soportar la validez de las solicitudes de la administracin. Si el auditor est de acuerdo con la peticin de la administracin de no buscar una confirmacin externa respecto a un asunto en particular, el auditor deber aplicar procedimientos alternativos para obtener suficiente evidencia apropiada respecto a dicho asunto.

Si el auditor no acepta la validez de la peticin de la administraci6n y se le impide llevar a cabo las confirmaciones, se presenta una limitacin en el alcance del trabajo del auditor y el auditor deber considerar el posible impacto en su dictamen. Al considerar las razones proporcionadas por la administracin, el auditor aplica una actitud de escepticismo profesional y considera si la peticin tiene alguna implicacin respecto a la integridad de la administracin. El auditor considera si la peticin de la administracin puede indicar la posible existencia de fraude o error. Si el auditor cree que existe fraude o error, el auditor aplica los lineamientos de la NIA 240, Fraude y error. El auditor tambin considera si los procedimientos alternativos proporcionarn suficiente evidencia apropiada respecto a ese asunto. Caractersticas de los consultados. La confiabilidad en la evidencia proporcionada por una confirmacin se afecta por la competencia, independencia, autoridad para responder, conocimiento del asunto que se quiere confirmar y objetividad del consultado. Por esta raz6n, el auditor trata de asegurarse, cuando sea factible, que la solicitud de confirmacin se dirige a un individuo apropiado. Por ejemplo, cuando se confirma que se ha desistido de un pacto relacionado con la deuda a largo plazo de una entidad, el auditor dirige la solicitud a un funcionario del acreedor que tenga conocimiento del desistimiento y la autoridad para proporcionar la informacin. El auditor tambin evala si ciertas partes no pueden proporcionar una respuesta objetiva o imparcial a una solicitud de confirmacin. Puede surgir a la atencin del auditor informacin sobre la competencia, conocimiento, motivacin, capacidad o voluntad de responder del consultado. El auditor considera el efecto de dicha informacin al disear la solicitud de confirmacin y al evaluar los resultados, incluyendo el determinar si son necesarios procedimientos adicionales. El auditor tambin considera si hay suficiente base para concluir que la solicitud de confirmacin se enva a un consultado de quien el auditor puede esperar una respuesta que proporcione suficiente evidencia apropiada. Por ejemplo, el auditor puede encontrar importantes transacciones inusuales de fin de ao, las cuales tengan un efecto importante sobre los estados financieros, siendo estas transacciones con un tercero que depende econmicamente de la entidad. En tales circunstancias, el auditor considera si el tercero puede estar motivado a proporcionar una respuesta inexacta. El proceso de confirmacin externa. Cuando realice procedimientos de confirmacin, el auditor deber mantener control sobre el proceso de seleccionar a quienes se les enviar una solicitud, la preparacin, el envo de las solicitudes de confirmacin y las respuestas a

dichas solicitudes. Se mantiene control sobre las comunicaciones entre los presuntos receptores y el auditor para minimizar la posibilidad de que los resultados del proceso de confirmacin sean parciales a causa de la interceptacin y alteracin de las solicitudes de confirmacin o las respuestas. El auditor se asegura de que sea el mismo quien enve las solicitudes de confirmacin, de que las solicitudes estn dirigidas en forma apropiada y de que se pida que todas las respuestas se manden directamente al auditor. El auditor considera si las respuestas han llegado de los presuntos remitentes Solicitud de confirmacin positiva sin respuesta. El auditor deber realizar procedimientos alternativos cuando no se reciba ninguna respuesta a una solicitud de confirmacin externa positiva. Los procedimientos alternativos de auditora debern ser tales que proporcionen la evidencia sobre las aseveraciones de los estados financieros que se tena la intencin que proporcionara la solicitud de confirmacin. Cuando no se recibe respuesta, el auditor ordinariamente establece contacto con el receptor de la solicitud para propiciar una respuesta. Cuando el auditor no puede obtener una respuesta, el auditor usa procedimientos alternativos de auditora. La naturaleza de los procedimientos alternativos vara de acuerdo a la cuenta y a la aseveracin en cuestin. En el examen de cuentas por cobrar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de los recibos de efectivo posteriores, examen de documentos de embarque u otra documentacin del cliente para proporcionar evidencia de la aseveracin de existencia y pruebas de corte de ventas para proporcionar evidencia de la aseveracin de integridad. En el examen de cuentas por pagar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de desembolsos de efectivo posteriores o correspondencia de terceros para proporcionar evidencia de la aseveracin de existencia y examen de otros registros, tales como notas de recibo de mercancas, para proporcionar evidencia de la aseveracin de integridad. Confiabilidad de las respuestas recibidas. El auditor considera si hay alguna indicacin de que las confirmaciones externas recibidas puedan no ser confiables. El auditor considera la autenticidad de la respuesta y realiza procedimientos para despejar cualquier preocupacin. El auditor puede escoger la verificacin de la fuente y contenidos de una respuesta con una llamada telefnica al presunto remitente. Adems, el auditor solicita al presunto remitente que enve la confirmacin original directamente al auditor. Con el uso creciente de la tecnologa, el auditor considera validar la fuente de las respuestas recibidas en formatos electrnicos (por ejemplo, fax o correo electrnico). Las confirmaciones orales se documentan en los papeles de trabajo. Si la informacin de las confirmaciones orales es importante, el auditor pide a las partes implicadas que corroboren por escrito la informacin especfica directamente al auditor.

