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UNIVERSITE HASSAN 1ER ECOLE NATIONALE DE COMMERCE ET DE GESTION SETTAT.

Rapport de stage de deuxime anne portant sur :

Encadr par : M. A

Anne universitaire 2000/2001

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Remerciements.. 2 P. Introduction gnrale. 3 P. IPrsentation de lentreprise... 5 P. 1- Fiche signaltique de Aswak Assalam. P. 6 2- Organigramme de lentreprise... P. 7 IIPrsentation des diffrents services dAswak Assalam. P. 8 1- Comit de direction..P.9 2- Secrtariat.. P.10 3- Contrle de gestion... P.10 4- Marketing et animation. P.11 5- Restauration et loisirs P.11 6- Salle de vente. P.12 7- La rception P.12 8- Services achats.. P.13 9- Finance et comptabilit. P.14 10- Informatique. P.15 11- Personnel et ressources humaines.. P.15 12- Services gnraux.. P.16 13- Technique. P.16 14- Scurit... P.17 15- Bureau dordre. P.17 16- Dcoration P.18 IIILorganisation au sein du service comptabilit ; P.21 deux procdures cls : la procdure achats/fournisseurs et la procdure darrt mensuel des tats de synthses... 1- Le cycle achats fournisseurs.. 1.11.2P.23

Les rceptions.. P.23 Les retours dfinitifs.... P.24 1.3- Les BRV modifis.... P.24 1.4- Les notes de dbits .... P.25 1.5- Les notes de crdit .. P.25 1.6- Larchivage. P.26

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2- Ltape rglement.. P.26 2.1- Les conditions de rglement .. P.26 2.2- La prparation du paiement. P.27 2.4- La saisie sur Exact... P.27

3- La procdure darrt des comptes P.29 Etape1 : dfinition et planning darrt des comptes Etape2 : dition de la balance gnrale avant inventaire Etape3 : validation des dpts de la liasse fiscale Etape4 : constitution dun dossier danalyse. Etape5 : approbation des comptes de lexercice. Etape6 : rsultat de lexercice. P.29 P.29 P.29 P.29 P.30 P.30

Conclusion.. P.31 Bibliographie P.32 Annexes... P.33

Salima Benbrahim

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l nous est pas toujours permis de remercier amplement des personnes qui sans leur prsence et leur soutien

continu aucune de nos ralisations naura vu le jour et maintenant que loccasion se prsente je me sens perplexe et dsarme car il me faut tout un registre pour pouvoir les nommes toutes.

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Quand le consommateur volue, les circuits de distribution suiventA laube du troisime millnaire, le commerce amorce un nouveau virage, direction : le confort dachat, les prix et surtout le service. Horaires douverture largis, abondance des rfrences, effectifs renforcs, multiplication des services.Le secteur de la grande distribution gnre de nouvelles pratiques commerciales bases sur leffet de masse et le dveloppement des outils de gestion informatique. Dans le secteur de la distribution, une bonne part de la rentabilit se fait sur une meilleure rotation des stocks, et un plus faible taux dinvendus et de ruptures, affirme-t-on . Une stratgie qui implique une logistique sans faille et un quipement informatique performant, ddi la gestion automatique et quotidienne du rassort.

Le supermarch, vritable lieu de vie, joue aussi la carte du rendez-vous vnementiel. Promotions, anniversaires, animations, jeux.Se succdent de manire maintenir en permanence le trafic. Reconqurir le centre-ville, redonner toute sa dimension lachat plaisir, rendre les points de vente plus chaleureux, multiplier les points de vente, accrotre les services conforts dans les magasinstels sont les objectifs tracs par Aswak Assalam qui de nouveau se remet en question face la monte de la concurrence et lexigence du consommateur. Ce dernier, tantt qualifi de volage ou dinfidle, tantt dguis en hrisson mfiant ou en fourmi conome, nest en fait quun simple client lucide.

