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Logistique et gestion des approvisionnements humanitaires dans le secteur sant (OMS, OPS; 2003; 194 pages) [EN][ES] Remerciements

Prface Introduction Chapitre 1: L'environnement1

Chapitre 2: La logistique

Version imprimable Chapitre 3: Evaluation des besoins logistiques et d'approvisionnements 4 Exporter le document en format HTML Aide

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Chapitre 4: La coordination

Chapitre 5: Caractristiques des approvisionnements

Chapitre 6: L'approvisionnement14

Chapitre 7: Rception des approvisionnements

Chapitre 8: Enregistrement, contrle et monitoring des approvisionnement

Chapitre 9: Le stockage21

Chapitre 10: Le transport29

Chapitre 11: La distribution

Chapitre 12: La gestion des approvisionnements mdicaux44

Slection Programmation des acquisitions Rception et valuation des acquisitions Les dons Systmes de stockage Contrle et monitoring des produits dans les centres de stockage La distribution Elimination de produits pharmaceutiques Annexes Chapitre 13: Transparence et information dans la gestion des approvisionnements

Chapitre 14: Les tlcommunications54

Chapitre 15: Technologies appliques la logistique57

Bibliographie60 Autres publications en consultation Programme de Prparatifs pour les Urgences et de Coordination des Secours en Cas de Catastrophe Centre Rgional d'Information sur les Catastrophes pour l'Amrique Latine et les Carabes Suma Couverture Arrire

Logistique et gestion des approvisionnements humanitaires dans le secteur sant

Programme des Prparatifs pour les Situations d'Urgences et de Secours en cas de Catastrophe

Dpartement d'Urgences Et Action Humanitaire Dveloppement Durable et Environnements Sains

Organisation Panamricaine de la Sant Organisation Mondiale de la Sante Washington, D.C., 2003 Photos de la couverture: OPS/OMS Est publi aussi en espagnol et en anglais: Logstica y Gestin de Suministros Humanitarios en el Sector Salud. Humanitarian Supply Management and Logistics in the Health Sector. Classement la source catalogue par la Bibliothque de l'OPS Organisation Panamricaine de la Sant Logistique et gestion des approvisionnements du secteur sant Washington, D.C.: OPS, 2003 182 p. ISBN 92 75 22375 0 I. Titre 1. CATASTROPHES 2. PLANIFICATION DANS LES CATASTROPHES 3. URGENCES DANS LES CATASTROPHES 4. EQUIPEMENTS ET APPROVISIONNEMENTS 5. COOPERATION INTERNATIONALE LC HV553.O68l 2003 Organisation Panamricaine de la Sant, 2003

Une publication conjointe du Programme de Prparatifs pour les Situations d'Urgences et de Secours en Cas de Catastrophe de l'Organisation Panamricaine de la Sant et du Dpartement d'Urgences et d'Action Humanitaire de l'Organisation Mondiale de la Sant. Les opinions exprimes, les recommandations faites et les dnominations employes dans cette publication ne refltent pas ncessairement les critres ni la politique de l'OPS ou de l'OMS ni de ses tats membres. L'Organisation Panamricaine de la Sant et l'Organisation Mondiale de la Sant considreront favorablement les demandes d'autorisation de traduction ou reproduction, totale ou partielle, de cette publication condition qu'elles ne soient pas faites but lucratif. Les demandes peuvent tre diriges au Programme de Prparatifs pour les Situations d'Urgences et de Secours en cas de Catastrophe, Organisation Panamricaine de la Sant, 525 Twenty-third Street, N.W., Washington, D.C. 20037, USA; fax: (202) 775-4578; courrier lectronique: disaster@paho.org. La ralisation de cette publication a t possible grce l'appui financier de la Division d'Aide Humanitaire Internationale de l'Agence canadienne pour le Dveloppement International (IHA/CIDA), le Bureau d'Assistance l'Extrieur en cas de Catastrophes de l'Agence des Etats Unis pour le Dveloppement International (OFDA/AID), et le Dpartement pour le Dveloppement International de Grande Bretagne (DFID). Remerciements L'OPS et l'OMS souhaitent remercier spcialement le principal auteurde ce manuel, M. Gerardo Quirs Quadra, expert sur le thme et collaborateur habituel de l'ONG FUNDESUMA. De mme, ils remercient l'excellent appui et contribution technique apports par l'ONG pour l'laboration de ce manuel. L'OPS et l'OMS adressent galement leurs remerciements toutes les personnes qui, de prs ou de loin, ont contribu l'laboration de ce manuel: Margarita Restrepo de la Facult de Chimie et de Pharmacie de l'Universit de Medelln, Grard Gmez du Bureau latino-amricain pour les Urgences de Mdecins Sans Frontires, Edgardo Acosta Nassar, Jernimo Venegas et Vctor Martnez de FUNDESUMA, Glauco Quesada de la Croix Rouge Allemande, Alvaro Montero, consultant de OFDA/FUNDESUMA, John Price II de l'Agence Logistique de Dfense, et Sandra Salazar Vindas. Leurs apports, rvisions, recommandations, documentation et appui conceptuel ont permis de doter le livre d'une vision plus ample et clectique et ont enrichi son contenu final par l'apport de points de vues diffrents. Le premier brouillon de ce travail a t largement distribu aux organisations et aux experts en logistique et gestion des approvisionnements dans le monde entier. Des centaines de commentaires ont t recueillis et pris en compte pour la version finale du livre. Nous

remercions toutes les personnes qui, titre personnel ou au nom de leurs organisations ont apport des observations, recommandations et conseils de grande valeur, qui ont enrichi cet effort et parmi lesquels il faut nommer: Katarina Toll, Isabelle Demuyser-Boucher, Gerhard Putman-Cramer et Hans Zimmerman (Bureau des Nations Unies pour la Coordination des Affaires Humanitaires); Rod McKinnon, (Emergency Management Australie); Gregorio Gutirrez (Project Impact Rpublique Dominicaine); Luis Felipe Puelma Calvo et Luis Campos Cerda (Programa Emergencia y CATASTROPHES Maule, Chili); G. Kipor All (Russian Centre for Disaster Medicine); Sonja Nieuwejaar (Federal Emergency Management Agency, USA); Alfonso Vaca Perilla (Defensa Civil Colombie); Luis Wintergest Toledo (Protection Civile Mexique); Javier Olaya (Croix Rouge Colombienne); Steven De Vrient (OPS/OMS Nicaragua), la Croix Rouge du Nicaragua; Alessandro Loretti (OMS); Martin E. Silverstein (Uniformed Services University of Sciences); Peter Manfield (Cambridge University); Judith Thimke (Programme Mondial des Aliments); Rger Barrios Chica (Universidad Nacional Autnoma de Len, Nicaragua); Jos Gmez Moncada; Tony Joe; Ral Talavera Benavente et Vicente Bruneti.Beaucoup d'autres personnes ont enrichi ce texte par leurs commentaires et recommandations. Nous les remercions trs sincrement. Prface Les urgences et les catastrophes sont des preuves srieuses pour la capacit logistique et d'organisation des pays affects. Le dfi se ressent d'autant plus dans le secteur de la sant o les manques dans la gestion des approvisionnements peuvent provoquer de consquences trs srieuses. Le problme ne rside pas seulement dans l'acquisition de biens et d'quipements d'urgence. Il faut galement porter une attention rigoureuse la gestion de ces approvisionnements que nous avons dj en main ou qui sont achemins. Les approvisionnements peuvent tre abondants aux niveaux centraux de distribution alors que sur le terrain, sur le lieu de l'urgence, il y a une carence produisant des consquences trs graves. D'un autre ct, les dons non demands parfois inappropris entrent galement en comptition en utilisant les moyens de communication et les magasins d'entrept qui peuvent tre saturs. Le personnel humanitaire peut ne pas tre familiaris avec les procdures normales de comptabilit et de contrle des inventaires. Dans d'autres cas, ces procdures sont tout simplement mises de ct en raison des pressions de l'urgence. Il est probable que la remise des comptes ou le rigoureux contrle documentaire sur le flux des articles ne faille juste au moment o les moyens de communication sont sur le point de trouver des indices sur une suppose malversation de l'aide externe et ainsi perptuer les mythes sur l'incomptence ou pire encore, la corruption locale. Ds la publication en 1983 du manuel de l'OPS Approvisionnements en mdicaments aprs les catastrophes naturelles, et particulirement au cours de cette dernire dcennie, d'normes progrs se sont accomplis dans le monde vis--vis de la gestion efficace des approvisionnements humanitaires, avec une meilleure remise des comptes et une plus grande transparence. Le dveloppement de la mthodologie SUMA, fait par l'Organisation Panamricaine de la Sant,

quant la gestion des approvisionnements d'urgence, a contribu positionner le thme du contrle effectif et responsable de la chane des approvisionnements dans une importante place des agendas des gouvernements ainsi que des organisations non gouvernementales. Ce manuel prsente les concepts de base de la gestion et la logistique des approvisionnements humanitaires. Bien que la gestion des approvisionnements mdicaux et pharmaceutiques reoive une attention particulire, les principes selon lesquels la chane logistique se base, ont une application multi-sectorielle, non seulement dans les situations d'urgence mais aussi dans les oprations quotidiennes qui doivent faire partie de la prvention et la prparation des catastrophes. Tout au long de ce manuel, une prmisse fondamentale demeure constante: La gestion des Catastrophes est, avant tout, une responsabilit nationale. L'arrive massive de dons peut,dans certains cas, dpasser la capacit d'absorption des pays affects. C'est pourquoi la rponse la plus sre et convenable de la communaut internationale et des organisations humanitaires est de contribuer au renforcement de la capacit de gestion sur le plan national. Ce manuel est destin ceux qui ont la responsabilit locale de grer le flux d'approvisionnement et de garantir leur rapide livraison aux victimes des catastrophes: des experts en dfense civile aux fonctionnaires des douanes; des professionnels des ministres de la sant et de la scurit sociale aux volontaires dvous des organisations humanitaires. Notre espoir est que cette publication contribue une meilleure efficacit et une meilleure remise de comptes dans le processus de distribution de cette aide humanitaire aux victimes des catastrophes, en promouvant ainsi un accs la sant plus quitable aux populations affectes. Dr. Claude de Ville de Goyet Antrieur Chef de Programme des Prparatifs pour les Situations d'Urgences et de Secours en cas de Catastrophe de l'OPS Introduction L'acquisition, le stockage, la mobilisation, la distribution et en gnral toutes les activits en relation avec l'approvisionnement d'assistance matrielle aux personnes affectes para les catastrophes ainsi que les approvisionnements utiliss par les organisations dans les activits d'assistance, ncessitent un cadre minimum d'organisation permettant une gestion efficace et une meilleure utilisation de ces ressources. Ce cadre est constitu par la logistique, qui se prsente comme l'art ou la stratgie d'obtenir des objectifs pratiques de la faon la plus rapide et organise possible et en utilisant au maximum les ressources disponibles, qui en situation de Catastrophes peuvent tre trs limites. Ce guide souligne deux prmisses de base: 1. La logistique pour la gestion des approvisionnements humanitaires ne peut pas tre

improvise au moment de l'urgence, mais elle doit plutt tre incorpore comme une activit prpondrante dans la planification et les prparatifs pour les urgences des pays et des organisations qui travaillent dans ce domaine. La possibilit d'utiliser de manire adquate les ressources disponibles ou de pouvoir obtenir celles qui manquent, dpend d'une identification pralable de la situation et de la disponibilit, ainsi que des sources pour obtenir celles qui ne sont pas disponibles. Tous les mcanismes utiliss pour normaliser les diffrents processus, tous les documents ncessaires pour enregistrer l'information et permettre le contrle, suivi et monitoring des approvisionnements et en gnral, toutes les activits ncessaires pour le dveloppement logistique au cours d'une urgence, doivent tre prpars, connus et tests par avance. 2. Les diffrents moments du parcours des approvisionnements, ds leur origine leur arrive aux destinataires, que ce soient les organisations charges des urgences ou les bnficiaires de cette assistance, constituent une chane dont les segments sont troitement lis et la gestion de chacun a de rpercussions sur les rsultats de l'autre. Pour cela, la gestion des approvisionnements doit se faire travers un objectif intgral qui intgre tous les segments de cette squence en tenant compte leur lien et leur interdpendance. Voici ce qu'on appellera la chane logistique des approvisionnements. Ce guide prtend servir d'orientation thmatique sur certains aspects de base qui constituent la logistique des approvisionnements et d'outil de consultation sur la gestion des approvisionnements humanitaires. Il dcrit en plus, une srie de procdures pour le traitement adquat des approvisionnements dans chacun des segments de cette chane logistique; certaines proviennent des standards des organisations internationales qui jouent un rle dans l'attention des catastrophes, mais beaucoup d'autres sont le produit de l'exprience concrte d'individus sur le terrain. Et mme s'il ne prtend pas tre un guide de valeur universelle, les techniques et procdures qui y sont dcrites et proposes constituent des normes d'action applicables tout contexte d'opration d'urgence. Ce guide est adress tous ceux qui exercent diverses fonctions dans la gestion des urgences, que ce soit dans des entits gouvernementales ou dans des organisations non gouvernementales. Les procdures proposes sont applicables dans les deux cas. Le traitement des contenus est propos de faon telle que ceux qui sont dj experts dans le domaine puissent l'utiliser comme matriel de consultation et de rfrence, et ceux qui cherchent en savoir plus sur le thme y trouvent la systmatisation des aspects les plus importants de la gestion logistique des approvisionnements humanitaires. Ce manuel est une nouvelle contribution de l'Organisation Panamricaine de la Sant et de l'Organisation Mondiale de la Sant qui continuent d'appuyer les efforts des pays en ce qui concerne leur renforcement de la capacit oprationnelle, spcialement en ce qui concerne la gestion de l'assistance humanitaire. Leurs apports les plus rcents dans ce sens sont ceux de la Publication Scientifique de l'OPS/OMS, dnomme Approvisionnements mdicaux suite aux catastrophes naturelles. Chapitre 1: L'environnement1

A l'origine, ce chapitre a t crit par Dr. Edgardo Acosta Nassar et partiellement modifi pour l'adapter aux besoins de ce guide. Le Dr. Acosta est Directeur Excutif de Fundesuma, organisme responsable de la entretien, formation et diffusion de la mthodologie SUMA pour la gestion des approvisionnements humanitaires. Il a galement une grande exprience internationale en ce qui concerne les prparatifs et la gestion des catastrophes. Ce chapitre expose de manire gnrale le contexte des scnarios frquents qui motivent l'intervention des organisations humanitaires et les conditions rcurrentes dans lesquelles elles doivent agir pour pallier les besoins des populations affectes par les catastrophes. Gnralits sur les Catastrophes Le terme catastrophe est en gnral appliqu une situation de rupture du fonctionnement normal d'un systme (ou communaut), qui cause un fort impact sur les personnes, leurs uvres et leur environnement, et dpasse la capacit locale de rponse. Cette situation peut tre le rsultat d'un vnement d'origine naturelle (par exemple, un cyclone ou un tremblement de terre) ou la consquence de l'action humaine (la guerre, en est l'exemple le plus commun), combin avec leurs effets nocifs (par exemple, la perte de vie ou la destruction d'infrastructure). Certaines organisations diffrencient les catastrophes, rsultat d'vnements naturels et les urgences complexes, ces dernires tant causes par des confrontations belliqueuses, violence, etc...et qui peuvent entraner des dplacements massifs de personnes, famines, rfugis, entre autres choses. Tels ont t les cas, de la crise aux Balkans, les famines en Ethiopie, Somalie, Soudan, le gnocide au Rwanda et plus rcemment la violence dans le Timor Oriental. Mme si, chaque vnement dsastreux est unique, dans le sens o ses effets ont une relation non seulement avec le type de catastrophe, mais aussi et surtout avec les conditions conomiques, sanitaires et sociales particulires de la rgion affecte, il existe aussi des similarits entre eux. L'identification des ces traits communs peut tre utilise pour amliorer la gestion de l'assistance humanitaire et l'utilisation des ressources. Les aspects suivants doivent tre pris en considration (voir galement le tableau 1.1): 1. Il existe une relation entre le type de catastrophe et ses effets sur la sant, surtout lorsque l'on se rfre l'impact immdiat dans la production de dommages. Par exemple, les tremblements de terre provoquent beaucoup de traumatismes qui ncessitent d'une attention mdicale, tandis que les inondations provoquent relativement peu de blesss. 2. Certains effets des catastrophes supposent plutt un risque potentiel pour la sant qu'un impact immdiat. Ainsi, des dplacements de population et des changements dans l'environnement peuvent augmenter le risque de transmission de maladies; cependant, en gnral, les pidmies ne sont pas dues aux catastrophes naturelles. 3. Les risques sanitaires rels et potentiels postrieurs aux catastrophes ne se concrtisent pas en mme temps; ils tendent se prsenter des moments diffrents et avec une importance

variable dans la rgion affecte. Ainsi, les lsions arrivent, en gnral, au moment et sur le lieu de l'impact, demandant ainsi une attention mdicale immdiate, tandis que le risque d'augmentation des maladies transmissibles volue plus lentement et acquiert une intensit maximale quand il y a attroupement et dtrioration des conditions d'hygine. 4. Les besoins en aliments, vtements, abri et premiers soins de sant provoqus par les catastrophes ne peuvent pas tre absolus; et mme, les dplacements ont tendance couvrir certains besoins essentiels. De plus, en gnral, les personnes touches se remettent rapidement de la stupeur initiale et participent spontanment la recherche, sauvetage et transport des blesss, et d'autres activits telles que le stockage et la distribution des approvisionnements. 5. Les guerres et conflits civils gnrent un ensemble particulier de problmes sanitaires et d'obstacles opratifs, pour lesquels la solution est un ensemble de diffrents aspects politiques, sociaux, ethniques et gographiques, entre autres. La gestion efficace du secours humanitaire est base sur l'anticipation et l'identification des problmes au fur et mesure qu'ils apparaissent et sur la fourniture des approvisionnements spcifiques aux moments adquats et dans les endroits o cela est ncessaire. Principaux effets des Catastrophes Les diffrents effets des catastrophes sur la population et son environnement, gnrent aussi de diffrents types de besoins et donc diffrentes requtes pour rpondre ces besoins. Comme l'exprience le prouve, ces effets ne peuvent pas tre considrs des patrons absolus, puisque le degr de l'impact et la faon d'affecter d'une catastrophe ont une relation avec les spcificits de la rgion affecte. Nanmoins, il est possible de s'imaginer en termes gnraux quels sont ces effets et quels sont les systmes qui sont le plus souvent affects. Ractions sociales L'attitude des personnes affectes par les catastrophes volue rarement vers la panique gnralise ou l'attente abasourdie. Une fois remis de la commotion initiale, elles commencent agir de faon positive pour atteindre des buts personnels bien dfinis et commence alors, une action individuelle relativement organise. Les survivants des tremblements de terre, commencent en gnral, les activits de recherche et de secours peu de minutes aprs l'impact, et quelques heures aprs ils s'organisent en groupe pour assumer diverses activits d'attention. Dans des circonstances exceptionnelles, des comportements antisociaux ont lieu, comme par exemple le saccage gnralis. Parfois, les ractions spontanes des personnes sont totalement rationnelles, mais elles peuvent s'avrer prjudicielles pour l'intrt gnral de la communaut; c'est le cas par exemple lorsque des fonctionnaires d'entreprises du Service Public ne se rendent pas leur poste de travail tant que qu'ils n'ont pas mis leur famille et leurs biens hors de danger. Comme les rumeurs se multiplient, surtout lorsqu'il s'agit d'pidmie, les autorits peuvent tre soumises une grande pression pour adopter des mesures d'urgence, telles que la vaccination massive contre la fivre typhode ou le cholra, sans avoir pour autant de fondement sanitaire

solide. De plus, beaucoup de personnes sont rticentes accepter les mesures que les autorits considrent ncessaires. Durant les priodes d'alerte ou aprs l'occurrence d'une catastrophe naturelle, de nombreuses personnes, refusent d'tre vacues, mme lorsqu'il s'avre fort probable que leurs maisons pourraient tre dtruites ou de fait, le sont dj. Dans le cas des catastrophes naturelles, le mythe selon lequel la survivance et rcupration de la population affecte dpend uniquement de l'aide externe disparat, puisque comme l'exprience l'a amplement dmontr, l'assistance premire provient des mmes personnes affectes. Maladies transmissibles Les catastrophes ne provoquent pas l'apparition massive de maladies infectieuses, mme si dans certaines circonstances, elles augmentent les possibilits de transmission. A court terme, l'augmentation de l'incidence des maladies observes le plus frquemment est due la pollution fcale de l'eau et des aliments, ce qui provoque surtout des maladies entriques. Le risque d'apparition pidmique de maladies transmissibles est proportionnel la densit (attroupement) et au dplacement de la population, tant donn que ces facteurs dtriorent les conditions de vie et augmentent la demande d'approvisionnement en eau et aliments, qui, dans ces circonstances, sont usuellement rares. Tout de suite aprs la catastrophe, le risque de pollution augmente galement (comme c'est le cas dans les campements de rfugis ou de personnes dplaces), les services sanitaires existants sont interrompus (tels que ceux de l'eau potable et gouts) et il devient impossible de maintenir ou de rtablir les programmes ordinaires de sant publique. Dans le cas des catastrophes complexes, dans lesquels on compte frquemment, la malnutrition, l'attroupement de personnes et l'absence des conditions sanitaires de base, des cas de cholra ou d'autres maladies ont souvent lieu. Dplacements de la population Lorsqu'il y a de grands mouvements de population de faon spontane ou de faon organise, il devient ncessaire d'apporter une assistance humanitaire urgente. La population a tendance se dplacer vers les rgions urbaines, o les services publics deviennent insuffisants pour recevoir l'arrive massive de ces personnes, ce qui en consquence, augmente les chiffres de morbidit et de mortalit. Lorsque le catastrophe dtruit la majorit des logements, de grands mouvements de populations peuvent se produire l'intrieur mme des rgions urbaines parce que les personnes affectes cherchent du refuge chez leurs familles et leurs amis. Dans les situations telles que le dplacement ou la fuite intempestive de masses de population cause de la guerre ou d'autres manifestations de violence, o la vie des personnes est plus cruellement et immdiatement menace, il est beaucoup plus difficile d'attendre des ractions organises de la part des personnes affectes puisque la priorit est de s'loigner le plus possible de la zone dangereuse. Dans ces cas, l'intervention opportune des organisations internationales d'assistance continue de faire dans de nombreux cas, la diffrence entre la vie

et la mort. Mme ainsi, ces agences peuvent trouver au sein de la population des attitudes de collaboration et des rponses organises qui permettent d'apporter une assistance plus approprie. Exposition l'intemprie Les dangers sanitaires associs l'exposition des lments ne sont pas levs dans les climats temprs, mme aprs les catastrophes, tant que la population soit maintenue dans des endroits secs, raisonnablement bien abrite et protge du vent. Cependant dans d'autres climats, o l'on enregistre des tempratures extrmes, cause du froid ou de la chaleur, apporter des refuges appropris aux personnes affectes, est trs difficile. Cela implique, en plus, que le fait d'installer des abris temporaires ne doit pas tre une mesure automatique pour n'importe quelle catastrophe et rgion gographique mais doit strictement obir au besoin rel exprim par la ralit du terrain et la prvision. Alimentation et nutrition La carence d'aliments tout de suite aprs une catastrophe semble obir deux causes: la destruction des dpts d'aliments dans la rgion affecte, ainsi que les pertes personnelles, rduisent la disponibilit immdiate d'aliments et d'autre part, la dsorganisation des systmes de distribution peut rendre plus difficile l'accs aux aliments, mme lorsqu'il n'existe pas de pnurie absolue. Aprs les tremblements de terre, la carence gnralise d'aliments n'est pas si grave pour provoquer des problmes de nutrition. Les dbordements des rivires et les crues de la mer peuvent dtriorer les rserves d'aliments dans les foyers et ruiner les cultures, ils arrtent la distribution et provoquent de srieuses difficults. La distribution d'aliments peut tre un besoin important court terme, mme si en gnral, les importations ou dons d'aliments grande chelle ne sont pas forcment ncessaires. L'exception doit tre mentionne dans les cas de dplacements massifs de personnes qui en gnral se mobilisent avec trs peu, voire aucune provision, et que les approvisionnements dans les centres de populations qui les reoivent ne sont pas suffisantes ou se terminent rapidement. Approvisionnements d'eau et des services d'assainissement Les systmes d'approvisionnement d'eau potable et rseau d'gouts sont particulirement vulnrables aux catastrophes naturelles et leur destruction ou l'interruption des services entranent de graves risques sanitaires. Ces systmes sont tendus et sont parfois en mauvais tat dj avant le catastrophe et exposs divers dangers. Le manque d'eau potable, dfaut de qualit de l'eau et les problmes d'limination d'excrments et autres dchets ont pour consquence une dtrioration des services d'assainissement qui contribue crer les conditions favorables la propagation de maladies transmises par l'eau. Sant mentale Tout de suite aprs les catastrophes, l'anxit, les nerfs et la dpression ne constituent pas de graves problmes de sant publique. C'est pourquoi les familles et voisins des socits rurales ou traditionnelles peuvent les affronter de faon temporaire. Au contraire, les sauveteurs

semblent constituer un groupe haut risque. Dans la mesure du possible, ils doivent faire tous les efforts possibles pour prserver la structure sociale des familles et des communauts; de la sorte, il faut nergiquement viter l'utilisation de sdatifs ou de tranquillisants pendant la phase de secours d'urgence. Dans les zones industrialises ou mtropolitaines des pays en voie de dveloppement, il existe une augmentation significative de problmes de sant mentale au cours des phases de rhabilitation et de reconstruction long terme, ce qui signifie un besoin de traitement pendant ces priodes. Une mention particulire doit tre faite aux traumatismes comme rsultat du contact avec la violence extrme et avec d'autres horreurs auxquels sont confrontes les victimes de confrontations belliqueuses. La mort violente, les disparitions ou dmembrements de familles qui en rsultent, affaiblissent en plus la capacit des personnes supporter ces traumatismes qui ncessiteront un traitement prolong. Dommages l'infrastructure Les dommages graves causs aux installations indispensables des communauts ont un effet direct sur la sant des populations qui dpendent de ces services. Dans le cas des hpitaux et centres de sant qui ont une structure incertaine, les catastrophes naturelles mettent en danger la vie de leurs occupants et limitent la capacit de l'institution de fournir des services aux victimes. Le tremblement de terre qui a secou la ville de Mexico en 1985 a provoqu l'effondrement de 13 hpitaux. Seulement trois d'entre eux, 866 personnes sont mortes, 100 faisaient partie du personnel de sant; de mme 6.000 lits appartenant aux tablissements mtropolitains ont t dtruits. En 1988, le cyclone Mitch a endommag ou dtruit les systmes d'approvisionnement d'eau de 23 hpitaux au Honduras et a affect 123 centres de sant. Les catastrophes provoques par le phnomne de El Nio au Prou entre 1997 et 1998 ont affect presque 10% des services de sant du pays. Ces effets destructeurs ont galement une rpercussion sur l'infrastructure, quipements et autres ressources utiles pour l'arrive, le stockage et distribution des approvisionnements. Tableau 1.1 Effets court terme des grandes catastrophes Effet Tremblem ents de terre Vents destructe urs (sans inondatio ns) Raz de mare et inondati ons soudaine s. Beaucou p IInondatio ns progressiv es Avalanc hes Volcans et torrents de boue

Dysfonctions a.

Beaucoup

Peu

Peu

Beaucou p

Beaucoup

Lsions graves qui demandent des traitements complexes Risques majeur de maladies transmissibles Dommages dans les tablissements de sant

Beaucoup

Modre s

Peu

Peu

Peu

Peu

Risque potentiel aprs n'importe quel grand catastrophe naturel: la probabilit augmente en fonction de l'attroupement et la dtrioration de la situation sanitaire de personnes Graves (structure et quipemen ts) Graves Graves Graves, mais localiss Graves (seulemen t les quipeme nts) Lgers Graves, mais localiss Graves (structure et quipeme nts) Graves

Dommages des systmes d'approvisionne ment en eau Pnurie d'aliments

Lgers

Graves

Graves pero localizad o Peu frquent

Peu frquent (a tendance se produire cause de facteurs conomiques ou logistiques) Peu frquent (a tendance se produire dans les rgions urbaines qui ont t gravement sinistres))

Commun

Commun

Peu frquent

Grands mouvements de population

Communes (gnralement limits)

a. Avec un effet potentiel ltal en l'absence de mesures de prvention. Chapitre 2: La logistique Logistique et urgences Mme si l'origine, le terme logistique se rfrait la technique militaire de transport, ravitaillement et mouvement de troupe, il a aujourd'hui des applications pratiques dans la vie civile. En gnral, on le conoit comme un systme, dans lequel l'interrelation de ses parties facilite l'obtention d'un objectif de faon plus rapide et ordonne par le biais d'une utilisation maximale des ressources. Ceci veut dire que le succs ou l'chec de l'un des segments se

rpercute sur le rsultat final. De nombreuses compagnies commerciales, ont, sous ce nom ou un autre, un dpartement de logistique qui coordonne travers un systme logique et squentiel, les aspects concernant les achats, les transports, la Entretien, les inventaires, les flux de matires premires et de manire gnrale toutes ces activits auxiliaires du processus de production et de commercialisation. Dans le cas des oprations d'urgence, la logistique est utilise pour appuyer l'organisation et la mise en uvre des actions de rponse, pour qu'elles ne soient pas seulement rapides mais aussi agiles et effectives. La mobilisation du personnel, de l'quipement et du matriel ncessaire au travail des organisations qui fournissent de l'assistance et mme les activits d'vacuation de blesss ou de rorientation des populations affectes par la catastrophe, ont besoin d'un systme logistique pour tre menes terme de manire efficace. Planification et prparation de la logistique 2
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Ce paragraphe est largement bas sur le document Logistics, Disaster Management Training Program. Module prpar par R.S. Stephenson, Ph.D. UNDP-DHA. 1re. dition 1993. Ce paragraphe ne se rfre pas forcment la faon d'tablir un plan du systme logistique pour les urgences. Il prtend tout de mme apporter quelques lments de base pour son laboration, comme par exemple, insister sur la planification qui est un lment crucial et dterminant. Les activits logistiques peuvent tre planifies et demandent une prparation qui sera dcisive leur bon fonctionnement; de telle sorte qu'il faudrait liminer l'ide errone selon laquelle la logistique s'improvise au moment de la catastrophe et selon les besoins que le terrain indique, puisque tant les catastrophes auxquelles on est expos que les besoins qu'elles gnrent sont gnralement prvisibles. De fait, la logistique doit tre un lment actif du Plan National d'Urgences d'un pays, ainsi que des plans particuliers des organisations jouant un rle dans les catastrophes et doivent tre lis aux autres activits oprationnelles dans le contexte de la rponse. Le plan La planification et la prvision sont essentielles pour tablir un systme logistique adquat. Cette planification doit tre base sur une bonne connaissance du contexte gographique, social, politique et physique de la rgion o se drouleront les oprations. La construction de ce systme demande galement un plan appropri de mise en place et d'oprations, qui doit tre compris et accept par tous et chacun de ceux qui participent son application. Ce plan doit rpondre aux questions suivantes et dcrire clairement leurs rponses: Quelles seront les activits raliser? Comment sont-elles en rapport avec d'autres activits et quelles sont les squences de leur ralisation? Qui seront les responsables de la ralisation de ces activits? (Plus que des individus, il faut identifier des sections ou dpartements.)

Qui sera charg de la coordination globale du systme logistique? Quelles seront les ressources ncessaires? Comment et o les trouver? Quelles seront les actions alternatives mises en route en cas de rupture du systme dfini? Les prparatifs Ceci entrane en plus une liste des activits prparatoires qui ncessitent un investissement important mais qui aideront normment amliorer la connaissance des rgions d'opration susceptibles d'tre utilises, d'identifier les faiblesses, les ventuels besoins et solutions possibles et alternatives. Ces activits dcrites ci-dessous, peuvent tre faites par rgion, selon la taille du pays, en commenant par celles qui ont une plus grande probabilit de subir de catastrophes. Ou alors, les organisations peuvent tablir des priorits par rgion gographique d'intervention. Ils ont, la fois, une relation directe avec l'analyse de vulnrabilit et de ressources ncessaires l'laboration d'un plan national ou rgional d'urgence, et nous insistons sur le fait que la logistique doit tre inclue comme un lment de ce plan. Analyse de vulnrabilit de l'infrastructure: avec cela, on prtend identifier les forces et faiblesses des uvres et ressources immobilires stratgiques du pays ou de la rgion tudie, tout comme prvoir les actions alternatives en cas d'effondrement de l'infrastructure disponible en temps normaux. Certaines des activits raliser sont: - Cartographie et rvision systmatique des lments cls de l'infrastructure nationale de transports (ports, aroports, routes, chemins de fer, voies navigables), ainsi que des capacits et difficults des routes stratgiques, possibles points d'embouteillage (pont, transbordeurs); disponibilit des ressources pour les communications; risques et blocages dus l'impact d'un vnement. - La dtermination de la vulnrabilit des ports et aroports aux menaces est essentielle. Ceci peut inclure, par exemple, l'exposition des hangars, les entrepts, les quipements de transport de chargement et combustible, aux effets d'un cyclone ou l'impact d'un tremblement de terre en systmes cods. - Analyser les registres climatiques annuels pour dterminer les implications qu'aurait l'tat du temps sur la capacit du systme de transport diffrentes poques de l'anne. - Monitoring rgulier des modifications ou constructions majeures qui pourraient provoquer des blocages ou de dtours temporaires; ex. restrictions de poids ou largeur d'un pont, fermeture d'une route en raison de rparations, etc. Disponibilit des ressources stratgiques pour l'appui logistique: ces ressources tant des biens changeants, il est ncessaire d'en faire une rvision priodique et frquente pour maintenir l'information la plus actualise possible. Cette rvision doit inclure, en plus, le secteur priv commercial, le secteur public (ressources appartenant aux institutions gouvernementales)

et le secteur non-gouvernemental (organisations nationales et internationales): - Faire un inventaire, dans le pays, des sources et localisation des diffrents types d'approvisionnement qui pourraient tre ncessaires au moment d'une urgence, en incluant quipement mdical, alimentation, vtements, combustible et quipement de sauvetage. L'analyse doit inclure les dlais de livraison pour l'approvisionnement des ressources critiques. - Moyens de transport pour la mobilisation des personnes et approvisionnements: rvision dtaille de la capacit de transport, telle que taille des flottes, type et capacit, localisation, tarifs, disponibilit, etc. - Examiner les sites destins l'opration des bases logistiques, centres d'accueil et approvisionnement de combustible, en incluant les installations publiques et prives, grands complexes de stockage, usines et autres installations qui pourraient tre adaptes. - Disponibilit de rfection et accs aux rparations. Ateliers de rparation publics et privs. - Capacit des ports et aroports pour grer les approvisionnements d'urgences en tenant compte de diffrents scnarios: Ports: examiner la capacit des installations portuaires pour la gestion des cargaisons, stockage et manipulation des fournitures (conditionnement, expdition, etc). Entrer en contact avec les autorits et connatre les diffrentes formalits et procdures pour l'arrive des envois, etc. Aroports: dterminer leurs capacits, quels types d'avion peuvent atterrir, les services qu'ils offrent, les possibilits pour les oprations de chargement et dchargement (disponibilit de machines et quipements), approvisionnement en combustible, etc. Autres options de transport; dterminer les routes et options alternatives qui peuvent tre offertes par la voie navigable en cas d'urgence. Rvision des politiques, plans et prparatifs gouvernementaux: pour les organismes internationaux et autres non gouvernementaux, il est trs important de savoir quelles sont les politiques et plans de l'Etat sur les urgences. Le gouvernement tant, travers son bureau des catastrophes, le principal responsable des actions d'assistance, il est trs important que les organisations qui font partie de ces activits maintiennent la meilleure coordination possible avec ces entits. Ainsi, il faut profiter de ce contact pour obtenir des accords antrieurs sous forme de collaboration mutuelle et facilitation pour les activits en priode d'urgence, telles que l'exemption d'impts pour les approvisionnements humanitaires, traitement prioritaire dans les formalits de douanes, etc. Toute l'information obtenue et les activits ralises dans cette tape de planification et de prparation de la logistique devront servir de base pour l'laboration du plan qui dcrit les procdures, les responsables et leur temps d'excution. La chane logistique des approvisionnements Ce manuel se concentrera sur la chane logistique des approvisionnements en priode d'urgence, dont la tache primordiale consiste livrer les approvisionnements appropries, en

bonnes conditions et selon les quantits demandes, aux endroits et au moment auxquels ils ont t requis3. Les lments de cette chane logistique, mme s'ils ne sont pas ncessairement squentiels et se dveloppent frquemment en parallle et simultanment, doivent tre considrs intgralement et non comme des activits spares, en raison de leur relation inalinable.
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Logistics, Disaster Management Training Program. Module prpare pour R.S. Stephenson, Ph.D. UNDP-DHA. 1re dition 1993. Mme s'il doit y avoir un coordinateur gnral qui fasse le lien entre tous les segments, il est difficile de prtendre qu'une seule personne pourra contrler tout le processus. Ainsi, chacune de ces activits devra avoir un responsable charg de sa coordination. Les parties de la chane logistique sont: L'approvisionnement Il consiste mettre au service des organisations charges de l'assistance, les ressources identifies comme tant ncessaires et demandes pour l'attention des besoins dtects. Pour cela, il est ncessaire d'identifier les sources et les moyens d'acquisition. Le transport C'est le moyen de faire parvenir les approvisionnements l'endroit o ils sont ncessaires. La stratgie doit prendre en compte non seulement les moyens requis mais aussi les possibilits relles et les alternatives pour la livraison rapide et sre de l'assistance. Le stockage Il permet de protger les approvisionnements travers un systme organis, jusqu' ce qu'ils soient livrs leur destination finale et de prvoir les dotations de rserves pour les besoins futurs. La distribution C'est le grand but de toute la chane logistique. Il consiste livrer l'assistance aux personnes affectes par le catastrophe ou aux organisations charges de sa gestion, en essayant de faire en sorte qu'elle soit proportionnelle, quitable et contrle pour viter les abus et les pertes. Il est important d'insister sur le fait que ces lments doivent tre en troite relation et comme les maillons d'une chane, dpendent rciproquement les uns des autres, de sorte que la rupture ou le mauvais fonctionnement de l'un d'entre eux affecte le rendement des autres. Par exemple, dans le cas o le transport d'un chargement d'approvisionnement aurait t fait de faon adquate, mais qu'en arrivant au lieu de la livraison, il n'y ait pas d'endroit prvu pour le stocker. Ou bien, si l'on dispose des ressources ncessaires pour remplir les besoins demands depuis la rgion de l'urgence, mais qu'il n'y a pas de transport disponible ou que celui-ci n'est pas convenable, l'effort fait dans l'une des tapes de cette chane aura choue cause du manque de synchronisation avec l'tape suivante.

