PROPUESTA DE CONSULTORIA

PARA LA IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD AUTOMATIZADO
 PROPUESTA DE CONSULTORIA
PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD AUTOMATIZADO
INTRODUCION

La administración de los sistemas de calidad genera un alto contenido de trabajo en las

organizaciones, provocando el consumo de valiosos recursos humanos y materiales, de igual
forma se ha evidenciado la obligación de desviar de sus tareas principales a sus mejores
elementos ó contratar nuevo personal para que se ocupen de la administración del sistema.
A medida que avanza el tiempo los costos de administración aumentan porque aumentan la
cantidad de registros y documentos que se deben controlar por lo que esta función se hace cada
vez más difícil y factible de ser blanco de errores, aumentando la probabilidad de que se
encuentren no conformidades en auditorías. Por otro lado es ampliamente reconocida en el
mundo la Gestión de la Calidad como herramienta para lograr la confianza de los clientes y la
competencia de la organización. A través de una adecuada implantación de los modelos ISO 9000
los servicios que brinde su institución pueden ser la elección natural de los clientes. SOPORTE
CONSULTORIA le brinda el servicio de asesoría y consultoría para la implantación de sistemas de
la calidad de una forma novedosa y moderna conforme a las normas ISO 9001:2008, NTCGP
1000:2004 a través de la modalidad de outsourcing de administración del sistema de calidad,
donde el cliente no tiene que preocuparse por las actividades críticas de la administración del
sistema, se reduce al mínimo el trabajo con papeles, la parte administrativa queda a cargo de las
computadoras y se simplifica el seguimiento a las acciones de mejora. Una de las principales
ventajas de contar con un sistema ISO 9000 Automatizado es el poder ser proveedor confiable de
sus clientes actuales, ingresar a mercados más sólidos y poder competir con calidad reconocida.
Representa además bajar costos de operación y contar con parámetros objetivos para la
planificación estratégica y la mejora continua de la institución como tal.

DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN SOPORTE CONSULTORIA

La implantación de un Sistema de Calidad Automatizado basado en Normas Internacionales ISO

9001:2008 consiste en varias etapas; unas formativas, otras de consultoría y unas más de
supervisión. Dichas etapas en su implementación se van entretejiendo, pues de esa manera se va
desarrollando un sistema de calidad basado en la norma. Las etapas por las que hay que pasar y
se exponen a detalle más adelante, se pueden clasificar en tres:

1. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
Incluye dos partes:
• Sobre análisis y documentación de la Norma ISO 9000
• Sobre formación en el manejo del software para el SGC. Esta etapa se puede hacer de
manera grupal y resulta económica para la empresa.

2. ACTIVIDADES DE ASESORÍA O CONSULTORÍA.

Consiste en la generación de la documentación del sistema de calidad para la institución,
apoyado en la orientación que nos brinde cada líder de proceso. También comprende la asesoría
para la implantación del Sistema de Calidad Automatizado, la auditoria final y la verificación de
acciones correctivas a las No Conformidades que se encuentren.

3. ACTIVIDADES DE ENTRENAMIENTO.
Brindar capacitación y herramientas a los auditores internos que les permita realizar el control y
evaluación del sistema.

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Email: contacto@soporteconsultoria.com – gerencia@soporteconsultoria.com
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 ETAPAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO

El primer paso es introducir el lenguaje técnico en calidad que debe aprender la institución,
desde la gerencia hasta el último empleado. Hay que aprender a manejar el significado de
términos tales como calidad, mejora continua, ciclo PHVA, medición, control de procesos,
retroalimentación del cliente, mejora del sistema, auditoria de calidad, producto no conforme,
falla, plan de acción, procedimiento, verificación, validación, revisión, en fin una variedad de
ideas que trabajando en conjunto permiten a la empresa ir modelando la nueva cultura
organizacional. La capacitación permite educar al personal, hacerse menos resistente a los
cambios que se generan al adherirse a la norma, a ensamblar los procesos de manera más
eficiente; permite sensibilizar a la organización para crear un sistema gerencial moderno, que
sea capaz de adaptase rápidamente al requerimiento del cliente.

