Vous êtes sur la page 1sur 71

NDICE

INTRODUCCIN 1.- CAPITULO I ASPECTO TERICO 1.1.DETERMINACIN DEL PROBLEMA 1.2. OBJETIVOS 1.3. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN 1.4. BASES TERICAS 1.4.1 LA SECRETARIA MODERNA 1.4.2 LA SECRETARIA Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1.4.3 ADMINISTRACIN PBLICA 2.- CAPITULO II ASPECTO PRCTICO 2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA O INSTITUCIN 2.2 VISIN, MISIN ,OBJETIVOS 2.3 ORGANIZACIN Y FUNCIONES 2.4 EL ROL DE LA SECRETARIA 2.5 LA POBLACIN Y LA MUESTRA 2.6 LA METODOLOGA 2.7 LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN 2.8 APLICACIN DE ENCUESTA Y RESULTADOS CONCLUSIONES FUENTE DE CONSULTA A) TEXTOS B) FUENTES ELECTRNICOS GLOSARIO

INTRODUCCIN

La labor secretarial est ligada a la funciones administrativas, por

su

amplia labor que desempea, la cual deber estar altamente capacitada y con conocimientos suficientes como para que se desempee de acuerdo a su profesin. Por esta razn hemos credo por conveniente desarrollar el trabajo titulado. La funciones administrativas secretariales en la institucin, cuya orientacin est ligada a la vida diaria de las secretarias en las instituciones ya que mediante las tareas administrativas logrando un crecimiento profesional constante para colaborar coeficiencia en la actividad propia de la organizacin. De est manera tenemos la intencin de contribucin con la formacin y formacin de las secretarias. En la actualidad las entidades pone nfasis en la administracin elevar la capacidad de dirigir, administrar los recursos econmicos, humanos y materiales. La labor secretarial se brinda para determinar cuales son sus funciones administrativas se debe determinar la poblacin y muestra de la institucin esto nos va a permitir , realizar una encuesta e identificar las funciones administrativas que ms resaltan y ver estrategias y tcnicas que utilizaremos. Un esfuerzo la vez que intentamos aproximar al conocimiento real de los logros, las dificultades de la labor secretarial en una entidad del estado.

CAPITULO I ASPECTO TERICO

ASPECTO TERICO

1.1. DETERMINACIN DEL PROBLEMA La secretaria administrativa puede definirse como discreta y de confianza, contribuye con su dedicacin personal a la buena organizacin y positivo funcionamiento de la institucin que tiene positivas relaciones interpersonales en su entorno profesional.

La cultura en el ministerio de trabajo se encuentra deficiencias administrativas, como en el trmite documentario, la demora en los documentos, atencin al pblico, es de manera tarda y no se encuentra la persona eficiente en la atencin al personal de visita.

El tener orden y mtodo en la eficacia personal, para que su rendimiento se vean aumentados, es de poner en prctica los objetivos y las propuestas que estn formulando.

1.2. OBJETIVOS Obtener informacin sobre las relaciones entre la organizacin y las caractersticas de la labor administrativa. Determinar las caractersticas de las situaciones administrativas y Analizar las funciones Administrativas en el Consejo Regional III Promover alternativas como solucin para la labor secretarial en la

sus posibles causas que se presentan. L.M. organizacin. 1.3. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN La investigacin es muy importante por que nos permite conocer el trabajo que realizan las secretarias en una Institucin Privado como el Congreso Regional III L.M., y conocer el funcionamiento. Ya que ser de beneficio para nuestro conocimiento y nos permitir tener un amplio manejo de la informacin, que ser de mucha utilidad para la investigacin. Est investigacin Institucin Privada permite tambin tener

conocimiento de la parte Administrativa dando la informacin adecuada a los problemas que est surgiendo, para sugerir a las siguientes soluciones. Beneficiar a las estudiantes del rea de Secretariado; brindar los

puntos especficos de est

informacin, donde podemos conocer las

fortalezas y las debilidades que tiene dicha Institucin.

1.4. BASES TERICAS 1.4.1. LA SECRETARIA MODERNA. La secretaria moderna es la mano derecha del Jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda del Jefe, la organizacin de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparacin de presentaciones. Pero tambin deben hacerse cargo de otras funciones de carcter ejecutivo que el Jefe suele delegue, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varan en cada empresa o Institucin. Se trata de una profesin mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en una Institucin. 1.4.1.1. PERFL DE LA SECRETARIA.

Capacidad para adaptarse a los cambios. Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento de tcnicas y principios de gestin. Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional. Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar. Con visin global del negocio de la Institucin. Hablar o tener Conocimientos de Ingles. Manejar la tecnologa informtica moderna para obtener informacin y conocimiento de valor agregado.

Carcter, personalidad, hbitos y estilos preactivos y de alto estndar profesional.

1.4.1.2. FORMACIN DE LA SECRETARIA. Cada vez hay mayor el nmero de secretarias en el mbito empresarial, a juzgar por la proliferacin de los avisos de prensa en los que se solicitan estas profesionales. Sin embargo, la titulacin universitaria no es un requisito imprescindible. Ms importante resulta el haber recibido formacin especfica en secretariado. Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que ensea las tcnicas bsicas de la profesin. Algunos centros privados imparten las materias del ciclo tratando de relacionarlas lo mximo posible con el secretariado. Cada vez es ms frecuente las empresas que estn equipadas con computadoras y cuentan con un centro de procesamiento. Donde ser necesario que sepa hacer el uso de programas de tratamiento de textos y de hojas de clculo a nivel del usuario. ARCHIVO. Tambin es importante que tenga slidos

conocimientos sobre sistemas de archivo, la informacin tiene que ser almacenada adecuadamente. ORTOGRAFIA Y GRAMTICA. La secretaria que sepa expresarse correctamente por escrito, con claridad y concisin, y que este capacitada para redactar desde una carta a un informe, un acta o una memoria. Los idiomas y los conocimientos de ofimtica tienen mucha importancia:

Se recomienda dominar, como mnimo, el ingls y una

segunda lengua extranjera; algunas empresas prefieren el alemn y otras, el francs. Hay que manejar con soltura los programas de Office: Word, Excel, Access y PowerPoint. Tambin tienen que saber navegar por Internet y usar el correo electrnico. Los conocimientos de Administracin son importantes. Pero el factor clave en el C.V. es la experiencia. La edad

media de estas profesionales supera la treintena; lo habitual es haber trabajado como secretaria en jerarquas inferiores durante un perodo de varios aos antes de convertirse en secretaria. 1.4.1.3. CUALIDADES DE LA SECRETARIA. Ser secretaria es una vocacin y no una salida laboral fcil. Al menos, as lo defienden fuentes del sector, que destacan la importancia de la motivacin personal por el trabajo. Otras caractersticas de este perfil profesional son: ORGANIZACIN: debe tratarse de personas metdicas y CAPACIDAD DE TRABAJO: realizar 2 3 actividades a la DON DE GENTES: tienen que ofrecer la mejor imagen

responsables. vez y adaptarse continuamente a los cambios. posible. Ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con los compaeros de trabajo. DISCRECIN: por las manos de una secretaria, circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional. INICIATIVA: para resolver los problemas para emprender ADAPTABILIDAD: Se requiere flexibilidad suficiente para una accin sin necesidad de que otros se lo indiquen. acomodarse sin esfuerzo a los cambios de ambiente de tipo de 9

trabajo y de normativas. Debe tener una disposicin favorable a los cambios bruscos en la cantidad de trabajo a realizar. PUNTUALIDAD: La secretaria que debe ser siempre puntual tanto a la hora de ingresar al trabajo o en el cumplimiento de las tareas asignadas. 1.4.1.4. TIPOS DE SECRETARIA TELEFNICA: Se mantiene pegada al telfono y no sobrevive ni cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa. CENTRALIZADORA: No confa en el trabajo de los otros, por eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el telfono, archiva, da rdenes, todo a la vez. CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita ha hacer lo que manda el jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar una sugerencia. Estructurada y cartesiana, temerosa y con un pavor a recibir crticas. Amante de los memorando, archivos, reuniones y manuales. INFORMADA: Siempre esta al tanto de todo lo que pasa. Conoce todos los temas que se discuten en las reuniones, los cambios, etc. METDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de su lugar. Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas, telefonear, pensar. Cuando su Jefe exige alteracin a su cronograma, se irrita y confunde. SOCIABLE: Se lleva bien con todos. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaos, recoleccin de fondos para los funcionarios con problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos y otros y sin trabajar en Recursos Humanos. 1.4.1.5. FUNCIONES DE LA SECRETARIA.

