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LOGICIELS DINVENTAIRE

I-Introduction Le prsent Manuel renseigne sur comment utiliser le logiciel dinventaire appel inventorytools.exe ainsi que le gnrateur de code BAR appel BARCODE.EXE II-ILLUSTRATION ET UTILISATION Au bureau, en voici quoi ressemble le raccourci du logiciel dinventaire et le gnrateur de code BAR

Pour commencer un enregistrement, procdez comme suit: Double cliquez sur inventorytools.exe et la fentre didentification suivante apparait

Entre le nom dutilisateur et le mot de passe puis cliquez sur entrer afin d accedez au logiciel qui se presente comme suit

Inventory Tools.exe est constitu de trois barres savoir

-La barre de titre de couleur bleu

-La barre de menu de couleur grise

-La barre doutils de couleur grise

III-OPTIONS DES DIFFERENTES BARRES 1-La barre de titre Ce dernier met en relief le nom du logiciel 2-La barre de menu Dans cette rubrique on compte 5 menus savoir A-Le menu File Il est compos de 04 sous menus ou commandes qui sont: import data, export data, log out, exit a-import data: qui permet de rcuprer les donnes dans un emplacement de la machine vers le logiciel. Pour le faire, cliquez sur File=>import data=> Browse=> selectionn lemplacement du fichier.

b-export data: qui permet de rcuprer les donnes du logiciel et sauvegarder dans la machine. Pour le faire, cliquez sur File=>export data=>export=> choisir lemplacement de destination.

c-Log out: permet de se dconnecter du logiciel

d-exit: permet de sortir du logiciel

B- Le menu Parc Il est compos de 03 sous menus device management, employee management et de device maintenance. a-Device management

Il a pour fonction premire de permettre lenregistrement dun nouveau matriel. Pour le faire, cliquez sur ajouter qui est symbolise par un <<+>> puis sur generate pour gnrer un code BAR et remplir les autres champs savoir SAP code, Serial number,device name et autres.

Exemple denregistrement dun matriel

NB: Toujours se rassurer que les onglets Aspect, location, owner, Label et Type ont t bien remplis puis cliquez sur Store pour enregistrer le matriel -ASPECT qui vous renseigne sur la date denregistrement, la possession du matriel qui est acquis par lutilisateur ainsi que lidentifiant qui sera gnr de manire automatique

-OWNER qui est le propritaire du matriel enregistrer

-LABEL qui permet de choisir le materiel ainsi que sa marque dans la liste droulante

Si le matriel nest pas encore dfini dans la base de donne, il faut choisir New puis poursuivre lenregistrement

-LOCATION qui renseigne sur lendroit o se trouve le matriel

-TYPE qui renseigne sur le type de matriel

b-employee management: permet denregistrer un nouvel utilisateur dans la base de donnes pour cela, on procde comme suit parc=>employee management

Par la suite cliquez sur ajouter <<+>> puis entrer les renseignements concernant la nouvelle personne. Les champs obligatoires sont les suivants: surname, first name, function et location of office puis cliquez sur store pour enregistrer.

c-Device maintenance: permet de voir ltat actuel dun matriel ou de modifier son tat de fonctionnement. Pour le faire; on procde come suit Parc=>device maintenance

Entrer le numro de code BAR, Sap ou de srie du matriel modifier ou a vrifier son tat de fonctionnement puis cliquez sur Search by La fentre suivante saffiche.

Allez dans la troisime case droite cochez la case vide qui se trouve avant lidentifiant Id=53 puis apporter des modifications en droulant le menu Aspect Type puis cliquez sur store.

C-Inventory Il permet de faire un nouvel inventaire ou de faire une comparaison entre les inventaires. Dans un premier temps, pour faire un nouvel inventaire on procde comme suit Inventory=>New.

Connectez le lecteur de code BAR, entrer le nom de la personne inventorier dans longlet Owner information puis cliquez dans la case de gauche et commence inventorier laide du lecteur de code BAR. A la fin, cliquez sur Store pour enregistrer.

Dans un second temps, il faut faire la comparaison avec linventaire prcdemment enregistr. Pour cela, on procde comme suit allez Inventory=>compare.

Se rassur que Owner name porte le nom de celui prcdemment inventori. Entrer inventory date et entrer la date du dernier inventaire sur la personne puis cliquez sur submit.

D-Setting Il est compose de 03 sous menus savoir customer information, user management et database connection. a-customer information: permet de renseigner sur les contacts de lentreprise. Pour le faire on procde comme suit Setting=>customer information.

Il est important de remplir les diffrents champs car ces derniers apparaitrons sur lentte des documents gnrs par le logiciel puis cliquez sur submit.

Le voici

b-user management: permet denregistrer les utilisateurs et leur attribuer les droits. Pour cela, on procde comme suit Seting=>User management

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur ajouter <<+>> puis remplir les diffrents champs ensuite cliquez sur store.

Pour modifier un compte existent, on slectionne lutilisateur puis on clique sur modifier. Aprs avoir fini la modification, on clique sur store.

Pour supprimer un compte existent, on slectionne le compte et on clique sur supprimer.

c-Database connection: permet de se connecter au serveur Mysql pour le faire, on procde comme suit Setting=>database connection.

Remplir les diffrents champs puis cliquez sur store

E-Help Cest la rubrique de laide. Il est compose de 02 onglets savoir application help et about US. a-Application help: cest la rubrique de laide concernant les applications. Pour y acceder on procde comme suit Help=>Application help.

b-About Us: cest la rubrique concernant lentreprise prestataire de service. Pour y acceder, aller Help=>About Us.

LA BARRE DOUTILS Dans cette barre, nous avons 04 outils savoir: - Ajouter un utilisateur

- Nouvel inventaire

-Manager un compte duilisateur

-Se deconnecter du logiciel

RESSORTIR LINVENTAIRE DUN UTILISATEUR Cliquez sur longlet query

Pour inventorier le matriel dun utilisateur, on choisi device.

Sachant quon inventory une personne, on choisi Owner

Choisir le nom de la personne inventorier

Cliquez sur

pour appliquer

Cliquez sur imprimer afin de pouvoir exporter le fichier. Dans la fentre denregistrement, drouler le menu type et toujours choisir Microsoft Word ensuite choisir lemplacement et enregistrer.

Prsentement le document t export et enregistrer en fichier Word.

CONVERSION DU CODE DECIMAL EN CODE BAR Ouvrir le fichier Word, slectionner puis copier le code dcimal se trouvant dans chaque colonne du code BAR (Bar code) puis coller dans le logiciel conu pour convertir le code BAR dcimal en BAR.

Pour cela, on double clique sur BARCODE.EXE sur le bureau

Coller le code copier dans le document Word et toujours coch le code 128A.

Cliquez sur OK pour copier le code BAR dans le presse-papiers

Ouvrir de nouveau un document word et coller le code BAR copier dans le presse-papiers

CONCLUSION En Somme, ce logiciel permettra de gagner considrablement en temps et aussi de faire un inventaire tout en limitant les possibilits derreurs