Chapitre 3: Evaluation des besoins logistiques et d'approvisionnements 4


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Ce chapitre a compt sur l'apport documentaire de M. Alvaro Montero Snchez. Monsieur Montero est spcialiste en gestion des catastrophes de l'Universit de Nuevo Mxico et possde une vaste exprience dans le domaine des urgences. Il est consultant de OFDA et FUNDESUMA pour des projets du Centre d'Oprations d'Urgence (COU). L'importance de l'valuation L'valuation des besoins logistiques et d'approvisionnements apour but de dterminer de la manire la plus approximative les lments suivants: Quels sont les besoins gnrs par une catastrophe la population affecte? Quelles sont les capacits disponibles localement? Quelles ptitions complmentaires sont demandes affronter ces besoins? Cette valuation doit faire partie intgrante du processus d'valuation gnrale qui est ralis dans la rgion de la catastrophe pour dterminer le type et l'tendue des dommages dans les domaines d'intervention les plus urgentes. La qualit de cette valorisation est trs importante, puisque les demandes d'approvisionnement seront faites partir de la situation identifie sur le terrain des oprations. Cependant, il faut raffirmer que l'valuation ne doit pas tre une activit paralysante. Si c'est l'instrument qui permet de confirmer quels ont t les secteurs affects et de dterminer les aspects quantitatifs et qualitatifs spcifiques sur l'assistance demande, cela ne signifie pas que les actions les plus urgentes d'assistance ne peuvent commencer si tout le processus d'valuation n'a pas t complt. Dans la perspective des approvisionnements, les valuations doivent contenir des lments pour dterminer les aspects suivants: Evaluation des besoins: a. Besoins de la population b. Besoins pour les oprations Evaluations des capacits: a. Capacit de l'infrastructure locale b. Disponibilit locale de ressources Mesures de restriction ou de facilitation Evaluation des besoins Il est important de dterminer non seulement les besoins de la population affecte mais aussi ceux des organisations pour bien mener leurs activits d'assistance. L'valuation devra trouver des rponses ces quelques questions de base:

De quoi a t-on besoin? De combien a t-on besoin? Quand a t-on besoin (c'est urgent ou ce n'est pas urgent)? O a t-on besoin? De plus, nous savons qu'un scnario de catastrophe a tendance a tre une situation dynamique et changeante, donc cette valuation doit nous aider non seulement identifier la situation actuelle mais aussi prvoir les besoins futurs. Besoins de la population Mme s'il faut faire attention de ne pas catgoriser les catastrophes, puisque les besoins qu'ils gnrent dpendent non seulement du type d'vnement mais aussi des caractristiques socioconomiques et d'autres aspects spcifiques de la rgion ou du pays affect, l'exprience indique quels sont les secteurs de la vie de la population que les diffrents types de Catastrophes peuvent affecter plus frquemment et en consquence, quels sont les possibles besoins de base pour survivre. Nous pouvons mentionner les points suivants comme tant des secteurs d'affectation frquente: Sant: la plupart des vnements ont des effets des degrs plus ou moins levs sur la sant de la population et gnrent des besoins additionnels ou urgents dans ce secteur. Eau: Il est trs commun que les systmes d'eau potable souffrent des dommages ou que, tant donnes les circonstances, leur accs en soit limit. Alimentation: tous les vnements ne provoquent pas toujours des pnuries gnrales d'aliments, mais les personnes qui ont perdu leur site d'habitation ou leurs biens auront srement besoin d'une aide temporaire cet gard. Abri: les effets sur les logements pourraient obliger les personnes chercher un site temporaire pour se remettre de leurs motions dans l'attente de trouver une solution leur problme de logement. Assainissement: une interruption, gnralement subite, du fonctionnement normal de la communaut, le dplacement ou regroupement de la population des sites autres que leur lieu d'habitation, etc... peuvent dgnrer les conditions de l'environnement et mettre en danger la sant de la population. Ainsi, et en tenant compte du type de catastrophe auquel on est confront, on pourra conclure de manire prliminaire, quel type d'assistance serait probablement ncessaire et ainsi commencer les activits de rponse sur le terrain, tandis que les valuations continuent d'avancer et on rvlera des aspects plus spcifiques de l'attention ncessaire. Besoins pour les oprations La plupart du temps les organisations locales jouant un rle dans les urgences comptent sur des ressources limites pour affronter les exigences extraordinaires d'une catastrophe. Pour cela, il

est important de dterminer les ressources sur lesquelles l'organisation peut compter (et celles sur lesquelles, elle ne peut pas), et quels sont leurs besoins pour remplir de manire adquate ses fonctions dans le contexte de l'urgence. Dans la mesure o il existe un processus antrieur de planification et de prparation de la logistique, la dtermination des ressources disponibles et manquantes est simplifie (voir galement le paragraphe Planification et prparation de la logistique dans le chapitre 2). Evaluation des capacits locales Les capacits locales sont non seulement les ressources disponibles dans la zone des oprations, mais aussi tous ces aspects locaux qui pourraient faciliter la gestion des approvisionnements. Capacit de l'infrastructure locale Etant donn qu'on sait que les catastrophes affectent habituellement les lignes vitales et parmis celles-ci, les voies de communication et en gnral l'infrastructure, il est important de faire une vrification rapide de la disponibilit ou du bon fonctionnement des sites et moyens pour la mobilisation et arrive des approvisionnements. D'un point de vue de l'infrastructure, il faudra dterminer entre autres choses: La situation des voies et moyens pour faire arriver les approvisionnements au pays ou la rgion affecte. Ont-ils des contraintes d'utilisation ? Y-a t-il un possible changement ou dtrioration prvoir ? L'existence et disponibilit de sites pour le stockage des approvisionnements. L'existence et disponibilit des moyens de transport. L'tat et capacit des point d'arrive des approvisionnements (aroports, ports, frontires). Ont-ils une limitation d'utilisation ? y-a t-il un possible changement ou dtrioration prvoir ? Disponibilit locale des ressources Il est trs souvent possible de trouver localement ou aux rgions proches de la zone d'urgence, une grande partie des approvisionnements identifis comme tant ncessaires. C'est pourquoi l'valuation doit inclure l'identification de l'existence de ces matriels. Il s'agit non seulement des produits disponibles dans le commerce mais aussi de ces ressources publiques et prives qui peuvent ventuellement tre mises au service des oprations. Cela inclut la dotation des ressources demandes par les organisations et les besoins pour l'attention de la population affecte. Mesures de restriction ou de facilitation En situations de catastrophes complexes ou dans des contextes politiques particuliers, il est frquent que les autorits nationales dcident d'appliquer des mesures de restriction aux oprations ou aux approvisionnements humanitaires. Par exemple: l'interdiction del'arrive

d'organisations trangres ou la rgulation stricte de la mobilisation dans les rgions affectes. Dans d'autres situations, il existe parfois, pour des raisons religieuses, politiques ou sanitaires, des restrictions l'entre dans le pays de certains produits ou matriels. Dans des cas extrmes, certains gouvernements pourraient adopter des mesures exceptionnelles pour faciliter les activits des organisations qui viennent l'aide des victimes et pour permettre des procdures plus flexibles l'entre de l'assistance humanitaire dans le pays ou dans la rgion d'intervention (priorit donne aux douanes, rduction ou exemption d'impts, disponibilit d'installation gouvernementales, etc.). L'valuation doit mentionner l'existence de mesures de ce type tant donn que cela aura des rpercussions sur le dplacement des quipes de travail et sur la manire d'utiliser les approvisionnements. De mme, il est important de connatre les mesures de facilitation existantes pour pouvoir ventuellement profiter si c'est ncessaire. Autres aspects importants Ill est galement important de se procurer toute information supplmentaire qui puisse affecter la gestion des approvisionnements d'une faon ou d'une autre; par exemple, s'il y a, ou si on prvoit l'occurrence de changements climatiques, des vnements associs l'vnement gnrateur de l'urgence et n'importe quel autre aspect de scurit qui devrait tre considr par la stratgie de mobilisation ou de positionnement des approvisionnements. Aspects sociaux, environnementaux et culturels de la population Pour apporter une assistance adquate et pertinente la population bnficiaire, il est trs important d'identifier ses habitudes sociales et culturelles, ainsi que les caractristiques environnementales de la rgion dans laquelle cette population habite. Cette information devrait influer dans la prise de dcisions sur le type d'approvisionnements qui pourra ou ne pourra pas tre distribu, sur le plan de l'utilisation (vtements, type de logement, effets domestiques, etc.) et de la consommation (type d'aliments, consommation d'eau et de boissons, etc.). Certaines des activits de base pour cette identification sont signales cidessous: Identifier les habitudes alimentaires de la population, type d'aliments qu'elle consomme ou qu'elle ne consomme pas (religion, culture, coutume); ustensiles qu'elle utilise pour leur prparation et toute autre information importante qui aidera mieux dterminer le type d'assistance apporter et celle qui sera viter. Identifier en priorit les producteurs locaux et rgionaux avant de demander de l'assistance humanitaire ou de se procurer les biens dans d'autres rgions. Type de vtements qui sont utiliss ou qui ne le sont pas (raisons culturelles et climatiques). Type de logement et de matriaux de construction plus frquents (raisons culturelles et climatiques, s'il y en a).

Obtenir de l'information sur les besoins et le type d'assistance que la communaut elle-mme considre prioritaires. Identifier l'existence de minorits ethniques ou culturelles et leurs besoins particuliers pour viter les exclusions.

Une fois de plus, l'valuation adquate pourra mieux orienter les dcisions qui permettront d'apporter une attention pertinente et approprie, et la dtermination des besoins d'approvisionnements doit tre faite dans le processus de l'valuation gnrale de l'urgence. Chapitre 4: La coordination Les acteurs qui viennent en aide la population affecte sont extrmement divers; ils ont une provenance, des mandats et des mthodes de travail diffrents. Et, mme s'ils ont tous la mme volont d'aider, le manque de coordination est frquent dans les situations d'urgence. Les disputes entre les organisations ou le manque de volont pour partager l'information et travailler en commun, provoquent des retards dans l'attention aux victimes ainsi que la duplication d'efforts et le gaspillage de ressources. Pour diminuer ces difficults et profiter au maximum des ressources et des connaissances, les activits d'assistance doivent tre pris en charge dans un effort de coordination des diffrents acteurs qui interviennent dans ces situations. Cette comprhension est maximise dans la mesure o les organisations se connaissent, partagent l'information et identifient leurs rgions d'intervention ainsi que les possibilits de collaboration mutuelle et d'appui. Structures de coordination Les acteurs5
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Cette partie est partiellement base sur Engineering in Emergencies. Davis and Lambert. Intermediate Technology Publication Ltd. 1995, Londres. Ce sont les organismes nationaux, avec la collaboration de quelques organisations internationales prsentes dans le pays qui s'occupent des urgences mineures; mais lorsqu'il s'agit d'un vnement de plus grande envergure, la mobilisation de la communaut internationale et d'autres secteurs de la vie nationale signifiera alors une augmentation dans l'arrive de l'assistance et de la participation d'individus et organisations de provenance diverse, avec lesquels il faudra ventuellement coordonner sur le terrain des oprations (voir galement annexe 4.1): Population locale: les habitants de la rgion sinistre sont les premiers apporter une assistance et contribuent galement en aidant, en nature, les personnes affectes. Communauts ou rgions voisines: habituellement la rponse se fait en nature et sous forme de volontariat spontan provenant des rgions et pays voisins la rgion.

Gouvernement national (ou local) du pays (ou rgion) affect: un vnement ayant de plus grandes proportions provoque en gnral l'intervention, non seulement de l'autorit nationale des Catastrophes mais aussi des autres strates gouvernementales. Gouvernements trangers: interviennent travers leurs ambassades et agences de coopration (agences bilatrales). Leur assistance, qui se formalise de gouvernement gouvernement, peut tre constitue de dons en espces, en nature, de financement de projets et mme d'envois de consultants et experts. Agences multilatrales: gnralement il s'agit des organisations constitues de plusieurs gouvernements qui incluent l'assistance aux catastrophes dans leurs objectifs, telles que celles des Nations Unies. En gnral, leur collaboration est centre sur l'assistance technique en relation avec les thmes de leurs diffrentes agences, l'envoi de consultants et d'experts sur ces thmes et l'aide la recherche et canalisation de ressources d'assistance pour le pays affect. Organisations non gouvernementales (ONG): Elles peuvent tre nationales et internationales, y compris religieuses et sociales. Leurs capacits, expriences et ressources peuvent tre extrmement varies. Il y a des ONG internationales spcialises dans les urgences et qui ont des comptences et des ressources bien appropries pour leur intervention (voir annexe 4.1). Le secteur priv et commercial, national et international peut s'engager diffrents niveaux allant des dons jusqu'au recrutement de leurs services spcialiss (transports, location d'entrepts, fabricants d'quipements et de matriels, fournisseurs d'aliments, etc.). Institutions spcialises: elles peuvent fournir une trs importante assistance technique pour le traitement de thmes spcifiques, tels que l'analyse de vulnrabilit et la rduction des risques, valuation des besoins ou d'autres thmes plus pratiques, tels que l'tude de l'eau potable, gestion des approvisionnements mdicaux, etc. Organisations militaires: les forces militaires possdent en gnral une grande dotation en quipements et exprience qui peut servir appuyer les oprations logistiques, telles que leurs moyens de transport, main d'uvre, constructions de ponts et de chemins, etc. Nanmoins l'utilisation de cette ressource doit tre rvise dans les situations o l'arme est partie prenante d'un conflit, puisque dans ces cas il est conseill de ne pas la faire intervenir pour des raisons de scurit. Mcanismes de coordination Il faut tenir compte du fait qu'il existe dans les pays une organisation nationale (Commission d'Urgence, de Dfense ou de Protection Civile, etc.) responsable de la coordination des aspects en relation avec les urgences. C'est en gnral une structure permanente, avec une organisation et son propre budget, mais parfois, le gouvernement tablit des structures temporaires dont les activits et responsabilits certains moments dpassent les diffrentes dpendances gouvernementales permanentes. Dans n'importe lequel de ces cas et dans le but d'viter la duplication d'efforts, il est important d'essayer d'insrer les efforts d'appui travers cette structure.

Les activits de coordination doivent tre entreprises avec une vision intersectorielle, interinstitutionnelle et interdisciplinaire et doivent videmment tre inities avant que l'urgence n'ait lieu et tre appliques et renforces pendant qu'elle a lieu. Certaines des activits de base de ces deux moments fondamentaux du processus de coordination sont: Dans la phase des prparatifs Dterminer qui intervient et quelles activits vont tre menes bien dans le contexte de l'intervention humanitaire: quelles organisations nationales, internationales, gouvernementales, sans but lucratif, etc., sont prsentes dans le pays, quelles sont leurs spcialits et quelles sont leurs champs d'action. Raliser de frquentes runions et activits de coordination entre les diffrentes organisations qui travaillent sur ce thme. Elaborer des plans en commun et essayer de trouver des accords et engagements de collaboration entres les organisations, valables avant, pendant et aprs les urgences. Elaborer des inventaires et les maintenir actualiss (nationaux, rgionaux, institutionnels, selon le cas) des ressources et contacts utiles en cas d'urgence. Echanger des informations sur les ressources ventuellement disponibles en cas d'urgence, des organisations et d'autres sources. Dans la phase de rponse Raliser des valuations en commun de la situation sur le terrain. Ceci est extrmement utile puisqu'elles permettent d'avoir une vision multidisciplinaire de l'urgence et facilitent l'identification de domaines de collaboration entre les organismes. Maintenir un contact proche et permanent avec les diffrentes organisations qui jouent un rle dans les activits d'assistance. Partager les rsultats des valuations et conclusions entre les organisations, ce qui pourra aider dtecter des champs d'action qui ncessitent une plus grande couverture et qui pourraient orienter les efforts spcifiques. Partager l'information sur les activits qu'elles ralisent ou raliseront dans le cadre de l'urgence afin d'viter la duplication de l'assistance et au contraire, essayer de lancer des actions en commun. Stimuler l'appui matriel et l'change de ressources entre les organisations et l'application des accords de collaboration. Dans les situations d'urgence qui ncessitent un niveau complexe de rponse, l'intgration de groupes spcialiss de travail incluant des reprsentants des organisations concernes, telles que le groupe de l'eau et assainissement, groupe de sant, etc. Accords, conventions de coopration

Tout d'abord, on peut dire que l'objectif primordial des organisations qui interviennent dans les catastrophes est de soulager la population affecte. Chaque organisation a un champ de travail particulier qui apporte un service relativement spcialis selon sa nature et vocation et qu'aucune d'entre elles n'a la capacit suffisante pour s'occuper seule de tous les problmes gnrs par une catastrophe. Les modalits de transfert de ressources, de la part de donateurs internationaux, destines aux activits d'attention des catastrophes ont provoqu l'apparition de nombreuses organisations nouvelles et l'entre dans ce champ d'autres dj existantes, entranant une concurrence entre elles pour ces ressources. Cependant, l'effort doit tre orient favoriser les accords de coopration et aide mutuelle qui permettent une assistance complmentaire, rapide et diversifie. Ces accords doivent tre concrets et bass sur des aspects faisables pour ne pas crer d'expectatives qui ne pourront pas tre accomplies. Demandes d'aide humanitaire Appel de l'assistance internationale Quand les effets d'une catastrophe sont tels qu'ils dpassent la capacit disponible dans le pays pour rpondre de manire adquate, un appel d'assistance destin la communaut internationale est ralis. Cet appel provient du gouvernement national et est gnralement canalis travers les agences des Nations Unies et reprsentations diplomatiques l'tranger. Une fois de plus, cet appel ne devrait pas tre fait sans avoir dtermin avec la plus grande certitude quels sont les besoins qui ne peuvent pas tre couverts par les ressources localement accessibles et pour dterminer ce qui sera demand la solidarit internationale. Dans le cadre de prparatifs d'urgence, les Ministres des Affaires Etrangres de certains pays, malheureusement trs peu d'entre eux, ont labor des modles d'action suivre, destins leurs reprsentants diplomatiques l'tranger, quand une catastrophe a lieu dans leur pays d'origine. Ces modles ont pour but de permettre ces reprsentants de pouvoir informer les autorits, les possibles donateurs et le public en gnral du pays dans lequel ils se trouvent, de la situation de la catastrophe. Et plus spcifiquement d'informer et d'orienter sur les besoins et le type d'assistance qui seraient les plus appropris en fonction des rapports officiels des responsables de l'attention de l'urgence. Idalement, ceci aidera identifier et tamiser les offres d'aide, rduire l'envoi de dons inappropris et de canaliser adquatement l'envoi d'une assistance utile. De la sorte, les filiales nationales de certaines organisations internationales feront un appel leurs siges respectifs ou bien d'autres contreparties dans la rgion. Normalement, ces organisations ont tabli leurs procdures pour l'application de ce type d'assistance, mme s'il est important de dire qu'ils devraient appliquer les mmes critres pour l'obtention de dons appropris. Information et coordination avec les organismes internationaux

Les organismes internationaux prsents dans le pays ou qui envoient des dlgations lorsqu'une catastrophe a lieu, sont d'excellents vhicules pour identifier des sources, obtenir et canaliser une aide approprie. Pour cela, il est trs important d'tablir avec eux les procdures pour les tenir informs sur l'volution de la situation sur le terrain des oprations et les besoins identifis. Instructions pour les donateurs Il est trs important d'orienter les possibles donateurs, non seulement sur le type d'assistance requise mais aussi sur la manire la plus approprie pour la faire parvenir. A la base d'une vaste exprience sur le sujet des catastrophes, des organismes internationaux conseillent de ne pas encourager une srie d'approvisionnements et aides vis--vis des donateurs. La liste suivante donne une ide gnrale de l'aide qui ne devrait pas tre demand de faon ouverte et massive6:
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Adapt de Asistencia humanitaria en caso de desastres. Gua para proveer ayuda eficaz. Organisation Panamricaine de la Sant, Washington DC. 1999. Vtements, chaussures et vtements uss en gnral: habituellement les besoins se rsolvent avec les dons locaux, et dans tous les cas, pour des raisons d'hygine et de convenance, il vaut mieux se procurer localement l'acquisition de ces approvisionnements. Produits pharmaceutiques: l'arrive de mdicaments de tous types et sous toute sorte de prsentation, quantit et conditionnement, entrane, puisqu'ils demandent d'tre classifis, tiquet et trs frquemment rejet, une distraction des ressources humaines et logistiques. Aliments: il ne faut pas favoriser l'envoi d'aliments de tous types et dans tous les cas. Dans les cas o ceux-ci ont soient demands, les donateurs doivent tre informs pour envoyer des produits non prissables faciles adapter aux habitudes de consommation locale et qui soient identifis convenablement. Sang et drivs: une fois de plus, le don local peut remplir les besoins. De plus, l'importation de ces produits, d'un point de vue sanitaire et logistique, comporte plus de difficults que de bnfices. Personnel mdical et paramdical: en gnral les services de sant nationaux pourront faire face aux besoins gnrs et s'il manque du personnel, il vaut mieux le faire venir d'autres rgions du pays que de l'tranger. Autre personnel spcialis: les organismes nationaux de secours ont normalement suffisamment de personnel pour affronter les aspects de base de l'urgence. Tout besoin d'assistance spcialise devra tre directement demand aux organismes en relation avec le thme, mais il faut faire attention de ne pas ouvrir la possibilit l'arrive massive d'experts" de n'importe quel sujet. Hpitaux de campagne: ne sont pas conseills, car le temps de les installer et de les mettre en fonctionnement, les services et les structures de sant locaux se seront probablement dj remis en route.

Equipement mdical (nouveau ou vieux): en gnral, les quipements mdicaux ne sont pas requis ou, s'ils sont ncessaires, il s'agit de besoins trs spcifiques et concrets qui doivent tre canaliss avec les organismes spcialiss et non par un appel gnral. Tentes: les nouvelles tendances en attention des Catastrophes dconseillent leur utilisation et en cas de besoin, il sera toujours mieux d'puiser la possibilit d'acquisition locale, afin d'viter les difficults techniques et le cot de les faire venir de l'tranger. Il est important de dire que dans des cas trs spcifiques, il sera possible que certains matriels ou aide de la liste mentionne ci-dessus soient requis, mais il s'agit d'une assistance trs qualifie et un organisme spcialis s'en occupera directement en communiquant les spcificits et particularits de l'aide requise, sans les inclure dans les listes gnrales de demande d'assistance. La cl tant toujours d'essayer d'obtenir de la solidarit nationale et internationale, seulement les matriels et l'aide qui seront utiles parce qu'ils ont t demands partir d'une valuation des besoins rels. Dans la mesure du possible, il vaut mieux faire des dons en argent. Ils permettent d'acheter les approvisionnements et services locaux, conomisant du temps et de ressources de stockage et de transport. Un autre aspect important est le systme d'envoi des approvisionnements et les instructions donnes au donateur doivent aussi chercher influer dans ce sens: Spars par produit: il faut demander au donateur de ne pas mlanger dans un mme paquet des produits de nature diffrente. Produits classifis: dans la mesure du possible, que les produits envoys soient pr-classifis et emballs selon des catgories standardises (voir le paragraphe "Catgories" dans le chapitre 5). Etiquets et identifis: demander ce que les paquets comportent des indications visibles du contenu, et idalement dans la langue locale ou alors dans une langue dont la comprhension ou possibilit de traduction ne soit pas rendue plus difficile. Date d'expiration: demander ce que, les produits qui ont des dates d'expiration, puissent rsister suffisamment longtemps (au moins six mois). La activit de sensibilisation des donateurs et de la solidarit locale doit se faire travers un processus quasi permanent d'information et d'ducation qui soit compris dans les activits de prparation aux catastrophes. Le grand objectif sera toujours de promouvoir la solidarit afin d'obtenir le meilleur profit de la gnrosit des personnes. Suivi des offres d'assistance De nombreux organismes internationaux et gouvernements ont t sensibiliss au sujet des dons appropris, c'est pourquoi ils ne font aucun envoi avant d'avoir reu confirmation des besoins ou font des offres d'aide qui pourraient tre utiles un autre moment de l'urgence.

Quand il y a une offre de ce type, il faut rpondre immdiatement au donateur et activer un systme qui enregistre et apporte un suivi ces offres, pour qu'elles puissent tre bnficies au moment opportun. Ceci permet de laisser un temps d'valuation et de consultation quand l'offre est constitue de matriels ou de fournitures peu communes et dont l'utilit n'est pas garantie. Dans ces cas, les organismes nationaux spcialiss doivent tre consults ce sujet. Ce dernier aspect conduit une situation qui peut tre trs dlicate et c'est la diplomatie de refuser des offres. Parfois, il y aura des offres qui, aprs consultation, seront dtermines comme tant inutiles ou encore, constitueront plus une complication qu'un bnfice. Les pays rcepteurs doivent se sentir en position de refuser, de la manire la plus courtoise possible, ce type d'aide et plutt orienter l'offreur sur le type d'assistance qui serait plus approprie la circonstance. Dans la pratique, tout don a un cot pour le rcepteur puisqu'il requiert l'application de ressources pour sa manutention, que ce soit un espace de stockage, transport, main d'uvre et plus frquemment, dploiement logistique pour rejeter des produits en mauvais tat ou qui sont inutilisables. Annexe Annexe 4.1: Principaux organismes internationaux qui interviennent dans les urgences7
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Une liste plus large des organisations travaillant dans le domaine des dsastres peut tre obtenue en contactant les sites web suivants: www.reliefweb.int; www.colorado.edu/hazards/ et www.crid.or.cr N'importe quel pays peut tre un donateur potentiel d'aide humanitaire une autre nation affecte par une catastrophe ou une urgence. Il est probable que la source plus importante d'aide externe soit l'aide bilatrale, de gouvernement gouvernement, tant en personnel qu'en argent ou approvisionnements humanitaires. Pour montrer la grande varit d'organisations internationales qui travaillent dans le domaine de l'humanitaire, certaines des plus importantes ont t slectionnes dans cette annexe. La liste ne prtend pas tre exhaustive et n'inclut pas toutes les organisations qui, par leur exprience et dvouement, apportent une aide de grande valeur. 1. Organisations des Nations Unies Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD) Il favorise et appuie les activits de prparation aux catastrophes. Dans les situations de catastrophe, le bureau du PNUD dans le pays affect peut apporter son aide au gouvernement sur les aspects tels que la canalisation des demandes internationales d'assistance. Ce bureau peut intgrer une quipe compose des reprsentants des diffrentes agences (UN-DMT sigles en anglais Disaster Mangement Team) dont l'objectif est de promouvoir une assistance effective et coordonne au gouvernement en cas de catastrophe et dans les tapes

postrieures de rcupration. Site Internet: www.undp.org Bureau des Nations Unies pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA sigles en anglais) Le Bureau de l'ONU pour la Coordination des Affaires Humanitaires, qui s'est substitu en 1998 au Dpartement des Affaires Humanitaires, coordonne la rponse du systme des Nations Unies aux urgences humanitaires. Sa mission, en collaboration avec d'autres acteurs nationaux et internationaux, est de mobiliser et de coordonner des actions humanitaires effectives destines soulager la souffrance humaine dans les catastrophes et les urgences, plaider pour les droits des personnes affectes, promouvoir la prvention et la prparation, et faciliter des solutions durables. Site Internet: www.reliefweb.int/ocha_ol UNDAC (sigles en anglais UN Disaster Assessment and Coordination team-) Il s'agit d'une quipe de professionnels qui peuvent tre convoqus par les Nations Unies (sous la coordination de OCHA) pour raliser une rapide valuation des besoins prioritaires et appuyer les autorits nationales et la structure des Nations Unies dans le pays de la catastrophe la demande d'un pays affect. Cette quipe est nomme et finance par les gouvernements membres des Nations Unies, par OCHA, PNUD et d'autres agences oprationnelles telles que PMA, UNICEF et OMS. Site Internet: www.reliefweb.int/undac Programme Mondial des Aliments (PMA) Il fournit et coordonne l'assistance alimentaire et il est aussi frquemment charg de la coordination de la logistique gnrale dans les grandes urgences. Son programme aliments pour le travail permet de rmunrer en nature la communaut affecte travers la ralisation d'activits de rhabilitation et de reconstruction de la rgion affecte. Internet: www.wfp.org Haut Commissariat des Nations Unies pour les Rfugis (ACNUR) Sa mission est de protger les rfugis et de chercher des solutions durables leurs besoins. Il coordonne tous les aspects en relation avec l'assistance aux rfugis. Site Internet: www.unhcr.ch Fonds des Nations Unies pour l'Enfance (UNICEF) Les objectifs fondamentaux de l'UNICEF sont la sant, l'ducation et le bien-tre des enfants et des mres dans les pays en voie de dveloppement, et il dispose galement de mcanismes pour couvrir leurs besoins en cas d'urgence, y compris l'alimentation, l'eau, l'assainissement, la sant et les services sociaux. Site Internet: www.unicef.org Organisation Mondiale de la Sant L'OMS est l'organisation responsable de coordonner l'action sanitaire internationale. L'Organisation Panamricaine de la Sant (OPS) et d'autres bureaux rgionaux de l'OMS agissent comme points de rfrence pour les autorits sanitaires nationales et pour les donateurs quand une catastrophe a lieu dans leurs zones respectives.

