Gua del usuario de InTouch

BCM Business Communications Manager

Estado del documento: Estndar Versin del documento: 01.01 Nmero de documento: NN40170-102 Fecha: Octubre de 2009

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Contenido

Contenido
Captulo 1 Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Acerca de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Requisitos mnimos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Primera sesin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Pantallas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Panel de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Pantalla de la barra de herramientas de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Mens contextuales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Pantalla Llamadas activas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Captulo 2 Configuracin de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Adicin y eliminacin de contactos de la lista de contactos de InTouch . . . . . . . . . . . 15 Gestin de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Contactos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Bsqueda de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Fusin de contactos duplicados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Gestin de contactos de Outlook mediante InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Captulo 3 Visualizacin del estado de los contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Informacin BLF (campo de luz de ocupado) mediante la interfaz de BCM . . . . . 21 Exploracin del calendario de Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Estado relacionado con Skype en InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Estado relacionado con Skype en MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Prestaciones de correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Elementos del calendario y citas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Errores de la ventana Llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Edicin del comportamiento del marcado de nmeros de telfono . . . . . . . . . . . 28 Mensajera instantnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Llamadas perdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Opciones de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

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Contenido

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Captulo 1
Introduccin
Esta seccin contiene informacin acerca de los siguientes temas: Acerca de InTouch en la pgina 5 Requisitos mnimos en la pgina 5 Primera sesin en la pgina 6 Pantallas en la pgina 6

Acerca de InTouch
InTouch es una aplicacin complementaria de usuario para Outlook que se ejecuta en PC con Windows e integra Outlook, MSN y Skype con gestin y control de llamadas BCM. InTouch optimiza las comunicaciones porque facilita informacin consolidada sobre estados y ofrece diversas opciones de comunicacin como voz, correo electrnico o mensajera instantnea (MI). InTouch ana las formas de comunicacin ms populares porque ofrece, con una sola pulsacin, interaccin directa entre telefona, correo electrnico, calendario y MI.

Requisitos mnimos
Sistema operativo: Windows XP Professional SP3 Windows Vista SP2 Business, Ultimate o Enterprise (32 O 64 bits)

.Net framework: Framework 3.5 Service Pack 1 disponible en el sitio web de Microsoft

Microsoft Outlook: 2002 (XP) 2003 2007

Microsoft Exchange: 2000 2003

Skype (opcional): 3.8.0.188

MSN (opcional):

14.0
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Captulo 1 Introduccin

BCM: BCM 50 versin 5.0 BCM 450 versin 5.0

Programa de instalacin de Windows: Windows Installer 3.1

Requisitos de hardware del PC cliente: Procesador de 1 GHz 32 bits (x86) o 64 bits (x64) 1 GB de memoria de sistema 20 MB, como mnimo, de espacio disponible para la instalacin y 10 MB adicionales para los datos de configuracin y los datos de contacto en la memoria cach. El requisito de espacio para la configuracin y la memoria cach varan segn el nmero de contactos que se tenga que visualizar. Conexin de red. 10Mb/s como mnimo.

Primera sesin
Cuando use InTouch por primera vez, y si dispone de acceso a ms de 1 DN, se le pedir que seleccione su DN de una lista de DN configurados para su uso en el BCM. Si el usuario solamente dispone de un nico DN, InTouch utiliza ese DN automticamente. Si no se dispone de ningn DN, no se pueden usar las prestaciones de InTouch. Si usa Skype, esta aplicacin le pide que permita a Outlook.exe obtener acceso a la aplicacin. Al iniciar sesin por primera vez, el panel de InTouch no muestra ningn contacto. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar contactos a la lista de contactos, consulte Adicin y eliminacin de contactos de la lista de contactos de InTouch en la pgina 15.

Pantallas
La interfaz de usuario de InTouch consta de varias pantallas. Las pantallas principales son: El panel de InTouch: es un panel de ancho fijo que est situado en el lado derecho de cualquier pgina de Outlook; esta pantalla contiene varias pantallas secundarias que cambian de tamao automticamente segn sea necesario. Las pantallas secundarias son: El panel de bsqueda. La Lista de contactos de InTouch. Los contactos especiales (definidos por el usuario) aparecen en la parte superior de la lista, seguidos de los dems contactos aadidos desde todas las fuentes disponibles (Outlook, BCM, Skype y MSN). Ventanas emergentes de llamadas. Nota: no se puede cambiar el tamao horizontal del panel de InTouch, aunque cambia automticamente de tamao vertical junto con la ventana de Outlook. No se puede cerrar el panel de InTouch. Para eliminar el panel de InTouch se debe desactivar o desinstalar el plug-in. Consulte la ayuda de Outlook para conocer las instrucciones de desactivacin de complementos.

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Captulo 1 Introduccin 7

La ventana de la barra de herramientas. Mens contextuales (clic en el botn derecho o emergentes). El cuadro de dilogo Agregar contactos, que sirve para agregar contactos desde las diversas fuentes de contactos al panel de InTouch.

Panel de InTouch
El foco visual central de InTouch es el Panel de InTouch, situado en el lado derecho de la pantalla. La Figura 1"Panel de InTouch" (pgina 8) muestra el panel de InTouch.