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Deux chevaux de bataille se prolifrent lhorizon : celui de la comptitivit des prix et celui du confort dachat. A la diffrence des autres surfaces concurrentes le consommateur ressent joyeusement le caractre traditionnel des services offerts sur Aswak Assalam qui sans tomber dans le commerce de lpicier du coin rpond aux attentes dune large tranche de la clientle qui prfre prendre les pices de manire traditionnelle et non emballs de mme pour les produits ptissiers, les fruits et lgumes ce qui nempche lexistence mitoyenne de ces mmes produits emballs et prts lemport sollicits par une autre catgorie de clients. Cest dans cet environnement la fois turbulent, vif, agit et caractris par le fait dtre instable que jai choisi deffectuer mon stage de deuxime anne, un choix qui a t trs fructueux. Ainsi ce stage ma permis de complter mon initiale formation acquise lors du projet dentreprise tant donn quon lavait effectu dans lentreprise elle-mme. Donc pour cerner les diffrents points de ce sujet jai choisi dadopter le plan suivant : tout dabord une prsentation de lentreprise et du groupe Chabi simpose, suivie dune prsentation des diffrents services dont est compose lentreprise et leurs fonctions au sein de la Aswak Assalam, dans une troisime partie je marrterais sur le service comptabilit dont je dtaillerais les diffrentes fonctions et mthodes de travail tant donn que cest le service o jai pass la majeure partie de mon stage en dernier lieu je parlerais des taches que jai t amen effectuer durant ce mois.

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Aswak Assalam est une grande surface oprant dans le secteur de la grande distribution elle a ouvert ses portes en 1998. Elle fait partie du groupe Chabi qui est institu sous forme de conglomrat compos de plusieurs entits oprant dans diffrents secteurs tels que limmobilier, lindustrie, lhtellerie et bien sr la grande distribution.

Le groupe se constitue actuellement dune quarantaine de firmes et gnre plus de 12 000 emplois directs.

Le holding confre une large autonomie et marge de manuvre lensemble des socits qui lui appartiennent leur offrant ainsi une flexibilit et rapidit daction que toute bureaucratie ne fera que freiner.

Cependant cette autonomie est rgit par des rgles pralablement tablies par ladministration du groupe visant uvrer dans le cadre dune politique gnrale commune. Aussi le groupe assure un soutien de ses socits et recherche les crneaux porteurs pour y entreprendre de nouvelles crations.

Ainsi on a vu la gense de la chane Aswak Assalam avec louverture prochaine de deux autres units, la premire Marrakech et la seconde Essaouira.

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1 Fiche signaltique de Aswak Assalam


Nom de lentreprise : Aswak Assalam Forme juridique : Socit Anonyme (appartenant au groupe Chabi) Capital social : 28,5 millions de dirhams. Date de cration : 1er janvier 1998 Date douverture : 29 aot 1998 Superficie totale : 30000 m Superficie du supermarch : 3500 m Nombre de caisses : 26 Nombre du personnel : 230 Capacit du parking : souterrain 1200 vhicules; plein air 100 vhicules, Adresse du sige social : 71, rue KARATCHI, Casablanca. Principal tablissement : Avenue Mehdi Ben Barka, secteur 10 Hay Riad N RC : 91.099 Casablanca N patente : 324.01.185 N ID : 1068006 N CNSS : 2749143 Tlphone : (037) 71-26-29 Fax : (037) 71-26-32 Adresse e-mail : AswakAssalam@Atlasnet.net.ma Chiffre dAffaires : non communiqu

Aswak Assalam est aussi un centre commercial comprenant : Un restaurant thtre, Un glacier, Une salle de jeux, Un salon de th, Une pizzeria,

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Et plusieurs autres magasins.

PRESIDENT Contrle de gestion Vice-prsident Restaura & loisirs Comit de direction Secrtariat Marketing & Anima

Salle de vente Rception Achat food Achat non food Finance / Comptab

Informatique Personnel et RH Service gnraux Technique Scurit

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Toute socit ncessite une organisation et des mthodes de travail pralablement tablies et qui vont de paire avec ses objectifs, ses conditions de travail et son domaine dactivit et la grande surface ne droge en aucune sorte cette rgle.

En effet cest un cycle quotidien minutieusement tablit et contrl que celui qui se rpte quotidiennement partir du moment de la prparation de louverture jusquau moment de la clture.

Les diffrents services dont est compose la surface veillent la russite de ce cycle et son aboutissement. Dans le cadre de ce rapport on parlera des services les plus dynamiques, indispensables la bonne marche de la surface en occurrence : Le comit de direction. Le secrtariat. Contrle de gestion. Restauration et loisirs. Marketing / Animation. Salle de vente. Rception. Achats food et non food.