L'OMS peut apporter une coopration technique destine valuer les besoins sanitaires, coordonner l'aide sanitaire internationale, s'occuper de l'inventaire et de la distribution des approvisionnements d'aide, mener bien la vigilance pidmique et tablir des mesures pour le contrle des maladies, valuer la sant de l'environnement, administrer les services de sant et formuler des calculs de cots pour des projets d'aide. L'OMS favorise et appuie l'installation et l'utilisation du systme SUMA pour la gestion des approvisionnements humanitaires. Site Internet (OMS): www.who.org; Site Internet (OPS): www.paho.org 2. Organisations Intergouvernementales Bureau de l'Aide Humanitaire de la Commission Europenne (ECHO) ECHO travaille en collaboration avec des organisations non gouvernementales, des organismes spcialiss des Nations Unies et d'autres organisations internationales en apportant une aide d'urgence, une aide alimentaire et une aide aux rfugis et personnes dplaces et investit aussi dans des projets destins la prvention des Catastrophes dans les rgions haut risque. Site Internet: www.europa.eu.int/comm/echo/en Organisation des Etats Amricains (OEA) L'OEA est un organisme rgional qui apporte son appui ses tats membres en valuant leur degr de vulnrabilit aux dangers naturels et en attnuant les effets des catastrophes. Elle agit travers une aide technique la planification du dveloppement, la formulation de projets et l'instruction. Elle s'occupe du Fonds Interamricain pour l'Aide aux Situations d'Urgence (FONDEM). Internet: www.oea.org Agence Caribenne d'Urgence et de Rponse aux Catastrophes (CDERA) C'est une organisation rgionale tablie par la Commission des Carabes, forme de 16 tats et dont le sige se trouve la Barbade. Ses fonctions principales sont de coordonner la rponse toute catastrophe qui affecte les tats participants et de contribuer renforcer leur capacit rduire leurs effets. Site Internet: www.cdera.org Centre de Coordination pour la Prvention des Catastrophes Naturels en Amrique Centrale (CEPREDENAC) C'est une organisation officielle que fait partie du Systme d'Intgration Centramricain (SICA). Elle travaille avec des institutions nationales scientifiques et oprationnelles pour augmenter sa capacit en rduction de vulnrabilit aux catastrophes. Son objectif est de promouvoir la rduction des Catastrophes en Amrique Centrale travers l'change d'expriences, de technologie et d'information, de faire l'analyse de problmes stratgiques communs et de canaliser la coopration externe. Site Internet: www.cepredenac.org 3. Quelques organisations non gouvernementales internationales Fdration Internationale de la Croix Rouge et du Croissant Rouge (IFRC) La IFRC est une organisation humanitaire internationale, forme de reprsentants de 175 pays

membres, avec un secrtariat international dont le sige se trouve Genve. Elle coordonne l'aide humanitaire internationale et agit dans les pays affects travers la socit nationale correspondante au cas o cette socit locale n'existerait pas, travers son personnel. Sa grande exprience et flexibilit et ses ressources considrables la convertissent en la source non gouvernementale de plus grande utilit pour l'appui et la coopration dans le secteur de la sant. Site Internet: www.ifrc.org Mdecins sans Frontires (MSF) Organisation europenne compose de divers corps nationaux indpendants (MSF-Espagne, MSF-France, MSF-Hollande, etc.). Elle intervient dans le domaine mdicale, mais elle possde une grande capacit et exprience dans les processus logistiques, eau potable et assainissements, abris temporaires, etc. Site Internet: www.msf.org Mdecins du monde (MDM) ONG de mdecine humanitaire. Intervient dans les urgences et labore galement des projets de dveloppement moyen et long terme. Site Internet: www.medicinsdumonde.org CARE (Cooprative for Assistance and Relief Everywhere) CARE International est une confdration de 8 nations d'Amrique du Nord et d'Europe, plus le Japon et l'Australie. Base en Belgique, elle s'occupe de projets d'aide et de dveloppement dans 62 pays d'Afrique, d'Asie, d'Amrique Latine et d'Europe Orientale. CARE USA, dont le sige se trouve Atlanta, supervise des projets en Amrique Latine et apporte une aide d'urgence aux communauts affectes par des catastrophes. Site Internet: www.care.org Vision Mondiale C'est une organisation chrtienne qui intervient dans des activits d'assistance en catastrophes et dveloppement. Site Internet: www.wvi.org CARITAS Internationalis C'est une confdration internationale de 146 organisations catholiques de 194 pays et territoires. Elle favorise, coordonne et appuie l'aide d'urgence et les activits de rhabilitation long terme. Site Internet: www.caritas.org OXFAM (Oxford Committee for Famine Relief) Fonde en Angleterre, Oxfam International est actuellement un rseau de 11 organisations humanitaires dont les siges se trouvent en Australie, Belgique, Canada, Hong Kong, Irlande, Pays-Bas, Nouvelle Zlande, Qubec, Espagne, Grande Bretagne et Etats-Unis. Pendant les catastrophes, elle apporte des fonds et un appui technique pour l'aide immdiate et long terme. Site Internet: www.oxfam.org Action Contre la Faim (ACH) Organisation europenne dont l'intervention est destine la scurit alimentaire travers la

distribution d'aliments et l'appui des projets de rhabilitation de cultures et production alimentaire. Site Internet: www.achesp.org Arme du Salut Elle est prsente plus de 100 pays en apportant une aide sociale, mdicale, ducative et autres services communautaires. En cas de Catastrophes, les affilis nationaux apportent leur aide sous forme d'assistance sanitaire et d'approvisionnements d'urgence. Site Internet: www.salvationarmy.org Conseil Mondial des Eglises (WCC) Il est compos de plus de 332 dnominations protestantes et orthodoxes appartenant 120 pays et territoires du monde. Il appuie des activits d'assistance en cas de catastrophes travers ses glises membres. Site Internet: www.wcc-coe.org Save the Children Intervient dans des projets de dveloppement long terme et, dans des situations de catastrophe, elle apporte des approvisionnements et de l'assistance humanitaire pour la rhabilitation et la reconstruction. Site Internet: www.savethechildren.org.uk Comit International de la Croix Rouge (ICRC) C'est une organisation humanitaire suisse, strictement neutre et prive, dont le sige se trouve Genve. Elle agit en protgeant et en aidant les victimes des conflits arms ou les troubles civiles et surveille l'application du droit international humanitaire. Site Internet: www.icrc.org VOICE (Voluntary Organizations in Cooperation in Emergencies) Rseau d'Organisations non gouvernementales europennes qui travaillent dans l'aide l'urgence, la rhabilitation et la prparation aux Catastrophes et la prvention des conflits. Elle travaille, dans de nombreux cas, en collaboration avec ECHO. Site Internet: www.oneworld.org/voice Chapitre 5: Caractristiques des approvisionnements Les approvisionnements d'urgence Les approvisionnements humanitaires ou d'urgence sont les produits, matriels et quipements utiliss par les organisations pour l'attention des Catastrophes, ainsi que ceux requis pour l'attention des besoins de la population affecte. Ces approvisionnements sont regroups dans une trs large gamme qui va des produits et matriels pour l'utilisation et la consommation de la population, tels que les mdicaments, aliments, effets domestiques, vestimentaires, etc., ceux requis par les organisations pour apporter l'assistance, tels que les groupes lectrognes, quipements de sauvetage, matriels de construction, outils, etc. Comme mentionn auparavant, ces approvisionnements ont une provenance diverse, certains sont acquis ou canaliss par les organisations rpondant aux besoins dtermins sur le terrain,

mais la grande majorit d'entre eux n'est que le rsultat de la solidarit spontane de la communaut nationale et internationale. De sorte que, vu leur origine, les approvisionnements peuvent tre de deux types: 1. Les demands ou acquis par les organisations selon leur type d'intervention et besoins. Ceuxl, indpendamment de leur pertinence ou non, sont gnralement grs par les propres institutions qui s'en occupent, connaissent leurs contenus et les attribuent une destination spcifique. 2. Les donns en raison de la solidarit, nationale et internationale, et qui ne correspondent pas forcment aux besoins provoqus par la situation. Souvent, ceux-l n'ont pas de destinataire spcifique et leur gestion est la responsabilit des autorits nationales charges de l'urgence, qui doivent commencer identifier le type de produit, leurs caractristiques et conditions et finalement, s'ils sont utilisables, leur dterminer une utilisation et une destination. Ces autorits doivent s'occuper aussi de la coordination de leur envoi. Catgories En se basant sur l'exprience de nombreuses organisations humanitaires, qui, tout au long de diverses urgences dans le monde entier, ont dtermin quels sont les approvisionnements d'utilisation plus frquente dans ces situations, l'Organisation Mondiale de la Sant (OMS), en consultation avec d'autres organisations internationales, a adopt une norme que les regroupe en 10 catgories selon leur nature. Ce type d'identification est spcialement utile pour le classement et l'enregistrement des approvisionnements. Le systme SUMA utilise cette classification pour la gestion des donnes des approvisionnements rentrs dans ses tableaux d'enregistrements (voir annexe 8.1. SUMA, chapitre 8). Les catgories sont les suivantes: 1. Mdicaments 2. Eau et assainissement de l'environnement 3. Sant8
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Comme la catgorie Mdicaments concerne uniquement les produits pharmaceutiques, la catgorie Sant se rfre ceux non pharmaceutiques. Destins aux activits de sant, tels que matriels et instruments de chirurgie, matriels de laboratoire, rayons X, etc. 4. Aliments et boissons 5. Hbergements/logements/lectricit/construction 6. Logistique/ administration 7. Besoins personnels/ ducation

8. Ressources humaines9
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Mme si les ressources humaines en tant que telles ne sont pas des approvisionnements, il a t jug plus pratique d'utiliser une catgorie pour classer les spcialits des volontaires ou personnel d'appui qui arrivent, spcialement de l'tranger, pour apporter une assistance pendant l'urgence. 9. Agriculture/ btail 10. Non classifis Les approvisionnements prims, inconnus, inutiles, en mauvais tat ou trop mlangs pour tre classifis pendant la phase critique de l'urgence sont enregistrs sous la catgorie non classifis. Chaque catgorie est divise en sous-catgories et les sous-catgories ont des items ou articles de rfrence, par exemple: Catgorie: Eau et assainissement de l'environnement

Sous-Catgorie: Traitement de l'eau Item ou article: Hypochlorite de calcium

Ressources Humaines Il est clair que les personnes qui participent aux activits d'assistance ne peuvent tre considres ni classifies comme approvisionnements. Leur participation aux oprations humanitaires entrane une srie de besoins et de services. Ces conditions, qui vont de leur transport et mobilisation jusqu' leur alimentation, sant et logement, doivent tre considres lors de la planification logistique puisque les quipes qui arrivent sur le terrain des oprations doivent tre au maximum autosuffisantes pour tous leurs besoins afin de ne pas devenir une charge additionnelle pour les ressources dj rduites du pays ou de la zone affecte. Standardisation des fournitures pour les urgences Dans ce but, les Nations Unies (UNDP/IAPSO) ont prvu une srie d'instruments pratiques sur la disponibilit, les aspects techniques et l'utilisation d'quipements et matriels standardiss qui peuvent tre utiliss par l'assistance aux catastrophes par les diverses organisations. C'est le cas de: Abrg de spcifications gnriques 10: contient des informations sur les articles pour l'assistance humanitaire des groupes suivants:
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Emergency Relief Items. Compendium of Basic Specifications. Volume 1 UNDP, New York. 1995. - Equipement de tlcommunications

- Refuge, logement, stockage et quipement de cuisine - Equipement pour l'approvisionnement et la distribution de l'eau - Alimentation - Hygine et assainissement - Equipement pour le maniement de matriels - Approvisionnements en nergie lectrique Abrg de spcifications de base 11: ce catalogue s'occupe spcifiquement de:
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Emergency Relief Items. Compendium of Generic Specifications. Volume 2 UNDP, New York. 1996. - Approvisionnements et quipement mdical - Mdicaments essentiels slectionns - Indications pour le don de mdicaments Le but de ce catalogue est de faciliter aux organisations, donateurs y compris, l'acquisition d'quipements et de matriels adquats auprs des fournisseurs plus qualifis d'une manire rapide et efficace. Il existe un autre instrument qui est le: Registre des magasins d'urgence: un listing mondial des entrepts avec les approvisionnements d'urgence dont disposent les organisations dans les diffrentes rgions du monde12.
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Pour des informations complmentaires visiter le site: http://www.iapso.org ou contacter: registry.iapso@iapso.org Matriels dangereux On appelle matriels dangereux ceux qui mme s'ils sont utiles aux activits humaines, pourraient, de part leur composition, reprsenter un danger pour les personnes et leur entourage. Ces matriels, tels que les combustibles, les produits chlors, le gaz d'usage domestique, oxygne, ractifs de laboratoires, etc., utiliss de manire routinire et qui sont galement ncessaires durant les urgences, requirent une utilisation soigneuse pour viter des lsions sur les personnes, incendies, explosions, empoisonnements, pollutions, etc. Les matriels dangereux sont classifis en 9 classes selon la caractristique de leur danger principal (radioactifs, explosifs, poisons, inflammables, oxydants, etc.) et l'intrieur de cette classification, en accord avec d'autres caractristiques propres aux substances et leurs ractions (voir annexe 5.1). Une rglementation internationale tablit les normes et modalits de suivi obligatoire pour l'identification en les tiquetant selon leur nature et possibles effets, la manire de les transporter et les soins apporter au cours de leur manipulation et stockage.

Il est trs important pour ceux qui participent une opration de mobilisation des approvisionnements, d'avoir accs ces guides, qui dcrivent en plus la composition des produits, leurs incompatibilits et procdures en cas d'accident avec ces substances. De la sorte, ils auront les critres pour procder convenablement dans le maniement des matriels dangereux. Un de ces guides est celui de CANUTEC (Canada) et il est possible de se le procurer par Internet l'adresse suivante: http://www.tc.gc.ca/canutec Ce site web est galement recommand: http://www.profepa.gob.mx/saa/audita68.htm Il vous mnera aux Centres de Rponse aux Urgences avec des Matriels Dangereux. A partir de l, il est galement possible de naviguer sur d'autres sites en relation avec le thme. Matriels spcialiss13
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Voir galement le paragraphe standardisation des approvisionnements pour les urgences dans ce chapitre. Trs frquemment il y aura besoin des quipements et matriels qui n'arriveront pas ncessairement avec les dons individuels. Les institutions devront les acqurir ou alors faire appel d'autres organisations internationales qui pourraient les avoir ou les orienter pour les trouver. Certaines de ces organisations telles que OXFAM, Mdecins Sans Frontires, l'OMS et OFDA entre autres, ont cr divers kits de matriels ou quipements d'une mme espce ou qui servent une mme activit, tels que les kits de traitement, stockage et distribution de l'eau, les kits de construction d'abris, kits de gnration lectrique et clairage, kits d'installation de dispensaire, kit du cholra, kits de mdicaments et d'quipement mdical essentiels, etc. Ces kits peuvent tre donns ou mis disposition de ces organisations, au service des activits d'assistance. Les contenus et caractristiques des kits existants sont dcrits dans les catalogues des organisations respectives. L'quipement spcialis peut signifier matriel haut prix, c'est pourquoi il faut tre sr de leur besoin rel au moment de les commander, ainsi que de connatre leurs caractristiques spcifiques de faon telle que le donateur ou le fournisseur reoive l'information adquate pour apporter une rponse approprie. Annexe Annexe 5.1 Classification et identification des matriels dangereux

Classe 1: Explosifs 1.1. Explosifs avec risque d'explosion massive. 1.2. Explosifs avec risque de projection. 1.3. Explosifs avec risque prdominant d'incendie. 1.4. Explosifs sans risque significatif d'incendie. 1.5. Explosifs trs insensibles, agents explosifs. 1.6. Explosifs extrmement insensibles, articles dtonnant. Classe 2: Gaz 2.1. Gaz inflammables. 2.2. Gaz non inflammables. 2.3. Gaz venimeux. 2.4. Gaz corrosifs (CANADA)..

Classe 3: Solides inflammables 4.1. Solides inflammables. 4.2. Matriaux spontanmen t combustibles. 4.3. Matriaux qui sont dangereux au contact de l'eau Clase 4: Slidos inflamables 4.1. Slidos inflamables. 4.2. Materiales espontneam ente combustibles. 4.3. Materiales que son peligrosos al mojarse. Clase 5: Oxidantes y perxidos orgnicos 5.1. Oxidantes. 5.2. Perxidos orgnicos.

Classe 6: Matriaux toxiques et infectieux 6.1. Matriaux toxiques. 6.2. Matriaux infectieux. Classe 7: Matriaux radioactifs

Classe 8: Matriaux corrosifs Acides et alcalis Classe 9: Matriaux dangereux varis 9.2. Substances dangereuses pour l'environnem ent (CANADA) 9.3 Dchets dangereux (CANADA) Autres identification s

Chapitre 6: L'approvisionnement14

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Ce chapitre a compt avec l'appui documentaire de Mdecins Sans Frontires (MSF) et l'apport conceptuel de Grard Gomez, Dlgu du Bureau Rgional pour les Urgences en Amrique Latine et dans les Carabes de cette organisation. Sources et manires d'acquisitions des approvisionnements15
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Voir galement le paragraphe demande d'assistance internationale au chapitre 4.

Les approvisionnements qui seront utiliss au cours de l'urgenceproviennent de sources distinctes, soit les organisations les acquirent directement, soit, ils sont donns par la communaut nationale et internationale, ou encore prts par des collaborateurs. Normalement dans une catastrophe toutes ces modalits se combinent, ce qui a des avantages et des inconvnients, et on n'est toujours pas en position de choisir entre elles, quelle est la plus adquate la situation. Cependant, dans la mesure du possible, la dcision doit tre prise sur la base de critres techniques. Achats Ceux-ci peuvent tre locaux ou externes, et pour dcider pour l'une ou l'autre modalit, il faut prendre en compte certains aspects tels que: Achat local: dpend de critres divers, tels que la disponibilit locale des produits demands, la qualit et la quantit de ce qui peut tre trouv localement, l'urgence avec laquelle les produits sont dsirs contre le temps pour les faire venir de l'tranger. Mais dans tous les cas, il faut vrifier la relation cot-qualit pour laquelle il est important de compter sur une assistance technique. L'achat massif d'un produit spcifique pourrait ventuellement signifier un effet ngatif sur le march local ou sur l'accs, pour la population, de ce produit. D'autre part, acheter localement favorise la rcupration conomique de la rgion affecte. Comme il est frquent d'avoir des problmes d'espace pour le stockage, il est parfois possible de ngocier avec le vendeur local pour que le produit achet soit gard dans ses propres installations ou soit livr la demande. Achat externe (tranger ou autre rgion du pays): souvent, la disponibilit locale d'articles spcifiques reprsente une difficult ou la qualit/quantit des articles disponibles localement n'est pas suffisamment bonne pour remplir avec efficacit les besoins. Dans ces cas, les achats externes sont une option. Les dons Les dons peuvent arriver constituer la proportion la plus grande des approvisionnements qui sont grs dans une urgence. Quand il s'agit d'articles qui n'ont pas t demands, non prioritaires ou inadquats pour la situation d'urgence, ils deviennent une complication sur le plan logistique. Cependant, ils sont trs importants puisque s'ils sont pertinents ils peuvent rendre un grand service et se convertir en un grand soulagement non seulement pour la population affecte

mais aussi pour les cots d'opration des organisations. De plus ils stimulent et renforcent la solidarit (Voir galement chapitre 12 sur normes et indications pour la demande et dons de mdicaments et quipement mdical). Prts Personnes, organisations ou entreprises prives, canalisent leur contribution travers la modalit de la prestation gratuite de services ou le prt d'quipements ou matriaux durant une phase spcifique de l'attention de l'urgence. Mme si beaucoup seront des offres et envois spontans au moment de l'urgence, il est aussi important de les avoir identifi et tablir des accords antrieurs pendant la phase de planification. Le tableau 6.1 est un aperu de quelques avantages et inconvnients des diffrentes modalits d'acquisition des approvisionnements. Les commandes Plus les commandes seront claires et concrtes, plus rapide et exacte sera la rception des produits. Les malentendus peuvent provenir de n'importe quelle partie quand on fait des commandes d'articles, spcialement sur les aspects techniques. Formulaires de commande: il faut utiliser des documents standardiss pour raliser les commandes, qui doivent tre numrots, dats et avec des copies pour faciliter leur suivi et pouvoir contrler la rponse chaque commande (voir annexe 6.1). Responsable: une seule personne clairement identifie sera charge de faire les commandes. Clart: les commandes doivent tre clairement spcifies, en incluant toutes les donnes et dtails possibles en rapport avec les articles demands. L'utilisation de catalogues et toute autre illustration, y compris les dessins, est toujours recommande pour rendre plus clairs la pice ou l'article commands. Une fois de plus, il est recommand d'avoir une assistance technique au moment de passer les commandes, spcialement s'il s'agit de produits peu communs ou peu familiers. Priorit: il faut mentionner trs clairement chaque commande le niveau de priorit, qui dpend des besoins dtects, le volume de distribution et le contrle des stocks. Frquence des commandes: elle dpend des besoins dtects, le volume de distribution et le contrle des stocks de chaque article. Cependant, il ne faut pas attendre jusqu'au dernier moment pour passer les nouvelles commandes. Il faut toujours prendre en compte le temps que prend l'arrive d'un nouveau chargement ou expdition. Mdicaments et matriaux dangereux: chercher des informations sur les lois et rgulations nationales en relation avec l'entre et le maniement de ces produits et les procdures pour obtenir les autorisations. Suivi des ordres de commande: lorsque l'on se renseigne sur une commande en cours, il faut mentionner son numro et date (voir annexe 6.1).

Tableau 6.1 Acquisition Achat local Avantages Livraison rapide Cot de transport est infrieur Appui conomie locale Inconvnients La quantit et la qualit demande ne sont pas toujours disponibles Peut gnrer concurrence entre organisations pour l'achat d'un produit Peut causer une pnurie du march local Augmente les dlais de livraison Augmente les cots de transport N'aide pas l'conomie locale

Importation Pourrait trouver une meilleure qualit, plus grande quantit On peut demander des spcifications Don Gratuit ou bas cot (attention, tout don a un cot) Favorise la solidarit nationale et internationale

Arrivent souvent sans avoir t demand Ce n'est pas toujours ce dont on a besoin S'ils ne sont pas utilisables, ils feront perdre du temps et des ressources Difficile de les refuser s'ils ne sont pas utiles Dpendance du temps de ce qui est prt Responsabilit sur le soin et la Entretien de ce qui est prt Difficile d'exiger responsabilit, qualit ou accomplissement

Prt

Il s'agit parfois de matriaux oud'quipements difficiles acheter Soulage les cots d'opration

L'envoi d'approvisionnements Une manire de faciliter l'activit et d'viter les complications additionnelles ceux qui doivent recevoir les approvisionnements sur le terrain est de prparer les paquets de faon convenable et les chargements, travers un systme standardis. Pour appliquer les concepts d'assistance efficace, il faut viter l'envoi de matriel qui n'a pas t demand. Il peut arriver qu'un produit, qui, d'aprs l'exprience, aurait d tre envoy, n'ait pas t demand. Dans ce cas, le plus appropri est de consulter les responsables sur le terrain, ou le leur suggrer au cas o ils n'y auraient pas pens. Quelques mesures de base serviront tablir une grande diffrence dans la mobilisation et

rception des approvisionnements. Certaines sont numres ci-aprs. Conditionnement et identification du chargement Idalement les approvisionnements qui sont envoys ont dj t spars et classifis. En aucune faon des articles de nature diverse doivent tre mlangs dans un mme paquet, comme par exemple des vtements avec des mdicaments ou de la nourriture, etc. Dans la mesure du possible, ils doivent de plus, tre conditionns sparment par articles. Pour faciliter l'identification des contenus, on peut marquer les paquets en appliquant le systme de symboles et couleurs que certaines organisations internationales utilisent selon les diffrentes catgories et articles (voir annexe 6.2). Par exemple: - vert pour les mdicaments et quipement mdical - rouge pour les vivres - bleu pour les vtements et effets domestiques - jaune pour les quipements et outils, etc. Ne jamais envoyer de produits dont on sait que la qualit ou l'tat n'est pas certain. Eviter galement l'envoi de produits dont la date de premption est trs proche sauf en cas de rapide utilisation ou distribution. Chaque paquet doit tre clairement tiquet avec: - contenu (nom gnrique) - lieu de destinations nom, adresse et tlphone du destinataire - nom, adresse et tlphone de l'expditeur - Toute autre caractristique spcifique ou soin apporter au chargement (poids fragile, rfrigration, matriel dangereux etc.). Cet tiquetage doit tre fait avec une encre indlbile ou avec des tiquettes qui ne se dtachent pas facilement. Les paquets appartenant un mme lot doivent tre numrots avec un numro particulier li la quantit totale de paquets, par exemple, dans un chargement de 100 paquets, on numrote 1/100, 2/100, 3/100, 4/100 et ainsi de suite jusqu'au 100/100. Ceci facilite la vrification et suivi de la quantit de paquets aux points de rception. Au moment de l'emballage de l'envoi, il est important de considrer le voyage et la manipulation des paquets. Pour cela, la rsistance du matriel d'emballage est trs importante. Plus encore, selon le type de transport (par ex. Arien) il faudra rduire au maximum le poids ajout c'est--dire le poids du matriel d'emballage. Un des paquets doit inclure une copie de la liste du contenu ("Packing list") et avoir une lgende qui l'identifie comme tel. Elle peut tre mise dans une enveloppe en plastique pour viter la dtrioration qu'elle pourrait subir l'extrieur du paquet.

Volume, poids et taille des paquets En gnral, aux points d'arrive sur le terrain, il n'y a pas de machine pour le chargement et dchargement, qui doivent tre faits la main, c'est pourquoi il faut faire l'effort de prparer les paquets de manire faciliter ces manuvres. En principe, le poids, la taille et la forme des paquets doivent tre tels qu'ils peuvent tre manipuls par une seule personne: Poids: les paquets doivent idalement peser entre 25 kg et 50 kg. Volume: la taille doit tre telle qu'elle permette la manipulation manuelle. Il est possible que le poids du paquet soit adquat mais qu'il soit si grand que sa mobilisation devienne trs difficile. Forme: les paquets doivent tre le plus symtrique possible pour faciliter leur manipulation et mobilisation de la part de la ou les personne (s). Il faut viter les conditionnements arrondis ou amorphes. Procdures pour les envois Avis d'envoi Ceux qui reoivent les envois ont besoin de faire les prparatifs ncessaires pour la rception du chargement, ce qui implique en plus de chercher le site pour leur stockage, le transport en cas de transbordement, le personnel pour manipuler la charge, etc. Pour cette raison, il faut leur apporter, avec suffisamment d'avance, toute l'information possible sur la nature du chargement et son moyen de transport. Certains aspects doivent tre notifis au destinataire: A propos du chargement: - Type de produits contenus dans le chargement - Quantit (nombre de paquets) - Poids et volume - Soins spciaux requis pour le chargement (par ex.. rfrigration) - Numro de commande qui correspond l'envoi (s'il y en a) Sur le moyen de transport - Type et caractristiques du transport - Compagnie de transport (si ncessaire) - Personne en charge du transport A propos de l'itinraire - Heure estime de dpart et route prvue - Heure estime d'arrive, tout changement d'horaire ou d'itinraire d'envoi doit tre notifi au

point de destination. - Site exact d'arrive (dans une zone d'oprations, il peut y avoir plusieurs sites de rception) Toute autre information considre pertinente pour faciliter les prparatifs de rception. Documents d'envoi Envois nationaux ou locaux: Normalement, ils demandent moins de documents que les envois internationaux. Ils doivent tre accompagns d'un manifeste de chargement ou formulaire de transport, qui dcrit le chargement et autre information sur les approvisionnements expdis (voir annexe 6.3), ainsi que la liste de contenus mentionne antrieurement. Envois internationaux: Dans ce cas, le chargement voyage accompagn d'une Lettre de transport arien (en anglais waybill ou bill of lading) et manifeste de chargement ou formulaire de transport prpars par la compagnie de transport. Il est important de mentionner que le formulaire de transport utilis par la compagnie fait avec papier standardis, est pour son usage propre et pour les formalits de douane; il est donc conseill d'inclure le formulaire de transport de l'organisation qui fait l'envoi ainsi que la liste de contenus dcrivant le chargement par paquet, qui lui servira en plus pour ses contrles internes. (Voir annexe 6.3.) Contrle et monitoring Les oprations de transport, ainsi que tous les autres segments de la chane logistique demandent des procdures de contrle et monitoring permettant de suivre les approvisionnements de l'expdition la rception sur le lieu de destination finale. Ces contrles serviront entre autre : 1. Connatre le chemin parcouru par les approvisionnements et ainsi pouvoir identifier l'endroit o par exemple peut tre rest un chargement qui n'est pas arriv destination. 2. Identifier toutes les personnes qui, un moment ou un autre, ont eu une responsabilit avec le chargement de son point de dpart la destination finale. 3. Avoir des documents de contrle sur l'envoi et la rception d'approvisionnements. Dans le cas des envois, ce sont les formulaires de transport qui remplissent cette fonction. Ceux-ci doivent tre imprims dans des formulaires standardiss qui permettent de recompiler au minimum l'information suivante (voir en plus l'annexe 6.3): Numro chronologique de l'envoi; Date de l'envoi; Lieu de l'envoi; Moyen de transport; Nom et signature des responsables: celui qui livre, celui qui transporte, celui qui reoit;

Description du chargement; Espace pour des observations. Ces formulaires doivent avoir en plus les caractristiques suivantes: Etre imprim, souche; Avoir une numrotation chronologique; Fournir des copies chaque personne qui intervient dans le processus (livraison, transport, rception). Assurances du chargement Quand on envoie un chargement avec une compagnie de transport autorise, l'assurance fait normalement partie du contrat de transport (voir chapitre 7, section "Incoterms"). Sinon, il faut vrifier quels sont les diffrents types d'assurances pour le chargement et ses couvertures. Evidemment, il ne faut attendre d'tre en plein milieu d'une urgence pour chercher cette information, au contraire, cette information fait partie des activits de prparation ncessaires la planification de la logistique des urgences. Annexes Annexe 6.1 Modle de bon de commande Demande de matriels Demande 00/303/LIB-3 Livrer: Lieu et Date: Priorit - URGENT - Normal Expliquez si c'est ncessaire: Demandeur autoris (nom et signature): Article demand Caractristiques/ spcifications Quantit

OBSERVATIONS: Annexe 6.2 Quelques symboles utiliss pour l'identification d'approvisionnements (Fdration Internationale de la Croix Rouge et du Croissant Rouge)

Symboles primaires NOTE: ils peuvent tre confectionns avec des patrons, de prfrence en mtal. Pour tiqueter les paquets, on applique de la peinture en spray en utilisant les patrons comme moules. Annexe 6.3 Modle de formulaire de transport 0001 FORMULAIRE DE TRANSPORT Envoi N Destinataire: Adresse exacte de la livraison: Moyen de transport: Cantidad Tipo de empaque Responsable du transport: Detalle suministros Date d'envoi Rpond commande N Provenance:

Quantit de paquets Instructions spciales sur le chargement (manipulation transport - stockage): Observations: Destination: nom, signature, date

Poids total en kg

Transport: nom, signature, date

Rception: nom, signature, date

Chapitre 7: Rception des approvisionnements L'arrive des approvisionnements L es approvisionnements et dons arrivent de diffrentes provenances et par diffrents moyens. De sorte que les sites d'arrive et de rception sont galement divers. Points d'arrive de l'assistance En gnral, les dons ou approvisionnements, qu'ils proviennent de l'tranger ou d'autres rgions du pays, arriveront aux ports maritimes et fluviaux, aux aroports ou aux frontires terrestres. Ce sont des lieux de transit pour les approvisionnements avant d'tre reus par leurs destinataires, bien que la majorit d'entre eux n'en ait pas un. Dans ces derniers cas, ce sont en gnral les autorits nationales qui s'occupent de leur gestion. C'est ce moment, qu'il faudrait idalement enregistrer les approvisionnements qui arrivent, partir des Formulaires de Transport (voir annexe 6.3 dans le chapitre 6), les bordereaux de transport ou tout autre document qui accompagne et dcrit le chargement. Cet enregistrement peut se faire en utilisant le systme SUMA ou une autre mthode, mais le plus important est d'tablir ds le dpart le contrle de l'arrive des dons. Comme mentionn auparavant, face l'arrive massive des chargements, la capacit oprationnelle de ces points d'arrive se rduit et leur gestion peut devenir un chaos. Sites de rception Ce sont les centres de donation ou de rcollection installs par les organisations et secteurs privs et particuliers pour recevoir les dons. Ils peuvent galement fonctionner comme lieu de transit, prparation et emballage des envois, bien que dans certains cas, il s'agisse des entrepts des organisations. Ils peuvent tre situs en dehors ou dans la rgion affecte. Rception d'embarquements internationaux Formalits de douanes et documents de transport: Il faut insister sur l'importance de la prparation des activits logistiques dans la phase de planification des urgences, puisqu'il y a des aspects critiques qui ont besoin d'tre coordonns

par avance et sur lesquels il doit y avoir des accords prliminaires avec les autorits concernes. C'est le cas des formalits de douane pour l'arrive de l'assistance humanitaire en situation de catastrophe. Dans la phase de planification il faut tablir un contact avec les autorits concernes pour connatre les formalits suivre et essayer d'obtenir les conditions et accords spciaux, tels que l'exemption d'impts, le traitement prioritaire d'obligations douanires pour les approvisionnements humanitaires, etc. Ces accords doivent tre garantis par des documents signs, pour viter la rengociation de conditions chaque fois qu'il y a un remplacement ou un changement d'autorits. Il faut aussi considrer le fait que pendant l'urgence l'accs aux autorits puisse tre plus compliqu et qu'il y aura beaucoup d'organisations et personnes en train d'essayer d'obtenir des conditions privilgies pour le ddouanement de leurs propres embarquements. Certains pays ont sign la Convention de Privilges et Immunits de 1946 des Nations Unies, approuvant une srie de mesures facilitant les va et vient (entres et sorties) des approvisionnements humanitaires en cas de catastrophes. Certains groupes de pays ont galement sign des conventions multilatrales (par ex. Amrique Centrale et le Mercosur) en incluant dans leurs accords douaniers, des sections concernant le traitement prfrentiel de ces approvisionnements. Il est donc important de se renseigner sur l'applicabilit de ces mesures localement. Lorsque des chargements en provenance de l'tranger arrivent, le plus pratique est d'engager une agence spcialise pour qu'elle s'occupe de toutes les formalits des douanes. Nanmoins, selon le pays et les circonstances ce n'est pas toujours possible; il est donc important de savoir que les chargements provenant de l'tranger sont obligatoirement accompagns, au minimum, des documents suivants qui sont ncessaires pour les retirer la douane: Lettre de Transport, Bordereau de Transport ou Waybill: c'est le contrat de transport et le document prouvant que le chargement a bien t livr bord. Ce document dcrit en plus le chargement en termes de quantit de paquets, volume, poids et autre information particulire de l'embarquement. En anglais, Waybill est un terme utilis pour le transport terrestre et arien. Pour le transport maritime, il est appel Bill of Lading. (Voir annexes 7.1 et 7.2.) Manifeste de Chargement: ce document notifie le type de produits, leur origine et leur destination, et est destin la connaissance et l'usage des autorits douanires du pays de rception. Liste des contenus (Packing list): idalement, mme si ce n'est pas une obligation pour le fournisseur, le chargement doit tre accompagn de cette liste qui identifie son contenu paquet par paquet. Ceci s'applique d'avantage dans les cas o le fournisseur est le sige d'une organisation dans un autre pays, (par ex. CARITAS d'Argentine envoi un chargement CARITAS du Guatemala; Logistique de MSF, envoi des approvisionnements une de ses missions, etc.). Normalement, l'expditeur envoie ces documents une fois que le chargement a t livr au transporteur qui l'emmnera. Sinon, il faut demander son envoi, le plus rapidement possible

pour commencer les formalits ncessaires. Autres documents que peuvent accompagner le chargement sont: Certificats de dons: o il est spcifi que le chargement reu constitue un don et n'a pas de but lucratif. Ceci est important pour l'exemption d'impts dans le pays de rception. Certificats phytosanitaires: ils sont utiliss quand le chargement comprend des aliments de toute sorte. A travers lui, l'expditeur garantit que les aliments envoys ont t vrifis et qu'ils sont aptes la consommation humaine. Dans de nombreux pays, les autorits douanires et de la sant n'accepteront pas le dbarquement de ces produits s'ils ne contiennent pas cette certification. Il est trs important de tenir compte du fait que le certificat en lui-mme n'est pas une garantie absolue de l'tat de conservation des aliments leur arrive dans le pays rcepteur car selon le type de produit, ils pourraient de toute faons s'abmer pour des diffrentes raisons (retard sur la route, problmes de transport ou de conservation). Dclaration de matriels dangereux: c'est le cas quand le chargement contient certains produits chimiques qui ncessitent des soins, manipulation ou vrification spciaux; par ex. Insecticides, ractifs de laboratoires, produits pour rendre l'eau potable (voir annexe 7.3). Les termes internationaux de commerce (Incoterms) L'achat, vente et transport de biens sont rgis par des Termes de Commerce International, connus sous le nom de Incoterms. Ils servent dterminer les conditions dans lesquelles se fait la transaction et identifier les responsabilits et les engagements du vendeur et de l'acheteur sur les cots et risques de la marchandise, lieu de livraison, etc. Pour cela, lorsqu'il y a un achat de produits, en particulier l'tranger, il est trs important de savoir quel Incoterm est appliqu la transaction. La premire publication de Incoterms a t faite en 1936 et a eu divers amendements et additions, et les derniers datent de l'anne 2000 pour les adapter aux nouvelles tendances du commerce international. Il en existe 13, parmi lesquels les plus communs sont: CIF: le prix pay par l'acheteur couvre le cot de la marchandise (Cost), une assurance (Insurance) pour les produits et la valeur du chargement ou du transport (Freight) des produits jusqu' la destination finale. Ce terme s'utilise uniquement pour le transport maritime et fluvial. Le terme quivalent pour d'autres types de transport, qu'ils soient arien, terrestre ou une combinaison de plusieurs d'entre eux (multimodal) est CIP qui veut dire transport (Carriage) et assurance (Insurance) pay (Paid to). A travers le CIF et le CIP, le vendeur s'engage : 1. livrer le chargement au port convenu avec l'acheteur et qui figure dans les documents, qu'il obtient et paye le transport. 2. payer une assurance qui couvre la marchandise de ses installations jusqu' son embarquement, c'est--dire jusqu'au point de dpart de l'embarcation. 3. se charger des formalits douanires d'exportation pour le dpart du chargement du pays

d'origine vers sa destination finale. Et l'acheteur est responsable des: 1. Risques de perte ou dtrioration ou autres cots rsultant aprs la livraison de la marchandise. 2. Formalits douanires d'importation, c'est--dire pour l'entre du chargement dans le pays de destination, ainsi que du dchargement et manipulation du chargement son arrive. Avec le FOB, la responsabilit du vendeur consiste : 1. Mettre les produits bord (Free On Board) du transport qui a t indiqu par l'acheteur. 2. Se charger des formalits douanires d'exportation pour la sortie du chargement du pays d'origine, vers sa destination finale. L'acheteur est responsable de: 1. Recruter le transporteur et les assurances pour le chargement jusqu' sa destination finale. 2. Se charger des formalits douanires d'importation, c'est--dire pour l'entre du chargement au pays de destination, ainsi que le dchargement et manipulation de la charge son arrive. Ce terme est utilis uniquement pour le transport maritime et fluvial. Le terme quivalent pour d'autres types de transport, qu'ils soient arien, terrestre ou une combinaison de plusieurs d'entre eux (multimodal) est FCA qui veut dire "Libre (Free) Transporteur (Carrier) Avec le ExW, le prix couvre seulement la valeur du matriel mis dans les installations du vendeur (Ex Works). La seule responsabilit du fournisseur est de vendre le produit. L'acheteur doit trouver et payer le transport et les assurances du chargement, ainsi que les formalits douanires pour la sortie du chargement du pays d'origine et l'entre, le ddouanement et manipulation des produits leur arrive au pays de destination. Le type d'Incoterm qui est appliqu est indiqu dans la lettre de transport et le point de livraison convenu doit toujours tre mentionn selon le terme appliqu. Par exemple: CIF jusqu'au Port Caldera, CIP jusqu' l'aroport international JM Crdova, Medelln. FOB jusqu'au Port Armuellez, etc. Dans le cas des ExW il faut spcifier dans quelle usine ou installation la marchandise sera retire quand il s'agit d'une entreprise qui pourrait avoir des groupes dans diffrents pays ou villes distinctes. Tableau 7.1. Explication de la terminologie commune aux transports INCOTERMS (*)

Incoterms

Description

Responsabilit de l'exportateur (vendeur) ELivrer les biens l'acheteur comme spcifi dans le contrat d'achat. Tous les autres cots sont la charge de l'acheteur, y compris les frais de prparation et emballage pour l'embarquement, sauf accord diffrent. Tous les cots et les formalits de douane pour l'exportation jusqu' la livraison des biens sous la garde du transporteur dsign par l'acheteur. L'acheteur paye les frais de fret et assurances. Tous les cots et les formalits de douane pour l'exportation jusqu' la livraison pour l'embarcation au lieu du chargement accord. L'acheteur paye les frais de fret et assurances. Tous les cots et les formalits de douanes pour l'exportation, jusqu' ce que les biens soient chargs bord de l'embarcation indique par l'acheteur. Les cots de fret et assurances sont la charge de l'acheteur.

