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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BODEGA

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Managua, Nicaragua Septiembre, 2006

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INDICE
I. II. INTRODUCCIN __________________________________________________________1 NORMAS GENERALES Y ESPECFICAS _____________________________________2 2.1. NORMAS GENERALES ________________________________________________2 2.2 NORMAS ESPECFICAS ________________________________________________2 RECEPCIN DE BIENES ___________________________________________________2 ALMACENAMIENTO _______________________________________________________4 DESPACHO ______________________________________________________________4 TOMA DE INVENTARIO ____________________________________________________5 BAJA DE INVENTARIO _____________________________________________________7 III. PROCEDIMIENTOS DE BODEGA __________________________________________8 3.1. RECEPCION DE BIENES _______________________________________________8 3.2. ALMACENAMIENTO __________________________________________________10 3.3. DESPACHO _________________________________________________________11 3.4. TOMA DE INVENTARIO ________________________________________________12 3.5. BAJAS DE INVENTARIO _______________________________________________13 IV. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE BODEGA___________________________________15 SOLICITUD DE PEDIDO___________________________________________________16 ENTRADAS A BODEGA ___________________________________________________19 SALIDA DE BODEGA _____________________________________________________22 BOLETA DE INVENTARIO FISICO___________________________________________24

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I.

INTRODUCCIN

El Instituto Nacional Tecnolgico INATEC, para fortalecer la gestin administrativa y agilizar los procesos de trabajo, ha adecuado los Manuales de Normas y Procedimientos, acordes a la nueva estructura administrativa. Con base en lo anterior, la Direccin de Desarrollo Organizacional, ha procedido a realizar el Manual de Normas y Procedimientos de Bodega, con los aportes, sugerencias y experiencias del personal que labora en la Unidad de Bodega. Estas acciones estn destinadas a mejorar los servicios y la calidad que se requiere para la ejecucin de los procesos dentro de la Unidad de Bodega. Los objetivos del presente Manual de Normas y Procedimientos de Bodega son garantizar la aplicacin de las Normas Tcnicas de Control Interno orientadas por la Contralora General de la Republica y los procedimientos administrativos que regulen las acciones sobre los bienes de Bodega, as como regular las acciones sobre requerimientos de artculos, despacho, recepcin, almacenamiento y toma de inventario fsico. El presente Manual, ha sido diseado con el fin de que los funcionarios y trabajadores involucrados en los procesos, dispongan de las herramientas tcnicas y metodolgicas para utilizarlas debidamente en su diario laborar y obtener los mejores resultados. El Manual est estructurado en tres (3) secciones o apartados. En la primera se presentan las Normas Generales y Especificas, que regulan los procesos de Bodega, en la segunda se describen los Procedimientos que guiarn los mtodos de trabajo y en la tercera seccin se renen las Formas a utilizar en los procesos. Es responsabilidad de la Direccin Administrativa y del Departamento de Servicios Generales garantizar la correcta implementacin de las Normas, Procedimientos y Formas establecidas en el presente Manual, el cual adems contar con el asesoramiento y asistencia tcnica de la Direccin de Desarrollo Organizacional.

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II.

NORMAS GENERALES Y ESPECFICAS

2.1. NORMAS GENERALES 1. Establecer las Normas y Procedimientos que aseguren el adecuado registro, almacenamiento, entrega y otros movimientos del Inventario. De su conservacin, seguridad, manejo y control. Efectuar controles internos que verifiquen las existencias fsicas de los bienes almacenados, garantizando la toma fsica de los inventarios. Establecer mecanismos para determinar y asegurar niveles mnimos de existencias.

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2.2 NORMAS ESPECFICAS Recepcin de Bienes 1. Las funciones de recepcin, almacenamiento, despacho, registro, deben ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el Sistema de Inventario de Bodega. El Responsable de Servicios Generales y el Coordinador de Bodega son las personas que deben asumir responsabilidad y la obligacin de cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos de Bodega. La Direccin Administrativa debe enviar al Departamento de Servicios Generales una copia de la orden de compra sea la solicitud de compra del Nivel Central de los Centros de Formacin Profesional, El Responsable de Servicios Generales deber efectuar control interno sobre las adquisiciones antes de darle entrada a Bodega. Con excepcin de los productos que se entregan directamente a los Centros de Formacin Profesional. El oferente al proceder a la entrega de materiales debe presentarse en el Departamento de Servicios Generales en el Centro de Formacin Profesional para que el Responsable de ese Departamento la persona designada en el Centro de Formacin Profesional para tal fin proceda a cotejar la factura de los productos a entregar contra la orden de compra. El Responsable de Servicios Generales la persona designada para ello, en los Centros de Formacin Profesional debe emitir solvencia para que la Bodega proceda a la recepcin de los materiales. Si lo facturado no est completo se indicar plazo de entrega en la solvencia.

