LA CONTABILIDAD EN LA MICROEMPRESA

Posiblemente usted, como la mayora de los dueos de las empresas familiares o pequeas que existen en el pas, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basndose solamente en la experiencia y el sentido comn. Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cunto se ha vendido, cunto deben los clientes y cuanto dinero hay en caja. Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situacin financiera de su empresa y administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio. La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones econmicas que realiza la empresa, con el objeto de obtener informacin financiera necesaria para tomar decisiones. Es muy importante que mantenga presente la objetividad en la toma de decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.

Para controlar cada uno de los movimientos econmicos que realiza la empresa, existen diversos tipos de control que pueden establecerse para su operacin y desarrollo. Es muy sencillo, todo es cuestin de decidirse a llevarlos a cabo. La idea de que slo un profesional puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las microempresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un profesional para poner en marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo, su esposa, o cualquier otra persona de confianza que conozca el tipo y las caractersticas del negocio. El propsito de este manual consiste en proporcionarle una serie de herramientas para organizar y registra la informacin contable de su empresa, informacin til para la toma de decisiones. La sencillez de la informacin que se presenta, aunada a su experiencia y al conocimiento que tiene de su empresa, le permitirn una lectura amena, y sin duda lo ms importante, llevar a la prctica lo que se indica.

I.

EL BALANCE GENERAL.

Qu es el Balance General? Es un resumen claro y sencillo sobre la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada. Su elaboracin podr ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las necesidades del propio microempresario. Tambin se lo denomina Estado de Situacin Patrimonial. El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la empresa (ACTIVO), as como todas sus obligaciones ciertas y aquellas que puede llegar a tener (contingentes) (PASIVO) y por ltimo el patrimonio neto de la empresa (CAPITAL). El Balance General responde a las preguntas: Con cuntos recursos cuenta la empresa para la realizacin de sus actividades.

Cunto se debe de esos bienes? Con cunto participa el dueo de la empresa? Para facilitar la claridad e interpretacin del Balance General, los datos econmicos se agrupan en ACTIVOS, PASIVOS y CAPITAL o Patrimonio Neto. ACTIVO Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la microempresa para operar. PASIVO Son las obligaciones que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios. CAPITAL Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, ms las ganancias o menos las prdidas que sufre el aporte inicial. Para determinar el capital existente, es decir el patrimonio neto de la empresa, se resta al total de los recursos (ACTIVO) el total de obligaciones (PASIVO). ACTIVO (Recursos)

- PASIVO (Obligaciones)

= CAPITAL (Patrimonio Neto) Veamos en las cifras siguientes como se aplica la frmula: P = Pasivo ($ 40433) C= Capital ($ 52018) A (Activo) = P + C A = $ 40433 + $ 52018 Activo = $ 92451 Si no conocemos el total del pasivo, se puede calcular: P=A-C P = $ 92451 - $ 40433 = $ 52018

El dueo de la empresa "La Japonesa" posee un activo de $ 8000 y tiene una deuda de $ 2550 al 30 de abril de 1997. Entonces, para saber cul es el capital propio que tiene trabajando, hace lo siguiente: C=A-P C = $ 8000 - $ 2550 C = $ 5450 Es decir, el capital es lo que se obtiene de restar del valor de todos los activos (recursos) el importe de los pasivos (deudas.) El Balance general resume la informacin contable que resulta de las transacciones econmicas efectuadas a una fecha determinada. El balance de "La Japonesa" al 30 de abril de 1997 sera: LA JAPONESA BALANCE GENERAL AL 31/4/97 ACTIVO $ 8000 PASIVO CAPITAL Total Activo $ 8000 Total Pasivo y Capital $ 2550 $ 5450 $ 8000

Ahora veremos en forma detallada los componentes: 1. ACTIVO Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo (liquidez). 1. Activo Circulante. Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras est funcionando el negocio. Dinero en caja. Dinero en bancos. Inversiones en valores de inmediata realizacin. Cuentas por cobrar (clientes). Inventarios (en depsito) de materia prima, produccin en proceso y producto terminado.