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Captulo 1 Introduccin

Figura 1 Panel de InTouch

Tabla 1 Propiedades del panel de InTouch Variable o nombre de campo Descripcin

Buscar Llamadas perdidas

Introduzca el nombre del contacto que desee buscar. Abre la pantalla Llamadas perdidas.

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Captulo 1 Introduccin 9 Tabla 1 Propiedades del panel de InTouch Variable o nombre de campo Descripcin

Agregar contacto

Abre la pantalla Agregar contacto. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar contactos, consulte Adicin y eliminacin de contactos de la lista de contactos de InTouch en la pgina 15. Lista de contactos especiales definidos por el usuario. Los contactos especiales aparecen en la parte superior de la lista de contactos y tienen un fondo blanco. Todos los dems contactos aparecen debajo con un fondo de color azul claro. Muestra informacin sobre la llamada activa. Solamente aparece cuando hay una llamada en curso. Permite marcar nmeros telefnicos desde InTouch escribiendo el nmero y pulsando el botn Marcar. Los caracteres vlidos son nmeros, *, # y letras. Las letras se traducen a su equivalente numrico segn los teclados telefnicos estndar.

Contactos especiales

Panel Llamada activa (panel inferior) Cuadro Marcar

Pantalla de la barra de herramientas de InTouch

InTouch incluye diversas barras de herramientas de Outlook. Las barras de herramientas son visibles en las vistas de las carpetas principales Correo, Calendario y Contactos, as como en las siguientes (segn la versin de Outlook): Outlook 2002/2003: elementos individuales de contactos de correo y de calendario Outlook 2007: vista de lectura de correo (no la vista de redaccin de mensaje nuevo), vista de contactos y vista de citas (no vista de reuniones)

Las barras de herramientas muestran toda la informacin y actividades disponibles para el contacto asociado con el elemento seleccionado actualmente. En el caso de elementos de correo electrnico, este contacto es el remitente del correo electrnico. InTouch intenta encontrar un contacto coincidente en InTouch de acuerdo con un identificador nico asignado por Outlook, o bien el primer contacto InTouch con una direccin de correo electrnico coincidente. En el caso de los contactos de Outlook, es el propio contacto y todos los detalles de otros contactos que puedan haberse fusionado con ese contacto de Outlook. Respecto a los elementos de citas creados mediante la programacin de una devolucin de llamada mediante InTouch, es el contacto para el que se program la devolucin de llamada.

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Captulo 1 Introduccin

Figura 2 Barra de herramientas de InTouch

Tabla 2 Propiedades de la barra de herramientas de InTouch

Variable Llamada Descripcin Llama al contacto a travs del BCM, mediante Skype o una sesin de conversacin de voz mediante Skype o MSN. Inicia una sesin de conversacin mediante Skype o MSN. Inicia un mensaje de correo electrnico en blanco para enviarlo a la direccin de correo electrnico seleccionada. Programa una llamada a un nmero disponible. Transfiere llamadas efectuadas a su DN al correo de voz (indicado en el auricular en el caso de que se haya activado correctamente). Transfiere su DN a otro nmero preconfigurado o especfico (indicado en el auricular en el caso de que se haya activado correctamente). Borra la transferencia de llamadas desde su DN (indicado en el auricular en el caso de que se haya activado correctamente). Activa la funcin No molestar en su DN (indicado en el auricular y en el estado de presencia telefnica en la parte inferior de InTouch si se ha activado correctamente).

Mensajera instantnea Correo electrnico

Programar una llamada Transferir a correo de voz

Transferir a:

Borrar transferencia de llamada

No molestar

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Captulo 1 Introduccin 11

Mens contextuales.
En diversas partes del funcionamiento de InTouch se puede hacer clic con el botn derecho del botn para mostrar informacin y actividades de InTouch. Nota: los mens contextuales no muestran el estado de BCM, calendario de Outlook, Skype o MSN.

Un men contextual de correo electrnico, contacto de Outlook y Cita mostrar un submen de InTouch con todas las acciones disponibles para el contacto segn el elemento sobre el cual se haya hecho clic con el botn derecho. Si no hay ninguna accin disponible o si no se puede encontrar ningn contacto, el elemento de InTouch estar desactivado. Men contextual en la pgina 11 muestra un ejemplo de un men contextual.
Figura 3 Men contextual

Las acciones disponibles se dividen en las categoras siguientes; si no hay ninguna accin disponible para una categora determinada, no aparece ningn submen para dicha categora.
Tabla 3 Propiedades de los mens contextuales
Variable Llamada Descripcin Llama al contacto a travs del BCM, mediante Skype, o una sesin de conversacin de voz mediante Skype o MSN. Inicia una sesin de conversacin mediante Skype o MSN. Gua del usuario de InTouch

Mensajera instantnea

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Captulo 1 Introduccin

Tabla 3 Propiedades de los mens contextuales

Variable Correo electrnico Descripcin Inicia un mensaje de correo electrnico en blanco para enviarlo a la direccin de correo electrnico seleccionada. Programa una llamada a un nmero disponible.

