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MODE OPERATOIRE ALFRESCO

Accs ALFRESCO partir dun ordinateur :

Se connecter OASIS et cliquer sur se connecter Alfresco

Le site ALFRESCO : page danimation et de prsentation de loutil, comprend des formulaires pour solliciter linscription une formation ou pour demander louverture dun espace

Souvre alors une fentre didentification : Le nom dutilisateur correspond au login douverture de session

Le mot de passe est galement celui de louverture de votre session .

Attention : ALFRESCO tant un outil web , loutil se dconnecte automatiquement au bout dun certain temps , il faut alors recommencer le processus d identification pour avoir de nouveau accs.

Lidentification permet louverture de votre tableau de bord personnel

Le tableau des activits de lespace permet de suivre tout ce qui sest pass dans lensemble des espaces dont vous tes membres.

Liste des espaces dont vous tes membre, cliquer sur le nom dun espace pour y accder : exemple Espace CODIR 2013

Page daccueil ( tableau de bord) de lespace CODIR 2013 En cliquant cet endroit vous revenez votre tableau de bord personnel

Activits de lespace : indique toutes les actions effectues dans lespace par un de ses membres. Possibilit de choisir la temporalit Documents rcemment modifis : permet en cliquant sur le titre du document dy accder directement. Un lien est galement actif dans la page activits de lespace Documents : cliquer cet endroit pour accder larborescence de classement de lespace

Ouverture de la page daccs aux documents

Accs aux dossiers et sous dossiers de classement par larborescence visible ici

Ou accs aux sous dossiers en cliquant sur chaque dossier ici (ex programmation)

Dossier programmation On y retrouve le mme accs aux sous dossiers, soit par un clic sur le dossier , soit en utilisant larborescence de classement gauche de la page

La barre de navigation dans la page indique o vous vous trouvez dans larborescence, elle doit toujours tre utilise pour revenir en arrire ( documents revient au dossier de rattachement des sous dossiers, plus haut revient larborescence gnrale des dossiers de classement de lespace)

Ne jamais utiliser la flche bleue pour revenir en arrire

Page de prvisualisation dun document Exemple du tableau de programmation des bureaux et CODIR

Cliquer sur plein cran pour visualiser le document, pour revenir sur la page de prvisualisation, actionner la touche Echap du clavier. Pour les documents au format xls utiliser de prfrence la touche tlcharger la rsolution de limage sera meilleure

Modifier un document : ldition en ligne

Positionner le curseur sur le document modifier, sur la droite apparait une fentre avec plusieurs propositions, dont +Plus et Editer en ligne

OU en utilisant la fonction tlcharger

Souvre alors la page de prvisualisation ou dans la colonne actions sur le document , vous est propos Editer en ligne

Quel que soit le mode opratoire , une fentre souvrira ensuite pour vous informer des risques lis un fichier endommag : cliquer OUI pour continuer . Le document saffichera ensuite en plein cran et les modifications pourront tre faites. En fin de tche enregistrer en cliquant sur la petite disquette au coin gauche de lcran , la version modifie saffichera dans lespace avec les date ,heure et auteur de la modification

En bas de la page de prvisualisation du document sont enregistres et accessibles toutes les versions , y compris la dernire

Petit lexique :

A chaque membre dun espace correspond un statut ou rle auquel sont attachs des droits plus ou moins tendus: Le chef de projet : a le rle le plus tendu, cest lui, notamment, qui invite les membres de lespace et dfinit leur rle. Il est garant du bon fonctionnement de lespace et du respect de larborescence de classement ; Le Collaborateur : Ne peut pas grer les invitations ni les attributions de rles au sein de lespace. Il peut ajouter des documents et modifier (fonction Editer en ligne ), supprimer ou dplacer tous les documents publis dans lespace. Le contributeur : Peut lire tous les documents publis dans lespace, peut y ajouter des documents, mais ne peut pas modifier les documents dont il nest pas lauteur Le lecteur : Peut uniquement lire les documents publis dans lespace.

Gestion fine des droits Lespace CODIR est un espace dit projet car il bnficie des fonctionnalits wiki et blog et quil permet dinviter des personnes extrieures la Rgion. Les membres de lespace ont a minima un statut de lecteur sur tous les documents publis dans lespace. Dans les espaces dits projet il nest pas possible de faire une gestion fine des droits, c'est--dire restreindre les droits daccs un dossier, sous dossier ou document.

Assistance ALFRESCO : Pour tout problme posez vos questions assistance-alfresco@regioncentre.fr