2. Activos Fijos.

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos. Estos bienes sufren prdidas de valor por el simple paso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnolgica. El terreno (constituye una excepcin, ya que no pierde valor con el paso del tiempo). Los edificios. Maquinaria y equipo. Equipo de oficina. Equipo de transporte.

3. Otros Activos. Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestacin de un servicio o por la adquisicin de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en GASTOS afectando los resultados de la empresa. Por ejemplo: Alquileres pagados por anticipado. Patentes y marcas. Primas de seguro

2. PASIVO Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos. 1. Pasivo Circulante. Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un ao. La lista del pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas. Proveedores. Crditos bancarios a corto plazo. Impuestos por pagar. Acreedores diversos. Documentos por pagar

2. Pasivo a Largo Plazo. Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un ao. Obligaciones con bancos a largo plazo. Documentos por pagar. Otros.

3. Otros Pasivos. Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la prestacin de servicios. Anticipos de clientes. Alquileres cobrados por anticipado. Otros.

CASO PRACTICO

El seor Eugenio Lloper, dueo de una microempresa dedicada a la fabricacin de cermicas, cuenta con los siguientes datos para la elaboracin de su balance al 31 de mayo de este ao. Podra colaborar con Eugenio para elaborar el Balance General?

Datos Conceptos Saldo en caja Dinero en bancos Proveedores Cuentas a cobrar a clientes Maquinarias y equipo Inventario Acreedores diversos Impuestos por pagar Obligaciones bancarias a corto plazo Terrenos Edificio Obligaciones bancarias a largo plazo Cuentas a cobrar a largo plazo Alquileres cobrados por anticipado Equipo de transporte Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Otros pasivos a corto plazo Capital social Utilidades de ejercicios anteriores Utilidad antes de impuestos $ 1000 2126 1239 34430 21620 14160 970 850 1897 2426 12188 24370 3600 2800 2729 658 376 400 30000 12654 12339

FABRICA DE CERAMICA BALANCE GENERAL AL 31/5/97

ACTIVO

PASIVO Y CAPITAL

Activo Circulante Caja Bancos Clientes Inventarios

Pasivo Circulante Proveedores Acreedores diversos Impuesto a pagar Crditos banco c.plazo Otros pasivos c. plazo

Total Activo Circulante Activo Fijo Terreno Edificio Maquinarias y equipos Equipo de transporte Total Activo Fijo Otros Activos Total Otros Activos
TOTAL ACTIVO

Total Pasivo Circulante Pasivo a Largo Plazo Crditos bancarios l. plazo Otras obligac. L. Plazo

Total Pasivo a Largo Otros Pasivos Total Otros Pasivos

TOTAL PASIVO TOTAL CAPITAL TOTAL PASIVO MAS CAPITAL

II.

ESTADO DE RESULTADOS

Qu es un estado de resultados? Es un informe que permite determinar si la empresa experiment utilidades o perdidas en un periodo determinado. Cuando ese lapso comprende un ao de operaciones se lo conoce como ejercicio econmico. Estar usted de acuerdo en que es tan importante saber qu se tiene, qu se debe a quin, como saber si su negocio rinde utilidades. En el Balance General slo se indica en forma global la utilidad o prdida que aumenta o disminuye el capital, en tanto que en el Estado de Resultados se analizan con detalle las operaciones que dieron origen a los ingresos y a los gastos, con el objeto de llegar al resultado que se indica en el Balance General. El Estado de resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada, cmo se lleg a ese resultado:

Ingresos o Ventas Netas - Costo de Ventas Utilidad Bruta - Gastos Operativos Utilidad Operativa - Gastos Financieros Resultado antes de Impuestos (puede ser utilidad o prdida) Ingresos Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de la misma. Costo de Ventas Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la produccin. Se obtienen de la siguiente manera.