Programar una llamada

Men contextual Entrada de contacto

Se puede hacer clic con el botn derecho en cada entrada de contacto (un nmero de telfono, direccin de correo electrnico, identidad Skype o MSN). Con esto aparece un men contextual con las nicas acciones aplicables a esa entrada. Men contextual Entrada de contacto en la pgina 12 muestra un ejemplo de un men contextual de una entrada de contacto.
Figura 4 Men contextual Entrada de contacto

Figura 5 Entrada de Skype

Figura 6 Entrada de MSN

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Captulo 1 Introduccin 13 Figura 7 Entrada de correo electrnico

Figura 8 Entrada de nmero de telfono

Figura 9 Entrada de telfono mvil

Figura 10 Men contextual Llamada perdida

Pantalla Llamadas activas

Las llamadas entrantes y salientes efectuadas mediante InTouch o el auricular se representan en la parte inferior del panel de InTouch a travs de una pequea ventana emergente de llamada. InTouch no tiene un lmite interno en lo que respecta al nmero de ventanas de llamada que puede mostrar; no obstante, si hay ms de dos llamadas en el aparato, InTouch mostrar una barra de desplazamiento junto a las ventanas de llamada para que solamente se muestren simultneamente dos llamadas. Pantalla emergente de llamada activa en la pgina 14 muestra un ejemplo de una pantalla de llamada activa.
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Captulo 1 Introduccin Figura 11 Pantalla emergente de llamada activa

Desde la pantalla emergente de llamada activa se puede contestar o finalizar una llamada de telfono o de Skype, enviar un correo electrnico, mensaje de MSN o Skype, o devolver la llamada al contacto.

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Captulo 2
Configuracin de contactos
Inicialmente, la lista de contactos de InTouch no muestra ningn contacto ni tampoco incluye contactos de ningn directorio de contactos (como de MSN, Skype, BCM u Outlook). Se pueden aadir o eliminar contactos de cualquier directorio de contactos de la lista de contactos de InTouch. Los contactos se importan en InTouch desde los directorios de contactos, que son carpetas de contactos individuales de la aplicacin origen. Skype, BCM y MSN solamente tienen un directorio de contactos cada uno. Sin embargo, Outlook puede tener un directorio de contactos para cada carpeta designada como disponible en la libreta de direcciones de Outlook y otra para la lista de direcciones global. InTouch utilizar la lista de proveedores de libretas de direcciones proporcionada por Outlook como base de los contactos de InTouch desde Outlook. De forma predeterminada, esta lista solamente incluye la lista de direcciones global y la carpeta Contactos del almacn predeterminado (por lo general, la bandeja de entrada de Exchange Server). Para obtener informacin sobre cmo agregar una carpeta de contactos a la libreta de direcciones de Outlook, consulte la Ayuda de Outlook o la documentacin del usuario.

Adicin y eliminacin de contactos de la lista de contactos de InTouch

Mediante InTouch se pueden unir los contactos de varias fuentes en una sola lista. Las fuentes de contactos disponibles incluyen: Contactos de Outlook de la bandeja de entrada o de las carpetas personales y de archivo que estn abiertas. Directorio activo, a travs de la libreta de direcciones global de Outlook proporcionada por el servidor de intercambio. Otros directorios de Outlook como las carpetas pblicas. Contactos de Skype. Contactos de MSN. Otros usuarios conectados al BCM.

Los contactos se agregan a esta lista mediante el cuadro de dilogo Agregar contactos. Mientras se cargan los contactos, InTouch actualiza continuamente la lista de contactos de InTouch. A continuacin, estos contactos se ordenan de forma alfabtica. Cualquier actualizacin en los contactos de otra plataforma como Skype u Outlook que aparecen en InTouch se refleja automticamente en InTouch tan pronto como la informacin est disponible. Por ejemplo, los cambios efectuados en los contactos de Skype se realizan prcticamente de forma instantnea, mientras que los de la lista de direcciones global de Outlook requieren que se reinicie InTouch antes de que sean visibles los cambios. Para agregar contactos desde Skype o MSN, debe estar ejecutando la aplicacin y haber iniciado una sesin con su cuenta.

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Captulo 2 Configuracin de contactos

Para agregar un contacto a la lista de contactos de InTouch

1 2 En el panel de InTouch, haga clic en Agregar contactos. Aparece el cuadro de dilogo Agregar contactos. Desde el desplegable Directorio de contactos, seleccione la fuente desde la cual desee importar los contactos. Las opciones disponibles incluyen: a b Directorio del telfono (BCM); seleccionado de forma predeterminada Cada carpeta de contactos puesta a disposicin para su uso como libreta de direcciones de Outlook. De forma predeterminada solamente hay una carpeta, aunque se pueden agregar ms. Cada carpeta disponible tiene su propia entrada. La entrada aparece en la lista como Nombre de carpeta de contactos (Nombre de almacn de mensajes); por ejemplo ,Contactos (Bandeja de entrada John Smith) La lista de direcciones global Contactos de Skype (si estn disponibles) Contactos de MSN (si estn disponibles)

c d e 3

En el campo de bsqueda, introduzca el nombre, nombre de usuario u otra informacin para buscar los contactos existentes. O Busque manualmente el contacto en la lista.

4 5

En la lista de contactos, seleccione la casilla de verificacin Contactos si desea incluir el contacto (o contactos) en la lista de contactos de InTouch. Haga clic en el botn Aceptar.

