PRESERVAÇÃO DIGITAL NA AP: O PAPEL DO ÓRGÃO DE GESTÃO DA

POLÍTICA ARQUIVÍSTICA NACIONAL

Francisco Barbedo (Direcção-Geral de Arquivos)
francisco.barbedo@dgarq.gov.pt

Resumo
A preservação digital consiste em assegurar a médio e longo prazo a perdurabilidade, de
forma autêntica, evidencial e inteligível, dos documentos produzidos electronicamente
pela AP. Actualmente assiste-se a uma forte proliferação de iniciativas no âmbito do
Governo Electrónico que implicam a desmaterialização da informação. No entanto não
existem medidas que acautelem a preservação da informação agora desmaterializada. O
IAN/TT defende a elaboração participada de uma estratégia nacional para a preservação
digital que proporcione soluções integradas para este problema considerando as mútiplas
vertentes implicadas. Neste contexto o projecto RODA pretende propor possibilidades
de carácter técnico e tecnológico que poderão servir de base para a futura construção de
um Repositório Digital para a AP

1. Definição e âmbito do problema

O documento electrónico, devido a um conjunto de características bem conhecidas, não
é um objecto perene. Depende de um sistema intermediário para ser criado, compilado e
lido, sistema esse sujeito à volatilidade do mercado informático, o que o torna
rapidamente obsoleto e portanto inutilizável. Nessa condição, o documento electrónico
não serve qualquer propósito: deixa de ter utilidade para a organização produtora pondo
mesmo em causa direitos e valores como a transparência da Administração e o direito de
acesso do cidadão (ver Lei 65/93 de acesso aos documentos da administração).
A organização constata que informação probatória e indispensável para assegurar o seu
posicionamento no ambiente externo, desaparece –ou torna-se tecnologicamente
obsoleta, (o que corresponde a um desaparecimento virtual mas objectivo!) antes do seu
período de tempo de vida operacional terminar.
Esta situação torna-se particularmente grave se atendermos ao facto que na AP não
existem de forma generalizada sistemas específicos de gestão de documentos capazes de
lidar com a problemática da preservação digital . O conceito de utilização de documento
sob a forma de objecto digital é reduzido à sua aplicação imediata, descurando soluções
para a utilização administrativa prolongada.
O problema também se coloca mais a jusante, nas instituições especializadas de arquivo
que acabavam por receber, normalmente no fim da linha e de forma reconhecidamente
incontrolada, as toneladas de papel considerado dispensável pelas organizações
produtoras. Acontece que no caso de informação digital o problema é diferente: como
receber, gerir e acessibilizar quantidades consideráveis de terabites produzidos em
variados formatos em muitos casos proprietários e sem possibilidade de migração? Neste
cenário o objecto digital ou não chega aos arquivos definitivos (é eliminado ou

1
desaparece naturalmente no processo de evolução tecnológica da organização produtora)
e portando à consulta do utilizador secundário, ou então, chega num estado -
obsolescência tecnológica- que não permite a sua utilização.
No contexto digital a informação deixa de se materializar num objecto discreto sendo
antes fragmentada e modularizada. Os sistemas de bases de dados são disso um exemplo
clássico: pelo facto de constituírem entidades complexas não deixam de produzir e
armazenar dados e informação capazes de constituir prova de transacções
organizacionais (veja-se por exemplo o SIC) e por consequência corresponder ao
conceito de documento de arquivo. Mesmo um objecto digital aparentemente uniforme e
discreto como um documento produzido com software de texto contém diversas
componentes algumas das quais dependentes do próprio sistema operativo (por exemplo
as fontes.)
A informação produzida na AP pelo facto de ser electrónica não é excluída do universo
da informação de arquivo. Desde que a funcionalidade primária da informação resida na
prova ou suporte evidencial a transacções (independentemente da granularidade e
desagregação da informação), deverá ser inequivocamente incluída no universo do
sistema de arquivo organizacional. Nessa condição os mesmos princípios e disposições
legais lhe são aplicáveis, nomeadamente a eliminação e a preservação da informação com
valor social e histórico 1 . Neste contexto o problema reside em não existirem estruturas
especializadas com as competências e recursos indispensáveis para recepcionar e gerir
essa informação que, inevitavelmente irá sendo produzida em maior quantidade.
No actual cenário da AP, nem as organizações produtoras nem as instituições de arquivo
definitivos têm hábitos, técnicas, recursos para lidar como objectos digitais numa
perspectiva de médio/longo prazo.