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No se aceptar el pedido si al cotejar el Responsable de Servicios Generales, decide que el pedido est incompleto, es de baja calidad debe reportar el caso a Adquisiciones para su debido reclamo cancelacin del proceso. Notificando a la Direccin de Contrataciones del Estado. La Direccin de Adquisiciones debe tramitar con el oferente nota de crdito y descuento cuando este no hubiere cumplido con el tiempo estipulado en la solvencia. El Coordinador de la Unidad de Bodega deber recibir los productos una vez, que Servicios Generales le emita la solvencia al Proveedor indicando que la orden de compra coincide con la factura, que todo est correcto solvencia indicando plazo de entrega por productos faltantes conforme a la orden de compra.

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10. En Bodega deben recibir los productos con los documentos: ? Copia de orden de compra. ? ? Facturas del Proveedor en original cuando es compra al contado ? es compra al crdito. ? Solvencia. ? ? Detalle de la distribucin conforme a la solicitud de compra. ? y copia cuando

11. La Unidad de Bodega debe introducir los datos en el sistema para emitir y sellar la Entrada a Bodega. Bodega remite a la Direccin de Adquisiciones para efectos de pago y archivo, los documentos: ? ? ? ? ? ? ? ? Copia de orden de compra Factura ( s ) originales Solvencia emitida por Servicios Generales. Entrada a Bodega en original

12. Todo formulario de entrada o salida debe estar prenumerado y el que se invalide o anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntndolo al reporte de Contabilidad para su control. El formato prenumerado entrada a Bodega, debe ser el documento que ampara cualquier entrada a Bodega originada por: compras devolucin donaciones y otras causas 13. La codificacin de los artculos nuevos que ingresan a Bodega debe ser realizada por el Coordinador de Bodega en el sistema automatizado de Bodega, en el caso de los activos fijos nuevos, la codificacin deber realizarla el Departamento de Control de Bienes. 14. Se establecern existencias mnima y mxima de productos de consumo regular, materiales y suministros a fin de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.

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Almacenamiento 15. Las existencias fsicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemtica a fin de facilitar su ubicacin, despacho y el recuento selectivo. 16. Los artculos como insecticidas, detergentes y productos qumicos deben ubicarse a regular distancia de los productos para consumo humano, para evitar contaminacin. 17. La papelera y otros productos que puedan ser daados por agua o humedad, deben ser colocados en los estantes o polines. 18. El Coordinador de Unidad de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra incendios, robos u otros desastres que puedan afectar los artculos almacenados. Estas medidas deben ser aprobadas por su jefe inmediato. El Sistema Automatizado de Bodega debe: 19. Garantizar que la informacin tenga resguardo (back up) y que se aprovisione un historial mensual de los valores, movimientos y saldos de existencias al ltimo da de cada mes, grabados para control interno y fines de consulta. Este archivo histrico debe almacenar hasta un mnimo de tres aos de operaciones, por reas de consumo, compras y saldos. 20. Proveer la boleta de inventario para ser llenado con la informacin necesaria. La boleta de inventario debe ser el documento oficial para la toma de inventario, compuesto por tres partes desprendibles, conteniendo impresiones similares, la tercera parte se ubica donde se encuentra el artculo segn existencia,, la primera parte es utilizada para el primer conteo y la segunda es para el conteo reconteo. Los equipos de inventario completan la boleta a mano, y la reportan al Coordinador General del inventario. Despacho 21. Para todo trmite de pedido debe utilizarse El documento mediante el cual, las dependencias pedidos a Bodega, firmada y sellada por el solicitante y autorizada por el Responsable Generales. formato SOLICITUD DE PEDIDO organizativas deben efectuar sus Responsable de la dependencia del Departamento de Servicios