10

Colabora

en

las

funciones

relacionadas

al

movimiento

administrativo. Coordina los requerimientos de informacin solicitados por la Procesa la documentacin dirigida a la Alta Direccin disponiendo Coordina con los Asesores Externos los asuntos relacionados a la Supervisa y coordina las acciones de trmite documentario, apoyo Programa y ejecuta las actividades de relaciones pblicas, empresa y sus representantes. el trmite correspondiente. empresa. secretarial y administrativo que requiera la Secretara General. internas externas para mantener una buena imagen de la empresa u Institucin. Realiza atenciones protocolares con los funcionarios nacionales y extranjeros y con las delegaciones diplomticas que vienen en misin oficial. Establece y mantiene comunicacin con los sectores econmicosy comerciales, pblicos y privados, nacionales y financieros

extranjeros para asegurar una efectiva difusin de la poltica y realizaciones del Sector Economa y Finanzas. Selecciona y controla las acciones de publicidad interna y externa que realicen las dependencias de la empresa. 1.4.1.6. LA CLASIFICACIN DE LA SECRETARIA La secretaria puede desempearse en distintas funciones que tiene diferentes grados de responsabilidad, y de ah que su profesin pueda desdoblarse a cumplir las siguientes clasificaciones:

A) SECRETARIA DE GERENCIA

11

Es la mayor responsabilidad que puede acceder una secretaria al tiempo de su carrera profesional, donde se desarrolla dentro del nivel de la empresa que se encuentra en la direccin General o Gerencia. Al frente de la secretaria est, la persona encargada de la tarea de coordinacin de las actividades de cada departamento que es la conexin y el enlace entre las jefaturas y el director general. B) SECRETARIA DE DIRECCIN Presta sus servicios con carcter de exclusividad a las rdenes del jefe o director ya que estar concordado de acuerdo al organigrama en funcin de la empresa. C) SECRETARIA DE DEPARTAMENTO En la empresa se dedican a las tareas administrativas como son los

archivos cuando introducen datos, ordenador y la redaccin de los informes, documentos que le facilitara a los tcnicos del departamento. D) SECRETARIA PARTICULAR Que se encuentra al servicio de un profesional independiente esto indica que no trabaja en el seno de una estructura piramidal de la empresa que se encuadra con las profesiones liberales: (arquitectos, abogados, mdicos, etc). Saludar con un apretn de manos, mirando fijamente a los ojos expresando un rostro de amabilidad y simpata. A la hora de ingresar un superior, levantarse y realizar el saludo correcto.

1.4.1.7. REGLAS DE CORTESA.

12

Saber presentar y saludar correctamente es ms importante de lo que parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera impresin negativa. Se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prcticamente no usa el usted. Debemos evitar el abuso del t. Por ejemplo, debemos llamar de usted a aquellas personas que, por su edad, categora o prestigio, merezcan nuestro respeto ms que nuestra familiaridad. Tratamientos honorficos: Los tratamientos honorficos no se utilizan prcticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carcter oficial, as como en los sobres y encabezamientos de las cartas. 1.4.1.8. PROTOCOLO DE LA OFICINA. Si tenemos en cuenta que la mayor parte del da, durante la semana, nos la pasamos en el trabajo, es normal que tratemos de crear un ambiente laboral agradable y tratando de que la convivencia con las personas que trabajan junto a nosotros, sea lo ms cordial y pacfica posible. Hay empresas en las que la competitividad es tan alta que este tipo de ambiente es difcil de conseguir, pero vamos a tratar de dar algunas pautas bsicas de comportamiento para ayudar a crear este "ambiente ideal". A. Debemos ser abiertos y receptivos a las opiniones y sugerencias de los dems compaeros, para mejorar el ambiente laboral en la empresa u Institucin. B. Evitar discusiones y rias. Como en toda actividad laboral, hay das que las reuniones, las llamadas, la realizacin de informes y otras tareas nos traen de cabeza, y los nervios estn a flor de piel y surgen enfados por cualquier nimiedad. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco 13

agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser cordiales. C. Incidencias. Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razn (reuniones, enfermedad, asuntos personales, etc.) debemos avisar a la empresa para no cargar a los compaeros con trabajo extra que no sea origen de conflictos en la empresa por esta causa. D. Comparta. Las relaciones entre compaeros se basan en la confianza mutua y por ello debemos compartir toda la informacin a nuestro alcance para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina. No es honesto ni correcto "guardar" informacin que puede afectar a otras personas y departamentos. E. Colaboracin. Debemos estar abiertos al trabajo en equipo. En cualquier trabajo cada persona tiene determinadas tareas que realizar, y no impide que podamos echar una mano a otros compaeros. Debemos de colaborar entre todos. La satisfaccin de un trabajo bien hecho es la mejor recompensa. F. Respetar las normas y costumbres. Todas las personas tenemos nuestras propias particularidades y nuestra propia forma de ser, pero cuando se convive en comunidad stas deben ser muchas veces reservadas para nuestro mbito privado y debemos adaptarnos a estas normas y costumbres. G. Relaciones laborales. Se debe establecer una serie de protocolos de actuacin en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el mbito privado de ninguna persona de la empresa. H. Crticas y sugerencias. Se deben evitar todo tipo de crticas con respecto a otros compaeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Las nicas crticas admisibles en una

14

oficina son las constructivas. En cualquier caso, si las hubiera debemos saber encajarlas con cierta diplomacia. I. Honestidad. No debe atribuirse mritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o an habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto de los compaeros remarcando as la importancia de los mismos en la consecucin de estos logros. Esto genera un ambiente laboral cordial y muy agradable. J. Educacin y respeto. Es la base fundamental de la convivencia no solo en al mbito laboral sino en cualquier otro mbito de nuestra vida. La educacin no consiste solamente en saludar, dar los buenos das, pedir las cosas por favor, etc. Ser educado debe ser una costumbre, que de forma sutil conviva con nosotros a todas las horas del da. Lo mismo que el respeto. Respetando temas. 1.4.1.9. PROTOCOLO EMPRESARIAL Podemos estar bien calificados o tener un currculum que avale nuestra experiencia laboral, pero si no tenemos buenas relaciones en el trabajo, no servir de mucho. Pasamos la mayor parte del da en el trabajo, y la etiqueta en el trabajo puede limar muchas asperezas y es imprescindible si quiere crear y mantener un grato ambiente laboral y una imagen positiva frente a sus superiores, sus clientes o colegas. La etiqueta social y la de negocios, son similares, pero tienen un propsito distinto: mientras la etiqueta social est basada en el concepto de las damas; la etiqueta de negocios se basa en la jerarqua y el poder. Sin embargo la regla de oro sigue siendo siempre tratar a los dems de la forma que a usted le gusta ser tratado. la forma de ser, vestir, hablar, opinar de los

15

1.4.1.10.- LA SECRETARIA EN EL MBITO LABORAL Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitada para la delegacin de ciertas reas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Es una profesional que trabaja en equipo. Es decir, en general se ocupa de: Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones. Establecer buenos contactos telefnicos. Redactar y presentar correctamente los oficios, informes,

memorando, comunicados, etc. Planificar su tiempo y el de su jefe. Preparar y tratar la informacin adecuadamente. Concertar, acoger y atender a las visitas. Organizar los viajes de negocios del superior

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa o Institucin.

1.4.1.11.- DESEMPEO SOCIAL Colabora con sus compaeros de trabajo. 16

Trabaja en equipo. Disea, en coordinacin con los responsables de los programas sociales, el conjunto de indicadores de evaluacin de impacto econmico, social, cobertura, eficiencia, territorialidad, desempeo y gestin de los programas.

Es innovadora, nunca se queda con una sola idea, y busca soluciones a los problemas. Coordina y supervisa las evaluaciones externas de los programas sociales que lleven a cabo instituciones acadmicas y otras de tipo social especializadas.

Evala el impacto socioeconmico de los programas sociales, obras y servicios relativos al desarrollo social y regional. Establece y operara un sistema de informacin y evaluacin de los programas sociales.

1.4.2 LA SECRETARIA Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS La ciencia administrativa o simplemente administracin, es una ciencia social que estudia la organizacin de las empresas y la manera como se gestionan los recursos procesos y resultados de sus actividades. La administracin es la rama del derecho legal y es la base de todo el funcionamiento de una empresa: si los responsables de la misma no saben administrar no obtendrn resultados deseados. 1.4.2.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION Para que la administracin se lleve acabo con la mxima eficiencia se hace con la ayuda de principios esto es todo medio administrativo que facilite el control de este, que deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisin y mesura.

17

Un principio del cual nunca omitir es la coordinacin, se refiere ala forma armoniosa de llevar las acciones con la circunstancias. CATORCE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION QUE SON: 1. LA DIVISIN DEL TRABAJO: Se hace con el objeto de producir mas y mejor con esfuerzo, y esto nos trae como consecuencia, la especializacin de funciones y separacin de poderes. 2. LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Es el derecho que se tiene mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompaarse de una recompensa o castigo conocida responsabilidad. 3. DISCIPLINA: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de la parte social y esta se da gracias a: Buenos jefes en todos los grados. Juntas ms claras y equitativas Sanciones correctamente aplicadas 4. UNIDAD DE MANDO: Solamente se recibirn rdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos. 5. UNIDAD DE DIRECCIN: La direccin de los programas solo debe estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe. 6. SUBORDINACIN DE LOS INTERESES PARTICULARES DEL INTERS GENERAL: Un inters de tipo personal jams debe anteponerse a los intereses de un empresa u organismo social. 7. RENUMERACIN DE PERSONAL: El pago a los empleados o parte social debe y ser justa para ambas partes, esta depender de la

18

voluntad del patrn y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto. 8. CENTRALIZACIN: Aunque no se establece si es una buena o mala administracin se hace por efecto natural, objetivo es para la utilizacin del 100% de las facultades de los empleados. 9. JERARQUA: Es organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social. 10. ORDEN: El personal debe colocarse donde mejor se pueda

aprovechar sus facultades como tal. 11. EQUIDAD: Utiliza en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal. Estabilidad del personal: dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel. 12.- INICIATIVA: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtencin de xito. 13.- UNIN DE PERSONAL: Entre ms armona exista dentro del personal, mejor sern los resultados para el organismo social. Es posible nombrar otro gracias a la flexibilidad de los principios de ejecucin. 14.- INMEDIATA: Toda situacin buena o mal se debe resolver a la brevedad posible. El proceso administrativo es el ncleo de la administracin de empresas como disciplina de estudio, esta presente en gran parte de las definiciones que podemos encontrar sobre ella. El proceso consta de cuatro o ms pasos, los que en su forma ms bsica y aceptada son: 1. planificacin 19

2. 3. 4.

organizacin de empresas economa y direccin de empresas control de gestin Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos de ejecucin (o tal vez en forma simultanea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, que realimenta el proceso. 1.4.2.2. OBETIVOS DE LA ADMINISTRACION Toda secretaria debe tener en cuenta que para que exista un sentido de satisfaccin, debe existir un objetivo, lo que da un propsito al esfuerzo; adems el objetivo debe tener un significado y valor; as que la definicin de objetivo es; un objetivo administrativo es una meta que se fija , que requiere de un campo de accin definido y que sugiera la orientacin para los esfuerzos de un dirigente , hay cuatro elementos que son:

1. 2. 3. 4.