Para borrar un contacto de la lista de contactos de InTouch

1 2 En la lista de contactos de InTouch, haga clic con el botn derecho sobre el contacto que desee borrar. En el men, seleccione Eliminar. El contacto se elimina de la lista. Si elimina un contacto fusionado, se eliminan todos los contactos de los componentes.

Para eliminar un contacto de la lista de contactos de InTouch mediante el cuadro de dilogo Agregar contactos
1 2 En el panel de InTouch, haga clic en Agregar contactos. Aparece el cuadro de dilogo Agregar contactos. Desde el desplegable Directorio de contactos, seleccione la fuente desde la cual desee importar los contactos. Las opciones disponibles incluyen: a b Directorio del telfono (BCM); seleccionado de forma predeterminada Cada carpeta de contactos puesta a disposicin para su uso como libreta de direcciones de Outlook. De forma predeterminada solamente hay una carpeta, aunque se pueden agregar ms. Cada carpeta disponible tiene su propia entrada. La entrada aparece en la lista como Nombre de carpeta de contactos (Nombre de almacn de mensajes); por ejemplo, Contactos (Bandeja de entrada John Smith) La lista de direcciones global Contactos de Skype (si estn disponibles) Contactos de MSN (si estn disponibles)

c d e
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Captulo 2 Configuracin de contactos 17

En el campo de bsqueda, introduzca el nombre, nombre de usuario u otra informacin para buscar los contactos existentes. O Busque manualmente el contacto en la lista.

4 5

En la lista de contactos, borre la casilla de verificacin Contactos si desea eliminar el contacto (o contactos) de la lista de contactos de InTouch. Haga clic en el botn Aceptar.

Gestin de contactos
Despus de agregar contactos a la lista de contactos de InTouch, puede crear una lista secundaria de Contactos especiales, fusionar contactos duplicados, buscar un contacto especfico en la lista de contactos o ver la informacin de un contacto.

Contactos especiales
Despus de agregar contactos a la lista de contactos de InTouch, puede designar contactos especficos para incluirlos como contactos especiales. Los contactos especiales aparecen en una lista secundaria, encima de los contactos normales, para facilitar y acelerar el acceso a los mismos sin tener que buscarlos. Los contactos especiales se diferencian de los contactos normales por su color de fondo. Los contactos especiales son los nicos que se pueden agrupar en InTouch.

Para convertir un contacto en contacto especial

1 2 3 Desde el panel de InTouch, seleccione el contacto que desee convertir en contacto especial. Haga clic con el botn derecho encima del contacto. Aparece un men contextual. Desde el men, seleccione Marcar como contacto especial. El contacto se mueve a la lista secundaria de contactos especiales y se pone en orden alfabtico junto con los otros contactos especiales.

Para borrar un contacto de la lista de contactos especiales

1 2 3 Desde el panel de InTouch, seleccione el contacto que desee convertir en contacto especial. Haga clic con el botn derecho encima del contacto. Aparece un men contextual. Desde el men, seleccione Marcar como contacto normal. El contacto se mueve a la lista de contactos normales y se pone en orden alfabtico.

Bsqueda de contactos
Si tiene un lista de contactos de gran tamao, puede usar la funcin de bsqueda para encontrar un contacto especfico sin necesidad de recorrer manualmente la lista de contactos.

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Captulo 2 Configuracin de contactos

Para buscar un contacto en la lista de contactos

1 Escriba la informacin correspondiente al contacto que desee encontrar en el cuadro Buscar, que est situado en la parte superior del panel de InTouch. Si se encuentran uno o varios contactos coincidentes, estos aparecen en la lista de contactos. Si un contacto que forma parte de un contacto fusionado coincide con el criterio de bsqueda, aparece el contacto fusionado al completo, y no solamente el contacto secundario coincidente. La informacin buscada depende de la fuente del contacto. Outlook Nombre Apellido Empresa (no aparece en los detalles del contacto) Cargo (no aparece en los detalles del contacto) Direccin de correo electrnico 1, 2 y 3 Nmeros de telfono: BCM DN Nombre para mostrar Skype Nombre Skype Telfono del trabajo Telfono mvil MSN Nombre de inicio de sesin (direccin de correo electrnico) Nombre

Fusin de contactos duplicados

Cuando hay muchos contactos que proceden de diversas fuentes, es probable que aparezcan entradas duplicadas. Por ejemplo, puede haber un contacto en el directorio activo de Outlook y tambin en la lista de Skype. Esta duplicacin puede fusionarse en una nica entrada.

Para fusionar un contacto duplicado

1 2 3 4 5 6 Busque la entrada duplicada con el cuadro Buscar. Seleccione el contacto que desee fusionar. Arrastre y suelte el contacto encima de la entrada con el que lo desee fusionar. Aparece la pantalla Contactos relacionados. En la pantalla Contactos relacionados, especifique Nombre, Apellido y Seudnimo (nombre para mostrar) del contacto. Si no desea que el contacto fusionado sea un contacto especial, borre la casilla de verificacin Contacto especial. Haga clic en Unir para fusionar los contactos.

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Captulo 2 Configuracin de contactos 19

Para cambiar el nombre de un contacto fusionado

Nota: Este procedimiento solamente cambia el nombre del contacto fusionado. InTouch no cambia el nombre de los contactos individuales/originales.