Luego se desarrolla un proceso de documentación del sistema de gestión automatizado, el cual se

debe llevar a la práctica de modo que el trabajo se organice apropiadamente para lograr el
estándar definido en cada proceso. La Gerencia, entre tanto, trabaja con elementos de la
planificación estratégica, y deberá estar permanentemente monitoreando el proceso de
implementación del SGC. Los documentos y registros se organizan de manera automatizada, las
actividades se planifican, los compromisos asumidos se cumplen.

LA NORMA ISO 9001:2008 TIENE 5 GRANDES PILARES:

1.) Se exponen los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Esto contempla definir los
requerimientos para el control de la documentación y el control de los registros, los cuales serán
más o menos complejos en función del tipo de organización.
2.) Se establece la responsabilidad de la dirección: contempla las responsabilidades de la
gerencia, quien asume el compromiso con la calidad y con la satisfacción del cliente. Define la
política de calidad y los objetivos de calidad, lo cual es parte de la planificación estratégica que
se supone ha definido o mantiene la empresa. Establece el marco administrativo y niveles de
autoridad que requiere la empresa así como es responsable por el monitoreo del SGC.
3.) La gestión de los recursos: se refiere a la necesidad de definir y establecer los recursos tanto
económicos como financieros, los recursos de personal, los de infraestructura y de ambiente de
trabajo, necesarios para generar productos y servicios de acuerdo al estándar de calidad definido
por la gerencia.
4.) La realización del producto: es uno de los temas más amplios ya que en él se encuentran los
lineamientos para la planificación de la realización del producto, los aspectos comerciales, la
ejecución del producto o prestación del servicio, los temas de las adquisiciones, el tratamiento
del diseño y desarrollo, el manejo del control sobre los dispositivos de seguimiento y medición
que utilice la empresa para medir y alcanzar las especificaciones del producto o servicio
ofrecido.
5.) Se desarrollan las directrices de la medición, análisis y mejora continua, es decir, las reglas
para medir la satisfacción de clientes, para organizar el subsistema de auditoría, y la aplicación
de los métodos de control para seguimiento de los procesos que permitan demostrar la capacidad
para alcanzar los resultados planificados. Se encuentran los elementos de verificación
(inspección), el manejo de los productos no conformes y las acciones correctivas y preventivas
que deben desarrollarse. En este contexto la mejora del SGC se hace un imperativo, como motor
para lograr mejores estándares de productos o de servicios.

METODOLOGIA

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1.- ENTRENAMIENTO: ISO 9001/2008, SU ANALISIS Y PREPARACION DE LA DOCUMENTACION
DEL SISTEMA DE CALIDAD

ESTRATEGIA:
Curso impartido a las personas clave de la organización. Incluye la asignación de auxiliares para
tareas de documentación de tal forma que distribuida esta tarea al final podamos tener toda la
documentación preparada y lista para su implantación. Los participantes podrán conocer,
analizar e interpretar al detalle cada una de las cláusulas de los estándares ISO 9001/2008
(NTCGP 1000:2004)
El contenido del curso incluye:
• Introducción a ISO 9000/2000 Análisis e interpretación.
• Introducción a ISO 9001/2008 Análisis e interpretación.
• Introducción a ISO 9004/2000 Análisis e interpretación.

Puntos claves de cada cláusula.

• Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad.
• Manual de la Calidad.
• Procedimientos, otros documentos y formatos

2.- ASESORIA GENERAL EN LA PREPARACION DEL MANUAL DE LA CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS.

Esta es una etapa en la que se define el plan a seguir en la implantación, persona responsable
ante la Dirección, establecimiento de un Comité de Calidad (si se juzga necesario), selección de
los equipos de trabajo de implantación y desarrollo de la documentación. Además cubre lo
siguiente:

• Apoyo en la preparación del Manual de la Calidad y Procedimientos para asegurar que se

cubran las cláusulas del estándar.
• Elaboración de planificaciones, procedimientos e instrucciones referentes a los requisitos
de la norma ISO 9001:2008.
• Apoyo en la interpretación de las cláusulas del estándar.

CONDICION: Se requiere tener un representante de la organización que sea el coordinador

interno de ISO 9000 para poder trabajar junto con él en el desarrollo de esta etapa.