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Finance et comptabilit. Informatique. Personnel / ressources humaines. Services gnraux. Technique. Scurit. Bureau dordre. Dcoration.

1 Le comit de direction :
Compos de trois personnes : le directeur financier, le contrleur de gestion et le directeur de la salle il a t cr en vue de faciliter la gestion de la surface ses principaux objectifs sont : Rechercher, concevoir, choisir, dfinir, dcid et conduire la politique gnrale court, moyen et long termes ; Mettre en uvre les moyens permettant de garantir la socit une croissance rentable dfinie par des objectifs chiffrs ; Renforcer limage de la socit ainsi que sa position sur le march ; Garantir au personnel une rmunration conforme aux pratiques de la profession, des conditions de travail reconnues satisfaisantes, des possibilits dvolution de carrire ; Garantir aux clients une satisfaction durable des besoins par une qualit irrprochable des produits et services dans le respect des dlais annoncs ; Respecter lensemble des contraintes lgales, fiscales, civiques et cologiques ; Rendre compte fidlement au conseil dadministration de la situation, de lexploitation et des prvisions.

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Ce comit de direction a un rle pivot dorganisation, danticipation, de supervision et de contrle.

2 Secrtariat :
Compos dune seule personne qui est charge des missions suivantes : La gestion et la planification de lagenda du vice prsident ; Laccueil, linformation et lorientation des visiteurs faisant appel la socit ; Classement, archivage et mise jour des dossiers ; Rdaction et classement de la correspondance ; Gestion tlphonique ; Le traitement du courrier ; Le maintien du contact entre les services.

3 Contrle de gestion :
Le contrle de gestion assure plusieurs fonctions de contrle et de supervision, limportance de son rle et dautant plus crucial dans le domaine de la grande distribution o il assure les fonctions suivantes : La dfinition des normes permettant de comparer la conformit des rsultats des activits aux objectifs de lorganisation; L'action corrective qui consiste: Soit rechercher des moyens susceptibles d'aligner le rsultat effectif vers le rsultat dsir; Soit rviser l'objectif de dpart si aucun moyen n'est trouv ; Etablir et maintenir une comptabilit de gestion seule capable de fournir tous les lments permettant dclairer la prise de dcision.

4 Marketing / Animation :
Plusieurs taches incombent au service Marketing dont les plus importantes sont :

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Ltablissement

des

budgets,

des

plannings,

des

stratgies

commerciales et marketing. La mise en place des actions promotionnelles. La coordination des travaux entre lagence et lannonceur ( dpliant, annonce presse, messages radio, affiches). La prparation du dpliant : Depuis la collecte des donnes jusqu son dition, distribution, suivi de ses rpercutions sur les ventes en passant par la correction des maquettes ; la comparaison des prix avec la concurrence ; la vrification si les accords de coopration sont respects). Le suivi des statistiques dpliant au jour le jour. Lanalyse des carts (quantits prvues/quantits ralises). Ltablissement de lhistorique des ventes de chaque article paru sur le dpliant .

5 Restauration et Loisirs :
Lhypermarch offre aussi des services de restauration et dalimentation sur place, la gestion de ces espaces est confie des services autonomes qui disposent de leur budget et comptabilit indpendants de celle de la surface de vente. Concernant la salle de jeux les machines utilises sont loues des enseignes extrieures moyennant un pourcentage du chiffre daffaire ralis allant de 40 50%%.

6 Salle de vente :
Intermdiaire entre la salle et la direction, charge de ltablissement des commandes Food et Non-Food (alimentaires et non alimentaires), aprs que le chef de dpartement dsigne ses besoins sur les cadenciers(1)
(1)

de

CADENCIER : Document comportant le nom de tous les articles disponibles, leur prix TTC, leur quantit disponible dans les stocks, les quantits dj commandes en cours et leur vente
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commandes de chaque fournisseur il assure aussi un rle de contrle et de suivi continu de lensemble de lactivit dans la salle de vente. On peut rsumer ces tches dans les points suivants : La gestion des stocks de la socit, La dfinition des rassorts effectuer, Le contrle des retours de marchandises, La supervision de la ralisation des prestations de services rendues au sein de la salle (coopration commerciale, locations, ..), Lassurance de la satisfaction des clients, La supervision de la scurit, la propret et lhygine du magasin, Le suivi des dmarques et des surmarques,