Mode de transport N'importe quel mode de transport

ExW Ex Works

Biens disponibles ou livrs dans les installations du vendeur

FCA Free Carrier

Biens mis bord du transport convenu.

N'importe quel mode de transport

FAS Free Alongside Ship

Biens dposs ct de l'embarcation dans le port de dpart convenu

Maritimes et voies navigables seulement

FOB Free On Board

Biens disponibles une fois chargs et srs bord de l'embarcation convenue.

Maritimes et voies navigables seulement

CFR Cost and Freight

Biens livrs au lieu de Tous les cots et les formalits de dchargement douanes pour l'exportation jusqu' la livraison des biens et sa lettre de convenu. transport la destination convenue. L'assurance est la charge de l'acheteur. Biens livrs au lieu de Tous les cots et formalits de destination convenu. douanes pour l'exportation jusqu' la livraison des biens la destination

Maritimes et voies navigables seulement

CPT Carriage

N'importe quel mode de

Paid To

mentionne bord du moyen de transport. L'assurance est la charge de l'acheteur. Biens livrs au lieu de dchargement convenu, bord du bateau. TTous les cots et formalits de douanes pour l'exportation, jusqu' la livraison des biens la destination mentionne bord du moyen de transport. L'assurance et les cots de dchargements et impts sont la charge de l'acheteur. Tous les cots jusqu' la livraison des biens au point de frontire accord.

transport

DES Delivered Ex Ship

Maritimes et voies navigables seulement

DAF Delivered at Frontier

Biens livrs au point de frontire convenu, les impts sont la charge de l'acheteur. Toutes les charges jusqu'au quai du port de destination.

N'importe quel mode de transport

DEQ Delivered ex Quay

Tous les cots et formalits de douanes pour l'exportation jusqu'au quai de destination convenu, y compris dchargement et impts. Tous les cots et formalits de douanes pour l'exportation jusqu' la livraison des biens un endroit convenu dans le pays de l'acheteur. Inclut le paiement des impts. Tous les cots et formalits de douanes pour l'exportation jusqu' la livraison des biens au port de dchargement convenu, en incluant les assurances maritimes.

Maritimes et voies navigables seulement. N'importe quel mode de transport

DDP Delivered Duty Paid

Livrs au lieu convenu l'intrieur du pays d'importation. Impts pays. Livrs la destination convenue. Toutes les charges sont payes.

CIF: Cost, Insurance, Freight

Maritimes et voies navigables seulement

CIP: Carriage & Insurance Paid to

Livrs la Idem que le CPT mais le vendeur est destination en plus responsable d'assurer les convenue. Toutes les biens. charges sont payes exceptes les impts.

N'importe quel mode de transport

DDU Delivered Duty Unpaid

Livrs la destination convenue dans le pays d'importation. Sans paiement d'impts.

Idem que le DDP mais les impts sont pays par l'acheteur.

N'importe quel mode de transport

Rception de chargements locaux Ils semblent moins compliqus que les embarquements internationaux puisqu'ils ne demandent pas toutes les formalits bureaucratiques mentionnes. Mais ils demandent un niveau de prparation adquat pour la rception. Il s'agit presque toujours de chargements envoys sur le terrain pour leur stockage ou distribution. Ils peuvent arriver travers des compagnies commerciales ou de transport au service des oprations des diverses organisations. Dchargement des approvisionnements En gnral, sur le terrain on n'a pas d'quipement hydraulique pour la manipulation du chargement et il faut donc utiliser la force et la crativit. Il est important de connatre le type de vhicule et les caractristiques du chargement qui va arriver, pour pouvoir planifier de manire adquate sa rception. Prparer une quipe de personnes pour le dchargement et prvoir un site adapt o les vhicules puissent s'approcher le plus possible de la zone de dcharge en utilisant la topographie du terrain; par ex: en approchant le vhicule d'une pente ou en faisant des monticules, on peut rduire la hauteur entre le sol et la plate-forme du vhicule. Parfois, on peut utiliser des pneus sans chambre air pour laisser tomber les paquets qui en raison de leur poids ne peuvent tre pas tre dchargs de faon manuelle. Ils. serviraient attnuer la chute et viter ou minimiser les dommages sur les paquets. Il faut respecter toutes les mesures de scurit possible, tant pour les personnes que pour les approvisionnements et mme si le dchargement est urgent, il faudra prendre le temps ncessaire pour procder avec le plus grand soin. Il faudra nommer ne personne charge de la supervision et du contrle pendant la priode de dchargement pour viter la manipulation inadquate des paquets et pour raliser le comptage et la rvision du chargement. Vrification du chargement Le contenu du chargement doit tre vrifi au moment de sa rception et dchargement. S'il est remis plus tard, il est possible qu'il ne se fasse jamais ou qu'il soit trop tard pour identifier et rsoudre les anomalies et signaler les responsables. Cette rvision doit inclure au minimum: Comptage des paquets et vrification du poids: la quantit doit correspondre ce qui est indiqu dans les documents qui accompagnent le chargement.

Correspondance des contenus: que ceux-ci correspondent ce qui a t command, quand il s'agit d'un envoi demand ou, dans tous les cas, qu'ils correspondent ce qui est indiqu dans les formulaires de transport du chargement. Etat gnral du chargement: condition des paquets et des articles. Dtecter les coulements, paquets trous et en gnral articles en mauvais tat. Manques: s'il y a des indices de paquets qui ont t ouverts, il faut vrifier les manques. Avis de rception Qu'ils s'agisse d'embarquements locaux ou internationaux, le destinataire doit confirmer la rception le plus rapidement possible l'expditeur. Plus tard et aprs la vrification, il lui apportera des dtails concernant l'arrive de l'tat et des contenus du chargement. Contrles La fonction des documents qui accompagnent le chargement est de faciliter sa gestion et son contrle. Il est toujours ncessaire de faire un contrle crois entre la "vrification des documents", c'est--dire, ce qui est indiqu sur les papiers et la "vrification physique", c'est-dire, l'approbation visuelle des approvisionnements reus. Le formulaire de transport de l'organisation qui envoie doit tre le document officiel pour indiquer la rception. Toute diffrence ou problme dtect doit tre communiqu l'expditeur ou au fournisseur le plus rapidement possible et tre annot dans l'espace destin aux observations de ce formulaire, (voir annexe 6.3 au chapitre 6). Une premire copie du formulaire restera avec le destinateur, l'autre sera le reu de livraison du conducteur et la troisime retournera au responsable de l'envoi. Annexes Annexe 7.1. Lettre de Transport Arien (Waybill)

Explication de l'annexe 7.1 Lettre de Transport Arien (Waybill)16


16

Source: Mdecins sans Frontires - France.

1. Numro officiel de la lettre de transport. Les 3 premiers chiffres: code IATA (Association Internationale de Transport Arien) de la compagnie arienne. 2. Donnes sur l'expditeur 3. Donnes sur le destinataire. Il faut demander au fournisseur de toujours crire le numro de tlphone et l'endroit exact o localiser le destinataire. 4. Transitaire: nom de l'agent (compagnie) charg des formalits de l'envoi 5. Aroport de dpart 6. Cette case est utilise en cas de transports successifs dans plusieurs aroports. 7. Type de monnaie (currency) qui servira de rfrence pour calculer les cots

8. L'Incoterm du contrat de vente et la facture permettent de signaler quels sont les cots couverts au dpart et ceux qui doivent tre pays l'arrive. 9. Elle se rempli au cas o l'on dclare une valeur pour le chargement. 10. Aroport d'arrive 11. Indication sur la compagnie (SN: Sabena; AF: Air France...) plus le numro de vol 12. Date du vol 13. Valeur de l'assurance fixe par l'expditeur. 14. Espace pour noter toute information utile, tels que les documents qui accompagnent le chargement, qui faut-il informer de l'arrive du chargement, etc. 15. Quantit de paquets 16. Poids brut 17. Poids faire payer 18. Montant du fret = montant officiel (poids par kg) 19. Nature et quantit des produits transports. 20. Une colonne pour les frais pays par l'expditeur (Prepaid) et une autre pour ceux que doit payer le destinataire (collect) 21. Autres charges qu'il faut payer 22. Signature obligatoire de l'agent transporteur au dpart du chargement Annexe 7.2. Lettre de Transport Maritime (Bill of Lading)

Explication de l'annexe 7.217


17

Source: Mdecins sans Frontires - France.

Lettre de Transport Maritime (Bill of Lading) 1. Numro officiel de la lettre de transport. 2. Donnes sur l'expditeur ou son mandataire. 3. Destinataire: Ce n'est pas toujours le destinataire rel ou final.. La marchandise peut tre consigne un transitaire (ou agent maritime) au cas o il n'y aurait pas de reprsentation de l'organisation propritaire du chargement au site d'arrive. Dans ce cas, il faut mentionner le nom et les donnes de l'organisation suivis de la phrase "care of", ( charge de) qui signifie que ce transitaire est autoris s'en occuper. Ceci est important puisque le BL et le Waybill, sont des titres de proprit. 4. Personnes qui seront prvenues de l'arrive du chargement, gnralement l'Organisation et

le transitaire. 5. Nom de l'embarcation 6. Port d'embarquement 7. Port de dbarquement 8. Corps du BL, que contient-il: Nombre de conteneurs ou quantit de paquets ou de palettes Numro du tampon des douanes (plomb de scurit), du transporteur ou de l'expditeur STC (Said to Containtotal): dclaration du contenu Poids 9. Nombre total de paquets ou conteneurs 10. Dtails des frais pays et des frais en attente. 11. Quantit de Bill of Lading originaux 12. Signature obligatoire de l'agent transporteur la sortie du chargement Annexe 7.3. Dclaration de matriels dangereux

Chapitre 8: Enregistrement, contrle et monitoring des approvisionnement Entre et enregistrement des approvisionnements Procdure suivre aux points d'entre et sites de rception C'est une activit cruciale car c'est le premier contact avec les donsqui arrivent et le rle jou dans cette tape aura un impact important sur le reste du systme. Comme cit auparavant, les approvisionnements doivent tre enregistrs le plus rapidement possible dans les sites d'entre et de rception travers un systme standardis et qui offre des outils pour le contrle et le suivi. Pour cela, il faudra compter sur une quipe charge d'effectuer les diffrentes activits dans chaque site ainsi qu'un coordinateur capable d'orienter le travail et de rsoudre les problmes de slection, priorit, classification et en gnral du traitement des dons selon leurs catgories et autres critres qui ont t tablis. La mthodologie SUMA, qui a donn de trs bons rsultats dans de nombreuses urgences, est un outil suffisamment dvelopp, c'est pourquoi nous recommandons son utilisation (Voir Le Systme SUMA en annexe 8.1). Les procdures suivre pour l'enregistrement des dons aux

points d'entre sont: Enregistrement: les approvisionnements qui arrivent devraient tre enregistrs sous le concept unitaire d'envoi, c'est--dire l'ensemble des approvisionnements qui arrivent en mme temps, par le mme moyen de transport, envoyes par le mme donateur et adresses au mme destinataire.18
18

SUMA. Manuel de l'utilisateur. Organisation Panamricaine de la Sant. Washington DC. 1999.

L'enregistrement de chaque envoi qui arrive se fait en utilisant l'information de la documentation qui accompagne le chargement. En gnral, les conditions ne sont pas appropries aux sites d'entre pour effectuer une vrification dtaille du chargement (espace, disponibilit) ou bien elle est consigne a un destinataire qui l'emmnera ses entrepts; de sorte que pour faire un enregistrement adquat des approvisionnements qui arrivent, il faut essayer d'obtenir le plus de dtails particuliers possibles sur le chargement, tels quel: - destinataire; - provenance; - moyen de transport; - date et heure d'arrive; - quantit de colis; - Poids (si possible, prciser le poids des diffrents types d'approvisionnements individuellement; par exemple: 1000 kg d'aliments, 1 kg de mdicaments, etc.); - Contenus et formes d'emballage; - Etat du chargement l'arrive. Sparation par priorit et tiquetage: l'organisation charge de la gestion de ces approvisionnements devra tablir les priorits pour les diffrents types d'approvisionnements en fonction des plus urgents besoins. Par exemple, en cas de tremblement de terre, les approvisionnements et quipement mdical pour le traitement de blessures et de fractures pourraient tre prioritaires, tandis que dans le cas d'inondations, la priorit pourrait tre l'eau et les aliments. Ainsi, la sparation par priorit permet de faire attention aux approvisionnements qui sont demands avec le plus d'urgence et de sparer ceux qui peuvent attendre avant d'tre envoys. Toutes les caisses et colis seront tiquets ou imprims en montrant clairement leur niveau de priorit et seront regroups de diffrents sites d'arrive de rception. Par exemple, le systme SUMA utilise les niveaux suivants19:
19

SUMA. Manuel de l'utilisateur. Organisation Panamricaine de la Sant. Washington DC. 1999.

Priorit 1: Urgent Distribution immdiate. Sont identifis par des tiquettes rouges.

Priorit 2: Distribution non urgente. Ce sont des articles qui ne sont pas immdiatement demands mais qui seront utiles dans une phase postrieure de l'urgence. Ils sont identifis avec des tiquettes bleues. Priorit 3: Articles Non Prioritaires. Distribution Non Urgente. Ici on classe les articles abms, expirs, inutilisables, inconnus et d'identit douteuse. Ils seront spars pour tre examins quand le temps le permettra. Ils sont identifis avec des tiquettes noires. Il faut galement tiqueter ou imprimer de faon visible les approvisionnements qui ont besoin d'tre rfrigrs ou qui ncessitent un soin particulier. Classification des approvisionnements: Les approvisionnements reus doivent tre classs par catgorie et sous-catgories respectives d'aprs la classification Catgories mentionne au chapitre 5. Ceci, en plus de faciliter l'identification des articles reus, contribue unifier les procdures de classification, stockage et contrle des stocks. Systmes de contrle, monitoring et suivi Les approvisionnements auront un espace et une srie d'tapes parcourir partir du site d'arrive ou de rception jusqu' l'arrive aux mains de la population; pour diminuer les pertes, les dviations et faire une utilisation plus efficace des ressources, il faut un instrument qui certifie leur passage chacun de ces moments et qui indique la suite de son parcours. Ces contrles doivent indiquer galement le type d'approvisionnement dplac, sa quantit, et son tat. Il faut aussi identifier les personnes qui sont intervenues dans le processus de sa mobilisation. Les instruments documentaires et les procdures de contrle et de suivi des approvisionnements, doivent tre accords et formuls lors de la prparation du plan logistique. Les formulaires d'enregistrement qui seront utiliss doivent tre officiels et imprims, avec une numrotation conscutive et des copies pour chacune des personnes qui seront les responsables aux diffrentes tapes. La formulation dtaille prcdente de la documentation est importante car elle doit faire concider et complter l'information des diverses tapes tout au long du parcours des approvisionnements. Il est important de la dfinir clairement aux responsables du contrle chacune de ces tapes. Lorsqu'on dfinit ces procdures de contrle, il faut essayer de trouver l'quilibre des mthodes simples qui n'entravent pas le flux et qui en mme temps ne permettent pas un mouvement incontrlable des approvisionnements. Un point important est de s'assurer que les responsables connaissent l'utilisation des diffrents formulaires et appliquent les procdures de manire approprie et supervisent constamment les personnes et les activits. Les aspects contrler chacune des diffrentes tapes du parcours des approvisionnements l'intrieur du pays ou de la rgion peuvent se rsumer comme suit: (voir aussi tableau 8.1): Arrive des approvisionnements et dons aux sites d'entre (ports, aroports, frontires) et sites de rception (centre de approvisionnements, institutions, etc.):

- Arrive et enregistrement des approvisionnements; - Stockage temporaire; - Sortie des approvisionnements (livraison pour utilisation ou distribution, ou envoi d'autres sites de stockage). Transport des approvisionnements et dons vers d'autres sites de stockage ou sur le terrain: - Chargement des approvisionnements; - Avis au destinataire de l'envoi du chargement; - Transport (inclut transbordements); - Dchargement des approvisionnements. Rception sur le terrain ou dans des centres secondaires de stockage: - Vrification physique et documentaire du chargement (quantit, poids, qualit); - Enregistrement des approvisionnements qui arrivent; - Notification l'expditeur de la rception de l'envoi. Stockage des approvisionnements: - Enregistrement de l'arrive des approvisionnements; - Inventaires et contrle des stocks; - Mesures d'hygine et de scurit de l'entrept; - Date d'expiration et rotation des stocks; - Services et entretien des quipements qui en ont besoin (par exemple: pompes eau, gnrateurs lectriques, etc.); - Enregistrement et tat des pertes et destruction d'articles; - Enregistrement de sortie d'approvisionnements. Sortie d'approvisionnements du site de stockage (Livraison pour utilisation ou envois des points de distribution): - Chargement des approvisionnements; - Avis au destinataire de l'envoi du chargement; - Transport (transbordements inclus); - Dchargement des approvisionnements.

Distribution de l'assistance: - Enregistrement des approvisionnements qui arrivent aux points de distribution; - Stockage des approvisionnements; - Enregistrement et identification des bnficiaires; - Enregistrement de livraison de l'assistance aux bnficiaires; - Inventaires et contrle des stocks; - Rapport quotidien de distribution. Tableau 8.1 Matrice de monitoring et de contrle des approvisionnements Etape ou Situation Instrument/procdur Que faut- il vrifier es de contrle* ? - Enregistrement lectronique style Systme SUMA ou autre. - Feuille d'enregistrement manuell. - Formulaire officiel de demande avec numrotation conscutive. - Les contenus par catgorie. - Quantit et poids. - Qualit (tat des approvisionnement s). - Provenance. - Le demandeur doit tre la personne autorise passer les commandes. - Contenu des commandes. - Consulter sur le terrain s'il y a des doutes ou suggestions. - Le demandeur doit tre la personne autorise passer les commandes. - Signatures et Lieu de vrification

IArrive de dons et approvisionnement s non demands au pays ou la rgion d'urgence

- Points d'entre (ports, aroports, frontires, etc.) - Points de rception(autres centres de approvisionnements).. - Sur le site de rception de la demande.

Lorsqu'on passe une commande spcifique d'approvisionneme nts sur le terrain

Lors de l'envoi de dons ou approvisionnement s sur le terrain ou sur un site autre que le site de

- Formulaire officiel de demande avec numrotation conscutive. - Formulaire officiel d'autorisation de

- Site de stockage temporaire des approvisionnements(cen tre de approvisionnements, centre de rception).

stockage

sortie ou livraison.

tampons de l'autorisation de la livraison. - le chargement livr doit correspondre ce qui a t exprim dans les documents qui l'accompagnent (type, quantit). - Destination du chargement. - Signatures et tampons de l'autorisation de la livraison. - le chargement livr doit correspondre ce qui a t exprim dans les documents qui l'accompagnent (type, quantit). - Destination du chargement. - Etat gnral du chargement. - Les contenus, la quantit et la qualit de ce qui a t reu doit concider avec ce qui a t demand. - le chargement doit correspondre ce qui a t exprim dans les documents qui

- Durant le processus de chargement des approvisionnements dans les vhicules respectifs.

Transport des approvisionnement s

- Formulaire officiel d'autorisation de sortie ou livraison. - Manifeste de chargement ou formulaire de transport incluant une numrotation conscutive

- Site de stockage temporaire des approvisionnements - Durant le processus de chargement et dchargement des approvisionnements..

Rception des approvisionnement s sur le site o ils ont t demands

- Manifeste de chargement ou formulaire de transport incluant une numrotation conscutive. - Formulaire pour enregistrer l'entre du chargement au point de rception

- Lieu de rception de l'envoi.

l'accompagnent. Stockage des approvisionnement s - Enregistrement des arrives l'entrept. - Inventaire physique et documentaire. - Enregistrement des sorties d'approvisionnemen ts - Enregistrement et tat des pertes et destruction des articles dtriors, prims, etc - Formulaire de rception des approvisionnements dans les centres de rception. - Enregistrement et identification des bnficiaires. - Cartes de distribution. - Formulaire de rapport de distribution. - Contrle des stocks. - Contrle des inventaires. - Mesures d'hygine et de scurit de l'entrept. - Rotation adquate des produits. - Site de stockage des approvisionnements

Distribution de l'assistance

- Il faut remplir les critres pour choisir les bnficiaires. - Application correcte des procdures et utilisation des instruments tablis pour la distribution. - Conciliation entre ce qui a t distribu et ce qui reste

- Points de distribution. - Centres de stockage dans les sites de distribution.

* Tous les formulaires utiliss doivent avoir une numrotation conscutive Il faut donner des copies chaque responsable qui intervient dans le processus respectif. Elimination d'articles non prioritaires et d'autres approvisionnements20
20

Pour le thme des dchets et limination de mdicaments et produits mdicaux, voir annexes 12.1 et 12.2 chapitre 12, La gestion des approvisionnements mdicaux. Un pourcentage important des dons reus comprend des produits non prioritaires ou simplement inutilisables. Dans les deux cas, ils reprsentent une charge supplmentaire pour le systme de gestion des approvisionnements. Cependant, il faut faire la diffrence entre les deux types puisque le traitement de l'un ou l'autre est diffrent.

Articles non prioritaires Comme signal l'alina Sparation par priorit et tiquetage, les approvisionnements qui ne sont pas prioritaires au moment de leur rception pourraient tre utiles plus tard dans une autre tape de l'urgence. Pour cette raison, ces produits doivent tre classifis, tiquets et rangs dans l'attente d'utilisation. Elimination d'autres approvisionnements D'autre part, les articles qui, de par leur tat (abms, prims, totalement inappropris, sont considrs comme inutilisables devraient tre limins ds que possible, surtout afin d'tre en mesure de librer l'espace ncessaire pour les approvisionnements utiles. Malheureusement, ceci n'est pas simple raliser puisqu'il s'agit en gnral de tonnes de matriel qui demandent toute une logistique incluant transport, stockage temporaire et endroits pour les dtruire. Il existe galement une difficult politique et d'image, puisque l'opinion publique, donateurs y compris, verra avec de mauvais yeux l'limination de produits considrs pour eux ncessaires pour satisfaire les besoins des affects, mme si en ralit ils ne sont pas aptes tre utiliss ou consomms par l'homme. L'limination de ces produits doit tre prise avec beaucoup de srieux car il ne s'agit pas des simples ordures . Trs souvent, il vaut mieux les maintenir en stock en attendant de les liminer de manire adquate au lieu de les jeter ou les abandonner dans un terrain abandonn o ils pourraient tre rcuprs par des individus et devenir en danger pour la sant publique. Ces matriaux peuvent tre dtruits, incinrs, enterrs, etc., mais le plus important est qu'il existe une ligne directrice sur les procdures de leur limination qui ne permette pas d'improviser sur ce sujet. La situation est encore plus dlicate lorsqu'il s'agit de mdicaments ou matriels dangereux, dont l'limination devra tre faite par des professionnels spcialiss, en raison des soins spcifiques qu'ils ncessitent et des normes concernant leur manipulation et destruction. Annexe Annexe 8.1 Le systme SUMA pour la gestion de l'assistance humanitaire Le Systme de Gestion des Approvisionnements Humanitaires (SUMA), provient de l'effort collectif des pays d'Amrique Latine et des Carabes, avec la coopration technique de l'Organisation Panamricaine de la Sant, Bureau Rgional de l'Organisation Mondiale de la Sant et l'appui financier du gouvernement des Pays-Bas pour amliorer la gestion des approvisionnements humanitaires en cas de Catastrophes. Son but est de contribuer rsoudre les multiples problmes reprsents par l'arrive massive de l'assistance une rgion ou un pays affect par une catastrophe, qu'elle provienne d'autres provinces ou villes du pays ou de la communaut internationale. L'objectif systmatique du systme, qui inclut personnel form, matriel pour la classification et

un outil lectronique flexible et facile utiliser, permet de classifier, inventorier, prioriser et stocker les approvisionnements ds leur point d'entre. Pour atteindre cet objectif, tous les dons, peu importe leur origine ou destinataire, devront tre traits par SUMA au point d'entre avant d'tre livrs au destinataire. Ceci implique l'adoption de politiques et stratgies de coordination et opration de la part des organismes et institutions en rapport la gestion du secours, qu'ils soient gouvernementaux ou non gouvernementaux, avant le catastrophe. Au fur et mesure que les pays acquirent de l'exprience dans l'opration du SUMA, ils le mettent en excution dans le but de satisfaire certaines conditions qui ne suivent peut-tre pas la philosophie originale de SUMA. Tel est le cas de l'attention des donateurs locaux ou l'utilisation d'une unit de terrain qui reoit les dons et e une autre qui gre les sorties de ces dons, les deux au mme endroit. Quel que soit le cas, il faut savoir que SUMA s'utilise non seulement dans les grandes urgences qui ncessitent de l'aide internationale mais aussi chaque fois qu'il faut mobiliser ou recevoir des approvisionnements. Elments du systme Le systme est form de trois niveaux: 1. SUMA CENTRAL 2. Unit de terrain SUMA 3. Gestion des Dpts SUMA CENTRAL est formul pour oprer l'endroit o les autorits sont en train de grer la catastrophe ou l'urgence. A ce niveau les activits principales sont: - Dfinition des paramtres utiliser de la part des Units de terrain, tels que: lieu de rception, annuaire des envois, dfinition de l'utilisateur principal, etc. - Cration des Units de terrain. - Intgration de l'information envoye par les Units de Terrain (consolidations). - Support de consultation ou prparation de rapports qui servent d'aide au processus de prise de dcisions et permettent de promouvoir la coordination inter-institutionnelle. - Entretien des tableaux (listing) du logiciel. L'UNIT DE TERRAIN a t formule pour travailler aux sites d'entre ou lieux de rception, qu'ils soient frontaliers, ports maritimes ou fluviaux et centres locaux de rception (auxquels arrivent les approvisionnements pendant l'urgence, tel que: aroports, postes d'approvisionnements, etc.). Les activits principales ralises ce niveau sont: - Sparation et identification au moyen des tiquettes des approvisionnements dans les

catgories de: URGENT DISTRIBUTION IMMDIATE, DISTRIBUTION NON URGENTE et ARTICLES NON PRIORITAIRES; - Classification des approvisionnements en catgories, sous-catgories et items; - Consultations slectives sur les items; - Prparation de rapports des envois enregistrs dans cette Unit de Terrain; Prparation du reu de livraison pour les destinataires; - Consolidation des donnes sur disquette pour remettre SUMA CENTRAL. L'Unit de Terrain utilise des formulaires manuels, au cas o les ordinateurs tomberaient en panne ou si l'acquisition de donnes le demande. Le module de GESTION DES DEPOTS est un outil qui enregistre les entres et sorties d'approvisionnements, entre autres, dans les centres de stockage ou entrepts. Ces entrepts reoivent les approvisionnements et l'information sur disquette des Units de Terrain et/ou du niveau SUMA CENTRAL. Ceci permet aux institutions de coordonner en interne la gestion de leurs approvisionnements ou en coordination avec d'autres entits qui travaillent dans l'urgence. Les principales activits dveloppes ce niveau sont: - Bilan de l'inventaire local; - Prparation des rapports des stocks et livraisons selon divers paramtres; - Suivi des inventaires d'autres entrepts subordonns. L'envoi L'envoi est l'unit de base pour l'enregistrement des approvisionnements travers le systme SUMA. Il est constitu d'un ensemble d'approvisionnements qui arrivent dans un mme moyen de transport, en mme temps, qui ont le mme consignataire et le mme destinataire. Toute la classification et manipulation des donnes sur les approvisionnements sera faite partir de ce concept. Le point d'entre est le lieu o les envois arrivent: aroport, port maritime ou fluvial, frontire terrestre, entrept, immeuble, etc. Activit dans le domaine du travail Le travail avec les approvisionnements avant leur livraison aux destinataires impliquent trois phases gnrales: Sparer Classifier Inventorier Sparer

Dfinir les priorits de gestion et distribution, partir des demandes d'approvisionnements communiques par la gestion de l'urgence ou par la dfinition du coordinateur de l'quipe dans le domaine de travail SUMA. La dfinition de ces priorits dpend du type de catastrophe et des besoins nationaux ce moment. Par exemple, en cas de tremblement de terre, les approvisionnements mdicaux pour le traitement de blessures et fractures sont urgentes, tandis que dans le cas des inondations ce sera l'eau et les aliments. Toutes les caisses et colis seront marqus avec des tiquettes qui montrent clairement leur niveau de priorit. De plus, s'il s'agit d'un approvisionnement de sant, une tiquette verte sera colle. Pour les effets du SUMA les priorits et leurs couleurs distinctives sont: Priorit 1: URGENT. DISTRIBUTION IMMEDIATE: requis immdiatement dans l'urgence: Couleur rouge. Priorit 2: DISTRIBUTION NON URGENTE: pas d'utilisation immdiate dans la phase de l'urgence mais plus tard dans les phases de rhabilitation ou de reconstruction. Couleur bleue. Priorit 3: ARTICLES NON PRIORITAIRES: certains approvisionnements peuvent tre prims, abms, inutiles ou inconnus; de plus, ils peuvent tre mlangs avec d'autres articles, ce qui rend difficile leur classification au champ des oprations. Le destinataire s'occupera postrieurement de la classification lorsqu'il aura les ressources humaines et le temps ncessaire. Couleur noire. Classifier Les approvisionnements sont classs selon 10 catgories techniques: 1. Mdicaments 2. Eau et assainissement de l'environnement 3. Sant 4. Aliments et boissons 5. Besoins personnels/ ducation 6. Abri/ logement/ lectricit/ construction 7. Logistique / gestion 8. Ressources humaines 9. Agriculture / btail 10. Non classifis Tous les diffrents types d'approvisionnements qui arrivent dans un envoi forment l'unit de base d'enregistrement appele item, qui signifie article. Le bl, les soupes en conserve, les aspirines et la lidocane sont des exemples d'item. A chaque item correspond une srie de caractristiques particulires qui l'identifient, telles que son nom commercial, marque, unit de prsentation et conditionnement (tablettes, kilogrammes, caisse ou sacs) et la quantit totale reue, entre autres.

Chaque item est li une catgorie et une sous-catgorie spcifique l'intrieure de celle-ci. Par exemple, un item comme Ambulance sera class comme un approvisionnement de la catgorie Sant, dans la sous-catgorie Transport de Patients. L'option Non Classifis permet de classifier des envois comprenant des items prims, inconnus, inutiles ou trop varis pour tre classifis cet endroit. Comme indiqu auparavant, la classification postrieure doit tre ralise par le destinataire, une fois qu'il disposera de ressources humaines et du temps ncessaire, pendant ou aprs l'urgence. Inventorier Cette tape permet de gnrer des rapports quotidiens pour les autorits nationales ou locales sur les entres d'approvisionnements en spcifiant le consignataire, destinataire, catgories de classification, quantit, etc. Ceci permet au destinataire de prendre les dcisions appropries dans la gestion de l'urgence et de faire les confirmations de rception aux donateurs. Chapitre 9: Le stockage21
21

Ce chapitre a compt sur l'appui documentaire de Mdecins Sans Frontires (MSF) et l'apport conceptuel de Grard Gomez, Dlgu du Bureau Rgional pour les urgences en Amrique Latine et les Carabes de cette organisation. Les approvisionnements doivent tre protgs dans un endroit jusqu' leur distribution ou leur utilisation; il ne s'agi pas uniquement de trouver un local o garder les produits, il faut en plus utiliser un systme organis qui permette de savoir le type, la quantit et la localisation des approvisionnements existants dans cet endroit, ainsi que la prvision de dotation de rserve pour les besoins ultrieurs. C'est le processus de stockage et il a une importance cruciale pour la protection des approvisionnements. L'organisation d'un magasin ou d'un entrept doit prendre en compte les normes ncessaires pour la Entretien de la qualit et la protection de la scurit des produits. Il existe des sites spcialement construits pour le stockage des produits, avec des caractristiques et l'espace adquat pour faciliter les diffrentes activits qui s'exercent l'intrieur d'un entrept, telles que chargement, dchargement, mobilisation et manipulation de la marchandise, ainsi que le secteur de stockage proprement dite. Cependant dans la ralit des urgences, la plupart du temps, il faut improviser des espaces pour stocker les approvisionnements dans les endroits o il y a de la place (coles, centres communaux, gymnases, etc.), espaces qui n'ont videmment pas t construits ces fins. Ce chapitre propose des normes et procdures typiques qui doivent tre appliques dans un entrept pour la manutention et le stockage adquat des approvisionnements. Mme si ce sont des standards idaux, il faut essayer de les appliquer le plus possible dans n'importe quelle situation y compris dans un entrept construit dans un espace improvis cette fin. Types d'entrept ou de magasin Indpendamment de leurs caractristiques physiques, on peut distinguer, de part leur fonction, trois types d'entrepts. Mme si dans la ralit du terrain, il ne s'agit pas toujours d'entrepts

spars mais de secteurs dans un mme magasin cause de facteurs divers tels que le type d'approvisionnements, la taille et la dure de l'opration et surtout de la disponibilit de l'espace. Entrept gnral de livraison: c'est le type d'entrept o les produits sont gards pour une longue priode ou qui attendent d'tre envoys sur le terrain ou un entrept secondaire. En gnral ils se trouvent la capitale ou des points centraux d'une rgion dtermine. Entrept rotation lente: On y garde les articles non urgents, en rserve ou de consommation peu frquente tels que les pices de rechange, quipements, outils de travail, etc. Entrept rotation rapide: Entrepts d'expdition quotidienne ou frquente de produits. Ce sont les plus communs sur le terrain des oprations. Ils gardent les produits de distribution rapide pour la population affecte. Centres d'approvisionnement: Pendant les urgences, il est courant d'habiliter n'importe quel site pour recevoir les dons, ce qui convertit rapidement les patios, les bureaux, les garages des organisations en montagnes de vtements, aliments, mdicaments et autres produits. En gnral il est trs difficile d'organiser un systme de stockage dans ces sites, particulirement en raison du manque d'espace. C'est pourquoi il faut faire le possible pour envoyer ces envois un entrept ds que possible. Cependant, il est possible de profiter des centres d'approvisionnement pour sparer et classifier les dons et n'envoyer aux entrepts que les matriaux considrs utiles et spars par catgorie. Choix du site Il faut faire un effort particulier pour trouver un site adquat pour le stockage des approvisionnements mme s'il n'existe pas toujours beaucoup d'option dans la zone de l'urgence. Mais en choisissant le site il faut tenir compte de certains concepts minimums de base: Types d'approvisionnements stocker Les mdicaments et les aliments ont besoin d'un endroit frais, sec et ventil. Certains pourraient mme ncessiter un temprature contrle. D'autres articles tels que les vtements, quipements et matriels requirent des conditions plus flexibles. Les approvisionnements d'urgence sont constitus d'un peu de chacun d'entre eux et souvent il faudra les stocker dans le mme entrept. Avantage du site La taille du local est trs importante, c'est pourquoi il faut tenir compte de sa capacit actuelle et de la possibilit d'agrandir l'espace utile. Il vaut mieux avoir un site trop grand qu'un petit. Il doit tre accessible aux transports de grande taille et tre bien situ par rapport la zone des oprations. Conditions internes du site (structurelles et non structurelles): Idalement, il faut compter sur une structure en ciment, mais quel que soit le type de

construction, celui-ci doit tre en bon tat de conservation et de Entretien sans besoins de grandes rparations pour qu'il soit fonctionnel. Il doit comporter toit et portes, une bonne ventilation et un clairage convenable.. Avant d'installer l'entrept, il faudra rviser et rparer les installations lectriques, sanitaires et d'eau potable; liminer les fuites des toits et fermer les fissures sur les murs et sols. Conditions externes du site (topographie et environnement social): Vrifier les dangers naturels (par ex. Possibilits d'inondations, zone de glissement de terrain). Les eaux stagnantes, ordures, mauvaises herbes et autres dficiences environnementales des environs doivent tre limines avant d'utiliser le site. Il est important de prendre en compte l'environnement social pour prvoir de possibles problmes de scurit. Calcul des besoins et capacits de stockage22
22