SOPORTE CONSULTORIA se hará cargo de entrenar en la elaboración de documentación básica,

principalmente aquella que haga referencia al cumplimiento de las cláusulas generales de la
norma ISO 9000, solo pedimos acceso a observar tareas y facilidad para realizar entrevistas con
algunos de los funcionarios que hacen tareas que afectan la calidad.
La organización debe contribuir con la documentación de sus procesos internos que por la
naturaleza de los mismos correspondan a personal especializado. Esto consiste en que se le vaya
informando a nuestros colaboradores la manera de llevar a cabo las actividades y SOPORTE
CONSULTORIA asesorará el formato final a los documentos. Una vez realizada la documentación
básica, el cliente hace los ajustes necesarios que vayan surgiendo a partir de las auditorías
internas con apoyo de SOPORTE CONSULTORIA.

3.- IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD ISO 9000

ESTRATEGIA:
Consiste en recorrer las áreas de la organización divulgando la documentación oficializada del
Sistema de Calidad para que a partir de ella se ejecuten todas las acciones que afectan la
calidad.

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 • Capacitación al personal para el manejo de la documentación automatizada oficial del
Sistema de Calidad.
• Despejar dudas de la documentación, del estándar ISO 9001 y de su administración.
• Entrenar en el control de la documentación por medio de software especializado.

Esta actividad se lleva a cabo por parte del personal coordinador del sistema de calidad del
cliente (debidamente capacitado y entrenado) y es supervisada por SOPORTE CONSULTORIA.
Cabe mencionar que antes de llegar a establecer el sistema, SOPORTE CONSULTORIA en
coordinación con personal de la organización cliente, pudiera ir asesorando (mientras se va
desarrollando la documentación) la creación de folletos relativos al sistema de calidad con el
ánimo de ir sensibilizando al personal en las nuevas formas de trabajo con calidad. Estos folletos
pueden ser relativos a la norma ISO 9001, relativos a la política de la organización, a los objetivos
por cumplir, a la importancia de estar certificados, etc. con el fin de que el personal se vaya
concientizando.

4.- CURSO DE “FORMACION DE AUDITORES INTERNOS"

ESTRATEGIA:
Curso impartido al personal seleccionado para auditar el Sistema de Calidad de acuerdo a los
requerimientos de la Norma ISO 9001/2008 y de la norma ISO 19011, implica conocimientos
básicos de sistemas. Este curso se hará de manera intensiva en el uso del software especializado
y estará dirigido al coordinador de calidad y los auditores internos. Se impartirá el manejo del
software especializado para el control del producto no conforme, acciones correctivas y
preventivas.

El temario incluye:
• Revisión a ISO 9001/2008
• Revisión de ISO 19011 Análisis y aplicación.
• Principios de Auditoría
• Calificación de auditores
• Planificación de auditorías
• Elaboración de documentación para auditorias
• Formatos de no conformidades
• Programas de auditorias
• Otros formatos
• Ejecución de auditorias
• Orientación sobre reuniones de apertura
• Orientación sobre reuniones de seguimiento
• Orientación sobre reuniones de cierre
• Reportes, seguimiento y acciones correctivas al Sistema de la Calidad.
• Informe final de auditorías

Las personas que participen en este curso deben ser conocedores de las normas ISO 9001/2008 y
de la norma ISO 9004/2000, por lo tanto se recomienda que sean personas que hayan tomado el
curso impartido al inicio del programa sobre ISO 9001/2008 análisis y documentación.

5.- ENTRENAMIENTO A AUDITORES INTERNOS

Consiste en conducir una auditoría interna completa a fin de poder llevar a cabo acciones
correctivas y ajustes al sistema. La auditoria será llevada a cabo por los auditores internos y
serán supervisadas por los colaboradores de SOPORTE CONSULTORIA.

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La ejecución de esta auditoría tiene dos funciones básicas, primero brindar entrenamiento a los
auditores internos ya capacitados, y segundo poder ajustar el sistema de calidad a través de la
misma auditoría interna.

6.- AUDITORIA EXTERNA AL SISTEMA DE LA CALIDAD.

Es una auditoría realizada por personal de SOPORTE CONSULTORIA, constituye una réplica de la
auditoría de certificación en la cual se revisará todo el Sistema de Calidad ISO 9000. Si ésta
auditoría es satisfactoria en sus resultados, la organización estará en condiciones de buscar una
certificación internacional en ISO 9000. De lo contrario, se detectarán las áreas por corregir y se
asignarán responsables de ello con fechas límite para el perfeccionamiento del sistema.
Estas auditorías se llevan a cabo por los colaboradores de SOPORTE CONSULTORIA y sirve como
una evaluación para efectos de certificación. No participa en ella ninguno de los auditores
internos de la organización. Se lleva a cabo a los 15 días de haber ejecutado la auditoría de
entrenamiento.