Utilidad Bruta Es el resultado de restar a los ingresos o ventas, el costo de ventas. Gastos Operativos Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operacin que no estn asociadas con la produccin, sino con las actividades propias de ventas y la administracin del negocio. Algunos ejemplos son Sueldos y/o comisiones a vendedores. Publicidad. Papelera (facturas, etc) Telfono Alquiler del local de ventas.

Utilidad Operativa Es el resultado de resta a la utilidad bruta los gastos de operacin. Gastos Financieros Son los intereses sobre crditos otorgados por bancos, financieras, prstamos. Utilidad antes de impuestos Resulta de resta a la utilidad de operacin los gastos financieros.

CASO PRACTICO (para que Ud. lo resuelva) El seor Jorge Prez quiere conocer los resultados generales de su carnicera al 31 de mayo de 1997. Colabore con l en la presentacin del estado de resultados. Datos Concepto Compras de carne * Sueldo de Jorge Prez Ventas al contado Combustibles y lubricantes Inventario final materia prima Intereses Compra de empaques Salario de Pedro (obrero) Sueldo de Jos (vendedor) Ventas a crdito Salario de Toms (obrero) $ 10000 3000 36368 2302 6000 600 3000 6000 2120 10000 6083

* Toda la carne comprada es vendida en el periodo. Estado de resultados para el periodo comprendido entre el 1/1/97 y 31/5/97 INGRESOS Ventas contado Ventas a crdito Total Ventas
COSTO DE VENTAS (1+2) - 3 Inventario inicial

Materia prima Produccin en proceso Producto terminado 1. Total inventarios iniciales Compras de materia prima 2. Mano de obra 3. Gastos de fabricacin 4. Total compras, mano de obra y gastos de fabricacin (1 + 2+ 3)

3. Inventario final Materia prima Produccin en proceso Producto terminado

UTILIDAD BRUTA GASTOS DE OPERACIN UTILIDAD DE OPERACIN GASTOS FINANCIEROS

Utilidad antes de impuestos

RECOMENDACIONES A OBSERVAR EN LA ELABORACION DE ESTADO DE RESULTADOS Los estados de resultados que se elaboren deben de reflejar slo la situacin de la empresa; no deben incluir informacin relativa a la situacin particular de los socios, ni tampoco considerar informacin de otras empresas en la que los socios tambin tengan participacin. La informacin que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender slo la que se haya generado en el perodo que se considera (mes, trimestre, semestre o ao). Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de adquisicin.

Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para una fecha posterior, porque podra omitirlo y por lo tanto la informacin financiera que obtenga no ser vlida.

RESUMEN Lo que vimos anteriormente nos permite: Conocer la situacin financiera de una empresa. Determinar si la operacin de la misma est reportando utilidades o prdidas. Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus operaciones o contribuir a su consolidacin o desarrollo.

III.

REGISTRO DE OPERACIONES

Debemos precisar cmo se capta la informacin que permite elaborar dichos estados contables Qu es el Sistema Simplificado de Registro? Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la informacin necesaria, para la obtencin de estados contables. Caja o movimientos en efectivo. Ventas. Anticipos de clientes. Compras. Gastos de fabricacin. Gastos de administracin y ventas. Gastos financieros.

Cabe sealar que, previo a la utilizacin de las cuentas, resulta indispensable practicar un balance para determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas. 1. Caja o Movimiento de efectivo. Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa. El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de realizar el balance. Cualquier operacin que implique entrada o salida de efectivo debera registrarse primero aqu y posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente. El siguiente puede ser ejemplo de una planilla de registro: Fecha 18/4 Concepto Saldo inicial de acuerdo a balance Pago salarios Compra de tela a La Textil SA (Fact. 254) Venta al contado a YUTE SA 3500 560 300 Entrada Salida Saldo 1000

19/4 23/4

28/4

Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los gastos de operacin del negocio, as como a posibles imprevistos. Con base en el registro sistemtico de sus movimientos de efectivo, as como en el conocimiento de su negocio, usted podr determinar en poco tiempo, la suma que requiere mantener disponible para estos propsitos. 2. Ventas. Esta cuenta tiene por propsito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a crdito registra su empresa. El saldo inicial que debe anotarse ser aquel que reporte el balance, en el rengln de clientes o cuentas por cobrar. Fecha 1/5 Concepto Saldo por cobrar (anterior) Ventas Por cobrar 3200 Vencimiento 20/6