22. Debe realizarse una programacin de despacho de acuerdo a las necesidades del rea y del tipo de material, a fin de agilizar la atencin de los pedidos. 23. Se debe manejar un control de unidades lmites a ser despachadas, de aquellos artculos de oficina de consumo mensual o peridico, fijando como parmetro el nmero de empleados por dependencia y el criterio lgico de uso de los artculos, a fin de racionalizar el consumo y la inversin econmica en inventarios.
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24. Para todo trmite de salida debe utilizarse la forma automatizada SALIDA DE BODEGA documento que ampara toda salida de artculo ocasionada por: ? Solicitud de pedido de la unidad organizativa solicitante. ? ? Bajas de inventario por mermas, daos, obsolencia o prdida, acompaada de la ? acta correspondiente. ? Cualquier otro tipo de salida motivada por devolucin a proveedores o traslado. ? 25. Toda salida de Bodega de un activo fijo debe ser remitida a Control de Bienes junto con copia de la factura al cierre de cada mes. El documento original de la salida de Bodega es remitido a Contabilidad. 26. El Auxiliar de Bodega, al momento de la entrega debe cerciorarse que el cdigo y descripcin del artculo corresponda al solicitado. 27. La Unidad de Bodega no debe realizar despachos con vales, en forma verbal u otro medio que no sea el sealado en las normas generales y especficas y los procedimientos. 28. Todo artculo devuelto a Bodega, en el mismo estado fsico que se le dio en la salida, debe ingresar con el mismo precio unitario que fue despachado. Si el artculo viene daado no debe aceptarse su devolucin. Toma de Inventario 29. Los Inventarios fsicos deben ser realizados por personas ajenas a la Unidad de Bodega. El Coordinador de la Unidad de Bodega deber estar presente mientras se realiza la toma de inventario. 30. Previo al inventario el Coordinador de la Unidad de Bodega debe asegurarse que los artculos estn debidamente ordenados e identificados, para facilitar el conteo de los mismos y se debe elaborar un instructivo que debe contener como mnimo lo siguiente: 31. Mtodo de verificacin posterior del recuento ya efectuado. Formulacin de un corte de inventario tanto de la recepcin como de la entrega de los artculos. 32. El Supervisor designado de la toma de inventario, estar facultado para decidir medidas necesarias de acuerdo a las normas de control interno y principios de Contabilidad generalmente aceptados, a fin de garantizar la correcta toma de inventario. 33. Durante el inventario no se deben efectuar despachos ni recepciones, se debe comunicar a las dependencias organizativas la fecha ltima de despacho y su reapertura.

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34. Cuando se practique inventario general se debe elaborar una acta firmada por el supervisor General de inventario y por el Coordinador de la Unidad de Bodega, se comunicar a la Auditora Interna, quedando a criterio de la misma, la incorporacin de un delegado observador. 35. La Auditora Interna debe participar en la realizacin de los inventarios como observador, no ejerce actividad ejecutante. Formulario a utilizarse en conteo fsico. 36. El inventario fsico requiere de dos grupos de trabajo: Primer Grupo: realiza el primer conteo, debe ser coordinado por un representante de Control de Bienes, designado por la direccin administrativa y un ayudante del personal de Bodega, supervisado por el Responsable de Servicios Generales. El conteo y valoracin de los artculos debe ser responsabilidad de Contabilidad, correspondiendo al Responsable del Departamento de Contabilidad decidir sobre el mtodo y procedimiento de valuacin a utilizar. Segundo Grupo: realiza el segundo conteo, debe ser coordinado por un empleado perteneciente a Contabilidad designado por el Responsable de Contabilidad y por un ayudante que no sea personal de Bodega. Una vez cotejadas las cifras de las cantidades del primer conteo el delegado del Departamento de Contabilidad de inventario firmar la boleta de inventario remitindola al operador del sistema automatizado ( Secretaria de Servicios Generales ), para su procesamiento. Durante el proceso de inventario fsico el Coordinador de Bodega y la Coordinadora de Reproduccin sirven de apoyo a los grupos de inventario. 37. Si existen diferencias entre el primero y el segundo conteo, el delegado del Departamento de Contabilidad debe orientar a los dos coordinadores de grupo para que realicen un tercer conteo y establecer la cifra correcta. Proceso de Control de Bodega: 38. El Coordinador de Bodega, debe manejar los registros auxiliares para el control de inventario, el cual debe contener la siguiente informacin: ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Cdigo del artculo Descripcin del artculo Entradas y salidas en unidades y valores Precio unitario Saldo en unidades y valores Ubicacin del artculo Existencias mximas y mnimas
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39. Actualizar una base de datos que contenga los artculos de consumo bsico y de uso regular, que son de vital importancia para el funcionamiento administrativo de la Institucin. 40. El Coordinador de Bodega graba en el Sistema de Inventarios, precio unitario de cada artculo que ingrese a Bodega conforme a la factura del proveedor. En caso de fuerza mayor se autorizar al Auxiliar de Bodega. 41. El inventario total de existencia fsica debe estar cubierto por una pliza de seguros contra todo riesgo. El Coordinador de Bodega y el Director de Adquisiciones deben estar respaldados por una pliza de seguro de caucin correspondiente. 42. El Coordinador de Bodega de inventario debe calcular el precio unitario por artculo, considerando los descuentos y valores impositivos (IVA) utilizando hasta seis dcimas, y en caso se amerite siete dcimas, estos valores sern grabados en el sistema automatizado, y en casos de fuerza mayor podr acceder las el auxiliar de Bodega, a sin ser accesados por el personal de Bodega. 43. Los registros de los inventarios deben conciliarse peridicamente con las cuentas de control del mayor general y efectuar las comparaciones entre los Auxiliares de Bodega y la Contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar cualquier diferencia existente. En caso de fuerza mayor se autoriza al Auxiliar de Bodega. 44. Practicar inventario fsicos: dos veces al ao, a fin de constatar las existencias fsicas, estado de conservacin y almacenamiento de los artculos, sorpresivos y especiales cuando el caso lo amerite.. 45. Las diferencias detectadas en el recuento fsico deben ser conocidas por los funcionarios de la Direccin General Administrativa Financiera, Direccin Administrativa, Departamento de Control de Bienes y Auditora, posterior a las investigaciones del caso, para autorizar los ajustes correspondientes. 46. El Responsable del Departamento de Servicios Generales inmediato superior de Bodega debe efectuar supervisiones peridicas aleatorias como control interno. As mismo durante se realicen inventarios fsicos en Bodega sorpresivos y especiales. Reportar cualquier merma prdida a lo inmediato a los superiores. Baja de Inventario 47. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe supervisar peridicamente el Estado fsico de los materiales que presenten daos, merma deterioro. 48. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe revisar peridicamente, los artculos de poca rotacin a fin de evitar obsolescencia, dao o merma y plantear a su jefe inmediato medidas precautorias al respecto.

