Unidad 1 Introduccin ala administracin 1.

1 Definicin

La administracin es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto es posible conceptualizar la administracin, en una forma simple, como: El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles. Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de planeacin, direccin y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. Robert F. Buchele. El proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organizacin formal. Harold Koontz y Cyril O Donnell. Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Isaac Guzmn Valdivia. Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. George R. Terry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. American Management Association. La administracin es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros. Jos A. Fernndez Arena. Es una ciencia social que persigue la satisfacci6n de objetivos institucionales por medio de una estructura y a trav6s del esfuerzo humano coordinado. Joseph L. Massie. Mtodo por el cual un grupo en cooperacin dirige sus acciones hacia metas comunes. Este m6todo implica t6cnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.

Elementos del concepto Si se analizan detenidamente las anteriores definiciones, se puede observar que todos los autores concuerdan, de una u otra manera, en que el concepto de administracin esta integrado por los siguientes elementos

1. Objetivo. Es decir, que la administracin siempre esta enfocada a lograr fines o resultados.

2. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo. 3. Eficiencia. Se refiere a "hacer las cosas bien". Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad. 4. Grupo social. Para que la administracin exista, es necesario que se de siempre dentro de un grupo social. 5. Coordinacin de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn. 6. Productividad. Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia. Con los anteriores elementos es posible emitir una definicin integral de la administracin: Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

Caractersticas La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras disciplinas.

Universalidad

Valor instrumenta l

Amplitud de ejercicio Unidad Temporal

Administracin

Flexibilidad

Especificida d

Interdisciplinariedad

a) Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejrcito, e n u n hospital, en un evento deportivo, etc. b) Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente practica, la administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados. c) Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente. d) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal. e) Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial. f) Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. g) Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante. 1.2 Importancia Despus de haber estudiado sus caractersticas, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administracin en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos ms relevantes que funda me ntan la i mport ancia de e sta disciplina:

1. Con la universalidad de la administracin se demuestra que esta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea ms necesaria en los grupos ms grandes. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin d e una buena admini stracin. 4. A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

1.3 Objeto Una de las razones que hacen importante el estudio de la administracin, es porque esta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos, financieros y materiales. Establece cmo obtener las oportunidades de actividad y actuacin, adems de representar el factor fundamental para planear, organizar, dirigir y controlar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones. Debemos considerar que la civilizacin moderna, cada vez se ha do integrando al esfuerzo colectivo, en cualquier clase de organizacin ya sea comercial, industrial, gubernamental, religiosa, poltica, etc.; la efectividad con que los individuos trabajan en conjunto o grupo, depende en gran medida de la ciencia administrativa y de las habilidades o aptitudes de sus dirigentes o administradores. No tendran ninguna utilidad el exceso de recursos materiales que cualquier organizacin pudiese tener, si existe una mala administracin que impide la correcta coordinacin entre los recursos humanos, financieros y materiales de las empresas. Por esta razn algunos estudiosos de la ciencia administrativa, denominan a esta disciplina como aquella actividad que se encarga de la coordinacin. Debe destacarse que en nuestro pas, del 80% a 90% de las empresas fracasan por una mala administracin. As entonces, la administracin representa la base del fracaso o del xito para las organizaciones. Ante esto se debe pensar en el papel tan destacado que tiene el "administrador profesional" para las organizaciones. Esta conjuncin de los recursos materiales y tcnicos, es una caracterstica esencial de toda actividad colectiva, tendiente a buscar objetivos comunes, con el menor costo en tiempo, dinero o recursos materiales, cumplindose aqu el principio econmico que dice: Mnimo de recursos, Mximo de aprovechamiento, adoptando para tal fin los procesos bsicos y los principios de la administracin. En una empresa u organizacin la coordinacin es esencial en toda actividad. Tambin hay que considerar el nivel en que se presenta en un organismo productivo, social, religioso, poltico, etc. Por otra parte, se debe considerar que en las instituciones los individuos no realizan exclusivamente actividades administrativas, sino cumplen funciones de todo tipo, aunque no por ello se debe restar importancia a la administracin.