2 Um aspecto exemplar: documentos autenticados através de assinatura digital

A assinatura digital introduzida no sistema legislativo nacional através de um pacote de
diplomas que definem os seus princípios e regulamentam a sua aplicação, constitui um
meio de autenticação digital em princípio equiparável à autenticação através de assinatura
convencional. Este aspecto é desde logo redutor visto que o objecto electrónico tem
propriedades e comportamentos diferentes do seu equivalente analógico pelo que acrece
de contextos jurídicos que ae adequem a esse facto
Logo à partida a capacidade de autenticação de um documento conferida por este
processo não se pode considerar como completa visto que não estabelece a identidade do
objecto autenticado. Enquanto que em suporte papel este efeito é naturalmente
conseguido pela visibilidade imediata dos caracteres e articulação de elementos de
validação e de identificação nomeadamente através de códigos de classificação ou
número de registo, em ambiente electrónico tais símbolos não são perceptíveis. Sem ser
inequivocamente estabelecida a identidade do documento a sua autenticidade encontra-se
comprometida. Tal como sem a existência de um certificado digital que associe
autoritariamente a assinatura digital a um determinado indivíduo esta carece de valor
probatório.

1 Ver por exemplo Decreto-lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro,

Lei nº 107/2001, de 30 de Agosto de 2001. (textos disponíveis em www.iantt.pt )

2
Um segundo aspecto refere-se à incapacidade da assinatura digital conferir autenticidade
ao documento assinado. Esta propriedade difere da autenticação que consiste num
processo de validação de um documento o qual à partida pode não usufruir do atributo
de autenticidade. É interessante referirmos uma das propriedades previstas no Código
Civil para a comferância deste estado a um documento, as quais são de resto equivalentes
às propriedades diplomáticas de autenticidade.
“O documento só é autêntico quando a autoridade ou oficial público que o exara for competente, em
razão da matéria e do lugar, e não estiver legalmente impedido de o lavrar (Artigo 369º Código Civil)”
“Presume-se que o documento provém da autoridade ou oficial público a quem é atribuído, quando estiver
subscrito pelo autor com assinatura reconhecida por notário ou com o selo do respectivo serviço. lavrar
(Artigo 370º Código Civil)”
No segundo caso a assinatura digital responde eficazmente na medida em que garante,
desde que comprovado por certificado emitido por entidade certificadora, a associação
de uma assinatura digital com um determinado indivíduo. No entanto não consegue
produzir efeito no primeiro caso. Isto significa que um documento pode ser assinado
digitalmente por um indivíduo que efectivamente disponha desse meio de validação mas
que no entanto não possua dentro da organização de competências próprias para o fazer.
A assinatura digital 2 do ponto de vista de preservação digital oferece dificuldades
acrescidas:
Constitui uma camada suplementar de software que tem de ser preservado. Como referi a
preservação digital implica a periódica migração da informação para formatos
actualizados. Quanto mais camadas de software diferenciado existirem associadas a um
documento electrónico maior é a complexidade induzida no processo de preservação.
Este facto é semelhante ao que se passa em imagens às quais tenha sido acrescentado um
esquema de compressão.
A assinatura digital detecta qualquer alteração na nível físico ocorrida no documento
assinado. Essa alteração manifesta-se ao nível físico e não lógico, pelo que a menor
alteração ao nível de bit produzirá como efeito a perda de validação do documento.
Note-se que esta alteração pode ser devida a ocorrências espontâneas de deterioração de
bits, facto relativamente frequente em suportes de armazenamento 3 . Do ponto de vista
de preservação e médio/longo prazo é necessário migrar o documento electrónico para
formatos subsequentes da aplicação em que foi produzido ou para formatos de
preservação normalizados e consequentemente mais estáveis. Este processo no entanto
implica alteração física do documento o que redunda automaticamente na perda da
autenticação concedida pela assinatura digital. Tal diminui inevitavelmente a força
probatória original do documento.
A assinatura digital foi pensada para ser utilizada de forma imediata descurando
obviamente a necessidade mediata de conservação de um documento cuja força
probatória deve ser preservada por períodos alargados de tempo.
O artigo artº 34º alº a) do Decreto Regulamentar 25/2004 de 15 de Julho mostra
preocupação sobre este problema apontando como solução a reassinatura do documento