1 2 3 4 5 6

Busque la entrada duplicada con el cuadro Buscar. Seleccione el contacto cuyo nombre desee cambiar. Haga clic con el botn derecho sobre el contacto. Aparece el men contextual. Seleccione Cambiar el nombre de un contacto combinado desde el men. Introduzca el nuevo nombre. Haga clic en Aceptar.

Para separar un contacto fusionado

1 2 3 4 5 Busque la entrada del contacto fusionado con el cuadro Buscar. Seleccione el contacto que desee separar en contactos individuales. Haga clic con el botn derecho sobre el contacto. Aparece el men contextual. Seleccione Separar un contacto combinado desde el men. Haga clic en Aceptar. El contacto queda dividido en sus contactos originales. Los contactos separados conservan su estado original de contacto especial/normal.

Gestin de contactos de Outlook mediante InTouch

Se pueden crear y editar contactos de Outlook directamente desde InTouch. Puede seleccionar una carpeta de contactos de Outlook (a excepcin de la Lista de direcciones global) dentro del cuadro de dilogo Agregar contactos y crear un contacto nuevo en Outlook, que se incluye automticamente en la lista de contactos de InTouch. Entonces puede fusionar este contacto o marcarlo como especial. Si intenta agregar un contacto de Outlook existente desde InTouch, Outlook le indica que el contacto ya existe y le propone la opcin de actualizarlo. Haga clic en S para actualizar el contacto en Outlook; no obstante, no se agrega a la lista de contactos de InTouch.

Para crear un contacto nuevo de Outlook mediante InTouch

1 2 3 4 En el panel de InTouch, haga clic en Agregar contactos. Aparece el cuadro de dilogo Agregar contactos. Desde el desplegable Directorio de contactos, seleccione la carpeta Contactos de Outlook a la que desee agregar el contacto nuevo. Escriba la informacin del contacto. Haga clic en el botn Aceptar.
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Captulo 2 Configuracin de contactos

Para editar un contacto de la lista de contactos de InTouch

1 2 3 4 En la lista de contactos de InTouch, haga clic con el botn derecho sobre el contacto que desee editar. En el men, seleccione Editar. Aparece el cuadro de dilogo Contacto de Outlook. Realice las modificaciones deseadas. Haga clic en Guardar y cerrar. InTouch aplica automticamente los cambios al contacto.

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Captulo 3
Visualizacin del estado de los contactos
Mediante InTouch se puede ver la disponibilidad actual de los contactos, segn el tipo de contacto de que se trate (correo electrnico, MI o telfono). InTouch divide los estados en: Informacin BLF (campo de luz de ocupado) mediante la interfaz de BCM LAN CTE Exploracin del calendario de Outlook Estado relacionado con Skype en InTouch Estado relacionado con MSN en InTouch InTouch enviando estado BLF de BCM a Skype InTouch enviando estado BLF de BCM a MSN

La informacin BLF de BCM est limitada nicamente al estado de las llamadas y a detalles de los desvos. No se muestran los detalles de llamadas (por ejemplo, identificador o nombre de la persona que llama). La disponibilidad del calendario de Outlook est limitada al estado de ocupado (Ocupado o Fuera de la oficina) y a la duracin. Estos indicadores de estado se actualizan automticamente de acuerdo con la fuente pertinente. No estn directamente configurados por el usuario, aunque reflejan la informacin proporcionada por el contacto; por ejemplo, llamadas de telfono, citas y estado de Skype y MSN.

Informacin BLF (campo de luz de ocupado) mediante la interfaz de BCM

Se muestran 4 estados de telefona: Inactivo, Ocupado (incluye llamando, conferencia en curso y llamada en espera), No molestar e Informacin no disponible. El estado Informacin no disponible puede aparecer al iniciar la aplicacin, puesto que se sondean las lneas de BCM para conocer su estado inicial o en el caso de lneas telefnicas por software en las que el telfono de software no est en marcha o conectado al BCM. La indicacin de transferencia de llamada no est disponible.

Exploracin del calendario de Outlook

InTouch explora los calendarios de los contactos especiales que se obtienen de la lista de direcciones global de Exchange. La informacin se actualiza cada 5 minutos. Esta prestacin requiere que el contacto cuyo calendario se est explorando tenga autorizacin de acceso a usted (o a un grupo del que usted forme parte). Despus de activar la exploracin del calendario de Outlook se muestran dos estados: En una reunin (mueva el cursor para ver la duracin de la reunin); esta prestacin tiene una importancia especial, ya que los usuario pueden tomar la decisin ms conveniente de acuerdo con el nivel de informacin adicional que se ofrece. Fuera de la oficina (mueva el cursor para mostrar la hora y fecha de regreso); esto muestra la hora y la fecha del regreso planificado.