De esta manera se advierte que en un sentido realista el objetivo de toda persona dedicada a la actividad de la coordinacin debe ser obtener excedentes, lo que significa, en otras palabras, incrementar la produccin de bienes o la prestacin de servicios, logrando por consiguiente la productividad tan deseada. De ah que su tarea debe propiciar el ambiente para la labor colectiva, de modo que cada integrante de la organizacin contribuya a los fines comunes con el menor costo de tiempo, dinero, esfuerzo o recursos materiales y humanos. Hay que tener en cuenta que los objetivos comunes deben ser conocidos y

discutidos por el grupo para poderlos realizar y verificar en la medida de las posibilidades de cada situacin especfica (administracin por objetivos). Se puede as concluir que el fin o propsito de cada organizacin puede cambiar, variar o ser ms difcil de definir, pero su objetivo bsico administrativo no cambia. La ciencia administrativa1 trata con recursos materiales y de capital, pero lo que es fundamental es su relacin estrecha con los recursos humanos, sin considerar que estos ltimos estn capacitados o no para laborar. En el caso de que no lo estn, el administrador evidentemente emplear un programa de capacitacin para esas personas. Por sus importantes implicaciones, el recurso humano ser analizado en un captulo especfico posterior. 1.4 Funciones Del Administrador

De la pirmide cargo-labor se desprende las relaciones entre las distintas jefaturas, la corriente informativa y por supuesto la autoridad formal. Nos es comn observar que cualquier organizacin se encuentra poblada por un conjunto de hombres con diversas jerarquas y funciones. Es as que vemos interactuar al Presidente de la compaa, al Gerente General, a los distintos gerentes, jefes, etc... Muchos individuos, todos con tareas dismiles. Pero qu tienen en comn dichos hombres La tarea que lleva a cabo un administrador ha sido descripta en innumerables escritos, no obstante, me parece que un repaso de dichas tareas puede ser beneficioso a fin de poder calibrar nuestro accionar como ejecutivo. Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son: 1. Representacin. Esta funcin tiene que ver con la definicin pura de la autoridad formal. Una organizacin esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El administrador en todo momento esta representando a la organizacin. Por tal razn, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboracin de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organizacin donde l se encuentra involucrado.

2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organizacin se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyndose en el ms importante) se lo responsabiliza por la conduccin de un grupo de hombres. El deber conducir la labor de la organizacin en pos de la consecucin de los objetivos propuestos, por tal, l debe liderar la operatoria. Aqu debemos recordar que la organizacin formal dota al administrador de autoridad y as dicho hombre se convierte en jefe. En este punto estamos hablando de tal asignacin pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero lder; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organizacin informal. Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la jefatura y el liderazgo tendr el 100 % de la conduccin del grupo dado que har uso autoridad que le otorga la jerarqua formal y el poder que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organizacin, por consiguiente, se requiere de una visin integradora y del ms alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinacin en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en funcin de las necesidades operativas en directa relacin a de los objetivos deseados De no cumplimentar dicha gestin, la organizacin, se encontrara actuando en forma reactiva (reacciona en funcin del estmulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estmulo exterior. La planificacin requiere la interpretacin de las necesidades operativas y estratgicas y la disposicin de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurlgico de la organizacin, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen trmino esta tarea. El administrador es el nico hombre que tiene dicha capacidad. 4. Enlace. Muchas veces en diversas pelculas de guerra se ve a un Oficial que cumple la funcin de Oficial de Enlace operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicacin y coordinacin.

El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de hombre de enlace con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayora de ellas tiene su epicentro de accin dentro de la organizacin; su cabeza est en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales. El ejecutivo, adems de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Informacin. El administrador es un cazador de datos e informacin. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada informacin; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulacin; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurlgico de donde emanarn las decisiones que le permitirn a la organizacin competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la informacin es el combustible indispensable de tal gestin. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella depender en gran parte el xito. 6. Distribuidor. La informacin que dispone en administrador no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea. Por ende, el administrador debe saber distribuir la informacin que recolect a la organizacin en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la funcin que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la informacin a sus colaboradores directos e indirectos sabiendo que de no ser as le estara quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que l tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organizacin, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualizacin de la problemtica exterior y cmo se interpreta sta a la luz del plan estratgico.