7 La rception :
Charg du contrle direct de la marchandise ds la passation de la commande, le service rception reoit une copie du bon de commande, et ds larrive de la marchandise il procde ldition du bon de rception valoris o apparatront respectivement : Le code et libell des produits, leur quantit recommandes et livres, leur prix convenus et TVA qui leur ait appliqu. Ainsi il procde la vrification de la correspondance entre la quantit et qualit des produits commands et ceux livres, dans cette tape deux cas peuvent se prsenter soit :

(1)- Les quantits reues de la marchandise sont infrieures ou gales aux quantits
dsignes sur le bon de commande :

Dans ce cas, le service procde lenregistrement de la quantit exacte reue sur GOLD et ltablissement du nouveau bon de rception. Il faut signaler ce niveau que la surface ne procde jamais des livraison partielle. Ainsi si le fournisseur envoie ultrieurement le complment des quantits pralablement livres elles ne seraient admises la rception.

durant les trois derniers mois et une dernire case comportant les quantits commander (voir annexes).

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(2)- Les quantits reues sont suprieures aux quantits dsignes sur le bon de
commande, ou la qualit de quelques articles nest pas conforme : dans ce cas le

service est charg de procder leur retour au fournisseur en respectant les clauses du contrat tabli entre le fournisseur et lacheteur.

8 - Service achats FOOD et NON-FOOD


En plus de sa participation llaboration de la politique dachat de lentreprise il est responsable de sa mise oeuvre, en respectant les directives de cette politique lors de la slection des fournisseurs du magasin et : Slectionne les fournisseurs du magasin et tablit mensuellement un bilan du partenariat commercial ; Tient jour le tarif des prix dachats, reste lcoute de la concurrence et obtient des fournisseurs les baisses de prix ncessaires ; Est responsable de la ralisation de la marge cible budgtise par la direction gnrale ; Ngocie la coopration commerciale ; Veille la ralisation du chiffre daffaires convenu avec la direction gnrale.

9 Finance / Comptabilit :
La direction comptable et financire comprend les services suivants : Directeur financier : Service comptabilit gnrale et fiscalit : Service contrle factures : Salle des coffres : Secrtariat et frais gnraux : Paiement des fournisseurs : 1 personne 4 personnes 2 personnes 3 personne 1 personne 1 personne

Ces personnes ont leur charge :

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La comptabilit gnrale (plan de compte, schma dcritures, modification ou suppression de comptes, ) ; La prise en charge des oprations comptables (chiffre daffaires, paie, arrt des comptes..) ; Ltablissement des bilans et CPC mensuels ; Ltablissement de lensemble des dclarations comptables, fiscales ou caractre conomique demandes la socit et de leur analyse ; La supervision les travaux de rapprochement entre GOLD et le logiciel de comptabilit ; La participation au recouvrement des crances, La continuit des financements ncessaires lactivit de la socit et loptimisation de leur cot ; La dtection des anomalies, suggestion et mise en uvre des actions correctives.

10- Informatique :
Offrant ses services de manire permanente pendant les heures douverture de la surface il a comme missions principales : Dassister les utilisateurs dans lutilisation des logiciels GOLD (1), BRISE(2) et EXACT(3) ;

(1)

GOLD : Cest un logiciel qui facilite la gestion commerciale des articles de lentreprise, la gestion des fournisseurs, des achats, des stocks, les statistiques de vente par article et par jour, le rfrencement , ldition des bons de commande.
(2)

BRISE : Logiciel de gestion des encaissement. interfac avec GOLD, il dverse quotidiennement les ventes pour mettre jour les stocks et le cadencier.
(3)

EXACT : Logiciel traitant la gestion comptable de lensemble des oprations qui est prsent sous forme de plusieurs journaux et comptes et qui fournit un historique mis jour aprs chaque opration enregistr. Ainsi le chef comptable peut tout moment sassurer de la situation comptable de la socit .