2 Para o efeito desta comunicação quando referimos assinatura digital estamos a considerar a modalidade
de assinatura electrónica qualificada (artº 2º alª g) do Decreto-Lei 62/2003)
3 Por exemplo em sistema RAID emque são implementados dispositivos de correcção de alteração de bits.

3
“…nos casos em que estes sejam necessários, na forma assinada, por um período de tempo superior à
validade dos algoritmos e parâmetros associados utilizados na geração e verificação da assinatura;”
O artigo 35ºdo mesmo diploma especifica ainda que:

“A nova assinatura referida na alínea a) do artigo anterior deve ser gerada com os algoritmos e
parâmetros associados adequados e incluir as assinaturas anteriores, assim como validação cronológica.”

No entanto a solução 4 apontada pelo legislador, apresenta dois problemas que não são
abordados e para os quais nenhuma solução é apontada 5 : 1/a impossibilidade de aceder
ao documento original caso este não seja alterado e a perda de valor probatória resultante
da automática perda de validade da assinatura digital mediante a superveniência desse
mesmo facto. 2/ a necessidade de preservar não apenas as anteriores assinaturas digitais
mas também todos os passos dos processos de certificação que lhes deram origem,
incluindo o respectivo software e hardware utilizados para o efeito. Com efeito
considera-se boa prática a promoção da auto-suficiência de arquivos digitais, ie, a sua
independência relativamente a sistemas externos, naturalmente sujeitos a regras
raramente consentâneas com a perenidade da preservação digital. A actual legislação 6
prevê prazos de conservação mínimos de 20 anos para toda a documentação, seja ele
electrónica ou em papel, relativa ao processo de certificação. Prevê ainda que caso as
entidades certificadoras, por qualquer razão, cessem a sua actividade, deverão transferir
essa documentação para a entidade credenciadora. No entanto a legislação que
regulamenta esta última entidade 7 em nada prevê a sua competência funcional para
funcionar enquanto arquivo digital capaz de exercer acções de preservação
temporalmente alargada sobre o material digital sob a sua eventual custódia. Da mesma
forma nada é previsto relativamente aos documentos electrónicos certificados cujo
interesse histórico e social justifique a sua conservação permanente.

3 O papel do órgão de gestão da Política Arquivística Nacional (PAN)

Considerando todos os factos apresentados e atendendo à legislação vigente aplicável,
nomeadamente a Lei orgânica do IAN/TT (decreto-lei n.º 60/97, de 20 de Março)
particularmente os seus artigos 2º e 3º sobre atribuições e competências e em
consonância com o regime geral dos arquivos e do património arquivístico (DL 16/93 de
23 de Janeiro) e a Lei de bases da política e do regime de protecção e valorização do
património cultural (Lei n.º 107/2001, de 8 de Setembro), considerou-se que ao IAN/TT
enquanto órgão do governo para executar a política arquivística nacional compete a
reflexão e construção de ferramentas que viabilizem a inclusão da informação electrónica
produzida na AP nos programas de salvaguarda patrimonial.
É importante destacar que ao desenvolver mecanismos de preservação digital são
servidos dois interesses (stakeholders); as organizações produtoras que necessitam de
4 Esta solução foi equacionada no contexto da Comissão Europeia (European Electronic Signature
Standardisation Initiative),conjuntamente outras possíveis soluções tais como a criação de entidades
arquivistícas certificadas ou utilização de formatos canónicos.
5 Podem-se ainda considerar problemas de natureza prática e jurídica; no primeiro caso pode não interessar