Meta Campo de accin Definicin de la accin Orientacin Los objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administracin sea innecesariamente difcil, si es que se puede hablar en rigor de administracin; as que los,

20

objetivos bsicos son un pre-requisito para determinar cualquier curso de accin y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa. A la administracin por objetivos tambin se llama administracin de

resultados, administracin de metas, estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados determinan el xito del administrador en el anlisis final de la empresa. LA CLASIFICACIN DE OBJETIVOS EN UNA EMPRESA PUEDE SER LA SIGUIENTE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Obtener utilidades (econmicos) Proporcionar buenos productos o servicios Mantener a la cabeza de competidores Bienestar de los empleados (sociales) Ser eficiente Progresar 1.4.2.3. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN No sera suficiente, con decir que sin una buena administracin ninguna organizacin tendr xito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su importancia. 1. La administracin no solamente naci con la humanidad que se extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter universal, los encontramos presente en todas partes. 2. Donde exista un organismo social all estar presente la administracin. 3. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones , el mejor equipo , la mejor ubicacin , si todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las

21

actividades, o sea que la administracin es importante para alcanzar objetivos de la organizacin. 4. En las grandes empresas la administracin cientfica o tcnica es esencial ya que no podran existir una buena administracin. 5. La administracin es un proceso universal ya que no solo se da en pases capitalistas, sino que tambin en los pases socialistas o de cualquier tipo que sean, administracin es importante tanto en las pequeas como en las grandes empresas. 6. Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los pases en vas de desarrollo. 7. La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos,

ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. 8. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad. Concluiremos diciendo que la administracin es importante por que se aplica en cualquier tipo de organizacin con deseos de aumentar su productividad y el xito, dependiendo para esto del elemento humano material. 1.4.2.4.- CARACTERSTICA DE LA ADMINISTRACIN Es una ciencia de tcnicas, viendo a futuro, coordinado cosas, y sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un objetivo con eficacia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Por que en el tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La

22

administracin se da en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que la administracin es universal por que esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los polticos existentes. DENTRO DE LAS CARACTERISTICAS TENEMOS LAS SIGUIENTES: 1. UNIVERSALIDAD: La administracin se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejercito, empresas, iglesias, familia, etc) porque en el tiene que existir coordinacin sistemtica de medios. 2. ESPECIFICIDAD: La administracin tiene sus propias caractersticas las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompaada siempre de ellas (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, etc.) son completamente distintas. 3. UNIDAD TEMPORAL: Aunque se distinguen etapas, fases y elementos del proceso administrativo este es nico, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. 4. UNIDAD JERARQUA: Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. as, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el ltimo mayordomo. Respetndose siempre los niveles de autoridad que estn establecidos dentro de la organizacin. 5. VALOR INSTRUMENTAL: La administracin es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es prctica y mediante esta busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

23

6. FLEXIBILIDAD: La administracin se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin. 7. AMPLITUD DE EJERCICIO: Est se aplica en todos los niveles jerrquicos de una organizacin. TAMBIEN PODRIAMOS MENCIONAR OTRAS CARACTERISTICAS COMO: a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin influye en su medio ambiente. b) Se logra mediante los esfuerzos, Para participar en la administracin requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por un mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros. c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas; las personas que administran pueden ser designadas como directores, gerentes de reas, etc. d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y prctica. la habilidad tcnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. e) Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona. 1.4.2.5.- ONCE MANDAMIENTOS PARA LA ADMISTRACIN La tendencia de los negocios para el tercer milenio, es la valoracin del capital intelectual. Si los Gerentes se preparan para administrar y potenciar el capital intelectual al menos de la misma manera como se preparan para administrar las finanzas o la produccin de sus firmas, sus compaas estaran mejor situadas y las personas que hacen parte de ellas trabajaran con ms corazn por ser los mejores.

24

Bsicamente los 11 mandamientos hacen referencia a la potenciacin del capital intelectual, a continuacin hacemos a ellos. 1. No juegues de acuerdo con las reglas de competencia dominantes de t empresa: inventa las tuyas y haz que otros sigan tus pasos. 2. Innovar o morir, desarrolla estrategias y mecanismos conscientes para promover innovaciones, realiza ejercicios de creatividad en toda la empresa. 3. Vuelve a examinar tu empresa para encontrar activos estratgicos escondidos, luego implsalos lo ms que puedas: quieres ser parte de una empresa excepcional, fjate en todos tus colaboradores y en todos los procesos, seguro hallaras potencial de valor que podrs aprovechar y apalancar. 4. Desarrollada la inclinacin por la velocidad y la accin de t empresa: el anlisis y la reflexin son muy buenas, pero llegaras a ningn lado sin llevar los planes a la prctica, ms vale que seas antes que otros se te adelanten. mejor dicho, no camines, corre y si puedes. 5. Debes ser pro-activo y experimental: tienes una iniciativa en mente pero no sabes como decirlo en la junta directiva por medio al rechazo. 6. Rompe barreras: las compaas virtuales del siglo XXI estn desmantelando las barreras internas que con tanta frecuencia separan gente, departamentos y disciplinas. sal de lo convencional empodera tus colaboraciones, dales autonoma y capacidad de decisin, cambia horarios, formas de compensacin y de capacitacin. 7. Emplea toda tu gente y todas sus capacidades , todo el tiempo: Empodera a tus colaboradores, dales autonoma y capacidad de decisin, si tu los encontrastes es porque son los mejores en ellos. 8. Globaliza tanto tu perspectiva como las bases de tu conocimiento: Los mercados de mayor crecimiento en el mundo no solo estn fuera de estados unidos, tambin estn fuera de los pases de la OECD. Convirtete en un dirigente global, si as como suena, las economas emergentes tienen crecimientos muy rpidos que pueden aprovechar.

25

9. Admite que la evolucin ecoindustrias esta sobre nosotros: los resultados financieros no son lo nico que cuenta, debes pensar en tus hijos y nietos, los lazos entre economa y medio ambiente son ms estrechos da a da. 10. Has del aprendizaje organizacional una religin de tu empresa: si tienes la posibilidad de conocerte, aprender rpido y atacar en dicho conocimiento, las debilidades de tu empresa, tendrs una ventaja sobre tus competidores. Si el aprendizaje lo conviertes en oportunidades, nuevos productos, servicios y tecnolgicas antes tu competencia, sers lder. 11. Desarrolla herramientas estratgicas para medir tu desempeo: no basta con mediciones estticas de las finanzas o el desempeo de mercados, debes detectar los factores dinmicos que afectan la produccin, las finanzas, el mercado, debes detectar los factores dinmicos que afectan la produccin, las finanzas, el mercado y en general, el entorno de tu empresa. 1.4.2.6. ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIN PRIVADA La empresa combina tres factores de produccin: el capital, el trabajo y las materias primas; para obtener un producto, que puede ser bienes o servicios. Esta intentar vender dicho producto en el mercado para recuperar el dinero invertido para su produccin, con lo cual, la finalidad de una empresa es el beneficio. Para formar una empresa se necesita un inversor que es quien invierte el dinero y un empresario que acta como inversor y gestor a la vez, es decir, tambin se ocupa de dirigir la empresa. El empresario no ha de coincidir, necesariamente con el propietario del capital. 1.4.2.6.1- CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS: Podramos clasificar las empresas en tres niveles:

26

Clasificacin segn el tipo de actividad. Clasificacin segn la estructura jurdica. Clasificacin segn la dimensin.

1.1.1-CLASIFICACIN SEGN EL TIPO DE ACTIVIDAD: Esta clasificacin distingue las empresas segn su actividad, es decir, si produce bienes o productos. Colins Clark las clasific en tres sectores: 1.1.1.1.-SECTOR PRIMARIO: Agrcolas, forestales, pesqueras. 1.1.1.2.-SECTOR SECUNDARIO: Empresas mineras, empresas

industriales, empresas de construccin. 1.1.1.3.-SECTOR TERCIARIO: Comerciales, transportes, servicios. 1.1.2.-CLASIFICACIN SEGN LA ESTRUCTURA JURDICA: Esta es la clasificacin a tratar en este trabajo. Se pueden distinguir entre la empresa privada y la pblica. 1.1.2.1.-PRIVADA: Coexinten dos empresas individuales y empresas societarias. Las empresas societarias segn su forma jurdica pueden ser: Sociedad de personas Sociedad de capitales: Sociedad Annima (S.A) Sociedad en Comndita Sociedad Limitada ( S.L) Sociedad Cooperativa de Consumo, Etc. 1.1.2.2.-PBLICA: Estas estn organizadas segn distintas modalidades: a veces se forman sociedades annimas con un solo accionista, el estado y otras veces tienen estructuras especficas, como por ejemplo:

27

organismo autnomo, entidad pblica industrial o comercial, instituto o servicio, etc.