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Assurer les liaisons de maintenance avec les constructeurs de matriel informatique et les fournisseurs de logiciels ; Proposer toute amlioration ou changement du matriel existant. En suivant lvolution des matriels et cherchant obtenir le meilleur rapport qualit/prix ; Coordonner entre les diffrents lments du plan dinformatisation de la socit ; Garantir la qualit et la fiabilit des informations quil diffuse ; Fournir en temps utile aux diffrents services de la socit les donnes chiffres de nature prparer leurs dcisions et aider leur gestion ;

11- Personnel et ressources humaines :


Le service personnel se charge de tout ce qui est gestion du personnel concernant les absences, la prsence. Ce suivi est assist par un logiciel spcialis dans le pointage automatique ici Optitime. En plus il se charge des : Dossiers du personnel (recrutements, avancements, mobilit, congs etc.) La prparation de la paie ( pointage, absence, heures de travail) ; La coordination des actions de la formation professionnelle; Les affaires juridiques ; Les accidents de travail ( dclarations, le suivi) ; Les dclarations sociales ( C.N.S.S, C.I.M.R) ; Lancer des Actions sociales ; Suivi des Contentieux ; Vhiculaire dun esprit dharmonie et de symbiose au sein des groupes de travail

12- Service gnraux :


Ce service assure lensemble des achats, ainsi que lapprovisionnement des matires et fournitures consommables lintrieur de lentreprise,

concernant les matires et fournitures de bureau, de la dcoration et les


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besoins dachats exprimes par les diffrents dpartements de lentreprise sous forme dune demande rdige par le responsable du dpartement.

13- Technique :
Charg de la rparation, ainsi que lentretien des machines utilises dans lentreprise, ces tches sont assures par des techniciens spcialiss dans plusieurs domaines (tlphonie, lectricit). Ses principales fonctions sont : Superviser lensemble des oprations dentretiens courant et prventif des moyens logistiques ; Optimiser les cots de maintenance et de rparation ; Veiller la qualit technique des interventions internes et externes ; Participer limplantation de tout nouveau matriel ou installation ; Suivre lvolution technologique des moyens quil emploie ou pourrait tre amen employer dans le cadre de sa fonction.

14 - SECURITE :
Charg de la scurit de lhypermarch, parmi ses proccupations principales la scurit des clients, la fouille des caissires et le maintien de lordre au sein de lhypermarch, et ceux par lembauche de plusieurs agents de scurit et limplantation de plusieurs camras de surveillance.

15- Bureau dOrdre :


Un service courrier existe Aswak Assalam sous la responsabilit du service ressources humaines. Ce service est charg de traiter l'envoi et la rception du courrier mis ou reu par la surface. Le responsable du service courrier, tient cet effet, un registre du courrier arriv et du courrier envoyer.

Courrier arriv

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Le responsable du service courrier procde l'ouverture de toutes les enveloppes dont le destinataire est Aswak Assalam. Il appose le cachet "arriv", la date et le N d'enregistrement du document reu. Il procde linscription des donnes du courrier sur un registre spcialement tenu cet effet. Le courrier est ensuite transmis la direction gnrale par Cahier Navette pour dispatching aux dpartements concerns.

Courrier dpart Le responsable du service courrier reoit de chaque dpartement les parapheurs contenant les documents poster. Les documents reus en 3 exemplaires, sont signs par les expditeurs, ils sont cachets, dats et un N d'envoi y est appos.

16- DECORATION :
Ce service est charg de tout ce qui est conception des affiches et choix de leur lieux dimplantation. Son rle est dautant plus important pour les actions promotionnelles lances la dernire minute du fait quil est sur place et travaille exclusivement pour la surface.

La prsentation de lensemble des services de la grande surface tant puise on va passer une prsentation un peu plus dtaille du service comptabilit tant donn que cest le service o jai pass la majeure partie de mon stage.

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Le cheminement du travail au sein du service comptable passe par plusieurs tapes ainsi chaque facture avant dtre rgle doit suivre un processus bien trac sans lequel aucun rglement ne sera effectu. En premier lieu le service responsable du rayon (selon quil soit food , non food ou concernant les frais gnraux de ladministration) tablit une demande dachat. Celle-ci reoit lavale du service commande qui tablit le bon de commande et ladresse au fournisseur.

La deuxime tape est celle de la rception des marchandises commandes lors de cette tape les marchandises reues sont minutieusement contrles et ceux laide des copies de bon de commande ainsi toute marchandise non conforme ou ne rpondant pas aux critres de slection est retourne sur-lechamp son expditeur dans ce cas un retour immdiat est tablit est sign par le transporteur qui se charge du retour de la marchandise non conforme et en assume la responsabilit qui en incombe.