ao autor da assinatura digital inicial revalidar o documento ou pode inclusivamente este ter falecido. No
segundo caso podemos interrogar-mo-nos se uma nova assinatura aposta ao documento anos depois da
transacção ter ocorrido será legalmente admissível ou terá idêntica força probatória.
6 Decreto Regulamentar 25/2004 de 15 de Julho
7 Decreto-Lei 116-A/2006 de 16 de Junho

4
preservar informação digital durante períodos tempo mais dilatados e as instituições
especializadas de arquivos que têm como objectivo a salvaguarda e difusão de informação
electrónica patrimonial relevante.
A preservação digital implica a elaboração de uma estratégia nacional que contemple
integradamente todos os problemas s possíveis soluções aplicáveis sistematicamente às
situações desenvolvidas no âmbito de Governo Electrónico. Esta estratégia assenta em
respostas a ser dadas nos domínios técnicos e tecnológicos, económicos e
organizacionais.
ƒ Do ponto de vista económico e financeiro que deverá indicar soluções para
suportar os custos associados à manutenção de um arquivo digital! É necessário
assegurar recursos humanos muito especializados; equipamentos sofisticados
com uma curva de amortização curta; instalações adequadas para a preservação
digital. Além disso um arquivo digital é uma estrutura dinâmica em constante
evolução de forma a adequar-se permanentemente às rápidas novidades
tecnológicas e descobertas provenientes da investigação científica. Há portanto
que definir um modelo de financiamento viável e realista que suporte este
conjunto de necessidades. O relacionamento com os futuros clientes primários e
secundários desta estrutura terá que ser igualmente alvo de reflexão. O princípio
de utilizador/pagador não tem sido um modelo utilizado no âmbito da cultura
em Portugal. No entanto e redefinição deste modelo terá eventualmente que ser
readmitido como parte da solução.
ƒ O aspecto organizacional implica esclarecer o modelo de implantação a nível
nacional de uma estrutura deste tipo, atendendo à massa crítica disponível
comparada com os recursos e custos anteriormente identificados
ƒ Os pontos de vista técnicos (arquivísticos) e tecnológicos (informáticos) passam
pela construção de arquivos digitais.
O Arquivo Digital é uma estrutura que compreende tecnologia, recursos humanos e um
conjunto de políticas para incorporar, gerir e acessibilizar numa perspectiva continuada
objectos digitais de natureza arquivística. A informação de arquivo distingue-se de
qualquer outra pelo facto de ser produzida com o propósito primário de constituir prova
de uma actividade organizacional. Por esse facto a sua estabilidade e perenidade têm que
ser asseguradas de forma a garantir as suas propriedades básicas - integridade,
fidedignidade e autenticidade - ao longo do tempo:. Ainda neste sentido aspectos como o
contexto de produção de manutenção do documento electrónico é da maior importância
para garantir as qualidades referidas. Em ambiente tradicional, a preservação destes
atributos é normalmente assegurada pela garantia da sua inalterabilidade. Naturalmente,
quando em ambiente digital, esse conceito perde razão de ser optando-se antes por nos
referirmos a “alterabilidade controlada”. Ou seja: sabe-se que o objecto digital vai
necessariamente alterar-se ao longo do tempo, pretende-se saber o que é alterado e
quando é alterado, preferencialmente podendo-se assegurar um certo controlo sobre as
componentes que serão alteradas.