6/5 12/5

Venta contado Fact. 241 Venta a crdito J. Perez (Fact. 242)

1210 987 30/7

13/5

Venta contado Fact. 243

549

RECUERDE Debe registrar una venta en el momento en que entrega la mercadera, independientemente de cul sea la forma de pago (contado o crdito). El total de la columna de "importe de venta", le indicar las ventas totales registradas al trmino del mes, semestre o perodo de que se trate. Cuando se cobre un monto adeudado "anterior", conviene subrrayar la fecha de vencimiento respectiva para indicar que dicha deuda ya ha sido cobrada. De esta manera se puede conocer en todo momento el importe de lo que adeuda cada cliente, y poder determinar tambin el total de deudas a cobrar.

3. Anticipos de clientes. En diversos rubros como talleres de costura, carpintera, herrera, etc., es frecuente encontrar que los clientes anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido. Para registrar estas sumas y por lo tanto controlar tambin los programas de entrega con los clientes, se recomienda llevar registros de las mismas: Fecha 10/7 12/7 Concepto
Anticipo 50% 30 camisas Pedido 95 Entrega el 30/8 Anticipo 25% 60 camisas. Pedido 96 Entrega 30/9

Importe Importe Saldo Trabajo anticipo adeudado 650 1300 325 325 325 975

27/7

2 anticipo 25% pedido 96

325

650

Al utilizar este formato, resulta til registrar las fechas en que se reciben anticipos, as como la fecha en la que finalmente se surte el pedido, momento en que debe registrarse la venta respectiva.

Naturalmente, al recibirse anticipos y constituir una entrada de dinero, deber afectarse tambin la cuenta de "caja o movimiento de efectivo" . Si al momento de registrarse la venta, el cliente queda adeudndonos una suma de dinero, deber anotarse tambin la cuenta por cobrar correspondiente. 4. Compras. En esta cuenta debern registrarse como saldo inicial las deudas que se tengan con proveedores. Aqu deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen, independientemente de que se paguen de contado o a crdito. El registro de la compra debe efectuarse en el momento en que el proveedor surte efectivamente el pedido. Fecha 1/7 Concepto Saldo por pagar anterior Compra tela a RR Fact. 212 Compra encaje a MM Fact.102 Compra botones a PP Fact. 321 2200 Importe compra Importe adeudado 3900 Fecha vencimiento 30/8

5/7

1000

25/9

7/7

250

250

20/8

10/7

185

Al cierre del mes o periodo, la columna "importe compra" indicar el total de compras de materia prima. Cuando se liquide la deuda a un proveedor, conviene subrrayar la fecha de vencimiento respectiva, para que indicar que dicho saldo ha sido ya cubierto.

5. Gastos de Fabricacin. En esta cuenta deben registrarse las erogaciones que se realicen por 3 conceptos: Mano de obra: sueldos al personal de produccin.

 Fecha 1/6 5/6 7/6 10/7

Gastos generales de fabricacin: gastos distintos a materia prima o mano de obra que se incurre para producir (alquiler, luz, agua, gas, etc.) Otros materiales: referidos a combustibles, lubricantes. Concepto Salarios personal Pago luz Alquiler Lubricantes M de O 2100 380 600 120 GGF Otros

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, tambin debe afectarse la cuenta de caja. 6. Gastos de Administracin y Ventas. En esta cuenta debern anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de: Sueldos a personal de administracin y ventas, incluido el sueldo que corresponde al microempresario por el trabajo que desempea en su empresa. Otros gastos de administracin distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos de telfono, papelera, etc. Concepto Sueldo secretaria Sueldo administrador Pago folletos y recibos Fact. 451 Sueldo vendedor 350 Sueldos 420 750 155 Otros gastos

Fecha 1/7 5/7 7/7 7/7

7. Gastos Financieros. En esta cuenta debern registrarse los pagos de intereses y capital que se deriven de la utilizacin de prstamos otorgados por instituciones financieras o terceros. Inters: es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo. Amortizacin: son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del plazo establecido, los recursos otorgados en prstamos. Saldo adeudado: es la diferencia que resulta aplicar al prstamo recibido las amortizaciones o pagos de capital realizados. Concepto Banco XX crdito $10000 Pago intereses 333 Inters Amortiz. Saldo 10000

Fecha 1/8

30/8

10000

30/8

Pago amortiz.