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49. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe elaborar un Reporte mensual de las entradas y salidas de Bodega, as como de los movimientos efectuados.

III.

PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

3.1. RECEPCION DE BIENES Control Previo a recepcin de materiales: Recibe los bienes y procede de la siguiente forma: El oferente al proceder a la entrega de materiales se presenta en el Departamento de Servicios Generales para que el Responsable de ese Departamento proceda a cotejar la factura(s) de los productos a entregar contra la orden de compra. Si no hay diferencias entre los documentos el Responsable de Servicios Generales emite una solvencia, indicando que la factura est conforme a la orden de compra. Si la factura no coincide con la orden de compra y estn entregando menor cantidad en productos menores, considera la opcin de recibir no el pedido, Servicios Generales le emite la solvencia carta de compromiso indicando un plazo de cinco das hbiles para completar la entrega y se la comunica a la Direccin de Adquisiciones. Cuando sea recepcin parcial y los totales no coincidan, debe cerciorarse que la factura ampare totalmente los artculos a recibir; cuando por motivos de rebaja, descuentos modificaciones de precios favorables, el monto de la factura es menor, las cantidades y especificaciones coincidan con la orden de compra, la recepcin es aceptada y se razona en la orden de compra el por que de la diferencia. Si el valor de la factura es mayor que el de la orden de compra la recepcin no ser aceptada. Si el plazo prudencial no se cumple Adquisiciones procede a solicitar al Proveedor la Nota de Crdito. Para procesar los tramites de solicitud de cheque adjuntando la Nota de Crdito Con la solvencia que le entrega el Departamento de Servicios Generales, el Proveedor procede a entregar en Bodega los materiales solicitados, revisand o la calidad y la concordancia con lo solicitado. Remite al Coordinador de la Bodega, copia de la factura(s), copia de la orden de compra y la solvencia y/o carta compromiso de faltantes emitida por Servicios Generales a la Direccin de Adquisiciones se e remiten los l documentos antes sealados ms la copia de la entrada a Bodega, para el control del expediente de la compra y para la solicitud de emisin de cheque. Adquisiciones es el responsable de gestionar la nota de crdito el descuento. Todo formulario de Entrada o Salida debe estar prenumerada y el que se invalide anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntndolo al reporte de Contabilidad para su Control.