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Captulo 3 Visualizacin del estado de los contactos

Entonces los estados de Outlook y BCM se combinan en un indicador, tal como se indica a continuacin:

Tabla 4 Estados de Outlook y BCM

Estado de Outlook Inactivo/Informacin de calendario no disponible Ningn estado de Icono azul: ninguna BCM imagen de telfono Inactivo Ocupado Fuera de la oficina

Icono amarillo: ninguna imagen de telfono

Ocupado

No molestar

Fuera de la oficina tiene un indicador negro, independientemente de cual sea el estado del telfono

Informacin no disponible

Control del estado de un contacto mediante la exploracin del calendario de Outlook

1 2 3 4 En Outlook, en el PC del usuario que se desee controlar, haga clic con el botn derecho sobre la carpeta Calendario. Seleccione Propiedades. Seleccione la pestaa Permisos. Cambie los permisos Predeterminado y Annimo a Revisor.

Estado relacionado con Skype en InTouch

En el caso de que una cuenta Skype (representada en la pantalla actual de InTouch) cambie su estado, entonces el icono Skype correspondiente aparece en InTouch. InTouch utiliza los iconos Skype de la versin 4 de Skype. Despus de cerrar Skype, InTouch sigue presentando los detalles de contacto observados por ltima vez pero deja de mostrar un indicador de estado para cada contacto segn el caso. Cuando Skype vuelve a estar en lnea, InTouch actualiza el estado pertinente.

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Captulo 3 Visualizacin del estado de los contactos 23

Tabla 5 Conversin de estado InTouch en estado Skype

Estado de InTouch Conferencia en curso/Llamando/ Llamada en espera En una reunin Fuera de la oficina Estado de Skype Ocupado Ocupado Ausente

Nota: si el usuario de Skype fija su estado como No conectado/Invisible, InTouch no actualiza su estado. Nota: puesto que InTouch obtiene acceso al calendario de los usuarios y enva la informacin al contacto Skype de los usuarios, los permisos de calendario basados en Exchange no tienen ningn efecto.

Estado relacionado con Skype en MSN

En el caso de que una cuenta de MSN (representada en la pantalla actual de InTouch) cambie su estado, entonces el icono MSN correspondiente aparece en InTouch. Despus de cerrar Windows Live Messenger, InTouch sigue presentando los detalles de contacto observados por ltima vez pero deja de mostrar un indicador de estado para cada contacto MSN segn el caso. Cuando MSN vuelve a estar en lnea, InTouch actualiza el estado pertinente.

Tabla 6 Conversin de estado InTouch en estado MSN

Estado de InTouch Conferencia en curso/Llamando/ Llamada en espera En una reunin Fuera de la oficina Estado de Windows Live Messenger Ocupado Ocupado Ausente

Nota: si el usuario de MSN fija su estado como No conectado/Invisible, InTouch no actualiza su estado. Nota: puesto que InTouch obtiene acceso al calendario de los usuarios y enva la informacin al contacto de MSN de los usuarios, los permisos de calendario basados en Exchange no tienen ningn efecto.

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Captulo 3 Visualizacin del estado de los contactos

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Captulo 4
Uso de las prestaciones de InTouch
Este captulo describe el uso de diversas prestaciones disponibles en InTouch. Prestaciones de correo electrnico (pgina 25) Elementos del calendario y citas (pgina 25) Llamadas (pgina 26) Mensajera instantnea (pgina 28) Llamadas perdidas (pgina 28) Opciones de InTouch (pgina 29)

Prestaciones de correo electrnico

InTouch no altera de ninguna forma el funcionamiento normal del correo electrnico en Outlook. Sin embargo, incorpora un nmero considerable de prestaciones adicionales. Puede resaltar un correo electrnico de uno de sus contactos, hacer clic con el botn derecho sobre el mismo y elegir una de entre varias opciones para comunicarse con el contacto. Las opciones son (en el supuesto de que la informacin est disponible): Llamada Telefonear al contacto; se muestra una lista de los nmeros conocidos. Mensaje instantneo inicia una conversacin con mensajera instantnea mediante Skype o MSN. Correo electrnico Enviar un correo electrnico al contacto; esto inicia un mensaje de correo electrnico nuevo con la direccin del contacto. Devolver llamada a contacto; pone un aviso en el calendario de Outlook y aparece una ventana emergente en el momento de devolver la llamada. Las opciones disponibles son 5 minutos, 10 minutos,15 minutos, 30 minutos, 1 hora o, para introducir la hora y la fecha manualmente, Seleccionar.

Otra opcin es comunicarse con el contacto mediante cualquier otro mtodo disponible; para ello resalte el correo electrnico y seleccione el botn apropiado en la barra de herramientas.

Elementos del calendario y citas

InTouch explora, a intervalos de 5 minutos, el calendario de Outlook de los contactos especiales de InTouch Prime que sean o incluyan un contacto de Outlook. InTouch puede usarse para planificar una llamada de aviso programada e insertarla en el calendario del usuario. Estos avisos de devolucin de llamada se activan desde una ventana emergente de llamada. Haga click en el botn Devolver llamada para que un usuario programe un aviso de devolucin de llamada en su calendario de Outlook. Tambin se pueden programar avisos de devolucin de llamada en cualquier momento desde cualquier men contextual de InTouch o desde la barra de herramientas de InTouch para cualquier contacto que tenga uno o ms nmeros de telfono.