416

9584

El total de la columna "intereses" representa el importe en que se ver reducida la utilidad operativa para determinar la utilidad antes de impuestos en el Estado de Resultados. La columna de saldo representa el importe de los crditos por pagar a instituciones financieras o terceros que debe aparecer en el balance. CASO PRACTICO Arturo Roca desea contabilizar, con su ayuda, las siguientes operaciones considerando el siguiente balance inicial al 1/5/97: Arturo Roca Balance General al 1/5/97 ACTIVO Efectivo Clientes * Inventarios Prod. Terminado Maq. y equipo ACTIVO TOTAL * fecha de vencimiento: 16/6/97 1/5 3/5 7/5 7/5 9/5 Compra materia prima por $2000 a pagar en 40 das, factura 103 Venta contado a Luis Sartin por $ 500, factura 25 Pago luz y agua $ 123 Venta a Tienda El Emir por $ 1500 (50% contado y 50% a 30 das) factura 26 Anticipo del "0% por pedido de Pedro Llaga sobre un total de $ 1000 pagadero el 20$ en diez das y saldo contra entrega de mercadera, el 30/5 Pago papelera $ 50 y telfono $ 253 Anuncio publicitario en revista local $ 150 Pago primera quincena operarios taller $ 1000 Pago mensajera $ 50 Compra materia prima por $ 500 (contado) 1000 7000 10000 17000 1000 5000
PASIVO Y CAPITAL

Proveedores
PASIVO TOTAL

3500 3500 10000 3500 13500 17000

Capital Social Resultados acumulados Capital contable Pasivo y Capital

10/5 14/5 15/5 20/5 20/5

24/5 29/5 30/5

Compra lubricante $ 25 (contado) Venta clientes varios $ 1100 (factura 27) Pago segunda quincena operarios taller $ 1000 Pago sueldo vendedor Ros $ 755

IV.

RESOLUCION INTEGRAL DE UN CASO

Juan Gmez, al 28/2/97 practic inventario de las existencias en su empresa, y encontr que cuenta con $ 3100 de materia prima y $ 8000 de producto terminado. Dispone adems de la siguiente informacin: Efectivo disponible Torno Fresadora universal Pedro Prez por venta realizada en febrero El Rayo saldo venta enero Bulonera XX venta enero $ 5000 $ 25000 $ 20000 5000 $ 3000 $ 9300

A la fecha, la empresa no cuenta con ningn pasivo a su cargo. Veamos de ayudarlo a Juan en su trabajo. Una vez elaborado el Balance, Juan desea contabilizar, con nuestra ayuda, la operacin del mes de marzo: 1/3 3/3 6/3 Venta a Palacios por $ 750, factura 14, 60% al contado y la diferencia a los 15 das. Venta contado por $ 700 a Luis Arteaga, Fact. 15 Compra de materia prima por $ 8800, pago $ 1500 de contado, saldo a 45 das, factura 1391