7. Vocero. Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el administrador, se constituye en el vocero oficial de la compaa. La voz de le organizacin, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, ms all de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicacin de la organizacin. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrnsecas caractersticas de personalidad.

8. Intrapreneur. El administrador es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que no se puede hacer aquello; que no se tiene el presupuesto necesario; que no es lgica tal o cual medida; que el mercado no va a responder; etc.. El administrador es un soador que embriaga a la organizacin con su sueo, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano. Para ello el administrador debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participacin de sus colaboradores. As mismo muchas veces debe modular su plan en pequeos proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfaccin de los objetivos mximos. 9. Administrador de conflictos. La organizacin; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estmulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organizacin vive una continua crisis dado que la modificacin del status quo es lo nico que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestin se torne de tal magnitud que alcance proporciones crticas; an al administrador ms capaz y habilidoso les resulta

imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organizacin en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teora de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solucin a los conflictos. De no cumplirse con tal misin, la organizacin caera en un profundo caos que la paralizara y desintegrara por completo, impidiendo as el logro de los objetivos propuestos.

10. Facilitador de recursos. Esta funcin tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misin. La errnea asignacin de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organizacin. 11. Negociador. Una gran parte del tiempo disponible del administrador estar comprometido con la negociacin. Dado que es l la persona que puede disponer de los recursos de la organizacin el peso de la negociacin siempre pasar por sus hombros. Por tanto, dicha gestin pasa a ser una rutina de la funcin. La negociacin podr ser con factores externos o internos, por problemas estratgicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organizacin es responsabilidad del administrador, por ende, l estar comprometido en la resolucin del conflicto. Las funciones que antes detallamos, no pretende ser un listado acabado de las innumerables tareas que realiza un administrador en una organizacin moderna. El concepto de administrador clsico ya caduc. Este se asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando de una funcin eminentemente dinmica, competitiva y exigente. El administrador actual se debe asociar al Capitn de buque en el medio de una violenta tormenta, donde adems de lidiar con la problemtica interna de su organizacin debe evaluar el contexto y tomar decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado.

Ninguna funcin dentro de la organizacin tiene la importancia como la del administrador. Es l nico responsable de llevar a destino a la empresa. FUNCION GENERAL Trabajo que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar la administracin interna de la empresa y participar en la elaboracin de la poltica administrativa de la misma. Atender y brindar soluciones a conflictos y problemas laborales que se presentan. FUNCIONES ESPECFICAS Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del Departamento, optimizando la utilizacin peridica de los recursos. Participar en el planteamiento de polticas y estrategias de administracin de recursos humanos de la Empresa. Participar en las reuniones de Junta Mixta, atender los planteamientos de los trabajadores y resolver los conflictos entre Empresa y Sindicato. Determinar las necesidades de la organizacin en lo que se refiere a registros, archivos, informacin comunicaciones y otros servicios comunes. Coordinar y participar con la direccin general, gerente de divisin y los jefes de otros departamentos en la elaboracin de la poltica administrativa. Planear y organizar los servicios administrativos y los servicios comunes. Establecer los procedimientos que han de seguirse para asegurar el buen funcionamiento de los servicios de informacin y comunicacin entro los diferentes departamentos de la Empresa. Velar por observancia y el cumplimiento de las obligaciones legales de la organizacin. Preparar memorias e informes de labores cuando el caso lo requiera. Negociar con los proveedores de los diversos servicios comerciales y otros como seguro mdico, seguro de vida, seguro de accidentes. Coordina la colocacin de avisos de puestos vacantes de las diferentes divisiones administrativas. Establecer los procedimientos de avisos de puestos vacantes. Coordina la publicacin de dichas vacantes. Distribuir las polticas y procedimientos nuevos o revisados de recursos humanos entre todos los empleados y mandos medios a travs de boletines, juntas, memoranda y/o contacto personal. Llevar a cabo la contratacin de personal en base a los informes y pruebas psicotcnicas aportadas. Aplicar las medidas disciplinarias vigentes en la Empresa y velar porque se cumplan las normas de personal Controlar la adecuada administracin de las prestaciones que se tienen dentro de la Empresa. - Colaborar con el Departamento de Seguridad Industrial para la verificacin de medidas adecuadas que resguarden la integridad de los trabajadores.