Ce segment a compt sur l'apport du Stockpile Administration Handbook de l'Agence Logistique de Dfense (DLA) des Etats-Unis, labor par John Price II. La taille ncessaire de l'entrept dpend de la quantit d'approvisionnements attendus. Cependant, dans les oprations typiques d'urgence, il est en gnral trs difficile de prvoir les quantits qui seront reues surtout que la majorit des approvisionnements peut arriver sans avoir t demand. Pour cette raison, il vaut toujours mieux de choisir un site plus grand, mme si dans un premier temps la quantit d'approvisionnements ne le justifie pas. L'espace de stockage est tridimensionnel, c'est--dire large, long et haut. Pour dterminer l'espace utile d'un site il important de connatre quelques-unes des variables de base: Espace brut, exprim en mtres carrs: ce sont les dimensions totales du site ( l'intrieur des murs) et on l'obtient en multipliant la longueur par la largeur du site. Mtres cubes bruts: ce sont les dimensions de tout l'espace vertical et horizontal du site. On l'obtient en multipliant la longueur par la largeur et par la hauteur. Perte structurelle: c'est l'espace occup par les poteaux, colonnes, murs intermdiaires toilettes et autres structures de l'difice. Espace d'appui: bureaux, espace pour l'quipement de l'entrept, secteurs d'opration (classification, emballage) etc. Mtres carrs nets: c'est l'espace rel de stockage. Pour l'obtenir, il faut dduire la perte structurelle de l'espace brut, l'espace d'appui et tout secteur qui ne peut tre utilis pour le stockage. Mtres cubes nets: ce sont les dimensions de tout l'espace vertical et horizontal moins les obstructions suprieures (lampes, tuyauteries, poutres, etc) et la perte structurellel. Tableau 9.1 Formules de base pour dterminer les mesures

Longueur x largeur = mtres carrs m2 Longueur x largeur x hauteur = mtres cubes m3 Total de m2 du site (perte structurelle + espace d'appui) = m2 nets: espace rel disponible pour le stockage De plus, il faut tenir compte du fait que les approvisionnements occupent un volume de stockage diffrent. Les exemples suivants montrent l'espace approximatif ncessaire pour stocker une tonne mtrique de divers type d'approvisionnements: Tableau 9.223 Grains (riz, mas), farine, sucre en sacs Lait en poudre en sacs ou caisses Mdicaments Huile vgtale en bidons ou en boites 2 m3 3 m3 3 m3 1,5-2 m3

Couvertures en paquets comprims (environ 700) 4-5 m3 Couvertures individuelles Vtements Tentes (environ 25 tentes familiales) Ustensiles de cuisine (entre 35-40 caisses)
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8-10 m3 7-10 m3 4-5 m3 4-5 m3

Source: Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Genve, 1997. Dans les oprations d'urgence au cours desquelles il existe un plus grand contrle sur les approvisionnements, par exemple la distribution d'aliments dans les abris temporaires des sinistrs, o il s'agit d'un groupe spcifique et comptabilis de personnes, il est plus simple de connatre les quantits d'approvisionnements avec lesquelles travailler et pour finir l'espace ncessaire pour leur stockage. Le tableau 9.2 montre un exemple concernant la faon de calculer le besoin d'espace ncessaire pour une quantit connue d'approvisionnements. Tableau 9.3 24 Dtermination de la capacit de stockage ncessaire

Il faut connatre Population servir Distribution propose

Exemples Arrive espre de 30.000 personnes Une tente par famille (moyenne de 6 personnes Par famille) Une fois 3 meses

Frquence de distribution Priode requise des approvisionnements Poids / Unit de Volume des biens Rserve d'approvisionnement Calculs:

1TM= 25 tentes = 5m3 10%

Quantit de tentes stocker

tentes

Volume des tentes

Pour une hauteur de deux mtres, surface de sol ncessaire

chargement au sol

(acceptable) Calcul 550 m2 + 20% pour l'accs et la ventilation = 660 m2 de sol


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Source: Supplies and Food Aid Field Handbook. UNHCR. Genve, juin 1989

Un autre outil simple pour calculer la surface ncessaire est l'exemple suivant:

Tableau 9.425 Calcul de surface pour 100 tonnes de riz avec une hauteur de stockage de deux mtres. 1 TM de riz = 2 m3 100 TM de riz = 200 m3 Surfaces ncessaire pour les produits: 200 m3 (2 m=100 m2) Surface totale ncessaire: 100 m2 + 30% = 130 m2 Vrification de la capacit relle de chargement par m2 = 100 TM: 100 m2 = 1000 kg/ m2
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Source: Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Genve, 1997. Sites alternatifs pour le stockage Parfois, il ne sera dfinitivement pas possible de trouver un site adquat pour installer l'entrept et dans ces circonstances il faut explorer quelques alternatives pour compter sur un site temporaire de stockage. Il est possible de construire une installation avec du matriel en dur (bois, toit en zinc, etc.) ou bien avec du plastique renforc du type de celui utilis par Mdecins Sans Frontires et OFDA. Il existe aussi d'autres matriels spcialiss, comme les structures prfabriques utilises pour faire des hangars, avec des feuilles de mtal courbes. Une solution plus simple, bien que pour un court terme, peut tre le stockage dans des conteneurs ou l'intrieur des camions, mme si cela est dconseill pour des produits tels qu'aliments et mdicaments qui supportent mal les hautes tempratures gnres dans ces sites. En tout cas, la dcision du type de structure construire est en rapport avec la dure prvue de l'opration ainsi qu'avec la possibilit de compter sur un site en meilleur tat les jours suivants. De toutes faons lorsqu'on construit un site alternatif pour le stockage, il faut tenir compte des conditions mentionnes dans le paragraphe Choix du site de ce chapitre. Personnel ncessaire Il ne doit y avoir qu'un seul responsable de la gestion mme s'il peut avoir des assistants en fonction du volume des oprations. Le plus important est d'viter la prsence de plusieurs personnes avec le mme niveau d'autorit car cela favorise la confusion dans la gestion et rend plus difficile l'identification des responsabilits en cas de problmes. Il est ncessaire d'avoir une quipe de personnes pour les activits d'entretien et pour la manipulation des approvisionnements l'entrept (dchargement, chargement, classification, mouvements, etc.). Cette quipe pourrait tre forme de volontaires d'organisations, de la communaut ou des mme bnficiaires. Ce type de main d'uvre aide rduire les cots oprationnels, mais n'est pas exempt de problmes relatifs la scurit des approvisionnements et l'instabilit du personnel car il ne

s'agit pas d'activits hautement spcialises, ces volontaires doivent recevoir une formation de base pour occuper leur poste, ce qui se complique si un groupe diffrent de personnes arrive tous les jours. Lorsque des bnficiaires d'une mme communaut s'intgrent, la modalit aliment contre travail semble tre une bonne alternative pour rmunrer en espce le travail de ces personnes. Cependant, dans certains cas, cette mesure devra tre consulte avec les donateurs des aliments qui seront changs contre du travail car certains organismes tels que le Programme Mondial des Aliments (PMA) a quelques restrictions ce gard. Dans tous les cas, l'administrateur doit tre salari, en raison de la nature de leurs fonctions et responsabilits. Il sera galement ncessaire de compter sur du personnel de scurit, non seulement pour les activits typiques de surveillance mais aussi pour contrler l'arrive de personnes non autorises au primtre immdiat de l'entrept. Pour obtenir une ralisation adquate de leur travail, toutes les personnes doivent recevoir des descriptions crites et des instructions claires sur les fonctions et leurs devoirs. Equipements et matriels ncessaires dans l'entrept Pour un fonctionnement adquat de l'entrept, il faut compter sur des quipements et matriels de base. Sans prtendre tre exhaustifs, en voici une liste: Un systme informatis (logiciel SUMA, feuille de calcul ou tout autre systme); Formulaires et cartes pour le contrle des stocks, entres et sorties de produits. Papeterie et matriel de bureau de base, calculatrice, etc; Classeur mtallique cl; Pharmacie de premiers secours, extincteurs type ABC; Gnrateur lectrique et son matriel d'entretien; Equipement de rfrigration; Plate-formes en bois (estrades ou palettes) pour empiler les produits, tagres; Outillage pour ouvrir et fermer les caisses, ruban adhsif pour l'emballage; Balances, ruban mtrique, escaliers; Matriels et produits de nettoyage; Caddy, brouettes, quipement hydraulique pour charger et mobiliser le chargement; Equipement de scurit pour les travailleurs; Tableaux de conversion de poids et mesures. Zones de mouvement et secteurs de l'entrept

Normalement, 70% de l'espace disponible est utilis pour le stockage et le 30% restant comme espace de travail (zones de mouvement, zone d'emballage, accs, etc.). Pour le rendre plus fonctionnel et pratique, il est ncessaire d'identifier des zones de mouvement et secteurs spcifiques l'intrieur de l'entrept. Un schma basique de la distribution de l'espace de l'entrept peut tre rsum de la faon suivante: Zone d'arrive26: c'est le point d'entre des approvisionnements et o on ralise les activits de rception, vrification et contrle des 26 contenus, etc., avant stockage.
26

La zone d'arrive et la zone de livraison devront coexister dans le cas de locaux qui n'ont qu'une seule porte d'accs. Dans ce cas, il faut designer de manire permanente l'utilisation des cts de l'entre (gauche et droit) pour chaque activit. Zone de sparation et classification et enregistrement: ici les approvisionnements sont spars par priorit (urgent, non urgent, jetable) et classs par catgorie selon leur nature. Zone d'emballage et de prparation des livraisons: c'est l que les envois livrer sont prpars. Les caisses et le matriel d'emballage rutilisable peuvent galement tre gards dans ce secteur. Zone de stockage: c'est l que le matriel ou les approvisionnements sans destination immdiate sont maintenus. Cette zone est divise en secteurs selon le type d'approvisionnements (aliments, vtements, besoins personnels, produits mdicaux, etc.). Zone de livraison: c'est l'endroit o on met les approvisionnements qui sont prts tre livrs. Ces approvisionnements doivent tre arrims sur des palettes spares et tiquetes selon leur destination. Secteur administratif: il peut s'agir d'un simple bureau avec un classeur (mtallique avec sa cl) pour les activits de gestion administrative. La figure 9.1 montre le plan d'un entrept avec les espaces dcrits pralablement. La planification de l'utilisation de l'espace et la distribution interne doit se faire avant de rentrer les approvisionnements. Il est recommand de faire des marques sur le sol pour mieux reprer le site correspondant aux diffrents types d'approvisionnements au moment du processus d'accommodement. Quand les diffrents secteurs de stockage ont t tablis, on peut installer des banderoles (comme dans les supermarchs) indiquant le type d'approvisionnements rang dans chaque secteur.

Figure 9.1 Zone de mouvement et secteurs de l'entrept Stockage et distribution interne des approvisionnements La rgle d'or d'un entrept est de ne jamais mlanger des produits de nature diffrente sur le mme arrimage, palette ou lot et que les matriels dangereux (y compris le ciment en poudre) ne peuvent pas tre stocks au mme endroit que les aliments et autres produits d'utilisation ou consommation humaine.

Il existe galement une srie de facteurs qui interviennent dans la planification de l'utilisation de l'espace, comme par exemple: Similitude et quantit: les produits d'un mme type sont stocks ensemble. Il faut viter de les placer des endroits multiples; Demande: les produits le plus souvent demands doivent se trouver dans les secteurs les plus accessibles; Poids et mesures: Plus les paquets seront grands et lourds, moins ils pourront tre empils en hauteur; Caractristiques: tenir compte des particularits des produits (sensibilit, danger, fragilit, expiration, etc.). D'autres aspects importants devront tre pris en considration: Le site doit tre nettoy en profusion. Une fumigation est recommande avant d'y ranger les approvisionnements. Le sol doit tre propre et sec avant d'y empiler les approvisionnements; Les approvisionnements doivent tre arrims par secteur selon leur nature; Pour viter l'humidit et autres inconvnients, les produits ne doivent pas tre en contact direct avec le sol ni avec les murs. Il faut utiliser des palettes ou estrades qui doivent tre libres de clous sortants ou d'chardes qui pourraient rompre les paquets ou sacs; S'il n'y a pas suffisamment de palettes, celle-ci seront utilises en priorit pour les produits qui rsistent le moins l'humidit ou conditionns dans des sacs grain, dans des sacs en papier, boites en carton, etc. Les bouteilles et conserves peuvent tre mis par terre mme si elles ne peuvent y rester trop longtemps. Une autre solution temporaire est l'utilisation de plastique sur le sol; Il est trs important de tenir compte du poids des approvisionnements et de la rsistance du sol. Il faut faire trs attention lorsqu'on stocke des produits sur un deuxime tage; La hauteur de l'arrimage doit tenir compte de la rsistance du matriel d'emballage (ou des instructions des caisses, s'il y en a). Il faut galement veiller ce qu'il ne bloque pas la luminosit; Rduire la hauteur quand il s'agit de caisses ou paquets trs lourds; Pour faciliter l'quilibre de l'arrimage, il faut empiler en alternant le sens des paquets ou caisses chaque couche; Il est trs important de rduire le plus possible la hauteur et si c'est le cas, tayer les arrimages quand on est en train de travailler dans une rgion de forte activit sismique pour diminuer les possibilits de chute dues un sisme; Il doit y avoir suffisamment d'espace entre les arrimages pour permettre le mouvement de personnes aux activits d'entretien, contrle ou manipulation, ou le passage de l'quipement

hydraulique si ncessaire, mais galement permettre la circulation d'air. La distance recommande va de 0,70 cm 1 m, et devra s'adapter la disponibilit de l'espace dans l'entrept; Il faut faire trs attention de vrifier que les paquets qui contiennent des liquides (eau, huile, etc.) sont arrims dans le bon sens pour viter les coulements; Les rcipients qui ont des fuites ainsi que les sacs grain ou paquets casss doivent tre mis part et non sur les arrimages; Les produits dans des paquets casss ou dtriors doivent tre remballs ou distribus le plus rapidement possible condition que le dommage subi par le paquet ne reprsente pas un danger pour la consommation humaine; Ne jamais remballer des produits d'utilisation ou consommation humaine dans des rcipients dont le contenu antrieur est inconnu car ils peuvent avoir contenu des produits dangereux pour la sant humaine. Procdures pour l'entre et les livraisons Ces processus sont raliss dans les zones dsignes cet effet dans l'entrept en suivant les procdures et en utilisant les formulaires respectifs. Ceux-ci doivent avoir t tablis auparavant, tre clairement compris et appliqus mthodologiquement par les personnes charges de cette activit. Les formulaires doivent prvoir des espaces pour le nom et signature des personnes qui interviennent dans le processus. (Voir annexes 9.1 et 9.2). Entres Voici quelques-unes des procdures typiques qui doivent tre appliqus l'arrive des approvisionnements: Tout chargement qui entre dans l'entrept doit tre vrifi en termes de quantit, poids et qualit, par une rvision physique et documentaire. Le contenu doit correspondre ce qui a t dclar dans les documents qui l'accompagnent. Une fois la vrification conforme, il doit tre enregistr dans l'inventaire de l'entrept. Il est important de noter toute information particulire concernant les approvisionnements, comme par exemple si on en a reu moins (quantit, poids) ou des articles diffrents des indiqus dans le document de livraison. Dans ces cas, il faut ouvrir un dossier sur les cas particuliers; il servira comme vidence aux vrifications postrieures et comme rfrence pour rechercher l'anomalie. Nouvelles-entres et retours: parfois, la totalit ou une partie de certains produits qui ont t livrs pourraient revenir l'entrept, soit parce qu'ils n'ont pas pu tre distribus ou parce qu'ils taient en trop, etc. Ceux-ci doivent tre enregistrs comme rendus et non comme nouvelles entres. A travers l'identification physique du chargement il faut identifier:

- Paquets (sacs grain, sacs, caisses, gros sacs) casss ou humides. - Paquets comportant des vidences d'avoir t pills. - Rcipients prsentant des fuites de liquide. - Conserves d'aliments bombes, rouilles ou plisses: Ceci indiquerait que le produit a perdu sa qualit ou qu'il n'est plus apte la consommation humaine. - Produits en conserves sans tiquettes, avec des tiquettes en autre langue ou prims. Ces produits ne doivent pas tre distribus car il n'est pas possible de garantir la qualit de leur contenu. Lorsque des aliments arrivent (par ex. crales), il faut vrifier s'ils n'ont pas t contamin par des insectes. Si une contamination est dtecte, il faut viter l'entre de ces produits pour viter du contage aux produits propres qui sont dj dans l'entrept. Tout traitement de dsinfection doit tre ralis par une personne entrane. Le lait en poudre doit tre inspect pour vrifier s'il n'est pas rance. Dans les cas des grains, mas, riz, haricots secs ou autres grains de ce type, il faut dterminer l'entre s'il s'agit de graines pour les semences ou des produits pour la consommation humaine car parfois arrivent des dons destins l'agriculture qui ne sont pas forcment comestibles. Une fois de plus, l'inspection devra tre faite par une personne ayant des connaissances en la matire. Livraison Voici quelques procdures typiques pour la livraison des approvisionnements: Les produits doivent rester le moins possible l'entrept, pour cela la rotation des stocks se fait sous le principe premier entr, premier sorti: les produits qui ont pass plus de temps l'entrept sont placs au dbut des arrimages pour tre distribus avant et au fur et mesure que les produits arrivent, ils sont placs derrire, en attendant le tour de leur distribution. Ce principe s'applique galement aux produits qui comportent une date d'expiration: ceux dont la date d'expiration est la plus proche sont livrs d'abord. En cas de date similaire, les produits qui sont rests le plus dans l'entrept sortiront d'abord. Toute livraison se fait uniquement sur la base d'un document l'autorisant officiellement et dment sign par la personne autorise. La mme procdure de rvision physique et documentaire doit tre applique aux approvisionnements qui sortent pour vrifier que la quantit et le contenu de ceux qui sont livrs correspondent bien ce qui est dclar dans les documents qui les accompagnent. Toute livraison doit tre enregistre pour tre dduite de l'inventaire des stocks. Systmes de contrle et de monitoring

Une partie des responsabilits consiste garantir que les approvisionnements sont utiliss par ceux qui en ont rellement besoin et viter les pertes et dviations ainsi qu' rduire au maximum les possibilits de vol et intrusions. De mme, les conditions de stockage doivent permettre une conservation optimale des approvisionnements. Voici quelques mesures prendre dans ce sens: Scurit des approvisionnements Seul le personnel en charge peut avoir accs aux installations de l'entrept. Il faut viter au maximum la prsence de personnes trangres; l'accs doit tre rgul et se fait toujours en compagnie du responsable. Le site qui garde les approvisionnements doit se doter des mesures et conditions pour viter les vols, tels que cls de scurit, enclos, illumination du primtre externe, etc. Dans la mesure du possible, les produits et articles de valeur doivent tre stocks sous cl. Il faut un contrle strict de l'utilisation des cls de l'entrept. Une surveillance de jour et de nuit est ncessaire. Rotation des produits Il faudra tablir les niveaux minimum et maximum des stocks et les points de nouvelles commandes de approvisionnements. Ces niveaux peuvent tre diffrents selon le type d'approvisionnement et le rythme de rotation qu'il a. Appliquer le principe premier entr, premier sorti. Pour cela il sera ncessaire de conserver une liste actualise des dates d'entre et des dates d'expiration des diffrents produits. Contrle et monitoring Il faut tablir des procdures claires et strictes pour le contrle de l'entre et sortie des approvisionnements. Chaque nouvelle arrive d'approvisionnements doit tre enregistre dans l'inventaire. Les produits qui n'entrent pas immdiatement ou qui arrivent en mauvais tat doivent galement tre enregistrs comme tels. Il doit exister une carte de contrle des stocks pour chaque type de produit stock dans l'entrept (voir annexe 9.1) sur laquelle sont annotes les dates et quantits des entres et sorties, ainsi que le solde actuel et les secteurs de l'entrept o se trouve le produit. Il faut faire des inventaires frquents et maintenir actualiss les cartes de contrle, les inventaires imprims et le systme informatis quand il existe. Les inventaires et les documents de sortie doivent correspondre l'information enregistre sur les cartes de contrle des stocks. Enregistrement et contrle clairs et actualiss des pertes et certificats de destruction (produits prims ou dtriors). Normalement, la disposition et le rejet de mdicaments prims ou dtriors ne peut tre fait que sous la supervision d'un professionnel ou une

autorit de la spcialit, selon le cas et le type de mdicament et doit tre vrifi dans un acte de destruction. Il faut maintenir un contrle des dates d'entre et celle de premption des approvisionnements pour viter les pertes dues l'expiration des produits l'intrieur de l'entrept. Il faut des formulaires pour enregistrer tous les mouvements dans l'entrept tels que les entres, sorties, commandes, livraisons, etc. (voir modles dans les annexes 9.2 et 9.3). Ces formulaires doivent tre numrots conscutivement et doivent inclure la date et les donnes des personnes qui participent ce processus. Sant de l'espace dans l'entrept L'entrept doit tre un endroit sr autant pour les approvisionnements que pour les personnes qui y travaillent. Pour cela, il faut appliquer des mesures de scurit du travail telles que: Ne pas fumer dans l'entrept. Tout le personnel doit connatre les risques et mesures de scurit pour viter les accidents. Le personnel d'entretien doit prendre de mesures de protection pour les paules et les mains lorsqu'il manipule des chargements ou n'importe quelles autres mesures de protection et outils appropris pour accomplir leurs activits. Il faut mettre des marques et signes visibles pour avertir de la possibilit de danger. Les extincteurs et quipements de premiers secours doivent se trouver dans des endroits visibles et accessibles et doivent tre actualiss. Les personnes qui travaillent dans l'entrept doivent savoir comment les utiliser. Entretien et mesures sanitaires Entretien Des inspections des conditions du btiment doivent tre faites de faon rgulire et particulirement des installations lectriques, serrures, toitures et structures physique des installations en gnral. Toute rparation ncessaire doit tre faite le plus vite possible pour viter que le dommage ne s'aggrave pas. Hygine Les environs et l'entrept lui-mme doivent tre conservs dans un bon tat de propret. Il faut viter l'accumulation de dchets ou de matriels sans contrle. Les eaux stagnantes, mauvaises herbes ou tout autre lment qui peut favoriser la prolifration d'insectes ou de rongeurs doivent tre limins. Un plan de nettoyage de l'entrept incluant le nettoyage quotidien et gnral, l'inspection priodique des arrimages, coins et secteurs du btiment complet, doit tre tabli. De mme, qu'un plan de gestion et de l'tat des dchets solides (approvisionnements dtriors matriels

d'emballage, rcipients vides, etc. L'inspection de l'entrept doit tre faite au moins une fois par semaine pour pouvoir corriger temps les problmes dtects et doit inclure au minimum 27:
27

Adapt de Stockage des denres alimentaires. Manuel des pratiques d'entreposage. Programme Mondial des Aliments, Rome, 1979. Vrification et limination d'insectes, toiles d'araignes et cocons dans les piles d'aliments. Dtection des dommages causs par les rongeurs, oiseaux ou insectes ou par des prises d'chantillons faites avec peu d'attention dans les sacs de grains et de crales. Vrification des dommages causs par l'eau (par ex. fuites), prsence de moisissures, taches, dcoloration ou durcissement des paquets ou sacs. Dtection des fuites de liquide dans les rcipients et fuites de produit dans les paquets ou sacs dchirs. Dtection des conserves alimentaires bombes ou rouilles. Dtection des signes de fermentation de crales. Pour cela il faut rviser plusieurs couches de l'arrimage et principalement les couches intermdiaires. L'inspection doit se faire sur tous les cts des arrimage. Il faut galement rviser les coins et endroits sombres de l'entrept pour localiser de possibles terriers de rongeurs ou une trop grande accumulation de poussire, ordures ou autres dchets. La mesure principale pour viter les infections est la prvention. Il ne faut pas permettre l'entre d'animaux dans l'entrept. Ne pas mlanger des aliments contamins avec d'autres produits alimentaires. La fumigation et les mesures chimiques sont des pratiques communes pour lutter contre les pestes dans l'entrept, mais doivent tre raliss par un personnel spcialis. En complment ces mesures d'hygine et inspection, le tableau 9.4 prsente quelques conditions observer pour le stockage adquat de certains approvisionnements. Matriels dangereux Ils ne doivent pas tre stocks au mme endroit que les produits de consommation humaine. La personne responsable de l'entrept doit tre familiarise avec les normes et rgulations sur l'identification, la manipulation, transport et stockage de ces substances. Les produits de ce type doivent tre identifis avec les tiquettes standardises selon leur nature (voir galement la sectionMatriels dangereux et l'annexe 5.1 du chapitre 5) et il faut vrifier la compatibilit des produits avant de les stocker ensemble. Tableau 9.5 Stockage de produits alimentaires et quipement28

Type Comment doivent d'approvisionnement tre-t-ils ?

Stockage en climat humide Endroit sec, frais, ventil. Sur des palettes. Maximum, 70% humidit de l'air

Vie utile

Commentaires

Crales en grain

Secs, sans germes, sans impurets. Contenu maximum de 15% d'humidit

Environ 6 mois

Inspecter: odeur, niveau d'humidit, prsence de parasites

Farine de crales

Sec, arrimage pas trop serr, odeur sucre. Contenu maximum de 15% d'humidit. Sans rouille, sans bombage, cartons en bonnes conditions, sans coulements, date de validit non expire. Avec tiquettes identifiant leur contenu Sec, odeur propre, couleur ivoirel Sec, odeur propre, couleur ivoire

Idem que les Environ 6 crales en mois grain

Idem que les crales en grain

Conserves

De prfrence sur des palettes

6-12 mois selon la date d'expiration

Dtecter les conserves dformes. Si l'ouverture, il y a sortie de gaz, cela signifie que le contenu est en mauvais tat

Lait crm en poudre (en sacs)

Endroit sec, frais, ventil, l'ombre

1 an

Peut tre maintenu entre 2 et 3 ans dans l'obscurit 15 C. Parfois, se durcit. Cela n'altre pas sa valeur, condition que l'odeur et la

couleur ne changent pas. Lait entier en poudre (en sacs Sec, granul, sans boules, brillant Endroit sec, frais, ventil, l'ombre Endroit sec, arrimage ventil 8-10 mois Idem que le lait crm

Sucre

Plusieurs annes

Absorbe l'humidit rapidement. Le sucre humide en blocs est apte la consommation humaine. Contrler les tempratures si ces produits sont rfrigrs

Mdicaments

Date de caducit non expire. Conditionnement original. Paquets sans dchirure ni exposition des produits aux intempries Emballes. Eviter l'humidit

Endroit sec, ventil. Sur palettes. Certains ont besoin de rfrigration

Dpend des dates d'expiration

Couvertures

Endroit sec, arrimage ventil

Les couvertures mouilles doivent tre immdiatement sches. Faire attention aux mites et puces Idem que les couvertures Pourrissent rapidement si restent mouilles.

Vtements

Emballs, propres

Endroit sec, arrimage Endroit sec, arrimage ventil, audessus du sol

Tentes

Emballes. Eviter l'humidit

28

Adapt de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent

Scioeties. Genve, 1997 Annexes Annexe 9.1 Modle de carte de contrle des stocks Carte de contrle des stocks Entrept:_______________ Produit / code_____________ Lot________ No.__________ Secteur_________ Date Entres Sorties Destination Solde Nom et signature du responsable

Observations: Annexe 9.2 Modle de formulaire d'entre d'approvisionnements 0001 ENREGISTREMENT DES ENTRES D'APPROVISIONNEMENTS Type et N de document de transport Date d'arrive: Destinataire: Livr par: Date d'entre:

Provenance: Moyen de transport:

Description des approvisionnements

Quantit

Poids

Expiration

Type d'emballage

Quantit de paquets

Total en kg.

Nom, signature du receveur. Lieu et Date Observations (indiquez toute diffrence dtecte entre le type, poids et quantit reporte sur les documents du chargement et ce qui a t reu): Annexe 9.3 Modle de formulaire de livraison d'approvisionnements 0001 ENREGISTREMENT DE LIVRAISON D'APPROVISIONNEMENTS Date de livraison: Nom du demandeur: Destinataire: Rpond la commande n Autorisation de livraison n Moyen de transport:

Description des approvisionnements Quantit Poids Expiration Type d'emballage

Poids total en kg Observations: Livraison: nom, Signature, date Transport: nom, signature, date Rception: nom, signature, date

Annexe 9.4 Modle de formulaire de rapport des stocks RAPPORT DES STOCKS Entrept: _____ Priode de (date): _______ (date): _________ Produit Initial Entres et date Sorties (et date) Pertes (s'il y en a) Solde des stocks fermeture Date d'expiration Besoins

Units kg

Units kg Units kg Units kg Units kg Units kg Units kg Units kg Units kg Units kg Explication des pertes:

Observations Nom et signature du responsable: Chapitre 10: Le transport29


29

Date du rapport:

Ce chapitre a compt sur l'appui documentaire de Mdecins Sans Frontires (MSF) et l'apport conceptuel de Grard Gomez, Dlgu du Bureau Rgional pour les Urgences en Amriques Latine et les Carabes de cette organisation. Le transport est l'lment de la chane logistique qui permet de faire parvenir l'assistance l'endroit o elle est demande. Lorsque l'on dfinit la stratgie de transport, il ne faut pas seulement prendre en compte les moyens et ressources ncessaires pour la mobilisation mais il faut aussi dterminer les possibilits relles et les alternatives pour la livraison de l'assistance. Cela veut dire, aussi qu'il ne s'agit pas seulement de faire parvenir les approvisionnements sans importer quand ni comment, mais de les faire arriver d'une manire rapide et sre. De plus, ce chapitre inclut non seulement la mobilisation des approvisionnements l'intrieur du pays ou de la zone d'oprations mais aussi l'arrive des biens de l'extrieur, qu'ils soient envoys par la communaut internationale ou acquis par les organisations pour leurs activits d'attention de l'urgence. Trs souvent, ces mouvements impliquent la combinaison de divers moyens de transport - terrestres, ariens ou par voie navigable. Types de transport et caractristiques Les diverses voies et moyens de transport ont des caractristiques et conditions diffrentes qui comportent des avantages et des inconvnients en fonction de la situation particulire de l'opration et qui vont ds leurs cots jusqu' leurs capacits. Mais au moment de la dcision du type de transport utiliser, d'autres variables lies aux besoins identifis et aux possibilits concrtes et accessibles, entrent en compte. En voici quelques-unes: Les besoins: l'urgence de la livraison, le type et les caractristiques des approvisionnements qui seront transports, la quantit, taille et destination du chargement, distance parcourir, etc. Les possibilits: transport disponible; cots et ressources disponibles, conditions d'accs la destination (tat des routes, conditions du temps, etc). Par ailleurs, il n'y aura pas toujours les ressources ncessaires pour payer le transport idal ou encore, le transport idal ne sera pas toujours disponible ou encore les conditions d'accs la zone ne permettront pas l'utilisation d'un type donn de transport mme s'il est possible de compter sur lui. Pour cette raison, le dfi consiste, non seulement dterminer les besoins mais aussi voir les possibilits relles ainsi que les alternatives. Pour chaque moyen de transport planifi, il devra avoir un plan alternatif au cas o les circonstances ne permettraient pas son utilisation.

Tableau 10.1 Caractristiques des diffrents types de transport Type de transport Arien (avions) Caractristiques Utilis normalement lorsque les approvisionnements doivent tre livrs dans l'urgence ou quand l'accs la rgion affecte ne permet pas l'utilisation d'un autre moyen de transport Avantages Rapide et confiable Permet de couvrir des zones situes grande distance Facilite une plus grande approche aux zones des oprations Inconvnients Cot lev Selon la taille de l'avion disponible, la capacit duvolume de la charge peut tre rduite Sujet aux conditions mtorologiques Demande beaucoup d'espace et certaines conditions pour l'atterrissage et le dcollage Requiert des combustibles spciaux, tels que Jet A1, (le plus frquent) qu'il n'est pas toujours possible de trouver dans la zone des oprations Ariens(hlicoptres) Il est beaucoup plus versatile que les avions Peut accder des zones difficiles Trs flexible Economique et grande disponibilit (il est plus facile de trouver de camions et des automobiles qu'un autre type de En gnral dispose de peu de capacit de charge Les routes peuvent tre en trs mauvaises conditions ou ne pas exister. Le dplacement sur des chemins en zones critiques ou de conflit peut tre dangereux (attaques, assaut, etc.)

Terrestre (chemins et Son utilisation dpend surtout des conditions de routes) transit (physique et de scurit) des routes d'accs aux points de livraison

vhicules) Etant donne son accessibilit, la capacit de charge est multiplie Terrestre(ferroviaire) Son utilisation dpend bien sr de l'existence de voies ferres et de leurs conditions Grande capacit pour les charges lourdes les cots d'opration sont en gnral assez bas Peu commode pour le chargement et dchargementdes approvisionnements sur les cours ferroviaires ou dans les gares Ncessite l'utilisation d'un autre mode de transport pour transborder le chargement jusqu'au site de stockage ou lieu des oprations Lent Ncessite l'utilisation d'un autre mode de transport pour transborder le chargement jusqu'au site de stockage ou lieu des oprations Peu de capacit de charge selon la taille de l'embarcation Son utilisation dpend de la taille et des caractristiques du fleuve ou de la voie

Maritime

Est en grande partie utilis pour l'importation et a bien sr besoin d'un port ou quai pour recevoir la charge

Grande capacit de charge Economique

Fluvial

Utile pour approvisionner les communauts riveraines en quantits modres d'approvisionnements ou pour la mobilisation en cas d'inondations

Bas cots d'oprations Permet l'accs aux zones difficiles aux autres transports

navigable Humain et animal C'est en gnral une solution pour les petites charges dans Bas cots d'oprations Permet l'accs aux zones difficiles Peu de capacit de charge Lent

Transport commercial versus transport non commercial Le transport non commercial ou gratuit, offert parfois par d'autres organisations ou par des volontaires allge les frais d'opration, mais en gnral les propritaires des transports n'assument pas la responsabilit de la scurit de la marchandise. Il est important de profiter de ces services qui sont de plus parfois les seuls disponibles. Mais dans ces cas, les mesures de scurit pour protger le chargement devront tre plus fermes. Mme s'il est parfois possible de ngocier un traitement prfrentiel pour les approvisionnements humanitaires, le transport commercial est un ngoce comme un autre. En signant un contrat il faut non seulement tenir compte du prix mais aussi de la confiance et de la qualit de l'entreprise (rapidit, scurit, srieux, etc.) et s'agissant d'un contrat de services contre lequel il faudra payer il est possible d'exiger l'accomplissement de ce qui a t convenu. Les modalits de contrat sont diverses et comportent des avantages et des inconvnients; pour cela il faut bien mesurer les conditions et intrts et rviser soigneusement ce qui est inclut dans les clauses et prix du contrat (par ex.: service de chargement et dchargement, paiement du conducteur, etc.). Le tableau suivant montre certains aspects prendre en considration lors d'un contrat de service de transport: Tableau 10.2 Modalits de contrat de transport30
30

Adapt du Handbook for Delegates. International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Modalit Par tonne ou tonne/km Avantages On paye pour le transport des biens indpendamment de la dure du parcours ou si le camion a atteint sa capacit maximale de remplissage ou non. Le cot du service est clairement tabli ds le dpart Inconvnients - Le transporteur pourrait profiter du voyage pour transporter des charges d'autres clients, ce qui n'est pas toujours recommand pour la scurit du chargement. - Pourrait utiliser la route la moins directe pour accumuler du

kilomtrage sur sa facture. Par voyage de chaque vhicule On dispose de l'utilisation exclusive du vhicule - Le transporteur pourrait ne pas remplir le vhicule sa capacit maximale et ainsi multiplier la quantit de voyage. - La taille du vhicule pourrait ne pas concider avec la taille du chargement. Par vhicule par jour On dispose de l'utilisation exclusive du vhicule. C'est en gnral la meilleure alternative pour les voyages courts - Le transporteur pourrait prendre tout son temps pour chaque voyage. - En cas de panne d'un camion, qui demande une lente rparation, le tarif pourrait continuer courir, moins de spcifier autre chose dans le contrat. Calcul du transport demand Pour dterminer le type et la quantit de transport ncessaire il faut prendre en compte certains aspects: Nature des approvisionnements qui seront transports; Quantit du chargement qui sera transport; Destination du chargement: distance, accs au site de la livraison (air, eau, terre), conditions des voies d'accs; Urgence de la livraison. Le tableau 10.3 offre un moyen simple pour calculer la quantit de vhicules, (camions, bateaux, avions, etc.) qui seront ncessaires pour transporter un chargement avec un poids et une priode connus. Tableau 10.3 Calcul de la quantit de vhicules ncessaires 31
31

Source Engineering in Emergencies. Davis and Lambert. Intermediate Technology Publication Ltd. 1995, London. Comment calculer:

Combien de tonnes de charge faut-il transporter? En combien de temps? Combien de temps met le vhicule aller et retour pour amener un chargement, du site d'envoi au site de rception? (Ne pas surestimer la rapidit et inclure le temps de chargement et dchargement) Quelle capacit de charge ont les vhicules?