7/3 11/3

Pago alquiler de local $ 530 recibo 150 Orden de trabajo de Fabrica La Especial por $6800 (50% contado y el resto contra entrega en 10 das. Recibo 1 Venta a WERT por $ 3100 segn factura 17. Se recibe cheque postdatado a 20 das. Venta contado a Arturo Ruiz por $ 400 factura 18 Pago salarios primera quincena operarios $2550 pago sueldo vendedor $ 350 Venta clientes varios $ 890 facturas 18 y 19 Pago de papelera $ 85 y telfono $ 188 efectivo Pago aviso en peridico local $54 efectivo Compra materia prima por $ 4300 ($ 1500 contado y saldo 30 das) factura 1410 Compra defresadora ACME $ 4000 Contado. Factura 104 Pagos servicios pblicos luz y agua $ 560 contado Crdito por $ 5000 Banco Nacin a 12 meses con 4 de gracia, pago trimestrales de inters. Tasa anual 11%. Pago salarios operarios $ 2560 Pago sueldo vendedor $ 350 Pago sueldo Juan Gmez $ 1300

12/3 13/3 15/3 15/3 16/3 17/3 19/3 23/3 27/3 29/3 29/3

30/3 30/3 30/3

Al concluir el mes, Juan practica un recuento de las existencias y determina que tiene $ 4800 en materia prima y $ 8710 en producto terminado. Con esa informacin preparemos el Balance y Estado de Resultados al 30/3/97 Comente la situacin financiera del negocio de Juan al 30/3/97. Comente el resultado de las operaciones al 30/3/97. Seale las perspectivas del negocio de Juan (tiene que tomar medidas correctivas? , y si as fuese, qu pasa si no lo hace?). Seale las decisiones que recomendara a Juan para que su negocio sea rentable. Seale otros aspectos de inters para que Juan mejore sus negocios.

CONCLUSIONES
La informacin contable resulta til al microempresario porque: Permite determinar la situacin financiera de su empresa. Permite establecer si la operacin est generando prdidas o utilidades. Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que generar una orden de trabajo.

Permite implantar medidas de disminucin de costos, control de inventarios, mano de obra, etc., posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del negocio. Facilita la obtencin de apoyos crediticios

ANEXO
DEPRECIACION Los activos fijos (a excepcin de los terrenos), estn sujetos a depreciacin, es decir, una prdida de valor, que la sufren las construcciones, maquinaria, equipo de oficina, y de transporte; ya sea por su uso o por el simple paso del tiempo.

La depreciacin constituye un gasto que reduce los resultados de la empresa, a pesar de que no ocasiones una salida de dinero en efectivo. Debe reconocrsele para constituir una reserva cuan sea necesario reemplazar o sustituir activos fijos que resulten obsoletos. ACTIVO FIJO Edificios Maquinaria Equipo de transporte % de DEPRECIACION 5% anual 10% anual 20% anual

La depreciacin se registra en el Balance disminuyendo el valor de los activos fijos, y en el Estado de Resultados disminuyendo los ingresos. Por ejemplo, Juan compr una fresadora ACME en $ 4000. De acuerdo a la tabla anterior, pierde un 10% de su valor por ao. En que forma registrar la depreciacin de ese equipo, tanto en el Balance como en el Estado de resultados los primeros cinco aos? BALANCE Activo fijo Maquinaria (fresadora) Ao 0 $ 4000 Ao 3 $ 4000 Ao 2 $ 4000 Ao 5 $ 4000