La rception de la marchandise ne concide pas toujours avec celle de la facture mais pour le respect dun rgle de spcialisation des exercices le service comptabilit passe lcriture dans un journal spcialis dans les rceptions (journal 606). Lenregistrement de la rception se fait sur la base du bon de livraison partir dun listing tablit par le service informatique qui comporte toutes les

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marchandises livres la veille. Juste aprs la saisie des rceptions vient celle des retours de la veille aprs vrification de la signature du transporteur et de lagent de scurit de Aswak Assalam qui a supervis la rception sur la copie du bon de retour immdiat. La troisime tape est celle dont soccupe le service contrle facture qui travaille en concertation avec celui du contrle gestion et qui rapproche les factures reus des fournisseurs avec le BRV (bon de rception valoris) ce bon est dit par le service achats qui enregistre sur le systme dExact Globe for Windows 3.53 (Exact) lensemble des prix convenus pour les produits commands et des remises ou promotions accordes par le fournisseur et leurs priodes de validit .

La tache du service contrle facture se rsume dans le rapprochement des quantits et prix qui figurent sur le BRV avec celles effectivement reues par le biais du BRV manuel qui est une reproduction du bon de commande avec un espace rserv au contrleur de la rception o il doit not le nombre des quantits effectivement reues prs de celles commandes car plusieurs raisons peuvent crer des irrgularits entre elles telles que la nondisponibilit de la marchandise ou un oubli de la part du fournisseur aussi au niveau des prix ainsi quelques prix peuvent tre exagrs ou non pas subits les rductions convenus avec le service des achats. Dans le cas dirrgularit le service contrle facture dite une demande de confirmation des prix destine aux deux services achats et contrle de gestion et qui est signe par le service diteur cette demande de confirmation comporte les prix mentionns sur le BRV, les prix facturs par le fournisseur.

Ainsi le BRV initial peut tre modifi et le service contrle de gestion dite un nouveau document car lui seul le code daccs au systme GOLD dont

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dpend ldition des BRV ce monopole assure un certain contrle et fiabilit des informations du BRV.

Sur la base du nouveau BRV le service contrle facture dite une note de dbit ou de crdit selon que a soit respectivement un gonflement ou une minoration des prix de la part du fournisseur .

Chaque jour le service informatique se charge de ldition dun tat comportant : - Les rceptions de la veille ; - Les retours dfinitifs ; - Les dossiers rapprochs ; - Les BRV modifis ; - Les notes de dbit dites ; - Les notes de crdit dites ; Il faut noter que cet tat comporte les informations concernant j-1 et que le service comptabilit doit saisir durant la journe qui suit ainsi aucun retard nest tolr afin dassurer la bonne dmarche du travail et sa continuit.

1- LE CYCLE ACHATS FOURNISSEURS :


1.1- Les rceptions :
Chaque rception concide avec la rentre relle de la charge et est enregistre dans le journal des achats dans un compte spcifique 606 qui est complt par le numro du rayon correspondant. ainsi pour le rayon 9 (crmerie charcuterie) cest le compte 606020900 de faon retrouver pour chaque rayon une rfrence bien spcifique au niveau dExact - le logiciel

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spcialis dans les critures comptables au sein dAswak Assalam - et on crdite par la mme le compte 44171 fournisseur factures non reues.

Au niveau de la comptabilisation des rceptions, la socit a dcide de retarder lenregistrement de la TVA jusqu rception de la facture.

1.2- Les retours dfinitifs :


Lorsque une marchandise se vend mal ou approche de sa date de premption, Aswak Assalam la retourne au fournisseur si le clause du contrat le permettent.

Les bons de retours signs par le transporteur sont transmis la comptabilit, et un pointage seffectue ce niveau entre les retours physiques et ceux dits par le systme. ainsi on sassure de la prsence de lensemble des retours mentionns sur ltat et on procde lenregistrement comptable sur EXACT. Comptablement, un retour correspond une diminution des charges donc on lenregistre au niveau du compte des achats avec le signe ngatif par le dbit du compte fournisseur et par le crdit de la TVA rcuprable.

1.3 Les BRV modifis :


Des modifications sont souvent apportes aux bons de rception valoris (BRV) du fait derreurs sur les prix et les quantits. Quotidiennement, le service comptabilit reoit un tat informatique des BRV modifis. Ce dernier procde une modification dans le journal 900 des montants dj inscrits lors de lenregistrement de la rception.