N de voyages possibles par vhicule =

N de Chargements =

N de vhicules =

Rajoutez 25% de temps pour les contingences. Dans ce tableau on calcule partir du poids du chargement mais il faut galement tenir compte du volume du chargement, C'est l'espace occup par les paquets en fonction de leur forme et de leur taille. Si au cours de l'opration des vhicules de capacit de charge diffrente interviennent, le calcul doit se faire pour chaque vhicule; de mme s'il s'agit de destinations varies, il faut calculer pour chaque destination diffrente. Contrle des vhicules Quand les circonstances le permettent, il vaut toujours mieux embaucher une compagnie plutt qu'une flotte de vhicules, car c'est plus compliqu et dlicat grer. Mais la ralit des urgences tant toute autre, les vhicules mis la disposition des oprations sont le plus souvent de divers types et de provenance diffrente; Certains auront besoin de diesel, d'autres de l'essence; Certains seront en bonnes conditions d'autres pas; certains viendront avec un chauffeur assign et pour d'autres il faudra dsigner un conducteur, etc. Mais dans tous les cas, le plus important est de garantir les bonnes conditions mcaniques et tablir des mesures de Entretien et de contrle pour avoir une utilisation optimale de cette ressource.

La gestion d'un parc de vhicules est pratiquement une opration logistique elle seule en raison de la quantit d'activit qu'elle gnrera. Voici quelques mesures appliquer dans ce sens: Dsigner une personne qui s'occupera plus spcifiquement de faire un suivi de tout ce qui concerne les aux vhicules. Il sera le superviseur des conducteurs et devra veiller, entre autres choses, l'application des normes tablies pour l'utilisation et l'entretien appropri du parc de vhicules. Etablir l'utilisation de formulaires pour l'enregistrement des contrles sous forme de cahier de texte (livre de bord) de chaque vhicule o seront notes toutes les donnes importantes de l'automobile, sa condition et ses activits, le responsable du vhicule, contrle des services mcaniques, kilomtrage, consommation de combustibles, itinraires, etc. Appliquer la politique de "un vhicule, un chauffeur" pour assigner des responsabilits de Entretien et contrle de chaque vhicule une seule personne. La dtrioration des vhicules est plus grande lorsque celui-ci est utilis par plusieurs personnes et dans ces circonstances, il est plus difficile d'tablir des responsabilits sur son utilisation et entretien. Les conducteurs recevront des instructions prcises sur l'utilisation du cahier de texte du vhicule, sur les rvisions journalires et priodiques et les activits de Entretien dont il a besoin ainsi que sur leurs devoirs, responsabilits et normes de conduite. Les conducteurs devront effectuer un contrle quotidien de leur vhicule et avant de prendre la route, spcialement lorsqu'il s'agit de grands dplacements. Tout problme relatif un vhicule, mcanique ou de tout type, devra tre communiqu immdiatement au superviseur. Tous les vhicules et leurs conducteurs devront avoir tous leurs documents en ordre ainsi qu'assurances et permis jour. Ci-joint, une liste des aspects contrler pour chaque vhicule: 1. Contrle quotidien de l'tat et des niveaux Niveau de combustible Liquide du systme hydraulique Niveau d'huile Pression des pneus (y compris roue de secours) Eau du radiateur Eau des batteries (si elles en ont) Etat gnral des lumires Liquide pour nettoyage des pare-brise Tension de la courroie du ventilateur Liquide des freins Outils de base du vhicule 2. Contrle des services

Service Huile moteur Huile boite vitesses, Transmission et ponts Filtre combustible Filtre air Systme de suspension Rglage des freins Courroies du ventilateur Changement/rotation des roues Autres services

Dtail du service Date Kilomtrage Prochain service

Les donnes notes dans ces formulaires doivent tre priodiquement rvises par le responsable du parc de vhicules, pour vrifier que ceux-ci sont utiliss bon escient et pour tenir un contrle sur la situation de chacun d'entre eux. Combustible et lubrifiants Le combustible est un bien trs recherch en tous temps et plus spcialement aux priodes de pnuries telles que les urgences. Pour approvisionner les vhicules au service des oprations en combustibles et lubrifiants, il faut tablir ds le dpart un contrle dtaill de leur consommation en fonction du parcours effectu. Il est parfois possible d'obtenir un crdit dans une station de service pour l'envoi du combustible et les vhicules sont approvisionns la prsentation de coupons autoriss. C'est une solution trs pratique et qui vite la complication d'avoir stocker et livrer du combustible. Cependant, elle requiert galement un contrle trs strict pour viter les abus et dviations. Par exemple: La livraison peut se faire contre coupons ou ordres d'achat qui ne seront valables que s'ils prsentent la signature de la personne autorise et le tampon de l'organisation. Il devra exister

un accord antrieur avec la station de service sur les caractristiques du document valide pour charger du combustible ou autres matriels autoriss. Celui sera galement utile au moment de payer l'entreprise fournisseuse car ne sera paye que la consommation justifie par les coupons officiels. La consommation des vhicules est annote dans leur cahier de texte, de mme que la date et le kilomtrage de chaque rapprovisionnement. Ce contrle doit tre priodiquement rvis par le responsable du parc de vhicules qui devra vrifier toute anomalie dans les consommations; celles-ci pourraient tre des indices de problmes mcaniques ou de gestion inadquate des approvisionnements en combustible. Modle de base de consommation de combustible et sa relation avec les kilomtres parcourus: Contrle de combustible et kilomtrage Date de remplissage Kilomtrage Quantit/type de combustible Moyenne de consommation(litre/km)

Le tableau 10.4 montre des exemples de moyenne de consommation de certains types de vhicules. Ces moyennes constituent uniquement une rfrence car elles peuvent varier en fonction des caractristiques de la route, de la quantit de charge transporte, de la vitesse de dplacement, etc. Tableau 10.4 Moyenne de consommation de vhicules par 100 km32 Moteur essence Moteur diesel

Sedan Pick up Land Cruiser Minibs

8-12 litres

Pickup simple

10-13 litres 13-16 litres 14-17 litres

14-17 litres Pickup van 4x4 21-27 litres Land Cruiser

15-18 litres Camin pequeo 18-28 litres (3,5 a 8 tonnes) Grands camions 35-50 litres

32

Source: Supplies and Food Handbook. UNHCR.

Le transport des approvisionnements

La charge doit tre protge contre les dommages pendant le dplacement, contre les intempries, les vols etc. l'application rgulire et standardise de certaines mesures de base peuvent permettre de faciliter l'arrivage sr des approvisionnements leur destination: Les vhicules ne doivent pas tre chargs avec des poids suprieurs leur capacit de charge. Plus encore, lorsque la route emprunter se trouve en trs mauvaises conditions, irrgulires ou dangereuses, il est alors prfrable d'appliquer le concept de chargement sr, c'est--dire, que les vhicules ne transportent pas la capacit maximale de charge pour leur permettre une meilleure manuvre dans les terrains difficiles. Dans un vhicule ouvert, le chargement doit tre couvert avec une toile ou un plastique pour la protger de la pluie et de la poussire, mais aussi pour maintenir une certaine discrtion sur le matriel transport. Le chargement doit tre immobilis avec des cordes pour viter des dplacements, car cela pourrait abmer les paquets et emballages ou dstabiliser le vhicule. Lorsqu'un chargement qui dpasse les dimensions latrales du vhicule (par ex. Barres de construction, bois, tubes, etc.) est transport dans des vhicules terrestres, les segments qui dpassent doivent tre signals avec de mouchoirs rouges ou une couleur qui se remarque pour qu'ils puissent tre vus et dimensionns par d'autres conducteurs et que ceux-ci prennent leurs distances. Idalement, les vhicules voyageront avec un sceau sur leurs portes qui ne pourra tre ouvert que par le destinataire du chargement; cependant, il est frquent que les vhicules n'aient pas de portes, il faudra donc convenir avec les conducteurs, avant le dpart, les mesures de protection et leurs responsabilits quant la scurit des approvisionnements transports. De mme lorsque les vhicules doivent passer la nuit avec le chargement bord. Prendre en compte l'utilisation d'quipement adquat (rfrigration, glacires, etc.) quand il s'agit du transport d'approvisionnements qui ncessitent une chane de froid. Transport de matriels dangereux33
33

Voir chapitre 5, section "Matriels dangereux".

Pour transporter des matriels dangereux, il est trs important d'appliquer rigoureusement les procdures recommandes par les guides de MATPEL (Matriels Dangereux) en fonction du type de produits. De plus, il faut prendre en compte quelques mesures de base pour sauvegarder la scurit des personnes: Il faut transporter part les produits de consommation humaine. Les rcipients ou paquets qui contiennent ce type de produits doivent tre identifis avec leurs tiquettes respectives, en accord avec la lgislation internationale de transport des matriels dangereux. (Voir annexe 5.1 dans le chapitre 5) et le conducteur doit avoir les connaissances ncessaires sur la conduite adopter en cas d'accident ou coulement des produits qu'il transporte.

En tous cas, lorsque ces produits sont transports par des compagnies commerciales, ils doivent tre dclars pour que l'entreprise suive les procdures correspondantes (voir annexe 7.3 chapitre 7). Il faut vrifier la compatibilit entre les produits chimiques et les autres qui sont transports ensemble pour viter le danger d'une raction au cours du voyage. Selon les normes de scurit, les combustibles (spcialement l'essence, krosne et autres de combustion rapide) doivent tre transports dans des rcipients non mtalliques. S'il n'y a pas d'autres options, ils doivent tre isols du sol, des murs mtalliques et entre eux pour viter une friction qui pourrait provoquer une combustion. Les rcipients qui contiennent ce type de matriel doivent tre rviss mticuleusement pour localiser et viter tout risque de fuite ou coulement. Souvent, les transports ariens n'acceptent pas de transporter des chargements de combustible en aucun type de rcipient et ont une srie de restrictions pour le transport de produits chimiques. Les transports ariens acceptent de transporter des quipements tels que les gnrateurs lectriques, pompes eau, moteurs de hors bords, etc. seulement s'ils sont neufs, car les rsidus dans les dpts de combustibles des moteurs uss peuvent gnrer des risques pendant le vol. Ils peuvent ventuellement transporter des quipements qui ont dj servi, si ceux-ci ont t vids et lavs auparavant. Convois ou caravanes On appelle convoi ou caravane un groupe de vhicules qui voyagent ensemble vers une mme destination. Mme si, dans la mesure du possible, il est prfrable d'viter les convois car individuellement les vhicules se dplacent plus vite et l'organisation d'une caravane comporte une grande prparation et complications de type logistique, ils sont en gnral utiliss pour transporter l'assistance vers une zone d'urgence, surtout sur de longues distances ou quand pour des raisons de scurit il est ncessaire que les vhicules se dplacent en groupe. Parfois, plusieurs organisations dcident de coordonner leurs efforts et de conduire conjointement leur assistance la zone des oprations en utilisant une caravane. Mesures de scurit de base34
34

Concernant les aspects de scurit pour les missions en zones de conflit, l'auteur recommande le Manuel Staying Alive de David Lloyd Roberts. International Committee of the Red Cross (ICRC). Genve, 1999 Les oprations d'urgence se caractrisent par leur ralisation dans des contextes o les conditions considres normales ont t interrompues ou transformes. Ainsi, les routes peuvent avoir t dtruites ou se retrouver en trs mauvais tat, il peut y avoir des groupes arms en confrontation, la situation sociale ou politique peut tre un lment de risque, etc. Ces situations obligent redoubler les mesures de scurit et de protection qui devraient dj

tre appliques en temps normal. De plus, tant donne la complexit d'une opration de ce type, il est ncessaire d'observer avec beaucoup de responsabilit certaines mesures de base pour faciliter l'arrive de l'assistance sans problmes. Ces mesures doivent tre appliques autant pour les convois que pour les vhicules voyageant individuellement. Les vhicules utiliss dans l'opration de transport doivent tre dans des conditions mcaniques et de Entretien optimales et doivent tre rviss avant de prendre la route. Il est plus sr de voyager de jour. Les caravanes doivent voyager sous la responsabilit d'une personne capable de maintenir la discipline et de prendre des dcisions en cas de problmes (dommages, accidents, incidents de scurit, etc.). Cette personne doit tre identifie par tous les intgrants avant le dpart du convoi. Quand la caravane est forme de plusieurs organisations voyageant ensemble, celles-ci doivent bien coordonner avant le dpart, tous les aspects concernant l'autorit et la prise de dcision au cours du trajet. Les consignes de scurit tablies auparavant, doivent tre connues et respectes par toutes les personnes qui interviennent dans l'opration, pour protger le personnel et les approvisionnements. Par exemple: - normes de comportement du personnel - vitesses maximales de dplacement - soins et scurit des approvisionnement - heures de route et temps d'arrt - relation avec les autorits sur la route Escorte militaire: pour dcider de la prendre, il faut tenir compte des circonstances particulires; par exemple, en situation de confrontation belliqueuse, se faire escorter par un des groupes belligrants (y compris l'arme nationale), pourrait gnrer des doutes chez les autres groupes ou tout simplement convertir le convoi en objectif militaire. Identification des vhicules: celle-ci doit tre dcide en fonction de la situation car en certaines circonstances (attaques, assauts, pillages, confidentialit) elle pourrait ne pas tre recommandable. Communication: les vhicules doivent possder un moyen de communication qui leur permette d'tablir le contact entre eux et avec les points de dpart et d'arrive. Documents de voyage: les occupants, les vhicules et le chargement doivent avoir tous leurs papiers en rgle et voyager avec eux. Les conducteurs doivent avoir une copie du manifeste de chargement et une autorisation officielle de l'organisation de transport de ces biens, afin de pouvoir les montrer aux autorits si ncessaire, sur la route. Passage de Frontires: Dans les cas o il soit ncessaire de traverser des frontires en transportant des approvisionnements, il faut auparavant faire les formalits ncessaires auprs

des autorits des pays qui faciliteront le passage des frontires. Vrifier que les chauffeurs ou le personnel qui accompagne le chargement n'ont pas d'incompatibilits pour voyager dans l'autre pays (conflit international, tensions, ennemis. Quand la route implique un passage dans des zones de transit restreint, il faut auparavant coordonner avec les autorits comptentes dans la zone en question. Evacuation ou transport de personnes: quand il s'agit de la mobilisation de personnes, il est important que le convoi soit accompagn d'une escorte mdicale avec le ncessaire de base pour rpondre aux besoins de sant. De mme, il faut emmener, eau, aliments et autres approvisionnements de base pour leur bien-tre et protection pendant le trajet qu'il faudra parcourir en prvoyant de possibles retards sur la route. En tous cas, le personnel charg des oprations de transport devra toujours avoir avec lui les outils de base pour parer aux situations imprvisibles sur la route (mcaniques, conditions du chemin, etc.) et des approvisionnements personnels de survivance tels que mise en place des premiers secours, eau, couvertures, aliments, etc. Si la caravane inclut des vhicules qui transportent des matriels dangereux, tels que combustibles, ceux-ci devront tre placs l'arrire du convoi. A l'avant et l'arrire du convoi, il faudra placer un petit vhicule qui pourra se mobiliser facilement entre les lignes du convoi. Ceci aidera de plus maintenir l'unit, le contrle et le rythme de la caravane. Il serait trs important d'inclure dans la caravane du personnel d'appui tels que mdecins et mcaniciens. Slection des routes La slection des routes dpend du transport sur lequel on peut compter, l'urgence de la livraison, l'itinraire des livraisons (par ex. s'il faut faire des livraisons des points intermdiaires), etc. Comme principe gnral, il faut choisir la route la plus sre mme si parfois ce ne sera pas la plus courte. Dans cette dcision une quantit de variables qu'il faudra dgager en fonction de chaque situation particulire selon le moment et le contexte entrent en jeu. Il faut auparavant identifier des points d'assistance le long de la route slectionne (combustible, repas, services mcaniques, attention mdicale). De mme, il faut identifier les secteurs critiques sur le plan scuritaire (trajet en mauvais tat, glissements de terrains, zones d'assaut, etc.). Tout changement ou dviation de la route prvue ou toute autre situation qui se prsenterait en route, devra tre communiqu immdiatement la base la plus proche que ce soit au point de dpart ou au point d'arrive. Gestion des oprations ariennes

Ce paragraphe se rfre tant aux situations de locations d'appareils pour le service des oprations d'assistance qu' celles qui, en raison de la quantit d'assistance qui arrive par voie arienne, ncessitent l'tablissement d'un plan pour la coordination des aspects lis l'arrive des avions et la rception et dbarquement des approvisionnements. Ces activits demandent beaucoup de prparation et de dvouement; il faudra pour cela nommer une personne charge spcifiquement de ce travail et qui, idalement, aura une exprience sur la question. En louant un avion pour un service particulier, les routes et horaires sont diffrents des vols commerciaux rguliers et en gnral, les oprations de vol sont dfinies par le client en coordination avec l'entreprise arienne. De mme, il arrive parfois de pouvoir compter sur des appareils de l'arme qui collaborent avec les activits d'approvisionnements et mobilisation des ressources vers la zone de catastrophe. Peu importe le cas, certaines mesures de base devront tre mises en marche pour optimiser l'utilisation des ressources ariennes: Lieu de l'atterrissage: l'idal serait de compter sur un aroport, ce qui n'est pas toujours possible. S'il n'en existe pas, il faut trouver un bon endroit pour l'atterrissage. La longueur et la largeur du site doivent tre appropries pour le type d'avion qui va atterrir. Les conditions de terrain doivent tre vrifies et les rparations ou amliorations minimes ncessaires faites en vue d'un atterrissage sr. Toute l'information sur les caractristiques (longueur, largeur, matriels de construction, orientation, lieu) et services (clairage, combustible etc.) du site d'atterrissage, ainsi que les autres dtails importants tels que la situation du temps dans la zone, ou informations sur les aspects scuritaires doivent tre transmis aux responsables des appareils. Lorsque l'on travaille dans un aroport ou sur un champ d'atterrissage, il est absolument indispensable de coordonner avec les autorits comptentes tout ce qui concerne l'accs aux diverses rgions, la dfinition des zones de travail pour obtenir toute l'information ncessaire au bon dveloppement de l'opration. Prparation pour l'arrive: tous les dtails sur les formalits pour l'autorisation d'atterrissage doivent tre vrifis avec les autorits locales (s'il y en a). Il est important de dterminer l'avance quel type d'appui et d'quipements sur terre sont ncessaires pour l'atterrissage et de prvoir de la main d'uvre pour dcharger l'appareil. De mme il est important de savoir si l'appareil a besoin de se rapprovisionner en combustible car cela pourrait constituer un problme puisqu'il n'y a pas toujours le type de combustible utilis par les avions ou l'quipement pour le remplir. Date et heure d'arrive: doivent tre clairement tablies. Pour viter les confusions entre AM et PM, il est plus pratique d'utiliser le systme de dnomination horaire de 24 heures pour lequel 1 heure de l'aprs midi correspond 13:00 heures, 2 heures 14:00 heures et ainsi successivement. Pour les vols provenant de zones horaires diffrents, il faut tablir s'il s'agit de l'heure locale ou une autre heure. Scurit pour l'atterrissage: le responsable de l'opration ou la personne dsigne doit tre

sur le site de l'atterrissage au moins une heure avant l'heure d'arrive du vol pour vrifier les conditions et liminer les obstacles (personnes, animaux, objets) pour un atterrissage sr. Centre de coordination et plans de vol: l'installation d'un centre de coordination o seront dcides les horaires et routes des vols quotidiens est trs importante. Dans ce centre doivent participer au minimum, le responsable des oprations ariennes, un pilote ou reprsentant de la compagnie arienne et les responsables de coordonner l'assistance. Les annexe 10.2 et 10.3 prsentent les caractristiques principales de certains types d'appareils. Annexes Anexo 10.1 Exemple de capacit de charge terrestre35 Moyen de transport Wagon standard de train Conteneur standard 20 pieds/6,1 m Capacit de charge 30 TM (52 m3) 18 TM (30 m3)

40 pieds/12,2 m 26 TM (65 m3) Camion long avec remorque Camion long articul Camion moyen Pick-Up 4x4 Personnes Charge sur tte ou paules Charge sur paules Animaux de charges 20-35 Kg 35-70 Kg 22 TM 30 TM 6-8 TM 1 TM

Chameaux Ane Chevaux Charrettes (tire par un seul animal) Ane Chevaux Buf
35

200-300 kg 50-120 kg 100-150 kg

200-400 kg Hasta 1200 kg 500-1000 kg

Adapt du Handbook for Emergencies. ACNUR. Genve, 1988, et de Engineering in Emergencies. Davis and Lambert. Intermediate Technology Publication Ltd. 1995, Londres. Ces exemples sont titre illustratif car il existe des variables sur le terrain tels que l'tat de la route qui peuvent affecter la capacit de charge sre d'un vhicule; cela veut dire que pour des raisons de scurit, dans de nombreuses situations il ne sera pas possible de charger les vhicules leur capacit maximale. Anexo 10.2 Caractristiques des diffrents types d'avion36 Modle Combustible Velocidad Crucero Jet AvGas Jet Jet Jet Jet 450 220 450 495 495 490 Mesure de la piste37 10,000 5,000 8,000 7,000 8,300 9,400 Capacit de charge38 300,000 32,000 80,000 35,000 55,000 223,000 6,000 8,100 8,100 20,750 Volume de charge39 30.000

Antonov-124 B 377/C97 B 707-320C B-727-100 B-727-200 B-747-100

B-747-200 Beach 18 Beach 99 C-130 C-141B C-17 C-46 C-5 Caravan Casa C-212 Cessna 185 Cessna 206 Cessna 207 Cessna 340A (Propjet) Cessna 414 Cessna 421-C (Propjet) Dash 7 Dash 8

Jet AvGas Jet Jet Jet Jet AvGas Jet Jet Jet AvGas AvGas AvGas Jet

490 135 225 280 410 410 150 423 170 195 130 130 130 195

10,700 1,800 1,750 3,000 6,300 4,500 3,000 7,700 2,500 2,500 1,400 1,500 1,900 2,500

229,000 2,500 5,000 25,000 40,000 90,000 12,000 130,000 2,500 4,000 900 1,100 1,200

22,175 285

2,000 4,500 20,900 3,300 13,000 2,500

Jet Jet

200 185

2,400 2,400

Jet Jet

225 250

2,200 2,700

11,300 8,500

2,100 1,400

DC-8 51 F DC-8 54 F DC-8 55 F DC-8 61 F DC-8 63 F DC-8 70 F DC-8 73 F DC-9 DHC-6 Otter (Propjet) F-27 (Propjet) F-28 (Propjet) Helio Courier Ilyushan 76 L-100-10 Hercules Comercial L-100-20 Hercules Comercial L-100-30 Hercules Comercial

Jet Jet Jet Jet Jet Jet Jet Jet Jet

480 480 480 480 480 480 480 450 160

8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 7,000 1,900

61,000 95,800 97,000 83,000 94,000 85,000 102,000 35,000 3,500 4,500 506

Jet Jet AvGas Jet Jet

240 380 130 430 275

6,000 5,200 1,200 2,800 4,300

7,500 15,000 1,200 75,000 25,000

1,980 3,400 1,200 8,300 4,500

Jet

275

4,500

37,000

5,300

Jet

280

4.,300

40,000

6,057

L-188 Electra (Propjet) L-55 Learjet Skyvan Transall C-160 Turbo Porter Westwind 1124
36

Jet

310

6,000

32,000

3,700

Jet Jet Jet Jet Jet

460 130

4,500 1,500 3,300 3,500 37,000 1,400 1,190 780 4,900 1,400

142 450

1,400 4,900

Adapt de Field Operations Guide For Disaster Assessments and Response. US Agency for International Development. Office of Foreign Disaster Assistance (OFDA/AID).
37

En pies En libres En pies cubes

38

39

Anexo 10.3 Caractrstiques des diffrents types d'hlicoptres40 Modle B 204 B 205 B 206B B 206 L B 212 B 214 A Star Combustible Charge interne41 Charge externe42 Passagers Jet Jet Jet Jet Jet Jet Jet 2,600 2,600 760 970 2,600 300 1,100 3,100 3,100 910 970 3,100 7,000 1,400 10 14 4 4 14 12 5

Allouette II SA318C Jet Allouette III Hughes 500C Hughes 500 D LAMA SA 315B BV-107 BV-234 Hiller FH 1100 Bell G-47
40

900 1,400 700 700 1,400 7,000 22,500 700 800

1,300 1,600 900 900 1,400 9,000 22,500 900 1,000

4 6 4 4 4 Seul charge 44 4 2

Jet Jet Jet Jet Jet Jet Jet AvGas

Adapt de Field Operations Guide For Disaster Assessments and Response. US Agency for International Development. Office of Foreign Disaster Assistance (OFDA/AID).
41

. En libres. . En libres.

42

Chapitre 11: La distribution La grande vocation de la logistique humanitaire est de porter del'assistance aux personnes affectes par une catastrophe ou aux organisations charges de sa gestion, en apportant une livraison proportionnelle, quitable et contrle pour viter les abus et les pertes. Principes de base La distribution ne peut tre une action gnralise et sans discrimination mais au contraire proportionnelle et contrle. Mme si chaque organisation a ses politiques et motivations au sujet de l'assistance apporter aux victimes des catastrophes, il existe cependant des critres qui doivent transcender l'individualit des organisations et tre appliqus comme des principes de base pour une distribution plus quitable et efficace. 1. L'appartenance un groupe politique, ethnique ou religieux, la nationalit ou tout autre jugement de discrimination ngative ne peuvent tre des critres d'lection des bnficiaires l'assistance humanitaire. 2. Dans la phase d'urgence, il ne faut distribuer que les produits et articles strictement

ncessaires pour couvrir les besoins de base immdiats de survie ou d'amlioration des conditions de vie de la population affecte. 3. L'assistance ne doit tre livre qu' la population qui la ncessite rellement et en fonction de ses besoins. 4. Elle est destine appuyer les personnes dans une situation d'interruption subite de leur capacit d'approvisionnements, et doit tre immdiate pour couvrir les moments critiques de besoins. 5. Elle est complmentaire. Ne prtend pas rsoudre tous les problmes de la population mais appuyer la rsolution des plus urgents et vitaux et complter l'effort ralis par les personnes affectes pour essayer de survivre au catastrophe. 6. Elle doit tre pertinente et approprie, adapte aux habitudes et coutumes locales et aux caractristiques de l'environnement. 7. Elle est temporaire. Il faut viter une assistance long terme qui gnre une dpendance de l'aide trangre et ne stimule pas la rcupration conomique de la rgion affecte. De plus, dans le cas des populations dplaces qui ont besoin d'une aide plus long terme, il faut gnrer une assistance qui favorise l'autosuffisance et un retour rapide la normalit. Responsabilit et critres La distribution est une activit trs complexe qui demande beaucoup de capacit et d'exprience. Une opration mal mene peut avoir un impact ngatif sur la population que l'on prtendait aider. Pour cela, avant de commencer l'activit de distribution de l'assistance, il est important de mettre au clair les responsabilits qu'elle implique et les critres auxquels il faut rpondre pour que cette assistance apporte un changement positif sur les conditions de vie de la population affecte. Critres Une action de distribution ne pourra pas dbuter si l'on n'est pas sr de l'existence d'une capacit pour affronter les conditions de l'organisation qui demande une opration de ce type. Les critres de slection des bnficiaires, ainsi que les mthodes et procdures de distribution doivent tre dfinis le plus rapidement possible. Dans la mesure du possible, il faut maintenir la spcialit de l'organisation, ce qu'elle sait faire et ce qu'elle fait de mieux. Cela veut dire qu'il faut viter d'improviser en faisant des activits diffrentes de celles commences ou entrer dans des domaines dans lesquels elles manquent d'exprience. Il faudra tenir compte du fait qu'en raison de l'volution de l'urgence, il est possible que les critres de dpart doivent tre modifis et adapts aux nouvelles situations. Mais de toutes faons, tout changement dans la stratgie d'intervention doit obir la ralit du terrain, dtecte travers une valuation. Responsabilits

Comme mentionn auparavant, l'objectif de l'assistance est de favoriser un impact positif sur la survie et l'amlioration des conditions de vie des personnes; c'est pour cette raison que les actions de l'assistance doivent aller dans ce sens. En situations de pnurie et dans certains contextes politiques ou militaires, les ressources et approvisionnements se convertissent en source de pouvoir et de contrle pour les groupes qui y ont accs. Les politiques et autres secteurs intresss essayent le plus souvent de contrler la distribution soit pour mettre l'accent sur leur image publique soit pour faire bnficier des groupes particuliers. Certains groupes ou individus pourraient s'accorder le droit de reprsenter la communaut affecte et d'usurper l'assistance. D'autre part, il peut y avoir des groupes de population qui pour des raisons diverses (isolement, raisons culturelles, etc.) auront plus de difficults arriver jusqu'aux centres de distribution ou d'avoir accs l'assistance. Dans ces cas, il faut contrler la distribution pour viter l'exclusion. Pour cette raison, l'quit dans la distribution ainsi que la protection des approvisionnements sont des responsabilits fondamentales pour viter que l'assistance ne se convertisse en un couteau double tranchant en raison de la distorsion et de la gestion peu scrupuleuse. Systmes de distribution Situation de la population affecte L'assistance peut tre directement livre aux bnficiaires ou travers des intermdiaires choisis pour raliser cette activit. Les systmes de distributions adopts dpendent de la situation et des conditions particulires de la population qui sera assiste ainsi que de la capacit relle de se charger de la distribution. La situation et les conditions de la population affecte peuvent varier selon le type de catastrophe et principalement du contexte social, gographique, politique, etc. de cette population. De plus, dans un mme scnario d'oprations, des situations de divers types peuvent se prsenter telles que: Sinistrs d'une catastrophe qui ont subi des dommages dans leurs maisons et proprits mais qui continuent de vivre dans leur zone d'habitation. Sinistrs qui en raison des effets sur leur communaut ont t vacus hors de leur zone d'habitation, et vivent dans des hbergements temporaires. Dplacs (principalement cause de la violence) hors de leur communaut d'origine et dont le retour parat incertain. Rfugis: individus qui fuient et s'tablissent dans un pays autre que le leur car ils ne se sentent pas en scurit et craignent pour leur vie. Le terme rfugi s'applique seulement ceux qui ont t reconnus comme tels par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Rfugis (ACNUR), mme si cela ne veut dire qu'il faudra attendre une telle reconnaissance pour les assister car il est vident que leurs besoins sont immdiats. Tout de mme les actions seront ventuellement coordonnes avec l'ACNUR.

Distribution directe Pour commencer la distribution directe, il est ncessaire d'avoir une bonne connaissance de l'environnement physique et social de la population et une bonne capacit logistique, administrative et d'infrastructure. Distribuer directement permet un meilleur contrle sur les dons mais peut s'avrer extrmement complexe si l'on ne compte pas sur les capacits mentionnes et le personnel expriment. Il faudra prendre en compte les aspects suivants: Lorsqu'une distribution est ralise dans une zone inconnue, il est trs important d'identifier les personnes ayant une bonne connaissance de la rgion et de la communaut pour pouvoir guider, faciliter l'accs et les contacts, mme s'il faut tre prudent afin d'viter de tomber entre les mains de personnes peu scrupuleuses qui pourraient manipuler ou tirer un profit personnel ou pour un groupe dtermin. De mme il est trs important d'identifier les leaders, dirigeants et organisations reprsentatives de la population bnficiaire, pour pouvoir, dans la mesure du possible, coordonner les efforts en faisant bien attention de ne pas perdre l'autonomie ni le contrle des actions. Identifier l'existence de groupes de pression dans la population bnficiaire, ainsi que d'essayer de comprendre le plus vite possible les dynamiques locales de relations et d'antagonismes. Cela permet d'avancer de possibles scnarios de conflits et de prendre les dcisions pour les viter ou vivre avec eux. Ds la premire distribution, il faut tablir un systme d'enregistrement et d'identification des bnficiaires et leur donner le document qui servira exercer un contrle sur les remises de approvisionnements suivantes. La plupart des organisations utilisent des billets, coupons, cartes de rationnement, reus, bons, etc. sur lesquels est consigne l'information concernant les bnficiaires et qui doivent obligatoirement tre prsents pour chaque nouvelle remise de approvisionnements. (Voir annexe 11.1). Une marque visible (tampon, piquet, signature, empreinte digitale, etc.) doit tre applique sur le document de distribution pour certifier que la remise de approvisionnements a dj t faite et viter les rptitions. L'enregistrement par famille est prfrable l'enregistrement individuel. Il faut enregistrer la quantit de membres et les groupes qui la composent et de cette manire livrer une assistance galitaire et proportionnelle. De mme les besoins particuliers des personnes devront tre identifis, spcialement dans le cas des populations vulnrables. (Voir annexe 11.1). Le traitement envers les bnficiaires doit tre galitaire. Il faut tout prix viter les exceptions, les traitements prfrentiels et les attentions particulires aux amis, car ils sont source de conflit et vont l'encontre des rgles de scurit. Eviter les changements frquents dans les procdures de livraison car cela perturbe les bnficiaires et cause des problmes dans le bon fonctionnement de la distribution. L'organisation doit prvoir des mesures pour viter l'exclusion de personnes qui, de par leurs

conditions, entrent dans la catgorie des bnficiaires mais qui pour des raisons diverses n'ont pas accs aux points de distribution. Il faut isoler ou dmarquer les zones de distribution pour viter les agglomrations ou le contact direct de la foule avec les approvisionnements. Il faut expliquer aux bnficiaires comment fonctionne le systme de distribution qui va tre employ et utiliser des mthodes organises pour raliser les distributions (fiches, horaires par secteur, haut-parleurs, etc.) Il est important de donner des responsabilits aux bnficiaires quant aux activits lies la distribution (transport de approvisionnements, organisation de files, construction de sites, etc.). Dans certains cas, il faudra avoir recours des personnes ou personnalits locales pour faciliter l'organisation, par exemple pour traduire au langage local ou des communauts dont les caractristiques ethniques le requirent. Distribution indirecte Lorsque l'on travaille sur des sites inconnus, il est trs difficile pour une organisation non locale de faire une distribution opportune et juste en peu de temps. Il peut arriver que la vocation oprationnelle de l'organisation ne soit pas celle de faire de la distribution directe. Dans ces circonstances il est trs important de trouver une contrepartie fiable et qui connaisse la population et le site pour s'occuper de faire arriver l'assistance. Cette mthode est plus facile et rapide, mais la destination finale des dons doit tre bien contrle pour assurer une livraison convenable aux populations affectes. De plus elle sacrifie la visibilit, ce qui peut tre trs important pour certaines organisations. Lorsque l'on choisit cette procdure, il faut: Identifier une contrepartie fiable, prsente sur le terrain, tels que les groupes communaux, organisations non gouvernementales, institutions sociales, comits de voisins, etc. Ne pas utiliser des organisations qui sont en situations antagoniques ou en conflit avec la communaut ou avec d'autres organisations, ni des organisations ouvertement identifies comme appartenant un parti politique ou une fraction arme en dispute. Dans tous les cas, il ne faut pas avoir de traitement exclusif avec elles mais il faut plutt essayer d'avoir un rapport balanc pour viter des signes de partialit et par consquence des problmes de scurit. Etablir ds le dpart et conjointement avec la contrepartie choisie, les accords d'action et les procdures de contrle et monitoring de la distribution, ainsi que le mode d'information de leurs activits. Il faut avoir un contact proche, un suivi et un retour d'information avec la contrepartie ainsi qu'une prsence frquente sur le terrain. Cela est essentiel pour appuyer son travail et pour s'assurer que la distribution rpond aux principes et standards et paramtres convenus. Il faut faire un contrle physique et documentaire des approvisionnements distribus et restants de manire priodique, ainsi que contrler sur le terrain les activits de distribution menes par la contrepartie.

Monitoring et contrle43
43

Voir galement le chapitre 8.