Depreciacin acumulada

----$ 4000

$ 400 $ 3600

$ 800 $ 3200

$ 2000 $ 2000

Estado de Resultados Ventas * Costo de ventas * Depreciacin fresadora Utilidad Bruta * Datos supuestos. EL CREDITO En ocasiones, para ampliar la operacin de la empresa o modernizar su equipo productivo, resulta necesario complementar los recursos de dueo o socio con los de que un tercero (banco o institucin financiera) puede proporcionar. Como esos recursos implican un costo por su utilizacin, resulta importante conocer por anticipado las erogaciones que su uso significar. Todo crdito se otorga por un plazo determinado. A veces se establece un periodo de gracia, que no es otra cosa ms que el tiempo durante el cual se va a estar cubriendo un inters por la utilizacin del dinero. Una vez concluido ese periodo de gracia, junto con los pagos de inters, habr que empezar a pagar (amortizar) una parte de la suma otorgada en prstamo. Por ejemplo, un crdito que se pacta a un plazo de 18 meses sin periodo de gracia, significa que habr que hacer 18 pagos de inters y 18 pagos de capital (en el caso de amortizaciones mensuales). Un financiamiento que se pacta a 18 meses, incluidos 6 meses de gracia, significa que durante los primeros 6 meses slo se cubrirn intereses y a partir del sptimo mes habr que liquidar (amortizar) adicionalmente a los intereses, una parte del capital. El costo que genera un prstamo se conoce como inters. El inters se calcula multiplicando la suma que se adeuda por la tasa de inters aplicable. Por ejemplo, el inters que generar un prstamo de $10000 en un ao, a una tasa del 10%, se obtiene de la siguiente manera: Inters = Suma adeudada x tasa aplicable Inters = $ 10000 x 0.10 = $ 1000 Esto significa que para liquidar el prstamo habr que pagar un total de $ 11000: $10000 en concepto por la suma adeudada y $ 1000 de inters. Resultara conveniente que realizramos algunos ejemplos para ejercitarnos en los clculos del inters, ya que ste afectar los resultados de nuestro negocio: $ 5000 $ 1000 $ 400 $ 3600 $ 5000 $ 1000 $ 400 $ 3600 $ 5000 $ 1000 $ 400 $ 3600

Calcular las erogaciones que un crdito de $ 10000 a 3 aos de plazo, con un ao de gracia, generar a la empresa de Pedro Daz, suponiendo una tasa de inters anual del 10%.

Qu es el Balance General? Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo 1.1 Qu partes conforman el balance general : Activos Pasivos Patrimonio ACTIVOS Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como: El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacn Las mquinas y equipos Los vehculos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos. ACTIVOS CORRIENTES Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el perodo normal de operaciones del negocio. Estos activos son: a. Caja Es el dinero que se tiene disponible en el cajn del escritorio, en el bolsillo y los cheques al da no consignados. b. Bancos Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco. c. Cuentas por Cobrar Es el saldo de recaudar de las ventas a crdito y que todava deben los clientes, letras de cambio los prstamos a los operarios y amigos. Tambin se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.

d. Inventarios Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa. En empresas comerciales y de distribucin tales como tiendas, graneros, ferreteras, drogueras, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Slo se maneja el inventario de mercancas disponibles para la venta, valoradas al costo. Existen varios tipos de Inventarios: a. Inventarios de Materias Primas Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboracin del balance, valoradas al costo. b. Inventario de Produccin en Proceso Es el valor de los productos que estn en proceso de elaboracin. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realizacin del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc. Inventario de Produccin Terminada Es el valor de la mercadera que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de produccin Activos Fijos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades. - - Maquinaria y Equipo - - Vehculos - - Muebles y Enseres - - Construcciones - - Terrenos Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisicin se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de depreciacin OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc. PASIVOS Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en

orden de exigibilidad en las siguientes categoras. Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos. 1. 1. Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao. a. a. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del balance. b. b. Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con los bancos y dems entidades financieras. c. c. Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contradas por compras hechas a crdito a proveedores. d. d. Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo an no entregado. e. e. Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los prstamos de personas particulares. En el caso de los prstamos personales o crditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben. f. f. Prestaciones y cesantas consolidadas Representa el valor de las cesantas y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento g. g. Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realizacin del balance. 2. 2. Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales como obligaciones bancarias, etc. 3. 3. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado. a. a. Patrimonio Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin del balance. Este se clasifica en: Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. Utilidades Retenidas Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. Utilidades del Perodo Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el perodo inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el ltimo estado de prdidas y ganancias. Reserva legal. Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse. El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operacin: El Activo es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO.