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1.4 Les dossiers rapprochs :


Lorsque la facture est reue, les dossiers sont contrls et rapprochs au niveau du service contrle facture qui transmet les dossiers la comptabilit. Le comptable enregistre la facture au crdit du compte fournisseur par le dbit de la TVA et du compte FOURNISSEURS FACTURES NON RECUES.

Ainsi les principes comptables de prudence, de sparation des exercices et de permanence des mthodes sont respecte dtail de car toutes il aboutissent les lenregistrement comptables. jusquau moindre informations

1.5 Les notes de dbit :


Suite la confirmation des acheteurs de lerreur fournisseur et dans le cas o cette erreur prsente un manque gagner pour la surface les contrleurs de facture ditent une note de dbit qui diminue nos dettes fournisseurs et qui est automatiquement retranch du montant payer lors du rglement et une copie de cette note est adress au fournisseur

1.6 Les notes de crdit :


Ces notes sont dites dans le cas o le fournisseur effectue une erreur mais en faveur de la surface, ces erreurs peuvent tre dues au fait de lenvoie de quantits non factures ou des prix infrieurs ceux convenus avec lacheteur, dans ce cas ces montant sont enregistres dans un compte de produits en attendant dventuelles rclamations de la part des fournisseurs.

1.7 Larchivage :

(1) Voir annexe 1.

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La loi exige la conservation de lensemble des documents comptables pour une dure minimale de 10 ans et vu lampleur de ces documents dans les grandes surfaces Aswak Assalam a instaur un systme de conservation qui sera prsent en annexe.(1)

Rgle gnrale : aprs chaque saisie au niveau dExact on est amen diter un rapport de saisie qui aide palier dventuels erreurs et constitue une preuve matriel de lenregistrement effectif sur le systme et un moyen de pallier aux risques que prsentent linformatisation des critures.

2- LETAPE REGLEMENT :
2.1- Conditions de rglement :
Lorganisation des paiements se fait de la manire suivante : on procde par liste chacune dentre elles des dates bien prcises ainsi on distingue : les fournisseurs du food et ceux du non food. Concernant les premiers, leur rglement se fait le 4 et le 16 de chaque mois. la deuxime liste est prpare le 6 et 18. La troisime est prpare le 8 et 22 du mois.

Pour les fournisseurs non food leur premire liste est prpare le 30 au 31 du mois alors que la deuxime est tablie le 15 de chaque mois ainsi les fournisseurs food sont pays dune faon bimensuelle tant donne quils reprsentent la plus grande part du chiffre daffaires ralis alors que les fournisseurs non food sont payer mensuellement. Chaque dossier passe par les tapes suivantes :

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La prparation du paiement :

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On met sur la facture le mode de paiement : par chque ou en espces, et on y rapporte lensemble des informations qui peuvent tre utiles telles que le numro de leffet ou du chque, sa date dchance et sa date dmission. Aprs on tablit la fiche dcritures sur Excel celle-ci se compose de trois rubriques essentielles la premire se rapporte une case de blocage du paiement de la part de lun des membres du comit qui sans leur aval collectif aucune sortie de fond ne peut tre envisageable, et un espace o il explique les causes de ce blocage sil y a lieu, le deuxime espace est rserv la signature des membres du comit et du chef comptable et la dernire se rapporte un tableau comportant les montants, numros et dates des factures et des notes de dbit ou les dductions relatives la coopration commerciale des fournisseurs qui contribuent ldition des dpliants il va sans dire que ces dductions apparaissent en signe ngatif et que la sommation de ces montants correspond exactement au montant de Leffet ou chque diter.

2.3 La saisie sur Exact :


La cinquime tape correspond la saisie sur Exact du rglement de la facture ainsi la dette passe du compte fournisseur celui des effets payer ou dans le cas de paiement par chque cest par le crdit du compte banque. En sixime lieu on procde ldition dun rapport de saisie de lcriture sur le journal EFFETS A PAYER ou BANQUE. Par la suite, le dossier complet est confi au chef comptable pour contrle et visa avant de le disposer sur les parapheurs et les porter pour la signature du responsable de la salle = demandeur, le directeur financier et le chef de comit qui exerce aussi la fonction de contrleur de gestion au sein de la surface.