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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch

Para programar una devolucin de llamada

1 2 En la ventana emergente de llamada, haga clic en Devolver llamada. A continuacin aparece la pantalla Devolver llamada con el nombre del contacto y el nmero de telfono. Seleccione el intervalo para Volver a llamar en O Introduzca la fecha y la hora para devolver la llamada al contacto en el campo Volver a llamar. 3 4 Introduzca el asunto de la llamada. Este ser el ttulo para el acontecimiento de calendario. Haga clic en Llamada programada para agregar el aviso a su calendario de Outlook. Haga doble clic en el acontecimiento del calendario para abrir una ventana de cita normal de Outlook junto con la barra de herramientas de InTouch.

Llamadas
Puede llamar a cualquiera de sus contactos mediante el panel de InTouch. Hay varias formas de llamar a los contactos mediante InTouch: Haga doble clic en el nmero deseado despus de expandir la entrada en Contactos especiales. Haga clic sobre un correo electrnico y seleccione el nmero de telfono deseado que aparezca. Haga clic en Marcar desde una ventana emergente de aviso. Haga una bsqueda y haga clic en el nmero deseado despus de expandir la entrada del contacto. Recorra la entradas del directorio situado bajo Contactos especiales y haga clic en el nmero deseado despus de expandir la entrada. Introduzca el nmero en el cuadro de marcado telefnico y haga clic en Marcar.

En el caso de que falle la llamada saliente, la ventana emergente de llamada se descarta automticamente una vez finalizada la llamada. La Tabla 7 describe las funciones disponibles desde la ventana Llamada.

Tabla 7 Funciones de la ventana Llamada

Funcin Responder Descripcin Solamente disponible para llamadas entrantes con tono de llamada. Responde la llamada en el auricular, el telfono con manos libres o los auriculares de cabeza. Pulse la tecla de respuesta mientras hay otra llamada activa para poner esa llamada en espera antes de responder la nueva llamada. Solamente est disponible cuando la llamada est activa o todava no se ha respondido una llamada saliente. Finaliza la llamada actual. Solamente disponible para llamadas activas. Pone la llamada en espera. Cambia a un botn Cancelar espera cuando se retiene la llamada.

Colgar

Retener

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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch 27 Tabla 7 Funciones de la ventana Llamada

Funcin Cancelar espera Descripcin Solamente disponible para llamadas retenidas. Cancela la espera de la llamada retenida. Pulsar la tecla Cancelar espera mientras hay otra llamada activa pone la llamada activa en espera antes de cancelar la espera de la otra llamada. Solamente est disponible si el contacto tiene uno o ms contactos Skype asociados y el usuario est utilizando Skype. Inicia una conversacin de texto con el contacto. Solamente est disponible si el contacto tiene uno o ms contactos MSN asociados y el usuario est utilizando MSN. Inicia una conversacin de texto con el contacto. Solamente est disponible si el contacto tiene una direccin de correo electrnico asociada. Inicia un mensaje de correo electrnico nuevo con la primera direccin de correo electrnico encontrada para el contacto. Solamente est disponible si el contacto tiene un nmero de telfono asociado. Permite al usuario especificar el momento en que debe aparecer el aviso de devolucin de llamada as como escribir un asunto para el aviso.

Skype

MSN

Correo electrnico

Devolver llamada

Errores de la ventana Llamada

En el caso de que falle alguna funcin de gestin de llamadas, se presenta un mensaje al usuario. El mensaje de error incluye una interpretacin del cdigo de error de LAN CTE. Los casos de fallo son: Usuario invocado: Responder Poner en espera Cancelar espera Colgar Hacer llamada Desde la barra de herramientas Establecer transferencia de llamada Borrar transferencia de llamada Activar/Desactivar la funcin No molestar Software invocado (activado por los acontecimientos de progreso de llamada de LAN CTE) Consulta de informacin sobre llamadas

En ocasiones el BCM puede cancelar una sesin InTouch, en cuyo caso aparece el mensaje de error No adquirido en la pantalla de llamada. La llamada para la que se cancela la sesin continua normalmente; sin embargo, InTouch deja de tener control sobre esta llamada concreta. Por tanto se descarta la pantalla de llamada.
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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch

Edicin del comportamiento del marcado de nmeros de telfono

Puede editar el comportamiento del marcado de nmeros de telfono para evitar: Configuraciones en las que la longitud del plan de marcado privado sea igual a la longitud del dgito PSTN. Configuraciones en que tanto el plan de marcado intracompaa como el de marcado externo local normal tienen 7 dgitos. Configuraciones con planes de marcado intracompaa con X dgitos, pero que tienen un cdigo de acceso que es diferente segn las rutas requeridas (8xxxx para llamadas PRI y 7xxxx para llamadas IP). Configuraciones en las que los contactos de marcado privado se hayan introducido en las Libretas de direcciones de Outlook.

Por ejemplo, si un plan de marcado intracompaa usa el prefijo 6 para llamar al exterior y un cdigo de zona 613 para el marcado de 10 dgitos, y se introduce un nmero de marcado privado de 7 dgitos, Outlook agrega automticamente el cdigo de zona (613). En este caso, puede editar el contacto de InTouch para sustituir 9 613 XXX XXXX por 6XXXXXXX. Puede cambiar manualmente los ajustes en Windows, bajo Panel de control> Opciones de telfono y mdem para: Configuraciones en las que se usa un prefijo de marcado intracompaa para efectuar llamadas de larga distancia en lugar del prefijo de llamada saliente al exterior. Zonas en las que sean necesarias reglas de cdigo de zona para marcar nmeros dentro de un cdigo de zona.