Balance inicial
El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician operaciones. Cuando se crea una nueva empresa se requiere que los socios aporten una serie de activos y posiblemente se deba incurrir en algunas obligaciones para poder operar o adquirir los activos, lo que su conjunto conforman el balance inicial. Sabemos que un activo es todo bien o derecho que tenga la empresa. Que el pasivo son las deudas y obligaciones que se tienen con terceros y que el patrimonio son los aportes que los socios hacen a la nueva empresa. Una nueva empresa para poder iniciar operaciones requiere de activos, los cuales deben ser financiados. Esta financiacin puede provenir de los socios que aportan los activos o de terceros que hacen crditos a la nueva empresa. De esta forma surgen los pasivos y el patrimonio. Sin ms prembulo se proceder a realizar un ejemplo sobre el balance inicial. Supongamos la constitucin de una sociedad limitada conformada por cinco socios que aportarn lo siguiente: A $30.000.000 B $20.000.000 C Un vehculo valorado en $30.000.000 de los cuales debe $5.000.000 (La empresa asume la deuda) D Una oficina valorada en $15.000.000 C Una cartera por $10.000.000 y mercancas por $5.000.000 Contabilizacin Cuenta 110505 130505 143505 151610 1540505 238095 311505 Debito 50.000.000 10.000.000 5.000.000 15.000.000 30.000.000 Crdito

5.000.000 105.000.000

El balance inicial quedara as:

ABC LTDA. BALANCE INICIAL 01 DE JUNIO DE 2007 ACTIVO Activo corriente Caja y bancos $50.000.000 Clientes $10.000.000 Inventarios $5.000.000 Total activo corriente $65.000.000 Activo no corriente Oficinas $15.000.000 Vehculos $30.000.000 Total activos no corrientes $45.000.000

222 Activos no corrientes

Siguiendo con la exposicin de los conceptos bsicos de contabilidad, en la presente oportunidad abordaremos el tema de los activos no corrientes, tema que algunos estudiantes nos han planteado. La definicin de activos no corrientes es realmente simple y sencilla, por cuanto corresponde a la definicin contraria de los activos corrientes. Recordemos que un activo corriente es aquel activo que es susceptible de convertir en dinero en efectivo en un lapso de tiempo igual o menor a un ao, luego el activo no corriente es aquel activo que slo es susceptible de convertirse en efectivo en un periodo superior a un ao, en el mediano o largo plazo. Hay activos que por su naturaleza, por su destinacin u objetivo, hace que sean difciles de convertirlos en dinero en el corto plazo, de suerte que no se puede esperar liquidez de estos activos. Entre los activos no corrientes estn los activos fijos como maquinaria y equipo, vehculos, construcciones y edificaciones, terrenos, etc. Igualmente dentro de los activos no corrientes tenemos los activos intangibles, las inversiones a largo plazo, y cualquier otro activo que la empresa no pueda o no quiera enajenar en el corto plazo.

El activo no corriente es un elemento importante de la estructura financiera de la empresa, por cuanto este tipo de activos no sirven para respaldar la liquidez o necesidad de dinero en efectivo de la empresa en el corto plazo. En ese sentido, una empresa que tenga mayoritariamente activos no corrientes, tendr dificultades para respaldar obligaciones en el corto plazo, puesto que se hace difcil garantizar al acreedor que se contar con el dinero suficiente para cubrir dicha 2222

Otros activos -0Total activos $110.000.000 PASIVOS Pasivo corriente Otras cuentas por pagar $5.000.000 Total pasivo corriente $5.000.000 Pasivos no corrientes -0Otros pasivos -0Total pasivos $5.000.000 PATRIMONIO Aportes sociales $105.000.000 Total patrimonio $105.000.000 Total pasivo y patrimonio $110.000.000 En trminos generales, el anterior debe ser el balance inicial que se debe preparar y presentar al conformarse una sociedad. Comentarios finales Los socios pueden aportar tanto dinero efectivo como cartera, Inventarios, Activos fijos, trabajo personal, en fin, cualquier clase de activo. Tambin es factible aportar deudas, caso en el cual la empresa se hace cargo de la obligacin. Por obvias razones el aporte en deudas no puede ser del 100%, pues no se aportara nada. Por lo general el aporte de pasivos se da cuando se aporta un activo del

cual debe una parte. En ese caso el activo, ste se lleva a la cuenta correspondiente del activo. Al patrimonio slo va el valor de del activo disminuido en el valor del pasivo que afecta el pasivo.