1.1.3.-CLASIFICACIN SEGN LA DIMENSIN: Para hacer esta clasificacin se va a tener en cuenta: El volumen de negocios, la fuerza financiera, beneficio neto, margen comercial neto y cash-flow. Sector primario Sector secundario Sector terciario Privadas Sociedad de personas Pblicas Sociedad de capitales

28

CONSEJO REGIONAL III


LIMA METROPOLITANA

29

CAPITULO II ASPECTO PRCTICO

ASPECTO PRCTICO

30

2.1. DESCRIPCIN DE LA INSTITUCIN PRIVADA El Colegio de Enfermeros del Per es una institucin autnoma con personera de derecho pblico interno, sin fines de lucro, mximo rgano representativo de la profesin de Enfermera en todo el territorio de la Repblica; constituyndonos en la instancia normativa del ejercicio profesional. En tal sentido, el Colegio de Enfermeras (os) del Per fortalece el ejercicio profesional desde una perspectiva humana, tica y deontolgica con responsabilidad social y legal, priorizando su actividad en el desarrollo de competencias de la Enfermera (o), para que desempeemos nuestras actividades basndonos en el cuidado y la promocin de la salud. Igualmente, incentivamos a nuestros miembros de la Orden elevar su status profesional, de modo tal que las polticas gubernamentales garanticen las condiciones adecuadas para el ejercicio profesional en las reas del cuidado de Enfermera, as como en los diferentes niveles de atencin de salud En el ao 1974, la Sra. Nelly Aibar de Morales (Presidenta de la Federacin de Profesionales de Enfermera) propuso desarrollar un proyecto de Ley para solicitar a las autoridades pertinentes la creacin del Colegio de Enfermeras (os) del Per. Para tal efecto, se nombr la Comisin de Creacin de la Orden que fue integrada por la seoras y seoritas: Nelly Aibar de Morales, Elvira Rodrguez, Emilia Arismendy, Manuela Urgis, Nlida Chvez de Lock, El a Daz de Venturo y Martha Vega, reconocidas con Resolucin Ministerial N 00265 del 24 de Septiembre de 1975.

31

El trabajo se inicio a fines de 1974, cumpliendo con todas las exigencias solicitadas por el Ministerio de Salud, hasta que el 17 de Octubre de 1978, el Gral. EP. Francisco Morales Bermdez, Presidente del Per de ese entonces, junto al Consejo de Ministros, firmaron el Decreto Ley N 22315 conteniendo 18 Artculos y 5 Disposiciones Transitorias, crendose as el Colegio de Enfermeras (os) del Per, entidad autnoma de derecho publico interno representativo de la profesin de enfermera en todo el territorio de la Repblica. A nivel del Ministerio de Salud, el Gral. FAP Eduardo Rivas Plata Hurtado (Ministro de Salud) nombra una comisin, segn la Resolucin Ministerial N 003-79-SA/DS que se encarg de elaborar el Estatuto y Reglamento del Decreto Ley N 22315 del Colegio de Enfermeras (os) del Per, la cual sigue vigente en favor y bienestar de la poblacin peruana. Desde entonces nuestro Colegio ha sido dirigido por 10 Consejos Directivos elegidos democrticamente y una Comisin Transitoria; quienes han propiciado el desarrollo y descentralizacin institucional, contando en la actualidad con 27 Consejos Regionales.

2.2. VISIN, MISIN, OBJETIVOS VISIN El Colegio de Enfermeros del Per en el ao 2012 ser una institucin lder en el desarrollo humano y profesional a travs de una gestin eficiente y transparente que contribuye a elevar la calidad de vida de la poblacin peruana. MISIN El Colegio de Enfermeras (os) del Per vela por el ejercicio profesional tico y deontolgico, promoviendo el cuidado humanstico y de calidad, cautelando la salud de la persona, familia y comunidad.

32

OBJETIVOS INSTITUCIONALES Ejercer la representacin oficial del Consejo Regional en el de su Competencia. mbito

Ejercer la defensa de la profesin de enfermera en el mbito de su Jurisdiccin. Velar por el cumplimiento del Cdigo de tica y Deontologa del Colegio de Enfermeros del Per. Coordinar Orden del acciones de integracin con los Miembros de la

Consejo Regional del CEP y de sus pares regionales del CEP o de otros Colegios Profesionales. Ejercer la representacin oficial y la defensa de la profesin. Velar porque el ejercicio de la profesin y la vida de las instituciones de Enfermera se desarrollen de acuerdo con la doctrina y con las normas contenidas en el Estatuto y Reglamento, y en el Cdigo de tica y Deontologa. Impulsar y propiciar la funcin social de las Enfermeras, las que se orientan al servicio del individuo, familia y comunidad. Contribuir al desarrollo competitivo de nuestra profesin, incentivando la produccin cientfica de las Enfermeras (os). Participar en proyectos planes y programas con organismos del Estado e instituciones nacionales y extranjeras, en estudios de investigacin y otros relacionados con la salud.

2.3. ORGANIZACIN Y FUNCIONES

FUNCIONES ESPECFICAS DEL CONSEJO REGIONAL III-LM a) Administrar los bienes y rentas del Consejo Regional dentro de su 33

Competencia y de la jurisdiccin. b) Informar de su gestin administrativa y econmica ante el Consejo Nacional. c) Absolver Orden o las consultas que formulen los Miembros de la

Instituciones que funcionen dentro de jurisdiccin Lima

Metropolitana. d) Elaborar su propio Presupuesto, as como el balance general anual y emitirlo a la instancia correspondiente del Colegio de Enfermeros del Per. e) Ejecutar las disposiciones emanadas del Consejo Nacional del Colegio de enfermeros del Per. f) Aplicar la sancin correspondiente a los Miembros de la Orden

que no cumplan con las disposiciones contempladas en el Cdigo de tica Deontologa y Estatuto y Reglamento del Colegio de enfermeros del Per. g) Establecer las comisiones que se estime conveniente para

mejores resultados de gestin del Consejo Regional h) Aplicar lo establecido en Estatuto y Reglamento del CEP frente

a las vacancia de los cargos de la Junta Directiva. i) Suscribir convenios, acuerdos, compromisos, con personas

naturales, Instituciones Nacionales, Locales y privadas que constituyan para los intereses del Miembro de la Orden y del Consejo Regional del CEP. J) El Consejo Regional III Lima Metropolitana del CEP, esta de

prohibido de Expedir certificaciones, constancias o informaciones

cualquier gnero a Particulares o autoridades respecto de los datos

34

contenidos en los registros; a excepcin lo estipulado en la constitucin Poltica y por mandato judicial.

35

36

2.4. EL ROL DE LA SECRETARIA 2.4.1. SECRETARIA DE DECANATO La Secretara General es el rgano responsable de asistir y apoyar a la Decana Regional en aspectos relacionados al tramite de los documentos; y por delegacin del la Decana asume las atribuciones de coordinar y supervisar las materias administrativas que corresponden a ste. Coordina y supervisa administrativamente a las Oficinas de Secretaria I, Tesorera, Vocala I, Vocala II, asimismo, la supervisin y control de las funciones que competen a la Oficina de Tramite Documentario, Archivo y Biblioteca. 2.4.2. LA SECRETARIA EN EL REA DE DECANATO Tiene las funciones generales siguientes: a) Recepcionar, registrar, distribuir y archivar la documentacin que ingresa, as como, emite el despacho de los Miembros de la Orden. e Instituciones a los lugares correspondientes. Tomar el escrito y redaccin de documentos, provedos diversos de acuerdo a las solicitudes del interesado por encargo del Decanato. Realizar el despacho con la Decana para su archivo o emisin del mismo. Organizar y mantener el archivo de la documentacin del despacho de la Decana, as como velar por la seguridad y conservacin del mismo. Atender y efectuar las llamadas telefnicas internas y externas requeridas por las labores propias de la Decana. Coordinar la agenda de entrevistas y reuniones de la Decana. Registrar la documentacin que sale del despacho del Decanato al destino correspondiente. 37

b) c) d)

e) f) g)

h)

Realizar el seguimiento de los documentos pendientes de respuesta para mayor solucin del mismo por parte del rea del Decanato. Recepcin de Documentos: Internos Externos. Control de la agenda del Decanato: Atencin a los Miembros de la Orden, Visitas de Instituciones, Invitaciones, Ponencias, etc. Agenda de reunin de Junta Directiva: Documentos emitidos y recibidos elevados al Decanato. Registro de actividades y gestiones por el rea del Decanato. Manejo y Registro de la documentacin en el SISTEMA PEGASO. Apoyo a otras reas cuando lo designe el Decanato Otras labores que asigne despacho del Decanato.

i) j) k) l) m) n) o)

2.4.3. LA SECRETARIA DEL REA DE SECRETARIA Tiene las funciones generales siguientes: Documentacin de transferencias de regiones: Enviados- Recibidos. Enviados a) Recepciona y registra en Base de datos de Secretaria, el Oficio o Solicitud de la Licenciada interesada, enviados por el Decanato. b) Realiza el Oficio de Transferencia de Regin y se incluye expediente del Miembro solicitante, especificando la deuda de cotizaciones del CRIII, documento de aprobacin del cambio de regin. c) Envi de expediente completo de la Licenciada Interesada (Ficha de Inscripcin, Compromiso de Honor, resolucin y Record de Cotizacin), por medio del Courier y /o serpost. d) Enva al rea de Contabilidad, donde registran la fecha en que se realiza la transferencia y el ltimo mes de pago de cotizaciones. e) Archiva la copia de Oficio enviado. 38