3.1 O projecto RODA

O IAN/TT tem seguido com atenção as iniciativas empreendidas na área de preservação
digital tanto a nível internacional como também em Portugal nas medidas políticas
relativas ao governo electrónico. As iniciativas governamentais no âmbito da utilização

5
estratégica das novas tecnologias ao serviço do cidadão e da administração pública
sofreram um salto quantitativo e qualitativo. Este avanço materializa-se na produção de
diversas medidas enquadradoras e promotoras: pacotes legislativos específicos como é o
caso do conjunto de diplomas relativos à assinatura digital , considerando no entanto a
reconhecida inadequação dos mesmos à preservação a longo prazo de objectos digitais e
necessidade de formular outras disposições legislativas como por exemplo sobre o
património arquivístico “informático”; a constituição de organismos especialmente
vocacionados para a promoção e acompanhamento de medidas específicas (UMIC,
UCMA); a abertura de eixos de apoio financeiro directamente vocacionados para o
desenvolvimento de oferta no contexto de um novo conceito social, profissional,
económico e cultural enraizado nas novas tecnologias.
Neste momento a situação de reforma estrutural da AP, nomeadamente a concentração
nas Secretarias Gerais das áreas comuns em que inserem os processos de arquivo
constitui uma oportunidade propícia ao desenvolvimento do conceito de arquivo digital.
Refiro conceito, porque se trata de uma iniciativa que necessita de ser “vendida” para
obter a suficiente adesão e consequente massa crítica dos organismos públicos para que
se tornar efectivamente viável.
No contexto acima descrito a criação de um repositório de objectos digitais de arquivo
dirigido para a AP que assegure a recepção, gestão e acessibilização dos objectos digitais
correntemente produzidos na AP que receba das instituições produtoras, de acordo com
regras definidas e precisas, os objectos digitais (ou documentos electrónicos ou sistemas
de informação de arquivo) considerados como de interesse histórico e que tenham
perdido o seu valor administrativo e/ou capacidade operativa, tornou-se um propósito
atingível porque consentâneo com a conjuntura política vigente.
O IAN/TT candidatou ao POAP um projecto designado de “Gestão Documental e
Memória na AP”, cujo financiamento foi recentemente aprovado por este Programa, em
que se propõe como objectivos:
1/ a elaboração de um modelo conceptual e lógico de uma estrutura de arquivo digital,
compreendendo análise estática de topo e dinâmica de processos de gestão e preservação
digital; 2/ a concretização de um protótipo de arquivo digital de acordo com o ponto
anterior que considere integração, gestão e acessibilização dos objectos digitais sob sua
gestão; 3/ a elaboração de ferramentas informáticas de preservação digital para assegurar
a preservação de objectos digitais num horizonte de curto/médio prazo pelas
organizações produtoras; 4/ a definição de políticas, regras e recomendações para:
incorporar objectos digitais, acessibilizar objectos digitais; 5/ a criação de competências
técnicas e organizacionais em preservação digital.
O desenvolvimento deste projecto, iniciado em Março deste ano e baptizado de RODA
(Repositório de Objectos Digitais Autênticos), prolongar-se-à até Abril de 2007. A
continuidade deste projecto já foi planeada embora careça da obtenção dos recursos
indispensáveis.
O fluxo de desenvolvimento do RODA prevê a criação dos seguintes produtos
agrupados em 3 períodos temporais: 1 a análise de esquemas de meta-informação
utilizáveis no repositório, 2/ a elaboração dos requisitos funcionais ; 3) a definição d
modelo conceptual, lógico e de dados; 4/ a definição das taxionomias de objectos digitais
a serem integrados nesta primeira fase; 5/ o desenvolvimento de componentes
funcionais e gráficas do protótipo.