7.- VERIFICACION DE ACCIONES CORRECTIVAS

Consiste en verificar que a las no conformidades encontradas en la auditoría final se les apliquen
acciones correctivas y preventivas para cerrar el ciclo completo de una auditoría y garantizar que
la mejora continua ha iniciado. Esta verificación se hará a los 15 días de haber realizado la
auditoría final.

ASPECTOS REQUERIDOS PARA LA IMPLANTACION:

Nuestra propuesta para la implantación considera una ejecución de 3 meses completos. Será
necesario el apoyo de la alta DIRECCIÓN para que todas las personas involucradas apoyen al ritmo
que se establece, con el fin de cumplir nuestros objetivos en tiempo y forma. En caso de
considerar el tiempo demasiado justo, se puede considerar otro plazo. De igual forma la
organización debe tener unos requerimientos mínimos para las aplicaciones del software a
instalar.

COTIZACION:

Treinta millones de pesos ($ 30’000.000) pagando el 50% al inicio del contrato y el resto en dos
cuotas mensuales. Estos valores incluyen la licencia empresarial del software de calidad:
Qaction, Qdoc como propiedad de la organización.

COMENTARIOS ADICIONALES:

• SOPORTE CONSULTORIA pone a su disposición la implementación del sistema de gestión

de la calidad de una forma moderna y sistematizada con sus aplicaciones QDoc,
QAction, mediante las cuales los usuarios de su organización podrán interactuar con su
sistema de calidad a través de Intranet.
• Todo el programa de trabajo deberá pactarse bajo contrato para protección de las dos
partes.
• No se incluyen ni se cobrarán los trabajos de gabinete, sesiones de seguimiento e
informes con la dirección.
• El precio planteado incluye el servicio de asesoría, instrucción y documentación y los
servicios de auditorías.
• Será obligatorio para el cliente tener asignado un responsable interno como coordinador
de calidad.

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 • Al finalizar la etapa formativa se entregan reconocimientos a aquellos participantes que
hubiesen aprobado todo el programa con un aprovechamiento y asistencia de mínimo
80%.
• El cliente contará con apoyo permanente por E-mail y gozará de conocimientos
actualizados sobre la norma ISO 9000 durante la ejecución del programa.
• Toda persona que participe en este programa deberá ser personal de la organización.

BENEFICIOS DE CONTRATAR SOPORTE CONSULTORIA:

• Consultores con formación en calidad, asignados directamente al cliente.

• Consultores profesionistas y con posgrado.
• Apoyo permanente personalizado y por correo electrónico.
• Adaptabilidad de horarios a las necesidades extraordinarias del cliente.
• Actualización permanente en Guías y Normas ISO 9000.
• Contar con un equipo multidisciplinario de profesionales y personal técnico.
• Contar con un sistema de gestión de calidad automatizado.
• Soporte técnico en el manejo y administración del software de calidad.

ATENTAMENTE,

__________________________
RUDVER B. HERMOSA CAMACHO
Gerente Soporte Consultoría.

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 ANEXO 1

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD AUTOMATIZADO

Es de conocimiento del mundo empresarial que las empresas deben llegar a la Certificación de un
Sistema de calidad basado en alguna norma, siendo ISO 9001:2008, la norma Internacional de
mayor aceptación. Ya es una barrera comercial, ya no basta con “hacer creer” que la empresa
trabaja bien, hay que mostrar evidencias. Las empresas que no cumplen con este requisito
pierden opciones de comercializar su producto o sus servicios, ya que hay otro competidor que si
cumple este requisito. Es por lo tanto un imperativo de mercado lograr una certificación.

SOFTWARE PARA EL CONTROL DE AUDITORIAS, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

QACTION V6

QAction es un software pensado en el usuario. Lleva un control completo de todas las Auditorías,
Quejas de clientes, Reportes de productos o servicios no conformes y de las Acciones Correctivas
y Preventivas.
Con QAction instalado en su empresa usted puede olvidarse del control que exigen los
certificadores sobre el ciclo de mejora continua. El sistema tomará el control y dará seguimiento
a los problemas o no conformidades detectados, se encargará de avisarles a los responsables de
los problemas así como a la persona que detectó la no conformidad cuando se haya dado
respuesta con acciones correctivas. QAction tendrá el control de los tiempos para avisarles a las
personas que corresponda en cada caso a través del correo electrónico. El papeleo se reducirá
considerablemente en su empresa ya que la mayor parte de la evidencia quedará registrada de
forma electrónica.