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El formato prenumerado de entrada a Bodega, es el documento que ampara cualquier entrada a Bodega ocasionada por: compras devolucin donaciones y otras causas El Responsable de Servicios Generales verifica que la descripcin anotada en la orden de compra y en la factura, correspondan al producto. El Coordinador de Bodega revisa y cuenta que la mercadera est en buen estado (calidad y vigencia) y cumpla con los requerimientos. El Auxiliar junto al Ayudante de Bodega cuentan las unidades y las cotejan con las cantidades anotadas en la orden de compra y la factura(s). Si un artculo viene daado, incompleto no conforme a las especificaciones, las comunica al Responsable de Servicios Generales para que se pronuncie al respecto de aceptar no la factura con estos faltantes diferencias. Para lo cual el Responsable de Servicios Generales elabora una carta compromiso detallando los productos pendientes con un plazo mximo de cinco das para recibir los materiales que se compromete el Proveedor a entregar (constancia para Bodega para continuar recepcin). Si los artculos y documentos llenan los requisitos de recepcin, el Coordinador de Bodega procede a elaborar mediante el sistema automatizado, el documento prenumerado "Entrada a Bodega" en original y tres copias. Revisa, sella y firma en el "Recibido de Bodega", y obtiene firma de "entregado" del proveedor. El Coordinador de Unidad registra en el libro de control de entradas: ? ? ? ? ? ? ? ? Nmero de la entrada a Bodega Nmero de la Orden de Compra Nmero de la (s) factura (s) Fecha de cada recepcin efectuada ( pudiendo ser nica por recepcin completa varias segn recepcin parcial ? Carta de Compromiso si la hubiere. ? Distribuye los documentos de la entrada a Bodega; la primera copia la enva a la Direccin de Adquisiciones junto con la factura original, solvencia y/o carta de compromiso, la primera copia la enva al Departamento de Contabilidad, la segunda la adjunta a la copia de la orden de compra y las archiva en Bodega para registro en Master Kardex y la tercera la entrega al proveedor. El Coordinador de Bodega elabora las Entradas a Bodega, revisa y codifica cada artculo y calcula el valor unitario. El Coordinador de Bodega recibe los documentos, retiene temporalmente los que corresponden a las recepciones parciales, hasta completar el pedido conforme a carta de compromiso.
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Podr dar entrada a Bodega, a aquellas entregas parciales que conforme a carta de compromiso forman parte de una orden de compra y puede hacer entrega de dichos bienes materiales, resguardando los documentos de entrega hasta completar el pedido y procediendo segn prrafo anterior. 3.2. ALMACENAMIENTO El Coordinador de Unidad de Bodega Auxiliar de Bodega para el almacenamiento de los artculos considera y prev lo siguiente: Anaqueles, estantes, casilleros, lugares y sitios destinados para almacenar artculos, estn identificados de forma numrica. Todo artculo tiene un espacio de ubicacin, de acuerdo a su volumen, tamao, peso, forma, fragilidad y toxicidad. Artculos de mayor rotacin estn ubicados en lugares accesibles, en grupos homogneos de fcil alcance; y los de lenta rotacin en sitios que no obstaculicen el acceso a los de rpida rotacin. El acomodamiento y estibamiento es adecuado, considerando la fragilidad del artculo, procurando ubicar a la mano los de mayor tiempo de almacenaje, para que se cumpla con el principio general de almacenamiento: El primero en entrar, ha de ser el primero en salir. Garantiza la libre movilidad al personal de Bodega, procura el espacio apropiado para la recepcin, despacho, pre-despacho y pasillos. Realiza los pre-despachos con anticipacin de acuerdo con la programacin, evita das pico de congestionamiento. Los artculos de tamao pequeo y valor significativo estn resguardados en anaqueles con llave. El Auxiliar de Bodega recepciona los materiales preparara el espacio adecuado para colocarlos en el sitio correspondiente. Cuando sean repuestos, accesorios, materiales u otros que requieren de cuidados especiales, se entregan con rapidez para evitar daos y deterioros a los mismos. El Auxiliar de Bodega procede al desembalaje de atados, cajas, paquetes, etc. sin romper o daar los materiales, tratando de conservar los envases que sean posibles. Estos envases vacos (cajas, cartones, sacos, bidones, etc.), se separan y o rdenan fuera de la Bodega, para usarse posteriormente en el despacho.