Recibidos a) Recepciona y registra en base de Datos de secretaria, los datos del Oficio de CR que solicite la transferencia o la Solicitud de la Licenciada Interesada, enviado por el Decanato. b) Registra en el rea de Contabilidad, la fecha de traslado de transferencia y el Record de Cotizaciones mensuales realizadas en el CR III c) Enva va Serpost, los expedientes de la Licenciadas al CR. que desee pertenecer, y se archiva en el Archivo central del CR III, la copia del expediente enviado, como Transferencias enviadas. COLEGIACIN ESPECIALISTAS- MESTRIA- DOCTORADO Registro de la secretaria de los Inscritos en los libros que correspondan a cada uno de ellos. a) Revisa los expedientes completos, presentados por las licenciadas para su inscripcin de colegiatura y de Especialistas enviados por el rea de Recepcin. eleva al despacho del Decanato para su revisin y evaluacin de los expedientes con la documentacin respectiva, mediante un oficio elaborado por el rea correspondiente y firmado, se retorna al rea de secretaria para su salida al Consejo Nacional y se d el trmite correspondiente. Se ingresa a Base de Datos, los Nombres, Universidad N en el SISTEMA PEGASO.

b)

c) CEP. , d)

Se enva un informe a Contabilidad, con las Fichas de Inscripcin de Colegiacin y Especialistas, y voucher de pago de las licenciadas para su registro de cotizaciones y pago del proceso del destino. Documentacin evaluada por el Consejo Nacional, retorna a travs del despacho del Decanto y se prepara expediente individualizado del colegiado y/o especialista, Maestra, Doctorado se individualiza los expedientes, con el titulo, diploma del CEP, habilitacin, Cdigo de tica y Deontologa, Estatuto y Reglamento del CEP y Pin del CEP. 39

e)

CHARLA DE TICA-CEREMONIA DE JURAMENTACIN. Toda juramentacin del Miembro de la Orden procede si ha recibido la charla de tica y Deontologa, de no recibirlo, se posterga su juramentacin. a) Se informa a las licenciadas a colegiarse, la fecha y hora, en que se desarrollar la charla de tica, programada por el Comit de tica y de Deontologa del CRIII. Del mismo modo, se comunica a las licenciadas especialistas y colegiadas, la fecha, en que se realizar la Ceremonia de Juramentacin. b) Se realiza los juramentos de colegiacin, Especialistas e Himno de la Enfermera, los que son entregados a las Licenciadas el da de la Juramentacin. c) Se ingresa los datos de las licenciadas a juramentar en ele libro de registro de colegiacin y especialistas, el cual los miembros de la Orden firman, despus de juramentar. REGISTRO DE CONSTANCIA DE REFRENDOS: a) Se recepciona los documentos de refrendos enviados por el Decanato, revisando que las Constancias de trabajo y permanencia cumplan con los requisitos, as como la constancia de habilitacin y la solicitud presentada por la licenciada. b) Las Constancias de refrendos, son organizadas por Hospitales. c) Se realiza la certificacin de datos en las Constancias de trabajo y permanencia, con la Jefa de Departamento de enfermera. d) Las Constancias que cumplen con los requisitos establecido en la resolucin son refrendadas por la Decana y la Secretaria del CRIII. e) Se registra en base de datos, los Nombres completos, numero de CEP, Institucin donde labora, Especialidad, Universidad a que se postule. Asimismo, se registra el nombre de la Licenciada o Director general que certifica los dataos en las Constancias de Trabajo. 40

f) Se realiza la entrega de las Constancias refrendadas a las licenciadas, registrando, los datos completos en el Cuaderno de registro de refrendos.

CONSTANCIA DE SUFRAGIO a) Se recepciona la solicitud de constancia de sufragio, enviado por el Decanato. b) Se realiza la revisin en los Padrones electorales, los datos de la Licenciada solicitante. c) Elaboracin de constancia de sufragio, adjuntado la copia del registro electoral de la licenciada. d) En caso de no tener el registro Electoral de la Licenciada, se le hace entrega de una carta de no contar con registro Electoral alguno en el CRIII. 2.4.4.- LA SECRETARIA DEL REA DE TESORERIA Tiene las funciones generales siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Archivo de Documentos. Recibe el despacho documentario de Asistente Contable asignado. Coordina solicitudes de Apoyo FAM, FFF: Coordinar con las (os) interesadas (os) va telefnica, en caso de faltar documentos o datos. Eleva documentos al Decanato para aprobacin escrita en caso de FAM. Entregar el apoyo FAM y FFF, a los miembros de la orden beneficiarios. Archivar copia de beneficio FAM otorgado. Ingresar PEGASO, el beneficio otorgado. Entrega documentos de recepcin de beneficio FFF a Decanato con documento, archivar una copia para tesorera y registrar en PEGASO. Coordinar con contabilidad para efectivizar pago. Actualiza de estado de Activo a Cesante. Entregar resolucin de cese al rea de Secretaria. Actualiza las Transferencias del CRIII y al CRIII. Entrega las Exoneracin de Cotizaciones por Viaje al Extranjero o por lmite de edad. 41

j. k. l. m. n.

o. Recepciona los oficios con Exoneracin otorgada por Decanato y coordinar telefnicamente a los familiares de la interesada, para recojo del documento. p. Realiza Seguimientos de cumplimiento de prstamos, fraccionamientos, ingreso de planillas de ESSalud. q. Mensualmente verificar la asistencia de los comits segn registro, con el cuaderno de actas. r. Se encarga del Almacn de Material y Atencin de Pedidos: s. Coordinar y gestionar las atenciones para juramentacin, talleres de tica u otros eventos. t. Asume otras actividades delegadas por el Decanato. 2.4.5. LA SECRETARIA DEL REA DE VOCALIA I. Tiene las funciones generales siguientes: Auspicio Institucional: a) Recepciona del rea del Decanato solicitud de auspicio, para su evaluacin por Vocal I, posteriormente retorna al Decanato con informe tcnico y propuesta de Resolucin de la evaluacin para su aprobacin o no aprobacin del auspicio. b) Previa evaluacin de Vocala, se coordina con las jefas de Departamento Enfermera de las diversas Instituciones, para que se otorgue las becas a los Miembros de la Orden. c) Enva un oficio a la Institucin solicitante, la relacin de las Licenciadas que han sido beneficiadas con una beca. A travs del Decanato. d) Otorga la credencial a las licenciadas becadas a participar, en el desarrollo del curso. e) Realiza un registro de Control de Resoluciones enviadas, en el cual se incluye los datos de la institucin, nombre del curso, numero de Resolucin otorgada, nuecero de Becas otorgadas, datos de licenciadas acreedoras, institucionales donde labora. AUSPICIO ACADMICO SOLICITADO POR EL CRIII a) Realiza el Oficio, adjuntando el desarrollo de programa, a la entidad solicitante, solicitando el Auspicio Acadmico en el 42

desarrollo del curso taller, organizado por el Comit Cientfico del CRIII. b) Coordina la participacin de los Ponentes, posteriormente se enva la carta de invitacin a los ponentes a participar del curso taller.

2.4.6. LA SECRETARIA EN EL REA DE COTIZACIONES Tiene las funciones generales siguientes: a) Recibe a las enfermeras para indicarles la deuda pendiente.

b) Toma sus datos (nombre, CEP) y se hace una bsqueda ao a ao de las deudas, determinando la deuda de acuerdo a la tabla de cotizaciones. c) Indica el monto y la forma de pago si no pudiese cancelar de forma integra, indicando a la vez el banco donde cancelar. d) Si la enfermera viene con el voucher del pago se procesan estos en el sistema entregndosele los recibos de caja como canje. Si la enfermera va a solicitar Habilitacin o Constancia de No Adeudo se le hace entrega de los formatos de solicitud que son llenados en su totalidad, adicionalmente se solicita la copia de DNI o de otro documento de Identidad. Si el pago de cotizaciones no se integro se procede a hacer un e) Fraccionamiento del pago instalado a la enfermera cumplir con este para evitar su inhabilitacin posterior. De acuerdo al monto pendiente su habilitacin podr tener una vigencia de 3 a 6 meses. f) Si la persona que tramita el documento viene en nombre de una enfermera se solicita su copia de DNI y se hace una pequea Declaracin Jurada indicndose la responsabilidad que tuviese ante el uso y trmite de la Constancia de Habilitacin. g) Responder, tambin, las llamadas telefnicas sobre cotizaciones indicando el periodo de deuda, sealndole nuecero de cuenta bancaria donde regularizar sus cuotas y solicitando se acerquen a la oficina del CRIII para hacer los canjes respectivos de los voucher por los recibos de caja. h) Cuando sea pertinente verificar a travs del sistema PEGASO donde se ha colegiado la enfermera si existiese un vaco u 43

observacin en la base de datos. Si no fuera de este consejo indicar la forma como realizar el trmite de cambio de Regin.