Beneficios:

• Cubre los requerimientos 8.2.1.2, 8.5.2 y 8.5.3 de la norma ISO 9001:2008

• Usted consigue eliminar todo el papeleo que generan las auditorías, los reportes, quejas
de clientes. solicitudes de acciones correctivas, etc.
• Usted logra, de forma fácil que se lleve el control y resolución de problemas o no
conformidades.
• El personal toma en serio el sistema de calidad ya que QAction se ocupará de advertirle
cuando hayan atrasos y avisarle cuando no se eliminen las causas de los problemas.
• Usted obtiene una herramienta de análisis que lo conducirá a implementar la mejora
continua de forma eficiente y eficaz.
• Su empresa se beneficia con la garantía ilimitada de este producto

SOFTWARE PARA EL CONTROL E INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS QDOC V6

QDoc es un es un poderoso sistema de Comunicación, Administración y Recuperación de

documentos que le ayudará a mejorar su proceso de documentación de acuerdo a los criterios de
regulación y requerimientos del cliente. QDoc cumple los requerimientos exigidos en la norma ISO
9000 en materia de control de documentos y datos. Su manejo es muy fácil pues emplea los
estándares de Windows de 32 bits (98/NT), por lo que cualquier usuario que haya usado este tipo
de aplicaciones no tendrá ninguna dificultad para aprovechar toda la potencia de QDoc.

Beneficios:

• Cubre completamente los requerimientos de la norma ISO 9000.

• Diseñado en base a la experiencias de prestigiados consultores latinoamericanos.
• Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.

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 • Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la identificación del documento,
fecha de emisión, y liberación para cada documento controlado.
• Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos
controlados.
• Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene seguimiento para todos
los cambios y revisiones por los individuos apropiados.
• Asegura que los documentos controlados estén disponibles para quien los necesite cuando
se requieran.
• Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada.
• Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento.
• Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento.
• Avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o aprobación según la
persona que entre al sistema.
• Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez.
• No es necesario rescribir los documentos. QDoc incorpora documentos a su base de datos
desde cualquier aplicación instalada en su computadora.
• Puede incorporar al sistema cualquier documento escrito en el procesador de palabras de
su preferencia.
•
Requerimientos mínimos para una aplicación cliente

• Sistema operativo MS Windows XP con Service Pack 2, MS Windows Server 2003 con
Service Pack 1 o MS Windows 2000 con Service Pack 4
• PC con procesador Pentium o compatible a 600 MHz
• Disco duro 50 MB
• RAM de 192 MB
• Monitor SVGA
• Unidad de CD-ROM
• Espacio en disco duro: 10 MB y 50 MB en el servidor, servidor de base de datos en caso de
que no quiera trabajar con la base de datos de Access que se incluye por defecto
• MS Mouse

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 ANEXO 2

RECURSO HUMANO SOPORTE CONSULTORIA

NOMBRE PROFESION ACTIVIDAD

RUDVER B MEDICO, ESPECIALISTA EN ASESORIA Y CONSULTORIA SGC
HERMOSA GERENCIA DE CALIDAD Y
CAMACHO AUDITORIA EN SALUD
CIELO COLLAZOS INGENIERA INDUSTRIAL, ENFASIS ASESORIA Y CONSULTORIA SGC
SECTOR SALUD
CARLOS ANDRES INGENIERO DE SISTEMAS MANEJO DE REDES, SOPORTE TECNICO
DIAZ ESTRUCTURA DEL SOFTWARE SGC
CLAUDIA YANETH INGENIERA DE SISTEMAS APOYO SOPORTE TECNICO SGC
GONZALES MEJIA
SANDRA L GIRON TECNICO EN ADIMINISTRACION Y SOPORTE AUDITORIA
MEJIA AUDITORIA DE ENTIDADES DE
SALUD
IVAN CADENA TECNICO EN IMPLEMENTACION SGC SOPORTE SGC
SENA

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