Une des activits fondamentales des organisations est de russir faire arriver l'assistance aux victimes des catastrophes et de ce fait viter que les approvisionnements ne tombent entre les mains d'autres personnes. Pour cette raison les lments de contrle et monitoring doivent tre prsents dans chacune des tapes de la gestion des approvisionnements et plus spcialement dans la distribution. Contrle et monitoring documentaire Rviser la concidence entre les entres dans les centres de stockage, les livraisons et les sorties de produits de ces centres et les justificatifs de distribution. Insister, auprs des personnes charges de la distribution, sur l'importance de toujours utiliser les formulaires de contrle existants (ver annexe 11.1), puisque sinon la possibilit de faire un suivi appropri est faible. A la fin de chaque journe de distribution, les personnes responsables doivent prparer leur rapport. S'il existe des entrepts priphriques dans les centres de distribution, ils devront avoir des inventaires toujours actualiss. Dans les cas de distribution indirecte, les contreparties doivent prsenter des rapports clairs sur l'utilisation des ressources qui leur ont t confies pour les faire parvenir aux personnes affectes, mais c'est l'organisation qui est responsable de fournir les formulaires appropris pour ces rapports et de s'assurer qu'ils seront remplis. Contrle et monitoring physique La rvision des documents n'est pas suffisante et doit tre complte par une vrification frquente sur le terrain, sur les lieux de distribution, non seulement pour des raisons comptables, mais aussi pour observer et dterminer les procdures idales utilises, identifier les besoins, corriger les problmes, etc. Annexes Annexe 11.1 Modle d'enregistrement des bnficiaires ENREGISTREMENT DES FAMILLES BENEFICIAIRES Carte n Date et lieu d'enregistrement

Point / centre de distribution assign: Information sur la famille

Nom 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Parent

Age

Sexe

Besoin spcial

Adresse actuelle de la famille: Explication des besoins spciaux de certains des membres de la famille (femmes enceintes, bb, complment nutritionnel, etc.):

Nom et signature du chef de famille

Modle de carte de distribution (au dos de l'Enregistrement des familles bnficiaires) CARTE DE DISTRIBUTION DE L'ASSISTANCE Lieu de date de distribution: Produits et quantits reues Signature du bnficiaire

Lieu de date de distribution:

Signature du Produits et quantits reues bnficiaire

Lieu de date de distribution:

Signature du Produits et quantits reues bnficiaire

Lieu de date de distribution:

Signature du Produits et quantits reues bnficiaire

Lieu de date de distribution:

Signature du Produits et quantits reues bnficiaire

Lieu de date de distribution:

Signature du Produits et quantits reues bnficiaire

Annexe 11.2 Tableau du calcul de la quantit d'aliments ncessaire

Ratio Jo n ur journ alire moye nne (gram mes)

Consom mation totale sur la priode par personn e(kg)

Quantit totale ncessaire (en tonnes mtriques)

Quantit de personnes qui peuvent s'alimenter avec

Pour 500 perso nnes

Pour 1000 perso nnes

Pour 2000 perso nnes

Pour 5000 perso nnes

Pour 0.000 perso nnes

1 tonn e mtr ique

50 tonn es mtri ques

100 tonn es mtri ques

200 tonn es mtri ques

10

9 0 1 2 0 1 8 0

0,9

0,45

0,9

1,8

4,5

9,0

1111 55.56 111.1 222.2 0 10 20 833 41.67 83.33 166.6 0 0 70

1,2

0,6

1,2

2,4

6,0

12,0

1,8

0,9

1,8

3,6

9,0

18,0

555

27.78 55.56 111.1 0 0 10

20

9 0 1 2 0 1 8 0

1,8

0,9

1,8

3,6

9,0

18,0

555

27.78 55.66 111.1 0 0 10 20.83 41.67 83.33 0 0 0

2,4

1,2

2,4

4,8

12,0

24,0

417

3,6

1,8

3,6

7,2

18,0

36,0

278

13.89 27.78 55.56 0 0 0

30

9 0

2,7

1,35

2,7

6,4

13,5

27,0

307

18.52 37.04 74.07 0 0 0

1 2 0 1 8 0 40 9 0 1 2 0 1 8 0 50 9 0 1 2 0 1 8 0 60 9 0 1 2 0 1 8 0

3,6

1,8

3,6

7,2

18,0

36,0

278

13.89 27.78 55.56 0 0 0

5,4

2,7

5,4

10,8

27,0

54,0

185

9.260 18.52 37.04 0 0

3,6

1,8

3,6

7,2

18,0

36,0

278

13.89 27.78 55.56 0 0 0 10.42 20.83 41.67 0 0 0

4,8

2,4

4,8

9,6

24,0

48,0

208

7,2

3,6

7,2

14,4

36,0

72,0

139

6.940 13.89 27.78 0 0

4,5

2,25

4,5

9,0

22,5

45,0

222

11.11 22.22 44.44 0 0 0 8.330 16.67 33.33 0 0

6,0

3,0

6,0

12,0

30,0

60,0

167

9,0

4,5

9,0

18,0

45,0

90,0

111

5.560 11.11 22.22 0 0

5,4

2,7

5,4

10,8

27,0

54,0

185

9.260 18.52 37.04 0 0 7.140 13.89 27.78 0 0

7,2

3,6

7,2

14,4

36,0

72,0

139

10,8

5,4

10,8

21,6

54,0

108,0 92

4.630 9.260 18.52 0

80

9 0 1 2 0 1 8 0

7,2

3,6

7,2

14,4

36,0

72,0

139

7.140 13.89 27.78 0 0 5.210 10.42 20.83 0 0

9,6

4,8

9,6

19,2

48,0

96,0

104

14,4

7,2

14,4

28,8

72,0

144,0 69

3.470 6.940 13.89 0

100

9 0 1 2 0 1 8 0

9,0

4,5

9,0

18,0

45,0

90,0

111

5.560 11.11 22.22 0 0 4.170 8.330 16.67 0

12,0

6,0

12,0

24,0

60,0

120,0 83

18,0

9,0

18,0

36,0

90,0

180,0 56

2.780 5.560 11.11 0

125

9 0 1 2 0 1 8 0

11,25

5,6

11,3

22,5

56,3

112,5 89

4.440 8.890 17.78 0 3.330 6.670 13.33 0

15,0

7,5

15,0

30,0

75,0

150,0 67

22,5

11,3

22,5

45,0

112,5 225,0 44

2.220 4.440 8.890

150

9 0 1 2 0

13,5

6,75

13,5

27,0

67,5

135,0 7474 2.700 7.410 14.81 0 180,0 5656 3.780 5.560 11.11 0

18,0

9,0

18,0

36,0

90,0

1 8 0

27,0

13,5

27,0

54,0

135,0 270,0 3737 1.850 3.700 7.410

Source: Assisting in Emergencies. A Ressource Handbook for UNICEF Field Staff. Ginebra, 1994. Chapitre 12: La gestion des approvisionnements mdicaux44
44

Ce chapitre a t crit par le Docteur Mara Margarita Restrepo et partiellement modifi pour l'adapter aux besoins de ce guide. Le Docteur Restrepo est professeur de la facult de Chimie Pharmaceutique de l'Universit d'Antioquia, Colombie et est collaboratrice de FUNDESUMA et de l'OPS, avec qui elle a particip diverses urgences en apportant son conseil sur les aspects lis la gestion des approvisionnements mdicaux. Le terme approvisionnements mdicaux se rfre aux mdicaments, matriel mdical, dentaire et de laboratoire. Parmi les intrants qui sont demands dans une situation de catastrophe, les mdicaments jouent un rle capital; il est donc ncessaire d'assurer leur disponibilit et d'en garantir une utilisation rationnelle. De mme qu'en temps normal, lorsque l'on travaille dans des circonstances extraordinaires comme c'est le cas des urgences, le systme des approvisionnements mdicaux doit tre orient vers une optimisation des ressources et l'assurance qu'elles soient accessibles toutes les personnes qui en auraient besoin. En priode de catastrophe, il est alors ncessaire de mettre au point un processus de systme d'approvisionnements en l'adaptant bien sr aux particularits imposes par les conditions d'urgence et de restriction des ressources que les urgences ont tendance gnrer. Des actions de slection, programmation d'acquisitions, systmes de stockage et distribution doivent tre ralises dans le but de pouvoir compter sur les approvisionnements adquats au moment prcis et de garantir les bonnes conditions et utilisation correcte des intrants mdicaux. Slection L'objectif de la slection est d'obtenir un listing des approvisionnements mdicaux de base, disponibles pour porter de l'assistance la population affecte par la catastrophe de sorte que leur scurit et efficacit soient garanties. Comit de slection: Il faut tablir un comit qui s'occupera de cette activit. Il doit tre form d'une quipe pluridisciplinaire (mdecins, infirmires et pharmaciens) du niveau local, dont les intgrants devront connatre les besoins en assistance de la population affecte, et du personnel du Ministre de Sant national. Critres de slection: La slection des intrants mdicaux ncessaires doit avoir comme point de dpart les besoins de sant de la population, les caractristiques des patients qui ncessitent un traitement, l'accs et la disponibilit des intrants et les conditions du systme de sant pour s'occuper des besoins de la population.

En gnral, les pays disposent d'un listing de base des mdicaments et produits mdicaux. Au cas o, le pays ou la rgion o le catastrophe a eu lieu n'en ait pas, il faut utiliser comme rfrence, la liste modle de l'Organisation Mondiale de la Sant (OMS). Dans le cas des mdicaments, il faut tablir le niveau d'utilisation ou degr de comptence ncessaire pour dfinir un groupe de mdicaments ou une catgorie thrapeutique particulire. Listing de base: Il faut tablir une liste de base pour s'occuper de la phase aigu de la catastrophe et les pidmies possibles qui pourraient se prsenter. Pour dterminer ce listing, il faut considrer les types de risque possibles et les principales pathologies qui se prsentent dans ce type de situation. Le tableau 12.1 prsente un exemple de listing de base avec lequel il est possible de s'occuper des situations de sant qui se prsentent dans la plupart des catastrophes. L'OMS a prpar quelques listes normalises de mdicaments et matriel mdical essentiels (botes de premiers secours ou kit d'urgence) pour utilisation en cas d'urgence. L'objectif de ces kits est de permettre une rponse rapide et efficace avec des approvisionnements visant satisfaire les besoins prioritaires45.
45

La nouvelle bote de premiers secours d'urgence. Organisation Mondiale de la Sant. 1re. dition. 1992. La bote de premiers secours est compose de deux parties: une unit de base et une supplmentaire. L'unit de base contient des mdicaments, matriel mdical et quipement indispensable pour une attention de sant primaire avec des comptences restreintes. L'unit supplmentaire contient des mdicaments et matriel mdical pour une population de 10.000 personnes. Elle peut tre utilise uniquement par un personnel mdical ou ayant une comptence confirme. Le nombre de mdicaments dans les units a t calcul sur la base des modles de traitement des services techniques de l'OMS. Tableau 12.1 1. ANALGSIQUES, ANTIPIRTIQUES, ANTIINFLAMATOIRES NON- STROIDES Acide actylsalicylique Ibuprophne Paractamol comprim 500 mg comprim 200, 400 mg comprim 500 mg, sirop 125 mg/5 ml

Morphine chlorhydrate 2. ANTIALLERGIQUES Chlorfniramine maleate

injectable 10 ml

comprim 4 mg, injectable 10 mg/ml

Dexamtasone phosphate 3. ANTIINFECTIEUX

injectable 4 mg/ml

3.1. Antihelminthiques et antiparasites Albendazol Mebendazol Metronidazol comprims 400 mg comprims 100 mg comprims 500 mg, injectable 500 mg, suspension 200 mg/ 5 ml 3.2 Antibactriens Amoxiciline Comprim ou capsule 500 mg, Poudre pour suspension 125 mg/ 5 ml Pnicilline sodique Poudre pour injection de 1 million UI. 5 millions UI Pnicilline procanique Chloxaciline sodique Poudre pour injection de 1 million UI Capsule 500 mg,

Poudre pour suspension 125 mg/ 5 ml Poudre pour injection 500 mg Chloramphnicol Trimetoprim-sulfametoxazol Poudre pour injection 1 g Comprim 80 mg + 400 mg, Suspension 40 mg/ 200 mg 3.3 Antifongiques Ketoconazole comprim 200 mg, suspension orale 100 mg/ 5 ml Acide benzoque + acide salicylique 3.4 Antiseptiques Chlorhxidine Yodo-povidone 4. SYSTEME RESPIRATOIRE Salbutamol Thophylline comprim 4 mg, sirop 2 mg/ ml sirop 2 mg/ ml comprim 200 mg 5.SELS DE REHIDRATATION ORAL Programmation des acquisitions Ce processus a pour objectif de disposer des approvisionnements mdicaux en quantits ncessaires pour pouvoir s'occuper de la population affecte, au moment opportun et en garantissant la qualit. Solution 5% Solution 10% pommade ou crme 6% + 3

Afin de bien mener la programmation des besoins, il faut qu'il existe un troite rapport des personnes charges de la gestion des approvisionnements et du personnel charg de l'assistance qui se trouve dans la rgion de la catastrophe, travers un flux d'information adquat. La qualit des approvisionnements doit tre le critre de choix indpendamment du type de fournisseur; il est donc trs important de dterminer les conditions et besoins que des intrants qui seront demands. Estimation des besoins Pour programmer les besoins en approvisionnements il faut: Identifier et dfinir clairement les sources d'approvisionnement ou de fournisseurs sur lesquelles on peut compter car il ne faut pas dpendre exclusivement de la possibilit de l'assistance externe. Raliser un diagnostique pidmiologique pour estimer les quantits d'approvisionnements en tenant compte non seulement des situations qui se prsentent dans la phase la plus intense du catastrophe mais aussi des possibles pidmies qui peuvent se prsenter postrieurement cette phase. Identifier la population affecte, y compris si possible sa composition dmographique en la regroupant principalement par ge. Etablir la frquence de chaque problme de sant ou morbidit. Confronter les schmas ou normes uniformes de traitement pour chacune des morbidits, si elles existent dans le pays et les confronter au listing national. Si elles n'existent pas, il faut dfinir quels seraient les approvisionnements ncessaires pour traiter chaque problme de sant avec les professionnels de la sant. Le calcul des besoins peut se faire de la manire suivante: Quantit ncessaire = frquence de la morbidit x quantit d'approvisionnements ncessaire pour le traitement46.
46

Carmen R. Contreras M. et Carlos Moreno R. (diteurs). Gerencia y administracin de suministros de medicamentos esenciales. COHAN. Centre Collaborateur OMS/OPS, 1999. Il faut avoir le rapport quotidien des stocks dans lequel seront inclus les dons reus. Types de fournisseurs Une fois la quantit d'approvisionnements demander calcule, il est ncessaire d'identifier et de dfinir les diffrentes sources d'approvisionnement. Achats locaux (ou nationaux): inventaire des fournisseurs locaux d'approvisionnements et des quantits disponibles pour une livraison immdiate. Achats internationaux: ils peuvent tre faits auprs de fournisseurs internationaux, principalement des groupes de service public sans but lucratif tels que l'UNICEF, l'OPS.

Dons: en tenant compte du fait que c'est l'une des principales sources d'approvisionnements en cas d'urgence et surtout vis--vis des intrants de sant, ce sujet est dvelopp plus largement au suivant alinas. Rception et valuation des acquisitions La rception est le processus au moyen duquel on compare ce qui a t command avec ce qui est reu, indpendamment de la source, en vrifiant les spcifications administratives telles que caractristiques de qualit des intrants reus. Cette procdure doit s'appliquer toutes les modalits d'acquisition utilises. Les dons Les mdicaments et autres approvisionnements de sant en provenance de dons d'organismes ou de pays trangers, ainsi que les dons locaux peuvent tre spcialiss ou tre le rsultat de la solidarit spontane. Malheureusement, ce dernier type d'approvisionnements, gnre souvent plus de problmes que de bnfices, principalement pour les raisons suivantes: Les approvisionnements donns ne correspondent pas aux besoins de la population affecte, dans le cas particulier des mdicaments ils ont une utilit thrapeutique en fonction du type de morbidit ou ne rpondent pas au niveau d'attention de l'institution qui les reoit. Dans la plupart des cas, les mdicaments donns n'ont pas une classification adquate, les tiquettes n'ont pas les spcifications ncessaires pour leur identification (comme indiqu par la dnomination commune internationale), ils ont des noms commerciaux inconnus dans le pays, la date d'expiration n'est pas indique ou elles sont dans une langue trangre. Parfois les quantits donnes dpassent les besoins, ce qui cause des problmes de stockage. Trs souvent, les mdicaments reus sont soit prims, soit en mauvais tat, ce qui reprsente un danger pour les utilisateurs47.
47

Carmen R. Contreras M et Carlos Moreno R. Op. Cit., p. 228.

Critres pour demander et recevoir des dons Puisque les mdicaments sont un des principaux types d'approvisionnement mobiliss dans les situations de catastrophes, l'Organisation Mondiale de la Sant a tabli une srie de directives sur les dons de mdicaments dans le but d'amliorer leur qualit et d'viter les difficults signales auparavant. Ainsi, une srie d'organisations internationales ont cre un forum international visant lgaliser et apporter de meilleures conditions pour la demande et les dons de ce type d'approvisionnements Elles ont cre une page sur Internet o il est possible de consulter une srie de documents dont des directives pour le rejet adquat des mdicaments, les conditions pour la demande d'quipement mdical spcialis, etc. Leur adresse est la suivante: http://www.drugdonations.org/

Il est mme possible de s'inscrire pour recevoir de l'information actualise et des nouvelles sur le sujet. Les directives concernant les dons de mdicaments de l'OMS48 se basent sur quatre principes de base:
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Directives sur les dons de mdicaments. OMS. Mai 1996.

1. Bnfice maximum pour le rcepteur: ceci implique que le don doit tre bas sur les besoins exprims et qu'il faut viter les dons non demands. 2. Respect des souhaits et de l'autorit du rcepteur: Il doit tre en conformit avec les politiques officielles et les dispositions administratives existantes. 3. Normes de qualit identiques pour tous: si la qualit d'un article est inacceptable pour le pays donnant, elle le sera galement comme don. 4. Communication efficace des donnants et des rcepteurs: elle doit exister afin de ne pas envoyer de dons sans informer le pays rcepteur. Tout en considrant ces principes de base, voici quelques lments de ces directives pour les donnants: a. Slection des mdicaments Tous les dons doivent tre bass sur des besoins exprims et en accord avec les morbidits. Tous les mdicaments donns ou leurs quivalents gnriques doivent tre approuvs par le pays rcepteur pour leur emploi clinique et doivent figurer sur la liste nationale de mdicaments essentiels ou, dans le cas o le pays n'en dispose pas, sur la liste des mdicaments essentiels de l'OMS, moins que le pays dcide autre chose. La prsentation, la puissance et la formulation des mdicaments donns doivent tre dans la mesure du possible similaires aux utiliss dans le pays rcepteur. b. Garantie de qualit et priode de conservation Tous les mdicaments donns doivent rpondre aux normes de qualit du pays donnant ainsi que du pays rcepteur. Les dons ne doivent pas tre des mdicaments qui ont dj t remis des patients et qui ont t rendus aprs ni les remis comme chantillons gratuits aux professionnels de la sant. Au moment de l'arrive dans le pays rcepteur, tous les mdicaments doivent avoir une dure de vie d'un an au minimum. c. Prsentation, rcipients et tiquetage Tous les mdicaments doivent tre tiquets dans une langue qui puisse tre facilement comprise par les professionnels de la sant du pays rcepteur. L'tiquette doit au moins inclure: - la Dnomination Commune Internationale (DCI ou nom gnrique);

- le nombre de lots; - la notice pharmaceutique explicative; - la puissances; le nom du fabricant; - la quantit contenue dans le rcipient; - les conditions de stockage; - la date d'expiration. Dans la mesure du possible, les mdicaments devront tre envoys dans les plus grands rcipients disponible et dans les rcipients utiliss dans les hpitaux. Tous les mdicaments utiliss doivent tre emballs selon les rglementations internationales de transport de marchandise et tre accompagns d'une liste dtaille d'emballage indiquant le contenu de chaque boite, indication de la DCI, notice pharmaceutique explicative, quantit, volume, poids et si ncessaire les conditions de stockage. Les boites de mdicaments ne doivent pas contenir d'articles d'une autre nature. d. Information et gestion Les rcepteurs doivent tre informs de tous les dons en projet, prpars ou en cours. La valeur dclare du don se basera sur le prix au gros de son quivalent gnrique sur le march local ou si cette information n'est pas disponible, sur le prix au gros de son quivalent gnrique sur le march mondial. Systmes de stockage Le processus de stockage cherche assurer la qualit des intrants mdicaux afin qu'ils remplissent leur fonction, en tablissant les conditions locatives, physiques, hyginiques et d'infrastructure ncessaires. Des conditions adquates de stockage doivent garantir: La qualit des mdicaments jusqu' leur utilisation; L'efficacit thrapeutique; Eviter la dtrioration ou le vieillissement acclr des intrants. L'entrept ou le site de stockage doit, en plus d'avoir un accs facile et une bonne circulation de l'air, recevoir une bonne Entretien et nettoyage. Secteurs de stockage Le site o les approvisionnements demands seront stocks, doit permettre une sparation des mdicaments et des autres intrants pour la sant. La zone de stockage de mdicaments peut tre divise en plusieurs zones: Un secteur pour les mdicaments de distribution immdiate de prfrence rangs sur des tagres prs de la sortie. Un secteur pour mettre des caisses compltes de produits. Un autre secteur pour les mdicaments qui n'ont pas besoin d'tre distribus d'immdiat.

Dans chaque zone de stockage les mdicaments doivent tre rangs par date d'expiration en mettant toujours devant les premiers distribuer. Les caisses doivent toutes tre poses sur des estrades ou des palettes et non directement sur le sol. Conditions de stockage49
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Amariles, Pedro, et autres. Gua integral para el funcionamiento y mejoramiento de un servicio farmacutico. Medellin, 1999. Les produits pharmaceutiques et l'quipement mdical en gnral requirent beaucoup plus de soins que d'autres types d'approvisionnements. C'est pourquoi il faut respecter et suivre une srie de conditions pour garantir la conservation des produits. Un des aspects contrler est celui des facteurs environnementaux auxquels les produits seront exposs: Lumire: de nombreux mdicaments sont sensibles la lumire (photosensibles) et subissent des dtriorations de qualit quand ils sont exposs un excs de lumire; pour cette raison ils devront tre loigns des radiations directes du soleil ou des lampes. Les conditionnements des mdicaments sont trs importants pour les protger selon leurs caractristiques et pour garantir leur stabilit. De plus, le type de conditionnement est pris en compte comme partie des critres pour calculer la vie utile du mdicament, de sorte qu'au lieur de les dtruire il faut toujours les conserver dans leur prsentation originelle. Humidit: C'est un autre des facteurs importants contrler dans les zones de stockage des mdicaments. Un environnement trs humide peut favoriser la croissance de micro-organismes tels que la moisissure et les bactries ou de prcipiter des ractions chimiques comme l'oxydation des composants de certains mdicaments. Les comprims peuvent se ramollir. Temprature: maintenir les conditions adquates de temprature est essentiel pour la stabilit des mdicaments. Chaque type de mdicament comporte une limite de temprature qui peut tre maintenue sans qu'il perde ses proprits. Les conditions de temprature pour chaque mdicament spcifique doivent tre indiques sur le conditionnement du produit; si elles n'ont pas t spcifies, il faut en dduire que le mdicament devra tre conserv temprature ambiante, mais non extrme. Les principaux risques de dtrioration auxquels sont exposs les mdicaments cause de la temprature sont la perte de puissance ou la dgnration en produits toxiques. Les tempratures de stockage considrer sont: - Temprature ambiante: 15-30 C - Temprature frache: 8-15 C - Temprature de rfrigration: 2-8 C La conglation (temprature en dessous de 0 C) ou les tempratures au-dessus de 30 C, doivent tre vites parce qu'elles peuvent conduire une perte de puissance ou des caractristiques physiques et chimiques des produits.

Les vaccins, intrants de sant si ncessaires pour le contrle des pidmies en cas de catastrophe requirent le contrle d'un rseau froid (ou chane de froid) fiable pour lequel il est indispensable de pouvoir compter sur des rfrigrateurs ou conglateurs et thermomtres pour vrifier les tempratures internes. S'il n'est pas possible de compter sur ces installations, il faut alors utiliser des glacires et des thermomtres. Il est recommand de fixer sur les portes des rfrigrateurs ou ct des caisses un tableau permettant d'enregistrer les tempratures quotidiennes.
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Il est possible de trouver sur le march des produits qui permettent de maintenir la temprature, sous forme de matire glatineuse, qui sont parfois plus efficaces que la glace, car ils ne fondent pas, ils sont rutilisables et ils liminent le risque reprsent par le contact direct de la glace avec les mdicaments. Contrle et monitoring des produits dans les centres de stockage Niveaux de stocks: travers ces niveaux, il est possible de dterminer le dficit ou l'excdent de produits. La logique consiste maintenir les mdicaments le moins possible en stock, mais ne jamais permettre que les stocks d'un produit s'puisent compltement. Utiliser un systme de niveaux minimum et maximum de stocks pourrait s'avrer peu faisable dans le cas de l'attention d'une catastrophe. Pour la gestion de la phase chronique de la catastrophe il faut maintenir les approvisionnements en quantits ncessaires afin de couvrir les besoins et pour cela il faudra dterminer un niveau de stock qui permettra de s'occuper de la population affecte durant le temps ncessaire. Estimation de stocks: l'estimation de stocks ncessaires pour atteindre le niveau de service espr requiert compter sur des donnes de morbidits prsentes, du nombre de personnes affectes et patrons d'utilisation et dfinir le temps pendant lequel il faudra s'occuper de la population. Contrle des stocks: ce processus est directement li au processus d'acquisitions. Il doit assurer non seulement les commandes mais aussi la rception des quantits adquates d'approvisionnements. Un bon contrle des stocks doit permettre d'viter des dommages et des dtriorations des approvisionnements dus un stockage si long qu'il finisse par atteindre leur caducit. Contrle de caducit: Il faut raliser un contrle priodique des dates d'expiration des mdicaments et en maintenir un registre. Les mdicaments prts expirer doivent tre distribus en premier. S'il y a des mdicaments dont la date d'expiration est dpasse, ils devront tre rejets. Un mdicament dont la date est passe ne doit tre utilis sous aucun motif car il peut reprsenter un problme pour la sant (sauf en cas de critre professionnel qualifi pour des mdicaments permettant une certaine flexibilit). Identification de dtrioration dans certains mdicaments Il y a certains signes physiques qui peuvent signifier une dtrioration ou dgradation de mdicaments et qui doivent tre vrifis pour s'assurer que les mdicaments sont en bon tat. Par ex.:

Gonflement des comprims; Durcissement ou ramollissement des capsules; Prsence de particules non disperses dans les mdicaments liquides; Solutions troubles; Changements de couleur; Prsence de bulles dans les mdicaments liquides; Rcipients gonfls. La distribution Dans les situations de catastrophe, un des lments critiques du processus de gestion des approvisionnements mdicaux est la distribution. Elle a pour objectif d'assurer la disponibilit des approvisionnements ncessaires de faon opportune aux personnes affectes en leur garantissant la conservation de la qualit des approvisionnements et en vitant des pertes et une mauvaise utilisation des ressources. Pour que le processus de distribution se fasse de manire efficace, il est important qu'il existe une coordination entre les divers organismes ou institutions qui reoivent. les approvisionnements, spcialement les organismes de l'Etat responsables de l'attention de la sant (ministres de sant)51.
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Management Sciences for Health. The supply of drugs. Boston 19889

Cela demande le dveloppement d'un systme d'information qui permette de connatre le nombre de personnes affectes, les problmes de sant qui requirent une attention et un enregistrement des inventaires des stocks dans chacun des entrepts ou sites de stockage et des livraisons. Les approvisionnements doivent tre distribus en rponse la demande et aux stocks existants. De plus, pour une distribution efficace il faut tenir compte des aspects suivants: Systme de transport: Il faut assurer la disponibilit de moyens de transports adquats. Les vhicules disponibles du systme de sant publique ou d'autres organismes de sant tels que la Croix Rouge pourront tre utiliss. Dans certains cas, il faudra s'arranger avec les fournisseurs pour qu'ils livrent directement aux units de sant ou dans les sites o les approvisionnements sont requis. Intervalles de livraison: en accord avec les besoins (en relation avec les niveaux de stocks et le rythme de consommation), le systme de transport, le temps et la distance, il faudra tablir des intervalles appropris de livraison des ressources. Bien qu'il s'agisse d'une situation de catastrophe, il ne faut pas oublier de donner aux patients l'information approprie sur l'utilisation des mdicaments et la surveillance ncessaire, tant de la part des personnes affectes que de la part de ceux qui les prescrivent. Il ne faut pas omettre de garantir l'utilisation rationnelle des mdicaments. Elimination de produits pharmaceutiques

Le refus ou limination de produits mdicaux prims, inadquats ou dtriors par le transport, manipulation ou stockage dficient entrane une srie d'implications conomiques, sociales, environnementales et logistiques. Les annexes 12.1 et 12.2 prsentent un rsum des mthodes suggres pour ces activits. Ces tableaux ont t extraits d'un document qui devrait tre une consultation de base pour tout le personnel travaillant en relation avec la gestion d'approvisionnements mdicaux. Il s'agit de: Directives de scurit pour l'limination de produits pharmaceutiques non souhaits pendant et aprs une urgence. Dpartement de Mdicaments Essentiels et Politiques Pharmaceutiques. Organisation Mondiale de la Sant et al. 1a. ed. Genve, 1999. Cette publication a t mise au point par un groupe d'organisations non gouvernementales internationales et d'organismes des Nations Unies spcialises sur le thme. Elle peut tre obtenue sur le site web mentionn auparavant. Pour des consultations supplmentaires contacter le: Dpartement de Mdicaments Essentiels et Politique Pharmaceutique Organisation Mondiale de la Sant Avenue Appia 20 CH-1211 Genve 27, Suisse Tel: 41 22 791 3528, Tlcopie: 41 22 791 4167 Courrier lectronique: hogerzeilh@who.ch Annexes Annexe 12.1 Rsum de catgories pharmaceutiques et mthodes d'limination pendant et aprs une urgence52
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Source: Principes directeurs pour l'limination sans risques des produits pharmaceutiques non utiliss pendant et aprs les situations d'urgence. Organisation Mondiale de la Sant et al. 1a. ed. Genve, 1999. Catgories Solides Semi-solides Poudres Mthodes d'limination Dpotoir Mise en capsule des dchets Mise en inertie des dchets Incinration temprature moyenne et haute (four en ciment) Systme d'gouts. Incinration haute temprature (four en ciment) Observations Plus de l'quivalent de 1% des rsidus urbains quotidiens sans traiter (sans immobilisation) ne pourra pas tre limin dans le dpotoir

Liquides

Ne pas jeter des antinoplasiques dans les gouts.

Ampoules

Trituration des ampoules et dchet du liquide dilu dans le systme d'gout

Ne pas jeter des antinoplasiques dans les gouts.

Mdicaments anti- Mise en capsule des dchets Mise en inertie des dchets infectieux Incinration temprature moyenne et haute (four en ciment) Antinoplasiques Renvoyer au donateur ou au fabriquant Mise en capsule des dchets Mise en inertie des dchets Incinration temprature moyenne et haute (four en ciment) (dcomposition chimique) Mise en capsule des dchets Mise en inertie des dchets Incinration temprature moyenne et haute (four en ciment) Dpotoir Mise en capsule des dchets Utilisation Dans les gouts ou courants rapides d'eau: petites quantits de dsinfectants dilus (max. 50 litres par jour sous supervision).

Les antibiotiques liquides peuvent se diluer dans l'eau, les laisser reposer plusieurs semaines et les jeter ensuite dans les gouts

Ne pas jeter dans les dpotoirs moins qu'ils n'aient t mis en capsules. Ne pas jeter dans le systme d'gouts. Ne pas incinrer temprature moyenne

Mdicaments contrls

Ne pas jeter dans les dpotoirs moins qu'ils n'aient t mis en capsules.

Rcipients en arosol Dsinfectants

Ne pas brler, ils risquent d'exploser

Ne pas verser des dsinfectants sans lesdiluer dans les gouts ou les voies d'eau. Maximum 50 litres par jour dilus dans les gouts ou courants rapides d'eau. Ne pas verser de dsinfectants dans des courants d'eau lents ou dans de l'eau stagnante Ne pas les brler dans des rcipients ouverts

Plastique en PVC, verre Papier, carton

Dpotoir

Recycl, brl, dpotoir

Annexe 12.2 Elimination par incinration53


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Source: Principes directeurs pour l'limination sans risques des produits pharmaceutiques non utiliss pendant et aprs les situations d'urgence. Organisation Mondiale de la Sant et al. 1a. ed. Genve, 1999. La directive de l'Union Europenne sur l'incinration des dchets dangereux prvoit que: "Toutes les usines d'incinration devront tre construites, quipes et oprantes de manire telle que le gaz rsultant de l'incinration des dchets dangereux s'lve, aprs la dernire injection d'air de combustion, de manire contrle et homogne et mme dans les conditions les plus dfavorables prvues, une temprature d'au moins 850C, proximit ou directement dans le mur interne de la chambre de combustion, au minimum deux secondes en prsence d'au moins 6% d'oxygne; si l'on incinrait des dchets dangereux avec un contenu de plus de 1% de substances organiques halognes, telles que le chlore, la temprature doit s'lever au minimum 1100C". L'article 7 de la mme directive prescrit les valeurs limites des missions de gaz de sortie des usines d'incinration. Ces valeurs cherchent viter que les missions ne provoquent une pollution atmosphrique significative. En plus de la temprature et du temps de rsidence, d'autres conditions de fonctionnement pour la combustion sans risque et efficace de produits pharmaceutiques (par exemple traitement et manipulation de cendres) devront tre observes. Les tudes ralises par Pharmaciens Sans Frontires en 1996 Mostar, ont rvl que les mdicaments donns, dans des caisses mlanges avaient un contenu en poids d'halognes (c'est--dire, les lments chlore, fluor, brome, iode, et l'isotope astatine) d'environ 0.1% du poids total, y compris le conditionnement. Cette quantit est trs infrieure au seuil de 1% stipul par la directive de la UE. Le trs bas contenu d'halognes notifi dans les produits pharmaceutiques donns indique qu'il serait possible d'adopter une temprature plus basse (850C). Chapitre 13: Transparence et information dans la gestion des approvisionnements Transparence L'utilisation et la destination de l'assistance la population affecte par les catastrophes est un lieu commun qui pourrait inciter mfiance de la part de l'opinion publique et mme des donneurs internationaux qui y ont contribu en apportant des ressources. Diverses expriences de mauvaise gestion de cette assistance gnrent une prdisposition ngative, mme si cette mfiance obit parfois un manque d'information quant la destination finale de l'assistance. D'autre part, toutes les organisations qui interviennent dans ces activits d'assistance doivent adopter une attitude de transparence dans la gestion des approvisionnements; surtout lorsqu'elles ont fait appel la solidarit (nationale et internationale) pour complter les ressources ncessaires, ce qui transforme ces approvisionnements en biens publics. Information

L'information sur l'administration des approvisionnements doit tre diffuse ds le dbut de l'urgence lorsque on commence valuer les besoins et ds le moment o on demande la coopration nationale et internationale. Au cours de l'attention, il y a des rapports partiels sur les approvisionnements dont il est possible de compter et ceux qui sont ncessaires. Le fait de prparer des rapports trs tt permet d'viter les rumeurs sur la ngligence. En plus de la diffusion massive par les moyens de communication il est trs important de penser l'information partage directement sur le terrain des oprations avec les principaux intresss. Pour cela, les responsables de la gestion des approvisionnements doivent maintenir une bonne disposition pour informer verbalement ou par crit les organisations locales, la population affecte et les autres acteurs engags. Rapports aux donateurs Les donateurs qui appuient les activits humanitaires, que ce soient des gouvernements, des grandes compagnies, des organisations internationales ou des individus, ont besoin et veulent tre informs sur l'utilisation finale des ressources apportes; Si elles ont t utilises de manire adquate et si leur contribution a t utile. De leur ct, les organisations humanitaires ont besoin de continuer pouvoir compter sur les donateurs actifs afin de couvrir les besoins en assistance des oprations qu'elles entreprennent et de se garantir un appui pour de futures interventions. Il faut donc gnrer un systme fiable de gestion des ressources qui puisse clairement dmontrer comment l'assistance a t mene ainsi que la destination des dons. Ainsi il devient obligatoire de tenir les donneurs informs sur l'utilisation des ressources. En premire instance, il est important de confirmer au donneur la rception de sa contribution, qu'elle soit en espces ou en nature. Les voies pour cette notification sont diverses et dpendent du type de donneur et de sa localisation. Par exemple: Notification locale aux reprsentants du donneur dans le pays, ambassades, bureaux des organisations, succursales d'entreprises, etc. Notification directe au donneur quand il est possible de le contacter. Information publique: la plupart des dons proviennent de la population et de petits donneurs qui pourraient ne pas tre identifis. Pour cela, il faut utiliser les moyens de communication pour remercier de faon gnrale ceux qui ont contribu et donner des chiffres approximatifs des contributions reues et des activits de distribution en cours. Les organisations qui ont des moyens lectroniques tels que pages web, pourraient les utiliser pour publier leurs rapports de rception et de distributions des dons. Information l'opinion publique L'information au grand public peut servir pour remplir des besoins divers allant de la gnration d'une attitude dtermine dans la population jusqu' l'apaisement de tensions et pressions, produit de la mconnaissance sur les actions d'assistance qui sont menes bien.