3 PROCEDURES DARRETES DES COMPTES

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Le 30 de chaque mois le chef comptable est amen procder un arrt des comptes et la dtermination de la situation du bilan, CPC et la balance cette date ainsi il est amen entre autres la constitution des provisions, calcul des rsultats des comptes de charges et des produits. Aussi la fin de chaque anne le chef comptable est amen procder larrt comptable qui est le processus par lequel Aswak Assalam aboutit la prparation des tats financiers de fin danne. Ce processus pourra galement servir pour ltablissement dtats financiers intermdiaires pour ce fait on passe par plusieurs tapes dont les grandes lignes sont :

Etape 1 : dfinition et planning darrt comptable


Il est ncessaire de coordonner les tches afin que le dlai de dpt des tats financiers soit respect. A cet effet, le directeur financier en collaboration avec le chef comptable laborent un planning darrt comptable. Ce planning indique notamment : La date limite pour llaboration des bilans. Les travaux dinventaire relatifs aux oprations hors techniques.

Ce planning est adress obligatoirement la direction gnrale.

Etape 2 : Edition de la balance gnrale avant inventaire


Le responsable de la comptabilit gnrale dite une balance avant inventaire. Il procde ensuite la passation des critures de fin danne (amortissement, provision, inventaire, ) dite une balance dfinitive ainsi que les tats financiers.

Etape 3 : Validation et dpt de la liasse fiscale


Le directeur financier soumet lattention du comit de direction une version provisoire des tats de synthse pour validation. A lissue des observations

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formules par la direction et prises en compte par le DFC, la liasse fiscale est prpare.

Etape 4 : Constitution d'un dossier d'analyse


Le responsable de la comptabilit gnrale, tablit en fin d'exercice un dossier d'analyse des comptes du bilan et du CPC. Ce dossier comprend tous les justificatifs et toutes les analyses de comptes ayant abouti la confection des tats de synthse.

Etape 5 : Approbation des comptes de lexercice


Le conseil dadministration prsente lassemble gnrale un rapport dactivit sur lexercice coul. Au vu de ce rapport, lassemble gnrale dcide de lapprobation des comptes et de laffectation des rsultats.

Etape 6 : Rsultat de lexercice


Conformment aux rsolutions adoptes par lAssemble Gnrale de la Aswak Assalam, le comptable procde la rpartition du rsultat de lexercice N-1. Sil sagit dune perte, le rsultat est directement affect la subvention dquilibre recevoir du Trsor. Ainsi les documents suivants sont obtenus : le bilan fiscal et dclarations y affrentes, les tats de synthse et lanalyse de l'activit.

La comptabilit informatise apporte une facilit de tenue des comptes car les logiciels informatiques prennent par la main le gestionnaire et facilitent les saisies soit par des procdures automatises soit par des guides internes (ou des aides en ligne). Du moins pour les programmes suffisamment labors.

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Cependant demeure lternel problme des risques lis aux virus et aux bugs informatiques ainsi en parallle toute informatisation des

procdures il demeure indispensable de laisser des traces crites mme si elles demeurent des plus encombrantes.

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applique comptable.

u terme de ce stage jai pu mieux mesurer la diffrence entre le thorique et le pratique. Car si jai pass une grande partie de mon stage dans un service o on technique qui est inculque dans plusieurs

une

tablissements travers tout le royaume qui est la technique

La capacit dadaptation, la complexit des relations humaines et la fait de vernir bout du plus grand handicap quest lintgration a je nai pu lapprendre qu lEcole Nationale de Commerce et de Gestion de Settat travers tous les efforts qui sont dploys afin de former des cadres capables de sadapter et de sintgrer partout et cela est confirm communment alors un grand merci notre cole.

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La revue fiduciare comptable. Edition Novembre 1997. Le manuel des procdures comptables dAswak Assalam. Economie et entreprise n 24, La Grande Distribution . WWW.Dyn-com.com.

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Effet de paiement vierge. Exemple dun rapport de saisie dun encours client. Exemple dun encours fournisseurs. Exemple dun historique fournisseur. Formulaire dune demande de confirmation prix. Formulaire dune demande de confirmation quantit. Exemple dune fiche dcriture. Rapport de saisie dune opration dans le journal des oprations diverses. Rapport de saisie dune opration dachat. Exemple dun listing quotidien des dossiers rapprochs.

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