Mensajera instantnea
InTouch no incorpora funciones de mensajera instantnea. En lugar de ello, los usuarios pueden iniciar sesiones de conversacin por mensajera instantnea mediante Skype o MSN (segn sea el caso) a travs de los mens contextuales o barras de herramientas de InTouch, con usuarios que tienen una cuenta Skype o MSN.

Para iniciar una sesin de conversacin Skype o MSN con un contacto

1 2 3 Desde el panel de InTouch, seleccione el contacto al que desee enviar un mensaje. Haga clic con el botn derecho sobre el contacto para abrir el men contextual. Seleccione Conversacin: <Nombre de usuario Skype> o Conversacin: <Nombre de usuario de MSN > para abrir una nueva ventana de conversacin con el contacto.

Llamadas perdidas
En la parte superior del panel de InTouch hay un botn Llamadas perdidas. Si hay un usuario con llamadas perdidas mientras se ejecutaba InTouch, el botn aparece resaltado en color naranja y se muestra el nmero de llamadas perdidas en el texto del botn. Haga clic en el botn para mostrar una lista de las llamadas con una indicacin de la hora, nmero de telfono y, si estn disponibles, los detalles del contacto pertinente. El nmero de llamadas perdidas que aparece en el botn Llamadas perdidas muestra el nmero de llamadas perdidas desde que el usuario vio la lista Llamadas perdidas por ltima vez. Cuando se visualiza la lista de llamadas perdidas, el botn Llamadas perdidas se convierte en Contactos. Haga clic en este botn para regresar a la lista de contactos de InTouch.
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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch 29

Haga clic con el botn derecho sobre una entrada de llamada perdida para ver otros datos sobre la persona que ha llamado, como nmero de telfono mvil, direccin de correo electrnico, etc. Haga doble clic sobre el nmero de la llamada perdida para iniciar una llamada a ese nmero. Nota: las llamadas perdidas solamente quedan registradas mientras se ejecuta InTouch. No se registran las llamadas efectuadas por el usuario ni tampoco las llamadas contestadas (es decir, las no perdidas).

Opciones de InTouch
Despus de instalar InTouch en un PC aparece una nueva pestaa Opciones de InTouch en la pantalla Opciones de Outlook. La figura Opciones de InTouch en la pgina 29 muestra la pantalla Opciones de InTouch.
Figura 12 Opciones de InTouch

Tabla 8 Descripcin de Opciones de InTouch

Variable Registro ampliado Definicin Seleccione esta opcin para activar el registro ampliado de mensajes de InTouch (de forma predeterminada, no est marcada). Gua del usuario de InTouch

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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch

Tabla 8 Descripcin de Opciones de InTouch

Idioma Extensin Seleccione el idioma para mostrar los componentes de InTouch. Especifica el nmero de directorio que debe usar InTouch para el control de llamadas. Solamente se puede seleccionar un DN segn la lista de DN de BCM proporcionada. Es el nmero que utiliza la funcin Transferir a correo de voz. Abre la pantalla Destinatarios de transferencia. Activa o desactiva el marcado intracompaa. Escriba la longitud del nmero intracompaa. Los nmeros con menos dgitos que la longitud especificada se marcan como nmero interno. Los nmeros de telfono que tienen la longitud especificada se marcan con el prefijo intracompaa. La longitud del nmero de telfono intracompaa debe ser mayor que las extensiones internas. Introduzca el prefijo de marcado intracompaa que desee usar en el marcado intracompaa. De forma predeterminada, los nmeros con menos dgitos que la longitud especificada se marcan como nmero interno. Los nmeros de telfono que tienen la longitud especificada se marcan con el prefijo. Los nmeros de telfono que exceden la longitud especificada se envan a la funcin de traduccin TAPI de Windows para prepararlos para su marcacin. La configuracin bsica de TAPI puede efectuarse mediante el asistente de configuracin de InTouch. Las reglas de marcado ms complejas deben gestionarse manualmente.

Nmero de correo de voz Establecer destinatarios de transferencia Marcado intracompaa Longitud de nmero intracompaa

Prefijo de marcado intracompaa

Establecer destinatarios de transferencia

La pantalla Destinatarios de transferencia permite configurar los destinatarios de transferencia de llamadas. Los nombres y nmeros introducidos en esta pantalla aparecen en el men Transferir a... del panel principal de InTouch. La figura muestra un ejemplo de la pantalla Establecer destinatarios de transferencia.

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Captulo 4 Uso de las prestaciones de InTouch 31 Figura 13 Pantalla Destinatarios de transferencia

Puede agregar hasta 49 destinatarios de transferencia. InTouch no valida los nmeros introducidos en esta lista; no obstante, los nmeros que no parecen ser DN se convierten en una direccin vlida antes de activar la transferencia de llamadas (por ejemplo, el nmero est precedido por el dgito para marcado al exterior).

Nota: los ajustes de desvo de llamada de BCM anulan estas acciones de transferencia de llamadas. Si la configuracin de un usuario/DN indica que no est autorizada la transferencia a nmeros externos, no tiene efecto el hacer clic en el elemento Transferir a <nmero externo>.

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