CONTABILIDAD, COLEGIACIN Y ESPECIALISTAS a) Ordenar los recibos da a da por separado y separndolo los voucher del banco que son entregados a contabilidad para su verificacin y archivo. Ordenar, clasificar y archivar los compromisos de pago para su bsqueda y control posterior. Ingresar los nuevos colegiados al sistema. Estos se realiza cuando se lleva a cabo nuevas colegiaciones. En este caso se integra los datos de la enfermera y se procede a emitir los recibos de caja de acuerdo a los voucher adjuntos a su documentacin. Los recibos de canje son entregados a secretaria para que sean entregados en la ceremonia de juramentacin a las enfermeras en cuestin. Ingresar y procesar los voucher de las nuevas juramentaciones de especialistas. De la misma forma, los recibos de caja son entregados a secretara para se entregados posteriormente a las enfermeras en la ceremonia conjuntamente con sus documentos.

b) c)

d)

Planilla a) b) Vaciar las planillas de algunas instituciones en la Base de datos, sobre las cotizaciones mensuales. Preparar informar sobre deudas pendientes de las instituciones pagadoras del CRIII, indicando deuda anterior, forma de pago (fraccionamiento) y otros datos. 2.4.7. LA SECRETARIA DEL REA DE CONTABILIDAD Tiene las funciones generales siguientes: a) Elaboracin de planillas de sueldos y Boletas del personal. 44

b) Verificacin de asistencias y tardanzas del personal para los descuentos respectivos en planilla de sueldo. c) Transcribir la planilla de personal al libro de planilla.

d) Elaboracin de las planillas de AFP de los trabajadores, para su depsito respectivo. e) Giro de Cheques para realizar los pagos correspondientes.

f) Verificacin de record de cotizaciones, en cuanto a devoluciones solicitadas por los miembros de la orden. g) Elaboracin de oficios para las respectivas transferencias por depsitos errneos de los miembros de la orden. h) Elaboracin y verificacin de las cotizaciones de la FAP, para su transferencia a los Consejos Regionales respectivos. i) Coordinar en cuanto a requerimiento de tiles de escritorio y artculos de limpieza, realizar la cotizacin correspondiente y el pedido. j) Distribucin de tiles de escritorio y artculos de limpieza.

k) Realizar cotizaciones requeridas por las diferentes reas, como pueden ser: Impresiones, Buffet, Florera, etc. l) Revisin y verificacin de los extractos de Bancos Mensuales para su respectiva Conciliacin Bancaria. m) Revisar las cotizaciones del mes para la identificacin de los depsitos en bancos. n) Archivar los voucher de cheques girados, copia Sunat de las facturas y copia Sunat de los recibos por Honorarios. o) Elaboracin de cuadro de resumen para las transferencias al Consejo Nacional y al Fondo de Ayuda Mutua. 2.4.8. LA SECRETARIA DEL REA DE TRMITE DOCUMENTARIO Tiene las funciones generales siguientes: a) Recepcionar y registrar los documentos varios en el Sistema Pegaso y en fsico los se emiten al CRIII. 45

b) Registra y emite habilitacin Profesional, Verificando el Voucher por derecho de habilitacin, Cotizacin Mensuales y Hoja de Fraccionamiento, si se requiere. c) Elabora Constancia de No Adeudo.

d) Recepciona y registra Documentos para la suspensin de pagos. e) Recepcin de documentos para Colegiacin, revisar que los documentos cumplan con los requisitos requeridos. f) Recepcin y registro en base de datos de los documentos de los diferentes procesos administrativo del Miembro de la Orden y/o trmites de otras Instituciones, verificando los requisitos propios de cada uno de ellos, para su aceptacin de los mismos. g) Recepcin de llamadas Telefnicas e informar de acuerdo lo solicitado para conocimiento de los Miembros de la Orden de los requisitos de los procedimientos administrativo. h) Proporcionar Informacin de los Trmites: Duplicados de Carnet, Constancia de Habilitacin para ejercer la profesin en el Extranjero. i) Entrega de carnet de colegiatura, registrando los Datos de las Licenciadas en el cuaderno de cargo. j) Actualizacin de Base de Datos Pegaso.

k) Inscripcin del Miembro de la Orden en los cursos que desarrolle el CRIII. l) Entrega de Diplomas del curso realizado.

2.4.9. LA SECRETARIA DEL REA DE INFORMATICA Tiene las funciones generales siguientes: a) Establecer la seguridad de la base de datos.

b) Coordinar las actividades de desarrollo e implantacin de sistema de informacin. c) Elaborar y mantener actualizada la documentacin de los sistemas de informacin. 46

d) Colaborar con la administracin en la preparacin de informes que involucren datos provenientes de los sistemas implantados. e) Administrar las bases de datos implantados en coordinacin permanente con el rea. f) Atiende solicitudes de instalacin de computacin, software y comunicacin de equipos. equipos de

g) Establecer y supervisar el cumplimiento de normas de administracin y uso de base de datos y archivos en general. 2.4.10. LA SECRETARIA DEL REA DE RECAUDACIN Tiene las funciones generales siguientes: a) Elaborar la programacin de las entidades que se cobran las aportaciones de las cotizaciones del Miembro de la Orden de la jurisdiccin. b) Registra en el cuaderno respectivo los trmites ejecutados para su visacin por la tesorera y emitirlos al rea de contabilidad, para su depsito correspondiente del cheque a la cuenta del CRIII. c) Emitir un informe escrito a Tesorera y copia al Decanato de los procedimientos realizados para conocimiento y tramite que corresponda a ejecutar. d) Registrar las planillas del pago de las cotizaciones por entidades y mantener al da los depsitos ejecutados por mes correspondiente. e) Registrar el incremento de entidades nuevas para la recaudacin y verificarlos con el rea de contabilidad. 2.4.11. LA SECRETARIA DEL REA DE BIBLIOTECA Tiene las funciones generales siguientes: a) Garantizar el acceso al conocimiento, facilitando a los usuarios la informacin disponible en la biblioteca y en otros centros de Documentacin b) Codificar los libros y documentacin en forma uniformada para mejor manejo de los mismos. 47

c) Establecer informacin al Miembro de la Orden en forma individualizada a cada Enfermero de la jurisdiccin. d) Mantener el cuidado a los libros y documentacin existente en el CENDOCEN. e) Realizar peridicamente la revisin de los libros y documentos para su baja correspondiente y sugerir adquisiciones de libros necesarios de acuerdo a la demanda de los usuarios. f) Enviar las alertas bibliografas a los Miembros de la Orden para su conocimiento y uso respectivo. g) Registrar y mantener la informacin en el sistema y en catlogos para mayor informacin de los Miembros de la Orden. h) Realizar actividades competente. que se encarguen por la autoridad

Pagina Web- Correo Electrnico

a)

Preparar informa sobre deudas pendientes de las instituciones pagadores del CRIII, indicando deuda anterior, forma de pago (fraccionamiento) y otros datos. Capturar los correos electrnicos de las enfermeras. Estos se realizan cuando se solicita Habilitacin o Constancia de No adeudo, tomando el dato de la enfermera, su CEP y su Correo electrnico. Enviar informacin sobre cursos comunicados o de otra ndole referida al Colegio de enfermeras del Per a todo el listado de correos electrnicos. Actualizar la informacin sobre e-mail ( verificar su existencia y continuidad) Reenviar los correos a los respectivos miembros directivos segn tenor del correo.

b)

c)

d)

e)

2.4.12. LA SECRETARIA DEL REA DE ARCHIVO Tiene las funciones generales siguientes:

48

a)

Colocar los expedientes y documentacin de los Miembros de la Orden en forma clasificada y ordenada para mayor conservacin de los mismos. Facilitar la informacin de los expedientes archivados segn el requerimiento del rea, mediante documento de no retorno del da. Realizar coordinaciones con las reas respectivas documentos no utilizados. para archivar

b) c) d) e)

Registrar en fsico y en sistema, todos los documentos existentes, segn clasificacin de asuntos. Realizar actividades que son encomendadas por la autoridad competente.

2.5.- LA POBLACIN Y LA MUESTRA LA POBLACIN La poblacin utilizada para esta informacin es el Consejo Regional IIIL.M, de esta forma emplearemos un porcentaje para poder realizar la muestra que van dirigidas a las secretarias. La Poblacin considerada para esta investigacin comprende a la totalidad de las secretarias que prestan servicios en el Consejo Regional III, del Colegio de Enfermeros del Per, con un total de 11 secretarias. Dicha poblacin estn constituido por secretarias en planillas (cuyas edades oscilan entre 24 y 30 aos) en un 80%. El otro 20% est comprende por secretarias recibos por honorarios.

MUESTRA Para la aplicacin de la encuesta de investigacin se determin que la muestra est constituidad proporcionalmente por 100% secretarias, que la encuesta de 11 secretarias de la poblacin anteriormente sealada. 49

2.6.- LA METODOLOGA Desde el punto de vista general, este presente estudio es de tipo descriptivo, por cuanto presenta los datos relacionados con la labor secretarial, desde el punto de vista terico, luego realiza el anlisis de la labor secretarial en el Consejo Regional III. Con este propsito, se cumple lo siguiente: Analizar que el Consejo Regional III, en lo que se refiere a las labores administrativas y especialmente lo que es tareas de las secretarias. Determinacin de la poblacin y la muestra, para obtener la Elaboracin de los instrumentos de investigacin que se expresa Aplicacin de la encuesta. Trabajo de carcter estadstico, para luego realizar tareas de informacin necesaria. principalmente en la encuesta.

representacin grafica e implementacin de cada grfico Obtencin de resultados. 2.7.- LOS INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIN Los instrumentos que se utilizo en esta investigacin fueron las siguientes: I.- LIBRETA DE CAMPO: La libreta de campo se utilizo para anotar las observaciones e informacin recolectada de la investigacin. A.- INFORMACIN DE PRIMERA MANO: Se obtuvo a travs del Internet, libros, revistas peridicos y la comunicacin directa con la secretaria del Consejo Regional III. B.- DIRECCIN DE LA INSTITUCIN: La sede central esta ubicado en la Jr. Morales alpaca N 243-245 Pueblo Libre.