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El Coordinador de Bodega y el Auxiliar de Bodega proceden una vez recibidos los materiales, conforme la entrada a Bodega a su almacenamiento, colocndolos en la ubicacin prevista utilizando las tcnicas y normas de almacenamiento. 3.3. DESPACHO Las Unidades Organizativas elaboran solicitud de pedido de conformidad al formato establecido, en original y copia. Firma y sella el Responsable de la Direccin o rea solicitante, previa consulta en presupuesto de la disponibilidad de fondos en el rengln correspondiente. El Departamento de Servicios Generales recibe la solicitud de pedido en original y copia, revisa, aprueba artculos y sus cantidades de acuerdo a las normas de racionalizacin establecidas, criterios y polticas administrativas. Firma y sella en el lugar de "Autorizado". El Coordinador de Bodega recibe la solicitud de pedido en original y copia, asigna nmero consecutivo y programa su atencin conforme el calendario de despacho. Entrega copia a unidad solicitante, para fines de archivo. Entrega los originales de la solicitud de pedido al Ayudante de Bodega para que prepare el pedido junto a la salida automatizada de Bodega si hay o no existencia del producto. El Ayudante de Bodega prepara el pedido conforme a las cantidades autorizadas, revisa el cdigo de los artculos solicitados, retira del estante los artculos con existencia, chequea cada tem despachado y una vez atendido lo pasa al Auxiliar de Bodega. El Coordinador de la Unidad de Bodega procede a elaborar el documento automatizado Salida de Bodega en original y tres copias. En el caso de haber discrepancias entre la forma Salida de Bodega y la existencia fsica el Coordinador de Bodega indica al Auxiliar de Bodega que verifique la existencia de los productos sealados, si hay se incorpora en el documento de salida, en caso que no haya existencia fsica (se investiga la discrepancia), para su posterior correccin. El Coordinador de Unidad de Bodega remite la original de la Salida de Bodega a Contabilidad y guarda la primera copia para el archivo de Bodega, la segunda dependiendo del artculo que se despacha: llantas, repuestos etc. (transporte) material de limpieza (Departamento de Servicios Generales), Activos Fijos (escritorios, archivadoras, computadoras etc. (Control de Bienes). El Coordinador de Bodega verifica los datos del documento de Salida de Bodega, firma dando el VoBo, y lo pasa al Auxiliar de Bodega para su despacho Auxiliar de Bodega procede al despacho conforme la Salida de Bodega autorizada, firma y sella en el espacio despachado por. La unidad solicitante en la fecha

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programada, recibe el pedido conforme la "Salida de Bodega"; firma "Recibido por", recibiendo la tercera copia para su archivo. 3.4. TOMA DE INVENTARIO El Coordinador de Inventario recibe y revisa la documentacin que contiene los datos necesarios para las anotaciones del inventario (boletas de primer y segundo conteo). El Responsable del Departamento de Contabilidad prepara la documentacin, instrucciones y formatos para la toma de inventario y define los diferentes listados automatizados que se deben emitir al finalizar el inventario. El Responsable del Departamento de Contabilidad recibe y revisa la documentacin que contiene los datos necesarios para las anotaciones del inventario. El grupo del 1er. Conteo (Control de Bienes) inicia el inventario, identificando el artculo, su cdigo y descripcin, que corresponde tanto al fsico como a lo expresado en la forma (boleta), contndolos segn su unidad, y registrando el resultado en las casillas correspondientes. El Supervisor del primer grupo firma en el lugar que le corresponde en la boleta de Inventario, y entrega al Supervisor General de Inventario, la primera parte. El grupo del 2do. Conteo (Contabilidad) realiza segundo conteo y registra la cantidad inventariada en la forma boleta de segundo conteo, y la entrega al supervisor de grupo, quien firma en el lugar que le corresponde en la boleta y la entrega al Supervisor General. El Supervisor General revisa boleta de segundo conteo que contiene la cantidad verificada en el tercer conteo y firmada por los supervisores de grupo, registra la cantidad correcta en la boleta de ubicacin y la firma, entrega la boleta de segundo conteo a la secretaria encarga de la grabacin de datos, elabora un reporte diario para controlar el avance del inventario y lo remite al Responsable de Contabilidad. Los Supervisores de Grupo (Contabilidad y Control de Bienes) realizan el tercer conteo y establecen la cifra correcta de la cantidad inventariada, la registran en la casilla de verificacin de la boleta de (2do.) segundo conteo, la firman y la entregan al Supervisor General. El Operador del Sistema (Secretaria Servicios Generales) y graba diariamente las boletas. finalizado el inventario, y una vez grabada toda la informacin, emite los listados de inventario predefinido por la Contabilidad y los pasa al Supervisor General del Inventario. El Supervisor General elabora un acta al finalizar el inventario, en original y (5) cinco copias firmada por el mismo y por el Responsable de Bodega. Al original se le anexa
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listados y boletas segunda parte, y se remiten al Departamento de Contabilidad, la primera copia se enva a la Unidad de Auditora, la segunda copia se enva a la Direccin de Administracin, la tercera copia a la Departamento de Servicios Generales, la cuarta copia a la Direccin de Adquisiciones y la quinta copia se archiva en la Unidad de Bodega junto con las boletas de primer conteo. 3.5. BAJAS DE INVENTARIO El Coordinador de Bodega supervisa peridicamente el estado fsico de los materiales almacenados, separa aquellos que presentan merma, ruptura, dao o deterioro, que clasifican el material como "fue ra de uso", inutilizado", "descartable" o "inexistente. El Coordinador de Bodega elabora un informe indicando el cdigo, descripcin, unidad, cantidad y el motivo u origen de la baja, lo enva al Departamento de Contabilidad con el visto bueno de su Superior Inmediato y las copias se remiten a la Unidad de Auditoria, Direccin Administrativa y al Departamento de Servicios Generales para su archivo, solicitando al Contador General la autorizacin para proceder a la baja de inventario y requiriendo a su vez, la presencia de un Contador y un delegado de Auditoria para su ejecucin. El Coordinador de Bodega, Supervisor de Inventario y Delegado de Auditora identifican y verifican los materiales sujetos a baja de inventario, su estado fsico y la cantidad. Constatado que realmente estn inservibles, se procede a levantar el acta de baja de Inventario y se solicita la firma de autorizado de la Direccin Administrativa para proceder con los siguientes pasos. El Coordinador de la Unidad de Bodega elabora el acta en original y tres copias y la Salida de Bodega en original y dos copias y los pasa al Supervisor de Inventario y Delegado de Auditoria. El delegado de Auditoria slo observa no firma el acta, el encargado de Bodega y el Supervisor revisan los documentos y firman. Se imprime en los documentos el sello de la bodega. El Coordinador de Bodega distribuye los documentos: El original del Acta y el original de la Salida de Bodega los entrega al Contador Supervisor de Inventario; la primera copia del acta y de la Salida de Bodega la guarda en el archivo de Bodega. La segunda copia del acta la entrega al Auditor Delegado y la tercera copia del acta y la segunda copia de la Salida de Bodega la remite a la Direccin Administrativa. El Coordinador de Bodega y Supervisor de Inmediato proceden a la destruccin o incineracin total de los materiales, o traslado al basurero municipal, de conformidad al Acta de Baja de Inventario. Concluida la operacin, levantan acta de destruccin en original y 4 copias, la firman y entregan: original al Contador Supervisor de Inventario, la 1 copia a Bodega, 2 copia a Control de Bienes, 3 copia a Auditora Interna y la 4 copia a la Direccin Administrativa.