6
O desenvolvimento o RODA foi equacionado a partir dos principais documentos
normativos e recomendativos produzidos internacionalmente e que constituem
ferramentas estruturais para o desenvolvimento de produtos internacionais no domínio
da preservação digital. Foram também referenciadas e analisadas as experiências
desenvolvidas nesta área, sendo analisadas as consideradas mais relevantes para o
projecto.
Tratando-se de um protótipo destinado a provar um conceito de arquitectura técnica e
tecnológica para preservação digital não irão ser integralmente desenvolvidas todas estas
funcionalidades. Nesta perspectiva decidiu-se o seguinte plano de desenvolvimento: 1/ o
processo de ingestão, que implica uma interface intuitiva para interactuar como o cliente
que pretende integrar objectos digitais, irá ser inteiramente desenvolvido. Esta tarefa já
foi iniciada, tendo sido desenhado e documentado o respectivo diagrama de actividades e
iniciada a programação baseada em experiências já existentes a nível internacional. 2/ o
processo de gestão de Objectos Digitais em que o projecto focará a sua atenção na gestão
de eventos, ou seja a especificação de eventos-tipo para a realização de qualquer acção
sobre o material custodiado 3/ o processo de disseminação relativamente ao qual apenas
se irá propor a pesquisa simples e a recuperação do Objecto Digital sem funcionalidades
específicas de visualização.
Tendo em consideração as limitações impostas pela natureza do projecto apenas serão
considerados nesta primeira fase as seguintes taxonomias de Objectos Digitais; 1/ Texto
estruturado, com ou sem imagens e/ou tabelas, 2/ imagens fixas não vectoriais 3/ bases
de dados relacionais.
A continuidade esperada deste projecto a partir de Abril de 2007, trará a análise e
inclusão de outras taxionomias de objectos digitais avaliadas em função da sua
disseminação na AP.
A plataforma de desenvolvimento escolhida foi o Fedora 8 , adoptada por se tratar de
software livre e por proporcionar um conjunto de serviços destinados a desenvolver
ferramentas de preservação digital. Esta escolha culminou um processo de análise e teste
intensivo realizado durante o mês de Agosto em que foram comparadas diversas
plataformas existentes no cenário internacional dentro desta área funcional.
Resta dizer que se prevê a colaboração de alguns organismos da AP através da cedência
de material que será utilizado eventualmente pelo RODA para testar as funcionalidades
desenvolvidas. Esperamos a partir de Janeiro de 2007, iniciar a apresentação de alguns
aspectos do conceito desenvolvido que na nossa perspectiva permitem lançar as bases
para uma preservação digital efectiva na AP.
O IAN/TT mantém com o apoio do Departamento de Informática da Universidade do
Minho, um sítio web 9 em que são colocados todos os documentos produzidos no
projecto assim como links e eventos relacionados com esta temática.

4. Conclusão

8 http://www.fedora.info/
9 http://roda.iantt.pt/

7
A preservação e gestão de objectos digitais é neste momento uma prioridade estratégica
do IAN/TT de acordo com uma filosofia renovada de prestação de serviços ao exterior
baseada na qualidade. Trata-se no entanto de um processo complexo envolvendo muitas
variáveis que obrigam a um planeamento e execução detalhadas. Constata-se igualmente
ausência de consideração de medidas relativas a preservação digital nas múltiplas
inciativas inseridas no contexto do Governo Electrónico. O IAN/TT enquanto órgão
executivo da política arquivística nacional aposta na elaboração de uma estraegia global
para a presevração digital em Portugal, desenvolvida em conjunto com a AP e com
diferentes áreas de conhecimento, susceptívelde apresentar soluções que integrem as
componentes económica, organizacional, técnica e tecnológica. Nesta última vertente o
projecto RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) apoiado pelo POAP esta
a ser desenvolvido pelo IAN/TT com a colaboração do Departamento de Informática da
Universidade do Minho e pretende desenvolver um protótipo de arquivo digital até Abril
de 2007 em que serão exaustivamente testados funcionalidades que devem estar
presentes na aplicação dos princípios e na prática da preservação digital seja esta
direccionada para a informação operacional das organizações para a salvaguarda da
memória documental da AP.

XXXXXXX

Francisco Barbedo
Coordenador do Gabinete de Estudos e Arquivos Correntes (GEAC)
IAN/TT
Tel. 21 781 15 00 (ext. 12254)
email: frbarbedo@iantt.pt