50

C.- PERSONAS QUE ESTABLECI CONTACTO: La primera persona que establecimos contacto, y nos ayudo es un trabajador que labora en el rea de administracin, y tambin nos brindo su ayuda la Recepcionista de la Institucin que nos dio informacin y ubicacin de las diferentes reas. D.- OBSERVACIN DIRECTA: Al ingresar a la institucin se observo un ambiente tranquilo, agradable con personas amables dispuestas a colaborar con la encuesta, se resalto el trabajo en equipo y la comunicacin directa en cada uno de ellos.

II.- ENCUESTA Este documento es el ms importante porque nos ha permitido obtener datos de la muestra seleccionada, consta en: INSTRUCCIONES.- Es para facilitar la comunicacin de los encuestados. ESCALA Se considera los siguientes rangos DSI PSI I PNO DNO ITEN ITEN 1: La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III. ITEN 2: La funcin de la secretaria en el movimiento administrativo es eficiente. ITEN 3: Para la secretaria, es fundamental el enlace con el cliente. ITEN 4: La formacin profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente. ITEN 5: La secretaria tiene suficientes Conocimientos de informtica de oficina. 51 : Definitivamente si : Probablemente si : Indeciso : Probablemente No : Definitivamente No

ITEN 6: El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno. ITEN 7: En el mbito laboral las secretarias mantienen su educacin y respeto. ITEN 8: Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina. ITEN 9: El cambio de la administracin es favorable. ITEN 10: La secretaria tiene un buen desempeo Social con su institucin y con el pblico. ITEN 11: La administracin se adapta a las necesidades del Consejo Regional III. ITEN 12: La recepcin de llamadas y la redaccin de documentos se realiza en forma oportuna adecuado. ITEN 13: Las secretarias estn debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones. ITEN 14: Los objetivos de la administracin pblica son Favorables para la institucin. ITEN 15: El trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institucin. ITEN 16: El personal responsabilidades. esta de acuerdo con la Distribucin

ITEN 17: Los documentos que ingresan a la institucin son debidamente resueltos por el personal encargado, ah un control de ellos. ITEN 18: El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la institucin. ITEN 19: La institucin brinda capacitacin continua a las secretarias. ITEN 20: El horario de trabajo es adecuado para la buena atencin al pblico.

52

2.8.- LOS RESULTADOS El da viernes 18 de abril del 2008, se aplico una encuesta a 11 secretarias del Consejo Regional III, para obtener conocimiento del funcionamiento de la institucin. Luego se procedi a dar una informacin especificar cada uno de los ITEN y son los siguientes. ITEN 1: La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III. 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

30% 20% 15%

35%

DSI

PSI

PNO

DNO

El 30% del personal encuestado seala que DSI; La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III, el 15% de las secretarias declaro que PSI, un 20% manifest Indecisin (I), y un 35% manifest que PNO.

53

ITEN 2: La funcin de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente. 20

15 55% 10 25% 5 5% 0 DSI PSI I PNO DNO 15%

El 25% de las encuestadas declara que DSI, La funcin de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente, el 15%, expresa que Probablemente si (PSI), un 5% declara Indecisin (I), y un 55% de las secretarias manifiesta que Probablemente no (PNO). ITEN 3: Para la secretaria, es fundamental el enlace con el cliente.
20 15 10 5 0 20% 5% DSI PSI I 5% PNO DNO 70%

Un 70 % del personal encuestado indica que DSI, Para la secretaria es fundamental el enlace con el cliente, un 20% expresa que PSI, un 5% manifiesta Indecisin (I), y un 5% declara que Probablemente no (PNO). ITEN 4: La formacin profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente. 54

20 15 50% 10 30% 5 5% 0 DSI PSI I 10% PNO 5% DNO

Un 50% manifiesta que DSI, La formacin profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente, un 30% sostiene que PSI, un 5% es indecisa, un 10% sostiene que Probablemente no (PNO), y un 5% declara que Definitivamente no (DNO). ITEN 5: La secretaria tiene suficientes conocimientos de informtica de oficina.
20 15 10 5 0 40% 40%

10%

5% PSI I PNO

5% DNO

DSI

El 10% del personal encuestado declara que DSI, la secretaria tiene suficiente conocimiento de informacin de oficina, un 40% sostiene que PSI, un 40 % es indeciso (I), un 5% declara que Probablemente no (PNO), y un 5% manifiesta que Definitivamente no (DNO).

55

ITEN 6: El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno. 20 15 10 30% 5 0 25% 15% 30%

DSI

PSI

PNO

DNO

El 30 % del personal indico que DSI, el ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno, un 25% sostiene que PSI, un 15% es indecisa, y el 10 % declara PNO.

ITEN 7: En el mbito laboral las secretarias mantienen su educacin y respeto. 20 15 10 5 0 20% 70%

10%

DSI

PSI

PNO

DNO

El 70% de las encuestadas manifiesta que DSI, en el mbito laboral las secretarias mantienen su educacin y respeto, un 20% sealo que PSI, y un 10% es indeciso.

56

ITEN 8: Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina. 20

15 50% 10 20%

15%

15%

0 DSI PSI I PNO DNO

El 20% de las secretarias encuestadas expreso que DSI, cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina, un 50% indico que PSI, el 15% de las encuestadas se manifiesta Indecisa (I), y el 15% expreso que Probablemente no (PNO). ITEN 9: El cambio de la Administracin en la Institucin es favorable. 20 15 10 5 5% 0 DSI PSI I 5% PNO DNO 45% 30% 15%

El 45% del personal encuestado declara que DSI, el cambio de la Administracin en la Institucin es favorable, un 30% manifiesta que PSI, un 5% se manifiesta indecisa (I), un 5% declara que Probablemente no (PNO), y el 15% de las secretarias expresa que Definitivamente no (DNO).

57

ITEN 10: La secretaria tiene un buen desempeo social con su Institucin y con el Pblico. 20 15 10 5 0 20% 15% 5% DSI PSI I PNO DNO

60%

El 20% de las encuestadas manifiesta que DSI, la secretaria tiene un buen desempeo social con su Institucin y con el Pblico, un 15% declara que PSI, un 60% se manifiesta indecisa (I), y un 5% expresa que PNO. ITEN 11: La Administracin se adapta a las necesidades del Consejo Regional III. 20 15 10 5 0 20% 15% 30% 5% DSI PSI I PNO DNO 30%

El 20 % del personal encuestado seala que DSI; la Administracin se adapta a las necesidades del Consejo Regional III, el 15 % seala que PSI, el 30% se manifiesta Indecisa (I), el 5% declara que PNO, y el 30% expresa que DNO.

58

ITEN 12: La recepcin de llamadas y la redaccin de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada. 20 15 50% 10 30% 5 0 15% 5% DSI PSI I PNO DNO

El 50% de las encuestadas declara que DSI, La recepcin de llamadas y la redaccin de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada, el 15%, manifiesta que PSI, el 5% es indecisa, y el 30% expresa que PNO. ITEN 13: Las secretarias estn debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones. 20 15 10 5 0 50% 35% 10% DI S PS I I PNO

5% D NO

El 50% de las encuestadas indica que DSI, las secretarias estn debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones, un 35% expresa que PSI, el 10% se manifiesta Indecisa (I), y el 5% declara que Definitivamente no (DNO).

59

ITEN 14: Los objetivos de la administracin pblica son favorables para la Institucin. 20 15 10 25% 5 0 5% DSI PSI I 10% PNO DNO

60%

Un 60% manifiesta que DSI, los objetivos de la administracin privada son favorables para la Institucin, un 25% sostiene que PSI, un 5% es indecisa, y un 10% declara que PNO. ITEN 15: Para resolver dificultades que se presentan en la institucin hay un trabajo en equipo.
20 15 10 15% 5 5% 0 DSI PSI I PNO 5% DNO 30% 45%

Un 30% del personal encuestado declara que DSI, el trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institucin, un 30% sostiene que PSI, y un 5 % es indecisa (I).

60

ITEN 16: El personal responsabilidades. 20 15 10 30% 5 0

esta

de

acuerdo

con

la

distribucin

45%

10%

10%

5% PNO DNO

DSI

PSI

El 30 % del personal indico que DSI, el personal esta de acuerdo con la distribucin responsabilidades, un 10% sostiene que PSI, un 10% es indeciso, el 45% declara que PNO, y el 5% expresa que DNO. ITEN 17: Los documentos que ingresan a la institucin son debidamente resueltos por el personal encargado, ah un control de ellos.
20 15 10 5 0

40%

30% 10% 20%

DSI

PSI

PNO

DNO

El 40% del personal manifiesta que DSI, los documentos que ingresan a la institucin son debidamente resueltos por el personal encargado, ah un control de ellos, un 30% sealo que PSI, y un 10% es indeciso, y un 20% expresa que PNO.