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La Unidad de Bodega elabora un reporte mensual, de las entradas, salidas y traslados de los materiales existentes en Bodega, las bajas que se han efectuado y las situaciones que se han presentado con las existencias mnimas de los movimientos. Dirigido al Responsable del Departamento de Servicios Generales con copia a la Contabilidad.

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IV.

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE BODEGA

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO (INATEC) SOLICITUD DE PEDIDO Fecha: Dependencia Solicitante Cdigo Articulo de Unidad Medidas DESCRIPCION Cdigo Dependencia: Cantidad Solicitada Aprobada de

Responsable de Dependencia

Autorizado

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma

SOLICITUD DE PEDIDO

Objetivo Sirve para que cada rea elabore su pedido de papelera y tiles de oficina, de acuerdo con sus necesidades bimensuales.
Sistema o procedimientos Origen

Procedimientos de Bodega Dependencia, Solicitante. Computarizado, Original y copia Original de Bodega, Copia a la unidad solicitante Todas las dependencias organizativas. Carta, Forma impresa sin prenumerar.. (4 hojas) Fecha, mes y ao en que se elabora la solicitud. Anotar el cdigo del rea organizativa Nombre del rea que solicita el pedido Anotar el cdigo del artculo Unidad de medida del artculo Descripcin del articulo solicitado Anotar la cantidad a requerirse en el bimestre. La que aprueba la Direccin Administrativa o el Responsable de Servicios Generales, de acuerdo con los criterios de racionalizacin por dependencia, necesidad del bien y justificacin del uso del artculo. Firma y sello organizativa. del Director del rea

Elaboracin y tantos
Distribucin

Usuarios
Tamao y confeccin

DATOS A LLENAR Fecha


Cdigo de dependencia Dependencia solicitante Cdigo de artculo Unidad de medida Descripcin Cantidad solicitada

Cantidad aprobada

Responsable Dependencia

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Autorizado

Firma y sello del funcionario facultado para autorizar las solicitudes de pedido, sello de la dependencia que autoriza.

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO (INATEC)

ENTRADAS A BODEGA
No. Entrada: Fecha: Proveedor: Articulo Descripcin Unid Medida Anticipo No.

Cantidad

Precio Unit

Total

Entregado Por

Recibido Por

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma

ENTRADAS A BODEGA

Objetivo: Esta forma es el documento que controla el ingreso de los artculos a la Bodega. Sistema o Procedimiento
Origen Elaboracin y Tantos

Procedimiento de Bodega Bodega Automatizada, Original y tres (3) copias Original a Direccin de Adquisiciones. 1ra. Copia a Departamento de Contabilidad. 2da. Copia al Departamento de Bodega. 3ra. Copia; Proveedor. Bodega, Contabilidad, Compras.