Evaluacin de los resultados del proceso de confirmacin. El auditor deber evaluar si los resultados del proceso de confirmacin externa junto con los resultados de cualesquiera otros procedimientos realizados, proporcionan suficiente evidencia apropiada de auditora respecto a la aseveracin de los estados financieros que se auditan. Al conducir esta evaluacin el auditor considera los lineamientos proporcionados por la NIA 530, Muestreo de auditora y otros procedimientos de pruebas selectivas. Confirmaciones externas antes del final del ao. Cuando el auditor usa la confirmacin en una fecha anterior al balance general para obtener evidencia para soportar una aseveracin de los estados financieros, el auditor obtiene suficiente evidencia apropiada de auditora de que las transacciones relevantes a la aseveracin en el perodo intermedio no han sido representadas errneamente en una forma importante. Por razones prcticas cuando el nivel de riesgo inherente y de control se evala a un nivel menor que alto, el auditor puede decidir confirmar los saldos a una fecha distinta al final del perodo, por ejemplo, cuando la auditora debe completarse dentro de un corto tiempo despus de la fecha del balance. Como con todos los tipos de trabajo antes del final del ao el auditor considera la necesidad de obtener evidencia de auditora adicional relativa al remanente del perodo." Como puede observarse en esta norma, al obtener la evidencia (Confirmaciones de Terceros), deber elaborarse la cdula correspondiente debiendo tener cuidado en la tabulacin de saldos, esto con el objeto de verificar y comparar los montos confirmados y que se muestran. Objetivos de la Auditoria de Ingresos La auditoria de ingresos puede hacerse: 1. Con el propsito de desarrollar una opinin competente en relacin a la razonabilidad y coherencia de la presentacin de los estados financieros del cliente y de permitir certificar dichos estados 2. Con el propsito de ayudar a la direccin en el control y operacin del negocio o en las funciones implicadas 3. Con ambos proposititos. En la verificacin de los estados financieros, el programa de auditora debe orientarse hacia la determinacin de que: Los ingresos se registran e informan en la cuentas de resultados sobre bases coherentes. Los ingresos se registran e informan en la cantidad correcta. Los ingresos se registran cuando se han ganado. Los ingresos se registran e informan en el periodo fiscal apropiado. Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas correspondientes del balance de situacin. Se han recibido y registrado todos los ingresos a los que el negocio tiene derecho. Los procedimientos de control son los adecuados para tener la seguridad de

que los ingresos se registran e informan apropiadamente. Los objetivos normales de la auditoria de ingresos pueden resumirse de la siguiente manera: Control Interno: determinar que procedimientos estn establecidos para asegurar que todos los ingresos debidos se perciben y registran. Procedimientos de Auditoria: determinar que todos los ingresos se registran, y que todos los registrados se han ganado. Presentacin: determinar que todos ingresos se muestran apropiadamente y coherentemente. Adicionalmente, a fin de ayudar a la direccin, el programa debe establecer la determinacin de que: Los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y polticas del negocio. Los controles sobre ingresos-produccin operativa son los adecuados para prevenir perdidas. Las operaciones ingresos-produccin se conducen eficaz y econmicamente. Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la direccin adecuadamente y con todo su significado. La mayora de los exmenes incluyen elementos de la verificacin y de la auditoria operativa. Objetivo de Auditoria de Gastos Administrativos Los objetivos de la auditoria en el examen de los gastos administrativos y otros consisten en determinar qu: 1. Son validos. 2. Son razonables. 3. Han sido debidamente autorizados. 4. Han sido correctamente registrados. 5. Han sido clasificados de una forma uniforme. 6. Se han tenido en cuenta los ingresos correspondientes. 7. Se han distribuido debidamente entre varios informes. 8. Han sido incluidos ntegramente y se han registrado de acuerdo con las disposiciones regulatorias. 9. Cumplen con la legislacin vigente. 10. Han servido de base para presentar a la direccin unas recomendaciones constructivas. Anlisis por antigedad de saldos Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crdito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originan acumulaciones de saldos.

Si el estudio de stos, determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes: Iniciar una campaa especial de cobranza; Restringir las ventas a crdito al cliente moroso; De ambas cosas a la vez; Cambiar las bases de operaciones a crdito con el cliente moroso; Anlisis de clientes por antigedad de saldos. Desde un aspecto del anlisis externo de la empresa, en la cual se dispone de la antigedad de saldos, el ndice puede obtenerse mediante comparacin peridica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a crdito, o mediante la relacin existente entre el saldo de clientes y la reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este perfectamente calculada. La deficiencia en la inversin de clientes, se puede deber a diferentes causas principalmente a las siguientes: a) Mala situacin econmica en general b) Mala situacin econmica del mercado especial en el cual opera la empresa. c) Generosidad en la concesin de crditos. d) Poltica equivoca de venta, basada sobre la idea de que el propsito de los negocios en vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades el fin o meta de los negocios. e) Ayuda competencia f) Deficiente poltica de cobros. La presencia de estas desventajas, no slo motiva una reduccin de las utilidades por los importes de los crditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar, sino adems: a) Gastos de cobranza en general. b) Intereses del capital tomado en prstamos para suplir los medios de accin invertidos en dichos exceso. c) La prdida de los clientes morosos. . OBJETIVOS DE AUDITORIA DE LAS CUENTAS/EFECTOS POR PAGAR Sus objetivos consisten en verificar: * Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con la empresa. * Si estos saldos estn libres de cargas o gravmenes, ostentando la empresa la plena titularidad de los mismos. * Si se refleja su valor estimado de recuperacin. * Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los

estados financieros. * Si en estas transacciones se estn observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa estn funcionando eficazmente y son los ms adecuados. MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo. Existen dos tipos de circularizaciones: * Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si est conforme o disconforme con el saldo. * Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composicin. Normalmente este tipo no se utiliza. En la carta de circularizacin se debe pedir confirmacin del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe segn los libros de la empresa y l tiene que dar o no su conformidad con el mismo.