61

ITEN 18: El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institucin. 20 15 10 5 0 20% 5% DSI PSI I 10% 65%

PNO

DNO

El 65% de las secretarias encuestadas expreso que DSI, el personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institucin, un 20% indica que PSI, un 5% es indeciso, y el 10% manifiesta que PNO.

ITEN 19: La institucin brinda capacitacin continua a las secretarias.

20 15 50% 10 5 0 50%

DSI

PSI

PNO

DNO

El 50% del personal encuestado declara que PSI, la institucin brinda capacitacin continua a las secretarias, y un 50 % manifiesta indecisin (I). 62

ITEN 20: El horario de trabajo es adecuado para la buena atencin al Pblico. El 45% de las encuestadas manifiesta que DSI, el horario de trabajo es 20 15 10 5 0 45% 35% 20%

DSI

PSI

PNO

DNO

adecuado para la buena atencin al Pblico, un 35% declara que PSI, y un 20% es indecisa (I).

63

CUADRO GENERAL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

La secretaria enfrenta positivamente Cambios en el Consejo Regional III. La funcin de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente. Para la Secretaria es fundamental el enlace con el cliente. La formacin profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente. La Secretaria tiene suficiente conocimientos de informtica de oficina. El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno. En el mbito laboral la secretaria mantienen su educacin y respeto. Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina. El cambio de la Administracin en la Institucin es favorable.

DSI PSI I PNO DNO 30 15 20 35 % % % % 25 % 70 % 50 % 10 % 30 % 70 % 20 % 45 % 20 % 20 % 50 % 50 % 60 % 65 % 30 % 40 % 65 % 15 % 20 % 30 % 40 % 25 % 20 % 50 % 30 % 15 % 15 % 15 % 35 % 25 % 30 % 10 % 30 % 20 % 50 % 35 % 5% 5% 5% 40 % 15 % 10 % 15 % 5% 60 % 30 % 5% 10 % 5% 5% 10 % 10 % 5% 50 % 20 % 45 % 20 % 10 % 5% 55 % 5% 10 % 5% 30 % 5% 5%

15 % 5% 15% 5% 5% 30% 30 % 5% 10 %

10 La secretaria tiene un buen desempeo social con su Institucin y con el Pblico. . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 17 .


La Administracin se adapta a las necesidades del Consejo Regional III. La recepcin de llamadas y la redaccin de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada. Las secretarias estn debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones. Los objetivo de la Administracin Privada, son favorables para la Institucin. El trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institucin. El personal esta de acuerdo con la distribucin de las responsabilidades.

Los documentos que ingresan a la institucin son debidamente resueltos por el personal encargado, ah un control de ellos. 18 El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institucin .

19 La Institucin brinda capacitacin continua a las secretarias. . 20 El horario de trabajo es adecuado para la buena atencin al 45 Pblico. . %

64

FORTALEZAS Y DEBILIDADES FORTALEZAS: La tendencia dominante es el 70% que en el item N 3, la cual seala que es fundamental el enlace para obtener una buena comunicacin y brindar una informacin adecuada al personal de visita. El 70% del personal expres que sobre el item N 7, se destaca en el mbito laboral la secretaria manteniendo su educacin y respeto, al cumplir sus funciones en dicha Institucin. El 65% de la tendencia dominante manifiesta sobre el item N 18 que, el personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institucin, porque tienen conocimiento de los Reglamentos, Organizaciones y Funciones (ROF) que brinda la Institucin. DEBILIDADES: Los resultados arrojan dispersin, sin claro predominio en ninguna alternativa, como siguiente: En el item N 1, la secretaria enfrenta positivamente cambios en el ministerio, DSI expresa un 30%, PSI seala un 15%, I declara un 20% y un 35% manifiesta un PNO. Esto significa que un 50% de las secretarias no se adapta a los cambios. Sugerencias: Capacitar y Orientar en forma profesional al personal Brindar mas atencin a la formacin secretarial Realizar cambios con el personal secretarial en diferentes reas.

65

En el item N 2, (la funcin de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente), DSI manifiesta un 25%, PSI declara un 15%, I sostiene un 5% y PNO seala un 55%. Consideramos que la secretaria no cumple sus funciones administrativas con eficiencia, porque no se les brinda una capacitacin continua en el mbito laboral. Sugerencias: -Realizar cursos especializados en Administracin para mejor conocimiento. -Evaluacin contina de las secretarias. En el tem N 5, la secretaria tiene suficiente conocimientos de informtica de oficina, DSI seala un 10%, PSI declara un 40%, I expresa un 40%, PNO sostiene un 5% y un 5% seala DNO. Sugerencias: -Realizar talleres en el Consejo Regional III, dando la informacin de programas actualizados para las secretarias. -Brindar capacitaciones del sistema interno de la Institucin. El item N 9, la Administracin se adapta a las necesidades del Consejo Regional III,, DSI declara un 20% , PSI manifiesta un 15%, I expresa un 30% , PNO seala un 5% y DNO declaran un 30%. Encontramos una dispersin con tendencia mayormente entre la decisin y lo negativo. Sugerencias: -modernizar la labor administrativo en todos los niveles. -Disponer de los recursos necesarios para el cumplimiento de las tareas. En el item N 16, (las secretarias estn de acuerdo con la distribucin de las responsabilidades), DSI declara un 30%, PSI seala un 10%, I expresa un 10%, PNO manifiesta un 45% y un DNO seala un 5%. 66

Un 60% se ubica entre la indecisin y la negativa. Sugerencias: -Realizar un adecuado manejo de responsabilidades a cada secretaria. -Brindar ms inters a las tareas que realiza la secretaria y darles ms motivacin en el trabajo.

CONCLUSIONES

La secretaria tiene que ocuparse de sus actividades diarias como la agenda, de su superior, la organizacin de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparacin de presentaciones.

La secretaria tiene que ser muy activa, ya que es la encargada de hacer todo tipo de documentacin y de ser preactiva, eficiente y relacionarse con las distintas reas que tiene el mbito laboral, se trata de una profesin ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretarias en dicha institucin.

Tener un conocimiento cabal de las actividades administrativas, para administrar los recursos humanos, materiales, econmicos y financieros as como la prestacin para el normal funcionamiento de las distintas dependencias.

Las funciones administrativas secretariales debe saber organizar, conducir, ejecutar y evaluar, a su competencia corresponda el proceso de trmite documentario, archivo aplicando segn sea caso de las normas emanadas de los sistemas administrativos centrales y las directivas, planes y procedimientos en el sector.

67

La falta de motivacin incentivos en una institucin produce dificultades de organizacin, resultados. Por esta razn, es importante proporcionar acciones que eleven el nivel satisfaccin laboral y el buen trato del personal.

Por est razn, el ministerio de trabajo debe impulsar la capacitacin de las secretarias, del personal administrativo en general, en cuanto al uso de las metodologas, especficamente de computacin informtica.

FUENTE DE CONSULTA A) TEXTOS Bencomo Mora Carmen, Funciones y tareas de la secretaria de direccin, Barcelona, Ed. Centro de Tecnologa Educativa S.A., 1993. Bercovici Genevieve Harache, Manual de la secretaria eficaz: conviertase en una pieza clave para su empresa, Barcelona, Ed. gestin 2000, S.A., 2001. Hernndez Uriguen Rafael, Una tica para secretarias y ayudante de direccin, Basauri, Ed.Grafite Ediciones, 2003. Londoo Mateus Mara Claudia, Habilidades de gestin para la secretaria eficaz: organizacin, planificacin, habilidades y protocolo, Madrid, Ed. Fundacin Confemetal, 2005. Parera Pascual, Cristina, Como mejorar y simplificar el trabajo administrativo, Madrid, Ed. Fundacin Confemental, 2002.

68

B) FUENTES ELECTRNICAS - La secretaria http://www.cinu.org.mx/onu/estructura/secretaria.htm - Perfil de una secretaria emprendedora http://foro.univision.com/univision/board/message? board.id=secretarias&message.id=18720 - Consejo Regional III www.cr3cep.org.pe - Funciones de la secretaria http://www.nl.gob.mx/?P=serv_salud_sec_tec_funciones - Protocolo en la oficina http://www.protocolo.org/gest_web/proto_Seccion.pl? arefid=1534&rfID=112

69

GLOSARIO
1) ALEGRICAS: De la alegora o relativo a ella. 2) CARTESIANA: Del cartesianismo o relativo a este sistema filosfico Seguidor de esta doctrina filosfica. 3) COADYUVE.colabore. 4) CONCISIN: Brevedad, exactitud y precisin en la forma de expresarse, ya sea por escrito u oralmente: 5) DACIN.-Traspaso, transmisin, entrega, consecin. 6) DETRIMENTO: Dao moral o material 7) EXPROPICACION: Apropiacin de una cosa que pertenece a otra persona por motivos de utilidad pblica y a cambio generalmente de una indemnizacin. 8) MATRICES: Del metro, de su sistema de medida, o relativo a ellos. 9) MESURA: Gravedad, compostura, Moderacin, correccin y cortesa. 10) NIMIEDAD: Pequeez, insignificancia, Prolijidad, minuciosidad 11) NULIDAD: Cualidad de nulo, Persona inepta. 12) PROLIFERACIN: Multiplicacin abundante de alguna cosa Coopere, contribuya, participe, intervenga,

70

13) TARDA: Que tarda en llegar a la madurez algn tiempo ms del regular .Que sucede despus del tiempo oportuno en que se necesitaba o esperaba. 14) PROLIFERACIN.- Multiplicacin abundante de alguna cosa.

71