Par exemple: Informer la population en gnral sur les types d'approvisionnements requis, ceux qui ne sont pas ncessaires et sont dconseills, les sites habilits pour raliser les dons, etc. Cela peut aider orienter les possibles donneurs locaux et limiter la livraison de dons inappropris et non souhaits. Informer la population affecte des besoins qui seront couverts, mthodes, sites, dates et responsables de la distribution, etc., pour que la population bnficiaire sache comment avoir accs l'assistance. Informer la population sur les types et quantits d'approvisionnements reus et distribus, ainsi que les actions menes, les rsultats obtenus et les difficults affronter. Ainsi il est possible de faire appel la comprhension de l'opinion publique lorsque les complications logistiques rendent plus difficiles les activits d'assistance. Les rapports doivent tre rsums mais avec le plus d'information possible et il faut slectionner les mdias avec le plus de possibilit d'en informer en fonction du public que l'on veut contacter. Il faut profiter de la prsence des mdias dans la rgions des oprations. Voici quelques exemples communs et effectifs: Stations d'mission (radio et tlvision) commerciales; Rseaux populaires de radio; Bulletins, journaux locaux; Muraux communautaires dploys dans les lieux de runion communale; Eglises, comits de voisins, associations locales. Relation avec la presse La presse a tendance avoir un rle de fiscalisation et de dnonciation; normalement elle exercera une pression sur les organisations en soulignant principalement les dfauts du systme plutt que les russites de l'action d'assistance. Mais cette tendance peut tre inverse avec une attitude de communication effective avec les mdias et encore plus lorsqu'on les utilise pour gnrer de l'information et des communiqus d'intrt pour l'organisation oprante. De mme, les mdias sont un des outils les plus efficaces pour orienter les donneurs sur les besoins rels et l'importance de s'abstenir de faire des dons non demands. Le responsable de l'administration des approvisionnements ne devra pas attendre que les mdias lui demandent des rapports. Au contraire, il devra en dfinir le contenu par avance, le type de prsentation (communiqus, confrence de presse, entrevues), la priodicit, les moyens prioritaires, les porte-parole officiels, entre autres, afin que l'initiative et la conduction de l'information soit entre les mains de l'organisation oprante et non pas des journalistes. Il est recommandable que l'information remise la presse ou n'importe quelle personne intresse soit crite et dment vrifie. Cette information peut se prsenter sous forme de rapports gnraux de toute la zone affecte, avec des dtails par communaut ou par rgion; au niveau local il est possible de donner des rapports avec les dtails de la rgion.

Finalement, il ne faut pas considrer les activits d'information comme une charge gnante mais plutt comme un instrument qui peut ventuellement bnficier et faciliter les travaux d'assistance. Pour cette raison, il ne faut pas lsiner sur les efforts pour informer les donneurs systmatiquement, la presse et l'opinion publique pour que ces acteurs soient les meilleurs allis grce la volont de transparence. Chapitre 14: Les tlcommunications54
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L'auteur recommande l'utilisation et consultation de Emergency Relief Items. Compendium of Generic Specifications. UNDP, New York, octobre 1995. Il inclut un catalogue des quipements spcialiss ainsi que des recommandations techniques pour orienter les dcisions sur le matriel le plus adquat. Le contact et la dans communication les actions d'assistance entre les divers ainsi secteurs qu'entre qui les diffrents sites o se dveloppent les activits, est absolument ncessaire et impratif pour le succs de toute opration. La communication de donnes, l'change d'informations, la confirmation de mouvements, la demande de nouvelles livraisons, la scurit des quipements sur le terrain, etc. sont seulement certains besoins que les tlcommunications aident rsoudre pendant les oprations logistiques d'approvisionnement. D'autre part, il est trs important de rappeler que les tlcommunications sont tenus de respecter une srie de lois, codes, procdures et rglementations nationales et internationales et que l'utilisation de frquences radio touche certains aspects des souverainet nationale55.
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Sur le sujet il est possible de consulter le manuel de la UIT-sur les communications de secours en situation de catastrophes, labor par l'Union Internationale de Tlcommunications (UIT). Il dcrit, entre autres, les cadres rglementaires et institutionnels, nationaux et internationaux et les prescriptions techniques qui rgissent l'utilisation des tlcommunications dans ces situations. Il est possible d'obtenir en document 2/167 et 2/168 l'adresse Internet suivante: http://www.itu.int/ITU-D-StGrps/SGP_1998-2002/SG2/Documents/DocList.htm De mme, c'est un fait que l'information transmise travers les rseaux de communications est parfois sensible, confidentielle ou pour laquelle on ne dsire pas de diffusion sans discrimination. Pour cette raison, l'utilisation des quipements de tlcommunications doit tre accompagne de procdures d'utilisation adquate, de consignes et de codes pour les utilisateurs. La stratgie de communications Le rseau de communications doit faire le lien entre les diffrents points d'oprations, savoir: Centre de coordination des oprations logistiques; Centres de distribution; Bases d'oprations sur le terrain; Ports, aroports, frontires terrestres et tout autre site o les approvisionnements vont arriver ou vont tre mobiliss;

Units mobiles et en convois; Entrepts centraux et priphriques. S'il s'agit d'organisations supranationales, il faut en plus assurer le contact avec l'organisme national qui coordonne les activits d'urgence. De mme, au moment de la dcision pour le choix du type de systme de communication et l'quipement respectif, une srie de considrations doit tre prise en compte: Analyser soigneusement les besoins qui vont tre couverts pour dterminer le systme qui sera utilis et l'quipement qui sera ncessaire. L'quipement devra tre adapt aux caractristiques des zones et au contexte dans lequel il faudra travailler. Les diffrents quipements devront tre compatibles entre eux. Il faudra penser en termes de critres pour un rseau de communications intgr et non pour des solutions individuelles. L'analyse du contexte et besoins en quipement ainsi que l'installation et la formation pour son utilisation devront tre faits par un expert. L'utilisation d'quipement de radio et l'usage de leurs frquences respectives ncessitent l'autorisation des autorits nationales Systmes de communications56
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Sources: bases sur le paragraphe Telecommunications du chapitre Logistics du Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies, Genve, 1997. Il est trs probable que les systmes locaux de tlphonie de la rgion affecte (s'ils existent) soient hors-service et selon le type et l'intensit de la catastrophe, leur rtablissement peut durer de quelques heures quelques mois. De mme, les diffrents types de communication rpondent des besoins et des capacits diffrents qui vont de la transmission de voix jusqu' l'change de donnes imprimes et de graphiques. Pour cette raison, il faut considrer des options diverses pour maintenir une communication active. Tlphone: Le service tlphonique peut avoir t affect de manire indfinie; l'accs au service pourrait tre trs limit et peu fiable et dans le pire des cas pourrait ne pas exister du tout. Ces situations sont galement applicables aux tlphones portables ou cellulaires. Cependant, lorsque le service est accessible, il devient une solution agile et fiable. Tlcopie: de moins en moins utilis depuis l'arrive d'Internet, la tlcopie continue d'tre une option peu onreuse pour l'envoi d'information crite, lorsque l'on peut compter sur un accs des lignes tlphoniques. Communications par satellite: une option qui, mme si elle est trs chre, est trs fiable. L'quipement en lui-mme pourrait ne pas tre trop cher mais le prix des connexions l'est Il y a

actuellement des quipements faciles transporter, ils peuvent se brancher sur l'Internet et mme transmettre des donnes graphiques. Radio: c'est peut tre la solution la plus flexible, dynamique et conomique et la plus utilise sur le terrain. Il existe diverses options: Radios de haute frquence (HF pour High Frecuency): les quipements de haute frquence ou ondes courtes permettent une tranche de contact court moyen ou long selon la frquence sur laquelle on est en train d'onduler. Les HF peuvent tre utiliss pour la transmission de voix (systme SSB pour Single Side Band) ou pour la transmission de donnes crites (systme PACTOR). La qualit de la connexion dpend de l'onde de propagation qui varie en fonction de diverses raisons, telles que l'heure du jour, l'tat du temps, l'activit solaire, la distance couvrir, etc. En raison de la forte demande d'nergie qu'ils requirent, il n'existe pas d'quipements manuels (walkie talkies) en HF. Cependant, ils peuvent tre installs en mobiles dans les vhicules quand ceux-ci doivent couvrir de longues distances. Lorsque l'on opre sur les systmes de SSB, il est possible d'avoir accs deux bandes de frquences: le canal de USB (pour Upper Side Band) et celui de LSB (pour Lower Side Band). Radios de Trs Haute Frquence (VHF pour Very High Frecuency): VHF est utilis pour la communication locale de voix. Il existe des quipements (type walkie talkie) mais malheureusement leur couverture est limite des distances relativement courtes, pour lesquelles un rseau en VHF ncessitera des bases radios (avec antennes fixes), radios mobiles dans les vhicules, et galement des stations relais pour relier les diffrentes stations. Radios de Ultra Haute Frquence (UHF pour Ultra High Frecuency): les quipements UHF sont similaires aux VHF mais avec de meilleurs rsultats dans les rgions urbaines denses. Emetteur Relais (pour quipement en VHF): un metteur relais est un quipement de radio qui sert de lien automatique avec d'autres quipements de radio oprant sur les mmes frquences. Ils doivent tre placs sur un point en hauteur pour avoir une bonne couverture. Il faut savoir qu'une avarie dans l'metteur relais laissera tout le rseau hors service. Il faut galement scuriser l'quipement install pour le relais car celui-ci se trouve gnralement des endroits solitaires ou isols. Systme TOR (Telex Over Radio): sert transmettre des textes en HF. Ce systme est en train d'tre remplac par la technologie PACTOR (PACK et TOR). Systme PACTOR: ce systme permet de transmettre des textes et donnes en HF. Il fonctionne travers un modem de PACTOR branch la radio et un ordinateur (un PC qui peut tre portable) auquel il faut installer un programme spcifique appel GLPLUS. Le PACTOR peut communiquer galement avec des stations TOR mais seulement pour transmettre du texte. Courrier lectronique: Aussi connu sous le nom d'e-mail; c'est un systme efficace qui combine les tlcommunications et l'usage de l'ordinateur. Il permet la communication crite

des organisations et des individus, ainsi que l'change de fichiers informatiss. Cependant, son usage est limit par l'accs des lignes tlphoniques. Mme si les tlphones satellites permettent galement de raliser des connexions pour envoyer des courriers lectroniques, il faut viter dans ce cas l'envoi de messages trop longs ou de gros fichiers qui mettront beaucoup de temps tre transmis et satureront la ligne. Internet: est un complexe global de rseaux d'ordinateurs branchs entre eux, capables de faire circuler des informations tout le monde. Le courrier lectronique est un des principaux lments de l'Internet, mais il existe aussi une grande quantit de fonctions et services accessibles travers sa matrice de rseaux, par exemple la "world wide web", la fameuse www. Aujourd'hui presque toutes les organisations ont un site ou une page web o apparat toute l'information sur leurs activits, donnes utiles sur les urgences dans lesquelles elles sont en train de participer, appels pour couvrir les besoins de ces urgences, etc. et qui peuvent tre consults dans n'importe quelle partie du monde. (Voir annexe 4.1 dans le chapitre 4.) Quel que soit le systme de communication utilis ou la combinaison de systmes, il faut tablir les procdures de base pour l'utilisation efficace et sre du systme. Par exemple: Formation du personnel l'usage et soins des quipements de communication. Tous les membres d'une mission doivent avoir une connaissance mme de base sur l'envoi et la rception des communications travers les diffrents moyens dont la mission dispose. Protocoles, rglements et consignes pour la circulation de l'information. Par exemple, lorsque l'on utilise des quipements radio dont les transmissions peuvent tre coutes par n'importe quelle personne qui se trouve prs d'un rcepteur: confidentialit de l'information, usage de vocabulaire appropri, sujets qui ne sont pas touchs la radio. Dans les situations dlicates de scurit: heures prtablies pour les contacts entre les diffrentes bases, usage de codes et mots de passe. Dans tous les cas: annotation quotidienne de tous les contacts tablis ainsi que de tous les points discuts et rceptions de messages. Chapitre 15: Technologies appliques la logistique57
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Ce chapitre a compt sur le grand apport documentaire de John Price II, spcialiste de l'emballage de l'Agence Logistique de Dfense (DLA) des Etats-Unis d'Amrique. Ses responsabilits incluent l'envoi de produits, militaires particulirement, des Etats Unis et le suivi jusqu' diverses destinations du monde, de produits principalement militaires. Il a par ailleurs, une grande exprience en formulation et gestion de sites pour le stockage. Le suivi, l'identification des produits et la certification de la livraison son destinataire ont toujours t des points dlicats lorsqu'il s'agit de l'envoi de matriels, peu importe s'il s'agit d'un gros embarquement trs lourd ou d'une enveloppe contenant des documents. Pour cette raison les compagnies commerciales qui s'occupent du transport et de la livraison se sont toujours servies d'une srie d'instruments distincts qui leur permettent de certifier la livraison d'un chargement la personne concerne, sa destination et en temps prvu ou bien de pouvoir dterminer avec certitude quel endroit de la route tablie se trouve-t-il. Ces instruments ont volu au rythme de la technologie et il existe aujourd'hui une grande quantit d'options pour ces activits de monitoring et de contrle, telles que les codes-barre, bandes

magntiques ou reconnaissance optique de caractres qui permettent une rapide et presque parfaite acquisition de l'information. Si ces technologies sont principalement utilises dans le domaine commercial, il n'est pas illusoire de penser que les organisations humanitaires pourraient ventuellement les utiliser pour faire le suivi de leurs envois d'approvisionnements sur le terrain et en gnral du dplacement de leurs oprations d'assistance humanitaire ou de la gestion routinire de leurs activits logistiques. L'objectif de ce chapitre est de faire un bref rsum de quelques applications technologiques existantes et la faon dont elles pourraient tre lies avec le quefaire logistique des urgences. L'ensemble des symboles des codes-barre58
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Consultation de Cdigos de barras. Eficiencia y Rapidez en la captura de la informacin de Jaime Alcides Carrillo Balderrama, et des sources diverses trouves dans Internet. A travers les symboles des codes-barre, il est possible de reprsenter des caractres alphabtiques ou numriques, en utilisant des barres et espaces en blanc qui peuvent tre lus et dcods automatiquement l'aide de lecteurs optiques (scanners). A travers ce processus, le systme reconnat et traite les caractres, compare ces patrons avec ceux stocks dans la mmoire de l'ordinateur et dploie l'information qu'il interprte. Ce systme de codification standard identifie de manire unique et non ambigu chaque rfrence de telle manire qu'il n'existera jamais deux codes identiques dans tout le monde de mme qu'il n'existe pas deux empreintes digitales identiques59.
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Que es un cdigo de barras? Diana P. Quintero Muoz. http://atenea.udistrital.edu.co/egresados/dquinter/ Ils peuvent tre imprims sur plusieurs type de surface, y compris, tiquettes autocollantes, paquets, documents, etc. Ils peuvent tre colls sur du papier, plastique, mtal, etc. Les codes peuvent tre lus depuis diverses distances selon le type de lecture, les symboles utiliss et la taille des codes-barre, en commenant par le contact direct jusqu' plusieurs dizaines de centimtres de distance. Grce l'emploi d'encre magntique sur l'impression des tiquettes codes-barre (technologie connue sous le nom de MICR pour Magnetic Ink Character Recognition), la lisibilit des caractres est maintenue mme s'ils sont par la suite recouverts par une tache, un tampon, etc. Actuellement le code-barre est employ dans: Emballage de produits; Cartes d'identits; Catalogues ou listes de prix; Etiquettes pour produits; Formulaires, reus et factures. Les lments des technologies des codes-barre sont:

Lecture optique: permet de reconnatre les codes-barre, principe de base de cette technologie. Cette lecture se ralise au moyen d'un lecteur photolectrique qui lit les contrastes d'ombre (barres) et lumire (espace entre les barres). Une fois que l'ensemble de barres et espaces est saisi, il peut tre dcod pour connatre l'information originale contenue dans le code-barre. Il existe divers appareils pour faire cette lecture tels que les pistolets laser, emplacements de lecture, rteaux "CCD", lecteurs de stylo, etc. Dcodage: l'information contenue dans un code-barre est codifie selon des patrons de taille et endroit des lments, exprims en barres claires et obscures. Dans certains types de symboles seules les largeurs des barres ont une signification, dans d'autres les espaces entre les barres sont aussi utiliss pour dcoder l'information. Chiffre vrificateur: galement connu sous le nom de caractre de contrle. Il peut tre ajout l'information du code pour vrifier sa validit. En gnral, il est imprim comme le dernier de la srie avant le caractre final. La valeur du chiffre vrificateur est calcule sur la base des valeurs de chacun des caractres des donnes du code. Pour vrifier le caractre, il faut le recalculer aprs l'avoir lu pour s'assurer que les caractres des donnes qui ont t lues aient pour rsultat le chiffre vrificateur correct. Symboles: En raison d'une grande varit d'applications, besoins et demandes, il existe aussi divers types de symboles. Les plus communs sont: Alphanumrique (c'est--dire qu'il lit les chiffres et les lettres). - Code 39: Utilis dans le monde entier. Il accepte des caractres de 0-9, A-Z ou caractres ASC II. - Code 93: similaire 39. - Code 128: hautement fiable, excellente densit, utilis dans le monde entier. - LOGMARS: idem que le code 39 mais spcifique au gouvernement des USA. Numrique (lit seulement les numros). - EAN-13: utilis en Europe pour la numrotation de produits de vente au dtail. Permet des caractres de 0-9. - EAN-8: version comprime de EAN-13 pour des produits plus petits. - UPC-A: Code Universel de Produits, utilis au Canada et aux USA pour la vente au dtail. - Code 11: utilis principalement pour les quipements de tlcommunications; permet des caractres de 0-9. Imprimer des codes-barre localement est aujourd'hui simple et facile. Il y a des logiciels pour l'tiquetage qui fonctionnent avec des imprimantes Deskjet et Laserjet. Les programmes sont accessibles autant en format DOS qu'en format Windows. Il existe de nombreux programmes capables de dessiner et d'imprimer des tiquettes de codes-barre et il est possible de trouver

sur Internet de multiples sources concernant les logiciels et les quipements en indiquant le terme "codes-barre" dans les moteurs de recherche. Ensemble des symboles des codes-barre bidimensionnel ou "2-D" La configuration de type 2-d peut stocker plus de 1800 caractres ASCII imprimables ou 1100 caractres binaires par symbole. Le format PDF-417 (Portable Data File) peut codifier une quantit norme d'information dans une petite section et permet aussi un haut niveau de correction d'erreur, de sorte que mme des codes-barre partiellement abms peuvent tre enregistrs. Dans les formats 2D il est possible de codifier des donnes typiques de l'information sur les embarquements, par exemple: numro de l'article (numro de stock), quantit, priorit, unit de conditionnement, port d'embarquement ( dbarquement, consignataire, date de livraison requise, prix l'unit et tout autre code ou information spcifique. L'information logistique codifie en format 2-D peut tre dcode et dploye sans avoir utiliser le fichier lectronique correspondant. Sur le terrain, le format 2-D est idal pour stocker des grandes quantits d'information individuelle sur des produits spcifiques telles que les dates d'expiration de produits mdicaux, information du fabricant, nombre de lots, dose, etc., permettant un accs immdiat ces donnes. L'utilisation de l'ensemble des symboles des codes-barre dans la livraison des chargements augmente la vitesse, la prcision, la productivit, l'exactitude et limine l'erreur humaine. La gestion des inventaires des entrepts amliore lorsqu'on utilise les lecteurs optiques de codesbarre. Systme de manifeste automatique (cartes laser AMS) L'Agence Logistique de Dfense (USA) a mis au point une carte laser de 8,5 cm x 5,5 cm permettant de stocker de grandes quantits d'information sur les chargements. Elle a la taille d'une carte de crdit standard et peut contenir plus de 1200 pages d'information. Cette information inclut entre autres: Nombre d'articles en stock numro d'ordre date d'embarquement quantits u consignataire Les cartes AMS se collent sur les palettes et les conteneurs du chargement. Le consignataire doit simplement insrer la carte dans le processeur de carte. Ce processeur peut lire et crire sur cette carte (en utilisant le programme install sur un PC) et peut voir et imprimer toute l'information concernant le chargement. Ces cartes sont idales pour des transports charges multiples, chargements ariens et conteneurs pleins. Elles cotent seulement environ US$ 6,00 et sont rutilisables. Un message d'alerte s'active lorsque la carte est pleine (2,8 mga bites). Virtuellement il n'y a pas d'interfrence en raison du magntisme ou du climat svre.

Etiquettes de radio frquence Un prototype d'tiquettes de radio frquence a t test pour le Dpartement de Dfense des USA dans le magasin de distribution de dfense de DLA (Pennsylvanie, USA). A l'origine il fut test sur des chargements destins la Somalie et Hati en 1993 et pleinement utilis partir d'avril 1995. Les ERF se collent sur les palettes des chargements ariens et sur les conteneurs marins pour suivre la prsence des chargements sur leur trajet. L'information du manifeste d'embarquement est stocke sur l'tiquette (avec les cartes laser AMS) et chacune peut stocker jusqu' 128 kilobytes d'information. Interrogateurs Les "interrogateurs" sont placs le long de la route de livraison et peuvent "lire" les tiquettes chaque fois que le chargement passe un poste, que ce soit en camion, avion ou bateau. Les tiquettes "se dclenchent" et reportent leur numro spcifique d'identification l'interrogateur. L'interrogateur (644 MHz) transmet donc la date, l'heure et le numro d'tiquette un serveur commun celui du consignataire qui peut avoir ainsi un accs instantan la position du chargement particulier. Sur le terrain, l'interrogateur manuel peut chercher de multiples palettes ou conteneurs et gnrer un bruit spcial pour localiser un chargement spcifique. Les tiquettes RF sont relativement peu chres (environ US$ 100 - US$ 200) et sont rutilisables. Bibliographie60
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L'auteur recommande l'exploration du site web du Centre Rgional d'Information sur les Dsastres (CRID) http://www.crid.or.cr Haut Commissariat des Nations Unies pour les Rfugis. Manuel pour les situations d'urgences. Genve: ACNUR; 1988. Amariles P y otros. Gua integral para el funcionamiento y mejoramiento de un servicio farmacutico. Medelln; 1999 Arias Daz R. Clasificacin e identificacin de los materiales peligrosos. Mxico: CIESS. Preparado para Curso sobre Prevencin, Preparacin y Respuesta a desastres por Productos Qumicos. Sao Paulo, Brasil; 1999. Contreras M, Carmen R y Moreno R, Carlos, eds. Administracin de sistemas de suministros de medicamentos esenciales. COHAN. Gerencia y Centro Colaborador OMS/OPS; 1999. Cruz Roja Ecuatoriana. Sistema de preparacin para desastres. Serie 3000. 1995. Davis J, Lambert R. Engineering in Emergencies. A Practical Guide for Relief Workers. Londres: Intermediate Technology Publication Ltd.; 1995.

Disaster Management Training Programme. Logistics. Module prpar par R.S. Stephenson, Ph.D. ONUD-DHA; 1993. Disaster Management Training Programme. Logistics. Trainers guide. Module prpar par R.S. Stephenson, Ph.D. ONUD-DHA; 1993. International Federation of the Red Cross and Red Crescent Societies. Handbook for Delegates. Management, Sciences for Health. El Suministro de Medicamentos. Boston; 1989. Mdecins Sans Frontires-France. Aide l'organisation d'une mission. Situation - Intervention. Volume II., 2me. dition. Paris: MSF; 1994. Mdecins Sans Frontires-Holland. Freight and Transport Management. Logistic Guideline. Module 4.4, 2nd. Ed. draft. Amsterdam: MSF; 1994. Mdecins Sans Frontires-Holland. Warehouse and Stock Management. Logistic Guideline. 4th. Ed. draft. Amsterdam: MSF; 1996. Oficina Nacional de Prevencin y Atencin de desastres, Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Pautas para las misiones diplomticas y consulares de Colombia en casos de desastre. Organizacin Panamericana de la Salud. Asistencia humanitaria en caso de catastrophes. Gua para proveer ayuda eficaz. Washington, D.C.: OPS; 1999. Organizacin Mundial de la Salud. Directrices sobre donativos de medicamentos. Ginebra: OMS; 1996. Organizacin Mundial de la Salud. El nuevo botiqun de urgencia. Primera Edicin. Ginebra: OMS; 1992. Programme Alimentaire Mondial. Stockage de denres alimentaires. Manuel des pratiques d'entreposage. Roma: PMA; 1979 Quirs Cuadra G. Guidelines for Health Logistics Management in Emergency Situation. Ginebra: OMS; 1999. Quirs Cuadra G. La cadena logstica de los suministros en emergencia. Oficina Regional para Emergencias en Amrica Central y el Caribe de Mdicos Sin Fronteras. San Jos, Costa Rica: 1996. Servicios Aduaneros Avimay. Incoterms 1990-2000. San Jos, Costa Rica; 2000. United Nations Children Found. Assisting in Emergencies, a Resource Handbook for UNICEF Field Staff. Geneva: UNICEF; 1986. United Nations High Commissioner for Refugees. Supplies and Food Aid Handbook. Geneva: UNHCR; 1989. Autres publications en consultation

Comisin Centroamericana de Transporte Martimo. Distribucin fsica internacional y logstica. Memoria del seminario. San Jos: Cmara de Exportadores de Costa Rica; 1999. Department of Humanitarian Affairs, United Nations. Study on Emergency Stockpiles. 2nd Edition. Geneva: DHA; 1994. Guide to Incoterms. ICC Publishing Corporation Inc. New York. Gomez G. General Presentation of the Global Supply Chain. Apuntes para el curso. Mdicos Sin Fronteras. Lloyd Roberts D. Staying Alive. Ginebra: International Committee of the Red Cross (ICRC); 1999. Organizacin Panamericana de la Salud. El rea de trabajo de los equipos SUMA. Proyecto SUMA. Colaboracin de la Cruz Roja Costarricense. San Jos, Costa Rica; 1993. Organizacin Panamericana de la Salud. Los desastres naturales y la proteccin de la salud. Washington, D.C.: OPS; 2000. Organizacin Panamericana de la Salud. Manuales del usuario de SUMA: nivel central, mdulo unidad de terreno y mdulo manejo de bodega. Washington, D.C.: OPS; 1999. Refugee Policy Group. Access to Food Assistance: Strategies for Improvement. Working paper. 1992. The Sphere Project. Humanitarian Charter and Minimun Standards in Disaster Response. Geneva: The Sphere Project; 1998. Unin Internacional de Telecomunicaciones. Manual de la UIT-D sobre comunicaciones de socorro en situaciones de catstrofe. Ginebra; 2000. Documento 2/167 y 2/168. http://www.itu.int/ITU-D-StGrps/SGP_1998-2002/SG2/Dcouments/DocList.htm United Nations Development Program. Emergency Relief Items. Compendium of Generic Specifications. New York: UNDP; 1995. US Agency for International Development. Office of Foreign Disaster Assistance (OFDA/AID). Field Operations Guide For Disaster Assesments and Response. World Food Programme. United Nations. The Air Cargo Tariff. TACT rules. PO box 903. 2130 EA Hoofddorp. The Netherlands. Food Storage Manual. 2nd Edition. 1983. Programme de Prparatifs pour les Urgences et de Coordination des Secours en Cas de Catastrophe Organisation Panamricaine de la Sant Bureau Rgional de l'Organisation Mondiale de la Sant En 1976, l'OPS a cre ce programme pour rpondre la demande des Pays Membres d'tablir une unit technique pour aider le secteur sant renforcer les activits de prparatifs, rponse

et attnuation des catastrophes. Ds lors, son but principal est d'appuyer de faon systmatique le secteur de la sant en renforant les programmes nationaux pour la rduction des catastrophes et leur interaction avec tous les secteurs engags dans cette voie. Cet appui a t canalis dans trois domaines principaux. Les prparatifs, en plus de la promotion systmatique pour renforcer ces programmes dans les ministres de la sant, les actions de formation ( travers des centaines de cours et d'ateliers) et l'laboration et distribution de matriels de formation (livres, diapositives et vidos) sont des activits rgulires du programme. L'attnuation est galement trs importante, investir dans la prparation pourrait sembler inutile, mais lors d'une catastrophe, l'hpital ou le centre de sant s'croule, juste au moment de plus grand besoin. L'OPS favorise et appuie son inclusion dans les programmes nationaux pour la rduction des catastrophes. La rponse aux catastrophes, l'OPS travaille avec les pays affects pour: identifier et valuer les besoins et les dommages, mener bien la surveillance pidmiologique et le contrle de l'eau potable, mobiliser l'assistance internationale et grer les approvisionnements humanitaires. L'OPS a tablit le Fonds Volontaire d'assistance pour les Urgences, qui vise toucher de l'argent pour appuyer les activits post-catastrophe. Le Programme compte de plus, sur plusieurs projets techniques spciaux: Attnuation des Catastrophes dans les Hpitaux et Systmes d'Eau Potable, Systme de Gestion des Approvisionnements Humanitaires (SUMA), utilisation de l'Internet pour les Catastrophes et les Urgences et le Centre Rgional d'Information pour les Catastrophes (CRID). Bureaux du Programme de Prparatifs pour les Dsastres (information actualise en Janvier 2003) Sige Central 525 Twenty-third Street, N.W. Washington, D.C. 20037, USA Tel: (202) 974-3520; Fax: (202) 775-4578 disaster@paho.org Amrique du Sud Apartado Postal 17-07-8982 Quito, Ecuador Tel. (593-2) 246-0330; (593-2) 246-0215 Fax (593-2) 246-0635 pedecu@ecu.ops-oms.org

Amrique Centrale

Les Carabes

Apartado Postal 3745 San Jos 1000, Costa Rica

P.O.Box N 508 Bridgetown, Barbade

Tel: (506) 224-6395; (506) 224-6690 Tel.(246)426-3860; Fax(246)436-9779 pedcor@cor.ops-oms.org disaster@cpc.paho.org

Visitez le site web: www.paho.org/desastres Centre Rgional d'Information sur les Catastrophes pour l'Amrique Latine et les Carabes La gestion des catastrophes est surtout une gestion de l'information et le but du CRID est de contribuer ce que les pays d'Amrique latine et des Carabes aient le meilleur accs possible aux sources et ressources d'information sur les catastrophes, en aidant ses utilisateurs prendre les dcisions les plus convenables pour la gestion et la rduction de leurs effets. Le CRID compte sur le support de six organisations et agences et ses objectifs concrets sont les suivants:1
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. L'Organisation Panamricaine de la Sant - Bureau Rgional de l'Organisation Mondiale de la Sant (OPS/OMS); la Stratgie Internationale pour la rduction des Catastrophes. (UN/EIRD); la Commission Nationale de Prvention des Risques et Attention des Urgences du Costa Rica (CNE); la Fdration Internationale des Socits Nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge (IFRC); le Centre de Coordination pour la Prvention des Catastrophes Naturelles en Amrique Centrale (CEPREDENAC ) et le Bureau Rgional d'Urgences de Mdecins sans Frontires (MSF). Amliorer la compilation, traitement et dissmination d'information concernant les catastrophes; Renforcer les capacits locales et nationales pour l'tablissement et l'entretien de centres d'information sur les catastrophess; Promouvoir l'usage de technologies d'information; Appuyer le dveloppement du Systme Rgional d'information sur les Catastrophes. Le CRID offre les services suivants: Recherches bibliographiques travers Internet; de CDROM ou de consultation directe au Centre; Publication et distribution de bibliographies (Bibliodes); Accs direct par Internet une large collection de documents complets; Distribution de publications et du matriel de formation;

Edition et distribution de matriels didactiques sur la gestion des units d'information, mthodologie bibliographique, thesaurus et Internet; Distribution massive de matriels d'information publique et technique; Conseil technique et formation pour crer des centres d'information sur les catastrophes. Le CRID favorise et appuie le renforcement d'un systme rgional d'information en Amrique Latine et aux Carabes travers: le support technique aux centres nationaux et locaux, le dveloppement de mthodologie, instruments et outils communs et la cration de services communs. Connaissez le CRID sur Internet en visitant la page web: www.crid.or.cr Centre Rgional d'Information sur les Catastrophes (CRID) Apartado Postal 3745-1000 San Jos, Costa Rica Tel: (506) 296-3952, Fax: (506) 231-5973 crid@crid.or.cr CRID, la meilleure source d'information sur les catastrophes en Amrique Latine et aux Carabes. Suma Qu'est-ce que le SUMA? Au dbut des annes 90, les pays de l'Amrique Latine et des Carabes ont uni leurs efforts, avec l'appui de l'Organisation Panamricaine de la Sant, le gouvernement de Pays-Bas et la Croix Rouge Colombienne pour mettre au point SUMA, le Systme de Gestion des Approvisionnements. SUMA est un outil de gestion d'information qui permet d'aider les pays amliorer la gestion et assurer qu'il y existe une efficacit et une transparence dans la rception et la distribution de l'aide humanitaire. SUMA permet aux administrateurs des catastrophes d'apporter l'information ncessaire aux donneurs et agences humanitaires l'information dans le but de rendre comptes quant l'aide reue. Que fait SUMA? Il identifie, spare et classifie les approvisionnements humanitaires qui arrivent; Il donne priorit aux approvisionnements selon les besoins de la population affecte; Il consolide toute l'information sur les articles reus dans une base de donnes; Il apporte un schma clair de la circulation des dons; Il facilite et encourage la prparation de rapports et l'change d'information de tous les acteurs (gouvernements, ONG, donneurs, etc.). Qui opre SUMA?

SUMA forme des quipes nationaux et favorise l'autosuffisance en assurant que les pays puissent grer l'aide humanitaire avec leurs propres ressources. Les quipes nationaux sont composs des volontaires des corps des agences de sant, dfense civile ou comits d'urgence, forces armes, Ministres des Affaires Etrangres, dpartements des douanes, Croix Rouge, ONG, et autres organismes. Plus de 2000 volontaires ont dj t forms dans les pays de l'Amrique latine et des Carabes. SUMA,vers un standard global dans la gestion des approvisionnements humanitaires. SUMA est accept dans les pays d'Amrique Latine et les Carabes comme le systme standard pour la gestion des approvisionnements de secours. Les pays sont maintenant en train d'exporter ce modle d'autres rgions du monde qui ont demand de l'assistance et de la formation sur le systme SUMA pour remplir leurs besoins en ce qui concerne la gestion des catastrophes. Pour plus d'information crire : Projet SUMA Organisation Panamricaine de la Sant 525 Twenty-third Street, N.W. Washington, D.C. 20037, USA Tel. (202) 974-3520; Fax: (202) 775-4578 suma@paho.org ou visitez sur Internet: www.disaster-info.net/SUMA Couverture Arrire Logistique et gestion des approvisionnements humanitaires dans le secteur sant Les urgences et les catastrophes reprsentent des preuves trs exigeantes pour la capacit logistique et d'organisation des pays sinistrs. Le dfi est ressenti avec une intensit particulire dans le secteur sant, o les faiblesses dans la gestion des approvisionnements peuvent avoir des consquences fatales. La gestion des approvisionnements, que ce soit en provenance du march local ou de l'aide extrieure, reprsente, dans la plupart des cas, un problme de logistique complexe qui ne peut pas dpendre de l'improvisation ou des dcisions d'urgence. Leur acquisition, stockage, mobilisation et distribution aux personnes affectes par une urgence ou une catastrophe ncessitent une structure minime d'organisation afin de mener une gestion efficace et une meilleure utilisation des ressources. Ce nouveau livre offre des indications et des critres pour ce faire. En tant que guide pratique, il tablit clairement que la logistique doit tre intgre comme une activit permanente dans la planification et les prparatifs pour les catastrophes dans les pays et les organisations qui travaillent dans ce domaine. De mme les diffrents moments du parcours des approvisionnements (ds leur origine jusqu'au destinataire finale) constituent une

chane dont les secteurs sont tous lis. Publi conjointement par l'OPS et l'OMS, le livre reprend une longue srie d'annes d'exprience (grce, surtout, l'application de la mthodologie SUMA). Quoique les approvisionnements mdicaux et pharmaceutiques subissent une attention spciale, les techniques et procdures proposes peuvent tre appliques avec un critre multisectoriel, dans tout contexte d'opration d'urgence. Programme des Prparatifs pour les Situations d'Urgences et de Secours en cas de Catastrophe Dpartement d'Urgences et Action Humanitaire Dveloppement Durable et Environnements Sains Organisation Mondiale de la Sant 20, Avenue Appia CH 1211 Ginebra 27, Suiza

Organisation Panamricaine de la Sant

525 Twenty-third Street, N.W., Washington, D. C. 20037, EUA