Distribucin

Usuarios Tamao y Confeccin Carta, Forma automatizada prenumerada.


DATOS A LLENAR

Nmero Fecha Proveedor Cdigo del articulo Descripcin de Materiales Unidad de Medida Cantidad Recibida Costo Unitario

Numeracin consecutiva, asignada por el sistema. Da, mes y ao en que se realiza el ingreso. Se anota el nombre legal del proveedor Se anota el cdigo de cada artculo segn catlogo Anotar el nombre correcto del artculo conforme al catlogo o segn factura Anotar la Unidad de medida del artculo. Anotar la cantidad que est ingresando a bodega, segn factura y orden de compra. Anotar el precio unitario que consta de enteros y 6 decimales como mximo (debe hacerse en Contabilidad) Nombre y firma de la persona que entrega la mercadera a la bodega.

Entregado por

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

Recibido por

Nombre y Firma de la persona que recibe la mercadera, sello de la bodega.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO (INATEC)

SALIDA DE BODEGA
No. Salida:______________________ rea: __________________________ Fondo: - Sin afectacin 2% M.H.C.P Propios Proyectos ARTICULO DESCRIPCION Fecha:__________________ Tipo:____________________

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

ENTREGADO POR:

RECIBIDO POR:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA


Nombre de la forma SALIDA DE BODEGA

Sistema o Procedimiento

Procedimiento de bodega de control y respaldo a todo tipo de

Objetivo Es el documento oficial que sirve salida de bodega. Origen Elaboracin y Tantos Distribucin Bodega

Automatizada, Original y dos (2) copias Original a Contabilidad 1ra.copia a Unidad de Bodega. 2da. Copia: Dependiendo del producto. 3ra. Copia: Area Solicitante. Compras, Bodega, Contabilidad Carta, Forma impresa, su numeracin generada por el sistema automatizado. es

Usuarios Tamao y Confeccin


DATOS A LLENAR

Nmero Fecha Unidad Solicitante Tipo de salida Cdigo del artculo Fondo Descripcin de materiales Unidad de medidas Cantidad Entregada

Numeracin consecutiva asignada por el sistema Da, mes y ao en que efecta la salida Se anota el nombre del rea solicitante Se indica el concepto de la salida Se digita el cdigo que tiene cada artculo Se selecciona el tipo de fondo a aplicarse Nombre correcto de los materiales Anotar la unidad de medida del artculo Se anotar la cantidad de materiales que se est entregando a la dependencia solicitante Firma de la persona que esta haciendo entrega de los artculos. Firma de la persona que recibe los artculos de bodega

Entregado por:
Recibido por

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

BOLETA DE INVENTARIO FISICO


PRIMER CONTEO Fecha: / / Parte 1 Cdigo del artculo: Descripcin................. Unidad de Medida: No 000

Cantidad :

Supervisor General

Supervisor de Grupo

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

BOLETA DE INVENTARIO FISICO


SEGUNDO CONTEO Fecha: / / Parte 2 Cdigo del artculo: Descripcin................. Unidad de Medida: Cantidad: No 000

Cantidad Verificada:

Supervisor General

Supervisor de Grupo

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

BOLETA DE INVENTARIO FISICO


UBICACION Fecha: / / Parte 3 Cdigo del artculo: Descripcin.................: Unidad de Medida: Supervisor General No 000

Existencia : Supervisor de Grupo


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DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: BOLETA DE INVENTARIO FSICO

Objetivo: Es el documento oficial que registra el resultado del conteo durante el inventario de actividades en la bodega. Sistema o Procedimiento Procedimiento de Bodega Origen Contabilidad Elaboracin y Tantos Distribucin Automatizada: Original en tres (3) partes Parte 1: para el 1er Conteo (grupo 1) Parte 2: para el 2do Conteo (grupo 2) Parte 3. para ubicacin en la bodega Contabilidad, Bodega, Control de Bienes Carta, forma impresa, su numeracin es generada por el sistema automatizado. El sistema automatizado asigna el numero que corresponde Se anota el cdigo del artculo, segn catlogo. Se anota el nombre correcto del artculo, conforme el catlogo. Se anota la unidad de medida del artculo que est siendo inventariado. Se anota la cantidad resultante del conteo. Se registra la cantidad obtenida del conteo de verificacin. Nombre y firma de la persona que acta como supervisor de grupo que realiza el conteo. Nombre y firma de la persona que ha sido designada como Supervisor General del inventario

Usuarios Tamao y Confeccin


DATOS A LLENAR

Nmero Fecha . Cdigo del artculo Descripcin

Unidad de Medida

Cantidad Cantidad Verificada

Supervisor de Grupo

Supervisor General

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

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